Förändringssituationer i organisationen. FPA, Kanta-tjänster

Transkript

1 Förändringssituationer i organisationen FPA, Kanta-tjänster

2 Förberedelser inför organisationsförändringar Kartlägg hur anslutningarna till Kanta-tjänsterna påverkas Tillkommer en eller flera nya anslutare? Upphör anslutaren att använda Kanta-tjänsterna? Anslutarens och den registeransvariges OID-uppgifter? Överförs handlingar från en registeransvarig till en annan? När görs förändringen? Förändras anslutarens tekniska anslutningspunkter? Förändras förmedlingen av begäran om förnyelse? 2

3 Förändringssituationer inom hälso- och sjukvården Uppgifterna om en organisation eller en självständig yrkesutövare som ansluter sig till Kanta-tjänsterna ska finnas i SOTE-organisationsregistret eller i kodverket Valvira Terveydenhuollon itsenäiset ammatinharjoittajat. Uppgifterna om organisationen eller den självständiga yrkesutövaren ska visas i registret som ikraftvarande. Exempel på förändringssituationer som påverkar Kanta-kundrelationen byte av FO-nummer. Då ska anslutning till Kanta-tjänsterna göras med det nya FOnumret. fusion mellan två aktörer. Då kan den nuvarande kundrelationen eventuellt avslutas och kunden fortsätter använda Kanta-tjänsterna i den andra aktörens namn. Exempel på förändringssituationer i den tekniska förbindelsen mellan kunden och Kanta-tjänsten det system och/eller den Kanta-anslutningspunkt som kunden använder byts ut. dataförbindelsen för den Kanta-anslutningspunkt som kunden använder förändras. 3

4 Anmälan om förändringssituationer 4

5 Hantering av kunduppgifter Anvisningar om förändringssituationer och hantering av kunduppgifter Eventuella nya anslutningar i samband med förändringen Handbok om Kanta-tjänsterna Införande Tekniskt kan en ny anslutningsansökan göras när uppgifterna på verksamhetsenhetsnivå finns i THL - SOTEorganisationsregistret eller när uppgifterna om en självständig yrkesutövare finns i kodverket Valvira självständiga yrkesutövare inom hälso- och sjukvården (Valvira Terveydenhuollon itsenäiset ammatinharjoittajat) 5

6 Hantering av kunduppgifter Kanta Extranätet Inloggning på Kanta Extranätet med Katso-koder på adressen Anslutningsansökningar och underhåll av uppgifterna (kontaktpersoner, adresser) På särskilda blanketter som fås från Kanta Extranätet: Anmälan om ändring i uppgifterna om anslutningspunkter Anmälan om ändring av registeransvarig jämte ifyllnadsanvisning Blanketten Uppsägning av förbindelsen för hälso- och sjukvården Ändringsanvisningar för hälso- och sjukvården Ändringsanvisningar för apoteken Ändringsanvisningar för Kelain-användare 6

7 Ändringar av registeransvarig 7

8 Ändring av registeransvarig i handlingar FPA uppdaterar uppgiften om registeransvarig (aktiv registeransvarig) i handlingarna FPA har i förväg fastställt vilka dagar ändringarna görs: se Handbok om Kanta-tjänsterna -> Ändringar -> Tidtabellen för ändringskörningarna som gäller registeransvariga Beroende på situationen prioriterar FPA önskade ändringar av registeransvarig, när helhetssituationen är kartlagd I mån av möjlighet går man också igenom situationen med systemleverantörerna Leverantören av patientdatasystemet gör motsvarande ändring lokalt, så att uppgifter som uppkommit före anslutningen till Patientdataarkivet också omfattas 8

9 Val av tidpunkt för ändringen av registeransvarig Organisationen bestämmer ändringstidpunkten tillsammans med sina närmaste samarbetspartners och med beaktande av FPA:s tidtabell Organisationerna bör vara beredda på att ändringskörningarna av registeransvariga kan dra ut över en längre tidsperiod t.ex. kring årsskiftet Även om ändringen av registeransvarig inte skulle ha påbörjats eller inte är slutförd, kan organisationen använda Patientdataarkivet i övrigt, bara man beaktar de problem som uppkommer på grund av pågående servicehändelser 9

