SAP Business One MED NY EFFEKTIVITET, ÖVERBLICK OCH LÖNSAMHET FÖR SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG

Transkript

1 SAP Business One MED NY EFFEKTIVITET, ÖVERBLICK OCH LÖNSAMHET FÖR SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG

2 Copyright 2004 SAP AG. Alla rättigheter förbehålls. Ingen del av denna publikation får återges eller överföras i någon form eller för något syfte utan uttryckligt tillstånd från SAP AG. Informationen som ges kan komma att ändras utan föregående varning. Några av de produkter som saluförs av SAP AG och dess distributörer innehåller komponenter som ägs av andra programvaruleverantörer. Microsoft, Windows, Outlook och PowerPoint är registrerade varumärken som ägs av Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, S/390, AS/400, OS/390, OS/400, isenes, psenes, xseries, zseries, z/os, AFP, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli och Informix är varumärken eller registrerade varumärken som ägs av IBM Corporation i USA och/eller andra länder. Oracle är ett registrerat varumärke som ägs av Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1 och Motif är registrerade varumärken som ägs av Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame och MultiWin är varumärken eller registrerade varumärken som ägs av Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML and W3C är varumärken eller registrerade varumärken som ägs av W3Ce, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java är ett registrerat varumärke som ägs av Sun Microsystems, Inc. JavaScript är ett registrerat varumärke som ägs av Sun Microsystems, Inc. och som används under licens för tekniska lösningar som uppfunnits och tillämpats av Netscape. MaxDB är ett varumärke som tillhör MySQL AB, Sverige. SAP, R/3, mysap, mysap.com, xapps, xapp, SAP NetWeaver, och andra SAP-produkter och tjänster som nämns i detta dokument, samt deras respektive logotyper, är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör SAP AG i Tyskland och i flera andra länder över hela världen. Alla övriga produkter och tjänster som nämns är varumärken som ägs av sina respektive företag. De uppgifter som ingår i detta dokument har enbart informationssyfte. Nationella produktspecifikationer kan variera. Materialet kan komma att ändras utan föregående varning. Materialet tillhandahålls av SAP AG och dess närstående bolag ( SAP-gruppen ) uteslutande i informationssyfte, utan några utfästelser eller garantier av något slag, och SAP-gruppen skall inte vara ansvarig för några fel eller utelämnade uppgifter i materialet. De enda garantierna när det gäller SAP-gruppens produkter och tjänster är de som i förekommande fall anges i de uttryckliga garantimeddelanden som åtföljer sådana produkter och tjänster. Inget som sägs i detta material skall uppfattas som en ytterligare garanti. INNEHÅLL Sammanfattning SAP Business One: En integrerad lösning för dagens utmaningar Förbättra din kontroll Skillnaden med SAP Business One SAP Business One: Utformad för dina behov Arkitektur Byggd för flexibilitet, skalbarhet och kraft Funktioner och egenskaper Översikt över funktioner Lösningens konfigurering Flexibel anpassning Användardefinierade fält Formaterad sökning Alternativ för dynamisk förstärkning Datagränssnittet: centrum för objektsutbyte Tillgång till användargränssnittet Tillvalsfunktioner Integrering med Outlook XL Reporter Paket för dataförflyttning Konfigurerings-kit (BC Sets) Betalningsmotor Designinstrument för avancerad layout Supportdesk SAP EarlyWatch Alert Anläggningstillgångar Intrastat Avanzo Bas/Pacsoft SIE Integrering med mysap Business Suite Integreringsscenarier för SAPs systemgrupper Systemkrav Garantera låg total ägarkostnad

3 En idealisk affärslösning Bilaga: Funktioner Redovisning Affärsmöjligheter Försäljning Inköp Affärspartner Bank Lageradministration Produktion Materialbehovsplanering (MPS) Service Personal Rapportering SAMMANFATTNING SAP Business One är ett helintegrerat affärssystem som konstruerats för små och medelstora företag (SMB). SAP Business One är det enda affärssystemet för små och medelstora företag med medföljande CRM-funktionalitet och flexibla rapporter. Det täcker dessutom samtliga viktiga affärsfunktioner, inklusive säljstöd (CRM), ekonomi, lageradministration, tillverkning, service och flexibla rapporter för alla delar av verksamheten. För första gången har processägarna tillgång till ett enda system som byggts för att automatisera affärsprocesser och leverera en sann och konsekvent bild av viktig, färsk affärsinformation som sträcker sig från säljstöd till tillverkning och ekonomi. Med SAP Business One kan ledningen fokusera på att öka lönsamheten och uppnå helt nya kontrollnivåer. 4 5

4 SAP BUSINESS ONE: EN INTEGRERAD LÖSNING FÖR DAGENS UTMANINGAR Osäkra ekonomiska förhållanden, en intensivare konkurrens och nya En sann och enhetlig bild av verksamheten. Omedelbara meddelanden och automatiska larm på viktiga Delegera ansvar till användaren. SAP Business One ger användarna krav från kunderna ökar trycket på små och medelstora företag Med SAP Business One kan du: affärshändelser. Med SAP Business One kan de verksamhets- de kraftfulla verktyg som krävs för att skräddarsy lösningen så den upp- (SMB). För att snabbare kunna anpassa sig till dessa utmaningar måste Styra företagets processer från en heltäckande lösning som automa- ansvariga styra enligt undantagsprincipen övervaka, meddela och fyller specifika affärsbehov. Med SAP Business One kan användaren: företagen nå nya nivåer när det gäller att styra upp sin verksamhet. tiserar och strömlinjeformar alla viktiga affärsprocesser inklusive vidta åtgärder när specifika händelser inträffar. Alla brott mot i förväg Ange sina preferenser vad gäller format, policy, förfrågningar och Traditionella programlösningar för företagsstyrning kan inte längre ekonomistyrning, lagerstyrning, inköp, tillverkning, bankrelationer inställd företagspolicy utlöser ett omedelbart meddelande till led- rapporter vilket ger dem en möjlighet att driva verksamheten stödja företagens föränderliga behov. Informationsluckor, processer och CRM; använd den inbäddade CRM-funktionen för att integrera ningen och inleder en arbetsflödesprocess för att hantera händelsen. som de själva vill. som bryter samman och föråldrade data försämrar företagsledningens all försäljning, support och kundspecifika processer med alla Med SAP Business One kan du: Använda kraftfulla anpassningsmöjligheter för att enkelt definiera möjligheter till full kontroll av verksamheten. Sådana system isolerar övriga relevanta funktioner i hela företaget, Få varningar som inte bara riktar uppmärksamheten på specifika de flesta förändringar i lösningen utan teknisk utbildning. viktig affärsinformation på olika platser som inte är sammanlänkade, Automatisera och strömlinjeforma materialplanering och styck- affärshändelser, utan dessutom utlöser arbetsflödesprocesser som Omedelbart genomföra ändringar av SAP Business One, så att lös- och den som skall använda informationen tvingas till tidsödande och listor i din tillverkningsprocess; i fem enkla steg kan du definiera automatiskt leder till åtgärder. ningen snabbt passar användarens sätt att bedriva verksamheten. omständliga procedurer bara för att få jobbet gjort. Resultat: missade chanser, slöseri med tid och dyrbar ineffektivitet. För att utvecklas behöver företagen en integrerad lösning för företagsstyrning. Ett enda system som automatiserar processer och ger en pålitlig bild av verksamheten på grundval av färsk information. Låt oss presentera SAP Business One från SAP, världsledande inom affärssystem. SAP Business One är en enkel men ändå kraftfull lösning som låter användarna på ditt företag ta kommandot. Nu kan de få den information de behöver, när de behöver den, för att driva sina affärsprocesser. SAP Business One kan enkelt skräddarsys för att passa dina specifika behov i dag och justeras för att uppfylla föränderliga behov över tiden. SAP Business One levereras genom ett världsomspännande nätverk av kvalificerade affärspartners som nyttjar SAPs globala kunskaper för att ge lokal service och support. planeringsscenarier och hantera materialplanering, samt effektivt matcha kundernas efterfrågan mot produktion. Omedelbar tillgång till viktig information från CRM till tillverkning och ekonomi. Med SAP Business One kan användarna snabbt hämta korrekt, relevant, uppdaterad och komplett affärsinformation från samtliga funktioner inom företaget. Från en enda källa får användarna nu total överblick över hela verksamheten. Med SAP Business One navigerar du enkelt och snabbt genom systemet. Tack vare ett lättanvänt gränssnitt kan du omedelbart få tillgång till aktuell data om företagets resultat, arbeta effektivare och få snabbare svar. Därutöver kan du omedelbart förstå viktiga relationer och transaktioner genom att använda den patenterade Drag&Relate -funktionen. För all data som kräver ytterligare information kan du helt enkelt dra uppgifterna från ett område och placera dem i ett annat; du kan också borra på djupet efter mer detaljerad information och se Snabbt och enkelt få tillgång till detaljerad information om den affärshändelse som utlöste varningen och möjliggöra välinformerade beslut. Upprätta unika arbetsflödesprocesser inklusive de godkännanden, procedurer och steg som inleds automatiskt för att göra det möjligt för ledningen att omedelbart reagera på händelsen. Förmåga att på ett kostnadsaffektivt sätt växa i takt med verksamhetens behov. SAP Business One kan enkelt anpassas efter föränderliga affärsförhållanden och nya krav, utan att skapa en tung, konstant IT-börda. Med SAP Business One kan du: Snabbt modifiera och justera lösningen för att stödja olika affärskrav. Integrera ändringar i nya versioner av lösningen med minimal arbetsinsats och eliminera de frustrationer och kostnader som i regel åtföljer uppgraderingar, Lätt integrera med andra applikationer och därigenom utnyttja inve- Resultaten märks snabbt. Med SAP Business One kan företagen minska sin implementeringstid och snabbt förverkliga fördelarna med en modern lösning. Med SAP Business One får du: Ett intuitivt användargränssnitt och en standardmiljö baserad på Microsoft Windows som hjälper användaren att snabbt bli produktiv genom en kraftigt förkortad inlärningskurva; SAP Business One kräver bara en enda server, vilket ytterligare förenklar implementeringen och sänker kostnaderna. Förenklad administration som strömlinjeformar den dagliga driften och det dagliga underhållet av lösningen, vilket kraftigt sänker de löpande utgifterna. En låg total ägarkostnad (TCO), eftersom lösningen gör det enkelt för icke-tekniska personer att lägga till nya funktioner utan kunskaper i programmering. Du kan dessutom enkelt uppgradera lösningen med nya funktioner. Slutligen slipper du med SAP Business One de integrations- eller underhållskostnader som krävs med multipla system. Förbättra din kontroll SAP Business One erbjuder de viktiga funktioner som företag behöver för att växa lönsamt och nå nya nivåer när det gäller att kontrollera olika processer, vilket inkluderar följande: motsvarande relationer, synkronisera data mellan SAP Business One och Microsoft Outlook. Med SAP Business One kan användarna synkronisera sina kalendrar, kontakter och uppgifter, samt ladda ned och få tillgång till all relevant information om kunder, partner och leverantörer. steringar i befintliga system eller utnyttja fördelarna med ny teknik. 6 7

