Datum Minnesanteckningar vid möte mellan revisionen och ClinTrials Skåne AB (CTAB) Tid: Fredagen den 16 mars 2012, kl

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Datum 2012-03-16. Minnesanteckningar vid möte mellan revisionen och ClinTrials Skåne AB (CTAB) Tid: Fredagen den 16 mars 2012, kl 11.00-12."

Olof Åström
för 8 år sedan
Visningar:

1 Revisionskontoret Fredrik Ljunggren Biträdande yrkesrevisor Datum Minnesanteckningar vid möte mellan revisionen och ClinTrials Skåne AB (CTAB) Tid: Fredagen den 16 mars 2012, kl Plats: Kliniska forskningsenheten, SUS Lund Närvarande Ulf Malmqvist, VD för ClinTrials Skåne AB Karl Obrandt, professor, representant styrelsen Anders Arenhag, lekmannarevisor Fredrik Ljunggren, s revisionskontor Lennart Öhrström, auktoriserad revisor Ernst & Young Sammanfattning: Periodens resultat tkr Bolaget erhöll under året tkr i ovillkorat aktieägartillskott från. Under året har bolaget slutit avtal med tre kunder om utförande av kliniska studier. s Revisorer bedömde den interna kontrollen i bolaget för 2011 enligt risknivå: röd på en tregradig skala (grön-gul-röd). Postadress: Skånehuset Kristianstad Besöksadress: Telefon (växel): Fax: Organisationsnummer: Internet:

00 Plats: Kliniska forskningsenheten, SUS Lund Närvarande Ulf Malmqvist, VD för ClinTrials Skåne AB Karl Obrandt, professor, representant styrelsen Anders Arenhag, lekmannarevisor Fredrik Ljunggren,

2 Datum (5) 1. Inledning Anders Arenhag öppnar mötet och redogör för dagordningen. Minnesanteckningar från föregående överläggning läggs till handlingarna. 2. Information om verksamheten från ClinTrials Skåne AB Ulf Malmqvist informerar om ClinTrials Skåne AB och syftet med verksamheten. Bolaget är inte tänkt att gå med vinst och har ingen egen personal då alla som arbetar för bolaget är anställda inom sjukvården i. För tillfället arbetar två studiekoordinatörer på uppdrag av bolaget för att bl a sprida information om bolagets verksamhet och en kommunikatör har börjat arbeta 50 % för bolaget sedan 1 januari. Redovisningsfirmans Baker Tilly sköter bolagets löpande bokföring och redovisning. Övriga tjänster som exempelvis juridik anlitas främst internt från s egna avdelningar men även externt för framtagning av avtalsmallar. Bolagets syfte är att på olika sätt främja och hjälpa till med att utveckla och förmedla kontakter för klinisk prövning och forskning. Under 2011 har ClinTrials Skåne blivit firmatecknare för samtliga förvaltningar när det gäller kliniska prövningar, vilket är en förutsättning för att få information om klinisk prövning inom hela. Dock pekar VD på att detta ännu inte har blivit känt i hela organisationen samt att mycket återstår med att göra bolaget känt både inom regionen men främst ute på den globala marknaden. Under året har hemsidan varit prioriterad för att få igång bolagets verksamhet. Hemsidan är på plats men saknar flera av de funktioner som VD hade hoppats på med SharePoint-lösningar och lättillgängliga avtalsmallar etc. ClinTrials Skåne AB har under året haft 53 förfrågningar om klinisk prövning inom sluten vården, 14 stycken av dessa kom direkt från läkemedelsindustrin och övriga från CRO företag (Contract research organisations). Flertalet av förfrågningarna har gällt läkemedelsstudier i tidig fas, Fas I och II, och enbart tre förfrågningar har gällt prövning av medicinsk teknisk produkt. Av förfrågningarna har 17 stycken lett till avtal om klinisk prövning och i 16 fall blev det ingen studie, antingen på grund av att kliniken tackade nej eller att studien gick till ett annat CRO företag i Sverige eller utomlands. I övriga förfrågningar saknas information om utgången av förmedlingen. Förfrågningarna inom primärvården om klinisk prövning har varit få, enbart fem stycken och ännu har ingen förfrågan lett till avtal om klinisk prövning. Sju företag har fått hjälp i sin utvecklingsprocess genom vägledning och genom tillgång till kompetenser inom vården. Under året har bolaget slutit avtal med tre kunder om utförande av kliniska studier. Per bokslutsdagen har projektkostnader lagts ner med sammanlagt tkr och kunderna har fakturerats dellikvider med tkr. Detta har i enlighet med s redovisningsprinciper

