EN UTREDNING AV SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖARBETE PÅ LICAB

Transkript

1 EN UTREDNING AV SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖARBETE PÅ LICAB Emil Nilsson Samhällsbyggnad, högskoleexamen 2018

2 EN UTREDNING AV SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖARBETE PÅ LICAB Emil Nilsson

3 Förord Denna rapport har skrivits under min utbildning Samhällsbyggnad vid Luleå tekniska Universitet. Arbetet har pågått under 10 veckor under våren 2018 och har utförts i samarbete med Licab i Luleå. Under min Verksamhetsförlagda utbildnings (VFU) period som också genomfördes på Licab ingick att göra en mindre undersökning av det Systematiska Arbetsmiljöarbetet(SAM) på arbetsplatsen och detta resulterade i att Licab önskade fortsatt hjälp med arbetsmiljöarbetet. Rapporten är ett utredningsarbete där jag granskar Licabs befintliga material för arbetsmiljö genom att ställa det mot de krav som ställs på arbetsmiljö utifrån lagar och föreskrifter. Ett stort tack till Patrik Holmgren (Licab) som har varit min handledare på företaget och hjälpt mig avgränsa rapporten och svarat på frågor som uppkommit under arbetets gång. Vill även tacka företaget i övrigt som gett mig en plats att arbeta på och försett mig med utrustning. Luleå, Maj 2018 Emil Nilsson i

4 Sammanfattning I denna rapport har en utredning av Licabs befintliga arbetsmiljöarbete utförts. Arbetsmiljöverket har tagit fram lagar och förordningar som innebär att arbetsgivaren har ett ansvar över att kontrollera och utveckla arbetsmiljön. Licab är ett företag som växt från 2 anställda till 40 på 10 år och frågeställningen som ledde till detta arbete var att Licab kände en osäkerhet kring om de har det stöd som krävs för att förebygga risker och främja en god hälsa bland sina anställda. För granskning av befintligt arbete har SIS-OHSAS Ledningssystem för arbetsmiljö Krav använts för att kunna skapa en översikt kring befintlig rutin och de krav som ställs på verksamheten. Vidare har andra lagar och förordningar som ställer krav på arbetsmiljön använts för att säkerställa att Licab har det stöd som behövs. Arbetet har riktat in sig på att granska Policys och rutiner som Licab har tagit fram och utredningen ger en god översikt över kraven som ställs på verksamheten. Vidare har några frågeställningar som bedömts som viktiga i samråd med handledare granskats mer ingående och förslag på förbättringsåtgärder presenterats. Under arbetets gång har även upprättandet av ett saknat dokument i verksamhetssystemet, Intern och Extern Kommunikation, arbetats fram ihop med en anställd på Licab. ii

5 Innehåll Förord... i Sammanfattning... ii 1. Inledning Syfte Mål och problemformulering Avgränsningar Metod Sammanställning av krav Kravbild utifrån SIS-OHSAS Riskanalys Dokumentation Arbetsmiljöpolicy Arbetsmiljömål Handlingsplan Ledningssystem Dokument nödvändiga för planering och hantering av arbetsmiljön samt risker och nödlägesberedskap Granskning av befintligt material Översiktsdiagram SIS OHSAS Tabell 1 Kravbild från SIS-OHSAS Vidare granskning av frågeställningar Rutiner för riskhantering Tabell 2 Översikt av risker och rutiner Ansvarsfördelning Resultat Befintligt material Ska genomföras Ses över Förslag på förbättringar Metoddiskussion Diskussion iii

6 8. Slutsatser och förslag på vidare arbete Referenser Bilaga 1 Policy Licab Kvalitet och Miljö Arbetsmiljö Hållbarhet Jämställdhet och likabehandling Arbetsgivarens ansvar Arbetstagarens ansvar... 3 Bilaga 2 Rutiner Licab Ansvar och befogenheter Arbetsskada Avvikelser i uppdrag Dokumentstyrning Första hjälpen och krisstöd Kvalitets och miljörevisioner Ledningens genomgång Rutin nödlägesberedskap Riskhantering i projekt Uppföljning arbetsmiljö Systematiskt arbetsmiljöarbete iv

7 1. Inledning I slutet av utbildningen Samhällsbyggnad vid LTU i Luleå ska ett examensarbete (Y0009B) à 7,5 hp genomföras. Efter genomförd praktik på Licab blev jag erbjuden att hjälpa företaget med deras Systematiska arbetsmiljöarbete(sam). Licab är ett konsultföretag med kompetenser inom projektledning, arbetsmiljö och infrastruktur. Företaget har växt från två till 40 anställd sedan starten för 10 år sedan. Det finns en redan upprättad arbetsmiljöpolicy samt rutiner för arbetsmiljön i deras verksamhetssystem men ledningen kände en osäkerhet kring huruvida den är komplett i den mån att risker kan förebyggas och arbetsmiljön utvecklas kontinuerligt. 1.1 Syfte Syftet med uppgiften var att granska om Licabs arbetsmiljöarbete har det stöd som krävs för att förebygga risker och främja en god arbetsmiljö. 1.2 Mål och problemformulering Målet med uppdraget var att granska, utvärdera och vid behov komplettera Licabs ledningssystem för arbetsmiljöarbete utifrån kraven i SIS-OHSAS Ett problem som identifierades vid uppstart var att omfattningen av arbetet kan bli för stort med tanke på den knappa tiden för att utföra uppgiften (200 timmar). Avgränsning skedde med handledning av Patrik Holmgren där vi tillsammans bestämde avgränsning när behovet uppkom. 1.3 Avgränsningar Avgränsningar har skett i två omgångar. I den inledande delen av arbetet togs beslutet att fokusera på utredning av det dokumenterade Arbetsmiljöarbetet i Licabs verksamhetssystem. Halvvägs in avgränsades arbetet till att beröra vissa uppkomna frågeställningar som av mig i samråd med handledaren(patrik) bedömdes som prioriterade. 1

8 2. Metod Arbetet har guidats av SIS-OHSAS där det finns krav på hur arbetsmiljöarbetet ska dokumenteras. Vidare har vägledning tagits från SIS-OHSAS där det finns vägledande text kring hur krav ska tolkas och tillämpas. I SIS-OHSAS finns ett flöde för hur processerna ska delas upp. Dessa delas in i dessa steg: Planera: fastställ vilka mål och processer som krävs för att åstadkomma resultat som överensstämmer med organisationens arbetsmiljöpolicy. Genomför: inför processerna. Följ upp: övervaka och mät processer med utgångspunkt från arbetsmiljöpolicyn, mål, lagar och andra krav och rapportera resultaten. Förbättra: vidta åtgärder för att ständigt förbättra organisationens arbetsmiljöprestanda. Dessa processer lämpar sig dock bäst vid upprättandet av ledningssystem för arbetsmiljö. I detta fall finns redan ett befintligt system. Se Bilaga 1 Policy och Bilaga 2 Rutiner. Därför syftar utredningen till att identifiera om det finns punkter som kan eller bör förbättras. Arbetet delades arbetet in i följande delmål: Sammanställning av krav på dokumentation Sammanställning av befintligt material Utvärdering av befintligt material genom upprättande av ett översiktsdokument Identifiering av frågeställningar att arbeta vidare samt avgränsa rapporten med Förslag på förbättringsåtgärder 2

9 3. Sammanställning av krav I detta kapitel presenteras den kravbild som ställs utifrån SIS-OHSAS övergripande och går sedan vidare till att mer ingående presentera de krav som ställs på dokumentation. I nämnda standard finns ett flödesschema som beskriver arbetsgången. Se Figur 1. Schematisk bild över arbetet. 3.1 Kravbild utifrån SIS-OHSAS Figur 1. Schematisk bild över arbetet. (Institute, 2008) I planeringen ingår viktiga punkter och jag har här valt att lyfta fram relevanta punkter från SIS- OHSAS ledningssystem för arbetsmiljö Krav. Upprätta, dokumentera, införa, underhålla och ständigt förbättra ledningssystem för arbetsmiljö enligt krav i ovannämnda dokument. Kommunicera ut arbetsmiljöpolicyn och arbetstagarens egna ansvar till varje arbetstagare. Utgöra en grund för att följa upp arbetsmiljöarbetet. Identifiera faror, bedöma risker och bestämma hur risker och faror styrs. (Risktrappa). Upprätta rutiner för att ha tillgång till uppdaterade lagkrav som organisationen berörs av Förmedla uppdaterade lagkrav till berörda arbetstagare. Upprätta arbetsmiljömål och underhålla dessa. Upprätta handlingsplan för att uppnå arbetsmiljömålen. Högsta ledningen ska definiera roller, fördela ansvar samt säkerställa tillgången på nödvändiga resurser (utbildning mm) för att kunna genomföra arbetsmiljöarbetet. 3

10 Rutiner för kommunikation mellan olika nivåer och funktioner inom organisationen, inhyrda företag och besökare till platsen, samt ta emot synpunkter från externa intressenter. Rutiner för arbetstagarens deltagande genom, lämplig medverkan vid identifiering, utredning och genomgång av risker/incidenter. Arbetstagarna ska få möjlighet att medverka vid samråd för varje förändring som rör deras arbetsmiljö, samt representation vid frågor som rör arbetsmiljön. 3.2 Riskanalys För att kunna identifiera de risker som kan tänkas uppstå för arbetstagare anställda av LICAB har en riskanalys genomförts. Risker samt konsekvens har identifierats och förslag på åtgärder har upprättats. 3.3 Dokumentation Under denna rubrik ges detaljerade information om vilka delar som ska finnas dokumenterade för verksamhetens arbetsmiljöarbete. Vidare följer underrubriker som tydliggör vad de olika delarna egentligen innebär. Följande dokumentation ska ingå i arbetsmiljöarbetet: Arbetsmiljöpolicy och arbetsmiljömål; Handlingsplan; Beskrivning av omfattningen av ledningssystemet för arbetsmiljö; Beskrivning av huvuddelarna i ledningssystemet för arbetsmiljö, hur dessa samverkar samt hänvisning till relaterade dokument; Dokument, inklusive redovisande dokument, som organisationen funnit nödvändiga för att säkerställa verkningsfull planering, utförande och styrning av processer som har samband med organisationens hantering av arbetsmiljöriskerna. Dokumentation rörande nödlägesberedskap Arbetsmiljöpolicy När arbetsmiljöpolicyn för ett företag formuleras så är det, enligt AFS2001 5, riskerna som finns i verksamheten en viktig utgångspunkt. Policyn ska vara konkret för att möjliggöra uppföljning. Arbetsmiljöpolicyn är en viktig del i SAM. Den är till för att beskriva hur arbetsförhållandena i verksamheten ska vara för att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs, och en tillfredställande arbetsmiljö skapas. Arbetet ska dokumenteras skriftligt om det finns minst 10 arbetstagare i verksamheten. Arbetsmiljöpolicyn utgör grunden för när arbetsmiljömålen ska fastslås. 4

11 När policyn presenteras så ska den göra det på ett sätt som fångar de berörda intressenternas medvetenhet. Policyn kan kommuniceras med t.ex. affischer, plånbokskort, digitalt osv, det är organisationen som avgörs hur den kommuniceras men den ska i sin presentation ta hänsyn till mångfald och läs- och skrivsvårigheter Arbetsmiljömål Arbetsmiljömålen är kopplade till arbetsmiljöpolicyn och utgår från den när de sätts. Målen ska i den mån det är möjligt vara kvantifierbara för att göra uppföljning lättare. Detta kan t.ex. vara bullernivå, arbetsbelastning och stress eller annan arbetsmiljörisk som behöver reduceras och motverkas. När arbetsmiljömålen sätts så ska de lagar och krav som ställs på arbetsgivaren beaktas. Men alla lagkrav behöver inte finnas med i målen. Organisationen bör också ta hänsyn till andra saker i målsättningen: tekniska möjligheter, finansiella krav, verksamhetskrav och affärsmässiga krav; policy och mål som är relevanta för organisationens övergripande affärsverksamhet; resultat från identifiering av faror, riskbedömningar och befintlig styrning; utvärdering av hur effektivt ledningssystemet för arbetsmiljö är (t.ex. rapporter från interna revisioner); anställdas synpunkter (t.ex. resultat från undersökningar om anställdas uppfattning eller tillfredsställelse) information från samråd med anställda rörande deras arbetsmiljö, gransknings- och förbättringsåtgärder på arbetsplatsen (åtgärderna kan vara både reaktiva eller förebyggande); analys av prestanda i förhållande till fastlagda arbetsmiljömål; dokumentation från tidigare arbetsmiljöavvikelser och incidenter; resultat från ledningens genomgångar; behov av och tillgång på resurser.; (Institute, 2008) Handlingsplan Handlingsplanen hänger ihop med arbetsmiljömålen och är en plan för hur målen ska nås. Planens detaljeringsgrad avgörs av hur omfattande målet är. Organisationen bör beräkna de resurser som krävs ekonomiskt, mänskligt och infrastrukturellt för att uppnå målen. Sedan bör ansvar, befogenheter och tider fördelas ut till lämpliga personer för de enskilda målen. Organisationen ansvarar för att utbilda och informera den personal som berörs. Handlingsplanerna bör granskas och justeras löpande vid till exempel ledningsmöten Ledningssystem Ett väl fungerande ledningssystem är en viktig del i arbetsmiljöarbetet. Ledningssystemet är till för att fastställa och utveckla arbetsmiljöpolicyn och arbetsmiljömålen. I ledningssystemet ingår organisationsstruktur, planering såsom riskbedömning, 5

