Rapport över inspektion av arkivtjänsten hos Försvarets materielverk, FMV:VoVSK, Provplats Karlsborg den maj 2003.

Transkript

1 Rapport över inspektion av arkivtjänsten hos Försvarets materielverk, FMV:VoVSK, Provplats Karlsborg den maj Sammanfattning och Krigsarkivets synpunkter och yrkanden. Krigsarkivet finner att arkivtjänsten i huvudsak bedrivs på ett förtjänstfullt sätt och att de rutiner som reglerar hanteringen av allmänna handlingar är väl fungerande och övertänkta. Detta hindrar emellertid inte att delar av arkivtjänsten rörande exempelvis redovisningen av ADB-systemen samt ritningar och foton kan förbättras. Flera av de observationer som görs i rapporten gäller Provningsavdelningen (VoVC) som helhet eller hela FMV. Åtgärder att vidtaga: - Karlsborg eller VoVC gemensamt bör utreda huruvida mätdata från provningsverksamheten bör bevaras för framtiden och hur den i så fall skall långtidslagras (avsnitt 12 samt även 3 och 13). - Karlsborg måste noga uppmärksamma att databärare såsom videoband och CD tillhörande diarieförda ärenden och magnetband från provverksamheten har en begränsad livslängd. En plan för långtidslagring måste upprättas. (Avsnitt 4 och 13.) - För Karlsborg och FMV i övrigt gäller att kvittenser av utlånade hemliga handlingar har gallrats när handlingen återlämnats, vilket står i strid med gällande gallringsföreskrift. FMV måste snarast se till att gällande föreskrifter följs. (Avsnitt 4.) - Arkivförteckningen skall kompletteras på sätt som anges nedan i flera av avsnitten. - Förteckning och systembeskrivningar över vid Karlsborg förekommande ADB-system skall upprättas och insändas till Krigsarkivet för kännedom före 2003 års utgång. Karlsborg bör dessutom upprätta förslag till gallring för de ADB-system som saknar gallringsföreskrift. (Avsnitt 5). - Karlsborg skall upprätta de förteckningar över ritningsbeståndet som behövs för återsökning samt, om så bedöms vara nödvändigt, inkomma med ett förslag till bevarande och gallring (avsnitt 8). - Fotoarkivet är i ett föga tillfredsställande skick. Karlsborg och VoVC måste därför så snart som möjligt låta identifiera och registrera fotografierna. Att upprätta ett förslag till bevarande och gallring av handlingarna i det digitala fotoarkivet är likaså angeläget, avsnitt 11. Karlsborg skall beträffande de två sistnämnda punkterna före 2003 års slut inkomma till Krigsarkivet med en redogörelse för hur man avser att komma till rätta med de missför-hållanden som existerar. 2. Organisation och verksamhet. NN redogjorde för provplatsens organisation. Karlsborg är en del av Validerings- och verifieringscentrum (VoVC) och utför provningsverksamhet inom områdena Skydd, Direktverkande el och Miljöprov. Verksamheten har nyligen varit ifrågasatt, men sedan bl.a. personalstyrkan minskats från 90 till ca 60 anställda och skjutplatsen i Torhamn lagts ned, har Karlsborg numera ekonomisk balans och god beläggning. Området har varit målområde i ca 100 år och plats för provskjutningar sedan 1940-talet. Enligt gällande miljötillstånd får maximalt skott avlossas årligen. Karlsborg har omkring 260 uppdrag per år. Vid sidan av Försvarets materielverks olika projektgrupper finns en stor utländsk kund.