5 Förbättra din kontroll Hur kan SAP Business One hjälpa dig nå framgång? Lösningen erbjuder: SAP BUSINESS ONE: UTFORMAD FÖR DINA BEHOV För att förenkla underhållet låter behörighetskontrollen administratören se en förteckning av samtliga funktioner för varje område och ange vilket typ av behörighet som olika användare skall ha läsa, Integration SAP Business One är ett helintegrerat affärssystem som konstruerats för små och medelstora företag. Det täcker in samtliga viktiga affärsfunktioner, inklusive säljstöd (CRM), ekonomi, lageradministration, tillverkning, service och flexibla rapporter för alla delar av verksamheten. Inbäddad CRM SAP Business One är det enda affärssystemet för små och medelstora företag med medföljande CRM-funktion och flexibla rapporter. Försäljning, support och kundspecifika processer har fullt integrerats med samtliga relevanta funktioner över hela företaget. Drag&Relate SAP Business One är det enda affärssystemet som tillämpar Drag&Relate (dra och koppla) för att ge användare på alla nivåer komplett överblick över samtliga processer och förmågan att omedelbart förstå viktiga samband och transaktioner inom företaget. Arbetsflödesbaserade varningar Enbart SAP Business One erbjuder arbetsflödesbaserade varningar som låter användaren övervaka, meddela och vidta åtgärder utifrån specifika händelser. Figur 1: Med funktionen Drag&Relate kan användaren skapa skräddarsydda rapporter på ett par sekunder. Arkitektur Byggd för flexibilitet, skalbarhet och kraft SAP Business One är en helt integrerad lösning med ett enhetligt, intuitivt utseende och känsla i samtliga funktioner. Klient DATABAS SERVER Server Gränssnitt XML ADAPTER API (COM) Service BACKUP Figur 2: Tack vare att det bara krävs en enda server är SAP* Business One lätt att hantera, underhålla och integrera med andra lösningar. skriva eller båda. Funktioner och egenskaper Översikt över funktioner SAP Business One kan enkelt men ändå kraftfullt fungera som företagets huvudsakliga administrativa applikation. SAP Business One ger företaget samtliga funktioner som behövs för att driva verksamheten plus att den erbjuder specifika lösningar för att uppfylla de unika behoven i just ditt företag. Vid behov kan du även lägga till ytterligare funktioner. SAP Business One kopplas smidigt till andra applikationer via ett antal olika standardgränssnitt. Resultatet blir en lösning som erbjuder ett heltäckande och mångsidigt verktyg för att styra verksamheten. Lösningen erbjuder alla de administrativa funktioner du kan behöva för att skräddarsy och säkerhetskopiera data, ange växelkurser, konfigurera tillstånd och varningar och få tillgång till information i programvara från andra leverantörer. Dessutom omfattar systemet 12 nyckelmoduler som utsträcker SAP Business Ones möjligheter långt Personliga anpassningar SAP Business One är den enda lösning som ger användaren frihet att enkelt lägga till fält, ändra former och personligt anpassa förfrågningar och rapporter. Du kan lägga till nya funktioner eller uppgradera lösningen i takt med att företagets behov förändras. SAP Business One ligger på en enda server som enkelt integreras med ditt Microsoft Windows-nätverk. SAP Business One utnyttjar en Windows 32-kompatibel, tvåskikts klient-server-arkitektur som garanterar bästa prestanda. Du kan utnyttja dina befintliga nätverk för maximal effektivitet. Programmet innehåller protokoll för säkerhet, backup och nätverksaccess. Anslutning till nätverk garanteras via WAN-terminaltjänster eller uppringd anslutning. utöver den primära administrativa funktionen för att du skall kunna strömlinjeforma hela din affärsprocess. Tack vare denna moduluppbyggnad kan de olika komponenterna tala med varandra via ett gränssnitt kallat API (application programming interface) för förbättrad anpassningsförmåga. Bland nyckelfunktionerna återfinns: Ekonomi Hanterar samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive huvudbok, upprättande och underhåll av kontoplan, bokföring, växelkursjusteringar, budgetering, inrättande av resultatenheter I SAP Business One-miljön kan du använda standardförfaranden för och regler för kostnadsfördelning. databas-backup, enkelt spara och överföra databasen till en annan dator och ge omedelbar tillgång till viktig affärsinformation. Den strömlinjeformade SAP Business One-arkitekturen stöder följande databaser: Microsoft SQL Server. Sybase Adaptive Server Enterprise Small Business Edition. IBM Universal Database Express Edition. 8 9