12 ansvarsfördelning, tillvägagångssätt och rutiner. De allmänna kraven från SIS-OHSAS lyder: Organisationen ska upprätta, dokumentera, införa, underhålla och ständigt förbättra ett ledningssystem för arbetsmiljö enligt kraven i denna SIS-OHSAS standard och bestämma hur den ska uppfylla kraven. Organisationen ska definiera och dokumentera omfattningen av sitt ledningssystem för arbetsmiljö. (Institute, 2008). När ledningssystemet upprättas bör organisationen starta med att fastställa de arbetsmiljörisker som finns idag genom en inledande utredning. I början av utredningen bör den befintliga arbetsmiljön jämföras mot de krav som finns i SIS-OHSAS för att se om det finns förbättringspunkter. Resultatet ligger sen till grund för förbättringar av ledningssystemet. Dessa delar bör inkluderas, men ej begränsas till: lagar och andra krav (se exempel i 4.3.2); identifiering av arbetsmiljöfaror och utvärdering av de risker som organisationen utsätts för; arbetsmiljöbedömningar; granskning av praxis, processer och tillvägagångssätt i nuvarande system; utvärdering av åtgärder för att förbättra arbetsmiljön; utvärdering av information från undersökning av incidenter, arbetsrelaterad ohälsa, olyckor och nödlägen; relevanta ledningssystem och tillgängliga resurser (Institute, 2008). Tillvägagångssätt för detta kan t.ex. vara: Enkätundersökningar, checklistor, intervjuer, granskningar och mätningar, men även samråd med berörda intressenter och resultat från tidigare granskningar av systemet Dokument nödvändiga för planering och hantering av arbetsmiljön samt risker och nödlägesberedskap Det är viktigt att arbetsmiljöarbetet har den bakomliggande dokumentation som krävs för att styra arbetet i lämplig riktning. En tydlig definition av arbetstagarnas olika roller inom arbetsmiljöarbetet bör dokumenteras, och det bör säkerställas att dessa har rätt kompetens för det valda området. Organisationen bör särskilt beakta kompetensen hos de som ska genomföra följande aktiviteter: En organisation bör särskilt beakta krav på kompetens för personer som: är ledningens representant (se 4.4.1); genomför riskbedömningar (4.3.1); bedömer den exponering som människor utsätts för (4.5.1); genomför revisioner (4.5.5); observerar människors sätt att uppträda ( ) genomför utredningar av incidenter (4.5.3); utför uppgifter som enligt riskbedömningar kan medföra faror.; (Institute, 2008). Innan personal eller högsta ledningen tillåts utföra uppgifter som kan komma att påverka arbetsmiljön så ska organisationen försäkra sig om att de har den kompetens som krävs. Ett dokument som redovisar att personen har rätt kompetens bör bevaras. 6

13 Organisationen bör göra arbetstagarna och ledningen som arbetar inom organisationen medvetna om organisationens rutiner för att hantera nödlägen, konsekvenser av agerande i förhållande till arbetsmiljörisker samt fördelar med en förbättrad miljöprestanda. De bör även göras medvetna om konsekvenser av att inte följa rutiner och andra aspekter som kan påverka arbetsmiljön. 7

14 4. Granskning av befintligt material Detta kapitel har utformats som ett översiktsdokument mellan de befintliga rutinerna och kraven i SIS-OHSAS Vidare inriktades denna del på att skapa frågeställningar för att ta fram förutsättningar för fortsatt arbete. Om en organisation redan har ett upprättat och dokumenterat ledningssystem för arbetsmiljö, kan det vara lättare och effektivare för den organisationen att, till exempel, upprätta ett översiktsdokument som beskriver förhållandet mellan organisationens befintliga rutiner och kraven i SIS-OHSAS (Institute, 2008) 4.1 Översiktsdiagram SIS OHSAS Kolumnförklaring: Kravbild från SIS-OHSAS De krav som ställs på ledningssystem för arbetsmiljö enligt SIS-OHSAS standarden. Befintlig rutin Relevanta observationer från Licabs befintliga rutiner, se bilagorna Bilaga 1 Policy och Bilaga 2 Rutiner. Frågeställningar Egna frågeställningar för att tillsammans med handledaren kunna identifiera behov av vidare utredning. Tillägg Lämplig vägledning från SIS-OHSAS kring vad de olika kraven i SIS-OHSAS innebär. 4.2 Tabell 1 Kravbild från SIS-OHSAS Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg Organisationen ska upprätta, dokumentera, införa, underhålla och ständigt förbättra ett ledningssystem för arbetsmiljö enligt kraven i denna SIS-OHSAS standard och bestämma hur den ska uppfylla kraven. Organisationen ska definiera och dokumentera omfattningen av sitt ledningssystem för arbetsmiljö. Ledningssystemet för arbetsmiljö är idag integrerat i verksamhetssyste met. Utvärdering av Ledningsystem et? Exempel: checklistor, intervjuer, granskningar och mätningar; resultat från tidigare revisioner eller genomgångar av ledningssystem et, beroende på När ledningssystemet upprättas bör organisationen börja med att fastställa befintliga arbetsmiljörisker genom en inledande utredning, organisationen bör beakta faktorer och förhållanden som påverkar eller kan påverka personers hälsa och säkerhet, vilka policys som behövs och hur organisationen avser att hantera sina arbetsmiljörisker. Den inledande utredningen bör inkludera: lagar och andra krav identifiering av arbetsmiljöfaror och utvärdering av de risker som organisationen utsätts för; arbetsmiljöbedömningar; 8

15 Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg vilken typ av aktiviteter som organisationen utför; resultat från samråd med arbetstagare, inhyrda företag eller andra relevanta intressenter. Dokumentation Dokumentationen av ledningssystemet för arbetsmiljö ska omfatta: a) arbetsmiljöpolicy och arbetsmiljömål; b) beskrivning av omfattningen av ledningssystemet för arbetsmiljö; c) beskrivning av huvuddelarna i ledningssystemet för arbetsmiljö, hur dessa samverkar samt hänvisning till relaterade dokument; d) dokument, inklusive redovisande dokument, som krävs i denna SIS-OHSAS standard; e) dokument, inklusive redovisande dokument, som organisationen funnit nödvändiga för att säkerställa verkningsfull planering, utförande och styrning av processer som har samband med organisationens hantering av arbetsmiljöriskerna. Dessa punkter finns dokumenterade: a) Ja b) Ja integrerat i verksamhetssyste met c) Ja d) Undersöks e) Kan utökas(dokument för riskanalys). Är ett dokument för riskanalys lämpligt att inkludera? granskning av praxis, processer och tillvägagångssätt i nuvarande system; utvärdering av åtgärder för att förbättra arbetsmiljön; utvärdering av information från undersökning av incidenter, arbetsrelaterad ohälsa, olyckor och nödlägen; relevanta ledningssystem och tillgängliga resurser Den inledande utredning ersätter inte behovet av att införa ett strukturerat systematiskt angreppsätt för att identifiera faror, göra riskbedömning och införa styrning. En organisation bör underhålla uppdaterad dokumentation i den omfattning som krävs för att säkerställa att organisationens ledningssystem för arbetsmiljö uppfattas på rätt sätt och att systemet hanteras effektivt. När dokumentationen utvecklas, bör en organisation ta hänsyn till följande: den grad av säkerhet och tillgänglighet som behövs, särskilt vad det gäller elektroniska medier och för hantering av förändringar i förhållande till det ansvar och de befogenheter som användarna av dokumentationen och informationen har; det sätt som den fysiska dokumentationen används på och den miljö där den används. Det kan till exempel vara lämpligt att ifrågasätta det format som dokumentationen presenteras i (en instruktion kan till 9

16 Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg exempel ingå i en skylt istället för att finnas i pappersformat). Liknande överväganden bör även göras vad det gäller användandet av elektronisk utrustning för informationssystem. Identifiera faror, bedöma risker samt bestämma hur faror och risker styrs Organisationen ska upprätta, införa och underhålla en eller flera rutiner för att löpande identifiera faror, bedöma risker och bestämma nödvändig styrning av dessa. Rutinerna för identifiering av faror och för riskbedömning ska ta hänsyn till: a) om aktiviteter utförs rutinmässigt eller ej; b) aktiviteter som utförs av alla som har tillgång till arbetsplatsen (inklusive personal vid inhyrda företag och besökare); c) mänskligt beteende, förmåga och andra mänskliga faktorer; d) kända faror som orsakas av aktiviteter utanför arbetsplatsen, men som skulle kunna ha en negativ hälso och säkerhetspåverkan för organisationens personal på arbetsplatsen; e) faror i närheten av arbetsplatsen som har orsakats av arbetsrelaterade aktiviteter utförda under organisationens ledning; ANM. 1 Sådana faror kan vara lämpligare att betrakta som miljöaspekter. f) infrastruktur, utrustning och material som finns vid Årligen genomförs skyddsrond av skyddsombud. Bör det upprättas ett levande dokument tillgängligt för berörda där metod och resultat redovisas? Redovisning och dokumentering av resultat En organisation bör dokumentera och arkivera sina resultat från identifiering av faror, riskbedömningar och den styrning som organisationen har beslutat om. Följande slags information bör redovisas: hur organisationen har identifierat faror; beskrivning av de risker som är förenade med sådana faror som organisationen har identifierat; nivån på de risker som är relaterade till farorna; beskrivning av, eller referens till, åtgärder för att styra riskerna; fastlagda kompetenskrav för att få införa styrning. Riskbedömningen bör omfatta samråd med och deltagande av arbetstagare samt att beakta lagar och andra krav. Myndigheters vägledning om vad som krävs för att följa lagar, bör beaktas där detta är relevant. Det är ett krav att identifieringen av faror och riskbedömningen ska ske fortlöpande. Detta innebär att en organisation måste tar hänsyn till följande frågor när den bestämmer hur ofta en sådan granskning ska genomföras: 10

17 Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg arbetsplatsen, oavsett om dessa har tillhandahållits av organisationen eller av andra; g) förändringar, eller föreslagna förändringar, av organisationen, dess aktiviteter eller material som används av organisationen; h) förändringar i ledningssystemet för arbetsmiljö, inklusive tillfälliga förändringar, och dess påverkan på arbetssätt, processer och aktiviteter; i) varje tillämpligt lagkrav, som kan relateras till riskbedömning och till införande av nödvändig styrning (se även ANM. för 3.12); j) utformningen av arbetsplatser, processer, installationer, maskiner/verktyg, rutiner för arbetssätt och arbetsorganisationen, inklusive anpassning till mänsklig förmåga. behov av att avgöra om befintlig riskstyrning är effektiv och lämplig; behov av att hantera nya faror; behov av att hantera förändringar som den egna organisationen har genomfört. behov av att hantera information från övervakning, utredningar av incidenter, nödlägessituationer eller resultat från testning av rutiner för nödlägen. förändrad lagstiftning; externa faktorer, t.ex. nya frågor som rör arbetstagares hälsa; framsteg inom den teknologi som tillämpas för styrning; förändringar av arbetsstyrkans mångfald, inklusive mångfalden inom inhyrda företags arbetsstyrka; förändringar som är resultat av korrigerande och förebyggande åtgärder. En regelbunden granskning underlättar att säkerställa en konsekvent riskbedömning, även om bedömningarna utförs av olika personer vid olika tillfällen. Då förutsättningarna har förändrats och/eller det finns bättre teknologier för riskhantering, bör nödvändiga förbättringar Metod Organisationens metod för identifiering av faror och riskbedömning ska: a) definieras med hänsyn till omfattning, art och tidpunkt för att säkerställa att den är proaktiv (förebyggande) istället för reaktiv; b) säkerställa identifiering, prioritering och dokumentering av risker och införande av lämplig styrning av risker. Metoden för att identifiera faror är idag beskriven i flera dokument. Arbetstagarna har ett ansvar för att rapportera in identifierade risker/faror. Åtgärdstrappan nämns vid risker för uppdrag. Ska metoden för riskidentifierin g i samband med att arbetsmiljömål en upprättas sammanställas och tydliggöras i ett dokument? genomföras. För att hantera förändringar ska organisationen identifiera arbetsmiljöfaror och arbetsmiljörisker som kan kopplas till förändringar av organisationen, ledningssystemet för arbetsmiljö eller organisationens aktiviteter, innan sådana förändringar genomförs. Organisationen ska säkerställa att man tar hänsyn till resultatet av dessa bedömningar när man utformar styrningen. 11

18 Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg När man utformar styrning eller överväger förändringar i befintlig styrning, ska organisationen sträva efter att minska riskerna enligt följande rangordning (åtgärdstrappa): a) eliminering; b) utbyte; c) tekniska skyddsåtgärder; d) utmärkning/varning och/eller administrativ styrning; e) personlig skyddsutrustning. Organisationen ska dokumentera och hålla resultaten av identifieringen av faror, riskbedömning och utformningen av styrningen uppdaterade. Organisationen ska säkerställa att arbetsmiljörisker och dess hantering, beaktas när man upprättar, inför och underhåller ledningssystemet för arbetsmiljö. Lagar och andra krav Organisationen ska upprätta, införa och underhålla rutiner för att identifiera och ha tillgång till lagkrav och andra arbetsmiljökrav som är tillämpliga på organisationen. Organisationen ska säkerställa att hänsyn tas till tillämpliga lagkrav och andra krav, som organisationen berörs av, när man upprättar, inför och underhåller sitt ledningssystem för arbetsmiljö. Organisationen ska hålla denna information uppdaterad. Organisationen ska kommunicera relevant information rörande lagkrav och andra krav till personer som arbetar under organisationens ledning och till andra relevanta intressenter. Ansvaret finns fördelat till skyddsombudet. Bevaka att gällande lagar, föreskrifter och andra krav som berör verksamheten finns tillgängliga Bevaka förändrade och nya föreskrifter samt andra krav som berör verksamheten Vem ansvarar för att förmedla information och ändringar till intressenter? Se över hur ansvaret har fördelats till skyddsombudet? Hur har organisationen tillgång till lagar och andra krav? Upprätta ett mer ingående dokument? där arbetsmiljölagen samt förordningar är En tydlig rutin för hur och när det ska genomföras gör organisationen mindre sårbar om en nyckelperson skulle sluta vid företaget. När en organisation har identifierat de krav som är tillämpliga på dess verksamhet, måste organisationens rutiner visa på vilket sätt organisationen har tillgång till lagar och andra krav. 12

