SKL Kommentus Inköpscentral AB Städredskap och rengöringsmedel 2012

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Upphandling Städredskap och rengöringsmedel 2012 Sten Algotson Sista anbudsdag: :59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen Förfrågningsunderlag 1. Inledning 1.1., organisationsnummer (nedan kallad SKI), ägs av Sveriges Kommuner och Landsting, genom dess bolag SKL Företag AB. SKI är en upphandlande myndighet i form av en inköpscentral som genomför upphandlingar av ramavtal i syfte att erbjuda andra upphandlande myndigheter inom främst kommuner, landsting (inkl. deras bolag) samt regioner möjlighet att avropa från upphandlande ramavtal Omfattning SKI genomför nu en samordnad upphandling avseende leverans av städredskap och rengöringsmedel (projektnummer 10122) och inbjuder er härmed att lämna anbud. Upphandlingen är uppdelad i följande åtta (8) avtalsområden: A) STÄDREDSKAP A 1) Städredskap Region norra norrland A 2) Städredskap Region södra norrland A 3) Städredskap Region mellersta Sverige A 4) Städredskap Region södra Sverige B) RENGÖRINGSMEDEL B 1) Rengöringsmedel Region norra norrland B 2) Rengöringsmedel Region södra norrland B 3) Rengöringsmedel Region mellersta Sverige B 4) Rengöringsmedel Region södra Sverige Upphandlingens geografiska indelning i regioner framgår av bilaga 1 (Karta över geografiska regioner) och närmre beskrivning av respektive avtalsområde finns nedan i punkt 3 (Krav på varan). Anbud kan lämnas på ett (1) eller flera avtalsområden. Alternativa anbud accepteras inte. I Utskrivet: :02 Sida 1 av 20 Refnr.: 10122

2 anbudet anger anbudsgivare vilka avtalsområden som anbudet avser. Varje avtalsområde kommer att utvärderas var för sig enligt den utvärderingsmodell som presenteras nedan i punkt 5 (Anbudsutvärdering). SKI har för avsikt att ingå ramavtal med tre (3) leverantörer per avtalsområde. Avsikten är att maximalt tjugofyra (24) ramavtal tecknas, detta under förutsättning att det finns ett tillräckligt antal godtagbara anbud Avtalstid Ramavtalet börjar gälla när ramavtalet undertecknats av båda parter, dock tidigast från och med 1 maj 2012 till och löper till och med 1 maj Där efter kan ramavtalet förlängas med ett (1) år fram till med 1 maj Observera att avtalstiden gäller med förbehåll för överprövning och andra förhållanden vilka kan föranleda att upphandlingsprocessen försenas. Om tiden för avtalsstart senareläggs kommer datum för avtalstidens upphörande ändock förbli densamma Avrop Avropsberättigade Rätten att avropa från ramavtalet tillkommer upphandlande myndigheter/enheter enligt bilaga 2 (Förteckning över upphandlande myndigheter/enheter). SKI kommer även löpande informera leverantörerna om vilka upphandlande myndigheter/enheter som har meddelat att de tänker börja avropa på ramavtalet. Upphandlande myndigheter/enheter som redan har befintliga ramavtal inom det område som omfattas av denna upphandling kommer tillämpa i första hand tillämpa sina egna befintliga ramavtal. Vidare kan upphandlande myndighet/enhet besluta sig för att upphöra med att avropa från ramavtalet under avtalstiden genom att behörig företrädare för upphandlande myndighet/enhet avanmäler sig till SKI samt leverantören. Avropsförfarande För detta ramavtal tecknas avtal med tre (3) leverantörer per avtalsområde. Leverantören är därmed berättigad till avrop inom ramavtalets angivna villkor och offererat anbud. För detta ramavtal tillämpas en fast avropsordning (s.k. rangordning). Rangordning sker enligt följande princip. Den anbudsgivare som i utvärderingen tilldelats lägst totalpris rankas som nummer ett (1), den som lämnat näst lägst totalpris rankas som nummer två (2) osv. Den först rankade leverantören är berättigad till samtliga avrop så långt dess kapacitet medger leverans inom ramavtalets angivna villkor och offererat anbud. Om den först rankade leverantören inte kan leverera inom ramavtalets stipulerade villkor och offererat anbud tillfrågas den leverantör som är rankad på andra plats i rangordningen, osv. Information till avropande myndigheter/enheter om avropsförfarande kommer finnas på SKI:s hemsida när det är dags att börja tillämpa ramavtalet Volymer SKI uppskattar att den totala upphandlingsvolymen inom detta ramavtalsområde uppgår till SEK per år. Detta är en uppskattning av den totala volymen för de avropsberättigade myndigheter/enheter som uppräknas under fliken Intresseanmälda i bilaga 2 (Förteckning över upphandlande myndigheter/enheter). Utskrivet: :02 Sida 2 av 20 Refnr.: 10122

