INTERNKONTROLLPLAN BUK. Hur många synpunkter har kommit in avseende ljudnivån. Har avstämning gjorts på APT arbetsmiljö.

Transkript

1 INTERNKONTROLLPLAN BUK Kultur: Arbetsmiljölagen Vision Tillgänglighet och bemötande Rutiner gällande systematiskt säkerhetarbete är felaktiga/inaktuella förhöjd ljudnivå i bokhallen på Culturum medför missnöje hos besökare och arbetsmiljöproblem för anställda Genomgång på samverkansgrupp Verksamhetschef kontroll 1 ggr/ 12 KS Hur många synpunkter har kommit in avseende ljudnivån. Har avstämning gjorts på APT arbetsmiljö. Verksamhetschef uppföljning 1 ggr/ 15 KS Arbetsmiljölagen Hot om våld från allmänhet, gäller både besökare och personal i publika lokalerna Kontroll att test av personlarm skett enligt plan. Stickprov att kännedom om agerande vid hot om våld finns. HR-assistent kontroll stickprov 1 ggr/ 10 KS Campus: Gymnasial och grundläggande vuxenutbildning: Förordning (2011:1108) om vuxenutbildning, kap 2, 28 För en elev som deltar i arbetsplatsförlagt lärande ska det utses en handledare på arbetsplatsen. Som handledare f bara den anlitas som har nödvändiga kunskaper och erfarenheter för uppdraget och som även i övrigt bedöms vara lämplig. Svt att ha koll på vilken kompetens alla praktik/lärlingshandledarna har för de yrkesutbildningar vi köper in externt. Risk att eleven f en handledare som saknar relevant kompetens? Kvalitetskontroll sker ligen med avstämning mot upphandlingsavtalet samt stickprov. Rektor Stickprov Årlig kontroll 12 KS Högre utbildning: Lag (2009:128) om yrkeshögskolan, kap. 1 3 Verksamheten inom yrkeshögskolan ska utformas i överensstämmelse med grundläggande demokratiska värderingar. Var och en som verkar inom yrkeshögskolan ska främja aktning för varje människas egenvärde samt respekt för de mänskliga rättigheterna och v gemensamma miljö. Särskilt ska den som verkar inom yrkeshögskolan främja jämställdhet mellan könen och aktivt motverka alla former av kränkande behandling. Risk att arbetslivets könsrollstänkande cementeras i utbildningarna via utbildningarnas ledningsgrupper. Har diskussion förts i ledningsgrupper? Är rutinen framtagen och implementerad? Chef Uppföljning i samband med bokslutet I ggr/ 16 KS 1

2 INTERNKONTROLLPLAN BUK Ungdom: Enligt 29 kap 9 Skollagen (2010:800). En hemkommun ska Risk att inte få kontakt med alla ungdomar löpande under et hålla sig informerad om hur de som omfattas av ansvaret. Risk att missa ungdomar i kommunen är sysselsatta som har fullgjort sin inflyttade ungdomar som omfattas av skolplikt men inte har fyllt 20 och inte genomför eller har ansvaret. fullföljt utbildning på nationella program i gymnasieskola eller gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning (aktivitetsansvar). SFI och Särskild utbildning för vuxna: Skollagen 22 kap 11 Hemkommunen är skyldig att se att utbildning i svenska för invandrare erbjuds dem som enligt 13 har rätt att delta i utbildningen. Utbildningen ska finnas gänglig så snart som möjligt efter det att en rätt utbildning i svenska för invandrare inträtt. Om det inte finns särskilda skäl ska utbildningen kunna påbörjas inom tre månader. Följa upp att rutinen är framtagen, diarieförd och ämpas. Antal avvikelser? Med den nuvarande inströmningen av nya Kontroll av väntetider för flyktingar finns risk att vi inte hinner bygga etableringsflyktingar och övriga ut organisationen med behörig personal i flyktingar. den takt som behövs för att inte skapa längre väntetider. Risk att övriga invandrare f vänta längre då etableringsflyktingar "har företräde" studieplatserna och även har kortare och snabbare handläggningstid. Chef Rektor Uppföljning i samband med bokslutet. Regelbunden uppföljning av studerande strömmarna Löpande 15 KS Månadsvis 12 KS Varje kommun ska aktivt verka för att en nyanländ som omfattas av lagen (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare kan påbörja utbildningen inom en månad från det att den nyanlände anmält sig utbildning i svenska för invandrare hos kommunen. Lag (2010:877). Gymnasieskolan: Skollagen SL: kap 8 Brister i rutiner för mottagande i gymnasiesärskolan. Risken är att elever som antas gymnasiesärskolan utan att höra målgruppen. Det minkar elevernas alternativ i framtida studie- och yrkesval. Säkerställa att allaantagna hör målgruppen Utbildningschef/ Genomgång av 1 gång per / Rektor för särskolan befintliga rutiner samt kontroll av Vterminen 2015 samtliga nu inskrivna elever på gymnasiesärskolan 20 KS Skollagen SL2010: kap 19, SFS 2010: kap 15 Modersmålsundervningen ska stödja elevers generella språkutveckling och skapande av identitet. Bristande rutiner för erbjudande av modersmålsundervisning vars syfte är att stödja elevens språkutveckling och lärande överlag. Kontroll att rutiner för rektors beslut om erbjudande av modersmålsundervisning följs. Utbildningschef/ Genomgång av integrationssamordn befintliga rutiner are samt stickprovskontroll 1 gång per 16 KS SFS 2010: kap 9 Studiehandledning ska ges på modersmålet elever som behöver det i sin utvekling mot nå målen. Bristande rutiner för erbjudande av studiehandledning på modersmålet. Risken är att studiehandledning på modersmålet uteblir och hindrar eleven i sin utveckling mot målen. Kontroll att rutiner för rektors beslut Utbildningschef/ om erbjudande av studiehandledning Rektor på modersmålet följs Genomgång av befintliga rutiner samt stickprovskontroll 1 gång per 20 KS 2