19 Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg kopplade till rutiner/risker. Mål och handlingsplaner Organisationen ska fastställa, införa och underhålla dokumenterade arbetsmiljömål för relevanta funktioner och nivåer inom organisationen. Målen ska vara mätbara där så är praktiskt möjligt och vara förenliga med arbetsmiljöpolicyn, inklusive åtagandena om att förebygga skada och ohälsa, följa tillämpliga lagar och andra krav som organisationen berörs av samt åtagandet om ständig förbättring. När målen upprättas och ses över, ska organisationen ta hänsyn till lagar och andra krav som organisationen berörs av och till sina arbetsmiljörisker. Organisationen ska också beakta tekniska möjligheter, ekonomiska krav, drifts- och affärsmässiga krav samt synpunkter från intressenter. Organisationen ska upprätta, införa och underhålla handlingsplaner för att uppnå sina mål. Planerna, ska innehålla: a) fördelning av ansvar och befogenheter för att uppnå målen för relevanta funktioner och nivåer inom organisationen; b) tillvägagångssätt, resurser och tidsplaner för att uppnå målen. För att säkerställa att målen uppnås, ska organisationen regelbundet, vid planerade tillfällen, gå igenom handlingsplanerna och justera dessa vid behov. En tydlig ansvarsfördelning finns i verksamhetssystemet. Arbetsmiljömålen mäts idag en gång per år vid en årlig uppföljning. Bland annat behandlas dessa punkter: Skade- och tillbudsfrekvensen Typ av skador och tillbud Sjukfrånvaro p.g.a. skador Effekten av åtgärder som har genomförts Arbetsmiljömålen Rutinerna för arbetsmiljöarbetet fungerar och följs Eventuella behov av rutiner Hur mäts arbetsmiljömål en? Behöver en tidplan upprättas? Eller är målen satta på årsbasis? Dokumentera bakgrund till arbetsmiljömål en? Finns handlingsplan? Mål som är specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsatta förenklar för organisationen att mäta grad av måluppfyllelse (ibland betecknas ett sådant mål för SMART ). För att underlätta framtida granskning av en organisations mål, är det lämpligt att organisationen även dokumenterar bakgrund och anledning till varför man har satt målen. För att målen ska nås, bör en organisation upprätta handlingsplaner för detta. En handlingsplan är en aktionsplan som visar hur alla, eller enskilda, arbetsmiljömål ska nås. För komplicerade områden kan det vara nödvändigt att även utveckla formella projektplaner som en del av handlingsplanerna. 13

20 Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg Resurser, roller, ansvar, organisationsansvar och befogenheter Den högsta ledningen ska ta det yttersta ansvaret för organisationens arbetsmiljö och ledningssystemet för arbetsmiljö. Den högsta ledningen ska visa sitt åtagande genom att: a) säkerställa tillgången på nödvändiga resurser för att upprätta, införa, underhålla och förbättra ledningssystemet för arbetsmiljö; ANM. 1 Resurser innefattar personresurser, specialistkompetens, infrastruktur inom organisationen och tekniska och finansiella resurser. b) definiera roller, fördela ansvar och organisationsansvar, delegera befogenheter för att underlätta effektiv ledning av arbetsmiljön. Roller, ansvar, organisationsansvar* och befogenheter ska vara dokumenterade och kommunicerade. Organisationen ska utse en eller flera medlemmar av den högsta ledningen som har särskilt ansvar för arbetsmiljön och som, oavsett annat ansvar, har definierade roller och befogenheter för att: a) säkerställa att ledningssystemet för arbetsmiljö är upprättat, infört och underhållet i enlighet med denna SIS-OHSAS standard; b) säkerställa att rapporter angående prestandan för ledningssystemet för arbetsmiljö ges till högsta SIS-OHSAS kräver att ledningens representant för arbetsmiljön måste ingå i organisationens högsta ledning. Den person som högsta ledningen har utsett, kan dock stödjas av andra personer, som därmed har ansvar för att övervaka den övergripande verksamheten inom arbetsmiljöfunktionen (anpassning till svenska förhållanden). Den person som ledningen har utsett inom ledningen bör dock få regelbunden information om systemets prestanda och bör ta aktiv del i de periodiska granskningarna och när organisationen sätter nya arbetsmiljömål. Det bör säkerställas att inga andra uppgifter eller funktioner, som den person som högsta ledningen utsett är ansvarig för, står i konflikt med att organisationens arbetsmiljöansvar uppfylls. 14

21 Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg ledningen för genomgång och att de används som underlag för att förbättra ledningssystemet. Kompetens, utbildning och medvetenhet Organisationen ska säkerställa att varje person som, under organisationens ledning, utför uppgifter som kan påverka arbetsmiljön har kompetens grundad på lämplig teoretisk och praktisk utbildning eller erfarenhet. Organisationen ska bevara tillhörande redovisande dokument. Organisationen ska identifiera utbildningsbehov som har samband med arbetsmiljöriskerna och ledningssystemet för arbetsmiljö. Organisationen ska även tillhandahålla utbildning eller vidta andra åtgärder för att tillgodose sådana behov, utvärdera hur effektiv utbildningen eller de andra åtgärderna är, samt bevara tillhörande redovisande dokument. Organisationen ska upprätta, införa och underhålla rutiner så att personer som arbetar under dess ledning görs medvetna om: a) nuvarande eller potentiella konsekvenser för arbetsmiljön som orsakas av deras arbete och beteende samt de fördelar för arbetsmiljön som kan skapas genom en förbättrad personlig insats; b) sina roller och sitt ansvar och vikten av att följa arbetsmiljöpolicyn, rutiner och kraven i ledningssystemet för arbetsmiljö, inklusive kraven rörande nödlägesberedskap och agerande vid nödläge. Finns beskrivet i verksamhetssyste met. Rutiner för att sprida medvetenhet kring påverkan, roller och ansvar? Samt metod för avstämning? Metod för att säkerställa effektiviteten av utbildning och åtgärder, prov, observationer? En organisation bör utvärdera hur effektiv den utbildning eller de åtgärder som man har gjort, är. Detta kan göras på flera sätt, t.ex. genom skriftliga eller muntliga prov, praktisk demonstration eller observationer av hur beteenden förändras över tiden, eller andra sätt som påvisar kompetens och medvetenhet. För att säkerställa att personer arbetar eller agerar säkert, bör en organisation göra personer som arbetar under dess ledning medvetna om: organisationens rutiner för att hantera nödlägen; konsekvenser av agerande och uppträdande i förhållande till arbetsmiljörisker; fördelarna med en förbättrad arbetsmiljöprestanda; 15

22 Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg c) potentiella konsekvenser av att avvika från specificerade rutiner. Rutinerna för utbildning ska ta hänsyn till olika nivåer av: a) ansvar, skicklighet, språkförmåga och läs- och skrivkunnighet; b) risk. Kommunikation, deltagande och samråd Kommunikation Med utgångspunkt från organisationens arbetsmiljöfaror och ledningssystemet för arbetsmiljö, ska organisationen upprätta, införa och underhålla rutiner för: a) intern kommunikation mellan olika nivåer och funktioner inom organisationen; b) kommunikation med inhyrda företag och andra besökare till arbetsplatsen; c) att ta emot, dokumentera och svara på relevanta synpunkter från externa intressenter. Deltagande och samråd Organisationen ska upprätta, införa och underhålla rutiner för: a) arbetstagares deltagande genom: lämplig medverkan vid identifiering av risker, riskbedömning och när det bestäms hur styrningen av riskerna ska gå till; lämplig medverkan vid utredning av incidenter; medverkan vid utveckling och genomgång av policy och mål för arbetsmiljön; samråd vid varje förändring som påverkar deras arbetsmiljö; representation vid frågor som rör arbetsmiljön. Arbetstagare ska informeras om hur deras deltagande ordnas, Under utveckling. Hur fungerar kommunikatio nen idag? Frågor lyfts idag på gruppmöten och en förslagslåda finns i fikarummet. Hur ska arbetsmiljöfaror och ledningssystem kommuniceras till intressenter? Arbetsmiljötavla? Finns tydliga rutiner för anställdas medverkan? Det är viktigt att en organisation kommunicerar information om arbetsmiljörisker och om ledningssystemet för arbetsmiljö, effektivt till olika nivåer och mellan olika funktioner. Med hjälp av processerna för kommunikation och samråd bör organisationen uppmuntra personer som påverkas av dess aktiviteter, eller personer som har intresse i organisationens ledningssystem, att medverka till bra arbetsmiljöpraxis och till att organisationens arbetsmiljöpolicy och arbetsmiljömål uppfylls. En organisation bör utveckla rutiner för intern kommunikation mellan olika funktioner och nivåer inom organisationen och för extern kommunikation med intressenter. En organisation bör på ett effektivt sätt kommunicera information om 16

23 Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg inklusive vilka som representerar dem i arbetsmiljöfrågor. b) samråd med inhyrda företag vid förändringar som påverkar deras arbetsmiljö. Organisationen ska säkerställa att, när detta är lämpligt, relevanta externa intressenter konsulteras om arbetsmiljöfrågor som dessa berörs av. sina arbetsmiljöfaror och sitt ledningssystem för arbetsmiljö till personer som deltar i, eller påverkas av, ledningssystemet, så att dessa kan ta aktiv del i, eller stödja, att skador och ohälsa förebyggs. Till exempel:. arbetsmiljögenomgångar och möten eller med presentationer som ger en introduktion eller orientering, etc.; nyhetsbrev, affischer, e-post, förslagslådor eller program, webbsidor, anslagstavlor för information om Dokumentstyrning Organisationen ska styra dokument som krävs av ledningssystemet för arbetsmiljö och av denna SISOHSAS standard. Redovisande dokument är en särskild typ av dokument, som ska styras enligt kraven i Organisationen ska upprätta, införa och underhålla rutiner för att: a) godkänna dokument med avseende på lämplighet innan de ges ut; b) granska och vid behov uppdatera dokument och på nytt godkänna dokument; c) säkerställa att ändringar och gällande ändringsstatus för dokument är angivna; d) säkerställa att rätt version av tillämpliga dokument finns på de platser där de används; e) säkerställa att dokument förblir läsbara och lätta att identifiera; f) säkerställa att dokument av externt ursprung, som organisationen funnit nödvändiga för planering och tilllämpning Det finns rutiner för dokumentstyrning enligt dessa krav: ISO 9001, ISO och AFS 2002:01. Behöver rutinerna utvecklas i enlighet med kraven i SIS- OHSAS 18001? arbetsmiljöfrågor. Alla dokument och all data som innehåller sådan information som krävs för att använda ledningssystemet för arbetsmiljö och som anger organisationens miljöprestanda, bör identifieras och styras. En organisations process för dokumentstyrning innehåller vanligen följande: en rutin för dokumentstyrning, inklusive hur ansvar och befogenheter har fördelats; ett dokumentregister, originallista eller index; en lista over styrda dokument och var den finns; arkiv med redovisande dokument (varav några arkiveras i enlighet med lagkrav eller krav på att dokumenten ska bevaras under en viss tid). Dokument bör granskas regelbundet för att säkerställa att dokumenten är fortsatt giltiga och korrekta. Detta kan utföras som en särskild aktivitet, eller som en del av organisationens: 17

24 Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg av ledningssystemet för arbetsmiljö, är identifierade och att distributionen av dessa styrs; g) förhindra oavsiktlig användning av utgångna dokument och identifiera dem på lämpligt sätt om de av något skäl bevaras. granskning av processen för riskbedömning; utvärdering av hur organisationen har hanterat en incident; rutin för hantering av förändringar; hantering av förändringar av lagar och andra krav, processer, installationer, layout av arbetsplatsen etc. Hanteringen av inaktuella dokument som behålls som referens, kan kräva särskild hänsyn och en organisation bör säkerställa att inaktuella dokument inte kommer tillbaka i cirkulation. Ibland är det dock nödvändigt att behålla inaktuella dokument som en del av de redovisande dokument som visar utvecklingen av ledningssystemet för arbetsmiljö eller av systemets Verksamhetsstyrning Organisationen ska avgöra vilken verksamhet och vilka aktiviteter som är kopplade till de identifierade farorna och där införandet av styrning är nödvändig för att hantera arbetsmiljörisker. Detta ska även omfatta hanteringen av förändringar För sådana verksamheter och aktiviteter, ska organisationen införa och underhålla: a) sådan verksamhetsstyrning som är relevant för organisationen och dess aktiviteter; organisationen ska integrera sådan verksamhetsstyrning i sitt övergripande ledningssystem för arbetsmiljö; Riskanalys utförs inför varje uppdrag. Finns det styrning på utrustning som köps in? Till exempel datorskärmar, stolar mm. Behöver Arbetsmiljömål en konkretiseras för att kunna införa lämplig verksamhetsstyrning? Hälsokontroller? Angivna krav på inhyrda prestanda. När en organisation har identifierat sina arbetsmiljöfaror, bör organisationen införa den verksamhetsstyrning som är nödvändig för att kunna hantera de risker som är relaterade till farorna och för att vara i överensstämmelse med lagar och andra krav som organisationen berörs av. Det övergripande målet för verksamhetsstyrningen är att hantera arbetsmiljörisker på ett sätt som gör att organisationen lever upp till sin arbetsmiljöpolicy. Exempel på information att ta hänsyn till när en organisation upprättar och inför verksamhetsstyrning är: arbetsmiljöpolicy och mål; 18

