ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Transkript

1 Kommunstyrelsens budgetutskott Plats och tid Kommunkontoret, Malung, kl , Beslutande Kurt Podgorski (S) ordförande Christin Löfstrand (V) Pär Kindlund (C) Tom Martinsson (M) Christer Ahlén (M) Övriga deltagande Erik Hansson, sekreterare Rolf Davidsson, kommunchef Kerstin Söderlund, planeringschef Tobias Birgersson, ekonomistrateg Hans Unander (S) Martina Henriksson (FP) Lars Nyberg, teknisk chef 47, Åke Jonsson, entreprenadingenjör 47 Utses att justera Tom Martinsson Justeringens plats och tid Kommunkontoret, Malung, Underskrifter Sekreterare...Paragrafer Erik Hansson Ordförande... Kurt Podgorski Justerande... Tom Martinsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsens budgetutskott Datum för Datum för anslags uppsättande anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret, Malung Underskrift... Erik Hansson

2 Kommunstyrelsens budgetutskott Innehållsförteckning 46 Närvarorätt vid dagens sammanträde Upphandling av totalentreprenör för om- och tillbyggnader, Sälens skola Begäran om höjd kreditlimit, Nordea Business Goldkort Yttrande över revisionsrapport Granskning av attestreglemente Attestreglemente för Malung-Sälens kommun Reglemente och riktlinjer för upphandling och inköp Upptagande av Ärnäshedens Fastighets AB i kommunens årsredovisning återrapportering Borgensavgifter Finansiella mål för planperioden samt justering av planperioder Inrättande av tjänst som fastighetsförvaltare Fastighetsförvaltningssystem för Malung-Sälens kommun Planeringsanvisningar för

3 Kommunstyrelsens budgetutskott Dnr Närvarorätt vid dagens sammanträde Budgetutskottets beslut Hans Unander (S) och Martina Henriksson (FP) ges närvaro- och yttranderätt vid dagens sammanträde. Hans Unander (S) och Martina Henriksson (FP) har blivit kallade att tjänstgöra vid dagens sammanträde. Ordföranden finner att budgetutskottet beslutar att bereda Hans Unander (S) och Martina Henriksson (FP) rätt att närvara och yttra sig vid dagens sammanträde.

4 Kommunstyrelsens budgetutskott Dnr Upphandling av totalentreprenör för om- och tillbyggnader, Sälens skola Budgetutskottets beslut 1. PEAB, med anbudssumma kr, antas som totalentreprenör för om- och tillbyggnad av matsalsbyggnad Sälens skola. 2. Om- och tillbyggnad av Sälens skola, avseende modul, ombyggnad av administrationsdel samt om- och tillbyggnad matsalsbyggnad, ska rymmas inom en kostnad av kr. 3. Investeringsplan justeras för år 2013 där medel från Hängbron kr, Ryhagen kr, Lillmons skola kr, Blomsterbäckens skola kr, Skålmogården kr och för år 2014 Hängbron kr omfördelas till Sälens skola. På uppdrag av kommunstyrelsen har en förenklad upphandling enligt lagen om offentlig upphandling, LOU, genomförts avseende om- och tillbyggnad av matsalsbyggnad Sälens skola. Service- och teknikförvaltningens chef Lars Nyberg och entreprenadingenjör Åke Jonsson föreslår i ett tjänsteutlåtande daterat 22 augusti 2013 att PEAB antas som totalentreprenör för om- och tillbyggnad av matsalsbyggnad Sälens skola. Service- och teknikförvaltningens chef Lars Nyberg och entreprenadingenjör Åke Jonsson redogör för ärendet. Ordföranden konstaterar att service- och teknikförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen, under processens gång, ska beakta fortsatt utveckling av Sälen centrum. Ordföranden finner att budgetutskottet beslutar att bifalla tjänsteutlåtandets förslag. av service- och teknikförvaltningens chef Lars Nyberg och entreprenadingenjör Åke Jonsson, daterat 22 augusti Skickas till För kännedom: Barn- och utbildningsförvaltningen För åtgärd: Service- och teknikförvaltningen

5 Kommunstyrelsens budgetutskott Dnr Begäran om höjd kreditlimit, Nordea Business Goldkort Budgetutskottets förslag till kommunstyrelsen Kreditlimiten för Nordea Business Goldkort, Malung-Sälens gymnasieskola, höjs från 650 tkr till 825 tkr. Tränarna på gymnasieskolans idrottsutbildningar har kreditkort som används vid lägerresor i Sverige och utomlands. Fler tränare har anställts, vilket medför att fler kort ska beställas. Krediten behöver följaktligen höjas från nuvarande nivå på 650 tkr till 825 tkr. Fördelning av krediten blir sex kort med kredit på 100 tkr vardera och nio kort med 25 tkr vardera. Skolassistent Brita Sohlin föreslår i ett tjänsteutlåtande daterat 12 augusti 2013 att kreditlimiten för Nordea Business Goldkort, Malung-Sälens gymnasieskola, höjs från 650 tkr till 825 tkr. Ordföranden finner att budgetutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. av skolassistent Brita Sohlin, daterat 12 augusti Förslag till fördelning av ny kreditlimit, daterat 9 augusti 2013.

