Praktikfall i grundläggande logistik. Distribution av motorgräsklippare i Sverige

Transkript

1 Praktikfall i grundläggande logistik Distribution av motorgräsklippare i Sverige Lunds Universitet, LTH Institutionen för Teknisk Ekonomi och Logistik Avdelningen för Teknisk Logistik 2014

2 Inledning Logistikchef Stella Andersson hade precis avslutat ett möte med VD Peter Lundin. Hennes första uppdrag på Green Fingers i Dalby var att analysera och föreslå förändringar av distributionen av gräsklippare till detaljister runt om i Sverige. Hon hade tre veckor på sig att vid nästa ledningsgruppsmöte presentera sina rekommendationer. Historik Strax efter det att andra världskriget hade avslutats, 1946, startade Anders Ljunggren sin mekaniska verkstad i Dalby strax utanför Lund. Han hade varit mekaniker i svenska armén och i sin verkstad hjälpte han traktens bönder med reparationer av de allt mer mekaniserade jordbruksmaskinerna. De första åren växte företaget snabbt. Ljunggren var en noggrann man och hans filosofi var att alltid erbjuda bästa service och bästa tänkbara kvalitet. Hans båda bröder tog snart anställning i familjeföretaget och man började, utöver reparationer, även själva tillverka bland annat harvar, mindre maskiner, cyklar och gräsklippare. Ryktet om Ljunggrens Mekaniska spred sig och snart hade verksamheten växt och egentillverkningen nästan helt tagit över reparationsjobben. Femtio- och sextiotalen var framfångsrika år men under sjuttiotalet genomlevde företaget en kris och fabriken, som nu hade ett flertal anställda, hotades av nedläggning. En dansk-svensk entreprenör med ett förflutet inom detaljhandeln, och som tidigare läst i bland annat Lund, gick in som ägare och bestämde sig för att satsa helt och hållet på den relativt blygsamma motorgräsklippartillverkningen. Övriga verksamheter lades ner och man ökade volymen av tillverkade gräsklippare rejält. Den nya ägaren lade också ner den verksamhet som innebar egen bearbetning och ställde om fabriken till att endast montera inköpta delar. Samtidigt valde man att byta namn på företaget. Ljungrens mekaniska blev Green Fingers Garden Tools. Det tidigare förlusttyngda företaget började gå med vinst. Från att ha haft dalande försäljning och ökade kostnader gjorde företaget plötsligt några riktigt bra år under framför allt 80-talet men även under stora delar av 90-talet. Green Fingers erbjöd premiumgräsklippare, lite dyrare än konkurrenterna, men av mycket hög kvalitet. I reklamen kallades den för evighetsmaskinen och marginalerna var höga. Man införde även andra trädgårdsmaskiner i sortimentet, dock utan större framgång. I slutet av nittiotalet hårdnade konkurrensen betydligt och man återgick därför till att bara montera motorgräsklippare. Idag finns det fler aktörer än någonsin och även om marginalerna minskat visar företaget fortfarande hyggliga vinster. Produkter Numera säljer Green Fingers produkter i tre produktgrupper: Multi, Collect och Electro. Multiklipparna utnyttjar så kallad Mulcher-teknik med vilken gräset efter klippning finfördelas och sprids som gödsel över den nyklippta gräsmattan. Collect-maskinerna samlar istället upp det nyklippta gräset i en behållare bakom maskinen som kan tömmas i exempelvis en torrkompost i anslutning till tomten. Den sista gruppen maskiner, Electro, innehåller eldrivna gräsklippare. Alla grupper innehåller maskiner i fyra storlekar som varierar i motorkraft och klipparea (rotorstorlek). Dessa har olika produktnamnstillägg men kallas för enkelhetens skull internt för Large, Medium-Large, Medium-Small och Small. De båda Mediummaskinerna har samma klipparea men finns att få med två olika motorer där Medium-Large använder den kraftigare motorn (samma som Large) och Medium-small den mindre. Produkterna säljs via detaljister (butiker) som även erbjuder service av maskinerna. Det är med andra ord detaljisterna som är Green Fingers kunder. Dessa finns koncentrerade i fyra regioner: Stockholm, Göteborg, Malmö och Växjö. I varje region har man ett distributionslager, från vilket respektive regions kunder servas. Leveranstiden till kund är satt till tre dagar (om ordern inkommer t.ex. på måndagen innan kl så har kunden klipparen på onsdagen) och detta är kunderna nöjda med. Från samtliga kunder kräver man betalning senast 30 dagar efter leverans. 1