3 INTERNKONTROLLPLAN BUK Nyköpings högstadium: (4 kap. 3-8 skollagen) Varje huvudman och skolenhet Risk för bristfällig planering och uppföljning i skall systematiskt och kontinuerligt planera, följa upp och den nystartade verksamheten. utveckla utbildningen. Inriktningen ska vara att de nationella målen för utbildningen uppfylls. Att det finns ett shjul/kalendarium framtaget med aktiviteter som är kända och samverkade fackligt. Utbildningschef åk 7- Genomgång samt 9 analys. Årligen vid HTstart Uppföljning av fg läs 12 KS Lagen om skydd mot olyckor (SFS 2003:778) Systematiskt säkerhetsarbete Risk för brister i det systematiska säkerhetsarbetet i den nystartade verksamheten. Att brandövningar genomförts enligt shjulet Att skyddsronder på den fysiska arbetsmiljön genomförts enligt shjulet. Utbildningschef åk 7- Genomgång samt 9 analys. Årligen vid HTstart Uppföljning av fg läs 20 KS Att skyddsronderna följts upp av skolans skyddskommité Att inlämnade budsanmälningar sammanställts och följts upp av skyddskommitén. Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete och allmänna råd om ämpningen av föreskrifterna (AFS 2001:1) Risk för brister i arbetet med systematiskt arbetsmiljöarbete i en nystartad verksamhet. Att skyddsronder genomförts på den Utbildningschef åk 7- Genomgång samt psykiska arbetsmiljön enligt shjulet. 9 analys. Att skyddsronderna följts upp av skolans skyddskommité Årligen vid HTstart Uppföljning av fg läs 15 KS Grundskolan: Strategisk planering: Skollagen SL 2010:800 3 kap 3 Brist på strategisk planering Att det finns en strategisk plan och att Utbildningschef/ ang.mottagande och placering av nyanlända den genomförs. Rektor Avstämningsmöten Löpande 20 KS Ledning och styrning: Skollagen SL 2010:800 2 kap 9-10 Rektorer saknar befogenhet för att genomföra delar av sitt uppdrag, tex rekrytering. Uppföljning att fattade beslut rimmar med rektors uppdrag. Div.chef Utbildningschef Regelbundna uppföljningar av anställningar Löpande 20 KS HR: Skollagen SL 2010:800 2 kap 13, 20 Brist på behörig/legitimerad personal Kontroll av antal legitimerad personal som anställs Rektor Uppföljning av behörighetskrav Del 16 KS HR: Skollagen SL 2010:800 3 kap 3 Brist på studiehandledare, modersmålslärare Kontroll av hur många av de nyanlända som är berättigade studiehandledning och modersmålsundervisning och att de har erbjudits stöd. Rektor Uppföljning av behörighetskrav Del 16 KS 3

4 INTERNKONTROLLPLAN BUK Skollagen SL 2010:800 2 kap 13 Ek: Skollagen SL 2010:800 2 kap 13 Skollagen SL 2010:800 3 kap 7-12 Små enheter saknar lärare med behörighet i alla ämnen Svt att grundbemanna inom ramen för ekonomin Färre personal påverkar flexibilteten som stöd elever i behov av särskilt stöd Bristande åtgärder för att sänka medarbetarnas korttidsfrånvaro. Hög arbetsbelastning och stress. Kontroll av antal legitimerad personal som anställs Kontinuerlig avstämning av budget i förhållande elevpeng Att det finns en verksamhetsplanering där det framg hur verksamheten ska bedrivas så att elever med behov av särkilt stöd f det stödet Uppföljning av arbetsmiljöarbetet och sjukfrånvaro Utbildningschef/ Rektor Div.chef Utbildningschef Rektor Representativ arbetsgrupp Årligen 20 KS Analys Löpande 16 KS Dialog med ekonom och Utb.chef Löpande 12 KS Rektor Dialog på enheten Löpande 12 KS HR: personalhälsa Bristfälliga och ofärdiga IT-system som inte ger stöd verksamheten äventyrar ekonomiskt slutresultat och statistik sammanställning.(scb) Uppföljning av BUK s representation i upphandling av nya IT-system. Div.chef Chef ITenheten Dialog med rektorer o Utb.chef Löpande 25 KS IT-system Förskolan: För få antal pedagoger per barn utgör risker på barns säkerhet, utveckling och trygghet. Kontroll antal barn per pedagog Utbildningschef Mätning Månadsvis löpande 25 KS Skollag (2010:800) 8 kap 2 Barn i behov av särskilt stöd ges inte det stöd de har rätt Kontroll om alla barn som är Utbildningschef berättigade särkilt stöd har fått det. Uppföljning per chef och RT Månadsvis löpande 25 KS Skollag (2010:800) 8 kap 9 Skollag (2010:800) 2 kap 13 Svt att rekrytera förskollärare pga löneläget Andel ansökningar där sökande tackat nej tjänsten pga lönen Utbildningschef Varje enhet ansvarar för sin rekrytering i samråd med HR Kvartalsvis på planerade avstämningsmöt en områdesvis inkl HR 16 KS 4

