Region Skåne. Läkemedel Beställningsportalen 1 (51)

Transkript

1 Region Skåne Läkemedel Beställningsportalen 1 (51)

2 Innehållsförteckning 1 Inloggning 4 2 Introduktion Min inkorg och Menyn Inköpsprocessen Beställning Sök önskad Produkt Visning Produkt Skapa Beställning Varukorgen Beställningsinformation Skapa Beställning uppdelat på flera konteringar Beställningsmallar Skapa beställningsmall Kopiera mall till kollega Ändra mall Sök artikel i läkemedelsförråd 21 5 Visa status på Inköpsorder Mina inköpsorder Sök kollegors inköpsorder Enkel Sökning Avancerad Sökning Inleverans Registrera leverans Registrera delleverans Registrera avvikelse Flera aviseringar till inköpsordern Fakturahantering Beslutsattest och signering Leverans är ej registrerad Hantering av avvikelse Prisdifferenser Fakturarad - prisdifferens inom toleransnivåer Fakturarad - billigare pris än order Kvantitetsdifferens Fakturarad - kvantitetsdifferens större än order Fakturarad - kvantitetsdifferens mindre än order Fakturerad kvantitet större än levererad Fakturarad- både kvantitets- och prisdifferens Övriga avvikelser Övriga avgifter Öresutjämning (51)

3 7.3.4 Förklaring av ikoner Cirkulation Cirkulation från Min inkorg Cirkulation från Cirkulationsflik (51)

4 1 Inloggning För att logga in i portalen ange: Användare Lösenord Företag Användarens RSID Användarens lösenord i Raindance Företagsnummer (kan lämnas blankt) Skriv in ditt användarnamn (RSID) och lösenord du har i Raindance. Fältet företag kan lämnas blankt. Du kopplas med automatik till den förvaltning ditt Användar-ID är kopplat till, exempelvis 04 Helsingborgs lasarett. Om du vill arbeta med ett annat företag än det som angetts som huvudföretag i Raindance skriv in detta i fältet för företag. Du kan även byta till en annan förvaltning från Min inkorg efter att du har loggat in i portalen. 4 (51)

5 2 Introduktion 2.1 Min inkorg och Menyn Den första bild som visas är Min inkorg. I Min inkorg samlas alla dokument som skall behandlas med kontering och attest. Dokumenten är uppdelade i flikar och siffran intill räknas ned allt eftersom dokumenten åtgärdas. Beroende på vilken behörighet man har visas olika antal valmöjligheter i menyraden ovanför bilden. De menyval som är aktuella för beställningsportalen finns under menyvalet Inköp. Dessutom finns det några snabbknappar ovanför menyraden där man kan komma direkt till funktionerna Varukorgen och Mina order. 5 (51)

6 2.2 Inköpsprocessen I Inköpsprocessen ser flödet ut på följande vis: 1. En medarbetare lägger artiklar i sin varukorg och skapar sedan en beställning. Artiklarna finner hon genom att söka i leverantörernas produktlistor, som finns i systemet. 2. Beställningen konteras automatiskt mot förvalda koder och attesteras automatiskt när beställningen skapas. 3. Inköpsordern skapas genast eftersom behörig beställare även har sakattesträtt. 4. Inköpsordern skickas till leverantören. 5. Leveransavisering. 6. Godset anländer och leveransen registreras (inleverans). 7. Leverantörens faktura anländer och matchas mot inköpsordern. Fakturan beslutsattesteras av beslutsattestant. 8. Faktura går till betalning 6 (51)

7 3 Beställning Tryck på knappen för Varukorgen så hamnar du i beställningsfönstret. Alternativt välj Inköp Varukorg i menyn. Beställningsfönstret består av tre delar, en sökdel till vänster, en presentationsdel till höger och en varukorg längst ned. 3.1 Sök önskad Produkt Sökningar kan göras med hjälp av ett Produktträd, en avancerad sökning under fliken Sök, via Mallar eller med hjälp av en snabbsökning längst ned. (ABC används ej för läkemedel) 7 (51)

8 Produktträd När varukorgen är vald är fliken Träd förvalt. Under fliken Produktträd kan man klicka på önskad Produktgruppsrubrik så öppnar sig de grupper som är kopplade till den. Man kan sedan klicka sig vidare till dess produktgruppsnamnet får en röd markering framför sig. Nu är man på lägsta nivå och de produkter som är kopplade till denna produktgrupp visar sig i bilden till höger. De artiklar som går att beställa visas här. ABC-ordning Används ej för Läkemedel. Sök Under fliken Sök kan man göra avancerade sökningar genom att kombinera olika villkor. Här kan man också söka efter ett specifikt artikelnummer. Mallar Då du har skapat egna personliga mallar alternativt har mallar upplagda på er förvaltning kan du under fliken mallar välja en önskad beställningsmall. Härifrån kan man också välja en tidigare gjord beställning och använda som mall för sin beställning. 3.2 Visning Produkt I presentationsdelen visas produkternas Benämning, Leverantör, Avtalad produkt, Miljö, Artikelnr, Ledtid, Jämförpris, Avtalat pris, 8 (51)

