STYRELSENS ARBETSORDNING FÖR BRF PAVILJONGEN I LIMHAMN

Transkript

1 STYRELSENS ARBETSORDNING FÖR BRF PAVILJONGEN I LIMHAMN Styrelsen för Bostadsrättsföreningen i Limhamn ( ) har upprättat denna arbetsordning för att utgöra ett komplement till bestämmelserna i bostadsrättslagen och föreningens stadgar. Denna arbetsordning har antagits av föreningens styrelse den 31 maj Den ska fastställas på nytt vid styrelsens första ordinarie sammanträde varje år och revideras vid behov. MÅLSÄTTNING Enligt stadgarna har en BRF till ändamål att i föreningens hus upplåta bostadslägenheter för permanent boende åt medlemmarna och främja medlemmarnas ekonomiska intressen. Styrelsens arbete skall syfta framåt mot förbättringar och skall verka för en gemenskap inom föreningen samt för en god ekonomi. STYRELSENS SAMMANKOMSTER Styrelsen fastställer gemensamt tid och plats för styrelsemöten. Ordförande kallar till styrelsemöten med beaktande av vad som har beslutats vid det konstituerande mötet. Konstituerande styrelsemöte skall hållas omedelbart efter den ordinarie föreningsstämman. Vid detta möte skall minst följande ärenden förekomma. Vald ordförande vid föreningsstämman öppnar mötet Val av sekreterare för föreningen och mötet Val av justerare för mötet Val av vice ordförande för föreningen Val av kassör för föreningen Val av andra funktionärer för föreningen Firmatecknare samt attesträttsinnehavare för föreningen utses Upprättande av fullmakter Principer för fördelning av eventuella arvoden Ordinarie styrelsemöten skall normalt hållas 10 gånger per år utöver konstituerande möte, därutöver skall budgetmöte och besiktningsmöte hållas. Vid varje ordinarie styrelsemöte skall följande ärenden behandlas Styrelsens protokoll från föregående möte Verksamhetsrapport Ekonomisk rapport Övriga förekommande frågor som föreningen skall ta beslut om. Vid första ordinarie styrelsemöte skall följande ärenden behandlas Genomgång av styrelsens arbetsordning Genomgång och översyn av rutiner och policy Genomgång och undertecknande av sekretessbestämmelser 1

2 Fastställande av datum för fastighetsbesiktning samt genomgång och fastställande av underhållsplan Genomgång av stämmobeslut för vidare handläggning Kontroll och utkvittering av nycklar Bokslut: Vid ett av styrelsemöte under räkenskapsårets första tre månader skall, utöver de återkommande punkterna även behandlas: Godkännande av årsredovisningen Förslag till disposition av föreningens vinst eller förlust Genomgång av föreningens revisionsrapport Fastställande av tid för ordinarie föreningsstämma Extra styrelsemöten kan hållas vid ett annat tillfälle om överläggning och beslut i ett ärende inte kan anstå till nästa ordinarie möte. Styrelsemöten kan hållas per telefon och mail. Protokoll skall då föras på vanligt sätt. Styrelsemöte kan även hållas per capsulam, dvs genom att protokoll med förslag till beslut cirkulerar eller utsänds till var och en av ledamöterna. Protokollet skall då justeras av samtliga ordinarie ledamöter i styrelsen. Kallelse och underlag skall skickas ut till samtliga styrelseledamöter. Kallelse med dagordning och skriftligt underlag för beslut samt rapporter skall om möjligt utsändas senast till helgen före styrelsemötet. Om extra styrelsemöte måste hållas i ärende som inte kan anstå till nästa ordinarie möte, skall styrelsens ledamöter om möjligt tillställas skriftligt underlag med förslag till beslut senast två dagar före det extra styrelsemötet. Protokoll skall föras vid varje styrelsemöte, numreras och ange fattade beslut. Det underlag, skriftligt eller muntligt, som kan bedömas ha varit av betydelse för beslutet skall bifogas protokollet. Protokollet skall undertecknas av sekreteraren och justeras, snarast efter upprättandet, av den som varit ordförande vid mötet och den ytterligare ledamot som utsetts härtill vid mötet. Protokoll skall föras med löpande numrering under räkenskapsåret. Todo-lista uppdateras vid varje styrelsemöte. Listan ska innehålla VAD som ska göras, VEM som är ansvarig och NÄR det ska vara klart. Styrelsen är beslutsför om mer än hälften av hela antalet styrelseledamöter är närvarande. Vid bedömning av om styrelsen är beslutsför skall styrelseledamöter som är jäviga anses som inte närvarande. Beslut får inte fattas i ett ärende om inte, såvitt det är möjligt, samtliga styrelseledamöter: 2

