Ny version av Exder

Transkript

1 Ny version av Exder Nästa uppdatering är planerad till den sista onsdagen i augusti, Trevlig läsning önskar vi från Expert Systems. Innehållsförteckning NY VERSION AV EXDER EXDER EPC... 2 Exder EPC Fill In... 2 EXDER EDI... 3 Ny version 1.5 av affärsflödet ESAP 20.1 för dagligvaruhandeln (Axfood/ICA/Coop)... 3 EXDER BUSINESS Återutskrift av påminnelser FAKTURAPORTALEN Fakturor från Telia godkända i Fakturaportalen HANDLEDNINGAR VAD SAKNAR NI I EXDER? Sida 1 av 31

2 Exder EPC Exder EPC är modulen för att skapa, administrera och skicka elektronisk artikelinformation (varucertifikat) till dina kunder i dagligvaruhandeln, Apoteket mfl. Exder EPC Fill In Exder EPC Fill In är en tilläggstjänst för dig som har Exder EPC och som vill ha hjälp att registrera artikelinformation. Exder EPC Fill In underlättar för dig att komma igång och handla med dina kunder i dagligvaruhandeln och med Apoteket. Standarden för artikelinformation är inte alltid så enkel att tillämpa, särskilt för artiklar som inte levereras i hierarkiska förpackningar. Vi erbjuder därför hjälp att registrera och skicka artikelinformation. Ni fyller i uppgifter om era artiklar i ett Excel-ark som ni får av oss så noga det går. Om något saknas kontaktar vi er. Registrering sker i tur och ordning så det är bra om ni beställer i god tid. Sida 2 av 31

3 Exder EDI Exder EDI är modulen för dig som handlar elektroniskt med olika parter, t.ex. med ICA eller ABB. Ny version 1.5 av affärsflödet ESAP 20.1 för dagligvaruhandeln (Axfood/ICA/Coop) GS1 har tillsammans med parter från dagligvaruhandeln (bla Axfood, ICA och Coop) tagit fram affärsflödet ESAP 20.1 för grossist- och butiksflödet. Nu har en ny version 1.5 släppts för detta flöde. Affärsflödet består av meddelanden för prislista, order, ordererkännande, orderbekräftelse, leveransavisering, faktura/kreditfaktura, kreditnota och mottagningsbekräftelse. De två sista meddelandena kommer vi att återkomma om senare när dessa meddelanden börjar användas av någon köpare (Axfood/ICA/Coop). Nedan beskrivs nyheterna i denna version ur Exder-perspektiv och per meddelande. Prislista (ESAP 20.1 version 1.5): Avdrag för godsavhämtning I prislistan skickas nettopriser inklusive rabatter och avgifter för avtalade produkter med köparen. Nytt i version 1.5 av prislistan är att ni nu kan skicka avdrag för godshämtning. En annan sak som är nytt i denna version är att GTIN krävs på alla artiklar i prislistan. I nedanstående exempel beskrivs hur ni i Exder anger avdrag för godshämtning i prislistan samt hur ni senare anger detta vid utleveransen så att det kommer med och skickas i den elektroniska fakturan. Först behöver ni lägga upp en artikel för fraktrabatt. Detta görs i sidan för Uppdatera artiklar. I exemplet ovan har vi skapat en artikel FRAKTRAB med Artikeltyp satt till Fraktrabatt och Enhet st (Styck). Det är viktigt att artikel FRAKTRAB har samma enhet som dina beställningsbara artiklar i de order som används i detta flöde. I sidan för Uppdatera ramavtal (menyval Artiklar/Pris) anges nu denna artikel i fliken Avgifter och rabatter. Sida 3 av 31

4 I vårt exempel har vi redan ett befintligt ramavtal 564, i ert fall behöver ni eventuellt skapa ett nytt. Gå därefter till fliken Avgifter och rabatter. Genom att klicka på sökikonen till fältet Artikel under rubriken Avdrag för godshämtning, visas alla artiklar med artikeltyp Fraktrabatt. Välj artikeln i sökrutan genom att klicka på artikel FRAKTRAB eller ange artikeln direkt i fältet Artikel. Sida 4 av 31

