End2End analys - Från beställning till betalning -

Transkript

1 End2End analys - Från beställning till betalning - Avrapportering 30:e september 2014

2 Agenda Projektplan och genomförande Processdokumentation & Resursanalys Problem och förbättringsförslag Rekommenderade förbättringsområden

4 Rapportens struktur Rapporten inleds med en kort genomgång av projektets genomförande samt feedback och lärdomar. Genomgång och presentation av processdokumentation. Presentation av problem och förbättringsförslag. Djupdykning i specifika områden Dragning av övergripande resurskartläggning Presentation av rekommenderade förbättringsområden.

5 Övergripande projektplan jun Jul aug sep Projektledning Förbereda och Genomföra informationsinsamling Sammanställa och validera Analys, dokumentation och komplettering Presentation av resultat

6 Erfarenheter från projektet Feedback och lärdomar Projektplan och scope Medarbetarnas engagemang Leveranser Projektet inleddes med ett produktivt scopemöte och har därefter följt projektplanen utan några större bekymmer. Det som möjligen försvårade genomförandet av vissa intervjuer var att semestermånaderna hamnade mitt i informationsinsamlingsfasen. Likväl så var det fullt möjligt att lösa situationen genom att genomföra fler intervjuer via telefon. Projektet har varit beroende av ett antal nyckelpersoners: djupa samt omfattande kompetens och erfarenhet. Inte helt oväntat så har det under vissa tidsperioder varit så att dessa personer varit hårt belastade med sina ordinarie arbetsuppgifter. Situationen har för det mesta varit möjlig att åtgärda genom intervju av en kompetent ersättare. Projektledarens generella bedömning är att Trelleborg har tillgång till alla de betydelsefulla kompetenser och erfarenheter som krävs för att i förlängningen implementera de åtgärder som rekommenderas. Projektets huvudsyfte har varit att kartlägga de befintliga processerna från beställning till betalning, samt att i samband med kartläggningen identifiera problem och förbättringsområden. I projektets leveranser återfinns dokumenterade processer, problem och förbättringsförslag, övergripande resurskartläggning samt även rekommenderade förbättringsområden.

