Granskning av intern kontroll

Transkript

1 Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna 2014 Granskning av intern kontroll Huddinge kommun

2 Innehåll 1 Sammanfattning och rekommendationer Inledning Metod Intern kontrollplan Bokslutsprocessen Leverantörsfakturor och utbetalningar Manuella utbetalningar Granskning av ledningsnära kostnader Intäkter, kundfakturering och inbetalningar Materiella anläggningstillgångar Processen för finansiella anläggningstillgångar Löneprocessen Pensioner Inköp och upphandlingsprocessen

3 1 Sammanfattning och rekommendationer Som ett led i revisionen av kommunens räkenskaper har vi granskat rutiner kopplade till väsentliga redovisningsprocesser. Vi har utifrån vår väsentlighets- och riskanalys valt att inrikta granskningen på följande väsentliga områden. Intern kontrollplan Bokslutsprocessen Leverantörsfakturor utbetalningar Intäkter kundfakturering inbetalningar Materiella anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar Löneprocessen Inköps- och upphandlingsprocessen Inom dessa områden har vi identifierat ett antal förbättringsområden med syfte att stärka den interna kontrollen. Rekommendationer: Förskolenämnden, grundskolenämnden, gymnasienämnden samt social och äldreomsorgsnämnden bör säkerställa att den dokumentationen som biläggs manuella bokföringsorder motsvarar lagens krav och interna krav. Kommunstyrelsen, förskolenämnden, grundskolenämnden, gymnasienämnden samt kultur- och fritidsnämnden bör skriftligt dokumentera attestbehörigheter samt gällande ansvarsområden och beloppsgränser för attest. Barn- och utbildningsnämnden rekommenderas säkerställa att erforderliga verifikationer alltid bifogas redovisningen av representation och liknande kostnader. Äldreomsorgsnämnden rekommenderas införa rutinen att spara en kopia hos kommunen av skriftliga beslut på äldreomsorgsavgifter för att säkerställa spårbarhet av fattade beslut. Samhällsbyggnadsnämnden bör löpande följa upp budgeten för pågående projekt och informera nämnden om väsentliga avvikelser mellan budget och utfall. I det fall projektbudgeten överskrids bör det finnas dokumenterade regler och rutiner om hur beslut om tilläggsbudget för projektet ska fattas. Vi rekommenderar att anläggningstillgångar aktiveras vid den tidpunkt då de är färdigställda och kan tas i bruk. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden. Kommunstyrelsen bör upprätta en skriftlig rutinbeskrivning om hur informationen i internbankens riskrapport kvalitetssäkras samt att de kontroller som genomförs för att säkerställa detta dokumenteras. Kommunstyrelsen rekommenderas att ta fram rutinbeskrivning/finanshandbok i enlighet med vad som föreskrivs i finanspolicyn. En instruktion bör även utfärdas som anger de maximala beloppen för internbankens front office s affärer samt maximala löptider för de kontrakt som front office ingår. 2

4 Kommunstyrelsen bör komplettera finanspolicyn med föreskrifter om hur överträdelser av finanspolicyn ska hanteras och rapporteras. 3

5 2 Inledning Enligt kommunallagen har varje nämnd ett tydligt ansvar för den interna kontrollen avseende de verksamheter som omfattas av nämndens uppdrag. Därutöver har kommunstyrelsen ett övergripande ansvar för den interna kontrollen, bland annat genom kommunallagens krav på uppsikt och det åliggande om ekonomisk förvaltning som finns i lagen. Revisorerna ska varje år granska, och i sin ansvarsprövning av styrelser och nämnder, bedöma om den interna kontrollen i nämnder och styrelser är tillräcklig. Revisionen genomför granskning av den interna kontrollen via såväl sin grundläggande granskning som via fördjupade granskningar. Denna granskning omfattar den interna kontrollen kopplad till rättvisande räkenskaper och korrekt finansiell rapportering Metod Vår granskning av den interna kontrollen kopplad till räkenskaperna har genomförts enligt god revisionssed, vilket bland annat innebär att granskningen tagit sin utgångspunkt i en riskoch väsentlighetsanalys. Granskningen har därmed inriktats på de mest väsentliga riskområdena i redovisningen. Granskningen är således inte av sådan omfattning att den klarlagt samtliga svagheter som kan förekomma i kommunens kontrollsystem. Granskningen innebär att vi har intervjuat berörd personal på följande funktioner; redovisningschef, systemkonsulter och huvudkassör vid ekonomiavdelningen, systemförvaltare och löneadministratörer vid personalavdelningen, upphandlingschefen vid sektionen för kvalitet och projekt samt upphandlingsenheten på kommunstyrelsens förvaltning, finanschef, finansekonom och risk controller vid finansavdelningen (Internbanken) samt handläggare för Social- och äldreomsorgs förvaltning. Vi har tagit del av relevant dokumentation, exempelvis rutinbeskrivningar, kopplade till respektive process. Vi har för att få en fördjupad kunskap om processerna följt en transaktion per process. Detta ger oss förutom en bekräftelse av vår förståelse för processen möjlighet att säkerställa att de kontroller som beskrivs genomförs. I rapporten lämnar vi förslag till förbättringar kopplade till respektive process. Föregående års rekommendationer följs upp och kommenteras i anslutning till processerna. Huvudområden vid granskning av den interna kontrollen 2014 har varit: Intern kontrollplan Bokslutsprocessen Leverantörsfakturor utbetalningar Intäkter kundfakturering inbetalningar Materiella anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar PA/löneprocessen Inköp och upphandlingsprocessen 4

