Böcker från Björn Lundén Information AB

Transkript

1

2 BOKFÖRING

3 Böcker från Björn Lundén Information AB AKTIEBOLAG ANSTÄLLDA ATT AVSLUTA EN ANSTÄLLNING AVDRAG AVTAL BETALNINGAR BOKFÖRING BOKFÖRING & BOKSLUT I ENSKILD FIRMA BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG K2 BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING MINDRE AKTIEBOLAG K3 BOKSLUTSANALYS BOSTADSRÄTT BOUPPTECKNING & ARVSKIFTE BUDGET BYTE FRÅN ENSKILD FIRMA TILL AKTIEBOLAG BYTE FRÅN HANDELSBOLAG TILL AKTIEBOLAG DEKLARATIONSTEKNIK DRIVA FÖRETAG SOM PENSIONÄR EGET AKTIEBOLAG EKONOMISKA FÖRENINGAR ENSKILD FIRMA FASTIGHETSBESKATTNING FASTIGHETSJURIDIK FISSIONER FUSIONER FÅMANSFÖRETAG FÄLLOR OCH FEL REDOVISNING FÄLLOR OCH FEL SKATT & MOMS FÖRETAGETS EKONOMI FÖRETAGSKALKYLER FÖRETAGSJURIDISK UPPSLAGSBOK FÖRHANDLINGSTEKNIK FÖRMÅNER FÖRSÄLJNINGSTEKNIK GOD MAN & FÖRVALTARE HANDELSBOLAG HÄSTVERKSAMHET IDEELLA FÖRENINGAR IDROTTSFÖRENINGAR INKÖPSTEKNIK K2 ELLER K3 I BOSTADSRÄTTS FÖRENINGAR KULTURARBETARBOKEN LANTBRUKARBOKEN LIKVIDATION LÖNEHANDBOKEN MAKAR MALLAR & DOKUMENT MARKNADSFÖR DIG SJÄLV MARKNADSFÖRING MOMS PENNINGTVÄTTSLAGEN PENSIONSPLANERING FÖR FÖRETAGARE PENSIONSSTIFTELSER PERSONLIG EFFEKTIVITET PRESENTATIONSTEKNIK PRISSÄTTNING PROJEKTARBETE I FÖRETAG REDOVISNING I BOSTADSRÄTTS FÖRENINGAR REDOVISNING I IDEELLA FÖRENINGAR REDOVISNING I LANTBRUK REPRESENTATION REVISION I FÖRENINGAR ROT & RUT SAMBOBOKEN SAMFÄLLIGHETER SEMESTER & SJUKFRÅNVARO SKATTEFÖRFARANDET SKATTENYHETER SKATTEPLANERING I AKTIEBOLAG SKATTEPLANERING I ENSKILD FIRMA SKOGSÄGARBOKEN STARTA & DRIVA FÖRETAG STYRELSEARBETE I AKTIEBOLAG STYRELSEARBETE I BOSTADSRÄTTSFÖRENINGAR STYRELSEARBETE I FÖRENINGAR TESTAMENTSHANDBOKEN TRAKTAMENTE UTLANDSMOMS VARDAGSJURIDIK VD-BOKEN WORKING CAPITAL MANAGEMENT VÄRDEPAPPER VÄRDERING AV FÖRETAG ÄGARSKIFTE I FÖRETAG

4 Bokföring Praktisk handbok med konteringsexempel av Anette Broberg och Björn Lundén Nittonde upplagan

5 Björn Lundén Information AB box 84, Näsviken tel: fax: facebook.com/blinfo Copyright författarna och Björn Lundén Information AB. Omslag och sättning av Anki Wallner, Björn Lundén Information AB. Teckensnitten är New Century Schoolbook och Franklin Gothic. Nittonde upplagan, januari 2015 ISBN tryckt bok: ISBN e-bok:

6 Innehåll Innehåll...5 Om boken...9 Inledande om redovisning Bokföringslagen God redovisningssed...20 Räkenskapsår...21 Bokföringsskyldighet...22 Den löpande bokföringen...23 Verifikationer...26 Bokföringstidpunkt...30 Bokföringsmetod...32 Bokslut och årsredovisning...33 Arkivering...35 Ekonomiska rapporter 37 Reskontra Kostnadsställen och kostnadsbärare Projekt Rapporter Budget Enskild firma 53 Eget kapital i enskild firma Omföring av eget kapital Exempel på nollställning...58 Obeskattade reserver periodiseringsfond mm...60 Ägarens insättningar i enskild firma Tillskott av kontanter...62 Utgifter för nyttjande av privata tillgångar...63 Lokal i privatbostaden...64 Tjänstekörning med privat bil Ökade levnadskostnader (traktamente)...68 Tillskott av inventarier och byggnader Skatter och avgifter i enskild firma... 73

7 Ägarens uttag i enskild firma Ersättning till make och barn Uttag av varor och andra tillgångar Förmåner...81 Löpande bokföring praktiska konteringsexempel 85 Anläggningsregister Anställda Sjuklön Arbetsmarknadsförsäkringar Individuell pensionsförsäkring Löneutmätning Stöd och bidrag Motion och friskvård Företagshälsovård och rehabilitering Sjuk- och olycksfallsförsäkring Tjänsteresor Kurser och konferenser Automatkontering Fast bruttovinst Fasta belopp Procentbelopp Avstämning Exempel på avstämningskonteringar Avsättningar Banken Bilen Bokslutsdispositioner Överavskrivningar Uppskrivningsfond Periodiseringsfond Ersättningsfond Upphovsmannakonto Eget kapital Aktiebolag Koncernbidrag Aktieägartillskott Ekonomisk förening Enskild firma Handelsbolag Extraordinära poster Factoring Kundfordringarna belånas Kundfordringarna säljs...181

8 Fakturerings avgift Fakturorna Fastigheter och lokaler Avskrivning Egentillverkad byggnad eller markanläggning Försäljning av fastighet Byggnadsinventarier och markinventarier Markanläggning Nedskrivning Löpande fastighetskostnader Lokalkostnader Finansiella tillgångar Andelar i handelsbolag Andelar i ekonomisk förening Kapitalplaceringsaktier Andra värdepapper Kortfristiga placeringar Bostadsrätt Förmåner Försäkringar Försäkringsersättning Avbrottsförsäkring Försäljning Försäkringsskador ROT- och RUT-tjänster Immateriella anläggningstillgångar Goodwill Forsknings- och utvecklingskostnader (FoU) Inköp Interimsposter Interimsfordringar Interimsskulder Inventarier Allmänna regler Inköp av inventarier Förbrukningsinventarier Avskrivning Nedskrivning Försäljning Utrangering Datorutrustning och program Hyra av inventarier Kontokort Försäljning Inköp

9 Kontokredit Kontoplanen BAS-kontoplanen BAS-kontoplanens uppbyggnad Enskild firma och handelsbolag Rätt konto Kontoklass Kortfristiga skulder Leasing och avbetalningsköp Överlåtelse av leasingkontrakt Avbetalningsköp Likvida medel Momsen Momsdeklarationen Blandad verksamhet Omvänd moms i byggbranschen Vinstmarginalmoms Observationskontot Representation Semester Skatter Avkastningsskatt på utländsk kapitalförsäkring Särskild löneskatt Punktskatter Stöld Utländsk valuta Fakturor i utländsk valuta inköp Fakturor i utländsk valuta Försäljning Utlandslån Valutakonto Övriga transaktioner Bilaga utdrag ur BAS-kontoplanen med SRU-tabeller 413 BAS-kontoplanen SRU-tabeller Aktiebolag och ekonomiska föreningar, Inkomstdeklaration Handelsbolag, Inkomstdeklaration Enskild firma, blankett NE Inkomst av näringsverksamhet, Enskilda näringsidkare Sökordsregister...463