8 Bolagsgruppen Leverantör Posten Kontorsservice Leverantörsreskontra Produktion Processdokumentation - Exempel på arbetskopia - Hantera leverantörsfakturor Hantera leverantörsfakturor T ex bildriftsfakturor så konteras momsen i konteringsraden. Om man ändrar projektet så ändrar man inte projekt på momsen. Problemet är att IP är uppsatt så att momsen kräver projekt. Låg prio. (Solna) Solna upplever att processen fungerade effektivare när processen var manuell och de registrerade infon istället för att tolka och verifiera. Ej OK, makuleringsbegäran Bolagsgruppen Leverantör Posten Kontorsservice Leverantörsreskontra Produktion Ej OK, åtgärd krävs Bör införa momskoder i den svenska verksamheten på motsvarande T ex bildriftsfakturor så konteras momsen i Denna kontering sker manuellt och innebär att man sätt konterar som i den fakturan Norska verksamheten. Dvs sätter en momskod på varje konteringsraden. Om man ändrar projektet så ändrar efter märkning på fakturan, saknas konto så sätts rad ett i IP defaultkonto som styr momsen och länkas till momskoderna i Economa. man inte projekt på momsen. Problemet är att IP är (Solna) uppsatt så att momsen kräver projekt. Kompletterar (4000). Det är obegripligt att inte konto tolkas och sätts med Komplettering Hantera krävs kontering automatik och övriga får konto Ett 4000 införande med default. av detta skulle lösa merparten av de frågor som självfaktura hanteras i det pågående momsprojektet. Låg prio. Om tolkningen fungerar (initialt ska man mäta och Det kontrollera löser även hanteringen hur kring Intrastat så K/L slipper skriva ut alla (Solna) Solna upplever att processen stor andel som sker med automatik) så är det OK utländska att sätta fakturor, 4000 på och underlätta vid intratstatredovisningen. fungerade effektivare när processen var Kommer även övriga. öka kvaliteteten i momsredovisningen till manuell och de registrerade infon istället skattemyndigheten vilken i nuläget är under all kritik. för att tolka och verifiera. Ej OK, Använder Kontroll av inte mycket funktionalitet i OK Godkänner faktura Attesterar faktura makuleringsbegäran Inga fakturor går direkt ut i flödet Verify. faktura Tolkning sker endast av ett utan samtliga kontrolleras. Enligt system Här så finns kräver detta en massa arbete fåtal fält. Finns utrymme för (Solna) vid registreringen Medarbetarna av upplever väsentliga förbättringar (se analys potential till en mycket fakturor högre av grad K/L-gruppen. av Även att produktionen att det kan är ändra trögt att få Leverantörer Ej som OK, anses viktiga för att konteringen från CGI). automatisering. vilket innebär en risk momskoderna förändringar blir fel. utförda vilket inte verksamheten åtgärd krävs ska riskera att stoppar utvecklingen av stanna av kontaktas manuellt för att Denna kontering sker manuellt och innebär att man konterar fakturan Grunddata skrivs processen. inte förlora tid i processen. efter märkning på fakturan, saknas konto så sätts ett defaultkonto Många returer pga av flera projekt på samma manuellt på (Solna) (4000). Det är obegripligt att inte konto tolkas och sätts med faktura vilket nuvarande uppsättning av IP inte fakturaorginalet Hantera Eftersöker automatik och övriga får konto 4000 med default. klarar (parallella flöden). Fördefinierad cirkulation självfaktura Makulera faktura Åtgärdar fakturan krävs. I vissa bolag debetfaktura (t ex Peab Drift och underhåll i (Solna) Solna upplever att Stockolm) är detta väldigt vanligt 95% av Om tolkningen fungerar (initialt ska man mäta och kontrollera hur Verify inte gör något alls I samband med att man fakturorna. Av totalen är de nog mellan 25-50% stor andel som sker med automatik) så är det OK att sätta 4000 på utan de får registrera övriga. sorterar fakturor inför av alla fakturor som inte kan hanteras pga detta. Kompletterar uppgifterna på nytt (ca skanning (enkelsidiga, Problemet är störst i dotterbolagen. Funktionaliteten att kredit använda med ersättare samma i IP 25% är gröna, men de Använder inte mycket funktionalitet i Söker Inga fakturor går direkt ut i flödet dubbelsidiga, bilagor, etc) Debet används finns inte utan idag grunddata så är det som en omfattande Makulerad faktura debetfaktura kan inte lita på att Verify. Tolkning sker endast av ett så sker även en debet (spärras utan samtliga kontrolleras. Här finns grönt =korrekt) fåtal fält. Finns utrymme för (Solna) Medarbetarna upplever Enligt en kontroll av Åsa är det närmare 10% av pappershantering samt leder till att fakturor blir Omfattande hantering som borde kunna automatiseras. Varför dagen efter) ytterligare kontroll där väsentliga förbättringar (se analys potential till en mycket högre grad av att det är trögt att få totala antalet fakturor. liggande och inte attesterade. Det verkar som behöver man räkna ut beloppen manuellt? Leverantörer som anses viktiga för att avvikande fakturor Kreditfaktura från CGI). automatisering. förändringar utförda vilket att en minoritet vet att denna funktion finns inte verksamheten ska riskera att stoppar utvecklingen av sorteras ut. Även andelen BFO skulle minska radikalt om och inga använder det. Även denna fråga har varit uppe med system och inte lett till stanna av kontaktas manuellt för att (Ängelholm) Tolkar och Grunddata skrivs processen. denna funktionalitet togs i drift. Kontrollerar någon åtgärd. inte förlora tid i processen. Kontrollerar Skannar fakturor verifierar fakturor OK Konterar faktura manuellt på PH kommentar: Detta brukar vara en av de grunddata (IP) I ett nytt mer och sorterar (Verfify) fakturaorginalet Får såklart även positiva effekter i alla CMprocesser. IP. manuellt istället för mha en felllista. första funktioner som tas i drift vid införande av Man bör framförallt ifrågasätta varför denna kontroll sker Eftersöker automatiserat flöde Hur kommer det Makulera faktura Åtgärdar kommer fakturan debetfaktura detta (Solna) Solna upplever att Kontaktar sig att skanning manuella moment leverantörer sker på två orter? (Solna) Vid factoring så sätts Verify inte gör något alls inte vara möjligt att Otydligt ägarskap över IP modulen som ett fiktivt levid detta sker I samband med att man utan de får registrera göra. Det krävs ett utvecklingsfrågor i Basware IP. stödjer Identifierar och manuellt (borde gå att fixa sorterar fakturor inför Kompletterar uppgifterna på nytt (ca beslut hur det ska Detta är en av orsakerna till att avtalshantering och Åtgärdar fel åtgärdar Viktiga leverantörer automatiskt i IP) skanning (enkelsidiga, kredit med samma 25% är gröna, men de avvikelser Söker hanteras i framtiden. det inte har skett någon återkommande Leverantör saknas dubbelsidiga, bilagor, etc) Debet finns grunddata som Makulerad faktura debetfaktura kan inte lita på att kontinuerlig utveckling. fakturor finns inte. så sker även en debet (spärras grönt =korrekt) Avvikande fakturor Region/bolag Ej OK dagen efter) ytterligare kontroll där Kontrollerar Ej OK Kompletterar (Solna) Streckkoder leverantörstyp avvikande fakturor Kreditfaktura grunddata skulle kunna vara en Återskick sorteras ut. Måste börja mäta (Ängelholm) Tolkar och möjlighet istället för Skriver ut lista Kör en Återskick av Kontrollerar Skickar ut i tolkningsprocent Sorterar bort (Ängelholm) över obehandlade Kontrollerar Skannar fakturor verifierar fakturor OK Konterar sortering faktura ankomstregistrerin fakturor Kontrollerar Defbokning OK grunddata (IP) cirkulation en! Arkivering (Har ej denna rep och spons Kör fakturor loggen Administrera OK? I ett nytt mer och sorterar (Verfify) Felaktiga fakturor g (fil till Economa) fakturor definitivbokning (arkivering) funktionalitet, Nej leverantörsregister automatiserat flöde Hur kommer det får ej köpa kommer detta Kontaktar sig att skanning (Solna) Sponsringsfakturor den ). manuella moment leverantörer sker på två orter? (Solna) Vid factoring så sätts Sorterar Medarbetarna upplever Prenumeratio inte vara möjligt att (Ängelholm) fakturor Bolagsgruppen skulle kunna ett fiktivt levid detta sker att det läggs mycket tid ner göra. Det krävs ett vara ett stöd vid komplexa momsfrågor. manuellt (borde gå att fixa Representationsfakturor på sortering innan Finns en systembegränsning ( anken ) beslut hur det ska Det bör bli tydligare att man kan vända sig Viktiga leverantörer automatiskt i IP) (Ängelholm) Leverantör saknas skanning. (CGI som stoppar upp (man kan endast göra hanteras i framtiden. till bolagsgruppen när man har frågor kring Utländska fakturor (Ängelholm) (Ängelholm) Åtgärd av genomfört analys av kontering. Dvs istället för att bara chansa en åt gången, behöver vänta på att En del kollar endast loggen när Avvikande fakturor Hantera Befintlig Ja Kontrollerar Ej OK felkoder, Region/bolag Ej OK OK levprocessen) så kontaktar man bolagsgruppen. Räntefakturor I nuläget föregående ska bli klar) som gör att man räntefakturor leverantör? inte alla fakturor har gått och igenom. sorterar kreditfakturor och Kontrollerar Kompletterar så upptäcks inte problemen förrän vid endast kan skicka 200 fakturor åt gången Medan andra alltid kollar. interna fakturor (Solna) Streckkoder leverantörstyp grunddata Återskick Genom att momsrapporten. på cirkulation. Fixa automatisk skulle kunna vara en Korrekta fakturor Måste börja mäta Återskick av bolagstillhörighet ankomstregistrering (är på gång ). möjlighet istället för tolkningsprocent Sponsringsfakturor (Ängelholm) fakturor kommer tolkas så är Finns det en möjlighet att identifiera de sortering Hantera (Ängelholm) en! (Har ej denna Administrera (Ängelholm) Felaktiga fakturor den enda sortering fakturor som det rör med automatik och Finns på sponsringsfakturor men har stannat där. Om studsade system priolista (kravspecen var Söker fram funktionalitet, leverantörsregister leverantören som kommer att finnas Representationsfakturor Studsade fakturor Kontaktar Nej sedan hanteras dessa av någon med hög klar i våras) får ej köpa kvar enkel och kompetens i denna typ av frågor. detta införs kommer det ske med fakturor Hantera Sponsringsfakturor flersidiga. Finns ingen Utländska fakturor automatik sponsringsfakturor Klar för betalning (Solna) den ). Sorterar Hantera istället och innebär inget Medarbetarna upplever Prenumeratio fakturor tidplan i nuläget. 