10 Utmaningar vid synkroniseringen av ändringen av registeransvarig eventuella felsituationer Om ändringen av registeransvarig görs vid olika tidpunkter i patientdatasystemet och Patientdataarkivet, bör man beakta att det kan uppstå felsituationer vid arkiveringen och sökningen av uppgifter, bl.a. när det gäller pågående servicehändelser eller korrigering av uppgifter - Om man t.ex. försöker lagra sådana uppgifter i Patientdataarkivet som har överförts till den nye registeransvarige lokalt men inte för Patientdataarkivets del, leder detta till en felsituation 10

11 Att tänka på vid ändringar av registeransvarig Uppgifterna kan hela tiden fås från Patientdataarkivet genom utlämnande (om samtycke finns och inga förbud som inverkar på det) Ingen direkt inverkan på användningen av Informationshanteringstjänsten För aktörer inom den privata sektorn ändras inte uppgiften om värd/huvudanslutare vid ändring av registeransvarig Den nye registeransvarige ska sköta de handlingsändringar som gäller en handling som upprättats före organisationsförändringen och överförts till den nye registeransvariges register 11

12 Versionering av handlingar vid ändring av registeransvarig 1. Handlingen arkiverad, registeransvarig GAMMAL. set_id = 123 id = 123 version = 1 2. FPA gör ändringen av aktiv registeransvarig GAMMAL -> NY i handlingen Slutresultat i handlingen: set_id = 123 id = 123 version = 1 registeransvarig = GAMMAL aktiv registeransvarig = NY 3. I patientdatasystemet görs en ändring i handlingen och en ny version av handlingen skickas, där set_id =123 id = 124 version = 2 registeransvarig = NY 12

13 Kontroll mot aktiv registeransvarig Kontroll görs mot aktiv registeransvarig, den nya ersättande handlingen bör alltså ha en ny registeransvarig Patientdatasystemet får inte skicka uppgiften om aktiv registeransvarig i handlingen till Patientdataarkivet, utan Patientdataarkivet hanterar och fyller i uppgiften vid behov. Även om Patientdataarkivet returnerar uppgiften i fråga i den ändrade handlingen, bör uppgiften tas bort om den returnerade handlingen används som underlag för nästa version. 13

14 Införande Ibruktagningsprov Begäran om receptförnyelse 14

15 Anslutningsansökningar En förändringssituation kan förutsätta nya anslutningar till Kantatjänsten Ansökningar om anslutning till Recepttjänsten och Patientdataarkivet görs på Kanta Extranätet Alla ansökningar kan ännu inte göras via Kanta Extranätet Förmedling av intyg till FPA Arkivering av gamla uppgifter 15

16 Ibruktagningsprov för Patientdataarkivet Vid förändringssituationer som gäller Patientdataarkivet är ett ibruktagningsprov starkt att rekommendera, eftersom det annars kanske inte går att konstatera eventuella felsituationer i realtid vid överföringen av uppgifter Före förändringen görs ibruktagningsprov i en sådan organisation eller del av organisationen vars uppgifter ska överföras till en annan registeransvarig Eventuellt kan man utnyttja uppgifter som redan tidigare uppkommit vid ibruktagningsprov Efter förändringen görs ett ibruktagningsprov för att kontrollera att ändringen av registeransvarig lyckats (den nya anslutaren gör ibruktagningsprov i vilket fall som helst) Kontroll av att det lyckas att lagra uppgifter i den nya organisationen och att det har lyckats att överföra handlingar från en registeransvarig till en annan En rapport om att provet lyckats skickas till FPA 16

17 Säkerställande av beredskapen att producera recept Ibruktagningsprov för recept görs enbart t.ex. vid den första ibruktagningen av ett nytt system eller på FPA:s begäran I förändringssituationer kan organisationen efter att ha godkänts som användare av tjänsten vid behov göra ett ibruktagningsprov med motsvarande fall för att säkerställa den tekniska produktionsberedskapen Införande Anslutningsansökningar och ibruktagningsprov och säkerställande av produktionsberedskapen Material för säkerställande av produktionsberedskapen 17

