Styrelsen sammanträder för elfte gången under verksamhetsåret 2012/2013 för att diskutera och besluta kring den löpande verksamheten.

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Styrelsen sammanträder för elfte gången under verksamhetsåret 2012/2013 för att diskutera och besluta kring den löpande verksamheten."

Mona Nilsson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Datum: Tid: 16:00-19:00 Plats: Alurama Bakgrund Styrelsen sammanträder för elfte gången under verksamhetsåret 2012/2013 för att diskutera och besluta kring den löpande verksamheten. Dagordning 1 Mötets öppnande (Beslutspunkt) Mötet öppnas 16:13 Mötet behöver en ordförande. Föreslagen till mötet är förbundets ordförande att välja Hanna Nyman till mötesordförande Styrelsen beslutar att: välja Hanna Nyman till mötesordförande. 2 Närvaro och anmälda förhinder (Informationspunkt) Närvarande: Josef Gustafsson, Aria Nakhaei, Mattias Qvist, Hanna Nyman, Cecilia Le Ridou, Makan Separghami, Maria Sundin, Patrik Rudfeldt, Alec Axelblom, Henrik Österman, Lovisa Vateman, Jessica Berndts Frånvarande: Kevin Lundberg 3 Val av mötesfunktionärer & formalia (Informationspunkt) Mötet behöver en sekreterare och två protokolljusterare tillika rösträknare. På förslag till sekreterare är föreningens sekreterare. Utöver detta fattas beslut om formalia. att välja Josef Gustafsson till mötessekreterare att välja xx till justerare tillika rösträknare att fastställa tidpunkten för justering till senast 3/3 kl att godkänna kallelseförfarandet att godkänna föreslagen dagordning

2 Styrelsen beslutar att: välja Josef Gustafsson till mötessekreterare, samt att till justerare välja Aria Nakhaei och Henrik Österman. Styrelsen beslutar att: I enlighet med förslaget fastställa tidpunkten för justering till senast 3/3 kl.18.00, samt att godkänna kallelseförfarandet och dagordningen. 4 Beslut från föregående protokoll (Informationspunkt) Styrelsen valde Emmy Östman till reseledare till vårens UF-resa. 1 Styrelsen konstaterade att Lovisa Vateman inte kunde tillsättas som suppleant till PR-ansvarig då detta inte är förenligt med föreningens stadgar. 5a Jessica om UF-resa (Informationspunkt) UF-resan under våren kommer förmodligen genomföras i början av maj. Resans destination blir förmodligen Ryssland, och delas upp på St. Petersburg och Moskva. Resan förväntas bli ca en vecka lång. En arbetsgrupp som kan hjälpa till att arrangera resan efterfrågas. Sista datum för att bestämma destination: 12/3 5b Reseledare (Beslutspunkt) Styrelsen beslutar att: välja Jessica Berndts till reseledare. 6 Meddelanden (Informationspunkt) Program (Cecilia) o Programutskottet har god uppslutning på sina utskottsmöten. o Ett flertal lunchföreläsningar är planerade under våren. o Utskottet visar stort engagemang till forum syd. o Information om två föreläsningar har inte kommit ut i nyhetsbrevet och således inte heller till studiefrämjandet. Rutiner för detta kommer diskuteras av berörda parter. IC (Mattias) Samt engagemang inför olika aktiviteter o Påminnelse: De som vill hjälpa till på föreläsningar ska anmäla detta i förväg till ansvariga. o Många stora namn har kontaktats, önskas fler så kom med förslag! o Förslag (Aria): sammarbeta med UF Göteborg för att få något stort internationellt namn till Sverige och bussa besökare till staden. Aktivitet (Maria) o Planerar sammarbete med IKT-studion om att visa TED Talks under ett par luncher. o En filmkväll kommer hållas under teknologernas tenta-period. o Förslag (Mattias): Undersök möjligheterna att sammarbeta med Cinema Politica. 1 Emmy Östman har sedan dess avgått som reseledare.