5 INTERNKONTROLLPLAN BUK Förskoleverksamheten ges inte möjlighet att Kontinuerlig avstämning av enhetens Utbildningschef planera för en basorganisation pga ev budget i förhållande barnpeng återbetalning för outnyttjade platser som vi inte kan styra över pga föräldrars val. Kommunens resursfördelningssystem. Redovisning kostnader och konsekvenser löpande huvudmannen Löpande per enhet per månad genom konsekvensanal yser i bl a BPA 25 KS Skollag (2010:800) 2 kap 8 a Arbetsmiljölagen Personalens sjukfrånvaro ökar. Hög arbetsbelastning och stress. Ekonomi Ekonomihandbok/Leverantörs-reskontra/Leverantörsrutiner. Leverantörsbetalningar/Utbetalningsorder betalas fel person. Kommunen betalar bluffakturor, alt för saker som aldrig blir levererade. Avstämning av sjukfrånvaro Utbildningschef Kontroll HR och förskolechefer Kontroll av F-skatt och orgnr. momsavdrag mm Ekonomihandbok/Rutiner & reglementen/attestreglemente. Fel person attesterar betalningar Att befintlig attestförteckning är aktuell. Att reglementet följs Rutin för kontanthantering Ekonomihandboken/Rutiner och reglementen/handkassa, kontanthantering Vid inköp av varor tjänster används upphandlade avtal Redovisning -investeringsrutiner Rutinerna för uppföljning per enhet genomförs enligt plan Följa upp åtgärder för en budget i balans att de genomförs och rapporteras. Förskingring av kontanta medel Att kommunen inte är trogen ramavtal,leder ökade kostnader. Inköp görs på driften som borde vara investeringar. Att rutinen följs, att kontanta medel förvaras på betryggande sätt. Kontroll av leverantörer inom vissa kostnadskonton Uppföljning av några konton Vid utebliven eller bristfällig uppföljning finns Kontroll att alla budgetansvariga risk att delade medel inte används enligt chefer sammans med överordnad uppdrag. chef har genomfört uppföljningarna där ekonomerna också är en resurs i arbetet. Åtgärder som krävs för att nå en budget i balans sätts in för sent eller genomförs inte alls. Samtliga budgetansvariga chefer som har upprättat en åtgärdsplan skall kontinuerligt redovisa vilka åtgärder som genomförts och när. ( skriftlig dokumentation). Divisionschef/ Ekonom-gruppen BUK Divisionschef/ Ekonom-gruppen BUK Divisionschef/ Ekonom-gruppen BUK Divisionschef/ Ekonom-gruppen BUK Divisionschef/ Ekonom-gruppen BUK Divisionschef/ Ekonom-gruppen BUK Utbildningschef/ Divisionschef BUK Månadsvis löpande 25 KS Stickprov 1 ggr/ 15 KS Stickprov 1 ggr/ 15 KS Stickprov 1 ggr/ 15 KS Stickprov 1 ggr/ 16 KS Stickprov 1 ggr/ 9 KS Systematisk redovisning Systematisk redovisning 2 ggr/ 16 KS 4 ggr/ 16 KS 5

6 INTERNKONTROLLPLAN DSO (process/styrdokument/rutin ) Område 1 Kvalitet och säkerhet Inte jobbar med kvalitetssäkring och avvikelser Avvikelsehantering - avvikelser tas upp på APT/ hälsokonferens, åtgärder följs upp Kvalitet och säkerhet Risk att verksamhetsdokumentation, hur en Säkerhetspärm innehåller verksamhet fungerar, inte finns skriftligt. Osäkerhet checklista okunskap hos chef och medarbetarna Område 2 Dokumentation Enhetschefer Stickprov på 1 avvikelse/enhet 1 gång per 15 KS Enhetschefer Utarbeta checklista, kontrollera samtliga pärmar. Kollegiegranskning 2 gånger per 12 KS ; april/oktober Genomförandeplaner; att brukare ej f det dom har Att genomförandeplan finns upprättad Enhetschef Stickprov 1 gång per 12 KS rätt. kvartal Dokumentation Att man ej följer uppsatta mål i genomförandeplaner Att genomförandeplan följs upp Enhetschef Stickprov 1 gång per 20 KS kvartal Område 3 Bemanning Att det inte finns personal på alla rader Att skriva återbesättningsprövning HR Dokumentation Brist i dokumentation Genomförandeplan och socialdokumentation Område 4 Enhetschef Att skriva det fortsatta behovet HR 1 gång per 25 KS månad Enhetschef Stickprov 5 stycken i 16 KS månaden Dokumentation Kvalitet kontra beslut Genomförandeplaner Enhetschef Stickprov 3 st per 12 KS kvartal Effektivt resursutnyttjande Att använda resurser på rätt sätt Kringtiden för leg personal Enhetschef Tidsmätning / deltagande observatör 1 gång per 12 KS Dokumentation Kvalitetet på HsL-dokumentationen Dokumentation/HsL efter journalgranskning MAS Stickprov 3 st per 12 KS kvartal Område 5 Förhandsbedömning Förhandsbedömning inom 2 veckor avseende samtliga anmälningar enligt 14:1 SoL. Utredningar ViNR Inleda utredning enligt 11:1 SoL vid samtliga anmälningar enl 14:1 SoL innehållande uppgifter om våld i nära relation Att förhandsbedömning gjorts inom 2 veckor, avseende samtliga anmälningar enligt 14:1 SoL Att utredning kring barnet omedelbart startas vid inkommen anmälan om våld i nära relation Enhetschef Kontroll mot procapita Samtliga 2 12 KS gånger per Enhetschef Kontroll av anmälningar och startade utredningar i dessa ärenden Samtliga nya 12 KS 2 gånger per Riskbedömning Riskbedömning utan dröjsmål Att riskbedömning gjorts utan dröjsmål samt att den har dokumenterats, vid samtliga inkomna anm enl 14:1 SoL Område 6 Felaktiga utbetalningar Försörjningsstöd; Att felaktiga utbetalningar sker Kontroll av kostnadsutvecklingen per handläggare och ändringar i beloppskontrollerna m.m. Placeringar Institutionsplacering av vuxna. Att kostnaden för Att placeringar i första hand placering blir högre än nödvändigt. Att otydligheter i görs i första hand inom ramavtal. Att avtalet leder extrakostnader. Köp av tjänster placeringsavtal upprättas utanför ramavtalet Barnperspektivet Att barnets behov kommer i skuggan av den Att barnens situation belyses vuxnes. Att barns behov av skydd inte utreds och i utredningar på vuxenteamet. Rubrik godoses barnperspektiv Enhetschef Kontroll av förhands bedömningar Samtliga 15 KS löpande över et. Enhetschef Komplett/Stickprov/Översiktlig. Kontrollen av försörjningsstöd utgörs av fyra delrutiner/kontrollmoment som redovisas i särskilt dokument Månadsvis/K vartalsvis 15 KS Enhetschef Kontroll mot placeringar och beställning Samtliga nya 12 KS 2 gånger per. Enhetschef Kontroll av anmälningar och startade utredningar i dessa ärenden 5 st 12 KS stickprov, 4 gånger per 6 (21)

