HANDLEDNING KONTAKT. Rev 8620 Copyright Lundalogik AB Alla rättigheter förbehålles

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "HANDLEDNING KONTAKT. Rev 8620 Copyright 1992-2009 Lundalogik AB Alla rättigheter förbehålles"

Transkript

1 HANDLEDNING KONTAKT Rev 8620 Copyright Lundalogik AB Alla rättigheter förbehålles Lund Stockholm Göteborg

2 HANDBOKENS INNEHÅLL... 6 VEM ÄR JAG?... 6 NYBÖRJARE... 6 HAR ANVÄNT DATORER... 7 VAN ANVÄNDARE VÄLKOMMEN... 8 VAD ÄR KONTAKT?... 8 INBYGGD HJÄLP... 8 TILLBEHÖR OCH KOPPLINGAR INSTALLATION ENANVÄNDARINSTALLATION NÄTVERKSINSTALLATION TERMINALSERVER STARTA PROGRAMMET VEM ÄR DU? STARTBILDEN FLIKEN PERSONER ATT LÄGGA TILL DOKUMENT FLIKARNA NEDTILL VERKTYGSRADEN VISA ENBART MARKERADE INFORMATIONSRADEN KNAPPARNA TILL VÄNSTER OM LISTAN KNAPPEN NY KNAPPEN ÖPPNA KNAPPEN SÖK KNAPPEN ATT GÖRA KNAPPEN PROJEKT KNAPPEN SKRIV KNAPPEN RING KNAPPEN RAPPORTER KNAPPEN AVSLUTA ARKIV-MENYN

3 EXPORTERA IMPORTERA NOMAD RAPPORTER ETIKETTER AVSLUTA OCH DOCKA UT REDIGERA-MENYN MARKERA ALLA MARKERA ALLA SOM AVMARKERA ALLA GÅ TILL NÄSTA MARKERADE ÖVERFÖR MARKERINGARNA KOPIERA RADERA INSTÄLLNINGAR SUPERFÄLT VISA-MENYN HISTORIK FÖR AKTUELL KONTAKT HISTORIK FÖR MARKERADE KONTAKTER HISTORIK FÖR ALLA KONTAKTER DOKUMENT - FÖR AKTUELL KONTAKT DOKUMENT - FÖR MARKERADE KONTAKTER DOKUMENT - FÖR ALLA KONTAKTER TIDRAPPORT INFORMATION MEDARBETARE EGNA FÄLT ALLT ATT GÖRA SPECIAL-MENYN LÄGG IN UPPGIFTER I FÄLTET UPPDATERA ODBC UTSKICK VIA - BREV UTSKICK VIA - E-POST UTSKICK VIA - FAX PROJEKT-MENYN

4 NYTT PROJEKT KOPPLA MARKERADE KONTAKTER KOPPLA LOSS MARKERADE KONTAKTER TIDRAPPORT-MENYN LOGGA ARBETAD TID VISA SPARAD TID VISA ALL SPARAD TID HJÄLP-MENYN INNEHÅLL FÖR KONTAKT SÖK HJÄLP OM VANLIGA FRÅGOR OCH SVAR LUNDALOGIKS HEMSIDA LUNDALOGIKS SUPPORTSIDA FJÄRRHJÄLP FRÅN LUNDALOGIK LUNDALOGIKS KONTAKT-SIDA UPPGRADERA LICENSER AKTIVERA NOMAD SYSTEMINFORMATION OM KONTAKT SKAPA EGNA MALLAR HUR DATA HÄMTAS FRÅN KONTAKT TILL ORDBEHANDLAREN DATA KAN HÄMTAS FRÅN SPECIELLA STYRKODER SAMMANFATTNING NOMAD PLATSER NOMADFIL BEHÖRIGHETER ATT HANTERA PLATSER ALTERNATIV FÖR EN NOMADPLATS NOMADFÖNSTRET FÖRÄNDRINGAR AV STRUKTUREN I DATABASEN BAKOM KULISSERNA EXEMPEL

5 EXEMPEL ÖVRIGT KONTAKT DATABASHANTERARE RÄTTIGHETER I NÄTVERK LÄNKAR ELLER DDE KOMMANDOKNAPPAR SÄKERHETSKOPIERING KONTAKT8.INI KONTAKTD.INI KONTAKTM.INI

6 Handbokens innehåll KONTAKT är ett program för hantering av ett företags kontakter. Du kan spara, kategorisera, göra utskick på olika media, föra historik, bokföra arbetad tid och söka bland de kontakter som finns lagrade. Denna handbok är en referens för programmet och kan användas som en uppslagsbok när du vill fördjupa dig i en viss funktion. Handbokens första del beskriver hur du installerar och startar programmet. Därefter kommer en referens på samtliga delar i KONTAKT, t ex knappar, menyer, dialoger och annan information. Vem är jag? Nedan finns tre kategorier av användare beskrivna. Läs igenom beskrivningarna och se vilken kategori som stämmer bäst in på dig. Sedan får du några tips på hur du lämpligen sätter igång och lär dig programmet. För alla kategorier gäller dock: Var inte rädd att prova dig fram. Programmet är gjort för att tåla detta och du kan inte skada något även om du skulle göra fel. Programmet ger dig alltid chansen att backa ur situationer där du riskerar att förlora någon information. Lär dig att utnyttja den inbyggda hjälpen. Denna fungerar som ett stöd i alla delar av programmet. Skulle du inte komma ihåg en viss del av programmet kan du enkelt kalla fram hjälpen för en repetition genom att trycka på F1. Nybörjare Har liten eller ingen erfarenhet av datorer. Vet inte hur man använder en mus och känner inte till begrepp som installera, menyer eller fönster....då gör du så här För att använda KONTAKT krävs vissa baskunskaper. Dessa innebär bl a att kunna använda musen, öppna och stänga fönster och program. Detta finns beskrivet i handboken för Windows. Dessutom finns en självgående lektion i Windows hjälp. Prova denna! Du kan återkomma hit när du känner dig säker på hur du handskas med mus, menyer och andra objekt i Windows. 6

7 Använd sedan handledningen KONTAKT Snabbstart. Där beskrivs programmet på ett lite mer lättsamt sätt. Denna handledning fungerar mer som en referens, dvs du slår upp en viss del när du vill ha hjälp med en specifik del i KONTAKT. Använd också hjälpen i programmet. Genom att trycka på tangenten F1 får du hjälp i programmet. Hjälpen är lägeskänslig, den känner av var du befinner dig i KONTAKT och du får hjälp med just detta avsnitt. Har använt datorer Du kan åtminstone ett program bra. Du vet vad en mus är och känner dig inte speciellt osäker då du sätter dig framför en bildskärm. Begrepp som menyer, knappar och fönster känner du till....då gör du så här Läs igenom och utför installationen enligt kapitlet Installation senare i denna handledning eller början av KONTAKT Snabbstart. Starta programmet och följ några av exemplen i KONTAKT Snabbstart. Det kan vara lämpligt att arbeta med handboken vid sidan om din dator, då exemplen är utformade för detta arbetssätt. Van användare Kan ett flertal program bra. Är van vid att använda mus och känner sig hemma i Windows....då gör du så här Utför installationen enligt kapitlet Installation senare i denna handledning. Starta programmet. Du kan nu på egen hand utforska programmet. Genom att titta i menyerna och använda den inbyggda hjälpen kommer du snart underfund med hur programmet fungerar. Du kan återkomma till handboken om du skulle stöta på något du inte förstår. Återvänd då till kapitel 3 och framåt. 7

8 1 Välkommen Varje företag har kontakter. Det kan vara kunder, leverantörer, myndigheter eller andra som företaget har en relation till på något sätt. Ett mindre antal kontakter går bra att hantera manuellt men då antalet växer blir det allt svårare att överblicka. En pappershög kan inte svara på frågor eller påminna dig om kunder som skall kontaktas! Ett företag är beroende av sina kontakter. KONTAKT tar fasta på det! Vad är KONTAKT? KONTAKT är ett program för att hantera ett företags kontakter. Du kan enkelt se vilka kontakter som är tagna, vad som sagts, gjorts och skall göras. Framför allt kan du enkelt göra urval grundade på olika faktorer. Har du nätverk ser också alla företagets kontakter lika ut oavsett vem som tittar på dem. Du kan se vad som tidigare hänt med en kontakt även om någon annan skött kontakten tidigare. Om någon slutar på företaget kan andra enkelt följa upp kontakten då allt underlag finns sparat. Du kan också enkelt exportera och importera data. Ett urval kan användas som underlag för massbrev i exempelvis Microsoft Word. Data kan också överföras till din ordbehandlare. Du kan själv skapa mallar för din korrespondens eller ändra de vi skickar med så att de passar dig, t ex en faxmall som fyller i sig själv med kontaktens namn, faxnummer osv. För de som befinner sig på resande fot finns en funktion för att enkelt docka sig ur och tillbaka in i nätverket igen och därmed alltid ha med sig aktuella uppgifter. Inbyggd hjälp I KONTAKT finns inbyggd hjälp som kan tas fram samtidigt som du jobbar. Om du undrar hur något fungerar tryck bara på F1. På detta sätt kommer du mycket snabbt in i programmet och kan börja använda det omgående. Programmet är så lätt att använda att ingen speciell utbildning skall behövas för att komma igång. Är du van vid datorer tror vi inte ens du behöver handledningen. 8

9 Tillbehör och kopplingar Det finns flera tillbehör och kopplingar som du kan använda tillsammans med KONTAKT. Några av dessa tillbehör och kopplingar är: Ekonomisystemskopplingar (bl a Visma Administration, Visma Compact och Hogia) Kalenderkoppling till Microsoft Outlook och Lotus Notes Koppling till PAR Adressregister Nomad Server, schemalagd synkronisering Nuggets, aktivitetsuppföljning i realtid OutlookSynk för synkronisering av adressuppgifter Skype-koppling, ring via SkypeOut S.O.S, Support och Service Tapir, telefonikoppling Webbin, internetagent Webbklient, KONTAKT för Webben Se hemsidan kontakta din återförsäljare eller Lundalogik AB för mer information om dessa och andra tillbehör och kopplingar. 9

10 2 Installation Innan du kan starta KONTAKT måste en installation av programmet göras. Detta görs enkelt med hjälp av installations-cd:n som medföljer programmet. Om du redan har en äldre version av KONTAKT installerad och vill uppdatera till den senaste versionen följ då anvisningarna på hemsidan Under installationen kopieras filer och data som behövs för att kunna använda KONTAKT. Dessutom skapas symboler i Start-menyn för att du enkelt skall kunna starta programmet. Installationen skiljer sig något åt beroende på om du vill installera KONTAKT på en (1) arbetsstation eller om du vill installera för gemensam användning i ett nätverk eller på en terminalserver. Om du vill installera KONTAKT på en (1) arbetsstation följer du anvisningarna i avsnittet Enanvändarinstallation. Om du vill installera KONTAKT för gemensam användning i nätverket så följ anvisningarna i avsnittet Nätverksinstallation. Om du vill installera KONTAKT för gemensam användning på en terminalserver följ anvisningarna i avsnittet Terminalserver. KONTAKT har också stöd för sk Tyst installation med vars hjälp man mycket snabbt och enkelt kan installera KONTAKT på ett större antal arbetsstationer i en organisation. För mer information om Tyst installation kontakta din återförsäljare eller Lundalogik AB. Enanvändarinstallation Detta avsnitt berör dig som har KONTAKT och vill installera på en (1) arbetsstation. Om du vill (eller senare planerar att) installera KONTAKT för gemensam användning i nätverk så följ anvisningarna under avsnittet Nätverksinstallation senare i detta kapitel. 1. Stäng ner alla aktiva program i Windows innan du påbörjar installationen. 2. Sätt in CD:n för KONTAKT i din CD-spelare varpå inledningen av den interaktiva presentationen för KONTAKT startar automatiskt. 10

11 När inledningen av den interaktiva presentationen slutförts klickar du på Installera KONTAKT i vänstra marginalen samt därefter på Installera mitt på skärmen. Om du istället valt att t ex själv hämta hem installationsprogrammet från Internet så startar du installationsprogrammet genom att dubbelklicka på installationsfilen Setup.Exe. 3. Installationsprogrammet startar och välkomstdialogen visas på skärmen. 4. Klicka på knappen Nästa> varpå dialogen där du väljer typ av installation visas. Välj Full version av KONTAKT och klicka sedan på Nästa>. 11

12 Du kan här också välja att installera en demonstrationsversion av KONTAKT. Demonstrationsversionen kan installeras utan tillgång till din personliga programnyckel. Om du väljer att installera demonstrationsversionen får du också möjlighet att välja att installera en eller flera av de exempeldatabaser som medföljer installationsprogrammet. 5. Nu visas dialogen där du skall bekräfta katalogen där KONTAKT skall installeras. Här anger du den katalog på hårddisken eller i ditt nätverk dit programmet skall kopieras. Installationsprogrammet har själv föreslagit en katalog, men du kan ändra denna så att det passar dig genom att först klicka på knappen Bläddra. Om katalogen du då anger redan finns kommer installationsprogrammet att ställa en fråga om du vill fortsätta. Klicka därefter på Nästa>. 6. Dialogen med KONTAKT licensavtal visas nu. Det är viktigt att du läser igenom och förstår innebörden av licensavtalet innan du bekräftar och går vidare. Om du har frågor angående licensvillkoren så kontakta din återförsäljare eller Lundalogik AB. Om du inte accepterar något av licensvillkoren, klicka på Avbryt varpå installationen avbryts. 7. När du accepterat licensavtalet så visas dialogen med registreringsinformation. 12

13 Ange ditt företagsnamn och ditt eget namn. Ange sedan den programnyckel du har fått tillsammans med ditt program. Klicka på Nästa>. Din programnyckel skall du betrakta som en värdehandling och spara på ett säkert ställe ifall du skulle behöva installera om programmet vid ett senare tillfälle. 8. Nu visas vilken variant av KONTAKT du håller på att installera. Klicka på Nästa> för att fortsätta. 9. Nu kan du välja den standard du vill använda för din e-post. Om du varken använder Microsoft Outlook eller Lotus Notes kanske ditt e-postprogram har stöd för MAPI. Exempel på ett e-postprogram som 13

14 har stöd för MAPI är Microsoft Outlook Express. Kontrollera ev detta med din systemansvarig. Klicka på Nästa för att fortsätta. 10. Nu kan du välja de program du vill använda tillsammans med KONTAKT. Normalt kryssar du för den ordbehandlare du använder, men du kan också ange t ex Excel om du vill använda detta program för offertmallar eller liknande. Dessa inställningar kan du också göra inifrån KONTAKT senare, men genom att göra valet här kommer du igång snabbare. 14

15 11. Nu får du en fråga om vilket program eller tjänst KONTAKT skall använda för att skicka fax. KONTAKT stöder ett antal olika vanligt förekommande faxprogram. Om du inte har eller inte vill använda något av dessa faxprogram väljer du alternativet Inget av ovanstående. Stöd för antingen Windows Faxtjänst eller Microsoft Fax kommer då att installeras samtidigt som inställningen för att använda faxfunktionen i KONTAKT stängs av. Windows Faxtjänst finns inbyggt i Windows 2000 och senare operativsystem. Om du använder Windows-98/ME tillsammans med antingen Microsoft Exchange eller Microsoft Outlook kan Microsoft Fax installeras separat mha installationsprogrammet AWFAX.EXE (som medföljer installationsmediet för Windows-98 eller kan beställas av Microsoft). 12. Nu är installationsprogrammet klart för att påbörja installationen. Eventuellt kräver installationen en omstart av datorn. 15

16 När du klickar på Nästa> kopieras programmet till den sökväg du angivit. KONTAKT läggs in i din Start-meny under menyn KONTAKT och en genväg skapas på Skrivbordet. 13. Tag ut CD:n när installationen är klar. I vissa fall föreslår installationsprogrammet att datorn måste startas om efter installationen. Detta beror i så fall på att vissa systemfiler, som måste bytas ut mot senare versioner, varit aktiva under installationen och därmed har dessa inte kunnat bytas ut direkt. Följ i förekommande fall instruktionerna som visas på skärmen. 14. Registrera din licens av KONTAKT genom att fylla i och skicka in serviceavtalet som följer med programmet. 16

17 Nätverksinstallation Detta avsnitt berör dig som är nätverksansvarig och som vill installera KONTAKT för gemensam användning i ditt nätverk. Här beskrivs dels hur du installerar KONTAKT i ett serverbaserat nätverk, (avsnittet Serverbaserat nätverk, nedan) och dels hur du installerar KONTAKT i ett serverlöst nätverk, (avsnittet Serverlöst nätverk, längre fram). Serverbaserat nätverk Ett nätverk där en av datorerna används som server Följ anvisningarna i detta avsnitt då du vill installera KONTAKT för användning i ett serverbaserat nätverk. Med begreppet server som nämns i detta avsnitt avses en dator i nätverket som inte används som en arbetsplats utan enbart utnyttjas som en resurs för gemensamt lagringsutrymme av andra datorer. Exempel på vanliga operativsystem på en server: Windows Server 2008 Windows Server 2003 Windows 2000 Server Novell NetWare Att ha en speciell dator som nätverksserver ökar väsentligt säkerheten och prestandan i nätverket. Att installera KONTAKT med både program och data i en gemensam katalog på en server är både enkelt att utföra samt enkelt att administrera i framtiden. Att använda Windows 98/ME som operativsystem på en server för KONTAKT är inte att rekommendera eftersom dessa operativsystem ger betydligt sämre prestanda när det gäller fildelning, vilket i sin tur påverkar tillförlitligheten i kommunikationen med databasen för. 17

18 Moment 1 - Förberedelser Följande punkter måste vara uppfyllda: 1. Servern skall ha en delad resurs (gemensamt lagringsutrymme) som övriga datorer kan ansluta till. 2. Alla arbetsstationer (stationära såväl som bärbara) som skall använda KONTAKT kan vara anslutna med ett enhetsnamn, (t ex F:) till den utdelade resursen på servern. Alternativet är att arbetsstationerna ansluter direkt via en sk UNC-sökväg (t ex \\SERVER\KONTAKT). Om man använder enhetsnamn så underlättas administrationen av KONTAKT, under förutsättning att alla arbetsstationer använder samma enhetsnamn och att detta är anslutet till samma resurs på servern. För att manuellt ansluta en nätverksenhet på Windows XP/2000 Dubbelklicka på symbolen Nätverket som finns på Skrivbordet. Dubbelklicka därefter på symbolen för servern och klicka på den utdelade gemensamma resursen med höger musknapp och välj Anslut nätverksenhet i menyn som dyker upp. Välj ett lämpligt enhetsnamn (t ex F:) i fältet Enhet. Kryssrutan Återanslut vid nästa inloggning skall vara ikryssad. Klicka därefter på OK. Moment 2 - Programinstallation Då du utför en programinstallation så kopieras alla filer till den katalog du väljer att installera i. Du måste ha både läs- och skrivrättigheter i programkatalogen under själva installationen. Logga därför eventuellt in i nätverket som en användare med full behörighet då du utför programinstallationen. Dessutom kommer den aktuella datorn att anpassas så att du kan använda KONTAKT på den datorn. 1. Kontrollera först att du gått igenom alla punkter i Moment 1 Förberedelser, ovan. 2. Förflytta dig till en av de stationära arbetsstationerna i nätverket där KONTAKT skall användas. 3. Installera KONTAKT i en katalog på servern (genom att antingen använda det enhetsnamn som är anslutet till den delade resursen eller genom att använda en UNC-sökväg). Du skall alltså installera från en av arbetsstationerna där KONTAKT skall användas mot en katalog på servern. Normalt behöver du inte installera KONTAKT på själva serverdatorn. 18

19 Följ anvisningarna i avsnittet Enanvändarinstallation för att genomföra programinstallationen. Exempel Om enhetsnamnet F: på arbetsstationen är anslutet till den delade resursen på servern installerar du t ex i katalogen F:\KONTAKT. 4. Som administratör för ditt nätverk bör du nu se vidare i avsnittet Rättigheter i nätverk i kapitlet Övrigt. Moment 3 - Arbetsplatsinstallation på stationär dator En arbetsplatsinstallation innebär att enbart den aktuella datorn anpassas så att KONTAKT kan användas. Detta innebär att du skall utföra en arbetsplatsinstallation på alla stationära datorer i nätverket där KONTAKT skall användas utom på den dator där du tidigare gjorde programinstallationen. Du kan utföra en arbetsplatsinstallation oberoende av om KONTAKT just då används från andra arbetsplatser eller inte. 1. Kontrollera först att du gått igenom alla punkter i Moment 1och Moment 2 ovan. 2. Förflytta dig till den dator som du vill anpassa så att KONTAKT använder den gemensamma installationen på servern. 3. Tag fram Utforskaren och leta upp katalogen på servern där KONTAKT är installerat. Om ni använder enhetsnamn är viktigt att du i Utforskaren bläddrar via det enhetsnamn (t ex F:) som är anslutet till den delade resursen på servern. 4. I programkatalogen, där KONTAKT är installerat, finner du programmet SETUPNET.EXE som utför en arbetsplatsinstallation. Starta detta program genom att dubbelklicka på det. 5. Följ instruktionerna i installationsprogrammet för arbetsplatsinstallationen. Moment 4 - Installation på bärbar dator Bärbara nätverksanslutna datorer som skall utnyttja dockningsfunktionen i KONTAKT, dvs kunna arbeta fristående med KONTAKT, skall installeras enligt följande anvisningar. Om däremot den bärbara datorn enbart skall kunna använda KONTAKT när nätverket är uppkopplat bör istället enbart 19

20 en enkel arbetsplatsinstallation utföras (se Moment 3 Arbetsplatsinstallation på stationär dator, ovan). 1. Kontrollera först att du gått igenom alla punkter i Moment 1 och Moment 2, ovan. 2. Förflytta dig till den nätverksanslutna bärbara dator där du vill installera så att man skall kunna arbeta fristående med KONTAKT. 3. Installera KONTAKT lokalt på hårddisken. Följ anvisningarna i avsnittet Enanvändarinstallation. 4. Starta KONTAKT Databashanterare (beskrivs mer ingående i kapitlet Övrigt). 5. När Databashanteraren startats klickar du på knappen Egenskaper. 6. Ändra sökvägen till databasen i fliken Databas. Exempel Om enhetsnamnet F: är anslutet till den delade resursen på servern och KONTAKT sedan tidigare är installerat i katalogen F:\KONTAKT kan det se ut enligt följande: Från KONTAKT Databashanterare, fliken Databas 7. Byt därefter till fliken Avancerat. Klicka på knappen Föreslå. Då anpassar sig sökvägarna till övriga kataloger efter den databassökväg du angivit i fliken Databas. 20

21 Exempel Från KONTAKT Databashanterare, fliken Avancerat 8. Avsluta Databashanteraren och starta KONTAKT. 9. När KONTAKT startat tar du fram dialogen för inställningarna genom att välja Inställningar i menyn Redigera. 10. Klicka på fliken Använd. Kryssa för kryssrutan Dockningsfunktionen för bärbar dator. Klicka därefter på OK. Denna kryssruta finns om du loggat in i KONTAKT som en användare med behörigheten Använda dockningsfunktionen. 11. Då du nu avslutar KONTAKT genom att klicka på den stora knappen Docka ut (eller väljer Arkiv Avsluta och docka ut) kommer du att bli föreslagen en utdockning varefter du kommer att kunna arbeta fristående med KONTAKT. (Se vidare avsnittet Avsluta och docka ut i kapitlet Arkiv-menyn.) Serverlöst nätverk Ett nätverk där alla arbetsstationer används som arbetsplatser Kanske har du ett nätverk av typen Windows Vista/XP/2000 eller Windows-98/ME. Avsikten är att kunna använda alla datorerna som arbetsplatser för KONTAKT. En av datorerna i nätverket utses till 21

22 huvuddator och utnyttjas som en resurs för gemensamt lagringsutrymme av de andra. Skillnaden mellan servern i ett serverbaserat nätverk och huvuddatorn i ett serverlöst nätverk är alltså enbart att huvuddatorn även utnyttjas som en arbetsplats för KONTAKT. Om tillgång till en server finns så rekommenderas dock inte att installera KONTAKT i ett serverlöst nätverk. Följ anvisningarna i detta avsnitt om du vill installera KONTAKT för gemensam användning i ett serverlöst nätverk. Observera att det kan finnas en inbyggd begränsning i Windows av hur många nätverksanslutningar som kan vara aktiva mot huvuddatorn. Kontrollera tillsammans med din datoransvarige att begränsningen i huvuddatorns version av Windows inte understiger antalet licenser av KONTAKT. Att använda Windows 98/ME som operativsystem på huvuddatorn för KONTAKT är inte att rekommendera eftersom dessa operativsystem ger betydligt sämre prestanda när det gäller fildelning, vilket i sin tur påverkar tillförlitligheten i kommunikationen med databasen. Moment 1 - Förberedelser Följande punkter måste vara uppfyllda: 1. En av datorerna skall utses till huvuddator. Lämpligen utses den dator med modernast operativsystem eller den snabbaste datorn. 2. Innan du på huvuddatorn kan dela ut resurser för gemensam användning i arbetsgruppen måste huvuddatorn vara konfigurerad för detta. Exempel med Windows Vista/XP/2000 Tjänsten Server måste vara installerad och startad. Detta är normalt fallet. Exempel med Windows-98/ME I Windows-98 och Windows Millennium måste kryssrutan Jag vill ge andra tillgång till mina filer vara ikryssad. Denna kryssruta hittar du genom att starta Windows Kontrollpanel, dubbelklicka på symbolen Nätverk och i fliken Konfiguration klicka på knappen Filoch skrivardelning 3. Huvuddatorn skall ha en delad resurs (gemensamt lagringsutrymme) som övriga datorer i arbetsgruppen kan ansluta till. 22

23 Exempel med Windows XP/2000 Du delar ut en katalog på din hårddisk genom att t ex i Utforskaren klicka på katalogen med höger musknapp och välja Dela ut i menyn som dyker upp. Dessutom måste behörigheten ställas in så att behöriga användare har tillgång till resursen. Exempel med Windows 98/ME Du delar ut en katalog på din hårddisk genom att t ex i Utforskaren klicka på katalogen med höger musknapp och välja Dela ut i menyn som dyker upp. Observera att katalogen måste delas ut med fullständiga behörigheter (med eller utan lösenord). 4. Alla övriga arbetsstationer (stationära såväl som bärbara) som skall använda KONTAKT kan vara anslutna med ett enhetsnamn, (t ex F:) till den utdelade resursen på huvuddatorn. Alternativet är att arbetsstationerna ansluter direkt via en sk UNC-sökväg (t ex \\SERVER\KONTAKT). Om man använder enhetsnamn så underlättas administrationen av KONTAKT, under förutsättning att alla arbetsstationer använder samma enhetsnamn och att detta är anslutet till samma resurs på huvuddatorn. Exempel Dubbelklicka på symbolen Nätverket som finns på Skrivbordet. Dubbelklicka därefter på symbolen för huvuddatorn och klicka på den utdelade gemensamma resursen med höger musknapp och välj Anslut nätverksenhet i menyn som dyker upp. Välj ett lämpligt enhetsnamn (t ex F:) i fältet Enhet. Kryssrutan Återanslut vid nästa inloggning skall vara ikryssad. Klicka därefter på OK. 5. Eftersom huvuddatorn nu agerar server för övriga arbetsstationer bör man tänka på följande: Viloläge och Vänteläge skall vara avstängda på huvuddatorn. Huvuddatorns operativsystem skall vara optimerat för bakgrundstjänster. Personen som använder huvuddatorn skall inte stänga av eller starta om datorn under tiden som någon annan medarbetare använder KONTAKT. 23

24 Moment 2 - Programinstallation Då du utför en programinstallation så kopieras alla filer till den katalog du väljer att installera i. Dessutom kommer den aktuella datorn att anpassas så att du kan använda KONTAKT på den datorn. 1. Kontrollera först att du gått igenom alla punkter i Moment 1 Förberedelser, ovan. 2. Förflytta dig till huvuddatorn. 3. Installera KONTAKT i en katalog på hårddisken. Om du på huvuddatorn valt att dela ut enbart en underkatalog på en enhet är det viktigt att du installerar i en underkatalog till denna katalog. Följ anvisningarna i avsnittet Enanvändarinstallation för att genomföra programinstallationen. Exempel Har du exempelvis delat ut katalogen C:\Gemensamt väljer du t ex att installera i katalogen C:\Gemensamt\KONTAKT. Moment 3 - Arbetsplatsinstallation på stationär dator En arbetsplatsinstallation innebär att enbart den aktuella datorn anpassas så att KONTAKT kan användas. Detta innebär att du skall utföra en arbetsplatsinstallation på alla stationära datorer i arbetsgruppen där KONTAKT skall användas utom på huvuddatorn där du tidigare gjorde programinstallationen. Du kan utföra en arbetsplatsinstallation oberoende av om KONTAKT just då används från andra arbetsplatser eller inte. 1. Kontrollera först att du gått igenom alla punkter i Moment 1 och Moment 2, ovan. 2. Förflytta dig till den dator som du vill anpassa så att KONTAKT använder den gemensamma installationen på huvuddatorn. 3. Tag fram Utforskaren och leta upp katalogen på huvuddatorn där KONTAKT är installerat. Om ni använder enhetsnamn är viktigt att du i Utforskaren bläddrar via det enhetsnamn (t ex F:) som är anslutet till den delade resursen på huvuddatorn. 24

25 4. I programkatalogen, där KONTAKT är installerat, finner du programmet SETUPNET.EXE som utför en arbetsplatsinstallation. Starta detta program genom att dubbelklicka på det. 5. Följ instruktionerna i installationsprogrammet för arbetsplatsinstallationen. Moment 4 - Installation på bärbar dator Bärbara nätverksanslutna datorer som skall utnyttja dockningsfunktionen i KONTAKT, dvs kunna arbeta fristående med KONTAKT, skall installeras enligt följande anvisningar. Om däremot den bärbara datorn enbart skall kunna använda KONTAKT när nätverket är uppkopplat bör istället enbart en arbetsplatsinstallation utföras, (se Moment 3 Arbetsplatsinstallation på stationär dator, ovan). 1. Kontrollera först att du gått igenom alla punkter i Moment 1 och Moment 2, ovan. 2. Förflytta dig till den nätverksanslutna bärbara dator där du vill installera så att man skall kunna arbeta fristående med KONTAKT. 3. Installera KONTAKT på hårddisken. Följ anvisningarna i avsnittet Enanvändarinstallation. 4. Starta KONTAKT Databashanterare (beskrivs i kapitlet Övrigt). 5. När Databashanteraren startats klickar du på knappen Egenskaper. 6. Ändra sökvägen till databasen i fliken Databas. Exempel Om enhetsnamnet F: är anslutet till den delade resursen på huvuddatorn och KONTAKT sedan tidigare är installerat i katalogen F:\KONTAKT kan det se ut enligt följande: 25

26 Från KONTAKT Databashanterare, fliken Databas 7. Byt därefter till fliken Avancerat. Klicka på knappen Föreslå. Då anpassas sökvägarna till övriga kataloger efter den databassökväg du angivit i fliken Databas. Exempel Från KONTAKT Databashanterare, fliken Avancerat 8. Avsluta Databashanteraren och starta KONTAKT. 9. När KONTAKT startat tar du fram dialogen för inställningarna genom att välja Inställningar i menyn Redigera. 10. Klicka på fliken Använd. Kryssa för kryssrutan Dockningsfunktionen för bärbar dator. Klicka därefter på OK. Denna kryssruta finns om du 26

27 loggat in i KONTAKT som en användare med behörigheten Använda dockningsfunktionen. 11. Då du nu avslutar KONTAKT genom att klicka på den stora knappen Docka ut (eller väljer Arkiv Avsluta och docka ut) kommer du att bli föreslagen en utdockning varefter du kommer att kunna arbeta fristående med KONTAKT. (Se vidare avsnittet Avsluta och docka ut i kapitlet Arkiv-menyn.) Terminalserver Med begreppet terminalserver avser vi antingen Citrix MetaFrame eller Microsoft Terminal Server. Om man använder en terminalserver kan flera användare samtidigt köra KONTAKT i olika sessioner på en och samma terminalserver. Detta är användbart om användarna är anslutna via en långsam nätverksförbindelse eller om man vill centralisera sin datormiljö för att underlätta administration och underhåll. Beträffande Windows Terminal Server så rekommenderas att man använder Windows Terminal Server 2008/2003, som till skillnad från Windows 2000 Terminal Server har stöd för 16-bitars färgdjup, vilket rekommenderas för att använda KONTAKT. Citrix MetaFrame har sedan länge stöd för 16-bitars färgdjup. 1. Installera först KONTAKT via Lägg till eller ta bort program i Kontrollpanelen genom att vara inloggad som administratör på terminalservern (antingen genom att sitta framför konsolen eller via en session på terminalservern). Du kan välja mellan att installera KONTAKT lokalt på terminalservern (följ då anvisningarna i avsnittet Enanvändarinstallation) eller att göra en arbetsplatsinstallation, om KONTAKT sedan tidigare är installerad i en sökväg på nätverket (följ då anvisningarna under Moment 3 Arbetsplatsinstallation på stationär dator i avsnittet Nätverksinstallation). 2. Starta Databashanteraren och kontrollera alla sökvägarna för databasen. 3. Starta KONTAKT och gå igenom alla programmets inställningar, fönsterstorlekar mm. 4. Avsluta KONTAKT. 27

28 5. Kopiera slutligen inställningsfilen KONTAKT8.INI från den aktuella Windows-användarens lokala Windows-mapp (vanligen C:\Documents and Settings\<användarnamn>\Windows) till terminalserverns Windows-mapp (vanligen C:\Windows). Genom att denna inställningsfil kopieras till terminalserverns Windows-mapp så kommer den att utgöra en mall för alla användare som loggar in på terminalservern. Första gången en Windowsanvändare startar KONTAKT på terminalservern kommer nämligen inställningsfilen att kopieras till Windows-användarens lokala Windows-mapp. Fortsättningsvis kommer Windows-användaren att spara sina egna KONTAKT-inställningar i sin egen lokala inställningsfil. 28

29 3 Starta programmet När KONTAKT är installerat kan du starta programmet genom att dubbelklicka på en genväg till programmet som finns direkt på Skrivbordet (den bakgrund du ser på skärmen). Du kan också starta programmet via Start-knappen: Klicka på Start-knappen och välj menyn Program samt KONTAKT. Ur denna meny startar du sedan programmet genom att välja KONTAKT. Vem är du? När du startar programmet visas en dialog med en lista av de medarbetare som kan använda programmet. Här skall du ange vem du är. Vem är du? 29

30 Markera ditt namn i listan och klicka på OK, eller dubbelklicka direkt i listan. Om det syns en symbol till vänster om ett namn i listan betyder det att medarbetaren för tillfället använder KONTAKT. Det kan också betyda att KONTAKT avslutats på ett felaktigt sätt sist personen körde programmet. Om du försöker gå in i programmet som en sådan aktiv medarbetare får du upp en fråga om att du håller på att knuffa ut denna medarbetare. Om du väljer att knuffa ut medarbetaren och någon verkligen använder KONTAKT med detta namn från en annan arbetsstation i ett nätverk så kommer den andre användaren att få avsluta. Knappen Ny Finns du inte med i listan kan du klicka på denna knapp för att lägga upp dig själv som en ny medarbetare. Om behörighet används eller någon medarbetare använder lösenord visas inte Ny-knappen. Kontakta i så fall den som är administratör. Kryssrutan Visa inte denna ruta igen Vill du slippa denna dialog så kan du kryssa i denna kryssruta. Nästa gång du startar KONTAKT kommer du direkt in i programmet utan att denna dialog visas. Håller du däremot Ctrl-tangenten nedtryckt då KONTAKT startar så kommer denna dialog upp oavsett om du valt att visa denna ruta eller inte. 30

31 4 Startbilden Startbilden i KONTAKT Till höger ser du en lista med namnen på de företag som är sparade. Av dessa namn kan ett eller flera vara markerade. Gör du t ex en sökning kommer alla som uppfyller ditt urval att markeras. Du kan också markera ett företag genom att klicka på det. Ett markerat namn är inverterat, dvs texten blir vit och bakgrunden blå eller svart. Vill du snabbt hitta ett företag i listan kan du använda tangentbordet. Tryck t ex på tangenten L för att snabbt hoppa till det första företag som börjar på L, t ex Lundalogik. Genom att sedan fortsätta att trycka på nästa bokstav hoppar du vidare till det företagsnamn vars andra bokstav matchar den bokstav du tryckte på senast. På detta sätt kan du på mycket få tangentnedslag hitta en kontakt i listan. Ett annat sätt är att klicka i fältet Snabbfilter under listan och skriva in den text du letar efter. Nu begränsas listan och visar bara de rader som innehåller den text du skrivit. En fördel är att söker du på Rithuset hittar du både Rithuset AB och AB Rithuset! 31

32 Du kan också klicka på rubrikerna för de olika kolumnerna och på det sättet sortera kolumnen. Genom att klicka på höger musknapp över listan får du tillgång till en meny med fler alternativ för listan. Som du ser finns bland annat Lundalogik AB sparat som en kontakt. Via Inställningar, fliken Huvudlistorna, har du också möjlighet att infoga ytterligare fält som skall synas i listan. Exempelvis kan du infoga fältet Företagskategori eller Ansvarig säljare för att snabbt kunna söka på dessa kategorier direkt i huvudlistan. Ovanför listan finns två flikar, när du startar programmet hamnar du alltid på fliken Företag. Om du vill kan du klicka på fliken Personer för att se en lista med alla personer som är inlagda under företagen. Fliken Personer Genom att klicka på denna flik ser vi istället en lista med personer. Personfliken vald Här visas alla personer som är registrerade och vilket företag de arbetar på. Precis som under företag kan du snabbt söka upp ett visst namn, skriver du t ex svensson i snabbfiltret visas bara de som heter Svensson i listan. Precis 32

33 som under fliken Företag kan du bestämma vilka fält från personkortet som skall visas. Här och på alla andra ställen i programmet där det finns flikar kan man byta flik genom att på tangentbordet trycka ner ALT-tangenten och därefter flikens nummer. Exempelvis byter man till den 2:a fliken genom att trycka ALT+2. Att lägga till dokument Det är möjligt att från både Utforskaren och Outlook med Drag & Släpp till listrutan i startbilden lägga in dokument till dokumentarkivet i KONTAKT. De filtyper som stöds när det gäller dokument som släpps från Utforskaren eller från ett e-postmeddelande med bifogade filer är de filtyper man använder som mallar (se Inställningar, fliken Skriv). Då man släpper ett e-postmeddelande från Outlook görs först en sökning efter e-postadressen för avsändaren eller mottagaren i ett försök att hitta rätt dokumentarkiv. Hittas inte e-postadressen får man ett erbjudande att lägga in e-postmeddelandet som ett dokument i den markerade kontaktens dokumentarkiv. Om man öppnar ett specifikt dokumentarkiv kan man där också lägga till dokument från både Utforskaren och Outlook men utan begränsningen av filtyperna som nämnts ovan eller utan att någon sökning efter e- postadressen först görs. Flikarna nedtill Nedtill visas en eller flera flikar beroende på vilka kopplingar som aktiverats. Fliken Internet Denna flik kan användas som ett fönster mot Internet. Genom Hemknappen ställer du in egna snabbval till sidor du ofta använder. Normalt visas här Lundalogiks KONTAKT-sida. Om du istället valt en annan sida som standard kan du välja Lundalogiks KONTAKT-sida i Hjälpmenyn för att tillfällgt öppna denna. 33

34 Fliken Nuggets Denna flik visas om tilläggsfunktionen Nuggets för realtidsuppföljning av uppsatta mål är installerad. Dessutom krävs att du själv har behörigheten Använda uppföljning för att fliken Nuggets ska visas. Fliken Kalender Här visas din kalender i Outlook om du valt att använda den integrerade kopplingen mot Microsoft Outlook. Kopplingen kräver Outlook 2003 eller senare versioner av Outlook och aktiveras genom Inställningar, fliken Använd. Fliken Inkorgen Här visas din inkorg i Outlook om du valt att använda den integrerade kopplingen mot Microsoft Outlook. Att dölja flikarna nedtill Om man inte behöver tillgång till de flikarna nedtill kan flikarna döljas. Detta gör du genom att föra musen till draglisten som visas i området mellan listrutan upptill och flikarna nedtill, trycker ned musen och drar så att flikarna döljs. När du behöver tillgång till flikarna igen kan du ta fram flikarna igen på motsvarande sätt. Ett annat sätt att dölja respektive ta fram flikarna nedtill är att dubbelklicka på draglisten. Verktygsraden Längst upp i startbilden finns en rad med knappar. Verktygsraden Genom att klicka på dessa kan olika funktioner och program startas. Kommer du inte ihåg vad en viss knapp gör kan du hålla musmarkören stilla över knappen. Efter en kort stund visas en liten textruta med en text som förklarar vad knappen gör. Genom att klicka här visas en lista med alla medarbetare. Detta är samma sak som att välja Medarbetare i Visa-menyn. Genom att klicka här öppnas dialogen för utskrift av rapporter för den aktuella fliken i startbilden. Denna knapp visas enbart om du har behörigheten Använda rapporter. Detta är samma sak som att välja Rapporter... i Arkiv-menyn. 34