6 Affärsmöjligheter CRM-lösningen registrerar alla affärsmöjlig MPS Funktion för planering av materialbehov genom en Behörigheter Administratörer anger vilken information som Visa fält som bara kan användas för förfrågningar till exempel heter, från första telefonsamtalet till en framgångsrikt avslutad guidad process. Tack vare denna process kan användarna utarbeta användaren kan få tillgång till. Alla dokument har ägare och användarsignaturer, skapandedatum och balanser för öppna affär. Tack vare denna viktiga komponent i SAP Business Ones kan ett planeringsscenario i fem enkla steg, baserade på ett antal olika utifrån användarens relationer med ägaren kommer de att till- checker (för en affärspartner). användarna lägga in olika detaljer som gäller säljtips, affärsmöjligheter, inklusive källor, potentiella möjligheter, avslutsdatum, konkurrenter och aktiviteter. Så snart den första relevanta offerten har skapats kan användarna koppla den till affärsmöjligheten för att underlätta spårning och efterföljande analys. En annan viktig del av CRM-funktionen är de kraftfulla rapporter som låter användarna analysera affärsmöjligheter per källa, territorium, bransch, kund och produkt. Dessutom kan de utarbeta prognoser och se förväntad vinst för en given tidsperiod, såsom månad eller kvartal. Användarna kan dessutom se fördelningen av affärsmöjligheterna per källa över en given tidsperiod för att spåra de lönsammaste aktiviteterna. Försäljning Hjälper dig skapa offerter, föra in kundorder, regi- kriterier, och förutse efterfrågan utifrån prognoser. Service Optimerar potentialen i din serviceenhet och ger support för serviceprocesser, hantering av servicekontrakt, serviceplanering, spårning av interaktiva kundaktiviteter och kundsupport. Funktionen innehåller en kunskapsdatabas som hjälper teknikerna i deras analys eller felsökning. Personal Stöd för personalhantering. Rapporter Kraftfulla rapportmallar för praktiskt taget alla aspekter av din verksamhet, inklusive kund- och leverantörsskulder, försäljning, kassaflöde, kundkontakter, bokföring, lagerhållning, bokslut, prissättning och kundaktiviteter. delas fullständiga rättigheter, rätt att läsa eller inga rättigheter. Rättigheten kan definieras utifrån om användaren ingår i samma team, avdelning eller lokalkontor eller har samma chef som ägaren eller är ägarens chef eller underställd. Bestämning av växelkurser Detta utgör grunden för alla rapporter och alla registrerade uppgifter. Allmänna funktioner Säkerhetskopiering av data, definiering av automatiska processer. Import/export av data. Återställning Administrering/återställning av data. Varningsfunktioner Definiering av personlig profil för varningsmeddelanden. Alternativ för dynamisk förstärkning SAP Business One erbjuder ett robust bassystem med kraftfulla kärnfunktioner, inklusive funktioner för säljstöd (CRM), ekonomi, lageradministration, tillverkning, service och flexibla rapporter för alla delar av verksamheten. I lösningen ingår de primära processerna för ett företag samt landspecifika lokaliseringar, till exempel rättsliga, valutamässiga och finansiella krav för användning i ett visst land. Tack vare olika gränssnitt för applikationsprogrammering (API, Application programming interface) kan företagen använda detta system med branschspecifika funktioner och anpassa befintliga funktioner efter sina behov. strera leveranser, uppdatera lagerbalanser och hantera alla fakturor och kundfordringar. Inköp Hanterar och underhåller leveransavtal och transaktioner, inklusive utställande av inköpsorder, uppdatering av lagerhållning, beräkning av importerade produkters värde, hantering av returer och krediter. Affärspartner Kontrollerar all information om kunder, återförsäljare och leverantörer, inklusive profiler, aktiviteter med affärspartners samt kontaktsammanfattningar. Bank Tar hand om all finansiell redovisning, till exempel kassakvitton, insättningar, kreditkortsbetalningar och bankavstämningar. Lager Hanterar lagernivåer, produktplanering, prislistor, speciella prisöverenskommelser, omplaceringar i lager samt plocklistor och packning av inneliggande produkter för leverans. Produktion Ger dig produktionsverktyg som definierar stycklistor i flera nivåer och skapar produktionsorder medan de verifierar och rapporterar tillgången på produkter och material. Konfigurering av lösningen Flexibel anpassning I SAP Business One kan användaren konfigurera inställningarna i systemet för samtliga funktioner. Du kan till exempel bestämma växelkurser, ställa in behörighetsparametrar, skapa inställningar för internpost och e-post samt konfigurera funktionerna för dataimport och dataexport. I administrationsdelen kan följande funktioner konfigureras: Företagsurval Diverse grundinställningar. Systeminitialisering och allmänna preferenser Företagsdata och allmänna inställningar. Användaruppgifter Kontoplaner, skattekoder, säljare, territorier, projekt, adressformat, betalningsvillkor, grupper av leverantörer, kunder, produkter och kommissioner, lager, mallar och köer för serviceavtal, banker, betalningsmetoder och leveransmetoder. Skicka meddelande Intern användare, kund och leverantör. Ingående balanser Ange ingående balanser på huvudbokens konton och ingående balanser för olika affärspartner. För en detaljerad granskning av konfigureringsalternativen för övriga funktioner, se avsnittet Bilaga: funktioner. Användardefinierade fält I SAP Business One kan användaren definiera sina egna fält för alla objekt, inklusive produkter, affärspartner och order. Tack vare detta kan de hantera typisk information som krävs för flera olika affärsaktiviteter. De kan också välja användardefinierade fält för att föra in olika typer av information, såsom texter, adresser, telefonnummer, URL:er, filbilagor, bilder och rullgardinsmenyer. Formaterad sökning Tack vare den formaterade sökningen kommer värdena från en viss i förväg definierad sökprocess att registreras för varje fält i systemet (inklusive användardefinierade fält). Tänkbar användning av den formaterade sökningen (urvalet) kan vara: Automatiskt införande av värden i fält, baserat på användning av olika objekt i systemet, inläggning av värden i fält, baserade på i förväg definierade listor. Automatisk inläggning av värden i fält, baserat på i förväg definierade förfrågningar (användardefinierade), t.ex. värdet i fält X är beroende av värdet i fält Y. Systemet är försett med ett programmerings-api som bygger på COM-teknik. Företaget kan använda detta API till att utöka lösningens funktioner eller anpassa dem efter sina specifika behov. Tillgängliga COM-objekt kan redigeras med programmeringsspråk såsom Visual Basic, C/C++ och Java. Två olika API:er är tillgängliga: det ena för datagränssnitt och det andra för att redigera användargränssnitt. Datagränssnittet: centrum för objektsutbyte Data-API:et använder objekt och procedurer för att läsa och behandla de viktigaste dataobjekten i SAP Business One. Detta API gör det möjligt för användarna att få tillgång till såväl master- som transaktionsdata, tillsammans med ett stort antal allmänna objekt. Data- API:et tillhandahåller bland annat följande objekt och procedurer: DBConnection Upprättar en anslutning till en SQL-server. Company Utgör en databas för företaget. RecordSet Innehåller SQL-data; dess DoQuery-funktion kan användas för att starta SQL-frågor och redan sparade processer. SBObob Hjälper till att finna värdefull information snabbt och enkelt. Message Gör det möjligt att skicka meddelanden till en annan användare av SAP Business One tillsammans med bilagda filer och länkar. UserFields Innehåller ett urval av samtliga användardefinierade fält. Field Behandlar fältdata

7 Items Visar masterdataregistret för en viss produkt. XL Reporter Paket för dataförflyttning Supportdesk BusinessPartner Innehåller masterdataregister för en viss kund Med verktyget XL Reporter kan du integrera rapporter i Microsoft Data Transfer Workbench Tack vare supportdesken kan du få tillgång till SAP Service eller leverantör. Excel i SAP Business One, vilket ger dig en möjlighet att arbeta direkt Överföringsfunktionen i SAP Business Ones dataförflyttningsverk- Marketplace direkt från din SAP Business One-applikation. Efter en ProductTrees Visar rubrikerna i en stycklista. i Excel som ditt viktigaste rapportverktyg. Kombinationen utnyttjar tyg hjälper dig i olika implementeringsprojekt att enkelt flytta snabb konfigurering kan du skapa ett servicemeddelande för att där- ProductTrees_Lines Visar de olika material som ingår i en viss kraften i den integrerade företagsstyrningsinformationen i SAP olika master- och transaktionsdata från ett egenutvecklat system till efter koppla upp dig mot nätet och skicka meddelanden med bilagor stycklista. Business One och de välkända funktionerna i Microsoft Excel. din SAP Business One-lösning. Fördefinierade mallar för datafiler på upp till 4Mb till SAP Service Marketplace. Dokument Visar rubriken i ett visst försäljnings- eller inköpsdokument. Documents_Lines Innehåller de enskilda poster som tilldelats ett visst försäljnings- eller inköpsdokument. JournalEntries Visar poster i huvudboken. Utarbeta rapporter. Användaren kan enkelt skapa rapporter med hjälp av funktioner som peka-och-klicka och dra-och-släpp. På ett par sekunder kan användaren utarbeta heltäckande affärsrapporter. Användare som behöver mer avancerade funktioner och utökade kalkyler eller diagram har analyskapaciteten i Microsoft Excel i kombina- tillhandahålls för att förenkla förberedelserna av data för import. Dataförflyttning till mysap Business Suite Företag som använder SAP Business One har en lösning som växer för att uppfylla deras föränderliga krav. SAP erbjuder en dataförflyttningsväg från SAP Business One till mysap Business Suite- SAP EarlyWatch Alert Med EarlyWatch Alert kan du ta emot information om ditt systems prestanda. Detta hjälper dig att undvika systemproblem innan de faktiskt inträffar. Data samlas in från ditt SAP Business One-system för analys. Resultaten av analyserna kopieras till SAP Service Marketplace Tillgång till användargränssnittet tion med den integrerade affärsinformationen i SAP Business One, familjen av programlösningar som låter företagen koppla upp sig där du kan få tillgång till dem. Du kan dessutom få samtliga analys- Användargränssnittets API tillhandahåller objekt och procedurer som vilket ger avancerade och flexibla rapporter från områden såsom sälj- mot sina moderbolag eller som stöder en dramatisk tillväxt upp till rapporter via e-post direkt till din inbox. kan användas för att få tillgång till inskrivningsfält/kryssrutor, interna systemhändelser och mycket annat. Användargränssnittet tillhandahåller bland annat följande objekt och procedurer: Application Upprättar förbindelsen med applikationen i SAP Business One. Form Visar ett fönster i SAP Business One. Item Gör det möjligt att anpassa dialogrutor (och ändra deras innehåll, samt deras position, storlek eller utseende). Check box Hanterar kryssrutor. Matrix Avser en tabell i ett fönster. ItemEvent Används för att behandla händelser. Menuitem Aktiverar individuella menyposter. MenuEvent Används för att påverka en viss process. Tillvalsfunktioner Förutom grundfunktionerna erbjuder SAP ett antal tillvalsfunktioner till SAP Business One. De extra funktionerna kräver inga ytterligare investeringar. Integrering med Microsoft Outlook SAP Business One är helt integrerat med Microsoft Outlook, vilket stöd (CRM), ekonomi, lageradministration, tillverkning och service. Exempel på avancerade funktioner: Levererar dynamisk information i rapporter tack vare sin kraftfulla analysfunktion som ger viktig, färsk information om hela verksamheten. Är lättanvänd och erbjuder ett intuitivt verktyg som gör det möjligt för användaren att skapa rapporter på ett par sekunder. Innehåller delfunktioner som sträcker sig från standardförsäljning och balansrapporter till komplicerad ad hoc-rapportering, inklusive anslagstavlor med direktvisning av KPI:er. Ger möjlighet till djupanalyser i realtid, hela vägen ned till noteringsnivå. Gör det möjligt för användaren att planera rapporter och automatiskt distribuera rapporter via e-post. Innehåller tekniska namn och tabellstrukturer i systemets databas så att användarna inte behöver den kunskapen för att ta fram sina rapporter. tusentals anställda. Konfigurerings-kit (BC Sets) Ett BC-set är ett implementeringsverktyg som i regel används för att förenkla anpassningsprocessen. Funktionen gör det enklare att skapa och underhålla paketlösningar för olika partners. Du kan återanvända inställningarna för en viss funktion eller för en hel affärsprocess. Betalningsmotor Betalningsmotorn i SAP Business One skapar det filformat som krävs för elektroniska betalningar. Du kan få tillträde till i förväg definierade filformat för banköverföringar, direktbetalning och import av kontoutdrag som utformats speciellt för olika länder. Med den integrerade kontant- och bankfunktionen kan du behandla och stämma av olika banktransaktioner i ett enda steg. Designinstrument för avancerad layout Advanced Layout Designer är ett moduluppbyggt utvecklingsverktyg som integrerats med SAP Business One för att förstärka funktionen på områdena utskriftsformat och layout, vilket ger en ökad kontroll över utformningen av olika etiketter. Anläggningstillgångar (Österrike, Belgien, Kanada, Tyskland, Finland, Frankrike, Republiken Irland, Nederländerna, Portugal, Spanien, Sverige, Schweiz, Storbritannien) Programvaran för anläggningstillgångar i SAP Business One fungerar som en bilaga till redovisningens huvudbok. Med den kan du administrera och övervaka dina anläggningstillgångar. Viktiga processer såsom förvärv, krediter, inlösen av lån och överföringar stöds. Systemet beräknar den planerade avskrivningstiden utifrån förvärvsoch produktionskostnaden samt tillgångens normala nyttjandetid och gör de noteringar som krävs i huvudboken. I dina masterdata för anläggningstillgångar kan du få en snabb överblick över förändringen i värde under året, och nedskrivningsprognosen kan simulera den framtida nedskrivningen. Som ett viktigt komplement till balansräkningen visar sammanfattningsbladet samtliga historiska förändringarna i tillgångsportföljen (transaktionerna) under ett visst redovisningsår. Historiska data och ingångsvärden för ett visst redovisningsår kan ställas till förfogande genom funktionen för dataimport. möjliggör en skarvfri kommunikation som omfattar hela organisationen och samtliga affärsfunktioner. Du kan t.ex. dela på kontakter, avtalade möten och uppgifter mellan SAP Business One och Outlook. Det finns också en integrerad offertfunktion i Outlook