9 Beställningsenhet, Förpackning, ATC, Läkemedel, Leverantörs EAN och minsta Antal för beställning. Varje kolumn är sorteringsbar, genom att man klickar på kolumnens rubrik. Man kan lägga till och ta bort kolumner genom att högerklicka på en kolumn. Justeringen ligger kvar tills nästa gång ni loggar in. Förklaring av fält: Leverantörens benämning på artikeln/produkten. Benämning Går även att klicka på texten för att få upp ytterligare information om produkten. Leverantör Leverantörens namn. Avtal blå Boll visar att produkt tillhör ramavtalat sortiment och avtalade priser. Miljö grön Boll visar att produkt är uppmärkt som miljövänligt alternativ. Artikelnr Leverantörens artikelnummer. Ledtid Antalet beställningsdagar. Jämförpris Jämförpris per kg, st eller minsta gemensamma nämnare. Pris Pris per beställningsbar enhet. Enhet Enhet som artikeln beställs i. Förpackning Förpackningsstorlek. Hur många som finns i en förpackning. ATC ATC-kod, endast på läkemedelsartiklar Läkemedel vit Ikon med rött kryss som indikerar att det är ett läkemedel. Lev. EAN-nr Den EAN-kod leverantören har. Antal Ange det antal som önskas beställas av en viss artikel/förpackning. Beställ Kundvagn används för att placera önskad artikel i Varukorgen. För att få upp mer information om artikeln klickar man på artikelns benämning. 9 (51)

10 En ruta med artikelbeskrivning öppnar sig då med bland annat en klickbar länk, ATC, som omdirigerar till FASS. Artikelbeskrivning FASS 3.3 Skapa Beställning Varukorgen För att skapa en beställning så lägger man önskade produkter i varukorgen genom att trycka på kundvagnen. Varukorgens innehåll visas längst ner på skärmen. Först söker man upp önskad produkt med hjälp av sökfunktionen som beskrivits ovan. Alternativt hämtar man fram en Mall som man kan beställa ifrån. (Se kap 3.5 för funktionen Skapa Mallar) När man vill lägga en produkt i varukorgen klickar man på symbolen för varukorg längst ut till höger. Då lägger sig produkten i varukorgen nedanför. Vill man ändra antalet som skall beställas kan man fylla i önskad kvantitet i fältet för Antal och sedan klicka på varukorgssymbolen. Om man har hämtat fram en mall eller en tidigare gjord beställning kan man också använda knappen Välj alla. 10 (51)

11 Man kan alltid redigera i sin varukorg om man önskar ändra Antal eller vill ta bort någon rad. För att ta bort en rad klickar du på soptunnan i början av raden. Skulle du vilja ta bort samtliga rader klickar du på soptunnan längst ner till vänster. När man fyllt sin varukorg trycker man på knappen Nästa Beställningsinformation Nu visas en ny bild med information om vad beställningen innehåller, vilken leveransadress som gäller, vem som skall attestera fakturan samt konteringsförslag. Informationen om Leveransadress (mottagande avdelning), Attestant och Konteringsförslag ligger förvalt på din användare. Du kan själv ändra dessa vid behov. 11 (51)

12 Notering - Vid behov, ange en Notering av vad beställningen gäller. Notering är ett internt meddelande som även visas Mina beställningar och i tidigare beställningar under mallar i varukorgens sökdel. Önskat leveransdatum - Fältet lämnas blankt om du inte vill förändra leveransdag. Vid akutbeställning ringer du in som idag. Attestant - Kontrollera att rätt ansvarig står angiven under ansvarig attestant. Det går även att söka attestant och ändra genom att klicka på ordet Attestant. Meddelande attest - används inte för läkemedel. Leveranstyp - används från och med 1/9. 12 (51)

