Internredovisning. Paradisverkstaden Design AB

Transkript

1 Internredovisning Paradisverkstaden Design AB Författare: Tobias Berglund Handledare: Petter Boye Program: Fristående kurs Ämne: Företagsekonomi Nivå och termin: C-nivå, VT-09 Handelshögskolan BBS

2 Förord Jag vill härmed passa på att tacka Er som på något sätt hjälpt till och möjliggjort det för mig att genomföra denna kandidatuppsats. Ett stort tack till Paradisverkstan Design AB och Eva Paradis för att hon ställde upp på de frågor som legat till grund för studien. Jag vill även rikta ett tack till min handledare Petter Boye för de råd och tips han gett mig under resans gång. Avslutningsvis vill jag tacka Per-Olof Johansson för hans kunskap, tankar och idéer som har varit av stor hjälp och vikt för uppsatsens utformning. Kalmar den 27 maj 2009 Tobias Berglund

3 Sammanfattning Titel: Författare: Internredovisning Paradisverkstaden Design AB Tobias Berglund alt. Datum: Handledare: Nivå: Institution: Bakgrund: Problem: Syfte: Metod: Slutsats: Nyckelord: Petter Boye, Handelshögskolan BBS, Högskolan i Kalmar Kandidatuppsats i Företagsekonomi, 15hp. Handelshögskolan BBS, Högskolan i Kalmar Ekonomistyrning är något som behövs för att en verksamhet ska fungera och styrning sker i första hand inifrån organisationen. För att styrningen ska fungera på ett tillfredställande sätt så är det viktigt att ha ett informationssystem som kan generar rätt information som ska ligga till grund för beslut, planering och uppföljning av verksamheten. Det problem som uppstått i Paradisverkstan Design AB och som ligger till grund för uppsatsen är att det finns någon löpande kontrollen av företagets ekonomi. Företagets ekonomistyrning är i behov av förbättringar då verksamheten under de senaste åren vuxit i omfattning. Informationsflödet i företaget är inte tillräckligt i förhållande till dess storlek och för att lösa detta krävs ett fungerande system för internredovisning. Syftet med uppsatsen är att identifiera kriterierna för ett bra internredovisningssystem för framtagning av rapporter åt Paradisverkstaden Design AB och finna utgångspunkter för vidare utveckling av systemet. Tillvägagångssättet i studien är en abduktiv forskningsansats med en kvalitativ undersökningsmetod. En fallstudie har gjorts på ett företag där semi-strukturerade intervjuer användes för datainsamlingen. Slutsatserna av studien är de att jag har kommit fram till ett förslag om en affärsredovisning utbyggd med objektskoder vilket gör att Paradisverkstan Design AB kan få en internredovisning i flera dimensioner. Vidar så har jag tagit fram en matris för olika kombinationer av objektskoder som underlag till framtagning av rapporter för internredovisning i företaget. Internredovisning, Internredovisningsmodeller, Ekonomistyrning Informationsbehov

4 Innehållsförteckning DISPOSITION INLEDNING BAKGRUND/PROBLEMOMRÅDE PROBLEMDISKUSSION FORSKNINGSFRÅGOR SYFTE AVGRÄNSNINGAR BEGREPP METODKAPITEL FORSKNINGSANSATS FORSKNINGSSTRATEGI FALLSTUDIE DATAINSAMLING Primär och sekundär data Urval Intervjumetodik TILLFÖRLITLIGHET METODDISKUSSION TEORETISK REFERENSRAM EKONOMISTYRNING Ekonomisystemet Budgetsystemet Kalkylsystemet Redovisningssystemet Informationssystemet INTERNREDOVISNING Internredovisningens syfte Extern kontra intern redovisning Historik kring internredovisning Internredovisningens process Informationsbehov Utformning av rapporter för internredovisning Utformning av internredovisning Fristående modeller för interredovisning Upplysningsmodeller Kretsloppsmodeller metoden... 26

5 M-planen Internredovisning i BAS-planen ABC-baserade modeller Internredovisning i olika branscher Internredovisning i tillverkande företag Internredovisning i handelsföretag Internredovisning i tjänsteföretag BEGRÄNSANDE FAKTORER Kostnad vs. Nytta Övriga begränsande faktorer EMPIRI FÖRETAGSPRESENTATION - PARADISVERKSTADEN DESIGN AB INTERVJU MED EVA PARADIS, PARADISVERKSTADEN DESIGN AB INTERVJU MED PER-OLOF JOHANSSON, HANDELSHÖGSKOLAN BBS ANALYS ANALYSMODELL ANALYS AV FRISTÅENDE MODELLER FÖR INTERNREDOVISNING ANALYS AV UTFORMNING AV INTERNREDOVISNING UTVÄRDERING AV MODELLERNA UTFORMNING AV RAPPORTER FÖR INTERNREDOVISNING BEGRÄNSANDE FAKTORER SLUTSATS FÖRSLAG TILL MODELL/METOD FÖR INTERNREDOVISNING UTFORMNING AV RAPPORTER FORSKNINGSFRÅGOR FÖRSLAG TILL VIDARE STUDIER REFERENSER LITTERATUR ELEKTRONISKA KÄLLOR MUNTLIGA KÄLLOR... 50