3 1.6. Bilageförteckning Bilaga 1, Karta över geografiska regioner Bilaga 2, Förteckning över upphandlande myndigheter/enheter Bilaga 3, Anbudets underskrift Bilaga 4 a, Verifikat till Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier för kemisk-tekniska produkter Bilaga 4 b, Svarsformulär, verifikat till Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier för kemisk-tekniska produkter Bilaga 5, Prisbilaga Bilaga 6, Ramavtal kommersiella villkor 2. Administrativa krav 2.1. Upphandlingsförfarande Denna upphandling genomförs som ett selektivt förfarande enligt 4 kap. lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Detta innebär att anbud antas utan föregående förhandling Elektronisk anbudsgivning Denna upphandling genomförs med elektroniska medel och SKI accepterar endast elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet Visma Tendsign. Det är kostnadsfritt att använda systemet och att lämna anbud. Inloggningsuppgifter i systemet erhålls genom registrering på (klicka på länken Ny leverantör ). Efter genomförd registrering får användaren omedelbar tillgång i systemet. frågor och eventuella tekniska problem i samband med anbudsgivningen kopplat till systemet hanteras av Visma Tendsign Support på telefon Det går även bra att skicka meddelande till Visma Tendsign Support via systemet. Genom Visma Tendsign får anbudsgivaren: - tillkommande information om upphandlingen och förfrågningsunderlaget (såsom förtydliganden, kompletteringar till förfrågningsunderlaget samt svar på frågor som inkommit under anbudstiden), - automatisk kontroll av att alla frågor och krav ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid anbudsinlämnandet. Om en anbudsgivare inte registrerar sig på utan hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt kan SKI inte garantera att all information om upphandlingen under anbudstiden kommer anbudsgivaren tillhanda. Anbudsgivaren ansvarar själv för att anbudsgivaren tagit del av all information och svar på frågor som ställs via systemet Visma Tendsign Förtydligande eller komplettering av förfrågningsunderlag Frågor beträffande förfrågningsunderlaget ska ställas av anbudsgivaren genom Visma Tensigns anbudstjänst senast den 14 mars Svar kommer endast att lämnas genom systemet Tendsign. SKI kan inte garantera att svar på frågor som ställs senare än den 14 mars 2012 kan lämnas. Sista dag SKI svarar på inkomna frågor är den 16 mars Utskrivet: :02 Sida 3 av 20 Refnr.: 10122

4 SKI besvarar endast frågor som rör förfrågningsunderlaget. Endast skriftliga svar från SKI utgör del av förfrågningsunderlaget Krav på avlämnande av anbud På grund av de begränsade möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller inkomma med förtydliganden eller kompletterande uppgifter är det viktigt att anbud innehåller samtliga efterfrågade uppgifter. Efterfrågade svar på frågor och ställda krav lämnas av anbudsgivaren på anvisade platser i Visma Tendsign. Anbud och all korrespondens i denna upphandling ska vara på svenska. Anbudsgivaren kan endast lämna ett (1) anbud. Anbudet kan emellertid omfatta ett (1) eller flera avtalsområden. I det fall flera anbud inkommer från samma anbudsgivare kommer endast det senast daterade anbudet beaktas. Det elektroniska anbudet och samtliga villkor i upphandlingen ska godkännas genom att behörig företrädare för anbudsgivaren undertecknar bilaga 3 (Anbudets underskrift), skannar in den och bifogar den med anbudet som elektronisk fil. Är anbudet på svenska? (/ svar) Kravgräns Har bilaga 3 (Anbudets underskrift) undertecknats och bifogats anbudet? (/ svar) Kravgräns 2.5. Sista anbudsdag Anbud ska lämnas senast kl den 21 mars 2012, därefter är systemet stängt för anbudsgivning. Anbudsgivaren svarar för att anbud inkommer i rätt tid till SKI. För sent inkommet anbud får inte prövas. Observera att support för Tendsign endast går att nå under kontorstid och rekommendationen är att anbud lämnas i god tid innan sista anbudsdag Katalog och bruttoprislista Anbudsgivaren ska inkomma med gällande katalog och bruttoprislista som skickas till SKL Kommentus Inköpscentral AB, Att: Ida Herbertson, Hornsgatan 15, Stockholm. Gällande katalog och bruttoprislista ska spegla verkligheten och motsvara artiklar i webbutiken. SKI kan komma att kontrollera att artiklarna i gällande katalog och bruttoprislista motsvarar artiklarna offererade i anbudet, d.v.s. bilaga 5 (Prisbilaga) och artiklarna i webbutiken. Om gällande katalog och bruttoprislista inte överenstämmer med artiklarna i webbutiken eller med offererade artiklar i bilaga 5 (Prisbilaga) kan anbudet komma att förkastas. Katalog och bruttoprislista ska ha inkommit senast 21 mars Har anbudsgivaren inkommit med katalog och bruttoprislista? (/ svar) Utskrivet: :02 Sida 4 av 20 Refnr.: 10122

5 Kravgräns Överenstämmer gällande katalog och bruttoprislista med artiklar i webbutik och offererande produkter i anbudet? (/ svar) Kravgräns 2.7. Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande till och med den 31 december Accepteras kravet på anbudet giltighetstid? (/ svar) Kravgräns 2.8. Anbudsöppning Anbudsöppning sker den 22 mars 2012 på, Hornsgatan 15, Stockholm Ersättning för upprättande av anbud Ersättning för upprättande av anbud medges inte Reservationer och alternativa anbud Reservationer och/eller alternativa anbud accepteras ej. Om anbudsgivaren lämnar förbehåll eller reserverar sig mot villkor i förfrågningsunderlaget kan anbudet komma att förkastas Tilldelningsbeslut Efter genomförd upphandling fattar SKI tilldelningsbeslut vilket skickas elektroniskt till samtliga anbudsgivare. Meddelande om tilldelningsbeslut ställs till den kontaktperson som angivits i anbudet i Visma Tendsign. Tilldelningsbeskedet utgör inte bindande avtal. Bindande avtal uppkommer först vid undertecknande av ramavtal. Ramavtal kan tecknas tidigast när tio (10) dagar har gått från det att underrättelsen om tilldelningsbeslut skickades till anbudsgivaren (avtalsspärr). Anbudsgivare som önskar överpröva förfrågningsunderlaget eller tilldelningsbeslut vänder sig till Förvaltningsrätten i Stockholm Publicering av avtalsdokument Avtal med prisuppgifter, uppgifter om kontaktpersoner m.m. kommer publiceras på internet på SKI:s webbsida. Samma information kommer finnas tillgänglig för alla avropande myndigheter/enheter för att förenkla avrop. Anbudsgivaren ska acceptera att avtalspriser, uppgifter om kontaktpersoner m.m. publiceras på internet. Accepteras kravet avseende publicering av avtalsdokument på internet? (/ svar) Kravgräns Behandling av personuppgifter Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk Utskrivet: :02 Sida 5 av 20 Refnr.: 10122