3 har fått tillfälle att delta i ärendets behandling har fått tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet. Majoritetskrav vid styrelsebeslut gäller i den mening då mer än hälften av de närvarande röstar för vid mötet eller, vid lika röstetal, i den mening som ordförande biträder. Är inte styrelsen fulltalig skall de som röstar för beslutet dock utgöra mer än en tredjedel av hela antalet styrelseledamöter. När minsta antalet ledamöter är närvarande krävs enhällighet för ett giltigt beslut. Jäv för styrelseledamot: En styrelseledamot får inte handlägga en fråga om avtal mellan ledamoten och föreningen eller, avtal mellan tredje man om ledamoten i frågan har ett väsentligt intresse som kan strida mot föreningens stadgar. Ordförande vid styrelsemötet är styrelsens ordförande. Skulle styrelsens ordförande ha förfall, skall styrelsens vice ordförande inträda som ordförande vid mötet. Skulle även vice ordförande ha förfall skall mötet ledas av den som styrelsen bestämmer. Suppleanter: Det ankommer på en styrelseledamot som inte kan komma att anmäla detta till ordföranden som skall tillse att en suppleant ges tillfälle att träda in i den frånvarande styrelseledamotens ställe. Suppleanter skall inträda i den ordning som de valts av föreningsstämman. Suppleanter har rätt att närvara och yttra sig vid styrelsens möten. En suppleant deltar inte i styrelsens beslut i annat fall än då han/ hon trätt i stället för en ordinarie styrelseledamot. För det fall suppleanter är närvarande vid styrelse- möte eller en suppleant trätt i stället för en ordinarie ledamot, skall detta antecknas i protokollet. Revisors närvaro: Styrelsen kan besluta att föreningens revisor skall vara närvarande vid ett styrelsemöte om det behövs för bedömning av föreningens ställning eller i samband med godkännande och underskrift av föreningens årsredovisning. Föreningens revisorer skall dessutom erbjudas att delta i den stadgeenliga besiktningen. I annat fall skall föreningens revisorer inte närvara vid styrelsens möten 3

4 ARBETSFÖRDELNING INOM STYRELSEN Styrelsen arbetsuppgifter: Styrelsen har det övergripande ansvaret för allt arbete. Följande arbetsuppgifter vilar det operativa ansvaret på respektive styrelsemedlem enligt nedan. Ledamot - Ordförande (Börje Hall) Ordföranden leder styrelsens arbete och har därmed det övergripande ansvaret för att styrelsens beslut verkställs, samt att stadgar och lagar efterlevs. Ordförande skall dessutom: Vara föreningens ansikte utåt och bistå medlemmarna i frågor som rör föreningen Se till att styrelsesammanträde hålls när så är nödvändigt Fördela arbetsuppgifter för styrelsen samt vara ordförande på styrelsemöten Svara för att föreningsstämmans och styrelsens beslut verkställs Se till att lagar, förordningar och stadgar efterlevs, vid behov agera som medlare Tillsammans med vald justeringsman justera styrelsens protokoll Bevaka och följa upp så att beslut verkställs Ansvara för inre miljö avseende uthyrda ytor (inkl hyresavtal /gränsdragningslistan) Teknisk ansvarig Ledamot Vice ordförande (Olof Omdal) Vara ordförandens ställföreträdare Bevaka och förhandla juridiska ärenden och avtal och svara för avtalstolkningar Vara föreningens kontaktman mot försäkringsgivare Svara för föreningens nödvändiga fastighetsförsäkringar och ansvarsförsäkringar Svara för villkorstolkningar i försäkringsärenden Svara för ansvars-, rättsskydds-, olycksfalls- och mark-skador Utbildningsansvarig Ledamot -Ekonomiansvarig (Jonas Jarnhus) I Ekonomiansvarigs arbetsuppgifter ingår: Vara ekonomiansvarig med följande uppgifter Ansvara för ekonomi och skattefrågor Bistå kassören i ekonomiska frågor Svara för slutattest av fakturor och andra ekonomiska underlag Bevaka inkommande granskningsrapporter från revisorerna Tillsammans med styrelsen upprätta budget Bedöma erforderliga fondavsättningar Föreslå och förbereda bokslut inför föreningsstämman Följa likviditetsutvecklingen samt upprätta likviditetsbudget Hålla täta kontakter med den ekonomiske förvaltaren Vara föredragande inför styrelsen av den ekonomiska rapporteringen Ansvara för uppföljning av budgeten under verksamhetsåret Ansvarig för fakturering 4