6 3 Intern kontrollplan Vi har granskat kommunens arbete med interna kontrollplaner genom intervju med kvalitetsledare vid kommunstyrelsens förvaltning. Vi har tagit del av de anvisningar och det reglemente som finns. Samtliga förvaltningar tar årligen fram en plan för intern kontroll som fastställs av respektive nämnd. Utformningen av planen för intern kontroll styrs av det reglemente för intern kontroll som antogs i fullmäktige 2003 (dock har den blivit reviderat under 2011). Reglementet omfattar samtliga nämnder och innehåller bland annat kommunens definition av begreppet intern kontroll. Det är kommunstyrelsen som har ett övergripande ansvar för den interna kontrollen i kommunen. Respektive nämnd har i sin tur ansvaret för den interna kontrollen inom sin verksamhet. Enligt reglementet ska varje nämnd göra riskanalyser med utgångspunkt från nämndmålen och fastställa en plan för uppföljning av den interna kontrollen. Nämndernas interna kontrollplaner integreras med planerings- och uppföljningsprocessen och följs därmed upp i delårsrapporterna och årsbokslutet. Instruktion för nämndernas internkontrollplaner skickas ut tillsammans med anvisningarna till verksamhetsplanen. De olika nämndernas internkontrollplaner kan skilja sig åt till innehåll. Reglementet anger inte hur internkontrollplanerna formellt ska se ut. Anvisningarna är att betrakta som riktlinjer för hur man kan gå till väga men för att inte begränsa nämndernas tankebanor och möjligheter är det upp till respektive nämnd att utforma den faktiska planen för hur målen skall uppnås. Inom nämndens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen för att konkreta regler och anvisningar utformas så att förvaltningen upprätthåller en god intern kontroll. Verksamhetschefer på olika nivåer är skyldiga att följa regler och anvisningar om intern kontroll, de ansvarar även för att övriga medarbetare informeras avseende arbetet kring intern kontroll. Vi anser att kommunen har en god ansats i sitt internkontrollarbete och har kommit långt när det gäller att identifiera verksamhetsrelaterade risker. Kommunstyrelsen har vidareutvecklat sin plan för intern kontroll genom att riskanalysen baseras på värdering av sannolikhet och konsekvenser för att kunna utvärdera vilka risker som är mest väsentliga att arbeta med och enligt vår bedömning kommer detta att stärka det interna kontrollarbetet ytterligare. Arbetet kan därmed fokuseras kring de mest väsentliga områdena. Kommunstyrelsen har under året även fokuserat mer på processen kring hur riskerna skall hanteras där nämnderna utifrån uppföljning av de planerade åtgärderna i verksamhetsplanen har uppföljning tre gånger per år och baserat på uppföljningen således utvecklar processen kontinuerligt. 4 Bokslutsprocessen Granskning av bokslutsprocessen har genomförts genom intervjuer med ekonomiavdelningen vid kommunstyrelsens förvaltning, nedan kallad enbart ekonomiavdelningen, samt genom granskning av avstämningar i delårsbokslutet per sista augusti Stickprovsgranskning av manuella bokföringsorders har även genomförts. Den ekonomiska rapporteringen i kommunen omfattar månadsbokslut, delårsbokslut samt årsbokslut. Innehåll och struktur för de ekonomiska rapporterna anges i instruktioner framtagna av ekonomiavdelningen, som även ansvarar för merparten av kommunens gemensamma konton. Respektive förvaltning ansvarar för interimskonton (konton som nyttjas för periodiseringar av kostnader/intäkter) då de har mer kunskap om verksamheten och därmed bättre förutsättningar att hantera periodiseringsposter. Personalavdelningen ansvarar för balanskonton kopplade till löner från personalsystemet Heroma. 5