25 Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg b) styrning relaterad till köpta varor, utrustning och tjänster; c) styrning relaterad till inhyrda företag och andra som besöker arbetsplatsen; d) dokumenterade rutiner för situationer där avsaknad av sådana skulle kunna medföra avvikelser från arbetsmiljöpolicyn och arbetsmiljömålen; e) fastställda verksamhetskriterier där avsaknad av sådana skulle kunna medföra avvikelse från arbetsmiljöpolicyn och arbetsmiljömålen. resurser? resultat från identifieringen av faror, riskbedömning, utvärdering av befintlig styrning och beslut om ny Styrning. processen hantering av förändringar interna specifikationer (t.ex. för material, utrustning och arbetsplatslayout); information om befintliga verksamhetsrutiner; lagar och andra krav som organisationen berörs av styrning av leverantörskedjan för produkter, utrustning och service; information från deltagande och samråd. typ och omfattning av uppgifter som utförs av inhyrda företag och annan extern personal; besökare till arbetsplatsen, personer som levererar varor, Beredskap och agerande vid nödlägen Organisationen ska upprätta, införa och underhålla rutiner för att: a) identifiera potentiella nödlägen; b) agera vid sådana nödlägen. Organisationen ska agera vid inträffade nödlägen och förhindra eller mildra negativa konsekvenser för arbetsmiljön. När organisationen planerar sin nödlägesberedskap ska den ta hänsyn till behoven hos relevanta intressenter, t.ex. räddningstjänst och grannar. Organisationen ska också, där detta är praktiskt möjligt, regelbundet öva sina rutiner för agerande vid nödlägen och involvera intressenter på lämpligt sätt. Rutin finns men ej komplett. Regelbunden granskning av rutinen/övning? servicepersonal, inhyrda företag etc. En organisation bör bedöma risken för att det inträffar nödlägessituationer som kan påverka arbetsmiljön och utveckla rutiner för att agera effektivt om detta inträffar. Bedömningen kan göras enligt en särskild rutin för detta eller kombineras med andra rutiner för hantering av nödlägen. En organisation bör regelbundet testa sin beredskap för nödlägen och sträva efter att förbättra effektiviteten av hanteringen och rutinerna för detta. Personal bör vara utbildad i att vidta inledande åtgärder vid nödlägen och i rutiner för evakuering. En organisation bör bedöma behov av utbildning av personer som har skyldigheter att agera vid nödlägen 19

26 Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg Organisationen ska även regelbundet gå igenom och, där detta är nödvändigt, uppdatera sina rutiner för beredskap och agerande vid nödlägen. Detta gäller i synnerhet efter övningar och när nödlägen har inträffat. och säkerställa att dessa får sådan utbildning. Personer för agerande vid nödlägen bör upprätthålla sin kompetens och sin förmåga att genomföra åtgärder som de har tilldelats. Behov av förnyad utbildning eller annan För att säkerställa att organisationen och extern räddningstjänst kan agera korrekt vid nödlägen och att organisationen kan förebygga eller lindra konsekvenser för arbetsmiljön, bör rutiner för agerande vid nödlägen testas regelbundet. SIS-OHSAS 18001, avsnitt 4.4.7, anger att organisationen regelbundet ska granska rutinen för beredskap och agerande vid nödfall. Exempel på när detta kan göras är: enligt en plan som är uppgjord av organisationen; vid ledningens genomgång; efter organisationsförändringar; efter hantering av förändringar, korrigerande åtgärder eller förebyggande åtgärder efter en händelse som medfört att rutinen för agerande vid nödlägen har tillämpats; om övningar eller tester har identifierat felaktigheter i organisationens beredskap för nödlägen; efter förändringar av lagar och andra krav; efter att externa förändringar påverkat beredskapen för nödlägen. När det görs förändringar i rutinerna för beredskap och agerande vid nödlägen, bör dessa förändringar kommuniceras till den personal och till de funktioner som påverkas av 20

27 Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg förändringarna och organisationen bör utvärdera det behov av utbildning som förändringarna har medfört. Prestandamätning och övervakning Organisationen ska upprätta, införa och underhålla rutiner för att regelbundet övervaka och mäta arbetsmiljöprestanda. Rutinerna ska ge tillgång till: a) kvalitativa och kvantitativa indikatorer som är anpassade till organisationens behov; b) övervakning av i vilken grad organisationens arbetsmiljömål uppfylls; c) övervakning av hur verkningsfull styrningen är (rörande både hälsa och säkerhet); d) proaktiv (förebyggande) mätning av prestanda från övervakning av överensstämmelse med handlingsplaner för arbetsmiljö, styrning och verksamhetskriterier; e) reaktiv mätning av prestanda från övervakning av ohälsa, incidenter (inklusive olyckor och tillbud, etc.) och andra bevis för bristande arbetsmiljöprestanda; f) tillräcklig registrering av data och resultat från övervakning och mätningar för att kunna genomföra efterföljande korrigerande åtgärder och analys av förebyggande åtgärder. Om det krävs utrustning för att övervaka eller mäta prestandan, ska organisationen upprätta och underhålla rutiner för lämplig kalibrering och underhåll av sådan utrustning. Mätning sker en gång per år. Vilka mätningar och undersökningar genomförs idag och hur fungerar rutinerna? En organisation bör, som en integrerad del av sitt ledningssystem, även ha ett systematiskt sätt att regelbundet mäta och övervaka sin arbetsmiljöprestanda. Övervakning inkluderar att samla information genom mätningar eller observationer över tiden och att använda sig av utrustning eller tekniker som är lämpliga för detta. Mätningarna kan vara antingen kvalitativa eller kvantitativa. Övervakning och mätning kan användas på flera sätt i ett ledningssystem för arbetsmiljö. Exempel på förebyggande mätningar: bedömning av överensstämmelse med lagar och andra krav; utvärdering av hur effektivt resultat från skyddsronder och inspektioner används; utvärdering av hur effektiv arbetsmiljöutbildningen är; observationer av personers uppträdande; utvärdering av resultat av undersökningar om hur anställda uppfattar arbetsmiljökulturen och resultat av undersökningar om anställdas tillfredsställelse; hur resultat från interna och externa revisioner används; om inspektioner som krävs enligt lag och andra inspektioner, genomförs enligt plan; 21

28 Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg Protokoll från kalibrering och underhåll samt resultat ska bevaras. i vilken omfattning handlingsprogram har genomförts; tillämpningen av processen för anställdas medverkan; Utvärdering av att lagar och andra krav följs Enligt organisationens åtagande om att följa lagkrav ska den upprätta, införa och underhålla rutiner för att regelbundet utvärdera att tillämpliga lagkrav följs. Organisationen ska bevara redovisande dokument från de regelbundna utvärderingarna. Organisationen ska utvärdera att den uppfyller andra krav som den berörs av. Organisationen kan välja att kombinera denna utvärdering med utvärderingen av att den uppfyller lagkrav, enligt , eller upprätta en separat rutin för detta. Organisationen ska bevara redovisande dokument från den regelbundna utvärderingen. Utredning av incidenter Organisationen ska upprätta, införa och underhålla rutiner för att registrera, utreda och analysera incidenter för att: Sker årligen och utgör idag grund för kommande år. Uppföljning på skador och incidenter sker på gruppmöten, månadsvis. Skyddsombudet sammanställer Fungerar detta bra? Beskrivande rutin. Vad? Hur? Vem? b) Exempel på reaktiv mätning: övervakning av ohälsa; antal och frekvens av incidenter och fall av ohälsa; förlorad arbetstid på grund av incidenter och på grund av ohälsa; åtgärder på grund av påpekanden av myndigheter; åtgärder som initierats på grund av intressenters synpunkter Som en del av sitt åtagande om överensstämmelse bör en organisation upprätta, införa och underhålla rutiner för att regelbundet utvärdera att verksamheten är i överensstämmelse med lagar och andra krav som berör organisationens arbetsmiljörisker. Utvärderingen av att en organisation är i överensstämmelse bör utföras av personer, antingen från den egna organisationen och/eller med hjälp av externa resurser, som har kompetens för detta. Ett program för utvärdering kan integreras med andra bedömningar som görs av organisationen, till exempel revisioner av ledningssystemet, miljörevisioner eller kontroller inom kvalitetssäkring. Att utreda incidenter är ett viktigt verktyg för att förhindra att samma incidenter inträffar igen och för att hitta möjligheter till förbättringar. Utredningarna kan även användas för att förbättra den övergripande medvetenheten 22

29 Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg a) fastställa bakomliggande arbetsmiljöbrister och andra faktorer som skulle kunna orsaka eller bidra till att incidenter inträffar; b) identifiera behov av korrigerande åtgärder; c) identifiera möjligheter till förebyggande åtgärder; d) identifiera möjligheter till ständig förbättring; e) kommunicera resultaten av sådana utredningar. Utredningar ska genomföras inom rimlig tid. Behov av korrigerande åtgärder eller möjlighet till förebyggande åtgärder ska hanteras i enlighet med relevanta delar av Resultaten från utredningar av incidenter ska dokumenteras och bevaras. löpande inkomna tillbuds och skaderapporter. om arbetsmiljöfrågor på arbetsplatsen. En organisation bör ha en rutin för att rapportera, utreda och analysera incidenter. Syftet med rutinen är att säkerställa ett tillvägagångssätt som är strukturerat, proportionerligt och tidsmässigt riktigt för identifiering och hantering av underliggande orsaker till att en incident har inträffat. Alla incidenter bör utredas och organisationen bör sträva efter att förhindra underrapportering av incidenter. När en organisation bestämmer hur incidenter ska utredas, vilka resurser som krävs och den prioritet som utredningen får, bör organisationen ta hänsyn till: vad som har hänt och vilka konsekvenser som incidenten har medfört; hur ofta liknande incidenter inträffar och de potentiella konsekvenserna av detta. När en organisation utvecklar sin rutin för utredning av incidenter bör den ta hänsyn till följande: behov av en gemensam förståelse och acceptans av vad som betecknar en incident och de fördelar som organisationen får av att utreda incidenter; att rapporteringen omfattar alla typer av incidenter, inklusive stora och mindre olyckor, nödfallslägen, tillbud, fall av ohälsa och sådana som inträffar gradvis över tiden (t.ex. exponeringar); lagkrav som gäller för rapportering och utredning av incidenter, t.ex. att registrera olyckor; hur ansvar och befogenheter för att rapportera incidenter och påföljande utredningar fördelats; 23

30 Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg Avvikelse, korrigerande och Ingen förebyggande åtgärder kommentar. Organisationen ska upprätta, införa och underhålla rutiner för att hantera inträffade eller tänkbara avvikelser och för att vidta korrigerande och förebyggande åtgärder. Rutinerna ska ange krav på att: a) identifiera och korrigera avvikelser och vidta åtgärder för att mildra konsekvenserna för arbetsmiljön; b) undersöka avvikelser, identifiera vad som har orsakat avvikelserna och vidta åtgärder för att förhindra att avvikelserna upprepas; c) utvärdera behov av åtgärder för att förebygga avvikelser och vidta lämpliga åtgärder för att undvika att avvikelser inträffar; d) dokumentera och kommunicera resultaten av korrigerande och förebyggande åtgärder; e) granska effekten av korrigerande och förebyggande åtgärder. I de fall då korrigerande eller förebyggande åtgärder identifierar nya eller förändrade faror eller behov av ny eller förändrad styrning, ska rutinen innehålla krav om att de föreslagna åtgärderna riskbedöms innan de införs. Varje korrigerande eller förebyggande åtgärd som genomförs för att eliminera orsaken till en rådande eller potentiell avvikelse, ska vara ändamålsenlig i förhållande till problemens storlek och den arbetsmiljörisk som har uppstått. Görs detta av skyddsombudet idag? För att ett ledningssystem för arbetsmiljö ska förbli effektivt över tid, bör en organisation ha rutiner för att identifiera pågående och potentiella avvikelser, justera och genomföra korrigerande och förebyggande åtgärder på ett sätt som gör att organisationen helst förebygger att problem uppstår. En organisation kan välja att ha separata rutiner för att hantera korrigerande och förebyggande åtgärder eller att införa en gemensam rutin för båda åtgärderna. En avvikelse är ett krav som inte uppfyllts. Ett krav kan hänföras till SIS-OHSAS krav på ledningssystemet för arbetsmiljö eller i form av krav på arbetsmiljöprestanda. Exempel på händelser som kan orsaka avvikelser är: a) för ledningssystemets prestanda den högsta ledningen visar inte sitt åtagande; arbetsmiljömål upprättas inte; det ansvar som krävs av ledningssystemet för arbetsmiljö har inte fördelats, till exempel ansvar för att organisationen ska nå sina mål; att lagkrav följs utvärderas inte regelbundet; behov av utbildning tillgodoses inte; dokumentationen är föråldrad eller olämplig; kommunikation utförs inte; b) för arbetsmiljöprestanda planerade åtgärdsprogram för att nå förbättringsmål införs inte; mål för att nå prestandaförbättringar uppfylls sällan eller aldrig; lagar eller andra krav följs inte; 24

