SLU-biblioteket. Dokumentmallen. SLU_studentarbete_rapport. instruktion för Word Ulla Ekström

Transkript

1 SLU-biblioteket Dokumentmallen SLU_studentarbete_rapport instruktion för Word 2011 Ulla Ekström

2 Dokumentmallen SLU_studentarbete_rapport Ulla Ekström Utgivningsort: Alnarp Utgivningsår: 2014 Omslagsbild: Ulla Ekström Sveriges lantbruksuniversitet Swedish University of Agricultural Sciences SLU-biblioteket

3 Sammanfattning/Abstract Här skriver du din sammanfattning och/eller ett Abstract på engelska. Har du både och, skriv dem på varsin sida. Välj formatmallen Rubrik sammanfattning/abstract heading för rubriken, så skapas automatiskt en ny sida. Då måste den tomma sidan mellan sammanfattningen och innehållsförteckningen tas bort (ta bort sidbrytningen), så innehållsförteckningen börjar på en högersida (udda sidnummer). På sidan ryms ca 400 ord eller 2800 tecken, inklusive blanksteg. Det första stycket har formatmall Sammanfattning 1/Abstract 1, de följande har formatmall Sammanfattning/Abstract. I den här instruktionen finns information om hur dokumentmallen är tänkt att användas samt tips och trix för Microsoft Word. Ytterligare hjälp finns här: Läs också gärna i Sök- och skivguiden om upphovsrätt för text och bilder: Nyckelord: nyckelord1, nyckelord2, Put your abstract here. If you want to write an abstract in another laguage as well, do this on the next page. Apply the style Rubrik sammanfattning/abstract heading to the heading and a new page will automatically be created. Delete the empty page between the second abstract and the table of contents (delete the page break), so the table of contents starts on a right handed page (odd page number). The page holds approximately 400 words or 2800 characters, including spaces. The first paragraph uses the style Sammanfattning 1/Abstract 1, the following ones use the style Sammanfattning/Abstract. This instruction describes the functions of the stylesheet as well as it gives some tips on using Microsoft Word. Additional help is found here: You might also read in Search- and writer s guide about copyright for texts and images. You can find it here: Keywords: keyword1, keyword2,

4

5 Innehållsförteckning/Table of contents Tabellförteckning/List of Tables 5 Figurförteckning/List of Figures 6 Förkortningar/Abbreviations 7 1 Disposition av arbetet 9 2 Så här fungerar dokumentmallen Allmänt Textbehandling Den slutgiltiga utformningen Att arbeta med formatmallar och makron Verktygsfältet SLU Tangentbordskommandon Olika visningslägen Visa dolda formateringssymboler 13 3 Använd formatmallar och makron Rubriker Brödtext Avstavning Håll ihop vissa teckengrupper Citat Fotnoter och slutnoter Listor Exempel på nästlad punktlista Om nummerlistor Ekvationer Tabeller och tabellbeskrivningar Tabellfotnoter Figurer och figurbeskrivningar Problem! Jag ser inte bilden jag infogade nyss Filformat för fotografier och figurer Innehållsförteckning, tabell- och figurförteckningar 20 4 Ändra eller lägga till samt lösa problem Rubriker 21

6 4.1.1 Ta bort rubriknumreringen Brödtext Avstava manuellt i stället för automatiskt Förhindra oönskad avstavning av ett enskilt ord Numrera fotnoter separat på varje sida Använda kapitäler till akronymer Tabeller Breda tabeller på liggande sidor Figurer Placera figurer bredvid text Innehållsförteckning, tabell- och figurförteckningar Min innehållsförteckning försvann då jag uppdaterade den! Infoga nya tabell- och/eller figurförteckningar Visa och dölja sidnummer Jag skriver på ett annat språk än svenska Ändra språkinställningen Byta ut orden Tabell och Figur i tabell- respektive figurbeskrivningar 29 5 Använda EndNote med dokumentmallen 31 Referenslista/References 33 Några referenser som är påhittade 33 Verkliga referenser 33 Tack/Acknowledgements 34 Bilaga 1. Här är en bilaga till instruktionen 35

7 Tabellförteckning/List of Tables Om du vill ha förteckningar över tabeller och/eller figurer, kan du uppdatera förteckningarna på denna och nästa sida, när du har lagt in dina egna tabeller och figurer. I annat fall, ta bort dem. Om du tar bort båda, var då noga med att också ta bort avsnittsbryningen efter förteckningarna. I annat fall kommer en oönskad tom sida att bli kvar i dokumentet. Klicka på knappen på fliken Start för att visa de dolda formateringssymbolerna då du tar bort avsnittsbrytningen. If you want lists of tables and figures you can update the lists on this page and the next one when you have inserted your own tables and figures. In other case, delete them. If you delete both, be sure to delete the section break after the lists as well. Ohterwise an undesired empty page will be present in the document. Click the button on the Home tab to show the nonprinting formatting marks when deleting the section break. Tabell 1. Tangentbordskommandon för formatmallar och makron i SLU_sjalvstandigt_arbete_rapport/SLU_independent_work_report 12 Tabell 2. Exempel på en tabell med fotnoter. Ingen punkt efter tabellbeskrivningen 18 Tabell 3. Tips för små och stora tabeller 24 5

8 Figurförteckning/List of Figures Figur 1. SLU-verktygsfältet med menyn Rubriker/Headings nedfälld. 11 Figur 2. Word varnar för att det finns makron i filen. Klicka på Aktivera makron för att dokumentmallen ska fungera som den ska. 11 Figur 3. Exempel på figur. Solros. (Foto: Mats Gerentz, SLU.) 19 Figur 4. Fliken Figurförteckning och dialogrutan Alternativ för figurförteckning. 27 Figur 5. Klicka på knappen med den nedåtriktade pilen för att få fler alternativ för sökningen. 29 Figur 6. Dialogrutan Sök och ersätt ifylld för att ersätta Tabell med Table. 30 Figur 7. De två översta referenserna på denna bild är korrekt formaterade med formatmallen Referenslista/references. De tre nedre referenserna visar hur det kan se ut då EndNote har ändrat formateringen. 32 6

9 Förkortningar/Abbreviations Här kan du ha en förkortningslista eller en fackordlista. Anpassa vänsterkolumnen efter din egen text. This table is meant for abbreviations or technical terms. Adjust the left column to your own text. Vill du att Word ska sortera förkortningarna alfabetiskt? Gör så här: * Placera markören i tabellen * Välj menykommando Tabell > Sortera Do you want Word to sort your abbreviations alphabetically? Do like this: * Place the cursor in the table * Choose the Table > Sort menu command 7

10 8

11 1 Disposition av arbetet Denna instruktion beskriver dokumentmallen SLU_studentarbete_rapport/ SLU_student_project_report, som kan användas för själva texten i ett självständigt arbete eller en rapport. För fram- och titelsidorna, som framställs separat, finns särskilda dokumentmallar. Till denna instruktion har framsidesmallen för rapporter använts. Mallen är disponerad på följande sätt: Sidan 00 Framsida och titelsida (framställs separat) 1 Sammanfattning eller abstract 2 Sammanfattning/abstract på annat språk eller tom sida 3 Innehållsförteckning 4 Innehållsförteckning, fortsättning, eller tom sida 5-8 Eventuella tabell- och figurförteckningar, listor över förkortningar och/eller facktermer (efter innehållsförteckningen börjar sidnumreringen) 9-, (el. annan Huvudtext (alltid på en högersida) udda sida) Litteraturlista Eventuella tack (acknowledgements) Eventuella bilagor På de inledande sidorna t.o.m. innehållsförteckningen ska sidnumren inte visas. Om det blir tomma sidor insprängda bland sidorna med text, ska även de vara onumrerade. Läs i avsnitt 4.6 hur sidnumren kan visas och döljas. Huvudtexten ska alltid börja på en högersida, d.v.s. en sida med udda sidnummer. 9

12 2 Så här fungerar dokumentmallen 2.1 Allmänt Dokumentmallen är till för att underlätta skrivandet av ett självständigt arbete eller en rapport, så att du kan koncentrera dig på innehållet i stället för på utformningen. Den innehåller formatmallar för olika typer av text: brödtext, rubriker, citat, listor, tabeller, illustrationer och referenser. Det finns också s.k. makron för vissa arbetsuppgifter, som att infoga bilder och formatera tabeller. Den här instruktionen innehåller exempel på de olika texttyperna och kan vara bra att ha tillgänglig under arbetets gång. Den visar hur man arbetar i Word Det finns tre varianter av mallfilen, anpassade för Word 2007, 2010 respektive Det går inte att använda en fil anpassad för en wordversion i en annan version av programmet Textbehandling Att direkt skriva in sin text i mallen är i många fall den bästa metoden. Då kan du formatera texten under tiden och se resultatet. Det går också att klistra in text från ett annat dokument. I så fall bör du överväga att klistra in s.k. oformaterad text, för att undvika att oönskade format läggs till dokumentmallens formatmallar. Välj menykommando Redigera > Klistra in special... och därefter Oformaterad text Den slutgiltiga utformningen Om du ska ha tabeller och bilder i ditt arbete, är det klokt att ge dem deras slutgiltiga placering efter att allt arbete med texten är färdigt. Annars kan en liten förändring av texten orsaka att bilder flyttas till nästa sida eller tabeller blir delade mitt i. Om du använder Adobe Acrobat Professional för att göra pdf-filer, är det lämpligt att ha Adobe PDF vald som skrivare vid den slutgiltiga utformningen. Då undviker du att bytet av skrivare under pdf-konverteringen orsakar förskjutningar i layouten. Välj utskriftskommando, välj skrivare Adobe PDF och tryck på Esc. 10

13 2.2 Att arbeta med formatmallar och makron En formatmall innehåller information om hur ett visst slags text, t.ex. rubrik 1 eller brödtext, ska se ut. Du skriver din text och med markören stående i stycket du just skrev väljer tillämplig formatmall ur en lista. På det viset blir all text av samma slag formaterad likadant, utan att du behöver komma ihåg hur det ska se ut. Ett makro är en sekvens av kommandon, som programmet utför då användaren t.ex. klickar på en knapp eller trycker på en tangentkombination. Makron är till för att underlätta vissa återkommande arbetsuppgifter Verktygsfältet SLU För att underlätta ditt arbete med att använda formatmallarna och makrona, finns ett specialgjort verktygsfält (figur 1) där formatmallarna och makrona, samt några av Words inbyggda kommandon, grupperats under sex menyer. Klicka på tillämplig meny och därefter på den formatmall/det makro du vill använda. Såväl formatmallar som makron har svensk/engelska namn. Om du råkar stänga verktygsfältet, välj menykommando Visa > Verktygsfält > SLU. För att verktygsfältet, och makrona, ska kunna användas, krävs att makron har aktiverats. Du kan bli ombedd att göra det, då filen öppnas. Se figur 2. Figur 1. SLU-verktygsfältet med menyn Rubriker/Headings nedfälld. Figur 2. Word varnar för att det finns makron i filen. Klicka på Aktivera makron för att dokumentmallen ska fungera som den ska. 11

14 2.2.2 Tangentbordskommandon För makrona samt för de mest använda formatmallarna finns tangentbordskommandon, som ytterligare kan effektivisera arbetet. Tabell 1. Tangentbordskommandon för formatmallar och makron i SLU_sjalvstandigt_arbete_rapport/SLU_independent_work_report Formatmallar Tangentkombination Makron Tangentkombination Rubrik 1 Alt+Ctrl+1 Infoga ekvation Alt+Ctrl+Q Rubrik 2 Alt+Ctrl+2 Infoga fotnot på sida Alt+Ctrl+F Rubrik 3 Alt+Ctrl+3 Infoga slutnot Alt+Ctrl+D Rubrik 4 Alt+Ctrl+4 Infoga bild Alt+Ctrl+I Brödtext 1 Alt+Ctrl+5 Infoga figurbeskrivning Alt+Ctrl+J Brödtext Alt+Ctrl+6 Infoga trelinjerstabell Alt+Ctrl+T Brödtext 1 efter tabell Fotnotsmärke i tabell Alt+Ctrl+7 Alt+Ctrl+8 Konvertera stående tabell Konvertera liggande tabell Alt+Ctrl+K Alt+Ctrl+L Tabellfotnot Alt+Ctrl+9 Infoga tabellbeskrivning Alt+Ctrl+S Tomrad Alt+Ctrl+0 Punktlista Alt+Ctrl+W Nummerlista Alt+Ctrl+X Referenslista Alt+Ctrl+R 2.3 Olika visningslägen I Word finns ett antal olika visningslägen/dokumentvyer, som man kan växla mellan beroende på vad man avser att göra. Ett nytt dokument öppnas normalt i visningsläge Utskriftslayout. Det är nödvändigt att arbeta i utskriftslayoutläget när du vill placera bilder och sätta text runt dem. Det avslutande layoutarbetet ska alltid göras i utskriftslayoutläget. Så länge man arbetar med texten, kan visningsläge Utkast vara användbart. Här kan du välja att visa ett formatmallsfält till vänster om texten, där du hela tiden har uppsikt över vilken formatmall styckena har. (Formatmallsnamnen visas med sitt prefix RaSa:, som står för Rapport och Självständigt arbete.) För att visa formatmallsfältet ska du ange ett värde för dess bredd, t.ex. 3 cm. Välj menykommando Word > Alternativ och därefter Visa. För att växla mellan visningslägen använd Visa-menyn, knappraden längst ner till vänster i dokumentfönstret eller tangentbordskommandon. För att visa utkastläge tryck på Alt+Cmd+N. För att visa utskriftslayoutläge tryck på Alt+Cmd+P. 12

15 2.3.1 Visa dolda formateringssymboler Om du klickar på knappen med symbolen i standardverktygsfältet strax under dokumentfönstrets namnlist, visas/döljs de dolda formateringssymbolerna. Om symbolerna visas, kan det ge en förklaring till t.ex. varför det är ett stort tomt parti i texten (många tryck på Retur eller en sidbrytning). Ibland är det viktigt att se symbolerna så man inte oavsiktligt tar bort en sid- eller avsnittsbrytning, vilket kan ge besvärliga konsekvenser. De dolda formateringssymbolerna skrivs aldrig ut, inte ens då de visas på skärmen. Exempel på dolda formateringssymboler: Stycke tangent: Retur Manuell radbrytning tangent: Skift+Retur Mellanslag tangent: Mellanslag Tabb tangent: Tabb Sidbrytning tangent: Skift+Retur (på det numeriska tangentbordet) tangent: Fn+Skift+Retur Avsnittsbrytning 13

16 3 Använd formatmallar och makron 3.1 Rubriker Med rubrikerna delar du in din text i avsnitt och guidar läsaren genom ditt arbete. Det finns fyra rubriknivåer: Rubrik 1 använder du till kapitlen i det självständiga arbetet. Rubrik 1 kommer med automatik på en ny sida. Rubriken är nedryckt en bit för att ge en visuell markering av att det är ett nytt avsnitt som börjar. Med rubrikerna 2, 3 och 4 delar du in kapitlen i mindre delar. Det är ingen sidbrytning före dessa rubriker. Använd rubrik 4 sparsamt. För många rubriknivåer gör strukturen mer komplicerad och svåruppfattad. Rubrikerna 1-3 är i sitt grundutförande numrerade och numreras automatiskt. Om du vill ta bort numreringen, läs avsnitt Brödtext Efter en rubrik ska brödtexten börja intill vänstermarginalen. När du trycker på returtangenten efter att ha skrivit rubriken får det nya stycket automatiskt formatmallen Brödtext 1/Bodytext 1, som har den egenskapen. I ytterligare några fall ska brödtexten börja i vänsterkant, nämligen efter citat, lista, ekvation, figur och tabell. Efterföljande stycken ska ha ett litet indrag i början av första raden. Formatmallen heter Brödtext/Bodytext och följer med automatik efter Brödtext 1/Bodytext 1, då du trycker på returtangenten Avstavning Brödtexten är marginaljusterad, d.v.s. såväl vänster- som högermarginalen är jämn. Det gör att ordmellanrummen ibland kan bli så stora att texten blir svårläst (som på raden ovan). Texten behöver då avstavas. Att Words 14

17 avstavningsfunktion är redan aktiverad i dokumentmallen kommer du att märka att när du skriver. Ibland avstavar den automatiska avstavningfunktionen på ett inkorrekt sätt. Det kan därför vara värt att tänka särskilt på avstavningen då du kontrolläser ditt arbete. Om du vill ändra på någon avstavning, sätter du in ett mjukt bindestreck på rätt plats genom att trycka på Ctrl+Alt+-(bindestreck). Ett manuellt infogat mjukt bindestreck visas på skärmen som ett streck med en liten vinkel ( ), då formateringsmarkeringarna visas. Det skrivs ut bara om det ligger i slutet av en rad. Om du vill av aktivera den automatiska avstavningen eller förhindra att ett enskilt ord avstavas, se avsnitt respektive Håll ihop vissa teckengrupper Vissa teckengrupper får inte delas upp på olika rader. Det gäller t.ex. uttryck som innehåller mellanslag eller bindestreck. Exempel: 35 % och kr eller 6-8 stycken. Förnamnsinitialer bör stå på samma rad som efternamnet de hör ihop med. Lösningen är hårt blanksteg (fast mellanslag) i stället för det vanliga mellanslaget och hårt bindestreck i stället för vanligt bindestreck. Tryck på Skift+Ctrl+mellanslag för att skriva det hårda blanksteget. Tryck på Skift+Cmd+bindestreck för att skriva det hårda bindestrecket Citat Citat återges alltid ordagrant. Korta citat anges inom citattecken. I svensk text används tecknet före och efter citatet. Om det finns ett citat i citatet, avgränsas det med tecknet. Exempel: Efter den ovanligt fina sommaren är det många som kommer tillbaka till jobbet med inställningen att de har laddat batterierna och är redo för nya tag. (Freitas J. de, 2010) För citat, som är längre än ett par rader, finns särskilda formatmallar där stycket är indraget i vänsterkanten. Använd Citat 1/Quote 1 för citatets första stycke och Citat/Quote för de eventuella följande styckena (inget indrag respektive indrag av första raden). Exemplet nedan är hämtat från SLU-bibliotekets webbplats Sök- och skrivguiden (2012) och handlar om referenser och citat. I referenslistan ska alla de källor som nämns i arbetet finnas med. Det är viktigt att den som läser ditt arbete snabbt kan sätta sig in i ämnet och kontrollera det sakliga innehållet. Tänk på att alltid redovisa citat, idéer eller slutsatser från läst författare. Finns det inte några sådana hänvisningar utgår man som läsare från att det är författarens egna tankar. Det finns en mängd olika system enligt vilka man anger referenser. I vårt avsnitt om att Referera kan du läsa mer om det och där finner du också exempel på hur man kan referera enligt de vanligaste systemen. 15

18 Stycket efter citatet ska ha formatmall Brödtext 1/Bodytext 1. För att avgränsa citatet kan du gärna lägga in en tomrad före och efter. Tomraden ska ha en halv radhöjd, använd den formatmall som heter Tomrad/Blankline Fotnoter och slutnoter En not används när man vill ge en upplysning eller förklaring, som skulle störa läsandet av texten, om den infogades där. Fotnoter 1 placeras längst ned på sidan och tar utrymme från den löpande texten. Slutnoter 1 placeras sist i dokumentet. Man använder antingen det ena eller det andra, aldrig både och. Fotnoter är mer läsarvänliga än slutnoter och att föredra. Dock om noterna är så långa att de stör textflödet på sidorna, kan man överväga att använda sig av slutnoter. Det finns referenssystem som använder sig av fotnoter respektive slutnoter. Använder man något av dem kan förstås dokumentmallens funktioner användas. I dokumentmallen finns makron som infogar fotnoter respektive slutnoter samt formaterar texten. Placera markören där du vill ha noten och välj Infoga fotnot/insert footnote respektive Infoga slutnot/insert endnote under Text på SLUverktygsfältet. Word placerar alltid slutnoter sist i dokumentet. De bör dock stå före eventuella bilagor och, om de används för referenser, även före ett eventuellt tack. Om du använder slutnoter bör du därför skriva eventuella tack och/eller bilagor i en egen fil och sammanfoga sidorna efter att ha gjort pdf-filer av dem. Tänk i så fall också på att korrigera sidnumreringen och att lägga till rubrikerna i innehållsförteckningen. 3.3 Listor Formatmallar för punkt- och nummerlistor finns under Listor/Lists på SLUverktygsfältet. Båda listorna finns i två varianter: en som börjar i vänsterkanten och en som är indragen. Använd den indragna varianten om du behöver göra nästlade listor (lista i lista). Avgränsa gärna listor med en tomrad före och efter. Använd då formatmallen Tomrad/Blankline, som är en halv rad hög. Till stycket efter en lista ska formatmallen Brödtext 1/Bodytext 1 användas. 1. Det här är ett exempel på en fotnot. Fotnotstexten är formaterad så att första raden är indragen och texten marginaljusterad. Fotnoterna numreras med normala (ej upphöjda) siffror. 16

19 3.3.1 Exempel på nästlad punktlista Att ta med på resa: Toalettsaker Tvål Tandkräm Tandborste Strumpor Etc Om nummerlistor Om du gör flera nummerlistor i ditt arbete, kommer punkterna att numreras löpande genom hela dokumentet. Om du vill att numreringen i en ny lista ska börja på 1, gör så här: 1. Placera markören i det första stycket i listan. 2. Välj menykommando Format > Punkter och numrering 3. Välj alternativet Påbörja ny numrering. 3.4 Ekvationer Ekvationer skrivs oftast på en egen rad. För att infoga en ekvation, använd makrot Infoga ekvation/insert equation på SLU-verkygsfältet. Exempel: x b b 4ac 2a Makrot öppnar ekvationsverktyget, formaterar stycket samt lägger in ett stycke med formatmallen Brödtext 1/Bodytext 1 efter ekvationen. 3.5 Tabeller och tabellbeskrivningar Tabeller ska ha tre linjer och texten i dem ska vara mindre än brödtexten, se exemplet på nästa sida. För att infoga en tabell, använd Words kommando Tabell > Infoga > Tabell eller knappen Ny på fliken Tabell. Därefter kan du använda makrona under menyn Bilder och tabeller/images and tables på SLU-verktygsfältet för att hantera tabellen. Makrona används så här: Makrot Konvertera tabell stående sida/convert table portrait oriented formaterar en tabell, som man har klistrat in från ett annat program, ex.vis Excel, och anpassar bredden till satsytans bredd. Det infogar också en tabellbeskrivning ovanför tabellen. Placera markören i tabellen innan du kör makrot. 17

20 Makrot Konvertera tabell liggande sida/convert table landscape oriented formaterar en tabell och anpassar bredden till en liggande sida men infogar ingen tabellbeskrivning. Det ska användas till tabeller som är så stora att de behöver placeras på en liggande sida. Placera markören i tabellen innan du kör makrot. Läs mer om liggande sidor i avsnitt Makrot Infoga tabellbeskrivning/insert table description infogar en tabellbeskrivning ovanför en tabell. Markören kan stå i tabellen eller i ett tomt stycke ovanför tabellen, då makrot körs. Tabellbeskrivningarna numreras automatiskt, då de infogas. Dock, då en tabell eller tabellbeskrivning tas bort eller flyttas i förhållande till andra tabellbeskrivningar, kommer numreringen av beskrivningarna efter den borttagna inte att ändras automatiskt. Gör så här för att uppdatera numreringen: Markera alla tabeller inklusive mellanliggande text eller tryck på Cmd+A för att markera hela dokumentet. Tryck på tangenten F9 (eller högerklicka i markeringen och välj Uppdatera fält). Tabell 2. Exempel på en tabell med fotnoter. Ingen punkt efter tabellbeskrivningen Kolumn 1 Kolumn 2 Kolumn 3 Kolumn 4 Värde ABC Värde 123 Förklaring till värdena 1 Konsekvensanalys Värde DEF Värde 456 Därför blev det så här 2 Så här kan det också bli 1. Det här är en tabellfotnot. Använd formatmallen Tabellfotnot/Tablefootnote till tabellfotnoter. 2. Fotnotsreferensen i tabellen ska vara upphöjd men i själva fotnoten skrivs refersen med normal text. Om inte tabellen ligger nederst på en sida, ska stycket efter tabellen ha formatmallen Brödtext 1 efter tabell/bodytext 1 after table, som ger ett litet extra avstånd mellan tabellen och texten Tabellfotnoter Tabellfotnoter måste skapas och formateras manuellt, till skillnad från fotnoter i brödtexten. Gör så här: 1. Skriv fotnotsreferensen i tabellen, en siffra eller en bokstav. Markera den och ge den formatmallen Tabellfotnotsreferens/Tablefootnote reference, som finns under Text på SLU-verktygsfältet. 2. Skriv fotnoten under tabellen, glöm inte fotnotsreferensen. Ge stycket formatmallen Tabellfotnot/Tablefootnote. 18

21 3.6 Figurer och figurbeskrivningar Använd makrot Infoga bild/insert image under menyn Bilder och tabeller/images and tables på SLU-verktygsfältet för att infoga en bild i ett tomt stycke. Stycket formateras och dialogrutan för att infoga en bild öppnas. Ett litet avstånd skapas automatiskt ovanför bilden. Figur 3. Exempel på figur. Solros. (Foto: Mats Gerentz, SLU.) Markera bilden eller placera markören i ett tomt stycke under den och använd makrot Infoga figurbeskrivning/insert figure description under menyn Bilder och tabeller/images and tables på SLU-verktygsfältetliken för att infoga en figurbeskrivning. Figurbeskrivningarna numreras automatiskt, då de infogas. Dock, då en figurbeskrivning tas bort eller flyttas i förhållande till andra figurbeskrivningar, kommer numreringen av beskrivningarna efter den borttagna inte att ändras automatiskt. Gör så här för att uppdatera numreringen: Markera alla figurer inklusive mellanliggande text eller tryck på Cmd+A för att markera hela dokumentet. Tryck på tangenten F9 (eller högerklicka i markeringen och välj Uppdatera fält). Använd formatmallen Brödtext 1/Bodytext 1 efter figurbeskrivningen. Om bilden är liten, kan det vara snyggt att radbryta figurbeskrivningen, så den blir lika bred som bilden. Då behöver texten vänsterställas i stället för att vara marginaljusterad Problem! Jag ser inte bilden jag infogade nyss Om du har klistrat in bilden eller av gammal vana använt Words kommando för att infoga den, kan det hända att du ser bara en liten remsa av bilden. Det beror på att vissa formatmallar har en fixerad radhöjd. Byt till formatmallen Figur/Image, som finns under menyn Bilder och tabeller/images and tables. Med makrot Infoga bild/insert image blir formatmallen automatiskt rätt. 19

22 3.6.2 Filformat för fotografier och figurer En JPG-fil från en digitalkamera kan användas som den är. Om du behöver justera fotografiet i ett bildbehandlingsprogram, spara det först i TIF-format och behåll sedan det formatet. Om du skapar eller redigerar figurer i Power Point eller något bildbehandlingsprogram, blir det bäst kvalitet på bilderna om du sparar dem i EMFeller TIF-format. 3.7 Innehållsförteckning, tabell- och figurförteckningar Dokumentmallen innehåller tre automatiska förteckningar: innehållsförteckning, tabellförteckning och figurförteckning. Dessa kan uppdateras så ofta som du önskar. Placera markören någonstans i förteckningen och tryck på tangenten F9 (eller högerklicka i innehållsförteckningen och välj Uppdatera fält). Tabell- och/eller figurförteckningar används framför allt om man har många tabeller och/eller figurer och vill ge läsaren en direkt hänvisning till dem. Om du vill ta bort förteckningarna, läs på sidan 5 under rubriken Tabellförteckning/List of tables hur man gör. När du har skrivit färdigt ditt arbete, kom ihåg att uppdatera och kontrollera förteckningarna det sista du gör. Det går att göra korrigeringar manuellt, om det skulle behövas. Anpassa antalet sidor i avsnittet med förteckningar, så att huvudtexten börjar på en högersida. 20

23 4 Ändra eller lägga till samt lösa problem 4.1 Rubriker Ta bort rubriknumreringen Rubrikerna 1-3 är i sitt grundutförande numrerade men numreringen kan tas bort. Då behöver formatmallarna för rubrikerna 1-3 och för innehållsförteckningen ändras. I dokumentmallen finns ett makro, som gör det. Kör makrot genom att välja Ta bort rubriknumrering, kan inte ångras under Rubriknumrering/Heading numbering på SLU-verktygsfältet. Den nya formateringen kommer att användas på alla rubriker 1-3, som du skriver efter att du körde makrot. I de rubriker du gjorde innan dess, kan du ta bort numreringen manuellt. Enklaste sättet att återfå rubriknumreringen, om du så skulle önska, är att öppna en ny kopia av dokumentmallen och kopiera över din text till den. 4.2 Brödtext Avstava manuellt i stället för automatiskt I mallfilen är automatisk avstavning påslagen men du kan stänga av den och avstava manuellt i stället. Om du väljer att göra manuell avstavning, är det lämpligt att göra den så sent som möjligt för att inte behöva göra om den flera gånger. Word sätter in mjuka bindestreck, vilket innebär att om du ändrar i texten efter avstavningen och ordet med sitt mjuka bindestreck hamnar mitt på en rad, skrivs bindestrecket inte ut. Gör så här: 21

24 1. Välj menykommando Verktyg > Avstavning 2. Avmarkera alternativet Automatisk avstavning för att slå av automatisk avstavning. 3. Klicka på Manuell för att starta den manuella avstavningen Förhindra oönskad avstavning av ett enskilt ord Vissa ord vill man inte ska avstavas, t.ex. bör man inte avstava personnamn. För att förhindra att de avstavas, då automatisk avstavning är aktiverad, gör så här: 1. Markera ordet. 2. Välj menykommando Verktyg > Språk Bocka för alternativet Kontrollera inte stavning eller grammatik Numrera fotnoter separat på varje sida Det vanligaste är att fotnoterna numreras löpande genom dokumentet. Det går dock att ställa in fotnotsnumreringen så den börjar om på varje sida. Gör så här: 1. Välj menykommando Infoga > Fotnoter och slutkommentarer. Dialogrutan Fotnoter och slutkommentarer öppnas. 2. Vid punkten Numrering välj alternativet Börja om vid ny sida i rullgardinsmenyn. 3. Klicka på Använd Använda kapitäler till akronymer Ord som bildas av initialer skriver man ofta med versaler. Då kan det vara snyggt att i stället använda kapitäler, som är bokstäver som ser ut som versaler men är lika höga som ett gement x. Jämför t.ex. SLU med SLU, skrivet med kapitäler respektive versaler. För att få kapitäler ska du skriva ordet med gemener, markera det och välja Kapitäler/Small caps i menyn Stil/Font på SLU-verktygsfältet. 4.3 Tabeller Breda tabeller på liggande sidor Om du har tabeller som är för breda för att passa in på en stående sida, behöver du placera dem på en liggande sida i stället. Liggande sidor infogas i ett eget avsnitt. Gör så här: 22

25 1. Markera tabellen, som ska vara placerad på en liggande sida. Du kan också markera ett tomt stycke för att senare infoga en tabell där. 2. Välj menykommando Arkiv > Utskriftsformat. 3. Ange att orienteringen ska vara liggande. 4. I rullgardinsmenyn vid Inställningar, välj Microsoft Word. I rullgardinsmenyn vid Använd utskriftsinställningar: välj Markerad text. 5. Klicka på OK. Word ändrar orienteringen och infogar avsnittsbrytningar av typen Nästa sida före och efter den/de liggande sidorna. 6. Infoga tabellen mellan avsnittsbrytningarna. Använd makrot Konvertera tabell liggande sida/convert table landscape oriented på menyn Bilder och tabeller/images and tables på fliken SLU för att anpassa tabellens bredd till sidans. För att kunna se avsnittsbrytningarna, klicka på knappen med symbolen på standardverktygsfältet direkt under fönstrets namnlist, så att de dolda formateringssymbolerna visas. På liggande sidor kommer sidnumren att placeras fel i förhållande till de stående sidorna. Om ditt arbete ska publiceras i en tryckt bok eller häfte, ser det bättre ut om antingen sidorna är onumrerade eller sidnumren flyttats till bokens/häftets nederkant och roterats till stående format. Läs i avsnitt 4.6 om hur sidnummer kan döljas eller på hur du kan flytta och rotera sidnummer i Adobe Acrobat Pro. Du kan också be tryckeriet om hjälp. På de följande två sidorna hittar du tips om tabeller små såväl som stora. 23

26 Tabell 3. Tips för små och stora tabeller Här finns tips om Rubrik över kolumn 2 Själva tipset Anpassa en bred tabell till en liggande sida Minska teckenstorleken? Placering av och orientering för stora tabeller Skapa en ny tabell på sidan eller klistra in en tabell från ett annat program. Använde makrot Konvertera tabell liggande sida/convert table landscape oriented på menyn Bilder och tabeller/ Images and tables på SLU-verktygsfältet för att anpassa tabellens bredd till sidans. Infoga en tabellbeskrivning om det behövs. Om det är väldigt mycket text i tabellen, kan du prova att minska teckenstorleken till 8 eller 7 punkter. Ibland kan läsbarheten bli bättre av att det är lite mer luft i texten fast teckenstorleken är mindre. En tabell som sträcker sig över två sidor ska helst börja på en vänstersida, så hela tabellen kan läsas på en gång. Liggande sidor roteras som standard av Word 90 till vänster, så vänster- och högersidorna kan läsas i ett svep utan att man behöver vrida papperen. Decimaltabbar Har du numeriska resultat med olika antal decimaler i en och samma kolumn? Det kan vara en god idé att decimaljustera dem. Gör så här: I kolumn 4 finns en decimaltab 123,456 Rubrik över kolumn 5 Avstava text i tabeller 1 Klicka på tabb symbolen till vänster på linjalen tills symbolen för decimaltabb visas. 1342, Markera tabellkolumnen som ska decimaljusteras. 3 Klicka sedan på linjalen på det ställe där du vill ha decimaltabben. Du kan behöva ta bort den från cellen i tabellhuvudet. (Ställ markören i cellen och dra tabben från linjalen.) Tabben syns på linjalen bara då markören står i en cell som innehåller en tabb. 15, , ,36 Undvik att avstava text i tabeller, särskilt i tabellhuvudet och i kolumnen längst till vänster. Då Word är inställd på att avstava automatiskt, kan man infoga radbrytningar på lämpliga ställen. Tryck på Skift+Retur för att infoga en radbrytning. 24

27 Här finns tips om Rubrik över kolumn 2 Själva tipset Tabellhuvud Om din tabell sträcker sig över mer än två sidor, är det en bra idé att använda funktionen Upprepa rubrikrader. Markera tabellhuvudet och välj menykommando Tabell > Upprepa radrubriker. Tabellhuvudet upprepas automatiskt på varje ny sida som tabellen sträcker sig över. I kolumn 4 finns en decimaltab Rubrik över kolumn 5 Slå ihop tabellceller Ibland behöver du slå ihop två eller flera celler, förmodligen oftast i tabellhuvudet. Om kolumnbredderna ändras efter att cellerna är sammanslagna, är det inte säkert att den sammanslagna cellens bredd blir lika med summan av bredderna på de kolumner som slagits samman. Vänta därför med att slå ihop celler tills tabellens layout är slutgiltig. Tabellfotnoter Behöver du använda tabellfotnoter? Dessa måste sättas in och numreras manuellt 1 till skillnad från sidfotnoter. Markera tabellfotnotsreferensen i cellen och applicera formatmallen Tabellfotnotsreferens/Tablefootnote reference. Den finns på menyn Text på SLU-verjtygsfältet. Även i denna cell finns en referens till en fotnot. 2 Paginering på liggande sidor i tryckta publikationer På en liggande sida ska det antingen inte vara några sidnummer alls eller så ska sidnumren vara orienterade i stående riktning och placerade i den tryckta publikationens nederkant. Läs i avsnitt 4.6 om att dölja sidnummer eller be tryckeriet om hjälp. 1. Skriv tabellfotnoten under tabellen och använd formatmallen Tabellfotnot/Tablefootnote. Den finns på menyn Text på SLU-verktygsfältet. 2. De följande tabellfotnoterna får du genom att trycka på Retur i slutet av föregående stycke. 25

28 4.4 Figurer Placera figurer bredvid text Figursättning innebär att man låter texten flöda runt en bild. Det är en funktion som finns inbyggd i Word och den har använts för alla de små beskrivande bilderna i instruktionen, t.ex. dem på denna sida.gör så här: 1. Infoga din bild i texten som du vill ska stå bredvid den. Använd menykommandot Infoga > Foto > Bild från fil, inte dokumentmallens makro, eftersom du vill att textstycket ska behålla sin formatmall. Bara en liten remsa av bilden syns men det gör ingenting. 2. Bilden blir automatiskt markerad och en ny flik, Formatera bild visar sig. Klicka på knappen Radbyte i gruppen Ordna och välj alternativ för textflödet, t.ex. Tätt. 3. Nu syns hela bilden och du kan dra den dit du vill ha den. 4. Om du vill ha olika långa rader runt en oregelbunden bild, välj i nästa steg alternativet Redigera radbrytningsgränser i listan under Radbyte. När man låter text flöda runt en bild, kan man behöva avstava ord manuellt trots att automatisk avstavning är påslagen. Infoga ett mjukt bindestreck med Ctrl+Alt+- (bindestreck). 4.5 Innehållsförteckning, tabell- och figurförteckningar Min innehållsförteckning försvann då jag uppdaterade den! Det kan hända att meddelandet Det gick inte att hitta några poster för innehållsförteckningen visas på innehållsförteckningens plats, då du vill uppdatera den. Då måste du infoga en ny innehållsförteckning. Gör så här: 26

29 1. Ta bort texten Det gick inte att hitta några poster för innehållsförteckning. 2. Välj menykommando Infoga > Index och förteckningar och därefter fliken Innehållsförteckning. 3. Se till att alternativet Från mall är valt och klicka på OK Infoga nya tabell- och/eller figurförteckningar Om du behöver infoga en ny tabellförteckning eller figurförteckning, gör så här: 1. Placera markören där förteckningen ska vara. 2. Välj menykommando Infoga > Index och förteckningar och därefter på fliken Figurförteckning. 3. Klicka på knappen Alternativ på fliken Figurförteckning (figur 4). 4. Bocka för att du vill skapa figurförteckning med formatmall (figur 4) och 5. välj formatmallen RaSa: Tabellbeskrivning/Table description om du vill göra en tabellförteckning. 6. välj formatmallen RaSa: Figurbeskrivning/Figure description om du vill göra en figurförteckning. Dialogrutan Index och förteckningar tillsammans med Alternativ för figurförteckning visas i figur 4. Figur 4. Fliken Figurförteckning och dialogrutan Alternativ för figurförteckning. 27

30 4.6 Visa och dölja sidnummer Blanka sidor ska inte vara paginerade och ibland kan man vilja ta bort sidnumret av estetiska skäl Gör så här för att ta bort sidnumren på enstaka sidor: 1. Infoga en avsnittsbrytning i början av den första sidan som inte ska vara paginerad och i början av den första sidan som ska vara paginerad igen: Klicka på menyn Brytningar i gruppen Utskriftsformat på fliken Layout och välj Nästa sida. 2. Dubbelklicka i den första sidfoten som inte ska vara paginerad. Fliken Sidhuvud och sidfot visas i menyfliksområdet. Klicka på den. 3. Avmarkera alternativet Länka till föregående för att bryta kopplingen mellan avsnitten. 4. Om det sidnummerlösa avsnittet är mer än en sida långt, måste alternativet Länka till föregående avmarkeras för såväl en udda sida som en jämn sida. Det beror på att sidnumren är placerade spegelvänt på udda och jämna sidor. 5. Upprepa punkterna 3 och 4 för de första sidfötterna i avsnittet direkt efter det som ska sakna paginering. 6. Ta bort de sidnummer som inte ska visas. Gör det på såväl en udda sida som en jämn sida. Om du hellre vill använda Adobe Acrobat Pro för att ta bort text ur ett dokument, läs på bibliotekets webbplats: Ett tredje alternativ kan vara att i Word-filen täcka över sidnumret med en liten kvadrat fylld med vit färg. 4.7 Jag skriver på ett annat språk än svenska Ändra språkinställningen Word hjälper till med kontroll av stavning och grammatik på det språk som är inställt i formatmallarna. I dokumentmallen är det inställda språket svenska. Gör så här för att ändra språkinställningen för alla formatmallar på en gång: 1. Välj menykommando Format > Formatmall Dialogrutan Formatmall öppnas. 2. Leta upp och markera formatmallen Normal,RaSa: Normal. Klicka på knappen Ändra. 3. Klicka på knappen Format och välj Språk. 4. Välj språk och klicka på OK. 28

31 4.7.2 Byta ut orden Tabell och Figur i tabell- respektive figurbeskrivningar Skriver du på engelska, vill du säkert att det ska stå Table och Figure i stället för Tabell och Figur. Byt ut orden med en sök-ersätt-operation. Gör så här: 1. Placera markören i dokumentets början. 2. Välj menykommando Redigera > Sök > Avancerad sökning och ersättning och klicka på fliken Ersätt. 3. Klicka på knappen med den nedåtriktade pilen i dialogrutan Sök och ersätt för att få fler alternativ för sökningen, se figurerna 5 och Skriv ordet Tabell i rutan för Sök efter: 5. Klicka på knappen Format och välj alternativet Formatmall 6. Välj formatmallen RaSa: Tabellbeskrivning/Table description. 7. Skriv ordet Table i rutan för Ersätt med: 8. Klicka på knappen Sök nästa. 9. Klicka på knappen Ersätt. 10. När du ser att det fungerar som det ska, kan du välja knappen Ersätt alla. 11. Upprepa proceduren för ordet Figur. Med markören i rutan för Sök efter: klicka på knappen Ingen formatering. Under punkten 6 ovan, välj formatmallen RaSa: Figurbeskrivning/Figure description. Figur 5. Klicka på knappen med den nedåtriktade pilen för att få fler alternativ för sökningen. 29

32 Figur 6. Dialogrutan Sök och ersätt ifylld för att ersätta Tabell med Table. 30

33 5 Använda EndNote med dokumentmallen Om du använder EndNote för referenshantering, är det lämpligt att formatera några tomma stycken i slutet av dokumentet med formatmallen Referenslista/References innan du börjar infoga referenserna. EndNote har egenskapen att ändra formateringen på de stycken referenserna infogas i, se figur 7. Därför måste referenslistan formateras med formatmallen Referenslista/References en gång till, när referenslistan är färdig. För all redigering och formatering av referenslistan gäller att det ska göras först när listan är helt komplett. I annat fall kommer EndNote att ändra tillbaka, då en ny referens infogas. Om du hittar fel i referenserna, ändra i första hand i posterna i EndNote. Det kan handla om stavfel men också t.ex. om att en citerad publikation ingår i en serie där nummer inte sätts på delarna, i vilket fall högerparentesen efter serienamnet kommer att saknas. Ett sätt att lösa det på är att infoga ett högerparentestecken i serietitelfältet i posten. Hittar du inte lätt posten i EndNote, kan du göra så här: 1. I Word, välj menykommando Verktyg > EndNote XX > Edit & Manage Citation(s) 2. Dialogrutan EndNote XX Edit & Manage Citations listar dina texthänvisningar i den ordning du har använt dem. 3. Klicka på Edit Library Reference i rullgardinsmenyn till höger om referensen, så öppnas posten för redigering i EndNote. Om du ändå vill eller behöver redigera själva referenslistan, konvertera inte citeringar och referenser till text. Det kan orsaka förändringar av såväl marginaler och sidnumrering som formateringar i dokumentet. Från och med version X4 av End- 31

34 Note behöver man inte konvertera till text för att kunna redigera referenserna. Om problem med att redigera ändå skulle uppstå, gör så här: 1. Kopiera hela referenslistan och eventuell text som kommer efter den. Klistra in före den referenslista som EndNote har skapat. 2. Infoga en sidbrytning före den sistnämnda. Nu kan du redigera den inklistrade texten. 3. När du har gjort en pdf-fil av avhandlingen, tar du ur den bort sidorna med den ursprungliga referenslistan med Adobe Acrobat Pro. Läs här om att redigera pdf-filer: Du kan applicera formatmallen Referenslista/References på alla stycken i referenslistan på en gång. Det har visat sig att om ett stort antal tecken i ett stycke är kursiverade, feta eller understrukna, kan Word ändra dessa till normal text då man applicerar en formatmall. När man applicerar formatmallen på många stycken på en gång, styr antalet kursiverade etc. tecken i det första stycket. Du kan alltså vid behov sätta in ett dummy-stycke med bara normala tecken före referenslistan och inkludera det vid appliceringen, för att skydda kursiveringarna i dina referenser. Figur 7. De två översta referenserna på denna bild är korrekt formaterade med formatmallen Referenslista/references. De tre nedre referenserna visar hur det kan se ut då EndNote har ändrat formateringen. 32

35 Referenslista/References På SLU-bibliotekets webbplats Sök- och skrivguiden, kan du läsa om att referera. Där kan du hitta information om olika system för att referera samt om referenshanteringsprogram. Harvardsystemet, som är det mest använda vid SLU, be skrivs lite mer ingående. Skriv in dina litteraturreferenser i dokumentmallen, formatera styckena med formatmallen Referenslista/References och kursivera huvudkällorna (namn på böcker och tidskrifter). Om du infogar referenserna med hjälp av ett referenshanteringsprogram, är det lämpligt att formatera några tomma stycken i slutet av dokumentet med formatmallen Referenslista/References innan du börjar infoga dem. Du kan ändå behöva formatera referenserna en gång till, när referenslistan är färdig. Läs mer om att använda EndNote för referenshantering i kapitel 5. Om du vill dela in din litteraturlista i olika typer av referenser, finns en formatmall Rubrik referenslista 2/References heading 2 för underrubriker i listan. Följande exempel visar hur det kan se ut. Några referenser som är påhittade Andersson, B. (1999). En bok om vikten av att odla. Händelsers förlag, Vetlanda. Bengtsson, C. (2005). Odling av sparris i avgränsade sängar på lerjord. Alnarp: Sveriges lantbruksuniversitet. (Examensarbeten inom hortonomprogrammet, 23) Eriksson, S. (2007). Jordmånens betydelse för gödslingen. Tidskrift för marklära 23, Verkliga referenser Freitas, J. de. (2010). Svårt att lagra solenergin. Sydsvenskan, 31 augusti. SLU-biblioteket ( ). Sök- och skrivguiden: Skriva, Uppsatsens olika delar. [ ] 33

36 Tack/Acknowledgements En avdelning med tack till olika personer, som varit behjälpliga vid arbetet, är det frivilligt att ha med. Instruktionen för dokumentmallen för studentarbeten och rapporter har producerats av Ulla Ekström, SLU-biblioteket, Alnarp. Den är skriven i version 4.2 av dokumentmallen. Alnarp, juni Detta är ett exempel på en slutnot. Slutnotstexten är formaterad så att första raden är indragen och texten är marginaljusterad. Slutnoterna numreras med normala (ej upphöjda) siffror. Slutnoter ska placeras före eventuella bilagor och, om de används för referenser, även före ett eventuellt tack. Flytta då tack och/eller bilagor till en egen fil och sammanfoga sidorna efter att ha gjort pdf-filer av dem. Tänk i så fall också på sidnumreringen (se denna instruktions bilaga) och att göra tillägg i innehållsförteckningen. 34

37 Bilaga 1. Här är en bilaga till instruktionen För den första rubriken i en bilaga finns en särskild formatmall. Använd de vanliga rubrikerna 2-4 om fler rubriker behövs i bilagan. Ta bort numreringen manuellt från dem, om du har använt numrerade rubriker i huvudtexten. Texten i bilagan följer utformningen av texten i huvuddokumentet. Man kan låta den löpande sidnumreringen fortsätta in i eventuella bilagor. Det gör det lätt att hitta rätt bilaga utifrån innehållsförteckningen. Det finns också en tradition där man börjar om pagineringen för varje ny bilaga. Om du vill göra så, gör då så här: 1. Placera markören i början av bilagan och infoga en avsnittsbrytning: Klicka på menyn Brytningar i gruppen Utskriftsformat på fliken Layout och välj Nästa sida. 2. Dubbelklicka i bilagans första sidfot. Fliken Sidhuvud och sidfot visas i menyfliksområdet. Klicka på den. 3. Avmarkera alternativet Länka till föregående för att bryta kopplingen mellan avsnitten. 4. Om bilagan är mer än en sida lång, måste alternativet Länka till föregående avmarkeras för såväl en udda sida som en jämn sida. Det beror på att sidnumren är placerade spegelvänt på udda och jämna sidor. 5. Placera markören i bilagans första sidfot. Klicka på knappen Sida # i gruppen Sidhuvud och sidfot på fliken Dokumentelement. 6. Klicka på knappen Format i dialogrutan Sidnummer. Ange under Sidnumrering att numreringen ska börja från 1. Bilagor ska alltid börja på högersidor, d.v.s. med udda sidnummer. Om det behövs, infoga en blank sida med Ctrl+Retur-tangenten på det numeriska tangentbordet eller från fliken Layout och ta bort sidnumret från den blanka sidan. 35