Förvaltningsplan för SAMSA

Transkript

1 (1)12 för SAMSA IT stöd för samordnad vård-och omsorgsplanering År 2017

2 (2)12 Innehållsförteckning 1 INLEDNING Bakgrund Syfte och målgrupp Period SAMSA Uppdrag Förvaltningsorganisation Förvaltningsaktiviteter MÅL OCH BUDGET Problem och behov Mål Budget Finansiering... 12

3 (3)12 1 Inledning I detta dokument används följande förkortningar: GITS gemensam It samordningsfunktion mellan de 49 kommunerna i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen. VG Västra Götaland VGR Västra Götalandsregionen VGK de 49 kommunerna i Västra Götalands län SITIV Styrgrupp IT I Väst VVG Vårdsamverkan Västra Götaland SAMSA Arbetsgrupp för delregionala förvaltare VGPv Västra Götalands Primärvård SVPL - Samordnad vård-och omsorgsplanering ITMV Informationsöverföring mellan vårdgivare 1.1 Bakgrund en är framtagen av funktionskoordinator SVPL i samverkan med GITS funktionsledare. en godkänns av styrgrupp SVPL. Funktionskoordinator har ansvar för att förvalta och utveckla förvaltningsplanen. 1.2 Syfte och målgrupp Syftet med förvaltningsplanen är att klargöra vad som ska göras i förvaltningsarbetet samt hur förvaltningen ska utföras och styras. en är det operativa styrdokumentet för förvaltningsarbetet. Funktionskoordinator har ansvar för att förvalta och utveckla förvaltningsplanen. Målgrupp för dokumentet är de som ansvarar för och de som bedriver förvaltningen av Samordnad vård- och omsorgsplanering. 1.3 Period en gäller för perioden

4 (4)12 2 SAMSA 2.1 Uppdrag Systemförvaltning SVPL har uppdrag att stödja den verksamhet som har till uppdrag att hantera samordnad vård-och omsorgsplanering inom Västra Götaland. Samordnad vård- och omsorgsplanering omfattar bl.a. att hantera informationsöverföring när patienten skrivs ut från sjukhuset men har fortsatt vårdbehov av kommunal vård och omsorg eller primärvård. Processen styrs av Lag 1990:1404 om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård. Aktörer i SVPL processen är främst läkare, sjuksköterskor, arbetsterapeuter, sjukgymnaster och biståndshandläggare som arbetar i kommuner, offentlig sluten- och öppenvård, habilitering och hälsa, Närhälsan, privata vårdgivare inom VGPv och kommuner och Vårdval rehab. Nedan följer exempel på handlingar/aktiviteter som objektverksamheten genomför; Skapa och skicka vårdbegäran från kommun och/eller primärvård till sjukhus och/eller primärvård Skapa och skicka meddelande till vård- och omsorg eller inskrivningsmeddelande från sjukhus till kommun och primärvård Skapa och skicka kallelse och underlag till vårdplaneringsmöte. Gemensamt genomföra vårdplaneringsmöten, fysiskt eller via Videomöten. Gemensamt skapa och justera vårdplan Sjukhus skickar utskrivningsklar Skapa och skicka information vid utskrivning från sjukhus till kommun och primärvård Underlag för öppenvård, startar ärendet och kan användas; vid patientrelaterad informationsöverföring från/till/inom öppenvård. Nytt ärende kan startas efter att patient är vald med; vårdbegäran, meddelande till vård och omsorg, inskrivningsmeddelande eller underlag för öppenvård. Målet med ovan nämnda aktiviteter är en samordnad plan vid utskrivning som klargör ansvaret för insatser för patienten efter utskrivning från sjukhuset. Ärendeprocessen är framtagen efter en VG gemensam beslutad rutin som baseras på gällande lagar och överenskommelser. Informationen som ligger till grund för vårdplanen är tillgänglig och aktuell samt har hanterats på ett enhetligt sätt.