5 I sidan ovan har vi nu angivit att artikeln FRAKTRAB skall användas för att hantera avdrag för godshämtning. Priserna kan anges med stafflingsintervall där intervallets from värde anges i fältet Stafflingsintervall from. Har ni inget stafflingsintervall anges endast en rad med Belopp dvs Stafflingsintervall from lämnas blankt. Under förutsättningen att godset avhämtas så är betydelsen av angiven stafflingsintervall n att fraktrabatt ges med 100 SEK om totalt antal levererade äggpaket är mellan 0 9 stycken med 200 SEK om totalt antal levererade äggpaket är minst 10 stycken Obs! Fraktrabatten gäller för totalt antal st levererat av någon av eller en kombination av ägg-artiklarna ÄGG- 12, ÄGG-6 i prislistan. När alla ändringar i ramavtalet lagts in så skall det skickas iväg. Det görs som vanligt genom att ni klickar på Skicka prislista >>. Det är nu klart för att ta emot elektroniska order. Sida 5 av 31

6 Ordererkännande (ESAP 20.1 version 1.5) I samband med att ordern läses in skickas i detta affärsflöde automatiskt ett ordererkännande. Ordererkännandet talar enbart om att ordern har tagits emot. Ordern är ännu inte behandlad, eller avvisad av leverantören.. I Exder tas alla formellt korrekta order emot. Avvisning av order utförs i Exder i samband med att ni slutför eller refuserar hela ordern eller ändrar bekräftat antal. Beskrivs längre ner i detta dokument i samband med meddelande för orderbekräftelse. Inga skillnader i detta meddelande finns för ESAP 20.1 version 1.5. Order (ESAP 20.1 version 1.5): Manuellt pris kan skickas i ordern I detta meddelande är största nyheten att avsändaren kan skicka uppgift om ett manuellt överenskommet pris för aktuell order istället för enbart referens till prislista. Axfood kommer endast att skicka order i grossistflödet. Vid direktleverans till butik skickas normalt ingen elektronisk order utan denna måste ni som vanligt skapa manuellt i Exder. I nedanstående bild visas hur det ser ut när vi fått en elektroniskt inkommen order i Exder. För det första så ser vi att de ursprungliga artiklarna i ordern dvs de verkligt beställda varorna som ingår i ramavtalet som rader med egna priser, nu innehåller en referens till den skickade prislistan. I vårt exempel Prislista 29. Priset hämtas från denna skickade prislista beroende på stafflingsintervall samt prisets gitlighetsdatum. Vilket datum som används för att jämföra med prislistans giltighetsdatum beror på om köparen önskar att prisets sätts utifrån orderdatum eller leveransdatum. Sida 6 av 31