6 Figurförteckning FIGUR 1: EKONOMISYSTEMETS OLIKA DELAR FIGUR 2: EXTERN OCH INTERN REDOVISNING FIGUR 3: EXEMPEL PÅ EN UPPLYSNINGSMODELL FIGUR 4: EN PRINCIPSKISS ÖVER EN KRETSLOPPSMODELL FIGUR 5: ORGANISATIONSSCHEMA PARADISVERKSTAN FIGUR 6: PRODUKTIONSPROCESSEN I PARADISVERKSTAN FIGUR 7: FÖRSÄLJNINGSSTRUKTUREN I PARADISVERKSTAN FIGUR 8: ANALYSMODELL FIGUR 9: MATRIS FÖR ANALYS AV INTERNREDOVISNINGSMODELLER FIGUR 10: EXEMPEL PÅ AFFÄRSSREDOVISNING MED OBJEKTSKODER FIGUR 11: MATRIS ÖVER OBJEKTSKODER FÖR PRODUKTGRUPPER OCH AFFÄRSOMRÅDEN Bilagor BILAGA I: INTERVJUGUIDE BILAGA II: PRODUKTER BILAGA III: TILLVERKNING

7 Disposition Kapitel 1 Kapitel 2 Kapitel 3 Kapitel 4 Kapitel 5 Kapitel 6 Inledning: Uppsatsens inledande kapitel kommer att ge läsaren en introduktion till det problemområde som ligger till grund för uppsatsen. Sedan följer en kortare bakgrund och förklaring av ekonomistyrning, informationsbehov och internredovisning. Kapitlet avslutas med att uppsatsens problemformulering, forskningsfrågor, syfte samt de avgränsningar som gäller för studien läggs fram. Metod: Det andra kapitlet behandlar uppsatsens tillvägagångssätt i form av val av forskningsansats, forskningsstrategi och undersökningsdesign. Dessa val motiveras utifrån uppsatsens problemformulering och syfte. Teoretisk referensram: Kapitlet redogör för den teoretiska referensram som ligger till grund för den här uppsatsen. Inledningsvis ges en inblick i ekonomistyrning och ekonomisystemets olika delar. Därefter kommer en utförlig redogörelse kring internredovisningens syfte, utformning och modeller, samt hur rapporter för internredovisning kan utformas. Avslutningsvis ges det en inblick i förhållandet mellan nyttan och kostnaden med internredovisning. Empiri: Detta kapitel presenterar de resultat som införskaffats genom de valda metoderna för datainsamling. Empirikapitlet ger även en mer utförlig inblick i hur strukturen och processen ser ut i Paradisverkstaden Design AB. Analys: Här analyseras och tolkas den empiriska undersökningens resultat utifrån den teoretiska referensram som ligger till grund för uppsatsen. Kapitlet ger en utvärdering av hur de olika modellerna och metoderna för internredovisning passar in på det behov som finns för Paradisverkstan idag. Slutsats: Uppsatsens avslutande kapitel kommer att presentera de slutsatser som undersökningen renderat i och de förslag jag kommit fram till. Kapitlet och uppsatsen i helhet avslutas med några reflektioner över olika uppslag till framtida studier. 1

8 -Inledning- 1 Inledning Det inledande kapitlet kommer att ge en bakgrund följt av en problemdiskussion kring uppsatsens forskningsområde. Detta kommer sedan att övergå i en problemformulering som utmynnar i ett syfte med tillhörande forskningsfrågor och avgränsningar. Några grundläggande begrepp och uppsatsens fortsatta disposition kommer att avsluta kapitlet. 1.1 Bakgrund/problemområde Varje organisation har uppställda mål som man vill uppnå, antingen som mer eller mindre definierade mål av verksamheten. För att uppnå dessa mål är det viktigt att aktiviteterna inom organisationens olika delar samordnas och styrs mot målen. De verktyg man har till hjälp för att uppnå detta är planering, kommunikation, koordination och utvärdering av organisationens arbete. För att uppnå målkongruens som är målet med styrning så gäller det att både organisationen och dess medarbetare strävar mot samma mål. 1 Det viktiga är att verksamheten drivs så ekonomiskt som möjligt, dvs. att företagets resurser utnyttjas på bästa tänkbara sätt med hänsyn till företagets mål 2. Ett samhälle i ständig förändring kräver att företag har en väl fungerande ekonomistyrning för att kunna överleva på lång sikt. Organisationens övergripande filosofi kommer att påverka synen på produktivitet, effektivitet och lönsamhet, vilket i sin tur har en inverkan på valet av ekonomisystem. 3 En organisationsfilosofi karakteriseras av affärsiden och de övergripande mål och riktlinjer som präglar verksamheten. Det gäller med andra ord att välja ett ekonomisystem som är anpassat efter de behov företaget har. Eftersom ekonomisystemet registrerar och rapporterar verksamhetens transaktioner så gäller det att bestämma vilket informationsbehov företaget har för att kunna ta fram lämpliga rapporter. Varje företag behöver styras och behovet av styrning ser självklart olika ut beroende på vilken verksamhet som bedrivs och ju mer komplext ett företag är desto större krav ställs på den ekonomiska styrningen. 4 Styrning sker i första hand inifrån organisationen och det är då 1 Anthony, R. N. & Govindarajan, V. (2007) 2 Karlsson, I. (1998) 3 Adolphson, J. (1998) 4 Karlsson, I. (1998) 2