5 (5) Förvaltningsorganisation Förvaltning sker på regional- delregional- och lokal nivå. Den regionala förvaltningen skall stödja och styra det delregionala och lokala arbetet. Förvaltningen skall tillsammans med lokala resurser arbeta för att erforderlig utveckling genomförs samt att den kvalitetssäkras. Förvaltningen ansvarar också för spridning av information om nya rutiner, tidplaner med mera och att utbildning kontinuerligt sker i verksamheterna med stöd av regionalt utbildningsmaterial. En lokal förvaltningsorganisation krävs inom varje enskild förvaltning (lokal nivå) och inom vårdsamverkans område (delregional nivå) som håller samman arbetet över förvaltningsgränserna i varje område. Ansvaret för det delregionala och lokala förvaltningsarbetet, inklusive bemanning ligger i verksamhetslinjen. Arbetet i systemförvaltningen styrs av regional styrgrupp SVPL med ordförande systemägare Jan Carlström. Förvaltningsgrupp SAMSA arbetar på uppdrag av styrgrupp SVPL och leds av funktionskoordinator för samordnad vård- och omsorgsplanering. Via förvaltningsgruppen SAMSA tillsätts vid behov arbetsutskott för specifika frågor t.ex. grupp för rutinfrågor, utbildning, psykiatri, videomöte etc. Arbetsutskotten rapporterar till Förvaltningsgruppen. Samtliga grupper i systemförvaltningen utses via de fem vårdsamverkansområdena i VG och representerar olika vårdgivare, verksamheter och yrkesroller Förvaltningsstruktur för SAMSA SITIV beslutar om övergripande budget och ger uppdrag till styrgrupp SVPL via systemägaren. Systemägare är ordförande i styrgrupp SVPL och rapporterar från styrgruppen till SITIV. Styrgrupp SVPL ansvarar för förvaltning av rutin och IT-stöd samt beslutar om årlig förvaltningsplan.

6 (6)12 En gemensam regional förvaltargrupp, SAMSA, får uppdrag från styrgrupp SVPL. Arbetsgrupper i SAMSA förvaltargrupp för rutin och IT-stöd bereder ärende till Styrgrupp SVPL. Medlemmarna i gruppen är informationsbärare mellan regional- och delregional/lokal nivå. GITS Funktionsledare utgör stöd till funktionskoordinator vid beredning av ärende till Styrgrupp SVPL och SITIV. GITS Funktionskoordinator utgör förvaltargruppens gränssnitt mot Styrgrupp SVPL och leder arbetet i regional förvaltningsgrupp. Deltar i Styrgrupp SVPL som föredragande i förvaltningsfrågor och mottar uppdrag från styrgruppen inom ramen av förvaltningsområdet Beslutsform För att arbetet med SAMSA ska kunna styras så effektivt som möjligt krävs följande beslutsform. Beslutsform Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Kallar SITIV Se uppdragsbeskrivning Relevanta representanter från såväl verksamhetsoch IT-parter 2 ggr/halvår Ordförandeskap växlar mellan kommun och VGR varje år. Styrgrupp SVPL Relevanta representanter från verksamhets sidan 6-7/år Oftare under införandet Systemägare/ordförande Jan Carlström Resp. styrgrupp i kommun/vgr Arbetsform För att arbetet med SAMSA ska kunna hanteras så effektivt som möjligt krävs följande arbetsform. Arbetsform Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Kallar Beredningsgrupp/SAMSA Införandegrupp övergår till förvaltargrupp med fortsatt arbete av nya optioner i IT-stödet Relevanta och utvalda av styrgrupp SVPL representanter från verksamhets sidan Ca 10/år Funktionskoordinator

7 (7)12 Arbetsform Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Kallar Arbetsutskott Utbildning/Rutingrupp/ Hemsida/Videomöten Uppdaterar utbildningsmaterial, rutiner och hemsidor. Relevanta representanter från verksamhets sidan. Varierar beroende på uppdrag En i varje utskott, ambulerande 2.3 Förvaltningsaktiviteter Förvaltningsstyrning Åtgärder för att styra och förbättra förvaltningsverksamhet i syfte att uppnå överenskomna mål. Exempelvis; prioritera ärenden, besluta om förvaltningsplan, planera och fördela arbetsuppgifter i förvaltningsorganisationen. IT-tjänsten stöder en VG gemensam rutin. Regional tillämpning av rutinen är ett styrdokument hur användarna ska hantera rutinen via IT-tjänsten. Tillämpningen förvaltas och hanteras av SAMSA. Tillämpningen som uppdateras två gånger/år godkänns av styrgrupp SVPL. Funktionskoordinator prioriterar ärende, planerar, fördelar arbetsuppgifter i förvaltningsorganisationen samt förvaltar och utvecklar förvaltningsplanen Användarstöd inkl. support Manualer, mallar, lathundar och styrdokument finns på den externa hemsidan På sidan finns även utbildningsmaterial för utbildare och användare samt länkar till utbildningsmiljö. Materialet uppdateras vid behov av Arbetsutskottet för utbildning. De lokala systemförvaltningarna ansvarar för att deras användare får relevant utbildning och att utbildare/superanvändare finns i systemförvaltningen. Användarsupport sker i första hand i verksamheten nära användarna av superanvändare. Andra linjens support hanteras av Cerner enligt särskilt supportavtal. Vid driftstörning kontaktar Cerner VGR IT Ändringshantering, utveckling En integration mellan VGRs patientadministrativa system EVLVIS version och KLARA SVPL genomfördes på Sahlgrenska Universitetssjukhuset under 2016 och lämnades över till förvaltning 11 oktober De övriga sjukhusen i VGR planerar inte genomföra denna integration under 2017 då ELVIS ska uppgraderas till 5.0 innan fortsatta integrationer sker. Under 2016 har arbete pågått med upphandling och införande av nya IT stödet SAMSA. Start av pilot i Fyrbodal. Driftsättning i hela regionen planeras I det nya Webbaserade IT stödet SAMSA kommer motsvarande funktionalitet som fanns i KLARA SVPL att finnas men med ett bättre användargränssnitt.