7 Nyckeltal används både inom ekonomisk uppföljning och vid uppföljning av verksamheterna. Vissa nyckeltal följs upp månadsvis medan andra följs upp per tertial eller per kalenderår. Antalet nyckeltal har minskat och målet är att enbart ha nyckeltal som är jämförbara med framförallt kommuner inom länet. Vi har stickprovsvis granskat manuella bokföringsorders för att kontrollera att kommunen uppfyller dokumentationskraven som krävs samt att de attesteras. Ytterligare granskning kommer att göras i samband med årsbokslutet. Granskningen har inriktat sig på miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen och granskningen har ej föranlett några väsentliga avvikelser. Rekommendationer som lämnats tidigare år: Rekommendation från 2011: Vi rekommenderade förskole-, grundskole- och gymnasienämnderna samt social- och äldreomsorgsnämnderna bör säkerställa att dokumentationen som biläggs manuella bokföringsorders motsvarar lagens krav och interna krav. Status 2014: Uppföljning kommer att ske i samband med granskningen av årsbokslutet. 5 Leverantörsfakturor och utbetalningar Vi har granskat rutinen för leverantörsfakturor och utbetalningar genom intervjuer med berörd personal, granskning av fakturor och utbetalningar genom stickprov. Processen ser i allt väsentligt ut som föregående år men nedan redogörs våra iakttagelser. Kommunen har sedan tidigare nyckelkontroller implementerade för att minska risken för fel i de finansiella rapporterna och oegentligheter. I kommunens försystem för leverantörsfakturahanteringen sker attestering av fakturor i två i förening. Uppsättningen i systemet följer kommunens attestinstruktioner. Merparten av alla fakturor passerar även en administratör som bland annat har till uppgift att lägga in eventuella periodiseringar samt att kontrollera att erforderliga underlag har bifogats. Överföring från försystemet Proceedo till ekonomisystemet Agresso sker dagligen. Vid överföringen från Proceedo till ekonomisystemet sker en kontroll för att säkerställa att informationen som överförs från Proceedo till Agresso är fullständig. Tidigare år har kommunen rekommenderats att dokumentera den avstämning som görs för att säkerställa fullständigheten samt öka spårbarheten på genomförd kontroll av överföringen. Granskningen visar att kontrollen har dokumenterats och sparats varför vi bedömer rekommendationen som åtgärdad. Betalning av fakturor görs genom att betalningsförslag upprättas, godkänns och skickas till banken. Avstämning genomförs för att säkerställa att betalfilens totalbelopp överensstämmer med ursprungligt betalningsförslag. Kommunen har ytterligare en kontroll som sköts av ett externt företag. Innehållet i betalfilen kontrolleras genom att en avvikelselista genereras med avseende på exempelvis eventuella bluffakturor, dubbla betalningar, betalning till företag som saknar F-skattsedel, fakturabelopp överstigande 3 mkr. Rapporten skrivs ut, sparas i pärm och eventuella avvikelser granskas ytterligare. Kommunen har även en rutin för att följa upp ändringar av fasta data i ekonomisystemet. Förvaltningarna tar fram logglistor och följer upp gjorda ändringar. Kontrollen dokumenteras och sparas vilket vi ser positivt på. 6