35 I menyn som dyker upp till höger om knappen kan du välja bland de senaste rapporterna du använt. Genom att klicka här öppnas dialogen för utskrift av etiketter. Detta är samma sak som att välja Etiketter... i Arkiv-menyn. Exportera markerade rader i listan till Microsoft Word. Denna knapp visas enbart om Word är installerat och man själv har behörigheten Använda exportfunktionen. Exportera markerade rader i listan till Microsoft Excel. Denna knapp visas enbart om Excel är installerat och man själv har behörigheten Använda exportfunktionen. Exportera markerade rader i listan till Microsoft Outlook Kontakter. Denna knapp visas enbart om man själv har Microsoft Outlook 2003 eller senare version och man kryssat i kryssrutan Integrerad koppling till Microsoft Outlook i inställningar fliken Använd. Dessutom krävs att man själv har behörigheten Använda exportfunktionen. Knappens symbol är antingen en klocka eller kalender beroende på den mest prioriterade uppgiften i listan. Genom att klicka på knappen markeras alla i listan med motsvarande symbol. Genom att klicka på denna visas nästa markerade kontakt längst upp i listan och blir aktuell kontakt. Detta är mycket praktiskt då du har många kontakter och flera av dessa är markerade; du slipper då att använda rullisten för att flytta dig till nästa markerade kontakt. Du kan på detta sätt snabbt bläddra igenom telefonnummer och kontaktperson för alla markerade kontakter. Ett annat sätt att snabbt hoppa till nästa markerade kontakt är att trycka Ctrl + Q samtidigt. Detta är ett snabbval för menyalternativet Gå till nästa markerade i Redigera-menyn. Håller du SHIFT-tangenten intryckt samtidigt som du klickar på denna knapp, hoppar du istället till föregående markerad rad. Denna knapp har olika funktion beroende på vilken flik du valt i startbilden. Klickar du på knappen när fliken Företag är aktiv, kommer alla personer som hör till markerade företag att markeras på fliken Personer. Innan markeringen görs visas följande ruta där du anger vilka personer som skall markeras. 35

36 Överför markeringarna Normalfallet är att alla personer som hör till de markerade företagen markeras. Som alternativ kan du välja att handplocka de som skall markeras eller låta enbart den viktigaste personen för varje företag bli markerad. Är fliken Personer vald markeras direkt de företag som respektive personer är registrerade på i fliken Företag. Genom att klicka här visas historiken för aktuell kontakt. Detta är samma sak som att välja Historik i Visa-menyn. Genom att klicka här visas dokumentarkivet för aktuell kontakt. Detta är samma sak som att välja Dokument i Visa-menyn. Genom att klicka här öppnas informationsfönstret för aktuellt företag. Detta är samma sak som att välja Information i Visa-menyn. Genom att klicka här skapar du ett nytt projekt där markerade kontakter kommer att vara kopplade. Detta är samma sak som att välja Nytt projekt i menyn Projekt. Denna knapp visas enbart om du har projekthantering påkopplad i Inställningar. Kopplar markerade kontakter till valfritt projekt. Detta är samma sak som att välja Koppla markerade kontakter i menyn Projekt. Denna knapp visas enbart om du har projekthantering påkopplad i Inställningar. Kopplar loss markerade kontakter från valfritt projekt. Detta är samma sak som att välja Koppla loss markerade kontakter i menyn Projekt. Denna knapp visas enbart om du har projekthantering påkopplad i Inställningar. Visar sparad tid på aktuell kontakt. Detta är samma sak som att välja Visa sparad tid... i menyn Tidrapport. Denna knapp visas bara om du valt att använda tidrapportering i Inställningar. 36

37 Skapar en ny tidloggning för aktuell kontakt. Detta är samma sak som att välja Logga arbetad tid... i menyn Tidrapport. Denna knapp visas bara om du valt att använda tidrapportering i Inställningar och dessutom har behörigheten Ändra tidrapporten. Genom att klicka på denna knapp öppnas dialogen Om KONTAKT. Här ser du bl a versionsnumret på KONTAKT. Detta är samma sak som att välja Om KONTAKT i Hjälp-menyn. Hoppar direkt till Lundalogiks hemsida på Internet: Öppnar den inbyggda hjälpen för KONTAKT. Detta är samma sak som att trycka F1 eller välja Hjälp i Hjälp-menyn. 37

38 Snabbfilter Under listan finns ett fält som heter Snabbfilter. Genom att skriva något här gör du ett snabbt urval på de rader som visas i listan. Skriver du t ex Lund visas bara de rader som innehåller ordet Lund någonstans på raden. Om du skriver flera ord i snabbfiltret (med blanktecken emellan) så måste alla orden förekomma i en rad i listan för att denna ska visas. Skriver du t ex Lund Bank visas alltså enbart de rader som både innehåller orden Lund och Bank. På detta sätt kan du snabbt söka dig fram till något du är ute efter i en lista. Denna funktion kan du slå på och av genom att trycka på höger musknapp när markören befinner sig över listan. Visa enbart markerade Till höger om snabbfiltret finns en knapp för att visa enbart de rader som markerats i listan. Efter t ex en sökning kan flera rader bli markerade i en lång lista. Du kan då trycka in knappen för att enbart dessa ska visas i listan. Tryck ut knappen för att återigen visa alla i listan. Denna knapp visas i alla listrutor i programmet där man kan markera flera rader samtidigt. Informationsraden Längst ned i startbilden finns en informationsrad. Informationsraden Klicka någonstans i listan och prova att trycka på piltangenterna upp och ned. Som du ser flyttas en streckad ram upp och ner i listan. Den kontakt som har denna ram runt sig kallas för aktuell kontakt. På informationsraden kan du se namnet på den första referensen (eller den du valt som huvudreferens) och telefonnumret till aktuell kontakt. Du ser dessutom om det finns något att göra på kontakten. Du får också hjälp på denna rad med olika menyalternativ, hjälptext visas här samtidigt när du öppnar eller väljer i en meny. 38

39 Knapparna till vänster om listan Till vänster om listan finns ett antal knappar. Genom att klicka på dessa med musen kan olika funktioner i programmet aktiveras. Flera av dessa knappar kan du dölja om du inte använder funktionen, se mer under Inställningar. Knappen Ny Öppnar ett tomt kontaktkort som du kan fylla i för att lägga till en kontakt. Denna knapp är inte åtkomlig om du står på fliken Personer. Nya personer lägger du till inne på ett företags/kontaktkort. Se knappen Ny i dialogen nedan. Knappen Öppna Öppnar den kontakt som är aktuell i listan. Om fliken Personer är aktiv öppnas företaget och personen markeras i listrutan under fliken Personer. Du kan nu se och ändra uppgifter på företaget. Ett snabbare sätt att göra detta kan vara att dubbelklicka direkt i listan eller trycka på Enter-tangenten när du står på önskad kontakt. 39

40 Kontaktkortet för Bohus Konservfabrik Verktygsraden för företaget Sparar och stänger företagskortet. Om du vill stänga utan att eventuella ändringar sparas trycker du på Esc. Genom att klicka här visas historiken för aktuell kontakt. En blå symbol på knappen indikerar att det finns historiknoteringar i företaget. Se även under avsnittet Knappen Historik, nedan. Genom att klicka här visas dokumentarkivet för aktuell kontakt. En blå symbol på knappen indikerar att det finns dokument kopplat till företaget. Se även under avsnittet Knappen Dokument, nedan. Visar sparad tid på aktuell kontakt. En blå symbol på knappen indikerar att det finns tidloggningar på företaget. Denna knapp visas inte om du saknar behörighet för tidrapporten eller kryssat av Använd tidrapport i fliken Tidrapport i Inställningar. Se även under avsnittet Knappen Tidrapport, nedan. Klickar du på informationssymbolen i kontaktkortet visas vem som 40

41 skapat kontakten, tidpunkt samt när den senast ändrades och av vem. Öppnar den inbyggda hjälpen för företagskortet. Detta är samma sak som att trycka F1. Upptill finns information om företaget såsom namn, adress, telefon och fax. Fältet Tillägg används då du vill skilja kontakter med samma namn. Du kan i Tillägg t ex skriva avdelningsnamn om du arbetar med stora företag. Du kan också använda Tillägg för ortnamn om du arbetar med flera dotterbolag i samma koncern. Observera att tillägget inte anses ingå som en del av adressen och syns därför normalt inte vid utskrift av t ex adressetiketter. Arbetar du med export och import av datafiler så tänk på att företagets namn tillsammans med tillägget unikt identifierar ett företag i KONTAKT. Tidtagare Genom att klicka på tidtagarknappen börjar klockan att ticka så länge kontaktkortet är uppe. Knappen behåller sitt intryckta läge tills du trycker på den igen. Dvs om du trycker in knappen kommer tid att loggas så fort du öppnar just detta kontaktkort. När du vill lagra tiden, prickar du av den, genom att klicka på knappen med en röd bock på. Då får du möjlighet att omvandla tidtagaren till en tidloggning. Detta fält visas inte om du saknar behörighet för tidrapporten eller kryssat av Använd tidrapport i fliken Tidrapport i Inställningar. Övriga fält Resten av fälten på kontaktkortet är valfria. Detta innebär att du kan ta bort de vi lagt in och lägga till egna fält som passar dina behov. Se vidare under Superfält nedan. Fliken Personer Under denna flik ser du de kontaktpersoner som finns hos denna kontakt. (Du kan bygga på med egna fält här, se Superfält nedan). Du kan också ange vem som skall vara den vanligaste kontaktpersonen, huvudreferensen. Denna syns sedan i statusraden i startbilden och märks ut i listan med en röd pil. Verktygsraden för personer Lägger till en ny kontaktperson till listan med personer för företaget. 41

42 Öppnar markerad kontaktperson. Samma som att dubbelklicka i listan med personer. Tar bort markerad kontaktperson. Uppdaterar listan på nytt med aktuell information från databasen. Du kan i programmets inställningsdialog ange de kolumner du vill skall visas i personlistan (menyn Redigera Inställningar fliken Huvudlistorna fliken Person på företag). Om du med tangentbordet vill hoppa direkt till listan med kontaktpersoner kan du göra detta med ALT+M. Genom att klicka på någon av rubrikerna för kolumnerna kan du sortera kontaktpersonerna på det fält som står i kolumnen. Exempelvis kan du klicka på rubriken Lojalitet (om du har ett sådant Superfält på personnivå) för att få kontaktpersonerna sorterade i lojalitetsordning. Du kan även i denna lista använda Snabbfilter och klicka på höger musknapp för att få tillgång till fler funktioner för listan. Menyn som öppnas om du klickar på höger musknapp Fliken Projekt Under denna flik visas de projekt som företaget är kopplat till. Denna flik visas enbart om du har behörighet till projekt och kryssat i Projekt i fliken Använd i Inställningar. Verktygsraden för projekt Låter dig skapa ett nytt projekt som är kopplat till företaget. 42

43 Öppnar markerat projekt. Samma som att dubbelklicka på ett projekt i listan. Du får möjlighet att välja ett projekt som du kan koppla till aktuellt företag. Med denna knapp kopplar man loss det markerade projektet från det aktuella företaget. Öppnar en meny där man kan ställa in vilka projekt som ska visas i listan. Uppdaterar listan på nytt med aktuell information från databasen. Du kan i programmets inställningsdialog ange de kolumner du vill skall visas i projektlistan (menyn Redigera Inställningar fliken Huvudlistorna fliken Projekt på företag). Fliken Att göra Denna flik visar uppgifter som är förknippade med företaget. I denna vy kan du lägga till, ta bort och pricka av uppgifter. Genom att bocka för alternativ under knappen Visa kan du se urval av de uppgifter som finns. Om integrationen mot Outlook är aktiverad i inställningar (fliken Använd) kommer uppgifter du lägger in eller ändrar här att synkroniseras med Outlook (där kalenderbokningar kommer att synkroniseras mot mappen Kalender och påminnelser mot mappen Uppgifter). Om uppgiften tillhör dig själv sker synkroniseringen mot din egen Outlook direkt (förutsatt att automatisk synkronisering är vald i inställningarna för integrationen mot Outlook). Om däremot uppgiften tillhör någon annan medarbetare sker synkroniseringen med dennes Outlook vid nästa uppstart av KONTAKT (förutsatt att synkronisering vid uppstart är vald i inställningarna för integrationen mot Outlook) eller när denne synkroniserar manuellt genom Arkiv-menyn. Symboler i Att-göra-listan Påminnelsen är försenad, dvs tidpunkten i fältet Måste vara klart har passerats Påminnelsen är aktiv och uppgiften kan påbörjas eller har påbörjats, dvs tidpunkten i fältet Skall påbörjas har passerats eller utelämnats. Påminnelsen är inaktiv och uppgiften behöver inte påbörjas ännu, dvs tidpunkten i fältet Skall påbörjas har inte passerats. Kalenderbokningen är aktiv eller har passerats. 43

44 Kalenderbokningen ligger i framtiden. Uppgiften har prickats av. Normalt är aktiva påminnelser en signal om att uppgiften ännu inte är utförd, medan aktiva kalenderbokningar är en signal om att aktiviteten ännu inte är dokumenterad i KONTAKT. Verktygsraden för Att göra Låter dig skapa en ny uppgift för företaget i form av antingen en Påminnelse eller en Kalenderbokning. Öppnar markerad uppgift. Samma som att dubbelklicka på en uppgift i listan. Tar bort markerad uppgift. Enbart om du själv har behörigheten Ändra medarbetare är det möjligt att ta bort uppgifter som tillhör andra medarbetare. Prickar av markerad uppgift. Avprickade uppgifter visas inte i listan om du inte bockat för alternativet Avprickade uppgifter i menyn under Visa-knappen. Du kan då (om du vill) automatiskt överföra denna händelse till företagets historik genom inställning (Inställningar fliken Historik). Om man klickar på denna knapp när en redan avprickad uppgift är markerad i listan så återgår uppgiften till ej avprickad. Enbart om du själv har behörigheten Ändra medarbetare är det möjligt att pricka av uppgifter som tillhör andra medarbetare. Öppnar en meny där man kan ställa in vilka uppgifter som ska visas i listan. Uppdaterar listan på nytt med aktuell information från databasen. 44

45 Fliken Kalender Om integrationen mot Outlook är aktiverad i inställningar (fliken Använd) visas din kalender i Outlook på företagskortet. Här kommer du att se din normala kalender (dvs inte enbart kalenderbokningar som är förknippade med det aktuella företaget). De kalenderbokningar du skapar med knappen Ny kommer att synkroniseras med fliken Att göra på företagskortet i KONTAKT (förutsatt att automatisk synkronisering är vald i inställningarna för integrationen mot Outlook). När du skapar en sådan kalenderbokning kommer du att få med dig information från företaget och markerad person i kalenderbokningens meddelandetext. Om du direkt ändrar uppgifter för en kalenderbokning som är kopplad mot KONTAKT kommer dessa uppgifter automatiskt att ändras även i KONTAKT (förutsatt att automatisk synkronisering är vald i inställningarna för integrationen mot Outlook). Verktygsraden för kalender Låter dig skapa en ny kalenderbokning i Outlook. Om automatisk synkronisering är vald i inställningarna för integrationen mot Outlook kommer information om företaget och markerad person att läggas in som text i kalenderbokningen. En kalenderbokning kommer också att skapas automatiskt i fliken Att göra för företaget. Går till föregående period i kalendern. Går till idag. Går till nästa period i kalendern. Söker föregående kalenderbokning för aktuellt företag. Söker nästa kalenderbokning för aktuellt företag. 45

46 Knappen Historik Om knappen Historik på kontaktkortet innehåller en blå boll betyder detta att det finns något i historiken. Genom att klicka på knappen Historik får du upp en ny dialog. Exempel på historik Om du saknar behörigheten Ändra historik kan du inte redigera befintlig historik men kan lägga till nya noteringar. Skrivskyddad historik visas normalt som gråmarkerad text, men detta kan ändras med kryssruta i inställningarna, fliken Historik, Visa skrivskyddad historik som gråmarkerad text. Verktygsraden för historik Sparar och stänger historiken. Om du vill stänga utan att eventuella ändringar sparas trycker du på Esc. Infogar markerad aktivetet eller kontaktperson i historiktexten. Samma som att dubbelklicka direkt i listrutan till vänster. 46

47 Låter dig redigera listan med aktiviteter. Denna knapp visas enbart om du har behörigheten Ändra kategorier. Förhandsgranskar utskrift av historiknoteringarna. Om du markerat rader i historiken är det enbart dessa rader som tas med i förhandsgranskningen. Infogar ett tabulatortecken i historiktexten. Samma som att trycka Crtl + TAB. Infogar dagens datum i historiktexten. Infogar aktuell tid i historiktexten. Visar historik för det aktuella företaget sammanflätat med historik för alla projekt som det aktuella företaget är kopplat till. Denna knapp visas enbart om du har öppnat historiken för ett företag, har behörighet för projekt och kryssat i projekt i inställningarna, fliken Använd. Visar historik för det aktuella projektet sammanflätat med historik för alla företag kopplat till projektet. Denna knapp visas enbart om du har öppnat historiken för ett projekt. Öppnar den inbyggda hjälpen för historikkortet. Detta är samma sak som att trycka F1. I historiken kan du skriva in all information om kontakter, aktiviteter och händelser du vill minnas. Vill du snabbt hitta en notering om något kan du skriva i fältet Snabbfilter. Skriver du t ex texten offert visas bara rader i historiken som innehåller denna text. Skriver du flera ord i snabbfiltret skilda av blanksteg tolkas detta som en OCH-sökning, dvs skriver du offert anders visas enbart de rader som innehåller orden offert OCH anders. OBS! Så länge snabbfiltret är aktivt kan du inte redigera texten i historiken. Denna dialog kan också öppnas direkt från startbilden genom Visa-menyn (eller med F5). 47

48 Aktivitetslistan till vänster Denna lista innehåller aktiviteter som man kan ändra med plus-knappen ovanför samt namnen på de kontaktpersoner som finns på detta företag. Om du dubbelklickar på en text i den vänstra listan infogas texten i historiken till höger. Du kan också infoga aktiviteter med mellanslagstangenten när listan med aktiviteter är markerad. Om man håller tangenten Ctrl nedtryckt samtidigt som man dubbelklickar i listan så infogas texten i snabbfiltret under historiken. För att snabbt skilja på aktiviteter och kontaktpersoner visas en personsymbol framför namnet på varje kontaktperson. Tag för vana att alltid (efter datum och signatur) inleda med en aktivitet samt en kontaktperson innan du skriver den löpande texten. Då kan man nämligen analysera historiken med funktionen Visa historik i Visa-menyn (se vidare Visa-menyn). Knappen Dokument Genom att klicka på denna knapp öppnas dokumentarkivet. Du kan även välja Dokument direkt från startbilden genom Visa-menyn (eller F6) för att öppna dokumentarkivet direkt från huvudlistan. Om knappen Dokument i kontaktkortet innehåller en blå boll betyder detta att det finns minst ett dokument sparat. I denna dialog lagras länkar till alla dokument som hör till en viss kontakt. Senare kan du komma tillbaks hit och se, öppna eller skriva ut de dokument som finns. Kom ihåg att det bara är en länk (sökvägen) till dokumentet du lagrar här, inte den fysiska filen. Tar du exempelvis bort dokumentet från hårddisken mha Utforskaren finns länken fortfarande kvar här. 48

49 Dokumentarkivet Verktygsraden för dokument Stänger dokumentarkivet. Samma som att trycka Esc. Här kan du välja en skrivare och få ut en lista över dokumentarkivet. Kopierar listan med dokumentarkivet till klippboken. Genom att klicka på knappen kan du starta Utforskaren direkt från dialogen. Se avsnittet KONTAKT8.INI i kapitlet Övrigt om du istället vill öppna ett annat program. Visar dokument för det aktuella företaget tillsammans med dokument för alla projekt som det aktuella företaget är kopplat till. Denna knapp visas enbart om du har öppnat ett dokumentarkiv för ett företag, har behörighet för projekt och kryssat i projekt i inställningarna, fliken Använd. Visar dokument för det aktuella projektet tillsammans med dokument för alla företag kopplat till projektet. Denna knapp visas enbart om du har öppnat ett dokumentarkiv för ett projekt. Öppnar den inbyggda hjälpen för dokumentarkivet. För att lägga in ett dokument kan du dra det från Utforskaren med hjälp av musen och släppa det över denna dialog. Detta är en speciell teknik 49

50 som kallas Dra och Släpp (Drag and Drop på engelska). När du använder Skriv-funktionen lagras också alla dokument här automatiskt (om du vill). När du släpper ett dokument i dokumentarkivet som ligger utanför dokumentkatalogen visas nedanstående dialog. Programmet minns hur du valde från förra gången. Efter att ha släppt ett dokument öppnas denna dialog Flytta dokumentet till dokumentkatalogen Dokumentet flyttas från sin ursprungliga plats till dokumentkatalogen för KONTAKT. Detta val är inte tillgängligt för skrivskyddade dokument. Kopiera dokumentet till dokumentkatalogen En kopia av dokumentet läggs i dokumentkatalogen för KONTAKT. Skapa endast genväg till dokumentets ursprungliga plats Dokumentet behåller sin ursprungliga plats. Programmet försöker sedan identifiera det dokument du släpper, dvs den tittar efter i registreringsdatabasen om den känner igen denna dokumenttyp. Om programmet inte känner igen ett dokument kan du inte skriva ut eller öppna det från dokumentarkivet. 50

51 Ett Excel-dokument har släppts på dokumentarkivet Symboler i dokumentlistan Dokumentet finns och är känt av Windows. (Windows vet vilket program det hör till). Dokumentet finns men är okänt av Windows. (Du kan inte öppna eller skriva ut det). Dokument finns inte eller är inte åtkomligt för tillfället. KONTAKT har inte tagit reda på om dokumentet är åtkomligt eller inte. Detta kan bero på att dokumentet är gammalt eller att dokument ligger på en annan nätverksserver (i samband med att Nomad används). Sortera dokumentlistan Genom att du klickar med musen i titelraden kan du sortera listan med dokument på valfri kolumn. Om du klickar en gång till sorteras listan i omvänd ordning. Se även menyn som visas då du klickar med höger musknapp när markören befinner sig över listan. Knappen Öppna Genom att klicka på denna knapp öppnas markerat dokument i den applikation som skapat dokumentet. Ett snabbare sätt att göra detta kan vara att dubbelklicka direkt på dokumentet i listan. Knappen Skriv... Genom att klicka här kan du skapa ett nytt dokument. 51

52 Knappen Mera Denna knapp öppnar en meny med fler alternativ. Menyn under Mera-knappen Lägg till ett redan skapat dokument Detta alternativ låter dig peka ut ett befintligt dokument som du vill lagra i dokumentarkivet. Detta kan du även åstadkomma med Dra och släpp från Utforskaren. Gör en kopia av markerat dokument Genom att klicka här kopieras det markerade dokumentet med ett nytt namn i dokumentkatalogen. Om du håller Ctrl-tangenten nedtryckt så ges du möjlighet att själv döpa dokumentet. Ny version Skapar ett nytt dokument med utgångspunkt från dokumentet du markerat i listan. Kommentaren döps automatiskt med versionsnummer. Skicka dokumentet med e-post till Öppnar en meny med e-postadresser så du direkt kan skicka dokumentet till någon på det aktuella företaget. Exempel på en meny med e-postadresser Välj en adress och ett nytt e-postmeddelande öppnas med markerat dokument bifogat. Skriv ut... Detta alternativ skriver ut markerat dokument från den applikation som skapat dokumentet. 52

53 Ta bort Genom att klicka på denna knapp tas markerat dokument bort från listan. Du får en fråga om du dessutom vill radera själva dokumentet från hårddisken också. Egenskaper Genom att klicka här kan du ändra på datum eller kommentar på ett visst dokument. Ett snabbare sätt att göra detta kan vara att hålla Ctrl-tangenten nedtryckt och dubbelklicka direkt på dokumentet i listan (eller trycka ner tangenten Alt och därefter också Enter-tangenten). Knappen Tidrapport Denna knapp visas bara om du har behörighet att se tidrapporten och har kryssat i Använd tidrapport i Inställningar. Se vidare i kapitlet Tidrapportmenyn under alternativet Visa sparad tid. Knappen Sök Genom att klicka på denna öppnas dialogrutan för sökning. Exempel på sökning 1 Sök i fält I denna lista kan du ange i vilket fält sökningen skall göras. Väljer du ett fält som t ex är en alternativlista kommer listan med söktext (3) att fyllas med de alternativ du lagt upp för detta alternativ. Du slipper alltså skriva in din söktext utan kan istället välja ett alternativ direkt ifrån listan. 53

54 2 - Villkor Här kan du ange hur du vill att jämförelsen skall utföras vid sökningen. Normalt är denna Innehåller dvs skog ger träff i Lingonskogen. Du kan också använda: börjar med Lingon ger träff i Lingonskogen. Däremot Skog ger inte träff. är exakt lika med Söktexten och fältet måste ha exakt samma text. är mindre än Sök t ex upp alla med en årsomsättning mindre än 2 miljoner. Kryssa i Behandla fälten som tal om dina jämförelser är numeriska är större än Sök t ex upp alla med mer än 10 anställda. inte är lika med Träff om det du söker efter inte är lika med din söktext. Sök t ex upp alla som inte är har Företagskategorin kund. inte innehåller Träff om din söktext inte ingår i ett fält. 3 - Värdet Här anger du t ex det du vill söka efter. Om du söker i en alternativlista kan du här välja bland alternativen. 54

55 Alternativknapparna i Sök Alternativknapparna i Sök på nytt bland alla Startar en ny sökning bland alla oavsett om någon var markerad sedan tidigare. bland markerade (OCH) Söker bland markerade kontakter. Dvs du kan fortsätta att ange en ny sökning för att plocka ut kontakter som har flera gemensamma egenskaper, kallat för OCH-sökning. Kontakten har t ex företagskategorin Kund OCH en årsomsättning större än 10 miljoner. bland icke markerade (ELLER) Söker bland icke markerade kontakter. Dvs tidigare markerade ingår inte i sökningen. På detta sätt kan man plocka ut kontakter som har en (eller flera) av ett antal egenskaper. Man kan t ex plocka ut alla som skall ha julkort ELLER julklapp. Träffar Här visas hur många träffar din sökning gav. Antalet träffar Normalt visas antalet företag eller personer där sökningen gav träff. I båda fallen resulterar sökningen i att de företag eller personer som uppfyller sökningen markeras i respektive flik i startbilden. Dvs är Företagsfliken aktiv, markeras de företag som uppfyller sökningen, annars de personer som uppfyller sökningen. Sparade sökningar En sekvens av sökningar kan vara jobbig att upprepa gång på gång. Därför kan du här spara en sökning under ett eget namn och senare upprepa den utan att behöva gå igenom alla moment. 55

56 Utför sökningen Utför den tidigare sparade sökningen som syns i listan. Spara gjord sökning Sparar den sökning du precis har gjort. Du kan därefter namnge sökningen och den läggs till listan med tidigare sparade sökningar. Exempelvis söker du på personkategori Säljchef och sedan på Stockholm i adress, denna sökning kan du nu spara som Säljchefer i Stockholm. Ta bort sökningen Tar bort den sökning som är vald i listan. Knappen Att göra Denna knapp öppnar Att-göra -listan och kalendern i KONTAKT. Se vidare avsnittet Att göra i kapitlet Visa-menyn. Knappen Projekt Öppnar dialogen med projektlistan. Denna knapp visas enbart om du har behörighet för projekt och kryssat i Projekt i fliken Använd i Inställningar. Projekt beskriv också senare i kapitlet Projekt-menyn. 56

57 Projektlistan med synliga flikar nedtill I projekt kan du skapa en mapp som du sedan fyller med arbetsuppgifter, dokument, historik och inblandade parter. Efter detta ser du vilka projekt du har, vilka uppgifter som skall utföras i dem och vilka kontakter som är inblandade. Symboler i projektlistan Projekt utan kopplade företag eller uppgifter. Projekt med kopplade företag (men utan uppgifter). Projekt med uppgifter (men utan kopplade företag). Projekt med både kopplade företag och med uppgifter. Avprickat projekt (med eller utan kopplade företag eller uppgifter). Du kan i programmets inställningsdialog ange de kolumner du vill skall visas i projektlistan (menyn Redigera Inställningar fliken Huvudlistorna fliken Projekt). Verktygsraden för projektlistan Stänger fönstret med projektlistan. Samma som att trycka Esc. 57

58 Skapar ett nytt projekt. Det projekt du markerat i projektlistan öppnas. Ctrl + Öppna i projektlistan öppnar företaget om det finns exakt 1 företag kopplat till projektet Då man öppnat ett projekt visas projektets namn i titeln tillsammans med namnet på det kopplade företaget. Om fler än 1 företag är kopplat till projektet visas istället antalet företag. Låter dig radera all information om det projekt som är markerat. Om man har behörighet att utföra massoperationer har man möjlighet att ta bort alla markerade projekt. Denna knapp visas enbart om du har behörigheten Radera företag och projekt. Genom att klicka här öppnas dialogen för utskrift av projektrapporter. Denna knapp visas enbart om du har behörigheten Använda rapporter. I menyn som dyker upp till höger om knappen kan du välja bland de senaste rapporterna du använt. Om du istället enbart vill skriva ut en enkel projektlista klickar med höger musknapp i projektlistan och väljer Skriv ut. Exportera listans innehåll till Microsoft Word. Denna knapp visas enbart om Word är installerat och man själv har behörigheten Använda exportfunktionen. Exportera listans innehåll till Microsoft Excel. Denna knapp visas enbart om Excel är installerat och man själv har behörigheten Använda exportfunktionen. Kopierar projektlistan till klippboken. De markerade projektens kopplade företag markeras i huvudfönstrets huvudlista. Om man har markerat företag under fliken Företag så är det enbart dessa företag som kommer att markeras i huvudfönstret. Du kan också markera företag som ingår i projekt genom att i huvudfönstret välja menyn Redigera Markera alla som ingår i projektet. Öppnar historiken för det projekt som är markerat i projektlistan. En blå symbol på knappen indikerar att det finns historiknoteringar i 58

59 projektet. Öppnar dokumentarkivet för det projekt som är markerat i projektlistan. En blå symbol på knappen indikerar att det finns dokument kopplade till projektet. Denna knapp visar vem som skapat ett visst projekt och vem som senast ändrat det. Öppnar en meny där man kan ställa in vilka projekt som ska visas i projektlistan. Bocka för alternativet Avprickade projekt om du vill att avprickade projekt ska visas i projektlistan. Alternativet Avancerat finns om du har behörigheten Använda projektfilter. En blå symbol på knappen indikerar att det finns ett filter aktiverat under alternativet Avancerat. Med denna knapp kan du uppdatera ODBC-information för projekten i listan. Denna knapp visas enbart om då man skapat ODBC-superfält (som returnerar 1 värde) under projekt och dessutom då du har behörighet att utföra massoperationer. Klicka på denna knapp om du vill uppdatera innehållet i listan med projekt. När projektfönstret är öppet uppdateras inte innehållet med avseende på ändringar dina kollegor gör från andra datorer i nätverket. Genom att klicka på denna knapp uppdateras listan med de senast gjorda ändringarna. Öppnar den inbyggda hjälpen för projektlistan. Samma som att trycka F1. 59

60 Fliken Företag Här visas alla företag som är kopplade till det eller de projekt som är markerade i projektlistan. Projektlistan och fliken Företag Du kan i programmets inställningsdialog ange de kolumner du vill skall visas i listan under fliken Företag (menyn Redigera Inställningar fliken Huvudlistorna fliken Projekt.Företag). Verktygsraden under Företag Det företag som är markerat i listan öppnas. Detta är samma som att dubbelklicka i företagslistan. Öppnar historiken för det företag som är markerat i företagslistan. En blå symbol på knappen indikerar att det finns historiknoteringar i företaget. Öppnar dokumentarkivet för det företag som är markerat i företagslistan. En blå symbol på knappen indikerar att det finns dokument kopplade till företaget. 60

61 Du får möjlighet att välja ett företag som du kan koppla till markerat projekt. Om du har behörigheten Använda massoperationer kan du samtidigt koppla företaget till flera markerade projekt. Detta är användbart om man vill koppla ett antal företag till flera projekt. Om du håller Ctrl nedtryckt när du trycker på knappen Koppla så kopplas istället de företag som är markerade i huvudlistan. Med denna knapp kopplar man loss de markerade företagen från det markerade projektet. Om man har behörighet att utföra massoperationer kan man i en operation koppla loss de markerade företagen från alla markerade projekt i projektfönstrets projektlista. Fliken Att göra Här visas uppgifter för det eller de projekt som är markerade i projektlistan. Projektlistan och fliken Att göra 61

62 Symboler i Att-göra-listan Uppgiften är försenad, dvs tidpunkten i fältet Måste vara klart har passerats Uppgiften är aktiv och kan påbörjas eller har påbörjats, dvs tidpunkten i fältet Skall påbörjas har passerats eller utelämnats. Uppgiften behöver inte påbörjas ännu, dvs tidpunkten i fältet Skall påbörjas har inte passerats. Uppgiften har prickats av. Verktygsraden under Att göra Lägger upp en ny uppgift i markerat projekt. Mata in en beskrivning av uppgiften och när den skall påbörjas och avslutas. Du kan utesluta både tider och datum om detta inte är aktuellt för en påminnelse. Öppnar markerad uppgift. Samma som att dubbelklicka i listan. Raderar den eller de uppgifter som markerats i Att-göra-listan. Enbart om du själv har behörigheten Ändra medarbetare är det möjligt att ta bort uppgifter som tillhör andra medarbetare. Prickar av en eller flera utförda uppgifter. Avprickade uppgifter visas inte i listan om du inte bockat för alternativet Avprickade uppgifter i menyn under Visa-knappen. Du kan då (om du vill) automatiskt överföra denna händelse till projektets historik genom inställning (Inställningar fliken Historik). Om man klickar på denna knapp när en redan avprickad uppgift är markerad i listan så återgår uppgiften till ej avprickad. Enbart om du själv har behörigheten Ändra medarbetare är det möjligt att pricka av uppgifter som tillhör andra medarbetare. Öppnar en meny där man kan ställa in vilka uppgifter som ska visas i listan. 62

63 Några tips om projekt För att projekt skall vara smidigt att arbeta med bör du arbeta från projektfönstret. Dvs ska du t ex ringa upp en kund i ett projekt öppnar du kunden direkt från projektfönstret. Man kan använda projekt för att tillfälligt hålla ett visst urval tills din bearbetning är över. Skall du t ex ringa upp ett antal företag, lägg dem i ett projekt och koppla loss företagen allt eftersom de har blivit uppringda. Du kan enkelt i startbilden markera alla kopplade företag i ett projekt genom att klicka på knappen Markera dessa rader i huvudlistan som finns i verktygsraden. Ett annat sätt är att i startbilden välja menyn Redigera, Markera alla som, ingår i projektet och välj önskat projektnamn. Nu markeras alla de företagen i listan och du kan t ex skriva ut en lista eller skapa etiketter. De företag som är markerade i huvudlistan när du skapar ett projekt genom startbildens meny Projekt antas ingå i projektet och kopplas automatiskt. Senare kan du lägga till fler företag genom menyn Projekt, Koppla markerade kontakter eller genom knappen Koppla i projektfönstret under fliken Företag. Genom att kryssa i rutan Avprickat i projektet kan du arkivera projekt som inte längre är aktiva. Genom knappen Visa i verktygsraden kan du senare få fram dem om behovet skulle uppstå. Man kan hämta informationen i projekt för vidare analys i t ex Microsoft Excel genom att välja höger musknapp över listan med projekt och sen välja Kopiera alla. I underkatalogen Extra\MSExcel ligger ett enkelt makro som utför en projektanalys för att illustrera detta. Att dölja flikarna Om man inte behöver tillgång till de två flikarna Företag och Att göra rekommenderas att man döljer dessa (eftersom programmet då går snabbare att arbeta med). Detta gör du genom att föra musen till draglisten som visas i området mellan projektlistan och flikarna, trycker ned musen och drar så att flikarna döljs. När du behöver tillgång till uppgifterna igen så kan du ta fram flikarna igen på motsvarande sätt. 63

64 Projektlistan med dolda flikar Knappen Skriv Öppnar dialogen för att skriva. Ett snabbare sätt att öppna denna dialog kan vara att hålla Ctrl-tangenten nedtryckt och dubbelklicka direkt i listan på den kontakt man skall skriva till. Skriv-dialogen Denna dialog låter dig välja en mall och överför sedan uppgifter från kontakten till dokumentet automatiskt. Dessutom namnges, sparas och loggas dokumentet automatiskt (i kontaktens dokumentarkiv). Gör så här för att skriva ett dokument: 64

65 1. Skriv en kort kommentar om vad dokumentet handlar om. 2. Välj den mall du vill använda. 3. Välj en mottagare (eller skriv in en). 4. Klicka på Skriv. (Ett snabbare sätt kan vara att dubbelklicka på önskad mall direkt i listan). Nu startar din ordbehandlare med mallen ifylld med data hämtad från kontakten. I Inställningar under fliken Skriv anger du om du automatiskt vill låta KONTAKT namnge ditt dokument eller inte. Om du för enstaka dokument själv vill bestämma namnet kan du hålla tangenten Ctrl nedtryckt samtidigt som du klickar på knappen Skriv. Då öppnas en vanlig Spara som dialog där du kan ange ett valfritt namn på dokumentet. En loggfil, DOKUMENT.LOG, skapas i dokumentkatalogen där alla skapade dokument också registreras. Kommentar I fältet kommentar anger du lämpligen ett beskrivande namn på det dokument du är på väg att skapa. Om du utelämnar kommentaren så blir kommentaren på dokumentet automatiskt mallens namn. Listan med mallar De mallar du ser i listan är de mallar som normalt ligger i katalogen MALLAR under KONTAKT-katalogen. Beroende på vilka dokumenttyper du vill använda visas motsvarande mallar i listan. Har du t ex valt Microsoft Word som dokumenttyp, visas i listan alla mallar som slutar på DOC. Ser du inga mallar i listan beror det på att KONTAKT inte hittar några mallar av den dokumenttyp du valt. De dokumenttyper du vill använda anger du i Inställningar, fliken Skriv. Ser du flera mallar med samma namn beror detta på att det under fliken Skriv finns mer än en ordbehandlare angiven. Exempelvis har du valt att både använda Microsoft Write och Microsoft Word. Då visas både BREV.DOC och BREV.WRI. Klickar du på en mall i listan visas den fulla sökvägen till mallen längst ner i fönstret. 65

66 Mottagare är I denna lista ser du namnen på alla kontaktpersoner som finns på aktuell kontakt. Välj någon i listan eller skriv in ett valfritt namn. Om mallen hämtar fält på personnivå och du själv skriver in ett namn som inte finns i listan så kommer dessa fält i dokumentet att bli tomma. Spara dokumentet i dokumentarkivet Är detta fält förkryssat sparas en länk till dokumentet under kontakten med den kommentar du anger. I Inställningar under fliken Skriv kan du ange om denna ruta normalt skall vara ikryssad eller inte när dialogen öppnas. Knapparna i rutan Mallar Man måste ha behörigheten Ändra mallar för att få tillgång till dessa funktioner. Knappen Ny Skapa en ny mall så här: Skapa ny mall 1 Du kan ange det fysiska filnamn du vill ha på mallen (eller låta det förslag KONTAKT har gett stå kvar). 2 Ange ett beskrivande namn på mallen. Det är beteckningen som kommer att synas i listan med mallar när du väljer Skriv. 3 Välj vilken befintlig mall du vill basera den nya på. 4 Klicka på OK. Nu kommer den nya mallen att läggas till i listan över valbara mallar. För att ändra i själva mallen med din ordbehandlare så klicka på Ändra... och därefter på knappen Ändra mallen. 66

