Svar på medborgarförslag om webbsända nämndsammanträden

Transkript

1 Spånga Tensta stadsdelsförvaltning Kansli och kommunikation Dnr /2016 Sida 1 (5) Handläggare Till Spånga Tensta stadsdelsnämnd Svar på medborgarförslag om webbsända nämndsammanträden Förvaltningens förslag till beslut Spånga-Tensta stadsdelsnämnd beslutar att inte webbsända nämndsammanträde eller allmänhetens frågestund Per Kjellander Stadsdelsdirektör Fredrik Cederblom Avdelningschef Sammanfattning websända sina nämndsammanträden. Medborgarförslaget har behandlats av stadsdelsnämnden vid två tillfällen. Vid nämndsammanträdet den 25 augusti 2016, 18, beslutade stadsdelsnämnden att återremittera ärendet för att utreda om det även det öppna forumet innan nämnden kunde webbsändas. Vid nämndsammanträdet den 17 november 2016, 16, beslutade nämnden bland annat att uppdra till stadsdelsförvaltningen att närmare undersöka vilka begränsningar som den nya EUförordningen om dataskydd, som börjar gälla i maj 2018, medför för webbsändningar av nämndsammanträde, samt att förvaltningen utarbetar tydlig information och bra rutiner för att kränkningar av enskilda inte ska kunna ske. Spånga Tensta stadsdelsförvaltning Kansli och kommunikation Fagerstagatan 15 Box Spånga fredrik.cederblom@stockholm.se stockholm.se Komplexiteten och ansvarsfrågan är svår eftersom nämnden önskat att även det öppna forumet med frågestund och information webbsänds. Med hänsyn till att en eventuell kränkning till viss del styrs av den enskildes uppfattning av situationen och inte ett tydligt regelverk föreslår förvaltningen att webbsändning av det öppna forumet inte genomförs. Det är även svårt att bedöma eventuella kränkningar under direktsändning. Vidare gör förvaltningen den bedömningen, med hänvisning till det låga intresset av Farsta stadsdelsnämnds webbsändningar, att nämndsammanträdet inte heller webbsänds.

2 Sida 2 (5) Bakgrund websända sina nämndsammanträden. Förslagsställaren pekar på en demokratisk vinst med mer tillgängliga sammanträden, även för de som inte kan ta sig till mötet. Medborgarförslaget har behandlats av stadsdelsnämnden vid två tillfällen. Nämnden har behandlat ärendet dels den 25 augusti 2016, 18, och dels den 17 november 2016, 16. Ärendet websända sina nämndsammanträden. Förslagsställaren pekar på en demokratisk vinst med mer tillgängliga sammanträden, även för de som inte kan ta sig till mötet. Medborgarförslaget har behandlats av stadsdelsnämnden vid två tillfällen. Nämnden behandlade ärendet dels den 25 augusti 2016, 18, och dels den 17 november 2016, 16. Vid nämndsammanträdet den 25 augusti 2016, 18, beslutade stadsdelsnämnden att återremittera ärendet för att utreda om det även det öppna forumet innan nämnden kunde webbsändas. Vid nämndsammanträdet den 17 november 2016 beslutade nämnden bland annat att uppdra till stadsdelsförvaltningen att närmare undersöka vilka begränsningar som den nya EUförordningen om dataskydd, som börjar gälla i maj 2018, medför för webbsändningar av nämndsammanträde, samt att förvaltningen utarbetar tydlig information och bra rutiner för att kränkningar av enskilda inte ska kunna ske. Ärendets beredning Ärendet har beretts på avdelningen kansli och kommunikation Förvaltningens synpunkter och förslag Rutin Om nämnden ska webbsända nämndsammanträden och/eller den öppna frågestunden innan sammanträdet måste nämnden tydligt informera om att inspelning/webbsändning sker. Informationen måste ske skriftligen och vara enkel. Vidare behöver nämnden ha möjlighet att, genom nämndens ordförande, omedelbart kunna