6 person. Exempel på personuppgifter är namn, personnummer, postadress och e-postadress. I personuppgiftslagen (1998:204) finns regler för hur personuppgifter får behandlas. SKI är personuppgiftsansvarig för de uppgifter, t.ex. namn på kontaktpersoner och e-postadresser, som lämnas dels i samband med anbudsgivning, dels vid eventuellt tecknande av ramavtal mellan leverantören och SKI. Behandling av de aktuella personuppgifterna är nödvändig för att kunna fullgöra ingångna ramavtal. Personuppgifterna kommer att användas för att föra kund- och leverantörsregister i syfte att informera, administrera och möjliggöra avrop på ramavtalen samt skicka fakturor avseende den administrativa ersättningen som tas ut av SKI. En registrerad person har rätt att när som helst begära information från SKI beträffande vilka personuppgifter som finns registrerade om personen. En sådan begäran ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad och skickas till: Hornsgatan Stockholm Sekretess SKI omfattas inte av offentlighetsprincipen. SKI lämnar därför, som huvudregel, inte ut anbud eller anbudsansökningar. Detta gäller även efter att tilldelningsbeslut har fattats. SKI förbehåller sig emellertid rätten att lämna ut handlingar för det fall domstol, tillsynsmyndighet eller annan myndighet så begär eller om det i övrigt krävs för ett effektivt bedrivande av SKI:s verksamhet. Anbudsgivare som önskar att vissa uppgifter inte ska lämnas ut till annan ombeds i anbudet precisera vilka uppgifter i anbudet sekretess begärs för samt beskriva på vilket sätt det kan innebära skada för anbudsgivaren om uppgifterna lämnas ut. SKI vill dock betona att i samband med att tilldelningsbeslut distribueras kan vissa uppgifter ur anbud som är relaterade till tilldelningskriterierna och utvärderingsmodellen komma att offentliggöras (t.ex. prisuppgifter). Önskas sekretess? Precisera i så fall för vilka uppgifter. (Fritextsvar) Beskrivning av vilken skada som kan uppstå om specificerade uppgifter lämnas ut. (Fritextsvar) 3. Krav på varan 3.1. Omfattning (Område A - Städredskap) Exempel på produkter som ingår i avtalsområde A - Städredskap är: - Borstar - Sopskyfflar - Fönsterputsredskap - Skrapor - Dukar, Svampar och Skurnylon - Moppar/Moppsystem - Hinkar Mer detaljerad produktinformation finns i bilaga 5 (Prisbilaga) under flik A Städredskap. Anbudsgivaren ska ange vilka avtalsområden anbudet omfattar, se punkt 1.2 (Omfattning). Utskrivet: :02 Sida 6 av 20 Refnr.: 10122

7 För information angivna geografiska regioner se bilaga 1 (Karta över geografiska regioner). Omfattar anbudet område A 1) Städredskap Region norra norrland? (Svar /) (Fritextsvar) Omfattar anbudet område A 2) Städredskap Region södra norrland? (Svar /) (Fritextsvar) Omfattar anbudet område A 3) Städredskap Region mellersta Sverige? (Svar /) (Fritextsvar) Omfattar anbudet område A 4) Städredskap Region södra Sverige? (Svar /) (Fritextsvar) 3.2. Omfattning (Område B - Rengöringsmedel) Exempel på produkter som ingår i avtalsområde B - Rengöringsmedel är: - Diskmedel - Torkmedel - Blötläggningsmedel - Ugnsrengöringsmedel - Matt- och möbelrengöringsmedel - Tvättmedel - Konditioneringsmedel - Blekmedel - Fläckborttagningsmedel - Allrengöringsmedel - Grovrengöringsmedel - Glasputsmedel - Sanitetsrengöringsmedel - Tvål och handrengöringsmedel Mer detaljerad produktinformation finns i bilaga 5 (Prisbilaga) under flik B Städredskap. Anbudsgivaren ska ange vilka avtalsområden anbudet omfattar, se punkt 1.2 (Omfattning). För information angivna geografiska regioner se bilaga 1 (Karta över geografiska regioner). Omfattar anbudet område B 1) Rengöringsmedel Region norra norrland? (Svar /) (Fritextsvar) Omfattar anbudet område B 2) Rengöringsmedel Region södra norrland? (Svar /) (Fritextsvar) Omfattar anbudet område B 3) Rengöringsmedel Region mellersta Sverige? (Svar /) (Fritextsvar) Omfattar anbudet område B 4) Rengöringsmedel Region södra Sverige? (Svar /) (Fritextsvar) 3.3. Sortiment Område A - Städredskap I bilaga 5 (Prisbilaga) under fliken A - Städredskap anges ett antal städredskap. Dessa städredskap är angivna med produktnamn/märke som ska ses tillsammans med tillägget eller likvärdig. För att underlätta för anbudsgivning anges artiklar med artikelnummer hos ett par leverantörer inom upphandlingsområdet. Anbudsgivare kan på angivna leverantörers hemsidor finna efterfrågade artiklar och därigenom bilda sig en uppfattning utöver beskrivningen i prisbilagan. Det är upp till anbudsgivaren att erbjuda städredskap som i kvalitet minst motsvarar de angivna i bilaga 5 (Prisbilaga) och i punkt 3 (Krav på varan). Utskrivet: :02 Sida 7 av 20 Refnr.: 10122