7 För Axfoods sätts priset vanligen från leveransdatum dvs fältet Lev.datum i sidan ovan jämförs med glitighetsdatum i prislistan. För mer information om hur pris sätts på order se nedan under rubriken Pris i order. Övriga rabatt-/avgiftsartiklar kommer nu med i order som rader. Information om rabatt-/avgiftsartiklar har skickats med i prislistan men de har inte lagts upp som egna prislisterader därför har dessa ingen referens till prislista. Anledningen att de läggs upp som rader i ordern är för att vi skall kunna ange antal på dessa vid utleverans av order, som vi kommer se strax. Sist av rabatt-/avgiftsartiklar ser vi att den nya artikeln FRAKTRAB för avdrag vid godsavhämtning lagts till. Priset är förvalt till eftersom beställt antal av de ursprungliga beställda varor är 119 ( ) vilket är större än stafflingsintervallet 10 enligt vårt ramavtal ovan. Pris i order Som nämnts tidigare bygger detta flöde på att köparen och säljaren utbyter information om priser genom att säljaren skickar en prislista samt köparen en order som refererar till dessa prislistor. Priset hämtas sedan genom att priset tas från den prislista som ordern refererar till. Eftersom möjlighet finns att ange flera priser med olika giltighetsdatum i samma prislista behöver vi ha ett datum i order att jämföra priserna i prislistan mot. Två möjligheter finns: 1. Orderdatum 2. Önskat leveransdatum Vilket datum av order- eller leveransdatum som används för att sätta pris på ordern, styrs i Exder genom att ni ställer in detta per partner i sidan för Uppdatera partners. I exemplet ovan har fältet Beräkna pris vid utleverans kryssats i, vilket innebär att leveransdatum i ordern används för att hämta pris. Om fältet inte kryssas i så används orderns orderdatum. För Axfoods gäller att pris beräknas vid utleverans, därför kommer detta fält vara ikryssat för era Axfood partners. En nyhet i denna version är att manuellt pris kan skickas i order. Med manuellt pris avses enligt GS1 Ett pris överenskommet vid ordertillfället för erbjudanden från leverantör vid tex kort bäst-före-datum. Om pris skickas i order och ni önskar att detta skall gälla så skall fältet Hämta artikelpris från EDI-order vara ikryssat annars kommer priset hämtas på vanligt sätt från prislistan. Observera också att det finns ett annat sätt att ange manuellt pris på order. Sida 7 av 31

8 Normalt är fältet Ápris inte redigerbart. Genom att dubbelklicka på fältet görs det om till ett redigerbart fält och går därefter att ändra - ett annat sätt att sätta ett manuellt pris på dessa order. Aktuella priser hämtas nu på nytt när utleveransen slutförs Använder ni er av dagspriser s.k. aktuella priser (Aktuellt pris avtalat, aktuellt pris rabatterat) i era prislistor samt beräkning av priser vid utleverans, har vi nu ändrat så att nya priser hämtas när utleveransen slutförs. Anledningen är att ni ju kan ha ändrat dessa efter det att ordern lästes in till fram till utleveransen. Sida 8 av 31

9 Orderbekräftelse (ESAP 20.1 version 1.5): Restnoterad eller avvikande kvantitet Detta meddelande används för att bekräfta hela eller delar av en order. Här finns sedan tidigare möjlighet att skicka avvikelseorsak. Nytt i detta meddelande är att den avvikande kvantiteten nu kan skickas som antingen restnoterad kvantitet eller avvikande kvantitet beroende på ordertyp (En-/Fler leverans). I Exder bekräftas en order i sidan för Uppdatera order. Normalt bekräftas hela ordern genom att den slutförs med ett klick på SLUTFÖR-knappen. Refusering av hela ordern görs genom att först kryssa i Refusera och därefter slutföra ordern. Möjlighet finns ju också att bekräfta ett annat antal genom att ändra bekräftat antal i fältet Bekr. ant per orderrad. Nytt i denna version är att beroende på om order kan dellevereras eller inte kommer skillnaden mellan beställt och bekräftat antal att skickas som antingen restnoterad kvantitet eller avvikande kvantitet. Restnoterad kvantitet anger för köparen att han kan förvänta sig en ny leverans med det restnoterade kvantiteterna. Avvikande kvantitet anger däremot att endast bekräftat antal kommer att levereras och att ny order behöver läggas om resterande kvantitet önskas vid ett senare tillfälle. I vårt exempel ser vi på rad 1 att bekräftat antal är 99 medan beställt antal är 101. Som avvikelseorsak har angivits Slut i lager. För Axfoods gäller att order kan dellevereras dvs deras order skall ha ordertyp Fler-leverans se nedan. I Exder styrs deleverans av orderns ordertyp. Är ordern av typen En-leverans kan den inte dellevereras. För att detta skall gå skall ordertypen vara Fler-leverans. Vilken Ordertyp en order har syns i sidan för Uppdatera order fliken Huvudinformation. Sida 9 av 31