9 -Inledning- viktigt att ekonomi- och informationssystemet kan ta fram information som ska ligga till grund för beslutsunderlag, planering och uppföljning av verksamheten. Ekonomisystemet kan ses som en del av det totala informationssystemet och spelar därmed en central roll i det informationsbehov som uppstår i en organisation. Det finns en rad olika faktorer som påverkar och producerar information i en organisation. För att uppnå en så effektiv verksamhet som möjligt så gäller det att beslutstagarna i organisationen har tillgång till utförlig och tillförlitlig information. Informationsbehovet finns i alla organisationer men om inte informationsflödet genererar rätt information kommer detta få följder på styrningen av verksamheten. Mindre företag som drivs av ett fåtal personer har kanske inte den kunskap och tid som krävs till att utveckla eller förändra delar kring styrningen av företagets verksamhet. Detta kan vara en anledning till att företag helt enkelt bara fortsätter att och köra på i gamla banor som man alltid gjort. Risken kan då bli att ekonomistyrningen blir förlegad istället för att utvecklas och förnyas. Detta är ett problem som har uppstått i det företag som ligger till grund för denna uppsats och forskarstudenten har fått möjligheten att ta sig an. 1.2 Problemdiskussion Paradisverkstaden Design AB är ett familjeföretag som grundades på 1970-talet av konstnärerna Eva och Olof Paradis. Företaget tillverkar och säljer ett brett sortiment av egendesignade keramik- och glasprodukter. Under årens lopp har verksamheten växt och utvecklats till skillnad från ekonomistyrningen i företaget. Detta har medfört att det uppkommit ett behov av åtgärder som kan förbättra ekonomistyrning av verksamheten. Idag saknas det rutiner kring ett affärssystem att ta fram rapporter med som kan ligga till grund för styrningen och därmed utveckla verksamheten i Paradisverkstan. Ett större och bredare sortiment med bland annat uppkomsten av nya varugrupper har fått till följd att det behövs ett ökat informationsflöde och därigenom kommer det att ställas större krav på internredovisningen i företaget. En del av ett företags ekonomisystem och dess totala informationssystem utgörs av redovisningssystemet och är ett viktigt hjälpmedel i styrningen av verksamheten. Redovisningssystemet avser rapportering för externt respektive internt bruk, och det är avseende det interna bruket som internredovisningen kommer in i bilden. Det är 3

10 -Inledning- internredovisningen som ska se till att uppfylla det informationsbehov som ska vara till hjälp och stödja organisationen i styrningen av verksamheten. När en verksamhet växer så växer även kraven på styrningen i företaget och därmed behövs det ett ekonomisystem som klarar av sådana förändringar. En anledning till att problem uppstår skulle kunna vara att företag har en struktur som är följsam och inte passar verksamheten när den börjar expandera. Det gäller att välja ett affärssystem som klarar de krav som man har som kravställare, samtidigt så kan inte ett system ge ut den information som önskas om inte rätt data matas in i systemet från början. Efter att internredovisningen utvecklades som ett instrument för att möjliggöra den interna styrningen har den kommit att bli ett viktigt redskap för ledningen vid påverkan, mätning och uppföljning av resurser i verksamheten 5. Detta har gjort att man inte bara är intresserad av helheten utan det är delarna i verksamheten som man vill ha information om så att man kan börja styra redan på detaljnivå. Internredovisningen har ökat möjligheterna till att utnyttja informationen av verksamhetens resurser. Internredovisningens syfte är att lämna information om företagets olika delar, det kan exempelvis vara om produkter, projekt, avdelningar och marknader. 6 Vidare så ska internredovisningen ge upplysning om produkters lönsamhet, vilka kunder som är värda att satsa på, hur priser på produkter och tjänsterna ska sättas etc. Detta är information som säkerligen inget företag oavsett storlek skulle vilja vara utan. På något vis måste ett företag få dessa frågor besvarade genom att ha någon form av system för intern kommunikation. Det handlar om att ställa sig frågan om vilka utgångspunkter som krävs för att utveckla ett bra system som kan bidra till en användbar internredovisning. Det finns en rad olika sysätt på hur ett system för internredovisning kan se ut, men eftersom internredovisning till skillnad från den externa redovisningen är frivillig så kan den utformas helt på egna premisser. Internredovisningens utformning och framtagande av lämpliga rapporter leder oss vidare till uppsatsens syfte och forskningsfrågor. 5 Adolphson, J. (1998) 6 Ax, C., Johansson, C. & Kullvén, H. (2005) 4

11 -Inledning- 1.3 Forskningsfrågor Den ovanstående problemdiskussionen har lett fram till följande forskningsfrågor kring internredovisningen. Vilka behov av informationsflöde har ett företag som Paradisverkstan Design AB? Vad är det som har gjort att dagens system för internredovisning inte fungerar tillfredställande i Paradisverkstaden Design AB? Hur bör internredovisningen generellt sett se ut i ett mindre tillverkande företag? Hur kan internredovisningen formas på ett bra sätt för att ge ledningen lämplig information? 1.4 Syfte Uppsatsens övergripande syfte är att identifiera kriterierna för ett bra internredovisningssystem för framtagning av rapporter åt Paradisverkstaden Design AB och finna utgångspunkter för vidare utveckling av systemet. 1.5 Avgränsningar Uppsatsen kommer att vara avgränsad till problemformuleringar kring internredovisningen i Paradisverkstaden Design AB. Eftersom att det är det interna informationsflödet som behöver ses över och utvecklas så kommer uppsatsens fokus att ligga på dessa delar inom ekonomistyrningen. Därmed kommer inte uppsatsen att behandla ekonomisystemets övriga delar, det vill säga kalkylsystemet, budgetsystemet och den extern rapportering (affärsredovisningen). Inte heller internprissättning kommer att belysas i uppsatsen. 1.6 Begrepp Kostnadsslag är kopplad till de resursslag som förbrukningen avser, t.ex. material, löner, hyror etc. Kostnadsställen ett företags olika funktioner, avdelningar eller enheter som förbrukar resurser och på vilka man fördelar kostnaderna. Kostnadsbärare motsvarar de produkter (varor eller tjänster) som företaget tillverkar och/eller säljer och som därmed ska bära de kostnader som de orsakar. 5