8 Leverantörsfakturor har granskats stickprovsvis med avseende på korrekta attester, rörelsegillhet och kontering. Denna granskning har i år genomförts i samband med granskningen av ledningsnära kostnader samt upphandling. Granskningen har ej föranlett några anmärkningar avseende rörelsegillhet och kontering medan granskningen av attester fortfarande pågår. Vi har under granskningen dock identifierat att det finns brister inom kommunstyrelsens förvaltning, barn- och utbildningsförvaltningen samt kultur- och fritidsförvaltningen. Ibland har endast en specifikation i excel över giltiga attester erhållits vilket medför att det saknas spårbarhet till om aktuella attester var giltiga vid tidpunkten för attest samt att specifikationen ej överensstämmer med beslutad attesträtt. Rekommendationer som lämnats tidigare år: Rekommendation från 2011: Vi rekommenderade att en avstämning genomförs mellan Proceedo och Agresso för att säkerställa att samtliga fakturor överförs samt att korrekt totalbelopp överförs. Denna typ av kontroll säkerställer att alla fakturor förs över mellan systemen för att minska risken att någon faktura fastnar i systemet och medför förseningsavgifter. Status 2014: Genomförd granskning visar att avstämningar mellan Proceedo och Agresso under året har sparats vilket medför att spårbarhet föreligger avseende att kontrollen har genomförts. Rekommendationen från föregående år bedöms därmed åtgärdad. Rekommendation från 2013: Vi rekommenderade att respektive förvaltning löpande tar ut en logglista från leverantörsreskontra för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende nya leverantörer, förändringar i bank- och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen. Status 2014: Genomförd granskning visar att förvaltningarna tar ut en logglista avseende förändringar i fast data. Förändringarna matchas sedan mot senast inkomna faktura och signeras av utanordnare som genomfört granskningen. Rekommendationen från föregående år bedöms därmed åtgärdad. Nya rekommendationer (2014): Kommunstyrelsen, förskole-, grundskole- och gymnasienämnderna samt kultur- och fritidsnämnden bör skriftligen dokumentera attestbehörigheter samt gällande ansvarsområden och beloppsgränser för attest Manuella utbetalningar Granskning av manuella utbetalningar har genomförts särskilt och avgivits i separat rapport varför ingen uppföljning görs inom ramen för denna rapport Granskning av ledningsnära kostnader Vi har stickprovsvis granskat ledningsnära/förtroendekänsliga kostnader för perioden januari till augusti år 2014 gentemot fakturaunderlag och övriga verifierande underlag. Granskingen omfattar konton så som representation, konferenser och resor, för att säkerställa att dessa inte strider mot gällande lagar och kommuninterna regler. Granskningen omfattar kommunens alla förvaltningar. 7

9 Vår granskning visar att det i likhet med tidigare år föreligger brister avseende bifogande av dokument som styrker syftet, deltagare och program vid representation, resor och konferenser. Vi vill framhålla vikten av att erforderliga underlag finns tillgängliga då dessa kostnader annars skulle kunna betraktas som löneförmåner vilket är förenat med förmånsbeskattning samt kan vara förtroendeskadligt för kommunen. Flertalet av våra stickprov där vi har noterat att underlagen är bristfälliga avser Barn- och utbildningsförvaltningen, emellertid har tillämpliga underlag kunnat tas fram i efterhand vid förfrågan. Rekommendationer som lämnats tidigare år: Rekommendation från 2011: Förskole-, grundskole- och gymnasienämnderna bör tillse att erforderliga underlag finns tillgängliga till verifikationer avseende representation och liknande kostnader. Status 2014: Vi bedömer att denna punkt kvarstår efter genomförd granskning av ledningsnära kostnader. Det förekommer fortfarande brister avseende att erforderliga underlag bifogas. 6 Intäkter, kundfakturering och inbetalningar I samband med granskningen av intern kontroll har vi valt att koncentrera granskningen av intäktsprocessen till olika verksamhetsområden varje år. Föregående år granskades intäktsprocessen avseende miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen samt barn- och utbildningsförvaltningen. Granskningen avseende båda förvaltningarna genomfördes utan anmärkningar. Årets granskning avser Social- och äldreomsorgsförvaltningen där det återfinns två huvudsakliga intäktsflöden; allmänfakturering och äldreomsorgsavgifter. Majoriteten av faktureringen avser äldreomsorgsavgifter varpå granskningen har fokuserat på detta område. Allmänfakturering innebär huvudsakligen att en annan kommun faktureras. Detta förekommer exempelvis när en annan kommun köper en plats på ett äldreboende, men kan även innefatta även uthyrning av personalbostäder. Hanteringen avseende äldreomsorgsavgifter initieras av att Biståndskansliet genomför en utredning kring vilket behov av omsorg individen har. Utredningen dokumenteras ned i ett biståndsbeslut. Utifrån beslutet erhåller SÄF underlag för avgiftsättningen vilket registreras hos dem. Utifrån uppgifterna registreras individens behov av omsorg vilket ligger till grund för faktureringen. I samband med Biståndskansliets utredning hos individen överlämnas även en inkomstblankett, som individen ansvarar för att fylla i och skicka in till förvaltningen. Om detta ej sker kommer individen att debiteras full äldreomsorgsavgift. När samtliga uppgifter har sammanställts genomförs beräkningen avseende avgiftsbeslutet för individen. Detta är ett myndighetsbeslut och signeras därför av avgiftshandläggaren innan det skickas till individen. Individen har sedan rätt att överklaga beslutet till förvaltningsrätten om denne anser att bedömningen har varit felaktig. Faktureringen sker månatligen och i samband med vår granskning har vi ingående följt en transaktion och säkerställt att faktureringen som genomfördes för augusti månad stämmer mot uppgifter i Procapita som baserats på beslut från biståndsbedömmaren. För överföringen mellan Procapita och Agresso har en kontroll identifierats då ansvarig personal gör en avstämning att överföringsfilens summa och radantal överensstämmer mot inlästa uppgifter i Agresso. Granskningen har genomförts utan avvikelser men det finns möjligheter till förbättrad spårbarhet i enlighet med rekommendation nedan. 8