10 Om boken Detta är en praktisk handbok i löpande redovisning för aktiebolag, enskilda firmor, handelsbolag, stiftelser och föreningar. När det gäller enskild firma och ideell förening är innehållet anpassat till sådana som upprättar ett traditionellt årsbokslut. Hur den löpande bokför ingen ska hanteras i företag som upprättar ett förenklat årsbokslut kan du läsa utförligt om i våra böcker BOK FÖRING OCH BOKSLUT I ENSKILD FIRMA. För mindre aktiebolag och ekonomiska föreningar som upprättar årsredovisning enligt K2-reglerna kan det förekomma avvikande regler (från de allmänna) för upprätt ande av bokslut och årsredovisning. K2-reglerna kan du läsa utförligt om i vår bok BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG K2. Om de nya K3-reglerna läser du i boken BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG K3. Innehållet i den här boken är anpassat till BAS-kontoplanen för beskattningsåret Du hittar exempel på hur de allra flesta typer av affärstran sak tioner konteras. Där baskonto planen saknar konton, har vi gjort egna förslag till konton. I slutet av boken finns en förteckning över de konton vi använder i boken. Observera att boken inte är en officiell instruktion. I skrivande stund inväntar vi ett extra val i mars 2015 efter att regeringens budgetproposition röstades ned av riksdagen. Tills vidare gäller Alliansens budget sifferuppgifter, procentsatser mm, och boken är anpassade till denna. Det kan komma att ske vissa förändringar (1 juli 2015 som tidigast) efter valet i mars beroende på valutgången. Nyheter som berör innehållet i denna bok lägger vi löpande ut på bokens webbplats välj fliken Böcker, boken BOKFÖRING och fliken BokPlus. Bokens upplägg Boken är indelad i följande delar: Ekonomiska rapporter Enskild firma Löpande bokföring praktiska konteringsexempel Bilaga utdrag ur BAS-kontoplanen samt SRU-tabeller 9

11 Om boken I bokens två inledande kapitel går vi kortfattat igenom bland annat vilka som är bokföringsskyldiga, hur en verifikation ska se ut, bestämmelser för arkivering, vilka som ska upprätta årsredovisning, mm. I delen Ekonomiska rapporter kan du bland annat läsa om hur du lägger upp din bokföring för att kunna utläsa resul tatet för ett visst projekt eller om du vill använda kostnadsställen i bokföringen. Där finns även kapitel om budget och rapporter mm, som är bra att läsa för den som sköter redovisningen. I delen Enskild firma, tar vi upp det som är speciellt för redovisningen i en enskild firma. Vi tar bland annat upp hur insättningar, uttag och det egna kapitalet ska hanteras i bokföringen. Observera att denna bok inte är anpassad till enskilda firmor som upprättar ett förenklat årsbokslut. För dessa rekommenderar vi istället vår bok BOKFÖRING OCH BOKSLUT I ENSKILD FIRMA. I delen Löpande bokföring praktiska konteringsexempel, är affärshändelserna grupperade ämnesvis i egna kapitel, sorterade i bokstavs ordning. Ett exempel är kapitlet Bilen där du kan läsa om hur du bokför löpande bilkostnader, hur du behandlar momsen vid köp och leasing och hur du bokför inköp och försäljningar. Observera att en affärs transaktion som berör flera ämnesområden kan finnas beskriven på flera ställen i boken. I slutet av boken finns som bilaga ett utdrag ur BAS-kontoplanen med en SRU-tabell kopplad till konto planen. Skatteregler Vi tar också upp en hel del skatteregler i boken. En bra redovisning är ett utmärkt underlag för deklarationen. Genom att redan i den löpande redovisningen dela upp transaktionerna på lämpliga konton, blir arbetet med deklarationen betydligt enklare. Lagtexter I boken finns hänvisningar till lagparagrafer i framför allt bokförings lagen. Det ska inte vara nödvändigt att slå upp lagtexten för att förstå, utan hänvisningarna ska underlätta för den som vill kontrollera vad som gäller i ett enskilt fall som inte täcks av texten i boken. Bokföringslagen finns tillgänglig på bokens webbplats (se nedan). Där hittar du också andra lagar som årsredovisnings lagen och inkomstskattelagen. 10

