!"#$%&'(")%*"#+))",%"-./#-0#-1234-

Transkript

1 8 Styrelsen för lämnar härmed följande berättelse för verksamhetsåret 1 januari 31december Bogemenskapen Sjöfarten K H R (org. nr )!"#$%&'(")%*"#+))",%"-./#-0# *567897:-;<=-=5>?;@5A- bildades den 6 maj Föreningens ändamål är att av Familjebostäder blockhyra del av fastigheten Sjöfarten 2 i Hammarby Sjöstad, med adress Heliosgatan 19 23, för att där upplåta 47 bostadslägenheter och gemensamma utrymmen med kooperativ hyresrätt till sina medlemmar. Den 6 maj 2007 bildades Bogemenskapen Sjöfarten KHR med stadgar och turordningsregler. Den 14 mars 2008 flyttade de första hyresgästerna in, därefter ägde inflyttning rum den 14/3 och 31/3. ordförande kassör Övriga ledamöter: Anita Nilsson (vice ordförande), Eva Falck, Helena Bennich, Ingrid Wermelin de Lange, Halldis Stenhager %?B@:6>:- Jan Olov Westerberg Christina von Zweigbergk #:C5>;@-;<=-@:C5>;@>>DEE6:89?- Kalevi Kopra, revisor, Ulla Kalmelid revisorssuppleant!86f:@:7959g- Vid föreningsstämman valdes Barbro Lundequist-Nord (sammankallande), Eva Norrby samt Seppo Asplund till valberedning inför föreningsstämman *;H:76:HH8@- Sjöfarten har 47 lägenheter, antalet har under året efter beslut av stämman ökats från 46 genom ombyggnad av plan 5- Den 31 december 2013 bestod föreningen av 56 bomedlemmar. Av de boende var 37 kvinnor (66%, %) och 19 män (34%, %). Medelåldern bland de boende var 59,6 år ( år) och median 66 år, fördelat enligt följande: under 40= 7 st, ( st, st.) = 3 st. ( st, st.) = 9 st. ( st, st.) = 26 st. ( st, st.) 2

2 9 70+ = 11 st. ( st, st.) $IH:76:HH8@- I december 2013 hade föreningen ca 50 kömedlemmar (2012 ca 77 kömedlemmar). Nya medlemmar har tillkommit (främst genom hemsidan), och andra har lämnat föreningen. %?B@:6>:9>-8@F:?:- Under året har styrelsen haft 10 protokollförda möten, inklusive konstituerande möte. Styrelsen inledde sitt arbetsår med att på det första styrelsemötet diskutera kring styrelsens interna arbete, spelregler och förhållningssätt mellan styrelsens ledamöter. Vid 2013 års stämma gavs styrelsen följande uppdrag: a) Förändra på plan 5 (proposition) b) Tydliggör turordningsreglerna (motion 1) c) Utbildning/utveckling av Sjöfarten (motion 3) d) Angående utvärdering av blockhyresavtalet och samverkansformerna med FAMBO (motion 5) e) Om den inte beslutade 40-årsgränsen (motion 6) Styrelsen har vidtagit följande åtgärder med anledning av uppdragen. a. Plan 5 har byggts om och en ny lägenhet har etablerats. Alla åtgärder är genomförda och avslutade. Genom att lägenheten tillskapas, har den ekonomiska situationen för Sjöfarten blivit stabilare. b. Nya turordningsregler har beslutats och tillämpas inom lägenhetsgruppens arbete c. Under året har en omfattande insats för utveckling av Sjöfarten i form av särskilda möten genomförts. d. Diskussionerna med vår hyresvärd, FAMBO, har fortsatt och pågår med syfte att få ett underlag för att medlemmarna ska kunna ta ställning till om vi dels ska lämna över det inre underhållet av lägenheterna till FAMBO, dels om överlåtelsebesiktningar också ska överföras. En förändring skulle vara positiv genom att den innebär att de boende inte har samma ansvar för det inre underhållet som tidigare, samt att motsättningar mellan bomedlemmarna minskar i samband med besiktningarna. Nackdelarna är att kostnaderna för de boende ökar, genom att FAMBO inte utför tjänsterna gratis. 3

