Tjänsteskrivelse. Redovisning av fördjupad granskning av fem föreningar som erhållit ekonomiskt stöd från kulturförvaltningen 2012

Transkript

1 Malmö stad Kulturförvaltningen 1 (2) Datum Vår referens Anne Mattsson Ekonomichef Anne.mattsson@malmo.se Tjänsteskrivelse Redovisning av fördjupad granskning av fem föreningar som erhållit ekonomiskt stöd från kulturförvaltningen 2012 [Diarienummer] Sammanfattning Förvaltningen valde i den sista granskningen för perioden ut tre föreningar med verksamhetsstöd, Skånes Konstförening, Teatr Weimar och Re:Orient samt två föreningar med projektstöd, Ladyfest och Classic Lounge. Utifrån granskningen bedöms att Classic Lounge, Ladyfest och Skånes Konstförening tillsammans med anlitade redovisningskonsulter till största del har tillräckliga kunskaper och resurser föra att hantera ekonomin på ett tillfredsställande sätt. Granskningen visade på otillräckliga kunskaper och resurser samt brister i räkenskapsmaterialet på Re:Orient och Teatr Weimar. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att godkänna den genomförda fördjupade granskningen av fem föreningar som är den sista för treårsperioden, att ge förvaltningen i uppdrag att göra en uppföljning av den ekonomiska granskningen i föreningarna Re:Orient och Teatr Weimar Beslutsunderlag Granskningsrapport från Beslutsplanering Kulturnämnden Ärendet

2 I januari 2011 gav Kulturnämnden förvaltningen i uppdrag att under en treårsperiod fördjupat granska den ekonomiska redovisningen för fem föreningar årligen. Detta är den sista granskningen för perioden. Syftet med granskningen är att säkra att stödet används på avsett sätt och att rutinerna för hanteringen av kulturstöd på förvaltningen fungerar. 2 (2) Förvaltningen valde ut tre föreningar med verksamhetsstöd, Skånes Konstförening, Teatr Weimar och Re:Orient samt två föreningar med projektstöd, Ladyfest och Classic Lounge. Granskningen har utförts av revisorer från och omfattade intervjuer på plats med ansvariga samt stickprov i bokföringen. Dessutom har underlag till bidragsansökningar, skattekontoutdrag och protokoll synats. En bedömning av rutiner och redovisningens kvalitet har gjorts utifrån vad som kan anses krävas för den verksamhet föreningen bedriver. Uppdraget är avgränsat till att granska år Under uppdragets gång har kulturförvaltningen utökat granskningen för Re:Orient med att granskningen även skulle innefatta vissa kontroller för Utifrån granskningen bedöms att Classic Lounge, Ladyfest och Skånes Konstförening tillsammans med anlitade redovisningskonsulter till största del har tillräckliga kunskaper och resurser föra att hantera ekonomin på ett tillfredsställande sätt. Granskningen visade på otillräckliga kunskaper och resurser samt brister i räkenskapsmaterialet på Re:Orient och Teatr Weimar. Re:Orient har i augusti 2013 anställt en ny ekonomisansvarig som haft i uppdrag att korrigera tidigare felaktigheter från år 2012 samt att upprätta nya rutiner för ekonomihanteringen. Med undantag för föreningen Ladyfest och till en viss del Skånes Konstförening finns det brister kring redovisning och betalning av skatter och avgifter i tid. I föreningarna Re:Orient och Teatr Weimar har bristerna föranlett anmärkning i revisionsberättelsen. Efter vad som framkommit under granskningen är förslaget att en uppföljning av den ekonomiska redovisningen bör göras i föreningarna Re:Orient och Teatr Weimar. Ansvariga Elisabeth Lundgren Kulturdirektör

3 Anna Hilmarsson, Certifierad kommunal revisor Elin Ericsson, revisor Anna Blom, Auktoriserad revisor Granskning av fem föreningar som erhåller kulturstöd från kulturförvaltningen i Malmö stad

4 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund och syfte Avgränsning Metod och genomförande Kontrollmål Resultat Classic Lounge Ladyfest RE:Orient Skånes konstförening Teatr Weimar Sammanfattande bedömning och rekommendationer...17

5 1. Inledning 1.1. Bakgrund och syfte Kulturnämnden hanterar via Malmö Kulturstöd ekonomiskt stöd till det fria kulturlivet. I januari 2011 gav kulturnämnden förvaltningen i uppdrag att under en treårsperiod granska den ekonomiska redovisningen för fem föreningar årligen. På uppdrag av Kulturförvaltningen Malmö stad har gjort en granskning av fem föreningar avseende år Uppdraget innebär att fördjupat granska den ekonomiska redovisningen för dessa fem föreningar Avgränsning Granskningen avgränsas till att granska den ekonomiska redovisningen för de fem föreningar som kulturförvaltningen har valt ut. I uppdraget ingår inte att göra någon bedömning av föreningarnas verksamheter. Föreningarna som valts ut har fått antingen verksamhetsstöd eller projektstöd enligt följande: Classic Lounge Projektstöd för årsbaserad verksamhet Ladyfest Projektstöd tillfälligt arrangemang 2012 RE:Orient Specialdestinerat verksamhetsstöd Skånes konstförening Verksamhetsstöd Teatr Weimar Verksamhetsstöd Uppdraget är avgränsat till att granska år Under uppdragets gång har kulturförvaltningen utökat granskningen för RE:Orient med att granskningen även skulle innefatta vissa kontroller för år Metod och genomförande De utvalda föreningarna har via kulturförvaltningen informerats om granskningen. I granskningen, som skett under perioden augusti-oktober 2013, har intervjuer genomförts med företrädare för de utvalda föreningarna samt att stickprovsgranskning skett av föreningarnas ekonomiska redovisning. Bl.a. har vi tagit del av underlag till bidragsansökan, bokföring, verifikationer, skattekontoutdrag och protokoll. Omfattningen på granskningsinsatserna i respektive förening har gjorts utifrån verksamheternas omfattning och komplexitet. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av samtliga granskade föreningar. 1 av 21