12 Förkortningar I läsanvisningarna och på vissa andra platser i boken har vi använt förkortningar. Här kan du se vad de betyder. ABL Aktiebolagslagen (2005:551) BFL Bokföringslagen (1999:1078) BFNAR Bokföringsnämndens allmänna råd BFN R Bokföringsnämndens rekommendationer BFN U Bokföringsnämndens uttalanden EFL Lag om ekonomiska föreningar (1987:667) FAR Revisorsföreningen (fd FARSRS) IL Inkomstskattelagen (1999:1229) ML Mervärdesskattelagen (1947:576) RR Redovisningsrådet ÅRL Årsredovisningslagen (1995:1554) Om boken Arbetsgivaravgifter För att förenkla har vi i alla exempel räknat med att arbetsgivaravgifterna är 32%. Aktuella arbetsgivaravgifter hittar du i Faktabanken på vår hemsida Förbättringar till nästa upplaga Detta är den nittonde upplagan av boken. Vi på förlaget tar tacksamt emot tips och förslag till förbättringar inför nästa upplaga. Mejla till info@blinfo.se. Vi är också glada om du vill tycka till om boken på Gå till bokens sida under fliken Böcker och välj fliken Recensioner. Bokens webbplats uppdateringar, lagtexter, mm På bokens webbplats lägger vi löpande ut uppdateringar till boken, t ex information om ändrade regler samt kompletteringar. På så sätt är boken aktuell under mycket längre tid. På webbplatsen hittar du även relevanta lagtexter. Bokens webbplats, hittar du på välj fliken Böcker, boken BOKFÖRING I Faktabank under fliken Företagskunskap på vår hemsida hittar du aktuell information om bland annat arbetsgivaravgifter, förmånsbelopp, prisbasbelopp, statslåneränta och utlandstrakta menten. 11

13

14 Inledande om redovisning Redovisning innebär bl a att registrera, bearbeta och rapportera information som ska underlätta beslut i ekonomiska frågor. I den här boken behandlar vi främst registreringen. Nästa steg, bearbetningen, görs idag nästan alltid med hjälp av ett bokföringsprogram. Manualen till ditt program ger dig den information du behöver. Det tredje steget, rapporteringen, görs dels som löpande rapporter och dels i form av bokslutet och årsredovisningen. Detta kan du läsa om i våra böcker BOKFÖRING OCH BOKSLUT I ENSKILD FIRMA, BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG K2 samt BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG K3. Redovisning bokföring Begreppen redovisning och bokföring används ofta för ungefär samma saker. De företag som tidigare kallades bokföringsbyråer kallas idag oftast redovisningsbyråer. Bokföringen är den del av redovisningen som du utför när du för in uppgifter i en bokföringsbok eller registrerar uppgifterna i ett bokförings program. Arkiveringen, uppläggningen av redovisningssystemet, avstämningen och framtagandet av månadsrapporter hör också till bokföringen. Redovisningen innebär även annat än bokföring, t ex analys av rapporter, uppläggning av budget, upprättande av bokslut, mm. Syftet med redovisningen En bra löpande redovisning är en förutsättning för att kunna ha en bra kontroll på sin verksamhet. Redovisningen är ett viktigt redskap som beslutsunderlag i ett företag eller i en föreningsverksamhet. Redovisningen i praktiken Att sköta redovisningen i ett företag innebär flera saker. Alla doku ment som berör ekonomin ska sparas och ordnas så att du lätt kan hitta allt. Det är t ex verifikationer kontrakt 13

15 Inledande om redovisning 14 pantbrev saldobesked brev. Du bör också lägga upp en samlingsplan (systemdokumentation). Det är en beskrivning av hur redovisningen är organiserad i just ditt företag eller din förening. BFL 5 kap 11 BFNAR 2013:2 Bokföringsnämndens allmänna råd om löpande bokföring Verifikationerna Verifikationerna kan se ut på olika sätt och är t ex kvitton fakturor kreditnotor reverser köpeavtal kontoutdrag räntebesked bokföringsorder lönebesked avräkningsnotor. Dessa ska bokföras uppdelade på olika så kallade konton. Bokför ingslagen reglerar hur den löpande bokföringen ska läggas upp och skötas. I kapitlet Bokföringslagen kan du läsa om vilka krav som ställs på en verifikation. Konton När du bokför ska alla transaktioner (affärshändelser) samlas på de konton de hör till. För varje slag av tillgång, skuld, eget kapital, kostnad och intäkt, finns ett konto, t ex för kassan, företagskonto (bank), varuinköp och försäljning. På så sätt kan du lätt ta ut rapporter och få en överblick över företagets ekonomiska ställning. Dessutom har du glädje av kontosammanställningarna när du gör deklarationen och bokslutet. Ordet konto betyder sammanställning, och det är just vad det är. Det är en sammanställning av en viss typ av affärshändelser, t ex insättningar och uttag från plusgirot, hyror eller telefonkostnader. Kontoplan En kontoplan är en sammanställning över samtliga konton ett företag använder i sin bokföring. Det finns färdiga mallar med en standard för hur konto planen kan se ut, t ex BAS-kontoplanen som praktiskt taget alla företag och för eningar använder. I den här