3 batch-körning representatio. OK att det läggs mycket tid ner Representationsfakturor veckor konsulttid. nsfakturor på sortering innan (Ängelholm) Bolagsgruppen anser: T ex Hantera (Ängelholm) skanning. (CGI vid köp av inventarier eller aktivering Utländska fakturor Hantera (Solna) representatio (Ängelholm) (Ängelholm) Åtgärd av Bolagsgruppen anser att fakturor bör genomfört analys av på BR så borde det konteras på Hantera utländska kodas ytterligare: nsfakturor Befintlig Ja Kontrollerar Ej OK felkoder, vara/tjänst, EU/utanför EU levprocessen) Räntefakturor räntefakturor leverantör? och sorterar kreditfakturor och balanskonto direkt. Kontrollera med fakturor interna fakturor bolagsekonomer. Hantera Genom att Korrekta fakturor utländska bolagstillhörighet Finns det en möjlighet att identifiera de Det finns en grupp som heter EFH Sponsringsfakturor (Ängelholm) (Ängelholm) När fakturor studsar fakturor kommer tolkas så är förvaltning som arbetar med Hantera fakturor som det rör med automatik (Ängelholm) (omfattande hantering, ca 2h/dag) pga (Ängelholm) kontinuerlig utveckling och förvaltning den enda sortering sponsringsfakturor studsade Levererar post Söker fram och sedan hanteras dessa av någon att det krävs mycket (Solna) olika kontroller och Representationsfakturor Studsade fakturor (Ängelholm) Kontaktar (Ängelholm) (Levres och anslutning) som kommer att finnas med hög kompetens i denna typ av Öppnar leverantören post Sorterar post åtgärder. (Kommer en uppdatering av Posten kommer kvar enkel och fakturor frågor. verktyget som hanterar detta som ev. Utöka kodsträngen med motpartskoder att hantera denna flersidiga. Finns ingen Utländska fakturor Hantera kommer att förenkla hanteringen) (gäller interna fakturor) vilken ska följa med aktivitet i tidplan i nuläget. 3 representatio med automatik. Detta skulle underlätta: nsfakturor fortsättningen ej veckor konsulttid. internavstämning, koncernrapportering av kontorservice. interna inköp och försäljningar, Hantera (Solna) Bolagsgruppen anser att fakturor bör årsredovisningsarbetet, och övrig (Solna) utländska kodas ytterligare: vara/tjänst, EU/utanför EU uppföljning. HÖG prio! (Solna) Sorterar och fakturor Pappersfaktura Öppnar post ankomststämplar fakturor (Ängelholm) I nuläget tar de inte emot pdf-fakturor (beror på Det finns en grupp som heter EFH tidigare policybeslut). Men man gör detta inom t ex Industri. förvaltning som arbetar med Det finns en separat avtalsdatabas Plocket. Vissa Man bör leverantörer utreda har kommit på att man kan runda policyn kontinuerlig utveckling och förvaltning (Solna) Pappersfaktura varför inte Baswares avtalsdatabas används istället och skicka för isf på skulle faktura@peab.se så tar man in den men (Ängelholm) (Ängelholm) (Levres och anslutning) Levererar post ytterligare funktionalitet tas i drift, t ex påminnelse meddelar vid att inte ok nästa gång. Behöver fundera igenom Öppnar post Sorterar post Posten kommer Skickar avtalsförnyelse, automatisk attest av återkommande fakturor. att hantera denna policy på nytt. E-faktura leverantörsfaktura aktivitet i fortsättningen ej Begäran om att skicka om faktura kontorservice. Bör införa momskoder i den svenska verksamheten på motsvarande sätt som i den Norska verksamheten. Dvs sätter en momskod på varje rad i IP som styr momsen och länkas till momskoderna i Economa. Kompletterar Komplettering krävs kontering Ett införande av detta skulle lösa merparten av de frågor som hanteras i det pågående momsprojektet. Det löser även hanteringen kring Intrastat så K/L slipper skriva ut alla utländska fakturor, och underlätta vid intratstatredovisningen. Kommer även öka kvaliteteten i momsredovisningen till skattemyndigheten vilken i nuläget är under all kritik. Kontroll av OK Godkänner faktura Attesterar faktura faktura Enligt system så kräver detta en massa arbete vid registreringen av fakturor av K/L-gruppen. Även att produktionen kan ändra konteringen vilket innebär en risk momskoderna blir fel. Många returer pga av flera projekt på samma faktura vilket nuvarande uppsättning av IP inte klarar (parallella flöden). Fördefinierad cirkulation krävs. I vissa bolag (t ex Peab Drift och underhåll i Stockolm) är detta väldigt vanligt 95% av fakturorna. Av totalen är de nog mellan 25-50% av alla fakturor som inte kan hanteras pga detta. Problemet är störst i dotterbolagen. Funktionaliteten att använda ersättare i IP används inte utan idag så är det en omfattande Enligt en kontroll av Åsa är det närmare 10% av pappershantering samt leder till att fakturor blir Omfattande hantering som borde kunna automatiseras. Varför totala antalet fakturor. liggande och inte attesterade. Det verkar som behöver man räkna ut beloppen manuellt? att en minoritet vet att denna funktion finns Även andelen BFO skulle minska radikalt om och inga använder det. Även denna fråga har varit uppe med system och inte lett till denna funktionalitet togs i drift. någon åtgärd. PH kommentar: Detta brukar vara en av de Får såklart även positiva effekter i alla CMprocesser. IP. manuellt istället för mha en felllista. första funktioner som tas i drift vid införande av Man bör framförallt ifrågasätta varför denna kontroll sker Otydligt ägarskap över IP modulen som utvecklingsfrågor i Basware IP. stödjer Identifierar och Detta är en av orsakerna till att avtalshantering och Åtgärdar fel åtgärdar avvikelser det inte har skett någon återkommande kontinuerlig utveckling. fakturor finns inte. Ej OK Skriver ut lista Kör en Sorterar bort (Ängelholm) över obehandlade Skickar ut i Kontrollerar Defbokning ankomstregistrerin OK Arkivering rep och spons Kör fakturor cirkulation loggen OK? g (fil till Economa) fakturor definitivbokning (arkivering) (Ängelholm) Bolagsgruppen skulle kunna vara ett stöd vid komplexa momsfrågor. Det bör bli tydligare att man kan vända sig Finns en systembegränsning ( anken ) till bolagsgruppen när man har frågor kring som stoppar upp (man kan endast göra kontering. Dvs istället för att bara chansa en åt gången, behöver vänta på att En del kollar endast loggen när OK så kontaktar man bolagsgruppen. I nuläget föregående ska bli klar) som gör att man inte alla fakturor har gått igenom. så upptäcks inte problemen förrän vid endast kan skicka 200 fakturor åt gången Medan andra alltid kollar. momsrapporten. på cirkulation. Fixa automatisk ankomstregistrering (är på gång ). Finns det en möjlighet att identifiera de fakturor som det rör med automatik och Finns på system priolista (kravspecen var sedan hanteras dessa av någon med hög klar i våras) men har stannat där. Om kompetens i denna typ av frågor. detta införs kommer det ske med Hantera automatik istället och innebär inget sponsringsfakturor Klar för betalning batch-körning. OK (Ängelholm) Bolagsgruppen anser: T ex Hantera vid köp av inventarier eller aktivering representatio på BR så borde det konteras på nsfakturor balanskonto direkt. Kontrollera med bolagsekonomer. Hantera Finns det en möjlighet att identifiera de utländska (Ängelholm) När fakturor studsar fakturor fakturor som det rör med automatik (omfattande hantering, ca 2h/dag) pga och sedan hanteras dessa av någon att det krävs mycket olika kontroller och med hög kompetens i denna typ av åtgärder. (Kommer en uppdatering av frågor. verktyget som hanterar detta som ev. Utöka kodsträngen med motpartskoder kommer att förenkla hanteringen) (gäller interna fakturor) vilken ska följa med med automatik. Detta skulle underlätta: internavstämning, koncernrapportering av interna inköp och försäljningar, årsredovisningsarbetet, och övrig uppföljning. HÖG prio! Det finns en separat avtalsdatabas Plocket. Man bör utreda varför inte Baswares avtalsdatabas används istället för isf skulle ytterligare funktionalitet tas i drift, t ex påminnelse vid avtalsförnyelse, automatisk attest av återkommande fakturor. (Solna) Pappersfaktura Öppnar post Pappersfaktura Skickar leverantörsfaktura (Solna) Sorterar och ankomststämplar fakturor (Ängelholm) I nuläget tar de inte emot pdf-fakturor (beror på tidigare policybeslut). Men man gör detta inom t ex Industri. Vissa leverantörer har kommit på att man kan runda policyn och skicka på faktura@peab.se så tar man in den men meddelar att inte ok nästa gång. Behöver fundera igenom policy på nytt. E-faktura (Solna) Det finns koncernbolag som t ex Asfalt som skickar samma faktura både som e- faktura och pappersfaktura. Varför görs detta? (Solna) Idag hanteras e-fakturor endast i Ängelholm. Solna anser att det vore bättre om det skedde på båda ställena, mindre sårbart. Ängelholm upplever inte att det är sårbart. Beror på att det har alltid varit så, eller eventuellt något med verserie. Oviktig, ligg kvar i Ängelholm. Begäran om att skicka om faktura