12 -Metod- 2 Metodkapitel Följande kapitel kommer att redogöra för och motivera de metodval som jag har gjort i samband med uppsatsen. Metodkapitlet kommer att visa det tillvägagångssätt som använts för att uppnå uppsatsens syfte och svara på de forskningsfrågor som ställts. Kapitlet avslutas med en diskussion kring studiens tillförlitlighet. I forskningsprocessen ägnar vi oss åt empiriskt arbete och datainsamling som antingen genererar, vederlägger eller strukturerar våra teorier och gör det möjligt för oss att förstå eller förklara våra observationer Forskningsansats Det finns tre forskningsansatser som inom den samhällsvetenskapliga forskningsprocessen, nämligen deduktiv, induktiv och abduktiv ansats. 8 Denna uppsats bygger på en abduktiv ansats, vilket är en kombination av den deduktiva och den induktiva ansatsen. Den abduktiva ansatsen går ut på att utifrån ett enskilt fall ta fram en preliminär teori (induktiv ansats) och för att sedan testa denna teori på nya fall (deduktiv ansats) och avslutningsvis bearbetas teorin för att bli mer generell. 9 Efter att ha varit i kontakt med Per-Olof Johansson, Universitetsadjunkt vid Handelshögskolan BBS, Högskolan i Kalmar, så valde jag att ta mig an den uppkomna situationen kring internredovisningen på Paradisverkstan. Utifrån detta fall formulerades ett antal forskningsfrågor och en teoretisk bakgrund för internredovisning upprättades. Detta tillvägagångssätt påminner om den process som sker vid användandet av en induktiv ansats (från empiri till teori). Efterföljande steg i studien blev att använda de valda teorierna som underlag till insamlingen av det empiriska materialet. Empirin användes sedan till att styrka de befintliga teoretiska referensramar som används i uppsatsen. Det här steget i forskningsprocessen kan liknas vid den deduktiva ansatsen (från teori till empiri). 7 May, T. (2001, s 47) 8 Grønmo, S. (2006) 9 Patel, R. & Davidson, B. (2003) 6

13 -Metod- Att använda sig av abduktiv ansats kan liknas vid en rörelse som går fram och tillbaka mellan empiri och teori. 10 Fördelen med den abduktiva ansatsen ser jag i att den inte låser forskaren som fallet kan bli om man endast använder ett induktivt alternativ deduktivt synsätt. Möjligheten att kunna växla mellan empiri och teori var lämpligt för denna uppsats då idéer och tankar bollades mellan mig som forskare, Per-Olof Johansson och Paradisverkstan i förhållande till de teoretiska referensramarna. Nackdelarna med abduktion är att forskaren oftast har någon form av erfarenhet eller kunskap med sig sedan tidigare gällande den tänkta forskningen. Följden av detta är att ingen forskning startar förutsättningslöst och risken är att forskaren inte är tillräckligt objektiv och att teorin/hypotesen verifieras redan i den deduktiva fasen. 11 En parallell till detta skulle kunna kopplas till den kunskap jag haft med mig från tidigare kurser under utbildningen i företagsekonomi och därmed så startade inte studien förutsättningslöst. Medvetenheten kring detta har gjort att jag försökt att kringgå det genom att känna till problemet. 2.2 Forskningsstrategi Inom samhällsvetenskapen finns det två olika forskningsstrategier att välja mellan vid insamling av data, nämligen kvantitativ respektive kvalitativ metod. Beroende på vilken roll teorin spelar, kunskapssynen den rymmer och vilka ontologiska ståndpunkter som ingår så skiljer sig kvantitativ och kvalitativ forskning åt. Med ontologiska frågeställningar menas frågor som rör objektivism kontra subjektivism. 12 Den här uppsatsen bygger på en kvalitativ forskningsstrategi som har sin grund i samhällsvetenskapen och ser omvärlden subjektivt, det vill säga hur människan uppfattar och tolkar den omgivande verkligheten 13. En kvalitativ metod kännetecknas av att vikten läggs vid verbala formuleringar som uppkommer genom att olika faktorer studeras i förhållande till ett holistiskt synsätt, dvs. den person vi är inombords måste också få vara den vi visar upp utåt 14. Anledningen till att valet föll på den här undersökningsmetoden var att en närhet skapades till det som studeras i uppsatsen. Forskare som använder sig av kvalitativa undersökningsmetoder eftersträvar djup och inte bredd till skillnad från den kvantitativa forskningen. 15 Ett 10 Bryman, A. & Bell, E. (2005) 11 Patel, R. & Davidson, B. (2003) 12 Bryman, A. & Bell, E. (2005) 13 Backman, J. (1998) 14 Bryman, A. & Bell, E. (2005) & Denscombe, M. (2009) 15 Bryman, A. & Bell, E. (2005) 7