16 Inledande om redovisning boken utgår vi helt från BAS kontoplanen. Dessutom finns speciella vari anter av BAS-kontoplanen, anpassade till olika branscher. En för kortad version av BAS-kontoplanen hittar du längst bak i den här boken som bilaga 1. I kapitlet Kontoplanen finns en beskrivning av hur BAS kontoplanen är uppbyggd. I konterings exemp len använder vi endast konton enligt senaste BAS-kontoplanen. I några konterings exempel används konton som inte finns med i BAS-konto planen. Det är då egentillverkade konton, eftersom något lämpligt konto inte finns i BAS-kontoplanen. De är markerade med en asterisk (*). Du får gärna ändra namn på ett konto eller lägga till konton om du behöver nya. Det är viktigt att kontoplanen anpassas till den egna verksamheten. BAS-kontoplanen kan ses som en stomme. Du kan läsa mer om detta i kapitlet Kontoplanen. Deklarationen Räkenskapsschemat i deklarationsbilagorna för näringsverksamhet är uppbyggda på samma sätt som BAS-kontoplanen. Därför förenklas deklarationsarbetet om du använder denna kontoplan. Särskilt om du gör företagets deklaration i ett bokföringsprogram. Huvudkonton och underkonton Kontoplanen består av huvudkonton och underkonton. Huvudkontot slutar oftast med en nolla, medan underkontona har slutsiffror som inte är noll. Här är ett exempel hämtat från kontoplanen i slutet av boken Kost och logi 5831 Kost och logi i Sverige 5832 Kost och logi i utlandet För den som sällan har kostnader för kost och logi, räcker det att använda huvudkontot [5830], och likaså för den som inte har något intresse av att veta årets kostnader i Sverige [5831] respektive i utlandet [5832]. Den som enbart har kostnader för kost och logi i Sverige kan antingen välja underkontot [5831] eller använda huvudkontot [5830]. Båda varianterna förekommer. I den här boken är vi inte konsekventa, utan växlar mellan de olika metoderna. Du kan läsa mer om detta i kapitlet Kontoplanen. Dubbel bokföring En del mindre företag använder sig av så kallad enkel bokföring där varje transaktion bokförs på bara ett konto. Men för att få bättre grepp om företagets ekonomi används dubbel bokföring. Det innebär att varje transaktion bokförs på minst två konton. Vi kan ta några exempel: 15

17 Inledande om redovisning Företaget betalar hyra (som i det här fallet är momsfri) via plusgirot. Kostnadskontot Hyra debiteras och tillgångskontot Plusgiro krediteras. En sybehörsaffär säljer garn till en kund som kommer in i affären. Intäktskontot Varuförsäljning och skuldkontot Utgående moms krediteras. Tillgångskontot Kassa debiteras. Ett lån ska betalas och banken drar hela beloppet direkt från företagskontot. Räntan är en kostnad och kostnadskontot Ränte kostnad debiteras medan tillgångskontot Företagskonto krediteras. Amorteringen minskar ju skulderna så skuldkontot Banklån debiteras medan tillgångskontot Företagsskonto krediteras. Debitering Kreditering [5010] [1920] En lokalhyra [5010] har betalats från plusgirot [1920] med kr. Att fördela affärshändelser på olika konton kallas kontering. Ett konto har två sidor. De kallas debet och kredit (uttalas krédit). Debet sidan är den vänstra och kreditsidan är den högra sidan. När något bokförs på debetsidan av ett konto kallas det att debitera kontot. Bokförs en transaktion på kreditsidan kallas det att kreditera kontot. Flera poster [4000] [1910] [2641] [1930] Varor [4000] köps för kr plus moms [2641] kr. Betalningen görs från kassan [1910] med kr och från företagskontot [1930] med kr eftersom pengarna i kassan inte räckte. Som du ser kan en kontering innehålla flera poster både på debetsidan och kreditsidan. 16

