Faktabanken Information till utställande UF-företag och UF-lärare inför UF-mässan den 22 februari 2018 i Karlstad Racketcenter

Transkript

1 Faktabanken Information till utställande UF-företag och UF-lärare inför UF-mässan den 22 februari 2018 i Karlstad Racketcenter

2 Villkor för UF-mässan 2018 Ni åtar er att läsa igenom samtliga regler för arrangemanget samt att följa tiderna. Företag som har anmält sig till mässan men som inte dyker upp/går innan mässans slut debiteras en avgift på 1000 kr. Montern ska återställas som den var när man först kom till mässan. Det är ej tillåtet att lämna mässan eller packa ihop sin monter före kl 19.00, gör man det debiterar vi företaget en avgift på 1000 kr. Det är obligatoriskt att delta under invigning och prisutdelning. Det är ej möjligt att överklaga juryns beslut. Elever under 18 år måste ha målsmans godkännande för att ställa ut på mässan. Tänk på! Ung Företagsamhet ger er förutsättningarna under mässan med lokal och monter. Sedan är det upp till er själva att få ut så mycket som möjligt av mässdagen vad gäller upplevelse, möte med besökare och tävlingar. Det är viktigt att ha en strategi. Kontakt Ninnie Larsson Projektledare UF-mässan Sofia Beckman Projektledare UF-mässan

3 Avgifter Att ställa ut på den regionala UF-mässan kostar en summa pengar. Mässavgift: 200 kr/uf-företag Kostnad för ev el i montern: 450 kr/uf-företag Kostnad för internet: 250 kr/uf-företag I mässkostnaden ingår deltagande på UF-mässan, mässplats med monterväggar, invigning och UF Award samt lättare mellanmål innan UF Award. Anmälan till mässan Anmälan till mässan är öppen 12 december kl och stänger 14 december kl Betalning krävs för fullständig anmälan. Observera att platserna till UFmässan kan ta slut innan sista anmälningsdag, så för att vara säker på att du ska få en plats anmäl dig direkt! Avanmälan Anmälan är bindande efter den 22 december, då avgiften ska vara betald. Skulle ditt UF-företag inte kunna delta på UF-mässan, och avanmäler er efter den 15 januari eller inte dyker upp på mässdagen, debiteras ditt UF-företag 1000 kr i administrativ avgift samt att vi inte betalar tillbaka mässavgiften. Det finns flera anledningar till att vi måste ta ut en avgift om man inte dyker upp på mässan: - Det kostar pengar att få montern byggd. - Det finns inte tillräckligt med monterplatser redan från början till alla, och om man inte dyker upp så skulle någon annan kunnat ta platsen om man avanmält montern i tid. - Det är så här det fungerar i det verkliga livet, om man inte avanmäler sig i tid och inte har en giltig anledning så tar arrangören ut av straffavgift, för om alla bara skulle strunta i att komma så skulle det inte bli en bra mässa för någon. Såhär anmäler ni ert UF-företag 1. Gå in på ungforetagsamhet.se/varmland 2. Logga in 3. Klicka på Mässor i den övre menyn 4. Följ instruktionerna i formuläret 5. Betala in er mässavgift till (Swisch) eller (bankgiro) senast den 22 december. Kom ihåg att ange ert företags-id på betalningen. Det räcker med att en medlem i UF-företaget gör en anmälan till mässan. 2

4 Tider Incheckningen öppnar Lärarrummet öppnar Samtliga montrar ska vara färdigbyggda Invigning av mässan Mässan öppnar för besökare Prisutdelning av Årets Lärare, Årets Skola och Årets Arbetslag. Samt 4 finalister i Årets UF-företag håller sina pitchar på scenen Mässan stänger för besökare alla väntar med att städa montrarna! UF Award med prisutdelningar i alla tävlingar börjar Städning av montrar Städning av montrar ska vara klar Incheckning/Utcheckning Alla UF-företag måste checka in när ni kommer på morgonen. Det räcker med att en person ur UF-företaget checkar in. Då får ni ett kuvert med information kring dagen. Det är jätteviktigt att ni sparar detta kuvert under hela dagen! Er monter ska efter mässan slutstädas och sedan godkännas av UF-personal innan ni går hem. I kuvertet som ni får vid incheckning finns er utcheckningslapp som ni kommer att behöva vid dagens slut. UF-företag som inte checkar ut kommer att debiteras en avgift på 1000kr. Avlastning Lastning inför och efter mässan kommer att ske till vänster om stora entrén. För allas trevnad under dagen, tänk på att lasta av så mycket som möjligt, ta med till er monter och flytta er bil så fort ni är klara. Då kan fler få plats på kortare tid. När UF Award är färdig lastar ni på och slänger sopor i samma område. Invigning Mässan invigs kl Alla elever ska gå till scendelen, det är därför väldigt viktigt att montern är färdig till dess. Man kommer alltså inte få göra iordning montern under invigningen. Insläppet av besökare sker när alla är tillbaka i sina montrar efter invigningen. Prisutdelning och finalpresentationer i Årets UF-företag Kl kommer priser att delas ut i tävlingskategorierna Årets Lärare, Årets Skola och Årets Arbetslag. Direkt efter det kommer de fyra finalpresentationerna att genomföras i tävlingen Årets UF-företag. Allt detta sker på scenen. Tänk på att inte lämna montern helt tom, utan byt av varandra så att alla har möjlighet att få och kika 3

