Anbud/offerter - antagna anbud/offerter, protokoll, avtal, sammanställning

Transkript

1 Gallringsfrister för administrativa handlingar inkl. ekonomi- och personalhandlingar vid Södersjukhuset AB Handling Gallringsfrist Anmärkning Akutlarmsrapport Anbud/offerter - antagna anbud/offerter, protokoll, avtal, sammanställning 3 år Diarieföres. Sammanställning behöver ej diarieföras Anbud/offerter - anbudsavböjanden, ej antagna eller för sent inkomna anbud Spontant inskickade anbud kan gallras vid inaktualitet Anläggningsregister Brännes på CD-R en gång/år. Se krav i Landstingsarkivets "Föreskrifter. Leverans av digital information.", dnr LA Anmälan om arbetsskada I personalakt Anmälan om brott/händelse, blankett Diarieföres Anmälan om lokalbehov, rumsbokning Annonser, platsannonser Diarieföres Anställningsavtal Original bevaras i personalakt. Arbetsledarens exemplar gallras vid inaktualitet Anställningsavtal rörande ungdomsarbete Handlingar från anställningar som varat kortare än 3 månader Ansvarsärenden/anmälningsärenden Diarieföres. Skickas till patientombudsmannen. T ex HSAN, PSR, patientklagomål, Lex Maria

2 Ansökningshandlingar Samt anställningsuppgift för den som fått anställning. I personalakt Ansökningshandlingar från personer som ej anställts Arbetsbeskrivning Arbetslivstjänster - arbetsprövning rörande anställd, avtal och beslut efter det att anställningsbeslutet trätt i kraft Spontanansökningar kan gallras vid inaktualitet I personalakt Arbetsmaterial, egna minnesanteckningar och utkast Om de ej tillfört ärendet sakuppgift Arbetsmiljö/miljöansvar, delegation I personalakt. Se även Delegation Arbetsmiljömål Arkivbeskrivning Arkivläggs vid uppdateringar Arkivförteckning Arkivläggs vid uppdateringar Arvoden, uppdragsersättning Attestantförteckning/Attesträtt efter ansvarets utgång Avgångsvederlag, avtal om I personalakt Avvikelserapporter 3 år Incidentrapportering, vårdrelaterad och övrig Avskrivningar efter slutavskrivning Avskrivningar av t ex beslut och register Avstämningar T ex kassa-, likvid-, månads-, tertial- och post-/bankgiroavstämningar

3 Avtal - avropsavtal, konsultavtal och serviceavtal efter avtalstidens utgång Avtal av verksamhetsövergripande karaktär diarieföres och bevaras Avtal - hyresavtal (fastighet/lokal) efter avtalstidens utgång Avtal av verksamhetsövergripande karaktär diarieföres och bevaras Avtal - kundavtal (egen systemförsäljning externt) och vårdavtal Avtal av verksamhetsövergripande karaktär diarieföres Barnbegravningar, beställningskopior Beställning rörande begravning skickas till och administreras av Skogskyrkogården Befattningsbeskrivning I personalakt Beslut Underlag kan gallras vid inaktualitet Beslut om införsel Från Kronofogdemyndigheten Beställningar och inköp, digitalt beställningsunderlag on line Beställningar och inköp, beställningsunderlag på papper, original Bevakningslista, avbetalningsplan Läggs in i inköpssystemet Logistics Läggs in i inköpssystemet Logistics Bevakningslista, utflyttade, avlidna Bevarande- och gallringsplan Diarieföres. Beslutas i samråd med Landstingsarkivet Bidrag, underlag till lönebidrag och statsbidrag Underlagen förvaras på personalavdelningen Bilder/foton (till hemsida, broschyrer, kartor mm.) Bokföringsorder

4 Bokföringsorder, kopia Bokslutsunderlag, specifikationer till månads- och årsbokslut Chefskontrakt I personalakt Dagbesked Dagböcker, verifikationslista Brännes på CD-R. Se krav i Landstingsarkivets "Föreskrifter. Leverans av digital information.", dnr LA Dagskassor, avstämning av Datorförda patientregister Om dessa administreras från SöS. Nationella register bevaras ej av SöS Delegation arbetsmiljö/miljöansvar I personalakt Delegation för behörighet i lönesystemet Palett Delegationsbeslut för biomedicinska analytiker och sjuksköterskor Delegationsbeslut för läkare 5 år efter delegationens upphörande Delegationsbeslut för undersköterskor Delegationsbeslut, beslutsordning 3 år Delgivning, kvitto I personalakt Diagnoskoder, nyckel till Detta gäller de diagnoskoder som genererat ackumulerad statistik