3 Sida 3 (5) avbryta sändningen i de fall de uppstår situationer som kan uppfattas som kränkningar. Kränkning Vad menas med en kränkning av den personliga integriteten och hur undviker man att göra sådana kränkningar? Det är inte möjligt att generellt slå fast vad som är en kränkning av den personliga integriteten, en bedömning måste göras i varje enskilt fall. Vad som är en kränkning ska inte bedömas schablonartat utifrån vilka uppgifter som behandlas. I bedömningen måste också vägas in i vilket sammanhang uppgifterna förekommer, för vilket syfte de behandlas, vilken spridning de har fått eller riskerar att få samt vad behandlingen kan leda till. Man bör också beakta att vad som kan vara en kränkning för en viss person eller i ett visst sammanhang inte behöver vara det för en annan person eller i ett annat sammanhang. En eventuell kränkning styrs, till viss del, av den enskildes uppfattning av situationen. Det går inte att fastställa ett tydligt regelverk för vad som är en kränkning. Ansvar Personuppgiftsansvaret i en kommun ligger hos de kommunala nämnder som är så självständiga att de är förvaltningsmyndigheter. En kommunal nämnd som är förvaltningsmyndighet är således personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som nämnden har att utföra. Straffansvar Den personuppgiftsansvarige kan överlåta den faktiska behandlingen av personuppgifter men personuppgiftsansvaret kan aldrig överlåtas. Det är alltid den personuppgiftsansvarige som ytterst svarar för att personuppgiftslagen följs och att de registrerade behandlas korrekt. Ansvaret är straff- och skadeståndssanktionerat. Den personuppgiftsansvarige är skadeståndsskyldig gentemot den registrerade, även för åtgärder som en medhjälpare eller ett personuppgiftsbiträde har utfört. Missbruksregeln En kommuns publicering på Internet torde oftast falla in under missbruksregeln i 5 a personuppgiftslagen. 5a PUL Bestämmelserna i 9, 10, 13 19, 21 26, 28, 33, 34 och 42 behöver inte tillämpas på behandling av personuppgifter som

4 Sida 4 (5) inte ingår i eller är avsedda att ingå i en samling av personuppgifter som har strukturerats för att påtagligt underlätta sökning efter eller sammanställning av personuppgifter. Sådan behandling som avses i första stycket får inte utföras, om den innebär en kränkning av den registrerades personliga integritet Regeln blir tillämplig på behandling av personuppgifter i ostrukturerat material. Den behandlingen är tillåten så länge den enskildes personliga integritet inte kränks. Anledningen till att förvaltningen ställde sig frågande till webbsändning av allmänhetens frågestund var fråga om kränkning. Att filma politiker eller andra som är där i egenskap av sitt uppdrag eller arbete torde dock anses mindre integritetskänsligt än eventuell filmning av allmänheten När dataskyddsförordningen träder i kraft försvinner denna svenska särreglering, dvs missbruksregeln. Förordningen ska tillämpas i sin helhet på all automatiserad behandling av personuppgifter. Har nämnden utnyttjat undantaget för behandling i ostrukturerat material, till exempel vid publicering av personuppgifter på en webbplats eller i annan löpande text, är det viktigt att nämnden undersöker vilka förutsättningar nämnden har för att behandla uppgifterna enligt förordningens bestämmelser. Nämnden måste behöva undersöka om nämnden har en rättslig grund för behandlingen, att nämnden uppfyller de grundläggande kraven på behandlingen och att nämnden informerar de registrerade på ett korrekt sätt. När nämnden samlar in personuppgifter måste nämnden enligt personuppgiftslagen även lämna viss information, till exempel om er identitet och ändamålet med behandlingen. Dataskyddsförordningen innehåller utökade krav på vilken information som ska lämnas till de registrerade. Bland annat kommer nämnden att behöva informera om den rättsliga grunden för behandlingen, hur länge personuppgifterna lagras och möjligheten att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten (som i Sverige är Datainspektionen) om någon anser att ens personuppgifter har hanterats felaktigt av er. Viktigt i sammanhanget är att dataskyddsförordningen ställer krav på att informationen som lämnas ska vara kortfattad, lättbegriplig och utformad med ett tydligt och enkelt språk.

5 Sida 5 (5) Webbsändning i Farsta Farsta stadsdelsnämnd har webbsänt sina sammanträden (sedan augusti 2012). Det har varit den öppna delen av stadsdelsnämndens sammanträden som webbsänts. Öppet forum, som hålls direkt före sammanträdena, filmas inte och besökare vid sammanträdena visas inte i bild. Syftet har varit att göra nämndsammanträdet mer tillgängliga för fler invånare. Sammanträdena har filmats och kunnat följas både i realtid och i efterhand genom webbtjänsten Bambuser. Farsta stadsdelsnämnd har nu upphört med webbsändning av sina sammanträden. Anledningen till att webbsändningarna avslutades var det låga antalet inloggningar per sammanträde, live och totalt. Kostnaden för webbsändningen av Farsta stadsdelsnämnds nämndsammanträden uppgick till ca kr/år. Bilagor 1. Medborgaförslag rörande webbsändning av Spånga-Tensta stadsdelsnämnds nämndsammanträden. 2. Protokoll den 25/8 2016, 18, Spånga-Tensta stadsdelsnämnd. 3. Protokoll den 17/ , 16, Spånga-Tensta stadsdelsnämnd.