14 -Metod- kvantitativt tillvägagångssätt hade därmed inte kunnat ge det informationsunderlag som krävdes för att uppnå uppsatsens syfte och svara på dess forskningsfrågor. Forskarens roll vid en kvalitativ undersökningsmetod är av stor inverkan då dennes jag har en viktig påverkan på datainsamlingen och tolkningen av den 16. Samtidigt så har den kvalitativa forskningen fördelen i att den innehåller ett stort mått av flexibilitet och dynamik vilket inte gör den lika standardiserad som den kvantitativa forskningen 17. Detta tillsammans med den större påverkan av forskaren kan skapa förutsättningar för en bredare och rikare beskrivning av studien. Flexibiliteten och möjligheten att kunna påverka tolkningen av datainsamlingen var aspekter som vägde in vid valet av en kvalitativ undersökningsmetod. Som beskrivits ovan så skiljer sig metoderna mycket från varandra och den metod forskaren väljer kommer att sätta sin prägel på undersökningen. Därför är det som forskare viktig att noga tänka igenom och överväga vilken metod som är mest lämpad för det forskningsprojekt man har för avsikt att genomföra. Den metod som har valts ut till den här studien ser forskarstudenten som relevant för att kunna genomföra uppsatsen på ett tillförlitligt sätt. 2.3 Fallstudie En fallstudie är ett av många angreppssätt vid genomförandet av undersökningar och den kan komma till användning vid en rad olika uppkomna situationer. Syftet med fallstudien som undersökningsdesign är att bidra med en samlad kunskap om individuella, gruppmässiga, organisatoriska och sociala företeelser. 18 Anledningen till att valet föll på en fallstudie som undersökningsdesign var att det går att studera mer detaljerat och ingående om ett särskilt fall. Det är forskarens intresse om att belysa unika drag för ett specifikt fall, t.ex. en individ eller organisation, som skiljer fallstudier från andra undersökningsmetoder 19. Dessutom lämpar sig en fallstudie bra då avsikten med uppsatsen är att endast studera Paradisverkstaden AB. Fallstudien erbjuder fler möjligheter då den går mer på djupet för att kunna reda ut komplexiteten i en bestämd situation 20. Generellt sett är fallstudier som metod användbar då frågor som hur eller varför ställs. Fallstudiens för- och nackdelar styrs av problemformuleringen eller forskningsfrågan, den 16 Denscombe, M. (2009) 17 Alvesson, M. & Deetz, S. (2000) 18 Robert K. Yin. (2007) 19 Bryman, A. & Bell, E. (2003) 20 Denscombe, M. (2009) 8

15 -Metod- kontroll forskaren har över det beteende som ska studeras, samt om fokus ligger på nuvarande faktorer eller historiska företeelser. 21 Fallstudier kan tillämpas på både kvantitativa och kvalitativa metoder men förekommer oftast i samband med kvalitativa metoder. Vid en kvalitativ forskningsstrategi tenderar en fallstudie att vara av induktiv art medan den tendera att vara deduktiv vid en kvantitativ forskningsstrategi. 22 Till fallstudiens starkare sidor hör att den tillåter och uppmuntrar forskaren att använda och kombinera flera olika forskningsmetoder beroende på omständigheterna och kraven som ställs på undersökningen. 23 Detta gör det möjligt att i denna uppsats kunna kombinera intervjuer med att granska dokument framtagna ur Paradisverkstans bokföringsprogram. Fallstudier är vanligt förekommande vid forskning inom ämnesområdet beteendevetenskap, främst psykologi och sociologi, men inom det företagsekonomiska området förekommer fallstudier då man exempelvis avser studera en verksamhets struktur. Detta passar in på uppsatsen då företagets struktur kring interredovisning kommer att studeras närmare. 2.4 Datainsamling Primär och sekundär data Oberoende av vilket val av studie som görs så är datainsamlingen en viktig del i forskningsprocessen. Datainsamlingen består oftast av två metoder, nämligen primärdata och sekundärdata. Data som inte varit publicerad eller insamlad tidigare kallas primärdata, alltså ny data som forskaren själv samlat in. 24 Uppsatsens insamling av empiri består av primärdata i form av intervjuer och möten med representanter från Paradisverkstaden Design AB. Vid insamlandet av primärdata så användes en intervjuguide som underlag för intervjun, intervjuguiden grundar sig i uppsatsen syfte, forskningsfrågor och teoretiska utgångspunkter. När det gäller sekundärdata så handlar det om data och information som inte är primärt insamlad, analyserad, sammanställd och nedskriven för den egna studien utan är avsedd för annat ändamål. 25 Sekundärdata återfinns i bland annat böcker, årsberättelser, statistik och rapporter. Under kapitlet teoretisk referensram har forskarstudenten valt att ge en ganska 21 Robert K. Yin. (2007) 22 Bryman, A. & Bell, E. (2003) 23 Denscombe, M. (2009) 24 Andersen, I. (1998) 25 Andersen, I. (1998) 9

16 -Metod- omfattande beskrivning av ekonomistyrning i allmänhet och internredovisning i synnerhet för på så vis få en allmän förförståelse. Uppsatsens sekundärdata har främst bestått av facklitteratur kring ekonomistyrning och internredovisning, men även resultatrapporter från Paradisverkstan har använts för att få en inblick i företagets situation och problemområde. Användandet av sekundärdata bör ske utifrån ett kritisk synsätt eftersom data kan var insamlad i ett annat syfte, samt så kan rapporter och statistik ha påverkats av det ursprungliga syftet Urval Urvalet av undersökningspersoner brukar ofta vara en central roll i en forskningsprocess och fel urval kan få till följd att undersökningen blir värdelös i förhållande till frågeställning och syfte. Vid en kvalitativ inriktning är det därför viktigt att urvalet består av individer som har kunskap och erfarenhet inom det problemområde undersökningen avser. 27 Vid urvalet av intervjupersoner till uppsatsen föll valet ganska enkelt på ägaren av Paradisverkstan eftersom det är hon som driver företaget och sköter verksamheten. Det höga informationsvärde en sådan intervju kan generera var av väsentligt värde för det fortsatta uppsatsarbetet. Vid det första mötet deltog även en medarbetare som sköter administrationen och bokföringsprogrammet. Per-Olof Johansson har som ekonomisk konsult för Paradisverkstan varit länken mellan mig som forskarstudent och företaget. Den kunskap inom området för ekonomistyrning som Per- Olof Johansson besitter har varit av stort värde för uppsatsarbetet och samtal har löpande ägt rum under studiens gång Intervjumetodik Tillvägagångssättet i uppsatsen kommer bland annat att utgå från kvalitativa intervjuer eftersom att det är respondentens tankar och ståndpunkter som ska poängteras. Intervjun var av semi-strukturerad karaktär vilket innebär att forskaren har en lista (intervjuguide) med specifika teman som ska behandlas. 28 Denna struktur motiveras av att den gett respondenten ett större utrymme att formulera sina egna svar och tankar, detta såg forskarstudenten som viktigt för att kunna få en så bra bild som möjligt av Paradisverkstans informationsbehov. Men även möjligheten till mer djupa och detaljerade svar är ett skäl till den valda strukturen. 26 Ibid 27 Holme, I. M. & Solvang, B. K. (1997) 28 Bryman, A. & Bell, E. (2003) 10