7 INTERNKONTROLLPLAN DSO (process/styrdokument/rutin ) Ekonomi Intäkter Saknar information och underlag för att kunna Säkerställa att rätt underlag och återsöka bidrag från migrationsverket vilket kan leda information kommer den som gör missade intäkter för kommunen återsökningarna Ekonomi Risk för felaktigheter i RS vilket leder fel i LSSutjämningen Kontroll att kostnader bokförs och redovisar rätt Ekonomi Felaktiga prognoser Kontroll av kostnadsutvecklingen per handläggare och ändringar i beloppskontrollerna m.m. HR Ekonom Samverkan med berörda enheter inom kommunen 4 gånger per 16 KS Ekonom Genomgång av räkenskaperna 1 gång per 12 KS Enhetschef Kontroll av utfall/prognos Varje 12 KS HR Vikarier som inte har Vd- och Att rutinen följs HR-team Stickprov 1 gång per 12 KS Omsorgsprogrammet eller Barn- och Fritidsprogrammet f företrädesrätt enligt LAS HR Timvikarier f jobba för lite och slutar. Många Avstämning vikariebehov HR-team Stickprov 4 gånger per 12 KS ovana vikarier och en kostnad för att rekrytera nya vikarier Administration Behörigheter Information kan hamna i fel händer Avstämning med chefer DSO-IT Utskick via mail 2 gånger per 16 KS Uppdrag säbo Person som st i kö för säbo f ej plats Sökning i Procapita av ej Boendesamor Sökning i Procapita 1 gång per 12 KS verkställda beslut dnaren kvartal Posthantering Post kommer ej fram, fördröjning av ärenden Kontrollera att rutinen följs Registrator Granskning av rutin och att den efterlevs 2 gång per 12 KS uppföljning 7 (21)

8 INTERNKONTROLLPLAN TEKNISKA DIVISIONEN Ekonomi och Upphandling Personal och medarbetare IT och säkerhet Leverantörsbetalning/Leverans Attestrutin Personalhandboken IN - APT Instruktion i Personalhandboken Central och lokal kemikalierutin Systematiskt arbetsmiljöarbete IT-handboken. Riktlinjer för systematiskt säkerhetsarbete Felaktig leverans/leverantörsbetalning Fel attestant på manuella utbetalning och bokföringsordrar som skapar felaktiga utbetalningar. APT genomförs ej med obligatoriskt innehåll Medarbetarsamtal med skriftlig utvecklingsplan genomförs ej Olyckor i samband med hantering av farligt avfall/kemikalier samt brandfarligt avfall Arbetsskador kopplat fysisk arbetsmiljö. Obehörig åtkomst IT-system kan leda t ex ekonomisk förlust, skadegörelse, skada kommunens goodwill Att varan är beställd och levererad rätt kvalitet, pris och tid. Kontroll av följesedel mot faktura. Kontroll av attestordningen på utbetalningra och omföringar. Uppföljning av dokumentation från APT:er i Platina Kontroll av antal genomförda utvecklingssamtal och utvecklingsplaner Miljöingenjörerna kontrollerar att rutinerna följs Uppföljning av gemensam handlingsplan på TEK Antal divisionssystem med BITS genomgång samt handlingsplan. Information nyanställda. Ekonomi Ekonomi Stickprov 10 fakturor varje halv. Stickprov 25 utbetalningar Uppföljning av dokumenta-tion från APT:er 2 gånger per, i maj och nov 2 gånger per, i maj och nov Konsekv/ Sannolikh et 9 KS 6 KS 1 ggr/ 4 KS Uppföljning 1 ggr/ 3 KS Miljöingenjör Stickprov 1 ggr/ 9 KS Verksamhetschef Verksamhetschef Arbetsmiljösamordnaren IT-samordnare Mätning av antal bud och arbetsskador Kontroll/uppföljnin g av BITS och handlingsplaner Månadsvis 9 KS 1 gång/ 6 KS Beredskap för krishantering Verksamheterna är oförberedda på akuta allvarliga risker och händelser Kontroll av att krispärmarna uppdateras och är kända på divisionen. Verksamhetschef Följs upp vid ledningens genomgång, protokollförs i Lednings-laget. 1 gång/ 10 KS Verksamhet OVK-besiktning Bristande ventilation i kommunens fastigheter Uppföljning av besiktningsprotokoll Fastighetschef Riktad Elsäkerhetsrutin Bristande elsäkerhet Revision i enlighet med rutin Serviceplan enligt Zenit bilpool Service genomförs ej enligt plan på leasade fordon Uppföljning av fakturor på utförd service Behörig elinstallatör Fordonssamordnarna 3-5 s intervall 9 KS Intern-revision 1 gång/ 8 KS Fakturakontroll Månadsvis 9 KS 8 (21)

9 INTERNKONTROLLPLAN SAMHÄLLSBYGGNAD Attestrutiner/inköpsregler/ Leverantörsgranskning Felaktiga utbetalningar, utbetalningar gör utan avtal eller underlag Kontroll av fakturor i förhållande avtal och underlag, (rutin följs) Ekonomiansvarig Stickprov 1 ggr/kv 15 Förv.chef Attestreglemente Verksamhetsuppföljning Sambandskontroll Exploateringsbudget Överskridande av exploateringsbudget Kontroll att uppdrag finns från KS/KF Kontroll att exploateringskalkyl finns (nya uppdrag) Vid större avvikelse mot budget än åtet (enl rutin), gör kontroll att godkännande finns från KS/KF Vid varje uppföljning, rapporteras 1 ggr/ 12 Förv.chef 1 ggr/kv 20 Förv.chef Årlig genomgång av att rätt taxor/avgifter debiteras och att avtal uppdateras/upprättas HRI, medarbetarsamtal, sjukfrånvaro, arbetsmiljömätninng Felaktiga taxor/debitering. Kommunen f inte in intäkter enligt avtal eller enligt beslut för levererade tjänster. Låg/hög arbetsbelastning Kontroll av att -samtliga detaljplan är debiterad vid lagakraft -planavgift tas ut vid bygglov -intäkter för försäljning av fastigheter bokförts -rätt bygglovstaxa tas ut Genomför HRI/medarbetarenkät, medarbetarsamtal och upprättat en handlingsplan Enhetschef Service Stickprov 1 ggr/kv 12 Förv.chef chef Fullständig 1 ggr/kv 16 Förv.chef SHB:s grundläggande rutiner Personal försvinner under uppdrag/personskador/dödsfall Kontroll mot rutiner, skapa lokala rutiner, genomgång av rutiner på APT chef Fullständig 1 ggr/kv 20 Förv.chef Kartläggning IT driftstörningar Mät antal tim bortfall av produktion Enhetschef Fullständig 1 ggr/kv 15 Förv.chef Service Utbildningsplan för verksamhetssystem Kompetensbrist IT/verksamhetssystem Kontroll att utbildningplaner är upprättade chef Fullständig 1 ggr/kv 10 Förv.chef Fattade beslut ska verkställas Politiska eller andra beslut verkställs inte Uppföljningar av att KS/KF beslut verkställs där återrapportering krävs Diarierutin och Handlingar registreras, förvaras och utlämnas inte Skapa/utveckla rutin för diarieföring i Platina, dokumenthanteringsplaner korrekt kontrollera att den följs Revidera dokumenthanteringsplan för KS, kontrollera att den följs KS-delegationsordning KS-delegationsordning följs inte och rapporteras ej Kontroll att delegationsordningen följs Kontoll att rapportering sker Skapa rutin för intern arbetsordning chef Fullständig 1 ggr/kv 12 Förv.chef Enhetschef Service Enhetschef Service Kostnader belastar fel konton Kontroll att rätt konto belastas vid uppföljning Ekonomiansvarig Uppföljning Ekonomiansvarig Uppföljning Avvikelsekontroll 1 ggr/kv 20 Förv.chef Stickprov 1 ggr/kv 15 Förv.chef 9 (21)