9 Externt Centralt Förvaltning Processdokumentation - Städad processkarta - Manuell utbetalning till anställd avseende kompensation för kontantköp - Centralt Kontant betalning genomförd av anställd Redovisa utlägg via dedikerad blankett samt kvitto Komplett info för sakgranska och godkänna utlägg? Ja Sakgranska och godkänna utlägg Komplett info för kontering? Ja Kontera utlägg Korrekt info för attest? Ja Attestera utlägg Attestant korrekt behörighet? ja Behörighetsattestera ärende Nej Nej Nej Komplettera redovisat utlägg Komplettera utlägg med korrekt info Nej Komplettera utlägg med korrekt info Finna korrekt attestant Nej Utbetalningsförslag ok? Ja Registrera utbetalningsförslag (Raindance) Skapa utbetalningsförslag (Raindance) Förslag ok? Ja Skapa SUS fil (Swedbanks Utbetalnings System) Tidsödande aktivitet när betalningsmottagare inte finns upplagt i Raindance. Respektive medarbetare som skall erhålla ersättning läggs upp som en leverantör i leverantörsregistret. Nej Komplettera utbetalningsförslag Ja Utbetala belopp till medarbetares konto Utbetalning genomförd

10 Processdokumentation - End2End från beställning till betalning - 1 Kartlagda och dokumenterade processer inom Centrala enheten Antal processer: 11 Varav delprocesser: 6 2 Kartlagda och dokumenterade processer inom Förvaltningarna Antal processer: 7 Varav delprocesser: 4

11 Processdokumentation - End2End från beställning till betalning - 1 Kartlagda och dokumenterade processer inom Centrala enheten Support Sortera post O-cirkulerade Inkasso Påminnelse Utbetalning Utbetalning Bankgiro Återredovisningsfil BG Manuell utbet. kontant Manuell utbetalning övr. Interkommunal ersättning Internfakturering via fil Huvudprocesser Delprocesser

12 Processdokumentation - End2End från beställning till betalning - 2 Kartlagda och dokumenterade processer inom Förvaltningarna Beställningar Leveransmottagning Leverantörsfaktura Kontantutlägg Beställning Beställning m.h.a. rekvisition Beställning - Ej upphandlat Beställning rangordnat ramavtal Beställning ramavtal - Förnyad konkurrens Huvudprocesser Delprocesser

13 Exempel från processkartläggningen

14 Processdokumentation - End2End från beställning till betalning - Viktiga frågeställningar Framtida syfte Förvaltning Kommunikation Det är betydelsefullt att Trelleborg förvaltar processkartorna i framtiden. Exempel på tillämpliga områden är bland annat: Underlag till kontinuerlig processutveckling Dokumentation av arbetssätt och rutiner Underlag till framtagande av framtida SLA (Servicenivå överrenskommelse) Underlag och dokumentation av interna kontroller (stöd till att definiera vilka kontroller som ska utföras och hur dessa ska dokumenteras) Det är även väsentligt att besluta hur förvaltning av processkartorna ska hanteras. Vad som beslutas angående syftet med processkartorna kommer att påverka hur förvaltningsarbetet ska drivas och organiseras. Trelleborg bör utse en person som är administrativt ansvarig för processkartorna och som metodmässigt håller ihop dokumentationen samt medarbetare i de olika grupperna som ansvarar för att uppdatera respektive område. Exempelvis en framtida processägare. Trelleborg behöver även ta ställning till hur processkartorna ska kommuniceras samt till vilka olika intressenter. T ex kan processkartorna i en förlängning publiceras på intranätet så att medarbetare och intressenter kan ta del av dem.

16 Resursåtgång - Antalet minuter per moment Totalt ca 8,5 min per faktura Godkänna 2,5 Attestera 1,6 Kontera Support 1,2 1,4 Utbetalning 0,9 O-cirkulerade påmin. & Inkasso Sortera post 0,2 0,5 0,4 0,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0

17 Resursåtgång - Antalet FTE per moment per år Totalt ca 6 FTE Godkänna 1,6 Attestera 1,1 Kontera 0,9 Support 0,8 Utbetalning 0,6 O-cirkulerade påmin. & Inkasso Sortera post 0,1 0,3 0,3 0,0 0,2 0,4 0,6 0,8 1,0 1,2 1,4 1,6 1,8