13 Leveransadress - Kontrollera att Leveransadressen är rätt. De leveransadresser som är valbara hittas med hjälp av rullisten. Det går bara att ange en leveransadress per beställning. Notera att leveransadress är mottagande avdelning. Godsmärkning Här kan du skriva en godsmärkning/notering till leverantören. Vid beställning av läkemedelsservice ska detta skrivas in i fältet. Konteringsförlslag- En konteringsmall finns som förslag. Kontrollera att förslaget är rätt. Vill man byta konteringsmall ställer man markören i fältet för Mall och trycker på Sök. En ny sökruta visas där man kan söka in önskat värde. Första sidan visar användarens egna mallar. Välj i fönsterlisten för att se generella mallar. Markera önskat värde och tryck Enter. Alternativt dubbelklicka på önskat värde. När du är klar med din beställning trycker du på knappen Skapa. Om du inte angivit Önskat leveransdatum kommer en påminnelseruta upp. Du kan lämna denna tom och klicka på Skapa. När du klickat på Skapa kommer du in i signeringsfunktionen där beställningen ska godkännas. Godkänn beställningen genom att skriva in samma lösenord som du loggar in i Raindance med. Klicka därefter på OK. 13 (51)

14 När du har godkänt beställningen kommer du tillbaka till Inkorgen och kan därifrån välja att logga ut eller gå till Varukorgen och lägga en ny beställning. 14 (51)

15 3.4 Skapa Beställning uppdelat på flera konteringar Om man vill fördela olika beställningsrader på olika konteringar gör man det i bilden Beställningsinformation. På dig som användare finns förvalt ett konteringsförslag som visas i bilden. Den gäller för alla beställningsrader. Om man vill att någon/några av beställningsraderna skall få en annan kontering så kan man välja in en annan konteringsmall på den raden. Ställ markören i fältet för mall, ute till höger på den önskade raden. Klicka sedan på söksymbolen till höger om fältet. 15 (51)

16 Nu skapas en separat konterings rad för EH raden. Övriga rader får konteringsförslagets kontering. Fortsätt sedan att skapa din beställning genom att trycka på knappen Skapa. Om du inte angivit Önskat leveransdatum kommer en påminnelseruta upp. Du kan lämna denna tom och klicka på Skapa. När du klickat på Skapa kommer du in i signeringsfunktionen där beställningen ska godkännas. Godkänn beställningen genom att skriva in samma lösenord som du loggar in i Raindance med. Klicka därefter på OK. 16 (51)

17 När du har godkänt beställningen kommer du tillbaka till Inkorgen och kan därifrån välja att logga ut eller gå till Varukorgen och lägga en ny beställning. 17 (51)

18 3.5 Beställningsmallar Skapa beställningsmall Önskar man spara det man lagt i varukorgen som en beställningsmall trycker man på knappen Skapa ny mall. Beställningsmallen är en kopia av varukorgen och hamnar under fliken intill. Ange ett namn på mallen i fältet till höger där det står Ny mall och välj om mallen ska vara personlig eller på enhet. Personliga mallar är sådana du själv ska använda, eller någon kollega, som du väljer att kopiera mallen till. Mallar på enhet sparas på förvaltningsnivå. Tryck sedan på spara. Bekräfta genom att klicka på OK. Stäng fliken Mall med krysset. 18 (51)

19 När du har sparat mallen hittar du den under fliken Mallar Kopiera mall till kollega Om man önskar kopiera beställningsmall till en kollega går du in under fliken mallar, i sökdelen, och välj där den beställningsmall du önskar skicka genom att högerklicka på den. Då öppnas en meny med två val: Kopiera mall till... och Flytta mall till min enhet. Välj kopiera mall till. En ruta öppnas där du antingen kan skriva in signaturen på användaren i fältet signatur eller söka fram användaren genom att klicka på sökikonen och välja en användare i söklistan som kommer upp. Beställningsmallen som kopieras kommer att namnsättas med det befintliga namnet på mallen plus ett tillägg med signaturen på den som utför kopieringen. Mallen återfinns nu hos den användare du kopierade mallen till under fliken mallar. 19 (51)

20 Väljer du istället att flytta mall till min enhet kommer din personliga mall försvinna i listan och istället bli tillgänglig som en generell mall för din enhet Ändra mall För att ändra en beställningsmall måste du först öppna den. Börja med att klicka på fliken mallar i fönstrets vänsterkant. Välj alternativet Personliga i rullgardinsmenyn (det är endast systemadministratör som kan ändra generella mallar). Klicka på mallen ni vill öppna, så visas innehållet i den högra delen av fönstret, klicka därefter på knappen ändra för att flytta mallen till ändra läge. Mallen hamnar nu i fliken bredvid varukorgen. Samtidigt fylls fönstret i presentationsdelen med den artikellista ni har som standard. Gör de ändringar och tillägg ni önskar. Klicka sedan på Spara. Notera att ändringar du gör i mallen inte slår igenom i mallen hos kollega om du tidigare har kopierat mallen till kollegan. 20 (51)

