Intern- och egenkontrollplan 2015

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ingela Möller SN 2015/ Socialnämnden Intern- och plan 2015 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta intern- och plan 2015 enligt bifogat dokument. Bakgrund Intern- och plan skall fastställas årligen av socialnämnden. Socialnämnden har enligt Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem, SOSFS 2011:9, krav på att genomföra av verksamheten. Detta sker dels genom uppgifterna i denna plan men också genom revision av ledningssystemet och genom den årliga bedömningen av ledningssystemet. Intern- och erna avser att regelbundet och systematiskt följa upp verksamhetens genomförande, resultat och förbättringsområden. Uppföljning är en kontroll av huruvida olika insatser blir utförda eller inte. I förslaget till 2015 har tillägg gjorts för att införa av klagomål och avvikelser samt internkontroll av registrering av sjukskrivningar. Kontroll av processmätningar har tagits bort i kontrollplanen för 2015 då dessa kommer att inkluderas i systematisk uppföljning av nyckeltal succesivt under Ingela Möller Avdelningschef Cecilia Frid Socialchef Bilaga 1 Intern- och plan 2015 Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx ingela.moller@kalmar.se

2 SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Socialnämnden Dnr SN 2015/0033 Avdelningschef Ingela Möller (4) Intern- och plan 2015 Syfte Intern- och erna avser att regelbundet, systematiskt följa upp verksamhetens genomförande, resultat och förbättringsområden. Uppföljning är en kontroll huruvida olika insatser blir utförda eller inte. Utvärdering innebär att dra kvalitativa slutsatser utifrån resultatet av kontrollerna. Genom att på ett tidigt skede identifiera riskområden kan förvaltningen förebygga fel och brister. Tillvägagångssätt Vid kontroller används blankett enligt rapportering nedan. Blanketten sparas av kontrollansvarig för att kunna visas upp vid förfrågan. Brister som kan påträffas vid kontrollerna hanteras som avvikelser och dokumenteras enligt rutin för synpunkter och avvikelser. Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvarig Metod Frekvens Rapportering Kontrolldatum Chefer Aktgranskning Journalgranskning Granskning av dokumentation vid myndighetshandläggning Granskning av dokumentation i insatser Ansvariga enhetschefer inom VO mottagning och utredning Ansvariga enhetschefer för insatserna Stickprov 2 st. Månadsvis Blankett Aktgranskning myndighetshandläggning Stickprov 1 st. Månadsvis Blankett Journalgranskning verkställighet sista varje månad. sista varje månad Mätning - Analys - Resultat Mätningar/redovisningar

3 2 (4) Akt- och journalgranskning Granskning av akt och journal granskning Verksamhetschefer Stickprov 5 st. Årsvis Blankett för intern och sista december Utbetalningar från verksamhetssystemet Kompetensutvecklingsplaner Sjukfrånvaro Kontroll av utbetalningar från Procapita. Kontroll av att samtliga månadsavlönade som varit anställda minst ett år har en skriftlig kompetensutvecklingsplan Avstämning av rapporterad sjukfrånvaro i självservice mot anmäld sjukfrånvaro. Enhetschef mott FÖS, Utred vuxen 1 Enhetschef, avdelningschef, verksamhetschef, förvaltningschef Enhetschef, avdelningschef, verksamhetschef, förvaltningschef Varje arbetsdag En gång per år En gång i månaden Signerad utbetalningslista Blankett för intern och Blankett för intern och Varje arbetsdag sista december Inför lönebryt Ekonomiavdelningen Attestrutiner Kontroll av att befintlig attestförteckning är aktuell. Ekonom En gång/år Blankett för intern- och sista Utbetalningar från verksamhetssystemet Handkassor Handkassor Kontroll av att utbetalningar från Procapita skett redovisningsmässigt korrekt.. Kassakontroll av handkassor samt kontroll av förvaring av handkassan Kontroll att utkvitterade kassor är aktuella. Om inte ska de återredovisas. Ekonom Stickprov 10 st. Tre ggr/år Blankett för intern- och Stickprov 5 handkassor Ekonomiadministratör Avvikelserapporting En gång/år Blankett för intern- och En gång/år Blankett för intern- och sista april, augusti, sista sista

4 Inköpskort Kontroll av att koden och kort förvaras inlåsta och åtskilda. Stickprov två enheter En gång/år 3 (4) sista Inköpskort Kontroll av att rutinen kring inköpskort följts. Stickprov 20 fakturor Två ggr/år Blankett för intern- och sista maj och den sista december Inköpskort Kontroll av att inköp med inköpskorten ej görs hos leverantörer som det finns ramavtal med. Stickprov 20 fakturor Två ggr/år Blankett för intern- och sista maj och Boendes tillgångar Kontroll av kassaböcker, kvittounderlag, förvaring av tillgångar Behörigheter i Procapita Kontroll av att användaren har rätt behörighet och skall finnas i behörighetsregistret Personalavdelningen Långvarig sjukfrånvaro/ rehabilitering Lön Kontroll av ärendehantering i Adato. Kontroll av utbetald lön mot korrekt lön. Stickprov 5 omsorgstagare En gång/år IT-ansvarig Stickprov 20 st. Fyra ggr/år Personalutvecklare Stickprov antal 10 st. Fyra gånger per år Löneadministratör Månadsvis Direkt rapport till ansvarig chef för respektive enhet sista sista mars, juni, september och sista mars, juni, september och I samband med lönebryt

5 Rekrytering Arbetsmiljö Genomförd lagstadgad registerkontroll vid rekrytering till barnverksamhet. Uppföljning av att tillbudsoch arbetsskadeanmälningar hanteras i lokal samverkan. Personalutvecklare Stickprov antal 5 st./gång Två gånger per år Personalutvecklare Stickprov antal 10 st Årsvis kontroll 4 (4) sista februari och sista september. sista januari. Avdelningen för verksamhetsutveckling Kontroll av åtgärdsplaner Lex Sarah Uppföljning av att åtgärdsplaner slutförts enligt tidplan Verksamhetsutvecklare Årsvis sista januari Kontroll av klagomål/avvikelser Uppföljning av att klagomål/avvikelser hanterats enligt rutin Verksamhetsutvecklare Månadsvis. sista i varje månad