6 Kommunstyrelsens budgetutskott Dnr Yttrande över revisionsrapport Granskning av attestreglemente 2013 Budgetutskottets förslag till kommunstyrelsen Yttrande över revisionsrapport Granskning av attestreglemente 2013 antas enligt upprättat förslag. Kommunrevisionen har genom KPMG låtit granska kommunens attestreglemente. Ett yttrande från kommunstyrelsen har begärts av revisorerna senast den 1 oktober Genomlysningen har omfattat befintliga attestrutiner och dessutom har en genomlysning av kommunens hantering av betalkort gjorts. I granskningstrapporten konstateras att Malung-Sälens kommun i det stora hela har bra rutiner för såväl attester som betalkort men att det också finns delar att förbättra. Förbättringsområden avseende attestreglementet är bland annat enligt rapporten minskning av antalet attestanter och förnyad information om attestreglementets innehåll. Kommunens rutiner för kreditkort, betalkort och inköpskort bedöms i huvudsak vara tillfredsställande. Bättre styrning av inköpsprocessen och införandet elektroniska fakturor tas upp som förbättringsområden. Kommunstyrelsen instämmer i stort med slutsatserna i granskningsrapporten och påpekar att de beslut som tagits och kommer att tas gällande förändringar av hela inköpsprocessen innebär en ökad styrning och kontroll samt ökad effektivitet. Planeringschefen Kerstin Söderlund föreslår i ett tjänsteutlåtande daterat 19 augusti 2013 att yttrande över revisionsrapport Granskning av attestreglemente 2013 antas enligt upprättat förslag. Ordföranden finner att budgetutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. Revisionsrapport Granskning av attestreglemente 2013, av KPMG, daterad 7 juni av planeringschefen Kerstin Söderlund, daterat 19 augusti Förslag till yttrande, daterat 14 augusti 2013.

7 Kommunstyrelsens budgetutskott Dnr Attestreglemente för Malung-Sälens kommun Budgetutskottet förslag till kommunstyrelsen Attestreglemente för Malung-Sälens kommun antas enligt upprättat förslag. Kommunfullmäktige avgör ärendet slutligt. I projektdirektivet för kommunens e-handelsprojekt finns angivet att projektet ska ta fram förslag till tydliga styrdokument (reglementen, policys, delegationsordning och riktlinjer kring upphandling och inköp). Förutom att förslag till upphandlings- och inköpsreglemente utarbetats, har även kommunens attestreglemente setts över och reviderats. I förslaget till reviderat attestreglemente har en del förtydliganden gjorts avseende bland annat attestantens uppgift och ansvar, begränsningar i attesträtten och kontrollansvaret. Förslaget till attestreglemente har gått på remiss till förvaltningarna. Planeringschefen Kerstin Söderlund föreslår i ett tjänsteutlåtande daterat 26 juni 2013 att attestreglemente antas enligt upprättat förslag. Ordföranden finner att budgetutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. av planeringschefen Kerstin Söderlund, daterat 26 juni Förslag till Attestreglemente för Malung-Sälens kommun.

