ANSÖKAN om SM Samarbetsorganen enligt underteckning söker med detta dokument om arrangemanget av 2012 års Svenska Mästerskap i Schack.

Transkript

1 ANSÖKAN om SM 2012 Sveriges Schackförbund Centralstyrelsen Erik Degerstedt Kabelvägen Norrköping Samarbetsorganen enligt underteckning söker med detta dokument om arrangemanget av 2012 års Svenska Mästerskap i Schack. Styrgruppen består av följande personer: Organisatör, sponsorjägare mm Ekonomisk ansvarig och biträdande evenemang/underhållning Värdinna, Media mm. Dataansvarig och funktionär Evenemangsansvarig och funktionär Ansvarig för media, hemsidor och design Bo Berg Pär Fritzberg Maria Berg Andreas Berg Nils-Göran Nilsson Kristina Berg Inför vår ansökan har vi försäkrat oss om lokaler för spelet vid (Hotell Gustaf Fröding) och Kongresslokal i centrala Karlstad med företrädare från kommunen. Vidhängande lunch för delegaterna runt c:a är ok. Detta är redan vid ett godkännande från SSF finansierat. Vid trång sittning tar GF upp till 540 för en rond. För- och eftermiddagsronder behöver därför tillgripas för Klasserna I - IV ev. flera. Rond 1 är tänkt att bli för de högre grupperna i samband med kongressen i centrala lokaler i Karlstad, dels för en större festlighet och större exponering mot media mm., men även för att sänka trycket på lokalerna vid Hotell Gustaf Fröding vid första ronden som spelas samtidigt för de olika grupperna. Samarbetsorganen inom arrangörsstaben har en stabil ekonomi och strävar genom samarrangemanget att uppmuntra nya och gamla ungdomar till deltagande i SM och därigenom få Värmlands nya ungdomsklubbar på goda fötter. Vi har ett antal hotellplatser hos Hotell Gustaf Fröding som kan komma SM-gruppen, huvuddomare, kommentator och ev. någon ytterligare till del. Dessa platser är i dubbelrum och inkl. frukost. Priset för dubbelrum är offererat till 325 kr per person. 9 nätter x 12 personer ger kr. Byte till enkelrum ger en merkostnad på 9 x 170 kr x 2 personer kr per par som byter. Vi har idéer angående kommentator som vi preciserar om vi får arrangemanget, men vi vill gärna ha ekonomiskt stöd för detta från SSF. Vid Kommunledningskontoret, Karlstads kommun har Strateg Per Viker sagt att till 99,5 % säkerhet tar kommunen kostnaden för kongresslunchen och står för ordförande. Vi ämnar dock att i vår formella ansökan till kommunens omvärldsnämnd, om vi får förtroendet, äska om mer än detta. Men Per Viker säger i sitt svarsmail till mig att om det kniper så går det också att ta beslut på delegering. Det ställer oss i en sämre sitts att ansöka om mer än till lunchen och ordf. om vi inte ansöker via nämnden. Slutligen säger han att det bara är att höras av om det är något. Medsänder som bilagor: 1) Offert från Hotell Gustaf Fröding, 2) Ansökningshandling Karlstads kommun. Vi har som arrangörer en mycket god buget med c:a kr redan i sponsring men givetvis ämnar vi arbeta vidare för en god plusbudget när vi får förtroendet att arrangera SM Då 2 av Sveriges stormästare har sitt ursprung här i Värmland så anser vi att det vara ett stort skäl att förlägga tävlingen till Värmland då den inte heller hållits här på länge. Hammaröalliansens ungdomsklubbar, SK Kils Bônner och Värmlands olika Skolschackklubbar genom Ordf. Bo Berg Hammarö SK

2 Karlstad OFFERT Bo Berg / Schack- SM VÄLKOMMEN TILL BEST WESTERN GUSTAF FRÖDING! Framgångsrika arrangemang är ingen slump! Vi har erfarenhet, flexibilitet och engagemang: - vi brinner för det vi gör. Vi kan erbjuda en schackturnering utöver det vanliga under ett och samma tak! För de bilburna har vi över 200 fria parkeringsplatser. Kontakt: Er kontakt: Patrik Mörkfors Bo Berg Best Western Gustaf Fröding Mail: boberg@gmail.com Höjdgatan 3 Tel: KARLSTAD Mobil: Web: Mail: patrik.morkfors@gustaffroding.se Tel: Fax:

3 OFFERT SCHACK SM MED BOENDE OCH ALLA KONFERENSLOKALER. PLATS: DATUM: ANTAL: Best Western Gustaf Fröding Hotell & Konferens FÖRSLAG 1: 8:e juni- 17:e juni 2012 FÖRSLAG 2: 29:e juni- 8:e juli 2012 Hela hotellet Fredag 8/6 eller Fredag 29/6 08:00 Tillgång till alla konferenslokaler för uppackning. 12:00 Lunch till centralstyrelsen ca: 10 personer 18:00 Middag till centralstyrelsen ca: 10 personer 19:00 Invigning av tävlingen i restaurangen. 21:00 Vickning till centralstyrelsen ca: 10 personer Lördag 9/6 - lördagen 16/6 eller Lördag 30/6 - lördagen 7/6 10:00 Förmiddagsronden startar 13:00 Lunch för de som tillhör eftermiddagsrond 14:00 Eftermiddagsronden startar 15:00 Lunch för de som tillhör förmiddagsronden Restaurangen serverar middagsbuffé & a la carté 19:00 Middag lördag 9/6 till centralstyrelsen ca 10: personer Söndag 10/6 eller Söndag 1/7 12:00 Lunch till centralstyrelsen ca 10: personer Söndag 17/7 eller Söndag 8/7 08:00 Finalomgång 12:00 Lunchbuffé för de som är kvar 14:00 Utcheck av rum

4 OFFERT Specialpris för rum inklusive frukost FÖRSLAG 1 (inklusive moms): Enkelrum: 500kr per person och per natt Dubbelrum: 325kr per person och per natt Trippelrum: 275kr per person och per natt Specialpris för rum inklusive frukost för FÖRSLAG 2 (inklusive moms): Enkelrum: 550kr per person och per natt Dubbelrum: 350kr per person och per natt Trippelrum: 300kr per person och per natt Specialpris för mat FÖRSLAG 1 & FÖRSLAG 2 (inklusive moms): Lunch inkl. loka/lättöl för centralstyrelsen: 75kr per person Middag för centralstyrelsen: 119kr per person Vickning för centralstyrelsen: 75kr per person Lunch inkl. måltidsdryck för deltagare: 95kr per person Middagsbuffé för deltagare: 149kr per person Medhavd dryck accepteras ej.

5 OFFERT Övriga villkor och förmåner: Fria konferenslokaler: Alla konferenslokaler hyrs ut gratis (ord pris ca: kr per dag, totalt över hela vistelsen kr) Fria hotellrum: (dessa läggs i dubbelrum) SM- gruppen 10 personer Kommentatorer 2 personer Domaren 1 person Arrangörsstaben 5 personer Totat: 18 personer med fria rum. Kaffebuffé: Kaffe för självkostnadspris 5kr per kopp, administreras av Bo Berg och betalas i slutet av varje dag i receptionen. Bokningar: Enligt önskemål sköter Bo Berg bokningarna och får information om hur många rum av varje kategori som finns tillgänglig via hotellets bokningscentral. Eftersom ni är privatkunder så sker betalning i förskott alternativt vid ankomst. Vi tillämpar SHR:s avbokningsregler, se bifogad fil Hitta hit! Taxi från tågstationen tar ca: 7-10 min. Buss från Drottninggatan* eller Stora Torget* Ta stadsbuss Nr 4 mot Norra Korppkär och stig av vid hållplats Gustaf Fröding. Det tar ca 15 min. * (2-5 minuters gångväg från tågstationen). Offerten är giltig fram till onsdag den 31:a augusti 2011.