10 I vårt exempel är order 278 ordertypen Fler-leverans. Den kan därför dellevereras och skillnader mellan beställt och bekräftat antal skickas som restnoterad kvantitet. Vilken ordertyp som sätt på inkommande order styrs i Exder per partner i sidan för Uppdatera partners fliken Övrigt. Sida 10 av 31

11 I vårt exempel har vi Förvald ordertyp angiven till Fler-leverans för partner 10. För Axfoods ska normalt alla order kunna dellevereras. Om ni är osäkra hör med er kontakt hos Axfood. Leveransavisering (ESAP 20.1 version 1.5): Returemballage som inte skickas i Artikelinformation Detta meddelande används för att skicka en leveransavisering i Exder.. Om ni skapat palletiketter innan ni utlevererar kommer leveransaviseringen att innehålla etikettinformation bla SSCC-koder och/eller information om levererade artiklar. För Axfoods är det obligatoriskt att skapa palletiketter i grossistflödet däremot enligt överenskommelse mellan respektive leverantör och Axfood i direktflödet. Använder ni Exders automatiska funktion för att lägga till returemballage alternativt lägger till dessa manuellt, finns här en nyhet att endast de returemballage som inte rapporterats i Artikelinformation (VCD) aviseras. Har ni på era beställningsbara artiklar angivit en Pantkod samt skapat artiklar med Artikeltyp Pantavgift, förutsätter Exder att detta har rapporterats till köparen antingen i form av varucertifikat eller på annat sätt. I praktiken innebär det att information om antal returemballage endast skickas då det skiljer sig från det antal som angivits på de beställningsbara artiklarna. Dvs tillägg av pantartiklar som inte har koppling till någon beställd artikel eller en ökning av förvalt antal på en pantartikel som är kopplad till en beställningsbar artikel. I vårt exempel nedan så har båda beställningsbara artiklarna, AGG-12 och AGG-6 en pantkod kopplad till sig. Se Koppla pantartikel till en beställningsbar artikel längre ner för mer information om hur detta går till. Vi har också skapat palletiketter för dessa artiklar så vi går nu direkt till utleveransen av order 278. Sida 11 av 31

12 Vi ser då att våra två beställda artiklarna är med samt att de har etikettinformation. Alla rabatt-/avgiftsartiklar enligt prislistan finns också med. Längst ner på rad 7 har vi förvalt fått en ny rad med Returlåda på 119 st. Anledningen är att summa levererat antal artiklar enligt rad 1 och 2 är just 119 st. När levererat antal avviker jämfört beställt antal ändras antal i Returlåda automatiskt och informationen skickas med i i leveransaviseringen. Om leveransen stämmer med order skickas ingen information om returemballage i leveransaviseringen. Koppla pantartikel till en beställningsbar artikel Nedan visas hur ni kopplar en pantartikel till era beställningsbara artiklar så att ni automatisk får med denna artikel i er utleverans med rätt antal. Exemplet utgår från sidan Uppdatera artiklar men det går lika bra att använda sidan Uppdatera artiklar för varucertifikat. Sida 12 av 31

13 För vår beställningsbara artikel AGG-12 anger vi en Pantkod för returlåda SRS. Därefter behöver vi skapa en ny artikel för själva pantartikeln. Det viktiga för pantartikeln är att den har Artikeltyp satt till Pantavgift. Sida 13 av 31

14 Samt att den har samma Pantkod som den beställningsbara artikeln har. Faktura (ESAP 20.1 version 1.5): Referens till avtal/kontrakt är obligatorisk då prislista används Detta meddelande används för att skicka fakturor och kreditfakturor. Nytt för versionen är att referens till avtal/kontrakt nu måste skickas om prislista används. Inget nytt för Exder då vi redan gör detta även i version 1.4. På vanligt sätt fortsätter vi nu med att fakturera order 278 i sidan för Uppdatera fakturor. Sida 14 av 31