8 Intrastat Intrastat (Intra EU handelsstatistik) rapportering ger dig ett omfattande systemstöd för att övervaka godsflöden mellan medlemsländerna inom EU. Intrastat modulen skapar landsspecifika deklarationsfiler utifrån SAP Business One data som sedan kan överföras till Statistiska Central Byrån (SCB) via internet (EDI-Intra) Avanzo Bas/Pacsoft Avanzo Bas/Pacsoft är speciellt lämpligt för små och medelstora transportköpare med eller utan behov av integration till andra system. Med integrationen till SAP Business One skickas automatiskt relevant information direkt från SAP Business One vidare till Avanzo Bas/Pacsoft där korrekt fraktdokumentation hanteras och skrivs ut. SIE 4 SIE är en standard för att flytta redovisningsdata mellan olika program. SIE 4 hanterar enskilda transaktioner som t ex kan användas för att exportera årets transaktioner från SAP Business One och sen skicka dem till revisorn. Med SIE 4 kan man alltså från SAP Business One importera och exportera relevant transaktionsdata. Export kan göras på flertal olika selektioner så som datum och verifikationsnummer. Integrering med mysap Business Suite Den öppna arkitekturen i SAP Business One kan integreras med mysap Business Suite, samt med programlösningar från andra externa leverantörer, vilket ger företagen en möjlighet att utnyttja de omfattande fördelarna med SAP, från de största enheterna ned till det allra minsta dotterbolaget. Kontor Kontor Fabrik Butik Butik Butik Kontor Fabrik Figur 3: SAP Business One introducerar ett nytt paradigm: det betraktar hela din organisation som ett enda objekt, oavsett var kontoren befinner sig. Integreringsscenarier för SAPs systemgrupper SAP Business One är den idealiska lösningen för multinationella företags enskilda lokalkontor eller dotterbolag. Ett integreringspaket kopplar smidigt samman mysap Business Suite, som används på huvudkontoret, med de olika SAP Business One-system som installerats på olika håll av de internationella dotterbolagen. Resultatet blir ett fullt, integrerat systemlandskap som baseras på SAP Business Information Warehouse (SAP BW), SAP Enterprise Portal och SAP NetWeaver. Datakonsolidering med SAP BW Ledare inom multinationella företag behöver integrerade informationssystem som låter dem övervaka data från olika produktionssystem för att kunna fatta bästa möjliga beslut. SAP Business One erbjuder en färdigkonfigurerad lösning som övervakar data i lösningen och hämtar den för rapportering. SAP ger internationella dotterbolag som använder SAP Business One såväl det nödvändiga konfigureringspaketet som motsvarande kapacitet för datatillträde och dataallokering. SAP Enterprise Portal Med anslutningen till SAP Enterprise Portal kan företagen integrera SAP Business One med mysap Business Suite och externa datakällor, samt med andra programvarulösningar. Via portalen kan de skapa ett centralt tillträde för alla gemensamma affärsaktiviteter och göra informationen tillgänglig för anställda, partner och kunder över hela världen. Fördelarna med denna kapacitet är många: Centraliserad tillgång till information, oberoende av var data befinner sig (Intranet eller Internet), integrering av företagsöverskridande affärsprocesser, Portalens funktioner SAP Business One har ett portalinnehåll som gör det möjligt för företag att konfigurera ett geografiskt spritt systemlandskap. Användarna kan få tillgång till information i en eller flera av SAP Business Ones installationer. I programmets basversion utgörs portalens innehåll av: iview-programmet, som visar information från SAP Business One och sidor som innehåller portalvyer. Sidor som visar webb-rapporter från SAP Business Information Warehouse. Arbets-kit som strukturerar de sidor som tillhandahålls. Denna portal erbjuder en välstrukturerad översikt över information från olika källor och den ger direkt eller indirekt tillgång till olika SAP Business One-installationer via SAP Business Information Warehouse. Definierade användarrroller I sitt dagliga arbete använder de anställda vid internationella dotterbolag i regel det grafiska standardgränssnittet GUI (graphical user interface) från SAP Business One, snarare än det som finns i SAP Enterprise Portal. Om det däremot finns en företagsportal inom en global företagsgrupp, kan det gränssnittet användas för att ge försäljarna tillgång till systemet. Med en sådan strategi kan försäljare från internationella dotterbolag använda en Internet-sökmotor för att få tillgång till SAP Business One utifrån. Med SAP Business One är det lätt att integrera närstående bolag, partners och leverantörer som använder SAPs affärssystem för medelstora och större företag, mysap Business Suite. Detta tack vare SAPs applikations- och integrationsplattform SAP NetWeaver. Tack vare platt- öppen, enhetlig tillgång till lösningar som möjliggör samarbete såväl inom som mellan företag, interaktionsteknik på högsta nivå, intelligent visning av innehåll, användarvänlig peka- och-klicka, tidsbesparande Drag&Relate. formen SAP NetWeaver kan företagen få ut mer värde från sina befintliga IT-investeringar och tillämpa en tjänsteorienterad arkitektur. SAP NetWeaver erbjuder en smidig integration av SAPs system med system från externa leverantörer på en och samma plattform. Microsoft Windows-miljön i SAP Business One gör det möjligt för användaren att enkelt utbyta data med andra Windows-applikationer, såsom Microsoft Word, Excel och Outlook

