Ledningskollen Användarmanual ledningsägare

Transkript

1 Ledningskollen Användarmanual ledningsägare Distributionslista Dokumentet skall distribueras som leverans till PTS. Skall vara tillgängligt för PTS samt projektmedlemmar. Revisionsinformation Rev. Datum Av Kommentar PB Thomas Sjöberg Uppdaterad manual och överflyttad till ny mall. PB Jörgen Nordman Granskning/revidering PC Erik Olsson Lagt till kapitlet om statistik. PD Mattias Bengtsson Tillägg av beskrivning av Ta bort svarställe D Peter Thorin Tillägg av beskrivning av Styrning av svarsställe för webserviceanvändare 1(33)

2 Innehåll DISTRIBUTIONSLISTA... 1 REVISIONSINFORMATION... 1 INNEHÅLL INLEDNING OM DETTA DOKUMENT LEDNINGSKOLLEN HAR ANVÄNDARMANUALER FÖR OLIKA ROLLER MER DOKUMENTATION OM LEDNINGSKOLLEN.SE KORT ORIENTERING OM LEDNINGSKOLLENS ROLLER OCH FUNKTION REGISTRERING AV NY LEDNINGSÄGARORGANISATION INLEDNING KONTROLL OM ORGANISATIONEN REDAN FINNS I LEDNINGSKOLLEN REGISTRERINGSFORMULÄRET EFTER REGISTRERINGEN ÄR SLUTFÖRD FÖRFINA REGISTRERINGEN FÖR ATT FÅ RELEVANTA FRÅGOR MENYSYSTEMET MENYN FÖR LEDNINGSÄGARE ADMIN INTRESSEOMRÅDEN INTRESSEOMRÅDETS FUNKTION OCH EGENSKAPER LISTAN MED INTRESSEOMRÅDEN SKAPA ETT NYTT INTRESSEOMRÅDE REDIGERA ETT INTRESSEOMRÅDE ÖVRIGA INSTÄLLNINGAR ALLMÄNT INSTÄLLNINGAR DIREKT I INSTÄLLNINGSVYN ÄNDRING AV LÖSENORD SVARSSTÄLLEN ADMINISTRATION AV ANVÄNDARKONTON MODULINSTÄLLNINGAR LEDNINGSÄGARENS HANTERING AV ÄRENDEN ÄRENDELISTAN VISA ETT ÄRENDE BEKRÄFTA ETT ÄRENDE I ROLLEN LEDNINGSÄGARE ADMIN OM DU HAR GLÖMT DITT LÖSENORD STATISTIK (33)

3 1 Inledning 1.1 Om detta dokument Detta dokument är framtaget för att tillsammans med anvisningstexter och hjälpavsnitt inne i Ledningskollen.se underlätta användningen av Ledningskollen i den roll som maunalen avser. Manualen har följande struktur: Kapitel Innehåll 1. Översiktlig beskrivning av Ledningskollens funktioner och roller 2. Hur en ny ledningsägare registreras i Ledningskollen 3. Hur menysystemet i Ledningskollen är uppbyggt 4. Hur man skapar, redigerar och tar bort intresseområden 5. Övriga inställningar för Ledningsägare admin 6. Hur Ledningsägare admin hanterar ett inkommet ärende 1.1 Ledningskollen har användarmanualer för olika roller Det finns manualer för följande roller i Ledningskollen: Frågare (de som använder Ledningskollen för att få information om ledningars läge) Svarare (de som tar emot och behandlar de ärenden som Ledningskollen förmedlar till en Ledningsägarorganisation) Användaradministratör (användare i Ledningsägar- eller frågarorganisation som kan lägga till och godkänna nya användare inom egna organisationen) 1.2 Mer dokumentation om Ledningskollen.se På finns all publicerad dokumentation om Ledningskollen. Där kan du till exempel ladda ner uppdaterade versioner av detta dokument. Dokumentationen är indelad i tre kategorier: Informationsmaterial, manualer och teknisk dokumentation. 1.3 Kort orientering om Ledningskollens roller och funktion Systemets huvudsakliga användare har rollerna ledningsägare respektive frågare. Frågaren skapar ett ärende som Ledningskollen skickar till berörda Ledningsägare. Hos ledningsägaren hanteras ärendet, en bedömning görs vilka åtgärder som behövs göras med anledning av ärendet. Åtgärderna dokumenteras i Ledningskollen och delges på så sätt frågaren. När alla berörda ledningsägare har dokumenterat sina åtgärder skickar Ledningskollen ett mail eller ett sms till frågaren om att alla har svarat. Frågaren ska då gå in och bekräfta att han tagit emot underlag eller utsättning i enlighet med de besked som respektive Ledningsägare lämnat.. 3(33)