18 Inledande om redovisning Ökar eller minskar Kortfattat kan man ställa upp följande regel: En tillgång ökar i debet och minskar i kredit En skuld minskar i debet och ökar i kredit En intäkt minskar i debet och ökar i kredit En kostnad ökar i debet och minskar i kredit. Tillgångar och skulder [1930] [2350] Ett nystartat företag tar ett banklån [2350] på kr och sätter in pengarna på företagskontot [1930]. Tillgångskontot företagskontot [1930] ökar från 0 kr till kr när det debiteras. Samtidigt ökar skuld kontot banklån [2350] från 0 kr till kr när det krediteras. [2350] [1930] Företaget gör en amortering på kr. Pengarna tas från företags kontot [1930]. Företagskontot krediteras och tillgångarna minskar med kr. Skuldkontot banklån [2350] debiteras och skulden minskar med kr. Ökar en tillgång, t ex genom en insättning på plusgirot eller genom ett inventarieköp, debiteras ett tillgångskonto. Minskar tillgången, krediteras kontot. Tillgångarna ökar i debet och minskar i kredit. Om en skuld ökar, t ex genom ett banklån, krediteras ett skuldkonto. Minskar skulden, debiteras samma konto. Skulderna ökar i kredit och minskar i debet. 17

19 Inledande om redovisning Intäkterna [1511] [3011] [2611] Företaget skickar en faktura på kr inklusive moms för sålda varor. Intäktskontot försäljning [3011] krediteras med kr, vilket innebär att intäkterna ökar. Samtidigt krediteras kontot utgående moms [2611] med kr och kontot för kundfordringar [1511] debiteras med hela beloppet kr. Kreditfaktura till kund [3011] [1511] [2611] 600 En del av varorna som såldes visade sig vara defekta. Därför ska inte hela fakturan betalas, utan säljaren skickar en kreditfaktura (kreditnota) till kunden. Kundfordringarna [1511] krediteras med kr. Intäktskontot försäljning [3011] debiteras med kr, vilket innebär att intäkterna minskar. Samtidigt debiteras skuldkontot utgående moms [2611] med 600 kr. Kostnader [4000] [2440] [2641] Material köps in för kr plus moms kr. Kostnads kontot för inköp [4000] debiteras, vilket är detsamma som att kostnaderna ökar. Kontot för ingående moms [2641] debiteras samtidigt. Hela beloppet, kr, bokas upp som en leverantörsskuld [2440] genom en kreditering. 18

20 Inledande om redovisning Kreditfaktura från leverantör [2440] [4000] 800 [2641] 200 Fakturan på materialinköpet visade sig vara felaktig. Företaget får därför en kredit faktura (kreditnota) på det felande beloppet. Leverantörs skulder [2440] debiteras med kr. Kostnadskontot för inköp [4000] krediteras med 800 kr. Samtidigt krediteras kontot för ingående moms [2641] med 200 kr. Kostnader bokförs på debetsidan, t ex materialinköp eller löner. Det är sällsynt att ett kostnadskonto bokförs i kredit. Men ibland kan det bli så, t ex om du rättar till något som du råkat bokföra två gånger eller rättar till en dubbelbetalning. Om en leverantör skickar en kredit faktura (se ovan) blir det också en kreditering på ett kostnadskonto. Erhållna provisioner och rabatter kan också leda till bokföring på fel sida. Intäkter bokförs på kreditsidan, t ex försäljning av varor eller erhållna bidrag. Debetsidan används inte så ofta, men kan användas om du t ex fått betalt två gånger och ska rätta till det, eller om du skickar en kreditnota. Lämnade provisioner och rabatter leder också till bokföring på fel sida. Plus och minus I bokföringsprogrammen ser det ut som om debet betyder plus och kredit betyder minus, men så är det egentligen inte. Att det ser ut så beror på att de flesta program arbetar matematiskt för att få det hela att gå ihop så att det blir noll på slutet. Jämnt ut För varje affärshändelse som bokförs blir alltid debetsidan lika stor som kreditsidan, dvs debet minus kredit ska alltid bli noll. Tas kr ut från plusgirot (kontot plusgirot krediteras), måste pengarna ha använts till något som ska bokföras på debetsidan med sammanlagt kr. Det kan ha varit ett inköp, en skuldminskning, en överföring till ett annat tillgångskonto eller något annat. Observationskontot Ibland kan det vara svårt att veta vilket konto man ska bokföra en transaktion på. Då kan du tillfälligt bokföra på ett observations konto [2999]. Läs mer om detta i kapitlet Observationskontot. 19