6 sid 1 (3) KOMMUNLEDNINGSKONTORET Stadssekretariatet Tjänsteskrivelse Per Wiker, per.wiker@karlstad.se Bidrag från Omvärldsnämnden, Karlstads kommun Policy för vad omvärldsnämnden ger bidrag till Karlstads kommun får via omvärldsnämnden mängder av bidragsansökningar av olika karaktär och storlek. Omvärldsnämnden har beslutat att anta följande policy för bidrag: Omvärldsnämnden beslutar om bidrag i samband med större arrangemang i Karlstad. Förutsättningen är att arrangemanget är av riks- eller internationell karaktär, samt att det skall vara av sådan dignitet att nämnden bedömer att det ligger ett tydligt marknadsföringsvärde, eller annat som omvärldsnämnden bedömer utgöra ett mervärde för Karlstad, att lämna ett bidrag till evenemanget och eventuellt delta med representant för kommunen. Blankett som de som söker bidrag ska fylla i Bidragsansökningarna ser naturligtvis väldigt olika ut, men gemensamt för många är att de är ofullständiga - de saknar kontaktuppgifter och inte sällan övrig tillräcklig information för att omvärldsnämnden ska kunna fatta beslut om bidrag. Detta innebär en hel del merarbete för kommunen. Redovisningsenheten vill dessutom veta till vilket konto bidraget ska betalas, vilket sällan finns angivet. Därför finns numera en enkel mall, som alla som söker bidrag från omvärldsnämnden ska fylla i. Till detta följer även en handledning för ansökan, med information om vad själva ansökan ska innehålla för att omvärldsnämnden ska kunna bedöma om man villkoren uppfylls för beviljande av bidrag. Postadress: Kommunledningskontoret, Karlstad Besöksadress: Drottninggatan 32, Stadshuset Tel: Fax: E-post: kommunledningskontoret@karlstad.se Org.nr: PlusGiro: Bankgiro:

7 sid 2 (3) Obligatoriska uppgifter i ansökan om bidrag från omvärldsnämnden Omvärldsnämnden beslutar om bidrag i samband med större arrangemang i Karlstad. Förutsättningen är att arrangemanget är av riks- eller internationell karaktär, samt att det skall vara av sådan dignitet att nämnden bedömer att det ligger ett tydligt marknadsföringsvärde, eller annat som omvärldsnämnden bedömer utgöra ett mervärde för Karlstad, att lämna ett bidrag till evenemanget och eventuellt delta med representant för kommunen. För att omvärldsnämnden ska kunna besluta om bidrag, ska följande uppgifter ingå i ansökan. Om ni redan lämnat uppgifter, behöver ni inte göra någonting men om något saknas ber vi er komplettera er ansökan med dessa. Beskrivning av arrangemanget Vad är det för arrangemang som bidrag söks för? Är arrangemanget rikstäckande/internationellt? Deltagare: - hur många deltagare beräknas? - vilka är deltagarna? Totalbudget för arrangemanget Hur ser arrangemangets budget ut som helhet? Totala kostnader, andra finansiärer, egen insats? Vad söker ni bidrag för från omvärldsnämnden? Middag? Lunch? Buffé? Annat? Till hur många personer? Beräknat pris per person. Sökt belopp. Motivering Beskriv värdet för Karlstads kommun - motivet till att omvärldsnämnden ska ge bidrag till arrangemanget, utifrån policyn ovan. Representation Önskar ni att någon från kommunen medverkar? I så fall, vilken roll ska han/hon ha? (exempelvis prisutdelare, hälsa välkommen, avslutning, middagsvärd). Skickas till: Karlstads kommun Omvärldsnämnden Karlstad

8 sid 3 (3) Kompletterande uppgifter vid ansökan om bidrag från omvärldsnämnden, Karlstads kommun Omvärldsnämnden beslutar om bidrag i samband med större arrangemang i Karlstad. Förutsättningen är att arrangemanget är av riks- eller internationell karaktär, samt att det skall vara av sådan dignitet att nämnden bedömer att det ligger ett tydligt marknadsföringsvärde, eller annat som omvärldsnämnden bedömer utgöra ett mervärde för Karlstad, att lämna ett bidrag till evenemanget och eventuellt delta med representant för kommunen. Uppgifter om sökande Organisation/förening: Organisationsnummer: Adress: Postadress: Plusgiro/Bankgiro: Kontoinnehavare: Webbplats: Kontaktperson, namn: Telefon Mobil E-post Har annat bidrag sökts från Karlstads kommun för detta arrangemang/evenemang? * Nej Ja, från.. * Om felaktiga uppgifter lämnas, kan bidraget senare komma att omprövas och återkrävas. Ifylld blankett skickas till: Karlstads kommun Omvärldsnämnden Karlstad