6 1.4. Kontrollmål I uppdraget har ingått att främst ge svar på de av kulturförvaltningen framtagna frågor enligt nedan: Har föreningen tillräckliga kunskaper för att hantera ekonomin på ett tillfredställande sätt? Kan man enkelt följa ekonomiska händelser i resultaträkningen respektive balansräkningen? Är det god ordning i räkenskapsmaterialet? Hur är den ekonomiska statusen i föreningen? Finns perioder med likviditetsproblem? Finns det oreglerade skatteskulder? Om föreningen är momsregistrerad, hur sköts momsredovisningen? Hur sköts den kontanta hanteringen? Hur fungerar styrelsen? Finns det tillräcklig kompetens? Regelbundna protokollförda styrelsemöten? Upplever föreningen att det sker en tillräcklig dialog med bidragsgivarna? Känner föreningen behov av ytterligare stöd från kulturförvaltningen och i så fall på vilket sätt? Om föreningen mottar projektstöd, kan de poster som redovisats för projektet enkelt återfinnas i redovisningen t.ex. genom kostnadsställe eller projektnummer? 2 av 21

7 2. Resultat Nedan presenteras resultatet av vår granskning per förening Classic Lounge Classic Lounge är en ideell förening som har i uppgift att arrangera konserter med utgångspunkt i den klassiska musiken. Föreningen hade år 2012 en omsättning på 133 tkr och kulturstödet för Malmö stad uppgick till 75 tkr. Föreningen har inga egna lokaler. Deras arrangemang sker tillsammans med medarrangör som tillhandahåller lokaler. Tillräckliga kunskaper och resurser för att hantera ekonomin på ett tillfredställande sätt Under första halvåret 2012 hanterades den löpande bokföringen och betalningen av fakturor och löner av föreningens kassör. P.g.a. att kassören sjukskrevs togs dessa arbetsuppgifter därefter över av föreningens ekonomiskt ansvarige samt att föreningen anlitade en extern redovisningskonsult. Föreningens nuvarande kassör (f.d. ekonomiskt ansvarige) anser att de idag har tillräckliga kunskaper och resurser för att hantera ekonomin. I samband med ansökan om stöd från Malmö stad upprättas en budget enligt bidragsgivarens krav. Föreningen upprättar inte någon generell budget för året i övrigt. God ordning i räkenskaperna och följa ekonomiska händelser i resultaträkning respektive balansräkning Föreningen upprättar inte någon årsredovisning/årsbokslut. Detta är dock inte något krav utifrån Bokföringslagen, då föreningen inte uppfyller villkoren för bokföringsskyldighet. Föreningen upprättar balans- och resultaträkning vilka vi har tagit del av och översiktligt granskat. Vid stickprovsgranskning av resultaträkningen konstaterades att faktura som verifikationsunderlag saknades i något fall. Föreningen har ingen dokumenterad attestordning eller några formella avstämningsrutiner. I övrigt noterades inga brister och det har gått att följa föreningens ekonomiska händelser, och det har varit god ordning i räkenskaperna. Föreningens räkenskapsmaterial förvaras hos den externa redovisningskonsulten. Projektstöd och projektredovisning Föreningen får projektstöd för årsbaserad verksamhet vilket innebär stöd för arrangemang under ett helt år och liknar ett verksamhetsstöd. Föreningens bokföring sker ej på särskilda projektnummer eller dylikt. Däremot redovisar föreningen på de blanketter från Malmö stad som de är skyldiga till för att erhålla stöd. 3 av 21