För tillfället arbetar två studiekoordinatörer på uppdrag av bolaget för att bl a sprida information om bolagets verksamhet och en kommunikatör har börjat arbeta 50 % för bolaget sedan 1 januari.

3 Datum (5) redovisats som nedlagda projektkostnader som pågående arbete och erhållna dellikvider som förskott från kunder. Bolaget erhöll under slutet av året tkr i ovillkorat aktieägartillskott från. Då dessa täcker årets förlust på tkr föreslår styrelsen att föra tkr i ny räkning. Då det enligt VD finns beslut på ytterligare tkr i aktieägartillskott finns tillräckligt utrymme för att trygga bolagets verksamhet under VD tar ånyo upp problemet som bolaget har med redovisning av den del som är tänkt för incitament till de kliniker som genomför de kliniska studierna. Stannar överskottet kvar i bolaget kommer det att beskattas som vinst. Förs det istället ut till berörd klinik riskerar det att bli ett överskott vid årets slut om inte kliniken hunnit nyttja resursen som det är tänkt. Incitamentet ska användas till olika projekt som utbildning, forskning eller inköp av nya dyrare instrument. VD menar att för att iden med ClinTrials verksamhet ska fungera måste klinikerna som är delaktiga i prövningarna känna att de får ut något för sin insats. Ibland kan en prövning ge ära i form av vetenskaplig merit eller artikel i vetenskaplig tidskrift men ekonomiska incitament krävs i de flesta fall. Diskussion förs om hur detta problem kan hanteras, om bolagsform eller förvaltning/stiftelse skulle vara ett alternativ. Frågan om hur detta ska hanteras har varit uppe på högsta nivå hos regiondirektören, då VD Ulf Malmqvist och s redovisningschef Gertrud Lindsjö- Nylander inte hittat någon lösning på problemet. Det finns en ny förbättrad intern kontrollplan för styrelsen att fastställa vid nästa styrelsemöte. Planen innehåller nu utöver de åtta obligatoriska punkterna enligt regionstyrelsens direktiv också de riskmoment som kan påverka ClinTrials Skånes verksamhet framöver. För 2011 kvarstår dock den bedömning som s Revisorer gjort i granskningen (rapport Nr 20/2011): Den interna kontrollen beträffande kontrollmiljön, t ex i termer av ledningens engagemang och hur kontrollarbetet har organiserats, får bedömas vara otillräcklig för år Bolagets första interna kontrollplan är inte framtagen efter genomförd riskanalys och inte heller beslutad och godkänd av bolagsstyrelsen. Då riskanalys med tillhörande kontrollaktiviteter som är relevanta för bolaget inte har tagits fram, får de bedömas som bristfälliga. Bedömningen är vidare att även information/kommunikation anses som otillräcklig då inte styrelsen varit involverad i arbetet med intern kontroll. Nuvarande intern kontroll plan är inte tillräcklig för att beskriva och övervaka de risker som finns i bolaget. Tillsynen av systemet anses därför vara bristfällig. Sammantaget blev bedömningen för ClinTrials AB: Risknivå RÖD VD och representant för styrelsen informerades om att det kommer att bli en särskild skrivning i den granskningsrapport som avlämnas av

Då det enligt VD finns beslut på ytterligare 2 000 tkr i aktieägartillskott finns tillräckligt utrymme för att trygga bolagets verksamhet under 2012.