10 Nya rekommendationer (2014): Äldreomsorgsnämnden rekommenderas att införa rutinen att spara en kopia hos kommunen av skriftliga beslut på äldreomsorgsavgifter för att säkerställa spårbarhet av fattade beslut. 7 Materiella anläggningstillgångar Vi har granskat rutinen för investeringar genom intervju med redovisningschef och systemkonsult vid kommunstyrelsens förvaltning. Processen är i allt väsentligt oförändrad jämfört med föregående år. Tidigare år har avvikelser identifierats avseende att kommunen har dröjt med att aktivera projekt trots att projekten är färdigställda och tagna i bruk. För att förbättra processen har kommunen från och med 2014 infört regelbundna möten mellan mark- och exploateringsavdelningen och ekonomipersonal för att löpande följa upp pågående projekt. Vidare kommer kommunen att per november göra en avstämning av samtliga projekt för att tillse att samtliga projekt aktiveras i tid till årsbokslutet. Vi ser positivt på de nya rutinerna och kommer att följa upp efterlevnaden i samband med gransking av årsbokslutet. Föregående år rekommenderades kommunen att förbättra rutinen för när anläggningstillgångar aktiveras och att retroaktiva avskrivningar skall tillämpas. Kommunen har enligt uppgift implementerat rutinen med retroaktiva avskrivningar. Vid granskningen av delårsbokslutet redovisades att inga pågående projekt har aktiverats i år på grund av att kommunen vill tillämpa komponentavskrivning för samtliga nya i drifttagna investeringar. Utredningen kring komponentavskrivningar har dock inte slutförts ännu varför kommunen avvaktar med aktiveringar till dess att utredningen är färdigställd. Med anledning av detta kommer rekommendationen att följas upp i samband med årsbokslutet. Föregående år rekommenderades kommunen att förstärka rutinen kring projekt som överstiger budget då projekt identifierades som hade överstigit tilldelad budget men där inga nya beslut fattats om en utökad budget. Vi har identifierat att det saknas fastställda rutiner för uppföljning av utfall jämfört med budget. Kommunen bör dokumentera en rutin som förtydligar ansvarsfördelningen med avseende på budgetuppföljning för projekt samt som förtydligar när eventuella avvikelser kräver godkännande och när detta ska ske. Intäkterna från exploateringsprojekten resultatförs det år expolateringsprojektet färdigställs och per färdigställd etapp. Om ett projekt löper över flera år bokas det upp i balansräkningen som ett pågående projekt. Vid färdigställandet aktiveras den del av exploateringsprojektet som bedöms vara en investering och avskrivning påbörjas. Exploateringsprojekten delas om möjligt upp i olika etapper där intäkter och kostnader hänförliga till de olika etapperna särredovisas. Redovisningen per projekt sköts med så kallade projektkort där samtliga uppgifter om projektet finns samlade, här anges, förutom samtliga intäkter och kostnader hänförliga till projektet, även förväntat slutdatum. Det är projektledaren för respektive projekt som har ansvar för att meddela ansvarig ekonom när projektet är avslutat. Avstämning sker dock främst i samband med delårs- och årsbokslut. Rekommendationer som lämnats tidigare år: Rekommendation från 2013: Vi rekommenderade att anläggningstillgångar aktiveras vid den tidpunkt då de är färdigställda och kan tas i bruk. Om det finns ledtider mellan projektavslut och aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden. 9