8 Ekonomisk status i föreningen och likviditet I granskningen har vi identifierat att föreningen under 2012 inte har haft någon likviditetsbrist. Vid intervju framkom att det tidigare år funnits viss likviditetsbrist. Detta har dock ej granskats närmre då det ej ingått i vårt uppdrag. Företrädare för föreningen uppger idag att de inte har problem med likviditeten. Oreglerade skatteskulder samt momsregistrering och dess hantering I granskningen har det inte identifierats att föreningen har någon skattepliktig verksamhet, vilket föreningen själva även uppger att de inte har. Föreningen bedriver ingen momspliktig verksamhet och är därmed ej heller momsregistrerad hos Skatteverket. Föreningen är dock registrerad som arbetsgivare vilket innebär att de betalar ut löner. Löner utbetalas bl.a. till de som genomfört arrangemang (som ej har F-skatt) samt till styrelsen. Granskningen av föreningens hantering av redovisning av skatter och avgifter till Skatteverket visar att föreningen inte har lämnat in uppgifter avseende utbetalda löner i tid. Även om det ej skett löneutbetalningar varje månad ska detta redovisas in. Detta har inneburit att föreningen har belastats med förseningsavgifter och kostnadsräntor samt att de har blivit skönsbeskattade under en viss period. Kontanthantering Föreningen har ingen betydande kontanthantering. Biljettintäkter hanteras främst via Kulturcentralen i Malmö stad eller annan samarbetspartner och avräkning sker. Vid enstaka tillfällen tar föreningen själv hand om kontantintäkter. Kontanterna från dessa tillfällen sätts ej in på bank utan används för att göra mindre inköp till föreningen. Det finns ingen i föreningen som fått särskilt kassaansvar. Föreningens styrelse Föreningen har sitt säte i Malmö och styrelsen består av sex personer. I föreningens styrelse finns uttalade roller som ordförande, kassör och sekreterare. Därutöver finns en förtroendevald revisor. Föreningen har ingen uttalad dokumenterad arbetsordning eller beskrivning av styrelsens roller. Under år 2012 hade styrelsen fyra möten samt årsmöte, vilka samtliga har protokollförts. Protokollen saknar underskrifter. Enligt uppgift får styrelsen information om den ekonomiska redovisningen kvartalsvis. Det har dock inte kunnat identifieras via upprättade protokoll utan endast vid årsmötet. Enligt föreningens stadgar från 2010 ska föreningen ha en auktoriserad revisor som ska avlämna en revisionsberättelse, vilket föreningen inte har. Däremot finns en ideell revisor vilken inte avlämnar någon rapport. Företrädare från styrelsen anser att de arbetar aktivt och besitter tillräcklig kompetens inom styrelsen för att driva föreningen. 4 av 21

9 Dialogen med bidragsgivarna och önskemål från föreningen Då bidraget från Malmö stad utgör en stor del av föreningens intäkter har föreningen önskemål om att kunna få tidigare besked kring kommande års beslut kring bidrag. Detta för att kunna planera sin verksamhet på ett bättre sätt. Föreningen framför även en önskad tydlighet kring vilka delar stödet ska användas till då föreningen ej beviljas hela det belopp som de sökt. Övrigt I granskningen identifierades att arvode betalats ut till såväl svenska som utländska artister. Vid stickprovskontroll konstaterades att till svenska artister har arvoden betalats ut dels som lön till artister med A-skatt och dels som arvode till artister med F-skatt. Hanteringen av utbetalning av arvoden till utländska artister har inte tillämpats enligt de särskilda regler som finns avseende artistskatt, så kallad A- SINK. De avtal som föreningen sluter är oftast i muntlig form. I vår granskning noterades att en reglering av intäkter och kostnader vid ett arrangemang på Moriska paviljongen/re:orient i Malmö för år 2012 ännu inte skett. Föreningen inväntar reglering från medarrangörens sida. För föreningens del innebär denna reglering en kostnad då föreningen hade högre kostnader än vad arrangemanget inbringade i intäkter Ladyfest Ladyfest är en ideell förening som verkar för att stimulera och skapa plats åt kulturutövande kvinnor, queer och transpersoner, samt uppmuntra till skapande av nya kontaktnät. Föreningen hade år 2012 en omsättning på ca 150 tkr och kulturstödet för Malmö stad uppgick till 100 tkr. Föreningen beviljades stöd för projektet vars syfte var att anordna en festival av och med kvinnor och queerpersoner. Föreningen har inga egna lokaler. Deras arrangemang sker tillsammans med medarrangör som tillhandahåller lokaler. Tillräckliga kunskaper och resurser för att hantera ekonomin på ett tillfredställande sätt Under år 2012 var det ingen som skötte den löpande bokföringen under året. Vid slutet av året insåg föreningen att det fanns behov av en extern redovisningskonsult och en sådan anlitades. Denna har upprättat bokslut och deklaration. Enligt föreningens stadgar ska en revisor väljas, vilket finns dokumenterat i årsmötesprotokoll. Under år 2012 sköttes utbetalningar och beställningar av tre aktiva styrelsemedlemmar. Företrädare för föreningen anser att de idag har tillräckliga 5 av 21