10 INTERNKONTROLLPLAN BESTÄLLARKONTORET Internöverenskommelse Nat kvalitetssäkrar inte nämndernas verksamhet ( det saknas formulerade kravnivåer) Analys av kravnivåer i internöverenskommelser chef och medarbetare Uppföljning i samband med delsbokslut 1 ggr/ 12 KS Tillsyn Nat utför inte syn på nämndernas verksamheter Uppföljning att Nat har inventerat hur nämnderna jobbar med syn. Omvärldsbevakning Nat genomför inte räcklig omvärldsbevakning Intervju med enskild vid medarbetarsamtal utifrån kompetensinventering och behov Kompetensutveckling Nat kompetensutvecklar inte i räcklig omfattning för uppdraget Intervju med enskild vid medarbetarsamtal utifrån kompetensinventering och behov Prioritering Nat jobbar inte med "rätt" saker Frågor nämndernas presidier om hur de upplever Nats leverans utifrån uppdraget. chef och medarbetare chef chef och medarbetare chef Uppföljning i samband med delsbokslut Uppföljning i samband med medarbetarsamtalet. Frågemall Uppföljning i samband med medarbetarsamtalet. Frågemall Enkät i samband med bokslut 1 ggr/ 12 KS 1 ggr/ 9 KS 1 ggr/ 9 KS 1 ggr/ 9 KS Verksamhetsplan Nat utför inte den strategiska planeringen åt nämnden Kontroll av vilka ärenden som finns som informationsärenden på nämndkallelsen. chef och medarbetare Stickprov 1 ggr/ 8 KS Resurser och effektivisering Nat/Beställarkontoret har inte räcklig bemanning, mellan nämnder och kontoret som helhet. Följa upp volymer och nyckeltal tex sjukfrånvaro, antal ärenden, medborgarförslag osv. chef Uppföljning i 1 ggr/ 8 KS verksamhetsberättelse i samband med bokslut Rutiner och styrdokument Nat följer inte administrativa rutiner, lagar och förordningar Uppföljning av tjänsteskrivelser chef Stickprov 1 ggr/ 8 KS 10 (21)

11 INTERNKONTROLLPLAN HR AVDELNINGEN Aktiv återgång Personalpolicyns övergripande mål om att vara en attraktiv arbetsgivare Risk att korttidssjukfrånvaron kommer att vara fortsatt hög. Rutinen aktiv återgång syftar att fånga upp sjukfrånvaro i god tid. Risk att chefer slutar sin anställning inom yrkesområden som är svrekryterade och/eller där vi har en hög personalomsättning. Ställ frågor chefer om de känner och använder stegen i Aktiv återgång. Ställ frågor chefer som arbetat 1-5 för att identifiera vad som gjorde att de valde oss som arbetsgivare och vad som kan få dem motiverade att stanna kvar. HR-chef Intervjuer 1 ggr/ 9 KS HR-chef Intervjuer 1 ggr/ 12 KS Personalpolicyn - område personalförsörjning, mål om att kommunen ska rekrytera och utveckla rätt kompetens. Vid rekrytering finns risk att kommunen inte f sökande som uppfyller kravspecifikationen. Ställ frågor chefer som rekryterat svrekryterade grupper. HR-chef Intervjuer 1 ggr/ 12 KS 11 (21)

12 INTERNKONTROLLPLAN IT AVDELNINGEN Ekonomi Avgifter och avtal Kommunen f inte in intäkter enligt avtal eller enligt beslut för levererade tjänster. Årlig genomgång av att rätt avgifter debiteras och att avtal uppdateras. Inventarier Kommunens IT-inventarier försvinner Årlig uppdatering av inventarieförteckning och kontroll över existerande inventarier IT-chef Stickprov 1 ggr/ 9 KS IT-chef Stickprov 1 ggr/ 16 KS HR Rutin för sjukanmälan. Inget löneavdrag görs vid sjukfrånvaro, VAB Personalhandbok/Anställning/Sju Semesterledighet rapporteras inte kfrånvaro, rutin Uppföljning att resultatet för rutinen kring sjukanmälan, VAB och semesteransökan fungerar chef Fullständig Löpande 12 KS Personalhandbok/Anställning/Ru Felaktigt utbetalda löner, resersättningar, tin för lönehantering traktamente Personalhandbok/Anställning/Re seräkning/traktamente/kostförmå n Följa upp att rutiner följs samt att underlag är rätt ifyllt och rapporterat chef Stickprov Årligen 6 KS Personalhandboken/ Arbetsmiljö/Arbetsmiljölagen Kompetens IT Behörighet Brister i arbetsmiljö. Tillgång rätt kompetens saknas för att kunna leverera tjänster verksamheterna Obehörig åtkomst IT-system kan leda t ex ekonomisk förlust, skadegörelse, personsäkerhet som kan skada kommunens goodwill Skyddsronder, medarbetarsamtal, HRI-mätning. Följ upp att planer finns för grundbemanning och rätt kompetens finns Följa upp att användarid som inte längre används är borttagna från verksamhetssystemen. Följ upp att verksamheterna ämpar rutiner enligt systemförvaltningsplanen. Fullständig Årligen 8 KS chef IT-chef Fullständig Löpande 12 KS Systemförvalt ningssamordn are Fullständig 2 ggr/ 12 KS Felaktig delning av behörighet från ej auktoriserad godkännare Flera personer delar användarid och lösen vilket försvar spbarhet Inaktuella konton är gängliga för obehöriga Obehörigt träde ökar risken för sabotage Matchning mot lista över auktoriserad godkännare Följa upp att gruppkonton inte används Följa upp genom checklista när anställning upphör att användarid är borttaget Kontroll av behörigheter säkra utrymmen Systemansvarig Fullständig Kontinuerligt 12 KS IT-chef Fullständig 2 ggr/ 12 KS IT-chef Fullständig Kontinuerligt 12 KS IT-chef Fullständig 2 ggr/ 10 KS 12 (21)