21 4 Sök artikel i läkemedelsförråd För att kontrollera om artikeln finns i andra läkemedelsförråd (etikettplatser) går du till funktionen Lageretiketter som du hittar under Administrera Inköp i menyn. Från en etikettplats/förråd går det att kontrollera om artikeln finns i andra etikettplatser/förråd. Dubbelklicka på en etikettplats/förråd för att komma in i sökfunktion. Alternativt markera etikettplats/förråd och klicka på Öppna. 21 (51)

22 Skriv in artikelnumret, del av artikelnumret och *, artikelns benämning eller del av artikelns benämning och * i fältet Sök. Tryck därefter på Hämta. Välj artikel du söker efter genom att markera artikeln och klicka på Sök, alternativt dubbelklicka på artikeln. Då listas samtliga etikettplatser/förråd som innhåller angiven artikel. 22 (51)

23 5 Visa status på Inköpsorder 5.1 Mina inköpsorder För att se status på egna inköpsorder trycker man på knappen Mina order. Alternativt går via menyraden Inköp Mina order. Då visas en bild över de inköpsorder som man har gjort samt vilken status de har. Notera att i enkel sökning visas bara order som har status lägre än Fakturerad. Härifrån kan du söka fram dina inköpsorder från det senaste dygnet, senaste veckan och senaste månaden. (För ett annat statusurval eller datumintervall välj fliken Avancerad sökning.) Dubbelklicka på order om du vill gå vidare in på Inköpsordern och exempelvis se vilka artiklar som tillhör ordern. Härifrån kan man se Status och Historik över Inköpsordern. 23 (51)

24 Information om inköpsordern visas på: - Huvudinformation - Radinformation (går att zooma ner ytterligare med hjälp av Blå pil) - Fakturor, Leveranser, Aviseringar, Bekräftelser (tillhörande elektroniska meddelanden och information) Välj Blå pil för att zooma ner på Radinformation. Då får man information om Leveranser, Bekräftelser och Fakturerad kvantitet för den orderraden. Längst ned på bilden finns flikar som visar information om vilka Fakturor, Leveranser, Aviseringar och Bekräftelser som kommit till ordern. Klicka på önskad flik för att se mer information. 24 (51)

25 Om man klickar på knappen Historik får man upp en logglista över vad som hänt med Inköpsordern. Knappen Uppdatera är till för att uppdatera bilden. Du kan också göra inleverans direkt från Inköpsordern. Det gör du via knappen Leverans. (Se kap 6 för mer om inleverans). 5.2 Sök kollegors inköpsorder Menyvalet Inköp Sök erbjuder flera olika sökmetoder som är värdefulla i anslutning till inköpshanteringen. Du kan med hjälp av funktionen exempelvis söka fram en kollegas inköpsorder Enkel Sökning Sök inköpsorder består av två delar. Först kommer man in i Enkel sökning där du snabbt kan söka fram dina egna inköpsorder från det senaste dygnet, senaste veckan och senaste månaden. Notera att i enkel sökning visas bara order som har status lägre än Fakturerad. 25 (51)

26 Du kan även söka på order för enhet och för hela företaget. Observera att enhet inte enbart är din avdelning utan flera enheter inom din förvaltning. För att söka fram en kollegas inköpsorder börja skriva in namn, signatur eller RSID i fältet för beställare. För varje tecken du skriver in visas en söklista med de beställare vars namn, signatur eller RSID innehåller tecknen. Klicka på namnet när det visar sig i listan. Därefter välj tidsurval, dvs. visa Inköpsorder skapade av användaren det senaste dygnet, senaste veckan eller senaste månaden. Ovanför rubriken står information om vilket urval du använde och hur många träffar. (För att se samtliga rubriker scrolla till höger.) 26 (51)

27 Listan som visas innehåller följande information: Inköpsorder Skapad Beställare Leverantör Status Status datum Belopp Plan lev datum Organisatorisk enhet Leveransadress Inköpsorderns id. Datum och tid då inköpsordern skapades. Inköpsorderns beställare. Leverantören beställningen har skickats till. Inköpsorderns status. Datum och tid för senaste statusändring. Inköpsorderns belopp. Planerat leveransdatum. Den enhet som beställaren tillhör. Inköpsorderns leveransadress (Mottagande avdelning). Dubbelklicka på order om du vill gå vidare in på Inköpsordern och exempelvis se vilka artiklar som tillhör ordern. (Se 5.1 för vilken information du kan se på en inköpsorder) Avancerad Sökning Med avancerad sökning kan du ange fler urvalsparametrar, som t.ex. status och orderdatum. Du kan därmed få ett mer avgränsat sökresultat. Beställare Enhet Status Som förslag den som är påloggad. Du söker upp andra beställare genom att skriva in namn, signatur eller RSID i fältet för beställare. För varje tecken du skriver in visas en söklista med de beställare vars namn, signatur eller RSID innehåller tecknen. Organisatorisk enhet. Markerar du checkboxen till höger visas inköpsorder även för de underliggande enheterna Välj mellan mindre än och lika med, lika med eller större än och lika med 27 (51)