5 Diarieförda handlingar Diarium Datorbaserat, på godkänt medium. Sjukhusövergripande DRG, registrering Dokumenteras i Kassanova/Passett. Papperskopia gallras vid inaktualitet Enkäter, färdigställd rapport/utredning Diarieföres Enkätsvar När sammanställning är gjord Entlediganden I personalakt Facklig förtroendeman, anmälan, original Facklig förtroendeman, anmälan, kopia Fakturaunderlag Om det inte behövs för förståelse av fakturan Fakturor, kopia Fakturor, original Flyttningar, telefoner Forskning/studier - godkännande av etikprövningsnämnden, sammanställning av forskningsresultat, avtal T ex läkemedelsprövningar i samarbete med extern part eller studier i egen regi Forskning,/studier - underlag 15 år Underlag som omfattas av särskilt avtal såsom t ex protokoll Frikort för patienter

6 Föredragningslista Kan även biläggas aktuellt protokoll Förnyelseavi Förordnande för läkare I personalakt Förslag till tillfällig anställning av arbetstagare, som leder till anställning Förslag till tillfällig anställning av arbetstagare, som inte leder till anställning Förteckning över skyddsombud/facklig representant I personalakt Förteckning över sökande till tjänster Diarieföres Gallringsprotokoll Gästböcker Handböcker, egenproducerade Ett arkivexemplar bevaras Handkassa, avstämning av Handlingar inkomna för kännedom Hedersbelöningar, vd-beslut och förteckning Diarieföres Hemsida Se Landstingsarkivets instruktioner: "Handledning. Att bevara befintliga webbsidor", dnr LA Huvudbok Hyresregister för lokaler

7 Informationsmaterial, egenproducerat T ex affischer, kataloger, inbjudningar till kurser/utbildningar m m. Ett arkivexemplar bevaras. Även köpta marknadsföringskampanjer från reklambyråer bevaras Inventarielista Inventarielistor för olika kliniker som uppdateras kontinuerligt kan gallras vid inaktualitet Journalförfrågan Notering om utlämnande av kopior görs i Melior resp. Kovis, underlaget kan då gallras. Övriga förfrågningar samt svar ska bevaras. Vid forskning skall underlag samt SöS beslut diarieföras och bevaras Jouruppgifter Rapporteras och registreras i lönesystemet Jouruppgifter, underlag När uppgifterna har registrerats i lönesystemet. T ex beredskap läkare (kontrollista inför lönebearbetning), kompensation, listor AT-läkare, rapporter, scheman Kassationsbeslut, original Kassationsbeslut, kopior Klarrapport, klinikfärdiga patienter Klinikfärdiga patienter, rapport Diarieföres. Rapporteras till berörd nämnd Konto-/kodplaner, ekonomi Kontokortinbetalningar Kontoutdrag Kopior för kännedom

8 Korrespondens av varaktig betydelse Diarieföres. T ex korrespondens med myndigheter, avtal, patientärenden Korrespondens av tillfällig betydelse Förs upp på postlista. I vissa fall benämns dessa register/diarier Kursmaterial, egenproducerat Ett arkivexemplar bevaras. T ex kursbeskrivning, schema, deltagarförteckning, utvärdering, sammanställning. Material från KI-relaterade kurser gallras vid inaktualitet Kvalitetshandbok, egenproducerad Ett arkivexemplar bevaras Kvittenser efter återlämnandet Avseende t ex ID-kort, nycklar, tillfälliga passerkort, patienters värdesaker Kvitton, underlag för löneuträkning T ex personalens läkarvårdskvitton, tolkkvitton KÖKS-registrering Dokumenteras i Kassanova. Papperskopia gallras vid inaktualitet Larmrapporter 3 år Akutlarm, hisslarm, ordningsvaktsmeddelande Ledighetsansökningar/frånvarorapportering, underlag Uppgifterna registreras i Palett. T ex semester, komp, kurser, studier, barnledigt, sjukfrånvaro Leveransreversal, journaler Diarieföres. Överföring av journaler i original till annan vårdinrättning eller Landstingsarkivet Logotyper, SÖS-loggor Läkarintyg vid sjukfrånvaro, kopior Personalhandling Lönebeslut I personalakt

9 Lönerapporter, underlag Rapporteras och registreras i lönesystemet Lönetariff för AT-läkare Marknadsundersökningar/mediaanalyser, rapporter Matrikelkort Meritförteckning för anställd I personalakt Miljö - handlingar rörande miljöcertifiering, original Diarieföres Miljö - övriga handlingar rörande miljö, bl a miljömål Miljö - miljöpärm Uppdateras kontinuerligt Minnesanteckningar Se Protokoll/minnesanteckningar Momsunderlag Offert och avtalsmall för PAF Offerter/anbud - antagna offerter/anbud, protokoll, avtal Diarieföres Offerter/anbud - ej antagna eller för sent inkomna Spontant inskickade anbud kan gallras vid inaktualitet Patientärenden Diarieföres. T ex ersättningsärenden, klagomål och ansvarsärenden/anmälningsärenden. Se även Ansvarsärenden/anmälningsärenden Pensionsbrev I personalakt