3 I Tabell 1 nedan syns 2013 års försäljning per variant och region. Försäljningen är jämt utspridd under året, vilket är förvånande men kan, enligt företagsledningen, förklaras av att premiummaskiner ofta ses som investeringar som kan köpas närhelst under året. Dessutom har Green Fingers kunder, dvs. detaljisterna, varit flitiga med använda rabatter under vintrarna för att hålla efterfrågan på en jämn nivå, något som uppmuntras av VD Peter Lundin på Green Fingers. Tabell 1. Antal sålda gräsklippare 2013 per region och variant Multi Stockholm Göteborg Malmö Växjö Totalt Large Medium Large Medium Small Small Collect Large Medium Large Medium Small Small Electro Large Medium Large Medium Small Small TOTALT Försäljningspriset till kund är identiskt mellan Multi- och Collectserien men varierar mellan de olika modellerna enligt Tabell 2 nedan. Tabell 2. Försäljningspris till kund (detaljister) Multi & Collect Pris Large 7000 Medium Large 6500 Medium Small 5500 Small 5000 Electro Pris Large 5000 Medium Large 4700 Medium Small 4000 Small

4 Nuläget För att hitta olika möjligheter till att minska kapitalbindningen, sänka kostnader och öka avkastningen, kallade ledningen för Green Fingers in ett konsultföretag med uppdrag att kartlägga flödet genom fabriken och ta fram beslutsunderlag för effektiviseringsåtgärder. Konsultföretaget kom tillbaka med följande information. En schematisk bild av flödet är illustrerat i figur 1 nedan. Inköpt material hamnar i ett materialförråd, varifrån det plockas till förmonteringen. Här görs delmontage som är gemensamma för flera av produkterna, exempelvis montage av handtag och sprutlackering av plåten och batcherna är stora, ca 1000 st åt gången. Efter förmonteringen läggs delmontagen i ett mellanlager innan de plockas till slutmonteringen. I slutmonteringen hanteras gräsklipparna i batcher om 100 st. Även om försäljningen är olika för de olika modellerna så anser företaget att materialhantering, administration mm förenklas av enhetliga kvantiteter. Efter slutmonteringen anländer varorna till färdigvarulagret där de ligger i väntan på leverans till de fyra distributionslagren. Materialförråd Förmotering Mellanlager Slutmontering Färdigvarulager Distributionslager Figur 1. Flödet vid Green Fingers Fortsatta analyser Efter ett antal påkostade workshops i fjällmiljö mellan chefer på företaget och de konsulter som lett utredningen kom företaget fram till att de ville börja med att analysera distributionen. En ny logistikchef, Stella Andersson, anställdes för att utföra uppdraget. I nuläget går all försäljning via de fyra distributionslagren i Stockholm, Göteborg, Malmö och Växjö. Leverans sker från färdigvarulagret (FVL) i Dalby en gång i veckan. I FVL håller man också 20 st. av varje modell som säkerhetslager mot osäkerheter i monteringen. Detaljisterna lägger sina orders, baserade både på fasta orders och prognos till distributionslagret (DL), som förmedlar detta behov till huvudkontoret i Dalby. Leverans utlovas inom tre arbetsdagar efter beställning till distributionslagret. För säkerhetsskull försöker man dock hålla en säkerhetslagernivå på respektive DL som täcker två veckors försäljning av respektive variant. Inlagring av levererade gräsklippare sker veckovis i distributionslagren. Transporten från fabriken i Dalby sköts med företagets egen lastbil. Transporter från DL till kund sker med lokala transportföretag. 3