3 10 e. På informationsmaterial och webb har kravet på 40-års åldersgräns tagits bort. Styrelsen har vidare hanterat den löpande verksamheten. Under hösten har myckt tid gått till de omfattande problem med tv- och bredbandsuppkopplingar som gett upphov till stora problem, missnöje ochoro för många boende. Förhoppningsvis kan en slutpunkt för dessa kanske skönjas. Slutligen har under året Sjöfarten firat sitt femårsjubileum på ett mycket uppskattat sätt! ':76:H>HI?:9-H-H- Medlemsmöten för de boende har arrangerats regelbundet. Under 2013 har 7 medlemsmöten genomförts. Deltagandet vid medlemsmötena har varierat, men generellt är att inte mer än hälften av bomedlemmarna deltar vid medlemsmöten. Styrelsen vill uttrycka stor uppskattning till de bomedlemmar som haft möjlighet att delta vid medlemsmötena, och hoppas att fler ska ha möjlighet att delta under J9K;@H8?5;9-?566-H:76:HH8@98- Utöver information vid medlemsmöten har både de boende och kömedlemmar brevledes och via e-post hållits underrättade om hur arbetet i huset utvecklas. &@F:?>G@DEE:@98>-8@F:?:- I och med att Sjöfartens grunddokument fastställdes i februari 2011, efter ett brett arbete inom bogemenskapen med många möjligheter till påverkan, så har organisationen med arbetsgrupper getts en ökad stadga. Grunddokumentet har reviderats under Arbetsgrupperna kan antingen vara permanenta arbetsgrupper eller projektgrupper, där de permanenta arbetsgrupperna är sådana som utgår från de uppgifter vi genom blockhyresavtal och hyreskontrakt har att utföra. Under 2013 har arbetet med att utveckla arbetsgrupperna fortsatt och inom styrelsen har särskilda personer haft ansvar för kontakter med de olika arbetsgrupperna sammankallande. Under året har ett möte mellan styrelsens kontaktpersoner och de sammankallande i arbetsgrupperna genomförts för gemensamt erfarenhetsutbyte..i@c86?959g>g@dee:9-le:@h89:9?-8@f:?>g@deem! Förvaltningsgruppens ansvar är att se till att de sysslor som är ålagda föreningen vad gäller skötsel av huset genomförs, genom delegering och åtaganden från medlemmar i gruppen. Gruppen består idag av 5 personer med olika uppgifter. En person ansvarar för kontakt med FAMBOs husvärd för att informera om de fel och brister som vi upptäckt. Gruppen behöver utökas med fler personer inför

4 11 Sex ronderingar har utförts under året för att kontrollera husets status. De fel och brister som då upptäckts har åtgärdats. Nattronden där varje lägenhet under en vecka ser till att dörrar och fönster är låsta inför natten i de gemensamma utrymmena, har fortlöpt. Förvaltningsgruppen anser att de fortfarande behövs. Under året har FAMBO bytt husvärd p g a barnledighet vilket har lett till att de tidigare regelbundna mötena med den föregående husvärden inte har fortsatt. Detta har inneburit att kontakten med FAMBO har försvårats och nu enbart sker per telefon eller mejl. Felanmälningarna har inte alltid fungerat tillfredsställande. T ex har en anmälan om ventilationen som gick dygnet runt i kök och matsal inte åtgärdats på flera månader trots flera påringningar. Inte heller det möte som vi initierade förra året om genomgång av gränsdragningslistorna och tolkningen av dem, har kommit till stånd pga ointresse från FAMBOs sida. En tvåårsbesiktning av bastun har skett med Värmdö Bygg men det skedde inga noteringar vare sig från FAMBO eller dem ang. statusen för bastubygget. Vi påvisade två felaktigheter varav en har åtgärdats (reparation av en bänk) och den andra (elektriska kablar från kaminen som är i kontakt med golvet och kan påverkas vid städningen) inte ansågs behöva åtgärdas. I förvaltningsgruppen har under året följande personer ingått: Birgitta Holgersson, Monica Ferucci, Christel Ståhle, Jan Hollsten (numera utflyttad) och Dele Hess. Mats Holmström kom in i gruppen under hösten. Peter Strunk Kontaktperson från styrelsen har Anita Nilsson varit. '8?@N7:?-LE:@H89:9?-G@DEEM! Matrådet har i december 2013 följande sammansättning: O rdinarie Suppleant Matlag 1 Mats Holmström Eva Falck Matlag 2 Anita Nilsson Seppo Asplund Matlag 3 Kerstin Damberg Erkki Mattila Matlag 4 Lena Hokfelt Jochum Rypma Matlag 5 Anki Ström Eva Norrby Matlag 6 Kristina Hammarberg Barbro Lundequist Nord Matrådets medlemmar förändras i samband med flyttningar i huset. Matrådet har under året haft nio möten. Fokus har legat på att ytterligare utveckla rutiner för matlagens planering av inköp i syfte att förbättra ekonomin. Barbro Lundequist Nord har 5