10 kunskaper och resurser för att hantera ekonomin. Detta mycket tack vare att de anlitar en redovisningskonsult. I samband med ansökan om stöd från Malmö stad upprättas en budget enligt bidragsgivarens krav vilken uppdaterades under årets gång. Föreningen upprättar inte någon generell budget för året i övrigt. God ordning i räkenskaperna och följa ekonomiska händelser i resultaträkning respektive balansräkning Föreningen har ingen dokumenterad attestordning eller några formella avstämningsrutiner. Årsredovisning/årsbokslut upprättas ej. Detta är dock inte något krav utifrån Bokföringslagen, då föreningen inte uppfyller villkoren för bokföringsskyldighet. Föreningen upprättar balans- och resultaträkning vilka vi har tagit del av och översiktligt granskat. Vid stickprovsgranskning av underlag noterades inga brister och det har gått att följa föreningens ekonomiska händelser, samt varit god ordning i räkenskaperna. Föreningens räkenskapsmaterial förvaras hos en av styrelseledamöterna. Projektstöd och projektredovisning Föreningen fick projektstöd för att anordna en festival. Projektet har särredovisats i bokföringen. Det har på ett enkelt sätt gått att följa projektets intäkter och kostnader. Stickprovsgranskning har genomförts av projektets kostnader och vi har i vår granskning inte hittat något att anmärka på kring detta. I granskningen noterade vi dock att det finns en mindre differens mellan bokföring och slutlig redovisning till Malmö stad. Detta beror på att en kostnad preliminärberäknats då fakturan inkom efter slutlig redovisning till Malmö stad. Ekonomisk status i föreningen och likviditet Företrädare för föreningen uppger att de inte haft någon likviditetsbrist under år Vi har i vår granskning inte identifierat något som tyder på att föreningen haft problem med sin likviditet. Oreglerade skatteskulder samt momsregistrering och dess hantering I granskningen har det inte identifierats att föreningen har någon skattepliktig verksamhet, vilket föreningen själva även uppger att de inte har. Föreningen bedriver ingen momspliktig verksamhet och är därmed ej heller momsregistrerad hos Skatteverket. Föreningen är inte heller registrerad som arbetsgivare. Endast mindre arvoden utbetalas. Kontanthantering Föreningen har ingen betydande kontanthantering. Den kontanta försäljningsverksamheten i föreningen består av försäljning av tygkassar och försäljningen stäms av en gång per år. Föreningen har en mindre växelkassa som förvaras hos en av styrelsemedlemmarna. 6 av 21

11 Biljettintäkterna vid projektarrangemanget hanterade Moriska paviljongen/re:orient, vilket sedan reglerades. Föreningens styrelse Föreningen har sitt säte i Malmö och styrelsen består av åtta personer. Därutöver finns en ideell revisor. Denne har inte lämnat något utlåtande för år Föreningen har ingen uttalad dokumenterad arbetsordning eller beskrivning av styrelsens roller. Styrelsen har inga regelbundna strukturerade möten utan detta sker efter behov och dessa möten protokollförs ej. Årsmöte hålls och protokoll skrivs men detta undertecknas ej av berörda personer. Ekonomin följs enligt uppgift endast upp i samband med att budgeten uppdateras under året. På årsmötet ska styrelsen enligt stadgarna fastställa räkenskaperna för det senaste verksamhetsåret. Vi konstaterar i vår granskning att så ej har skett. Företrädare från styrelsen anser att de arbetar aktivt och besitter till stor del tillräcklig kompetens inom styrelsen för att driva föreningen. De säger att det hade varit önskvärt att ha en person i styrelsen som har mer kunskap om ekonomi. Samtidigt bidrar den externa redovisningskonsulten med hjälp. Dialogen med bidragsgivarna och önskemål från föreningen Föreningen anser att de har haft en bra dialog med kulturförvaltningen under de senaste årens projektstöd. Det som föreningen efterfrågar är tydligare riktlinjer och tydlighet kring vilka delar stödet ska användas till då föreningen ej beviljas hela det belopp som de sökt. Övrigt Kontrolluppgifter för personer som fått utbetald ersättning i form av arvode under 2012 har ej lämnats in till Skatteverket. De avtal som föreningen sluter är oftast i muntlig form. Ibland finns skriftliga avtal, men dessa är inte alltid undertecknade. Avtalet med att hyra Moriska paviljonen/re:orient avseende samarbetet i projektet har dock ett skriftligt avtal i grunden. 7 av 21

12 2.3. RE:Orient RE:Orient är en ideell förening som bedriver kulturell verksamhet med internationell anknytning genom musik, dans, samtals- och teaterverksamhet. Föreningen hade år 2012 en omsättning på ca 16,4 mnkr och kulturstödet från Malmö stad uppgick till 2 mnkr. Därutöver beviljades 250 tkr för stöd till projekt i samarbete med RE:Orient initierat av det lokala föreningslivet som genomförs i Folkets park och Moriskan under Dessutom har 250 tkr beviljats som ett specialdestinerat stöd för kulturprojekt under 2012 som genomförs i Folkets park. RE:Orient hyr Moriska paviljongen av Aktiebolaget RE:Orient restauranger. Organisationen kring Moriska paviljongen är uppdelad på dels den ideella föreningen dels aktiebolaget där dessa delar på gemensamma kostnader för drift och underhåll av lokalen. Aktiebolaget ägs till 50 % av ordförande i föreningen RE:Orient och till 50 % av dennes maka. Detta innebär att föreningen RE:Orient inte bedriver sin verksamhet på ett självständigt sätt. Som vi angett under 1.2 Avgränsning har vi under granskningens gång fått ett utökat uppdrag avseende RE:Orient, vilket innebär att granskningen även innefattar vissa kontroller för år Tillräckliga kunskaper och resurser för att hantera ekonomin på ett tillfredställande sätt Vid inledande intervjuer med företrädare för föreningen angavs att det funnits stora brister kring föreningens resurser för att kunna hantera ekonomin på ett tillfredställande sätt för år 2012 och halva Detta har vi i vår granskning även kunnat se genom att det ej funnits kontinuitet bland anställd personal bl.a. p.g.a. sjukskrivning och att tidigare inhyrd konsult ej fullföljt sitt uppdrag. Det har även visat sig i form av att bokslut och årsredovisning ej avlämnades i tid samt att skatter och avgifter ej betalats i tid. I augusti 2013 anställde föreningen en ny ekonomiansvarig. Sedan dennes start har uppdraget varit att korrigera tidigare felaktigheter från år 2012 och halva år 2013 samt upprätta rutiner och tillse att det finns tillräckliga resurser och kompetens för att kunna hantera ekonomin på ett tillfredställande sätt. Till sin hjälp har den ekonomiansvarige även tillgång till en ny extern inhyrd ekonomikonsult (som även upprättade bokslut och årsredovisning för år 2012) samt att tidigare sjukskriven personal åter är i tjänst. Föreningen har en auktoriserad revisor och i revisionsberättelsen finns en anmärkning att årsredovisning ej har avlämnats i sådan tid att årsstämman kunnat hållas inom sex månader efter balansdagen enligt stadgarnas lydelse. Det anmärks även på att skatter och avgifter ej redovisats och erlagts i rätt tid. Föreningen upprättar en verksamhetsbudget. Denna används inte som ett styrmedel fullt ut. Därutöver upprättas en budget per arrangemang/projekt, vilka oftast följs upp mot budget. 8 av 21