17 -Metod- Vid intervjun har trattmetoden använts vilket innebär att intervjuaren börjar med allmänna frågor för att sedan ställa mer konkreta frågor. 29 Detta har gjort att jag som intervjuare först kunde få en allmän bild av ett visst frågetema för att sedan mer detaljerat få svar på de frågeställningar som var av vikt för undersökningen. 2.5 Tillförlitlighet För att bedöma om en studie har gjorts på ett korrekt och tillförlitligt sätt så använder sig forskaren av validitet och reliabilitet. Validitet innebär att forskaren undersöker det område forskaren faktiskt ska utforska medan reliabilitet syftar till undersökningens pålitlighet. 30 Begreppen validitet och reliabilitet har inte samma innebörd i en kvalitativ studie som i en kvantitativ studie. Vid kvalitativa studier genomsyrar dessa två begrepp hela forskningsprocessen istället för att bara betrakta forskningsområdet eller undersökningens tillförlitlighet. Den här filosofin förstärks genom att många kvalitativt inriktade forskare har ifrågasatt begreppens existens inom området. 31 Professorerna Dr. Egon G. Guba och Dr. Yvonna Lincoln har lagt fram alternativa kriterier för bedömning av kvalitativa undersökningar i form av begreppen trovärdighet och äkthet 32. Under trovärdighet diskuteras tillförlitlighet och överförbarhet vilket motsvarar intern respektive extern validitet, medan pålitlighet blir reliabilitetens motsvarighet. Även möjligheten att styrka och konfirmera nämns i sammanhanget och motsvarar objektivitet vilket innebär att forskarna under hela processen ska agera i god tro och inte låta personliga värderingar påverka forskningsresultatet. Dessa alternativa kriterier för bedömning av en kvalitativ metod kommer att tas i beaktning även i denna uppsats. Pålitlighet, som Guba och Lincoln också tar upp som ett kriterium, kan uppvisas genom att forskaren redogör för samtliga delar i forskningsprocessen 33. Under forskningsprocessen kommer en rad granskningar att successivt ske av kollegor då de får tillfälle att ifrågasätta forskningens trovärdighet. Detta scenario har jag som forskarstudent genomgått med denna uppsats då deltidsseminarium med opponering har förekommit under forskningsprocessens gång. Under dessa deltidsseminarier har uppsatsstudenter tillsammans med handledaren opponerat och diskuterat varandras uppsatser. Genom att uppsatsarbetet objektivt granskats 29 Patel, R. & Davidson, B. (2003) 30 Ibid 31 Bryman, A. & Bell, E. (2005) 32 Ibid 33 Ibid 11

18 -Metod- med ett kritiskt förhållningssätt så har jag blivit uppmärksammad på både större och mindre detaljer i forskningsprocessen som jag inte varit medveten om eller upptäckt tidigare. Äkthet kan uppnås genom bland annat rättvisande bild och olika kriterier av autenticitet. Rättvisande bild visar huruvida intervjupersonernas åsikter och tankar har återspeglats på ett uppriktigt sätt i studien. 34 Detta begrepp har kommit till användning i uppsatsen då det gäller att ta till respondentens åsikter kring informationsbehov och internredovisningen då det är hon som jobbar med det. 2.6 Metoddiskussion Sedan första mötet med Paradisverkstan så har jag haft möjligheten att återkomma om det uppkom några frågor eller funderingar som behövde komplettera eller förtydliga insamlade data. Detta är till stor fördel för forskaren ifall det skulle ha uppkommit några oklarheter kring det empiriska materialet. En nackdel som kan uppkomma vid kvalitativ metod är att intervjuaren omedvetet kan påverka respondenten genom att ställa frågorna på ett ledande sätt så att det finns en föraning om vilket svar som önskas. För att undvika detta så har frågorna varit av mer övergripande karaktär i början av intervjuerna för få ett bredare perspektiv på respondentens svar. Att vara källkritisk vid sina val av litteratur är viktigt för att man forskare ska vara så objektiv som möjligt. Under uppsatsarbetet har jag försökt att ha ett kritiskt förhållningssätt till det som skrivits, vilket en forskare bör ha i åtanke när denne ställs inför nya utmaningar. Det måste belysas att mycket av litteraturen kring internredovisning är utgiven i slutet på talet och arbetet med nya utgåvor har varit tämligen stillastående. 34 Bryman, A. & Bell, E. (2005) 12