8 Med likvärdiga artiklar menas att anbudsgivarens föreslagna artiklar ska uppfylla artikelbeskrivningen med avseende på exempelvis utformning, storlek, funktion, färg, material. Angivna kriterier i varje artikelbeskrivning utgör bedömningsgrunder för bedömning av om en föreslagen artikel är likvärdig med respektive beskriven artikel i bilaga 5 (Prisbilaga). Anbudsgivaren ska på begäran från SKI kunna inkomma med specifikation som visar att offererad produkt är likvärdig med det som efterfrågas i bilaga 5 (Prisbilaga). Område B - Rengöringsmedel I bilaga 5 (Prisbilaga) under fliken B - Rengöringsmedel anges ett antal rengöringsmedel. Det är upp till anbudsgivaren att erbjuda rengöringsmedel som i kvalitet minst motsvarar de angivna i bilaga 5 (Prisbilaga) och i punkt 3 (Krav på varan). Anbudsgivaren ska på begäran från SKI inkomma med specifikation som visar att offererad produkt är likvärdig med det som efterfrågas i bilaga 5 (Prisbilaga). Observera att anbudsgivaren ska kunna erbjuda samtliga varor i bilaga 5 (Prisbilaga) för respektive avtalsområde (A och/eller B). Anbudsgivare som inte offererar samtliga varor antas ej. Område A - Städredskap: Uppfylls ovanstående krav avseende kvalitet på städredskap? (/ svar) Område B - Rengöringsmedel: Uppfylls ovanstående krav avseende kvalitet på rengöringsmedel? (/ svar) Uppfylls kravet om att erbjuda samtliga varor i bilaga 5 (Prisbilaga) avseende område A - Städredskap? (/ svar) Uppfylls kravet om att erbjuda samtliga varor i bilaga 5 (Prisbilaga) avseende område B - Rengöringsmedel? (/ svar) 3.4. Kontaktperson Anbudsgivaren ska erbjuda minst en (1) kontaktperson som fungerar som SKI:s kontaktperson i samtliga frågor rörande uppdraget. Anbudsgivaren har inte rätt att ta ut någon extra avgift för att tillhandahålla en (1) kontaktperson. Uppfylls kravet på minst en (1) kontaktperson? (/ svar) Kravgräns Lämna uppgifter på kontaktperson innehållande namn, telefonnummer och e-postadress lämnats: (Fritextsvar) 3.5. Kundsupport Anbudsgivaren ska erbjuda kundsupport till upphandlande myndigheter/enheter som avropar på ramavtalet (Kund). Kundsupport ska finnas tillgänglig via telefon minst under helgfria vardagar mellan kl Utskrivet: :02 Sida 8 av 20 Refnr.: 10122

9 Uppfylls kravet på tillgänglighet? (/ svar) Kravgräns 3.6. Beställningar och orderbekräftelse Beställningar ska kunna ske skriftligen till Leverantör via post, telefon, e-post och webb. Anbudsgivare ska som leverantör inom tre (3) månader från det att Kund så begär det kunna skicka produktkatalog/prislista, kunna ta emot ordrar och skicka fakturor elektroniskt. Den standard som ska användas är i första hand den i offentlig sektor använda SFTI (Single Face To Industry), se Leverantör och Kund överrenskommer om vilken av affärsprocesserna som ska användas. Kunden ska oavsett former av beställningar erhålla en skriftlig orderbekräftelse. Denna ska innehålla uppgift om beställda artiklar och leveranstid. Orderbekräftelse skickas till adress angiven i beställning. Uppfylls kravet på beställning via post, e-post och webb? (/ svar) Kravgräns Uppfylld kravet avseende att inom tre (3) månader från det att Kund så begär kunna skicka produktkatalog/prislista, kunna ta emot ordrar och skicka fakturor elektroniskt? (/ svar) Kravgräns Uppfylls kravet på orderbekräftelse? (/ svar) Kravgräns 3.7. Leverans avrop Leverans ska ske successivt efter avrop. Uppfylls kravet successiv leverans efter avrop? (/ svar) Kravgräns Leverans ska ske inom högsta tre (3) arbetsdagar. Faktisk leveranstid ska anges i orderbekräftelse. Uppfylls kravet på leveranstid? (/ svar) Kravgräns 3.8. Fasta leveransdagar Anbudsgivare ska kunna erbjuda fasta leveransdagar. I de fall Kund har önskemål om fasta leveransdagar ska anbudsgivaren komma överens om sådana med kund. Uppfylls kravet på fasta leveransdagar? (/ svar) Kravgräns 3.9. Expressleverans Utskrivet: :02 Sida 9 av 20 Refnr.: 10122

10 Kund ska ha möjlighet att få standardartiklar (d.v.s. artiklar i bilaga 5 (Prisbilaga)) levererade dagen efter beställning om beställning görs före en viss tid under beställningsdagen. Anbudsgivaren ska redogöra för villkoren för sådan expressleverans. Uppfylls kravet på expressleverans? (/ svar) Kravgräns Lämna uppgifter om villkoren för expressleverans? (Fritextsvar) Returhantering Vid leveranser på pall ska leverantör kostnadsfritt (exempelvis ska ingen REPA-avgift debiteras) återta sina pallar om inget annat avtalats mellan Kund och leverantör. Uppfylls kravet på returhantering? (/ svar) Kravgräns Broschyr Anbudsgivaren ska vid anmodan från Kund producera enklare broschyr med det avtalade nettoprissatta sortimentet. Broschyren kan tryckas i A4-format och ska innehålla text, bild, artikelnummer, förpackningsstorlekar och gällande pris. Anmodan från Kund ska kunna ske när som helst under avtalsperioden. Uppfylls kravet på broschyr? (/ svar) Kravgräns Webbutik Leverantör ska upprätta en webbutik för Kund. Följande ska ingå i webbutiken: - Unik inloggning för Kund - Unik webbsida benämnd Ramavtal - Information om det avtalade nettoprissatta sortimentet som visas med text, bild, artikelnummer, förpackningsstorlekar och gällande pris. - Information om övrigt sortiment som erbjuds med en generell rabattsats visas på liknande sätt med text, bild, artikelnummer, förpackningsstorlekar och gällande pris exklusive dragen rabatt. Observera att övrigt sortiment redovisas separat från nettoprislista. - Information om beställningsrutiner, leveranstider, returhantering och övrig relevant information. Kund ska ha möjlighet att beställa direkt från webbbutiken. Webbutiken ska fungera från och med planerad dag för avtalsstart, dvs. 1 maj Webbutiken ska uppdateras kontinuerligt om förändringar sker i det upphandlade sortimentet avseende byte av artiklar, priser, förpackningstorlekar, artikelnummer mm. I webbutiken ska det tydligt framgå vilka artiklar som ingår i nettoprislistan och vilka övriga artiklar som erbjuds med en generell rabattsats. Den generella rabatt som erhålles på övrigt sortiment ska gälla vid beställning genom webbutiken. Rabattsats ska anges i anbudet, se nedan punkt 6.3 (Rabattsats) och ingår i Utskrivet: :02 Sida 10 av 20 Refnr.: 10122