67 För att du skall kunna skapa en mall för en viss dokumenttyp måste du alltså redan ha en mall i mallkatalogen för denna typ. Eventuellt måste du skapa ett dokument och spara ner det i mallkatalogen. (Var mallkatalogen finns ser du längst ner i Skriv-dialogen, där sökvägen till den markerade mallen står). Ett enkelt sätt att få mallen till mallkatalogen är att dra malldokumentet från Utforskaren och släppa det i listrutan med mallar i Skriv-dialogen. Se vidare kapitlet Skapa egna mallar hur du överför uppgifter från en kontakt till din mall. Knappen Ändra Öppnar mallens beskrivning så du kan ändra denna. Du kan också välja att redigera mallen i din ordbehandlare om du vill genom att klicka på knappen Ändra mallen. Om du ändrar en mall med Microsoft Word version 6 eller senare skall du alltid spara mallen utan snabbsparafunktionen aktiverad. Kontrollera detta i Word, menyn Verktyg, Alternativ, fliken Spara. Kryssrutan Snabbspara skall alltså inte vara ikryssad då du sparar själva mallen. Detta kan ge fel när du senare skall överföra uppgifter från en kontakt in till ett dokument. Knappen Ta bort Raderar den mall du markerat i listan. Knappen Ring Ring upp med hjälp av telefoniutrustning Programmet slår numret åt dig automatiskt om din dator är ansluten till någon telefoniutrustning. Normalt utnyttjas Nummersändaren i Windows för att slå numret. Det egna riktnumret (hämtat från Windows Kontrollpanel, Telefoner och modem, Uppringningsregler) tas automatiskt bort innan numret slås. Du måste koppla på denna funktion i Inställningar under fliken Telefoni för att denna knapp skall visas. 67

68 Listan Telefonnummer Här lägger KONTAKT upp alla telefonnummer den hittar i företagskortet eller på kontaktpersonerna. Välj i listan eller skriv in ett eget nummer. I listan kan namn på fält eller kontakter stå kvar. Dessa filtreras automatiskt bort innan KONTAKT slår numret. Knappen Rapporter Genom att klicka på knappen Rapporter i till vänster i startbilden öppnas Rapportcentret där man kan skriva ut och skapa rapporter. Knappen visas enbart om man har behörigheten Använda rapporter. Rapportcentret I listan visas de rapporter som skapats för den aktuella databasen. Enbart om du själv har behörigheten Ändra rapporter visas behörighetsskyddade rapporter. Dubbelklicka i listan för att visa rapporten. Om du håller Ctrl nedtryckt då du dubbelklickar i listan blir detta samma sak som att öppna rapportegenskaperna för rapporten. 68

69 Verktygsraden för rapporter Stänger fönstret med rapporterna. Samma som att trycka Esc. Genom att klicka här visas rapporten i ett fönster på skärmen. Därefter kan rapporten ev skrivas ut på skrivare. Samma som att dubbelklicka i listrutan. Skapar ny rapport. Denna knapp visas enbart om du har behörigheten Ändra rapporter. Du kan inte skapa nya rapporter om du är utdockad. Öppnar rapportegenskaperna för markerad rapport. Samma som att hålla Ctrl nedtryckt och dubbelklicka i listrutan. Denna knapp visas enbart om du har behörigheten Ändra rapporter. Du kan inte öppna rapportegenskaperna om du är utdockad. Tar bort markerad rapport. Denna knapp visas enbart om du har behörigheten Ändra rapporter. Du kan inte ta bort rapporter om du är utdockad. Visar mer information om rapporten. Öppnar den inbyggda hjälpen för rapportfönstret. Samma som att trycka F1. Symboler i rapportlistan Du kan se vilken del i KONTAKT som rapporten tillhör genom symbolen i första kolumnen: Företag Personer Projekt Medarbetare Symbolen i andra kolumnen visar typen av rapport: Listrapport. Listrapport med urvalsformel. Excel-rapport. Excel-rapport med urvalsformel. Kontaktkort eller Projektkort. 69

70 Listrapport En listrapport är en rapport som visar information i kolumner. Informationen kan summeras, grupperas och sorteras. Utskrift av Listrapport Ett fönster öppnas där man kan förhandsgranska rapporten. Därefter kan ev rapporten skrivas ut till skrivare. Utskrift av en listrapport Egenskaper för en Listrapport I fönstret för rapportegenskaper anger man en rapports inställningar. Dessa inställningar ligger till grund för vad som ska visas i rapporten, ev summering, gruppering och sortering. 70

71 Egenskaper för en Listrapport Namn Här anger du rapportens namn. Du måste fylla i ett namn innan du kan spara rapportens inställningar. Kommentar Om du vill kan du ange en kommentar. Kommentaren visas i listan i rapportfönstret. Behörighetsskyddad Om du kryssar i denna kryssruta kommer denna rapport att vara tillgänglig enbart hos medarbetare med behörigheten Ändra rapporter. Urval Genom denna knapp kan man ange en formel som bildar ett urval för den information som ska hanteras av rapporten. Om man lämnar urvalet tomt baseras rapporten på alla markerade (eller tillgängliga) projekt, markerade (eller alla) företag, markerade (eller alla) personer alternativt alla aktiva medarbetare (beroende på vilken typ av rapport det är). 71

72 Visa kolumn Upp till 8 kolumner kan visas på en Listrapport. Namnet på varje kolumn visas i inmatningsfältet. Du kan välja ett fält eller redigera en formel genom att välja bland alternativen i menyn då du trycker på knappen till höger om varje fält. Rapporten visas stående om du valt upp till 4 fält, annars liggande. Knappen för att välja fält Intill varje kolumnfält finns en knapp med tre punkter. Då du trycker på denna knapp visas en meny där du enkelt kan välja fält. Du kan inte använda fält som innehåller en punkt i fältnamnet. Genom att välja [Formel...] ur menyn kan du skapa eller redigera en formel för fältet. Om du väljer [Ingen] kommer kolumnnamnet och dess formel att tömmas. Detta är samma sak som att manuellt tömma inmatningsfältet. Om du väljer [Infoga kolumn] kommer den aktuella och efterföljande kolumner att flyttas ett steg åt höger och den aktuella kolumnen töms. Genom [Flytta höger] eller [Flytta vänster] kan du enkelt byta plats på två kolumner. Om du håller Ctrl nedtryckt då du klickar på knappen för att välja fält öppnas formelfönstret. Detta är samma som att välja [Formel...] ur menyn Kryssrutan Summera Om du kryssar i denna kryssruta kommer en summering av fältets innehåll att visas. Om ett fält inte innehåller ett numeriskt värde kommer det att tolkas som 0 i summeringen. Fältet kommer att visas högerjusterat som heltal. Gruppera Du kan gruppera en rapport på valfritt fält eller formel i upp till 4 nivåer. Om du dessutom valt att summera ett eller flera fält kommer delsummor och en totalsumma att visas för varje grupperad nivå. Sortera Du kan sortera en rapport på upp till 4 valfria fält eller formler. Formelfönstret Här anger du en formel som ligger till grund för en kolumn, gruppering, sortering eller urval på en rapport. 72

73 Formelfönstret Fältet Namn Namnet på fältet anger du här. Du måste ange ett namn för att kunna spara formeln. Om du redigerar en formel för ett urval så finns inte detta textfält. Fältet Formel Här anger du en formel formaterad som ett uttryck i VB-Skript med tillägg av ett antal utökade funktioner. Du kan ange styrkoder för fält omgivna av tecknen < och >. Du kan enkelt infoga styrkoder för fält med knappen Infoga. Om en formel är angiven på ett felaktigt format evalueras dess värde till ett tomt värde. Vill du veta mer om formler, titta i den inbyggda hjälpen i KONTAKT (sök på Formel). Dessutom finns där flera exempel på olika typer av formler som kan användas tillsammans med rapporter. Knappen Infoga Då du trycker på denna knapp visas en meny där du kan välja bland tillgängliga fält. Det fält du väljer infogas i formelfältet. Excel-rapport En Excel-rapport är en rapport som visar rapportens information i Microsoft Excel. Du måste ha Microsoft Excel för att kunna använda denna rapporttyp. Utskrift av Excel-rapport Då man skriver ut en Excel-rapport visas informationen i nytt fönster i Microsoft Excel. 73

74 Utskrift av en Excel-rapport Egenskaper för en Excel-rapport I fönstret för rapportegenskaper anger man en rapports inställningar. Dessa inställningar ligger till grund för vad som ska visas i rapporten. Egenskaper för en Excel-rapport 74

75 Namn Här anger du rapportens namn. Du måste fylla i ett namn innan du kan spara rapportens inställningar. Kommentar Om du vill kan du ange en kommentar. Kommentaren visas i listan i rapportfönstret. Behörighetsskyddad Om du kryssar i denna kryssruta kommer denna rapport att vara tillgänglig enbart hos medarbetare med behörigheten Ändra rapporter. Urval Genom denna knapp kan man ange en formel som bildar ett urval för den information som ska hanteras av rapporten. Om man lämnar urvalet tomt baseras rapporten på alla markerade (eller tillgängliga) projekt, markerade (eller alla) företag, markerade (eller alla) personer alternativt alla aktiva medarbetare (beroende på vilken typ av rapport det är). Visa kolumn Upp till 16 kolumner kan visas i en Excel-rapport. Namnet på varje kolumn visas i inmatningsfältet. Du kan välja ett fält eller redigera en formel genom att välja bland alternativen i menyn då du trycker på knappen till höger om varje fält. Knappen för att välja fält Intill varje kolumnfält finns en knapp med tre punkter. Då du trycker på denna knapp visas en meny där du enkelt kan välja fält. Du kan inte använda fält som innehåller en punkt i fältnamnet. Genom att välja [Formel...] ur menyn kan du skapa eller redigera en formel för fältet. Om du väljer [Ingen] kommer kolumnnamnet och dess formel att tömmas. Detta är samma sak som att manuellt tömma inmatningsfältet. Om du väljer [Infoga kolumn] kommer den aktuella och efterföljande kolumner att flyttas ett steg åt höger och den aktuella kolumnen töms. Genom [Flytta höger] eller [Flytta vänster] kan du enkelt byta plats på två kolumner. 75

76 Om du håller Ctrl nedtryckt då du klickar på knappen för att välja fält öppnas formelfönstret. Detta är samma som att välja [Formel...] ur menyn Formelfönstret Här anger du en formel som ligger till grund för en kolumn, gruppering, sortering eller urval på en rapport. Formelfönstret Fältet Namn Namnet på fältet anger du här. Du måste ange ett namn för att kunna spara formeln. Om du redigerar en formel för ett urval så finns inte detta textfält. Fältet Formel Här anger du en formel formaterad som ett uttryck i VB-Skript med tillägg av ett antal utökade funktioner. Du kan ange styrkoder för fält omgivna av tecknen < och >. Du kan enkelt infoga styrkoder för fält med knappen Infoga. Om en formel är angiven på ett felaktigt format evalueras dess värde till ett tomt värde. Vill du veta mer om formler, titta i den inbyggda hjälpen i KONTAKT (sök på Formel). Dessutom finns där flera exempel på olika typer av formler som kan användas tillsammans med rapporter. Knappen Infoga Då du trycker på denna knapp visas en meny där du kan välja bland tillgängliga fält. Det fält du väljer infogas i formelfältet. 76

77 Kontaktkort En rapport av typen Kontaktkort är en rapport som visar information om företag. Beroende på rapportens egenskaper kan mer eller mindre information tas med i rapporten. Utskrift av Kontaktkort Ett fönster öppnas där man kan förhandsgranska rapporten. Därefter kan ev rapporten skrivas ut till skrivare. Utskrift av Kontaktkort Egenskaper för Kontaktkort I fönstret för rapportegenskaper anger man en rapports inställningar. Dessa inställningar ligger till grund för vad som ska visas i rapporten. 77

78 Egenskaper för Kontaktkort Namn Här anger du rapportens namn. Du måste fylla i ett namn innan du kan spara rapportens inställningar. Kommentar Om du vill kan du ange en kommentar. Kommentaren visas i listan i rapportfönstret. Behörighetsskyddad Om du kryssar i denna kryssruta kommer denna rapport att vara tillgänglig enbart hos medarbetare med behörigheten Ändra rapporter. Ta med Med dessa kryssrutor anger du vilken information från företagen som skall tas med i rapporten. Historiken Om företaget har historik tas detta med i rapporten. Om du vill ta med all historik lämnar du fältet tomt för hur många rader du vill ta med. Superfält på företag Om superfält finns på företag så tas denna information med. Kontaktpersoner på företag Alla kontaktpersoner tas med om denna kryssruta tas med. Superfält på personer Om superfält finns på person så tas denna information med. 78

79 Att göra Företagens påminnelser tas med i rapporten om denna kryssruta är ikryssad. Projekt som företaget ingår i Om företaget ingår i några projekt tas dessa projektnamn med på rapporten. Övrigt Med dessa inställningar anger du i övrigt hur rapporten ska visas. Dela upp superfält i kolumner Genom denna inställning styr du hur i hur många kolumner superfält skall visas på rapporten. Endast ett företag per sida Om du kryssar i denna kryssruta kommer en sidbrytning att göras efter varje företag som ingår i rapporten. Plats för anteckningar Ett antal anteckningsrader kommer att visas efter företagsinformationen i rapporten. Detta är användbart då du skriver ut t ex besökskort på papper som du tar med dig och fyller i senare. Projektkort En rapport av typen Projektkort är en rapport som visar information om projekt. Beroende på rapportens egenskaper kan mer eller mindre information tas med i rapporten. Utskrift av Projektkort Ett fönster öppnas där man kan förhandsgranska rapporten. Därefter kan ev rapporten skrivas ut till skrivare. 79

80 Utskrift av Projektkort Egenskaper för Projektkort I fönstret för rapportegenskaper anger man en rapports inställningar. Dessa inställningar ligger till grund för vad som ska visas i rapporten. 80

81 Egenskaper för Projektkort Namn Här anger du rapportens namn. Du måste fylla i ett namn innan du kan spara rapportens inställningar. Kommentar Om du vill kan du ange en kommentar. Kommentaren visas i listan i rapportfönstret. Behörighetsskyddad Om du kryssar i denna kryssruta kommer denna rapport att vara tillgänglig enbart hos medarbetare med behörigheten Ändra rapporter. Ta med Med dessa kryssrutor anger du vilken information från projekten som skall tas med i rapporten. Historiken Om projekten har historik tas detta med i rapporten. Om du vill ta med all historik lämnar du fältet tomt för hur många rader du vill ta med. Superfält på projekt Om superfält finns på projekt så tas denna information med. Att göra Projektens påminnelser tas med i rapporten om denna kryssruta är ikryssad. Företag som ingår i projekten Om företag ingår i projekten tas dessa företagsnamn med i rapporten. 81

82 Övrigt Med dessa inställningar anger du i övrigt hur rapporten ska visas. Dela upp superfält i kolumner Genom denna inställning styr du hur i hur många kolumner superfält skall visas på rapporten. Endast ett företag per sida Om du kryssar i denna kryssruta kommer en sidbrytning att göras efter varje projekt som ingår i rapporten. Plats för anteckningar Ett antal anteckningsrader kommer att visas efter projektinformationen i rapporten. Detta är användbart då du skriver ut projektkort på papper som du tar med dig och fyller i senare. Knappen Avsluta Avslutar KONTAKT. Knappen Avsluta Om du har en bärbar nätverksansluten dator, har aktiverat dockningsfunktionen i KONTAKT och för tillfället befinner dig inloggad i nätverksdatabasen byter knappen namn till Docka ut. Knappen Docka ut Då kommer programmet att föreslå en utdockning då du klickar på denna knapp. Om du vill avsluta KONTAKT utan att docka ut ska du då välja Behåll kopplingen mot nätvekret. Om du istället väljer att avsluta KONTAKT med krysset längst upp till höger i startbilden eller genom att trycka ALT + F4 så avslutas KONTAKT utan att utdockning föreslås. Detsamma gäller om du håller Ctrl nedtryckt då du trycker på knappen Docka ut. 82

83 5 Arkiv-menyn Exportera... Med hjälp av detta val kan du exportera data från programmet till en textfil. Denna textfil kan du sedan importera till andra program eller till en ordbehandlare för massbrev, skräddarsydda listor eller annan bearbetning. Export-dialogen Du börjar med att ange vilka fält som skall exporteras. Markera fälten i listan till vänster och klicka på högerpilen. Ett snabbare sätt kan vara att dubbelklicka direkt i listan eller hålla Ctrl intryckt när du klickar på högerpilen (då flyttas alla fält över). De fält du väljer flyttas till den högra listan. Ångrar du dig kan du flytta tillbaks dem på motsvarande sätt. Genom upp- och nedpilarna byter du enkelt ordning på de fält du valt. När du har valt de fält som skall exporteras väljer du textstandard genom att klicka på fliken Text. Här kan du ange vilken avgränsare som skall användas och vilken textstandard som texten skall exporteras i. Normalt används Windows textstandard och Tabulator som avgränsare. Du kan låta dessa inställningar vara om du inte vet vad de betyder. Genom att klicka på OK får du sedan peka ut var en textfil med de fält du valt ut skall skapas. 83

84 Företag.Namn Företag.Tillägg Företag.Telefon Person.Namn Person.Direktnummer Bohus Konservfabrik Anders Nilsson Handelsbanken Lund Bertil Bengtson Rithuset AB Jonas Nilsson Rithuset AB Maria Falk Strömmen AB Lysekil Lena Niklasson Strömmen AB Malmö Måns Lundkvist Exempel på exportfil med avgränsare Tabulator och textstandard Windows. Observera att företagsnamnet och tillägget tillsammans unikt identifierar ett företag i KONTAKT. Detta är viktigt att tänka på när du jobbar med export och import av data. Se vidare avsnittet Import på valfri nyckel nedan. I exemplet ovan framgår dessutom (Rithuset AB) hur det ser ut då flera personer på samma företag exporteras. Importera... Med hjälp av import kan du läsa in data till programmet. Du kan använda detta för att läsa in register från andra program och databaser som kan exportera till textformat, t ex Access, Excel och Paradox. Du kan även importera data från Macintosh-program som FileMaker Pro för Macintosh eller Excel för Macintosh. 1. Välj Importera i Arkiv-menyn och peka ut filen du vill importera. Du kan också dra och släppa filen direkt på KONTAKT via Utforskaren. Får du i detta läge ett felmeddelande som gör att du inte kommer vidare beror detta sannolikt på någon av följande orsaker: Du har utelämnat rubrikraden för importfilen. (Alla fält i importfilen måste ha en giltig fältrubrik). Du har stavat fel på någon fältrubrik i importfilen. Du försöker importera ett fält som inte finns i KONTAKT. Du försöker importera information till ett fält i KONTAKT som inte stöds av importfunktionen (t ex superfält av typen Påminnelse) Känner du dig osäker på hur en importfil ser ut är ett tips att använda exportfunktionen i KONTAKT och skapa en exportfil från ett litet urval av dina kontakter. Denna exportfil har samma utseende som en importfil. 2. Nu öppnas Import-dialogen och du ser hur KONTAKT har tolkat importfilen. 84

85 Import-dialogen 3. Börja med att klicka ett par gånger på Nästa-knappen för att se hur importfilen ser ut. 4. Om du ser konstiga tecken i listan så klicka på fliken Text och prova en annan textstandard. Verkar inte fälttilldelningen ha fungerat, prova att ändra avgränsare i fliken Text eller kontrollera första raden i importfilen. Där måste korrekt fältnamn stå. 5. När du klickar på knappen OK läses textfilen in och omvandlas till kontakter i ditt register. Skulle någon importerad kontakt ha samma namn som någon som redan finns i registret kommer programmet att uppdatera denna kontakt. Dvs skulle något fält skilja sig åt kommer de tidigare uppgifterna att skrivas över i KONTAKT. Enbart fält i KONTAKT där motsvarande fält i importfilen innehåller någon text uppdateras. Om du importerar information på någon rad i adressfältet kommer hela adressfältet att ersättas. Det kan vara nödvändigt att använda en textredigerare t ex Windows Anteckningar för att korrigera importfilen. På första raden i importfilen skall nämligen namnen stå på de olika fält som skall importeras. Det program du exporterar ifrån har säkerligen inte exporterat rätt fältnamn till första raden i exportfilen. Ett tips är att använda Microsoft Excel för att granska din importfil innan du gör importen. Här är det lätt att se hur de olika kolumnerna ser ut och 85

86 lägga till rätt namn ovanför varje kolumn. Använd sedan Spara som och ange Text (tabbavgränsad) som format. Du anger fältets namn genom att först tala om var fältet finns och sedan vilket fält det är (för att du skall kunna ha samma fält både på företag och person). Exempelvis Företag.Telefon betyder fältet Telefon på kontaktkortet, Person.Telefon är fältet Telefon på kontaktpersonen. Alla kolumner i importfilen måste ges ett namn för något fält som redan finns i KONTAKT. Följande fasta fält finns: Fältnamn Företag.Namn Företag.Tillägg Företag.Adress1 Företag.Adress2 Företag.Adress3 Företag.Adress4 Företag.Telefon Företag.Telefax Företag.Historik Person.Namn Projekt.Namn Projekt.Beskrivning Projekt.Avprickat Kommentar Måste alltid finnas med, förutom vid import på valfri nyckel, (se nedan) Kan användas för att företagsnamnet skall bli unikt 1:a raden i adressen. Observera att hela adressfältet ersätts om någon adressrad importeras. 2:a raden i adressen 3:e raden i adressen 4:e raden i adressen Telefon Telefax En rad historik Namn på kontaktperson Projektets namn Beskrivning av projektet Om projektet är avprickat eller inte Superfält importeras på samma sätt. Har du t ex skapat ett fält som heter Antal anställda på kontaktkortet importerar du detta som Företag.Antal anställda. Ett bra sätt att se vad fälten heter är att börja med att göra en export, då listas de fält som finns tillgängliga och du ser namnen på dem. Exempel Du vill importera företagsnamn, personnamn och adress från något annat program med avdelaren semikolon. Du har valt att spara din importfil med namnet DATA.TXT. Nu går du in i Windows Anteckningar och tittar vad som står där. Anta att det ser ut så här: 86

87 Uvex AB;Axel Andersson;Box 3; Storby Exempel AB;Lisa Nilsson;Box 123; Lund osv... Nu måste du på första raden skriva in: Företag.Namn;Person.Namn;Företag.Adress1;Företag.Adress2 Detta behövs för att KONTAKT skall veta var de olika fälten hör hemma. Hade fler än två adressfält funnits hade du varit tvungen att skriva in Företag.Adress3 samt eventuellt även Företag.Adress4. Det går nu att läsa in (importera) projektupgifter genom den vanliga importfunktionen. (Dock finns inget stöd för import på valfri nyckel när det gäller projekt.) Exempel på import av projektuppgifter Följande exempel visar hur en importfil kan se ut där man vill importera projektuppgifterna Namn och Omsättning: Projekt.Namn;Projekt.Omsättning Räkskalsmaskin;2530 CanCap;8950 Exempel på import av koppling till företag Om man på samma rad importerar både företagsuppgifter och projektuppgifter så kommer dessa att kopplas ihop. Projekt.Namn;Företag.Namn;Företag.Tillägg Räkskalsmaskin;Strömmen AB;Lysekil Räkskalsmaskin;Bohus Konservfabrik; CanCap;Strömmen AB;Lysekil Import på valfri nyckel Ibland vill man inte använda företagets namn och tillägg för att unikt identifiera ett företag vid import. Då kan du använda ett annat fält, t ex kundnummer, för att styra importen. I importfilen infogar du en asterisk (*) framför det fält som skall styra importen. Förutom superfält på Företag av typen Text kan man även använda fältet Tillägg vid import på valfri nyckel. Om fältet Företag.Namn saknas i importfilen och ett nytt företag behöver skapas (pga att motsvarande nyckelfält inte redan finns) kommer ett nytt 87

88 företag att skapas med namnet???, eventuellt med ett löpnummer i fältet Tillägg. Om nyckelfältet i KONTAKT inte är unikt får du en varning om detta före importen. Om du ändå väljer att gå vidare kommer importerad information på ett sådant företag att importeras på ett av företagen, (dvs inte på alla). Exempel Regelbundet vill du importera nyckeltalsinformation från ett ekonomisystem enligt föjande importfil: osv Den första kolumnen är ett kundnummer och den andra kolumnen är företagets omsättning. I KONTAKT finns superfälten Kundnummer respektive Omsättning inlagda. Du infogar då först en rubrikrad enligt följande i importfilen och importerar därefter filen i KONTAKT: *Företag.Kundnummer Företag.Omsättning osv Nomad Nomad är en funktion för att du skall kunna samordna information mellan din och en annan databas. Innan man på en arbetsstation får tillgång till Nomad måste man kryssa i kryssrutan Nomad för att utbyta information med andra databaser i inställningarna för KONTAKT. Kryssrutan hittar du genom att välja Inställningar i Redigera-menyn samt klicka på fliken Använd. Denna kryssruta är endast tillgänglig om man har behörigheten Använda Nomad. För dig som administrerar Nomad hänvisar vi dessutom till kapitlet Nomad längre fram i denna handledning. 88

89 Skicka information Detta menyalternativ väljer du då du vill skicka uppgifter från din databas till en annan databas på en annan plats, t ex ett annat kontor där man också använder KONTAKT. Skicka information, steg 1 I dialogen för att skicka information markerar du den plats du vill lämna information till. Därefter klickar du på knappen Nästa. Skicka information, steg 2 Nu visas information om senaste gången information skickades till platsen. KONTAKT minns om Nomadfilen senast sparades som en fil eller om Nomadfilen skickades med e-post till en viss adress. Om du väljer att spara till fil kan du med knappen Bläddra peka ut en katalog och ange ett filnamn 89

90 där Nomadfilen skall skapas. Observera att du alltid skall döpa Nomadfilens namn till någonting som slutar på TNT, t ex NOMAD.TNT, GÖTEBORG.TNT ed. Om man i dialogen väljer att skicka filen med e-post har du också möjlighet att skriva ett kort meddelande till mottagaren. När du valt var Nomadfilen skall placeras eller vart den skall skickas klickar du på knappen Skicka. Nu visas Nomadfönstret och arbetet med att skapa Nomadfilen påbörjas Nomadfönstret Se vidare avsnittet Platser längre fram i detta kapitel. Där kan du t ex i efterhand se hur ett arbete har gått genom att där markera det aktuella arbetet och klicka på knappen Logg. Ta emot information Detta menyalternativ väljer du då du har mottagit en Nomadfil (t ex NOMAD.TNT) från exempelvis huvudkontoret och vill samordna förändringarna i den databasen med uppgifterna i din egen. Peka ut Nomadfilen du vill ta emot 90

91 Ett alternativt sätt att peka ut en Nomadfil är att i Windows med Drag-och-Släpp ta tag i en Nomadfil med musen och dra den till Startbilden i KONTAKT och där släppa den. Om du har mottagit en Nomadfil med e-post så öppna meddelandet, ta tag i den bifogade filen med musen och drag den till Skrivbordet i Windows och släpp den. Då kopieras den bifogade filen till Skrivbordet. Därefter kan du på nytt ta tag i filen på Skrivbordet och släppa den på Startbilden i KONTAKT. (Detta fungerar om du har ett e-postprogram som stöder Dragoch-släpp för bifogade filer.) Notera speciellt följande då du använder Drag-och-Släpp av Nomadfiler till KONTAKT: Du måste släppa Nomadfilen i KONTAKT-fönstret (inte på t ex symbolen för KONTAKT på Windows Skrivbord eller i Windows Aktivitetsfält. Om KONTAKT-fönstret är helt dolt bakom en massa andra fönster på skärmen kan man med musen dra Nomadfilen till symbolen för KONTAKT i aktivitetsfältet, hålla den stilla några sekunder (fortfarande med musen intryckt, varvid KONTAKTfönstret strax visas på skärmen) och till sist föra musen över KONTAKT-fönstret (fortfarande med musen intryckt) och då släppa. Det är enbart filer med filändelsen TNT som skall släppas på KONTAKT för att en Nomadfil skall kunna tas emot. Om du har fått en Nomadfil som består av flera delar (t ex NOMAD.TNT, NOMAD.T02 och NOMAD.T03) så måste alla ingående delarna i Nomadfilen ligga i samma katalog (alternativt på olika disketter) och vara namngivna till samma filnamn (förutom filändelsen). 91

92 Ta emot information, steg 1 Information från Nomadfilen visas. Här framgår var Nomadfilen kommer från och vilken plats den är avsedd för. Klicka på knappen Nästa. Ta emot information, steg 2 Nu visas information om platsen som Nomadfilen är avsedd för. Klicka på knappen Ta emot. Nu visas Nomadfönstret och arbetet med att ta emot informationen påbörjas. 92

93 Nomadfönstret Se vidare avsnittet Platser, nedan. Där kan du t ex i efterhand se hur ett arbete har gått genom att där markera det aktuella arbetet och klicka på knappen Logg. Platser Genom detta menyalternativ får du överblick över de platser som finns. Du kan också se utförda arbeten (Nomadfiler som skickats och tagits emot). Dialogen Nomadplatser Listan Platser I listrutan till vänster syns alla upplagda platser. Om man markerar en plats så visas platsens beskrivning under listrutan Utförda arbeten. 93

94 Listan Utförda arbeten I listrutan till höger visas de arbeten som är utförda eller håller på att utföras mot en viss plats. Klicka på en plats i listrutan till vänster och information om motsvarande arbeten visas i listrutan till höger. Varje plats numrerar sina arbeten med ett löpnummer, Jobbnr, som syns i listrutan. Även motsvarande Nomadfils sekvensnummer visas i listan i kolumnen Sekvensnr. Symboler i listan Arbetet håller för tillfället på att utföras. (Grön bock) Arbetet har slutförts utan att något fel uppstått. (Rött utropstecken) Arbetet har slutförts med någon typ av varning eller utökad information. Du kan dubbelklicka för att öppna loggen och se vad som orsakat varningen. (Rött kryss) Arbetet har slutförts med fel. Du kan dubbelklicka för att öppna loggen och se felorsak. (Gult kryss) Arbetet har avbrutits. Knappen Logg Öppnar loggfilen för det markerade arbetet. Här visas mer detaljerad information om hur arbetet utförts. Knappen Resultat Öppnar resultatfilen för det markerade arbetet. Resultatfiler finns enbart då typen på arbetet är Ta emot. Här visas information om de förändringar som gjordes i databasen då information togs emot. Knappen Rensa bort Rensar bort information om markerade arbeten. Ta gärna för vana att regelbundet rensa bort information om gamla inaktuella arbeten eftersom dessa annars upptar onödigt lagringsutrymme. Observera att du aldrig kan ångra att du t ex skickat information genom att rensa bort informationen om arbetet. Att du rensar bort informationen innebär enbart att alla uppgifter om hur arbetet utförts raderas. Knappen Spara Nomadfil... Låter dig på nytt ta fram motsvarande Nomadfil som är inblandad i arbetet genom att du får möjlighet att spara denna som en fil på t ex din hårddisk. Detta är användbart om t ex en Nomadfil av misstag raderats och behövs på nytt. 94

95 Knappen Skicka Nomadfil... Skapar automatiskt ett e-postmeddelande där den Nomadfil bifogats som tillhör det markerade Nomadjobbet. Detta är användbart om t ex en Nomadfil inte kommit fram via e-post till en annan plats varför du behöver skicka Nomadfilen på nytt. Rapporter Med detta menyalternativ öppnas dialogen för utskrift av rapporter för den aktuella fliken i startbilden. Detta val visas enbart om du har behörigheten Använda rapporter. Detta är samma sak som att klicka på knappen Rapporter i verktygsraden. Se vidare avsnittet Knappen Rapporter i kapitlet Startbilden. Etiketter Med etikettfunktionen i KONTAKT blir det mycket enkelt att skriva ut etiketter för dina kontakter. Första gången du vill skriva ut etiketter krävs att du specificerar hur ditt etikettark ser ut. Detta gör du genom etikettformatsfunktionen, se knappen Ändra under fliken Övrigt. Fliken Skriv etikett Utskrift av etiketterfrån Företagsfliken Etikett Här väljer du vilken etikettmall du vill använda. Du kan skapa olika typer av etikettmallar t ex med logotyper, avsändare, slogans och bestämma vilka fält du vill ska skrivas ut på etiketten. 95

96 Plusknappen vid val av etikett Genom att klicka på denna öppnas en dialog där du får en översikt på de olika etikettmallar som finns. Denna knapp visas enbart om du har behörigheten Ändra mallar och dessutom har skrivrättingheter i mallkatalogen (inställningsfilen KONTAKTL.INI). Se vidare avsnittet Skapa egna etikettmallar, nedan. Gruppen Skriv ut Anger vilka kontakter som du skall skriva ut etiketter till, aktuell, markerade eller alla. Gruppen Personer på etiketten Dessa inställningar visas enbart då du aktiverat etikettfunktionen från fliken Företag i startbilden. Här avgörs hur personnamn för företagen skall hämtas in till etiketterna. Handplocka Är denna vald får du vid varje utskriftstillfälle välja vilken/vilka personer som skall skrivas ut på etiketten. Alla personer Är denna vald skrivs etiketter ut till samtliga personer under de valda företagen. Ingen (enbart företag) Etiketten får bara företagets namn, dvs inget personnamn skrivs ut. Den viktigaste Den kontaktperson som är markerad med en röd pil skrivs ut på etiketten. Denna pil kryssar du för i den dialog som öppnas då du tittar på en person. Saknas denna skrivs namnet på den första personen under företaget. Hoppa över etikett då person saknas För alla val, utom ingen (enbart företag) ovan, kan du kryssa i denna kryssruta för att etikett inte skall skrivas ut då inga kontaktpersoner finns under företaget. Om denna kryssruta inte är ikryssad och samtidigt ingen kontaktperson finns på företaget så skrivs en etikett ut utan kontaktperson (enbart företagsnamnet och adress). 96

97 Skriva ut etiketter från Personfliken Utskrift av etiketterfrån Personfliken När du väljer etikettutskrift från fliken Personer har du färre val. Här skrivs antingen aktuell, markerade eller alla personer ut. Börja skriv på etikett Anger var på ett etikettark du vill börja skriva ut. Du anger position genom att tala om vilken etikett utskriften skall börja på. Etiketterna numreras från övre vänstra hörnet och åt höger 1, 2, 3 osv... Programmet kommer att minnas senaste position så att du kan använda samma etikettark igen. Lämna detta fält tomt om du alltid vill börja skriva på etikett nummer 1. Med vissa kombinationer av skrivare och etikettark går det inte att skriva ut mer än 1 gång på samma ark utan att arket trasslar sig. Antal kopior av varje etikett Vill du ha kopior på etiketten kan du ange antalet här. På så sätt kan du t ex skriva ut ett helt ark med samma etikett till kontakter du ofta skickar brev till. 97

98 Fliken Övrigt Fliken Övrigt Skrivare, pappersfack och etikettformat Här visas vald skrivare, pappersfack och etikettformat. KONTAKT minns dessa inställningar speciellt för etikettutskriftsfunktionen och påverkas inte av andra inställningar. Byt inställningar genom att klicka på knappen Ändra som beskrivs nedan. Knappen Ändra Klicka på denna för att ändra skrivare, pappersfack eller etikettformat. Då öppnas denna dialog: Exempel på skrivare, pappersfack och etikettformat Skrivare Välj den skrivare du vill använda i listan. Ta papper från Välj önskat pappersfack. Beroende på vilken skrivare du väljer får du olika alternativ i denna lista. 98

99 Välj etikettformat I denna lista finns ett antal olika format. Genom knapparna Ändra och Ta bort kan du modifiera och ta bort etikettformat som inte används. Vi har lagt in några format som är vanliga på marknaden. Har du ett annat format kan du själv skapa ett etikettformat för denna. Se vidare avsnittet Skapa egna etikettformat, nedan. Om tecknet förekommer i fältet skall det bytas ut mot ny rad Här kan du ange ett tecken som skall betyda ny rad när en etikett skrivs ut. Du kan t ex på detta sätt skriva en adress i ett fält och ändå få radbrytning på etiketten mellan gatu- och postadress. Om ett fält inleds med så skriv inte ut det på etiketter Här kan du ange ett tecken, som om det inleder ett fält innebär att det inte skrivs ut på etiketten. Exempelvis kanske du har lagt information om något annat än en kontaktperson under en kontakt, och denna information vill du inte skall skrivas ut på dina etiketter. Sortera på postnummer Är denna kryssad så sorteras etiketterna i postnummerordning. Vad som egentligen sker är att etiketterna sorteras med avseende på sista raden. Här står ju som regel postnumret först. Tänk dock på att du måste formatera alla postnummer på samma sätt; du kan inte blanda t ex postnummer som S med då dessa kommer att sorteras olika. Testutskrift Kryssa för denna om du vill att en ram ska ritas ut runt etiketten som exakt visar etikettens begränsningsområde. Detta är användbart då du håller på att anpassa ett etikettformat för dina etiketter och vill testa utskriften på ett vanligt papper. Skapa egna etikettformat Du kan själv enkelt skapa ett etikettformat som passar för just det etikettark som du har. Gör så här: 1 Välj Skriv ut Etiketter ur Arkiv-menyn i KONTAKT 2 Klicka på fliken Övrigt 3 Klicka på knappen Ändra 4 Klicka på knappen Ny till höger om listrutan Välj etikettformat varpå följande dialog visas: 99

100 Exempel på dialogen för att skapa eget etikettformat 5 Skriv in namnet på ditt etikettformat. Du kan ange en valfri benämning. 6 Tag fram en linjal och mät direkt på ditt etikettark och fyll i de mått som behövs. Klicka på upp- respektive ned-pilarna för att öka / minska dina mått eller skriv direkt i fältet. Bilden i rutan Exempel visar en skalenlig bild på hur ditt format ser ut. Genom att betrakta denna ser du enkelt om du gjort något fel. 7 Klicka på OK för att lägga till etiketten i listan Eftersom de flesta skrivare har en icke utskriftsbar yta längst ut i kanten på papperet är det ofta marginalvärdena (Etikettmarginal) som behöver justeras ett par gånger för att utskriften skall bli korrekt. Ett tips när du provar dig fram är att skriva ut till vitt papper och sedan hålla upp detta mot arket med etiketter. Du kan också hålla tangenten Shift intryckt vid utskrift. Då ritas en omslutande ram kring varje etikett. På detta sätt ser man enkelt måtten på etiketten. I följande exempel har vi skapat en etikett för enstaka etikettutskrifter på en etikettskrivare. 100

101 Exempel med etikettformat för etikettskrivare Skapa egna etikettmallar Genom att klicka på Plus-knappen intill fältet Etikett i dialogen för etikettutskrift kan du skapa egna etikettmallar. Du måste ha behörigheten Ändra mallar för att denna knapp skall vara tillgänglig. Detta har inget med etikettformatet på papperet att göra utan är mer en logisk mall som anger vad (vilka fält, text och eventuellt bild) som skall skrivas ut på etiketten. För information om hur du skapar egna etikettformat se vidare avsnittet Skapa egna etikettformat, ovan. Egna etiketter, här ser du de etiketter som finns tillgängliga 101

102 Knappen Ny Genom att klicka på denna öppnas en dialog där du kan specificera vilket innehåll och vilken layout din nya etikettmall skall ha. Fliken Skapa Exempel på skapa etikett Till vänster i denna dialog finns en lista med tillgängliga fält i KONTAKT. Dessa kan du föra över till din nya etikett genom att klicka på Lägg till. När du vill ha en ny rad klickar du på Ny rad. Knappen Blank infogar ett blanksteg. Exempelvis har du lagt till Superfältet Titel och skall sedan lägga till namn på personen efter titel, då kan det vara lämpligt att lägga ett blanktecken mellan fälten. Annars kan du få resultatet DoktorPer Olsson istället för Doktor Per Olsson! 102

103 Etikettexempel med titel Knappen Alternativt är en finess för att kunna skapa villkorliga etiketter. Vi ger ett exempel: Du skapar regelbundet utskick av en kundtidning. Vissa av mottagarna vill ha kundtidningen ställd direkt till arbetet medan vissa vill ha den till sin hemadress. Det kan du lösa med hjälp av denna knapp. På den rad där adressen skall stå lägger du följande rad: <Person.Hemadress> <Företag.Adress> Tecknet åstadkommer du med knappen Alternativ. Denna rad betyder: skriv hemadress om sådan finns annars skriv företagets adress. Ett tips om du vill åstadkomma det vi beskrivit ovan är att i adressfältet för person skriva Lilla Algatan 4B; Lund. Samtidigt i fliken Övrigt (se nedan) så fyll i ett ; i fältet Om tecknet förekommer i fältet skall det bytas ut mot ny rad. På detta sätt får du en radbrytning i adressfältet mellan gatuadress och postadress. Enbart om alla styrkoder för fält är ifyllda i ett alternativ skrivs alternativet ut, annars används nästa alternativ. Ännu ett exempel som illustration: <Person.Titel> <Person.Namn> Att: <Person.Namn> Till marknadschefen Detta exempel visar hur fältet Titel skrivs ut följt av mellanslag och personens namn om Titel är ifyllt. Saknas Titel för en person så skrivs 103

