Granskning av kommunens hantering av exploateringsfastigheter svar på skrivelse från Huddinge kommuns revisorer

Transkript

1 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (5) HANDLÄGGARE Stenbacka, Patrick Patrick.Stenbacka@huddinge.se Kommunstyrelsen Granskning av kommunens hantering av exploateringsfastigheter svar på skrivelse från Huddinge kommuns revisorer Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Som svar på Huddinge kommuns revisorers skrivelse Granskning av kommunens hantering av exploateringsfastigheter, daterad den 21 januari 2014, åberopas innehållet i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 31 januari Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Huddinge kommun granskat kommunens hantering av exploateringsfastigheter. Syftet har varit att undersöka orsakerna till den uppkomna situationen med oegentligheter vid uthyrning av exploateringsfastigheter. Kommunrevisorernas förslag till fortsatt utveckling är att kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden följer upp och utvärderar effekterna av åtgärderna i den plan som lämnades till revisorerna den 9 december 2013 samt genomför de åtgärder som krävs för att eliminera de generella förvaltningsbristerna. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår ett antal åtgärder för att utveckla kommunens upphandlingsverksamhet samt förtydliga ansvaret mellan kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden för bland annat exploateringsfastigheter. Förvaltningen lämnar vidare förslag på att kvalitetssäkra dokumenthantering och förstärka rutiner vid organisations- och/eller ansvarsförändringar inom eller mellan förvaltningar och nämnder. Kommunstyrelsens förvaltning vidtar i övrigt ett antal åtgärder för att förstärka den interna kontrollen som syftar till att främja en god förvaltningskultur. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se HUDDINGE

2 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (5) Beskrivning av ärendet EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Huddinge kommun granskat kommunens hantering av exploateringsfastigheter. Syftet har varit att undersöka orsakerna till den uppkomna situationen med oegentligheter vid uthyrning av exploateringsfastigheter. I EY:s uppdrag från kommunstyrelsens förvaltning (KSF), avrapporterad i Utredning avseende fastighetstilldelning, daterad den 15 november 2013, framkom ett antal brister avseende hanteringen av exploateringsfastigheter. Mot bakgrund av den utredningen har revisorerna genomfört en granskning med fokus på regler och organisation avseende exploateringsfastigheterna. Ett antal dokument med regler för exploateringsfastigheter togs fram under hösten Dokumentens status är enligt Huddinge kommuns revisorer oklar. Dokumenten presenterades för kommunstyrelsens förvaltnings ledningsgrupp av chefen för servicekontoret och chefen för servicekontorets lokalplaneringsavdelning. Någon annan formalisering eller förankring har inte skett. Behov av regler/riktlinjer för verksamheten lär inte heller ha påkallats av handläggarna. Även dokumenten i sig är otydliga i formellt avseende. Kommunrevisorerna skriver att de täta organisatoriska förflyttningarna av verksamheten och chefsbytena för verksamheten har medfört att historiken och kunskapen om hanteringen av exploateringsfastigheter successivt uttunnats på chefsnivå. Detta framstår som en bidragande orsak till att regelverket för exploateringsfastigheterna inte ägnats tillräcklig uppmärksamhet. En övergripande bedömning av de förtroendevalda revisorerna är att de uppkomna internkontrollproblemen i huvudsak är generella förvaltningsbrister (till exempel brister i beslutsunderlag och jäv) och inte brister som är förknippade med särskilda förhållanden eller regler/villkor för den aktuella verksamheten. Ansvariga i kommunen har presenterat ett antal slutsatser som rör frågor om organisationskultur inklusive ledarskap, dokumentation av beslut och beslutsunderlag, ansvar och befogenheter till följd av det som har inträffat. Samhällsbyggnadsnämnden har till kommunens revisorer den 9 december 2013 lämnat en åtgärdsplan för arbetet med att åtgärda de brister som iakttagits i tidigare granskningar och utredningar. Åtgärdsplanen täcker även iakttagelserna gjorda i denna granskning.

3 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (5) Kommunrevisorernas förslag till fortsatt utveckling är att kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden: - Följer upp och utvärderar effekterna av åtgärderna i den plan som lämnades till revisorerna den 9 december Genomför de åtgärder som krävs för att eliminera de generella förvaltningsbristerna. Förvaltningens synpunkter Nedan behandlar kommunstyrelsens förvaltning förslagen från de förtroendevalda revisorerna. Uppföljning och utvärdering av effekterna av åtgärderna i den plan som lämnades till revisorerna den 9 december 2013 Samhällsbyggnadsnämndens presidium och förvaltningschef överlämnade en åtgärdsplan, daterad den 9 december 2013, som svar på kommunrevisorernas brev daterat den 25 november En plan för arbetet med att åtgärda de brister som identifierats presenterades inom områdena upphandling, hantering av gårdsarrenden, hantering av exploateringsfastigheter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter samt hantering av bygglov. I svaret såg samhällsbyggnadsnämnden mycket allvarligt på de brister som framkommit under revisionsarbetet och vidtog därför en rad åtgärder för att stärka kontrollen över verksamheten. Arbetet ska pågå med hög prioritet och vissa åtgärder har redan vidtagits medan andra blir föremål för information och/eller beslut i nämndens närmast följande sammanträden. Ett mer omfattande kultur- och värdegrundsarbete inleds också tillsammans med kommunstyrelsen. Samhällsbyggnadsnämndens verksamhetsplan för 2014 kompletteras därför genom beslut i januari 2014 med ett sådant åtagande. Samhällsbyggnadsnämnden konstaterar också att ytterligare samråd med kommunstyrelsen och dess förvaltning behövs avseende former för upphandlande myndighet och lämplig organisation liksom former för förvaltning av fastigheter med delegation och ansvar. Kommunstyrelsens förvaltning tar fasta på kommunrevisorernas förslag att följa upp och utvärdera effekterna av åtgärderna i den åtgärdsplan som lämnades till revisorerna den 9 december 2013 och kommer att fortsätta den regelbundna uppföljning och utvärdering som redan idag pågår inom förvaltningen.

4 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (5) Kommunstyrelsens förvaltning avser att utveckla upphandlingsverksamheten genom förslag till ett reviderat reglemente för kommunens upphandling, som ska skickas på remiss till kommunens nämnder, och en tillhörande handbok. Kommunstyrelsens förvaltnings upphandlingsenhet förstärks med inköps- och upphandlingssamordnare. Därtill förstärks upphandlingsenheten med en upphandlare som finansieras av miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Detta ger en extra heltidsresurs som kommer att arbeta med miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens inköps- och upphandlingsärenden. Kommunstyrelsens förvaltning avser vidare att föreslå en förtydligad ansvarsfördelning i kommunstyrelsens respektive samhällsbyggnadsnämndens reglementen och delegationsordningar för hanteringen av gårdsarrenden, exploateringsfastigheter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter. Genomförande av åtgärder som krävs för att eliminera de generella förvaltningsbristerna Kommunstyrelsens förvaltning föreslår flera åtgärder för att kvalitetssäkra kommunens dokumentation som rutiner, PM, tjänsteanteckningar med mera. Dessa typer av dokument ska tydligare länkas till beslut i kommunfullmäktige, nämnd, delegation till utskott eller förvaltningschef samt vidaredelegering till annan tjänsteman. Dokumenten ska vara lätt åtkomliga och spårbara i nämndens diarium och det ska tydligt hänvisas till den delegation eller det beslut som ligger till grund för dokumentet. Det föreslås att samtliga rutiner, PM och tjänsteanteckningar ska ha ärendenummer och ska skrivas i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem där även uppgifter sparas om ärendets handläggare och aktuell avdelning, enhet eller motsvarande vid tidpunkten för registreringen av dokumentet. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår vidare att en konsekvensbeskrivning alltid ska göras vid organisations- och/eller ansvarsförändringar inom eller mellan förvaltningar och nämnder. Såväl avlämnande som mottagande organisation ska upprätta konsekvensbeskrivningar. Det föreslås vidare att en gemensam genomförandeplan upprättas vid organisations- och/eller ansvarsförändringar där eventuella förändringar i reglementen, delegationsordningar, rutiner med mera behandlas. Avlämnande och mottagande ansvarig chef för verksamhet som är föremål för organisationsoch/eller ansvarsförändring föreslås skriva under genomförandeplanen och dess åtaganden. I övrigt åberopar kommunstyrelsens förvaltning den redovisning som sker i ett separat ärende till kommunstyrelsen (KS-2014/ ) om vilka åtgärder

5 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2014/ (5) som förvaltningen har vidtagit eller avser att vidta framöver för att förstärka den interna kontrollen och därigenom främja en god förvaltningskultur. I ärendet redovisar förvaltningen bland annat reviderade och nya riktlinjer för representation, stävjande av mutor, redovisning av bisysslor samt förslag till riktlinjer för jäv och andra intressekonflikter. Ett flertal personalpolitiska åtgärder, som introduktionschecklistor vid nyanställningar, chefsutbildningar samt förbud av nyanställningar av anhöriga eller närstående, redovisas. Förslag till utveckling av kommunens upphandlingsverksamhet samt utveckling av internkontrollarbetet genom bland annat fler stickprovskontroller i kommunens verksamheter redovisas. Kommunstyrelsens förvaltning har vidare utarbetat ett förslag till en etisk kod som föreslås gälla alla anställda i kommunen. Mot bakgrund av ovanstående föreslår kommunstyrelsens förvaltning att kommunstyrelsen som svar på kommunrevisorernas skrivelse åberopar innehållet i detta tjänsteutlåtande. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Patrick Stenbacka Verksamhetscontroller Bilaga Granskning av kommunens hantering av exploateringsfastigheter. Huddinge kommuns revisorers skrivelse daterad den 21 januari Beslutet delges Huddinge kommuns revisorer Samhällsbyggnadsnämnden

6 HUDDINGE KOMMUN Revisorerna Till Kommunstyrelsen Samhällsbyggnadsnämnden Revisionsskrivelse Granskning av kommunens hantering av exploateringsfastigheter EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Huddinge kommun granskat kommunens hantering av exploateringsfastigheter. Syftet har varit att undersöka orsakerna till den uppkomna situationen med oegentligheter vid uthyrning av exploateringsfastigheter. l EY:s uppdrag från Kommunstyrelseförvaltningen (KSF), avrapporterad i Utredning avseende fastighetstilldelning ( ), framkom ett antal brister avseende hanteringen av exploateringsfastigheter. Mot bakgrund av den utredningen har revisorerna genomfört en granskning med fokus på regler och organisation avseende exploateringsfastigheterna. Ett antal dokument med regler för exploateringsfastigheter togs fram under hösten Dokumentens status är oklar. Dokumenten presenterades för KSF:s ledningsgrupp av chefen för Servicekontoret och Lokalplaneringsavdelningen. Någon annan formalisering eller förankring har inte skett. Behov av regler/riktlinjer för verksamheten lär inte heller ha påkallats av handläggarna. Även dokumenten i sig är otydliga i formellt avseende. Vissa brister i reglerna föreligger, men genom att handläggningen är bristfälligt dokumenterad och reglerna inte förefaller ha haft någon praktisk betydelse har det inte gått att göra en djupare analys och bedömning av reglernas relevans och stödjande/styrande funktion för verksamheten. De täta organisatoriska förflyttningarna av verksamheten och chefsbytena för verksamheten har medfört att historiken och kunskapen om hanteringen av exploateringsfastigheterna successivt uttunnats på chefsnivå. Detta framstår som en bidragande orsak till att regelverket för exploateringsfastigheterna inte ägnats tillräcklig uppmärksamhet. En övergripande bedömning är att de uppkomna internkontrollproblemen i huvudsak är generella förvaltningsbrister (t.ex. brister i beslutsunderlag och jäv) och inte brister som är förknippade med särskilda förhållanden eller regler/villkor för den aktuella verksamheten. Ansvariga i kommunen har presenterat ett antal slutsatser som rör frågor om organisationskultur inklusive ledarskap, dokumentation av beslut och beslutsunderlag, ansvar och befogenheter till följd av det som har inträffat. Samhällsbyggnadsnämnden har till kommunens revisorer den 9 december 2013 lämnat en åtgärdsplan för arbetet med att åtgärda de brister som iakttagits i tidigare granskningar och utredningar. Atgärdsplanen täcker även iakttagelserna gjorda i denna granskning. Vårt förslag till fortsatt utveckling är att Kommunstyrelsen och Samhällsbyggnadsnämnden: Följer upp och utvärderar effekterna av åtgärderna i den plan som lämnades till revisorerna den 9 december Genomför de åtgärder som krävs för att eliminera de generella förvaltningsbristerna. Revisionsrapporten överlämnas härmed. Revisionen önskar erhålla nämndernas svar på rapporten senast den 7 mars För Huddinge kommuns revisorer -N~e~ Kurt Karlsson För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium

7

8 Revisionsrapport l 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna Januari 2014 Huddinge kommun Granskning av kommunens hantering av exploatering s f as t i g heter EV tluildinq a b.ettcr

9 EY Building a better Innehåll 1. Sammanfattning och slutsatser Inledning Bakgrund Syfte Metod och genomförande Granskningsresultat Framtagning, beslut och implementering av regelverk för exploaterings- fastigheter Regelverkets status idag Hur verksamheten gått till i praktiken jämfört med reglerna Reglernas kvalitet och om tillämpning av reglerna skulle minska uppkomna problem Förflyttningar av exploateringsverksamheten inom KSF Genomförande och beslut om överflyttningen från KSF till MSB Slutsatser som ansvariga dragit av det som inträffat

10 EY 6u1ldinq a better 1. Sammanfattning och slutsatser EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Huddinge kommun granskat kommunens hantering av exploateringsfastigheter. Syftet har varit att undersöka orsakerna till den uppkomna situationen med oegentligheter vid uthyrning av exploateringsfastig heter. En första version av regler för exploateringsfastigheter togs fram under hösten Därefter gjordes en snabb översyn och samtliga regeldokument reviderades före 2009 års utgång. Dokumentens status är oklar. Dokumenten presenterades för Kommunstyrelseförvaltningens (KSF) ledningsgrupp av chefen för Servicekontoret och Lokalplaneringsavdelningen. Någon annan formalisering eller förankring har inte skett. Behov av regler/riktlinjer för verksamheten lär inte heller ha påkallats av handläggarna. Även dokumenten i sig är otydliga i formellt avseende. De täta organisatoriska förflyttningarna av verksamheten och chefsbytena för verksamheten har medfört att historiken och kunskapen om hanteringen av exploateringsfastigheterna successivt uttunnats på chefsnivå Detta framstår som en bidragande orsak till att regelverket för exploateringsfastigheterna inte tillägnats tillräcklig uppmärksamhet. När det gäller reglernas status idag är inga beslut fattade, varken godkännande eller upphävande. l Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens (MSB) åtgärdsprogram, som presenterats för revisionen, föreslås att nytt regelverk upprättas som läggs fram för beslut i Samhällsbyggnadsnämnden (SBN) februari Det har skett avvikelser i verksamheten i förhållande till reglerna. Det främsta exemplet på sådan avvikelse är att översyn och korrigering av hyresnivåerna inte skett som reglerna föreskrivit. l andra fall har en bedömning av om det förelegat avvikelser mot reglerna inte kunnat ske på grund av bristfällig dokumentation av handläggningen inklusive beslut och beslutsunderlag. En övergripande bedömning är att de uppkomna internkontrollproblemen i huvudsak är generella förvaltningsbrister och inte brister som är förknippade med särskilda förhållanden eller regler/villkor för den aktuella verksamheten. Att dokumentationen varit bristfällig genom att exempelvis tjänsteanteckningar och andra underlag inte upprättats och att jävssituationer funnits är problem på ett högre plan, som har att göra med brister i grundläggande förhållningssätt för att bedriva kommunal verksamhet. l sådana fall kan knappast regler för en specifik verksamhet som exploateringsfastigheter och reglernas kvalitet utgöra en väsentlig grund för de uppkomna problemen. Vissa brister i reglerna synes föreligga, men genom att handläggningen är bristfälligt dokumenterad och reglerna inte förefaller ha haft någon praktisk betydelse går det inte att göra en djupare analys och bedömning av reglernas relevans och stödjande/styrande funktion för verksamheten. Ansvariga i kommunen har presenterat ett antal slutsatser som rör frågor om kultur inklusive ledarskap, dokumentation av beslut och beslutsunderlag, ansvar och befogenheter till följd av det som har inträffat. SBN har till kommunens revisorer den 9 december 2013 lämnat en åtgärdsplan för arbetet med att åtgärda de brister som iakttagits i tidigare granskningar. Den åtgärdsplanen täcker även iakttagelserna gjorda i denna granskning. 2

11 Burldinq o better workrnq world 2. Inledning 2.1. Bakgrund l EY:s rapport "Utredning avseende fastighetstilldelning", som offentliggjordes den 15 november, står bl.a: "De PM med regler för verksamheten som tagits fram har inte varit förankrade och inte heller haft någon styrande funktion för verksamheten. Genom att handläggningen är bristfälligt dokumenterad och reglerna inte förefaller ha haft någon praktisk betydelse går det inte att bedöma reglernas relevans och stödjande funktion för verksamheten. Det är väsentligt att reglernas status tydliggörs och att de förankras i verksamheten." 2.2. Syfte Undersöka orsakerna till den uppkomna situationen med oegentligheter vid uthyrning av exploateringsfastigheter. Revisionsfrågor Vem tog initiativ till att utforma ett regelverk för uthyrning av exploateringsfastigheterna? Varför togs ett sådant initiativ? Varför avstannade arbetet med regelverket (framtagning, beslut eller implementering)? Vem beslutade att inte gå vidare med regelverket? När togs dessa beslut? Vilken status har regelverket i dag? Hur har verksamheten gått till i praktiken om man jämför med reglerna steg för steg? Hur bra var reglerna? Skulle de väsentligt ha minskat risken för de oegentligheter som uppkommit om de hade tillämpats? Varför flyttades uthyrningsverksamheten mellan olika avdelningar inom KSF och slutligen till MSB? Vem fattade besluten att flytta verksamheten? Vilka beslut fattades vid överflyttningen av ansvaret för verksamheten från KS till SBN? Hur genomfördes överflyttningen? På vilket sätt "kvitterade" SBN att man övertagit ansvaret för uthyrningen? Vilka slutsatser har ansvariga dragit om hur man bör agera vid verksamhetsflytt? 2.3. Metod och genomförande Granskningen tar sin utgångspunkt i EY:s tidigare uppdrag "Utredning avseende fastighetstilldelning". Granskningen sker genom att underlagen från det tidigare uppdraget kompletteras med genomgång av relevant dokumentation samt intervjuer. Intervjuer genomförs med relevanta personer vid Kommunstyrelseförvaltningen (KSF) och Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen (MSB). Det har inte funnits skäl att i denna granskning intervjua samtliga personer som intervjuades i det tidigare uppdraget. De personer som intervjuades tidigare och vars verksamhet kommenteras i denna rapport har fått möjlighet att avge saksynpunkter på rapporten. Förteckningen i Bilaga 1 omfattar de som intervjuats och som beretts möjlighet att lämna saksynpunkter samt de som endast fått möjlighet att lämna saksynpunkter. 3

12 EV Buildinq a better 3. Granskningsresultat 3.1. Framtagning, beslut och implementering av regelverk för exploateringsfastigheter Det har inte funnits några beslut om att ta fram ett regelverk för hantering av exploateringsfastigheter. Cheferna för Servicekontoret och Lokalplaneringsavdelningen (som låg under Servicekontoret), vilka båda tillträdde sina tjänster 2008, konstaterade att det förelåg en bristande reglering av hanteringen av exploateringsfastigheterna. Chefen för Lokalplaneringsavdelningen fick i det sammanhanget ett muntligt uppdrag från sin chef att utforma ett regelverk som täcker de relevanta aspekterna avseende exploateringsfastigheterna. Vid den tidpunkten (2008) fanns endast ett kort dokument benämnt Regler vid upplåtelse av exploateringshus i Huddinge kommun, som i huvudsak beskriver hur uthyrning till ny hyresgäst ska gå till. Det dokumentet, som är daterat 9 december 2007, upprättades enligt uppgift av den dåvarande chefen för Lokalplaneringsavdelningen. En första version av samtliga regeldokument (5 stycken PM) färdigställdes under hösten 2009, utom det som togs fram Därefter gjordes en snabb översyn och samtliga dokument reviderades före 2009 års utgång. Dokumentens status är oklar. Efter att Lokalplaneringsavdelningen tagit fram dokumenten presenterades de för KSF:s ledningsgrupp av chefen för Servicekontoret och Lokalplaneringsavdelningen. Någon annan formalisering eller förankring har inte skett, enligt uppgift. Behov av riktlinjer för verksamheten lär inte heller ha påkallats av handläggarna. Även dokumenten i sig är otydliga i formellt avseende. Av dokumentens sidhuvud framgår att de härrör från Kommunstyrelsens förvaltning eller Kommunstyrelsens förvaltning Lokalplaneringsavdelningen. Inget av dessa dokument är undertecknat av ansvarig chef. Det finns inget diarienummer angivet efterson ingen diarieföring eller annan registrering skett. För de mer centrala av dokumenten finns inte heller handläggare angiven. l början av 2013 ställde facken frågan om rutiner för uthyrningen av exploateringsfastigheterna till MSB:s förvaltningschef. Förvaltningschefen förde frågan vidare till exploateringsassistenten vid Mark- och exploateringsavdelningen, som ska ha svarat att det inte fanns några nedtecknade rutiner. Därefter tog exploateringsassistenten fram ett dokument, som är en uppdatering av dokumentet "Regler vid upplåtelse av exploateringshus i Huddinge kommun" från Uppdateringen består främst av ändringar till följd av organisatoriska förändringar samt att det tidigare tredjehandsalternativet vid uthyrning - erbjuda lokaler till föreningslivet - tagits bort. Det nya dokumentet är daterat 5 februari 2013 och har inte diarieförts eller på annat sätt registrerats. Betecknande för den bristande kännedomen om reglerna på MSB:s ledningsnivå är att den tidigare lokalplaneringschefen (som upprättade dokumenten 2009) fick i uppdrag från MSB:s förvaltningschef att assistera MSB med att ta fram förslag till riktlinjer för verksamheten. Riktlinjer som funnits sedan Lokalplaneringschefen fick uppdraget 29 augusti 2013 genom mejl från MSB:s förvaltningschef (via KSFs chefscontroller). Den tidigare lokalplaneringschefen gjorde en uppdatering av dokumenten under hösten 2013 på uppdrag av MSB. De huvudsakliga uppdateringarna har avsett konsekvenser av att verksamheten flyttats organisatoriskt under Därutöver har dokumentet Regler vid upplåtelse av exploateringshus i Huddinge kommun (Bostadsobjekt, fritidshus och lokaler) tagits fram med två alternativ - med respektive utan intressekö. Detta gjordes enligt önskemål från chefen för Mark- och exploateringsavdelningen. De uppdaterade dokumenten är daterade i 4

13 Build1nq a better september Även de uppdaterade dokumenten har samma oklara status som de ursprungliga och har inte diarieförts/registrerats. Kommentarer Den bild som framträder är att verksamheten med hyresförhandlingar, reparationer, tillträden etc. avseende exploateringsfastigheterna har fortgått som tidigare och inga signaler om problem noterades. Eftersom exploateringsfastigheter var ett smalt och udda område som i regel inte låg i de skiftande ledningarnas fokus samtidigt som det uppfattades att "hälsan tiger still" går det i efterhand att konstatera att området inte tillägnats tillräcklig uppmärksamhet och omsorg. Det har inte under granskningen framkommit något som tyder på att någon på chefsnivå skulle ha motarbetat en utveckling och implementering av regelverket för exploateringsfastigheter. Behovet av utveckling och implementering av regler har helt enkelt förbisetts. Något tryck eller intresse från handläggarna har heller inte funnits Regelverkets status idag Inga beslut är fattade avseende regefverket, varken godkännande eller upphävande. l MSB:s åtgärdsprogram, som presenterats för revisionen, föreslås att nytt regelverk upprättas som läggs fram för beslut i SBN februari Inför beslutet behövs ytterligare samråd med kommunstyrelsen och kommunstyrelsens förvaltning vad gäller former för förvaltning av fastigheter med delegation och ansvar Hur verksamheten gått till i praktiken jämfört med reglerna De väsentligare delarna i hanteringen av bebyggda exploateringsfastigheter kan sammanfattas i fyra områden:.,. Förvärv av fastighet.,. Tilldelning av fastighet.,. Hyressättning.,. Förvaltning av fastighet. Det finns särskilda regel-pm upprättade för hur tilldelning av fastighet och hyressättning ska gå till. Förvärv av fastighet och löpande förvaltning, underhåll och investeringar beskrivs, tillsammans med evakuering av hyresgäst, rivning och försäljning av exploateringsfastighet, i en PM - arbetsrutiner rörande förvaltningen av exploateringsfastig hete rna. PM rörande förvaltningen innehåller i punktform roll och uppgift för Mark- och exploateringsavdelningen respektive Lokalplaneringsavdelningen samt hur information dem emellan ska lämnas och hur viss dokumentation ska ske. Den revidering av PM som gjordes i september 2013 avsåg i huvudsak en uppdatering tillföljd av överföringen av verksamheten till Markoch exploateringsavdelningen. De punkter som kortfattat och översiktligt beskrivs i PM förefaller i huvudsak ha genomförts i praktiken. Vid granskningen har dock vissa avvikelser mot reglerna framkommit vad gäller möten och mötesfrekvens samt dokumentation. En PM från december 2007 och reviderad i oktober 2009 har tagits fram angående fastighetstilldelning - Regler vid upplåtelse av exploateringshus i Huddinge kommun (Bostadsobjekt, fritidshus och lokaler). l PM konstaterades att objekten dittills upplåtits utan stöd i ett fastställt regelverk. För bostadsobjekt anger PM fem olika former för rekrytering av hyresgäster. De är: 5

14 EV Building a better.,.. l första hand genom erbjudande om omflyttning av befintlig hyresgäst från annat objekt, som vid den tiden har besittningsskydd, men eventuellt står inför rivning eller annan anledning till omflyttning.,.. l andra hand genom att erbjuda kommunens förvaltningar nyttja objektet för egen verksamhet.,.. l tredje hand i samverkan med kultur- och fritidsförvaltningen erbjuda lokaler till föreningslivet.,.. l fjärde hand ur en intresse kö, som skapas genom intresseanmälan men utan aktiv annonsering.,.. l femte hand annonsera objektet på kommunens webbsida och intranät (Insidan) - "först till kvarn" Samma regler ska gälla för fritidshus och lokaler som för bostadsobjekt Vid tilldelningen ska enligt PM krav ställas på betalningsförmåga och skötsamhet samt en bedömning av hyresgästens förutsättningar att sköta och vårda fastigheten med tillhörande tomtmark. Det saknas dokumentation som visar att sådana krav har ställts. Samtliga exploateringsfastigheter (52 stycken) hyrs av privatpersoner, utom en som är tom. Av fastigheterna hyr anställda av kommunen elva fastigheter och före detta anställda av kommunen två fastigheter. Mej l om intresse av att hyra sparas i en pärm efter ankomstdatum. Tilldelning har enligt uppgift skett efter turordning. Mejlen rensas ut efter två år och någon dokumentation avseende tilldelningen och underlag för beslut om tilldelning upprättas inte, utöver hyreskontrakten. Enligt önskemål från chefen för Mark- och exploateringsavdelningen lämnades i september 2013 förslag till revidering av PM med intresse kö (alternativ 1) respektive utan intresse kö (alternativ 2). lntressekö har varit den helt dominerande principen för tilldelning av fastigheter. När det gäller hyressättning finns en särskild PM framtagen hösten 2009 som beskriver principerna för hyressättning för bostadsobjekt, fritidshus och lokaler. Grundprincipen är marknadshyra med kallhyra. PM beskriver tre viktiga undantag från grundprincipen:.,.. Bedömd bruksvärdehyra gäller för bostadshyra knuten till förhandlingsordning med Hyresgästföreningen.,.. Hyr kommunal förvaltning sätts en varmhyra.,.. För objekt inom naturvårdsområden med särskilda krav på hyresgästen sänks hyran. l PM beskrivs principen att hyresnivåerna ska ses över och där avvikelsen är stor ska en förhandling upptas med hyresgästföreningen (vid förhandlingsordning), eller direkt med hyresgästen. Sådan översyn av hyresnivåerna har endast ägt rum 2009/201 O när PM var nyupprättad och under senhösten Utfallet av de analyserna visar att ett antal hyresgäster under ett antal år haft för låg hyra i förhållande till kommunens principer enligt PM. l PM finns även ett bedömt intervall för hyresnivån, som är kr/kvm/år för bostadsobjekt och kr/kvm/år för fritidshus. Av analysen som gjordes 2009 framgår att av 29 analyserade permanentboenden så var hyran per kvm/år i 26 fall under undre gränsen 700 kr/kvm/år och i 3 fall inom intervallet kr. Efter hyresjusteringarna till följd av analysen var 23 fall under undre gränsen 700 kr och 6 fall i intervallet kr. Hyresbilden indikerar att den generella utgångspunkten i PM med ett intervall inte har varit vägledande eller förankrad. 6

15 BuJidinq a better Kommentarer Som framgår ovan konstateras att vissa avvikelser skett i förhållande till reglerna i PM. Det främsta exemplet på sådan avvikelse är att översyn och korrigering av hyresnivåerna inte skett som reglerna föreskrivit. l andra fall har en bedömning av om det förelegat avvikelser mot reglerna inte kunnat ske på grund av bristfällig dokumentation av handläggningen inklusive beslut och beslutsunderlag. Hur tilldelning av fastigheterna dokumenterats är ett exempel på en sådan dokumentationsbrist Att fjärdehandsalternativet för tilldelning använts i så stor utsträckning kan dock indikera att principen för tilldelning i PM inte tillämpats Reglernas kvalitet och om tillämpning av reglerna skulle minska uppkomna problem De väsentligare problemen har uppkommit till följd av brister i den interna kontrollen. När det gäller att skapa en fungerande intern kontroll i den löpande verksamheten ställs generellt krav på följande:,... Regler och riktlinjer,... Arbetsfördelning,... Uppföljning och kontroll. Som framgår ovan har det före 2009 inte funnits skriftliga regler och de regler som togs fram 2009 har inte haft någon förankring och genomslag i handläggningen. En av de viktigare åtgärderna för att förebygga medvetna och omedvetna fel är att organisera arbetet så att inte en person sköter hela handläggningen från "ax till limpa". Sedan 2012 är det en person med personliga intressen i verksamheten som har skött all handläggning av exploateringsfastigheterna helt på egen hand. Bristerna i dokumentationen omöjliggör en tillfredsställande uppföljning och kontroll. Tydliga och fullständiga underlag för beslut har inte tagits fram. Den bristfälliga dokumentationen omöjliggör även uppföljning i efterhand. Kommentarer En övergripande bedömning är att de uppkomna internkontrollproblemen i huvudsak är generella förvaltningsbrister och inte brister som är förknippade med särskilda förhållanden eller regler/villkor för den aktuella verksamheten. Att dokumentationen varit bristfällig genom att exempelvis tjänsteanteckningar och andra underlag inte upprättats och att jävssituationer funnits är problem på ett högre plan som har att göra med brister i grundläggande förhållningssätt för att bedriva kommunal verksamhet. l sådana fall kan knappast regler för en specifik verksamhet som exploateringsfastigheter och reglernas kvalitet utgöra en väsentlig grund för de uppkomna problemen. Reglerna i sig förefaller i huvudsak täcka de situationer som normalt bör förekomma i verksamheten. Vissa brister i reglerna synes föreligga, men genom att handläggningen är bristfälligt dokumenterad och reglerna inte förefaller ha haft någon praktisk betydelse går det inte att göra en djupare analys och bedömning av reglernas relevans och stödjande/styrande funktion för verksamheten - de har ju inte testats i verkligheten. När det gäller hyressättningen skulle en tillämpning av reglerna minska de uppkomna problemen med underprissättning genom den löpande översyn av hyressättningen som avsågs ske. Att i reglerna skriva att hyresnivån, som generell utgångspunkt, bör hamna på cirka 700-7

16 6uoldinq a bt:tter kr/kvm/år är dock motsägelsefullt eftersom reglerna samtidigt säger att marknads /bruksvärde ska tillämpas vid hyressättning. Vad avser reglerna om tilldelning av fastigheter leder konstruktionen med intressekö (kölista) till att personer med god insyn i verksamheten har en större möjlighet att få en bättre placering i kön. l detta fall är konstruktionen i sig ett större problem än bristande efterlevnad av reglerna. Den framtagna PM med regler för förvaltning av exploateringsfastigheterna är i stora stycken mer utformad som en punktvis checklista än ett instrument för styrning och uppföljning av verksamheten. Denna PM bör antingen utvecklas eller kompletteras med ett annat dokument Förflyttningar av exploateringsverksamheten inom KSF Kommunstyrelsens förvaltning omorganiserades 2008 och då hamnade Lokalplaneringsavdelningen med exploateringsfastigheterna ograverad under det nybildade Servicekontoret Vid denna omorganisation bildades också Utvecklingsavdelningen och andra avdelningar inom KSF. Vid en översyn 201 O av organisationen på KSF avskaffades Service kontoret. Genom översynen blev Lokalplaneringsavdelningen en enhet (av sammanlagt fyra) inom Utvecklingsavdelningen. Lokalplaneringsverksamheten ansågs vara för liten för att bli en egen avdelning. Med början 2011 gjordes en ny översyn av Utvecklingsavdelningens organisation. Den resulterade bland annat i att Lokalplaneringsenheten flyttade till Ekonomiavdelningens controllerenhet i september l samband med detta bröts handläggningen av exploateringsfastigheterna ut ur Lokalplaneringsenheten och överfördes till Mark- och exploateringsavdelningen vid MSB (vilket beskrivs i 3.6). Kommentarer l samtliga beskrivna fall ovan har förflyttning av exploateringsfastigheterna inom KSF skett till följd av större organisationsöversyner och inte till följd av specifika analyser av exploateringsverksam h eten. Genom de täta förflyttningarna och chefsbytena har historiken och kunskapen om hanteringen av exploateringsfastigheterna successivt uttunnats på chefs nivå. Detta framstår som en bidragande orsak till att regelverket för exploateringsfastigheterna inte tillägnats tillräcklig uppmärksamhet (se 3.1) Genomförande och beslut om överflyttningen från KSF till MSB Planerings- och personalutskottet (PPU) beslutade 21 november 2011 om förtydligande av roller och ansvarsfördelning inom kommunens lokalförsörjningsprocess. Beslutet baserades på ett tjänsteutlåtande daterat den 7 november 2011 från kommunstyrelsens förvaltning. Beslutet innebar att ansvar för skötsel och administration för exploateringsfastigheterna skulle överföras från kommunstyrelsens förvaltning till Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. En PM "Överflyttning av ansvar för kommunens exploateringsvillor" daterad den 3 maj 2012 upprättades av Kommunstyrelsen. PM är underskriven av kommundirektören och personalchefen. överflyttningen av ansvaret skulle äga rum den 1 juni Arbetsuppgifterna som flyttades över framgår av bilaga till PM. Bilagan, daterad den 3 april 2012, beskriver punktvis arbetsuppgifterna avseende exploateringsfastigheterna. De beskriva arbetsuppgifterna är de 8

17 EV Bvildlnq a better work in g world som utfördes av en exploateringsassistent Arbetsuppgifterna, exploateringsassistenten och budgetmedel motsvarande kr på årsbasis överfördes från kommunstyrelsens förvaltning till Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Notabelt är att i den detaljerade uppräkningen av arbetsuppgifter finns ingen hänvisning till de fem PM med regler för hur arbetet med exploateringsfastigheter ska utföras. Enligt delegationsordningen HKF 921 O har kommunstyrelsen i ett stort antal fall delegerat beslutanderätten till kommundirektören. Kommundirektören har med stöd av kommunallagen (6 kap 37 ) vidaredelegerat sin beslutanderätt till annan anställd. Bostads- och markärenden har på detta sätt vidaredelegerats till chefen för Mark- och exploateringsavdelningen vid MSB, med ett fåtal undantag. Genom delegationsbeslut vidaredelegerade kommundirektören även rätten att besluta om att ingå, ändra och säga upp ingånget hyresavtal för exploateringsfastigheterna till chefen för Mark- och exploateringsavdelningen. Under perioden 1 september 2012 till 30 november 2012 låg motsvarande beslutanderätt hos E!konomichefen på KSF, trots att hanteringen av exploateringsfastigheterna under den perioden hade flyttats över till MSB. Att beslutanderätten flyttades över till ekonomichefen 1 september 2012 kom sig av den organisationsförändring inom KSF som ägde rum vid denna tidpunkt. Därförinnan hade beslutanderätten legat hos chefen för Servicekontoret respektive Utvecklingsavdelningen, beroende på var verksamheten vid tillfället var placerad. Kommentarer Vid granskningen har framkommit att kommunen har försökt få kommunens fastighetsbolag Huge att ta över administration och skötsel av exploateringsfastigheterna, men misslyckats. Det därefter lämpligaste alternativet ansågs vara att flytta verksamheten till MSB eftersom det fanns liknande kompetens inom Naturvårdsavdelningen och Mark- och exploateringsavdelningen. Chefen för Mark- och exploateringsavdelningen och dåvarande personalchefen på KSF hade en dialog om överföringen utifrån KSF:s inriktning att de strategiska frågorna skulle ligga på KSF medan löpande förvaltningsfrågor skulle flyttas ut på förvaltningarna. l denna inledande dialog deltog även förvaltningschefen på MSB. Förhandling fördes kring vilken driftsbudget som skulle föras över till MSB. Här deltog även personalchefen på MSB. Vad gäller arbetsuppgifterna så handlade det om att få KSF att redovisa vilka uppgifter som ingick i den tjänst som de såg skulle flyttas över, dvs. uppgifterna som låg i förvaltningen av exploateringsfastigheterna Slutsatser som ansvariga dragit av det som inträffat Slutsatserna som presenterats är många och rör frågor om kultur inklusive ledarskap, dokumentation av beslut och beslutsunderlag, ansvar och befogenheter. Ansvariga ser mycket allvarligt på den uppkomna situationen och på vad den visar om organisationen/del av organisationen. Det kultur- och värdeprogram som ska börja framhålls som mycket viktigt. Curt Öberg Executive Direc 9

18 8utldinq a better Bilaga 1 Följande funktioner har beretts möjligheter att ge saksynpunkter på rapporten:..,. Ekonomichef..,. Chefscontroller Kommunstyrelseförvaltningen..,. Förvaltningschef Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen..,. Chef Mark- och exploateringsavdelningen..,. Planeringschef Kommunstyrelseförvaltningen..,. Tidigare chef Lokalplaneringsavdelningen 10

19 EV Buildinq a better Bilaga 2 Granskad dokumentation... Förvaltningen av kommunens exploateringsfastigheter (samt hyresobjekten inom naturvårdsområdena), PM , reviderad Regler vid upplåtelse av exploateringshus i Huddinge kommun (Bostadsobjekt, fritidshus och lokaler), PM , reviderad och (i två versioner)... Principer för hyressättning av exploateringshus m fl (bostadsobjekt, fritidshus och lokaler) PM , reviderad och ~~> PM-arbetsrutiner rörande förvaltningen av exploateringsfastigheterna, , reviderad och Exploateringsfastigheter, underlag för löpande samråd, , reviderad Evakuering av hyresgäster i exploateringsfastigheter (bostäder och lokaler), PM , reviderad Skälig ersättningsbostad vid rivning av permanentbostad där hyresgästen har besittningsskydd, PM överflyttning av ansvar för kommunens exploateringsvillor, PM ~~> Delegation av beslutanderätten i Samhällsbyggnadsnämnden... Beslut om vidaredelegation av beslutanderätt som delegerats till kommundirektören, delegationsbeslut Ändring av kommunstyrelsens reglemente för delegering av kommunstyrelsens beslutanderätt (HKF 9210), tjänsteutlåtande