28 Leverantör Inköpsorder Orderdatum Belopp Rensa urval Starta sökning Välj leverantör i rullisten. Här kan du söka på inköpsorder med wildcards enligt;? matchar exakt ett tecken, * matchar 0, 1 eller flera tecken. Datum då inköpsordern skapades. Markera checkboxen till vänster, då visas två nya fält där du även kan söka på tidsintervall. Inköpsorderns belopp. Alla urval tas bort. Sökningen startas. Ovanför rubriken står information om vilket urval du använde och hur många träffar. (För att se samtliga rubriker scrolla till höger.) Listan som visas innehåller följande information: Inköpsorder Skapad Beställare Leverantör Status Status datum Belopp Organisatorisk Inköpsorderns id. Datum och tid då inköpsordern skapades. Inköpsorderns beställare. Leverantören beställningen har skickats till. Inköpsorderns status. Datum och tid för senaste statusändring. Inköpsorderns belopp. Den enhet som beställaren tillhör. 28 (51)

29 enhet Leveransadress Inköpsorderns leveransadress. (Mottagande avdelning). Dubbelklicka på order om du vill gå vidare in på Inköpsordern och exempelvis se vilka artiklar som tillhör ordern. (Se 5.1 för vilken information du kan se på en inköpsorder). 29 (51)

30 6 Inleverans Det är obligatoriskt att registrera leverans på elektroniska beställningar. Leveransen är en kontrollfunktion som gör att man inte betalar för mer än vad som levererats. Om pris/antal är högre på fakturan än vad som registrerats vid leveransen stannar fakturan upp och måste hanteras manuellt. Att registrera leverans i systemet är också nödvändigt för att få en mer automatiserad, och därmed enklare och effektivare, fakturahantering. Dessutom ger inregistrerad leverans information på artikelnivå om vad levererats, och när det levererats. Det ger nödvändig statistik till inköpsavdelningen på hur leverantörerna sköter sina leveranser och bättre förutsättningar för kommande upphandlingar. Inleverans görs när hela eller delar av beställningen kommit. Inleverans kan göras av annan än beställaren. Inleverans krävs för att fakturamatchning ska kunna genomföras. 6.1 Registrera leverans För läkemedelsbeställningar används elektronisk leveransavisering. Det innebär att leverantören skickar en avisering direkt in i systemet med exakt vad de kommer att leverera, följesedelsnummer och leveransdatum som bokförs automatiskt. Den elektroniska leveransaviseringen används som mall vid registreringen. För att registrera en leverans på en inköpsorder kan du antingen välja att gå via Inköp Leverans i Menyn. Här skriver du in Inköpsordernummer, exempelvis IN och klickar på Öppna. 30 (51)

31 Eller kan du registrera din leverans direkt via inköpsordern. Då letar du upp inköpsordern under Mina order eller Sök Inköpsorder. (Se kap 5) Inköpsordern har fått status Aviserad när en elektronisk leveransavisering har anlänt. Under fliken Avisering syns meddelandet med den elektroniska leveransaviseringen. För att registrera leverans klicka på Leverans. 31 (51)

32 När du klickat på Leverans (alternativt Öppna) syns följande: Symbolen i kolumn A visar en lastbil med ett kuvert för elektronisk leveransavisering. Följesedelsnummer och vad som är levererat i denna leverans samt om det är slutleverans eller inte är ifyllt. (I exemplet är alla artiklar i beställningen levererade. ) Klicka på knappen Spara och du är klar med registrering av leveransen och ordern redo för matchning mot fakturan Registrera delleverans När leverantören skickar leveransavisering visas inköpsorderns alla rader men de rader som inte finns i aviseringen är nedsläckta. Nedsläckta rader går inte att ändra. Stämmer aviserade rader mot leveransen och du inte har några avvikelser klickar du på Spara och den här inleveransen är klar. Slutlevererade rader på ordern är nu redo för matchning mot fakturan. 32 (51)

33 När leverantören kompletterar leveransen med de restnoterade artiklarna måste du göra en ny inleverans. Det är då bara de artiklar som inte är slutlevererade som syns. Så här kan det också se ut vid restnotering. Notera att Slutleverans inte är ifyllt. (Om artikeln är restnoterad framgår även av aviseringsfliken.) Om du inte har några avvikelser jämfört med aviseringen klickar du på Spara och den här inleveransen är klar. 33 (51)