19 -Teoretisk referensram- 3 Teoretisk referensram Kapitlet inleds med att ge läsaren en inblick i ekonomisystemets utformning och innehåll. Sedan kommer en redogörelse för internredovisningens syfte, utformning och process, samt hur rapporter och olika modeller för internredovisning kan vara uppbyggda. En diskussion kring begränsande faktorer för internredovisning kommer att avsluta kapitlet. 3.1 Ekonomistyrning Ekonomistyrning har till syfte att styra verksamheten mot dess ekonomiska mål av såväl finansiell som icke-finansiell karaktär. Traditionellt sett definieras ekonomistyrningen som all den planering och uppföljning som bedrivs i ett företag där måttenheten är pengar, medan en mer modern definition av begreppet avser den avsiktliga påverkan på verksamheten mot vissa ekonomiska mål. 35 Ekonomistyrningen kan helt och hållet anpassas efter varje företags egna behov då dess innehåll inte regleras av lagar eller regler. För att kunna styra verksamheten mot de ekonomiska mål som är ekonomistyrningens syfte så använder man sig av hjälpmedel i form av olika styrmedel. Dessa styrmedel delas upp i formella styrmedel (resultatplanering, kalkylering, budgetering, internprissättning), organisationsstruktur (organisationsform, ansvarsfördelning, belöningssystem) och mindre formaliserad styrning (företagskultur, ledningsstöd, kompetensutveckling). 36 Styrning kan delas in i huvudområdena strategisk-, administrativ- och operativ styrning. Strategisk styrning avser verksamhetens inriktning i stort och företagets målsättning. Den administrativ styrning även kallad taktisk styrning avser anskaffning och användning av resurser. Den operativa styrningen däremot syftar på den löpande verksamheten Ekonomisystemet Ekonomisystemet är ekonomistyrningens formaliserade och rutinbundna delar och består av olika sammansättningar av budgetering, kalkylering och redovisning 38. Dessa processer går in 35 Ax, C., Johansson, C. & Kullvén, H. (2005) 36 Ibid 37 Karlsson, I. (1998) 38 Ax, C., Johansson, C. & Kullvén, H. (2005) & Olve, N-G. (red) & Samuelsson, Lars A. (red) (2008) 13

20 -Teoretisk referensram- i och påverkar varandra vilket illustreras av figur 1 nedan. Redovisningen är det centrala i ekonomisystemet och förutom den interna redovisningen som ges av samspelet med de övriga delarna svarar den även för den externa rapporteringen. Budgetering Budgetuppställande Kalkylering Förkalkyler Budgetuppföljning Redovisning Efterkalkyler Analyser Extern rapportering Figur 1: Ekonomisystemets olika delar. (Källa: Olve, N-G (red) & Samuelson, L A (red), 2008, s. 52) Begreppet ekonomisystem kan definieras som ett system för insamling, bearbetning, lagring och rapportering av data om det som sker i en verksamhet, med andra ord verksamhetens transaktioner 39. Utformningen av ekonomisystemet är en viktig angelägenhet för att företaget ska kunna stå sig i ett ständigt föränderligt samhälle. Budgetsystemet Inom budgetsystemet upprättar man olika budgetar för företaget, vilket kan uttryckas som förväntningar för en verksamhet och dess ekonomiska konsekvenser för en kommande period 40. Ekonomiska konsekvenser behöver nödvändigtvis inte betyda att en budget måste vara uttryckt i monetära enheter. Budgetarna kan ses som handlingsplaner för verksamheten och är ett styrmedel för företagsledningen. En budget visar inte vad som faktiskt kommer att inträffa utan vad vi tror kommer att inträffa eftersom vi inte kan styra framtiden. Budgetuppföljning är en del inom budgetsystemet där de budgeterade värdena jämförs med det verkliga utfallet. Därmed kan ledningen utreda de avvikelser som föreligger vilket ger en möjlighet till att upptäcka om det finns brister i företaget. Uppföljningen kan leda till att tidigare budgetplaner måste revideras eller så kan de utgöra underlag för kommande budgetar Ax, C., Johansson, C. & Kullvén, H. (2005) 40 Ibid 41 Karlsson, I. (1998) 14

21 -Teoretisk referensram- Kalkylsystemet Kalkylsystemet behandlar beräkningar av kostnader och intäkter för en rad olika kalkylobjekt och kan delas in i för- och efterkalkyler. 42 Förkalkyler utgör ett beslutsunderlag för företaget och bygger på förutberäknade kostnader. Kalkylerna upprättas före tillverkningen och kan på så vis styra tillverkningen och försäljningen. Efterkalkyler i sin tur upprättas efter genomförandet och bygger på konstaterade kostnader enligt redovisningen. Dessa efterkalkyler är ett hjälpmedel till att följa upp förkalkylerna och därmed visa utfallet av de verkliga kostnaderna. Efterkalkyleringen kan ses som ett underlag för framtida planering och beslut. Redovisningssystemet Från redovisningssystemet tillhandahåller berörda personer rapporter som möjliggör en uppföljning av budgetar och kalkyler. Redovisningssystemet registrerar systematiskt alla ekonomiska händelser, bearbetningar av dessa händelser samt så upprättar systemet rapporter över vad som registrerats. 43 Denna information ligger till grund för styrningen av företagets verksamhet. Redovisningens andra huvuduppgift avser rapporter innehållande information kring verksamhetens ekonomiska ställning och resultat för de externa intressenterna Informationssystemet Ekonomisystemet är en del av företagets totala informationssystem och internredovisningen utgör i många fall en viktig del i detta informationssystem. Det finns en rad olika sätt att utforma internredovisningen på för att möta de krav som ställs på verksamheten. Ett sätt att utforma internredovisningen är att skapa ett separat system jämte den externa redovisningen, en så kallad dualistisk ansats 44. Inom ett företag finns en rad olika faktorer och system som producerar information om verksamheten och för att styrningen ska bli så effektiv som möjligt så krävs det tillgång till utförlig och tillförlitlig information. Beroende på vilken typ av företag det handlar om så kan behoven av information variera en del. 42 Karlsson, I. (1998) 43 Ibid 44 Ax, C., Johansson, C. & Kullvén, H. (2005) 15