11 Status 2014: Med anledning av att inga projekt har aktiverats i år i avvaktan på implementering av komponentavskrivning kommer rekommendationen att följas upp i samband med granskningen av årsbokslutet. Nya rekommendationer (2014): Samhällsbyggnadsnämnden bör löpande följa upp budgeten för pågående projekt och informera nämnden om väsentliga avvikelser mellan budget och utfall. I det fall projektbudgeten överskrids bör det finnas dokumenterade regler och rutiner om hur beslut om tilläggsbudget för projektet ska fattas. 8 Processen för finansiella anläggningstillgångar Vi har granskat processen för finansiella anläggningstillgångar och tillhörande finanspolicy och finansinstruktion för Huddinge kommun. Detta har skett genom intervju med personal på Huddinge kommuns internbank samt genom granskning av relevanta dokument. Den externa upplåningen för Huddinge kommun per 31 augusti kopplat till Huge Fastigheter AB och Söderenergi AB uppgick till mnkr där mnkr avser Huge Fastigheter AB och 900 mnkr för energikoncernen. Månatligen tar internbanken fram en riskrapport. Rapporten syftar till en uppföljning av det finansiella innehavet samt en utvärdering av att fastställda policys och regler efterlevs. Rapporten redogör för huruvida kommunens externa skuld är i linje med framtagen finanspolicy samt innefattar en riskanalys över innehav. Riskrapporten upprättas av kommunens Risk Controller. Idag finns det ingen dokumenterad kontroll av att rapporten är fullständig och den kontroll som finns innebär att rapporten distribueras till olika personer. Rapporten skickas bland annat till en bussiness controller som lämnar en second opinion och rimlighetsbedömer den och eventuella uppenbara brister skulle därmed kunna upptäckas. Vår bedömning är att det saknas fastställda rutiner för kvalitetssäkring av rapporten. Riskrapporten kräver viss manuell handpåläggning och det saknas en dokumenterad rutin för hur denna rapport skall upprättas och kvalitetssäkras. Vår rekommendation är därför att en formell rutin upprättas och dokumenteras i en rutinbeskrivning. Rapporten signeras inte heller för att visa att rapporten är granskad och säkerställd vilket också är att rekommendera. Enligt finanspolicyn skall det finnas en dokumenterad finanshandbok/rutinbeskrivning för kommunen. Efter samtal med ansvariga har det framkommit att ett sådant officiellt dokument saknas. Rekommendation är att kommunen författar en finanshandbok/ekonomihandbok för att säkerställa att alla rutiner avseende den finansiella hanteringen samt rutiner för Internbanken finns dokumenterade ifall nyckelpersoner skulle försvinna samt för att säkerställa att alla uppsatta rutiner efterlevs. Detta skulle också ge en förtydligan av ansvarsfördelning mellan de olika funktionerna och mellan personerna på de olika funktionerna. Finanspolicyn saknar beloppsgränser för hur stora transaktioner front office får genomföra. Vidare finns inte heller klara löptider för lånen stipulerade. Kommunstyrelsen bör förtydliga sina instruktioner avseende finanspolicyn gällande hur långa löptider och lånebelopp för avtal som front office får teckna. Förslagsvis kan detta upprättas i ett separat dokument, som exempelvis i en instruktion, snarare än att lägga in detta i policyn för att undvika behovet av att uppdatera och besluta policyn vid eventuella personalförändringar. Det är dock av vikt att ta kommunens verksamhet i beaktande. Kommunen handlar inte på daglig basis utan gör affärer endast för att göra upplåning och säkra räntor och valuta. Dessa belopp kan svänga 10

12 mycket beroende på behov i kommunen och hos kommunens bolag och nivån kan därför vara svår att stipulera. Kommunen bör dock överväga att upprätta ett dylikt dokument. Finanspolicyn saknar hur eventuella överträdelser ska hanteras och rapporteras. Kommunen bör förtydliga policyn med avseende på rapportvägar vid överträdelse samt upprätta en rutin eller process för hur en eventuell överträdelse skall hanteras. Enligt ansvariga inom internbanken är en ny finanspolicy under uppbyggnad och beräknas bli klar i slutet av 2014 alternativt i början av Tanken är att det skall finnas en finanspolicy som godkänns av kommunfullmäktige och sedan en instruktion som beslutas på tjänstemannanivå t.ex. av finans- eller ekonomichef. I botten skall det sedan finnas en rutinbeskrivning. Nya rekommendationer (2014): Kommunstyrelsen bör upprätta en skriftlig rutinbeskrivning om hur informationen i internbankens riskrapport kvalitetssäkras samt att de kontroller som genomförs för att säkerställa detta dokumenteras. Kommunstyrelsen rekommenderas att ta fram rutinbeskrivning/finanshandbok i enlighet med vad som föreskrivs i finanspolicyn. En instruktion bör även utfärdas som anger de maximala beloppen för internbankens front office s affärer samt maximala löptider för de kontrakt som front office ingår. Kommunstyrelsen bör komplettera finanspolicyn med föreskrifter om hur överträdelser av finanspolicyn ska hanteras och rapporteras. 9 Löneprocessen Vi har översiktligt granskat Huddinge kommuns löneprocess för att få en förståelse för kommunens rutiner och kontroller kopplade till löneprocessen. Bland annat inbegriper detta rutiner för godkännande av anställningar, lönerevision, förändringar av fast lönedata, löpande tidredovisning, utbetalningar av löner och ersättningar samt korrekt redovisning. Genomgång har även skett avseende kommunens rutiner för inrapportering av data till pensionsförvaltaren KPA. Vår granskning av löneprocessen har inte föranlett några väsentliga anmärkningar avseende den löpande lönehanteringen under året. Kommunen har implementerat en rutin där stickprov tas på semesterlöneskulden och där stickproven dokumenteras och sparas, vilket vi ser positivt på. Vi bedömer att kommunen har ändamålsenliga rutiner och kontroller för att hantera löner och personalrelaterade skulder. Tidigare år rekommenderades kommunen att ta stickprov på den första utbetalningen efter genomförd lönerevision för att säkerställa korrekt lön för individer. Vid årets granskning har vi identifierat att kommunen har kompenserande kontroller där de får en varningssignal från lönesystemet om lönen avviker med ±10 % från föregående års lön. Vidare går både facket och förhandlingschefen genom samtliga löner för att säkerställa att dessa är korrekta. Vi bedömer därmed föregående års rekommendation som åtgärdad. Rekommendationer som lämnats tidigare år: Rekommendation från 2012: Vi rekommenderade att kommunen tar ett antal stickprov på den första löneutbetalningen efter genomförd lönerevision för att säkerställa att korrekt lön är inlagd på individnivå. Stickproven bör dokumenteras. 11