104 istället texten Att: ut följt av personens namn. Saknas slutligen person skrivs enbart texten Till marknadschefen ut på etiketten. Knappen Text kan du använda för att lägga in en statisk text i etiketten; du kanske vill ha texten Att: innan personnamnet. Skriv in önskad text till vänster om knappen och klicka på Text så infogas texten på markerad rad. Vill du ta bort en rad klicka på Ta bort rad, då raderas markerad rad. Vill du sätta ett visst teckensnitt på en rad så markera den och klicka på Teckensnitt. Vid själva etikettutskriften kommer storleken på teckensnittet eventuellt att anpassas så att hela texten på etiketten alltid skrivs ut. Med hjälp av dessa knappar och flikarna nedan kan du åstadkomma en etikett som ser ut exakt så som du önskar. Fliken Logotyp Fliken Logotyp Klicka på knappen Bläddra för att peka ut en logotyp eller bild du vill ha utskriven på etiketten. Den bild du pekar ut skall vara i formatet BMP, detta är ett speciellt bildformat som t ex kan åstadkommas via Microsoft PaintBrush. Om din logotyp finns i ett annat format finns det program som kan konvertera (göra om) den till BMP-format. Fråga någon datorkunnig person i din omgivning eller sök på Internet efter programmet Paintshop (kan laddas hem gratis). Placera lämpligen bilden i mallkatalogen för KONTAKT. Annars, om du använder KONTAKT i ett nätverk med utdockade arbetsstationer måste du 104

105 själv se till att sökvägen till bilden alltid är samma från alla arbetsstationer i arbetsgruppen. Med hjälp av placering kan du sätta logotypen i önskad position på etiketten. Fliken Avsändare Fliken Avsändare Här kan du ange en text du vill skall komma ut på etiketten. Du kan t ex skriva ut din egen avsändaradress, en slogan, ett specialerbjudande eller liknande i ett hörn på etiketten. Ange en text, placering och önskat teckensnitt. Knappen Ändra Klicka på denna om du vill ändra egenskaperna för den etikettmall som är markerad. Knappen Ta bort Tar bort markerad etikettmall. Avsluta och docka ut Detta alternativ finns bara i Arkiv-menyn om du kryssat för Dockningsfunktionen för bärbar dator i fliken Använd i Inställningar. Du skall också ha installerat KONTAKT lokalt på din bärbara dators hårddisk för att det ska fungera. Denna funktion är till för dig som ofta arbetar utanför kontoret och har tillgång till en dockningsbar dator (eller bärbar dator med 105

106 nätverksanslutning). Genom att välja detta alternativ får du med dig nätverkets databas och dokument. Du kan sedan arbeta frikopplad från nätverket, återvända till kontoret och enkelt återföra de uppgifter du skapat utanför nätverket. Innan du lämnar kontoret ser du denna dialog Följande restriktioner finns för medarbetare som arbetar lokalt: Man kan inte ändra i uppsättningen för Superfält. Det går inte att ändra, skapa nya eller ta bort medarbetare då man dockat ut och arbetar fristående. Ändringar i och borttagning av befintliga dokument ignoreras. Däremot överförs nya dokument som skapats lokalt. Vid utdockning skrivskyddas lokala dokumentkopior för att förhindra att man omedvetet ändrar i dessa. Det går inte att ändra eller ta bort befintliga tidloggningar när man har dockat ut. Däremot överförs nya tidloggningar. Tidtagaren på kontaktkortet ignoreras. Ändringar i dokument- och etikettmallar överförs inte tillbaka till nätverket. De valbara kategorierna för Superfält av typen Alternativlista bör om möjligt inte ändras eller justeras i nätverksdatabasen medan medarbetare använder dockningsfunktionen. Det går inte att skapa nya, ändra eller ta bort befintliga rapporter när man är utdockad. En ensam administratör, dvs en medarbetare som är ensam om att ha full behörighet i en databas, hindras från att docka ut. Genom att hålla Ctrl nedtryckt då man dockar ut får man dock möjlighet att komma förbi denna spärr. 106

107 Det går inte att docka ut om inte installationen gjorts rätt (dvs programmet är installerat på hårddisken och databasen finns i nätverket). Genom att hålla Ctrl nedtryckt då man dockar ut får man dock möjlighet att komma förbi denna spärr. Docka ut och koppla därefter lokalt Detta alternativ är det normala. Nätverkets databas kommer att kopieras till din bärbara dator. Alla sökvägar sätts om så du kan köra lokalt. Vid nästa start av KONTAKT är du frikopplad från nätverket men har ändå tillgång till kontakter och dokument. I fliken Alternativ finns ytterligare inställningar som påverkar utdockningen. Koppla mig enbart lokalt Detta alternativ sätter om sökvägar så du kör lokalt utan koppling till nätverket. Dock överförs inga uppgifter från nätverket. Behåll kopplingen mot nätverket Avslutar som vanligt och behåller alla kopplingar mot nätverket. Fliken Alternativ I fliken Alternativ anger du olika alternativ som skall gälla när du dockar ut. Alternativ vid utdockning 107

108 Ta med dokument Här anges hur du vill att dokument skall tas med då du väljer att docka ut. Under många kontakter kan det finnas dokument som du eller dina kollegor har associerat med kontakten. Dessa kan du ta med dig på din bärbara dator för att ha tillgång till dem utanför nätverket. Kryssa för om du vill ha med dig alla, dina egna eller inga alls. Enbart dokument i (eller i underkataloger till) dokumentkatalogen (normalt underkatalogen DOKUMENT) tas med. Dokument som tas med vid utdockning blir skrivskyddade. Vill du arbeta med ett dokument när du är utdockad skall du därför först göra en kopia (knappen Mera, Gör en kopia av markerat dokument i dokumentarkivet). Öppnar du ett skrivskyddat dokument när du är utdockad får du en fråga om du bara vill läsa/titta eller göra en kopia så du kan arbeta med dokumentet. Begränsa till de senaste dagarna Om man har ett stort antal dokument i sin dokumentkatalog kan man avsevärt påskynda utdockningen genom att använda denna inställning. Vid utdockning undersöks då enbart dokument skapade t ex de senaste 90 dagarna om dessa skall kopieras över till den lokala dokumentkatalogen eller inte. Uppdatera Genom att kryssa i dessa kryssrutor får du med dig ändrade mallar, massbrev och kartor från nätverket till din lokala hårddisk när du dockar ur. Detta innebär att om man centralt ändrar t ex nätverkets brevmall så kommer denna automatiskt att uppdateras på de bärbara datorerna vid nästa utdockning. Säkerhetskopiera lokal databas Om du har denna kryssruta ikryssad sker en säkerhetskopiering av din tidigare lokala databas innan utdockning sker. Detta gör att du kan rädda situationen om du dockar ut utan att tidigare fullföljt en indockning och uppdaterat nätverksdatabasen med dina lokalt gjorda förändringar. Tar minimalt extra tid att utföra men kräver mer ledigt lagringsutrymme på din lokala hårddisk. Ansluta till nätverket När du nästa gång har tillgång till nätverket upptäcker KONTAKT detta vid start och följande dialog visas: 108

109 Anslutning till nätverket Koppla mig mot nätverket och docka in Återställer alla sökvägar så du kör mot nätverket igen. Alla uppgifter du ändrat och de dokument du skapat återförs till databasen på nätverket. Detta är det normala valet. I fliken Alternativ finns ytterligare inställningar som avgör vilken information som skall visas före respektive efter indockningen. Koppla mig enbart mot nätverket Återställer alla sökvägar så du kör mot nätverket igen. Inga ändringar eller dokument återförs till nätverket. Fortsätt använd min lokala kopia Inga sökvägar ställs om. Du fortsätter att köra på din lokala databaskopia som om du inte vore ansluten till nätverket. 109

110 6 Redigera-menyn Markera alla Alla i listan markeras. Markera alla som Detta är en s k hierarkisk meny. När du väljer denna öppnas ytterligare en meny med följande alternativ: inte är markerade (och tvärtom) Inverterar det urval som finns i listan. Dvs alla markerade avmarkeras och alla omarkerade markeras. skall kontaktas i framtiden Markerar alla som har någon påminnelse om en aktivitet som skall påbörjas senare. skall kontaktas idag Markerar alla som har en påminnelse om en aktivitet som skall utföras nu. redan skulle kontaktats Markerar alla som har en påminnelse om en aktivitet som redan skulle varit utförd. ingår i projektet Ännu en hierarkisk meny visas där de senast använda projekten som har kopplade företag syns. Välj ett projekt och alla företagen som är kopplade till projektet kommer att markeras i listan. 110

111 Avmarkera alla Avmarkerar alla kontakter som för tillfället är markerade i huvudlistan. Detta är samma sak som att hålla Ctrl-tangenten nedtryckt samtidigt som du klickar på höger musknapp i listan. Gå till nästa markerade Hoppar till nästa kontakt som är markerad i listan. Är denna kontakt inte synlig rullas den fram i listan. När du har nått den sista markerade i listan rullar listan upp till den första markerade kontakten samtidigt som det hörs ett pip i datorns högtalare. Håller du SHIFT-tangenten intryckt när du väljer detta alternativ, hoppar markeringen i motsatt riktning. Överför markeringarna Denna knapp har olika funktion beroende på vilken flik du valt i startbilden. Klickar du på knappen när fliken Företag är aktiv, kommer alla personer som hör till markerade företag att markeras på fliken Personer. Innan markeringen görs visas följande ruta där du anger vilka personer som skall markeras. Överför markeringarna Normalfallet är att alla personer som hör till de markerade företagen markeras. Som alternativ kan du välja att handplocka de som skall markeras eller låta enbart den viktigaste personen för varje företag bli markerad. Är fliken Personer vald markeras direkt de företag som respektive personer är registrerade på i fliken Företag. 111

112 Kopiera Ytterligare en hierarkisk meny med alternativen: Kopiera adress... Kopierar aktuell kontakts adress eller markerade kontakter till Windows urklipp. Du kan sedan klistra in denna eller dessa i ett annat program t ex Microsoft Word eller Microsoft Excel. Detta är mycket smidigt att använda då du gjort ett urval i KONTAKT och vill flytta dessa till din ordbehandlare för att skriva ut massbrev eller skräddarsydda adressetiketter. Om du inte har markerat några kontakter i listan kopieras automatiskt aktuell kontakt (den som syns på informationsraden). I annat fall kommer följande dialog fram: Kopiera adress till klippboken Aktuell kontakt Genom att välja denna alternativknapp kopieras aktuell kontakt till klippboken. Den kopierar även namnet på referensen. Om det finns mer än en referens får du själv välja vilket namn som skall kopieras. Markerade kontakter Klickar du på denna alternativknapp kopieras alla markerade kontakter till klippboken. Genom alternativknapparna kan du också styra vilken avgränsare som skall läggas mellan fälten. Vanligast är att använda TAB. 112

113 Ta med fältrubriker Genom att kryssa i denna ruta kopieras rubriker på varje fält in på första raden i klippboken. Detta kan vara användbart då du skall kopiera in kontakterna i en ordbehandlare. Handplocka personer Genom att kryssa i denna kommer programmet att fråga vilken kontaktperson som skall kopieras med för varje företag där det finns fler än en kontaktperson. Kopiera faxnummer Aktuell kontakts faxnummer läggs i Windows urklipp. Det kan vara bra om du använder ett faxprogram. På detta sätt kan du snabbt få med dig faxnummer till det andra programmet. Radera... Raderar markerat företag i huvudlistan. Innan radering sker får du en varning. Ofta är fallet att du vill radera en kontakt av de som är markerade. Om du håller Ctrl-tangenten nedtryckt när du väljer Radera, så raderas enbart aktuell kontakt (den som har den streckade ramen runt sig). Detta menyalternativ syns inte om du saknar behörigheten Radera företag. Om du dessutom har behörigheten Använda massoperationer har du i samma funktion möjlighet att radera flera markerade företag. 113

114 Inställningar... Fliken Skriv Fliken Skriv i Inställningar Här anger du de typer av dokument du vill använda för dina mallar i Skrivfunktionen. Du kan ha valfritt antal dokumenttyper, t ex Microsoft Word för brev och fax samt Microsoft Excel för offerter. För att lägga till en dokumenttyp klickar du på knappen Lägg till. Då öppnas dialogen för att lägga till och ändra i en dokumenttyp. Fliken Dokumenttyp Lägg till eller ändra dokumenttyp I listan Välj en känd dokumenttyp här finns några vanliga dokumenttyper. Du kan välja en här eller alternativt skriva in ändelsen på den dokumenttyp du vill använda i Dokument slutar på. Vill du t ex 114

115 använda Microsoft Word som ordbehandlare skriver du in DOC. Du kan se om du skrivit in en känd ändelse nedtill i dialogen, om Windows lyckas identifiera dokumenttypen skrivs den ut här. (I exemplet ovan ser man att Windows anser att ändelsen DOC är förknippad med Microsoft Worddokument). Fliken Massbrev Här kan du ange att dokumenttypen du valt skall användas vid massbrev (kopplad utskrift/mixning). Kryssa då i kryssrutan Denna dokumenttyp skall användas vid massbrev. Fliken Massbrev Detta innebär att när du väljer menyn Special, Utskick via brev kommer denna dokumenttyp att användas. Som underlag för ett massbrev skapas ett textdokument i KONTAKTs massbrevskatalog (normalt underkatalogen MASSBREV) där alla uppgifter om valda kontakter hamnar. Du kan i denna flik också ange vad det skall heta (normalt DATA.DAT). Spara normalt dokument jag skapar i arkivet Här kan du ange om du normalt brukar spara dokument i en kontakts dokumentarkiv. Kryssar du i denna kryssruta här i inställningar så blir motsvarande kryssruta automatiskt ikryssad varje gång du öppnar Skrivdialogen. Dokumenten dyker sedan upp då du öppnar kontaktens dokumentarkiv. Namnge dokument automatiskt Genom att kryssa i denna kryssruta kommer KONTAKT automatiskt att välja namn för dina dokument genom en kombination av dagens datum och ett löpnummer. Kryssar du av denna kryssruta så kommer en dialog upp där du får möjlighet att själv namnge dina dokument. 115

116 Samma sak kan du åstadkomma genom att hålla Ctrl-tangenten nedtryckt då du klickar på knappen Skriv i Skriv-dialogen. Visa dokumentegenskaperna Är denna ikryssad visas fönstret med dokumentegenskaperna innan dokumentet skapas och man får då möjlighet att fylla i dokumentsuperfält. Detta innebär också att man kan använda styrkoder för dokumentsuperfält i dokumentmallarna. Använd följande dokumentprefix Genom denna inställning kan man ange hur prefix med automatik skall användas för dokument som skapas. Denna inställning gäller för alla som använder samma databas. För att kunna få tillgång till denna inställning i inställningsdialogen måste man själv ha behörigheten Ändra behörighet. Följande exempel lägger LUND direkt följt av medarbetarens signatur först i filnamnet på alla dokument som skapas med Skriv-funktionen i KONTAKT: Följande exempel skapar alla dokument i en underkatalog med aktuellt år som katalognamn, följt av en underkatalog med aktuell månad som katalognamn: Följande exempel skapar alla dokument i en underkatalog för varje år följt av en underkatalog med namn baserad på innehållet i superfältet Kundnummer. Om superfältet är tomt skapas dokumentet i underkatalogen för året. 116

117 Fliken Telefoni Fliken Telefoni i Inställningar Här anger du alla inställningar som har med telefoni att göra. Jag vill kunna ringa upp automatiskt Kryssa för här om du vill använda KONTAKT för att slå dina nummer åt dig när du ringer upp. Denna funktion utnyttjar normalt Windows Nummersändare för att ringa upp, men kan även anpassas för andra telefoniprogram, t ex Tapir (www.lundalogik.se/tapir). Detta innebär att om du kan ringa upp från din dator med Windows Nummersändare så kan du även ringa upp från KONTAKT. Utlandsprefix Ange det prefix som gäller för utlandssamtal i det land du befinner dig. Detta kommer sedan automatiskt att läggas till alla telefonnummer som börjar med ett +. Dvs alla utländska nummer bör du mata in med ett inledande plustecken (+). Använd nummerprefix Kryssa för denna för att lägga till ett valfritt prefix innan alla nummer som slås. Detta kan du använda för att alltid ringa via en speciell operatör, t ex Tele2 som har nummerprefix Ersätt utlandsprefix Om denna är förkryssad kommer nummerprefixet ovan att ersätta eventuella utlandsprefix. 117

118 Undantag Klicka på Undantag för att ange de riktnummerområden där nummerprefixet ovan inte skall läggas till. Åtskilj flera telefonnummer i samma fält med tecknet Ange här ett tecken du vill ha för att separera flera telefonnummer i samma fält. Detta gör att du t ex kan skriva följande i Telefon-fältet: Hem: ; Stugan: ; Mobil: KONTAKT kan då se att detta är tre nummer och alla presenteras när du ska ringa upp via Ring-knappen. Normalt används tecknet ; som avgränsare. Fliken Tidrapport Fliken tidrapport i Inställningar Använd tidrapport Denna flik visas enbart då du har behörigheten Se tidrapporten. Genom att kryssa i denna ruta kommer Tidrapport-knappen och Tidrapport-menyn att synas. Visa tid i enheter om Här kan du ange i vilka enheter du vill spara tid. Om du fakturerar i t ex enheter om 40 minuter kan du ange 40 här. Programmet kommer då att räkna ut antal enheter åt dig baserat på de timmar och minuter du matar in. Denna inställning gäller för alla som använder samma databas. 118

119 Avrunda Här anger du hur den beräknade tiden skall avrundas. Tar du t ex betalt per påbörjad period anger du Uppåt. I rutan med exempel ser du ett antal olika tider och deras resulterande enheter beroende på vilka inställningar du valt. Titta på dessa så ser du hur det fungerar. Denna inställning gäller för alla som använder samma databas. Logga inte tider kortare än Här kan du ange minsta antalet minuter som skall kunna loggas i tidrapporten. Om du med tidtagaren på ett kundkort väljer att pricka av en tid på t ex 45 sekunder, kommer denna att avrundas uppåt till det antal minuter du anger här. Denna inställning gäller för alla som använder samma databas. Fliken E-post Fliken E-post i Inställningar Kryssrutan Använd e-post Kryssa för här om du vill kunna använda funktionerna för e-post. Du kan dels skicka e-post direkt från kontaktkortet och dels göra utskick via Special-menyn. En förutsättning för att du skall kunna göra detta är att du har ett e- postprogram installerat som stöds av KONTAKT. Vid installation av KONTAKT anger du vilket e-postsystem som KONTAKT ska fungera tillsammans med. 119

120 Kryssrutan Använd hemlig kopia vid massutskick Om ditt e-postsystem kan hantera att skicka via sk hemlig kopia (BCC - Blind Carbon Copy) bör du ha denna kryssruta ikryssad. Då kommer de som får ditt massutskick inte att kunna se vem som också har fått samma utskick. Kryssrutan Använd Lundalogik E-post vid massutskick Denna kryssruta finns enbart då man har installerat KONTAKT med e-post via MAPI eller Lotus Notes, (dvs om man använder Microsoft Outlook så finns inte kryssrutan). Normalt är den ikryssad men kan kryssas av om man vill få alla e- postadresserna i ett nytt e-postmeddelande i sitt normala e-postprogram (t ex Outlook Express). Fördelen är att då kan man nyttja funktioner i detta, (t ex Html-format, stavningskontroll, etc). Nackdelen är att det skickas 1 e- postmeddelande från e-postprogrammet vilket kan vara ett problem tillsammans med vissa sk Spam-filter. Om man använder Lundalogik E- post vid massutskick så delas e-postmeddelandet upp i flera e- postmeddelanden med 50 mottagare i varje meddelande. När jag skickar e-post via snabbknappen vill jag Här anger du hur du vill att KONTAKT ska bete sig då du klickar på en snabbknapp för e-post (dvs superfält av typen Text avsett för E-post). Aldrig spara det som ett dokument Har du valt detta alternativ kommer ett nytt tomt e-postmeddelande att skapas i ditt e-postprogram med e-postadressen ifylld. Få en fråga om det ska sparas Du kommer att få en fråga om du vill spara det som ett dokument eller inte. Alltid spara det som ett dokument Har du valt detta alternativ kommer du till Skriv-dialogen där du får möjlighet att skapa ett dokument baserat på en e-postmall. 120

121 Fliken Använd Fliken Använd i Inställningar Fax Om denna är ikryssad visas en liten knapp till höger om faxnummer som gör att du kan skicka fax direkt ifrån kontaktkortet. Vid installation av KONTAKT anger man vilket faxprogram eller faxtjänst som KONTAKT skall använda för att skicka fax. Internetadresser Om denna är ikryssad visas en liten knapp till höger om alla Superfält avsedda för Internetadresser (som gör att du kan hoppa direkt till en hemsida från kontaktkortet). Projekt Visar/döljer allt som har med projekt att göra. Denna kryssruta visas enbart om du har behörigheten Använda projekt. Integrerad koppling mot Microsoft Outlook Denna koppling innebär att du ser din kalender och inkorg från Outlook som flikar i startbilden samt att kalendern visas som en flik på företagskortet. Dessutom får du möjlighet att exportera information om företag, personer och medarbetare till Outlook Kontakter. Kopplingen kräver Microsoft Outlook 2003 eller senare versioner. Som standard synkroniseras de påminnelser och kalenderbokningar som skapas i fliken Att göra på företagskortet med motsvarande information i Outlook. Genom knappen Anpassa har du möjlighet att konfigurera hur kopplingen skall fungera. 121

122 Knappen Anpassa Genom dessa inställningar anpassar du hur integrationen med Outlook ska fungera. Inställningar för den integrerade kopplingen mot Microsoft Outlook KONTAKT kan synkronisera dina påminnelser och kalenderbokningar som finns på företagskortet i fliken Att göra med motsvarande i Outlook. Detta sker normalt direkt när ändringarna görs i KONTAKT men kan ibland behöva göras manuellt (om t ex en kollega ändrat dina uppgifter i KONTAKT eller du själv ändrat dina uppgifter direkt i Outlook utanför KONTAKT). Synkronisera påminnelser och kalenderbokningar automatiskt Genom denna funktion så överförs påminnelser och kalenderbokningar direkt när ändringar görs, mellan KONTAKT och Outlook. Synkronisera vid uppstart Kryssar du i detta alternativ kommer en synkronisering att genomföras varje gång du startar KONTAKT. Använd följande mappar i Outlook Här kan du välja de mappar i Outlook som skall användas som din Inkorg, Kalender, Uppgifter samt Kontakter. Normalt, om du inte arbetar med flera postlådor i Outlook, behöver du inte ändra dessa. 122

123 Exportera till Outlook Kontakter I integrationen med Outlook ingår en funktion att exportera information om företag, personer och medarbetare till Outlook Kontakter. Om en kontakt redan exporterats till Outlook Kontakter kommer den att uppdateras nästa gång man exporterar samma kontakt, det skapas alltså inga dubbletter. Via en knapp i startbildens verktygsrad exporteras information om markerade företag eller personer. Motsvarande knapp finns i verktygsraden för medarbetarlistan. För att exportera företag eller personer till Outlook Kontakter krävs att man själv har behörigheten Använd exportfunktionen. För att däremot exportera medarbetare krävs ingen särskild behörighet, bara att man aktiverat den integrerade kopplingen mot Outlook. Första gången man använder funktionen exporteras informationen enligt en standardmall som samtidigt skapas som en fil i mallkatalogen med något av följande namn, beroende på vad man exporterat: OutlookContactCompany.Msg OutlookContactPerson.Msg OutlookContactUser.Msg Man kan därefter öppna och redigera dessa mallar i Outlook och med hjälp av styrkoder anpassa exportfunktionen så att den passar för de superfält man har i sin databas. Kalender, kopplat till fält Här kryssar du för om du vill använda den inbyggda kalendern. Du anger också vilket superfält av typen Påminnelse som skall synas i kalendern (normalt finns bara ett fält av den typen på företagskortet). Om man kryssat i denna kryssruta visas kalendern som en flik i Att-görafönstret som man t ex kan öppna genom att klicka på knappen Att göra i startbilden. Extern kalenderkoppling Som ett tillägg till KONTAKT finns möjlighet att installera en koppling till ett externt kalenderprogram. Då en sådan koppling är installerad blir denna kryssruta tillgänglig. Kryssar du i denna inställning får du en fråga varje gång du lägger in en påminnelse i KONTAKT om påminnelsen också skall hamna i kalenderprogrammet. 123

124 För närvarande finns en koppling tillgänglig för kalendern i antingen Microsoft Outlook eller i Lotus Notes. Du kan själv ta hem och installera detta tillägg från Lundalogiks hemsida på Internet: Saknar du koppling till Internet så kontakta Lundalogik. Denna funktion kräver dessutom att du inte aktiverat synkroniseringsfunktionerna i den integrerade kopplingen till Microsoft Outlook. Dockningsfunktionen för bärbar dator Om du har denna kryssruta ikryssad dyker alternativet Avsluta och docka ut upp i Arkiv-menyn. Om du använder en bärbar dator och har KONTAKT installerat lokalt på din hårddisk kan du arbeta med KONTAKT frikopplad från ditt nätverk. Nomad för att utbyta information med andra databaser Om du har denna kryssruta ikryssad dyker undermenyn Nomad upp i Arkiv-menyn och du får tillgång till funktioner för att skicka och ta emot information mellan olika databaser på skilda platser. Denna kryssruta visas enbart då man har behörigheten Använda Nomad. Se vidare kapitlet Nomad senare i denna handledning. Fliken Historik Fliken Historik 124

125 Lägg automatiskt in datum, tid och signatur i historiken Om dessa är ikryssade kommer datum, tid och signatur automatiskt att läggas in när du öppnar historiken. Signaturen skapas av ditt användarnamn; heter du t ex Lisa Carlsson blir signaturen LC. För att skapa unika signaturer kan du använda fältet Signatur i Medarbetare under Visa-menyn. Och gör detta även vid radbrytning Infogar datum, tid och signatur enligt ovan vid varje radbrytning i historiken. Varna vid felaktig inmatning av aktiviteter Kryssa för denna för att få en striktare kontroll av inmatning i historiken. Är denna förkryssad varnar programmet om man inte följer rekommenderat sätt att mata in en notering. Dvs i ordningen datum, signatur, aktivitet, kontaktperson och notering. Följande rad är OK: JBN: Säljsamtal: Bo Ek: Positiv, hörs nästa vecka. Följande rad ger en varning (kontaktperson före aktivitet): JBN: Bo Ek: Säljsamtal: Positiv, hörs nästa vecka. Använder du dig till exempel av kategoristatistik eller Nuggets bör du ha denna ikryssad. Nuggets är vår lösning för att låta personal se nyckeltal och utfall mot uppsatta mål i realtid. För vidare information om Nuggets se Visa ett mellanrum mellan noteringar i historiken Ger ett litet mellanrum mellan raderna i historiken. På detta sätt blir den oftast mer lättläst. Visa URL:er som klickbara länkar Lägger du in en URL i historiken, blir denna en klickbar länk som öppnar URL:en i din bläddrare. Skriver du t ex kommer denna synas som i historiken (och går att klicka på om du har en Internet-uppkoppling). Visa skrivskyddad historik som gråmarkerad text I historikfönstret visas normalt skrivskyddad historik som gråmarkerad text. Detta blir fallet då man saknar behörigheten Ändra historik. Eftersom 125

126 läsbarheten minskar något kan det ibland vara bra att kunna stänga av denna visuella effekt. Logga i historiken I denna sektion kan du bestämma om du vill att händelser skall loggas i historiken. Är de ikryssade kommer en loggningsruta upp efter de olika aktiviteterna för att underlätta ifyllnad av historiken...då jag skapar dokument Uppgifterna i denna Skriv-dialog....ger följande loggning Är denna ikryssad öppnas dialogen ovan efter att man klickat Skriv. Automatiskt infogas datum, signatur, texten Skickat + namnet på mallen samt kommentaren på dokumentet. Nu kan du i de flesta fall klicka direkt på Ja så läggs denna notering automatiskt in i historiken. 126

127 ..vid tidloggning Denna tidloggning....ger följande loggning Är denna ikryssad öppnas dialogen ovan efter att man klickat OK. Automatiskt infogas datum, signatur, arbetstyp samt specifikationen på tidloggningen. I detta läge skall du komplettera med kontaktperson genom att dubbelklicka i den vänstra listan. Därefter kan du i de flesta fall klicka direkt på Ja så läggs denna notering automatiskt in i historiken. 127

128 ..efter avprickade påminnelser Avprickning av denna påminnelse....ger följande loggning. Är denna ikryssad öppnas dialogen ovan efter att man prickat av påminnelsen. Automatiskt infogas datum samt beskrivningen på påminnelsen. I detta läge skall du komplettera med aktivitet och kontaktperson genom att dubbelklicka i den vänstra listan. Därefter kan du klicka direkt på Ja så läggs denna notering automatiskt in i historiken. 128

129 Fliken Huvudlistorna Inställningar för vilka fält som ska visas i olika listrutor Visa dessa fält i huvudlistan I denna flik kan du bestämma vilka fält du vill se under respektive flik i huvudlistorna samt även andra listrutor. Det kan vara en fördel att visa flera fält i dessa för att med snabbsökning kunna söka på t ex Köpstatus eller Telefonnummer. Dubbelklicka eller använd pilarna tills de fält du önskar se finns i den högra listan. Du kan också styra i vilken ordning de skall visas med pilarna till höger om den högra listan. Fliken Företag Här ser du de fält som finns på företagskortet och vilka fält du valt att visa i huvudlistan för företag. Fliken Personer Här ser du de fält som finns på personkortet och vilka fält du valt att visa i huvudlistan för personer. Fliken Projekt Här ser du de fält som finns på projektkortet och vilka fält du valt att visa i projektlistan. Fliken Företag.Personer Här ser du de fält som finns på personkortet och vilka fält du valt att visa i listan med personer på företagskortet. 129

130 Fliken Företag.Projekt Här ser du de fält som finns på projektkortet och vilka fält du valt att visa i listan med projekt på företagskortet. Fliken Projekt.Företag Här ser du de fält som finns på företagskortet och vilka fält du valt att visa i listan med företag på projektkortet. Markera flera samtidigt i huvudlistan Denna inställning gäller för de båda listorna i startbilden. Är denna ruta ikryssad kan du klicka på flera ställen i listorna och markera olika kontakter. Är den inte ikryssad kan du "släp-dra" för att markera flera kontakter, men du måste hålla Ctrl-tangenten intryckt för att markera flera kontakter som inte är i följd. Fliken Databasstruktur Inställningar för att byta namn på begreppen Företag, Personer och Projekt Här kan man som administratör ändra namn på begreppen Företag, Personer och Projekt som för en vanlig användare förekommer i KONTAKT. Denna flik visas enbart om du har behörigheten Ändra superfält. Notera att namnbyte enbart påverkar vad som visas på skärmen. Följande påverkas inte av namnbyte: Styrkoder för fält i mallar. Styrkoder för fält i dokumentprefix. Fältnamn i DDE. Kolumnnamn vid import / export. 130

131 Fältnamn då man skapar rapporter. Begrepp som förekommer i denna handbok samt i den inbyggda hjälpen. Fliken Övrigt Fliken Övrigt i Inställningar Använd lösenord Kryssa för om du vill använda lösenord. Genom knappen Sätt kan du då ange det lösenord du vill ha för att starta programmet med ditt användarnamn. KONTAKT hanterar ditt lösenord enbart i krypterad form. Om du glömt ditt lösenord och inte längre kan komma in i KONTAKT kan du låta administratören sätta ett nytt lösenord. Detta görs i dialogen Medarbetare under knappen Behörighet. Kom ihåg mitt användarnamn Om denna kryssruta är ikryssad blir du vid uppstart av KONTAKT inte tillfrågad om vem du är utan du kommer direkt in i programmet. Att ha denna kryssruta ikryssad är praktiskt om enbart du själv använder KONTAKT på din arbetsstation. och mitt lösenord Om du använder lösenord och du låter programmet komma ihåg ditt användarnamn kan du också låta programmet minnas ditt lösenord vid uppstart på din arbetsstation. Du blir då inte skyddad om någon får tillgång till din arbetsstation. 131

132 Visa startbilden vid uppstart Kryssa av denna om du inte vill se startbilden för programmet då KONTAKT startar. Meddela vad som finns att göra vid uppstart Är denna ikryssad får du ett meddelande varje gång du startar KONTAKT om du har påminnelser att utföra på kontakterna. Exempel på meddelande vid uppstart Visa eyeq Kryssa av denna om du inte vill se ögonen i övre högra hörnet i startbilden. (Vem som helst kan bli paranoid...) Om du väljer att visa eyeq så kan du klicka på eyeq för att få diverse tips mm. Se också sista kapitlet för hur du lägger in egna meddelanden. Fråga innan programmet avslutas Är denna ikryssad får du ett meddelande varje gång du avslutar KONTAKT. Frågan visas enbart om ingen annat meddelande visas i samband med att programmet avslutas. Detta är praktiskt om man upplever att man av misstag brukar stänga av KONTAKT. Fråga vid avslut 132

133 Superfält Denna dialog används för att skapa nya superfält, ta bort superfält och bestämma i vilken ordning de skall visas i de olika dialogerna. Superfält på företag Ett superfält är ett fält som du själv döper till valfri text och av valfri typ. Genom att välja flik kan du skapa Superfältet på valfritt ställe. Väljer du fliken Person kommer fältet att skapas på kontaktperson. Väljer du fliken Projekt får du ett nytt fält på projekt. Väljer du fliken Egna får du ett nytt superfält bland egna fält (se vidare Egna fält i Visa-menyn). Om fältet har en avgränsare visas detta med en symbol i listrutan. Om du vill ändra namn på ett superfält eller byta symbol så dubbelklickar du på superfältet och gör dina ändringar. Byta ordning på fält Du använder knapparna med upp- och nedåtpilarna för att bestämma i vilken ordning ett fält visas i listan i huvuddialogen. Gör så här för att byta ordning: 1. Markera fältet du vill flytta genom att klicka på det. 133

134 2. Klicka på upp- eller nedåtpilen beroende på var du vill ha fältet. När du klickar på pilarna ser du hur ordningen ändras i listan. Detta kan vara bra för att arrangera fälten på bästa sätt. Ofta kan du få en snyggare layout på dina fält genom att lägga fälten i en viss logisk ordning (t ex små fält grupperas ihop, mellanstora för sig och stora först eller sist). Knappen Ny... Används för att lägga upp ett nytt Superfält. Gör så här för att skapa ett nytt Superfält: 1. Klicka på knappen Ny Ange namnet på fältet. Dialogen för Nytt / Ändra Superfält 3. Välj vilken sorts fält det skall vara (se vidare nedan). 4. Ange vilken storlek fältet skall ha. Storleken har ingen betydelse (hört det förut!?) för hur mycket information som kan lagras i fältet utan avser enbart hur fältet visas på bildskärmen. 134

135 5. Ange övriga egenskaper för fältet (t ex om en symbol skall visas intill fältet, eller om fältet skall vara skrivskyddat, obligatoriskt eller dolt) 6. Klicka OK för att skapa ditt fält. Knappen Ändra... Används för att ändra information om det markerade superfältet. Detta är detsamma som att dubbelklicka i listan. Knappen Radera Används för att ta bort markerat Superfält. Du kommer att få en varning om information finns lagrad för fältet, innan fältet med all dess information raderas. Olika typer av Superfält När du skapar ett fält bestämmer du också fältets typ. Du kan inte senare byta typ på ett fält, varför du noga bör planera vad du vill lagra innan du lägger upp ett nytt fält. Om du i efterhand vill byta typ så finns i vissa fall möjlighet att via export och import flytta data mellan fält. Textfält Skapar ett vanligt textfält. Detta är bäst för uppgifter som nästan alltid är olika. Du anger också om fältet är avsett för: Annat - Ett helt vanligt textfält skapas. Exempel på superfält av typen Text avsett för annat Datum Datum presenteras i textfältet i det format man angett i Windows Kontrollpanel. En kontroll görs även att man skrivit in datumet på detta format. Internt i databasen lagras datumet enligt formatet Universal Date Format, som sammanfaller med det svenska datumformatet yyyy-mm-dd. E-postadress - En symbol kommer att synas i anslutning till fältet där du kan skicka e-post (om du samtidigt i inställningarna kryssat för att du vill använda e-post). 135

136 Exempel på superfält av typen Text avsett för e-post Första gången du fyller i ett e-postfält kan du klicka på knappen till höger om fältet. Då försöker KONTAKT vara så fiffig som möjligt och lista ut vilken adress du skall ha där. Är fältet exempelvis på personkortet och personen heter Bo Ek och arbetar på Test AB, blir förslaget Faxnummer - En symbol kommer att synas i anslutning till fältet där du kan skicka fax (om du samtidigt i inställningarna kryssat för att du vill använda fax). Exempel på superfält av typen Text avsett för fax Se vidare avsnittet Utskick via fax för mer beskrivning av faxfunktionen i KONTAKT och de faxprogram som stöds. Heltal En kontroll görs att man skrivit in heltalet utan andra tecken än siffror (i intervallet [ , ]). Internt i databasen lagras heltalet på samma format som det skrivs in. Internetadress - En symbol kommer att synas i anslutning till fältet där du direkt kan hoppa till angiven hemsida (om du samtidigt i inställningarna kryssat för att du vill använda internetadresser). Exempel på superfält av typen Text avsett för Internetadress Skype-namn - Visar en knapp som gör att du kan ringa en annan Skypeanvändare. Exempel på supererfält av typen Text avsett för Skype-namn För mer information om Skype, besök 136

137 Telefonnummer - En symbol kommer att synas i anslutning till fältet där du kan ringa upp (om du samtidigt i inställningarna kryssat för att du vill ringa upp automatiskt). Tapir som är Lundalogiks program för telefoni (CTI) läser dessutom telefonnummer från dessa fält. Exempel på superfält av typen Text avsett för telefonnummer Om du skriver in ett utlandsnummer med tecknet + istället för ett utlandsprefix, t ex 00, före telefonnumret byts detta ut mot det utlandsprefix man valt i Inställningar då man ringer från KONTAKT. Du kan alltså skriva antingen eller Har du Tapir kan du dessutom skriva ett nummer som ##. Vid uppringning kommer detta att omvandlas till medan Tapir matchar # mot vad som helst. Detta är lämpligt när uppringaren ringer från en växel och olika slutsiffror läggs på beroende på anslutning. Genom att lägga till # kan du identifiera uppringare från ett visst företag utan att behöva registrera alla anknytningar. Kryssruta Skapar en ruta som kan kryssas av/på. Avsedd för information av ja/nejkaraktär, t ex Skall ha julkort. Exempel på superfält av typen Kryssruta Om du har en hel rad av kryssrutor kan du kryssa av kryssrutorna för Symbol i dialogen Nytt/Ändra Superfält. Då kommer höjden för raden där fälten finns att minskas. Alternativlista En lista med ett antal fördefinierade alternativ. Alternativen i listan kan du själv bestämma senare. Avsedd för uppgifter som är från en begränsad mängd. Exempel på ett superfält av typen Alternativlista 137

138 Genom att klicka på den gröna plusknappen får du möjlighet att ändra de valbara alternativ som skall gälla för alternativlistan. Plusknappen visas enbart då du har behörigheten Ändra kategorier. Redigerbar alternativlista Skapar en lista med att antal fördefinierade alternativ som kan kompletteras med en valfri text. (En blandning av textfält och alternativlista.) Avsedd för uppgifter som ofta är från en begränsad mängd men som ibland kan vara unika. Exempel på superfält av typen Redigerbar alternativlista Genom att klicka på den gröna plusknappen får du möjlighet att ändra de valbara alternativ som skall gälla för alternativlistan. Plusknappen visas enbart då du har behörigheten Ändra kategorier. Redigerbar personlista Skapar en lista fylld av personnamn. Används för att enkelt ange ett namn på det aktuella företaget eller företagen som är kopplade till ett projekt. Exempel på superfält av typen Redigerbar personlista Medarbetare Skapar en alternativlista med alla registrerade medarbetare. Exempelvis för fält som Ansvarig eller Vår referens. Exempel på superfält av typen Medarbetare Genom att klicka på det gröna plustecknet öppnas dialogen för Medarbetare. Mängd Skapar ett speciellt fält som är avsett för information som har egenskapen en eller flera. 138

