KALLELSE TILL FÖRENINGSSTÄMMA

Transkript

1 1(20) KALLELSE TILL FÖRENINGSSTÄMMA Datum: Tid: Plats: 26:e april 2015 Klockan Folkets hus, Trosa Kallelsen gäller samtliga fastighetsägare i Tofsö Samfällighetsförening. Ombud som företräder fastighetsägare skall vid registreringen uppvisa giltig fullmakt. Endast EN fullmakt per ombud gäller. EN röst per fastighet gäller. Oavsett antal ägare. För vår planering av fika är vi tacksamma för din anmälan till Lena Ahlström via e-post lena@tofso.nu eller telefon , snarast möjligt. Viktigt: Vårt medlemsregister har visat sig sakna viktiga uppgifter, bl a uppgifter om samtliga ägare på vissa fastigheter. Därför ber styrelsen ALLA att fylla i blanketten Ägaruppgifter på sidan 19. Försäkra dig sedan om att blanketten kommer vår sekreterare tillhanda snarast.

2 2(20) Innehåll Sid Inledning Dagordning Årsredovisning Verksamhetsberättelse Revisorernas berättelse Budgetkommentarer Budget 2015 och plan Specifikation av kostnader Styrelsens motivering till svar på motionen Styrelsen föreslår stämman att besluta Styrelsens planerade och budgeterade åtgärder 2015 Valberedningens förslag Motion Slutord Ägaruppgifter Fullmaktsblankett Inledning Tofsö samfällighetsförening består av gemensamhetsanläggningen angiven i anläggningsbeslutet daterat En detaljerad redovisning av föreningens gemensamma tillgångar återfinns i årsredovisningen. Styrelsens uppgift är att förvalta dessa tillgångar enligt anläggningsbeslut och föreningens stadgar. För dig som är osäker på innehållet i dessa dokument finns möjligheten att hämta dem på vår hemsida alternativt kontakta ordföranden eller sekreteraren. Medlem i föreningen är ägare till fastighet som har del i samfälligheten. Din rätt och möjlighet som fastighetsägare att påverka föreningens angelägenheter utövas främst på föreningsstämman. Innan stämman kan börja skall alla röstberättigade fastighetsägare registreras. Kom därför i god tid, då det brukar ta tid att få alla namn på rätt plats. Varje fastighet har EN röst, oavsett antal ägare. Om du inte kan närvara på stämman har du rätt att utse ett ombud. Ombudet måste vid registreringen uppvisa giltig fullmakt, innehållande ägarens namn, adress, fastighetsbeteckning och datum. En bra mall finns att ladda ner från föreningens hemsida Blanketten finns också på sista bladet i denna kallelse. En av styrelsens uppgifter är att hålla ett uppdaterat medlemsregister. Registret är underlag för en korrekt röstlängd och debiteringslängd. Det är därför av yttersta vikt att du som medlem, snarast möjligt, rapporterar ändringar i ägarförhållandet på din fastighet eller om du byter hemadress. Ändringar skickas till styrelsens sekreterare: Lena Ahlström Ejderstigen Västerljung eller via e-post till lena@tofso.nu,