4 Datum (5) lekmannarevisor med anledning av ovan redogjorda bedömning av den interna kontrollen för Information från Ernst & Young Intäkter på tkr avser i huvudsak studierna med Novartis Pharma som påbörjades i mars och som skulle varit avslutad i september, den är dock inte slutrapporterade ännu. Då inget projekt är slutrapporterat ligger det som pågående arbete helt i enlighet med s redovisningsregler om vinstavräkning. Kostnader på totalt tkr förklaras främst med kostnader för det pågående arbetet tkr samt fakturerade kostnader från Skånes Universitetssjukhus för VD, två prövningskoordinatorer samt styrelsearvode på totalt tkr. Resultat för 2011 blev tkr. Bolaget har erhållit aktieägartillskott om tkr och därmed är det egna kapitalet intakt. Bolaget har erhållit ett bidrag om tkr från Svenskt register för Beteendemässiga och Psykiska Symptom vid Demens(beloppet ligger redovisat som förskott från kunder). Bolaget ska för pengarna teckna avtal med vårdgivare, vårdenheter eller kliniker för att driva projektet. Då momsläget kring detta bidrag var osäkert har momsspecialister från E&Y tillsammans med BakerTilly försökt reda ut frågan. Skatteverket har besvarat den förfrågan som skickats där svaret var att bidraget är momspliktigt. Diskussion fördes om otydligheten i detta svar då bidrag normalt är momsbefriade. VD ska möta företrädare för bidragsgivaren inom kort för att diskutera hur och om det finns villkor kopplade till detta uppdrag och huruvida utfallet tillfaller generell forskning, vilket då skulle tyda på ett momsbefriat bidrag. Bolaget har med anledning av ovanstående inte redovisat ingående moms för de fakturor avseende kostnader för detta projekt. Bolaget har under året bytt namn från Skåne Medical Research Centre AB till ClinTrials Skåne AB. Bolaget har ändrat bolagsordningen, avseende ändring antalet styrelseledamöter, från 5 till 7. Ernst & Youngs bedömning är att redovisning och bokslutet som är upprättat ger en rättvisande bild av bolagets resultat och ställning. Kortare diskussion förs om bolagets framtid kopplat till de risker som finns med incitament och skatteeffekter på eventuell vinst samt den prognos/målsättning där ClinTrials hoppas teckna kontrakt till ett värde av 16 miljoner kronor under Information från revisionen Revisorerna redogör för pågående och kommande granskningar genom att gå igenom revisionsplanen för Fredrik Ljunggren informerar om den extra granskning som sats in med anledning av uppkomna brister inom driftsäkerhet av IT. Slutligen informeras om att bolagets

ännu. Då inget projekt är slutrapporterat ligger det som pågående arbete helt i enlighet med s redovisningsregler om vinstavräkning.

5 Datum (5) interna kontroll på nytt kommer att granskas mot slutet av året inom ramen för den granskning där s samtliga bolag, nämnder och förvaltningars interna kontroll avsynas. 4. Nästa möte Nästa möte äger rum den 24 okt kl i Lund. Enligt uppdrag Fredrik Ljunggren

nämnder och förvaltningars interna kontroll avsynas. 4.

Relevanta dokument

Datum Minnesanteckningar vid möte mellan revisionen och ClinTrials Skåne AB (CTAB) Tid: Fredagen den 15 mars 2013, kl

Datum Minnesanteckningar vid möte mellan revisionen och ClinTrials Skåne AB (CTAB) Tid: Fredagen den 15 mars 2013, kl Revisionskontoret Fredrik Ljunggren 044-309 32 75 fredrik.ljunggren@skane.se Datum 2013-03-15 Minnesanteckningar vid möte mellan revisionen och ClinTrials Skåne AB (CTAB) Tid: Fredagen den 15 mars 2013,