139 Exempel på ett superfält av typen Mängd En kontakt kan t ex vara intresserad av mer än en produkt hos dig. Då kan ett mängdfält vara lämpligt för att notera vilka produkter en kund är intresserad av. Ett annat exempel på när ett mängdfält passar kan vara om du vill hålla reda på vilka intressen dina kontaktpersoner har. En person kan ju vara intresserad av både dykning och av att samla frimärken. Genom att klicka på den gröna pilen i fältet får du möjlighet att bocka för de alternativ som skall gälla för fältet. Genom att klicka på den gröna plusknappen får du möjlighet att ändra de valbara alternativ som skall gälla för mängden. Plusknappen visas enbart om du har behörigheten Ändra kategorier. Påminnelse Skapar ett fält för påminnelser. Exempel på ett superfält av typen Påminnelse Du kan ha flera påminnelser i ett sådant fält. Först vill du t ex bli påmind om att du skall ta kontakt och senare att du skall följa upp den första kontakten efter 2 veckor. Om inga påminnelser finns för dig då du klickar på den gröna pilen får du möjlighet att lägga upp en ny påminnelse. Se vidare Ny uppgift i Projekt. Om du klickar på den gröna pilen då påminnelser redan finns i fältet visas dessa (sorterade i prioriteringsordning) och du kan göra ändringar. Om du håller Ctrl-tangenten nedtryckt samtidigt som du klickar på den gröna pilen så kommer du i detta fall direkt in i den första påminnelsen. Genom att klicka på den röda pilen prickar du av och tar bort den aktuella påminnelsen. Om påminnelsen finns på kontaktkortet eller ett projekt får du samtidigt möjlighet att lägga in en notering i historiken. En asterisk (*) i påminnelsens titel indikerar att det finns påminnelser avsedda för andra medarbetare än du själv. 139

140 ODBC Med hjälp av detta mycket speciella Superfält kan du koppla in extern data till KONTAKT. Exempelvis kan du läsa in uppgifter från ditt ekonomisystem och presentera dessa tillsammans med övriga uppgifter i kontaktkortet (eller på person och projekt). Denna fälttyp kräver lite mer datorvana än de andra fälten. Därför kan det vara lämpligt att be någon i din närhet som är duktig på datorer och databaser att hjälpa dig. Det krävs kunskaper om ODBC, SQL och allmänt databaskunnande för att utnyttja denna fälttyp. Kravet är att den databas du skall läsa in har en ODBC-drivrutin. ODBC är en standard för hur man kan öppna och manipulera en databas oavsett av vilken tillverkare eller vilket format som ligger bakom. De flesta större och spridda databaser har en sådan drivrutin. Är du osäker på om din databas har ODBC-stöd så kontakta din databasleverantör. Dialogen för att skapa ODBC-Superfält Se vidare i hjälpsystemet för KONTAKT. Där får du mer hjälp och exempel på olika kopplingar mot ekonomisystem som t ex Scala, Navision, Visma Administration, FDT Avance, Hogia Small Office och Hogia Art. Datakälla Här pekar du ut det namn som är förknippat med den databas du vill komma åt. Du kan själv skapa en ODBC-källa i kontrollpanelen, dubbelklicka på ODBC i kontrollpanelen. Det namn du då använder måste vara samma hos alla användare på nätverket. Dvs det räcker inte att skapa ODBC-källan på en dator, alla användare som skall se fältet måste ha denna ODBC-källa skapad och namngiven med exakt samma namn. 140

141 Som alternativ till att skapa en ODBC-datakälla i Kontrollpanelen kan man även ange en full sökväg till en DSN-fil i fältet Datakälla. SQL-sats Här anger du en SQL-sats som hämtar den data du är intresserad av. SQL är en standard för hur man pratar med en databas. I följande exempel hämtas utestående fordran på kunden från ekonomisystemet Visma Administration: SELECT fordran FROM kund WHERE kundnr='<företag.kundnummer>' Detta betyder att satsen skall hämta ut fältet fordran från databastabellen kund där fältet Kundnr är samma som aktuell kund. Som du ser kan du referera till uppgifter på aktuell kontakt direkt i SQL-satsen. Detta gör du på samma sätt som vid export/import eller i mallarna. Du använder < och > samt anger sedan var fältet finns och fältets namn. <Var det finns.vad det heter> t ex <Företag.Telefax>, <Person.Direktnummer> eller <Projekt.ProjektID>. Detta är samma syntax som vid export/import och länkade fält i mallar. Du kan också använda tecknet för att få ett alternativt värde om fältet är tomt. Ett exempel: SELECT tb FROM Tabell WHERE KundID = <Företag.Kundnummer 0> Här hämtas fältet tb från tabellen Tabell där fältet KundID är samma som aktuell kund. Finns inget kundnummer på aktuell kontakt används istället kundnumret 0. På detta sätt kan man undvika syntaxfel för t ex numeriska databasfält i den SQL-sats som ställs till databasen. Du kan skriva in flera SQL-satser åtskiljda med tecknet ; om du t ex först vill göra en uppdatering (som inte returnerar något) och därefter hämta ett värde. Speciella fält Förutom fält på företag, person och projekt finns även följande fält tillgängliga för att bygga upp SQL-satsen: <Datum> Kort datum formaterat enligt inställning i Windows Kontrollpanel <Långt datum> Långt datum formaterat enligt inställning i Windows Kontrollpanel <Tid> Tiden formaterad enligt inställning i Windows Kontrollpanel 141

142 <ODBCDatum> Exempel: {d ' '} (Dagens datum enligt SQLformat) <ODBCTid> Exempel: {t ' '} (Aktuell tid enligt SQL-format) <Year> Aktuell år (4 siffror) <Month> Aktuell månad (1-12) <0Month> Aktuell månad (alltid 2 siffor, 01-12) <Day> Aktuell dag (1-31) <0Day> Aktuell dag (alltid 2 siffror, 01-31) Dessa fält kan användas för ODBC-frågor till den egna KONTAKTdatabasen: <CompanyID> Unikt ID för företaget <ProjectID> Unikt ID för projektet <ReferenceID> Unikt ID för personen inom företaget <UserID> Unikt ID för medarbetaren SQL-satsen returnerar Inget värde Då man anger att SQL-satsen returnerar Inget visas superfältet som en knapp. Då man klickar på knappen körs SQL-satsen mot datakällan. Denna variant av ODBC-superfält kan vara användbar då man med t ex en UPDATE-sats uppdaterar en extern databas med information från KONTAKT. SQL-satsen returnerar Ett värde Då man anger att SQL-satsen returnerar Ett värde visas superfältet som en ram med ett informationsfält och en uppdateraknapp. Då man klickar på uppdateraknappen körs SQL-satsen mot datakällan. Resultatet från SQLsatsen (enbart första kolumnen på första raden) sparas tillsammans med en tidsstämpel i databasen och visas i informationsfältet. Om superfältets storlek är mellan (eller större) visas dessutom tidsstämpeln i ramen kring superfältet. Uppdatera automatiskt - Alltid Kryssa för denna om du vill att ODBC-fältet skall uppdateras automatiskt varje gång någon öppnar kontaktkortet. Alternativt måste användaren klicka på knappen för uppdatering varje gång han/hon vill se aktuella siffror i fältet. Fördelen med det senare är att det då går snabbare att öppna ett kontaktkort. Då man arbetar frikopplad mha dockningsfuktionen i KONTAKT uppdateras inga fält automatiskt. 142

143 Med funktionen Uppdatera ODBC i Special-menyn kan man uppdatera alla ODBC-superfält i en enda operation. För detta krävs att man har behörigheten Använda massoperationer. Uppdatera automatiskt - Om äldre än minuter Om fältet inte har fått ett nytt värde de senaste x minuterna uppdateras det automatiskt. Dvs du kan ange ett valfritt tidsintervall för hur ofta du vill att fältet skall uppdateras med aktuell information. SQL-satsen returnerar Flera värden Om det returneras många värden, t ex alla utestående orderrader på kunden, visas fältet som en knapp. Klickar man på denna knapp visas i sin tur en lista på alla värden som SQL-satsen returnerar. Dvs varje gång du klickar på knappen sker en läsning mot databasen. Transponera resultatet Denna kryssruta skall kryssas i om man vill skifta rader mot kolumner innan resultatet visas. Detta är användbart om man t ex vill presentera ett nyckeltal per rad istället för ett nyckeltal per kolumn (från ett resultat som består av enbart en rad). Exempel med Visma Administration: Följande fråga hämtar två nyckeltal, nämligen utestående fordran samt kreditlimit, för en kund: SELECT KUND.FORDRAN AS [Fordran], KUND.KREDITLIM AS [Kreditlimit] FROM KUND WHERE KUND.KUNDNR='<Företag.Kundnummer>' Resultatet blir i form av ett nyckeltal per kolumn. Genom att omformulera frågan samt kryssa i Transponera resultatet kan man istället få resultatet i form av en rad per nyckeltal: SELECT 'Värde' AS [Nyckeltal], KUND.FORDRAN AS [Fordran], KUND.KREDITLIM AS [Kreditlimit] FROM KUND WHERE KUND.KUNDNR='<Företag.Kundnummer>' Knappen Testa Genom denna knapp kan du enkelt testa att din SQL-sats fungerar mot den valda datakällan. Värden för eventuella styrkoder hämtas från aktuellt företag, person, projekt och medarbetare. Några tips om ODBC-fält Använd exempelvis Microsoft Access för att skapa din SQL-fråga. I Access kan du göra detta grafiskt i designläge. Testa här tills det fungerar som du 143

144 tänkt och byt sedan till Visa-menyn och välj SQL. Då visas frågan som text varpå du kan kopiera texten i SQL-satsen och därefter klistra in den i KONTAKT. När du klickar på knappen för att uppdatera ditt ODBC-fält i t ex ett kontaktkort kan du hålla Shift-tangenten intryckt. Då visas hur den fråga ser ut som skickas till ODBC-drivrutinen. Detta är ett bra sätt att se om SQL-satsen ser korrekt ut innan den skickas till databasen. Om du håller Ctrl-tangenten intryckt kommer en dialog upp där du kan välja en ODBC-källa på nytt. Övriga egenskaper för superfält Beroende på typ av superfält är en eller flera av de övriga egenskaperna valbara. Symbol Här finns möjlighet att välja en symbol. Det finns flera symboler att välja mellan i listan. Skrivskyddat Om du vill att man inte ska kunna ändra innehållet i fältet kryssar du i denna kryssruta. Exempelvis om du skapar ett superfält för kundnummer är det lämpligt att skrivskydda detta. Om ett superfält är skrivskyddat kan en användare enbart ändra fältet om fältet är tomt eller om användaren har behörigheten Ändra superfält. Det går också att importera information till ett skrivskyddat superfält. Obligatoriskt Om man vill tvinga användare att alltid fylla i ett superfält kryssar man i denna kryssruta. Titeln på ett obligatoriskt fält visas i fetstil. Om ett superfält är obligatoriskt kan en användare enbart lämna fältet tomt om användaren har behörigheten Ändra superfält. Det går också att importera nya poster med tomma värden på obligatoriska fält. Dolt Dolda fält visas inte på kort. Däremot kan man söka på innehållet i fältet, visa fältet som kolumn i huvudlistorna, använda det i rapporter, hämta fältet via styrkoder till mallar, importera och exportera fältet. Om en användare har behörigheten Ändra superfält visas dock även dolda superfält på kort. 144

145 Avgränsare Genom att namnge en avgränsare för ett fält kommer det att läggas in en avgränsare före fältet på kort där fältet visas. Genom en knapp på avgränsaren kan denna fås att slås ihop och då kommer de fält som syns under avgränsaren fram till nästa avgränsare (alternativt sista fältet) att döljas. Genom ett klick på samma knapp kan sedan fälten på nytt visas. Använd avgränsare för att Gruppera fält som hör ihop Dölja fält som sällan behöver visas Använda samma kort till olika saker 145

146 7 Visa-menyn Historik för aktuell kontakt Visar aktuell kontakts historik. Det är samma sak som att klicka på knappen Historik på kontaktkortet. Historik för markerade kontakter Samlar upp och visar all historik på markerade företag, men inte på projekt. Se mer nedan för denna funktion. Historik för alla kontakter Samlar upp och visar all historik på företag och projekt. På detta sätt kan du snabbt få en översikt på vad som hänt t ex den senaste veckan. Historiken visas radvis (all text fram till radslut) och bara rader som inleds med datum visas. Sedan letar KONTAKT efter tecknet : följt av ett blanksteg. Det som står framför detta tecken kommer att tolkas som en signatur. Dialogen Visa all historik Historiken sorteras normalt i datumordning så att den senaste noteringen är överst. Du kan själv sortera på en valfri kolumn genom att klicka i titelraden. Prova att klicka på höger musknapp när du har markören över listan. Då får du en meny med olika alternativ, t ex kan du anpassa alla kolumnbredder i listan på bästa sätt. 146

147 Dubbelklickar du i listan öppnas den historik där noteringen hör hemma (samma sak som att klicka på knappen Öppna). Om du samtidigt håller Ctrl-tangenten intryckt öppnas istället kundkortet som hör till noteringen (alternativt det projekt som hör till noteringen). Verktygsraden Stänger fönstret. Samma som att trycka Esc. Här kan man skriva ut innehållet i listrutan på en skrivare. Kopierar listan till klippboken. De markerade historikradernas tillhörighet markeras i huvudfönstrets huvudlista. Om en projektnotering markerats kommer dess kopplade företag att markeras i huvudfönstret. Visar aktivitetsuppföljning där man grafiskt kan analysera aktiviteter. Denna knapp visas om du har behörigheten Använda uppföljning och är tillgänglig enbart om kryssrutan Visa aktivitet och kontaktperson är ikryssad. Öppnar den inbyggda hjälpen för fönstret. Visa de _ senaste dagarna Genom att fylla i ett tal här och trycka på tangenten Enter uppdateras listan och visar bara noteringar så många dagar tillbaks i tiden som du angav. Låter du detta fält vara tomt visas alla noteringar oavsett hur gamla de är. Visa aktivitet och kontaktperson Då denna kryssruta är ikryssad delas historiken upp i Aktivitet och Person. Detta bygger på att historiken skrivs in på ett speciellt sätt. Efter signaturen kommer KONTAKT att leta efter en aktivitet följt av namnet på en person. Dessa två texter skall vara separerade av tecknet :. Aktivitetsuppföljning Genom att klicka på knappen Uppföljning visas aktivitetsuppföljning för markerade rader (eller alla, om ingen eller en rad är markerad). 147

148 Data När du valt denna vy visas informationen i ett pivotdiagram. Med Drag & Släpp kan du själv placera fält som kolumner eller rader. Du kan själv välja de fält du vill ha med i diagrammet genom att trycka på knappen Visa fält. Genom att fälla ut alternativlistan för ett fält kan du begränsa vilka alternativ som ska tas med. Klicka på knappen Återställ om du vill återgå till standardutseendet. Aktivitetsuppföljning, Data Normalt analyseras enbart de historikrader vars kategori återfinns bland de valbara kategorierna i historikfönstret. Håll Ctrl-tangenten intryckt när du klickar på knappen Uppföljning om du vill analysera alla historikrader. Graf När du byter till denna vy visas resultatet i form av en graf. Genom att gå tillbaka och förändra vyn Data kan du därefter grafiskt analysera informationsunderlaget annorlunda. 148

149 Aktivitetsuppföljning, Stapeldiagram i 3D Genom att trycka med höger musknapp på axlarna eller grafen kan du byta diagramtyp, utseende, färg, sätta rubriker mm. Klicka på knappen Återställ om du vill återgå till standardutseendet. Aktivitetsuppföljning, Cirkeldiagram 149

150 Dokument - för aktuell kontakt Visar aktuell kontakts dokumentarkiv. Det är samma sak som att klicka på knappen Dokument på kontaktkortet. Dokument - för markerade kontakter Visar dokument för alla de kontakter som är markerade i listan, inga dokument som är skapade under projekt visas. Se mer om denna funktion nedan. Dokument - för alla kontakter Samlar upp och visar alla dokument skapade på samtliga företag och projekt. På detta sätt kan du snabbt få en översikt av vilka dokument som skapats t ex den senaste veckan. Visa alla dokument Dubbelklickar du i listan öppnas det dokument du klickar på (samma sak som att klicka på knappen Öppna). Om du samtidigt håller Ctrl-tangenten intryckt öppnas istället kundkortet som dokumentet är lagrat på (alternativt det projekt som det är skapat på). Verktygsraden Stänger dokumentarkivet. Samma som att trycka Esc. Här kan du välja en skrivare och få ut en lista över dokumenten. 150

151 Kopierar listan med dokument till klippboken. De markerade dokumentens tillhörighet markeras i huvudfönstrets huvudlista. Om ett projektdokument markerats kommer dess kopplade företag att markeras i huvudfönstret. Genom att klicka på knappen kan du starta Utforskaren direkt från dialogen. Se avsnittet KONTAKT8.INI i kapitlet Övrigt om du istället vill öppna ett annat program. Öppnar den inbyggda hjälpen för fönstret. Visa de senaste dagarna Genom att fylla i ett tal här och trycka på tangenten Enter uppdateras listan och visar dokument skapade så många dagar tillbaks i tiden som du angav. Låter du detta fält vara tomt visas alla dokument oavsett hur gamla de är. Öppna Öppnar markerat dokument. Samma som att dubbelklicka i listan. Om man håller Ctrl intryckt då man klickar Öppna så öppnas istället företaget eller projektet där dokumentet finns. Om man håller både Ctrl och Shift intryckt då man klickar Öppna så öppnas istället dokuemntets Egenskaps-fönster. Skriv ut Skriver ut markerat dokument. Ta bort Tar bort markerat eller markerade dokument. Du får även möjligheten att radera dokumentet från hårddisken om du vill. Du kan använda denna funktion för att rensa ut gamla dokument. Skriv ett årtal i Snabbfiltret, markera alla och klicka på Ta bort. På detta sätt kan du exempelvis ta bort alla dokument skapade ett visst år. För att kunna ta bort flera dokument samtidigt krävs behörigheten Använda massoperationer. 151

152 Visa alla medarbetares dokument Kryssa för denna för att se samtliga dokument oavsett vem som skapat dem. Är rutan inte ikryssad visas bara dokument som du själv har skapat. Symboler i dokumentlistan Dokumentet finns och är känt av Windows. (Windows vet vilket program det hör till). Dokumentet finns men är okänt av Windows. (Du kan inte öppna eller skriva ut det). Dokument finns inte eller är inte åtkomligt för tillfället. KONTAKT har inte tagit reda på om dokumentet är åtkomligt eller inte. Detta kan bero på att dokumentet är gammalt eller att dokument ligger på en annan nätverksserver (i samband med att Nomad används). En snabb sökning Under listan med dokument finns ett fält som heter Snabbfilter. Genom att skriva något här gör du ett snabbt urval på de dokument som visas i listan. Skriver du t ex offert visas bara de rader som innehåller ordet offert. I kombination med att begränsa listan ett antal dagar tillbaka kan du på detta sätt snabbt få fram exempelvis hur många offerter som producerats den senaste veckan. Tidrapport Visar aktuell kontakts tidrapport. Syns bara om du kryssat för Använd tidrapport i fliken Tidrapport i Inställningar. Det är samma sak som att klicka på knappen Tidrapport på kontaktkortet. Information Visar vem som skapat aktuell kontakt och vem som senast ändrat den. Det är samma sak som att klicka på informationssymbolen på kontaktkortet. 152

153 Medarbetare Dialogen som visar Medarbetare Här ser du alla medarbetare i KONTAKT. Den röda pilen i kanten markerar dig själv. Du kan också se allas kommentarer. Du kan skriva din egen kommentar efter att ha klickat på knappen Öppna. Om du ser en personsymbol intill namnet betyder det att personen kör KONTAKT just nu (om du sitter på ett nätverk). Om det visas en datorsymbol betyder detta att personen är utdockad och arbetar fristående med KONTAKT. Verktygsraden Stänger medarbetarfönstret. Samma som att trycka Esc. Skapar en ny medarbetare. Denna knapp visas enbart om du har behörigheten Ändra medarbetare. Den medarbetare du markerat i listan öppnas. Om du saknar behörigheten Ändra medarbetare blir denna knapp inaktiv om du markerar någon annan medarbetare än dig själv. Tar bort den medarbetare du markerat. Denna knapp visas enbart om du har behörigheten Ändra medarbetare. Skickar ett e-postmeddelande till en eller flera markerade medarbetare. Adressen hämtas från fältet E-post i medarbetarkortet. 153

154 Genom att klicka här öppnas dialogen för utskrift av medarbetarrapporter. Denna knapp visas enbart om du har behörigheten Använda rapporter. I menyn som dyker upp till höger om knappen kan du välja bland de senaste medarbetarrapporterna du använt. Här kan du välja en skrivare och få ut en lista över medarbetarna. Exporterar information om markerade medarbetare till Microsoft Outlook Kontakter. Denna knapp visas enbart om du har Microsoft Outlook 2003 eller senare version och du kryssat i kryssrutan Integrerad koppling till Microsoft Outlook i inställningar fliken Använd. Kopierar listan med medarbetarna till klippboken. Låter dig se och ändra behörighet för en eller flera markerade medarbetare. Knappen inaktiveras om du markerar dig själv i listan över medarbetare. Denna knapp visas enbart om du själv har behörigheten Ändra behörighet. Låter dig administrera licenser för programmet. Denna knapp visas enbart om du har behörigheten Ändra behörighet. Öppnar den inbyggda hjälpen för fönstret. Symboler i medarbetarlistan Den röda pilen visar vem du är inloggad som i första kolumnen. Denna eller någon annan personsymbol i listan indikerar att medarbetaren för tillfället använder KONTAKT. Man kan själv ändra sin personsymbol i medarbetarkortet. En bärbar dator indikerar att medarbetaren för tillfället är utdockad (t ex på resa och använder KONTAKT frikopplad). En jordglob i listan indikerar att medarbetaren för tillfället använder KONTAKT för Webben. För medarbetare som inte använder programmet men vars namn är valbara i alternativlistor (dvs aktiva medarbetare utan licens) visas ett blått minustecken. Denna symbol visas enbart om man själv har behörigheten Ändra behörighet. För personer som har slutat eller inte längre är aktiva i KONTAKT visas ett rött kryss. 154

155 Medarbetarkortet När du öppnar en medarbetare eller skapa ny så visas medarbetarkortet där du kan se och ändra information. Ny medarbetare De uppgifter som skrivs in här kan fås användas i rapporter, t ex en intern telefonlista. Fältet Signatur används t ex i historiken för att markera vem som gjort en viss anteckning. Status Status för en medarbetare visas genom något av nedanstående val. Man kan inte ändra status för en inloggad medarbetare. Aktiv användare av KONTAKT Anger att medarbetare är aktiv användare av programmet och upptar en licens. Aktiv medarbetare, ej användare Anger att medarbetare fortfarande är valbar i alternativlistor där du kan välja medarbetare. Däremot upptar namnet inte någon licens, varför man inte heller kan välja detta namn vid inloggning. 155

156 Har slutat Anger att medarbetare har slutat eller inte längre är aktiv i KONTAKT mer eller mindre permanent. Medarbetaren finns kvar som en referens så att man t ex kan se vilka företag, dokument etc som medarbetaren skapat. Däremot visas inte medarbetaren i vare sig inloggningsbilden eller i alternativlistor av typen Medarbetare (såvida inte medarbetarens namn sedan tidigare är valt i fältet). Behörighet För att öppna dialogen för behörighet klickar man på knappen Behörighet i verktygsraden i medarbetarlistan. Denna funktion är enbart tillgänglig om du själv har behörigheten Ändra behörighet i KONTAKT. Är flera medarbetare markerade sätter man behörighet för alla medarbetare som markerats, vilket kan vara praktiskt om flera användare skall ha samma behörighet. Observera att den behörighet som visas är den minsta gemensamma nämnaren av alla markerade medarbetares behörigheter. En administratör kan ställa in olika behörigheter för de medarbetarna. På detta sätt kan en administratör t ex spärra vissa användare från att importera information, titta i tidrapporten eller ändra på Superfält. 156

157 Exempel på behörighet Genom att markera en behörighet visas en beskrivande text beträffande behörigheten. När man skapar en ny medarbetare så får medarbetaren de lägsta behörigheterna som redan finns för alla licensierade medarbetare. Knappen Nollställ aktivitet Om en medarbetare har utnyttjat dockningsfunktionen och dockat ur för att arbeta fristående kan ingen annan utnyttja dennes medarbetarnamn. Om vederbörande inte har för avsikt att komma tillbaka för att docka in och därmed uppdatera nätverksdatabasen med utförda förändringar, kan du som administratör nollställa denna status här. Därefter kan vem som helst återigen använda medarbetarens namn för att komma in i KONTAKT. Om man nollställer aktivitet för en normalt aktiv användare visas ett meddelande på skärmen om att KONTAKT stängts ner av administratören och därefter avslutas programmet. 157

158 Knappen Sätt lösenord Om en medarbetare har glömt sitt lösenord kan du som administratör sätta ett nytt här. På så sätt kan medarbetaren komma in i KONTAKT igen. Därefter bör medarbetaren byta till ett eget lösenord (fliken Behörighet i Inställningar). Licenser För att öppna dialogen för licenser klickar man på knappen Licenser i verktygsraden i medarbetarlistan. Denna funktion är enbart tillgänglig om du själv har behörigheten Ändra behörighet i KONTAKT. Licensdialogen De medarbetare som ska kunna använda KONTAKT måste tilldelas en licens. Detta gäller såväl användare i en central nätverksdatabas som användare i en satellitdatabas då Nomad används. Samtidigt tillåts inte att fler medarbetare tilldelas licenser att använda programmet än det totala antalet licenser din installation omfattar. Antalet licenser styrs av den programnyckel du installerat KONTAKT med. Om en medarbetare är inloggad kan man inte frånta denna medarbetare sin licens. 158

159 Ett annat sätt att administrera licenser är att ange detta som status för medarbetaren på enstaka medarbetarkort. Egna fält Här lägger du upp uppgifter som gäller för ditt eget företag. Du kan skapa nya fält (under Superfält fliken Egna) om du har annan information du vill lagra här. Dialogen för egna fält Denna information kan sedan överföras till dokument du skapar via Skrivfunktionen i din ordbehandlare, t ex för att fylla i en sidfot. Detta är också ett bra ställe att ha gemensam information på som berör det egna företaget; t ex inloggningsnamn, larmnummer, kontonummer, bankgironummer, plusgironummer, servicenummer osv. 159

160 Allt att göra Samlar upp och visar alla påminnelser du har. Oavsett om du har påminnelsen i projekt, bland egna fält, företag eller kontaktperson kan du se den här. Dialogen Visa allt att göra Påminnelserna sorteras normalt i prioriteringsordning så att den viktigaste uppgiften visas först i listan. Du kan själv sortera på en valfri kolumn genom att klicka i titelraden. Klicka igen för att sortera listan i omvänd ordning. Prova också att klicka på höger musknapp när du har markören över listan. Då får du en meny med olika alternativ, t ex kan du anpassa alla kolumnbredder i listan på bästa sätt. Verktygsraden Stänger Att-göra-fönstret. Samma som att trycka Esc. Skriver ut listan med uppgifter. Kopierar uppgifter till klippboken så att du t ex kan klistra in dem i annat program. De markerade påminnelsernas tillhörighet markeras i huvudfönstrets huvudlista. Om en projektpåminnelse markerats kommer dess kopplade företag att markeras i huvudfönstret. 160

161 Genom att klicka på knappen uppdateras listan på nytt med information från databasen. Öppnar den inbyggda hjälpen för fönstret. Symboler i listan Du kan se hur aktuell uppgiften är genom symbolen i första kolumnen: Påminnelsen är försenad, dvs tidpunkten i fältet Måste vara klart har passerats Påminnelsen är aktiv och uppgiften kan påbörjas eller har påbörjats, dvs tidpunkten i fältet Skall påbörjas har passerats eller utelämnats. Påminnelsen är inaktiv och uppgiften behöver inte påbörjas ännu, dvs tidpunkten i fältet Skall påbörjas har inte passerats. Kalenderbokningen är aktiv eller har passerats. Kalenderbokningen ligger i framtiden. Indikerar att påminnelsen öppnats från Att-göra-listan och att det eventuellt har skett en förändring. För att på nytt uppdatera listan trycker du på Uppdatera-knappen i verktygsradebn. Normalt är aktiva påminnelser en signal om att uppgiften ännu inte är utförd, medan aktiva kalenderbokningar är en signal om att aktiviteten ännu inte är dokumenterad i KONTAKT. Du kan se var uppgiften ligger genom att titta på symbolen i tredje kolumnen: Uppgiften ligger på kontaktkortet. Uppgiften ligger på kontaktpersonen. Uppgiften ligger i projekt. Uppgiften ligger i egna uppgifter, (se Egna fält i Visa-menyn). En snabb sökning Genom att skriva en text i fältet Snabbfilter kan du snabbt filtrera listan och bara de rader som innehåller den text du skrev visas. Om inte snabbfiltret syns kan du ta fram det via menyn genom att klicka med höger musknapp direkt i listan. Alternativlistan med urval Välj i denna lista för att begränsa urvalet och enbart se vad som är på gång den närmaste tiden. 161

162 Visa alla medarbetares påminnelser Om du kryssar i denna ser du inte bara dina egna utan allas uppgifter. Öppna Dubbelklicka i listan för att hoppa direkt till den plats där uppgiften finns. Öppnar du en påminnelse på person och samtidigt håller Ctrl-tangenten intryckt, så öppnas kontaktkortet istället, med personen markerad. Kalendervyn Om man i Inställningar, (fliken Använd) angett ett superfält på företagsnivå av typen Påminnelse som skall vara kopplat till kalendern så visas ytterligare en flik i dialogen Visa allt att göra, nämligen fliken Kalender. Dialogen Visa allt att göra, fliken Kalender I kalendervyn visas enbart påminnelser från detta valda fält som både börjar och slutar på specifika tidpunkter under samma dag och dessutom är kopplade till en specifik medarbetare. 162

163 Listan nere till höger används för "lösa" påminnelser av typen "Glöm inte skicka in deklarationen", "Köp kaffe" osv. Dessa är helt privata och visas inte för dina kollegor. Gå till idag Positionerar kalendern på aktuell dag. Veckoöversikt Visar veckan för den markerade dagen i kalendern, för den valda medarbetaren. 163

164 8 Special-menyn Denna meny innehåller alternativ för att massuppdatera fält samt göra massutskick. Denna meny visas enbart om du har behörigheten Använda massoperationer. Lägg in uppgifter i fältet Med funktioner i denna meny kan du fylla i uppgifter i ett fält samtidigt hos flera kontakter. Exempelvis importerar du 800 stycken kontakter som kan bli framtida kunder. För detta ändamål har du skapat ett superfält som heter Kundkategori. Normalt hade du fått gå in på alla 800 kontakterna och sätta detta fält till exempelvis Prospect. Genom denna funktion kan du fylla i alla 800 kontakters fält samtidigt! Historik - från fliken Företag Lägg in i historiken från fliken Företag Med hjälp av denna dialog kan du lägga in text i historiken hos flera företag samtidigt. Antag att du har ett markerat urval av företag som du skickat mässinbjudan till. Nu vill du lägga in denna händelse i historiken; välj då detta alternativ i menyn. Ange vilken text du vill ha, se till att alternativet Markerade är ikryssat och klicka på OK. Nu läggs din text in på alla markerade företag i listan. 164

165 Historik - från fliken Personer Lägg in i historiken från fliken Personer Då du t ex sökt ut ett antal personer under fliken Personer och därefter valt att logga historik för dessa visas en styrkod för personnamnet i listrutan till vänster. Genom att infoga denna styrkod i texten kommer denna att bytas ut mot personens namn när noteringen loggas i historiken för företaget. Övriga Superfält Listan med fält som kan uppdateras varierar beroende på vilken flik du valt i huvudbilden. Är Företagsfliken vald, ser du fält på företag. Är Personfliken vald ser du fält på personnivå. Innan en uppdatering är det alltså viktigt att välja rätt flik beroende på var man vill uppdatera ett visst fält. Välj det fält du vill fylla i. Exempel då du lägger in uppgifter i en alternativlista på företag Du kan utföra detta på aktuell, markerade eller alla kontakter. Observera att befintlig data på fältet ersätts genom denna operation. Vid vissa typer av Superfält, t ex mängdfält, vill man ibland kunna lägga till en kategori utan att ursprunglig data skrivs över. 165

166 Lägg in i mängdfält I exemplet ovan lägger till alternativet Ismaskin i fältet Maskiner utan att befintliga uppgifter skrivs över. Genom att kryssa i Ersätt befintliga värden kommer man att skriva över ursprungliga uppgifter om sådana finns, vilket man i vissa lägen kanske vill. Uppdatera ODBC Men denna funktion kan du låta uppdatera samtliga ODBC-superfält (som returnerar ett värde). Exempel på Uppdatera ODBC-fält Markera först det eller de fält du vill uppdatera genom att klicka på dem. Välj därefter om du vill uppdatera alla, markerade eller enbart aktuell kontakt. Klicka till sist på OK. Detta menyalternativ är bara åtkomlig om du har något superfält av typen ODBC som returnerar ett värde. Resultatet av ODBC-Superfält som returnerar flera värden lagras inte i KONTAKT-databasen. 166

167 Utskick via - Brev Om din ordbehandlare hanterar massbrev, så som t ex Microsoft Word gör, kan du med denna funktion enkelt lägga upp färdiga mallar för olika massbrev och därefter enkelt skapa dem. Ibland kallas denna funktion också för Kopplad utskrift eller Mixning. För att utnyttja denna funktion måste du i inställningar först välja vilken dokumenttyp du vill använda för massbrev. Som standard sätts denna till Microsoft Word vid installation av KONTAKT men kan sedan eventuellt ändras. Detta gör du i KONTAKT, menyn Redigera, menyvalet Inställningar, fliken Skriv. Markera i listan den dokumenttyp du vill använda för massbrev (t ex Microsoft Word), klicka på Ändra, välj fliken Massbrev. Här skall du kryssa i kryssrutan Denna dokumenttyp skall användas vid massbrev. Dessutom kan du ange namnet på den källfil som skall användas. Normalt skall du använda DATA.DAT som namn på källfilen. Utskick av massbrev 167

168 Fliken Fält Beroende på ditt urval i fliken Fält, skapas en textfil med alla fält på de kontakter du har som underlag för massbrevet, (aktuell, markerade eller alla). Fliken Fält Ta med alla kontaktpersoner Denna kryssruta visas enbart då du valt att göra massutskicket från fliken Företag. Du kan genom denna välja att ta med uppgifter från alla eller ingen kontaktperson. Då du istället gör massutskicket från fliken Personer tas uppgifter med från exakt de kontaktpersoner du väljer. Knappen OK När du klickar OK så skapas ett textdokument (DATA.DAT) som underlag för massbrevet. Textdokumentet skapas i KONTAKTs massbrevskatalog (normalt underkatalogen MASSBREV). Sökvägen till din massbrevskatalog kan du ändra i Databashanteraren (finns i Program KONTAKT under Windows Start-knapp). Därefter får du peka ut ett dokument för massbrev som i förväg är kopplat till textdokumentet med underlaget. Skulle du inte ha valt någon dokumenttyp för massbrev i Inställningar eller väljer Avbryt i dialogen skapas bara textfilen och inget dokument öppnas. Detta motsvarar alltså egentligen en export av alla fält, men det kan vara ett bekvämare sätt än att använda Export-funktionen. I ordbehandlaren skriver du ditt brev och infogar valfria fält från underlaget i textfilen. Du kan eventuellt spara ditt nya brev med ett annat namn. På så sätt är det enkelt att bygga upp olika mallar för massbrev. Har du redan skrivit ett brev du vill göra ett utskick på, gör så här: 168

169 1. Kopiera brevet till massbrevskatalogen (normalt underkatalogen MASSBREV). 2. Öppna brevet och koppla det till textfilen DATA.DAT i samma katalog. (Om du använder Microsoft Word utför du detta med menyalternativet Koppla dokument i menyn Verktyg. Se vidare avsnittet Noteringar för Microsoft Word, nedan.) 3. Spara och stäng brevet i din ordbehandlare. 4. När du därefter gör utskick via brev så dubbelklickar du på ditt brev varpå ordbehandlaren öppnar dokumentet. Har du problem att göra utskick via brev från KONTAKT se avsnittet nedan om du använder Microsoft Word. Se också hjälpdokumentet Vanliga frågor och svar som du bl a hittar i KONTAKTs Hjälp-meny. Noteringar för Microsoft Word Om du har flyttat massbrevskatalogen måste du koppla om länken till källdokumentet (normalt DATA.DAT) i massbrevet. Detta beror på att Microsoft Word sparar hela sökvägen till källdokumentet i huvuddokumentet. Följ instruktionerna nedan. Om ditt källdokument heter DATA.DAT är det inget problem, men om det istället heter DATA.TXT används normalt ODBC-drivrutinen för textfiler (*.TXT) installerad i ODBC-konfigurationsprogrammet, varför man inte kan ha denna installerad (se Windows Kontrollpanel). Om denna ODBCdrivrutin är installerad så misslyckas nämligen kopplingen till DATA.TXT varför du då först måste ta bort denna ODBC-drivrutin från ODBCkonfigurationsprogrammet. Namnet på källdokumentet framgår bl a i fliken Brev, se ovan. Ett praktiskt exempel i Microsoft Word 2000 Följande exempel skall visa hur du skapar ett helt nytt massbrev (utan att använda den medskickade mallen Massbrev.Doc). Börja med att starta MS Word och skriva innehållet i ditt brev. Vi antar att du skall bjuda in kunder till en mässa. 169

170 Börja med att skriva brevet utan tanke på kopplingen När du är klar sparar du ditt dokument i KONTAKT:s massbrevskatalog. Vet du inte vilken sökvägen är dit så välj Systeminformation i Hjälp-menyn i KONTAKT och titta på MergePath. Vi väljer Systeminformation för att se var massbrevskatalogen är Nu sparar du brevet som mässinbjudan.doc i den katalog som KONTAKT har för sina massbrev. 170

171 Vi sparar till massbrevskatalogen Går tillbaks till KONTAKT och markera de kunder du vill skicka brevet till och välj Special Utskick via Brev Välj special-menyn Följande dialog öppnas. Här ser du bl a vad namnet på ditt källdokument kommer att bli. Vi rekommenderar att du använder DATA.DAT som namn på källdokumentet. Du kan eventuellt byta namn i inställningarna i KONTAKT (Redigera-menyn, Inställningar, fliken Skriv, klicka på Microsoft Word-dokument under Dokumenttyp, knappen Ändra, fliken Massbrev) 171

172 Fliken Brev med instruktioner Här skall du först välja fliken Fält för att kontrollera att du skickar till markerade kontakter. När du klickar på OK får du upp följande bekräftelse: Klicka Ja för att välja en mall för ditt massbrev Denna säger att vi nu har exporterat våra markerade kontakter till en fil som heter DATA.DAT och att sökvägen till denna plats ligger i Windows klippbok (dvs man kan nu göra Klistra in (Ctrl+V) och få tillgång till denna sökväg). Klicka på Ja för att välja dokument. Vi får välja dokument i katalogen Massbrev Peka ut inbjudan du sparade tidigare genom att dubbelklicka på den. 172

173 Den återigen öppnade inbjudan Nu skall du utföra kopplingen mot de underlag du skapade från KONTAKT (filen DATA.DAT). Välj menyn Verktyg Koppla dokument Koppla dokument 173

174 Följande kopplingsruta kommer upp. Kopplingsrutan Som steg 1 skall du klicka på Skapa under 1. Huvuddokument och där välja Standardbrev. Vi väljer Skapa Vi väljer aktivt fönster Då vi redan skapat vårt brev klickar du på knappen Aktivt fönster (det som nu ligger i bakgrunden). 174

175 Steg 2, att peka ut DATA.DAT Därefter klickar du på Hämta data under 2. Källdokument och väljer Öppna källdokument. (Källdokumentet är det dokument där alla uppgifter om kunderna ligger, normalt DATA.DAT.) Dialogen för att öppna källdokument visas. Vi anger sökvägen till DATA.DAT Klicka på inmatningsrutan Filnamn och klistra in. (Du klistrar enklast in genom att trycka Ctrl+V. Samma sak kan ske genom att du klickar höger musknapp och väljer Klistra in från menyn som då dyker upp.) När du klistrat in hamnar hela sökvägen till källdokumentet i inmatningsrutan Filnamn. Klicka därefter på knappen Öppna. Efter Öppna får vi en varning Du får nu en varning om att inga kopplingsinstruktioner finns i huvuddokumentet (eftersom vi ju inte har angivit några ännu). Klicka på knappen Redigera huvuddokumentet. 175