8 (8)12 Användbarhetsfrågorna har extra fokus och undersökningar har genomförts för att få klarhet i vad som kan förbättras utifrån dagens IT-tjänst. Under planeras leverans och införande av optioner (börkrav från upphandlingen) som ingår i avtalet. Där kommer nya funktioner att finnas med bl.a. funktionalitet för Samordnad individuell plan (SIP) och stöd för Lagen om psykiatrisk tvångsvård (LPT) och Lagen om rättspsykiatrisk vård LRV). Några optioner kan innebära justeringar i regionala tillämpningen och den Gemensamma rutinen. Integrationer finns med i dessa krav där anslutning till NPÖ för konsumtion är planerad till våren 2017 När projektet för införande av videomöten kommer avslutas vid årsskiftet övergår det till förvaltning och ett arbetsutskott skapas för fortsatt uppföljning av införandet och att hålla regionalt material för användarstöd aktuellt. Ändringsförslag har hittills hanterats på följande sätt: Ändringsförslag, funktionalitetsfel inkommer från användare till supporten och SAMSA via de lokala förvaltningarna. Många ändringsförslag inkommer också vid tester av nya versioner av systemet. ÄF (ändringsförslag) lista finns som uppdateras och prioriteras kontinuerligt av SAMSA. Förvaltarmöte med leverantören av systemet, Cerner och den regionala förvaltningen(funktionskoordinator och OSIT vårdadministrativa system (VGR IT) sker kontinuerligt där en stående punkt är planering och uppföljning av uppgraderingar av systemet Daglig drift och underhåll OSIT Vårdadministrativa system på VGR IT har VGR uppdrag att: tillsammans med funktionskoordinator SVPL följa förvaltningsplan och övriga förändringsaktiviteter följa upp och koordinera vidmakthållande och vidareutvecklingsaktiviteter utifrån åtaganden som ingår i leveransen av applikation/funktionen enligt förvaltningsplanen koordinera leverantörskontakter aktivt medverka i kravställande mot leverantör säkerställa resurser för planerade förändringar enligt förvaltningsplan delta i uppföljningsmöten för applikationen/funktionen medverka vid framtagande och uppföljning av budget att säkerställa att aktuell applikation/funktion är dokumenterad enligt gängse praxis driva arbetet med ständiga förbättringar Då system som ingår i GITS i praktiken leds av funktionskoordinator SVPL i GITS blir samverkan för OSIT Vårdadministrativa system i första hand med funktionskoordinator. SVPL lyftes ur VGR objektstruktur under Samtal har startats mellan VGR IT och systemägare SVPL samt funktionsledare GITS om hur kund leverantör förhållandet mellan GITS och VGR IT ska

9 (9)12 hanteras. Samtalen fortsätter under Fram tills avtal skrivs efter den dialogen gäller nuvarande SLA som grund för arbetet under Mål och budget 3.1 Problem och behov Under 2016 har vi dels haft en projektbudget och en förvaltningsbudget. Kommer även under 2017 att finnas en separat budget för införande av optioner. Förvaltningsledningen förstärkts med 50 % tjänst till totalt 1,5 tjänst under Därutöver har i GITS budget knappt 2 mnkr godkänts av SITIV för införandestödsresurser verksamhet och IT resurser. Införandet av optionerna kommer även innebära utökade resurser för förvaltningsgruppen SAMSA. Resurskontrakt skriv med medlemmarnas chefer för att säkre resurserna under Förvaltningsstyrning Det övergripande målet med förvaltningsstyrning är att förvaltningsaktiviteter i denna plan är genomförda Användarstöd Det övergripande målet med användarstöd är behovsanpassat stöd till användarna avseende ITstödets olika delar. Regionalt framtaget användarstöd och utbildningsmaterial för användare och utbildare finns tillgängligt på SVPLs hemsida. Det nya IT stödet kommer även få webbaserad utbildning Ändringshantering År 2017 kommer innebära förvaltning av IT stödet SAMSA samt införande av optioner Daglig IT-drift och underhåll Det övergripande målet med daglig IT-drift och underhåll är att IT-stöden ska vara tillgängliga enligt verksamhetsparternas behov. Följande förvaltnings- och utvecklingsaktiviteter har identifierats Behov/Aktivitet 2017 Orsak/Nytta Status Kommentar Prio Buggrättningar i SAMSA Behov av buggrättningar inkomna: vid tester, Från användarna via support och lokala förvaltningar. Lista över inkomna fel uppdateras kontinuerligt Bereds av arbetsgruppen SAMSA och kommuniceras med leverantör av funktionskoordinator samt applikationsförvaltare VGR IT 1