10 Pensionsutbetalning, godkännande Personalakt Vissa handlingar i personalakten kan gallras enligt gällande gallringsbeslut utfärdat av Landstingsarkivet Personuppgiftsregister Administreras av PuL-handläggare enligt Personuppgiftslagen (PuL) Post-/bankgiro, inbetalning, blankett Postlistor Register för korrespondens som ej är diarieförd Pressklipp/-meddelanden Från t ex Observer Prognoser, uppföljning Projektdokumentation, sjukhusövergripande Diarieföres. T ex målbeskrivning/projektdefinition, projektplan, utvärdering, ev. protokoll, slutrapport. Underlagsmaterial kan gallras vid inaktualitet Protokoll/minnesanteckningar, original T ex APT, ledningsgrupp, personalmöten, förhandling inkl. framställan. Med minnesanteckningar avses mötesanteckningar Referenser rörande sökande som har fått anställning I personalakt Referenser rörande sökande som inte har fått anställning Reklamationer Rekvisitioner efter det att anställningsbeslutet trätt i kraft efter garantitidens utgång Referenser tillhörande spontanansökningar kan gallras vid inaktualitet

11 Reseersättningar/-räkningar Om de ej utgör ekonomiskt underlag. De som utgör ekonomiskt underlag gallras efter Reskontrajournal, kund- och leverantörsreskontra Revisionsförhandling, underlag Riksavtal, kopia Rikslistor, avstämningslista Riktlinjer/rutiner Sjukhusövergripande och per verksamhetsområde. Sjukhusövergripande riktlinjer/rutiner diarieföres. Se även Vårdprogram Ritningar, kopior Original hos LOCUM Scheman, bemanning Signallista, ekonomi Skattsedel/jämkning Skyddsombud, anmälan Skyddsrondsprotokoll, original 7 år 1 år eller när nytt protokoll har upprättats Förvaras hos arbetsmiljösamordnare Statistik, ackumulerad T ex över arbetsskador eller sjukhusbesök Stickskador rörande personal, journaler 3 år Säkerhetsloggar, journalsystem efter inloggning Loggar som visar vilka användare som använt/ändrat i systemet, t ex Melior

12 Tidkort 3 år Tillbud/rapport om risk för arbetsskada, original Förvaras på personalavdelningen Tillbud/rapport om risk för arbetsskada, kopia Förvaras på respektive klinik Tjänstgöringsbetyg/-intyg I personalakt Tjänstgöringsuppgift Tystnadsplikt, förbindelse för anställda Utfärdas i samband med tillträde till patientuppgifter Tystnadsplikt, förbindelse för andra än anställda Uppdragsersättning, underlag Uppsägningar av telefoner Utanordningslistor Utbetalningsorder efter uppdragets slutförande Utfärdas i samband med tillträde till patientuppgifter Utbildningsbevis/-intyg I personalakt Utestående fordringar Verifikationer T ex fakturaunderlag, leverantörsutbetalningar Verksamhetsberättelse Sjukhusövergripande och per verksamhetsområde/enhet. Sjukhusövergripande diarieföres Verksamhetsbeskrivning Sjukhusövergripande och per verksamhetsområde/enhet. Sjukhusövergripande diarieföres

13 Verksamhetsplan Sjukhusövergripande och per verksamhetsområde/enhet. Sjukhusövergripande diarieföres Vårdprogram, egna Sjukhusövergripande vårdprogram diarieföres. Fastställaren signerar det ex. som ska bevaras. Se även Riktlinjer/rutiner Vårdprogram, externa Årsbokslut Årsbudget Diarieföres Årsbudget, prognoser och underlag Årsredovisning Diarieföres Övertidslistor/OB-listor Gallringsfrister för vårdrelaterade handlingar som inte omfattas av Landstingsarkivets generella gallringsbeslut LA Handling Gallringsfrist Anmärkning Amningsjournaler Behandlingsmeddelande (utskrivningsmeddelande) 3 år Originalet skickas till övertagande vårdinrättning. Scannas i Melior/Kovis

14 Beställningar läkemedel 3 år Beställningar läkemedel, narkotika 5 år Beställningar läkemedel, behörighetslista 5 år Förbrukningslista läkemedel 3 år Ansvarsområden läkemedel Förbrukningslista läkemedel, narkotika 5 år Ansvarsområden läkemedel