176 Nästa steg blir alltså att infoga kopplingsinstruktioner på de ställen där vi vill ha kunduppgifter. Brevet (huvuddokumentet) är nu kopplat mot källdokumentet. Detta ser vi genom att en ny verktygsrad läggs till i överkanten på dokumentet i Microsoft Word. Verktygsraden för kopplade dokument Ställ markören på det ställe där du vill ha kundens företagsnamn och klicka på knappen Infoga kopplingsinstruktion. Då ser du alla de fält som finns i KONTAKT, välj FöretagNamn. En lista med alla de fält vi kan infoga från KONTAKT Fortsätt på samma sätt och infoga övrig adressinformation och kundens namn. Då kommer ditt brev att exempelvis se ut så här: 176

177 Vårt massbrev med kopplingsinstruktionerna synliga Genom att klicka på den lilla knappen med ABC,, kan du växla mellan kopplingsinstruktioner och riktiga uppgifter. Klickar du på denna byts kopplingarna ut mot de uppgifter du exporterat från KONTAKT och vice versa. 177

178 Vi har klickat på Visa kopplade data och ser nu riktig data Du kan även klicka på de röda små pilarna för att bläddra mellan alla de brev du har skapat. När du är nöjd med brevet klickar du på för att skriva ut alla de olika sidorna (ett för varje person i källdokumentet). Slutligen bör du spara brevet (huvuddokumentet) som du kan använda som mall vid nästa utskick. 178

179 Vi sparar massbrevet för att spara tid nästa gång Nästa gång du skall göra ett liknande utskick behöver du bara peka ut detta dokument och slipper att utföra alla stegen ovan. Kopplingen sparas nämligen med dokumentet. Utskick via - e-post Här kan du göra ett utskick via e-post till en valfri grupp mottagare. Denna funktion kräver att du har ett e-postsystem installerat som du valt vid installation av KONTAKT, t ex Microsoft Outlook. Fliken Fält Fliken Fält vid utskick av e-post 179

180 Använd följande fält Här anger du från vilka fält som KONTAKT ska hämta e-postadresserna. Här visas alla Superfält som används för e-post. Välj ett eller flera genom att klicka i listan. Förhandsgranska Om du kryssar i denna kryssruta så öppnas följande dialog där du kan kontrollera utskicket samt eventuellt ta bort vissa adresser därifrån. Adresserna sätts samman med hjälp av din inställning för e-post i Inställningar, fliken Övrigt. Dialogen för att förhandsgranska (där en av adresserna När du bekräftar utskicket startar ditt e-postprogram med adresserna ifyllda, varpå du kan skriva meddelandet, bifogar eventuella dokument och skicka. Om ditt e-postprogram stöder adresser av typen Hemlig kopia (eller BCC - Blind Carbon Copy) bör detta vara angivet i Inställningar, fliken Använd. Då kommer de olika mottagarna inte att kunna se vilka som mer har fått ditt utskick. 180

181 Utskick via - Fax Här kan du göra ett utskick via fax till en valfri grupp mottagare. Denna funktion använder det faxprogram du valt vid installationen av KONTAKT. För att byta valt faxprogram måste du göra en ominstallation av KONTAKT (samt därefter arbetsplatsinstallationer för eventuella övriga stationära nätverksanslutna datorer). Vid installationen av KONTAKT kan du välja mellan flera vanligt förekommande faxprogram, nämligen: FACSys för Microsoft Exchange Server GFI FAXmaker för Microsoft Exchange Server Microsoft Fax (Windows 98 eller senare) TellusTalk (faxtjänst via Windows Faxtjänst (Windows 2000 eller senare) WinFax PRO, version 8.0 eller senare För att faxfunktionen i KONTAKT skall fungera måste du alltså först ha installerat och konfigurerat något av dessa faxprogram på din dator och eventuellt i ditt nätverk. Du måste också se till att ditt faxprogram fungerar helt oberoende av KONTAKT innan du utnyttjar någon av faxfunktionerna i KONTAKT. I framtida versioner av KONTAKT kommer eventuellt fler faxprogram att stödjas. En del andra faxprogram kan även utnyttja kopplad utskrift i Microsoft Word. Detta innebär att om du har ett sådant program kan du istället göra ditt faxutskick genom att använda funktionen Utskick via Brev i KONTAKT. FACSys för Microsoft Exchange Server Detta faxprogram är integrerat med Microsoft Exchange Server och hanterar fax i nätverket. KONTAKT använder e-post för att leverera fax till FACSys för Exchange. För vidare information om denna produkt se GFI FAXmaker för Microsoft Exchange Server Detta faxprogram är integrerat med Microsoft Exchange Server och hanterar fax i nätverket. KONTAKT använder e-post för att leverera fax till GFI FAXmaker för Exchange. 181

182 För vidare information om denna produkt se Microsoft Fax Om du använder Windows-98 kan Microsoft Fax installeras separat mha installationsprogrammet AWFAX.EXE som medföljer Windows-98 eller kan beställas separat av Microsoft. I Windows Kontrollpanel (symbolen E-post, markera överföringstjänsten Microsoft Fax, klicka på knappen Egenskaper) anger du de egenskaper som skall gälla för Microsoft Fax. KONTAKT använder e-post för att leverera fax till Microsoft Fax. Eftersom Microsoft Fax är en överföringstjänst i Microsoft Exchange och Microsoft Outlook måste du alltså använda något av dessa e-postprogram för att du både skall kunna skicka fax och e-post från KONTAKT. TellusTalk (faxtjänst via Denna faxtjänst är tillgänglig på Internet. Genom att teckna ett abonnemang hos TellusTalk kan man skicka fax från KONTAKT via denna tjänst. KONTAKT använder e-post för att leverera fax via TellusTalk. För vidare information om denna tjänst se Windows Faxtjänst Under Windows Start-knapp, Program Tillbehör Kommunikation Fax konfigureras denna funktion. Med Windows 2000 måste det finnas ett modem på den egna datorn för att man ska kunna skicka fax. Med Windows XP finns möjlighet att använda en centralt placerad Faxtjänst på en dator/server och således låta flera användare i nätverket använda samma modem för att skicka fax. I dialogen Skicka fax, som beskrivs nedan, finns knappen Inställningar där du kan ange om en faxtjänst på en annan dator skall användas och också om en viss försättssida skall användas. WinFax PRO KONTAKT har testats med WinFax PRO version 8.0, 9.0 och I dialogen Skicka fax, som beskrivs nedan, finns knappen Inställningar där du skall ange den försättssida som skall användas. Försättssidan anger du som sökvägen till den CVP-fil som du vill att WinFax PRO skall använda när 182

183 faxet skickas. Där finns även en kryssruta för om faxet ska skickas som högupplösande eller inte beroende på om ditt modem stöder detta. KONTAKT använder DDE för att kommunicera med WinFax PRO. För vidare information om denna produkt se Fliken Fält Dialogen Utskick via fax Använd följande fält Här anger du från vilka fält som KONTAKT ska hämta faxnumren. Här visas fältet Telefax och alla Superfält som är avsedda för faxnummer. Välj ett eller flera genom att klicka i listan. Förhandsgranska Kryssa för denna om du vill se alla mottagare och deras adresser i en lista innan utskicket sker. Du kan då samtidigt plocka bort icke önskvärda mottagare. Du får också möjlighet till samma sak i dialogen Skicka fax som beskrivs nedan. När du bekräftar utskicket visas dialogen Skicka fax. 183

184 Dialogen Skicka fax Här har du möjlighet att skriva ett meddelande avsett att hamna på försättssida samt lägga till sidor i form av dokument. Dialogen för att skriva faxmeddelande För att ämnet och meddelandet skall hamna på faxet förutsätts alltså att din faxprogramvara kan hantera detta, t ex genom en försättssida. I fliken Dokument kan du lägga till ett eller flera dokument som skall skickas tillsammans med ditt fax. I fliken Mottagare visas de mottagaradresser som kommer att erhålla faxet. Här kan du också manuellt lägga till fler, ändra eller ta bort adresser från ditt utskick. Har du problem att skicka fax från KONTAKT se hjälpdokumentet Vanliga frågor och svar som du bl a hittar i Hjälp-menyn i KONTAKT. 184

185 9 Projekt-menyn Denna meny syns endast om du kryssat för Projekt i Inställningar under fliken Använd. Längst ned i menyn kan du dessutom välja bland de 7 senaste öppnade projekten. Genom att välja ett projekt hoppar du direkt till detta i Projektfönstret. Nytt projekt Med detta menyalternativ skapar du ett nytt projekt. De företag som markerats blir automatiskt kopplade till projektet när du skapar projektet från denna meny. Projektkortet visas på skärmen och du kan fylla i uppgifterna. Nytt projektkort Vill du ha mer information i denna dialog kan du själv lägga upp fler fält genom menyn Redigera, Superfält, fliken Projekt. Några exempel på fält ser du ovan. 185

186 Fliken Beskrivning I fältet i fliken Beskrivning kan man skriva in en kort kommentar om projektet. Fältets längd är begränsad till 255 tecken. Texten som skrivs in kan man välja att visa som en kolumn i projektlistan. Projektkort, fliken Beskrivning Fliken Företag Denna flik visar en lista med de företag som är kopplade till projektet. 186

187 Projektkort, fliken Företag Knappen Ny Skapar ett nytt företag som blir kopplat till det aktuella projektet. Knappen Öppna Öppnar markerat företag. Samma som att dubbelklicka på ett företag i listan. Knappen Koppla... Du får möjlighet att välja ett företag som du kan koppla till projektet. Knappen Koppla loss Kopplar loss det företag du markerat från aktuellt projekt. Knappen Uppdatera Uppdaterar listan med kopplade företag från aktuell information i databasen. Fliken Att göra Denna flik visar uppgifter som är förknippade med projektet. I denna vy kan du lägga till, ta bort och pricka av uppgifter. Genom att bocka för alternativ under knappen Visa kan du se urval av de uppgifter som finns. 187

188 Knappen Ny Låter dig skapa en ny uppgift. Projektkort, fliken Att göra Knappen Öppna Öppnar markerad uppgift. Samma som att dubbelklicka på en uppgift i listan. Knappen Ta bort Låter dig ta bort den uppgift som markerats i listan. Enbart om du själv har behörigheten Ändra medarbetare är det möjligt att ta bort uppgifter som tillhör andra medarbetare. Knappen Pricka av Prickar av den uppgift som markerats i listan. Avprickade uppgifter visas inte i listan om du inte bockat för alternativet Avprickade uppgifter i menyn under Visa-knappen. Du kan då (om du vill) automatiskt överföra denna händelse till projektets historik genom inställning (Inställningar fliken Historik). Om man klickar på denna knapp när en redan avprickad uppgift är markerad i listan så återgår uppgiften till ej avprickad. 188

189 Enbart om du själv har behörigheten Ändra medarbetare är det möjligt att pricka av uppgifter som tillhör andra medarbetare. Knappen Visa Öppnar en meny där man kan ställa in vilka uppgifter som ska visas i listan. Knappen Uppdatera Uppdaterar listan med uppgifter från aktuell information i databasen. Fliken Tidrapport Denna flik visar tidloggningar som är kopplade till aktuellt projekt. Detta innebär att tidloggningarna måste tillhöra något av projektets kopplade företag och dessutom måste projektet vara valt i tidloggningarnas fält Projekt. Genom att bocka för alternativ under knappen Visa kan du se urval av de tidloggningar som finns. Denna flik visas enbart om du kryssat för att använda tidrapport i inställningar, fliken Tidrapport. Projektkort, fliken Tidrapport Om du markerar rader i listan så visas en summering av dessa tidloggningar till höger under listan. 189

190 Knappen Ny Låter dig skapa en ny tidloggning. Om det finns flera kopplade företag så öppnas först en dialog där du får välja vilket företag som tidloggingen skall sparas under. Knappen Öppna Öppnar markerad tidloggning. Samma som att dubbelklicka på en uppgift i listan. Knappen Ta bort Låter dig ta bort den tidloggning som markerats i listan. Knappen Pricka av Prickar av den tidloggning som markerats i listan. Avprickade tidloggningar visas inte i listan om du inte bockat för alternativet Avprickade tidloggningar under Visa-knappen. Knappen Visa Öppnar en meny där man kan ställa in vilka tidloggningar som ska visas i listan. Knappen Uppdatera Uppdaterar listan med tidloggningar från aktuell information i databasen. Koppla markerade kontakter Detta menyalternativ använder du då du vill koppla markerade kontakter till ett aktivt projekt. En dialog öppnas där du anger vilket projekt de markerade kontakterna i huvudlistan skall kopplas till. Detta kan upprepas hur många gånger som helst, dvs du kan efter hand fylla på ett projekt med fler och fler kontakter. Om du håller tangenten Ctrl intryckt då du väljer detta menyalternativ kommer du att kunna välja även bland alla avprickade projekt. Koppla loss markerade kontakter Öppnar en dialog där du anger ur vilket aktivt projekt de markerade kontakterna skall kopplas loss från. Om du håller tangenten Ctrl intryckt då du väljer detta menyalternativ kommer du att kunna välja även bland alla avprickade projekt. 190

191 10 Tidrapport-menyn Denna meny visas bara om du kryssat för Använd tidrapport i Inställningar under fliken Tidrapport. Logga arbetad tid Logga arbetad tid Denna dialog används för att spara arbetad tid på aktuell kontakt. Ange arbetad tid och en valfri specifikation. Du kan välja en specifikation i listan eller skriva in en ny. Vill du skriva in en specifikation som skall användas igen så lägg till den med plustecknet. Plusknappen visas om du har behörigheten Ändra kategorier. Normalt minns KONTAKT din senaste tidsloggning och fyller i alla fält utom datum och medarbetare. Datum sätts till dagens datum och medarbetaren sätts till dig som använder programmet. Om du håller Shifttangenten intryckt samtidigt som du tar fram dialogen från menyn, så sätts både fältet datum och medarbetare enligt din senaste tidsloggning. Detta är användbart då du t ex i efterhand registrerar tidloggningar. Avprickad Denna ruta kan användas för att visa om en tidloggning är fakturerad, attesterad eller på annat sätt åtgärdad. Följande fält syns bara om man har klickat på knappen Mer

192 Arbetstyp Anger vilken typ av arbete som är utfört. Kan t ex vara Konsultation, Utbildning, Support osv. Du lägger till egna alternativ med plusknappen (som visas om du har behörigheten Ändra kategorier). Projekt Här kan du ange en projektbenämning för senare uppföljning på projekt. I listan visas de projekt som företaget är kopplat till, men även standardnamn som hämtas från listan som man kommer åt genom plusknapppen (som visas om du har behörigheten Ändra kategorier). Medarbetare En lista med dig och dina medarbetare. Här anges vem som ligger bakom tidloggningen. Taxa Här kan eventuell timtaxa knytas till tidloggningen. Lägg till nya med plusknappen (som visas om du har behörigheten Ändra kategorier). Knappen Noteringar Här kan du knyta fritext till en tidloggning för längre beskrivningar av t ex utfört arbete. Finns det en blå symbol i knappen Noteringar betyder detta att noteringar finns. I listan över tidloggningar på en kontakt visas ett litet noteringsblock om noteringar finns på tidloggningen. Visa sparad tid... Visa sparad tid 192

193 I denna dialog ser du den tid du sparat på en viss kontakt. Du kan också skapa nya tidloggningar här. På detta sätt får du en bra översikt över all arbetad tid. Dessutom kan du enkelt få en summering som underlag för t ex fakturering. Du kan klicka på en valfri rubrik för att sortera på annat sätt än efter datum. Prova också att klicka på höger musknapp när markören är ovanför listan. Då får du en meny med snabbalternativ för listan. Verktygsraden Stänger tidrapporten. Samma som att trycka Esc. Här kan du skriva ut tidrapporter som t ex underlag för fakturering. Kopierar listan med tidloggningarna till klippboken. De markerade tidloggningarnas företag markeras i huvudfönstrets huvudlista. Denna knapp visas enbart i vyn Visa all sparad tid, se nedan. Prickar av markerade tidloggningar. Om man prickar av en redan markerad tidloggning återgår denna till att vara aktiv igen. Öppnar den inbyggda hjälpen för fönstret. Symboler i listan: Tidloggningen är aktiv, har inte fakturerats, åtgärdats etc Tidloggningen är avprickad. Notering finns på tidloggningen. Knappen Ny Lägger in en ny tidloggning. Ska du logga en tid som till sin specifikation liknar någon annan i listan, så markera denna innan du klickar på Ny; då utgår du från värdena för den tidloggningen. Normalt fyller KONTAKT i dialogen med alla fält från den markerade tidloggningen i listan (eller den senaste gjorda tidloggningen om listan är tom) utom datum och medarbetare. Datum sätts till dagens datum och medarbetaren sätts till dig som använder programmet. Om du håller Shifttangenten intryckt samtidigt som du tar fram dialogen via knappen Ny, så 193

194 sätts både fältet datum och medarbetare enligt den tidloggning du markerat i listan. Du kan lägga in arbetad tid på tre olika sätt: 1. Välja knappen Ny i denna dialog. 2. Välja Logga arbetad tid... i Tidrapport-menyn (eller klicka på snabbknappen i verktygsraden). 3. Pricka av ett startat tidtagarur i kontaktkortet. Knappen Ändra Tillåter dig att ändra en sparad tid, t ex tidsåtgång eller specifikation. Knappen Ta bort Tar bort de loggade tider du markerat i listan. Knappen Markera alla Markerar alla tider i listan. Knappen Visa alla Visar alla tider i listan oberoende av vad som finns i filtret. Knappen Filter Här kan du välja att filtrera ut vissa tidloggningar. Filter på sparad tid 194

195 Exempelvis kan du välja att bara se tider loggade under Oktober av en viss medarbetare och som inte är avprickade (fakturerade). Välj vad du vill filtrera och klicka OK. Nu kommer listan bara att visa rader som uppfyller dina villkor. Finns det en blå bollsymbol i knappen Filter betyder detta att filtret är aktivt. Finns det en blå bollsymbol i knappen Tidrapport på företagskortet betyder detta att det finns något sparat i tidrapporten för kontakten. En snabb sökning Exempel på snabbfilter där vi bara visar rader som innehåller ordet Felsökning Förutom knappen Filter ovan finns det ett snabbfilter längst ned. Genom att skriva en text i detta fält filtreras raderna och bara de som innehåller den text du skrivit visas. Du kan t ex skriva utbildning och då visas bara lagrade tider med texten utbildning i listan. Om snabbfiltret saknas kan du ta fram det via menyn, som du får fram med att klicka på höger musknapp i listan. Blanksteg i snabbfiltret tolkas som OCH. Skriver du FEL99 Carlsson kommer enbart rader som innehåller texten FEL99 OCH Carlsson att visas. Visa all sparad tid Visar en sammanställning på all sparad tid för samtliga kontakter. Genom denna dialog får du en bra överblick över all tid som är sparad på alla kontakter. Visa all sparad tid 195

196 Denna dialog är nästan exakt likadan som Visa sparad tid-dialogen. Enda skillnaden är att du inte kan skapa nya tidloggningar här samt att du även ser företagsnamnen i listan och kan markera dessa i huvudlistan med Överför-knappen. 196

197 11 Hjälp-menyn Innehåll för KONTAKT Genom att välja detta alternativ får du ett index över den hjälp som finns tillgänglig. Här kan du bl a få reda på hur du når Lundalogik om du får problem. Sök hjälp om Öppnar ett fönster så du kan söka i hjälpen efter ett visst nyckelord. Vanliga frågor och svar Välj detta alternativ för att se de vanligaste frågorna vi brukar få och svaren på dessa. Lundalogiks hemsida Välj detta alternativ för att hoppa direkt till Lundalogiks hemsida på Internet. Du måste ha tillgång till Internet och en bläddrare t ex Microsoft Internet Explorer eller Netscape Navigator för att detta alternativ skall fungera. Lundalogiks supportsida Välj detta alternativ för att hoppa direkt till Lundalogiks supportsida på Internet. Här dokumenterar vi fortlöpande de allra vanligaste problemen man kan stöta på. Fjärrhjälp från Lundalogik Detta menyalternativ används efter överenskommelse med Lundalogik för att initiera fjärrhjälp vilket innebär att tekniker från Lundalogik tillfälligt ges möjlighet att fjärrstyra din dator. Lundalogiks KONTAKT-sida Visar Lundalogiks KONTAKT-sida i fliken Internet i startbilden. 197

198 Uppgradera licenser Med denna funktion kan du enkelt utöka dina licenser för KONTAKT. Vad som krävs är att du har tillgång till både din gamla och din nya programnyckel. Uppgradera licenser Om du t ex vill uppgradera antalet licenser i ditt nätverk där det förekommer en blandning av stationära datorer och nätverksanslutna bärbara datorer som använder dockningsfunktionen i KONTAKT så räcker det att du gör uppgraderingen via detta menyval på en av de stationära datorerna. Aktivera Nomad Normalt är funktionen Nomad avstängd men kan aktiveras med en aktiveringskod genom detta menyalternativ. Aktiveringskoder för Nomad kan erhållas från Lundalogik AB. Nomad aktiveras även automatiskt då man första gången tar emot en Nomadfil. Du måste själv ha behörigheten Använda Nomad i KONTAKT för att detta menyalternativ skall vara tillgängligt i Hjälp-menyn. Systeminformation Visar en lista med teknisk information som gäller för din installation. Denna lista kan sedan skrivas ut, sparas som fil eller skickas med e-post. Detta är användbart vid felsökning tillsammans med Lundalogik. Det finns även möjlighet att som parameter till programmet KONTAKT.EXE ange växeln /i för att direkt öppna Systeminformationen. Om KONTAKT Här hittar du bl a versionsnummer på den version av KONTAKT du använder. 198

199 12 Skapa egna mallar Alla mallar som används av Skriv-funktionen i KONTAKT lagras som dokument i mallkatalog för KONTAKT. Denna katalog är normalt underkatalogen MALLAR. Beträffande mallar för massbrev, avsedda för utskick till ett flertal personer, se istället avsnittet Utskick via Brev. I funktionen Skriv kan du välja en mall ur en lista och sedan automatiskt skapa ett dokument som fylls i med vald kontakts uppgifter. Dessa mallar skapas direkt i den ordbehandlare du är van att arbeta med. I fliken Skriv i Inställningar kan du ange vilka dokumenttyper du vill arbeta med. Vi skickar med exempelmallar för brev och fax för följande ordbehandlare: Microsoft Word Windows Write (den ordbehandlare som följer med Windows) Microsoft Works Vi skickar även med ett exempel på en offertmall gjord i Microsoft Excel. Dessutom skickar vi med en mall för e-post som passar för Microsoft Outlook 2000 eller senare. Dessa mallar är förslag på hur en mall skapas och kan se ut. Du kan själv ändra dessa mallar så de passar dig och din verksamhet. Genom att öppna dem får du också en uppfattning om hur man själv skapar mallar. Notering för Microsoft Word 97/2000/XP/2003 Om du ändrar en mall med Microsoft Word, version 2003 eller tidigare, skall du alltid spara en ändrad mall utan snabbsparafunktionen aktiverad. Kontrollera detta i MS Word, menyn Verktyg, Alternativ, fliken Spara. Kryssrutan Snabbspara skall alltså inte vara ikryssad då du sparar själva mallen. Därefter kan du använda snabbsparafunktionen om du vill. Notering för Microsoft Word 2007 Om du använder styrkoder i en mall i dokumentformatet för Word 2007 (filändelserna DOCX eller DOCM) får inga styrkoder anges direkt i den löpande texten utan alla styrkoder måste först definieras i dokumentets egenskaper för att sedan länkas som fält i texten. Styrkoderna i detta dokumentformat får inte heller inte vara blankteckenutfyllda. 199

200 Gör så här för att skapa ett fält som innehåller en styrkod i Word 2007: 1. Tryck på Office-knappen, välj Finnish Properties. 2. Tryck på knappen Standard, välj Advanced. 3. Välj fliken Custom. 4. Skriv valfritt namn på fältet under Name och styrkoden utan mellanslagsutfyllnad i fältet Text. Gör så här för att länka in fältet med sin styrkod i texten: 1. Placera markören i texten där du vill lägga in fältet. 2. Aktivera Insert-menyn. 3. Tryck på knappen Quick Parts, välj Field. 4. Välj Document Information under Categories. 5. Välj DocProperty under Field names. 6. Markera fältet du vill infoga och klicka OK. Det är tillåtet att skriva styrkoder helt utan mellanslag i mallar i dokumentformatet för Microsoft Word Exempelvis kan man skriva både <Företag.AntalAnställda> och <Företag.Antal anställda>. Notering för Microsoft Excel Om du vill använda styrkoder i en mall för Excel måste dokumentformatet vara för Excel 2003 (filändelse XLS). Detta gäller även om man använder Excel 2007 eftersom styrkoderna inte kommer att fungera i filformatet med filändelsen XLSX. Notering för Microsoft Outlook Om du använder styrkoder i en mall för Microsoft Outlook (filändelsen MSG) skall dessa styrkoder inte vara blankteckenutfyllda vilket är tillåtet för de flesta andra malltyper, se nästa avsnitt. Om du ändå använder en blankteckenutfylld styrkod kommer styrkoden inte att kunna hittas och därmed inte heller fyllas i då du skapar ett dokument med Skriv. Det är tillåtet att skriva styrkoder helt utan mellanslag i mallar för Microsoft Outlook. Exempelvis kan man skriva både <Företag.AntalAnställda> och <Företag.Antal anställda>. Detta kan användas för att kringgå problem med vissa mallar där styrkoderna till synes utan anledning inte byts ut. Mallar för Microsoft Outlook stöds enbart för Microsoft Outlook 2000 och senare versioner. 200

201 Annat program för mallar Om du har ett annat program (t ex en annan ordbehandlare) som du vill använda för mallar och som vi inte direkt stöder, måste följande vara uppfyllt: 1. Programmets dokumenttyp måste finnas med i listan i inställningarna för KONTAKT under fliken Skriv. Finns det inte i listan så klicka Lägg till och ange där vad ditt programs dokument slutar på. 2. I KONTAKTs mallkatalog (normalt underkatalogen MALLAR) måste det finnas minst ett dokument som tillhör ditt program. Öppna ditt program på vanligt sätt och spara ett tomt dokument i mallkatalogen för KONTAKT eller dra in dokumentet till rutan med mallar i Skrivdialogen, då kopieras dokumentet till mallkatalogen. 3. Styrkoden måste lagras i klartext i dokumentet. Detta innebär att du måste kunna se styrkoden i sin helhet utan andra tecken om du öppnar ditt malldokument med Windows Anteckningar (dvs Notepad). Därefter är det enkelt för dig att göra egna mallar baserade på detta dokument. Hur data hämtas från KONTAKT till ordbehandlaren I mallen i din ordbehandlare skriver du in styrkoder för de uppgifter du vill hämta från KONTAKT. Styrkoden består av två delar, först en del som säger från vilken del i KONTAKT uppgiften skall hämtas. Därefter skrivs en punkt och vilket fält som skall hämtas, allt omgivet av tecknen < och > (som standard). Exempel: <Eget.Företagsnamn> hämtar det företagsnamn du angivit i Egna fält i Visa-menyn. <Företag.Telefon> hämtar telefonnummer från företagskortet. <Person.Namn> hämtar namn på kontaktperson. Utrymmet mellan och inklusive tecknen < och > anger det utrymme som du ger åt fältet i din ordbehandlare. Dvs i vissa fall måste du lägga till blanksteg efter styrkoden för att uppgiften från KONTAKT skall få plats. Du blir varnad om du skulle ha skapat för små styrkoder. Undantagen är 201

202 styrkoder i mallar för Microsoft Outlook (*.MSG) och Microsoft Word 2007 (*.DOCX / *.DOCM) som inte får vara utfyllda med blanktecken. Tecknen < och > kallas för separatorer. I vissa ordbehandlare fungerar dock inte dessa tecken varför man du istället kan välja andra tecken, t ex { och }. Du kan se i fliken Skriv i Inställningar vilken separator som gäller för de vanligaste ordbehandlarna. Data kan hämtas från Företag Data hämtas från kontaktkortet. Exempelvis <Företag.Telefax> hämtar in aktuell kontakts faxnummer. Person Data hämtas från den kontaktperson man valt. Exempelvis <Person.Namn> hämtar kontaktpersonens namn. Projekt Data hämtas från markerat projekt om man skapar dokument från dokumentarkivet under ett projekt. Exempelvis <Projekt.Beskrivning> hämtar projektets beskrivning. Eget Data hämtas från dialogen i Visa egna fält i Visa-menyn. Exempelvis <Eget.Bankgiro> hämtar ditt eget företags bankgironummer (om du lagt upp ett sådant superfält under Egna). Medarbetare Data hämtas om dig själv. Exempelvis <Medarbetare.Hemtelefon> hämtar in ditt hemtelefonnummer. Skall en mall undertecknas kan man skriva <Medarbetare.Namn> längst ned, så hämtas medarbetarens namn automatiskt och skrivs längst ner i dokumentet. Superfält Har du skapat egna fält hämtas de på motsvarande sätt. Har du t ex skapat ett fält som heter Antal anställda på kontaktkortet så hämtas det med styrkoden <Företag.Antal anställda>. 202

203 Har du t ex skapat ett fält som heter Födelsedag på person så hämtas det med styrkoden <Person.Födelsedag>. Speciella styrkoder Datum Skriver in dagens datum i dokumentet. Exempel: <Datum > (här blankteckenutfylld till 10 tecken för att passa en mall för t ex Microsoft Word). I mallar för Microsoft Outlook (*.MSG) kan man däremot inte använda blankteckenutfyllda styrkoder. Resultatet blir datum på kort format enligt inställningen i Windows Kontrollpanel, t ex Långt datum Skriver in dagens datum i dokumentet på långt format. Exempel: <Långt datum > (här blankteckenutfylld till 30 tecken för att passa en mall för t ex Microsoft Word). I mallar för Microsoft Outlook (*.MSG) kan man däremot inte använda blankteckenutfyllda styrkoder. Resultatet blir datum på långt format enligt inställningen i Windows Kontrollpanel, t ex Tisdag den 25 Augusti Tid Lägger in aktuellt klockslag. Exempel: <Tid>. Resultatet blir tiden enligt inställningen i Windows Kontrollpanel, t ex 14:35. Kommentar Lägger in den text du tidigare angivit i kommentar-fältet i Skriv-dialogen. Kommentaren kan man t ex använda som ämne i en faxmall eller som dokumentinformation om detta stöds av din ordbehandlare. Exempel: <Kommentar > (här blankteckenutfylld för att passa en mall för t ex Microsoft Word). I mallar för Microsoft Outlook (*.MSG) kan man däremot inte använda blankteckenutfyllda styrkoder. Dokument Lägger in dokumentets filnamn utan filändelsen. Exempel: <Dokument>. Resultatet blir t ex Dokumentnamn Lägger in dokumentets filnamn inklusive filändelsen. Exempel: <Dokumentnamn>. Resultatet blir t ex DOC 203

204 Dokumentsökväg Lägger in dokumentets hela sökväg. Exempel: <Dokumentsökväg > (här blankteckenutfylld för att passa en mall för t ex Microsoft Word). I mallar för Microsoft Outlook (*.MSG) kan man däremot inte använda blankteckenutfyllda styrkoder. Resultatet blir t ex F:\KONTAKT\Dokument\ DOC DatabasePath Lägger in aktuell sökväg till databasen, exempel: F:\KONTAKT\Databas DocumentPath Lägger in aktuell sökväg till dokumentkatalogen, exempel: F:\KONTAKT\Dokument TemplatePath Lägger in aktuell sökväg till mallkatalogen, exempel: F:\KONTAKT\Mallar DatabaseLocation Lägger in aktuellt avsnitt för databasinställning enligt inställningsfilen KONTAKT8.INI, exempel: DatabaseLocation-0 Databaskopplade styrkoder Följande styrkoder kan användas i mer avancerade mallar för att hämta information för databaskopplad information som gäller för den aktuella databasen: <CompanyID> <ReferenceID> <ProjectID> <DocumentID> <UserID> 204

205 Styrkoder med VB-skript För mallar gjorda i dokumentformet för Word 2007 (DOCX, DOCM) finns möjlighet att använda VB-skriptformler som styrkoder. Förutom de funktioner som ingår i VB-skript finns möjlighet att använda samma utökade funktioner som när man gör rapportformler. Om VB-skriptformeln är felaktig och inte kan evalueras blir resultatet av styrkoden en felbeskrivning. Ett exempel <VbScript:IIF("<Person.Telefon>"<>"", "<Person.Telefon>", "<Företag.Telefon>")> Detta exempel ger som resultat att styrkoden byts ut mot innehållet i fältet Person.Telefon om detta inte är tomt, annars Företag.Telefon. 205

206 Sammanfattning Följande sammanfattar de styrkoder som finns tillgängliga, förutom styrkoder för superfält: Företag Företag.Namn Företag.Tillägg Företag.Adress1 Företag.Adress2 Företag.Adress3 Företag.Adress4 Företag.Telefon Företag.Telefax Person Person.Namn Person.Förnamn Person.Efternamn Projekt Projekt.Namn Projekt.Beskrivning Övriga Datum Långt datum Tid Kommentar Dokument Dokumentnamn Dokumentsökväg DatabasePath DocumentPath TemplatePath DatabaseLocation CompanyID ReferenceID ProjectID DocumentID UserID vbscript: Medarbetare Medarbetare.Namn Medarbetare.Signatur Medarbetare.Befattning Medarbetare.Avdelning Medarbetare.Direktnummer Medarbetare.Hemtelefon Medarbetare.Mobiltelefon Medarbetare.Personsökare Medarbetare.E-post Medarbetare.Kommentar Medarbetare.Övrigt 206

207 13 Nomad Detta kapitel är avsett för dig som ansvarar för och administrerar Nomad. Se även avsnittet Nomad i kapitlet Arkiv-menyn. Där beskrivs hur Nomad används för en medarbetare som saknar behörighet att administrera Nomad. Nomad är en funktion för att du skall kunna samordna din databas med en annan databas. Nomad kan användas för att hålla en resande säljare uppdaterad och kunna lämna tillbaks uppgifter han skrivit in ute på fältet. En annan användning är att låta ett huvudkontor få del av de olika dotterbolagens kontaktnät. Exempelvis skickar alla kontor information till huvudkontoret, en gång i månaden, som håller en central databas uppdaterad med alla kontakter. För en nätverksansluten bärbar dator skall normalt inte Nomad användas utan då är Dockningsfunktion i KONTAKT bättre anpassad för detta. Det går inte att använda Nomad tillsammans med dockningsfunktionen då man arbetar frikopplad. Detta kapitel inleds med en översikt varefter de olika begreppen som används beskrivs. Kapitlet avslutas med två olika realistiska exempel på hur det i verkligheten går till att starta upp med Nomad i en organisation. Innan man på en arbetsstation får tillgång till Nomad måste man kryssa i kryssrutan Nomad för att utbyta information med andra databaser, i inställningarna för KONTAKT. Kryssrutan hittar du genom att välja Inställningar i Redigera-menyn samt klicka på fliken Använd. Denna kryssruta är tillgänglig om man har behörigheten Använda Nomad. Innan man första gången kan skicka en Nomadfil måste man aktivera Nomad med en aktiveringskod. Aktiveringskoder för Nomad kan erhållas från Lundalogik AB. Nomad aktiveras även automatiskt då man första gången tar emot en Nomadfil. Så här fungerar det Att lämna och samordna information från en databas till en annan görs i 3 steg med Nomad: 207

208 Steg 1 Skicka informationen En informationsfil, kallad Nomadfil, skapas från ursprungsdatabasen. Denna fil kommer att innehålla information om de förändringar som gjorts i databasen sedan förra gången informationsfilen skapades. Detta kallas att skicka information. Denna operation utförs antingen automatiskt av Nomad Server eller av en användare genom att välja Skicka information i Arkiv-menyn i KONTAKT. Steg 2 Överför Nomadfilen Nästa steg är att överföra Nomadfilen till den andra platsen. Detta kan i princip ske genom att man lägger filen på en CD eller diskett som man skickar med posten. Kan man upprätta en nätverksförbindelse räcker det att man skapar eller i efterhand flyttar filen till det andra nätverket. Det smidigaste alternativet är dock oftast att filen automatiskt skickas med e- post till en person på den andra platsen direkt när informationsfilen skapas. Steg 3 Ta emot informationen När man har erhållit en Nomadfil från en annan plats samordnar man den egna databasen med de förändringar som skett i databasen på den andra platsen. Detta kallas för att ta emot information. Denna operation utföres antingen automatiskt av Nomad Server eller av en medarbetare genom att välja Ta emot information i Arkiv-menyn i KONTAKT. 208

209 Varje natt Varje natt En gång i veckan Två gånger i veckan En gång i veckan De dubbelriktade pilarna i skissen ovan symboliserar ett cirkulärt förlopp av Skicka information i databas 1, Ta emot information i databas 2, Skicka information i databas 2, Ta emot information i databas 1 osv... med jämna intervall. Viktigt om installation Vid installation är det väldigt viktigt att man sluter ett första Nomadvarv så snabbt som möjligt om man planerar att utbyta information dubbelriktat. Detta innebär att man skickar information från, låt säga, en huvuddatabas A till en tom satellitdatabas B och från B tillbaka till A. Först när detta är gjort kan man börja arbeta med KONTAKT i de båda databaserna för att Nomad skall fortsätta att fungera. Om man vid installation t ex inte har direkt tillgång till de båda platserna (och det därför tar lång tid att överföra Nomadfilen) rekommenderas att man installerar satellitdatabasen som en lokal helt separat databas, snabbt fullbordar Nomadvarvet, konfigurerar behörigheter, mallar etc och därefter distribuerar hela databasen (via e-post eller CD) till satellitplatsen. 209

210 Då Nomad är tänkt att arbeta mot en databas över en nätverksförbindelse bör Windows 95/98/ME undvikas som operativsystem på servern där databasen ligger. Detta beror på brister i tillförlitligheten för fildelningsfunktionen i Windows 95/98/ME. Följande uppgifter hanteras: Fält på kontaktkortet. Fält på person. Fält på projekt, att-göra-uppgifter samt kopplade företag. Historik. Fält på dokument. Dokumentfiler. Enbart nya dokument skickas över till den andra platsen. Medarbetarinformation (förutom behörigheter och inloggningsinformation). Följande hanteras inte: Tidrapporter. Kartpunkter. Mallar. Behörigheter och inloggningsinformation för medarbetare. Information i Egna fält. Tips för dokument Om man vill ändra innehållet i ett dokument och man vill att ändringen skall överföras genom Nomad kan man göra så här: 1. Duplicera dokumentet (via valet Ny version under knappen Mera i Dokumentarkivet) 2. Öppna dokumentet och gör de ändringar som är aktuella. Alternativ låter man Nomad genom en inställning skrivskydda alla dokument som skickas och/eller tas emot. När man öppnar ett sådant dokument får man automatiskt erbjudande om att först skapa en ny version av dokumentet innan man kan redigera det. Angående historik Om ändringar i befintlig historik görs på samma rad samtidigt på olika orter kan inte Nomad hantera detta. Därför bör man om möjligt undvika att ändra i befintlig historik om Nomad används. Om en historikrad inte inleds med datum (och eventuellt tid) betraktas denna rad vara en fortsättning på föregående rad med radbrytning emellan. 210

211 Tomma rader elimineras av Nomad vilket gör att man inte kommer att kunna ha tomrader mellan historikrader då man använder Nomad. Platser Antag att vi har ett huvudkontor (HK) och 3 fristående säljare (A, B och C) som skall utbyta information. Namngivningen symboliserar de namn vi döpt de olika databaserna till i Databashanteraren, (som finns i Startmenyn). Detta illustrerar vi genom att rita HK som fastlandet och de 3 säljarna som öar i följande bild: A B C HK Huvudkontor med 3 säljare En Nomadplats är ett namn på en dator eller ett kontor som man vill utbyta information med. Nomadplatserna illustrerar vi med cirklar, namngivna i enlighet med vilken destination utbytet av information skall ske. 211

212 A B C HK HK HK A B C HK Nomadplatserna för huvudkontoret och de 3 säljarna När man utbyter information mellan platserna kan det se ut som följande bild illustrerar: A B C HK HK HK A B C HK Utbytet av Nomadfiler mellan huvudkontoret och de 3 säljarna På ett kontor kan man alltså utbyta information med flera andra externa platser. Inställningarna som man gör för en Nomadplats berör enbart hur 212