3 3(20) Förslag till dagordning 1 Föreningsstämmans öppnande 2 Val av 2.1 Ordförande för stämman. 2.2 Sekreterare för stämman. Valberedningens förslag Sidan 15 3 Fastställande av dagordning. 4 Justering av röstlängd. 5 Val av två personer att justera dagens protokoll, tillika rösträknare. 6 Fråga om kallelsen till Föreningsstämman har utfärdats i behörig ordning. 7 Styrelsens årsredovisning och revisorernas berättelse. 7.1 Årsredovisning och verksamhetsberättelse. Sidan Revisorernas berättelse. Sidan Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för verksamhetsåret Fastställande av styrelsens årsredovisning att läggas till handlingarna. 8 Motion gällande årsavgift. 8.1 Sidan 17 Styrelsens yttrande på sidan 14 och förslag till beslut. Punkt 1 Sidan 14 9 Budget 2015 och plan Styrelsens och revisorernas arvode Godkännande av budgeterade kostnader 2015, Båtplatsavgifter för verksamhetsåret 2015 och 2016 Punkt 4 Sidan Godkännande av budgeterade intäkter 2015, Sidan Styrelsens förslag till åtgärder under 2015 inom ram för budget Sidan Fastställandet av antalet styrelseledamöter (Förslag: 5 stycken) 13 Val till styrelse och val av revisorer Nyval av en ledamot för en tid av två år Omval av två ledamöter för en tid av två år Omval av revisor för en tid av två år Omval av revisorssuppleant för en tid av två år. Punkt 2 Sidan 14 Sidan 13 Valberedningens förslag Sidan Val av valberedning. Tre ledamöter för en tid av ett år, varav en sammankallande. 15 Övriga frågor 16 Tid och plats för protokollsjustering och protokollets tillgänglighet. 17 Föreningsstämmans avslutning. Kaffe serveras vid lämplig tidpunkt! Punkt 3 Sidan 14

4 4(20) Årsredovisning Styrelsen för Tofsö Samfällighetsförening, organisationsnummer , avger för verksamhetsåret följande redovisning av periodens aktiviteter och ekonomiska ställning. Utförlig redovisning återfinns i efterföljande resultat- och balansräkning. Någon avsättning till förnyelse/underhålls-fonden (utöver de stadgade 1) sker inte då årets verksamhet visar ett underskott. Styrelsen har under året haft följande sammansättning: Ordförande: Tord Löfgren Sekreterare: Lena Ahlström Kassör: Kenny Andersson Ledamöter: Bernt Pettersson, med ansvar för vägar och ängar Bertil Malmberg, med ansvar för hamnen och skogen Suppleanter: Yvonne Moqvist, med ansvar för vattenverket Monika Gustafsson Årets stämma hölls den 27:e april 2014 i Trosa Folkets Hus, med 54 röstberättigade närvarande. Styrelsen har under året haft 10 möten, varav ett konstituerande. Medlemmar i samfälligheten: med vardera andelstal: Årsavgift per fastighet: 171 fastigheter 1/ kronor Föreningens gemensamma tillgångar Inventarier / Maskiner 15 st Vägskylt Fasta tillgångar 2 st Åkgräsklippare 6 st Parkbord 1 st Hamnanläggning 1 st Trädgårdstraktor 7 st Parkbänk 5 ha Ängsmark 3 st Släpvagn 1 Båtbrygga i Lillsjön 72,6 ha Landareal varav 72% produktiv skogsmark 1 st Elverk 2 st Bajamaja 6 km Grusvägar 1 st Vågbrytare i hamnen 1 st Båtmotor 2 km Asfalterade vägar 1 st Pontonbrygga i hamnen 1 st Vassröjare 1,6 km Gångstigar 1 st Bensindriven dräneringspump 1 st Högtrycksspruta 1 st Vattenverk 3 st Röjsåg 7 km Ledningssystem (210 st tapp- och avstängningskranar) 7 st Brevlådeställningar och anslagstavlor 2 st Motorsåg 3 st Vintervattenposter 4 st Bensindunk 25 L 2 st Badplatser 2 st Skruvdragare 1 st Bollplan 2 st Båt i Lillsjön 1 st Lada 1 st Bokföringsprogram SPC 1 st Miljöstation 1 st Separett toalett i ladan 1 st Vaktstuga 1 st Flaggstång Summa vattenareal = 8,5 ha

5 5(20)

6 6(20)