15 Jämför vi nu med nedanstående prislista så ser vi att Pris på rad 1 är för att kontraktspriset enligt prislistan som har detta belopp för utleveransdatum Pris på rad 2 är för att listpriset enligt prislistan som har detta belopp för utleveransdatum Pris på rad 3 är enligt prislistans avgift för expeditionsavgift som har detta belopp Pris på rad 4 är enligt prislistans avgift för fraktavgift som har detta belopp för antal över 10 st (jämförs mot 119 st dvs summan av de beställningsbara artiklarnas antal) Pris på rad 5 är enligt prislistans avgift för fakturarabatt som har dels Belopp istället för Rabattprocent för antal över 10 st (jämförs mot 119 st dvs summan av de beställningsbara artiklarnas antal) Pris på rad 6 är enligt prislistans avgift för avdrag för godshämtning som har detta belopp för antal över 10 st (jämförs mot 119 st dvs summan av de beställningsbara artiklarnas antal) Pris på rad 7 finns inte och behöver inte finnas i prislistan utan pris hämtas i vårt fall från artikelns pris i sidan för Uppdatera artiklar Sida 15 av 31

16 Sida 16 av 31

17 Skillnader mellan Aktuellt pris, avtalat och Aktuellt pris, rabatterat Två olika olika pristyper finns för att ange dagsaktuella priser, Aktuellt pris, avtalat och Aktuellt pris, rabatterat. Skillnaderna mellan dessa är att Aktuellt pris, avtalat anges i ramavtalet och måste underhållas i rutinen Uppdatera ramavtal för att prisfluktuationen skall slå igenom på fakturan. Aktuellt pris, rabatterat används för tillfälliga kampanjer, pris kan inte anges i ramavtalet utan hämtas från partnerns eventuella prisprofil eller artikelns generella pris i artikelregistret minus partnerns eventuella rabatter. Om det finns giltiga priser för båda pristyperna samtidigt tas priset från Aktuellt pris, rabatterat. I vårt exempel har vi både Aktuellt pris, avtalat och Aktuellt pris, rabatterat som gäller för orderns önskade leveransdatum Partnern har en generell rabatt på 10%, inga priser/rabatter i någon prisprofil. Hur detta sätts upp på partnern visas i sidan för Uppdatera partners. Sida 17 av 31

18 I fliken Betalning visas att partnern inte har några nettopriser/rabatter i någon prisprofil, eftersom fältet Prisprofil är blankt. Prisprofil används när ni vill ha samma priser/rabatter till flera partners och/eller behöver ha olika rabatter per artikel till en partner. Men i vårt exempel ger vi en generell rabatt på 10% på alla artiklar genom att ange detta i fältet Rabattprocent. Obs! Att detta endast gäller för artiklar som inte angivits i ramavtal eller angivits i ramavtal med pristypen Aktuellt pris, rabatterat. Finns priset angivet i en skickad prislista tas det alltid härifrån först annars från pris i ramavtalet. I sidan för Uppdatera ramavtal finns nu följande aktuella priser för artikel AGG-6 i ramavtal 568. Sida 18 av 31

19 Aktuellt pris, avtalat på 1150,00 för perioden , Aktuellt pris, rabatterat på 1080,00 för perioden Stafflingsintervall from och Ápris kan ej anges utan hämtas från prisprofil och/eller artikelns Försäljningspris. I vårt exempel har artikeln försäljningspriset 1200,00 som minus partnerns generella rabatt på 10% ger 1080,00. Sida 19 av 31

20 Artikelns Försäljningspris anges i sidan för Uppdatera artiklar flik Pris. En elektronisk order läses in från denna partner med önskat leveransdatum som ju ligger inom datumintervallet för båda våra aktuella pristyper kommer vi se hur priset på ordern sätts. Priset hänförs till den sist skickade prislistan (32) som för Lev.datum ger Aktuellt pris, rabatterat på 1200,00 från artikelns Försäljningspris minus 10,00% rabatt ger ett Ápris på 1080,00. Sida 20 av 31