4 1.3.1 Ärendegången i Ledningskollen.se Frågaren skapar ett ärende i Ledningskollen genom att ange textinformation i ett antal formulär samt geografisk information. Den geografiska informationen anges genom att antingen markera linjer och områden på en digital karta eller att ladda upp filer med geografisk information till systemet. Då ett ärende är skapat kommer den angivna geografiska informationen att matchas mot de områden där olika ledningsägare markerat att de kan ha intressen, s.k Intresseområden. Ärendet skickas sedan, efter att frågaren granskat det och godkänt användarvillkoren till de ledningsägare som berörs av ärendet. Efterhand som de berörda ledningsägarna hanterar ärendet kommer de att kommunicera direkt med frågaren för att få kompletterande information och för leverera underlag i form av kartor eller filer via t.ex. , fax eller brev. Notera att all denna kommunikation sker direkt mellan ledningsägare och frågare. Ingen information lagras eller distribueras genom Ledningskollen. Då Ledningsägarna anser att de försett frågaren med tillräckligt mycket information kommer de att logga in i Ledningskollen och bekräfta ärendet. För att kunna bekräfta ärendet måste ledningsägarna ange vilka åtgärder de genomfört genom att kryssa i en eller flera fördefinierade åtgärder. Dessutom kan ledningsägaren skriva en kommentar till frågaren kring ärendet. Då alla berörda ledningsägare bekräftat ett ärende kommer frågaren att få en notifiering om detta via e-post eller SMS. Efter att frågaren fått notifieringen skall frågaren logga in i Ledningskollen och bekräfta att de olika ledningsägarna har genomfört de åtgärder de angivit (t.ex. skickat en karta eller gjort en fysisk utsättning). I det fall frågan är i fasen ledningsanvisning skall frågaren även logga in i Ledningskollen en andra gång och bekräfta när dessa markarbeten är slutförda. Efter att ärendet blivit stängt kommer det att vara sökbart för både frågare och ledningsägare i 6 månader Rollen ledningsägare Användare som har rollen Ledningsägare arbetar inom en organisation som äger eller administrerar ledningsnät i och ovan mark. Syftet med Ledningskollen för denna grupp är att underlätta hanteringen av frågor kring ledningsinformation samt att förhindra att skador uppstår på grund av att Ledningsägaren ej blivit kontaktad av den som skall genomföra markarbeten. Det finns flera rolltyper hos ledningsägare: Svarare Används av de inom organisationen som ska ta emot, hantera och besvara frågor om ledningsanvisning för organisationen. En svarare kan kopplas till ett eller flera svarsställe. Ledningsägare admin Används av en eller kanske ett fåtal användare inom en organisation för att ändra inställningar för organisationen i Ledningskollen. Exempelvis skapa eller ta bort intresseområden, styra vilka svarsställe som ska ta emot ärende i olika intresseområden. Ledningsägare admin kan också se och svara på ärenden för alla svarsställen. Användaradminstratör Används av den eller de inom organisationen som aktiverar nya användare inom egen organisation 4(33)