2 3. Expeditionen. NN redogjorde för expeditionens verksamhet. NN är vikarierande registrator. Sedan år 2000 finns i Karlsborg endast ett närarkiv, eftersom slutlig arkivering skall ske i Linköping. Det har tidigare konstaterats att på denna punkt råder en viss oklarhet (se inspektionsrapport för Provplats Vidsel den september 2002, KrA dnr /1332, och inspektionsrapport för Provplats Linköping den 5 december 2002, KrA dnr /1847). Inget beslut har ännu fattats, men tanken är att gallring skall ske efter två år och leverans till Linköping efter fem år. NN kommer vid arkivläggningen av de öppna ärendena att få hjälp från kolleger i Linköping. För tillfället pågår en inventering av de hemliga handlingarna. Det bör framhållas att ordningen i expeditionen är mycket god. De flesta ärenden har diarieförts centralt och inkommer till Karlsborg i kopia. För de ärenden där Karlsborg står som huvudhandläggare, skrivs handläggarens namn in, något som naturligtvis är en god rutin och som underlättar framtagandet av balanslistor. Ett mindre antal skrivelser inkommer via den centralt placerade telefaxen. Beträffande e-posttrafiken uppges handläggarna vara införstådda med gällande regler, men detta utesluter inte att misstag görs. Myndighetsbrevlåda saknas vilket både Karlsborg och Krigsarkivet upplever som en brist; frågan torde dock bäst regleras i en central FMVpolicy. Detsamma gäller utfärdandet av fullmakt under handläggares semester eller annan bortovaro för att därigenom säkerställa att inkommande allmänna handlingar verkligen öppnas och registreras. Något nämnvärt intresse från allmänheten eller massmedia för provplatsens handlingar har inte förmärkts; normalt går emellertid en sådan begäran via informationsavdelningen eller projektledningen i Stockholm. Av särskilt intresse är de rapporter som utarbetas för en utländsk kunds räkning. Ofta skrivs de av kunden själv och arkiveras inte hos Karlsborg. Ibland har även rådata från skjutningarna lämnats över, men i allmänhet arkiverar Karlsborg rådatan som en backup på uppdrag från kunden. Se vidare avsnitt 12. Datamedia. 4. Närarkivet. Hantering av hemliga handlingar. NN förvarar i närarkivet öppna handlingar från år 2003, hittills omkring 1 hyllmeter. Till vissa ärenden finns bilagda videofilmer och CD. Karlsborg bör naturligtvis uppmärksamma dessa databärares begränsade livslängd. Det kan bli fråga om att byta ut dem med vissa intervall. Riksarkivets föreskrift RA-FS 2003:1 innehåller vissa bestämmelser som skall ligga till grund för lagring av datamedia och för krav som bör ställas på dem som levererar digital information. NN inventerar hemliga handlingar vart tredje år, medan handläggarna själva får göra en årlig kontroll. I det hemliga närarkivet finns handlingar tre år bakåt i tiden. År 2003 har mycket litet inkommit så tillväxten är måttlig. Kvitton sorteras efter enhet. Det framkom att kvittot gallras när en hemlig handling har återlämnats och återlämnandet har noterats i DIANA, detta enligt rutiner som gäller inom hela FMV. Enligt gällande gallringsföreskrift, TFG :020002, skall kvittenser emellertid bevaras i tio år (för KH 25 år). Dessa regler fastställdes, efter remiss till bl.a. FMV, för att överensstämma med preskriptionstiden för spioneribrott. Krigsarkivet känner inte till något undantag för FMV:s del, men det är möjligt att ta upp frågan till förnyad prövning. 5. IS/IT. Karlsborg ser dels en uppdelning mellan administrativa och tekniska system, dels en uppdelning mellan FMV:s gemensamma system, VoVC gemensamma system och lokala system. IS/IT tar backuper på de administrativa systemen, men tekniska och lokala system har man begränsad insyn i. Linköping har huvudansvaret för de VoVC-gemensamma systemen. Det konstaterades att förteckning och systembeskrivningar över de i Karlsborg förekommande ADB-