34 När leverantören kompletterar leveransen med de restnoterade artiklarna måste du göra en ny inleverans. Det är då bara de artiklar som inte är slutlevererade som syns Registrera avvikelse Om det skulle finnas en avvikelse på leveransen måste detta registreras. Det kan exempelvis vara en förpackning som är trasig. Börja med att registrera avvikelsen på leveransen genom att klicka på pennan. Då öppnar sig en ruta där du anger Orsak i rullistan. Du kan också skriva in eventuell notering. Observera att noteringen inte går iväg till leverantören utan endast följer med inköpsorder och faktura internt i systemet. 34 (51)

35 När du är klar och har klickat på OK blir pennan rödmarkerad eftersom det finns en avvikelse registrerad. Vid avvikelse kontakta leverantören. Om leverantören inte kommer att komplettera med en ersättningsartikel låt bocken i rutan Slutlev vara kvar. Därefter ange det korrekta antalet som levererats under Denna lev. Klicka på Spara och din Inleverans är klar Flera aviseringar till inköpsordern Om det finns flera aviseringar till inköpsordern visas en lista som man väljer leveransavisering från. Listan visar sig vid registrering av leverans när man trycker på Leverans eller Öppna (beroende på hur man väljer att nå registreringsfunktionen). 35 (51)

36 36 (51)

37 7 Fakturahantering När en faktura kommer som är kopplad till en Inköpsorder (en beställning kallas för Inköpsorder när den är attesterad och skickad till leverantören) så gör systemet en automatisk matchning mellan: 1. Inköpsordern 2. Inleveransen - vad som registrerats som levererat 3. Fakturan Om allting stämmer, fakturan motsvarar leverans och inköpsorder, så blir fakturan automatiskt konterad och sakattesterad. För att fakturan ska kunna gå till betalning måste fakturan beslutsattesteras och signeras av Beslutsattestanten (se kap 7.1). I några fall kan det hända att fakturamatchningen inte kan fullföljas, Om inleveransen för Inköpsordern inte har registrerats (se kap 7.2) Om Fakturabeloppet eller kvantiteten inte stämmer mot vad som attesterats på Inköpsordern eller vad som registrerats som levererat (se kap 7.3) 7.1 Beslutsattest och signering Om allting stämmer vid fakturamatchningen, dvs. fakturan motsvarar leverans och inköpsorder, så hamnar fakturan i beslutstattestantens inkorg med meddelandet Fakturan är inte helt attesterad. (Kontering och sakattest av faktura sker automatiskt.) För att öppna fakturan dubbelklicka på den eller markera och klicka på Kontera/Attestera. 37 (51)

38 Du kommer nu in i Konteringsfliken där du kan se fakturan ovanför konteringsdialogen. Klicka på Stämpeln (1) under Bes för att attestera raden. Alternativt klicka på dubbelstämpeln(2) för att attestera hela fakturan (51)

39 När du beslutsattesterat raderna ser du din signatur istället för stämplarna. När du är klar med attesteringen klicka på Nästa faktura. Om inga fler fakturor finns att åtgärda kommer du till signering Klicka på knappen Signera och en ruta kommer upp där du godkänner genom att använda din E-legitimation. När du har signerat fakturan är den klar för betalning. 7.2 Leverans är ej registrerad Om en faktura kommer in till systemet utan att någon leverans är registrerad på tillhörande Inköpsorder så hamnar den i Beslutsattestantens Min inkorg med följande meddelande: Väntar på leverans. 39 (51)

40 I detta läge behöver man inte öppna fakturan eftersom den ligger i ett vänteläge. När leveransen registreras i systemet fortsätter matchningen av fakturan. Om allt stämmer ändras meddelandet till Fakturan är inte helt attesterad och Beslutsattestanten får då gå in på fakturan och attestera och signera den så att den går iväg för betalning. Skulle det istället finnas avvikelser ändras meddelandet till Radmatchning har utförts mot order. Avvikelser finns. Beslutsattestanten får då cirkulera fakturan till Sakattestant för hantering av avvikelsen. 7.3 Hantering av avvikelse Vid matchning på radnivå finns det toleransnivåer uppsatta som gör att en faktura inte får en avvikelse när det är differenser som accepteras inom Region Skåne. Är differensen däremot större än uppsatta toleransnivåer får fakturan en avvikelse. När leverans har registrerats men fakturan inte har kunnat matchas så går fakturan till Beslutsattestantens inkorg. Radmatchning har utförts mot order. Avvikelser finns. Fakturan får då cirkuleras till Sakattestant för hantering och attest (för cirkulation se kap 8). När Sakattestanten får en faktura från Apoteket Farmaci AB måste han/hon öppna fakturan för hantering. För att öppna fakturan dubbelklicka på fakturan eller markera och klicka på Kontera/Attestera. 40 (51)