31 Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg Organisationen ska säkerställa att nödvändiga förändringar som föranletts av korrigerande och förebyggande åtgärder, görs i dokumentationen av ledningssystemet för arbetsmiljö. incidenter registreras inte; korrigerande åtgärder införs inte inom rimlig tid; det inträffar många fall av ohälsa eller skada och organisationen gör ingenting för att förebygga detta; avvikelser från arbetsmiljörutiner; nya material eller processer införs utan att motsvarande riskbedömningar har genomförts. Information för att genomföra korrigerande och förebyggande åtgärder kan fås från resultaten av: regelbundna tester av rutiner för att hantera nödlägen; utredning av incidenter; interna eller externa revisioner; de regelbundna utvärderingarna av att lagar och andra krav följs; prestandaövervakning; underhåll; förslagsverksamhet och information från undersökningar om anställdas uppfattning och/eller tillfredsställelse; Styrning av redovisande dokument Organisationen ska upprätta och underhålla redovisande dokument i den omfattning som krävs för att visa att organisationen uppfyller kraven i sitt ledningssystem för arbetsmiljö och i denna SIS-OHSAS standard samt för att kunna visa de resultat som har uppnåtts. Organisationen ska upprätta, införa och underhålla rutiner för att identifiera, förvara, skydda, återfinna, arkivera och gallra redovisande dokument. Redovisande dokument ska vara och förbli tydliga, läsbara, identifierbara och spårbara. De styrande dokument som upprättas idag är kravställda enligt ISO 9001, ISO och AFS 2002:01. Äldre dokument ersätts av nya och de gamla arkiveras. Ska Lic-ab utgå från SIS- OHSAS i fortsatt arbete? exponeringsmätningar. Redovisande dokument bör bevaras så att en organisation kan visa att ledningssystemet för arbetsmiljö är effektivt och att organisationen hanterar sina arbetsmiljörisker. Exempel på redovisande dokument som kan visa på överensstämmelse med krav är: redovisning från utvärdering av att lagar och andra krav följs; identifiering av faror, riskbedömningar och redovisning av hur organisationen hanterar risker; redovisning från övervakning av arbetsmiljöprestanda; redovisning av resultaten från kalibrering och underhåll av utrustning som används för att övervaka organisationens 25

32 Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg arbetsmiljöprestanda; redovisning av korrigerande och förebyggande åtgärder; rapporter från arbetsmiljöinspektioner; redovisning från utbildningar och dokument som visar resultat från utvärdering av deltagares kunnighet; rapporter från revisioner av ledningssystemet för arbetsmiljö; rapporter från deltagande och samråd; incidentrapporter; rapporter från uppföljning av incidenter; protokoll från arbetsmiljömöten; rapporter från hälsokontroller; redovisning från underhåll av personlig skyddsutrustning; rapporter från övningar i att hantera nödlägen; protokoll från ledningens genomgång. Intern revision Organisationen ska säkerställa att interna revisioner av ledningssystemet för arbetsmiljö genomförs med planerade intervall för att: a) avgöra om ledningssystemet för arbetsmiljö: 1) överensstämmer med planerade åtgärder för ledning av arbetsmiljön, inklusive kraven i denna SIS-OHSAS standard; 2) har införts och underhållits på ett riktigt sätt; 3) är verkningsfullt i förhållande till organisationens policy och mål; b) ge ledningen information om resultat från revisioner. Organisationen ska planera, upprätta, införa och underhålla Avstämning sker årligen. Behövs avstämning oftare till en början? En organisation kan genom revisioner granska och utvärdera prestanda och effektivitet hos ledningssystemet för arbetsmiljö. En plan för de interna revisionerna av ledningssystemet för arbetsmiljö bör upprättas för att granska hur väl en organisations ledningssystem för arbetsmiljö stämmer överens med kraven i SIS-OHSAS Genomförandet av revisionsprogrammet bör innefatta att: meddela revisionsprogrammet till berörda parter; upprätta och underhålla processen för val av revisorer och revisionsteam; 26

33 Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg revisionsprogram som är baserade på resultat av riskbedömningar av organisationens aktiviteter och på resultat från tidigare revisioner. Organisationen ska upprätta, införa och underhålla revisionsrutiner som behandlar följande punkter: a) ansvar, krav på kompetens, krav för att planera och genomföra revisioner, för att rapportera resultat och för att bevara tillhörande redovisande dokument; b) identifiering av revisionskriterier, omfattning, frekvens och metoder. Revisorer ska väljas och revisioner ska genomföras på ett sådant sätt att objektivitet och opartiskhet i revisionsprocessen säkerställs. säkerställa att erforderliga resurser för revisionsprogrammet finns tillgängliga; planera, koordinera och bestämma när i tiden revisionerna ska genomföras; säkerställa att revisionsrutiner upprättas, införs och underhålls; säkerställa dokumentstyrning för revisionsaktiviteter; säkerställa att revisionsresultat och uppföljning av revisionerna rapporteras. ANM. Ovanstående har anpassats från ISO 19011, avsnitt 5.4. Revisionsprogrammet bör baseras på resultat från riskbedömning av en organisations aktiviteter och på resultat från tidigare revisioner. Resultat från riskbedömningar bör vara vägledande för en organisation när den avgör hur ofta respektive aktivitet bör revideras, vilka områden eller funktioner som bör revideras och på vilka delar av ledningssystemet som Ledningens genomgång Högsta ledningen ska utvärdera organisationens ledningssystem för arbetsmiljö med planerade intervall för att säkerställa att det är fortsatt lämpligt, tillräckligt och verkningsfullt. Utvärderingarna ska omfatta en bedömning av möjligheter till förbättringar och av behovet av ändringar i ledningssystemet för arbetsmiljö, inklusive ändringar i arbetsmiljöpolicyn och arbetsmiljömålen. Redovisande dokument från ledningens genomgång ska bevaras. Sker årligen. När ska ledningssystem et utvärderas? Ledningens genomgång bör fokusera på ledningssystem ets övergripande prestanda för arbetsmiljö med avseende på: lämplighet (är systemet rätt för organisationen med hänsyn till organisationen bör fokusera. Ledningens genomgång bör genomföras regelbundet (t.ex. varje kvartal, varje halvår eller varje år) av den högsta ledningen. Genomgångarna kan genomföras vid formella möten eller genom andra sätt att kommunicera. Delar av ledningens genomgång av ledningssystemets prestanda kan genomföras oftare när det finns skäl för detta. Som en del av en komplett ledningens genomgång, kan olika genomgångar hållas för olika delar av ledningssystemet. Ledningens representant har ansvar för att säkerställa att rapporter om den övergripande prestandan 27

34 Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg Underlag för ledningens genomgång ska omfatta: a) resultat från interna revisioner av ledningssystemet och utvärdering av hur organisationen uppfyller tillämpliga lagar och andra krav som den berörs av; b) resultat av deltagande och samråd. c) relevant information från externa intressenter, inklusive klagomål; d) organisationens arbetsmiljöprestanda; e) i vilken omfattning mål har nåtts; f) status för utredningar av incidenter samt status för korrigerande och förebyggande åtgärder; g) uppföljning av åtgärder föranledda av ledningens tidigare genomgångar; h) förändrade förhållanden, inklusive utveckling av lagar och andra krav som kan relateras till arbetsmiljö; i) rekommendationer till förbättringar. Resultaten från ledningens genomgång ska överensstämma med organisationens åtagande om ständig förbättring och ska inkludera beslut och åtgärder som rör eventuella förändringar av: a) arbetsmiljöprestanda; b) policy och mål för arbetsmiljö; c) resurser; d) andra delar av ledningssystemet för arbetsmiljö. Relevanta resultat från ledningens genomgång ska göras tillgängliga för kommunikation och samråd. organisationens storlek, typ av risker etc.?) tillräcklighet (kan systemet hantera de åtaganden som finns i organisationens arbetsmiljöpoli cy och i målen?) effektivitet (levererar systemet de önskade resultaten?) för ledningssystemet för arbetsmiljö presenteras för den högsta ledningen, för genomgång. När ledningens genomgång planeras, bör en organisation ta hänsyn till följande: ämnen som kommer att behandlas; vilka som måste vara med för att säkerställa att genomgången blir effektiv (högsta ledningen, chefer, arbetsmiljöspecialister, annan personal); det ansvar som individuella deltagare har vid genomgången; information som måste finnas tillgänglig vid genomgången; hur genomgången ska dokumenteras. Gällande en organisations arbetsmiljöprestanda och för att visa hur långt en organisation har kommit i förhållande till dess åtaganden i policyn om att förhindra skada och ohälsa, bör följande information beaktas: rapporter om nödlägen (verkliga eller övningar); undersökningar om hur nöjda anställda är; statistik över incidenter; resultat från regelbundna inspektioner; resultat och/eller rekommendationer från övervakning och mätning; inhyrda företags arbetsmiljöprestanda; den arbetsmiljöprestanda som levererade produkter och service har; information om förändringar av lagar och andra krav. I tillägg till de underlag för ledningens genomgång som krävs enligt SIS-OHSAS 18001, kan även följande beaktas: 28

35 Kravbild från SIS-OHSAS Befintlig rutin Frågeställningar Tillägg rapporter från enskilda chefer om hur effektivt systemet fungerar lokalt; rapporter från återkommande identifiering av faror, riskbedömningar och processer för riskstyrning; i vilken omfattning organisationen genomför planerad arbetsmiljöutbildning; I tillägg till det resultat som krävs av SIS-OHSAS 18001, kan även information om följande frågor beaktas: lämplighet, tillräcklighet och effektivitet av organisationens nuvarande process för identifiering av faror, riskbedömning och riskstyrning; nuvarande risknivåer och effektiviteten av organisationens befintliga styrning av risker; tillräcklighet av resurser (finansiella, personella, material); tillståndet för organisationens nödlägesberedskap; en bedömning av hur organisationen påverkas av förväntade förändringar av lagkrav eller teknologi. Beroende på de beslut och de åtgärder som man har kommit överens om vid genomgångarna, bör en organisation även beakta det sätt och den typ av kommunikation av resultat från genomgångarna som man använder, samt till vilka detta bör kommuniceras. 4.3 Vidare granskning av frågeställningar Efter genomgång av översiktsdokumentet och avstämning med handledare så togs beslutet att avgränsa kommande arbete till vissa uppkomna frågeställningar. Dessa är: 29

36 Upprätta ett mer ingående dokument där Arbetsmiljöverkets författningssamling(afs) är kopplade till rutiner/risker?. Är skyddsombudets tilldelade ansvar i enlighet med arbetsmiljölagen? Arbetet fortskrider i en paraplyliknande struktur där SIS-OHSAS utgör toppen och underliggande krav för granskningen är alla de Arbetsmiljöförordningarna som finns för arbetsmiljön. Därefter kommer SAM in och avslutningsvis används arbetsmiljölagen för att avgöra om Licab har det stöd som behövs. SIS-OHSAS18001 AFS:ar som berör verksamheten. Arbetsmiljölagen AFS 2001:1 Annan litteratur Rutiner för riskhantering Upprätta ett mer ingående dokument där AFS:arna är kopplade till rutiner/risker. Detta gjordes för att kunna säkerställa att företaget har de rutiner som krävs för att förebygga och hantera risker. 30

37 Identifierade risker Stillasittande arbete vid bildskärm 4.4 Tabell 2 Översikt av risker och rutiner Systematiskt arbetsmiljöarbete.. 8 Arbetsgivaren skall regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Riskbedömningen skall dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen skall anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. AFS Arbetsmiljölagen Finns rutin? JA/NEJ AFS 1998:5 4 Arbetsplatsen skall vara dimensionerad, utformad och utrustad så, att den arbetande kan inta bekväma arbetsställningar samt variera arbetsställningar och arbetsrörelser. Arbetsbord och arbetsyta skall vara tillräckligt stora så att en flexibel placering av skärm, tangentbord, datormus eller annat styrdon, dokument och övrig utrustning är möjlig. Utrymmet vid tangentbordet och utrymmet för datormus eller annat styrdon skall vara så stort att den som arbetar kan avlasta armar och händer på bordsytan. 5 Bildskärm samt tangentbord eller motsvarande skall placeras så, att de kan anpassas till den arbetandes kroppsmått så att arbetshöjden liksom blickvinkeln till skärmen blir Ja Kommentar: Ingen rutin finns för arbete vid bildskärm. Men min tidigare utredning om företagets SAM visade att arbetstagarna ges möjlighet att påverka arbetsmiljön i stor mån. Tex välja egna stolar osv. I dokumentet om SAM finns ett åtagande om att beakta detta: Licab AB ska ha en god verksamhetsmiljö och infrastruktur i form av ändamålsenliga lokaler, utrustning och stödtjänster, allt för att säkerställa medarbetarnas behov för att kunna utföra ett gott arbete och därmed tillfredsställa kundernas behov och förväntningar. Vid gruppmöten och utvecklingssamtal kan eventuella behov av att förbättra 31

38 Identifierade risker Systematiskt arbetsmiljöarbete.. AFS Arbetsmiljölagen Finns rutin? JA/NEJ lämpliga. Så långt det är praktiskt möjligt skall tangentbord och bildskärm kunna vridas, vinklas och flyttas efter den arbetandes behov. Om manushållare används, skall den vara stabil och reglerbar och placeras så att olämpliga huvudoch ögonrörelser undviks. Arbetsstolen skall vara stadig och ge möjlighet till rörelsefrihet och en bekväm arbetsställning. Stolen skall vara lätt att ställa in. Sitsen och ryggstödet skall vara reglerbara i höjdled och ryggstödet skall kunna vinklas. Kommentar: verksamhetsmiljön diskuteras. För att värna om arbetstagarnas syn bör synundersökning genomföras enligt 6. 6 Arbetsgivare skall se till att arbetstagare som normalt skall arbeta vid bildskärm mer än en timme under arbetsdagen genomgår synundersökning. Undersökningen skall utföras av en person med tillräckliga kvalifikationer. Om 32

39 Identifierade risker Systematiskt arbetsmiljöarbete.. AFS Arbetsmiljölagen Finns rutin? JA/NEJ en sådan synundersökning nyligen genomförts genom annan arbetsgivares försorg skall en ny synundersökning göras endast om det finns nya eller förändrade synkrav i det aktuella bildskärmsarbetet eller om arbetstagarens synstatus förändrats sedan den förra synundersökningen. Synundersökning skall därefter ordnas med regelbundna intervall, samt när arbetstagare uppger besvär som kan ha samband med synkraven i arbetet. Kommentar: Om resultaten av en synundersökning visar att det behövs en kompletterande undersökning av en ögonläkare med hänsyn till synkraven i bildskärmsarbetet skall arbetsgivaren ordna en sådan undersökning. Arbetsgivaren skall tillhandahålla arbetstagaren särskilda glasögon, som är utprovade 33