7 7(20) Verksamhetsberättelse Ekonomi. Årets resultat slutar på minus kronor efter stadgeenlig avsättning till förnyelsefonden med kronor. Minusresultatet är ca kronor lägre än det budgeterade kronor. Följande större avvikelser kan noteras. Snöröjning och sandning blev ca kronor billigare. Arbeten med belagda vägar blev ca kronor dyrare. Arbeten med grusvägar blev ca billigare. Dikesarbeten och dräneringar blev mycket kostsamt under året och översteg budget med ca kronor. Installation av el i ladan blev dyrare. Det egna kapitalet uppgår efter årets resultat till kronor. En mängd arbetsuppgifter har utförts av engagerade medlemmar, både med och utan timersättning. Hade dessa arbetsuppgifter köpts av leverantörer skulle vårt kostnadsutfall blivit betydligt högre. Tack alla Ni som hjälpt till! Våra anläggningsansvariga har säkert behov av fler frivilliga, så välkommen Du som vill bidra med din arbetsinsats. Efter många år som styrelsemedlem och kassör har jag meddelat valberedningen att jag inte står till förfogande för eventuell ytterligare mandatperiod. Som många säkert vet har hustru Berits hjälp med ekonomiarbetet varit avgörande för att allt fungerat som det gjort. Vi tycker nu att det är dags att ge plats för någon av alla Er som vill hjälpa till i föreningsarbetet. Kenny Andersson Vägar, diken och ängsmark. Under mina 20 år som vägansvarig har vi aldrig haft så låga kostnader för snöröjning. Notan stannade på :-. Kostnader för diken och dräneringar har däremot dragit i väg. Nya trummor under Trydalsvägen och Ejderstigen samt grävning vid Hagstigen. Vid miljöborgen blev det också nödvändigt med ny asfaltering och i samband med det fixades infarten till Älgstigen. På städdagen snyggades gångvägen till Lillsjöbadet till av ett glatt gäng med spadar o krattor. Sist men inte minst ett stort tack till vår trogna skara som klipper gräs sätter ut snökäppar och kör snöslunga när det behövs. Bernt Pettersson. Hamnen. Under våren slutfördes arbeten på den norra pontonbryggan vad avser montering av beslag mm i samband med iläggning av bommar. I det rullande utbytesprogrammet har ytterligare fem bommar fått nya flöten. Arbetet har fackmannamässigt utförts av Dan Pettersson. Inspektion och utbyten av kättingar har gjorts på den södra bryggan. Löpande underhållsarbeten har utförts. Hamngruppen har som vanligt helhjärtat ställt upp på arbeten med bommar och flytkroppar. Tyvärr har vi även detta år drabbats av stölder, men glädjande nog i mindre omfattning än föregående år. Alla medlemmar uppmanas notera och rapportera fordon och personer, som uppträder misstänkt eftersom allt tyder på att samtliga stölder hittills var väl planerade.. Även detta år har alla kunnat erhålla önskad plats. Ett litet överskott finns på mindre platser med korta bommar. Vi har också f.n. fyra lediga svajbojar. Skogsbruk. Under året har gallring och röjning utefter Trydalsvägen - Lillsjövägen fortsatt. Stormfällda träd och träd

8 8(20) skadade av bäver har röjts undan. Ett område längs Älgstigen har rensats från stormfällen och gallrats. Avsikten är att i egen regi fortsätta borttagning av klenare träd och sly för att förbättra tillgängligheten och gynna tillväxten av lövträd och tallar. Vi har konstaterat att skogen under senare år växt till sig. Enligt gällande skogsvårdsplan bör under de närmaste åren delar av beståndet avverkas genom gallring. Med utgångs punkt i skogsvårdsplanen har inventering av skogen gjorts tillsammans med representant för Holmens Skog. Detta har lett fram till en plan för gallring av grövre träd, främst gran, under tiden fram till våren Detta kommer att göras i Holmens regi men med vår medverkan. Eftersom det inte varit lämplig tjäle har hittills ingen del av detta arbete utförts. Förnyad kontakt kommer att tas med Holmen. Bertil Malmberg Vattenverket. Vattenverket startades den 30::e mars och systemet började fyllas den 6:e april. Därefter har m³ vatten levererats till början av november. En helt normal säsongsförbrukning. Vattenproverna har, som vanligt, varit utan anmärkning så även proverna på badvattnet i Lillsjön och Havsbadet. Vi har fortfarande utmärkt dricksvatten och mycket bra kvalitet på badvattnet. De senaste åren (så även i år) har vi fått rätt stora kostnader för pumprenoveringar på grund av luftläckor. Det har nu åtgärdats genom ny ledningsdragning i pumphuset. Det arbetet har sporadiskt hållit på ända in i december månad. Yvonne Moqvist