5 på prisutdelningen och finalpresentationerna. UF Award - prisutdelning Mässdagen kommer att avslutas med UF Award, mässans höjdpunkt! Då delas priser ut i mässdagens tävlingar. UF Award hålls på scenen mellan kl Hitta hit Racketcenter ligger på Stadionvägen 2 i Karlstad. Det ligger på området Våxnäs, och väldigt nära av- och påfart från E18. Även buss 1 och buss 4 stannar på hållplatsen som heter Tingvalla hallarna. Parkering Det finns en stor parkering utanför Karlstad Racketcenter, där det är gratis att parkera. Lunchmöjligheter Ung Företagsamhet kommer i år inte att hjälpa till att beställa lunch till elever och lärare. Det kommer skolan eller eleverna själva att få ordna med. Lättare mellanmål innan UF Award I mässavgiften ingår ett lättare mellanmål. Detta kommer att delas ut precis innan UF Award startar. 4

6 Nedplockning, städning och utcheckning Nedplockning av montrarna påbörjas EFTER att UF Award är färdig kl Alla utställare ansvarar för att städa i och runt omkring sin monter. Allt skräp och sopor slängs i containern utanför lastporten. Vid utcheckning kommer UF-företagen tillsammans med utcheckningspersonal att gå igenom monterytan för att se så allt är lämnat i gott skick. Samtliga UF-företag måste checka ut efter prisutdelningen. El och internet Tidigare har vi kunnat bistå med sopsäckar, men det kan vi tyvärr inte detta år. Så vi vädjar till alla UF-företag att ta med minst två sopsäckar var för att på ett enkelt och smidigt sätt samla ert skräp innan ni slänger allt i sopcontainern utanför arenan vid lastporten. Använd INTE de utplacerade papperskorgarna till ert monterskräp! El och internet ingår INTE i mässavgiften, utan är en extra kostnad. Bokning av el och internet till montrarna görs av UF-läraren, så UF-företagen anmäler om de ska ha el och/eller internet till sin lärare samt i mässanmälan, och faktura sänds till och betalas av skolan. Om det är UF-företaget eller skolan som i slutändan står för kostnaden ska göras upp mellan läraren och eleven/eleverna. Vid bokning av el ska läraren samt eleverna i anmälan ange exakt vad varje UFföretag ska använda elen till, detta så att leverantören kan se till att alla elever får de watt-antal som behövs. Läraren sammanställer vilka UF-företag som ska ha el och internet, sedan anmäls detta här Anmälan ska ske senast den 15 januari. Kostnad för El i monter 450 kr/uf-företag. För att förtydliga kostnaderna för el anger vi den faktiska kostnaden här. Priset är självkostnadspris och täcker arbetskostnaden av leverantör, inte hur mycket el man förbrukar. Kostnad för en kod till arenans trådlösa internet 250 kr. Det trådlösa internetet som finns i arenan har begränsad kapacitet och kan inte hantera för många användare, därför tar vi ut en avgift och det är först till kvarn. Vi rekommenderar alla som kan, att använda internet via sina mobiler. Monterväggar Ung Företagsamhet tillhandahåller monterväggar till varje UF-företag. Samtliga montrar är exakt lika stora. Det går bra att använda upp till en meter golvyta framför er monter. Väggarna är 1-2 cm tjocka, så måttet för en mittmonter blir ca 197 cm. Ni ska räkna med att ett annat UF-företag använder baksidan på väggarna. Det finns två typer av montrar, mittmonter och hörnmonter (vänster och höger hörn). 5