40 Identifierade risker Hög arbetsbelastning Stress Systematiskt arbetsmiljöarbete.. 6 Arbetsgivaren skall fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en AFS Arbetsmiljölagen Finns rutin? JA/NEJ för bildskärmsarbetet, om en synundersökning visar att sådana behövs och att glasögon för normalt bruk inte kan användas. Åtgärder som behöver vidtas med stöd av denna paragraf får inte medföra kostnader för arbetstagarna. (Arbetsmiljöverket, AFS 1998:5, 2014) AFS 2015:4 9 Arbetsgivaren ska se till att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagarna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning. Det innebär att resurserna ska anpassas till kraven i arbetet. (Arbetsmiljöverket, AFS 2015:4, 2016) 3 Kap 2 Arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. En utgångspunkt ska därvid vara att allt sådant som kan Ja Ja Kommentar: Licab har i sin beskrivning av SAM visat ett åtagande säkerställa medarbetarnas behov för att kunna genomföra ett gott arbete. Licab har i sin beskrivning av SAM visat ett åtagande att säkerställa medarbetarnas behov för att kunna genomföra ett gott arbete. 34

41 Identifierade risker Systematiskt arbetsmiljöarbete.. tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Arbetsgivaren skall se till att de som får dessa uppgifter är tillräckligt många och har de befogenheter och resurser som behövs. Arbetsgivaren skall också se till att de har tillräckliga kunskaper om regler som har betydelse för arbetsmiljön, fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall, åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall samt - arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö. Arbetsgivaren skall se till att de som får uppgifterna har tillräcklig kompetens för att bedriva ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete. Dessutom skall kraven i bilaga 1 uppfyllas. Uppgiftsfördelningen skall dokumenteras skriftligt om det AFS Arbetsmiljölagen Finns rutin? JA/NEJ leda till ohälsa eller olycksfall ska ändras eller ersättas så att risken för ohälsa eller olycksfall undanröjs. Arbetsgivaren ska beakta den särskilda risk för ohälsa och olycksfall som kan följa av att arbetstagaren utför arbete ensam. Lokaler samt maskiner, redskap, skyddsutrustning och andra tekniska anordningar ska underhållas väl. (Paragrafen ändrad genom 2002:585) (Arbetsmiljöverket, ) Kommentar: 35

42 Identifierade risker Systematiskt arbetsmiljöarbete.. finns minst tio arbetstagare i verksamheten. (AFS 2003:4) AFS Arbetsmiljölagen Finns rutin? JA/NEJ Kommentar: Bristande kompetens Arbete på väg Ohälsa 7 Arbetsgivaren skall se till att arbetstagarnas kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet är tillräckliga för att ohälsa och olycksfall skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. När riskerna i arbetet är allvarliga skall det finnas skriftliga instruktioner för arbetet. (AFS 2003:4) 7 Arbetsgivaren skall se till att arbetstagarnas kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet är tillräckliga för att ohälsa och olycksfall skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. När riskerna i arbetet är allvarliga skall det finnas skriftliga instruktioner för arbetet. (AFS 2003:4) 12 När kompetensen inom den egna verksamheten inte räcker för det AFS 2015:4 11 Arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att motverka att arbetsuppgifter och Ja Ja Ja Licab har i sin beskrivning av SAM visat ett åtagande att säkerställa medarbetarnas behov för att kunna genomföra ett gott arbete. Utbilda, öka medvetenheten kring risker. Licab har i sin beskrivning av SAM visat ett åtagande säkerställa 36

43 Identifierade risker Systematiskt arbetsmiljöarbete.. systematiska arbetssituationer arbetsmiljöarbetet som är starkt eller för arbetet psykiskt påfrestande med leder till ohälsa hos arbetsanpassning och arbetstagarna. rehabilitering, skall (Arbetsmiljöverket, arbetsgivaren anlita AFS 2015:4, 2016) företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån. När företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp anlitas skall den vara av tillräcklig omfattning samt ha tillräcklig kompetens och tillräckliga resurser för detta arbete. Dessutom skall kraven i bilaga 2 uppfyllas. Ensamarbete AFS 1982:3 2 Vid planering och anordnande av ensamarbete skall arbetstagarens möjligheter till kontakt med andra människor beaktas. Det skall särskilt uppmärksammas att arbetstagaren har tillräcklig utbildning, information och instruktion för att utföra arbetet ensam. Särskild hänsyn AFS Arbetsmiljölagen Finns rutin? JA/NEJ Nej Kommentar: medarbetarnas behov för att kunna genomföra ett gott arbete. Detta är bedömt att ej vara relevant för företagets verksamhet. 37

44 Identifierade risker Bristande information till arbetstagare, vilket leder till dåligt engagemang Krisläge nödsituationer Krisstöd Systematiskt arbetsmiljöarbete.. AFS Arbetsmiljölagen Finns rutin? JA/NEJ skall också tas till arbetstagarens fysiska och psykiska förutsättningar för arbetet. (Arbetsmiljöverket, AFS 1982:3, 2017) AFS 1999:7 Beredskap för första hjälpen och krisstöd 5 På varje arbetsställe skall finnas den beredskap och de rutiner för första hjälpen och krisstöd som behövs med hänsyn till verksamhetens art, omfattning och särskilda risker. Vid planeringen skall de kontakter som behövs tas med berörda lokala samhällsorgan. Det skall säkerställas att arbetstagarna känner till hur första hjälpen och krisstödet är organiserat på arbetsstället. De skall fortlöpande hållas väl förtrogna med de rutiner som gäller. Ja Ja Kommentar: Den högsta ledningen ska visa sitt engagemang för arbetsmiljön på arbetsplatsen. Ju mer sällan en risk är bedömd att inträffa desto större stöd behövs av tydliga rutiner kring hantering. Varje kontor ska ha tydliga rutiner för hantering av nödsituationer. 38

45 Identifierade risker Systematiskt arbetsmiljöarbete.. AFS Arbetsmiljölagen Finns rutin? JA/NEJ På lämpliga ställen skall finnas anslag med uppgift om var utrustning för första hjälpen finns, vilka personer som kan ge första hjälpen, telefonnummer till utryckningsfordon och taxi samt adress och om det behövs färdbeskrivning till arbetsstället. Anslaget skall vara utformat så att det lätt känns igen. (Arbetsmiljöverket, AFS 1999:7, 2016) Kommentar: 4.5 Ansvarsfördelning En annan observation som gjordes i undersökningen var ansvarsfördelningen i ledningssystemet för arbetsmiljö. Skyddsombudet har idag ansvar för att se till att företaget följer de lagar och krav som ställs på arbetsmiljöarbetet. Skyddsombudet är även idag ansvarig för upprättandet av arbetsmiljömålen samt att dessa uppnås. Skyddsombudets uppgifter enligt arbetsmiljöverket är följande: (Arbetsmiljöverket, ) Bevaka att gällande lagar, föreskrifter och andra krav som berör verksamheten finns tillgängliga. Bevaka förändrade och nya föreskrifter samt andra krav som berör verksamheten. Medverka vid upprättande av arbetsmiljömål och att dessa uppnås. Se till att rutiner dokumenteras och hålls aktuella. Arbetsgivaren är ansvarig för sin arbetsmiljö och skyddsombudets roll är endast att bevaka 39

46 arbetstagarnas intresse. Det står i arbetsmiljölagen. Ett skyddsombud (arbetsmiljöombud) är arbetstagarnas valda ombud i arbetsmiljöfrågor, men har inget eget ansvar för arbetsmiljön. Skyddsombudets ansvar finns beskrivet i arbetsmiljölagens 6 kap 4 : Skyddsombud företräder arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor och ska verka för en tillfredsställande arbetsmiljö. I detta syfte ska ombudet inom sitt skyddsområde vaka över skyddet mot ohälsa och olycksfall samt över att arbetsgivaren uppfyller kraven i 3 kap. 2a. Skyddsombud på fartyg ska vidare vaka över att fartyget har den bemanning som det ska ha enligt beslut eller föreskrifter. Skyddsombud ska delta vid planering av nya eller ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser, arbetsmetoder och av arbetsorganisation liksom vid planering av användning av ämnen som kan medföra ohälsa eller olycksfall. Skyddsombud ska vidare delta vid upprättande av handlingsplaner enligt 3 kap. 2a. Arbetsgivaren ska underrätta skyddsombud om förändringar av betydelse för arbetsmiljöförhållandena inom ombudets område. Arbetsgivare och arbetstagare svarar gemensamt för att skyddsombud får erforderlig utbildning. (Paragrafen ändrad genom 2003:365) (Arbetsmiljöverket, ) Vidare saker att beakta om företaget fortsätter växa och får fler antal anställda är införandet av en skyddskommitté. Skyddskommittén följer arbetet. Skyddskommittén ska se till att arbetsförhållandena på arbetsplatsen är tillfredsställande. Den ska delta i planeringen av arbetsmiljöarbetet och följa hur arbetet genomförs. En skyddskommitté ska finnas vid arbetsplatser där minst 50 personer är anställda eller om de anställda begär att det ska finns en skyddskommitté. (Arbetsmiljöverket, ) 40

47 5. Resultat Målet med granskningen av Licabs befintliga ledningssystem för arbetsmiljö och Systematiska arbetsmiljöarbete har varit att upprätta en kunskapssammanställning för att kunna identifiera glapp mellan befintlig dokumentation och de krav som lagar och regler ställer. Resultatet av kunskapssammanställningen resulterade i 3 olika indelningar efter genomförd granskning. Dessa delas in i: Ska genomföras Saker som måste förändras för att garantera en god arbetsmiljö Ses över Rutiner eller policys som existerar men behöver uppdateras Förslag på förbättringar Saker som, om de förbättras, kan hjälpa Licab i deras fortsatta arbetsmiljöarbete 5.1 Befintligt material Det befintliga materialet är tillgängligt för samtliga medarbetare via verksamhetssystemet och det finns information att hitta om arbetsmiljöpolicy, arbetsmiljömål samt vilken rollfördelning som finns inom ledningssystemet för arbetsmiljö. Arbetstagarens roll i organisationen är tydligt definierad. 5.2 Ska genomföras Det finns idag en tydlig rutin för ansvar och befogenheter, men fördelningen har skett på ett olämpligt sätt. Skyddsombudet har idag ett ansvar över uppföljningen av arbetsmiljön, kontroll av att nya lagar och krav följs samt kontroll över att rutiner dokumenteras och hålls aktuella. Skyddsombudets egentliga roll om vi ser till arbetsmiljölagen är endast att representera de anställda på företaget i arbetsmiljöfrågor och ansvaret för arbetsmiljö ligger hos arbetsgivaren. Rutinen kring nödlägesberedskap var i sin utformning inte regionalt täckande. Saker som bedöms inträffa mer sällan men har en stor påverkan behöver tydliga rutiner för att fungera. Med tanke på verksamhetens spridning med kontor i Luleå, Gällivare och Stockholm så ska en tydlig rutin finnas så att arbetsplatsansvarig ska kunna agera därefter. Vid händelse av brand så har endast Luleåkontoret en återsamlingsplats. 5.3 Ses över Rutinen för Intern och extern kommunikation var vid påbörjandet av arbetet inte tillgänglig och efter åtkomst så identifierades en del brister. Denna har dock genomgåtts av undertecknad och en anställd på Licab och är idag täckande för Licabs arbetsmiljöarbete. 5.4 Förslag på förbättringar Under granskningen identifierades avsaknaden av en inledande riskbedömningen inför upprättande av arbetsmiljömål. 41

48 Arbetsmiljömålen ska utformas för att aktivt minska, eliminera och förebygga dessa risker och faror. Arbetsmiljömålen ska även i den mån det är möjligt vara mätbara. Rutiner för att granska och utvärdera dessa mål var ej heller presenterad i verksamhetssystemet. Med utgångspunkt från den riskbedömning som genomfördes i rapportens 4 kapitel saknas tydliga rutiner och metoder kring ökad medvetenhet bland arbetstagarnas risker. 6. Metoddiskussion Metoden som valdes för detta arbete är en standard som lämpar sig väl vid granskning och upprättande av ledningssystem för arbetsmiljö SIS-OHSAS Licab har idag följt de lagar och krav som finns i ISO 9001, ISO och AFS 2002:01, men kände en osäkerhet kring om de hade det stöd som behövdes för att uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö. Med hjälp av denna granskning så var planen att kunna identifiera brister och föreslå åtgärder. Metoden fungerade bra men omfattningen av kursen på 200 timmar räckte endast till att granska och identifiera en del av de frågeställningar som uppstod vid upprättandet av översiktsdokumentet. Det som bör tas i beaktning är dock att det identifierades brister som arbetsgivaren måste beakta och i det stora hela får metoden bedömas som lämplig då slutresultatet ger Licab tydliga punkter att arbeta vidare med. 7. Diskussion Licab har i sitt arbete med arbetsmiljön tagit fram en grund att stå på och arbetsmiljöarbetet fungerar. En viktig punkt att beakta i detta arbete är att arbetsmiljön inte behöver vara dålig för att den ska kunna bli bättre. Syftet med Systematiskt arbetsmiljöarbete är att kontinuerligt utveckla arbetsmiljön i samband med företaget och arbetet hänger inte riktigt med på alla punkter. Nedan kommer mina reflektioner kring detta. I och med en planerad expansion med fler nyanställningar så stiger kravet på arbetsmiljöarbetet då man berör fler branscher och kompetenser. Med det kommer nya risker. En bra punkt att arbeta vidare på som inte är kravställd är upprättandet av en riskbedömning för verksamhetens samtliga arbetstagare på årsbasis som presenteras i verksamhetssystemet samt genom information vid gruppmöten. Sedan granskas rutiner, och arbetsmiljöpolicy och mål kan fastslås med riskerna som grund. Min tanke är också att man upprättar en metod för att mäta arbetsmiljömålen för att lättare kunna utvärdera dessa. Detta kan även resultera i att målen kommer formuleras annorlunda men skulle i längden förenkla uppföljningen av arbetsmiljön. Detta kan till exempel vara 42