19 Problem & förbättringsförslag Sammanställd Excelfil där respektive förslag är kategoriserat i ett antal olika områden. Ett förslag är bland annat övergripande indelat i: process, system eller organisation. De är också kategoriserade efter områdena: effektivitet, standard & rutin, kvalitet & kontroll samt kompetens. Filen möjliggör dessutom sortering samt bedömning av respektive förslag utifrån perspektiv, dvs. om det är möjligt att åtgärdas inom det korta- eller långaperspektivet. Ett förslag är även kategoriserat efter dess förväntade potential, dvs. om det bedöms ha en låg, medel eller hög potential till förbättring av verksamheten. Filen bör integreras i det löpande förbättringsarbetet. Problem/förbättringsförslag Ägare: Avdelning: Typ: Områden: Nästa möte: Process Effektivitet Dagens datum: System Standard & Rutin KORT LÅG Organisation Kvalitet & Kontroll MEDEL MEDEL Kompetens LÅNGT HÖG Typ Område Process Benämning Beskrivning Perspektiv Potential Vissa leverantörer skickar fakturor till fel adress. Vid fel vanligtvis direkt till beställaren, vilken därefter tillser att fakturan slutligen kommer till den Säkerställa att centrala enheten. Centralt upplevs det som att det saknas ett tydligt respektive leverantör regelverk som styr hur beställarna skall hänvisa och informera respektive Process Standard och Rutin Beställa Kort Hög erhåller en tydlig leverantör om hur den skall agera vid fakturering. faktureringsinstruktion Ett resultat av detta är att det förnärvarande existerar en skillnad i kvalitet mellan olika beställningar. Där vissa genomförs med kompletta underlag, medan andra fullföljs med brister. För att en beställning skall bli korrekt är det bland annat nödvändigt att: Det finns ett tydligt regelverk framtaget. Samt att beställaren: 1. Genomför respektive beställning enligt detta regelverk Skapa tydligt regelverk 2. Säkerställer att respektive leverantör erhåller en tydlig instruktion i hur Process Standard och Rutin Beställa med effektiva rutiner Kort Hög den skall fakturera. kring beställning Innebär bland annat att fakturan samt dess underlag minst skall innehålla följande information: förvaltning, ev avdelning, referens (fyra siffror direkt följt av tre bokstäver); fakturaadress, ev leveransadress, organisationsnummer. För att förbättra kvaliteten på beställningar har en fakturareferensgrupp bildats, vilken hitintills träffats vid två tillfällen. Centralt upplevs det som att samtliga deltagare var inspirerade under första mötet. Likväl så menar enheten att engagemanget inte riktigt återfanns under det andra mötet. Centralt tolkar man situationen som så att det är relativt svårt för beställarna att sätta sig in i de konsekvenser som en bristfällig Främja samarbete leverantörsfaktura åstadkommer. Exempelvis innebär en bristfällig mellan centrala Process Standard och Rutin Beställa beställning som till exempel saknar eller har felaktig referens att den i Kort Hög enheten och förlängningen inskannade fakturan hamnar i mappen, O-cirkulerade förvaltningarna fakturor. Detta resulterar i sin tur i att det blir nödvändigt för den centrala enheten att finna vem i organisationen som har genomfört beställningen. Det betyder att det först därefter är möjligt att distribuera fakturan till korrekt medarbetare. Hela detta förfarande konsumerar oproportionerligt stora resurser. Bedömd resursåtgång System Ansvarig Progress Status Deadline Typ - process, system och organisation. Område - effektivitet, standard & rutin, kvalitet & kontroll, kompetens. Process vilken process åtgärden tillhör Benämning - benämning av förslag Beskrivning redogörelse av förslag Perspektiv avser om förslaget är möjligt att genomföra inom antingen kort, medel eller långt perspektiv. Potential förslag bedöms ha (låg, medel, hög) potential.

20 Problem & förbättringsförslag Viktiga frågeställningar Prioritering Ägarskap Filen är avstämd och validerad, likväl så är det nödvändigt att ha i åtanke att samtliga kategoriseringar är utförda utifrån bästa förmåga, dvs. indelningen är ingen exakt vetenskap. Det medför exempelvis att det kan vara nödvändigt att i framtiden genomföra andra prioriteringar. Det är väsentligt att besluta förvaltning samt ägarskap över listan, vilket bland annat medför att det är nödvändigt att utse en administrativt ansvarig person. Det är också betydelsefullt att utse en ansvarig medarbetare per problem och förbättringsförslag. Uppföljning För att det kontinuerliga förbättringsarbete skall fungera optimalt är det betydelsefullt att organisationen fortlöpande upplever det som att saker och ting blir gjorda samt att handlandet leder till konkreta resultat. Därför är det viktigt att verksamheten börjar följa upp samt mäta antalet åtgärder som: påbörjas, pågår samt FRAMFÖRALLT avslutas med återkommande periodicitet (t ex månadsvis).

21 Exempel från Problem & förbättringsförslagsfilen

22 Problem och förbättringsförslag - Totalt 44 förslag har identifierats och dokumenterats - 7; 16% TYP Process System Organisation OMRÅDE Effekt. Stand.&R. Kval.&K. Komp. 2; 4% 20; 45% Process 13; 30% 15; 34% 17; 39% POTENTIAL Hög Medel Låg BeställaLevfakt. M.utb. Inkass O-cirk. Övriga 14; 32% PERSPEKTIV Medel Långt Kort 9; 20% 11; 25% 9; 21% 26; 59% 18; 41% 15; 34%

23 Problem och förbättringsförslag Presentation av klassificering nr 1. - Typ Process System Organisation 7; 16% 20; 45% 17; 39%

24 Problem och förbättringsförslag Presentation av klassificering nr 2. - Område OMRÅDE Effektivitet Standardisering Kvalitet Kompetens 2; 4% 13; 30% 15; 34% 14; 32%

25 Problem och förbättringsförslag Presentation av klassificering nr 3. - Process Beställa Levfakt. Betalning Inkasso O-cirkulerat Övriga

26 Problem och förbättringsförslag Presentation av klassificering nr 4. - Tidsperspektiv Medel Långt Kort 11; 25% 18; 41% 15; 34%

27 Problem och förbättringsförslag Presentation av klassificering nr 5. - Potential Hög Medel Låg 9; 20% 9; 21% 26; 59%

28 Problem och förbättringsförslag - Andel hög potential (26 st) fördelat per område Potential Hög Medel Låg Andelen förslag med hög potential (26 st) fördelat per område % 31% 27% Effektivitet Standardisering Kvalitet Kompetens 2 8%

29 Problem & förbättringsförslag - Summering av förslag med hög potential - Summerat per område Effektivitet Standardisering & Rutiner Kvalitet & Kontroll Kompetens Exempel på problem och förbättringsförslag som påverkar effektiviteten Minska volymen av manuella utbetalningar Funktionalitetsbrist vid hantering av manuella utbetalningar Effektivisera konteringshandhavandet Investera i ett inköpssystem för att bl.a: Automatmatcha faktura mot inköpsorder Arbeta fokuserat med att höja andelen e-fakturor Exempel på problem och förbättringsförslag som påverkar standardisering och rutiner Skapa tydligt regelverk med användarvänliga rutiner kring beställning Säkerställa att respektive leverantör erhåller en tydlig faktureringsinstruktion Inför enhetliga konteringsinstruktioner Främja samarbete mellan centrala enheten och förvaltningarna Etablera processägare med "end2end" fokus för flödet "från beställning till betalning Exempel på problem och förbättringsförslag som påverkar kvalitet & kontroll: Höj kvaliteten på indata till de manuella utbetalningsprocesserna Investera i ett modernt inköpssystem. Systemlösningen kommer bl.a. att: Underlätta uppföljning av större investeringsprojekt Höja kvaliteten och kontrollen på respektive beställning Förbättra kontrollen av "vilda" inköp Säkerställa beställning av: rätt produkt, till rätt pris och från rätt leverantör Exempel på problem och förbättringsförslag som påverkar kompetens: Renodla bl.a. roller och ansvar vid: Beställning, godkännande, kontering och attestering Framtagandet av utbetalningsunderlag

30 Problem & förbättringsförslag Djupdykning i OMRÅDE nr 1. Högre effektivitet 1 Avsaknad av funktionalitet Manuella utbetalningar Centrala enheten saknar adekvat funktionalitet i Raindance för att rationellt hantera manuella utbetalningar. Befintlig funktionalitet resulterar i ett komplext handhavande, med exempelvis en mängd manuella inmatningar. Ett exempel som belyser bristen på funktionalitet är det faktum att för att det skall vara möjligt att genomföra en utbetalning till antingen en: medarbetare eller till en extern intressent, så krävs det bland annat att de registreras som en leverantör i Raindance leverantörsregister. Dessutom är det nödvändigt att kontera denna utbetalningsrutin på ett förhållandevis sammansatt tillvägagångssätt för att transaktionen skall redovisas korrekt. Sammanfattningsvis så resulterar hanteringen i ett oproportionerligt omfattande manuellt handhavande för att, i det genomsnittliga fallet, endast genomföra en utbetalning motsvarande ett par hundra kronor. Dessutom är risken för inmatningsfel förhållandevis stor med tanke på volymen.