13 INTERNKONTROLLPLAN IT AVDELNINGEN Säkerhet Tillämpning av riktlinjer (Länk IT-riktlinjerna) Obehörig kommer åt inloggningsuppgifter som förvaras på obörligt sätt och kommer därefter åt känslig informatiopn Försäkra att nyanställd är informerad om innehåller i ITriktlinjerna där det framg hur lösenord ska förvaras Säkerhetsuppdatering Virusangrepp orsakar problem med gänglighet Regelbunden genomgång av loggar för antivirusuppdatering och säkerhetsuppdatering av klienter och servrar IT-chef Fullständig Kontinuerligt 16 KS IT-chef Fullständig Kontinuerligt 10 KS Riktlinjer för systematiskt säkerhetsarbete. Säker förvaring av handlingar. Utbildning i riskoch brandsskydd, stöldskyddsmärkning. Brand, stölder, inbrott, skadegörelse, vandalisering. Säkerhetsronder. Tillsyn systematiskt säkerhetsarbete. Följs rutiner? IT-chef Övning 1 ggr/ 9 KS Backup Systemen g inte att återskapa vid ett haveri Tillse att det finns en uppdaterad återstartsplan och att den är testad Backup Återläsning av backup fungerar inte Test att säkerhetskopior g att återläsa Attacker Dataintrång orsakar informationsförlust Genomgång av loggar för kontroll av skydd mot intrångsförsök Överbelastningsattack (ddos)minskar gängligheten Internet Att loggar signalerar när vi blir utsatta IT-chef Övning 1 ggr/ 15 KS IT-chef Stickprov Kontinuerligt 10 KS IT-chef Fullständig Kontinuerligt 15 KS IT-chef Fullständig Kontinuerligt 8 KS Övrigt Förskingring och missbruk av medel Medarbetare skor sig själv på kommunens bekostnad, tex köper saker sig själv, nyttjar bensinkort privat. Kommunens gångar används privat, tex bilar, släpkärror Följ upp att kommunens regelverk följs exempelvis inköpsrutiner, fakturakontroll Kontroll av körjournaler avseende körda mil mot förbrukad bensin Kontroll att rutinerna för t ex utlämnande av nycklar, bensinkort, bokningsrutiner fungerar chef Fullständig Kontinuerligt 9 KS IT-avd/ekavd Stickprov 1 ggr/ 9 KS IT-avd Stickprov 1 ggr/ 9 KS 13 (21)

14 INTERNKONTROLLPLAN KOMMUNIKATIONSAVDELNINGEN Säkerhet Bevakning och trädesbegränsning. Kom-avd har dörren stängd då vi bara är en eller två på plats. Dörren källaren ska alltid vara låst. Obehöriga/oönskade besök, Delar av Rådhuset saknar helt passersystem, dvs. det är helt öppet för allmänheten att ta sig in under kontorstid. Att vi följer va regler. Daglig uppmärksamhet. Kommunikationsc hef Årlig genomgång och uppföljning. Säkerhetsövningar med Räddning & Säkerhet Årligen 9 Räddning och säkerhet Övrigt Offentlighetsprincipen och Handlingar registreras inte korrekt registrators anvisningar i Administrativa handboken. Rutin för Sociala medier. Internöverenskommelse, internbudget HR Värdefulla medarbetare slutar Verksamheten n inte uppsatta mål. Se över lönerna på avdelningen och arbeta enligt lönekriterierna. Att reglerna följs. Diskussion framförallt kring vad som ska diarieföras i Facebookflödet. Att varje medarbetare levererar enligt uppsatta mål för arbetsuppggiften och den medarbetaren. Genom medarbetar/löne-samtal stämma av med medarbetarna måluppfylelse, upplevelse av egen kompetens i förhållande uppdrag. Utvärdera kompetensutveckling. Samtliga på avdelningen. Verksamhetens kommunikatörer Kommunikationsc hef och Mottagningschef Kom-chef och Mottagninschef Genomgång av regler och diskussion vid APT och nätverksmöten med kommunikatörerna Uppföljning genom medborgarunders ökning (Pfmresearch) och Intern enkät. Vid APT Utvärdering och Verksamhetsplan och vid medarbetarsamtal Medarbetarenkäten och HRI Regelbundet 6 Klk kanslichef Vartannat och ligen 8 KS 3 KS 14