49 innebära att målen kopplar till någon mätning och nollvision: Vi har idag XX % sjukskrivningar p.g.a. stress och ska inom årets slut sikta till att ligga på 0 %. Därefter kommer behovet av metod och rutiner in för att nå detta. T.ex. arbetstiden ska kontrolleras av YY på kvartalsbasis för att säkerställa att arbetstagaren har en rimlig arbetsnivå och den kompetens som krävs för att utföra de arbetsuppgifter som arbetstagaren blivit tilldelad. Rutiner för nödlägesberedskap bör utformas så att den fungerar på regional nivå. Saker som bedöms inträffa mer sällan men bedöms vara en stor risk om det inträffar måste regleras tydligt så att varje kontorschef vet hur denna ska agera för att garantera arbetstagarnas säkerhet vid händelse av nödsituation. Arbetsgivaren måste ansvara för att upprätta en ny eller revidera befintlig rutin för detta, samt utbilda berörda intressenter. Trots bristerna som identifierades i detta arbete så visade min tidigare utredning av Licabs SAM bland inhouse och uthyrda konsulter på en god arbetsmiljö. Detta var dock en snävt avgränsad rapport där endast 5 av 40 anställda intervjuades. Rutinen för Intern och Extern kommunikation var vid starten av arbetet inte tillgänglig men har sedan reviderats av mig och en anställd på företaget och min bedömning är, efter medverkan vid revideringen, att den har det stöd som behövs för att säkerställa en bra kommunikation inom företaget. Genomförandet av granskningen resulterade i en stor mängd instudering av lagar och krav på arbetsmiljö och har utvecklat min egen kunskap och nyfikenhet inom området. 43

50 8. Slutsatser och förslag på vidare arbete Slutsatsen efter avslutat arbete är att Licabs arbetsmiljö kan utvecklas vidare om de punkter som jag presenterat i rapporten beaktas och säkerställs. Efter avslutad granskning så lämnas följande förslag på fortsatt arbete för att säkerhetsställa att Licab har det stöd som behövs i arbetsmiljöarbetet: Genomgång av roller inom organisationen Upprättande av ett dokument för riskbedömning som ligger till grund för kommande års arbetsmiljömål Tydligare metod för att följa upp och utveckla arbetsmiljömålen Utvärdering av de befintliga rutiner som finns för att sprida information och återkoppling kring arbetsmiljön till arbetstagarna Tydligare rutiner kring nödlägesberedskap så att dessa fungerar på en nationell nivå med tanke på de påbörjade expansionerna 44

51 Referenser Arbetsmiljöverket. (den ). AFS 1998:5. Arbete vid bildskärm. AFS 1998:5: Arbetsmiljöverket. Arbetsmiljöverket. (den ). AFS 1999:7. Första hjälpen och krisstöd. Arbetsmiljöverket. Arbetsmiljöverket. (den ). AFS 2015:4. Organisatorisk och social arbetsmiljö. Arbetsmiljöverket. Arbetsmiljöverket. (den ). AFS 1982:3. Ensamarbete. Arbetsmiljöverket. Arbetsmiljöverket. (den ). Hämtat från Institute, S. s. (2008). SIS-OHSAS 18001:2007. Swedish standard Institute. 45

52 Bilaga 1 Policy Licab 1. Kvalitet och Miljö Ansvar Alla medarbetare. Beskrivning Vi på Licab vill att våra kunder ska se oss som en professionell, pålitlig och lyhörd samarbetspartner. Vår ledstjärna är att genomföra våra konsultuppdrag med hög kvalitet avseende teknik, tid och ekonomi och därmed uppnå hög kundtillfredsställelse. Detta ska vi uppnå genom att: I dialog med våra kunder identifiera deras krav och förväntningar i varje uppdrag samt utveckla och genomföra våra tjänster utifrån dessa krav. Genomföra våra uppdrag på ett professionellt sätt och ha kundens nytta som riktmärke. Utveckla medarbetarnas kompetens inom aktuella fackområden. Vara observanta kring miljöaspekterna i våra uppdrag och föra dialog med våra kunder kring alternativa sätt att minimera miljöpåverkan. Ta hänsyn till miljöpåverkan i vår interna verksamhet. Minst uppfylla kraven i alla tillämpliga lagar och bestämmelser. Drivkraften är medarbetarnas engagemang, kompetens och ett bra informationsflöde. 2. Arbetsmiljö Ansvar Alla medarbetare. Beskrivning LICAB har ett långsiktigt mål för arbetsmiljöarbetet - allt arbete internt och i våra projekt ska kunna utföras under säkra arbetsförhållanden och arbetsmiljön får inte medföra ohälsa. Vår strävan är att alla ska känna engagemang och trivsel på arbetsplatsen. Delegeringsansvaret ska vara klart formulerat och känt i organisationen. Arbetsmiljön är beroende på vilken typ av uppdrag vi utför, därför är det viktigt att samarbetet och synpunkter från alla medarbetare tas tillvara så att tillbud, olycksfall och arbetsskador undviks. För att alla ska känna delaktighet i arbetsmiljöarbetet måste samverkan mellan ledning och medarbetare fungera så att erfarenheter och synpunkter om arbetsmiljön tas tillvara. Vi ska följa alla regler och lagar som gäller för vår arbetsmiljö. 3. Hållbarhet Ansvar 1

53 Alla medarbetare. Beskrivning Licab jobbar för ett hållbart samhälle utifrån perspektiven miljömässig, social och ekonomisk hållbarhet. Ansvaret för detta innefattar alla verksamma i vår organisation, och Licab arbetar kontinuerligt för att alla anställda skall ha insikt, delaktighet och ansvar för att kunna ta upplysta beslut i dessa frågor. Miljömässig hållbarhet Licab är ett tjänsteproducerande företag, men har fortfarande många möjligheter att arbeta för hållbar resursförbrukning. Vi ska hushålla med våra resurser och använda miljöanpassade produkter så långt det är möjligt. Detta gäller allt vi förbrukar, från drivmedel till städkemikalier och kontorspapper. När de produkter vi nyttjar tjänat ut skall vi källsortera för återvinning så att kretsloppet sluts. Social hållbarhet Social hållbarhet innefattar många delar. Vi och våra leverantörer ska leva upp till kraven på mänskliga rättigheter och goda arbetsförhållanden, ta avstånd från barnarbete samt uppfylla kvalitets- och miljökrav. Därutöver behandlar vi alla lika oavsett kön, nationalitet, religion, trosuppfattning, ålder, sexuell läggning, funktionshinder och bakgrund. Alla ska ha lika förutsättningar när det gäller arbetsuppgifter och möjligheter till karriär hos oss på Licab. I den mån vi kan arbetar vi för att dessa förhållanden ska råda överallt i samhället. Vi känner ett stort samhällsengagemang i den roll vi har i näringslivet, och Licab ska alltid upplevas som en god samhällspartner var vi än bedriver affärsverksamhet. Ekonomisk hållbarhet För att bidra till ekonomiskt hållbar utveckling skall verksamheten skötas professionellt och lönsamt. I våra affärsbeslut ska vi beakta god affärsetik och agera ansvarsfullt med hög integritet. Våra värderingar signalerar att vi är lyhörda och engagerade, och håller kundens bästa för ögonen i alla sammanhang. Vi erbjuder kompetens som hjälper våra kunder att kunna arbeta effektivare såväl internt som i sina projekt. Licab strävar efter att skapa en balanserad ekonomisk tillväxt, utan att slita på naturresurser eller människor. 4. Jämställdhet och likabehandling Ansvar VD Beskrivning Jämställdhet ska prägla företaget och vår service och därigenom bidra till att skapa goda arbetsförhållanden såväl som resultat. Företagets strävan är att vårt arbetsklimat ska ha sin grund i alla människors lika värde. Alla medarbetare ska känna arbetsglädje, engagemang och trygghet och ha samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter oavsett olikheter inom t ex kön, könsidentitet eller könsuttryck, ålder, sexuell läggning, funktionsnedsättning, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning. 2

54 Alla på företaget, oavsett position, har ett stort ansvar för att acceptera varandras olikheter och att respektera den värdighet som alla har rätt till på sin arbetsplats. Trakasserier eller nedvärderande och förlöjligande handlingar är oacceptabelt beteende. Alla som ser ett kränkande beteende eller hör nedsättande språkbruk förväntas ingripa samt rapportera relevanta fall till närmaste chef. Det är chefens ansvar att en anmälan om trakasserier eller kränkande behandling alltid uppmärksammas och tas på allvar. Vi vill verka för att alla medarbetare ska kunna förena arbete och föräldraskap. Det sker genom att underlätta uttag av föräldraledighet eller vård av barn samt att ta hänsyn till detta vid planering av möten, resor och utbildningar, i den mån det är möjligt. Föräldralediga medarbetare ska ges möjlighet till kontakt med företaget, t.ex få information och delta i vissa gemensamma arrangemang. 5. Arbetsgivarens ansvar Ansvar VD Beskrivning Det är företaget som har det yttersta ansvaret för arbetsmiljön på din arbetsplats. Det innebär en skyldighet att vidta åtgärder och ordna arbetet så att ingen anställd utsätts för ohälsa eller olycksfall på sin arbetsplats. Vi arbetar målmedvetet för att allt sådant som kan leda till ohälsa eller olycksfall ändras eller ersätts så att risken för ohälsa eller olycksfall undanröjs. I detta arbete har även alla anställda en viktig roll. Det gäller att till exempel rapportera tillbud och arbetsskador som har uppstått. Det kan också vara fråga om att föreslå förbättringsåtgärder i syfte att förebygga ohälsa och olyckor. För frågor kring arbetsmiljö samt rapportering av tillbud och arbetsskador vänd dig i första hand till närmsta chef. 6. Arbetstagarens ansvar Ansvar Alla medarbetare Innehåll Alla medarbetare på företaget är skyldiga att medverka i arbetsgivarens arbetsmiljöarbete och att följa de regler och föreskrifter som rör arbetsmiljön. En medarbetare som upptäcker en omedelbar och allvarlig fara ska vända sig till arbetsgivaren eller skyddsombudet. Företagets medarbetare har inget formellt arbetsmiljöansvar, men är skyldiga att rapportera risker, tillbud och olycksfall. Det är också viktigt att du föreslår åtgärder som förbättrar arbetsmiljön och som förhindrar att ohälsa och olycksfall uppstår. Efter att olika arbetsmiljöförbättrande åtgärder har vidtagits är det av stor betydelse att du lämnar synpunkter på det som genomförts. 3

55 Bilaga 2 Rutiner Licab Ansvar 1. Ansvar och befogenheter VD Beskrivning För att säkerställa en väl fungerande verksamhet utan glapp i ansvar och befogenheter skall alla medarbetare tilldelas en befattningsbeskrivning med arbetsuppgifter, ansvar och befogenheter för sin roll i företaget. Befattningsbeskrivningen skall även omfatta berörda kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöpåverkande aktiviteter i Verksamhetssystemet. Med ansvar följer motsvarande befogenhet. Befattningsbeskrivningen för alla roller ska finnas att hitta i verksamhetssystemet. Alla medarbetare har ett ansvar för att följa de styrande dokument (rutiner och mål) de berörs av. I samband med medarbetarsamtal följs befattningsbeskrivningen upp. Nya eller ändrade aktiviteter skrivs in i befattningsbeskrivningen och berörda medarbetare informeras och ny utgåva läggs i verksamhetssystemet. Ansvar 2. Arbetsskada VD. Beskrivning Om det inträffar en arbetsskada eller tillbud är du skyldig att anmäla detta till din närmsta chef. Arbetsgivaren är skyldig att anmäla arbetsskador. Med arbetsskador menas olyckor som händer på arbetet eller sjukdomar som beror på arbetet. Förutom kroppsliga skador kan det också vara fråga om psykiska problem. Det kan även vara fråga om färdolycksfall, dvs en arbetsskada kan inträffa på väg till eller från arbetet. Arbetsgivaren måste också anmälda tillbud. Tillbud är nästan-olyckor, d v s händelser som hade kunnat leda till skador. Anmälan görs av närmsta chef till Försäkringskassans och Arbetsmiljöverkets gemensamma webbplats: Här är några exempel på vad arbetsskador kan vara: Halkolyckor Fall från stegar Trafikolyckor på vägen till eller från arbetet 4

56 Färdolyckor Allergier mot något ämne man arbetar med Att man mår dåligt psykiskt på grund av bråk eller stress på arbetsplatsen Ansvar Alla medarbetare. Beskrivning Allmänt 3. Avvikelser i uppdrag Avvikelse är när ett uppdrag inte uppfyller ställda krav, oavsett om t.ex. en korrigerande åtgärd kan vidtas som medför att kravet kan uppnås. Avvikelser är t.ex. när: leveransen inte uppfyller ställda krav från beställaren uppdraget inte klarar tidsramarna uppdraget inte klarar de ekonomiska ramarna uppsatta mål inte uppnås ett utfört arbetsmoment inte fått avsedd verkan eller resultat arbetsmoment inte har utförts enligt rutin Avvikelser kan även uppkomma i internt arbete på företaget. Riktlinjer Avvikelser dokumenteras på Mall Avvikelserapport. Avvikelser i det interna arbetet överlämnas till närmsta chef som utreder avvikelsen. I uppdrag utreder uppdragsansvarig avvikelsen och beslut tas om vilka avhjälpande åtgärder som skall vidtas enligt Rutin Korrigerande och förebyggande åtgärder. Blanketten överlämnas därefter till närmsta chef. Mall Avvikelserapporten är ett kvalitetsdokument som hanteras enligt Rutin Dokumentstyrning. Efter genomförda avhjälpande åtgärder lämnas en kopia av avvikelserapporten till närmsta chef för sammanställning. Uppdragsansvarig informerar berörda medarbetare om upptäckta avvikelser och om beslut om avhjälpande åtgärder. Kundklagomål och reklamationer handläggs av uppdragsledare. Uppföljning Uppföljning av vidtagen åtgärd och effekten av den ska genomföras. Gruppchefer sammanställer avvikelser och rapporterar vid ledningens genomgång. Ansvar 4. Dokumentstyrning Ledning och Skyddsombud. 5