31 Problem & förbättringsförslag Djupdykning i OMRÅDE nr 1. Högre effektivitet 1 Avsaknad av funktionalitet Investera i inköpssystem (1 av 2) Förvaltningarna har behov av systemstöd för matchning av leverantörsfakturor mot beställningar. Det är förnärvarande tidsödande att manuellt kontrollera fakturor mot beställnings- och leveransdokumentation. Det är även tidsödande att finna samt printa ut aktuella prislistor. Ett modernt beställningssystem har funktionalitet för automatmatchning av faktura mot beställning. Matchning mellan inkommande fakturor och beställning kan antingen ske på huvudnivå eller på radnivå för enskilda artikelrader. Matchning kan även ske mot ordereller inleveransnummer och belopp. En faktura kan innehålla poster från flera inköpsordrar och en inköpsorder kan matchas mot fler olika fakturor, oavsett om de är helt eller bara delvis levererade.

32 Problem & förbättringsförslag Djupdykning i OMRÅDE nr 1. Högre effektivitet 1 Avsaknad av funktionalitet Investera i inköpssystem (2 av 2) Det är förnärvarande tidskrävande samt svårt att säkerställa att en faktura från en fastighetsägare avser en viss specifik fastighet som kommunen hyr. För att underlätta kontrollen är det en fördel om förvaltningarna har tillgång till ett inköpssystem med matchning av faktura mot avtal. Med en dedikerad modul för avtalsmatchning kan förvaltningarna matcha, kontrollera och hantera samtliga fakturor som är relaterade till kontrakt. En webbaserad modul kan dessutom bland annat förenkla och förändra förvaltningarnas sätt att arbeta med avtalshantering. Modulen fungerar som en elektronisk databas som ständigt är tillgänglig och sökbar. Med hjälp av en modul med en flexibel behörighetsstruktur kan förvaltningarna bestämma vem som ska se vad och vilka som ska få hanteringspåminnelser inför kritiska datum i avtalen. När samtliga kritiska avtal är tillgängliga i respektive förvaltning blir efterlevnad och effektivitet högre.

33 Problem & förbättringsförslag Djupdykning i OMRÅDE nr 2 Standardisera & etablera rutiner 2 Standardisera konteringshandhavandet Standardisera och homogenisera konteringen inom och mellan förvaltningarna. Åtgärden medför bland annat att det blir möjligt att jämföra poster över tiden i förvaltningar samt mellan förvaltningar, vilket ger möjligheter till intern benchmarking och det säkerställer riktigheten samt kvaliteten på respektive kontering samt även den konsoliderade rapporteringen. Homogenisera konteringen genom att bland annat aktivt arbeta för användning av: automatiska konteringsförslag, konteringsmallar och sambandskontroller. Rationalisera konteringen genom att säkerställa att systemlösningen föreslår automatiskt kontering baserat på tidigare fakturor från samma leverantör.

34 Problem & förbättringsförslag Djupdykning i OMRÅDE nr 2 Standardisera & etablera rutiner 2 Etablera beställningsrutiner Etablera ett standardiserat regelverk runt beställningar och säkerställ att respektive beställare: 1. Åtlyder regelverket vid samtliga beställningar 2. Tillser att samtliga leverantörer erhåller en tydlig instruktion i hur den skall gå tillväga vid fakturering. 3. Ser till att respektive leverantör inser att den inte kommer att erhålla betalning förrän faktureringen utförs korrekt. Fakturor skall minst innehålla följande information: förvaltning, ev avdelning, referens (fyra siffror direkt följt av tre bokstäver); fakturaadress, ev leveransadress, organisationsnummer

35 Problem & förbättringsförslag Djupdykning i OMRÅDE nr 2 Standardisera & etablera rutiner 2 Förändra regelverket runt de manuella utbetalningarna Förändra inköpsrutinerna så att en större andel av inköp sker mot faktura. Den manuella arbetsbelastningen sjunker för den centrala enheten när volymen av de manuella utbetalningarna minskar. Denna förändring av inköpsrutinen skulle även resultera i att risken för handhavandefel minskar. Minskar belastningen genom att tillse att en högre volym av medarbetarnas kontantutlägg utbetalas via kontantkassorna.

36 Problem & förbättringsförslag Djupdykning i OMRÅDE nr 2 Standardisera & etablera rutiner 2 Standardisera processer genom etablering av processägare Etablera en processägare med "end2end" perspektiv till processen "från beställning till betalning". Syftet är att processägaren skall stötta respektive förvaltning samt den centrala enheten genom hela flödet. Det skall vara möjligt för processägaren att kontinuerligt utveckla och förbättra: organisation, struktur, process, effektivitet, kvalitet, kompetens, rutin etc. Ägaren skall kontinuerligt arbeta med betydelsefulla frågor som: automation, standardisering, renodling av roller och ansvar samt utveckling och förbättring av uppföljning.

37 Problem & förbättringsförslag Djupdykning i OMRÅDE nr 3 Höj kvaliteten & kontrollen 3 Höj kvaliteten och kontrollen i de manuell utbetalningarna Betydelsefullt att höja kvaliteten och kontrollen över indata i de manuella utbetalningsprocesserna. Rådande situation medför att den centrala enheten inte kan lita på indata, vilket resulterar i att personalen kontinuerligt tvingas kvalitetskontrollera informationen. Handhavandet konsumerar onödigt stora resurser. Fel och misstag riskerar med andra ord att leta sig in i underlagen.

38 Problem & förbättringsförslag Djupdykning i OMRÅDE nr 3 Höj kvaliteten & kontrollen 3 Investera i Inköpssystem Stöd för uppföljning & investeringsäskande (1 av 6) Investeringssidan har behov av uppläggning av betalplan och beställningsredovisning i projekten. Uppgifterna behöver finnas med i dedikerade uppföljningsrapporter. Avsaknaden resulterar bland annat i att projektledarna tvingas, sköta uppföljning med hjälp av Excel eller manuellt i handskrivna block. Eftersom respektive projektledare vanligtvis hanterar flera olika projekt så underlättar det uppföljningshandhavandet om det finns dedikerad systemfunktionalitet. I ett modernt inköpssystem finns det också funktionalitet för investeringsäskande, vilken bland annat matchar beställningar mot projekt- eller investeringsbudget. Det innebär t ex kontroll över projektkostnader och tidiga varningssignaler om budget skulle riskera att överskridas. Funktionaliteten möjliggör vid investeringsbehov uppläggning av investeringsäskande i systemlösningen.