8 Kommunstyrelsens budgetutskott Dnr Reglemente och riktlinjer för upphandling och inköp Budgetutskottets beslut Ärendet lämnas vidare till kommunstyrelsen. Kommunen har idag två styrdokument gällande upphandling och inköp upphandlingspolicy med miljöbilaga samt Inköpshandboken vilken utgör riktlinjer för tillämpning. Inom ramen för kommunens e-handelsprojekt finns uppdraget att ta ett helhetsgrepp om hela anskaffningsprocessen och skapa ett enhetligt och strukturerat sätt att hantera inköp. I projektdirektivet för projektet finns angivet att projektet ska ta fram förslag till tydliga styrdokument (reglementen, policys, delegationsordning och riktlinjer kring upphandling och inköp). I uppdraget ingår även att ge stöd till att skapa en tydlig inköpsorganisation och att upphandla och införa ett systemstöd för inköp- och fakturaprocessen. Projektledningen för e-handelsprojektet har arbetat fram förslag till styrdokument, som även gått på remiss till förvaltningarna. Innehållet i nuvarande styrdokument är omarbetat och utgör delar av innehållet i de nya styrdokumenten. Vidare kommer rutiner och aktiviteter att tas fram inom ramen för projektet, inför införandet av den nya inköpsorganisationen. Detta innebär att befintlig upphandlingspolicy med bilagan miljöhänsyn föreslås upphävas och ersättas av upphandlings- och inköpsreglemente enligt bilaga, samt att inköpshandboken ersätts av riktlinjer för upphandling och inköp i samband med driftstarten av det nya inköpssystemet (planerad driftstart kvartal 2, 2014). Såväl förslag till reglemente som förslag till riktlinjer har varit ute på remiss hos kommunens förvaltningar och bolag. Inköpschefen Anna Persson Haars föreslår i ett tjänsteutlåtande daterat 2 juli 2013 att kommunfullmäktige respektive kommunstyrelsen antar upphandlings- och inköpsreglemente respektive riktlinjer för upphandling och inköp. Ordföranden finner att budgetutskottet beslutar att lämna ärendet vidare till kommunstyrelsen. av inköpschefen Anna Persson Haars, daterat 2 juli Förslag till reglemente för upphandling och inköp. Förslag till riktlinjer för upphandling och inköp.

9 Kommunstyrelsens budgetutskott Dnr Upptagande av Ärnäshedens Fastighets AB i kommunens årsredovisning återrapportering Budgetutskottets beslut Ärnäshedens Fastighets AB ingår i kommunens koncernredovisning från och med årsredovisningen år Sedan 2012 äger Malung-Sälens kommun 40 % av aktierna i Ärnäshedens Fastighets AB. Majoritetsägare är Lima Utveckling AB. Ärnäshedens Fastighets AB, som hyr ut industrilokaler i Lima, har startat verksamheten under innevarande år. Frågan om bolaget ska ingå i kommunens koncernredovisning har varit föremål för diskussion, eftersom kommunen är minoritetsägare. Villkoren för att betrakta Ärnäshedens Fastighets AB som ett koncernföretag uppfylls enligt Lagen om kommunal redovisning och de rekommendationer som Rådet för kommunal redovisning lämnar avseende den sammanställda redovisningen. Vid budgetutskottets sammanträde den 28 maj 2013, 42, uppdrogs till kommunchef och planeringschef att höra Lima Utveckling AB angående förutsättningarna för Ärnäshedens Fastighets AB att leverera underlag till den sammanställda redovisningen. Vid samtalet, som ägde rum med LUABs VD Sven Isaksson den 28 juni 2013 framkom inte några problem med att lämna underlag för Ärnäshedens Fastighets AB. Planeringschefen Kerstin Söderlund föreslår i ett tjänsteutlåtande daterat 6 augusti 2013 att Ärnäshedens Fastighets AB ingår i kommunens koncernredovisning från och med årsredovisningen år Ordföranden finner att budgetutskottet beslutar att bifalla tjänsteutlåtandets förslag. av planeringschefen Kerstin Söderlund daterat 6 augusti Skickas till För kännedom: Lima Utveckling AB För åtgärd: KFV

10 Kommunstyrelsens budgetutskott Dnr Borgensavgifter Budgetutskottets förslag till kommunstyrelsen Malung-Sälens kommun fastställer en generell borgensavgift till 0,20 % av utnyttjad borgensram. Kommunfullmäktige avgör ärendet slutligt. Kommuner som går i borgen för lån ska ta ut en extra avgift, utöver räntekostnaden, så att den sammanlagda kapitalkostnaden blir marknadsmässig. Denna avgift är en så kallad borgensavgift. Malung-Sälens kommun har att fastställa borgensavgifter. Kontoret för verksamhetsstöd fick av budgetutskottet den 30 april, 35, i uppdrag att lämna förslag till borgensavgifter. Ekonomistrategen Tobias Birgersson föreslår i ett tjänsteutlåtande daterat 20 augusti 2013 att Malung-Sälens kommun fastställer en generell borgensavgift på mellan 0,25-0,35 % av utnyttjad borgensram. Ordföranden finner att budgetutskottet föreslår att Malung-Sälens kommun fastställer en generell borgensavgift till 0,20 % av utnyttjad borgensram. av ekonomistrategen Tobias Birgersson, daterat 20 augusti 2013.