5 12 tillsammans med ekonomiansvariga i matlagen utvecklat blanketten för den ekonomiska redovisningen. Matlagen gör av med mer pengar än vad som kommer in, i genomsnitt kr 481 varje vecka. Marianne Lundström har samverkat med matlagen inför inköpen. Den 17 augusti genomfördes en kick-off inför höststarten då vi lagade mat samtidigt som vi fick instruktioner om maskiner och utrustning. Den 18 augusti hade vi städdag i köket. Kontaktperson från styrelsen har Ingrid Wermelin de Lange varit. J9@:7959G>G@DEE:9-LE:@H89:9?-8@F:?>G@DEEM! Gruppens uppdrag är att ansvara för att löpande hålla inredningen i form av möbler, textilier m m i gott skick. Året har varit svårarbetat för gruppen av flera orsaker. Resurserna har varit små, och gruppens arbete har inte alltid respekterats. Oklarheter har också rått om uppdraget. Under 2013 har gruppen haft sex sammankomster, därutöver har mail- och telefonkontakt förekommit. Gruppen har fortsatt beta av "arbetslistan" utarbetad Att hålla Sjöfartens inventarielista à jour har varit ett stort och tidvis omöjligt arbete då inventarier flyttas runt och skänks bort. Gruppen har sänt ut mail om att Inredningsgruppen bör kontaktas i alla ärenden som faller inom gruppens ansvarsområde. Förslagslåda finns även på Torget för synpunkter och förslag. Underhåll av inventarier har skett utifrån behov. Idéoch planeringsträffar för framtida möjliga trivselbefrämjande inredningsåtgärder har genomförts. Torget ("första intrycket") samt belysning i matsal och bibliotek prioriteras högst. I gruppen ingår Lilian Mårder, Kristina Hammarberg samt Kicki Klingspor. Kontaktperson från styrelsen har Eva Falck varit. %?O7@N7:?-LE:@H89:9?-8@F:?>G@DEEM! Städrådets uppdrag är att ansvara för den övergripande städningen av Sjöfartens allmänna utrymmen samt inventera städmateriel två gånger per år och göra inköp för denna uppgift. Inom gruppen ansvarar vi för följande: Marianne Lundström för gästtoaletten och att papper och rengöringsmedel finns. Ingrid Karlsson för att städskrubben hålls ren samt fyller på rengöringsmedel och rengöring av sopborstar, dammsugare och annat material. Mariana Möller för att diskmedel och rengöringsmedel och annat material finns i köket. 6