3 systemen saknas. Mycket av informationen torde dock redan finnas inom verksamheten eller komma i dagen under pågående ackrediteringsarbete. Systembeskrivningar enligt mall i Arkiv F 2002 s 84f bör därför kunna upprättas utan större besvär. Beskrivningarna skall insändas till Krigsarkivet för kännedom. Flera av ADB-systemen saknar vidare gallrings-föreskrifter. 6. Personal. För rekrytering av personal används systemet RUT (Rekrytering-Urval-Tillsättning). När en person anställs tar PLIS vid. Tjänstgörings- och ledighetsuppgifter noteras i TJUPP och lämnas till personalavdelningen i Stockholm. Alla beslut registreras dock i DIANA. Frågan om registrering av sekretessbelagda handlingar (rehab-utredningar) diskuterades och den risk för otillåten personregistrering som kan förekomma. Personalakter förvaras här i bokstavsordning. Avställningsperiod och leverans till central-arkivet i Stockholm blev föremål för diskussion. Akterna bör hursomhelst beredas plats i ett brandsäkert utrymme samt redovisas i arkivförteckningen. 7. Inköp. Främst görs mindre beställningar ( kronor) vilka registreras i ett lokalt system, berättade NN. Handlingarna förvaras i löpnummerordning och arkiveras i Linköping. Större beställningar ( respektive över kronor) diarieförs centralt i PLS-UH och arkiveras i Stockholm. De inkommer således till Karlsborg i kopia. Det finns för närvarande inga officiellt fastställda föreskrifter för bevarande och gallring av inköpshandlingar. I Krigsarkivets PM ges emellertid förslag på vilka handlingar i inköps- och försäljningsärenden som bör bevaras och vilka som kan gallras. T.ex. bör antagna anbud och en rad andra handlingar bevaras, medan handlingar av mindre betydelse gallras efter fem år eller när de inte erfordras för tjänsten. FMV centralt och sannolikt även Karlsborg har på senare år i sin inköpsverksamhet följt dessa rutiner. Inom kort påbörjas ett projekt centralt inom FMV, där man avser att se över hantering och gallring av myndighetens inköpshandlingar. 8. Ritningar. Ritningarna har sedan den senaste inspektionen 1998 flyttats till annan lokal. Tillfälle gavs dock inte till att besöka denna lokal. Enligt NN har man inte haft möjlighet att avsätta personal för att åtgärda de brister som enligt förra inspektionsprotokollet vidlåder ritningsarkivet; bl.a. konstaterades då att ritningarna förvaras i oordning och att ritningsförteckning saknas. Krigsarkivet är väl medvetet om de senaste årens omfattande organisatoriska förändringar inom VoVC, inkluderande personalreduceringar. Dock vill vi understryka att myndigheterna enligt arkivlagen (1990:782) är skyldiga att vårda sina arkiv. Till arkiv räknas naturligtvis även ritningar. Det är därför mycket angeläget att ritningarna i likhet med övriga arkivhandlingar ordnas och förtecknas. Ritningsförteckning ska finnas tillgänglig vid myndigheten samt ett exemplar insändas till Krigsarkivet för kännedom. Förutom egenproducerade ritningar förvaras ett stort antal kopior av ritningar från FortF/FORTV som avser provplatsens fastigheter. Behovet av att förvara fastighetsritningarna i kopia även i Karlsborg diskuterades. Kopior av ritningar som upprättats vid annan myndighet under Försvarsdepartementet kan normalt utgallras när de inte längre erfordras för tjänsten (RA beslut nr 533). Många av de egenproducerade ritningarna uppges vara av tillfällig betydelse för verksamheten.