13 God ordning i räkenskaperna och följa ekonomiska händelser i resultaträkning respektive balansräkning Föreningen upprättade med hjälp av en ny extern inhyrd konsult bokslut och årsredovisning för år 2012, vilka vi tagit del av. Vår granskning visar på att det ej varit god ordning i räkenskaperna och att det ej varit möjligt fullt ut att följa ekonomiska händelser i resultaträkning och balansräkning. Bl.a. ser vi att det inte har varit möjligt att följa en specifik händelse i huvudboken då flera händelser bokförts på samma verifikation, att den löpande bokföringen ej har skett på ett tillfredställande sätt samt att verifikationerna ej attesterats enligt någon fastställd attestordning. Föreningen har inte haft någon dokumenterad attestordning eller några formella avstämningsrutiner. I samband med den översyn av rutiner som pågår har en ny rutin upprättats som innebär att det numera sker avstämning månadsvis. Då denna rutin endast hade funnits i en månad då granskningen genomfördes har vi endast kunnat se att detta har skett en gång. En annan rutin som höll på att implementeras under vår granskning är att bokföra enligt faktureringsmetoden som innebär att bokföring sker i samband med erhållen eller upprättad faktura och att kundreskontra och leverantörsreskontra skapas. I granskningen konstaterades även att flera stickprovsgranskade fakturor ej var ställda direkt till föreningen samt att det till vissa verifikationer saknades underlag till kostnader. Detta innebär att vi utifrån de stickprov vi har gjort i vissa fall haft svårighet att avgöra om kostnaderna avser föreningen, aktiebolaget eller annan. För reglering av intäkter och kostnader mellan föreningen och aktiebolaget finns en fördelningsnyckel (excel-fil). Denna fördelningsnyckel är dock ej formellt dokumenterad och fastställd av beslutsorgan, fullständig eller reviderad av annan extern part. Avräkning mellan förening och aktiebolag skedde endast i samband med bokslut för år Det innebär att avräkning ej sker löpande under året. I samband med sakgranskning av denna rapport uppges att det nu inletts ett arbete med att skapa en rutin kring avräkning och avstämning månatligen. Föreningen betalar lön till ekonomiansvarige samt övrig administrativ personal. Denna personal utför även arbetsuppgifter till aktiebolaget. Enligt uppgift delas lönekostnaderna för ordförande/vd mellan föreningen och aktiebolaget. Lönerna hanteras via ett tidrapporteringssystem där en löneadministratör sammanställer lönerna för underlag till utbetalning och bokföring. P.g.a. systemuppdatering har det ej varit möjligt för oss att göra stickprovskontroller i personalsystemet avseende år Föreningens räkenskapsmaterial arkiveras i skåp i föreningens källarlokaler. Enligt uppgift förvaras underlagen stöldsäkert och brandsäkert. 9 av 21