21 Innan vi utlevererar ändrar vi Försäljningspriset i Uppdatera artiklar. Vi sätter Försäljningspriset till 1100,00 vilket med avdragen rabatt på 10% skall ge ett pris på 990,00. Vi levererar självklart på lovat leveransdatum via sidan för Uppdatera utleverans. Vi ange Utleveransdatum till och slutför utleveransen. Därefter faktureras ordern/utleveransen i sidan för Uppdatera fakturor. Sida 21 av 31

22 Det senast angivna försäljningspriset 1100,00 minus 10,00% rabatt, ger ett Ápris på fakturan på 990,00. Sida 22 av 31

23 Exder Business Exder Business (fd Admin) är modulen för er som vill hantera elektroniska affärer, redovisning och bokföring i ett integrerat system. Allt ni behöver är en PC och MS Internet Explorer version 5 eller nyare. Expert Systems tar hand om drift, back-up och uppgraderingar. Återutskrift av påminnelser Återutskrift av påminnelser är nu åter möjligt. Vi har samtidigt passat på att förenkla och förtydliga rutinen för detta. I Exder finns nu endast ett datum för urval av tidigare skapade påminnelser. Genom att klicka på sökikonen efter Påminnelsedatum, kan ni nu enkelt se vilka dessa är. Vi har också lagt till en text (För återutskrift av tidigare gjorda påminnelser) efter detta fält för att förtydliga att det endast används för återutskrift och inte påverkar urvalet för nya påminnelser. På vanligt sätt går ni in i rutinen Försäljning -> Fakturering -> Uppdatera påminnelser. Här finns möjlighet att skriva in ett Påminnelsedatum för vilket man vill göra ännu en utskrift. Det finns möjlighet att lista datum då påminnelser är skapade genom att klicka på förstoringsglaset vid datumfältet. Observera att det kan finnas tidigare och senare påminnelser på samma faktura. I exemplet ovan har vi valt att klicka på ikonen efter fältet Påminnelsedatum. En söksida visas då med datum i fallande ordning på tidigare gjorda påminnelser. Genom att klicka på ett datum eller direkt ange datumet i fältet Påminnelsedatum, visas alla de fakturor samt övriga uppgifter som gällde denna påminnelse. Sida 23 av 31

24 När vi angivit påminnelsedatum visas alla påminda fakturor fram. I vårt exempel påmindes endast en faktura Genom att trycka på SPARA-knappen skrivs påminda fakturor ut på nytt som ett pdf-dokument. Har ni problem med att påminnelserna inte kommer fram på skärmen kan det bero på en säkerhetsinställning som förhindrar nedladdningar i er webbläsare Internet Explorer. Kontakta vår kundtjänst så hjälper de er lösa detta. Kom ihåg att alla fakturor kan skickas elektroniskt via Exder. Om era kunder inte har EDI kan de istället få faktura som bifogad PDF via e-post. Sida 24 av 31