6 13 Gemensamt ansvarar gruppen för att moppar och trasor tvättas. Marianne Lundström, Ingrid Karlsson och Mariana Möller har också nycklar till städförrådet. Under året har städgruppen organiserat och tillsammans med alla boende genomfört en våroch en höststädning av de gemensamma utrymmena. Gruppen har också sammankallat de boende och haft information för boende i varje trappuppgång om städteknik, städprodukter och materiel. Städgruppen inventerar städmateriellagret och gör inköp av städmaterial två gånger per år. Ekonomiskt delas städmaterielet upp mellan kök, uthyrningsrum och de allmänna områdenas städning. En inventering har gjorts över kvarvarande städmaterial jämfört med de inköp som gjorts för att se hur stor förbrukningen varit under Gruppen har haft 7 minnesanteckningsförda sammankomster samt 4 arbetsmöten under året. I gruppen ingår Mariana Möller, Ingrid Karlsson samt Marianne Lundström. Kontaktperson från styrelsen har Ingrid Wermelin de Lange varit. PO>?@DH>G@DEE:9-LE:@H89:9?-8@F:?>G@DEEM! Gästrummen har hyrts ut 293 nätter = kronor. I mitten av September upphörde gästrummen på våning 5 och omvandlades till lägenhet. Från 1 oktober finns ett gästrum på bv vid torget. I gruppen ingår Birgit Holmström, Peter Strunk och Jochum Rypma. Kontaktperson från styrelsen har Jan Olov Westerberg varit. ':76:H>HI?:>G@DEE:9-LE:@H89:9?-8@F:?>G@DEEM! Sex medlemsmöten har genomförts under året. Formen för mötena har i november diskuterats tillsammans med två representanter från styrelsen och resulterat i en vilja att ytterligare styra upp och effektivisera mötena. Detta ska ske genom att vi behåller den dagordning som använts under året med rapportering från styrelsen och arbetsgruppern samtidigt som vi ska bli tydligare i att varje punkt innehåller en informativ del och en möjlighet att ställa frågor. Om en fråga leder till att diskussionen blir långvarig, flyttas den till nästa möte och/eller ett soffmöte. Medlemsmötena har präglats av intresse att diskutera villkor och förutsättningar i vårt boende. I gruppen ingår Ewa Ausner, Dele Hess, Lilian Mårder och Lena Hokfelt. Vi har under året träffats och diskuterat formerna för medlemsmötet i syfte att utveckla mötena. Lilian Mårder 7

7 14 är ny i gruppen och har ej deltagit i dessa möten. Kontaktperson från styrelsen är Jan Olov Westerberg. )@O7GN@7>G@DEE:9-LE:@H89:9?-8@F:?>G@DEEM- Vi har haft nio träffar för planering, inköp, utflykt m m. Däremellan har vi skött trädgården när tid funnits enskilt eller i par. Vattning har skötts enligt ett schema. Vi har med vår trädgårdsmästare, Erkki Mattilas goda minne strukturerat om i trädgården. Vissa växter tog över och kvävde annat o s v vilket gjort att dessa rensats bort. Trädgården ser också annorlunda ut än vad den gjorde i början när huset var nytt, häcken hade inte vuxit upp som den nu har. De växter som hamnat bakom rosenbuskarna har vi lyft fram m m. I gruppen ingår Ewa usener (sammankallande), Maggie Wellton, Ulla Kalmelind, Britt Algotsdotter, Halldis Stenhager samt Erkki Mattila..Kontaktperson från styrelsen är Helena Bennich. #:78A?5;9>G@DEE:9-LE:@H89:9?-8@F:?>G@DEEM- Under året har gruppens arbete till större delen handlat om praktiskt arbete med att underhålla hemsidan och göra mindre omstruktureringar för att förbättra användbarheten. Intresseformuläret på hemsidan är knutet till föreningens info-adress. Ett ökande antal intresseanmälningar har kommit in - första halvåret 25, andra halvåret hittills 49 - sammanlagt 75. Många nya kömedlemmar har tillkommit den vägen och vi har även fått nya boende utifrån denna kanal. Adressen är dessutom använts som kanal till föreningen för andra ärenden, förfrågningar, kontakter med andra boendegemenskaper osv. För bomedlemmar fungerar hemsidan huvudsakligen som ett arkiv för blanketter och checklistor. Där finns också tillgång till samtliga protokoll och minnesanteckningar inom huset samt en aktiv fotodokumentation av bomedlemmarnas olika aktiviteter. I gruppens arbete ingår också att hålla bo- och kömedlemslistor och blanketter aktuella och se över den interna e-postkommunikationen. Gruppen har haft två reguljära möten. Aktiva i det praktiska arbetet med hemsidan har under året varit Agneta Abrahamsson, Barbro Lundequist Nord och Karin Sjögren. I gruppen har också Lena Albihn, Leif Holmström, Tommy Åberg och Kerstin Damberg deltagit som har deltagit med idéer, foton och översyn. Kontaktperson från styrelsen är Eva Falck. 8