41 7.3.1 Prisdifferenser Fakturarad - prisdifferens utanför toleransnivå När leverans har registrerats men fakturan inte har kunnat automatmatchas ser bilden ut så här när du går in på fakturan. Du kommer direkt in i fliken Matchning. Alla rader med grön bock är automatiskt godkända. Här ser man att rad 003 (1) har en röd bock, vilket innebär att den inte godkänts automatiskt, troligen är priset för högt (51)

42 Om man för muspekaren över röda bollen (1) visas informationstexten: Fakturerat pris är större än beställt inkl. tolerans (2). Det betyder att priset höjts mer än den eventuella toleransgräns som satts in på detta avtal. Man kan se på det beställda priset Best a-pris (3) jämfört med fakturans A pris (4) och se om de skiljer sig åt (alternativt klicka på Visa inköpsorder (5) för att se vad beställda priset var). UTRÄKNING: Best a-pris 10100,00 x levererad kvantitet 3= 30300, vilket alltså är 300,00 mindre än Fakturerat belopp 30600, Om man för muspekaren över den röda bocken (1) på rad 003 visas informationstexten Godkänn rad (1). Detta innebär att man kan godkänna raden trots att fakturerat belopp är högre än det beställda beloppet. För att godkänna raden klickar man på den röda bocken, alternativt klicka på Godkänn alla (2) om det finns flera rader att godkänna. Glöm inte kontakta leverantör om kreditnota (51)

43 När man godkänt raden kommer man in i fliken Kontering (1) där differensen på 300,00 som man just godkänt automatiskt konterats upp (2). 1 2 När raden/raderna godkänts ser det ut så här på fliken matchning under statusraden. Den röda bocken har bytts ut mot en grön bock med en symbol i form av en penna (1) som visar att raden godkänts manuellt. Om man för muspekaren över den gröna bocken med pennan visas fortfarande informationstexten Fakturerat pris är större än beställt inkl. tolerans. 1 Attestera ny konteringsrad: Konteringsraden med differensen måste attesteras manuellt. Sakttestanten klickar på stämpeln och dennes signatur (1) visas. Fakturan cirkuleras därefter med hjälp av cirkulationsfliken (2) till aktuell Beslutsattestant för beslutsattest och signering. (För cirkulation se kap 8) (51)

44 Fakturarad - prisdifferens inom toleransnivåer Om differensen på fakturan är inom uppsatta toleransnivåer får fakturan inte en avvikelse. Fakturan har då meddelandet Faktura är inte helt attesterad. Här ser man att artikeln Sandostatin LAR har konterats upp med två rader, en rad med det beställda beloppet (1) och en rad med differensen på mellanskillnaden 1,50 (2). ( Sandostatin LAR har best a-pris 10302,00 och fakturerat pris 10302,50, artikeln har en grön bock vilket innebär att differensen ligger inom toleransgränsen i det här exemplet). Konteringsraden med differens inom toleransnivå är automatattesterad av systemattestanterna 991 och 992. Övriga rader ska som vanligt attesteras och signeras av Beslutsattestant Fakturarad - billigare pris än order Här ser man att alla rader är godkända med grön bock men att de har fakturerat (1) mindre än beställt pris (2) för alla artiklar. Detta blir automatiskt godkänt med grön bock och fakturan är bara att betala, dvs. beslutsattestera och signera (51)

45 7.3.2 Kvantitetsdifferens Fakturarad - kvantitetsdifferens större än order En leverans har kommit som har större kvantitet än ordern, alltså finns det en kvantitetsdifferens. Raden visas i matchningsfliken med en röd bock till vänster om raden. När den godkänns manuellt skapas två konteringsrader: en attesterad rad med den beställda kvantiteten (1) och en rad med differensen (2). Konteringsraden med differensen måste attesteras manuellt av Sakattestanten. Fakturan cirkuleras därefter med hjälp av cirkulationsfliken (3) till aktuell Beslutsattestant för beslutsattest och signering (för cirkulation se kap 8) Fakturarad - kvantitetsdifferens mindre än order Här ser man att alla rader är godkända med grön bock men att de har levererat (1) mindre än beställd kvantitet (2) för rad 002. Detta blir automatiskt godkänt med grön bock och fakturan är bara att betala, dvs. beslutsattestera och signera (51)