9 9(20)

10 10(20) Budgetkommentarer Avsikten med budgetarbetet är alltid att hålla årsavgiften på lägsta möjliga nivå. Vårt ansvarsområde innehåller dock ett antal, periodvis mycket kapitalkrävande, delar som t. ex. vägar, diken och dräneringar. Dessa områden kräver en framförhållning med både kontinuerliga och periodvisa åtgärder. Underlåtenhet att göra detta, eller missbedöma behovet i budgetarbetet, innebär med tiden akuta tillstånd som måste åtgärdas med icke budgeterade pengar. Styrelsen har genomfört en omfattande inventering av kommande behov och med resultatet av denna lagt upp en detaljerad och rullande 10-årig åtgärdsplan för hela området. Vi har då konstaterat att vi inte kommer att klara framtida kostnader för att bibehålla standarden på vårt område utan en höjning av årsavgiften. Vi måste med nödvändighet bygga upp ett eget kapital som motsvarar de kommande årens utgifter. Årets budgetförslag bygger på följande: Med den 10-åriga underhållsplanen som grund beräknas underhållskostnaderna uppgå till ca 2 milj. kr. för perioden, varav huvuddelen under de närmast kommande 4 åren. Vi har tills nu satt av 1 kr till förnyelsefonden. För att täcka kommande kapitalbehov behöver vi sätta av kronor per år till fonden som vi nu döper om till underhållsfond. Då det är osäkert när åtgärderna genomförs budgeteras dessa inte i den årliga budgeten, Kostnader för genomfört underhållsarbete redovisas i bokslutet för respektive år och belastar då underhållsfonden. Årets budget redovisar således intäkter, kostnader för den årligt återkommande driften och avsättningen till underhållsfonden. Fördelningen av det egna kapitalet ändras till att rörelsekapitalet skall vara kr. Resterande förs till underhållsfonden. Årets budget bygger på en höjning av årsavgiften till 5000 kr, vilket vi bedömer skall gälla de närmaste åren. Diagrammet nedan visar planerade intäkter och utgifter under den närmaste 4 åren. Under dessa år kommer huvuddelen av de extra underhållen att utföras.

11 11(20) Här illustreras de verkliga och planerade kostnaderna för de olika kostnadsområdena från 2005 till Dessa siffror har legat till grund för beräkning av framtida utgifter. Med en detaljerade underhållsplan kommer de akuta jobben att minska och vi får bra kontroll på hela vårt område. Styrelsens arvode Arvodet uppgår, enligt 2007 års stämmobeslut, till 105% av årets inkomstbasbelopp.

12 12(20) Budget 2015 och plan ÅRSAVGIFT> 2015 Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018 Plan Konto INTÄKTER 3010 Medlemsavgifter (171 medlemmar) Hamnanläggningen 3011 Båtplatsavgifter egen 2:a båt 3012 Båtplatsavgifter ej medlem 3015 Bomintäkter 3016 Avgifter till föreningen enligt avtal 3910 Vägbidrag 3014 Övriga intäkter SUMMA INTÄKTER Löpande kostnader er KOSTNADER SUMMA KOSTNADER RESULTAT RESULTAT FÖRE AVSKRIVNINGAR Avskrivningar RESULTAT EFTER AVSKRIVNINGAR FINANSIELLA KOSTNADER/INTÄKTER Årets RESULTAT FÖRE AVSÄTTNING Avsättning underhållsfond Övriga finansiella intäkter Årets RESULTAT EFTER AVSÄTTNING EGET KAPITAL FÖRDELNING EGET KAPITAL Rörelsekapital Underhållsfond EGET KAPITAL