13 Status 2014: Genomförd granskning visar att stickprov inte genomförs. Vid granskningen identifierades dock att kommunen har så kallade kompenserande kontroller för att minimera risken för att felaktiga löner utbetalas. Rekommendation från 2013: Vi rekommenderade att löneavdelningen på respektive nämnd löpande tar ut en logglista från Heroma för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende förändringar i månadslöner, förändringar i bank och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen. Status 2014: Kommunen har implementerat en rutin för att ta ut och granska logglistor avseende förändringar av fast data i Heroma. Rekommendationen från föregående år anses därmed vara åtgärdad Pensioner Pensioner är en omfattande post både i resultat- och balansräkning. För att säkerställa förståelsen för hur inrapportering avseende underlag för beräkning av pensionsskulden genomförs har detta granskats i samband med löneprocessen. Huddinge kommun har sedan 2013 ett avtal med KPA som innebär att KPA levererar pensionsadministrativa tjänster till kommunen. Kommunen ska i gengäld tillhandahålla de underlag som erfordras för att en korrekt pensionsskuld ska kunna beräknas. Inrapporteringen till KPA sker årligen i januari och avser samtliga anställdas pensionsgrundande årslön inom kommunen. Rimlighetsbedömning sker på totalnivå och kommunen genomför även stickprovskontroller för att säkerställa att den inrapporterade lönen i pensionsfilen är korrekt. Under året (september och november) rapporteras förändringar nyanmälda/avslutade personer. Uppgifterna används inte för beräkning av pensionskulden utan görs endast för att KPA ska kunna skicka ut val-paketet till nyanställda. Vi har i likhet med bolaget genomfört stickprovkontroll avseende att de inrapporterade uppgifter till KPA, överensstämmer med vad som är registrerat i deras egna datasystem. Granskningen har genomförts utan väsentliga anmärkningar. Vår granskning av pensioner har ej föranlett några väsentliga anmärkningar. 10 Inköp och upphandlingsprocessen Den centrala upphandlingsenheten administrerar merparten av upphandlingarna men agerar även stöd till miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen (MSB) samt social- och äldreomsorgsförvaltningen (SÄF) som även genomför egna upphandlingar för sina respektive förvaltningar i enlighet med lagen om offentlig upphandling, LOU (2007:1091) respektive lagen om valfrihetssystem, LOV (2008:962). Kommunstyrelsen har fastställt ett reglemente, HKF 9420, för Huddinge kommuns upphandlingsförfarande som beslutades i kommunfullmäktige Under 2014 har reglementet reviderats med anledning av att en ny handbok för upphandling har utarbetats och förändringen i reglementet är bland annat hänförlig till definitionen av upphandlande myndighet och förtydligande av rollerna i upphandlings- och inköpsprocessen. 12