213 information skall utbytas till och från denna plats. Man kan alltså ha flera olika platser där informationen utbytes på olika sätt. Nomadfil Då man skickar information blir resultatet en fil, en sk Nomadfil. En Nomadfil är en komprimerad fil som överförs mellan olika platser och som innehåller information om förändringar i databasen. Normalt döps filen till NOMAD.TNT. Då filens storlek överstiger storleken som motsvaras av en diskett (dvs 1.44 MB) delas filen upp i flera delar med filändelserna TNT, T02, T03, osv... För att KONTAKT skall acceptera en Nomadfil krävs att alla delar i en uppdelad Nomadfil ligger i samma katalog (alternativt finns tillänglig på disketter). Det är också nödvändigt att alla delarna i en Nomadfil har samma filnamn, förutom filändelsen, (t ex LUGB13.TNT, LUGB13.T02, LUGB13.T03). När man tar emot en Nomadfil som är uppdelad i flera delar är det enbart filen med filändelsen TNT som man skall peka ut, alternativt släppa på KONTAKT (med Drag & Släpp). Normalt skapas Nomadfilerna på den aktuella datorns hårddisk eller i en katalog på en filhanterare. Nomad har också en funktion för att automatiskt skicka en Nomadfil till den andra platsen via e-post. Då Nomadfilen består av flera delar skickas varje del som ett separat e-postmeddelande. Varje Nomadfil som skapas genom en plats har ett löpande sekvensnummer. Eftersom varje Nomadfil enbart innehåller förändringar sedan förra Nomadfilen skapades bör varje Nomadfil tas emot i rätt sekvensnummerordning på den andra plasten. Detta kan man kontrollera genom en inställning för platsen (Kräv löpande sekvensnummer). Via en inställning för platsen (Använd sekvensnummer som namn på Nomadfil) kan man få Nomadfilen att automatiskt döpas mha sekvensnumret. Via dialogen Platser finns möjlighet att i efterhand återfå en Nomadfil som hör samman med ett visst arbete. Detta är t ex användbart om en Nomadfil aldrig kommer fram till den avsedda platsen utan måste skickas dit på nytt. 213

214 Behörigheter Innan man påbörjar implementationen av Nomad mellan olika platser bör man tänka igenom och i KONTAKT begränsa behörigheterna för medarbetarna. Följande fem behörigheter har att göra med Nomad: 1. Använda Nomad Medarbetare med denna behörighet har möjlighet att använda Nomad (skicka och ta emot information). 2. Administrera Nomad Medarbetare med denna behörighet har möjlighet att skapa de platser som man skall utbyta information med. Man har dessutom möjlighet att ändra de inställningar som skall gälla för respektive plats. Den eller de medarbetare som använder Nomad bör normalt aldrig ha behörigheten Administrera Nomad. Genom att en administratör begränsar behörigheterna blir det väldigt enkelt för en medarbetare att skicka och ta emot information utan att onödiga användarfel uppstår. 3. Logga in Då en Nomadfil tas emot uppdateras enbart påminnelser i superfält för medarbetare som har behörigheten Logga in i den aktuella databasen. Detta innebär att påminnelser i ett superfält som exempelvis tillhör en fristående säljare stannar i säljarens egen databas om säljaren saknar behörigheten Logga in på huvudkontorets databas. Vill man t ex på huvudkontoret kunna sätta påminnelser i superfält på medarbetare som använder Nomad fristående måste dessa medarbetare även ha behörigheten Logga in i huvudkontorets databas. 4. Ändra superfält Eftersom ändringar av superfält inte hanteras av Nomad bör alla aktiva medarbetare fråntas denna behörighet. 5. Ändra kategorier Eftersom ändringar av kategorier i alternativlistor och mängdfält inte hanteras av Nomad bör alla aktiva medarbetare fråntas denna behörighet. 214

215 Medarbetare Då man tar emot information kommer de medarbetare som finns på den andra platsen att läggas upp i den aktuella databasen. Dessa medarbetare har dock fråntagits behörigheten Logga in, varför dessa medarbetare inte dyker upp i listan över valbara medarbetare då man startar upp KONTAKT. Att hantera platser I dialogen Platser som är åtkomlig i Arkiv-menyn visas de Nomadplatser som finns, med tillhörande utförda arbeten. Dialogen Nomadplatser Som administratör har du tillgång till knapparna Ny, Öppna och Ta bort till höger i dialogen för att administrera platser. Det är också möjligt att begränsa antalet nomadjobb som visas i listan genom att enbart visa jobb för ett visst antal dagar tillbaka. Att skapa platser Du kan alltså i förväg skapa platser från denna dialog. Du kan som administratör också skapa en plats i samband med att du är på väg skicka information till en ny plats genom att välja alternativet [Ny plats] i listan över platser. 215

216 När du tar emot en Nomadfil första gången kommer alltid en ny plats att läggas upp. Detta innebär att du som administratör enbart skall skapa en plats i förväg om du tänker skicka information mot denna plats första gången utbyte sker. Vet du att du senare kommer att ta emot en Nomadfil från en plats ska du istället alltid låta skapa platsen i samband med att du tar emot information första gången. Alternativ för en Nomadplats När du skapar en ny plats eller öppnar inställningarna för en befintlig visas dialogen där du som administratör för Nomad ställer in de alternativ som skall gälla då information skickas och tas emot genom denna platsen. Fliken Allmänt Nomadplats, fliken Allmänt Här fyller du i allmän information om platsen. Platsens namn Har anger du ett namn som beskriver platsen som du vill utbyta information med. Beskrivning Här kan du skriva en valfri text som t ex beskriver platsen för att underlätta för den medarbetaren som sedan kommer att skicka och tar emot information. 216

217 Skickat senast I denna ruta visas information om senaste gången information skickades genom denna plats. Tagits emot senast I denna ruta visas information om senaste gången information togs emot genom denna plats. Fliken Skicka information Nomadplats, fliken Skicka information Här ställer du in de alternativ som skall gälla då information skickas genom platsen. Skicka information om Här anger du huruvida information om alla eller enbart ett urval av kontakterna skall skickas. Alla kontakter Alla kontakterna hanteras. De där är Enbart de kontakter där villkoret är uppfyllt ingår. Detta är användbart då t ex en säljare ansvarar för kontakter i sitt distrikt och enbart skall ha tillgång till en delmängd av en central databas. Om man i den centrala databasen på en kontakt då ändrar detta fälts värde så att villkoret som anges här blir uppfyllt kommer denna kund att dyka upp som en ny kund i säljarens databas. Om i sin tur säljaren raderar en kontakt 217

218 i sin databas kommer enbart detta fälts värde att nollställas i den centrala databasen efter att information tagits emot. Projekt Kryssa i denna ruta då information om projekt skall ingå i Nomadfilen. Om denna kryssruta kryssas i efter att man tidigare skickat information genom platsen så kommer all projektinformation att tas med i Nomadfilen nästa gång man skickar information. Ta med dokumentinformation Om enbart denna kryssruta (och inte nästa) är ikryssad kommer informationen om dokument, dvs länken till dokumentet och dess egenskaper, att skickas med, däremot inte själva dokumentet. Då enbart dokumentinformation tas med skickas sökvägen till dokumentet (om möjligt) i UNC-format (\\Server\Resurs\Sökväg). Det är i detta läge viktigt att samma inställning för dokument också används på motsvarande Nomadplats i den andra databasen. Detta är främst tillämpbart då Nomad används mellan databaser i ett WAN. Man kan då komma åt ett dokument även om det ligger på en annan server. Detta är även användbart då man skickar information mellan två databaser i samma nätverk med gemensam dokumentkatalog. En speciell symbol i dokumentarkivet indikerar att dokumentet ligger på en annan server som eventuellt inte är tillgänglig. Även om man inte har tillgång till varandras lokala servrar ser man att det finns ett dokument (som man dock inte kan öppna eftersom man då inte har någon nätverksförbindelse). För att sökvägen till ett dokument skall kunna omvandlas till UNC-format måste dokumentet vara placerat på en nätverksenhet (antingen med ett enhetsnamn (t ex F:) eller en UNCsökväg). Dessutom bör dokumentprefix användas för att ge unika dokumentnamn för varje plats. Om ett dokument eller en dokumentlänk tas bort kommer länken att tas bort med Nomad, dock inte själva dokumentfilen. Ta dessutom med dokument Om denna kryssruta dessutom är ikryssad kommer nya dokument som är skapade (på kontakter eller projekt) sedan förra gången man skickade information att tas med i Nomadfilen och skickas över till platsen. Om ett dokument ligger utanför dokumentkatalogen för KONTAKT då man skickar information kommer det att flyttas över till den nya platsens dokumentkatalog med samma namn (om detta namn inte redan är upptaget). 218

219 Om det på den andra platsen redan finns ett dokument med samma namn kommer dokumentet på den andra platsen att erhålla ett automatiskt filnamn (datum + löpnummer) baserat på det datum då dokumentet skapades på ursprungsplatsen. Om denna kryssruta kryssas i efter att man tidigare skickat information genom platsen så kommer enbart nya dokument att tas med i Nomadfilen nästa gång man skickar information. Skrivskydda medtagna dokument Om denna kryssruta dessutom är ikryssad så skrivskyddas dokumentfiler som tas med i Nomadfilen. Detta innebär att användare som därefter öppnar en sådan dokumentfil från KONTAKT först får möjlighet att skapa en ny version innan dokumentet redigeras. Använd sekvensnummer som namn på Nomadfil Varje gång en ny Nomadfil skapas för en plats så får filen ett löpande internt sekvensnummer. Kryssar du i denna kryssruta döps Nomadfilen automatiskt mha motsvarande sekvensnummer. Använder man inte e-post utan skickar information till en fil anger man, då detta alternativ är valt, en katalog där Nomadfilen skall skapas (och inte ett fullständigt filnamn). Detta alternativ är praktiskt för att man enkelt skall kunna identifiera en viss Nomadfils sekvensnummer. Då man däremot regelbundet väljer att skapa Nomadfilerna i en katalog på en filhanterare, där tanken är att dessa efterhand skall tas emot på en annan plats, säkerställer man med detta alternativ att en äldre Nomadfil inte skrivs över om man inte tar emot på den andra platsen i samma takt som man skickar information från denna plats. (Genom att i detta exempel vid mottagande av information på den andra platsen ha inställningen att automatiskt ta bort ursprunglig Nomadfil, rensas Nomadfilerna bort från katalogen efterhand som de tas emot). Prefix på Nomadfil I denna ruta kan man ange upp till 5 tecken som kommer att användas som ett prefix på Nomadfilen. Detta är användbart för att enkelt kunna identifiera en Nomadfil då man utbyter information med flera olika platser. Exempelvis kan man ange en förkortning för platsens namn som prefix. 219

220 Bekräfta förändringar innan informationen skickas Då denna kryssruta är ikryssad får man upp en dialog som visar de företag och projekt där förändringar skett. Man får då också möjlighet att ta bort förändringar innan Nomadfilen skapas. Fliken Ta emot information Nomadplats, fliken Ta emot information Här ställer du in de alternativ som skall gälla då information tas emot genom platsen. Skapa superfält om de inte finns Om denna kryssruta är ikryssad skapas superfält i den aktuella databasen då information tas emot, om superfältet inte redan finns. Det innebär att om denna kryssruta är ikryssad och ett superfält tillkommer i den databas där information skickas från kommer detta superfält även att skapas i den aktuella databasen. Då man tar emot en Nomadfil som genererar ett nytt superfält bör man starta om KONTAKT, detta för att KONTAKT inte noterar nya superfält som genereras via en Nomadfil. Ett nytt superfält skapas dock inte om det redan finns ett annat superfält som har samma namn, men är av en helt annan typ. I loggen för arbetet skrivs en varning om detta inträffar. Beträffande superfält av typen ODBC så skapas enbart superfältet då SQL-satsen returnerar 1 värde. Skapa kategorier om de inte finns Om denna kryssruta är ikryssad skapas nya kategorier i den aktuella databasen då information tas emot, om dessa inte redan finns. Det innebär 220

221 att om denna kryssruta är ikryssad och ett valbart alternativ i t ex en Alternativlista tillkommit i den databas där informationen skickas från kommer detta alternativ även att skapas i den aktuella databasen. Skrivskydda mottagna dokument Om denna kryssruta är ikryssad så skrivskyddas eventuella dokumentfiler som tas emot genom Nomadfilen. Detta innebär att användare som därefter öppnar en sådan dokumentfil från KONTAKT först får möjlighet att skapa en ny version innan dokumentet redigeras. Kräv löpande sekvensnummerordning Varje Nomadfil som skapas genom en plats har ett löpande sekvensnummer. Då dessa tas emot är det viktigt att man tar emot Nomadfilerna i rätt ordning. Hoppar man t ex över Nomadfil nummer 5 så kanske vissa instruktioner i Nomadfil nummer 6 inte går att genomföra. Är sekvensnummerordningen fel då information tas emot visas alltid ett meddelande om detta. Genom att denna kryssruta är ikryssad går det inte att ta emot Nomadfilerna i fel ordning. Ett undantag finns. Enbart om du har behörigheten Administrera Nomad har du möjlighet att i meddelandet välja om du ändå vill ta emot Nomadfilen. Om sekvensnumret är fel loggas detta alltid även i Nomadarbetets loggfil. Ta bort ursprunglig Nomadfil Om denna kryssruta är ikryssad kommer den ursprungliga Nomadfilen att tas bort då informationen tas emot. Du kan alltid återfå en borttagen Nomadfil på nytt genom dialogen Platser. Klicka där på platsens namn i listrutan Platser, klicka på motsvarande arbete i listrutan Utförda arbeten och till slut klicka på knappen Nomadfil. Bekräfta innan förändringar utförs Då denna kryssruta är ikryssad får man upp en dialog som visar de företag och projekt där förändringar skett. Man får då möjlighet att hoppa över förändringar då informationen tas emot. Se utförda förändringar Då denna kryssruta är ikryssad får man upp en dialog som visar vad som verkligen ändrats i databasen då informationen togs emot. 221

222 Fliken E-post Nomadplats, fliken E-post Här ställer du in de alternativ som skall gälla för e-post. Skicka Nomadfilen via e-post till adressen Om Nomadfilen automatiskt skall skickas med e-post till den aktuella platsen anger du mottagande persons e-postadress här. Då information skickas bifogas Nomadfilen automatiskt till ett e-postmeddelande adresserat till denna person. Då Nomadfilen består av flera delar skickas varje del som ett e- postmeddelande. På detta sätt riskerar man inte att något e- postmeddelande blir för stort så att det stoppas av någon e-postserver. Skicka bekräftelse till e-postadressen Genom dessa alternativ kan man få loggfilen skickad till en e-postadress varje gång information skickats och tagits emot. På detta sätt kan t ex en administratör på distans övervaka hur Nomad används mellan 2 platser. 222

223 Nomadfönstret När informationen skickas och tas emot visas detta i Nomadfönstret på skärmen. Nomadfönstret Du kan tillfälligt göra detta fönster större för att få mer information om vad som pågår. Informationen som då visas är identisk med vad som hamnar i loggen för arbetet. Du kan också i efterhand se loggen för ett visst arbete genom dialogen Platser genom att där markera ett arbete och därefter klicka på knappen Logg. Att avbryta ett arbete Du avbryter ett arbete genom att klicka på knappen Avbryt då ett arbete utförs. Du får då en fråga om arbetet skall tas bort. Väljer du att låta arbetet ligga kvar kommer arbetet att på nytt utföras då Nomadfönstret nästa gång aktiveras. Alla arbeten som avbrutits indikeras i dialogen Platser med ett gult kryss. Förändringar av strukturen i databasen Då Nomad används ställs speciella krav på hur de olika databaserna hanteras. Som användare av KONTAKT får man en varning då Nomad används och man är på väg att utföra en operation som kan orsaka problem. För att helt undvika att misstag begås bör behörigheterna sänkas för samtliga användare av KONTAKT. Man bör enbart låta en lösenordsskyddad medarbetare med t ex namnet Administratör ha full behörighet i KONTAKT. Åtminstone följande behörigheter bör vara förbehållna enbart denna medarbetare: 223

224 Administrera Nomad Ändra superfält Ändra kategorier Ändra behörighet Ändra medarbetare Att förändra superfält Förändring av superfält hanteras inte av Nomad. Nedan beskrivs hur vissa förändringar som rör superfält kan genomföras. Att lägga till ett nytt superfält 1 Logga in som administratör i huvuddatabasen. 2 Skapa det nya superfältet. Nomad kommer automatiskt att skapa det nya superfältet i alla satellitdatabaser (förutsatt att detta är tillåtet i respektive Nomadplats inställning; se Arkiv-menyn, Nomad Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna). Att ändra namn på superfält, alternativ 1 1 Kontrollera att superfältet inte används för att styra urvalet av företag för någon av Nomadplatserna (Nomadplatsinställning; se Arkiv-menyn Nomad Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Skicka information, alternativet De där ). Om så är fallet måste denna inställning ändras och dessa Nomadplatser nollställas när superfältets namn ändrats. 2 Logga in som administratör i huvuddatabasen. 3 Skapa ett nytt superfält med det nya önskade namnet (av samma typ, storlek och placering intill det ursprungliga). 4 Överför alla uppgifter från det gamla superfältet till det nya, (t ex mha Export/Import). 5 Ta bort det gamla superfältet i huvuddatabasen. 6 Ta även bort superfältet ur samtliga övriga databaser (dock utan krav på att det sker innan nästa synkronisering). Att ändra namn på superfält, alternativ 2 1 Kontrollera att superfältet inte används för att styra urvalet av företag för någon av Nomadplatserna (Nomadplatsinställning; se Arkivmenyn, Nomad Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Skicka information, alternativet De där ). Om så är fallet måste denna inställning ändras och dessa Nomadplatser nollställas när superfältets namn ändrats. 224

225 2 Se till att samtliga skapade Nomadfiler tagits emot överallt, både mot huvuddatabasen och satellitdatabaserna. 3 Logga in som administratör i huvuddatabasen. 4 Ändra superfältets namn i huvuddatabasen. 5 Ändra även superfältets namn i samtliga övriga databaser innan nästa synkronisering. Var noga med att stavningen blir densamma. Om ändringen inte sker i samtliga databaser kommer det ursprungliga superfältet att ligga kvar. Detta får till följd att eventuella uppgifter på superfältet kommer att ligga kvar på det ursprungliga superfältet medan alla uppdateringar via Nomad sker på det nya superfältet. Att ta bort superfält 1 Kontrollera att superfältet inte används för att styra urvalet av företag för någon av Nomadplatserna (Nomadplatsinställning; se Arkiv-menyn Nomad Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Skicka information, alternativet De där ). Om så är fallet måste denna inställning ändras och dessa Nomadplatser nollställas när superfältet tagits bort. 2 Logga in som administratör i huvuddatabasen. 3 Ta bort superfältet i huvuddatabasen. 4 Ta även bort superfältet ur samtliga övriga databaser (dock utan krav på att det sker innan nästa synkronisering). Nomad kommer inte att återskapa det gamla superfältet i huvuddatabasen (förutsatt att detta är inställt i respektive Nomadplats inställning; se Arkiv-menyn, Nomad Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Ta emot information, kryssrutan Skapa superfält om de inte finns). Att förändra kategorier i superfält Förändring av kategorier i superfält av typen alternativlistor och mängd hanteras inte av Nomad. Nedan beskrivs hur vissa förändringar som rör kategorier kan genomföras. Att lägga till en ny kategori 1 Logga in som administratör i huvuddatabasen. 2 Lägg in den nya kategorin i superfältet. Nomad kommer automatiskt att skapa den nya kategorin för superfältet i alla satellitdatabaser (förutsatt att detta är tillåtet i respektive Nomadplats inställning; se Arkiv-menyn Nomad Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Ta emot information, kryssrutan Skapa kategorier om de inte finns). 225

226 Att ändra namn på en kategori, alternativ 1 1 Kontrollera att kategorin inte används för att styra urvalet av företag för någon av Nomadplatserna (Nomadplatsinställning; se Arkiv-menyn, Nomad Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Skicka information, alternativet De där ). Om så är fallet måste denna inställning ändras och dessa Nomadplatser nollställas när kategorins namn ändrats. 2 Logga in som administratör i huvuddatabasen. 3 Skapa en ny kategori med det nya önskade namnet för superfältet i huvuddatabasen. 4 Överför alla uppgifter från den gamla kategorin till det nya, (t ex mha Export/Import). 5 Ta bort den gamla kategorin i huvuddatabasen. 6 Ta även bort kategorin ur samtliga övriga databaser (dock utan krav på att det sker innan nästa synkronisering). Att ändra namn på en kategori, alternativ 2 1 Kontrollera att kategorin inte används för att styra urvalet av företag för någon av Nomadplatserna (Nomadplatsinställning; se Arkiv-menyn, Nomad Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Skicka information, alternativet De där ). Om så är fallet måste denna inställning ändras och dessa Nomadplatser nollställas när kategorins namn ändrats. 2 Se till att samtliga skapade Nomadfiler tagits emot överallt, både mot huvuddatabasen och satellitdatabaserna. 3 Logga in som administratör i huvuddatabasen. 4 Ändra kategorins namn i huvuddatabasen. 5 Ändra även kategorins namn i samtliga övriga databaser innan nästa synkronisering. Var noga med stavningen. Att ta bort en kategori 1 Kontrollera att superfältet och kategorin inte används för att styra urvalet av företag för någon av Nomadplatserna (Nomadplatsinställning; se Arkiv-menyn, Nomad Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Skicka information, alternativet De där ). Om så är fallet måste denna inställning ändras och dessa Nomadplatser nollställas när kategorin tagits bort. 2 Logga in som administratör i huvuddatabasen. 3 Ta bort kategorin från superfältet i huvuddatabasen. 4 Ta även bort kategorin ur samtliga övriga databaser (dock utan krav på att det sker innan nästa synkronisering). Nomad kommer inte att återskapa den gamla kategorin för superfältet i huvuddatabasen (förutsatt att detta är inställt i respektive Nomadplats 226

227 inställning; se Arkiv-menyn Nomad Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Ta emot information, kryssrutan Skapa kategorier om de inte finns). Att förändra medarbetarvyn Nomad hanterar inte alla förändringar för medarbetare. Att lägga upp en ny medarbetare, alternativ 1 1 Logga in som administratör i den databas där medarbetaren skall arbeta. 2 Lägg in den nya medarbetaren och sätt dess behörighet. 3 Logga in som administratör i huvuddatabasen. 4 Lägg in den nya medarbetaren även i huvuddatabasen och sätt dess behörighet till enbart Logga in. Att medarbetaren får behörigheten Logga in i huvuddatabasen innebär att påminnelser för medarbetaren uppdateras även i huvuddatabasen, vilket är bra om satellitdatabasen skulle behöva återskapas från innehållet i huvuddatabasen. Nomad kommer automatiskt att skapa den nya medarbetaren i övriga databaser, dock utan behörigheten Logga in. Att lägga upp en ny medarbetare, alternativ 2 1 Logga in som administratör i den databas där medarbetaren skall arbeta. 2 Lägg in den nya medarbetaren och sätt dennes behörighet. Nomad kommer automatiskt att skapa den nya medarbetaren i övriga databaser, dock utan behörigheten Logga in. Eftersom medarbetaren enbart har behörigheten Logga in i sin databas innebär detta att påminnelser för medarbetaren enbart kommer att finnas i denna databas. Påminnelserna återställs alltså i detta fall inte om databasen skulle behöva återskapas från innehållet i huvuddatabasen. Att ändra namn på medarbetare 1 Kontrollera att medarbetarens namn inte används (i ett superfält av typen medarbetare) för att styra urvalet av företag för någon av Nomadplatserna (Nomadplatsinställning; se Arkiv-menyn, Nomad Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Skicka information, alternativet De där ). Om så är fallet måste denna inställning ändras och dessa Nomadplatser nollställas när medarbetarens namn ändrats. 2 Logga in som administratör i huvuddatabasen. 3 Ändra medarbetarens namn i huvuddatabasen. 227

228 Nomad kommer automatiskt att byta medarbetarens namn i alla satellitdatabaser. Att ta bort en medarbetare 1 Kontrollera att medarbetarens namn inte används (i ett superfält av typen medarbetare) för att styra urvalet av företag för någon av Nomadplatserna (Nomadplatsinställning; se Arkiv-menyn, Nomad Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Skicka information, alternativet De där ). Om så är fallet måste denna inställning ändras och dessa Nomadplatser nollställas när medarbetarens namn tagits bort. 2 Kontrollera att medarbetaren som skall tas bort inte har några kvarglömda påminnelser eller står som ansvarig för projekt eller kunder. 3 Se till att samtliga skapade Nomadfiler tagits emot överallt, både mot huvuddatabasen och satellitdatabaserna. 4 Logga in som administratör i huvuddatabasen. 5 Tag bort medarbetaren. 6 Ta även bort medarbetaren ur samtliga övriga databaser innan nästa synkronisering. Som alternativ till att helt ta bort en medarbetare kan man istället klicka på 'Har slutat' på medarbetarkortet på förslagsvis huvudkontorets databas och låta denne ligga kvar i KONTAKT. Bakom kulisserna All information om respektive Nomadplats lagras i en egen underkatalog som ligger i underkatalogen NOMAD som finns i databaskatalogen. I Systeminformation (Hjälp-menyn i KONTAKT) framgår sökvägarna för de platser som finns. Filerna i dessa kataloger skall man normalt aldrig röra. Flyttar man en databaskatalog från ett ställe till ett annat på t ex ett nätverk skall man alltså se till att även underkatalogen NOMAD följer med. Lagringsutrymme Varje Nomadplats upptar drygt ca 4 gånger storleken av aktuell databasfil (storleken på Kontakt.Mdb i databaskatalogen). Därför kan man ibland råka ut för utrymmesbrist på t ex en nätverksenhet då man börjar använda Nomad. Om nätverksdatabasen t ex upptar 5 MB utrymme innebär alltså detta att om man har 6 platser som man utbyter information med så upptar dessa 120 MB extra lagringsutrymme utöver den normala nätverksdatabasen. Tag därför bort platser som man slutat utbyta information med. 228

229 Man bör dessutom med jämna mellanrum rensa bort gamla och inaktuella arbeten och dess loggfiler som utförts mot de platser man har eftersom dessa också upptar visst lagringsutrymme. Exempel 1 Du ansvarar för en central nätverksdatabas på Lundakontoret som även skall samordnas med en satellitdatabas som ännu inte finns på Göteborgskontoret. Gör så här på Lundakontoret (steg 1 av 2): 1. Kontrollera först att superfälten har fixerats och att dessa inte kommer att ändra sig nämnvärt inom snar framtid. Planerar ni att genomföra förändringar i superfälten, rekommenderas starkt att ni först genomför dessa förändringar innan ni går vidare med Nomad. 2. I Lundakontorets databas väljer du Nomad Skicka information ur Arkiv-menyn i KONTAKT. 3. I dialogen Skicka information, steg 1, markerar du alternativet [Ny plats] ur listan med platser och klickar på knappen Nästa. 4. Nu öppnas inställningarna för en ny plats. Namnge platsen till exempelvis Göteborgskontoret och fyll i övriga inställningar som skall gälla. Klicka därefter på knappen OK varpå den nya platsen skapas. 5. Du kommer tillbaka till dialogen Skicka information, steg 2. (I denna dialog kan du som administratör klicka på knappen Öppna för att på nytt se och eventuellt ändra inställningarna för platsen). Klicka på knappen Skicka varpå en första Nomadfil skapas och sparas på det ställe du angivit eller automatiskt skickas iväg via e-post till Göteborgskontoret. 6. Utse därefter den medarbetare som i fortsättningen skall sköta Nomad på Lundakontoret och ge denna (och enbart denna medarbetare) behörigheten Använda Nomad. Tag därefter bort behörigheten Administrera Nomad från alla medarbetare utom dig själv som administratör. Gör så här på Göteborgskontoret: 1. Installera KONTAKT på Göteborgskontoret enligt installationsanvisningarna. 229

230 2. Eftersom vi skall starta med en helt tom databas så radera alla filer mha Utforskaren i databaskatalogen (underkatalogen DATABAS där KONTAKT är installerat). 3. Starta KONTAKT varpå programmet föreslår att skapa en helt ny och tom databas. Acceptera att en ny databas skapas. 4. Skapa en ny medarbetare, t ex med namnet Administratör, och gå in i KONTAKT med detta namn. 5. Gå in i KONTAKTs inställningar (Redigera-menyn) och sätt ett lösenord för medarbetaren Administratör (fliken Behörighet). 6. Klicka även på fliken Använd och kryssa för att du skall använda Nomad. 7. När du överfört Nomadfilen från Lundakontoret så väljer du Nomad Ta emot information ur Arkiv-menyn i KONTAKT och pekar ut Nomadfilen. 8. I dialogen Ta emot information, steg 1, visas information om Nomadfilen. Klicka på knappen Nästa. 9. Eftersom det är första gången du utbyter information med Lundakontoret så talar KONTAKT om detta i ett meddelande och föreslår dig att skapa en ny plats. Låt skapa en ny plats genom att klicka OK i meddelandet. 10. Nu öppnas inställningarna för en ny plats. Namnge platsen till exempelvis Lundakontoret och fyll i övriga inställningar som skall gälla. Klicka därefter på knappen OK varpå den nya platsen skapas. 11. Du kommer tillbaka till dialogen Ta emot information, steg 2, och ser information om platsen. (I denna dialog kan du som administratör klicka på knappen Öppna för att på nytt se och eventuellt ändra inställningarna för platsen.) Klicka på knappen Ta emot varpå mottagandet av informationen påbörjas. 12. Öppna dialogen Medarbetare i KONTAKT (Visa-menyn). Nu kommer du att se namnen på de medarbetare som finns på Lundakontoret. De har skapats men fråntagits behörigheten Logga in. Skapa därefter de medarbetare som skall arbeta med KONTAKT på Göteborgskontoret. 230

231 13. Utse den medarbetare som i fortsättningen skall sköta Nomad på Göteborgskontoret och ge denna (och enbart denna medarbetare) behörigheten Använda Nomad. 14. Tag därefter bort behörigheten Administrera Nomad samt förslagsvis åtminstone även Ändra superfält, Ändra kategorier, Ändra Medarbetare och Ändra behörighet från alla medarbetare utom dig själv (Administratör). 15. Om det finns påminnelser på medarbetare i databasen på Lundakontoret (som först i föregående punkt fick behörigheten Logga in även i Göteborgsdatabasen) så kom dessa påminnelser inte in i Göteborgsdatabasen då Nomadfilen togs emot. Detta beror på att påminnelser enbart uppdateras av Nomad för medarbetare som har behörigheten Logga in. För att dessa påminnelser skall komma in måste man i så fall ta emot Nomadfil nummer 1 ytterligare en gång (upprepning av punkt 7, 8 och 11). Det visas då ett meddelande om att sekvensnumret är fel men som administratör kan man välja att ändå ta emot Nomadfilen. 16. I Göteborgskontorets databas väljer du nu Nomad Skicka information ur Arkiv-menyn i KONTAKT. 17. I dialogen Skicka information, steg 1, markerar du den nyss skapade platsen (i vårt exempel Lundakontoret) ur listan med platser och klickar på knappen Nästa. 18. I dialogen Skicka information, steg 2, klickar du på knappen Skicka varpå en första Nomadfil från Göteborgskontoret till Lundakontoret skapas och sparas på det ställe du angivit eller automatiskt skickas iväg via e-post till Lundakontoret. (I denna dialog kan du som administratör även klicka på knappen Öppna för att på nytt se och eventuellt ändra inställningarna för platsen). Gör så här på Lundakontoret (steg 2 av 2): 1. När den första Nomadfilen från Göteborgskontoret blivit överförd till Lundakontoret väljer du Nomad Ta emot information ur Arkivmenyn i KONTAKT och pekar ut Nomadfilen. 2. I dialogen Ta emot information, steg 1, visas information om Nomadfilen. Klicka på knappen Nästa. 3. I dialogen Ta emot information, steg 2, visas information om platsen. (I denna dialog kan du som administratör även klicka på knappen Öppna för att på nytt se och eventuellt ändra inställningarna för platsen.) 231

232 Klicka på knappen Ta emot varpå mottagandet av informationen påbörjas. I och med att vi nu slutit Nomadcirkeln, dvs skickat och tagit emot en Nomadfil i båda riktningarna kommer härefter enbart förändringar att skickas. Exempel 2 Du ansvarar för en central nätverksdatabas på Lundakontoret som även skall samordnas med en befintlig satellitdatabas som man arbetat med under en längre tid på Stockholmskontoret. Gör så här på Lundakontoret (steg 1 av 2): 1. Kontrollera först med Stockholmskontoret att samma fältuppsättning används (samma namn och typ på superfält samt samma kategorier). Skiljer detta sig åt rekommenderas starkt att du först gör korrigeringar i de båda databaserna så att fältuppsättningen överensstämmer innan Nomad börjar användas. 2. I Lundakontorets databas väljer du sedan Nomad Skicka information ur Arkiv-menyn i KONTAKT. 3. I dialogen Skicka information, steg 1, markerar du alternativet [Ny plats] ur listan med platser och klicka på knappen Nästa. 4. Nu öppnas inställningarna för en ny plats. Namnge platsen till exempelvis Stockholmskontoret och fyll i övriga inställningar som skall gälla för utbytet av information. Klicka därefter på knappen OK varpå den nya platsen skapas. 5. Du kommer tillbaka till dialogen Skicka information, steg 2. (I denna dialog kan du som administratör klicka på knappen Öppna för att på nytt se och eventuellt ändra inställningarna för platsen.) Klicka på knappen Skicka varpå Nomadfilen skapas och sparas på det ställe du angivit eller automatiskt skickas iväg med e-post till Stockholmskontoret. 6. Utse därefter den medarbetare som i fortsättningen skall sköta Nomad på Lundakontoret och ge denna (och enbart denna medarbetare) behörigheten Använda Nomad. Tag därefter bort behörigheten Administrera Nomad från alla medarbetare utom dig själv som administratör. 232

233 Gör så här på Stockholmskontoret: 1. Starta KONTAKT och logga in som administratör. 2. När du överfört Nomadfilen från Lundakontoret så väljer du Nomad Ta emot information ur Arkiv-menyn i KONTAKT och pekar ut Nomadfilen. 3. I dialogen Ta emot information, steg 1, visas information om Nomadfilen. Klicka på knappen Nästa. 4. Eftersom det är första gången du utbyter information med Lundakontoret så talar KONTAKT om detta i ett meddelande och föreslår dig att skapa en ny plats. Låt skapa en ny plats genom att klicka OK i meddelandet. 5. Nu öppnas inställningarna för en ny plats. Namnge den nya platsen och fyll i övriga inställningar som skall gälla. Klicka därefter på knappen OK varpå den nya platsen skapas. 6. Du kommer tillbaka till dialogen Ta emot, steg 2, och ser information om platsen. (I denna dialog kan du som administratör klicka på knappen Öppna för att på nytt se och eventuellt ändra inställningarna för platsen.) Klicka på knappen Ta emot varpå mottagandet av informationen påbörjas. 7. Öppna dialogen Medarbetare i KONTAKT (Visa-menyn). Nu kommer du även att se namnen på de medarbetare som finns på Lundakontoret. De har skapats men fråntagits behörigheten Logga in. 8. Utse den medarbetare som i fortsättningen ska sköta Nomad på Stockholmskontoret och ge denna (och enbart denna medarbetare) behörigheten Använda Nomad. 9. Tag därefter bort behörigheten Administrera Nomad samt förslagsvis åtminstone även behörigheterna Ändra superfält, Ändra kategorier, Ändra Medarbetare och Ändra behörighet från alla medarbetare utom dig själv (Administratör). 10. Om det finns påminnelser på medarbetare i databasen på Lundakontoret (som först i föregående punkt fick behörigheten Logga in även i Stockholmsdatabasen) så kom dessa påminnelser inte in i Stockholmsdatabasen då Nomadfilen togs emot. Detta beror på att påminnelser enbart uppdateras av Nomad för medarbetare som har behörigheten Logga in. För att dessa påminnelser skall komma in måste man i så fall ta emot Nomadfil nummer 1 ytterligare en gång 233

234 (upprepning av punkt 2, 3 och 6). Det visas då ett meddelande om att sekvensnumret är fel men som administratör kan man välja att ändå ta emot Nomadfilen. 11. I Stockholmskontorets databas väljer du nu Nomad Skicka information ur Arkiv-menyn i KONTAKT. 19. I dialogen Skicka information, steg 1, markerar du den nyss skapade platsen (i vårt exempel Lundakontoret) ur listan med platser och klickar på knappen Nästa. 12. I dialogen Skicka information, steg 2, klickar du på knappen Skicka varpå en första Nomadfil från Stockholmskontoret till Lundakontoret skapas och sparas på det ställe du angivit eller automatiskt skickas iväg via e-post till Lundakontoret. (I denna dialog kan du som administratör även klicka på knappen Öppna för att på nytt se och eventuellt ändra inställningarna för platsen). Gör så här på Lundakontoret (steg 2 av 2): 1. När den första Nomadfilen från Stockholmskontoret blivit överförd till Lundakontoret väljer du Nomad Ta emot information ur Arkivmenyn i KONTAKT och pekar ut Nomadfilen. 2. I dialogen Ta emot information, steg 1, visas information om Nomadfilen. Klicka på knappen Nästa. 3. I dialogen Ta emot information, steg 2, visas information om platsen. (I denna dialog kan du som administratör även klicka på knappen Öppna för att på nytt se och eventuellt ändra inställningarna för platsen.) Klicka på knappen Ta emot varpå mottagandet av informationen påbörjas. I och med att vi nu slutit Nomadcirkeln, dvs skickat och tagit emot en Nomadfil i båda riktningarna kommer härefter enbart förändringar att skickas. 234

235 14 Övrigt KONTAKT Databashanterare KONTAKT databashanterare är ett verktyg för att administrera de sökvägar som rör din databas. Databashanteraren kan du också använda om du vill byta namn på din databas, skapa en symbol på Skrivbordet till en speciell databas eller behöver reparera/komprimera din databas. Ibland kan det också vara praktiskt att dela upp sina kontakter i flera databaser. Då kan du i Databashanteraren ange vilka sökvägar som skall gälla när du använder de olika databaserna. Följande sökvägar hanteras: Databaskatalog - Katalogen där din databas finns. Denna är normalt underkatalogen DATABAS. Enbart 1 KONTAKT-databas kan finnas i samma databaskatalog. Dokumentkatalog - Katalogen där dokument hamnar då du använder Skriv-funktionen. Denna är normalt underkatalogen DOKUMENT. Mallkatalog - Katalogen där dina dokumentmallar finns som används av Skriv-funktionen. Denna är normalt underkatalogen MALLAR. Massbrevskatalog - Katalogen där dina mallar för massbrev finns och som används av funktionen för Utskick via brev. Denna är normalt underkatalogen MASSBREV. Symbolen för databashanteraren Genom att välja denna symbol i Start-menyn startar programmet. 235

236 KONTAKT Databashanterare Första gången du startar ser du bara din egen databas i listan. Denna är normalt döpt till ditt eget företagsnamn. Detta är den databasinställning du använder för tillfället. Den aktuella databasinställningen markeras också med en liten röd pil i listan. Du kan klicka på Egenskaper för att se eller ändra de sökvägar du använder för tillfället. Vill du skapa en ny databas klickar du på Lägg till för att skapa sökvägar för den nya databasinställningen. Med Databashanteraren lägger du enkelt upp databasinställningar för olika databaser. Då du vill byta databas startar du bara Databashanteraren och dubbelklickar i listan. KONTAKT databashanterare med flera databasinställningar Knappen Klar Då du klickar på denna knapp avslutas Databashanteraren. 236

237 Knappen Använd Detta är detsamma som att dubbelklicka i listan. När du vill byta och använda den databasinställning du markerat i listan klickar du på Använd. Är KONTAKT igång får du ett meddelande om att du måste avsluta och på nytt starta KONTAKT för att byta till de nya inställningarna. Knappen Lägg till Ny databaskonfiguration Nu kan du ange ett namn på den databas du vill skapa t ex Tänkbara kunder. Därefter skall du ange den databaskatalog där du vill att din nya databas ska finnas. Det är viktigt att du anger en ny databaskatalog för din nya databas (om du inte vill lägga upp olika databaser i Databashanteraren som pekar ut samma KONTAKT-databas). Enbart 1 KONTAKT-databas kan finnas i samma databaskatalog. Du kan eventuellt klicka på fliken Avancerat och ange speciella sökvägar till mallar, dokument, kartor och massbrev. Normalt behöver inte dessa fyllas i eftersom respektive underkatalog i programkatalogen kommer att användas. Har du däremot KONTAKT installerat på din hårddisk och har de gemensamma katalogerna på ett nätverk måste du ange sökvägen till dessa kataloger genom att fylla i sökvägarna under fliken Avancerat (förslagsvis åtminstone Dokument och Mallar men kanske också för Kartor och Massbrev). 237

238 Finns inte de sökvägar du angivit när du klickar OK, frågar programmet om dessa skall skapas. Klicka Ja om sökvägen verkar korrekt och du vill skapa den. Knappen Egenskaper Öppnar och låter dig se och ändra dina sökvägar för den databasinställning du markerat i listan. Observera att om du ändrar en sökväg så flyttas inte filerna i denna katalog till den nya sökvägen. Du talar enbart om för KONTAKT var den skall hitta filerna. Knappen Ta bort Låter dig ta bort den databasinställning du markerat i listan. Enbart databasinställningen tas bort. Alla sökvägar och innehållet i dessa finns kvar. Du kan inte ta bort den aktuella databasinställningen (den med den röda pilen). Uppstart via symbol Ibland kan det vara bekvämt att lägga upp flera symboler på t ex Skrivbordet i Windows som var och en startar KONTAKT med olika databaser. Detta kan du åstadkomma genom att öppna den databas du vill skapa en genväg till (genom knappen Egenskaper). Välj sedan fliken Verktyg och klicka på knappen Skapa under Skapa genväg. Det finns dessutom möjlighet att som parameter till programmet KONTAKT.EXE ange växeln /n för att starta KONTAKT och direkt visa fönstret för Nomadplatser utan att informationen i huvudlistorna läses in. 238

239 Fliken Verktyg Reparera databas I fliken Verktyg i Databashanteraren kan man klicka på knappen Reparera för att reparera den aktuella databasen. Om operationen lyckas kommer den gamla databasfilen att döpas om till KONTAKT.OLDR. Om möjligt, rekommenderas starkt att man verifierar resultatet efter en reparation innan man återupptar arbetet i KONTAKT. Om man håller Ctrl nedtryckt då man klickar på knappen Reparera får man möjlighet att peka ut en anan databasfil i formatet Microsoft Acess 97 som då kommer att repareras. Komprimera databas I fliken Verktyg i Databashanteraren kan man klicka på knappen Komprimera för att komprimera den aktuella databasen. Det är lämpligt att komprimera databasen med regelbundet intervall även om inget problem med databasen har uppstått. Normalt föreslår KONTAKT att databasen skall komprimeras var 3:e månad. Detta sker vid uppstart av KONTAKT då ingen annan redan är aktiv i databasen. Denna automatiska funktion kan konfigureras eller helt stängas av. Se vidare avsnittet KONTAKTD.INI senare i detta kapitel. 239

SELLOUT. Version 2.5. eyescream information ab

SELLOUT. Version 2.5. eyescream information ab SELLOUT Version 2.5 av eyescream information ab Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen och får ej helt eller delvis mångfaldigas! Sigurdsgatan 6 721 30 VÄSTERÅS 021-14 62 00 Artikelnummer: 5XXX PA9

Läs mer

Installationsanvisning. Hogia Ekonomisystem

Installationsanvisning. Hogia Ekonomisystem Installationsanvisning Hogia Ekonomisystem 1 Stenungsund april 2009 Välkommen som Hogia-kund. Vi hoppas att ekonomisystemet ska vara till er belåtenhet. Leveransen sker via nedladdning från Internet eller

Läs mer

LATHUND WINDOWS XP. RXK Läromedel, Riddarplatsen 36 Plan 7 177 30 Järfälla Tel: 08-580 886 00, Fax: 08-580 259 40 www.rxk.se, e-post: info@rxk.