5 Körsträckorna och effektiv körtid (inkl. lastning och lossning) från FVL till respektive DL framgår av nedanstående tabell: Malmö Göteborg Stockholm Växjö Avstånd t o r (km) Effektiv körtid (tim) Driftskostnaden för transporter inklusive reparationer och underhåll beräknas till 12 SEK/km. I genomsnitt arbetar chaufförerna max 40 timmar per vecka, men inom en vecka kan upp till 50 timmar accepteras. I genomsnitt arbetar företagets anställda 40 timmar i veckan under årets 52 arbetsveckor. Avslutning Vad ska Logistikchef Stella Andersson rekommendera ledningsgruppen angående distributionen av gräsklippare om tre veckor? Vilken ytterligare information behöver hon av VD Lundin för att kunna genomföra uppdraget? Uppdraget Ni ska nu genomföra analysen av Green Fingers distribution av gräsklippare till detaljisterna. Ni ska genomföra uppdraget i två steg. I steg ett ska ni ta fram en förstudie och i steg två ska en slutrapport tas fram. Slutrapporten ska presenteras och diskuteras vid ett ledningsgruppsmöte. Ni utgår från följande frågeställningar: 1. Vilka kostnader måste beaktas vid en analys av distributionen? Varför just dessa kostnader? Hur ser dessa kostnader ut i nuläget? Vilka andra mått kan vara intressanta men är svårare att mäta? VD Peter Lundin är tillmötesgående och har lovat att hjälpa er med uppgifter om kostnader och andra mått som kan vara väsentliga för att fortsätta med övriga frågeställningar (2-4 nedan). Läs igenom nedanstående och fundera noga över vilken information ni behöver. 2. För att undersöka om det är bättre att använda sig av en extern part för företagets transporter till distributionslagren har prisuppgifter begärts in från THL, det tredjepartslogistikföretag som visade sig mest prisvärd vid en första analys. Bör den egna bilen behållas eller vore det bättre för Green Fingers att lägga ut alla transporter på THL? Lastbilen fungerar bra, trots tio års flitigt användande. Den är helt avskriven och en eventuell försäljning beräknas ge SEK i intäkter. 3. VD Peter Lundin har också funderat över huruvida distributionslagren behövs över huvudtaget. Han menar att det skulle kunna innebära stora förbättringar i framför allt kapitalbindning om dessa avskaffades, samtidigt som THL har erbjudit sig att i sådana fall även sköta lokala transporter till en kostnad som är totalt SEK lägre än nuvarande transportör. Företaget använder sig av 23 % lagerhållningsränta då kostnaden för kapital i lager beräknas. Kalkylräntan är 12 %. Vad är er analys av förslaget? Hur påverkas kostnader och andra mått som är värda att beakta? 4. Med alla de förändringar som ni föreslagit, hur påverkas företagets vinstmarginal, räntabilitet, likviditet och soliditet (jämför mot nuläget, VD har påpekat att DuPont-modellen och räntabilitetsdiagram kan vara bra för detta)? Hur kan eventuellt frigjort kapital investeras på bästa sätt? Ge förslag på investeringar. Hur mycket av det frigjorda kapitalet ska användas till dessa investeringar? Beräkna hur dessa förslag på investeringar påverkar nyckeltalen. 4