14 Reglementet beskriver hur Huddinge kommun ska arbeta för att följa LOU, processen, och de riktlinjer som finns för hur upphandlingar ska genomföras. All upphandling ska ske med affärsmässighet, konkurrens, objektivitet, icke diskriminering, transparens, proportionalitet samt följa uppsatta lagar och regler. För årets granskning av intern kontroll i inköps- och upphandlingsprocessen har vi valt att fokusera granskningen på den centrala upphandlingsenheten och har i samband med detta intervjuat kommunens upphandlingschef. Upphandlingsenheten i Huddinge kommun ansvarar för att leda och utveckla upphandlingsarbetet inom kommunen. Under 2014 har processen för upphandling centraliserats och personalstyrkan utökats med ytterligare fem personer. Upphandlingsenheten ska inom ramen för gällande lagar och förordningar bidra till en kvalitativ och ändamålsenlig verksamhet inom kommunen. Centraliseringen har genomförts för att få bättre kontroll i kommunens upphandlingsförfarande. Huddinge kommun har en central avtalsdatabas från vilken samtliga förvaltningar ska avropa. Upphandlingsenheten ansvarar för att kontrollera och säkerställa att avtalsdatabasen innehåller samtliga aktuella avtal samt bevaka när avtalen löper ut för att påkalla att upphandling sker. Samtliga förvaltningar ansvarar för att under hösten upprätta en upphandlingsplan för det kommande året. Upphandlingsenheten ansvarar sedan för att samordna och planera samtliga behov av upphandling inom kommunen och sammanställer en förvaltningsövergripande upphandlingsplan. Tidigare har kommunen haft en antagen miljöpolicy att följa vid inköp och upphandling vilken under 2014 har tagits bort och ersatts med integrering av hållbarhetsfrågor (etiska, sociala och miljöaspekter) i reglementet. Vidare har tjänsten Hållsbarhetsstrateg utformats och även tillsatts och denna ansvarar för att bidra med expertkompetens avseende hållbarhetsfrågor och att göra dessa till en aktiv del i varje upphandlingsprocess. Sedan 1 juli 2014 har kraven avseende dokumentation vid direktupphandling överstigande ett värde om 100 tkr utökats enligt LOU (2007:1091). Kommunen arbetar för närvarande med att ta fram dokumentationsmallar som ska utgöra ett stöd vid bland annat direktupphandlingar. Vidare har kommunen under 2014 tagit fram en handbok, vilken inte är publicerad ännu, för att utöka kunskapen om upphandlingsförfarandet i hela kommunen. Vi har genomfört en stickprovsvis granskning som syftar till att kontrollera huruvida det finns tillämpliga avtal till grund för köpet samt att fastställda riktlinjer efterlevs. Granskningen pågår vid avgivandet av denna rapport och kommer att avrapporteras i samband med årsbokslutsgranskningen. Rekommendationer som lämnats tidigare år: Rekommendation från 2012: Kommunen rekommenderades att tydliggöra vilka ramavtal som lyder under respektive förvaltning och vad detta ansvar innebär för förvaltningen. Det är av vikt att definiera en ansvarsfördelning för administrationen av ramavtalen. Kommunstyrelsen rekommenderas att dokumentera ansvarsfördelningen inom upphandlingsprocessen för att säkerställa en kvalitet samt kostnadseffektivitet av upphandlade varor och tjänster. Status 2014: Genomförd granskning visar att det nya reglementet har förtydligats med avseende på ansvarfördelningen. Rekommendationen bedöms därmed åtgärdad. 13

15 Rekommendation från 2012: Kommunstyrelsen rekommenderades att tydliggöra kravet på att en behovsanalys genomförs i samband med initieringen av en upphandling/inköp samt att denna dokumenteras. Att utvärdera hur varan/tjänsten har nyttjats historiskt samt vad det framtida behovet förväntas bli bedöms vara en viktig grund vid initiering av en upphandling. Status 2014: I upphandlingshandboken framgår att en behovsanalys ska genomföras inför en upphandling i samband med att en upphandlingsstrategi tas fram. Upphandlingsenheten ansvarar för att tillsammans med sakkunnig ta fram en upphandlingsstrategi och dokumentera denna. Rekommendationen bedöms därmed som åtgärdad. Rekommendation från 2013: Kommunstyrelsen rekommenderades att införa en rutin vid upphandlingsenheten inom Kommunstyrelsens förvaltning som säkerställer att ramavtal ligger till grund för större samlade inköp hos en leverantör. Status 2014: Ett arbete pågår med att skapa ett digitalt stöd som möjliggör uppföljning av inköp som sker utan avtal, detta för att identifiera eventuella områden där ramavtal behövs. Rekommendationen kvarstår således. Vidare pågår en stickprovsvis granskning av fakturor mot underliggande avtal vid avgivandet av denna rapport varför eventuella identifierade avvikelser avrapporteras i samband med årsbokslutsgranskningen. Stockholm den 17 november 2014 Rebecka Hansson Auktoriserad revisor Rebecca Ersryd Revisionsmedarbetare 14