9 SAP Business One stöder användare i de multinationella företagens internationella dotterbolag, vilka behöver information om processerna i moderbolaget. Sådana användare behöver dessutom följande: En startskärm som visar nyckeltal, KPI:er eller varningsmeddelanden. Funktioner för att bryta ned sammanfattad information i detaljer och göra det möjligt för Drag&Relate-funktionen att dra objekt från en rapport eller varning till komponenter i ipanel, så att användarna kan hitta ytterligare information eller starta företagsövergripande processer. Information, framför allt från områden som ekonomisk redovisning och försäljning. Systemkrav Garanterar låg total ägandekostnad Lösningens minimala systemkrav håller nere den totala ägandekostnaden och gör så att administration och systemunderhåll blir okomplicerat och enkelt. Systemkraven för SAP Business One framgår av tabellen. Server Operativsystem CPU RAM Hårddisk CD-ROM Drive Upplösning Databas Mjukvara Microsoft Windows 2000 Server/Advanced Server Microsoft Windows 2003 Server Standard/Enterprise 32 bit Microsoft SQL Server 1x Intel Pentium III Sybase ASE 1x Intel Pentium IV IBM Universal Database Express Edition 1x Intel Pentium IV Microsoft SQL Server 512 MB Sybase ASE 1 GB IBM Universal Database Express Edition 1 GB Microsoft SQL Server System partition 0.5 GB/Data partition 2 GB Sybase ASE System Partition 0.5 GB/Data Partition 2 GB + additional 1 GB for each company IBM Universal Database Express Edition System partition 0.5 GB/Data partition 2 GB 24x or higher 640 x 480 with 256 colors or higher Microsoft SQL Server 2000 SP3 Sybase Adaptive Server Enterprise Small Business Edition Version GA IBM Universal Database Express Edition Version 8.1 FP5 Microsoft IE 6.0 SP1 Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.6 / 2.8 for Windows 2003 Server For IBM Universal Database Express Edition: Microsoft Net SDK Windows 2000 Microsoft Visual C++.NET Windows 2003 EN IDEALISK AFFÄRSLÖSNING SAP Business One är den nya standarden för affärssystem. SAP Business One erbjuder överkomliga, integrerade administrativa lösningar som konstruerats specifikt för små och medelstora företag. SAP Business One kommer från världens ledande leverantör av affärssystem, med över 30 års erfarenhet och 12 miljoner användare över hela världen. Utnyttja SAP Business Ones strategiska kraft för att avancera, öka vinsten och uppnå en helt ny kontrollnivå. Besök vår webbplats för mer information: Arbetsstation Operativsystem Microsoft Windows 2000 Professional Microsoft Windows XP SP1 32 bit CPU 1x Intel Pentium RAM 128 MB Hårddisk 500 MB CD-ROM Drive 24x or higher Upplösning 800 x 600 with 24 bit colors or higher Mjukvara Microsoft IE 6.0 SP1 Microsoft Data Access Components 2.6 (MDAC) or higher Tabell 1: Lägsta hårdvaru- och programvarukrav för SAP Business One

10 BILAGA: FUNKTIONER Ekonomi Redovisning SAP Business One innehåller en kontoplansmall för varje land, som kan anpassas till företagets krav. Mallen kan också användas för att utforma individuella kontoplaner med upp till 10 olika segment, om redovisningsbehoven kräver det. Bokföringsposter Användarna kan utnyttja programmet för att skapa nya bokföringsposter och leta efter redan befintliga poster. (Obs: De flesta bokföringsposter förs in automatiskt från områdena Växelkursdifferenser Lösningen låter användarna periodiskt utvärdera sina öppna poster när det gäller utländska valutor, och sedan ange differenserna och välja en lämplig korrigerande transaktion. Mallar för ekonomiska rapporter Användarna kan snabbt och enkelt skapa ett oändligt antal mallar för olika ekonomiska rapporter. Formatet låter dem skapa mallar för olika syften (till exempel ytterligare resultaträkningar). Rapporter för resultatenheter Denna resultaträkning baseras på intäkter och kostnader såväl direkta som indirekta som definierats i fördelningsreglerna, och funktionen kan användas för samtliga resultatenhetercentrum. Användarna kan välja mellan att visa årseller månadsrapporter och jämföra resultatet med siffrorna för närmast föregående period. Affärsmöjlighet Leverans Leveransfunktionen låter en leveransavdelning skapa den nödvändiga packdokumentationen för alla varor som skall levereras till en viss kund. Den inbyggda packningsprocessen underlättar allokeringen av poster till olika förpackningar under leveransprocessen. Användarna kan spara leveransens spårningsnummer och kontrollera leveransstatus i leveransnotan med en musklickning. Lagerkvantiteter uppdateras automatiskt när en viss leverans utförts. försäljning, inköp och bank.) Dessutom kan användarna automatiskt fördela de olika transaktionerna på projekt eller resultatenheter. Dagboksverifikat Användarna kan spara olika manuella dagboksposter i en batch och behandla dem gemensamt, vilket medger verifiering och korrigering innan de förs in i huvudboken. Bokföringsmallar Användarna kan definiera olika modeller för införing i huvudbokens olika konton, vilket sparar tid och hjälper till att undvika misstag i samband med manuellt införande av bokföringsposter. Återkommande poster Användarna kan ange sina egna poster för regelbundet införande och ange hur ofta varje återkommande post skall införas. (I det senare fallet kommer programmet automatiskt att påminna dem att föra in de poster det gäller.) Återföringar Lösningen medger att användarna automatiskt återför periodiserade poster i slutet av månaden. Enligt standardinställningen återförs angivna poster första dagen i nästföljande månad. Vid behov kan dock användarna specificera återföringsdatum enligt önskemål för varje post. Budget Funktionen hjälper användarna att upprätta och hantera budgetar. Användarna kan konfigurera olika metoder för budgetallokering, definiera olika budgetsiffror i valfri valuta (lokal, utländsk eller båda) och visa en sammanfattning av budgeten som jämför verkliga och planerade siffror. Användarna kan dessutom utforma en online-varning som meddelar dem i samband med en viss transaktion som bidrar till att budgetgränsen överskrids. Upprätta resultatenheter Med denna funktion kan användarna definiera olika resultatenheter. Användarna kan allokera motsvarande intäkts- och kostnadskonton till en i förväg definierat resultatenhet i kontoplanen. Utforma fördelningsregler Med utgångspunkt från definierade kostnader och erfarenheter kan användarna definiera olika fördelningsregler för att karakterisera affärsaktiviteter och sedan allokera ett intäkts- eller kostnadskonto för motsvarande fördelningsregel. Tabell för resultatenheter och fördelningsregler Denna funktion gör det möjligt för användarna att visa resultatenheter och fördelningsregler i tabellform. Samtliga siffror visas tydligt och kan justeras vid behov. Här kan användarna också definiera ytterligare resultatenheter och fördelningsregler. När samtliga kostnadsfaktorer väl har definierats, fördelas de automatiskt av systemet till respektive kostnadsställe i varje transaktion, vilket ger omedelbar tillgång till detaljerad kostnadsinformation. Funktionen låter användaren registrera alla affärsmöjligheter, från första telefonsamtalet till en framgångsrikt avslutad transaktion. Användarna kan lägga in olika detaljer som gäller affärsmöjligheten, inklusive källa, potentiella möjligheter, avslutsdatum, konkurrenter och aktiviteter. Så snart den första offerten har skapats kan användarna koppla den till affärsmöjligheten för att underlätta spårning och efterföljande analys. Försäljning Offert Offertfunktionen i SAP Business One erbjuder flexibilitet när användaren ska utarbeta innehållet i offerter eller andra marknadsföringsdokument. Olika rubriktyper stöds, så användarna kan skapa delsummor av tidigare belopp. Användarna kan lägga in fritext var som helst i dokumentet, samt visa rekommenderade alternativa poster. Standardkommentarer kan lagras och återanvändas. Sidhuvud och sidfot kan också användardefinieras för varje enskilt dokument. Bruttoresultatet kan beräknas för varje offert. När väl en offert har skapats kan den exporteras till Microsoft Word med en musklickning. Order Den här funktionen förenklar införandet i säljorder genom att ge den ansvarige full insikt i en viss posts lagerposition i multipla lager när en brist uppkommer. Den som ställer samman ordern kan välja att beställa från en lista av alternativa produkter, göra en restorder av produkten, eller låta produkten levereras partiellt. Order kan skapas som stöder olika leveransdatum och leveransadresser för varje rubrikpost. Användarna kan automatiskt skapa inköpsorder för en säljorder och låta leverera dem direkt till kundens adress. Returer Användarna kan enkelt hantera returer utan kredit, eller reparationsreturer med hjälp av returdokumentet. Faktura Fakturan skapar automatiskt motsvarande bokföringspost. Användaren kan skapa ett automatiskt kvitto om kunden betalar en del av fakturan omedelbart. Faktura och betalning Användarna kan skapa en faktura och ett kvitto i ett steg, med användning av samma dokument. Kreditering När en kreditfaktura skapas för kunden, till exempel i samband med returnerade varor, kan användarna enkelt importera de data som krävs från originalfakturan eller från något annat sälj- eller inköpsdokument. Dokumentutskrift Funktionen hjälper användarna att skriva ut sälj- och inköpsdokument. Användarna kan välja per period, dokumentnummer eller dokumenttyp. Guide för automatisk summering Denna guide gör det möjligt för användarna att gruppera samtliga befintliga säljdokument i en enda faktura för en viss kund. Guiden är framför allt till hjälp för den som skapar ett stort antal olika order och leveransnotor under månaden, men som behöver en sammanfattningsfaktura för varje kund i slutet av månaden