10 (10)12 Införandeplan Nya IT stödet skall vara infört, några optionspaket skall driftsättas. Användarna behöver stöd och utbildning i nya IT stödet. Funktionskoordinator deltar i projektledningsgruppen tillsammans med projektledare för att skapa planen och genomförandet ihop med leverantören och VGR IT. 1 Införande av optionspaket 1, våren 2017 innebär utveckling och införande av följande: Förfinat grundpaket - generella förbättringar Integration NPÖ som konsument Användbarhet, Mina inställningar och dölja/visa kolumner i översikter Därutöver påbörjas arbetet att förbereda inför utveckling av process för LPT/LRV och öppenvård. En utveckling till att se komplettering av meddelande genom ett läsläge som inkluderar signatur samt visar kompletterad information påbörjas också under våren I slutet av 2016 påbörjades ett uppdrag från styrgrupp SVPL om förenklad process som också kan komma att ge behov av ny funktionalitet i SAMSA. Införande av optionspaket 2, hösten 2017 innebär utveckling och införande av följande: Öppenvårdsprocess Integration - Vårdvalet Beredskap för ev behov av förenklad process Integration - HSA Katalogen Loggar, slump urval Därutöver fortsätter förarbete för kommande införande Projektpåverkan under perioden Följande projekt/kända ändringar kommer att påverka objektet under perioden. Projekt/känd ändring Uppgradering av ELVIS Påverkan Samverkan med ELVIS förvaltningen måste ske innan och vid ELVIS uppgradering för att minimera risk för påverkan på SAMSA Ersätta fax av epikriser med NPÖ Pilot i delar av Fyrbodal under våren 2017.

11 (11)12 Projekt/känd ändring Avvikelsesystem Påverkan Ett VGR projekt om kommunernas åtkomst till gemensamma avvikelse ärende. Oklart status vid tidpunkt då förvaltningsplan skapas 3.2 Mål Verksamhetsstyrd förvaltningsmodell anpassad efter GITS gemensamma styrmodell. En lyckad driftsättning av SAMSA och de optioner som planeras samt nöjda användare. 3.3 Budget Systemförvaltningens budget exklusive införande av optioner är under är följande: BUDGET 2017, KLARA SVPL ansvar Benämning Budget Kommuner VGR drift VGR IT inkl. leverantörskostnad enl. avtal Driftkostnad VGR IT debiterar % 70 % Användarsupport % 70 % Utveckling, ingår i UUS avtal Oförutsedda kostnader % 70 % Totalt KLARA SVPL VGR IT drift och leverantörskostnad 2017 som ingår i SVPL budget K Support Tkr Totalkost nad 2017 (tkr) K Licenser & kontrakt Tkr K Applikati onstjänst er Tkr K Computetjänster Tkr K Datatjänster Tkr K Systemförvaltning Vård Tkr Objekt KLARA/SVPL Systemförvaltningens budget för införande av optioner är under följande: BUDGET 2017, SVPL, Införande optioner SAMSA, ansvar projekt nr Benämning Budget VästKom VästKom VGR VGR

12 (12)12 Införandestöd optioner 20 %, 1050 kr/h x 32h/mån, 12 mån % % Projektstöd 60 %, 800 kr/h x 100h/mån, 11 mån % % OH kostnader, resor, lokaler, adminmat. m.m. 11 mån X % % Utbildningskostnader % % VGR IT resurser, 60h/mån, 600kr/h, 11 mån % % Totalt Budget för funktionskoordinator SVPL är under 2017 förstärkt med 50 % tjänst som finns i GITS budget för personalkostnader. BUDGET 2017, GITS ansvar Benämning Budget VästKom VGR Funktionskoordinator SVPL 150 % % 50 % 3.4 Finansiering System för samordnad vård- och omsorgsplanering är samfinansierat av VGR och VGK enligt fastställd fördelningsnyckel. Lönekostnader för funktionskoordinator fördelas 50/50 % mellan VGK/VGR via fakturering från GITS till Väst Kom. Även kostnader för införande av optioner faktureras VästKom. Kostnader för IT tjänsten inkl. drift från VGR IT fördelas VGK/VGR med 30/70 % via fakturering från GITS till respektive kommun efter antal kommuninvånare.