15 INTERNKONTROLLPLAN KOMMUNLEDNINGSKANSLIET Alla Rutin för sjukresp.semesteranmälan Inget löneavdrag görs vid sjukfrånvaro, VAB eller att semesterledighet inte anmäls Jämförelse mellan anmäld sjukdom/semester enl rutin och inkommet material i era chef Fullständig Löpande 6 KS Arkivet Ta emot handlingar som innehåller mögel/skadedjur Rutin vid mottagning av leveranser Inte få baka akter som stadsarkivet lånat ut internt Hantering av akter internt Felaktigheter i hanteringen av nitratbilder, t.ex. att de kontanimerar andra handlingar Rutin för utlämnande av allmän handling Att mögel eller skadedjur angriper även andra handlingar och dessa f skador och kanske förstörs Om akterna inte lämnas baka inom rimlig tid är risken stor att handlingarna är förlorade för framtiden Om nitratbilderna hanteras felaktigt kan de självantända eller kontaminera annat material Sekretessbelagd handling lämnas ut Kontrollera vid leverans att leveransen inte innehåller mögel/skadedjur. Att miljön i arkiven är korrekt, att det inte finns sp av skadedjur t.ex. i fällor Kontrollera att påminnelser gått ut enligt rutin. Arkivarie E-postpåminnelse Kontrollera i arkivet att miljön är Arkivföreståndare korrekt vad gäller temperatur och luftfuktighet. BOFA Kontrollera att kontrollschemat är fullständigt Vid avstämningsmöten tas fråga Arkivchef om aktuella utlämnanden upp Kommunarkiv Gå och kontrollera arie och arkivföreståndare BOFA Gå och kontrollera Vid särskilda möten 1 gång i veckan Var 6:e månad 1 gång i veckan 15 KS 15 KS 15 KS Löpande 10 KS Kansliet Rutin för utlämnande av allmän handling Sekretessbelagd handling lämnas ut Vid reg-klk-möten tas fråga om aktuella utlämnanden upp Huvudregistra tor Vid särskilda möten Löpande 8 KS Rutin för utlämnande av allmän handling Att allmän offentlig handling inte lämnas ut alt. inte lämnas ut skyndsamt Vid reg-klk-möten tas fråga om aktuella utlämnanden upp Huvudregistra tor Vid särskilda möten Vid utlämnande 6 KS Rutin för diarieföring Otydlig rubricering av ärenden/handlingar i diarier på enheten. Bristande sökbarhet i diariet Kontroll av postlista/diarier inom kansliet en dag per kvartal Huvudregistra tor Stickprov 1 ggr/kvartal 6 KS Rutin för bolagsstämmor Kommunen representeras inte på bolagsstämmor Kontrollera om Kommunen haft en representat på bolagsstämmorna KK registrator Fullständig Halvsvis 8 KS 15 (21)

16 INTERNKONTROLLPLAN KOMMUNLEDNINGSKANSLIET PuL och rutin för publicering av webb Att personuppgifter publiceras på webben Kontroll av kallelse och protokoll på webb Rutin för diarieföring Att allt inte diarieförs enl. gällande rutiner Kontroll om rutiner är kända och om de används. Rutin för kontroll av öppna ärenden Dålig ärendebalans Kontroll av ärenden som har varit öppna längre än tre månader. Nämnd- och kommunsekre terare Huvudregistra tor Stickprov (5 var) Intervju med 3 ansvariga registatorer Registrator Stickprov (10 st) Halvsvis 4 KS Hel 16 KS Halvsvis 6 KS Uppföljningsflik/rapport KS-protokoll Bristande verkställighet av politiska beslut (uppdragsflik fylls inte i) Bristande verkställighet av politiska beslut (bristande underlag för uppföljning av verkställighet) Gå igenom metadata för fliken Uppdrag i Platina Kommunsekr eterare Fullständig Till varje KS 12 KS Läs KS-protokollen Kanslichef Fullständig Löpande 12 KS Systemförvaltningsplan Systemförvaltningsplaner saknas Inventering av verksamhetssystem och kontroll om att aktuell systemplan finns Kanslichef Fullständig Hel 15 KS Att dokumentmallar inte följer grafiskprofil och standard Kommunens grafiska profil Projektavdelningen Verksamheten n inte uppsatta mål Uppdragsspecifikation saknas för uppdrag som omfattar insats om minst 7 arbetsdagar Projektbeställning och/eller Projektplan kvalitetssäkras inte Strategiskt arbetssätt Förändring av levererade projektrapporter, slutrapporter, tjänsteskrivningar etc. Dokumentmallar i platina följer inte den grafiska profilen Ineffektivt användande av resurser, ej verkställda uppdrag Felaktig leverans av uppdrag eller felaktig förväntan om vad uppdrag ska leverera Felaktig leverans av projekt eller felaktig förväntan om vad projektet ska leverera Begränsning i delaktighet inom kommunens olika versamheter för enhetens specialistområden Risk är att utfallet och slutsatsen förändras, inte hänger ihop Genomgång av dokumentmallar Internbudget, genomgång av bemanning och resurser nuvarande och kommande uppdrag Kontroll av att uppdragsspecifikation finns för uppdrag som omfattar arbetsinsats om minst 7 arbetsdagar Kontroll av att projektbeställningarna och projektplanerna kvalitetssäkrats Uppföljning med respektive samordnare/projektledare Uppföljning med respektive samordnare/projektledare Systemansvar ig Enhetschef Enhetschef Stickprov (10%) Uppföljning vid Enhetsmöte Uppföljning vid Enhetsmöte Hel 4 KS Varje kvartal 12 KS Varje kvartal 15 KS Enhetschef Fullständig Varje kvartal 12 KS Enhetschef Enhetschef Uppföljning vid Enhetsmöte Uppföljning vid Enhetsmöte Varje kvartal 12 KS Varje kvartal 8 KS 16 (21)

17 INTERNKONTROLLPLAN NÄRINGSLIVSENHETEN Vision Tillgänglighet Att information som är affärskritisk för företag kommer ut för tidigt eller ur sitt kontext följd av att kommunen är en offentlig verksamhet. En följd av detta kan vara att företaget påverkas negativt och samverkan mellan näringslivet och kommunen. Kontroll av att processbeskrivning för två definierade processer skett. MK Uppföljning 1 ggn/ 20 KS Lagen om offentlig upphandling Vi följer inte kommunens ramavtal vid inköp, lagbrott och badwill för kommunen, skadar leverantörern, kostsamt över tid. Samarbete med upphandlingsavdelningen och kommunikationsavdelningen (intranätet primär informationskälla). MK Stickprov på 5 inköp 2 ggr/ 20 KS Vision God service Vision God service Vision God service Vi har inte tydliga skriftliga processer för kritiska flöden i v verksamhet. Vi tappar viktiga saker mellan stolarna, lång handläggning och risk för dubbeljobb. Även detta perspektiv beaktas vid det processarbete som beskrivs ovan. 2 definierade process Risk att vi inte har räcklig konkurrenskraftig paketering av mark och serviceerbjudanden vid etableringsärenden eller när företag ska flytta. Färre företag etablerar sig i Nyköping och färre Risk att NKI inte ökar om inte alla verksamheter med kundkontakt inom kommunen aktivt arbetar mot målet - NKI 75. Om vi inte har serviceinriktad verksamhet påverkar det företagsklimatet och näringslivet växt. Område lokalbokning: Kontroll av att processerna finns dokumenterade och är kända av relevanta medarbetare. Att det senast i September finns en tydlig dokumentation som beskriver vt etableringserbjudande, NKI mätning. Själva undersökningarna sker from 2015 varje kvartal och sammanställs ligen. MK Uppföljning 1 ggn/ 20 KS MK Kontroll 1 ggn/ 20 KS MK NKI mätning kvartalsvis och rapport 1ggr/ 15 KS Vision Tillgänglighet Utvecklingen av nyckelhanteringen stannar av Skriven plan CDT LGR 9 g/ 9 KS Vision 2020-God service- Tillgänglighet-Integration Bemanningen i lokalbokning Säkerställa organisationen Schema CDT LGR 9 g/ 10 KS Vision Integration Att vi inte jobbar jämställt vid uthyrning av lokaler Förstudie. Ta fram statistik CDT Förstudie 1 g / 12 KS Område fritid: Vision God service Uppföljning av beslut Stickprov CDT Läser 2 g/ 16 KS Egna mål NA-Jämställdhet Bristfälliga ansökningar Löpande kontroll CDT Läser Löpande 20 KS Område program: 17 (21)