11 Utkast Med den här funktionen kan du skriva ut, redigera och Inköpskostnad inkl. frakt, försäkring etc. Med SAP Business Kalender Med SAP Business One kan användarna föra en kalender Bankbesked och avstämningar Lösningen möjliggör en helt hantera dokument som sparats som utkast. One kan användarna beräkna inköpspriset för importerade varor. som grafiskt visar aktiviteterna för en eller flera användare. Kalendern automatiskt avstämning. Användarna kan stämma av kredit- och Guide för betalningspåminnelser Denna kraftfulla guide hanterar flera olika betalningspåminnelser per kund och för en journal över betalningspåminnelser för varje kund. Guiden kan köras regelbundet, till exempel månadsvis eller varje vecka, för att kontrollera alla utestående kundfakturor. En serie av betalningspåminnelser kan skickas vid De kan allokera de olika faktorerna i den totala inköpskostnaden (till exempel frakt, försäkring och tull) till kostnaden FOB för varje post, samt uppdatera dess faktiska lagervärde. Utkast Med den här funktionen är det möjligt att skriva ut, redigera och hantera alla inköpsdokument som sparats som utkast. innehåller också funktioner för att schemalägga aktiviteter samt modifiera schemalagda aktiviteter. Kalendern kan konfigureras för att visa enbart specifika aktiviteter eller användare. Användarna kan också se aktiviteter i olika layoutformat, till exempel dagligen, månadsvis, per arbetsvecka, kalendervecka och i teamets kalender. debittransaktioner med varandra som ett sätt att stämma av ett konto i huvudboken eller jämföra kassabokens balans med balansen på bankens kontoutdrag. Avstämningsguide Den här guiden i SAP Business One kan spara tid för din ekonomipersonal. När väl avstämningsparametrarna har i förväg definierade tidsintervaller. Inköp Inköpsorder Med SAP Business One kan användarna beställa material eller tjänster från försäljare. Genom dessa beställningar uppdateras den tillgängliga mängden för de beställda produkterna och lagerchefen meddelas om förväntat leveransdatum. Användarna kan dela upp en inköpsorder i flera delar när produkter till exempel måste skickas till flera olika lager. Uppdelningen eller revisionerna behövs för att olika följesedlar och leveransnotor ska kunna skapas för varje leverans. Varje linjepost inom en viss inköpsorder eller leverantörskvitto kan skickas till, eller specificeras som, en egen lagerlokal. Dokumentutskrift Funktionen hjälper användarna att skriva ut alla sälj- och inköpsdokument. Användarna kan välja per period, dokumentnummer eller dokumenttyp. Affärspartner All viktig information om kunder, leverantörer och intressenter till exempel adresser, preferenser, antalet säljare och kreditvillkor läggs in i funktionen för hantering av affärspartner. Användarna kan definiera ett begränsat antal kontaktpersoner för varje affärspartner, tillsammans med deras telefonnummer, e-postadresser och andra viktiga data. De kan också skriva in en kundkontakt eller namnet på en försäljare och skicka e-post meddelanden. Alla relevanta data i samman- Bank Ingående betalningar Låter användarna registrera alla ingående betalningar, kreditkortsbetalningar, kontanter och banköverföringar. Användarna kan också allokera betalningar till öppna fakturor för att underlätta bokföringen av betalprocessen. När en användare skapar en betalning uppdateras huvudboken automatiskt. Kreditkortsfunktioner Hjälper användarna att hantera samtliga kreditkortsdata, samt godkänna eller annullera ett kreditkortsdokument. Insättningar Med funktionen registreras kontant- och kreditkortsbetalningar. Kreditkortsbetalningar kan registreras automatiskt, bero- bestämts använder lösningen en sofistikerad algoritm för att beräkna korrekt bankavstämning automatiskt. Lager Med de olika lagerfunktionerna kan användarna hantera produkternas masteruppgifter och administrera serie- och batchnummer, samt prislistor. Användarna kan också definiera alternativa produkter, registrera ökad eller minskad lagerhållning, revidera lagerkostnader baserat på gällande marknadsvärde, genomföra cykliska beräkningar samt skapa plocklistor för öppna säljorder. Produkternas basdata Med funktionen kan användarna definiera produktionsuppgifter, inköpsuppgifter eller poster som inte rör lager- Mottagningskvitto per inköpsorder Med denna funktion kan hanget inklusive kundsäljrapporter och detaljerade kontoställningar ende på avtalet med kreditkortsföretaget. hållningen såsom arbete, resor eller anläggningstillgångar. Standard- användarna ta emot en leverans i lagret eller allokera leveranser till olika lager. Mottagningskvitton kan kopplas till en viss inköpsorder, och användarna kan ändra mängden på inköpsordern så den motsvarar den faktiskt mottagna mängden. Varureturer Returer till försäljare för reparationer utan kredit kan hanteras med användning av dokumentet för varureturer. Leverantörsfakturor När SAP Business One behandlar leverantörsfakturor skapar programmet även en post i bokföringen. Användarna kan utnyttja denna information i behandlingen av kommande betalningar till leverantören. Leverantörskredit Med denna funktion kan användarna registrera kan visas. SAP Business One medger startmetoder såsom börjar med, innehåller och större än för att hitta lämpliga poster. Aktiviteter Den här funktionen spårar interaktionen med kunderna, till exempel telefonsamtal, möten och uppföljningsuppgifter. Användarna kan också lägga till särskilda anteckningar och bilagor samt tidsplanera kommande aktiviteter. Utgående betalningar Med denna funktion kan användarna definiera betalningar till leverantörer. De kan allokera betalningar till öppna inköpsfakturor. Betalningsguide Denna funktion hjälper användarna genom processen att skapa en betalningsfil för elektroniska banköverföringar. Användarna väljer de leverantörer som behöver betalas enligt en serie av användardefinierade kriterier, såsom fakturans förfallodatum eller datum för rabattvillkor. Systemet skapar därefter en betalningsfil som kan visas i form av en rapport. Filen kan sparas som en rekommendation eller utförs i samband med att den skapas. informationen till exempel leverantör, måttenheter för inköp och försäljning samt skattemässig status för en viss post förvaras här. Lagerförda produkter kan förvaras i flera olika lager. Lösningen kan även hantera kostnaderna för varje post i varje enskilt lager. SAP Business One stöder också flera olika lagervärderingsmetoder. Metoderna som för närvarande stöds är standardkostnad, genomsnittligt inköpspris och FIFO. Även planeringsdata registreras inom ramen för masterdata. Användarna kan definiera en viss upphandlingsmetod (såsom tillverka eller köp) samt de orderintervall inom vilka en produkt skall köpas in (till exempel månadsvis, veckovis eller dagligen). De kan också definiera i hur stora volymer produkter ska köpas in, samt minsta beställda kvantitet och genomsnittlig ledtid. en kreditfaktura från leverantören för återlämnade varor. De data som behövs kan enkelt importeras från originalfakturan, liksom från annat försäljnings- eller inköpsdokument