14 Ekonomisk status i föreningen och likviditet Företrädare för föreningen uppger att föreningen haft likviditetsbrist vid enstaka tillfällen. Vidare uppges att likviditeten stabiliserats främst p.g.a. beviljade medel från privat anslagsgivare (medel från Postkodlotteriet). Oreglerade skatteskulder samt momsregistrering och dess hantering I granskningen har det inte identifierats att föreningen har någon skattepliktig verksamhet, vilket föreningen själva även uppger att de inte har. Föreningen är registrerad för moms och som arbetsgivare hos Skatteverket. Dessa avgifter har ej redovisats och betalats in i tid, vilket det även anmärktes på i revisionsberättelsen. Då skatter och avgifter ej varit korrekta, vilket upptäcktes av föreningen under 2013, har nuvarande ekonomiansvarige tillsammans med den externa konsulten gjort en utredning kring detta och gjort korrigeringar under senare delen av Kontanthantering Föreningen har ingen betydande kontant försäljningsverksamhet. Den kontanta försäljningsverksamheten sker inom Aktiebolaget RE:Orient restauranger och som sköter all hantering. Avräkning sker mellan aktiebolaget och föreningen. Vi kan konstatera att det inte finns någon dokumenterad rutin som bidrar till att säkerställa att dessa avräkningar sker på ett korrekt sätt. Föreningens styrelse Företrädare från styrelsen anser att det finns tillräcklig kompetens inom styrelsen. Föreningen har sitt säte i Malmö och har en styrelse bestående av fyra personer. Styrelsemedlemmarna är bosatta i Stockholmsområdet. Föreningen har ingen uttalad dokumenterad arbetsordning eller beskrivning av styrelsens roller. Under år 2012 hade styrelsen inga regelbundna styrelsemöten. Enligt uppgift får styrelsen löpande information om den ekonomiska redovisningen och dess hantering. Det har inte gått att styrka via styrelsemöte protokoll då vi endast erhållit två protokoll sedan 2012, daterade maj 2012 och februari Dialogen med bidragsgivarna och önskemål från föreningen Föreningen anser att de har haft en god dialog med kulturförvaltningen. Synpunkter lämnas avseende att förväntanskapet är stort i förhållande till beviljat bidrag samt att föreningen efterfrågar en ökad tydlighet kring vilka delar stödet ska användas till då föreningen ej beviljas hela det belopp som de sökt. Föreningen efterfrågar därför en diskussion kring vad kulturförvaltningen förväntar sig av de 2 mnkr som ges i anslag, då de anser att beviljade medel inte räcker till att tillmötesgå externa föreningars och politikers förväntningar på verksamheten. 10 av 21

15 Övrigt Enligt uppgift från nuvarande ekonomiansvarige har det förekommit att arvoden betalats ut kontant utan fullständiga underlag (t.ex. faktura) till artister i samband med genomförda arrangemang. Det har även noterats vid vår stickprovsgranskning. I samband med den översyn som nu pågår kring att förbättra föreningens rutiner har ekonomiansvarige tillsett att så ej längre sker. Numera anlitas främst artister som är registrerad för F-skatt och faktura krävs innan utbetalning sker. Föreningen anlitar även utländska artister. Hanteringen av detta har inte tillämpats enligt de särskilda regler som finns avseende artistskatt, så kallad A-SINK. De avtal som föreningen sluter är både i skriftlig och muntlig form. Mellan föreningen och aktiebolaget finns inget skriftligt avtal avseende intäkter och kostnader mellan dessa. Det som finns är den fördelningsnyckel som nämnts tidigare. I granskningen noterades att det i föreningen finns utfärdad bankfullmakt för ägarna till aktiebolaget samt för den före detta ekonomiansvarige (nuvarande ekonomiassisten). Utbetalning kan ske utan två i förening, vilket innebär att dessa personer har ensam behörighet att göra utbetalningar. Nuvarande ekonomiansvarig har ingen egen bankfullmakt, men är den som sköter utbetalningarna via bankdosa. Det betyder att det därmed inte syns att det är nuvarande ekonomiansvarig som har genomfört utbetalningen eftersom det registreras på annan person Skånes konstförening Skånes konstförening är en ideell förening som har som syfte att främja det skånska konstlivet. Föreningen hade år 2012 en omsättning på ca 930 tkr och kulturstödet för Malmö stad uppgick till 370 tkr. Föreningen hyr en lokal i Malmö där även arrangemangen sker. Tillräckliga kunskaper och resurser för att hantera ekonomin på ett tillfredställande sätt Inledningsvis år 2012 sköttes ekonomin i föreningen av verksamhetsansvarige. I detta ingick främst att göra den löpande bokföringen. Den löpande redovisningen gjordes med ett intervall på två månader i taget. Under år 2012 blev föreningen rekommenderade en redovisningsbyrå som föreningen sedan valde att anlita. Det innebär att bokföringsbyrån sedan dess sköter den löpande bokföringen, upprättar bokslut och årsredovisning. Föreningen anlitar auktoriserad revisor. I revisionsberättelsen för år 2012 finns inga anmärkningar. Föreningen har ingen särskild dokumenterad attestordning, men i ett konstituerande protokoll från 2012 framgår vilka som är firmatecknare och som har attesträtt. Det framgår även att upp till ett visst belopp krävs ej attest från firmatecknare. Utbetalning ska alltid ske av firmatecknare. I bankfullmakten framgår att det krävs två i förening för att göra en utbetalning. Vid granskningen 11 av 21