11 utvärderingen. För mer information om utvärderingen se punkt 5 (Anbudsutvärdering). Uppfylls kraven på webbutik? (/ svar) Kravgräns Ersättningsartikel Om leverantören tillfälligt inte kan leverera i ramavtalet angiven produkt tillfrågar Kunden nästa leverantör i rangordningen. Vid utgående artikel ska leverantören erbjuda ersättningsvara, som ska tillställas och godkännas av SKI innan den förs in i det upphandlade sortimentet. Pris på ersättningsartikel ska ej överstiga det avtalade priset i ramavtalet. Uppfylls kraven för ersättningsartikel? (/ svar) Kravgräns Produktsäkerhet Produkterna i leverantörens erbjudna sortiment ska uppfylla kraven i Direktiv 2011/95/EG om allmän produktsäkerhet. Varningstext, handhavandeinformation, tillverkningsdatum och hållbarhetstid ska i relevanta fall anges på såväl ytteremballage som produktförpackningen. Om produkterna ur säkerhetssynpunkt måste förvaras på särskilt sätt ska Kund informeras om detta vid beställningstillfället. Uppfylls kraven för produktsäkerhet? (/ svar) Kravgräns Lagstiftning Produkterna i leverantörens erbjudna sortiment ska uppfylla all tillämplig lagstiftning som är relevant för produkten beroende på dess användningsområde. Uppfylls kraven vad gäller tillämplig lagstiftning för produkterna? (/ svar) Kravgräns Sociala och etniska krav Anbudsgivaren ska acceptera de sociala och etniska krav som återfinns under punkt 5.2 (Sociala och etiska krav) i bilaga 6 (Ramavtal - kommersiella villkor). Vidare ska anbudsgivaren acceptera att SKI själv eller genom ombud kan komma att utföra kontroll vad gäller sociala och etniska krav i enlighet med punkt 5.2 (Sociala och etiska krav) i bilaga 6 (Ramavtall - kommersiella villkor). Accepteras kravet i punkt 5.2 (Sociala och etiska krav) i bilaga 6 (Ramavtal - kommersiella villkor)? (/ svar) Kravgräns Utskrivet: :02 Sida 11 av 20 Refnr.: 10122

12 Accepteras att SKI själv eller genom ombud kan komma att genomföra kontroll av sociala och etiska krav enligt punkt 5.2 (Sociala och etiska krav) i bilaga 6 (Ramavtal- kommersiella villkor)? (/ svar) Kravgräns 4. Miljökrav 4.1. Tensiders nedbrytbarhet Tensid som används ska klara kraven för lätt nedbrytbarhet enligt gällande OECD-riktlinjer 301 A-F[1]. Undantag: Fluor- eller silikontensider i filmbildande golvvårdsmedel undantas från kravet under förutsättning att dessa ej är PFOS (perfluoroktansulfonat) eller PFOA (perfluoroktansyra) eller ämnen som bildar PFOS eller PFOA vid nedbrytning. Förslag till verifikat på att kravet uppfylls framgår av bilaga 4 a (Verifikat till Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier för kemisk-tekniska produkter). Observera att verifikat på att kravet uppfylls kan komma att begäras in av SKI under utvärderingen och/eller ramavtalsperioden och ska därmed inte bifogas anbudet. [1] För OECD:s riktlinjer 301A-F se OECD:s hemsida Uppfylls kravet? (/) (Fritextsvar) 4.2. Ingående ämnens bioackumulerbarhet Ingående ämnen[1] ska inte vara bioackumulerbara enligt CLP-förordningen[2] d.v.s. log Kow < 4 eller experimentellt bestämd BCF < 500. Undantag: Lätt nedbrytbara tensider, enligt gällande OECD:s riktlinjer 301 A-F [3], undantas från kravet, förutsatt att kända nedbrytningsprodukter inte är bioackumulerbara enligt ovan. Parfymer undantas också från kravet. Förslag till verifikat på att kravet uppfylls framgår av bilaga 4 a (Verifikat till Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier för kemisk-tekniska produkter). Observera att verifikat på att kravet uppfylls kan komma att begäras in av SKI under utvärderingen och/eller ramavtalsperioden och ska därmed inte bifogas anbudet. [1] Som ingående ämnen räknas alla ämnen i en produkt, inklusive föroreningar i ämnena eller råvarorna. Som förorening räknas reaktions-/biprodukter och nedbrytningsprodukter i halter över 0,01 % (motsvarar 100 ppm). Som ingående ämnen räknas även, oavsett halt, additiv som tillsatts avsiktligt för att uppnå en viss funktion, t ex, konservering eller stabilisering av ämnena eller råvarorna. [2] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1272/2008 av den 16 december 2008 om klassificering, märkning och förpackning av ämnen och blandningar, ändring och upphävande av direktiven 67/548/EEG och 1999/45/EG samt ändring av förordning (EG) nr 1907/2006. [3] För OECD:s riktlinjer 301A-F se OECD:s hemsida Utskrivet: :02 Sida 12 av 20 Refnr.: 10122

13 Uppfylls kravet? (/) (Fritextsvar) 4.3. Ingående ämnens hälsofarlighet Ingående ämnen [1] ska inte klassificeras, varken i bindande EU gemensam klassificering eller vid självklassificering, med nedanstående riskfraser och faroangivelser enligt KIFS 2005:7[2] alternativt CLP-förordningen [3]. Undantag: - Fluor i tandkräm. - Konserveringsmedel som är giftklassade med riskfraserna 23, 24 eller 25 alternativt faroangivelserna H301, H311, H331 eller i koncentrationer under märkningsgränsen för hälsoskadlig eller allergiframkallande. - Konserveringsmedel som bryts ned till formaldehyd till mindre än 0,05 viktprocent i slutprodukten. - Föroreningar av NTA (trinatriumnitrilotriacetat, CAS ) i halter upp till 0,1viktprocent i slutprodukten. Förslag till verifikat på att kravet uppfylls framgår av bilaga 4 a (Verifikat till Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier för kemisk-tekniska produkter). Vid anmodan från SKI ska antagen leverantör kunna presentera en bedömning av hälsorisker av eventuella nedbrytningsprodukter och reaktionsprodukter. Observera att verifikat på att kravet ovan uppfylls kan komma att begäras in av SKI under utvärderingen och/eller ramavtalsperioden och ska därmed inte bifogas anbudet. [1] Som ingående ämnen räknas alla ämnen i en produkt, inklusive föroreningar i ämnena eller råvarorna. Som förorening räknas reaktions-/biprodukter och nedbrytningsprodukter i halter över 0,01 % (motsvarar 100 ppm). Som ingående ämnen räknas även, oavsett halt, additiv som tillsatts avsiktligt för att uppnå en viss funktion, t ex, konservering eller stabilisering av ämnena eller råvarorna. [2] Kemikalieinspektionens föreskrifter (KIFS 2005:7) om klassificering och märkning av kemiska produkter. [3] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1272/2008 av den 16 december Utskrivet: :02 Sida 13 av 20 Refnr.: 10122

14 2008 om klassificering, märkning och förpackning av ämnen och blandningar, ändring och upphävande av direktiven 67/548/EEG och 1999/45/EG samt ändring av förordning (EG) nr 1907/2006 Uppfylls kravet? (/) (Fritextsvar) 4.4. Produkters miljöfarlighet Produkten ska inte klassificeras, varken i bindande EU gemensam klassificering eller vid självklassificering, med nedanstående riskfraser och faroangivelser enligt KIFS 2005:7 [1] alternativt CLP-förordningen [2]. Undantag: Dock undantas produkter som klassas som miljöfarliga med riskfrasen R50 alternativt faroangivelse H400 ifall produkten ingår i ett slutet system och/eller späds ut till en koncentration under klassificeringsgränsen eller bryts ner innan de når reningsverken. Vid bekämpning av mikroorganismer undantas perättiksyra från detta krav. Förslag till verifikat på att kravet uppfylls framgår av bilaga 4 a (Verifikat till Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier för kemisk-tekniska produkter). Observera att verifikat på att kravet ovan uppfylls kan komma att begäras in av SKI under utvärderingen och/eller ramavtalsperioden och ska därmed inte bifogas anbudet. [1] Kemikalieinspektionens föreskrifter (KIFS 2005:7) om klassificering och märkning av kemiska produkter. [2] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1272/2008 av den 16 december 2008 om klassificering, märkning och förpackning av ämnen och blandningar, ändring och upphävande av direktiven 67/548/EEG och 1999/45/EG samt ändring av förordning (EG) nr 1907/2006. Uppfylls kravet? (/) (Fritextsvar) 4.5. Allergiframkallande produkt Produkten ska inte klassificeras, varken i bindande EU gemensam klassificering eller vid självklassificering, med nedanstående riskfraser och faroangivelser enligt KIFS 2005:7 [1] alternativt CLP-förordningen [2]. Förslag till verifikat på att kravet uppfylls framgår av bilaga 4 a (Verifikat till Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier för kemisk-tekniska produkter). Utskrivet: :02 Sida 14 av 20 Refnr.: 10122

15 Observera att verifikat på att kravet ovan uppfylls kan komma att begäras in av SKI under utvärderingen och/eller ramavtalsperioden och ska därmed inte bifogas anbudet. [1] Kemikalieinspektionens föreskrifter (KIFS 2005:7) om klassificering och märkning av kemiska produkter. [2] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1272/2008 av den 16 december 2008 om klassificering, märkning och förpackning av ämnen och blandningar, ändring och upphävande av direktiven 67/548/EEG och 1999/45/EG samt ändring av förordning (EG) nr 1907/2006. Uppfylls kravet? (/) (Fritextsvar) 4.6. Parfym Parfymer, d.v.s. ämnen/ämnesblandningar som är tillsatta i syfte att förbättra produktens doftegenskaper, ska vara tillverkade enligt IFRA-normer[1]. Nitromyskföreningar och polycykliska myskföreningar ska inte vara tillsatta i produkten i halter över tillåtna mängder enligt Läkemedelsverkets föreskrifter LVFS 2007:4[2]. Förslag till verifikat på att kravet uppfylls framgår av bilaga 4 a (Verifikat till Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier för kemisk-tekniska produkter). Observera att verifikat på att kravet ovan uppfylls kan komma att begäras in av SKI under utvärderingen och/eller ramavtalsperioden och ska därmed inte bifogas anbudet. [1] IFRA the International Fragnace Association är parfymindustrins officiella organ, för mer information se [2] Läkemedelsverkets föreskrifter (LVFS 2007:4) om förbud och begränsningar för vissa ämnen att ingå i kosmetiska eller hygieniska produkter. Uppfylls kravet? (/) (Fritextsvar) 4.7. Begränsning av specifika ämnen/ämnesgrupper Följande ämnen och ämnesgrupper ska ej ingå i produkten: * EDTA (CAS ) i halter över 0,2 viktprocent * Aromatiska lösningsmedel i halter över 0,2 viktprocent * Halogenerade lösningsmedel i halter över 0,2 viktprocent * Alkylfenoletoxylater i halter över 0,01 viktprocent * Aktivt klor[1] i halter över 0,01 viktprocent Undantag: - Produkter innehållande aktivt klor som är avsedda för viss desinfektion och mögelsanering undantas från kravet då det krävs av hygienskäl, detta gäller följande positioner i förfrågningsunderlaget: (upphandlande organisation anger här de positioner som ska undantas) - Produkter innehållande aktivt klor för blekning undantas från kravet vid omtvätt av svårt nedsmutsat tvättgods[2]. - Avaromatiserad nafta med <1 % aromatiska kolväten och <0,1 % bensen samt restmonomerer i polymerinnehållande produkter undantas från kravet. Förslag till verifikat på att kravet uppfylls framgår av bilaga 4 a (Verifikat till Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier för kemisk-tekniska produkter). Observera att verifikat på att kravet ovan uppfylls kan komma att begäras in av SKI under utvärderingen och/eller ramavtalsperioden och ska därmed inte bifogas anbudet. [1] Aktivt klor är ett mått på mängden tillgängligt klor i t.ex. hypokloritföreningar uttryckt Utskrivet: :02 Sida 15 av 20 Refnr.: 10122

16 som elementärt klor. Den aktiva (desinfekterande) kloren i t.ex. ett klorbaserat desinfektionsmedel uttrycks i g/liter alt mg/liter (ppm). [2] Med svårt nedsmutsat tvättgods menas exempelvis färgämnesfläckar från läkemedel, textilier, kaffe, te, urin färgrester från läppstift, antitranspirationsmedel, bläck m.m. (ur Textilhandboken Avsedd för textilier inom vård och omsorg, SIS-TR 11:2005). Uppfylls kravet? (/) (Fritextsvar) 4.8. Parabener Produktens sammanlagda koncentration av propylparaben (CAS ) och butylparaben (CAS ) ska ej överstiga 0,19 viktprocent. Förslag till verifikat på att kravet uppfylls framgår av bilaga 4 a (Verifikat till Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier för kemisk-tekniska produkter). Observera att verifikat på att kravet ovan uppfylls kan komma att begäras in av SKI under utvärderingen och/eller ramavtalsperioden och ska därmed inte bifogas anbudet. Uppfylls kravet? (/) (Fritextsvar) 4.9. Biocider Produkten ska endast innehålla biocider i syfte att konservera produkt eller råvara och endast i minsta funktionella halt för att uppnå detta syfte. Undantag: Desinfektionsmedel (produkttyp 1, 2 och 4 enligt bilaga 5 i Biociddirektivet[1]) omfattas ej av kravet. Förslag till verifikat på att kravet uppfylls framgår av bilaga 4 a (Verifikat till Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier för kemisk-tekniska produkter). Observera att verifikat på att kravet ovan uppfylls kan komma att begäras in av SKI under utvärderingen och/eller ramavtalsperioden och ska därmed inte bifogas anbudet. [1] Europaparlamentets och rådets direktiv 98/8/EG av den 16 februari 1998 om utsläppande av biocidprodukter på marknaden. Uppfylls kravet? (/) (Fritextsvar) Etanol i ytdesinfektionsmedel Kravet gäller endast för ytdesinfektionsmedel där etanol är en av huvudingredienserna. Om de offererade ytdesinfektionsmedlen är baserade på etanol ska etanolen vara producerad av biomassa[1] enligt definitionen i Förnybarhetsdirektivet[2]. Förslag till verifikat på att kravet uppfylls framgår av bilaga 4 a (Verifikat till Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier för kemisk-tekniska produkter). Observera att verifikat på att kravet ovan uppfylls kan komma att begäras in av SKI under utvärderingen och/eller ramavtalsperioden och ska därmed inte bifogas anbudet. [1] Biomassa: den biologiskt nedbrytbara delen av produkter, avfall och restprodukter av biologiskt ursprung från jordbruk (inklusive material av vegetabiliskt och animaliskt ursprung), skogsbruk och därmed förknippad industri inklusive fiske och vattenbruk, liksom den biologiskt nedbrytbara delen av industriavfall och kommunalt avfall. [2] Europaparlamentets och rådets direktiv 2009/28/EG av den 23 april 2009 om Utskrivet: :02 Sida 16 av 20 Refnr.: 10122

17 främjande av användningen av energi från förnybara energikällor och om ändring och ett senare upphävande av direktiven 2001/77/EG och 2003/30/EG Uppfylls kravet? (/) (Fritextsvar) Märkning av förpackningsmaterial Plastmaterial i inner- och ytterförpackningar (avser delar över 25 gram) ska vara märkt enligt DIN och DIN , ISO eller likvärdigt system. Förslag till verifikat: - Produktens förpackning märkt med exempelvis någon av nedanstående symboler: - Licens enligt Bra Miljövals kriterier för kemiska produkter, version 2006:4 - Licens enligt Svanens kriterier för Rengöringsmedel version 4.6, Handdiskmedel version 4.1, Kosmetika version 2.2, Maskindiskmedel för professionellt bruk version 2.1, Textiltvättmedel för professionellt bruk version 2.1 eller Golvvårdsprodukter version 3.3 för respektive produktkategori - Leverantörsförsäkran Förslag till verifikat på att kravet uppfylls framgår av bilaga 4 a (Verifikat till Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier för kemisk-tekniska produkter). Observera att verifikat på att kravet ovan uppfylls kan komma att begäras in av SKI under utvärderingen och/eller ramavtalsperioden och ska därmed inte bifogas anbudet. Uppfylls kravet? (/) (Fritextsvar) Doseringsanvisningar För produkter med manuell dosering ska doseringsanvisningar finnas på förpackningen eller i produktblad. Undantag: Gäller ej kosmetiska och hygieniska produkter. Förslag till verifikat på att kravet uppfylls framgår ovan och av bilaga 4 a (Miljöstyrningsrådets verifikat till upphandlingskriterier för kemisk-tekniska produkter). Observera att verifikat på att kravet ovan uppfylls kan komma att begäras in av SKI under utvärderingen och/eller ramavtalsperioden och ska därmed inte bifogas anbudet. Uppfylls kravet? (/) (Fritextsvar) Verifikat miljökrav Utskrivet: :02 Sida 17 av 20 Refnr.: 10122