5 1.3.3 Rollen Frågare Användare som har rollen frågare arbetar på t.ex. Entreprenadföretag, projekteringskonsulter, byggbolag och kommuner. Syftet med Ledningskollen för personer och organisationer som har rollen Frågare är att ge en nationell ingång för begäran om ledningsinformation Privatpersoners användning av Ledningskollen.se Det finns även en roll som privat frågare, detta för att privatpersoner skall kunna begära ledningsanvisning inom egen fastighet. Användningen för dessa är som för andra frågare med den skillnaden att en privatperson bara kan ha ett ärende i taget och att man istället för att välja ett eget lösenord får en PIN-kod skickad från Ledningskollen. 2 Registrering av ny Ledningsägarorganisation 2.1 Inledning När en organisation som äger eller förvaltar ledningar eller annan infrastruktur har tagit beslut om att ansluta sig till Ledningskollen ska organisationen först registreras. Detta gör man via direktlänken och välja alternativet Ledningsägare (nyregistrering av en organisation): Aktör som äger eller förvaltar ledningar eller annan infrastruktur 2.2 Kontroll om organisationen redan finns i Ledningskollen För att kontrollera så att ingen annan har registrerat organisationen görs först en sökning mot alla ledningsägare som är registrerade på Ledningskollen genom att ange namn på organisationen (minst tre tecken) eller organisationsnummer Om ingen träff erhålls är det bara att klicka på länken: Skapa en ny organisation för att börja skapa organisationen, se avsnitt X. Om det visar sig att organisationen redan är registrerad så kan det givetvis bero på att organisationen redan är aktiverad i Ledningskollen. I så fall rekommenderas att man kontaktar den person som gjort registreringen för arr se om en ny organisation ska läggas upp eller om en komplettering av befintlig registrering ska ske. Men det kan också bero på något av följande: Att det finns aktiva frågare från organisationen Att det finns andra delar av er organisation (samma organisationsnummer) som registrerat sina ledningar på att det redan finns frågare med från er organisation. I dess två fall ska en ny organisation skapas så klicka på Skapa en ny organisation. Då kommer man till ett formulär som ska fyllas i. 2.3 Registreringsformuläret Registreringsformuläret syftar till att få in tillräckligt med information om en organisation som ska bli Ledningsägare i Ledningskollen. Efter det att organisationen blivit aktiverad kan de som 5(33)

6 får rollen Ledningsägare admin redigera, komplettera och förfina informationen om organisationen i Ledningskollen Inledning Vid en del fält i formuläret finns det hjälptexter som du får fram genom att föra muspekaren över frågetecknet För Ledningskollens användarstöd ska kunna kontakta den som gjort registeringen, för att exemplevis kunna komplettera registeringen ska den som gör registeringen ange sitt namn: Information som visas publikt på Ledningskollen.se På finns en sökfunktion över de ledningsägare som är anslutna till Ledningskollen. Den information som visas om respektive Ledningsägare anges i första delen registreringen Namn, adressuppgifter och allmän information 6(33)

7 Vilken eller vilka ledningstyper Informationen används även för att kartlägga vilka ledningstyper som är med i Ledningskollen per kommun eller län. 7(33)

8 2.3.3 Information om var geografiskt ni har era intressen När en organisation blivit aktiverad i Ledningskollen kan de som har rollen Ledningsägare Admin logga in i Ledningskollen och skapa mer definierade områden, intresseområden. I registreringen anger man i vilken eller vilka kommuner man har intresse och får på så sätt alla frågor som ställs i Ledningskollen som berör den eller de kommuner man angett! För att ange enstaka kommuner i ett län, tryck på +-tecknet till vänster om länsnamnet så fälls en lista ut med länets kommuner. Om en organisation anser att de har ledningar i hela landet kan man klicka i Nationell Ledningsägare men notera då att alla man får alla frågor som ställs i Ledningskollen för infrastrukturen, Ledningsägare admin Det är denna person som Ledningskollens Användarstöd kommer att ringa när organisationen ska aktiveras. Denna person kommer inledningsvis att få ett användarkonto med rollerna Ledningsägare admin och Användaradministratör 8(33)

9 2.3.5 Inställningar för mottagning av akutärenden Under 2011 kommer en speciell funktion i Ledningskollen för användning när någon behöver komma i kontakt med ledningsägare inför en akut uppschaktning. Under formuläret finns Ledningskollen definition av akutärende samt hur flödet förmodligen kommer att se ut. 9(33)

10 2.3.6 Primärt svarsställe för er organisation Till det primära svarsstället kommer alla frågor i Ledningskollen att skickas. Namnet på svarssrället kommer, tillsammans med organisationsnamnet att visas för frågaren. Svarsställe är en funktion varför det är en stark rekommendation att ange en funktionsbrevlåda som e-postadress till svarssrället Hjälp till Ledningskollen att identifiera fler ledningsägare I slutet av registreringsformuläret finns två fält där den som registrerat kan lämna tips på Ledningsägare som saknats i Ledningskollen. Där finns också ett fält för kommentarer och synpunkter. 10(33)