7 Monterväggarnas storlek är 1x2x1 meter respektive 1x2 meter (se nedan). Alla monterväggar är 2,04 meter höga. Vilken typ av monter samt plats i arenan kommer ni att få skickat på mejl i god tid före mässan. Hur fäster man saker i väggarna? Det som fästs på väggarna görs med knappnålar eller häftstift som går enkelt att ta bort. Det går också bra att hänga saker på aluminiumramen högst upp, dock ej för tunga saker. Det är inte okej att använda tejp eller dubbelhäftande tejp på väggarna. Det är heller inte okej att spika eller skruva rakt in i väggarna. Efter mässan kommer mässpersonal tillsammans med UF-företaget att gå igenom montern och se att den är i samma skick som ni fick den. En icke-godkänd monter kommer att kosta UF-företaget 1000kr. Tänk på att monterväggarna är väldigt tunna och till vissa tyngre saker krävs ett golvstativ eller bord. Var kreativa! En monter är ert företags ansikte utåt och ska överensstämma med den profil som ert företag har. Det finns inga gränser för hur ni kan utforma er monter. Använd fantasin och börja planera i god tid. Monterväggarna bör absolut täckas, ett bra sätt kan till exempel vara att använda tyg, tapet eller göra egna väggar som man ställer emot. För räkna med att väggarna är slitna på ytan! Var aktiv i montern genom att tex. anordna en tävling, ha smakprov, att man kan testa er produkt/tjänst eller visa hur ni tillverkar er produkt. Originalitet i kombination med professionalism är något som faller juryn i smaken väldigt ofta. Tips i montern: - Stå upp i montern, då ser ni pigga och alerta ut! - Ha en välkomnande attityd (till alla besökare), det första intrycket är A och O! - Sätt mobilen på ljudlöst - Blir du hungrig eller trött? Gå iväg en stund och samla ny energi. - Använd liknande kläder, gärna något som passar in med montern så får ert företag en gemensam profil. - Ha alltid montern bemannad, då kan ni alltid möta besökaren när den dyker upp - Tänkt på att inte vara för många i montern samtidigt, annars kanske ni skrämmer iväg kunden istället. Bord och montermaterial Ni ordnar själva med material till er monter, Ung Företagsamhet har inga bord att låna ut under mässan. Allt ni vill ha i er monter ligger alltså på UF-företaget att ordna till mässhallen. Detsamma gäller verktyg. Ung Företagsamhet har ett fåtal verktyg att låna ut, mot mobiltelefon i pant. Tänk därför på att ta med allt ni tror att ni kan behöva för hela mässdagen. 6

8 Lärarrummet Vi erbjuder alla lärare som finns på plats under mässdagen att komma till lärarrummet, både befintliga men också nya UF-lärare. Lärarrummet öppnar kl och är endast till för lärare som vill kunna ta en paus från dagen och få tillfälle att träffa andra UF-lärare. En representant från oss finns på plats och förser lärarna med kaffe och kakor. Vi kommer ha lite olika spännande gäster på plats, samt våra olika läromedel för de som är nyfikna. Regler Allergier Bemanning Djur Färg Försäkring Försäljning Förvaring Infomaterial På mässan är det strängt förbjudet att ta in hö, halm samt nötter på grund av allergier. Se till att montern är bemannad under hela mässans öppethållande. Tips! Sätt schema för hur UF-företaget ska bemanna montern så alla hinner äta och gå runt på mässan. Inga levande djur får tas in på mässan, med undantag för fiskar i akvarium. Det är inte tillåtet att måla på monterväggarna. Varje UF-företag är försäkrade via Nordic Försäkring så fort de betalat registreringsavgiften. När UF-företaget har en godkänd registrering är de olycksfallsförsäkrade och de innehar en småföretagarförsäkring. Gå in på och läs in er på vad det innebär att vara försäkrad och vad som täcks i förhållande till idén. Underlätta gärna för era kunder genom att innan mässan förbereda med Swisch (antingen företagskonto eller ett privat) eller ex izettle (går ej att skaffa som UF-företag men som privatperson). Förbered även med påsar, kvittoblock samt växelkassa. Det finns inga växlingsmöjligheter på mässan. Det finns inga garderobsmöjligheter på mässan, utan allt får ni förvara i er monter. Tips är att ha ett bord med en lite längre duk att lägga saker under eller en typ av byrå. Det finns inga möjligheter att skriva ut saker på mässan. Förbered sådant innan! Levande ljus /eld Ingen öppen eld får förekomma på mässan, detsamma gäller levande ljus. Detta på grund av brandrisken. Vi rekommenderar er att ha fejkljus istället. Ej heller ljus i till exempel lykta är okej. 7