21 Bokföringslagen Bokföringslagen (BFL) innehåller bestämmelser om bland annat: vem som är bok förings skyldig, räkenskapsår, löpande bokföring, arkivering, hur den löpande bokföringen ska avslutas (årsbokslut eller årsredovisning), och vad ett årsbokslut ska bestå av. Bokföringslagen innehåller inga regler för hur de olika posterna i ett årsbokslut eller i en årsredovisning ska värderas. Istället hänvisas bokföringsskyldiga som ska upprätta årsbokslut eller årsredovisning till årsredovisningslagen (ÅRL). God redovisningssed Bokföringsskyldigheten ska fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. Eftersom bokföringslagen inte reglerar i detalj hur bokföringen ska göras, behövs regler och principer som styr detta. Vi som arbetar med redovisningsfrågor kommer så gott som dagligen i kontakt med begreppet god redovisningssed. Innebörden av detta något abstrakta begrepp är sammantaget den praxis som utarbetas av olika organisationer inom redovisningsområdet. Den formella definitionen lyder: en faktiskt förekommande praxis hos en kvalitativt representativ krets av bokföringsskyldiga. God redovisningssed ska, som ett komplement till lagstiftningen på redovisningsområdet (framförallt bokföringslagen och årsredovisnings lagen), vägleda oss i redovisningsarbetet. Bland de organ isa tioner som har till uppgift att utveckla den goda redovisningsseden finns: Bokföringsnämnden (BFN) som har huvudansvaret för att utveckla god redovisningssed. Rådet för finansiell rapportering som har till uppgift att utarbeta rekommendationer för (noterade) företags koncernredovisning. 20

22 Bokföringslagen Bokföringsnämnden BFN är ett expertorgan på redovisningsområdet och ska bland annat hjälpa regeringskansliet i redovisningsfrågor och utredningar, samt fungera som remissinstans för olika förslag. En annan viktig uppgift för BFN är att hjälpa domstolarna i tolkningsfrågor om vad god redovisningssed innebär i olika avseenden. Genom rekommendationer, allmänna råd och uttalanden visar BFN hur bokföringsskyldiga bör hantera olika redovisningsfrågor. BFN:s webbadress är BFN arbetar sedan några år med att ta fram fyra kategorier av samlade regelverk (K1 K4). Syftet med detta är att förenkla för företagen genom att samtliga regler för företagets årsbokslut/ årsredovisning finns samlade i ett regelverk samt genom att de mindre företagen får tillämpa enklare och mer standardiserade regler som finns i normgivningen för K1 eller K2. Räkenskapsår Räkenskapsåret ska omfatta 12 månader. Den som är bokföringsskyldig för flera verksamheter måste ha samma räkenskapsår för samtliga verksamheter. Räkenskapsåret måste vara kalenderår (1 jan 31 dec) för följande företag: enskilda näringsidkare handelsbolag där en fysisk person ska beskattas för bolagets inkomst samfällighetsförvaltande juridiska personer. När företaget startar eller räkenskapsåret läggs om får räkenskapsåret bli kortare än 12 månader eller förlängas till högst 18 månader. När företaget slutar med sin verksamhet får räkenskapsåret förkortas men inte förlängas. Brutet räkenskapsår Övriga företag och föreningar än de ovan uppräknade, t ex aktie bolag, ideella och ekonomiska föreningar, får ha brutet räkenskapsår. Det finns inga fasta perioder för brutna räkenskapsår. Ett brutet räkenskapsår ska omfatta 12 kalendermånader, t ex 1 oktober till 30 september. BFL 3 kap 1 Normalt räkenskapsår 21