46 Fakturerad kvantitet större än levererad För fakturarad där fakturerad kvantitet (1) är större än levererad kvantitet (2) går det inte att godkänna avvikelsen genom att klicka på den röda bocken eller Godkänn alla. Försöker man godkänna raden får man upp en ruta Fakturans kvantitet är större än levererat. 2 1 Radbeloppet måste konteras upp manuellt för att fakturan ska gå till betalning. Detta gör du genom att klicka på konteringsfliken. Glöm inte kontakta leverantör om kreditnota. När radbeloppet är konterat ska konteringsraden sakattesteras och fakturan cirkuleras till Beslutsattestant för attest och signering (för cirkulation se kap 8) Fakturarad- både kvantitets- och prisdifferens För fakturarader med både kvantitets- och prisdifferens visas bara ett fel informationsrutan när man för muspekaren över den röda bollen, trots att raden både är dyrare och har större kvantitet än man har beställt. Till varje fakturarad skapas två differensrader när 46 (51)

47 man godkänner genom att klicka på den röda bocken; en för prisdifferensen och en för kvantitetsdifferensen. I övrigt fungerar det precis som i exemplen ovan Övriga avvikelser Övriga avgifter Om en Övrig avgift läggs till, exempelvis frakt, måste raden godkännas manuellt. Avgiften måste även konteras upp manuellt och därefter attesteras Öresutjämning Öresutjämning skapas om det är en differens på mindre än en krona mellan summan av raderna och det totala fakturabeloppet. Attestant blir automatiskt systemattestanterna 991 och Förklaring av ikoner Blå pil. Annan artikel i fakturaraden än i orderraden. Klickar du på blå pil visas den beställda orderraden. Grön bock. Raden är godkänd och kontering är skapad. Grön bock med penna. Raden är manuellt godkänd. Röd boll med i. Matchningsinfo. För musen över ikonen och information om varför raden inte är godkänd visas. Röd bock. Raden är inte godkänd. Ingen kontering skapad. Klicka på röd bock för att godkänna raden och skapa kontering. Raderna med röda bockar visas först och under visas de godkända raderna med gröna bockar. Rader med röd bock måste godkännas manuellt genom att klicka på den röda bocken. Den röda bocken ändras till en grön bock med penna för att visa att raden är manuellt godkänd. 47 (51)

48 Godkänn alla. Antingen godkänner man rad för rad eller så klickar man på Godkänn alla. När alla rader är godkända flyttas man till fliken Kontering. Visa inköpsorder. Från matchningsfliken kan man gå direkt till inköpsordern och titta på status m.m. och även komma direkt till registrera leverans. Väntar på leverans Fakturan får meddelande Väntar på leverans. Den röda bollen har ingen info om hela fakturan väntar på leverans. Tittar man på Konteringsfliken är inget uppkonterat. När inleverans är registrerad matchas fakturan automatiskt. Vill ej godkänna differens Om man tycker differensen är för stor för att godkänna kontaktar man givetvis leverantören och kontrollerar varför beställt pris och fakturerat pris misstämmer så mycket. 48 (51)

49 8 Cirkulation Cirkulation är en funktion som talar om vilken väg ett dokument skall gå, i detta fall en leverantörsfaktura. Vid cirkulation sänds fakturan till användarnas inkorgar. Cirkulation kan dels göras från Min inkorg, dels från Cirkulationsfliken på fakturan. 8.1 Cirkulation från Min inkorg För att cirkulera en faktura, exempelvis cirkulation av faktura till Sakattestant för hantering, markera rutan till vänster och klicka på Cirkulation. (Från inkorgen kan du cirkulera flera dokument, med samma dokumenttyp, samtidigt.) 49 (51)

50 Skriv in RSID på den du vill cirkulera fakturan till, exempelvis Sakattestanten. Alternativt sök in användaren via förstoringsglaset. Vill du ha kvar fakturan i din inkorg samtidigt som Sakattestanten har den så klickar du i Behåll mig på cirkulation. Klicka därefter på Cirkulera. Fakturan är nu i Sakattestantens inkorg. 8.2 Cirkulation från Cirkulationsflik Från fliken Cirkulation på leverantörsfakturan cirkulerar du fakturan till exempelvis Beslutsattestanten. Skriv in RSID i fältet för Användare, alternativt ange delar av det namn du söker i kombination med (* )och använd tangentkombinationen ALT + Q. Du kan också söka fram användaren via förstoringsglaset. 50 (51)

51 Om det endast finns en förekomst kommer denna direkt att hämtas upp annars visas söklistan med önskat urval. För att fakturan ska hamna i Beslutsattestantens inkorg, dvs. status På Cirkulation måste du trycka Enter. Klicka på Soptunnan intill ditt namn för att ta bort fakturan från din inkorg. Fakturan är finns nu enbart i Beslutsattestantens inkorg. 51 (51)