4 9. Ammunition. Verksamheten under denna punkt föredrogs av explosionsvaruföreståndare NN och NN, ansvarig för ammunitionsförråd. Verksamheten regleras i ett antal lagar och reglementen. Förändring av ammunition, såsom omfördelning till destruktion, utgör en stor del av verksamheten. Ammunitionsbeställningar/förbrukningsuppgifter registreras i systemet LIFT som ägs av Försvarsmakten. Gallringsföreskrifter för LIFT saknas. Övriga handlingar, t.ex. följesedlar och förstöringsrapporter, registreras inte. Handlingarna förvaras i Karlsborg, och man har brukat gallra dem efter tio år. Allmänna handlingar får emellertid endast gallras om det finns ett gallringsbeslut härom, något som saknas för de ovan nämnda amunitionsredovisnings-handlingarna. Innan gallring sker bör därför en gallringutredning göras av Försvarsmakten i samarbete med FMV för att se vilka av dessa handlingar som utifrån myndighetens och forskningens behov bör bevaras respektive gallras. FMV bör därför ta kontakt med ansvarig instans inom Försvarsmakten och ta upp frågan om utarbetande av gallringsföreskrifter. Krigsarkivet har inte lyckats få klarhet i vem inom Försvarsmakten som är kontaktperson. Handlingarna är heller inte redovisade i arkivförteckning. 10. Provbeställningar, rapporter. NN, chef för P Mark, redogjorde för ovanstående punkt. Externa förfrågningar angående provning av ammunition diarieförs i DIANA genom SYST Plan i Stockholm och sänds därefter till P Mark i Karlsborg för framtagning av offertunderlag. Detta går till SYST Plan för registrering och skickas sedan till företaget som ställt förfrågan. Företaget inkommer med sin beställning till SYST Plan, som även ombesörjer fakturering. Ärendegången är vid interna beställningar densamma, dock registreras handlingarna av materielsystemansvariga istället för SYST Plan. Karlsborg får kopior av dessa handlingar. Inom uppdragsstyrgruppen i Karlsborg skapas dokument såsom protokoll, provdirektiv/prov-planer och provrapporter. Milstolpsprestation skrivs ut för varje uppdrag och ligger sedan till grund för fakturering. Man för inte längre skjutböcker utan resultaten från provningarna förs direkt in i datorn som underlag till provrapporterna. Provrapporterna tas ut på papper medan resultatunderlaget finns kvar som bilagor på CD. Datorbaserade handlingar utgör givetvis också allmänna handlingar, med samma krav på återsökbarhet och arkivbeständighet. Det är därför angeläget att man vid P Mark utarbetar planer för långtidslagring av förekommande datamedier. Det är även viktigt att gallringsföreskrifter utarbetas för såväl pappersdokument/utskrifter som för uppgifter i ADB-system och att handlingarna redovisas i en arkivförteckning (RA-FS 2003:1 2, Arkiv F 2002 kapitel 12, 14). Bevakning av de programvaror som används vid proven kan lämpligen läggas in i den ackrediteringprocess som pågår vid Provplats Karlsborg. 11. Fotoarkiv. Vid Provplats Karlsborg finns dels ett äldre fotoarkiv, dels ett digitalt fotoarkiv (Adigitala rummet@). Ansvarig för de båda arkiven är sedan några år tillbaka NN, som också visade oss lokalerna. I det gamla fotoarkivet förvaras på hyllor och i skåp förutom kontaktkopior och negativ även filmer, diabilder, videofilmer samt glasplåtar. I förra inspektionsprotokollet från 1998 noterades att ordningen i arkivet var mycket dålig och att det var omöjligt att få en överblick av vad som fanns i arkivet. Genomgående saknades förteckningar. Få åtgärder har hittills vidtagits. NN påpekade att arkivvården blivit eftersatt då resurser för detta länge saknats, men att man i nuläget kommer att kunna börja åtgärda bristerna i fotoarkivet inom kort. En förteckning över videofilmerna lär finnas men påträffades ej under inspektionen. Negativ påträffades för åren och var kronologiskt ordnade med förteckning i pärm. Vissa filmkartonger var