22 -Teoretisk referensram- 3.2 Internredovisning Intern redovisning syftar till att ge den eller de bilder av de ekonomiska konsekvenserna, preciserade för företagets olika delar (objekt), indelade efter företagets av bransch eller verksamhet betingade struktur (slutprodukter, organisation, löpande drift kontra olika anläggningsaktiviteter, rörelsegrenar eller funktioner mm.), och/eller den organisation med olika arbetsuppgifter och ansvarindelning som företaget har, som behövs för att passa informationsbehovet hos personer eller grupper i första hand inom företaget Internredovisningens syfte Syftet med internredovisningen är att ge intressenter inom företaget ett informationsunderlag som ska ligga till grund för bedömningar av resultat för delar av verksamheten samt underlätta till uppföljning av budgetar och kalkyler. En annan huvuduppgift som internredovisningen har är att på ett strukturerat sätt ge svar om verksamhetens resultat för den föregående perioden. 46 Internredovisningen avser att ta fram detaljerade uppgifter kring verksamhetens produktivitet och effektivitet samt ligga till grund för kontrollaspekter, alternativval, prissättning och beteendepåverkan 47. Förutom att informationen hjälper till att planera, koordinera och/eller kontrollera verksamheten så ska den även motivera medarbetarna till att nå de uppsatta målen för verksamheten 48. Internredovisning har alltså även en beteendepåverkande funktion, detta återkommer vi till längre fram i detta kapitel. Internredovisningen går till skillnad från affärsredovisningen mer in i verksamhetens beståndsdelar och detta har lett till tre syften som fångar upp dessa delar 49. Det första handlar om möjligheten till en bättre styrning genom att följa upp verksamhetens objekt. Genom att följa upp resultat och ställning för olika produkter, marknader, regioner och kunder så kommer internredovisningen att vara länken mellan alla dessa olika delar. 45 Ax, C., Johansson, C. & Kullvén, H. (2005, s 456) 46 Ax, C., Johansson, C. & Kullvén, H. (2005) 47 Adolphson, J. (1998) 48 Ibid 49 Ax, C., Johansson, C. & Kullvén, H. (2005) 16

23 -Teoretisk referensram- Det andra handlar om att kunna styra ansvaret för olika enheter i företaget, t.ex. resultatansvar eller kostnadsansvar. Genom interna debiteringar så flyttas kostnaderna från levererande enhet till köpande enhet. Det tredje har fokus på beståndsdelarna i verksamheten och består i att hantera interna händelser, vilket kan sammanfattas med att följa upp uttag av material från förråd till respektive enhet och produkt Extern kontra intern redovisning Redovisningens övergripande syfte är att ta fram relevant information om verksamhetens ekonomiska ställning och resultat vid viss tidpunkt 50. Olika intressenter kräver olika information och oavsett om det är externa eller interna intressenter så måste redovisningen tillgodose deras behov. Den externa redovisningen, eller affärsredovisningen som den också benämns, är obligatorisk för alla företag och är reglerad i lagar, rekommendationer och anvisningar 51. Den externa redovisningen avser att tillgodose intressenter utanför företaget med information om dess ekonomiska resultat och ställning för en given tidsperiod. Affärsredovisningen redovisar i huvudsak transaktioner med omvärlden i form av exempelvis köp och försäljning. Till skillnad från internredovisningen har affärsredovisningen en intention att visa upp helheten, alltså hela företagets verksamhet istället för delarna 52. Den interna redovisningen finns inte reglerad i någon lagstiftning utan är således frivillig och kan utformas helt efter företagets egna behov. Internredovisningen ska ge underlag till beslutsfattande, uppföljning och planering av verksamheten och dess information är viktig för företagsledningen, divisionschefer, resultatansvariga avdelningschefer etc. En huvudsaklig uppgift med internredovisningen är att den avser att registrera transaktioner och händelser som sker inne i företaget, till följd av detta kan ledningen få ut en mer detaljrik information ända ut i verksamhetens olika beståndsdelar 53. Oftast hanteras det fler transaktioner internt än extern vilket gör att affärsredovisningen kan ses som en förenklad version av den interna. 50 Ax, C., Johansson, C. & Kullvén, H. (2005) 51 Ibid 52 Ibid 53 Ibid 17

24 -Teoretisk referensram- En annan viktig skillnad är att affärsredovisningen innehåller bokföringsmässiga och konstaterade kostnader medan internredovisningen använder sig av kalkylmässiga kostnader och standardkostnader. Det finns ingen direkt skarp gräns mellan affärsredovisningen och internredovisningen, t.ex. så kan årsredovisning och bokslut vara av intresse både internt och externt. Detta går att se i figur 2 nedan som visar hur affärsredovisningen och internredovisningen går in i varandra. Internredovisningen registrerar även i viss mån transaktioner med omvärlden då försäljning är uppdelad på olika produkter. Figur 2: Extern och intern redovisning (Källa: Lönnqvist, 1998 s 11, omarbetad version) Historik kring internredovisning I början av 1920-talet la den tyske professorn Eugen Schmalenbach grunden till den europeiska kontoplansutvecklingen genom Der Kontenrahmen. Schmalenbachs idéer ligger bakom den svenska M-planen (Mekanförbundets normalkontoplan) som hade stor betydelse för utvecklingen av internredovisningen i svenska företag. 54 M-planen var en form av kretslopp där man kunde följa kostnaderna från kostnadsslagen via kostnadsställen till kostnadsbärarna. Från början var M-planen ett sammanhängande system för både affärsredovisning och internredovisning. En dubbel bokföring användes för att sedan föra samman dem i ett gemensamt bokslut. BAS-kontoplanen utvecklades ursprungligen av en arbetsgrupp tillsatt av Svenska Arbetsgivareföreningen (SAF) och Sveriges Industriförbund (SI) och kom ut i sin första version i samband med införandet av en ny bokföringslag 1976 (BAS 76). Den nya kontoplanen fick ett stort genomslag och kom 1980 att fastställas som standard av Sveriges 54 Karlsson, I. (1998) 18