8 Lägenhetsgruppen har även detta år haft en intensiv verksamhet. Femton lägenheter har fått nya hyresgäster under året, av dessa har 6 byten varit interna omflyttningar i huset. En lägenhet hyrs ut i andra hand och en lägenhet har ett korttidskontrakt på ett år. Samtliga nyinflyttade har intervjuats före kontraktsskrivning och erhållit en fadder efter inflyttningen. Under året har en revidering gjorts av LOTS (Låt Oss Tala Sjöfart), den information som delas ut till nyinflyttade. För närvarande (i december 2013) är det inga lägenheter uppsagda. En diskussion kring hur förbättring av rekryteringen och hanteringen av nya kömedlemmar har förts under året. Ett förslag har getts till styrelsen om att starta en rekryteringsgrupp med uppgift att bl a värva nya hyresgäster. Under årets senare del har antalet nytillkomna kömedlemmar ökat. Ett tiotal har ansökt om medlemskap och ca femtio har skickat förfrågningar om huset, som kan ha samband med förändrade intagningskriterier till föreningen. Lägenhetsgruppen har många olika uppgifter: annonsering, kontakter med sökande, visning av lägenheter, intervjuer och hantering av kömedlemmar. Dessa uppgifter har fördelats inom gruppen. Följande personer har under året ingått i gruppen: Eva Norrby (sammankallande), Christel Ståhle, Ulla Leidner, Birgitta Holgersson, Thomas Olsson och Maggie Welton. De två sistnämnda ansvarar för kömedlemmerna. Alla utom Maggie håller i intervjuer med sökanden. Kontaktperson från styrelsen är Jan Olov Westerberg. #:A@B?:@59G>G@DEE:9-LE@;Q:A?8@F:?>G@DEEM- Gruppen har träffats fem gånger. Inför Öppet Hus i oktober togs det fram en inbjudan som delades ut till intressenterna och den sattes också upp i närområdet. Inför två seminarier i ABF-huset togs det fram ett informationsblad. Gruppen konstaterade att gruppens arbete glider in i andra arbetsgrupper, bl a inredningsgruppen, trädgårdsgruppen och hemsidesgruppen. Gruppen arbetar vidare med idéer om att göra huset mer attraktivt från utsidan. På årets näst sista möte träffade gruppen konstnärer i huset och tillsammans med dem skissades på en idé för 23:ans entr. I gruppen ingår Christel Ståhle, Kerstin Damberg, Erkki Mattila. Kontaktperson från styrelsen är vakant. 9

9 16 Fem träffar om Grunddokument och stadgar, Vår historia, Ekonomi, Hur man skapar ett gott samarbetsklimat till Vad vi kan göra tillsammans framåt har ägts rum. Mellan personer deltog vid varje träff. Sammantaget var det sexton medlemmar som inte deltog alls. Alla andra var närvarande en eller flera gånger. I gruppen ingår Anita Nilsson, Maggie Wellton, Lena Hokfelt, Lena Albihn, Eva Norrby, Christel Ståhle, Stina Alm, Birgitta Thulén och Kerstin Damberg. Kontaktperson från styrelsen är vakant. )8<AS- Styrelsen framför sitt varma tack till samtliga arbetsgrupper och boende för deras engagemang i vårt gemensamma boende. Tillsammans skapar vi förutsättningar för ett spännande gemenskapsboende. Hammarby Sjöstad den 4 mars 2014 Styrelsen för Jan Olov Westerberg Anita Nilsson Christina von Zweigberk Helena Bennich Eva Falck Halldis Stenhager Ingrid Wermelin de Lange 10