UMEÅREGIONEN PROTOKOLL 1 (31) Plats och tid Överförmyndarenheten, Götgatan 3, , kl

Transkript

1 UMEÅREGIONEN PROTOKOLL 1 (31) Plats och tid Överförmyndarenheten, Götgatan 3, , kl Beslutande Ersättare Elmer Eriksson, ordförande Marie-Louise Nilsson, vice ordförande Henrik Helmersson Inger Sellgren Sune Johansson Bengt Nilsson Sofie Gustafsson Eilert Carlson Gudrun Wallman Lovisa Carneland Gunilla Edlund Anneli Kuosmanen Övriga deltagande Åsa Pålsson Stråe, föredragande, 19-23, 25-29, 35 Kristina Nilsson, föredragande, 30-34, 36 Susanne Töyrä, sekreterare, utgår Utses att justera Marie-Louise Nilsson Protokollet omfattar Protokoll A: Protokoll B: Underskrifter Sekreterare Susanne Töyrä Ordförande Elmer Eriksson Justerande Marie-Louise Nilsson

2 UMEÅREGIONEN PROTOKOLL 2 BEVIS Justering har tillkännagivits genom anslag. Organ Överförmyndarnämnden Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Överförmyndarnämndens kansli Susanne Töyrä

3 UMEÅREGIONEN PROTOKOLL 3 Öfn 19 Justering Utse Marie-Louise Nilsson, att jämte ordföranden, justera dagens protokoll.

4 UMEÅREGIONEN PROTOKOLL 4 Öfn 20 Utbildning Barns egendom, Skellefteå, 26 april Anmäla Henrik Helmersson, Bjurholms kommun Gunilla Edlund, Bjurholms kommun Sofie Gustavsson, Vännäs kommun Eilert Carlson, Umeå kommun 2. Kurskostnad för samtliga ledamöter betalas av Överförmyndarnämnden i Umeåregionen. Övriga kostnader betalas av respektive kommun. Inbjudan till utbildning Barns egendom

5 UMEÅREGIONEN PROTOKOLL 5 Öfn 21 Beskrivning av överförmyndarnämndens allmänna handlingar Fastställa arkivbeskrivning för överförmyndarnämnden. Sammanfattning av ärendet Verksamhetschef redogör för arkivbeskrivning av överförmyndarnämnden, vilket är en beskrivning av hantering av allmänna handlingar i överförmyndarnämnden. Beskrivning av överförmyndarnämndens allmänna handlingar

6 UMEÅREGIONEN PROTOKOLL 6 Öfn 22 FSÖ-dagarna, Gävle, 30 maj - 1 juni Anmäla Henrik Helmersson, Bjurholms kommun Inger Sellgren, Nordmalings kommun 2. Kurskostnad för samtliga ledamöter betalas av Överförmyndarnämnden i Umeåregionen. Övriga kostnader betalas av respektive kommun. Föreningens Sveriges överförmyndare, FSÖ, inbjuder till de årliga studiedagarna. Inbjudan skickas till nämndens ledamöter och ersättare när den inkommer.

7 UMEÅREGIONEN PROTOKOLL 7 Öfn 23 Dataskyddsombud Godkänna förslag till beslut och förordna Eric Lindström till överförmyndarnämndens dataskyddsombud i enlighet med EU`s dataskyddsförordning som träder i kraft 25 maj Förordandet gäller 1 år från beslutsdatum och förlängs sedan per automatik i ettårsperioder så länge annat ej beslutats. Sammanfattning av ärendet Sammanfattning dataskyddsombud EU:s nya dataskyddsförordning kommer att gälla som lag i Sverige från och med den 25 maj 2018 och ersätta PuL (personuppgiftslagen, 1998:204) efter viss komplettering med svenska nationella regler. Regeringen har tillsatt en utredning som ska föreslå hur den svenska lagstiftningen på området bäst anpassas till förordningen. Syftet är att skapa enhetliga dataskyddsregler inom hela EU. Dataskyddsförordningen innehåller stora förändringar och vissa helt nya bestämmelser. Den personuppgiftsansvariges ansvar och skyldigheter förtydligas och utökas och de registrerades rättigheter förstärks. De nya kraven kan komma att medföra stora förändringar i verksamhet. Inom Umeå kommun är varje nämnd personuppgiftsansvarig för de register och de behandlingar av personuppgifter som sker i respektive nämndverksamheter. Det ställs krav på att den personuppgiftsansvariga har ett dataskyddsombud som har huvudansvaret att bevaka hur personuppgifter hanteras. Det är inte tillräckligt med det ansvar dagens PUL-ombud har som en liten del av deras tjänst. Rollen ska vara oberoende, självständig och ha mandat och resurser att hantera arbetet med säkerställandet av korrekt hantering av personuppgifter. Tillsättandet av en heltidstjänst utifrån dataskyddsförordningen är för att uppfylla lagkrav. Förordningen ställer krav på att offentliga myndigheter ska utse ett dataskyddsombud. Personen som utses till dataskyddsombud ska utses baserat på yrkesmässiga kvalifikationer, sakkunskap och

8 UMEÅREGIONEN PROTOKOLL 8 förmåga att utföra uppgifterna och ha kunskap om dataskydd. Ombudet ska kunna agera självständigt och oberoende i organisationen. Personuppgiftsansvarig nämnd ansvarar för att ombudet får det stöd, befogenheter och tillräckliga resurser som krävs för att kunna utföra sitt uppdrag på ett effektivt och oberoende sätt. I uppdraget som dataskyddsombud ingår att: Vara ett kunskapsstöd inom överförmyndarnämnden gällande dataskyddsförordningen och annan tillämplig dataskyddslagstiftning. Övervaka den interna efterlevnaden av dataskyddsförordningen och annan tillämplig dataskyddslagstiftning. Rapportera till högsta ledning om dataskyddsfrågor och organisationens brister och utvecklingsbehov. Tillsammans med olika sakkunniga inom Umeå kommun kravställa och arbeta för att införa säkerhetsåtgärder enligt lagstiftning inom dataskydd. Identifiera kompetensutvecklingsbehov, planera och genomföra utbildningar avseende dataskyddsförordningen och angränsande lagstiftning. Övervaka den interna efterlevnaden av organisationens strategi för dataskydd. Bistå i utredning av misstänkta personuppgiftsincidenter. Ge råd vid genomförande av konsekvensbedömning av dataskydd och övervaka genomförandet av den. Omvärldsbevakning och nätverkande/kunskapsinhämtning rörande personuppgiftslagen och dataskyddsförordningen. Fungera som kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten Datainspektionen och vid behov genomföra förhandssamråd. Tjänsten kan inrättas direkt under kommundirektören för att vara så oberoende som möjligt. Ombudet ska ges möjlighet att delta i alla frågor som rör dataskydd och rapportera direkt till högsta förvaltningsnivå. En heltidstjänst utifrån den nya Dataskyddsförordningen estimeras till ca 700 tkr per år i lönekostnad. Ett förberedande arbete med inventering av personuppgiftsbehandlingar och IT-system på alla avdelningar har påbörjats under En ökad kostnad för att anpassa system tillkommer inom verksamheterna. Ett

9 UMEÅREGIONEN PROTOKOLL 9 digitalt system för att hålla rätt på alla processer finns men behövs troligtvis utvecklas på sikt. En utbildningsplan för kommunens alla anställda är under framtagande. Kraven på kommunen ökar genom utökad och komplex lagstiftning. Inom området ska bland annat följande saker hanteras; Administrativ säkerhet (ta fram och implementera olika typer av styrdokument och handledningar, vara kravställare vid upphandling på Privacy by Design i form av inbyggd personlig integritet i IT-system, dataportabilitet, radering av data m.m.), Riskhantering (genomföra konsekvensbedömningar vid nya personuppgiftsbehandlingar, göra handlingsplaner m.m.) Informationssäkerhet (informationshantering, kommunikationssäkerhet, IT-säkerhet, datasäkerhet m.m.). Det krävs att kommunen ska anmäla personuppgiftsincidenter inom 72 timmar och även informera de registrerade om incidenter, vilket det saknas rutiner för idag. Digitalt först är regeringens satsning för digital förnyelse av det offentliga Sverige och är en princip som säger att digitala tjänster, när det är möjligt och relevant, ska vara förstahandsval i den offentliga sektorns kontakter med privatpersoner och företag. E-tjänster för medborgarna och molntjänster som uppfyller lagkrav är en viktig del i detta arbete och medför ökade krav på säker digitalisering av kommunens tjänster. Konsekvenserna av att bara ha dagens PUL-ombud för dessa komplicerade uppgifter är att kommunen inte lever upp till de lagkrav som finns. Vidare kan det leda till; bristande och inaktuella styrdokument, att anställda i kommunen inte vet vad som ska göras vid en eventuell personuppgiftsincident vilket i sin tur kan leda till onödiga sanktionsavgifter. Det kan även leda till att kommunens information inte är skyddad på ett korrekt sätt vilket kan leda till olagliga dataintrång m.m. Som framgår är det ett brett och komplicerat område. För att på ett effektivt sätt kunna utföra arbetsuppgifterna självständigt med hög kvalitet inom detta område och att motverka riskerna för viten behöver tjänsten inrättas som en heltidstjänst.

10 UMEÅREGIONEN PROTOKOLL 10 Förslag till beslut utse dataskyddsombud och personuppgiftskoordinator Bilaga: Dataskyddsorganisation - beslutsunderlag

11 UMEÅREGIONEN PROTOKOLL 11 Öfn 24 Kommunrevisorernas granskningsrapport Ärendet utgår p g a att granskningsrapporten inte inkommit. Grundläggande granskningsrapport, kommunrevisionen

12 UMEÅREGIONEN PROTOKOLL 12 Öfn 25 Kvalitetsdeklaration 2018 Fastställa kvalitetsdeklarationen och lägga informationen till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Verksamhetschef redogör för kvalitetsdeklaration som indikerar överförmyndarnämnden tillika överförmyndarenhetens uppdrag samt löften till medborgarna. Kvalitetsdeklaration 2018

13 UMEÅREGIONEN PROTOKOLL 13 Öfn 26 Kompetensförsörjningsplan 2018 Godkänna kompetensförsörjningsplanen och lägga informationen till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Umeå kommun fastställde en övergripande kompetensförsörjningsplan, KFP, i personalutskottet den 15 november Enligt planen ska varje verksamhetsområde konkretisera strategierna i egna kompetensförsörjningsplaner. Kompetensförsörjningsplan ÖFN 2018

14 UMEÅREGIONEN PROTOKOLL 14 Öfn 27 Digital publicering av föredragningslista och protokoll Godkänna publicering av föredragningslista samt protokoll på Umeå kommuns webbplats. Sammanfattning av ärendet Inom Umeå kommun publicerar olika nämnder föredragningslista samt protokoll på kommunens webbplats. Överförmyndarnämnden föreslås följa samma rutin som övriga nämnder för att göra information lättillgänglig för allmänheten samt för de kommuner som ingår i Överförmyndarnämnden i Umeå regionen. Detta skulle även minska kostnaderna för utskick samt underlätta nämndsadministrationen.

15 UMEÅREGIONEN PROTOKOLL 15 Öfn 28 Granskning av kommunens struktur för intern kontroll Lägga ärendet till handlingarna. Sammanfattning av ärendet EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Umeå kommun granskat kommunens struktur för internkontroll i syfte att bedöma hur kommunstyrelsen, med utgångspunkt från sin uppsiktsplikt, säkerställer en ändamålsenlig struktur för internkontroll inom kommunens olika verksamheter. Syftet har även varit att granska nämndernas egna arbeten med att säkerställa en ändamålsenlig struktur för intern kontroll. Rapporten översänds av Umeå kommuns revisorer för eventuellt yttrande av överförmyndarnämnden. Granskning av kommunens struktur för internkontroll