11 2.4 Efter registreringen är slutförd När registreringen är avslutad kommer man till en vy där det finns möjlighet att ladda ner en pdf-fil med informationen som registrerats. Ett mail kommer också att skickas till den som angivits som person för infrastrukturen /Ledningsägare admin Användarvillkor skickas ut och ska undertecknas Ledningskollens användarstöd kommer att notifieras om att en ny organisation har registrerats i Ledningskollen och kommer då att skicka ut Ledningskollens användarvillkor för påskrift av organisationens firmatecknare eller motsvarande. Efter påskrift ska villkoren tillbaka till den adress som anges på blanketten När användarvillkoren är inskickade kan organisationen aktiveras När de undertecknade villkoren har inkommit kommer Ledningskollens användarstöd att kontakta Ledningsägare admin på telefon för att aktivera organisationen samt dennes inloggningsuppgifter. 2.5 Förfina registreringen för att få relevanta frågor Innebörden av registreringen är att alla frågor i den eller de kommuner som man markerat i registreringen kommer att skickas till den e-postadress om angivits för svarsstället. Endast den som angivits Ledningsägare admin har konto i Ledningskollen och hantera och besvara ärenden. För att förfina era intresseområden, skapa fler svarsställe och skapa fler användare rekommenderas att man loggar in i Ledningskollen gör nödvändiga inställningar. 11(33)

12 3 Menysystemet Menysystemet i Ledningskollen är uppbyggt på samma sätt för alla användare. Men vilka funktioner man har skiljer sig mellan de olika rollerna. Bild 1. Menysystemet då vyn Intresseområden visas. Till höger finns i alla vyer följande information: Den vita texten Användare:...- I menysystemet finns även en text som visar vilket användarnamn du loggat in med, vilken organisation du tillhör, samt vilken roll du har. Hjälpsymbolen - öppnar ett nytt fönster där instruktioner kring den aktuella vyn ges. Logga ut Loggar ut ur systemet. 3.1 Menyn för Ledningsägare admin I vyn för Ledningsägare Admin finns fem flikar: Fliken intresseområden Här kan man se, redigera, lägga till och ta bort organisationens intresseområden. Här kopplar man också organisationens svarsställen med intresseområden. Fliken Ärenden - Visar listan med de frågor som berört något av organisationens intresseområden. Fliken Inställningar Under denna flik finns olika delar svarsställen, svarstider. Här finns också möjlighet att ändra annan information om er organisation samt välja för vilka områden ni vill ha plan- projekterings och samordningsärenden Fliken Modulinställningar Denna flik finns endast för de som använder Ledningsägarmodulen 1 Fliken Användare Om du även har rollen Användaradministratör så visas denna flik på vilken du kan skapa och editera användare i er organisation. Användare (endast om man även är Användaradministratör). Under denna flik kan användaradministratören lägga upp nya användare i organisationen, aktivera och redigera befintliga användare samt tilldela dem olika roller. 1 Ledningsägarmodulen är en mjukvara som ledningsägare kan installerar i sin egen IT-miljö för att automatiskt filtrera ärenden med en större noggrannhet. För mer information Ledningsägarmodulen, se 12(33)