18 INTERNKONTROLLPLAN NÄRINGSLIVSENHETEN Egna mål NA-Jämställdhet Programmen är inte gängliga för alla Brukarundersökning CDT Mätning 1 g/ 9 KS Område ekonomi: Vision 2020-God service Rutin för kontanthantering Skapa rutin CDT Stickprov 4 g/ 16 KS Vision 2020-God service Vision 2020-God service Risk att vid inköp av varor och tjänster används inte upphandlade avtal Årlig uppdatering av inköpta inventarier för att säkerställa att de finns kvar i verksamheten. Stämma av lev fakt om vi har CDT Stickprov 2 g/ 10 KS avtal med lev vi betalt Kontrollera inventarier CDT Stickprov 2 g/ 15 KS Gemensamt område Vision Tillgänglighet IT-systement fungerar inte Rutin IT CDT LGR 9 g/ 20 KS Vision 2020-Tillgänglighet - God service Låg gänglighet, fysisk Brukarundersökning CDT Nyckeltal 2 g/ 9 KS Säkerhet och risker Brand, skadegörelse, personalsäkerhet utbildningar och övningar CDT utbild, övn 4 g/ 20 KS 18 (21)

19 INTERNKONTROLLPLAN RÄDDNING OCH SÄKERHET Rutin Konsekvens/Sa nnolikhet Ekonomi Rutin för attester Att betalningar görs felaktigt. Att rutinen följs: kontroll att F- skatt och orgnr finns på fakturor Stickprov 1 ggr/ 9 KS Rutin för attester Att fel person attesterar. Att attestförteckning är aktuell i platina Rutin för attester Att betalningar g fel konto Manuella attester vid övriga utbetalningar - kontroll att utbetalning sker korrekt. Representationsreglemente Höga representationskostnader, att kommunens bestämmelser ej följs. Att reglementet följs: rätt kontering, moms, bilaga med syfte och namn. Stickprov 1 ggr/ 12 KS Ekonomiassistent Ekonomiassistent Stickprov 1 ggr/ 9 KS Ekonom Stickprov 1 ggr/ 12 KS Ekonomiassistent Momsrutin Felaktigt redovisad moms. Att momsen kontrolleras rätt Ekonomiassistent Stickprov 1 ggr/ 9 KS avseende leasingbilar bl a. Uppdatering av taxor enligt avtal Att taxan inte är uppdaterad Att uppdatering av taxan görs i Ekonom Fullständig 1 ggr/ 9 KS mm december. Fakturering Att felaktiga taxor används i Att debitering skett utifrån taxan. Ekonom Stickprov 4 ggr/ 9 KS debiteringsunderlag. Rutin för Inventariehantering Att kommunens inventarier försvinner Att material- och Chef för V&Ustöd Stickprov 1 ggr/ 9 KS inventarieförteckningen uppdateras löpande. Att inventarierna finns. Verksamhetsutveckling Olycksundersökningar Att erfarenhetsåterföringen inte fungerar. Kontrollera vilka åtgärder som inte vidtagits. Rutin för syns- och Bristfällig service, rättsäkerhet Genomgång av en del i ståndsprocessen följs processen Mål enligt handlingsprogrammet Att verksamheten inte strävar mot målen i Att verksamhetsplaner finns och handlingsprogrammet (verksamhetsplaner) följs upp. Chef R&M Genomgång 1 ggr/ 9 KS Chef R&M Stickprov 1 ggr/ 6 KS Räddningschef Fullständig 2 ggr/ 6 KS Arbetsmiljö Tillbudsanmälan Att allvarligare skador/olycksfall inträffar Kontrollera att beslutade åtgärder i samband med budsanmälan är genomförda. Chef för V&Ustöd Stickprov 1 ggr/ 9 KS Skyddsronder Att skyddsronder inte genomförs. Följa upp protokoll. Chef för V&Ustöd Översyn och uppdatering av Att verksamheten har rutiner som är - Att rutin att hantera smutsiga Chef för V&Ustöd rutiner gällande systematiskt felaktiga/inaktuella larmkläder följs. säkerhetsarbete (inkl - Att rutin att hantera externa arbetsmiljöföreskrifter) nycklar följs. Genomgång 1 ggr/ 9 KS Stickprov en gång RIB och en gång Nyköping C. 1 ggr/ 6 KS 19 (21)

20 INTERNKONTROLLPLAN RÄDDNING OCH SÄKERHET Rutin Konsekvens/Sa nnolikhet Beredskapslistor uppdaterade Att fel i kontaktlistor gör att rätt person ej kan Att uppdatering görs. Chef KÖ Fullständig 2 ggr/ 6 KS nås Återställning av fordon Fordon som st i beredskap saknar År fordon återställda Chef RI Stickprov 3 ggr/ 9 KS utrustning eller har brister Att övningsfältet är återställt efter Att övningar inte kan genomföras Är anläggningen återställd Chef UTB Stickprov 2 ggr/ 6 KS övning Säkerhetsföreskrifter för gasolhanteringen Att allvarligare skador/olycksfall inträffar Att säkerhetsföreskrifterna följs Chef UTB Stickprov 4 ggr/ 12 KS 20 (21)