16 noterades dock att en tidigare styrelsemedlem fortfarande finns namngiven i bankfullmakten. Föreningen upprättar en årsbudget som finns som underlag till verksamheten och till bidragsansökningar. Det finns inte några formella avstämningsrutiner som görs löpande men verksamhetsansvarig har möjlighet att gå in i bokföringsprogrammet och följa den ekonomiska utvecklingen. I samband med överlämnandet till redovisningsbyrån skedde avstämning. Föreningens verksamhetsansvarige anser att de idag till största del har tillräckliga kunskaper och resurser för att hantera ekonomin. De resurser och medel som saknas avser budget- och verksamhetsuppföljning. God ordning i räkenskaperna och följa ekonomiska händelser i resultaträkning respektive balansräkning Föreningen upprättar bokslut och årsredovisning, vilka vi tagit del av. Vid stickprovsgranskning har det varit möjligt att följa ekonomiska händelser i resultatrespektive balansräkning. Vid stickprovsgranskning av vissa poster i huvudboken noterades att det ej angetts deltagare och syfte i samband med vissa inköp. Det noterades även att fakturorna signeras för hand på fakturan av en eller två personer. Attesteringen sker dock ej på ett strukturerat sätt. I övrigt noterades inga brister och det har i övrigt varit god ordning i räkenskaperna. Föreningens räkenskapsmaterial för år 2012 och tidigare år arkiveras i källarutrymme till hyrda lokaler. Förvaringen sker enligt uppgift på ett stöldssäkert men ej brandsäkert sätt. Ekonomisk status i föreningen och likviditet Föreningen har en beviljad checkkredit som nyttjats under vissa perioder Enligt uppgift har detta inte berott på tillfällig likviditetsbrist. I vår granskning noterade vi att föreningen har ett negativt eget kapital. Styrelsen har inte vidtagit några åtgärder avseende detta. Enligt verksamhetsansvarig har ekonomin utvecklats positivt de senaste åren. Oreglerade skatteskulder samt momsregistrering och dess hantering I granskningen har det inte identifierats att föreningen har någon skattepliktig verksamhet, vilket föreningen själva även uppger att de inte har. Föreningen bedriver ingen momspliktig verksamhet och är därmed ej heller momsregistrerad hos Skatteverket. Föreningen är dock registrerad som arbetsgivare vilket innebär att de betalar ut löner. Löner utbetalas bl.a. till verksamhetsledare, koordinator och projektanställda. Vi konsterar i vår granskning av verksamhetsledaren betalar ut sin egen lön. Utbetalningen godkänns dock tillsammans med ytterligare en person som har firmateckning enligt bankfullmakt. 12 av 21

17 Vid granskning av föreningens hantering av redovisning av skatter och avgifter till Skatteverket konstaterades att föreningen redovisning sker med viss försening, vilket inneburit kostnadsräntor. Detta beror på glömska enligt verksamhetsledaren. Kontanthantering Föreningen har viss kontanthantering. Kontanthanteringen sker vid försäljning av förtäring i samband med arrangemang samt försäljning av konst vid enstaka tillfällen. Verksamhetsansvarig ansvarar för kassan men har ej utsetts formellt. Det finns en handkassa och avstämning av kassan sker enligt uppgift såväl före försäljning som efter samt att kassarapport upprättas. Bokföring görs löpande medan insättning på bank sker mer sällan. Kontanterna förvaras på ett ej betryggande sätt. Ofta används intäkterna till att göra inköp till föreningen. Föreningens styrelse Föreningen har sitt säte i Malmö och styrelsen består av sju personer, vilket är i enlighet med föreningens stadgar. Föreningen har ingen uttalad dokumenterad arbetsordning eller beskrivning av styrelsens roller. Enligt föreningens stadgar delar ordförande ut arbetsuppgifter. Under år 2012 hade styrelsen månadsvisa protokollförda möten samt årsmöte. Protokollen är undertecknade av berörda personer. Enligt uppgift får styrelsen inte någon strukturerad information om den ekonomiska redovisningen på mötena, men vid stickprovsgranskning av protokollen kan utläsas att föreningens ekonomi diskuterats på vissa möten. Företrädare från styrelsen anser att de arbetar aktivt och besitter tillräcklig kompetens inom styrelsen för att driva föreningen. Dialogen med bidragsgivarna och önskemål från föreningen Föreningen önskar en mer aktiv och tätare dialog från Malmö kulturstöd och efterlyser en särskild utsedd kontaktperson. Föreningen önskar även att det skulle finnas möjlighet att söka bidrag för en flerårsperiod. Övrigt I granskningen identifierades att arvode betalats ut till såväl svenska som utländska artister. Vid genomgång av balans- och resultaträkning kunde vi inte följa att hanteringen av utbetalning av arvoden till utländska artister tillämpats enligt de särskilda regler som finns avseende artistskatt, så kallad A-SINK. De avtal som föreningen sluter är oftast i muntlig form. 13 av 21