25 Fakturaportalen Fakturaportalen är tjänsten för att kontrollera och ta emot elektroniska fakturor från samtliga leverantörer. För att underlätta den interna kontrollen finns rutin för validering av beställarreferenser. För att förenkla för stora fakturautställarna finns nu även modul för översättning av referenser mellan utställare och mottagare. Validering och kontroll av beställarreferenser Alla anslutna mottagare i Fakturaportalen kan välja att korrekt beställarreferens måste anges i varje faktura. Funktion finns för att automatiskt kontrollera att godkänd beställarreferens finns på fakturan. Kontrollen görs oavsett om fakturautställaren registrerar via webbformulär, skriver ut via virtuell skrivare eller skickar fil från sitt system via Exder eprinter, Exder Link eller på annat sätt. För utställare som skickar felaktig referens i fakturafil finns en automatisk rättningsrutin via e-post med länk till webbformuläret. xreference för korrekta beställarreferenser För att underlätta för större fakturautställare som ofta har svårt att underhålla sina kunders beställarreferenser erbjuds nu xreference som tilläggsmodul till Fakturaportalen. Med xreference är det lätt för mottagaren att underhålla de egna referenserna. xreference kan användas för obegränsat antal fakturautställare. xreference passar t.ex. för mottagare som vill ta emot elektroniska fakturor från Telia Sonera eftersom Telia endast skickar telefonnummer som beställarreferens. Inläsning av beställarreferenser kan ske automatiskt via filinläsning. Uppdatering av beställarreferenser Uppdatering av beställarreferenser kan ske manuellt via Fakturaportalens administrativa gränssnitt eller automatiskt via filinläsning. Manuell uppdatering Nedan visas hur manuell uppdatering av beställarreferenser går till för er fakturaportaladministratörer. Välj menyval Valideringar. Om ni i er Fakturaportal har flera olika köpare (fakturamottagare) för olika bolag, avdelningar etc, väljer ni först till vilken Köpare som aktuellt Referensnummer gäller för. I vårt exempel har vi valt Köpare för Axels AB. Enklast väljs Köpare genom att klicka på ikonen efter fältet så att söksidan visas. Därefter anges ert Referensnummer dvs den beställarreferens som krävs för att aktuell leverantör (fakturautställare) skall få skicka en faktura till aktuell köpare. I exemplet har vi angivit S Sida 25 av 31

26 Därefter anges rader med leverantörens korsreferenser, dvs vad leverantören kommer ange/skicka som referens i fakturan och som ska översättas till en viss köpares beställarreferens. Leverantör kan identifieras på tre olika sätt, genom organisationsnummer, momsregistreringsnummer eller GLN (Global Location Number). Ni ska ange det ID-begrepp som respektive leverantör skickar i sina fakturor. För leverantör som registrerar fakturor manuellt i Fakturaportalen rekommenderas ORGNR eftersom det är ett obligatoriskt fält. För leverantörer som skickar elektroniska fakturor via fil eller printfil till Fakturaportalen kan samtliga ID-begrepp användas. I vårt exempel visas alla typer av identifikationsbegrepp för Leverantör tillsammans med aktuellt ID. Korsreferens för aktuell leverantör anges sist per rad, dvs den referens som leverantören skickar som ska översättas till aktuell köpares Referensnummer. Korsreferens kan vara telefonnummer, mobilnummer, bilnummer, kortnummer mm. Obs! Var noga med att ange dessa på exakt samma sätt som leverantören. Dvs angiven korsreferens jämförs exakt mot det värde som angivits när leverantören skickar fakturorna elektroniskt och om inget Referensnummer hittas som motsvarar angiven korsreferens kommer fel skickas till er fakturaportaladministratör. Registreras fakturan manuellt kan det också uppstå problem men chansen är större att leverantören ändå väljer rätt om korsreferensen ev saknar bindestreck, blankslag osv. Nedan visas nu hur en manuell faktura kan registreras i Fakturaportalen med användning av de korsreferenser vi angivit ovan. Mobiltelefonoperatören AB anger sitt Organisationsnr och Momsregistreringsnr i Fakturaportalen flik för Företagsuppgifter. Trycker på Nästa >> fram till fliken Kund och referenser. Sida 26 av 31