13 4 Intresseområden 4.1 Intresseområdets funktion och egenskaper Intresseområdena är basen för Ledningskollens selektering av ärenden. E ledningsägare får alla frågor som ligger inom (helt eller delvis) något av dess intresseområde. Om en fråga inte alls berör något av en ledningsägares intresseområde så kommer ärendet inte att skickas eller visas för denna ledningsägare. Ett intresseområde kan som minst vara 1 x 1 kmkommer inte intresseområden beröras och olika saär de geografiska områden som som ledningsägare anger i sin Leningskollens benämning för de områden där ledningsägarna har ledningar. Dessa intresseområden används av systemet för att matcha de geografiska områden där frågarna markerar att de vill genomföra arbeten med de områden i landet där ledningsägarna har ledningar. För att inte Ett Intresseområde består av följande delar: Namn ett valfritt namn som presenteras i Listan av intresseområden. Ett eller flera delområden det är oftast praktiskt att använda flera delområden då man skapar ett intresseområde eftersom man då enkelt kan förändra ett Intresseområdes utsträckning genom att lägga till och ta bort delområden. Svarsställe för respektive fas För vissa ledningsägare vill man ha olika typer av frågor till olika avdelningar inom organisationen. Ett exempel kan vara att en avdelning sköter projekteringsärenden, medan en annan avdelning sköter ärenden där markarbeten skall ske i närtid (kallas Ledningsanvisning i Ledningskollen) Ett annat exempel kan vara att en avdelning skall hantera ärenden för norra Sverige, medan en annan avdelning skall hantera ärenden för södra Sverige. Notera även att Ledningskollen har ett Webservices gränssnitt för att automatisera hanteringen av Intresseområden. Mer information om detta finns i ett separat dokument som kan laddas hem från Listan med intresseområden I listan med organisationens intresseområden visas följande kolumner: Namn Intresseområdets namn. Svarsställe vilket eller vilka svarsställen som frågor kommer att skickas till om de berör det område som svarsstället täcker. Senast ändrad datumet då intresseområdet senast ändrades. 13(33)

14 Hämta Exporterar ut intresseområdet i olika GIS-format. Användarens föredragna GIS-format används som förifyllt värde, om det finns med. Redigera öppnar en vy där du kan redigera intresseområdet. Ta bort raderar intresseområdet. Man kan också se alla sina intresseområden i en kartvy genom att klicka på länken Hantera intresseområden via kartvy istället för i listvyn, då ser det ut så här: 4.3 Skapa ett nytt intresseområde För att skapa ett nytt Intresseområde, klicka på fliken Intresseområden, klicka sedan sedan på Lägg till i menyraden under flikarna. Att skapa ett nytt intresseområde beskrivs bäst genom nedanstående exempel. Exempel I detta exempel skall vi skapa ett Intresseområde som har följande egenskaper: Täcker centrala Uppsala Täcker centrala Knivsta En förbindelselänk går längs väg E4 mellan centrala Uppsala och centrala Knivsta Gör så här: 1. Ge ditt intresseområde ett Namn, t.ex. Uppsala Knivsta. 2. Ovanför kartan finns ett textfält där det står Sök på ort, adress eller kommun, skriv Uppsala och sedan klicka på Sök. Kartan flyttar sig nu så att den är över Uppsala. 3. Zooma och panorera kartan så att de centrala delarna av Uppsala blir synliga. Panorering görs genom att dra i kartan eller genom att klicka på pilknapparna. Zoomning görs genom att klicka på "+" eller "-" 14(33)

15 knappen i kartan. Man kan även zooma med musens scrollhjul. 4. För att lägga till det första delområdet som täcker centrala Uppsala, klicka på symbolen 5. Nu har kartans ritverktyg aktiverats, om du klickar några gånger på olika ställen i kartan så kommer ett område att ritas ut. Prova att pricka ut några punkter i kartan, känn på hur det hela fungerar. Följande funktioner finns i ritverktyget: Editera - För musen över en av de punkter du ritat ut (muspekaren blir till en hand istället för en pil), håll ner vänsterknappen och drag musen. Punkten flyttar sig. Lägg till en extra punkt - Klicka med musen mellan 2 punkter i ditt område. En ny punkt skapas där du klickade. Tag bort en punkt - För musen över den punkt du vill ta bort. Muspekaren byts från pil till hand. Dubbelklicka så försvinner punkten. Notera att området du ritar inte får Skära sig självt så som bilden nedan visar: Bild 3. Området får inte skära sig självt För att ätgärda ovanstående rekommenderas att 6. När du känner att du lärt dig hantera ritverktyget kan du spara ditt testområde genom att klicka på. Ditt område omvandlas nu till att representeras av s.k kilometerrutor och visas i kartan, så som bilden nedan visar. 15(33)