18 2.5. Teatr Weimar Teatr Weimar är en ideell förening som bedriver kulturell verksamhet och producerar teater. Föreningen hade år 2012 en omsättning på ca 1,8 mnkr och kulturstödet från Malmö stad uppgick till 460 tkr. I dagsläget hyr föreningen en lokal som är en del av ett lager av Folkets bio. Föreningens arrangemang sker inte i dessa lokaler utan det sker på teaterscener främst i Sverige men även utomlands. Under år 2013 har två personer i styrelsen startat ett handelsbolag. Syftet med handelsbolaget är att möjliggöra för föreningen att hyra teknikutrustning. I vår granskning har vi ej fördjupat oss kring detta då granskningen varit inriktad på verksamhetsår Tillräckliga kunskaper och resurser för att hantera ekonomin på ett tillfredställande sätt Föreningens kassör (tillika ordförande och verksamhetsledare) sköter ekonomin, gör den löpande bokföringen och utbetalningar. Kassören har ingen särskild utbildning utan är till största del självlärd. Under år 2012 gjordes ej bokföringen löpande utan sammanställdes endast 3 gånger under året. Det har även medfört att bokslut och årsredovisning för år 2012 blev sent upprättad. Vid intervju uttrycker kassören en önskan om att anlita en redovisningskonsult för den löpande bokföringen. Föreningen har auktoriserad revisor och revisionsbyrån upprättar bokslut och årsredovisning. I revisionsberättelsen för år 2012 finns anmärkning på att föreningen har redovisat och betalat skatter och avgifter för sent vilket medfört förseningsavgifter, skattetillägg och räntekostnader. Det finns även noterat brister i föreningens redovisningsrutiner, dessa brister har bl.a. medfört kraftiga eftersläpningar i bokföringen. I samband med ansökan om stöd från Malmö stad upprättas en budget enligt bidragsgivarens krav. Föreningen upprättar inte någon generell budget för året i övrigt och använder inte budgeten som något styrmedel. God ordning i räkenskaperna och följa ekonomiska händelser i resultaträkning respektive balansräkning Vi har tagit del av upprättat bokslut och årsredovisning. Föreningen har ingen attestordning eller några formella avstämningsrutiner. Vid stickprovsgranskning av vissa poster i årsredovisningen noterades att föreningen har en fordran på styrelsen och projektanställda, vilket till största del beror på hanteringen av kontantutlägg och återredovisning och reglering av dessa. Kvittohanteringen avseende inköp inom föreningen är omfattande. Avstämning och redovisning av kvitton görs ej löpande utan bokförs in vid slutet av året. Vid stickprovskontroll av kvitton konstaterades att det inte alltid framgår syfte med inköpen. I granskningen konstaterades även att några stickprovsgranskade fakturor ej var ställda direkt till föreningen samt att det till vissa verifikationer saknades 14 av 21

19 underlag till kostnader. Ovanstående innebär att vi utifrån de stickprov vi har gjort i vissa fall haft svårighet att avgöra om kostnaderna avser föreningen eller ej. Föreningens räkenskapsmaterial arkiveras i en lagerlokal. Enligt uppgift förvaras det stöldsäkert men ej brandsäkert. Ekonomisk status i föreningen och likviditet Föreningen har under år 2012 haft perioder med likviditetsbrist. Detta har bl.a. noterats då föreningen inte har betalat skatter och avgifter i tid. Löner har ej heller kunnat betalas ut för den perioden de avser. Oreglerade skatteskulder samt momsregistrering och dess hantering I granskningen har det inte identifierats att föreningen har någon skattepliktig verksamhet, vilket föreningen själva även uppger att de inte har. Föreningen är registrerad för moms, F-skatt och som arbetsgivare hos Skatteverket. Enligt uppgift har föreningen under senare år inte bedrivit någon momspliktig verksamhet. Vid granskning av föreningens hantering av redovisning av skatter och avgifter till Skatteverket konstaterades i likhet med avlämnad revisionsberättelse att föreningen inte sköter betalning och redovisning av skatter och avgifter i tid. Löner betalas ut till främst projektanställda. Kontanthantering Föreningen har ingen betydande kontant försäljningsverksamhet och det finns inte någon person som fått särskilt kassaansvar. Medarrangörer sköter den kontanthantering som sker vid arrangemang och avräkning sker. För övrig kontanthantering se God ordning i räkenskaperna och följa ekonomiska händelser i resultaträkning respektive balansräkning. Föreningens styrelse Föreningen har sitt säte i Malmö och har en styrelse bestående av fem personer. Styrelsemedlemmarna är bosatta dels i Malmöområdet dels i Stockholmsområdet. Föreningen har ingen uttalad dokumenterad arbetsordning eller beskrivning av styrelsens roller. Under år 2012 hade styrelsen två möten samt årsmöte, vilka samtliga har protokollförts. Protokollen har signerats av berörda personer. Enligt uppgift får styrelsen inte någon strukturerad information om den ekonomiska redovisningen. Företrädare från styrelsen anser att det finns tillräcklig kompetens inom styrelsen avseende föreningens verksamhet, medan det finns brister kring kunskap avseende styrelsearbete, ekonomi och administration. 15 av 21

20 Dialogen med bidragsgivarna och önskemål från föreningen Önskemål finns om att Malmö stad i större utsträckning ska stötta föreningar som växer och utvecklas och inte enbart de föreningar som behöver kontinuerligt ekonomiskt stöd. I övrigt önskas en mer aktiv dialog från Malmö kulturstöds sida. Övrigt I granskningen identifierades att arvode betalats ut till svenska artister. Vid stickprovskontroll konstaterades att till svenska artister har arvoden betalats ut dels som lön till artister med A-skatt och dels som arvode till artister med F-skatt. Enligt uppgift har arvode till utländsk artist endast skett en gång under år 2012 och det pågår idag en utredning kring hanteringen av A-SINK för denna person. De avtal som föreningen sluter i samband med t.ex. arrangemang och med arrangörer är ofta i muntlig form. 16 av 21