11 Kommunstyrelsens budgetutskott Dnr Finansiella mål för planperioden samt justering av planperioder Budgetutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunfullmäktige fastställer nya finansiella mål för planperioden enligt upprättat förslag. 2. Kommunfullmäktige fastställer en ny planeringsperiod på fyra år gällande ramar för driftbudgeten. 3. Kommunfullmäktige fastställer en ny planeringsperiod på fem år gällande ramar för investeringar. Kommunfullmäktige avgör ärendet slutligt. Kontoret för verksamhetsstöd fick i uppdrag av budgetutskottet den 21 maj att komma med förslag till bland annat nya finansiella mål för planperioden samt lämna förslag till längre planeringsperioder avseende drift och investeringar till nästkommande möte den 27 augusti Förslaget till de nya finansiella målen har framtagits utifrån kommunens ekonomiska situation för den kommande planperioden Ett flertal mål har omformulerats samt att måltal har ändrats och anpassats för att bli mer realistiska för perioden men även för att ha möjligheten att kunna följa upp målen tydligare för varje år. Förslaget till längre planeringsperiod avseende driftbudgeten baseras på den skatteunderlagsprognos som lämnas av SKL varje år. I skatteunderlagsprognosen finns en prognos för kommunens skatteintäkter och statsbidrag för innevarande år samt för fyra år framåt. Förslaget innebär att planbudgeten utökas med ett år jämfört med tidigare år, då tidigare tre år har fastställts. Förslaget till längre planeringsperiod avseende investeringsplan baseras på att kommunen är i ett läge med ansträngd ekonomi samt vikande befolkningsutveckling. Kommunen står därför inför stora strukturella förändringar och behöver därför en mer långsiktig planering gällande investeringar för att bidra till en ekonomi i balans. Långsiktig planering behövs inte bara för att fastställa vilka investeringsramar kommunen har att tillgå utan även planera vilka investeringar som bör göras, det vill säga vad och vart vill kommunen satsa och bedriva sin verksamhet om år. Därför föreslås att planeringsperioden för investeringar ändras från tre till fem år. Ekonomistrategen Tobias Birgersson föreslår i ett tjänsteutlåtande daterat 5 augusti 2013 att kommunfullmäktige fastställer nya finansiella mål för planperioden enligt upprättat förslag, en ny planeringsperiod på fyra år gällande ramar för driftbudgeten respektive en ny planeringsperiod på fem år gällande ramar för investeringar.

12 Kommunstyrelsens budgetutskott fortsättning Ordföranden finner att budgetutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. av ekonomistrategen Tobias Birgersson, daterat 5 augusti Förslag till Finansiella mål

13 Kommunstyrelsens budgetutskott Dnr Inrättande av tjänst som fastighetsförvaltare Budgetutskottets beslut Ärendet hänskjuts till arbetsutskottet för vidare beredning. I arbetet med att skapa en effektiv förvaltning samt upprätta underhållsplaner för Malung-Sälens kommuns fastigheter bedöms en funktion som fastighetsförvaltare/systemförvaltare av vikt för att få systemet med fastighetsförvaltning att fungera. Fastighetsförvaltaren ska vara den som förser ITsystemet med data som gör det möjligt att skapa, vidmakthålla och utveckla underhållsplaner för Malung-Sälens kommuns alla fastigheter. Fastighetsförvaltningen är också den som utarbetar arbetsorder till fasighetsskötare/driftpersonal samt den som har kontakt med hyresgäster och entreprenörer vid mindre ombyggnationer. Uppgifter av strategisk karaktär åligger fastighetschefen. En tjänst som fastighetsförvaltare föreslås vara tillsvidare, med en sysselsättningsgrad om 100 %. Fastighetsförvaltarens organisatoriska tillhörighet ska vara fastighetsenheten inom service- och teknikförvaltningen. Kostnaden för tjänsten ryms inom service- och teknikförvaltningens befintliga budgetram. Personalchefen Sten-Inge Eriksson, respektive service- och teknikförvaltningens chef Lars Nyberg, föreslår i ett tjänsteutlåtande daterat 30 april 2013 respektive 12 december 2012 att en tjänst som fastighetsförvaltare inrättas. Arbetsutskott föreslår den 7 maj 2013, 100, bifall till tjänsteutlåtandets förslag. Kommunstyrelsen beslutar den 14 maj 2013, 78, att återremittera ärendet för vidare beredning. Service- och teknikförvaltningens chef Lars Nyberg har berett ärendet vidare och föreslår i ett tjänsteutlåtande daterat 7 augusti 2013 att service- och teknikförvaltningen uppdras att tillsätta tjänsten som fastighetsförvaltare och genomföra rekrytering under 2013, inom tilldelad budgetram. Arbetsutskottet beslutar den 20 augusti 2013, 151, att hänskjuta ärendet till budgetutskott för vidare beredning. Service- och teknikförvaltningens chef Lars Nyberg redogör för ärendet. Ordföranden finner att budgetutskottet beslutar att hänskjuta ärendet till arbetsutskottet för vidare beredning.