13 13(20) Specifikation av kostnader 2015 Budget Konto Väghållning 7710 Snöröjning Sandning Plan 2017 Plan 2018 Plan Belagda vägsträckor Grusvägar, saltning, sladdning Miljöstation underhåll Miljöstation arbetskostnad Dikesarbeten/Dränering Förnyelsekostnader Hamnanläggningen Reparationer/underhåll Förnyelsekostnader Vattenanläggningen Reparationer/underhåll Förnyelsekostnader Havsbadet, Lillsjön, Ängsmark Lillsjön Ängsmark Havsbadet Ladan Underhåll m m Förnyelsekostnad ladan Skogsmark Underhåll m m Aktiviteter Föreningsstämma och möten mm Städdagar Maskinpark Service mm Administration Försäkringar Arvoden Sociala utgifter Rese- och telefonersättningar Övriga administrativa kostnader Drivmedel Bokföring Oförutsedda kostnader SUMMA BOKFÖRDA KOSTNADER

14 14(20) Styrelsens motivering till svar på årets motion Motionens innebörd sammanfaller med styrelsens intentioner inför framtida arbeten inom området. Vägarna kommer dock inte att prioriteras högst p g a de stora dräneringsarbeten som redan är påbörjade och måste fortsätta under Dessutom måste vi spara ihop ett rejält kapital för just vägarna, då de åtgärderna är mycket kapitalkrävande, som också framgår av diagrammet under budgetkommentarerna. Motionen kolliderar med styrelsens förslag till budget och styrelsens mening är att stämman inte kan fatta beslut enligt motionen utan att ta med hela budgetsituationen. Om stämman godkänner årets budget kommer dock även motionen att tillmötesgås. Styrelsen föreslår stämman att: 1. avslå motionen med styrelsens motivering. 2. styrelsens och revisorernas arvode 2015 skall vara 6 kronor, varav revisorernas arvode ska utgöra kronor. 3. protokolljustering skall ske under vecka 19 och att protokollet anslås på anslagstavlan i hamnen, samt på föreningens hemsida, ej senare än 12:e maj. 4. Fastställa båtavgifter för ch 2016 enligt: Vikt [kg] Kategori LxB [m] Medlems 2:a båt 2015 Utomstående 2016 A Max 500 5,5 x 2, B Max x 2, C Max x 2, D Max ,5 x 2, E Över ,5 x 2,

15 15(20) Styrelsens förslag till och budgeterade åtgärder 2015, utöver sedvanligt underhåll: Vägar och diken: Två kostsamma arbeten är prioriterade under året. Diken och dränering utefter Hagstigen och byte av vägtrummor utefter Liljestigen. Hamnen: Byte av ett antal flöten på bommarna. Vattenverket: Renovering av en tryckpump. Utrustningen i pumphuset har de senaste åren uppvisat ålderskrämpor och de små renoveringar som gjorts de senaste åren måste nu ersättas med lite större åtgärder. Därför planeras ett utbyte av styrsystem under 2015, med bättre övervakningsfunktioner och även larmfunktioner, så vi kan åtgärda driftstörningar snabbare, utan att invänta telefonsamtal från vattenlösa medlemmar. Havsbadet: Bryggan med hopptornet ska förankras med nya kättingar och eventuellt nya bojstenar.