57 Beskrivning I verksamhetssystemet finns styrande och redovisande dokument. Styrande dokument är: Manualen Rutiner Instruktioner Redovisande dokument visar resultat, ex. blanketter ifyllda med resultat internt och i uppdrag. Upprätta dokument Styrande dokument och mallar till redovisande dokument i verksamhetssystemet upprättas av ledning och skyddsombud. Den som upprättar dokument ska se till att: dokument som införs i verksamhetssystemet uppfyller skakraven i ISO 9001, ISO och AFS 2002:01 dokumenten är utformade enligt mallar för styrande och redovisande dokument För att praktiskt kunna hålla ordning på alla dokument ska ett dokumenthuvud finnas med följande innehåll: Dokumentnamn Utgåva Sidnummer Upprättad av: Datum: Godkänd av: Gäller från datum: Ledningsgruppsmedlemmar och skyddsombud har befogenhet att kontinuerligt uppdatera rutiner och blanketter. VD ska därefter godkänna dessa. Godkänna dokument Rutiner och blanketter godkänns av ledningen. Efter godkännande och uppdatering av version lägger ledningsgruppsmedlem eller skyddsombud in dokumentet i verksamhetssystemet. Inaktuella dokument Gamla dokument ersätts av nya dokument som avlägsnas och arkiveras i mapp för Inaktuella dokument och arkiveras. Redovisande dokument i uppdrag Digitala redovisande dokument i uppdrag ska förvaras i uppdragsmappen på den delade disken. Ansvar 5. Första hjälpen och krisstöd 6

58 Skyddsombud Beskrivning 1. Bakgrund/inledning Licab har idag ett stort antal anställda som under sin tjänstgöring utsätts för risker i trafik, på byggarbetsplatser och vid inventeringsuppdrag. Inom företaget finns även personer som utsätts/utsätter sig för risker vid utövande av sina fritidsintressen. Av ovanstående orsaker har företaget utarbetat rutiner för första hjälpen och krisstöd. Som stöd/referenser i detta arbete har AFS 1999:7. Dessa föreskrifter gäller all verksamhet som omfattas av arbetsmiljölagen (SFS 1977:1160). 2. Definitioner Med första hjälpen i denna rutin avses: De hjälpåtgärder som vid olycksfall och akut sjukdom omedelbart måste vidtas på plats för att återställa och upprätthålla livsviktiga kroppsfunktioner eller hindra vidare skadeutveckling De åtgärder som behöver vidtas för att så snabbt som möjligt få den skadade eller sjuke under medicinsk vård. Med krisstöd avses i denna rutin avses: Det psykiska och sociala omhändertagande som behöver vidtas i samband med olyckor, akuta krissituationer och liknande allvarliga händelser som kan utlösa krisreaktioner 3. Beredskap för första hjälpen På varje arbetsställe/kontor finns rutiner för första hjälpen och krisstöd anslagna/beskrivna Och genom information och anslag säkerställs att arbetstagarna känner till hur första hjälpen och Krisstödet är organiserat på arbetsstället. De skall fortlöpande hållas väl förtrogna med de rutiner som gäller. På lämpliga ställen skall finnas anslag med uppgift om var utrustning för första hjälpen finns, vilka personer som kan ge första hjälpen, telefonnummer till utryckningsfordon och taxi samt adress och om det behövs färdbeskrivning till arbetsstället. 4. Kunskaper i första hjälpen På varje arbetsställe/kontor har samtliga anställda grundutbildning i: HLR: Hjärt och lungräddning 7

59 LABCDE: L= Livsfarligt läge A= Air, luftvägar B= Breath, andning C= Cirkulation D= Medvetande E= Exposé LICAB genomför även fortbildning var tredje år i både HLR och LABCDE. 5. Utrustning för första hjälpen På samtliga av LICAB: S kontor finns följande utrustning för första hjälpen och brandskydd i from av: Brandsläckare Förbandsmaterial 6. Exempel på situationer som kan utlösa krisreaktion Arbetsolyckor och allvarliga tillbud Förutom den drabbade är det betydelsefullt att arbetskamrater i den direkta omgivningen och även andra arbetstagare som har en relation till den drabbade ges möjlighet till stöd och hjälp. Rån, våld och hot om våld Att bli utsatt för fysiskt våld eller psykiskt våld innebär i de flesta fall en traumatisk upplevelse. Lika traumatiskt kan ett hot vara, särskilt om hotet innebär hot till livet. Arbetskamraters död eller svåra sjukdomar Att förlora en arbetskamrat genom olycksfall eller sjukdom kan innebära en stark psykisk påfrestning för övriga arbetskamrater och leda till krisreaktioner. Olyckor och katastrofer på och utanför arbetsplatsen Det akuta omhändertagandet vid katastrofer och större olyckor organiseras och genomförs av samhället (t.ex. polis, räddningstjänst) men bör kompletteras med insatser på arbetsplatsen för drabbade medarbetare. 7. Kunskaper om krisstöd Chefer och ansvariga för respektive kompetensområde har utbildning i krisstöd. Chefer ska ha kunskap om hur normala stressreaktioner kan yttra sig. Detta är särskilt Viktigt för ett bra psykosocialt omhändertagande. 8. Licabs planer för hantering av situationer som betraktas som kris för företaget/enskild medarbetare 8

60 Det är viktigt att alla i organisationen känner till vem som gör vad och vad som förväntas av var och en. Kontorsansvarig ansvarar för: Att det finns ett uppdaterat personalregister med anhöriglista Att anslag finns om hur/vem som startar krisstöd Information till övriga medarbetare efter beslut från krisledare Information till kund där medarbetare har uppdrag Krisledare med arbetsgivaransvar ansvarar för: Att denna rutin finns och är tillämpbar Säkerställa information till anhöriga Säkerställa att rätt information förmedlas ut till personal/kunder via kontorsansvarig information vid behov svara för kontakt med massmedia Personligt stödsamtal Ytterligare stöd till medarbetare Uppföljning efter särskilda händelser Om det är lämpligt organisera besök på sjukhus etc. 9. Åtgärder vid och efter en krissituation Kamratstöd Kamratstöd ges av arbetskamraterna till den som behöver och ber om det, oavsett orsak. Särskild kamratstödjare har utsetts. Skyddsombud Jenny Strang är även stödperson inom Licab. Avlastningssamtal - Defusing Defusing är ett samtal för att bearbeta tankar och känslor efter en psykiskt påfrestande händelse. Samtalet bör genomföras med särskild utbildad personal som har kunskap om krisreaktioner. Stress- och krisbearbetning - Debriefing Debriefing eller stress- och krisbearbetning är en teknik för psykologisk bearbetning. Det är också en metod att lösa problem som uppstår på grund av obearbetad stress. Debriefing genomförs normalt någon eller några dagar efter händelsen och kan vid behov fortgå vid flera tillfällen. Samtalsstöd Vid en krissituation kan fördjupat samtalsstöd ges till medarbetare enskilt eller i grupp. Uppföljning efter särskilda händelser Denna uppföljning görs efter lämplig tid och innebär att de berörda medarbetarna kontaktas av gruppchef för bedömning om ytterligare stöd kan behövas. 9

61 Företagshälsovård som kan vara till hjälp vid krissituationer Företagshälsovården Previa kan hjälpa till med professionellt stöd vid behov. Referenser AFS 1999:7 Första hjälpen och krisstöd AFS 1993:2 Hot och Våld AFS 1993:17 Kränkande särbehandling AFS 1980:14 Ansvar 6. Kvalitets och miljörevisioner Kvalitets- och miljöansvarig. Beskrivning För att verifiera att verksamhetssystemet fungerar på avsett sätt ska interna revisioner och uppdragsrevisioner genomföras. Avsikten är att utvärdera och säkerställa att vi arbetar enligt de rutiner, regler och krav m.m. som fastställts, och att eventuella avvikelser rättas till. Interna revisioner Interna revisioner utförs årligen av kvalitets- och miljöansvarig. Uppdragsrevisioner Uppdragsrevisioner utförs i ett pågående uppdrag per år. Revisionerna kan inriktas på utvalda processavsnitt t.ex.: Upprättande och tillämpning av Kvalitets- och miljöplan Uppstart av projekt enligt gällande rutiner Att redovisande dokument har upprättats Genomförande av revisioner Ansvarig och berörda informeras. Genomför revisionen och dokumentera resultat och anmärkningar i Revisionsprotokoll. Skriv ner förslag till åtgärder i samråd med ansvarig. Besluta samtidigt om ny revision ska genomföras eller inte. Revisionsprotokoll arkiveras i på gemensam server i mappen "Revisioner och ronder". Resultat från utförda revisioner sammanställs och redovisas vid Ledningens genomgång. Uppföljning 10

62 Vid genomgång av årets revision följs även åtgärder från föregående års revision upp. Ansvar 7. Ledningens genomgång Ledningen, kvalitets- och miljösamordnare samt skyddsombud. Beskrivning Syfte Ledningens genomgång skall göras en gång per år för att utvärdera om verksamhetssystemet är effektivt och riktigt utformat samt för att säkerställa att verksamheten ständigt förbättras. Utförande En gång per år skall ledningsmöte genomföras för uppföljning av hela verksamhetssystemet. Kvalitets- och miljöansvarig samt skyddsombud sammanställer underlag för mötet. Under mötet fattas beslut om eventuella förändringar av verksamhetssystemet. På mötet behandlas bl.a. punkter i Agenda ledningens genomgång. Protokoll Protokollet från ledningens genomgång ska både fungera som ett redovisande dokument över kvalitets-, miljöoch arbetsmiljöarbetet det gångna året och som ett styrande dokument med beslut om det kommande årets arbete. Ansvar 8. Rutin nödlägesberedskap VD, Skyddsombud, Uppdragsledare och Gruppchef. Beskrivning Vi skall ha den kunskap och kompetens som beskrivs i AFS 1999:07, första hjälpen och krisstöd. Kontoret På kontoret kan det förekomma en del brandrisker. Exempel på risker som kan leda till brand i material, gardiner, möbler m.m.: Kvarglömda påslagna kokplattor, kaffekokare etc. Levande ljus Nödutgång skall hållas fri från hinder samt att brandvarnare funktionstestas minst en gång per kvartal. Skyddsombud utför kontroller med jämna mellanrum. Gruppchef ansvarar för att nyanställda informeras om: 11

63 Placering av brandsläckare och användning av den Nödutgång Uppsamlingsplats som är vid stadshuset För nödlägen inom kontor gäller följande: Om inte brand kan släckas med brandsläckare kontaktas räddningstjänsten på telefonnummer. 112 Kontrollera att inte någon av medarbetarna har svårt att ta sig ut eller är skadad Vid utrymning samlas alla vid uppsamlingsplatsen Kontrollera att alla är ute Möt brandkåren och avrapportera om någon saknas Inträffad olycka eller tillbud skall dokumenteras på tillbuds- och arbetsskaderapport och utredas enligt rutin. Uppdrag I uppdrag där det finns risk för nödlägen och olyckor skall riskanalys utföras av uppdragsledare. Upptäckta risker skall dokumenteras och förslag till förebyggande åtgärder tas fram av uppdragsledare eventuellt i samråd med kund. Berörda medarbetare skall informeras om risken och vilka åtgärder som skall vidtas om olycka inträffar. Inträffad olycka eller tillbud skall dokumenteras på tillbuds- och arbetsskaderapport och utredas enligt rutin. I uppdrag där företaget är underleverantör informerar sig uppdragsledaren om eventuella risker som beställaren har identifierat. Ansvar 9. Riskhantering i projekt Uppdragsledare/projektledare Beskrivning Riskhantering Riskhantering är ett viktigt inslag för att säkerställa kostnadseffektiva leveranser med kvalitet i projekt. Ansvaret för riskhanteringen ligger normalt hos projektledaren, men riskhanteringsarbete utförs av hela projektteamet. Riskhanteringsprocessen består av följande steg: 12

64 Riskhanteringsprocessen är till sin natur iterativ, och ska upprepas med ett för projektet lämpligt intervall. Riskidentifiering Identifiering av risker genom att områdesvis gå igenom projektet och hitta de möjliga risker som finns inom respektive område. Risker formuleras lämpligen "Om så " Riskanalys För varje identifierad risk, jobba vidare med att formulera påverkan för att beskriva vad konsekvensen skulle bli i det fall risken blir till verklighet. Riskvärdering För varje risk, bedöm sannorlikheten att risken blir till verklighet. Därefter, bedöm hur allvarligheten i konsekvenserna om risken skulle bli till verklighet. Riskvärdet räknas sedan fram genom att multiplicera sannorlikhet och allvarlighet, och bedöms enligt matrisen i mallen. (I förenklad riskanalys görs riskvärderingen genom att teamet bedömer om risker är hög, medium eller låg.) Åtgärder För risker med hög eller medium risknivå, ska åtgärder för att minimera eller eliminera risken formuleras. Dessa tecknas ned i samma mall, med en ansvarig och en deadline. Uppföljning Uppföljningen av åtgärderna görs av projektteamet (status i riskanalysmallen), och en ny bedömning av hur risken har förändrats görs när åtgärden är genomförd. För riskhantering används "Mall riskanalys" som finns att hitta i Licabs verksamhetssystem. I mallen finns en standardversion, där riskvärdet räknas fram genom att multiplicera värdet av sannolikhet och allvarlighet. För andra, mer övergripande tillämpningar, finns även en förenklad variant med en mer subjektiv bedömning av risknivå. 13