14 Kommunstyrelsens budgetutskott fortsättning av service- och teknikförvaltningens chef Lars Nyberg, daterat 7 augusti 2013.

15 Kommunstyrelsens budgetutskott Dnr Fastighetsförvaltningssystem för Malung-Sälens kommun Budgetutskottets beslut Ärendet hänskjuts till arbetsutskottet för vidare beredning. I arbetet med att skapa en effektiv förvaltning av Malung-Sälens kommuns fastigheter behövs möjligheten att hantera, lagra och bearbeta data, hyresavtal m.m. på ett rationellt och modernt sätt. Lagkrav föreligger vad gäller att upprätta underhållsplaner för Malung-Sälens kommuns alla fastigheter. I dagsläget bedöms möjligheten att upprätta underhållsplaner begränsad, på grund av bristande tekniska resurser. Sedan många år sker rationell och effektiv fastighetsförvaltning med hjälp av IT-system, speciellt framtagna och utformade för sitt ändamål. Med hjälp av en utökning av det system som idag används inom fastighetsenheten inom service- och teknikförvaltningen formas möjligheter att skapa, vidmakthålla och utveckla lagstadgade underhållsplaner för Malung-Sälens kommun. Service- och teknikförvaltningens chef Lars Nyberg föreslår i ett tjänsteutlåtande daterat 12 december 2012 att service- och teknikförvaltningen uppdras upphandla och driftsätta ett fastighetsförvaltningssystem. Arbetsutskott föreslår den 7 maj 2013, 99, bifall till tjänsteutlåtandets förslag. Kommunstyrelsen beslutar den 14 maj 2013, 77, att återremittera ärendet för vidare beredning. Service- och teknikförvaltningens chef Lars Nyberg har berett ärendet vidare och föreslår i ett tjänsteutlåtande daterat 7 augusti 2013 att service- och teknikförvaltningen uppdras upphandla och driftsätta ett fastighetsförvaltningssystem under Arbetsutskottet beslutar den 20 augusti 2013, 152, att hänskjuta ärendet till budgetutskottet för vidare beredning. Service- och teknikförvaltningens chef Lars Nyberg redogör för ärendet. Ordföranden finner att budgetutskottet beslutar att hänskjuta ärendet till arbetsutskottet för vidare beredning. av service- och teknikförvaltningens chef Lars Nyberg, daterat 7 augusti 2013.

16 Kommunstyrelsens budgetutskott Dnr Planeringsanvisningar för 2014 Budgetutskottets förslag till kommunstyrelsen Planeringsanvisningar för 2014 fastställs enligt upprättat förslag. Kommunstyrelsen har under våren i enlighet med styrmodellen genomfört en planeringsdialog med nämnderna vid två tillfällen. Dialogerna har utgått från befintliga styrdokument kompletterade med budgetförutsättningar för kommande planperiod, aktuella månadsprognoser samt underlag från genomförda genomlysningar av strategiska investeringar och strukturella överkostnader. Planeringsdialogerna har till stor del fokuserat på de ekonomiska förutsättningarna för 2014 och framåt. Efter genomförda dialoger har kommunstyrelsen konstaterat har att ytterligare arbete krävs för att bereda förslag till verksamhetsplan och budget för kommande treårsperiod. Kommunfullmäktige godkände vid sammanträdet den 17 juni, 47, att göra ett avsteg från årshjulet och senarelägga behandlingen av verksamhetsplan och budget för perioden En politisk ledningsgrupp ansvarar nu för det fortsatta arbetet med att bereda ärendet vidare. Ett antal uppdrag har lämnats till nämnder och förvaltningar i syfte att ge förutsättningar för att under hösten lämna förslag till budgetramar för kommande period. För att ge kommunens nämnder möjlighet att påbörja det egna budgetarbetet behövs allmänna planeringsanvisningar, som nämnderna kan utgå ifrån. På uppdrag av den politiska ledningsgruppen har kontoret för verksamhetsstöd utarbetat förslag till kortare skrivningar avseende gemensamma områden, som nämnderna ska ta hänsyn till i det fortsatta planeringsarbetet. Planeringschefen Kerstin Söderlund föreslår i ett tjänsteutlåtande daterat 28 juni 2013 att planeringsanvisningar för 2014 fastställs enligt upprättat förslag. Ordföranden finner att budgetutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. av planeringschefen Kerstin Söderlund, daterat 28 juni Planeringsanvisningar för 2014, daterade 28 juni 2013.