LATHUND WINDOWS XP. RXK Läromedel, Riddarplatsen 36 Plan 7 177 30 Järfälla Tel: 08-580 886 00, Fax: 08-580 259 40 www.rxk.se, e-post: info@rxk. LATHUND WINDOWS XP RXK Läromedel, Riddarplatsen 36 Plan 7 177 30 Järfälla Tel: 08-580 886 00, Fax: 08-580 259 40 www.rxk.se, e-post: info@rxk.se Detta material är författat av RXK Läromedel. Mångfaldigande

Läs mer

Steg 1 Minnen, mappar, filer Windows 7

Steg 1 Minnen, mappar, filer Windows 7 Steg 1 Minnen, mappar, filer Windows 7 Maj -13 Liljedalsdata.se Liljedalsdata Steg 1 Sida 1 Inledning Välkommen till denna kurs. Att jobba med datorer är ofta som att jobba med matematik. Det nya bygger

Läs mer

FirstClass Hur du använder FirstClass.

FirstClass Hur du använder FirstClass. OPEN TEXT FirstClass Hur du använder FirstClass. Mars 2008 Peter Gustafsson, Skf Logga in på FirstClass För att starta FirstClass, dubbelklicka på FirstClass ikonen på skrivbordet eller på start-menyn.

Läs mer

Installation/uppdatering av Hogia Personal fr.o.m. version 13.1

Installation/uppdatering av Hogia Personal fr.o.m. version 13.1 Installation/uppdatering av Hogia Personal fr.o.m. version 13.1 Viktig information gällande installation Från version 12.2 av Hogia Personal krävs Microsoft.Net Framework 3.5 SP1 för att installation skall

Läs mer

Lathund för Novell Filr

Lathund för Novell Filr 1(57) Stadsledningsförvaltningen IT-avdelningen Lathund för Novell Filr 2(57) Innehåll 1. Introduktion... 4 2. Termer... 4 3. Icke tillåtna tecken i filnamn... 4 4. ipad... 5 4.1 Installation... 5 4.2

Läs mer

Uppdateringsguide 200X.X => 2010.1

Uppdateringsguide 200X.X => 2010.1 Uppdateringsguide 200X.X => 2010.1 Inledning Från och med version 2010.1 finns möjlighet att installera Tidbok på en server och sedan låta alla användare jobba mot denna installation I detta dokument finns

Läs mer

Installationsmanual för OnCourse

Installationsmanual för OnCourse Installationsmanual för OnCourse Detta dokument beskriver de steg som ni behöver gå igenom för att installera OnCourse på er golfklubb. OnCourse är utvecklat och testat för Windows XP, Windows Vista och

Läs mer

ALEPH ver. 16 Introduktion

ALEPH ver. 16 Introduktion Fujitsu, Westmansgatan 47, 582 16 Linköping INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. SKRIVBORDET... 1 2. FLYTTA RUNT M.M.... 2 3. LOGGA IN... 3 4. VAL AV DATABAS... 4 5. STORLEK PÅ RUTORNA... 5 6. NAVIGATIONSRUTA NAVIGATIONSTRÄD...

Läs mer

Kom igång med Visma Byråpaket

Kom igång med Visma Byråpaket Kom igång med Visma Byråpaket Nedan följer en arbetsgång över hur du kommer igång med ditt Visma Byråpaket. När du har genomfört de instruktioner som är aktuella för dig och din byråpaketslösning, kan

Läs mer

FIRSTCLASS. Innehåll:

FIRSTCLASS. Innehåll: FIRSTCLASS Innehåll: Hämta klient...2 Installera klient...2 Konfigurera klient...2 Koppla upp...3 Skrivbordet...3 Mailbox...3 Presentation...3 Skapa ett nytt meddelande...4 Söka mottagare för nytt meddelande...4

Läs mer

Flytt av. Vitec Mäklarsystem

Flytt av. Vitec Mäklarsystem Flytt av Vitec Mäklarsystem Augusti 2014 Innehållsförteckning 1. Inledning... 2 Förutsättningar... 2 Läs noga igenom manualen... 2 Systemkrav... 2 Kundservice/Teknisk support... 2 2. Skapa säkerhetskopia...

Läs mer

Installationsanvisningar VISI Klient

Installationsanvisningar VISI Klient Installationsanvisningar VISI Klient 1. Syfte Syftet med detta dokument är att beskriva hur man installerar Visi på din dator. Dokumentet är uppdelat i fyra delar: Installation Grundinställningar Kom igång

Läs mer

Läsa dokument/information i advantum

Läsa dokument/information i advantum Läsa dokument/information i advantum Förhandsgranskning Välj vilken funktion du vill ha på fönstret genom att klicka på knappen i fönstrets övre högra hörn. Intryckt knapp = du granskar varje dokument

Läs mer

INTRODUKTION TILL LADOK

INTRODUKTION TILL LADOK Innehåll 1. Huvudmenyn... 2 2. Menyraden... 3 Arkiv... 3 Redigera... 3 Inställningar... 3 Special... 3 Funktion... 4 Hjälp... 4 3. Funktion och förflyttningar... 4 Förflyttning mellan fält... 4 Förflyttning

Läs mer

Juni 2003 PlanCon Viewer Handledning PlanCon PROJEKT

Juni 2003 PlanCon Viewer Handledning PlanCon PROJEKT PlanCon Viewer Med PlanCon Viewer kan du som inte har PlanCon öppna PlanCon projekt (*.prj) och skriva ut dessa. Inga ändringar i projektet kan göras. Filtreringar, sorteringar och vissa ändringar i utseendet

Läs mer

Handbok. Pagero Internet för SEB

Handbok. Pagero Internet för SEB Handbok Pagero Internet för SEB Med Pagero Internet skickar du enkelt och smidigt betalningar över Internet, direkt från ditt ekonomisystem till banken. 1 Innehåll Läsanvisning 3 Innan ni startar 5 Vad

Läs mer

Kom igång. Readyonet Lathund för enkelt admin. Logga in Skriv in adressen till din webbsida följt av /login. Exempel: www.minsajt.

Kom igång. Readyonet Lathund för enkelt admin. Logga in Skriv in adressen till din webbsida följt av /login. Exempel: www.minsajt. Kom igång Logga in Skriv in adressen till din webbsida följt av /login. Exempel: www.minsajt.se/login Nu dyker en ruta upp på skärmen. Fyll i ditt användarnamn och lösenord och klicka på "logga in". Nu

Läs mer

Startanvisning för Bornets Internet

Startanvisning för Bornets Internet Startanvisning för Bornets Internet Denna guide kommer att hjälpa dig igång med Bornets Internet. Sidan 1 av 41 Innehållsförteckning Titel Sidan Kapitel 1. Introduktion... 3 Kapitel 2. TCP/IP-inställningar

Läs mer

Författare Version Datum. Visi System AB 2.0 2009 03 30

Författare Version Datum. Visi System AB 2.0 2009 03 30 1. Syfte Syftet med detta dokument är att beskriva hur man installerar Visi på din dator. Dokumentet är uppdelat i fyra delar: Installation Grundinställningar Kom igång med Visi Felsökning 1.1. Systemkrav

Läs mer

INSTALLATIONSHANDBOK

INSTALLATIONSHANDBOK , Talsyntes INSTALLATIONSHANDBOK Innehåll Systemkrav 2 Installation med programskivan 3 Installation efter nedladdning från internet 4 Installation tillval/tillägg 7 Installation av MSI-filer (skolor och

Läs mer

Programmets startmeny ser ut så här. För att få fram menyerna Avsluta, Inställningar och Användare måste du föra markören upp till det blåa fältet.

Programmets startmeny ser ut så här. För att få fram menyerna Avsluta, Inställningar och Användare måste du föra markören upp till det blåa fältet. Programmets startmeny ser ut så här. För att få fram menyerna Avsluta, Inställningar och Användare måste du föra markören upp till det blåa fältet. Då du klickar på Användare öppnas denna bläddringslista.

Läs mer

FirstClass Klient 7.0 Manual

FirstClass Klient 7.0 Manual av Sven E Carlsson FirstClass Klient 7.0 Manual till MS Windows FirstClass FAQ... 2 Knappar på Skrivbord och Mailbox... 3 Förkortningar i FirstClass manualen... 4 Koppla upp... 4 Läsa meddelande... 5 Skapa

Läs mer

Komma igång med 3L Pro 2014. Komma igång med 3L. Copyright VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB

Komma igång med 3L Pro 2014. Komma igång med 3L. Copyright VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Komma igång med 3L Innehåll LOGGA IN I 3L... 3 Verktyg och kortkommandon... 6 Övriga tangenter... 9 RAPPORTUTSKRIFT I 3L... 10 Instruktioner för att skriva till fil:... 11 Logga in i 3L Ikonen för 3L Pro

Läs mer

Att skriva på datorn

Att skriva på datorn Att skriva på datorn Innehåll: Inledning 1 Tangentbordet 2 Att skriva i Word 4 Att skriva på Internet 7 Övningar 8 2 Inledning Välkommen till steg 2 av Internetkursen för nybörjare! Vid detta kurstillfälle

Läs mer

Välj bort om du vill. 96 Internet och e-post. 2. Mail-programmet finns i datorn. 1. Skriv mail i sökrutan. Windows Live Mail i Aktivitetsfältet.

Välj bort om du vill. 96 Internet och e-post. 2. Mail-programmet finns i datorn. 1. Skriv mail i sökrutan. Windows Live Mail i Aktivitetsfältet. Välj bort om du vill Om du är nöjd med att ha din e-post på nätet, kan du lugnt hoppa över detta avsnitt. Har du tid och tycker att det är roligt, kan du testa att använda e-postprogrammet Windows Live

Läs mer

E-post. A. Windows Mail. Öppna alternativ. Placera ikonen på skrivbordet.

E-post. A. Windows Mail. Öppna alternativ. Placera ikonen på skrivbordet. E-post A. Windows Mail Öppna alternativ Klicka på startknappen Startmenyn öppnas Klicka på Alla Program Leta reda på Windows Mail Dubbelklicka Windows Mail öppnas. Om ikonen ligger i Start-menyn Klicka

Läs mer

ENTRÉ DOKUMENTHANTERING...

ENTRÉ DOKUMENTHANTERING... Entré Innehåll ENTRÉ DOKUMENTHANTERING... - 2 - Starta Dokumenthantering... - 3 - Lägga till dokument via frågeguide... - 4 - Frågeguiden... - 5 - Lägga till dokument manuellt... - 7 - Lägg till fil...

Läs mer

Högsbynät Mailservice - egroupware -användarmanual för personal i Högsby kommun

Högsbynät Mailservice - egroupware -användarmanual för personal i Högsby kommun Högsbynät Mailservice - egroupware -användarmanual för personal i Högsby kommun Inloggning Hemsida: mail.hogsby.se Om länken inte fungerar eller om du befinner utanför kommunens nätverk, logga in via Mobility

Läs mer

Kom igång med. Windows 8. www.datautb.se DATAUTB MORIN AB

Kom igång med. Windows 8. www.datautb.se DATAUTB MORIN AB Kom igång med Windows 8 www.datautb.se DATAUTB MORIN AB Innehållsförteckning Grunderna i Windows.... 1 Miljön i Windows 8... 2 Startskärmen... 2 Zooma... 2 Snabbknappar... 3 Sök... 4 Dela... 4 Start...

Läs mer

Säljarens sida Användarhandledning

Säljarens sida Användarhandledning December 2009 Capitex AB Kalmar (huvudkontor): Box 751 Svensknabbevägen 30 391 27 Kalmar Tel vxl 0480-44 74 00 Fax 0480-44 74 01 Stockholm: Gustavslundsvägen 30 167 51 Bromma Tel 08-720 36 50 Fax 08-720

Läs mer

Människor i Nederluleå 1776-1805

Människor i Nederluleå 1776-1805 Människor i Nederluleå 1776-1805 Människor i Nederluleå 1776-1805 är en sammanställning av kyrkoarkivalier från Nederluleå församling åren 1776-1805. Under den tiden omfattade Nederluleå nuvarande Nederluleå,

Läs mer

Installationsanvisning - Kopplingen mellan GK96 och golf.se -

Installationsanvisning - Kopplingen mellan GK96 och golf.se - Installationsanvisning - Kopplingen mellan GK96 och golf.se - (Läs hela anvisningen innan du installerar)!denna installationsanvisning innehåller förändringar från tidigare versioner! 1. Programmets syfte...

Läs mer

Registreringsprogram. kontrolluppgifter

Registreringsprogram. kontrolluppgifter Registreringsprogram för kontrolluppgifter INKOMSTÅRET 2012 Checklista Om du redan har ett löneprogram som kan skapa diskett eller annat datamedium med redovisning av kontrolluppgifter till Skatteverket

Läs mer

LATHUND WINDOWS 2000. RXK Läromedel, Riddarplatsen 36 Plan 7 177 30 Järfälla Tel: 08-580 886 00, Fax: 08-580 259 40 www.rxk.se, e-post: info@rxk.

LATHUND WINDOWS 2000. RXK Läromedel, Riddarplatsen 36 Plan 7 177 30 Järfälla Tel: 08-580 886 00, Fax: 08-580 259 40 www.rxk.se, e-post: info@rxk. LATHUND WINDOWS 2000 RXK Läromedel, Riddarplatsen 36 Plan 7 177 30 Järfälla Tel: 08-580 886 00, Fax: 08-580 259 40 www.rxk.se, e-post: info@rxk.se Detta material är författat av RXK Läromedel. Mångfaldigande

Läs mer

Innehållsförteckning Val av installation...3 Installationens olika delar...5

Innehållsförteckning Val av installation...3 Installationens olika delar...5 Innehållsförteckning Val av installation................................3 Installationens olika delar..........................5 Installation.......................................6 Installationstyper................................12

Läs mer

Steg 1 Minnen, mappar, filer Windows 8

Steg 1 Minnen, mappar, filer Windows 8 Steg 1 Minnen, mappar, filer Windows 8 Feb -14 Liljedalsdata.se Liljedalsdata Steg 1 W8 Sida 1 Inledning Välkommen till denna kurs. Att jobba med datorer är ofta som att jobba med matematik. Det nya bygger

Läs mer

Symprint Snabbstartsguide

Symprint Snabbstartsguide Symprint Snabbstartsguide Artikelnummer: 12020, 12021, 12022 v.1 0.10 1 Innehåll Välkommen till SymPrint... 3 Installation av medföljande mjukvara:... 3 Komma igång... 4 Skapa nytt dokument från mall...

Läs mer

Utskick till kunder. Vitec Mäklarsystem

Utskick till kunder. Vitec Mäklarsystem Utskick till kunder Vitec Mäklarsystem Innehållsförteckning 1. Inledning... 2 2. Urval... 2 3. Skapa etiketter med adresser... 4 4. Utskick med e-post... 5 5. Utskick med e-post och bifogade filer... 6

Läs mer

Konvertering från Klients databas till Norstedts Byrå

Konvertering från Klients databas till Norstedts Byrå Konvertering från Klients databas till Norstedts Byrå Det är viktigt att du följer dessa anvisningar noga. Tänk på att starta tidigt då det kan ta lång tid. Allt mellan 30 minuter till 8 timmar beroende

Läs mer

Skapa mappar, spara och hämta dokument

Skapa mappar, spara och hämta dokument Skapa mappar, spara och hämta dokument Övningen görs på hårddisken i mappen Mina dokument 1a Starta programmet utforskaren 1 b Huvudgrupper i utforskaren 1c Expandera huvudgrupper, enheter och mappar Skapa

Läs mer

FLEX Personalsystem. Uppdateringsanvisning

FLEX Personalsystem. Uppdateringsanvisning FLEX Personalsystem Uppdateringsanvisning Innehållsförteckning UPPDATERING... 3 Allmänt... 3 Förberedelser... 3 Informera om uppdatering... 3 Ladda hem uppdateringsfiler... 4 Att observera vid uppdatering...

Läs mer

Användarmanual LOCKBEE - Business. En produktion av Avtre AB

Användarmanual LOCKBEE - Business. En produktion av Avtre AB Användarmanual LOCKBEE - Business En produktion av Avtre AB Användarmanual för Lockbee - Business Användarmanualen är avsedd att ge en närmare introduktion av Lockbees funktioner och nyttjande. Vi rekommenderar

Läs mer

Operativsystem - Windows 7

Operativsystem - Windows 7 Uppgift 5 B Operativsystem - Windows 7 Skapa mappar och undermappar Det finns olika sätt att skapa nya mappar på. Alternativ. Högerklicka på en tom yta. Håll muspekaren över Nytt. Klicka på Mapp Alternativ.

Läs mer

Nyinstallation Nätverksversion

Nyinstallation Nätverksversion Installationsanvisning för Capitex Säljstöd Nyinstallation Nätverksversion Senast uppdaterad 2007-10-25 Capitex Säljstöd installationsanvisning Välkommen! Denna guide är till för dig som just har köpt

Läs mer

Programsnickaren. Grunderna för hur du kommer igång och arbetar med Programsnickaren till Micro Rolltalk. Habilitering & Hjälpmedel

Programsnickaren. Grunderna för hur du kommer igång och arbetar med Programsnickaren till Micro Rolltalk. Habilitering & Hjälpmedel Programsnickaren Grunderna för hur du kommer igång och arbetar med Programsnickaren till Micro Rolltalk Habilitering & Hjälpmedel Starta programmet När programmet är installerat, hittar du programikonen

Läs mer

A. Datorn från grunden

A. Datorn från grunden A-1 A. Vad är en dator? En dator är en apparat som du kan utföra en mängd olika uppgifter med t.ex: Skriva och läsa e-post, lyssna på musik, titta på film, spela spel. De olika uppgifterna utförs av program

Läs mer

JabloSuite Bruksanvisning

JabloSuite Bruksanvisning Version 2.2 JABLOSUITE BRUKSANVISNING Sida 1 av 14 JabloSuite Bruksanvisning Inledning Lista över funktionerna i JabloSuite...2 Installation Minimala krav på programvara och maskinvara...3 Operativsystem

Läs mer

Innehållsdeklaration I. Knappmenyn... 3 II. Välkomstfönstret... 7 III. Träfflista... 10 IV. Projektinformation... 12 V. Företagsinformation... 14 VI.

Innehållsdeklaration I. Knappmenyn... 3 II. Välkomstfönstret... 7 III. Träfflista... 10 IV. Projektinformation... 12 V. Företagsinformation... 14 VI. 1 Innehållsdeklaration I. Knappmenyn... 3 II. Välkomstfönstret... 7 III. Träfflista... 10 IV. Projektinformation... 12 V. Företagsinformation... 14 VI. Kontaktinformation... 16 VII. Sök... 18 VIII. Avancerade

Läs mer

Compose Connect. Hosted Exchange

Compose Connect. Hosted Exchange Sida 1 av 15 Compose Connect Hosted Exchange Presentation av lösningen: Compose Hosted Exchange Följande möjligheter finns för hantering av e-post 1. Lokalinstallerad Outlook-klient För att kunna använda

Läs mer

Elsmart Användarmanual Nätanmälan för Installatörer

Elsmart Användarmanual Nätanmälan för Installatörer Elsmart Användarmanual Nätanmälan för Installatörer Inledning Detta är en generell användarmanual till Elsmart - Nätanmälan. Den är skriven för att kunna användas av alla installatörer. Manualen kan användas

Läs mer

Användardokumentation för CuMaP-PC. Fleranvändarsystem och behörigheter

Användardokumentation för CuMaP-PC. Fleranvändarsystem och behörigheter Användardokumentation för CuMaP-PC Cup- och Matchplaneringssystem för PC Fleranvändarsystem och behörigheter Efkon AB 2005-2011 Innehållsförteckning: 1. INLEDNING... 2 2. BEHÖRIGHETSNIVÅER... 2 3. FÖRBEREDELSE

Läs mer

Telefonist i 3Växel webb.

Telefonist i 3Växel webb. Telefonist. När du ska arbeta som telefonist i 3Växel Webb rekommenderar vi att du använder någon av webbläsarna Chrome, Firefox eller Safari. För att kunna svara på samtal som kommer till växelnumret

Läs mer

Handbok. Pagero för Danske Bank

Handbok. Pagero för Danske Bank Handbok Pagero för Danske Bank INNEHÅLLSFÖRTECKNING INNAN DU BÖRJAR ANVÄNDA PROGRAMMET 3 Vad är Pagero för Danske Bank? 3 Hjälpsidor 3 Systemkrav 3 INSTALLATION OCH START 3 Installation 3 Efter installationen

Läs mer

Guide till att använda Audacity för uttalsövningar

Guide till att använda Audacity för uttalsövningar Guide till att använda Audacity för uttalsövningar Victoria Johansson Humlabbet, SOL-center, Lund IT-pedagog@sol.lu.se 28 mars 2006 1 Inledning Audacity är ett program som kan användas för att spela in

Läs mer

IT-system. BUP Användarmanual

IT-system. BUP Användarmanual IT-system Användarmanual Innehållsförteckning 1. Att komma igång med... 1 1.1 Installera... 1 1.1.1 Byt databas... 1 1.1.2 Behörighet att byta databas... 2 1.2 Logga in... 3 1.2 Inloggad... 3 1.3 Logga

Läs mer

Windows 8.1, hur gör jag?

Windows 8.1, hur gör jag? 2014 Windows 8.1, hur gör jag? Tor Stenberg Piteå Kommun 2014-03-28 1 av 13 Innehåll Hur jobbar jag med Windows 8.1... 2 Logga in... 2 Skrivbordet och programportal... 2 Logga ut och stänga datorn... 3

Läs mer

First Class ATT TÄNKA PÅ VID INSTALLATIONEN

First Class ATT TÄNKA PÅ VID INSTALLATIONEN ATT TÄNKA PÅ VID INSTALLATIONEN Det händer, speciellt i datorer med spärrkort att man, trots installationen, manuellt måste ställa in adress till FirstClass servern. Detta gör man endast om ett felmeddelande

Läs mer

Copyright 2014 Pausit AB medföljer programvaran Pausit. Pausit version 1.9 Användarmanual

Copyright 2014 Pausit AB medföljer programvaran Pausit. Pausit version 1.9 Användarmanual Copyright 2014 Pausit AB medföljer programvaran Pausit Pausit version 1.9 Användarmanual Välkommen! Med en liten insats kan du nå en stor effekt! Dagens samhälle och arbetsliv kännetecknas av krav på ett

Läs mer

EasySurveyor. Snabbguide. Skapa ny enkät. Webbenkätsystem

EasySurveyor. Snabbguide. Skapa ny enkät. Webbenkätsystem EasySurveyor Webbenkätsystem Snabbguide För att komma igång snabbt och effektivt med EasySurveyor följer nu en guide med 6 enkla steg. Om man följer dessa kan man snabbt börja designa egna enkäter och

Läs mer

Innehåll. Installationsguide

Innehåll. Installationsguide Innehåll Innehåll... 2 Förberedelser... 3 Rättigheter... 3 Installera programmen... 3 Konfiguration av databas... 5 Installera databasserver... 5 Konfigurera en databas på en befintlig databasserver...

Läs mer

Användardokumentation för Rullande Resultatskärmar i lokalt nätverk

Användardokumentation för Rullande Resultatskärmar i lokalt nätverk Användardokumentation för Rullande Resultatskärmar i lokalt nätverk Cup- och Matchplaneringssystem för PC Efkon AB 2008-2014 Innehållsförteckning: 1 INLEDNING... 1 2 FÖRBEREDELSE OCH PLANERING AV NÄTVERKET...

Läs mer

3Växel Softphone i datorn.

3Växel Softphone i datorn. 3Växel Softphone. För att använda Softphone i dator och mobil samt i fasta IP-telefoner behöver du skaffa tilläggstjänsten Softphone. När du har det kan du använda alla IP-telefonitjänster på ett och samma

Läs mer

Årsskiftesrutiner i HogiaLön Plus SQL

Årsskiftesrutiner i HogiaLön Plus SQL Årsskiftesrutiner i HogiaLön Plus SQL Installation av HogiaLön Plus version 14.0 samt anvisningar till IT-ansvarig eller IT-tekniker Installation på Terminal Server: En korrekt installation i Terminal

Läs mer

Installationsanvisningar VisiMIX. Ansvarig: Visi System AB Version: 2.2 Datum: 2009-02-17 Mottagare: Visi MIX kund

Installationsanvisningar VisiMIX. Ansvarig: Visi System AB Version: 2.2 Datum: 2009-02-17 Mottagare: Visi MIX kund Sida: 1(5) Installationsanvisningar VisiMIX Ansvarig: Visi System AB Version: 2.2 Datum: 2009-02-17 Mottagare: Visi MIX kund Detta dokument Detta dokument beskriver hur man installerar Visi Mix på en server.

Läs mer

Messenger. Novell 1.0 HITTA DOKUMENTATIONEN ÖVER NOVELL MESSENGER. www.novell.com SNABBSTART

Messenger. Novell 1.0 HITTA DOKUMENTATIONEN ÖVER NOVELL MESSENGER. www.novell.com SNABBSTART Novell 1.0 SNABBSTART www.novell.com Novell är en företagsanpassad, plattformsoberoende produkt för snabbmeddelanden baserad på Novell edirectory TM. Ditt -system kan installeras på NetWare, Linux* Windows*.

Läs mer

Release Notes. Vad är nytt i Easy Planning 6.70. Release 2010-08-23 Easy Planning 6.70 1

Release Notes. Vad är nytt i Easy Planning 6.70. Release 2010-08-23 Easy Planning 6.70 1 Vad är nytt i Easy Planning 6.70 Denna uppdatering innehåller ett stort antal förbättringar och nya funktioner. Vi rekommenderar alla våra kunder att göra en uppdatering för att få ett ännu mera lättarbetat

Läs mer

INSTALLATION AV VITEC MÄKLARSYSTEM

INSTALLATION AV VITEC MÄKLARSYSTEM INSTALLATION AV VITEC MÄKLARSYSTEM Studentversion september 2013 Innehållsförteckning 1. Installera VITEC Mäklarsystem... 2 2. Läs noga igenom manualen... 2 3. Systemkrav... 2 4. Kundservice/Teknisk support...

Läs mer

Handledning för Installation av etikettskrivare

Handledning för Installation av etikettskrivare Handledning för Installation av etikettskrivare Windows 7 Expert Systems 2011 Expert Systems kundtjänst: Senast Uppdaterad: 15-02-23 Exder Etikettskrivare Windows 7 Sida 2 av 23 Innehållsförteckning 1.

Läs mer

Bengans datorhörna WINDOWSTIPS

Bengans datorhörna WINDOWSTIPS WINDOWSTIPS Bengans datorhörna TIPS: Leta upp IP-adressen Ofta kan du behöva ta reda på IP-adressen på din eller någon annans dator. Syftet kan vara att kontrollera att man har en internet- eller nätverksanslutning

Läs mer

Laboration 2 i datorintro för E1 Detta dokument innehåller instruktioner och övningar för introduktion till E-programmets datorsystem och web-mail.

Laboration 2 i datorintro för E1 Detta dokument innehåller instruktioner och övningar för introduktion till E-programmets datorsystem och web-mail. Laboration 2 i datorintro för E1 Detta dokument innehåller instruktioner och övningar för introduktion till E-programmets datorsystem och web-mail. E-programmets datorsalar är utrustade med datorer som

Läs mer

Installation av Topocad

Installation av Topocad Installation av Topocad Hämta programmet Topocad 12.0 kan hämtas från adtollo.se/systems/mat-kart/ladda-ner-program/ Installation Programmet installeras från Installera Topocad Topocad 12.0. Installationsfilen

Läs mer

Komma i kontakt med hjälp av snabbmeddelanden

Komma i kontakt med hjälp av snabbmeddelanden SNABBSTARTSGUIDE LYNC 2010 Bygga upp kontaktlistan Lägg till personer i listan Kontakter om du kommer att kontakta dem ofta eller om du bara vill hålla ordning på dem. 1. I huvudfönstret i Lync anger du

Läs mer

Manual för din hemsida

Manual för din hemsida Manual för din hemsida Dynamiska hemsidor är en lösning för att man på ett enkelt sätt skall kunna lägga till, ändra och ta bort sidor på sin hemsida. För att detta skall vara möjligt bygger lösningen

Läs mer

Filhantering utforskaren avslöjar hur information lagras

Filhantering utforskaren avslöjar hur information lagras Filhantering utforskaren avslöjar hur information lagras 44 När man skriver ett brev eller ritar en bild skapas ett do kument, som måste sparas någonstans för att inte försvinna när datorn slås av. I datorn

Läs mer

Handbok. Pagero BgCom

Handbok. Pagero BgCom Handbok Pagero BgCom INNEHÅLL ÖVERSIKT 3 Om Pagero BgCom 3 Systemkrav 3 DEFINITIONER OCH ORDFÖRKLARINGAR 3 ATT KOMMA IGÅNG 4 Installation 4 Ta bort installation 4 Uppstart 5 MENY OCH VERKTYG 8 Menyraden

Läs mer

Arbetshäfte Office 365 en första introduktion

Arbetshäfte Office 365 en första introduktion Arbetshäfte Office 365 en första introduktion Innehåll En introduktion för att bekanta sig med O365... 2 Skapa din profil... 2 Övning:... 3 2. Kontakter... 4 Lägg till kontakt och grupp... 4 Övning:...

Läs mer

SCB Räkenskapssammandrag

SCB Räkenskapssammandrag SCB Räkenskapssammandrag SCB Räkenskapssammandrag 1 1. KOMMA IGÅNG MED PROGRAMMET... 2 1.1 ÖVERSIKT FÖRBEREDELSER... 2 1.2 STARTA PROGRAMMET... 3 1.3 ÖVERSIKT SCB MENY... 5 1.4 INSTÄLLNINGAR... 6 1.5 KOLUMNER...

Läs mer

Användarmanual. Meetings 1.5

Användarmanual. Meetings 1.5 Användarmanual Meetings 1.5 Revisionsnummer: 1 Dokumentnamn: FormPipe Meetings 1.5 - Användarmanual ipad Datum: 2013-12-05 Formpipe Software AB. All rights reserved. 2 (23) Innehållsförteckning 1 INLEDNING...

Läs mer

Bruksanvisning AllTid

Bruksanvisning AllTid Bruksanvisning AllTid Flexénita Sunnerstavägen 58 186 70 Brottby 08-512 418 03 Rev F 2005-12-15 Innehållsförteckning 1 Innehållsförteckning...1 Introduktion...3 Utrustning...3 Installation...3 Terminologi...4

Läs mer

OBS! FÖRSÖK INTE INSTALLERA PROGRAMVARAN INNAN DU HAR LÄST DET HÄR DOKUMENTET.

OBS! FÖRSÖK INTE INSTALLERA PROGRAMVARAN INNAN DU HAR LÄST DET HÄR DOKUMENTET. INSITE INSTALLATIONSBULLETIN Sid 2: Installera INSITE Sid 7: Ta bort INSITE OBS! FÖRSÖK INTE INSTALLERA PROGRAMVARAN INNAN DU HAR LÄST DET HÄR DOKUMENTET. OM PROGRAMVARAN INSTALLERAS ELLER ANVÄNDS PÅ FELAKTIGT

Läs mer

Installation av FEBDOK version 5.4 Koncern (nätverk)

Installation av FEBDOK version 5.4 Koncern (nätverk) FEBDOK 2014-01-08 Sida 1/10 Installation av FEBDOK version 5.4 Koncern (nätverk) Denna handledning behandlar FEBDOK 5.4 koncerninstallation (server). För andra operativsystem kan skärmbilderna vara annorlunda

Läs mer

Visma Proceedo. Att logga in - Manual. Version 1.3 / 140414 1

Visma Proceedo. Att logga in - Manual. Version 1.3 / 140414 1 Visma Proceedo Att logga in - Manual Version 1.3 / 140414 1 Innehållsförteckning 1) INLOGGNING VIA VERKTYG OCH SYSTEM... 3 2) INTERNET EXPLORER... 6 2.1 Java... 6 2.2 Popup-fönster... 8 2.3 Browser, 32-

Läs mer

Kom igång med... MultiMailer2007

Kom igång med... MultiMailer2007 Kom igång med... MultiMailer2007 Innehåll Allmänt... 3 Installation... 3 Från Internet...3 Från CD...4 Konfigurering av ditt e-postkonto... 5 Om du har en brandvägg...6 Sammanfattning...7 Snabbstart...

Läs mer

Handbok Pagero Internet för Handelsbanken

Handbok Pagero Internet för Handelsbanken Handbok Pagero Internet för Handelsbanken Med Pagero Internet skickar du enkelt och smidigt betalningar över Internet, direkt från ditt ekonomisystem till banken. 1 Innehåll Läsanvisning 2 Innan ni startar

Läs mer

Allmänt om programvaror och filer i Windows.

Allmänt om programvaror och filer i Windows. Allmänt om programvaror och filer i Windows. Vart sparade du dokumentet? I Word. Jag har fått detta svar mer än en gång när jag försökt hjälpa någon att hitta ett dokument som de tappat bort i sin dator.

Läs mer

Lärarhögskolan i Stockholm Högskoleförvaltningen Högskoleledningens kansli Magnus Mörck/Katharina Soffronow 08-737 95 76 Katharina.Soffronow@lhs.

Lärarhögskolan i Stockholm Högskoleförvaltningen Högskoleledningens kansli Magnus Mörck/Katharina Soffronow 08-737 95 76 Katharina.Soffronow@lhs. Lärarhögskolan i Stockholm Högskoleförvaltningen Högskoleledningens kansli Magnus Mörck/Katharina Soffronow 08-737 95 76 Katharina.Soffronow@lhs.se Ärendetyp Datum 2007-01-04 1(6) Elementär Websurveyandvänding

Läs mer

Grundutbildning EPiServer CMS6

Grundutbildning EPiServer CMS6 Grundutbildning EPiServer CMS6 Välkommen! Presentation av kursledare och kursdeltagare Kursinnehåll Verktygsfält och funktioner Skapa sida, spara och publicera Redigera sida Länkar till andra sidor och

Läs mer

Introduktion. Pacsoft Online 2015-01-30

Introduktion. Pacsoft Online 2015-01-30 Introduktion Pacsoft Online 2015-01-30 2 Innehåll 1 Introduktion till Pacsoft Onlines användargränssnitt... 3 1.1 Grundläggande navigering... 3 1.2 Sökning efter information... 4 1.3 Inmatning av uppgifter...

Läs mer

Krav: * Filen MpUpdate.exe får inte köras när du startar denna uppdatering.

Krav: * Filen MpUpdate.exe får inte köras när du startar denna uppdatering. Uppdatera Mobilus Professional till version 3.1.2 Krav: * Filen MpUpdate.exe får inte köras när du startar denna uppdatering. Mobilus Digital Rehab AB * Filen MP.exe (Mobilus programmet) får inte användas

Läs mer

www.luvit.com LUVIT Portal Användarmanual

www.luvit.com LUVIT Portal Användarmanual www.luvit.com LUVIT Portal Användarmanual Innehållsförteckning 1 INLEDNING... 4 2 STARTSIDA... 5 2.1 MENYN UPPE TILL HÖGER... 5 2.1.1 Mitt campus... 5 2.1.2 Om BSVC... 5 2.1.3 Kurskatalog... 5 2.1.4 Länkar...

Läs mer

Win95/98 Nätverks Kompendium. av DRIFTGRUPPEN

Win95/98 Nätverks Kompendium. av DRIFTGRUPPEN Win95/98 Nätverks Kompendium av DRIFTGRUPPEN Sammanfattning Vad håller jag i handen? Detta är en lättförståelig guide till hur man lägger in och ställer in nätverket i Windows 95 och 98 Efter 6 (sex) enkla

Läs mer

Vidamic Easy SMS CRM. Användarmanual

Vidamic Easy SMS CRM. Användarmanual Vidamic Easy SMS CRM Användarmanual Innehållsförteckning Introduktion 3 1.1 Systemkrav Installation 4 2.1 Första gången du startar Vidamic Easy SMS CRM 2.2 Avinstallera Vidamic Easy SMS CRM Skicka ett

Läs mer

Advoco NetPBX Advoco Mi

Advoco NetPBX Advoco Mi Advoco NetPBX Advoco Mi Advoco Mi är en mobilapplikation som, installerad på en mobiltelefon med Windows eller Androids mobiloperativsystem, gör att du kan hantera samtal i Advoco NetPBX företagsväxel

Läs mer

UTBILDNINGSMATERIAL. Procapita. Mina sidor

UTBILDNINGSMATERIAL. Procapita. Mina sidor UTBILDNINGSMATERIAL Procapita Mina sidor Vård och Omsorg 2011 Procapita ett verksamhetssystem... 3 Tangentbord/musen... 3 Menyrad... 4 Första gången du loggar in i Procapita... 5 Du kommer inte in i Procapita...

Läs mer

Din guide till. Digitala assistenten

Din guide till. Digitala assistenten Din guide till Digitala assistenten Dec 2012 Innehåll SÅ HÄR SÄTTER DU DIGITALA ASSISTENTEN I ARBETE... 3 Steg 1 Skapa en ny kalenderhändelse... 3 Steg 2 Välj vad du vill att Digitala assistenten ska göra...

Läs mer

Lathund Behörighetshantering

Lathund Behörighetshantering Lathund Behörighetshantering För att kunna ställa in behörigheter krävs det att SiteVision är kopplat till en katalogtjänst. Behörigheter Hantering av behörigheter och rättigheter kan göras för hela webbplatsen,

Läs mer