23 Bokföringslagen Bokföringsskyldighet En fysisk person som bedriver näringsverksamhet är bokföringsskyldig för denna. En juridisk person är som huvudregel alltid bok föringsskyldig. Om en bokföringsskyldig person (ett företag) har flera verksamheter ska bokföringen normalt omfatta alla verksamheter. Vissa juridiska personer såsom ideella föreningar, registrerade trossamfund, samfällighetsföreningar samt vilt- och fiskevårdsområdesföreningar är dock bokföringsskyldiga endast om de bedriver näringsverksamhet, är moderföretag i en koncern, eller om värdet av deras tillgångar överstiger 1,5 milj kr. Stiftelser är bokföringsskyldiga om tillgångarna överstiger 1,5 milj kr. Om tillgångarna understiger 1,5 milj kr kan en stiftelse ändå omfattas av bokföringsskyldighet under vissa förutsättningar, t ex stiftelser som bedriver näringsverksamhet eller är moder stiftelser. Om de är bokföringsskyldiga så omfattas all verksamhet av bokföringsskyldigheten, alltså även sådan verksamhet som inte utgör näringsverksamhet. Flera verksamheter Huvudregeln är att det ska finnas en enda bokföring för all verksamhet som företaget bedriver. Men om det finns särskilda skäl och är förenligt med god redovisningssed får företaget ha separat bokföring för varje del av verksamheten. Särskilda skäl kan vara t ex att ett företag bedriver verksamhet både i Sverige och i filial utomlands. Eller en enskild näringsidkare som både säljer maskiner och har frisör verksamhet. Om bokföringen delas upp ska det ändå vara möjligt att överblicka den löpande verksamheten samt ställning och resultat. Det innebär att företaget måste ha en samlad systematisk presentation av alla verksamheter och inte flera isolerade systematiska presentationer. Gemensam bokföring Ett företag får ha gemensam bokföring med ett annat företag om de bedriver verksamhet tillsammans och det är förenligt med god redovisningssed. Båda företagen ska vara bokföringsskyldiga och det ska utan svårigheter gå att bedöma ställningen i respektive företag. För att uppfylla kravet kan t ex varje företags del av den gemensamma verksamhetens egna kapital framgå i den gemensamma bokföringen. 22

24 Bokföringslagen Var och en ansvarar för att fullgöra sin bokföringsskyldighet, trots att det finns en gemensam bokföring. För varje bokföring, dels den egna och dels den gemensamma, ska det framgå i systemdokumentationen att det finns två separata bokföringar. BFNAR 2013:2 Bokföringsnämndens allmänna råd om löpande bokföring Den löpande bokföringen Grundbokföring och huvudbokföring De olika affärshändelserna ska enligt bokföringslagen bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och systematisk ordning (huvudbokföring). BFL 5 kap 1 Grund- och huvudbokföring I grundbokföringen bokför du alla affärshändelser så att de kan presen teras i den ordning som de har registrerats. Det ska alltså gå att utläsa av bokföringen i vilken ordning de olika bokförings posterna har förts in i bokföringssystemet. I och med att det av bokföringen ska framgå i vilken ordning affärshändelserna har registrerats, ska du löpande numrera underlagen, dvs ge varje veri fikat ett nummer. Med verifikat menas t ex kvitton, fakturor och köpeavtal. Affärshändelserna ska även bokföras så att de kan presen teras i systematisk ordning. Det innebär att de ska vara sorterade med hänsyn till deras art, dvs du bokför t ex varuinköp för sig och försäljning för sig. Huvudbokföring innebär alltså att du delar upp redovisningen på olika konton. Ur den löpande bokföringen ska det gå att få fram i vilken ordning affärshändelserna har registrerats. Det ska dessutom för varje bokförd post gå att utläsa datum eller månad för affärshändelsen (redovisningsperiod), verifikationsnummer eller motsvarande identifieringstecken, kontering och bokfört belopp. Du är normalt inte skyldig att skriva konteringarna på verifikaten utan det räcker att du kan ta fram uppgifterna ur bokföringsprogrammet. Enklast är det dock om du gör konteringarna direkt på underlaget. Bokföringen blir då mer överskådlig än om du måste ta fram rapp orter ur ditt bokföringssystem för att se hur du har konterat en verifikation. 23