3 o Vagina Monologes: Ingen pjäs kommer framföras i år, däremot finns planer på sammarbete med andra UF föreningar om att skapa ett filmprojekt. Varje förening skickar en representant till Linköping för att delta i en filminspelning. I år bjuder vi in de aktivitetsansvariga någon gång under april. Planerad budget gäller fortfarande. PR (Lovisa) o Förslag: Kan vi ställa frågor via Twitter på föreläsningarna? o Flyers för kortfattad kontaktinfo om UF behövs. o Förslag (Mattias): Starta en blogg knuten till utpost, med inlägg efter varje föreläsning där diskussionen kan fortsätta. o Polar: UF ska hålla i ett infobord för marknadsföring torsdag 28/2 kl Önskemål om personal kommer senare. Media (Alec) o Utskottet har för närvarande tre aktiva, fler önskas dock. o Kommer undersöka möjligheterna med en UF blogg. o Bilder på styrelsen kommer att publiceras inom kort. Info (Henrik) Brev från organisationer, datorskrivbordet, inventering av förråd (se 2 bif. Excel) o Brev: Inbjudan LiU foreign office bjuder in till en arbetsgrupp som ska verka för hur vi bättre kan integrera internationella studenter. Mattias och Henrik tar kontakt med dem. o o Brev: LSU håller diverse utbildningar och har skickat information om dessa. Påminnelse: Håll god ordning på datorskrivbordet! Alla ombes strukturera sina mappar till nästa styrelsemöte. Inventering av förrådet (Henrik) o Förslag: Skapa ett mikrobibliotek av böckerna som hittades i förrådet. (bordläggs till nästa möte) o Datorn i förrådet bedöms inte ha något värde och bör slängas. o Saker som ska kastas bör om möjligt ges till second hand. o En lista över vad som skänks bort ska publiceras så medlemmarna får en möjlighet att hämta saker. 7 UFS och konvent (Informationspunkt) Allt börjar bli klart, PR-material går i tryck imorgon, appen kommer ut inom kort. Fortfarande önskas ytterligare några namn. Ekonomi: eventuellt kommer konventet behöva ytterligare finansiering i storleksordning Förslag kommer senare. UF Linköping förväntas vara behjälpliga på plats torsdag till söndag under konventhelgen. UF Linköping får information sent, Makan vidarebefordrar detta till UFS. 8 UI-samarbetet, försäljning av IS (Beslutspunkt) Nya förutsättningar för IS: 3000:-/år för en tidning per medlem (obs en tidning, inte en prenumeration). Styrelsen beslutar att: bordlägga frågan till nästa styrelsemöte. 9 Entledigande av Kevin Lundberg som PR-ansvarig (Beslutspunkt)

4 Kevin Lundberg har skickat in sitt entledigande. Enligt 6;12 Styrelsen får, om särskilda skäl föreligger och efter hörande av revisorerna, entlediga föreningsfunktionär, som skriftligen ansökt därom. att entlediga Kevin Lundberg Styrelsen beslutar att: Entlediga Kevin Lundberg som PR-ansvarig. 10 Tillförordnad PR-ansvarig (Beslutspunkt) 6;12 Styrelsen får tillförordna annan person att fullfölja den entledigades uppgifter till nästa föreningsstämma, då val av funktionär ska ske. Tillförordnad styrelseledamot har ej rösträtt i styrelsen och ej heller medansvar för fattade beslut. att välja Lovisa Vateman som tillförordnad PR-ansvarig Styrelsen beslutar att: välja Lovisa Vateman som tillförordnad PR-ansvarig. 11 Laddare till HP-datorn (Beslutspunkt) att köpa in en laddare till HP-datorn. Styrelsen beslutar att: Köpa in en ny laddare till HP-datorn till ett maxbelopp på 1000:- 12 Inköp av hyllor (Beslutspunkt) att köpa in hyllor i enlighet med bifogat förslag. Styrelsen beslutar att: Köpa in hyllor enligt motion. 13 Budgetuppföljning (Informationspunkt) Hur ser budgetsituationen ut efter halva styrelseåret? Hur ser prognosen ut? Underlag saknas, punkten kommer tas upp på nästa möte. 14 Uppdragsbeskrivningar (Beslutspunkt)

5 Föreningen behöver uppdragsbeskrivningar som tydliggör var posts ansvarsområden. Diskussion ska föras kring hur dessa ska utformas, av vilka och när de bör vara klara. Styrelsen beslutar att: Skapa en arbetsgrupp för uppdragsbeskrivningar, Hanna Nyman är sammankallande och ordförande, delatagare är Hanna, Aria, Henrik, Cecilia och Josef. Slutdatum är sista mars. 15 Fastställande av datum för extrainsatt föreningsstämma (Beslutspunkt) Med bakgrund i att Kevin Lundberg har avgått som PR-ansvarig behöver vi hålla i ett extrainsatt årsmöte för att tillsätta posten PR-ansvarig. En tillförordnad har ej rösträtt och PR-ansvarig är en viktig röst i vår styrelse som vi ej kan vara utan fram till ordinarie stämma i maj. i enlighet med diskussion Styrelsen beslutar att: Vi ska ha ett extrainsatt föreningsstämma, Hanna ansvarar för att kalla till möte så snart som möjligt. 16 Övrigt Punkten nästa möte läggs till som 18 i dagordningen. Utbildningar från studiefrämjandet finns i en katalog i Uffe. Intresse för dessa finns. Bokning och datum tas med berörda. Uffe ska vara tillgängligt under lunchtid och ska således inte användas för slutna möten. 17 Nästa fikaansvarig Styrelsen beslutar att: välja Henrik Östman till fikaansvarig. 18 Nästa möte Nästa möte bestäms till: 11/3 kl. 17:15-19:00 19 Mötets avslutande (Beslutspunkt) Mötet avslutas 18:42

6 Godkännande av protokoll Datum för underskrift: Sekreterare Justerare Justerare Josef Gustafsson Aria Nakhaei Henrik Österman

Relevanta dokument

Styrelsen sammanträder för trettonde gången under verksamhetsåret 2012/2013 för att diskutera och besluta kring den löpande verksamheten.

Datum: 13-03-11 Tid: 17:15-20:00 Plats: Alurama Bakgrund Styrelsen sammanträder för trettonde gången under verksamhetsåret 2012/2013 för att diskutera och besluta kring den löpande verksamheten. Dagordning