9 Musik i montern Skräp Stege Säkerhet Verktyg Växter Att ha ljud i sin monter kan bidra till helhetsupplevelsen men att som besökare höra 40 olika ljud samtidigt kan skapa frustration. Tänk på att det ljud som fungerar på hemmaplan kanske inte gör sig lika bra på mässan. Om ni behöver ljud för att demonstrera ert företag löser ni det enkelt med hörlurar. Mässpersonalen har full rätt att säga åt er att stänga av störande ljud om detta skulle förekomma. Allt skräp efter mässan ska slängas i soppåsar och sedan i containern. Inget får lämnas kvar i montern/mässhallen. Det finns ingen stege att låna på plats. Under invigning och prisutdelning kommer UFmedarbetare att finnas i mässhallen, dock så tar UF ej ansvar för era värdesaker. Låt inte mobiler, kontanter eller annat stöldbegärligt material ligga framme. Ta med egna verktyg för ert monterbygge. Hammare, skruvmejsel, såg, spik, skruv, tejp, sax och annat som kan tänkas behövas. Det kommer att finnas ett fåtal extra verktyg som man kan låna emot pant av mobiltelefon. Ha gärna växter i er monter! Hjälp oss att marknadsföra mässan! Varför är det viktigt att alla hjälper till med detta? Desto mer folk som känner till UF-mässan och hur grymt bra den är desto fler besökare kommer. Ju fler besökare desto roligare blir dagen för er och desto mer ökar förutsättningarna för att sälja mer. Vi på Ung Företagsamhet jobbar hårt med marknadsföringen av mässan genom våra sociala medier, nätverksträffar, inbjudningar per post och mail samt att vi pratar om den med alla människor vi träffar. Men vi kan aldrig nå precis alla och därför är det viktigt att vi alla hjälps åt, att du också använder dina olika kontakter på olika sätt och genom dem hjälper till med marknadsföringen. Glöm inte att bjuda in familj, släkt, vänner, kunder och rådgivare. Här presenteras lite förslag på hur du och ditt UF-företag, eller du som lärare kan hjälpa till: Facebook: - Tacka ja till eventet Entreprenörskap på riktigt Värmland - Dela eventet på skolornas fb-sidor (och kanske privata fb-sidor) - Dela eventet på UF-företagssidorna på fb. - Bjud in alla ni känner till eventet för att öka spridningen - Skriv om mässan på skolornas fb-sidor - Lägg ut inbjudan (som vi skapat) på skolornas och UF-företagens fb-sidor 8

10 Instagram: - Följ oss på ufvarmland - Bjud in alla ni känner till mässan. - Allt som skolan eller eleverna lägger ut som har med UF och mässa att göra, hashtagga #ufvarmland Mail: - Maila ut inbjudan (som vi skapat) till alla era skolors samarbetspartners, och kanske till ert egna nätverk Julmarknader och övriga säljtillfällen: - Om du och ditt UF-företag ställer ut på julmarknader eller andra marknader prata med alla kunder om mässan och passa på att bjuda in. Ha inbjudan utskriven så att ni kan dela ut den. Nätverksträffar: - Om ni är ute och nätverkar på olika frukostmöten eller lunchträffar, se till att ni alltid bjuder in alla till mässan. Tävlingar Deadlines Det är olika deadlines för olika tävlingar. Här ser du när respektive tävling stänger: Årets logotyp 27 oktober 2017 kl Årets affärsplan 1 december 2017 kl Årets vara, tjänst, hantverk, produktutveckling, UF-företag samt UF-kooperativ 26 januari 2018 kl Tävlingskriterier finns på: ungforetagsamhet.se/tavlingar-lasar Observera att det är olika tävlingskriterier för varje tävling, det räcker inte med att läsa en tävlings kriterier, utan ni måste läsa varje tävlings kriterier. Inlämning av tävlingsbidrag: Tävlingsbidragen lämnas in genom att ladda upp en PDF-fil max 3 mb i inloggat läge på ungforetagsamhet.se innan sista deadline. Observera att bidrag som mejlats in icke är godkända bidrag. Årets UF-företag Denna tävling har en kvalomgång innan mässan den 1 februari. Alla tävlande kommer då att få träffa juryn och hålla en tvåminuterspresentation utan hjälpmedel. Efter det tar juryn ut ett antal UF-företag som går vidare och får genomföra en längre presentation på mässdagen. Vi kommer att meddela i god tid vilka som gått vidare. Kvalomgången är den 1 februari på Ung Företagsamhets lokaler i Karlstad ca kl , vi återkommer med exakta tider när det närmar sig. 9

11 Årets Säljare Alla som ställer ut på mässan är automatiskt med i tävlingen Årets säljare. Skulle man verkligen inte vilja delta så kan man säga det till juryn när de kommer till din monter. En vanlig fråga vi brukar få är Kan man missa juryn i tävlingen Årets Säljare om man exempelvis går och äter eller går på toa?, och svaret på den frågan är att juryn inte kommer ut till montrarna på schemalagda tider utan dyker upp när man minst anar det. Detta är därför något som eleverna i UF-företaget får diskutera internt i hur man ska hantera denna situation eftersom det är väldigt viktigt att faktiskt ta pauser under dagen för att orka. Förslagsvis så kan den personen/de personerna som är kvar i montern se till att ringa den personen som gått iväg för att äta lunch eller ta en paus så fort man misstänker att juryn är på ingång. Men som sagt, diskutera detta så kommer ni säkert fram till en bra lösning. 10