5 Ansvarig för att samla fakturor enligt tillgänglighetsavtalet och årsvis presentera för Four Gardens Kontrollera hyror och fakturor Analysera föreningens ekonomiska ställning och tillgångar På föreningsstämman kunna informera medlemmarna om föreningens ekonomi Svara för förberedelser inför föreningsstämman Svara för alla ändringsanmälningar till Boverket Vara underhållsansvarig för brandlarm och SBA (systematiskt brandskyddsarbete) Suppleant - Sekreterare (Kristina Fredin) I sekreterarens arbetsuppgifter ingår: Föra protokoll vid styrelsemöten Hålla reda på vad som beslutats på tidigare möten Upprätta dagordning till styrelsens möten Se till att bordlagda frågor avslutas Svara för att styrelse- och brukarrådsprotokoll justeras och att originalen arkiveras Bevaka inkommande post och vidarebefordra till berörd styrelsemedlem Svara för föreningens styrelserum Ansvarig för förteckning och arkivering av föreningens avtal och övriga dokument Göra tidigare protokoll tillgängliga för nya styrelseledamöter Ledamot - Kassör (Jens Svedlund) I kassörens arbetsuppgifter ingår: Svara för att fakturor och andra ekonomiska underlag blir förattesterade Bevaka inkommande granskningsrapporter från revisorerna tillsammans med ekonomiansvarig Vara ansvarig för hyreskontrakt Vara ansvarig för yttre miljö samt trädgårdsavtalet (inkl avtal samt snö- och isröjning på mark och tak) Ledamot - Vice sekreterare/informationsansvarig (MariAnne Erlandsson) Ledamot i Brukarrådet Informationsansvarig Ansvara för föreningens hemsida Vice Nyckelansvarig Ledamot - Tekniskt huvudansvarig (Börje Hall) Svara för underhållsplanen Ansvarig för värme Ansvarig för ventilation Svara för maskinskador Ansvarig El anläggning enligt bilaga (Ansvarsbeskrivning Teknik) Svara för avläsning och ekonomisk avstämning till Four Gardens Svara för upphandling av el Svara för föreningens underhåll av belysning 5