18 Begäran om receptförnyelse Från apoteken och Mina Kanta-sidor kan begäran om receptförnyelse riktas till de serviceenheter eller självständiga yrkesutövare som antecknats som mottagare av begäran om förnyelse i SOTE-organisationsregistret i kodverket Valvira självständiga yrkesutövare inom hälso- och sjukvården (Valvira Terveydenhuollon itsenäiset ammatinharjoittajat) Också i Kanta-tjänsten ska organisationen ha mottagning/sökning av förnyelsebegäran som en tjänst som används I en förändringssituation bör man se till att alla förnyelsebegäranden som riktats till kunden kan behandlas När verksamheten upphör kan anteckningen om mottagning av förnyelsebegäran tas bort ur registret en till två dagar före förändringssituationen, så att det inte är möjligt att rikta förnyelsebegäranden till enheten via Mina Kanta-sidor eller apoteket. Meddelanden om mottagande av förnyelsebegäran skickas via e-post till koodistopalvelu@thl.fi och en kopia till kanta@kanta.fi 18

19 Kundens tekniska förbindelser till Kanta-tjänsten 19

20 Termer Kanta-förmedlare: En serviceproducent som en kund anlitar då den ansluter sig till Kanta och som i denna roll kan se okrypterade patientuppgifter, t.ex. i samband med underhållsåtgärder. Anslutningspunkt: Den punkt i datakommunikationen där organisationens informationssystem ansluts till Kanta-tjänsterna längs en dataförbindelse som är krypterad och autentiserad med ett servercertifikat från hälso- och sjukvårdens certifikatutfärdare. 20

21 Kundens tekniska förbindelser till Kanta-tjänsten Ny anslutning till Recepttjänsten eller Patientdataarkivet Kundens tekniska anslutningspunkter meddelas i anslutningsansökan En kund som använder en Kanta-förmedlares anslutningspunkt meddelar anslutningspunktens OID-kod i anslutningsansökan En kund som har en egen ny anslutningspunkt meddelar anslutningspunktens OID och uppgifter om dataförbindelserna (IP-adress, DNS-namn) i anslutningsansökan) Förändringssituation, till exempel om kundens anslutningspunkt byts ut Kanta-tjänstens kund meddelar förändringar i sina anslutningspunkter och i de tjänster som används från dessa genom en ändringsanmälan. Uppsägning av Recepttjänsten eller Patientdataarkivet Kundens tekniska förbindelser till Kanta-tjänsten stängs på grundval av uppsägning. Uppsägningsanmälan finns på Kanta Extranätet och fås på begäran även från kundsupporten kanta@kanta.fi 21

22 Meddelande av uppgifter om ny anslutningspunkt Kundens egen anslutningspunkt Kunden ansöker om nödvändiga servercertifikat Uppgifterna om anslutningspunkten (OID, IP-adresser, DNS-namn) ges genom en anslutningsansökan eller meddelas senare genom en ändringsanmälan Kanta-förmedlarens anslutningspunkt Kanta-förmedlaren ansöker om servercertifikat Kanta-förmedlaren meddelar uppgifterna om anslutningspunkten till Kanta-tjänsten innan den första kunden tar i bruk den - Anmälningsblankett från kundsupporten kanta@kanta.fi - I Kanta-tjänsterna görs på grundval av anmälan de nödvändiga öppningarna av förbindelserna och uppgifterna om anslutningspunkten förs in i systemen, och efter det kan en kund välja anslutningspunkten genom en anslutningsansökan 22

23 Förändringssituationer som berör flera kunder Förändringar i en dataförbindelse som används av flera kunder Förändringssituationer i Kanta-förmedlarens anslutningspunkt Ibruktagande av en ny anslutningspunkt Anslutningspunktens OID-kod byts ut ny anslutningspunkt Förändringar i anslutningspunktens dataförbindelser Förändringsprojektet genomförs under samordning av Kanta-förmedlaren / den aktör som administrerar dataförbindelsen Viktigt att komma noga överens om tidsschemat t.ex. vid förändringar i mottagningsadressen för begäran om receptförnyelse - Gemensamma möten om läget vid behov (leverantören, FPA:s Kanta-tjänster, vid behov kunderna) Förmedlaren / den aktör som administrerar dataförbindelsen gör ändringsanmälan till Kanta-tjänsten för kundens räkning Förmedlaren / den aktör som administrerar dataförbindelsen ansvarar för informationen till kunden 23

24 Sammanfattning Administration av organisationens uppgifter på Kanta Extranätet Anslutare/Kanta-kund Registeransvarighet och ändring av registeransvarig Anslutningspunkt och begäranden om förnyelse Val av tidpunkt för förändringarna 24

25 Tack! Supporttjänst under produktionstiden tfn Anslutning till Kanta-tjänsterna Konsultation inom kommunikation Verksamhets- och anslutningsmodeller inom hälso- och sjukvården samt kodverk 25