12 Serienummer Serienummer kan skapas automatiskt utifrån fördefinierade regelverk. De kan också skapas manuellt och tilldelas enbart i samband med att en produkt frisläpps från lagret eller också i samband med varje transaktion. Partier Användarna kan tilldela produkterna vissa partier och klassificera dem per lagringstid eller andra fritt valda attribut. Partierna kan sedan definieras för dessa produkter i säljorder, leveransnotor och lagerrörelser. En separat partirapport finns för övervakning av partier. Ersättningsprodukter Med denna funktion kan användarna skapa en lista över produkter som kan rekommenderas till kunden som alternativ om den begärda produkten inte finns tillgänglig. Ersättningsprodukterna kan rangordnas utifrån likhet i fråga om produkt, pris eller kvantitet. Ange affärspartnerns katalognummer Den här funktionen skapar en tabell med korshänvisningar mellan försäljarens produktnummer och nummer på lagerförda produkter. Försäljarens produktnummer kan användas på inköpsdokument i stället för lagernummer. Uppdatering av lagervärdering Olika situationer eller marknadsförhållanden kan göra att du måste ändra metod för värdering av lagret. Med rapporten för uppdatering av lagervärdering kan användarna enkelt välja poster från en lista och ändra nuvarande värderingsmetod till en alternativ värderingsmetod. Godsmottagning och godsuttag Med dessa två funktioner kan användarna registrera varor som kommer in och som går ut och som inte har direkt samband med ett sälj- eller inköpsdokument. Lageröverföring Medger att användarna flyttar produkter mellan olika lagerlokaler. Registrering av lager Användarna kan använda denna funktion till att föra in ingående balanser för lagerförda produkter och uppdatera lagerdata i systemet. System för cyklisk räkning I stora lager är lagerinventering ofta en kontinuerlig process. Denna funktion strömlinjeformar processen genom att ange när varje produkt i lagret skall räknas. De varningar och rapporter som produceras bidrar till att garantera att produkter på olika prioriteringsnivå räknas så ofta som krävs. Omvärdering av materialkostnad Tack vare denna funktion kan användarna göra förändringar i befintliga lagerpriser. Detta kan bli aktuellt om det nuvarande priset på materialet inte motsvarar det faktiska marknadspriset. I så fall justeras priset och en manuell ändring förs in. Prislista Användarna kan definiera ett obegränsat antal prislistor och koppla dem till kunder eller leverantörer. De kan dessutom skapa dynamiska länkar mellan prislistor, snabbt och enkelt, och uppdatera länkarna automatiskt så snart som den primära prislistan förändras. Specialpriser Användarna kan definiera specialprislistor för enskilda kunder eller leverantörer. De kan dessutom ange kvantitetsspecifika priser som kopplas till ordervolymer och definiera en giltighetsperiod för varje prislista. Giltighetsperioden justeras automatiskt när data ändras. Användarna kan dessutom ange rabatter utifrån olika betalningsvillkor. Plocka och packa Funktionen för plockning och packning låter användarna att hantera plocknings- och packningsprocessen med tre köer. När säljorder förs in visas de i den öppna kön. Kvantiteter kan markeras som helt eller delvis släppta för plockning. Den släppta kön visar alla order som frisläppts för plockning. De kan markeras som färdigplockade eller delvis plockade. Inom öppna eller släppta köer kan användarna automatiskt skapa plocklistor per order eller för en uppsättning av olika order. Inom den plockade kön kan order som markerats som plockade visas upp och väljas ut för packning. Plock- och packningsfunktionen erbjuder ett urval olika sorteringsalternativ och en hög flexibilitet när du arbetar med dina plock- och packningsprocesser. Produktion Upprätta en BOM En stycklista (BOM) kan definieras i det här fönstret. För att ta fram en BOM definierar användarna en färdig produkt och alla råmaterial som behövs för att tillverka den med precisa specifikationer för de kvantiteter och lager som berörs. Produktionsorder Med produktionsfunktionerna kan användarna skapa tre olika typer av produktionsorder: en standardorder, som skapas utifrån en befintlig stycklista, en specialorder som byggs från början och en demonteringsorder som används för att demontera färdiga produkter och lägga tillbaka komponenterna i lagret. Produktionsorder kan skapas för tillverkningsfärdiga produkter med planerad status som senare släpps till verkstadsgolvet. Komponenter som tilldelats en färdig vara kan släppas till produktionsordern manuellt eller med hjälp av en back flush. Komponenter kan ersättas eller läggas till. Lösningen stöder också partiellt utförande av produktionsorder, vilket ger komplett flexibilitet och kontroll över arbetsorder. Användarna kan se planerad kvantitet mot färdigställd och tillbakavisade kvantiteter, och de kan övervaka orderns förfallodagar. Kundernas säljorder kan anges som referens på en produktionsorder, vilket låter användarna kontrollera status för produkten medan den fortfarande befinner sig i pågående arbete. Mottaget från tillverkning Med denna funktion kan användarna ta emot slutförda produktionsorder i lagret för avslutade varor. Frisläpp för produktion Funktionen gör det möjligt för användarna att frisläppa materialkomponenter mot specifika tillverkningsorder. Materialbehovsplanering (MPS) SAP Business One innehåller ett enkelt, men ändå kraftfullt, planeringssystem som hjälper produktionsplanerare eller inköpare att planera och hantera olika poster som skall tillverkas eller köpas in utifrån ett antal olika kriterier. Gör prognoser med den här funktionen kan användarna förutsäga efterfrågan, baserat på prognoser, i stället för att enbart lita till mottagna beställningar. Prognosberäkningarna hjälper användarna att beräkna den framtida efterfrågan för produkten och justera materialplaneringen i enlighet därmed. Dessa prognoser över efterfrågan kan införas som ett ytterligare krav i rapporten. Planeringsguide Planeringsguiden leder användarna genom processen att skapa planeringsscenarier i fem enkla steg. Användarna anger planeringshorisonten, som kan vara veckor eller dagar. De kan också välja att utesluta arbetsfria dagar från produktions- och inköpsplaneringen. Scenarier kan köras för ett antal produkter eller produktgrupper. Användaren väljer önskade kriterier i scenariot, till exempel befintliga lagernivåer, öppna inköpsorder, säljorder, arbetsorder och lager som når sin lägsta tillåtna nivå, samt fördefinierade försäljningsprognoser. När väl ett visst scenario har genomförts presenterar lösningen en rekommendation om att tillverka eller köpa produkter i en särskild rapport. Ett antal djupanalysalternativ gör det möjligt för planerare att se nettokravsberäkningar och de faktiska dokument som driver bruttokraven. Avvikelsevarningar och visuella köer finns också. De hjälper användarna att hitta order som måste utföras. Planeringsscenarier kan också sparas som simuleringar. Användarna kan köra en serie hypotetiska scenarier utan att det påverkar rekommendationsrapporten. Rekommendationsrapport Från rekommendationsrapporten kan planerarna automatiskt välja rekommenderade produktionsorder och inköpsorder för automatisk utskrift. Om en viss produkt måste läggas ut på underentreprenörer medger systemet att planerarna på ett enkelt sätt kan konvertera produktionsorder till inköpsorder. Inköpsorder till samma leverantör kan också konsolideras till en enda beställning, vilket förenklar inköpsprocessen