39 Problem & förbättringsförslag Djupdykning i OMRÅDE nr 3 Höj kvaliteten & kontrollen 3 Investera i Inköpssystem Uppföljning av projektekonomi (2 av 6) Efter investeringsbudget skapats, attesteras den och därefter kontrolleras beställningsbelopp för säkerställande av att summan inte överskrider investeringsäskandet. Därpå är det användarvänligt att via rapporter erhålla information om respektive inköp samt dess investeringsbudget. Det är också möjligt att navigera vidare till inköpsordrar och matchade fakturor. Systemlösningen ger en heltäckande bild av flödet, inte bara från beställning till betalning utan från budgetering till betalning. Det är med andra ord en sammanfattande samt användarvänlig källa för uppföljning och utvärdering av projektekonomi.

40 Problem & förbättringsförslag Djupdykning i OMRÅDE nr 3 Höj kvaliteten & kontrollen 3 Investera i Inköpssystem Beställarstöd (3 av 6) Ett korrekt infört samt använt inköpssystem med tillhörande processer säkerställer att respektive beställning genomförs korrekt med rätt leverantör och till rätt pris. Det borgar också för att syfte samt annan kritisk information finns dokumenterad och tillgänglig till varje beställning. Sammantaget innebär det att omständliga kompletteringar undviks.

41 Problem & förbättringsförslag Djupdykning i OMRÅDE nr 3 Höj kvaliteten & kontrollen 3 Investering i ett Inköpssystem Kontroll över vilda inköp (4 av 6) Funktionaliteten resulterar i att förvaltningar får bättre kontroll över vilda inköp. Oberoende studier påvisar att mellan 15 och 20 procent av den totala inköpsmängden kommer från omkostnadsfakturor samtidigt som denna tillsynes begränsade volym genererar mellan 70 och 80 procent av arbetsbelastningen inom fakturahanteringen. Möjligt att summera som: småinköp från en stor mängd leverantörer saknar ofta kritisk information. Ett vanligt exempel är att inköpen frekvent saknar referens. Beställningar läggs inte hos den leverantör som är den mest fördelaktiga. Med en systemlösning är det betydligt enklare att: styra, reglera och automatisera beställningar. Rätt implementerad och använd så resulterar därmed lösningen i att processen från beställning till betalning utförs med: högre kvalitet, ökad kontroll, förhöjd produktivitet samt med minskad risk.

42 Problem & förbättringsförslag Djupdykning i OMRÅDE nr 3 Höj kvaliteten & kontrollen 3 Investera i Inköpssystem - Automatisering (5 av 6) Med en korrekt införd systemlösning med tillhörande processer är det möjligt att användarvänligt samt resurseffektivt lägga korrekta beställningar som medför att verksamheten finner rätt produkt, till rätt pris och från rätt leverantör. Lösningen innebär bland annat att varukorgen skapas okonstlat och baserat på beställarens budgeterade behov. Efter attest hamnar ordern med automatik hos den eller de leverantörer där förvaltningen har bäst villkor. Systemet hanterar bland annat: interna kataloger för standardprodukter externa webshopar för stora volymer fritextbeställningar för de mer ovanliga beställningarna

43 Problem & förbättringsförslag Djupdykning i OMRÅDE nr 3 Höj kvaliteten & kontrollen 3 Investera i Inköpssystem För ett proaktivt arbete (6 av 6) En korrekt införd systemlösning med tillhörande processer säkerställer bättre uppföljning och styrning. Bättre uppföljning samt styrning resulterar i sin tur i snabbare och säkrare beställningar. Systemlösningen möjliggör ett förebyggande handhavande igenom hela processen från beställning till betalning. Det är med andra ord möjligt att arbeta proaktivt tvärsigenom hela flödet. Det resulterar i att, när en beställning är attesterad och konterad, så är också det mesta av handhavandet runt kontroll och kontering av den kommande fakturan avklarat.

44 Problem & förbättringsförslag Djupdykning i OMRÅDE nr 4 Höj kompetensen 4 Höj kompetensen genom att - Renodla roller och ansvar Renodla roller och ansvar end2end för processen "från beställning till betalning". Omorganisera flödet så att det totalt blir färre medarbetare som genomför de kritiska momenten. Exempel på roller som bör renodlas och fokuseras är: beställare, godkännare, konterare och attesterare. Ytterligare roller och ansvar som är i behov av renodling är handhavande runt: framtagande av utbetalningsunderlag. Renodlingen av roller och ansvar resulterar i att respektive medarbetare blir specialist på sitt område. Specialiseringen medför att respektive medarbetares kompetens, kunskap och erfarenhet blir högre samt större. Sammantaget innebär det att samtliga betydelsefulla variabler förbättras i processen. Det resulterar exempelvis i att förutsättningarna förbättras för: standardisering och framtagandet av rationella rutiner, samtidigt som kvaliteten och kontrollen på informationen i processen ökar.

46 Potential Rekommenderade förbättringsområden Hög 1 Etablera processägare: - från beställning till betalning Kontinuerligt förbättringsarbete 2 2 Automatisera & standardisera Inför tydligt regelverk Renodla roller & ansvar Reducera antalet manuella utbetalningar Låg Låg Insats Hög Rekommenderade åtgärder Hög potential

48 Processägarskap 1 Generiska fördelar med processägarskap

49 Processägarskap 1 Exempel var finns den största potentialen till förbättring?

50 Processägarskap 1 Processägarskap (helhetssyn) Under projektets genomförande har det successivt tydliggjorts att det finns ett behov av en större helhetssyn på flöden och processer. Förnärvarande är ansvar och kunskap splittrat på flertalet medarbetare. Det saknas en processägare som tar ansvar för att koppla ihop det övergripande flödet från beställning till betalning. Detta flöde består totalt av 18 processer, vilka fördelar sig enligt följande: Centralt 11 Förvaltning 7 Helhetssyn på processer och ett tydligt processägarskap är en viktig hörnsten i allt förbättringsarbete som är relaterat till processer och flöden. Det är även nödvändigt att samtliga grupperingar har förmågan att lyfta blicken.