16 16(20) Valberedningens förslag Förslag till mötesordförande: Alf Forsberg Förslag till ledamöter: Nyval av ordinarie ledamot för 2 år: Johan Malmberg Omval av ordinarie ledamot för 2 år: Omval av suppleant för 2 år: Lena Ahlström Monika Gustafsson Revisor Omval för 2 år Urban Persson Revisorssuppleant: Aksel Hansen

17 17(20) Motion

18 18(20) Slutord Årets budgetförslag är ett resultat av en noggrann genomgång av områdets framtida behov och vi har tagit hjälp av expertis för att fastställa de periodiska underhållsbehoven. Vi känner oss därför säkra på att vi har gjort en realistisk bedömning av läget. Med den redovisning jag gjort i budgetkommentarerna är förhoppningen att stämman inser de utmaningar vi står inför då vi ska komma ikapp med det underhåll som gör sig påmint och därmed komma till ett läge då vi har bra kontroll på helheten. Detta kommer att ta några år, men med en realistisk budget och en detaljerad plan blir det möjligt. Som vanligt har vi under året haft engagerade personer i våra arbetsgrupper. Utan er skulle vårt Tofsö inte vara framkomligt vintertid och dessutom snabbt återtas av naturen och bli en vildvuxen skog. Ni lär aldrig bli arbetslösa. Ett stort tack till er alla. Som vanligt vill jag påminna om att din rätt och möjlighet som medlem att påverka föreningens angelägenheter utövas främst på föreningsstämman genom rätten att motionera, men för att vår styrelse ska vara effektiv och därmed få föreningen att må bra och utvecklas enligt våra gemensamma önskemål, vill jag uppmana dig som har förslag, eller känner att någon fråga inte har fått svar, att ta kontakt med någon i styrelsen och/eller områdesansvarig. Om du vet var vi bor kan du bara knacka på, vilket är att föredra, annars kan du konsultera listan över kontakter som finns på vår hemsida. Där hittar du oss alla. Många nya och unga medlemmar har tillkommit, vilket är glädjande. Med tanke på medelåldern hos de medlemmar som är engagerade i vissa arbetsgrupper ser jag fram emot att involvera er i framtida arbete och idé-kläckning. Det saknas aldrig uppgifter att ta tag i. Däremot kan det vara brist på nya idéer. En glädjande nyhet är att vi fått permanent byggnadstillstånd för vår vaktstuga i hamnen. Kommunen tycker inte att den inkräktar på framkomligheten och den kan dessutom fylla en funktion där den står. Så, vad ska vi ha den till? Ja, den har ju inte använts som vaktstuga i alla fall. Vi har därför beslutat att göra om den, från det förråd som den blivit med tiden, till gemensamt utrymme för alla medlemmar som vill ha en skön stund i hamnen. Med eller utan räkor. En trevlig sommar önskar jag er alla. Mvh, Tord Löfgren

19 19(20) Ägaruppgifter. Fastighetsbeteckning: Tofsö... Adress på Tofsö:... Om fastigheten har fler lagfarna ägare, måste ombud/ägare som vill rösta på stämman ha fullmakt från alla övriga ägare. Observera att samtliga lagfarna ägare måste anges! Markera den ägare som ska motta faktura på årsavgiften. Ägare Hemadress P.nr och Postort Telefonnummer E-mejl till kontaktperson Dessa uppgifter är viktiga, då styrelsen har skyldighet att hålla ett uppdaterat och korrekt medlemsregister. Registret ligger till grund för röstlängd på stämman och utdebitering av medlemsavgift. Dessutom kan styrelsen behöva komma i kontakt med fastighetsägare, i ärenden som rör fastigheten och/eller föreningen. Lämna, posta eller mejla komplett ifylld blankett till sekreteraren. Lena Ahlström Ejderstigen Västerljung lena@tofso.nu

20 20(20) Fullmakt för ombud Att föra min talan & utöva min rösträtt vid föreningsstämma för Tofsö Samfällighetsförening som hålls den... OBS. Om fastigheten har fler ägare, måste ombud/ägare som vill rösta på stämman ha fullmakt från alla övriga ägare. Datum då denna fullmakt undertecknas:... Jag kan inte gå på stämman: Namn:... Fastighetsbeteckning:... Adress:... Tel nr:... Jag ger därför fullmakt till följande ombud att företräda mig: Namn:... Adress:... Tel nr.... Fullmakten är giltig t.o.m Gemensamt ägd fastighet Annan fastighet Underskrift:... Utfärdare av fullmakt.