13 Service Funktionerna för serviceadministration hjälper serviceavdelningarna att tillhandahålla support för serviceoperationer, hantering av serviceavtal, serviceplanering, spårning av kundaktiviteter, kundsupport och hantering av försäljningstillfällen. Bland nyckelfunktionerna återfinns: Servicebesök Användarna kan hantera, spåra och lösa kundfrågor och hantera produktrelaterade problem. Användarna kan dessutom se och redigera uppgifter om tidigare besök i anslutning till en viss händelse. Olika besöksstatus kan övervakas, och besöken kan tilldelas enskilda tekniker eller hållas till en team-kö. Kort för kundutrustning Ger serviceteknikern detaljerad information om en viss produkt som sålts till kunden, till exempel tillverkarens serienummer, ersättningsproduktens serienummer och komplett servicehistoria. Kortet anger dessutom de serviceavtal som är knutna till produkten. Serviceavtal Användarna kan skapa ett normalt support- eller garantikontrakt för produkter eller tjänster som sålts till en viss kund. I avtalet anges start- och slutdatum, samt de specifika villkoren i avtalet, till exempel garanterade svars- eller reparationstider. Servicehistorian kan tas fram från samtliga avtal. Den här funktionen visar också alla produkter knutna till avtalet. Kunskapsbas Den här funktionen innehåller viktiga åtgärder för att lösa olika problem och situationer. Funktionen hjälper till att strömlinjeforma servicen och påskynda serviceteknikerns prestationer. Den gör det också möjligt för externa källor att se frågor och lösningar som gäller organisationens produkter. Servicerapporter Användarna kan se och analysera data som hänger samman med serviceavtal, kundutrustning och servicebesök. Användarna kan kontrollera servicebesök från enskilda säljare eller de som rapporterats av vissa kunder. De kan också använda rapporterna för att utvärdera effektivitet och prestationer. Personal HR-funktionen erbjuder personalförvaltningsfunktioner, inklusive data- och kontaktinformation för de anställda, inklusive: Basdata om de anställda Med funktionen kan användaren hitta viktig information om varje anställd, till exempel namn, titel, kunskaper, avdelning, rapporterande chef, närvaro, lön, teamtillhörighet och adresser. Rapporter funktionerna kan användarna skapa rapporter och inleda korrigerande åtgärder omedelbart därefter. Funktionen omfattar ekonomiska rapporter, företagsrapporter, lagerrapporter och rapporter för att underlätta beslutsfattandet. Användarna kan exportera samtliga rapporter till Microsoft Excel med en musklickning. Med hjälp av lösningens enkla datanavigering kan användarna lätt hämta exakt de data som behövs från dessa rapporter och spara värdefull tid för att få tag i nya data och nya informationer. Intern och extern avstämning kan genomföras med undantagsrapportering, vilket sparar tid när bokslut skall upprättas och rapporter förberedas. Rapportfunktionerna omfattar bland annat följande: Redovisningsrapporter, inklusive följande: Kontoställningar för affärspartner och huvudboksrapporter. Förfallodagsrapporter, inklusive kundfordringar eller leverantörsskulder per förfallodag. När användarna klickar på en viss kundlinje, visas en detaljerad rapport för den kunden. En het linje till Microsoft Word visar kundens kontoställning, inklusive status för respektive fordringar, med en enda klickning. Transaktionsjournal. Transaktionsjournal per projekt. Skatterapport, som visar ackumulerade skatteskulder i enlighet med lokala bestämmelser. Företagsrapporter, inklusive följande: Balansräkning. Råbalans. Resultaträkning. Kassflöde, som analyserar kassaflödet genom samtliga intäkter och utgifter, inklusive checkar, kreditkortsbetalningar, återkommande transaktioner och kundfordringar. Användarna kan välja mellan flera olika detaljnivåer. Komparativa rapporter Samtliga rapporter kan dessutom köras som jämförelser (månader, kvartal, år eller annan period). Budgetrapporter Hjälper användarna utarbeta och hantera budgetar. Användarna kan konfigurera olika metoder för budgetallokering, definiera olika budgetsiffror i valfri valuta (lokal, utländsk eller båda) och visa en sammanfattning av budgeten som jämför faktiska och planerade siffror. De kan också ange en online-varning som underrättar användaren när en transaktion överskrider den månatliga eller årliga budgetgränsen. Rapporter över försäljning, inklusive följande: Affärsmöjligheter Användarna kan utföra en analys ur tre perspektiv: per kund, produkt och säljare. De olika perspektiven kan kombineras. Rapporten skapar automatiskt tabeller som illustrerar data visuellt. Användarna kan visa varje rapport i olika detaljgrad från en mer allmän (möjligheter per kundgrupp, till exempel) till en mycket specifik (möjligheter per kund). Stadieanalys Användarna kan se affärsmöjligheter i olika stadier av säljcykeln. Kommande affärsmöjligheter Skapar en dynamisk översikt över samtliga säljsteg, från prospekt till order i ett diagram. Användarna kan klicka med musen på olika element för att visa en detaljerad rapport för varje enskild nivå. Det finns också andra grafiska funktioner för att llustrera säljprocessen. Lösningen kan till exempel visa de viktigaste 10 eller 30 möjligheterna, med samtliga detaljer, från inledning till avslut. Tack vare denna rapport blir det Försäljningsprognoser Ger användaren en möjlighet att bedömma öppna möjligheter, grupperade antingen via territorium, försäljare eller affärspartner. Tillfällesprognoser Visar affärsmöjligheter över en viss tidsperiod (till exempel månad, kvartal eller år), så att trenderna kan identifieras och analyseras, vilket hjälper organisationen att fatta rätt form av marknads- och säljinsatser. Tillvaratagna affärsmöjligheter Hjälper användarna analysera affärsmöjligheter som togs tillvara och det stadium när försäljningen var ett faktum. Förlorade affärsmöjligheter Ger information om förlorade affärsmöjligheter och de stadier när de olika möjligheterna gick förlorade. Mina öppna och avslutade affärsmöjligheter Visar öppna eller affärsmöjligheter för en viss användare. Affärsmöjligheternas fördelning över tiden Ger information om fördelningen av öppna och avslutade affärsmöjligheter inom den valda tidsperioden. Försäljnings- och inköpsrapporter, inklusive följande: Lista över öppna ärenden Ledningen kan snabbt få en översikt över alla öppna ärenden inom sina områden, inklusive obetalda fakturor, öppna anbud och aktuella beställningar. Integration med Microsoft Word gör det möjligt att skapa brev till respektive kunder. Säljanalys Låter användarna göra säljanalyser ur tre olika perspektiv: per kund, produkt och säljare. Perspektiven kan kombineras för att visa ytterligare detaljer (till exempel produkter sålda av en viss försäljare eller produkter köpta av en viss kund). Rapporten skapar automatiskt diagram för att framlägga data visuellt. Användarna kan visa upp informationen på olika detaljnivå, från allmänna (till exempel försäljning per kundgrupp) till mer specifika (en faktura för en viss kund). betydligt enklare att se trender och köpmönster

14 Inköpsanalys Den här rapporten liknar säljanalysrapporten, men den låter användarna analysera inköpstrender för olika produkter som köpts av försäljare under olika tidsperioder. Rapporter över affärspartner, bland annat följande: Aktivitetsöversikt Sorterar alla öppna kontakter per datum och med hänvining till aktuell dag eller vecka. Användarna kan slutföra aktuella aktiviteter och kontakter och avsluta aktiviteter och kontakter som redan har slutförts. Inaktiva kunder Ger en komplett förteckning över kunder som betraktas som inaktiva. Påminnelsehistoria Spårar påminnelserna som skickats till en viss affärspartner. Service, inklusive följande: Servicebesök Låter användarna se alla servicebesök som förts in i systemet, som skapades, löstes eller avslutades en viss datum eller inom ett visst tidsintervall. Användarna kan begränsa rapporten till att enbart visa en viss kö, tekniker, problemtyp, prioritet, produkt eller ärendestatus. Användarna kan också se enbart försenade besök. Servicebesök per kö Spårar alla väntande servicebesök i kön. Responstid per kund Låter användarna följa interaktionen mellan en viss kund och servicen och registrera tiden som behövdes för att reagera på ett enskilt servicesamtal. Genomsnittlig avslutstid Analyserar den genomsnittliga tid som krävdes för att avsluta en viss händelse eller händelsekedja. Serviceavtal Innehåller en förteckning över serviceavtal för en viss kund eller kundgrupp per avtalstyp och status. Kundutrustningsrapport Visar all utrustning och motsvarande serienummer som sålts till en viss kund eller grupp av kunder. Servicekontroll Övervakar öppna besök och besök som skulle ha utförts genom en dynamisk grafisk rapport. Ljudvarningar utlyses när ett visst besök når gränsen för öppet eller försenat. Mina servicebesök Gör det möjligt för serviceteknikerna att hantera och övervaka sina besök med olika status. Mina öppna servicebesök Visar öppna servicebesök per tekniker. Mina försenade servicebesök Visar försenade servicebesök per tekniker. Lagerrapporter, inklusive följande: Produktförteckning Aktuella priser Visar en lista över de priser som senast erbjöds en viss kund. Inaktiva produkter Upptar inaktiva produkter under en viss definierad period, vilket hjälper företagen reducera sina lagerkostnader. Produktförfrågan Hämtar uppgifter om en viss produkt. Förteckning över lagerbokförda poster Grupperar alla poster i lagerbokföringen per affärspartner eller produkt. Lagerstatus Visar inneliggande lager per produkt, beställd kvantitet och tillgänglig kvantitet. Användarna kan klicka med musen på en viss post för skapa en rapport över pågående försäljningar för den utvalda posten. Rapport över produkter i lager Visar alla lagerförda produkter per lager, samt total balans för varje produkt. Lagervärderingsrapport Värderar befintligt lager med hjälp av olika värderingsmetoder, bland andra FIFO, LIFO, standardkostnad, genomsnittlig omsättning och senaste inköpspris, oavsett vilken värderingsmetod som används för bokföring av transaktioner. Rapporten visar också en översikt över samtliga produkter eller varje individuell produkt i detalj. Lösningen innehåller en särskild algoritm som ser till att negativa lagerposter tolkas rätt. Rapport över serienummertransaktioner Redovisar varje transaktion som rör en produkt med visst serienummer. Rapport över partinummertransaktioner Visar varje transaktion som gäller poster som ingår i partier. Produktionsrapporter, inklusive följande: Öppna produktionsorder Sammanfattar allt pågående arbete och visar motsvarande produktionsorder med en enda musklickning. Stycklistor Visar en översikt över alla stycklistor på varje nivå som efterfrågas och med olika grad av detaljrikedom. Personal, inklusive följande: Anställningslista Innehåller information såsom dotterbolag, avdelning, titel, position, chef och personuppgifter. Frånvarorapport Visar förlorade arbetsdagar. Telefonkatalog Visar kontaktuppgifter för varje anställd, inklusive telefonnummer, anslutning, mobiltelefon, personsökare och fax. Frågegenerator Detta verktyg innehåller ett enkelt språk för att skapa databasfrågor och utarbeta rapporter. Användarna kan utnyttja samtliga data från samtliga fält för att skapa en detaljerad eller sammanfattande rapport. När en viss fråga väl har formulerats kan den sparas i frågelaboratoriet för framtida användning. Rapportredigeraren kan användas för att förfina och ändra befintliga frågor. Frågeguide Det här verktyget påminner om frågegeneratorn, men det gör det möjligt för användarna att skapa frågor med hjälp av en guide som leder dem genom processen steg för steg. Detta verktyg kan vara till hjälp för användare som inte känner till SQL-syntaxen och som vill skapa frågor

15 SAP Svenska AB Box Gustavslundsvägen 151 D S Stockholm, Sweden Tel: Fax: