FSB - Finlands Svenska Brand- & Räddningsförbund. Protokoll: Styrelsemöte 1/2015. Cumulus Airport Hotel, Vanda. Tid: 24 mars 2015, kl.

Transkript

1 Protokoll: Styrelsemöte 1/2015 Plats: Cumulus Airport Hotel, Vanda Tid: 24 mars 2015, kl. 10:00 15:05 Beslutande: Blomqvist Thomas ordförande Lindgrén Jan viceordförande Dannbäck Erik MNBF Dahl Bernt Forsström Birgitta Damarbete Hellström Gunnel Holopainen Sabina Ungdomsarbete Wasenius Toni Johansson Tor SÖR Backlund Gunnar Karlsson Kaj-Johan ÅBBF Forsman Tom Lindgren Hans-Peter ÖNBF 1-13, 16 Westerlund Tom Lindgren Jan ÅLBF Ehn Johan Lindström Torbjörn Brand & Räddning Tallberg Clas Olin Kim VNBF Flythström Kjell Wik Ole Brand & Räddning Mattsson Thomas Beredning: Roos Roger, FSB Ehrnsten Anders Paragrafer 1 21 Bilagor 1-11 Underskrifter Ordförande Protokollförare Thomas Blomqvist Jan Lindgrén Birgitta Forsström Jan Lindgrén

2 STYRELSEN Plats och tid: Cumulus Airport Hotel, Vanda den 24 mars 2015 kl :05 Kallelsen skickad den 20 Mars 2015 och kompletterad 23 mars Ärenden Öppnade av möte... 3 Val av protokolljusterare... 3 Styrelsens konstituering... 3 Styrelsens arbetsutskott för Damutskottets sammansättning för år Föredragningslistan för förbundets vårmöte och inbjudan... 6 Bokslutet för år Bokslutet för C. A. Öhmans brandmannafond... 6 Medlemsavgiften Verksamhetsberättelsen för år C.A. Öhmans brandmannafond... 8 FSB och framtiden... 8 Samarbetsavtalet med SPEK... 8 Samarbetsavtalet med Egentliga Finlands Räddningsverk... 9 Prioritering av tjänstemännens arbetsuppgifter... 9 Storlägret Personalens semester Tillkännedom Övriga ärenden Nästa styrelsemöte... 11

3 Öppnade av möte Styrelsen 1 Ordföranden öppnar möte. Styrelsen är beslutför då ordföranden eller viceordföranden och minst fyra medlemmar är närvarande. Styrelsen förklaras stadgeenligt sammankallad och beslutför. Innan mötet öppnades hölls en tyst minut för att hedra minnet av hedersordförande P-H Nyman som avled 11 mars samt hedersmedlem Boris Aarnio som avled 25 december Ordförande öppnade mötet och tackade för uppvaktningen i samband med födelsedagen. Val av protokolljusterare Styrelsen 2 Enligt tidigare beslut väljs protokolljusterare enligt ett löpandesystem Styrelsen utser ledamöterna Hans-Peter Lindgren och Jan Lindgrén till protokolljusterare. Birgitta Forsström och Jan Lindgrén utsågs till protokolljusterare. Styrelsens konstituering Styrelsen 3 I enlighet med gällande stadgar bör styrelsen konstituera sig vid verksamhetsårets första möte. Styrelsen väljer inom sig viceordförande. Skattmästarens uppgifter sköts av organisationschefen. Styrelsen väljer inom sig viceordförande för år Som vice ordföranden för år 2014 har Jan Lindgrén fungerat. Uppgiften som sekreterare skall enligt beslut från senaste styrelsemöte skötas av en styrelsemedlemmarna. Förslagsvis en av de sakkunniga för Brand- och Räddning. Jan Lindgrén valdes till viceordförande. Beslöts att utse Jan Lindgrén till sekreterare. Vid behov väljer styrelsen en annan sekreterare för möte.

4 Styrelsens arbetsutskott för 2015 Styrelsen 4 Styrelsen utser ett arbetsutskott. Arbetsutskottet sammanträder fyra gånger per år eller vid behov och använder epost eller telefonmöten vid ärende som inte kräver att man träffas. Arbetsutskottets uppgifter: - underlag till styrelsemöte - beredning av styrelsens ärende - svara på utlåtanden då styrelsens tidtabell, inte ger möjlighet att svara inom utsatt tid. - godkännande av medaljansökningar - representationer - fungera som bollplank åt personalen på FSB:s kansli Styrelsen utser Jan Lindgrén, Torbjörn Lindström och Ole Wik till medlemmar till styrelsens arbetsutskott för år Jan Lindgrén fungerar som sammankallare, Roger Roos fungerar som fördragande och sekreterare. Utskottet utökas med en person. Följande valdes till Arbetsutskottet: Jan Lindgrén, sammankallande, Torbjörn Lindström, Ole Wik och Clas Tallberg. Roger Roos fungerar som föredragande och sekreterare. Damutskottets sammansättning för år 2015 Styrelsen 5 Utskottets medlemmar är bundet till den personen som fungerar som respektive lokalförbunds damordförande. I utskottets möten deltar även Ungdomsutskottets representant. Utskottet sammanträder två till fyra gånger per år eller vid behov och använder epost eller telefonmöten vid ärende som inte kräver att man träffas. Damarbetsutskottets sammansättning har år 2014 varit Ordförande Birgitta Forsström Viceordförande Gunnel Hellström ordinarie suppleant Medlemmar Gunnel Helström Anja Sandholm MNBF Christina Aro Britta-Maria Grind SÖR Inga-Britt Fagerström Martina From-Wasenius VNBF Marika Engman Tuula Johansson ÅBBF Sol-Britt Blomqvist Ann-Charlotte Pettersson ÅLBF Linnea Sonntag Anna-Lisa Fransman ÖNBF

5 Organisationschefen fungerar som föredragande och sekreterare. Medlemskapet är bundet till den person som fungerar som Damordförande i respektive lokalförbund, varför sammansättningen kan ändra under mandatperiod. Förändringar godkänns av styrelsen. Eftersom samtliga damsektioner förutom Västra Nylands Brandkårsförbund Damsektion torde ha fusionerats med Lokalförbuden på sina egna områden. Borde FSB göra en för frågan till Lokalförbunden vem som skall representera lokalförbundet i Damarbetsutskottet. Allmän diskussion Förfrågan riktas till samtliga aktiva damsektioner och lokalförbunden för att få förslag på personer som är intresserade av att ingå i Damutskottet för år Förslag ges på ordinarie och ersättare. Kansliet verkställer förfrågan. Ungdomsutskottets sammansättning för år 2015 Styrelsen 6 Utskottets medlemmar är bundet till den personen som fungerar som respektive lokalförbunds ungdomsledare. I utskottets möten deltar även Damutskottets representant. Utskottet sammanträder två till fyra gånger per år eller vid behov och använder epost eller telefonmöten vid ärende som inte kräver att man träffas. Styrelsen besluter att ungdomsutskottets sammansättning för år 2015 är: Ordförande Sabina Holopainen Viceordförande Toni Wasenius ordinarie suppleant Medlemmar Thomas Hellström Johan Nyman MNBF Peter Dahlström Tom Lindell SÖR Dennis Olander Henrika Österlund VNBF Andreas Nyman Camilla Rautanen ÅBBF Johan Jansson Alex Eriksson ÅLBF Kim Ståhlberg Johannes Hagner ÖNBF Organisationschefen fungerar som föredragande och sekreterare. Medlemskapet är bundet till den person som fungerar som ungdomsledare i respektive lokalförbund, varför sammansättningen kan ändra under pågående mandatperiod. Förändringar godkänns av styrelsen. Om den ordinariemedlemmen inte har möjlighet att delta kallar han sin suppleant. Beslut enligt förslag.

6 Föredragningslistan för förbundets vårmöte och inbjudan Styrelsen 7 Föredragningslistan för vårmötet bifogas. (Bilaga 1, 1a) Förslag Styrelsen besluter godkänna föredragningslistan för vårmötet Beslut enligt förslag med tillägget att styrelsen informerar om medlemsavgiften under 11 Övriga ärenden Bokslutet för år 2014 Styrelsen 8 Bokslutet för år 2014 som är uppgjort av Bokföringsbyrå VISMA och visar en vinst på ,38. Styrelsen godkänner för sin del bokslutet för år 2014 och överlåter det till revision. Styrelsen föreslår för vårmötet att bokslutet för år 2014 godkänns samt att verksamhetsårets vinst på ,38, överförs till kontot vinst och förlust från tidigare år. Beslut enligt förslag. Därtill beslöt styrelsen att närmare kontrollera hur transaktion på konto 2949 uppkommit, en utskrift av verifikat och kontoutdrag skickas till styrelsen. Vidare skall en kontroll av konto 7820, 8650 och 7870 göras genom utskrift (pdf) av dessa konton från huvudboken. Revisorn kontrollerar hur utgifter bokförs och gör eventuella förslag förändringar för att underlätta uppföljningen av kostnaderna samt upprättar ett PM till styrelsen. Bokslutet för C. A. Öhmans brandmannafond Styrelsen 9 Bokslutet för år 2014 uppvisar ett överskott på 505,17. De totala tillgångarna är ,29. Varav 6 304,90 finns deponerat på bankkonto och övriga medel placerade i värdepapper samt på ett placeringskonto i Nordea bank. (bilaga 3) Bokslutet är uppgjort av Bokföringsbyrå Visma. Styrelsen besluter godkänna bokslutet för C. A. Öhmans Brandmannafond för år 2014 och överlåter det till revision.

7 Styrelsen föreslår för vårmötet att bokslutet för år 2014 godkänns samt att verksamhetsårets vinst på 505,17, överförs till kontot vinst och förlust från tidigare år. Ärendet återremitteras för utredning av fordran på FSB. Ett reviderat bokslut godkänns senare per elektroniskt möte och undertecknas därefter på behörigt sätt. Medlemsavgiften 2015 Styrelsen 10 Vid höstmöte ändrades grunden för medlemsavgiften för lokaförbunden till FSB från proscenbaserad till en fastsumma. Senast medlemsavgiften ändrades var det på marktiden, då tog man bort den fastadelen på mk (ca 250 ) + 10 % och gick över till endast procentbaserad 10 % av Lokalförbundens influtna medlemsavgifter. Till vårmöte skulle styrelsen analysera om medlemsavgiften är på rätt nivå för år Styrelsen föreslår för vårmöte att man bibehåller nuvarande nivå. Styrelsen konstaterar att ekonomin fortfarande är ansträngd. Skulderna är relativt stora. Kostnaderna har dock minskat och intäkterna ökat. Styrelsen fortsätter arbetet med att minska kostnaderna. Arbetet med att teckna samarbetsavtal som säkrar inkomster fortsätter. Förbundets intäkter från medlemsavgifter är små. Höstmötet beslöt att medlemsavgiften är 1000 euro per medlemsförbund. Medlemsavgiften fastställs på höstmötet och ingen ny behandling görs på vårmötet. Styrelsen informerar om medlemsavgiften på vårmötet. Verksamhetsberättelsen för år 2014 Styrelsen 11 Beredningen har uppgjort bifogat förslag till verksamhetsberättelse för år (bilaga 4). Styrelsen besluter godkänna uppgjort förslag till verksamhetsberättelse för år 2014 samt föreslår för vårmöte att verksamhetsberättelsen godkänns.

8 Förslaget till verksamhetsberättelse korrigeras med de förslag som kommer från ledamöterna och från lokalförbunden. Verksamhetsberättelsen godkänns av styrelsen per elektroniskt möte. C.A. Öhmans brandmannafond Styrelsen 12 Stadgarna för C.A. Öhmans brandmannafond står det att tre års avkastning kan delas, ut övrigt kapital deponeras på bank eller placerar i säkra värdepapper ,39 kan placeras i ett tidsbundet räntekonto Styrelsen ger Roger Roos fullmakt att placera i placeras i ett tidsbundet räntekonto i Nordea bank. Allmän diskussion. Roger Roos begär in offert på placering av pengarna. Beslut om placeringen tas av AU efter att kapitalet fastställts och offerter inhämtats. FSB och framtiden Styrelsen 13 Sammandraget från Workshopen i Åbo samt Webförfrågan per den (bilaga 5) Lokalförbunden behandlar förfrågan och skickar sina kommentarer till kansli. Kansliet går igenom svaren i enkäten och presenterar ett svar på vårmöte. Allmän diskussion. Kansliet tar fram ca 5 frågor som berör viktiga saker. Därefter görs en förfrågan till lokalförbunden Samarbetsavtalet med SPEK Styrelsen 14 Förslaget till samarbetsavtal SPEK-FSB motsvara till innehåller det vi eftersträvade. SPEK ersätter oss för redovisad arbetstid som vi använder när vi uppdatera utbildningsmaterialet. I texten på punkt 6 om köp av ekonomitjänster har vi gjort ett förslag åt Marko Hasari att texten i första meningen börja med: FSB kan köpa ekonomitjänsten Med nuvarande personresurser kan inte SPEK ta emot vår ekonomitjänst. SPEK vill att minst tre andra Länsförbund kommer med samtidigt, då anställer SPEK en person till ekonomiavdelningen. (bilaga 6).

9 Styrelsen godkänner avtalsförslaget och ger fullmakt åt styrelsens Au att stilisera texten. Allmän diskussion. Avtalsförslaget godkändes. Beslut angående bokföringstjänsten tas på mötet i maj. Samarbetsavtalet med Egentliga Finlands Räddningsverk Styrelsen 15 Egentliga Finlands räddningsverk och FSB har undertecknat ett motsvarande utbildningsavtal som vi har med LUP och ÅLBF. Med avtalet får FSB en årlig samarbetsersättning, och kurskostnader faktureras räddningsverket. (bilaga 7) Tillkännedom. Styrelsen godkände avtalet. Prioritering av tjänstemännens arbetsuppgifter Styrelsen 16 Arbetsfördelningen på kansliet fördelas mellan personalen enligt följande. (bilaga 8) Allmän diskussion. Styrelsen beslutar att Anders Ehrnsten övertar ansvaret för ungdoms- och damverksamheten för att frigöra tid för Roger Roos. Roger bör mera prioritera ekonomisk uppföljning, förvaltning och arbete med styrelsens uppdrag. Styrelsen diskuterade vidare arbetsledningen på kansliet. Viceordförande fick i uppdrag att tillsvidare leda kansliets arbete. Arbetsplanering upprättas och uppdateras fortlöpande och följs upp av viceordförande. Inköp över 400 euro, resor och andra arrangemang skall godkännas på förhand av viceordförande. Viceordförande upprättar en timlista för sitt eget arbete inför ett senare beslut om ersättning.

10 Storlägret 2018 styrelsen 17 FSB:s Ungdomsutskott förslag till styrelsen är att FSB tackar för förfrågan men meddelar att vi inte år 2018 har möjlighet att ta arrangörsansvaret för stor-lägret SPEK Har tillsatte en arbetsgrupp med målsättningen att utreda framtiden och arrangerandet av storläger. UAU föreslår att styrelsen ger fullmakt åt UAU att tillsätta en arbetsgrupp som börjar utreda möjligheten att arrangera storlägret Roger Roos meddelar SPEK att vi inte kan ta ansvar för arrangemangen Beslut enligt förslag. Personalens semester styrelsen 18 Roger Roos har varit på semester , 5 dagar dagar , 6 dagar Saldoledig 22.12, , 16.02, 18.02, Anders Ehrnsten har varit på semester: , 25 dagar , 8 dagar , 5 dagar Saldo ledig Antecknas tillkännedom Beslut enligt förslag

11 Tillkännedom styrelsen 19 - Till ny förvaltnings- och ekonomichef på SPEK har valts Mira von Schrowe. - SPEK-gruppens förslag till Verksamhetsamhets- och ekonomiplan (bilaga 9) - Anders Ehrnsten och Roger Roos har deltagit i följande, (bilaga 10) - Statistik (bilaga 11) - Antecknas tillkännedom. Beslut enligt förslag. Övriga ärenden styrelsen 20 Antecknas till kännedom. Inga övriga ärenden Nästa styrelsemöte Styrelsen 21tart Tid och plats för nästa styrelsemöte. Vid behov, enligt planen den 22 maj 2015 på Hotel Kungsvägen Allmän diskussion. Vid behov, enligt planen hålls nästa möte 22 maj kl. 16:00 på Hotell Kungsvägen i Esbo