18 I bilaga 4 a (Verifikat till Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier för kemisk-tekniska produkter) är ett antal olika typer av verifikat på samtliga miljökrav ovan uppfylls angivna. Anbudsgivaren ska i bilaga 4 b (Svarsformulär, verifikat till Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier för kemis-tekniska produkter) ange vilka verifikat som kommer att finnas tillgängliga för respektive miljökrav och bifoga det till anbudet. Observera att dessa verifikat kan komma att begäras in av SKI under utvärdering och/eller ramavtalsperioden, se punkt 6 (Miljökrav) i bilaga 6 (Ramavtal - kommersiella vilkor). Har bilaga 4b (Svarsformulär, verifikat till Miljörstyrningsrådets upphandlingskriterier för kemisk-tekniska produkter) fyllts i och bifogats anbudet? (/) (Fritextsvar) 5. Anbudsutvärdering 5.1. Anbudsutvärdering SKI kommer pröva samtliga anbud i två (2) på varandra följande steg enligt nedan. Respektive avtalsområde (totalt åtta (8) stycken) kommer att utvärderas var för sig. Endast de krav som ställs i förfrågningsunderlaget kommer utvärderas. Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal ska-krav. En förutsättning för att anta anbud är att samtliga ska-krav är uppfyllda. Tilldelningsgrunden är lägsta pris Steg 1 - Prövning av ska-krav Här kontrolleras att anbud uppfyller ställda ska-krav i förfrågningsunderlaget. De anbudsgivare som uppfyller samtliga krav går vidare till utvärdering steg Steg 2 - Utvärdering Här kommer anbuden genomgå en bedömning av vilket anbud som innehåller det lägsta priset. Bedömningen sker på följande sätt: Anbudsgivaren lämna priser i två (2) varukorgar, i bilaga 5 (Prisbilaga). För mer information om hur pris lämnas se nedan punkt 6.2 (Pris). I den ena varukorgen lämnas nettopriser för varje artikel. I den andra varukorgen lämnas priser med en generell rabattsats dragen från gällande bruttoprislista. Båda varukorgarna innehåller identiska artiklar. De två (2) varukorgarna multipliceras var för sig med angiven årsvolym och summeras till en totalsumma. Totalt lägsta pris kommer antas. Observera att utvärderingen endast är en modell för att ta fram vinnande anbud, inte en indikation på vilken volym som kommer att avropas. Utvärderingsmodellen är utformad i syfte att få jämvikt mellan offererade priser i nettoprislista och övrigt sortiment samt att öka försäljningsvolymen av ett bredare sortiment. 6. Kommersiella villkor 6.1. Ramavtal Framtida ramavtal kommer att baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag med bilagor samt anbudsgivarens anbud. Avtalet kompletteras med bilagor listade i bilaga 6 (Ramavtal - kommersiella villkor). Bindande avtal avseende denna upphandling sluts genom att SKI och antagen anbudsgivare skriver under ramavtalet. Utskrivet: :02 Sida 18 av 20 Refnr.: 10122

19 Bilaga 6 (Ramavtal kommersiella villkor) innehåller de kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandena. Anbudsgivaren ska acceptera villkoren utan reservation, ändring eller tillägg. Accepterar anbudsgivaren villkoren i bilaga 6 (Ramavtal kommersiella villkor) utan reservation, ändring eller tillägg? (/ svar) Kravgräns 6.2. Pris Anbudsgivaren ska ange pris i SEK exklusive mervärdesskatt enligt bilaga 5 ( Prisbilaga). Priserna ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i ramavtalet nämnda åtaganden. För att utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras ska de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. priser ska inkludera samtliga åtaganden i förfrågningsunderlaget såsom frakt (fritt levererat anvisad plats, INCOTERMS DDP 2010), emballage, lasttillbehör, expeditions-, fakturerings- eller andra avgifter. SKI kan komma att begära in motivering till de priser som lämnats i anbudet. Om SKI inte anser att eventuell förklaring är godtagbar äger SKI rätt att diskvalificera anbudsgivare som lämnat oskäligt låga priser. Uppfyller lämnade priser i bilaga 5 (Prisbilaga) ovan ställda krav? (/ svar) Kravgräns 6.3. Rabattsats Anbudsgivaren ska ange en generell rabattsats i procent (%) för produkterna angivna i bilaga 5 (Prisbilaga). Rabattsatsen ska även gälla för anbudsgivarens övriga sortiment. Rabattsatsen ska dras från bruttopriset vid köp. Bruttopriserna ska vara de gällande i katalog eller bruttoprislista. Speciellt framtagna bruttoprislistor för denna upphandling accepteras ej. Rabattsatsen ska vara fast under hela avtalsperioden, inklusive eventuell förlängning. Uppfylls kraven avseende generell rabattsats? (/ svar) Kravgräns Ange generell rabattsats: (Fritextsvar) 6.4. Förvaltning av ramavtal samt administrativ ersättning En administrativ ersättning tas ut av SKI för förvaltning av ramavtal av leverantörerna. Villkoren framgår av punkt 7.1 (Administrativ ersättning) i bilaga 6 (Ramavtal kommersiella villkor). Ersättning till SKI avser genomförande av upphandlingen, ramavtalsförvaltning, marknadsföring av ramavtalet, beställarstöd, administrativ service, information m.m. som genomförs för avropande myndigheter och leverantörer. Administrativ ersättning utgår med en och en halv procent (1,5 %) av till avropande myndigheter/enheter fakturerat belopp exkl. mervärdesskatt. Utskrivet: :02 Sida 19 av 20 Refnr.: 10122

20 Enligt kraven i avtalet ska leverantören varje månad redovisa försäljningsstatistik med månadens fakturerade belopp. Statistikredovisningen utgör underlag för SKI månadsfaktura. Utöver detta ska leverantören enligt avtalet årligen redovisa försäljningsstatistik med årets fakturerade belopp. Anbudsgivaren ska acceptera villkoren i punkt 7.1 (Administrativ ersättning) i bilaga 6 (Ramavtal - kommersiella villkor). Accepterar anbudsgivaren villkoret i punkt 7.1 (Administrativ ersättning) i bilaga 6 (Ramavtal kommersiella villkor) utan reservation, ändring eller tillägg? (/ svar) Kravgräns Utskrivet: :02 Sida 20 av 20 Refnr.: 10122