5 uppmärkta men förteckning saknades. En totalinventering rekommenderas för att utröna vilka handlingar som förvaras i utrymmet, om äldre arkivförteckningar/register upprättats och för att avgöra vilka av handlingarna som skall bevaras respektive gallras. Det kan vara lämpligt att Karlsborg/VoVC i projektform låter någon äldre anställd eller f.d. anställd med lång erfarenhet av verksamheten vid provplatsen utföra denna uppgift. Arkivförteckning bör upprättas och finnas tillgänglig på myndigheten för att sprida information om vilka fotografier m.m. som förvaras i arkivet. Då fotoalbumen endast bedömdes ha värde för den framtida forskningen, och ej för den löpande verksamheten, diskuterades överlämnande av albumen till ett statligt museum. Ett sådant överlämnande måste dock föregås av Krigsarkivets beslut i frågan. I samband med provuppdragen tas digitala fotografier som förvaras i det digitala fotoarkivet. Systemet med digitala bilder (TIFF-format) i en databas byggdes upp I regel tas många fotografier vid varje uppdrag varav kunden i regel endast begär ett eller några för prov-rapporten. De fotografier som blir över från varje uppdrag komprimeras på CD eller DVD. Dessa förvaras uppmärkta i skrivbordslådor. För närvarande finns ca digitala bilder från alla uppdrag. Dessa Aöverexemplar@ efterfrågas i olika sammanhang av interna och externa kunder. Fotografierna, även Aöverexemplaren@, utgör allmänna handlingar som endast får gallras utifrån ett gallringsbeslut. Det är angeläget att en gallringutredning görs för dessa handlingar i syfte att avgöra om de bör bevaras eller inte. Karlsborg har också att ta ställning till hur långtidslagring skall ske och vilka kvalitetskontroller som därvid behöver göras. 12. Datamedia. Under mätprocessen kan följande faser urskiljas: sensorer som registrerar data, insamling via en persondator, lagring av rådata, analys, överföring till bearbetad form samt rapport. Rådata sparas i de flesta fall och kan efterfrågas av kunden även efter lång tid. Det är kundens önskemål som styr. I vissa fall har Karlsborg endast agerat sensor och därför inte själv lagrat mätdata. Enligt NN förvaras äldre mätdata på området, oklart i vilken omfattning. Karlsborg bör tillsammans med provplatserna i Linköping och Vidsel snarast utreda frågan huruvida mätdata skall bevaras för framtiden och hur den i så fall bör lagras. Se även rapport över arkivtjänsten vid FMV, Provplats Linköping den 5 december 2002, KrA dnr / Centralarkivet. Arkivredovisning. Arkivlokalerna för öppna och hemliga handlingar har inretts med tätpackningshyllor och är båda i gott skick. Det diskuterades huruvida förteckningen bör brytas år 1994, men vi var överens om att de då inträffade organisatoriska förändringarna inte motiverar ett sådant steg. Däremot bör förteckningen brytas 2001/2 när VoVC tillkom och ett arbetssätt som i betydligt mindre utsträckning än tidigare tar hänsyn till indelningen i tre olika provplatser infördes. De diarieförda öppna handlingarna har lagts i arkivboxar fram till 1993; för återstoden kommer som nämnts NN att få assistans från Linköping. I lokalen förvaras dessutom bl.a.: - Ammunitionsredovisningar som Karlsborg tänkt spara i tio år. Innan detta sker skall emellertid en gallringsutredning göras (se avsnitt 9). - Äldre skjutrapporter, provprogram, olika uppdrag, tekniska bestämmelser m.m. vilka måste redovisas i arkivförteckningen, något som noterades redan i 1998 års rapport. - Gallringsbara ekonomi- och personalhandlingar. - Handlingar rörande flygprov som efter en genomgång torde kunna gallras. - Detsamma gäller till största delen en serie med blandat arbetsmaterial, men vissa handlingar kan behöva undantas från gallring. - Tystnadspliktsförsäkran har sparats alltsedan 1950-talet, men dessa handlingar är gallringsbara tio år

6 efter det att vederbörande har lämnat sin tjänst (TFG ). - F 7 Såtenäs har hyrt in sig och förvarar handlingar i Karlsborg. De hemliga handlingarna har arkivlagts fram till år NN, som brukar anlitas av FMV för kvalitetssäkringsarbete, håller just nu på att gå igenom handlingarna fr.o.m I övrigt förvaras här magnetband från provverksamheten för framtida forskning. För att undvika ett informationsbortfall, måste Karlsborg se till att banden kan användas även i fortsättningen. En plan för långtidslagring måste upprättas (se Arkiv F 2002 s 31, 82f). Se även avsnitt 12. Datamedia. I lokalen finns en del äldre handlingar ritningar och fotografier, sammanställningsprotokoll, tidsplaner m.fl. vilka bör skickas till FMV:s centralarkiv f.v.b. till Krigsarkivet, eventuellt efter avhemligande och/eller gallring.