6 Underhållsansvarig för hissar samt automatiska dörrar och grindar Ledamot Vice Ekonomiansvarig (Ingrid Aspegren) Ansvara för överlåtelser Hålla medlemsregistret uppdaterat avseende bostadsrättshavare och försäljning/köp/andrahandsuthyrning Ansvara för utbetalning av arvoden och utlägg Ansvara för pantförskrivningar Inköpsansvarig kontorsmaterial Ansvara för parkering och garage Personuppgiftsansvarig enligt GDPR Ledamot (Kenneth Daneskär) Svara för underhåll samt upphandling av tele- och data kommunikation Svara för föreningens miljöpolicies samt att vi följer miljölagar och förordningar Ansvarig för Kyl / Kök enligt bilaga 6 Ansvarsbeskrivning Teknik Vara ansvarig för föreningens nycklar Svara för bygglovsansökan Svara för återställande av byggskador samt samverka med Olof Omdal Besiktning av lägenhet vid avflyttning Vara underhållsansvarig för brandlarm och SBA (systematiskt brandskyddsarbete) Suppleant Vice Kassör (Helen Callner) Suppleant i Brukarrådet Vara ansvarig för trivsel och serviceavtal i SPA samt gym Svara för trivsel och serviceavtal för Loungen med övriga faciliteter inkl. loungeservering Vara ansvarig för trivsel och serviceavtalet i KALK Underhållsansvarig för miljörum och sophämtning Svara för fasta och lösa inventarier, inkl förteckning Svara för fastighetsskötselavtalet Svara för ordning i källare, barnvagnsförråd, cykelrum, tvättstugor och korridorer 6

7 INFORMATION OCH TYSTNADSPLIKT Information till medlemmar: Styrelsen skall i samband med varje beslut fastställa vilken omfattning och hur föreningens medlemmar skall informeras om innehållet i beslutet. Tystnadsplikt: En styrelseledamot får inte till någon person utanför styrelsen yppa information som ledamot får genom sitt styrelseuppdrag och som kan skada föreningen, medlem i föreningen eller annan fysisk eller juridisk person. Tystnadsplikten gäller inte information som är allmänt känd. Tystnadsplikten gäller under den tid som styrelseuppdraget varar och även tid därefter. Tystnadsplikt gäller även suppleanter. ANSVAR För samtliga styrelseledamöter gäller att verka för att andemeningen och krav i föreningens stadgar följs samt att medlemmarnas intressen tillvaratas på för föreningens bästa tänkbara sätt. Ledamöterna har ett gemensamt ansvar för föreningens totala verksamhet. Styrelseledamot skall omedelbart informera styrelsens ordförande om det uppkommer omständigheter som gör att förtroendet för en styrelseledamot kan rubbas. Styrelsens ordförande avgör, efter samtal med en sådan ledamot, om lämplig åtgärd. Om ledamot blir tillfrågad av medlem i ärende som är av klagomål eller tvistemål, behöver inte ledamoten uttala sig, utan be medlemmen lämna in en skriftlig anmälan till styrelsen. Ledamöter har ett skadestånds- och straffansvar gentemot föreningen. Ansvaret inträder om ledamot vid fullgörande av sitt uppdrag uppsåtligen, eller av vårdslöshet, vållar föreningen skada. För övrigt regleras styrelsens arbete av ett flertal lagar och regler. De viktigaste är: Föreningens stadgar Lagen om ekonomiska föreningar Bostadsrättslagen Årsredovisningslagen Aktuell skattelagstiftning UNDERHÅLLSPLAN Styrelsen skall upprätta underhållsplan för underhållet av föreningens byggnader och fasta inventarier. Den skall efter fastighetsbesiktning fastställas på nytt varje år och revideras när så behövs. 7

8 UPPHANDLING Vid upphandling av varor och tjänster, med ett värde överstigande två prisbasbelopp, skall styrelsen inhämta anbud från minst tre olika leverantörer om så är möjligt. Styrelsen skall före upphandling besluta vilka kriterier som skall ligga till grund för utvärdering av anbuden. Utvärdering skall ske med beaktande av de kriterier som uppställts före anbudsinhämtandet. Referenser skall, om det bedöms lämpligt, inhämtas. Protokoll skall upprättas över utvärderingen och biläggas styrelseprotokollet. BILAGA 1 POLICY FÖR PRÖVNING AV MEDLEMSKAP BILAGA 2 POLICY FÖR TILLSTÅND TILL ANDRAHANDSUPPLÅTELSE BILAGA 3 POLICY VID OMBYGGNAD AV LÄGENHET BILAGA 4 POLICY FÖR RUTINER OCH ATTESTREGLER BILAGA 5 POLICY FÖR MILJÖARBETET BILAGA 6 ANSVARSBESKRIVNING TEKNIK 8