51 Processägarskap 1 Vad fokusera på kort- respektive långsikt? Ledningen bör eftersträva införandet av en processägare som i förlängningen ansvarar för flödet igenom geografiska och organisatoriska gränser. I vissa organisationer kan processägare även inneha ansvar för medarbetare och andra kritiska resurser. Vid ett införande av ett processägarskap i Trelleborg så bör rollen troligtvis initialt vara mer stödjande och rådgivande, för att i förlängningen utvecklas till att bli en alltmer fulländad roll med tillhörande processtyrning genom en fullt ut etablerad Governancemodell. Processägaren bör initialt huvudsakligen fokusera på: Nulägesanalys, standardisering, renodling av ansvar samt etablering av grundläggande uppföljningsmodell För att med tiden alltmera fokusera på: Automatisering, utveckling och etablering av Governancemodell

52 Processägarskap 1 Samarbete, ansvar och uppföljning Det finns förnärvarande inte någon som innehar ett helhetsansvar för de kritiska processerna. Potentialen att automatisera och förbättra flöden inom kritiska processer ökar exponentiellt genom en större helhetssyn och ett samarbete mellan enheterna. Ur ett processutvecklingsperspektiv existerar det ett glapp mellan den centrala enheten och förvaltningarna. Öka utbytet mellan parterna. Underlätta den kontinuerliga utvecklingen av processerna genom att formalisera och renodla ansvar. Främja utvecklingen av den formella uppföljningen i respektive process. Ett korrekt infört processägarskap i kombination med rationella processer samt ett kraftfullt inköps- samt uppföljningssystem säkerställer inte endast effektiva och högkvalitativa flöden, utan ger även förutsättning samt verktyg för uppföljning av allt från volym- tids- och resursanalys till utnyttjandegrad av t. ex. ramavtal.

54 Ökad automatisering 2 e-fakturor Projektet visar på potential när det gäller ökad automatisering i respektive process. Äkta e-fakturor. Betydelsefullt att verksamheten kräver äkta e-fakturor av leverantörerna. Idag tar Trelleborg emot ca 50 procent e-fakturor. Det är ofta nödvändigt att organisationen genomför en fokuserad åtgärd med en medarbetare som arbetar halvtid i åtminstone 4 till 6 månader med att aktivt bearbeta de leverantörer som genererar merparten av fakturavolymen. PSP har exempelvis haft betydligt större kunder som lyckats öka andelen e- fakturor från 6 procent till över 50 procent med en halvtidstjänst i 6 månader.

55 Ökad automatisering 2 Kontering och periodisering Konteringsinstruktion. Betydelsefullt att införa enhetliga konteringsinstruktioner i samtliga förvaltningar. Enhetligheten resulterar i att enheternas leverantörsreskontror blir kompatibla, vilket i sin tur innebär att det blir möjligt att jämföra poster mellan förvaltningarna. Konteringshandhavande. Utred möjligheten att fullt ut per förvaltning underlätta och förbättra konteringshandhavandet genom att bland annat använda: automat- och förkontering, konteringsmallar och sambandskontroller. När roller och ansvar är fokuserade till ett mindre antal medarbetare så underlättar det denna automatisering. Konteringskontroll. Säkerställ att konteringarna kontrolleras gentemot konteringsregler, behörigheter och värdematriser (till exempel sambandskontroller och kodkompletteringar). Periodisering. Tillförsäkra att periodisering av poster sker med korrekta fördelningsnycklar samt att handhavandet är effektivt.

56 Ökad automatisering 2 Automatisera hanteringen av återkommande fakturor Återkommande fakturor. Utred möjlighet för att hantera s k återkommande fakturor. Ett införande av funktionalitet för att automatiskt hantera återkommande fakturor resulterar i omfattande tidsbesparingar (framförallt i ute i förvaltningarna, undersökningar och etablerade benchmarks gör gällande att normalt ca 70 procent av den totala tidsåtgången för att hantera en leverantörsfaktura går åt utanför ekonomifunktionen) och innebära en högre grad av automatisering av fakturaflödet. Företag som saknar automatisk matchning av faktura mot inköpsorder har ofta en potential att rationalisera mellan 10 och 20 procent av fakturavolymen genom att använda sig av dedikerad funktionalitet för att automatiskt hantera återkommande fakturor.

57 Ökad automatisering 2 Investera i ett inköpssystem Övergripande fördelar Underlättar uppföljning av större investeringsprojekt Automatmatchar faktura mot inköpsorder Automatmatchar faktura mot avtal Höjer kvaliteten och kontrollen på respektive beställning Förbättrar kontrollen av "vilda" inköp Säkerställer att förvaltningarna snabbt och användarvänligt finner: rätt produkt, till rätt pris och från rätt leverantör Utvecklar och förbättrar kvaliteten på uppföljning och styrning

58 Ökad automatisering 2 Investera i ett inköpssystem Automatmatchning faktura mot order Utred möjligheten att införa ett inköpssystem i verksamheten. Förvaltningar har behov av systemstöd för automatmatchning av fakturor mot beställningar. Det är tidsödande att manuellt kontrollera samtliga fakturor mot beställningar. Ett modernt inköpssystem har modul för automatmatchning av fakturor mot ordrar. Matchning kan antingen ske på huvudnivå eller på radnivå; eller mot ordernummer eller leveransnummer.

59 Ökad automatisering 2 Investera i ett inköpssystem Automatmatcha faktura mot inköpsorder. Ett modernt inköpssystem automatiserar flöden och tar hand om samtliga korrekta fakturor genom matchning mot inköpsorder och avtal. Det resulterar bland annat i att medarbetarna istället kan koncentrera sig på att hantera avvikelser. Systemen hanterar samtliga leverantörsfakturor oavsett om de kommer som: e-faktura, eller om de är inskannade. Kontroll över vilda inköp. Ett inköpssystem resulterar bland annat i att förvaltningar får bättre kontroll över vilda inköp. Flera oberoende studier påvisar att mellan 15 och 20 procent av den totala inköpsmängden kommer från indirekt material samtidigt som denna tillsynes begränsade mängd genererar mellan 70 och 80 procent av arbetsbelastningen inom fakturahanteringen. Det innebär att dessa små inköp från en stor mängd leverantörer ofta saknar kritisk information som exempelvis referenser. Reducera "vilda" inköp. Andra exempel på vanligt förekommande problem är att beställningar inte läggs med den mest fördelaktiga leverantören. Med ett modernt inköpssystem är det betydligt enklare att: styra, reglera och automatisera stora delar av inköpsprocessen, vilket resulterar i bättre kontroll, ökad produktivitet samt minskad risk.

60 Ökad automatisering 2 Investera i ett inköpssystem Uppskattade kostnader och besparingar Ett inköpssystem med tillhörande automatmatchning av fakturor mot order kostar (bedömd uppskattning efter samtal med insatta personer i branschen) för en organisation som hanterar omkring fakturor per år runt SEK till per månad och då avser det ett fritt antal användare. Till denna kostnad tillkommer kostnader för bl.a: implementering, utbildning, integration till ekonomisystem och AD mm. Kostnaderna för detta hamnar omkring MSEK 0,6 till MSEK 1. Hur stor avkastningen blir på denna investering beror bl.a. på hur mkt snabbare det kommer att vara möjligt att hantera en leverantörsfaktura. Generellt så brukar hanteringstiden för verksamhetsrelaterade fakturor halveras. Där den absoluta merparten av tiden ligger i automatmatchningen av faktura mot order. Förutom denna direkta besparing så återstår det även besparingar inom beställningsfunktionen. Hur stor den blir är mer verksamhetsspecifikt, men faktum kvarstår, det kommer att bli en tidsbesparing även i detta moment. Förutom dessa direkta besparingar så finns det även alla de övriga positiva effekterna med bl.a. högre kvalitet och reducerad risk i hela flödet från beställning till betalning.

Visa mer