27 Här väljs Köpare, vilket styr vilka Referensnummer och tillhörande Korsreferens som visas i söksidan. Som vi ser så visas alla referensnummer oavsett om korsreferenserna angivits med leverantörens organisationsnummer eller momsregistreringsnummer. Genom att klicka på Korsreferens/Referensnummer väljs enkelt rätt Referensnummer. Automatisk uppdatering med Excelfil För att underlätta arbetet kan automatisk uppdatering av referenser/korsreferenser användas. Ni skickar en Excel-fil med nedanstående format vid behov. All information ska samlas i en flik. Ny fil ersätter tidigare inlästa värden. Filen saknar rubrik-rad och betydelsen av kolumnerna i tur och ordning är som följer - Fakturamottagare dvs Köpare. Detta kan vara ett ORGNR (10 siffror; används i första hand) eller det ID som används för köparens Partner i Fakturaportalen. I de Fakturaportaler som har samma kostnadsställen för alla köpare sätts denna kolumn till *. Om fakturamottagare ej kan identifieras stoppas inläsningen av filen. Obligatoriskt. - Referensnummer/kostnadsställe. Obligatoriskt. - Beskrivning. Om beskrivning av referensnummer saknas repeteras referensnumret. Obligatoriskt. - Fakturautställare för korsreferens dvs Leverantör. Identifikation för fakturautställare. Om innehållet är 13 siffror antas det vara ett GLN. Om innehållet är 10 siffror antas det vara ett ORGNR. Om innehållet är två bokstäver följt av 12 siffror antas det vara ett momsregistreringsnummer (VAT). Om kolumnen har annat innehåll stoppas inläsningen av filen. Frivillligt. - Korsreferens. Fakturautställarens referens som skall översättas till fakturamottagarens referens ovan. Obligatoriskt om fakturautställare angivits. Om flera korsreferenser för samma eller olika fakturautställare behövs för samma mottagare och referensnummer, så repeteras mottagare, referensnummer och beskrivning på flera rader med olika fakturautställare och korsreferens. I de fallen måste beskrivningen vara samma på alla rader, då det ej specificeras vilken rad beskrivningen i praktiken plockas ifrån. Exempel: Referens 1 utan korsrefens Referens 2 med korsreferens Referens 2 med korsreferens Sida 27 av 31

28 Vid inläsning av ny fil tas alla befintliga referenser och korsreferenser bort. Rutin för felhantering ingår Om en faktura från utställare kopplad via xreference saknar beställarreferens eller har fel referenskod skickas ett felmeddelande via e-post till registrerad användare hos mottagaren. I e-postmeddelandet finns en länk till xreference för att korrigera referensen, uppdatera registret och godkänna fakturan. Först när fakturan är godkänd skickas kvittens till utställaren. Övriga eventuella felmeddelanden skickas till utställarens som vanligt. Godkända fakturor kvitteras som vanligt via e-post till utställaren med länk till PDF. Samma PDF finns i arkivet hos mottagaren. Kontakta vår support om ni är intresserade av att automatiskt underhålla korsreferenser genom överföring av Excel-filer: Tel: support@expertsystems.se Fakturor från Telia godkända i Fakturaportalen Teliafakturan i Svefakturaformat är testad och godkänd i Fakturaportalen. Det betyder att alla mottagare som så önskar på ett enkelt sätt kan ansluta Telia för e-fakturering. Kontakta er ordinarie säljare hos Telia för överenskommelse om driftstart, eventuell avstämning av abonnemang etc. Sida 28 av 31

29 Handledningar Exder utvecklas ju hela tiden och så också vårt hjälpmaterial. Vi har valt att dela upp denna i tre olika bitar. Animerade demoslingor. Visuellt kan ni se hur ni gör i Exder. Snabbguide. En kort beskrivning om hur man gör i Exder, t.ex. för att skicka en reporder. Användarhandledning. Mer detaljerad handledning som beskriver våra moduler och olika hantering av affärsflöden. Ni kommer lätt åt detta material på vår hemsida men också från Exders meny Hjälp. Genom att klicka på Användarhandledning kommer ni direkt in på vår hemsida med användarhandledningar. Sida 29 av 31

30 Sida 30 av 31

31 Vad saknar ni i Exder? Det är viktigt för oss att få veta vad ni vill ha i Exder. Vi har fem releaser av Exder om året (i slutet av januari, mars, maj, augusti och oktober). Vid varje release investerar vi mycket energi, tid och pengar som vi vill ska ge er så stor nytta som möjligt. Kontakta oss och berätta vad ni vill ha! Är det många som vill ha samma sak kommer vi att utveckla den funktionen i Exder. Är ni ensamma om ett önskemål kan vi ofta erbjuda en anpassning just för er. Kontakta oss gärna för en diskussion! Sida 31 av 31