6 Instruktioner för genomförande och rapportering 1. Hitta en grupp på 4 studenter och anmäl er på Teknisk Logistiks hemsida Notera gruppnummer och handledare. Ni ska använda er av gruppnumret för all rapportering. Ni ska skicka rapporterna till handledaren. Se anmälningssidan eller kursprogram för e-postadresser. 2. Vid ett första möte med gruppen gå igenom caset, vad det omfattar, innebär och förväntas ge för resultat. Diskutera hur ni ska arbeta tillsammans och vilken ambitionsnivå ni har. 3. Efter denna genomgång läses relevanta delar av kurslitteraturen (Kapitel 1, 3.3, 5, 10 och i Logistik Läran om effektiva materialflöden). Caset läses igenom och företagets problem identifieras. I gruppen diskuteras möjliga angreppssätt för att lösa problemen och vilken information som är nödvändig för detta. 4. Föreläsningarna 2 till 4 är direkt kopplade till caset och fokuserar kring teorier och modeller som kan vara användbara för att lösa caset. 5. En förstudie på 2 sidor skickas till eva.berg.lu@analys.urkund.se och er handledare senast måndagen den 8/9 kl (=söndag 7/9 kl ). Dokumentnamnet ska innehålla gruppnumret. Dokumentet ska vara i pdf-format. Rapporten bör innehålla följande delar: förstasida med titel, gruppmedlemmar, personnummer, gruppnummer och handledare; inledning med bakgrund, problemformulering, syfte; en huvuddel med tänkt metod och teori; samt en del som beskriver ytterligare av fakta som finns behov av. (För att ytterligare förklaring vad respektive del innebär kan Att skriva rapport, se Nyttiga metod-pm användas) 6. Vid seminariet tisdag den 9/9 diskuteras angreppssätten och relevanta mått för analys med utgångspunkt från era förstudier. Feedback ges på alla gruppers förstudier. Med utgångspunkt i efterfrågade information kan ytterligare fakta kring kostnader m.m. begäras. (När förstudien har godkänts.) 7. Den 17/9 kl finns det möjlighet att boka in en 15 minuters handling med er handledare. 8. Svaren på företagsledningsfrågor behandlas och arbetet sammanfattas i en slutrapport på 5 sidor exklusive försättsblad, sammanfattning, innehållförteckning, referenser och bilagor. Rapporter skickas till eva.berg.lu@analys.urkund.se och er handledare senast söndagen den 21/9 kl Dokumentet ska vara i pdf-format och döpas till gruppnumret. Slutrapporten ska struktureras enligt: förstasida med titel, gruppmedlemmar, personnummer, gruppnummer och handledare; sammanfattning; innehållsförteckning; inledning med bakgrund, problemformulering och syfte; en huvuddel med metod, teori, resultat och analys; en avslutande del med diskussion, slutsatser och rekommendationer; samt referenser och bilagor. Bilagor med uträkningar ska inkluderas i samma dokument. Det är viktigt att ni redovisar era beräkningar och antagande så att det går att utläsa hur ni har kommit fram till ert resultat, vi kommer inte rätta några Excel-filer. Tabeller ska vara läsiga. (För att ytterligare förklaring vad respektive del innebär kan Att skriva rapport (se Nyttiga metod- PM) användas) 9. Vid seminariet den 23/9 presenterar hälften av grupperna sina rapporter, övriga grupper opponerar på presentationerna. Ni kommer i god tid att få reda på vilka grupper som redovisar respektive opponerar. Läs igenom Att göra en presentation eller Att genomföra en opposition ( Nyttiga metod-pm). Handledarna skickar rapporterna till respektive opponentgrupp under måndagen. Vänligen respektera deadlinen kl De grupper som presenterar förebereder med ett presentationsmaterial i t.ex. Power Point. Den skickas till handledaren i förväg eller tas med på ett USB-minne. En oppositionsrapport på ca en sida, i två exemplar, ska tas med till slutseminariet. En kopia ges till handle- 5

7 dare och en ges till respondentgruppen. Efter presentationerna diskuteras de föreslagna åtgärderna och en jämförelse görs mellan de resultat som erhållits för de olika grupperna. 10. Bedömning av slutrapporten sker i samråd med samtliga handledare och kursansvarig. Både form, innehåll och resultat bedöms. Vi utgår från en gemensam rättningsmall och diskutera rättningen i ett gemensamt rättningsmöte. Gruppvis feedback erbjuds både skriftligen och muntligen. Totalt kan Green Fingers ge max 20 poäng. 12 poäng krävs för godkänt. Max 2 poäng ges till förstudien och max 18 poäng till slutrapporten. Genomförandet av presentation och oppositionen kan påverka slutresultatet. 6