16 Bild 4. Ett inmatat område omvandlas till att representeras av s.k Kilometerrutor 7. Tag sedan bort ditt testområde genom markera det i listan av delområden och klicka på 8. Rita nu ett område som täcker Uppsala och klicka sedan på knappen för att spara det. Rita de övriga 2 områdena, Knivsta och förbindelselänken längs E4. När du ritat in alla tre områdena bör kartan se ut ungefär som nedan: Bild 5. Intresseområdet Uppsala-Knivsta 9. Ange sedan vilket svarsställe som skall få frågor som berör detta intresseområde genom att välja svarsställe för de fem syftena Akutärende, Ledningsanvisning, Planärende, Projektering och Samordning. Normalt har en ledningsägare endast ett svarsställe. Under fliken Inställningar kan dock fler svarsställen läggas till. 10. Klicka på Spara i verktygsraden. Du kommer nu till en vy som visar vad du gjort. Exempel. Du kommer att skapa ett intresseområde med namnet Intresseområde 1. Du kommer att lägga till 1 delområden. Är du säker på att du vill skapa intresseområdet? 16(33)

17 Klicka på Ja för att skapa intresseområdet eller på Nej för att gå tillbaka till listan med Intresseområden, klicka Tillbaka för att återgå och redigera det intresseområde du arbetade med. 4.4 Redigera ett intresseområde För att redigera ett Intresseområde, klicka på fliken Intresseområden, välj det intresseområde du vill redigera genom att markera det i den vänstra kolumnen och klicka sedan på knappen Redigera i verktygsraden. Redigeringsmöjligheterna för ett Intresseområde innebär att du kan byta namn på intresseområdet, lägga till, ta bort eller editera s.k delområden och välja andra svarsställen. Redigeringen fungerar på samma sätt som att skapa ett intresseområde enligt ovan. Glöm inte att klicka på knappen Spara i verktygsraden då du är klar med redigeringen. Du kommer då till en vy som visar vilka ändringar du gjort. Exempel. Klicka på Ja för att spara ändringarna eller på Nej för att gå tillbaka till listan med Intresseområden utan att spara ändringarna, klicka Tillbaka för att återgå och redigera det intresseområde du arbetade med. 17(33)

18 5 Övriga inställningar 5.1 Allmänt Under fliken inställningar görs inställningar som gäller hela organisationen. Här kan användaren också byta lösenord. Om man klickar på fliken Inställningar så ser man nedanstående verktygsrad och vy: Startvyn är indelad i flera områden: I övre vänstra hörnet finns inställningar för tider och förval av svarsställe per fas 18(33)

19 I nedre vänstra kan man hantera den publika information som presenteras på I övre högra hörnet kan man ange vilka ledningstyper man har I nedre högre hörnet kan man ange i vilka kommuner eller län man vill ha frågor i planoch samordningsfas Inställningar för svarsställen nås genom att klicka på Visa svarsställe på verktygsraden 5.2 Inställningar direkt i inställningsvyn Funktionsbrevlåda Till denna e-postadress skickas ett meddelande när en användare själv registrerar sig och vill bli kopplad till organisationen. En person med rollen Användaradministratör får då gå in under fliken Användare och kontrollera registreringen samt ändra status från Väntar på aktivering till Aktiv. Då kan den nya användaren logga in Normal svarstid för leverans av underlag och för utsättning I Ledningskollen ska två typer svarstider anges: Normal svarstid uttryckt i arbetsdagar. Hur lång tid er organisation normalt behöver för att ge frågaren ett svar i form av t.ex. Digitalt kartmaterial. Som dag 0 räknas den dag som frågan kommer in. För frågor inkomna efter kontorstid räknas efterföljande dag som dag 0. Uttrycket normal svarstid används för att ange att det är det antal dagar som ni under normala omständigheter levererar underlag på. I dag ligger 90 % av ledningsägarna angivet normal svarstid till mellan 1 och 3 arbetsdagar. Normal tid för fysisk utsättning uttryckt i arbetsdagar Hur lång tid er organisation normalt behöver för att utföra en fysisk utsättning. Anges i dagar efter det att svar lämnas. Dessa svarstider gäller hela ledningsägarens organisation (alla svarsställen) och förmedlas till frågaren så att denne kan veta när han kan förvänta sig ett svar eller en fysisk utsättning. Normal svarstid kan sättas per fas Förvalda svarsställe per fas Man kan i startvyn för inställningar även välja vilket av organisationens olika svarsställen som skall vara förvalt för respektive fas när man skapar nya intresseområden. Den inställning du gör här följer sedan med till vyn där intresseområden skapas så att t.ex. Svarsställe 1 är förvalt för frågor i fasen projektering och planärende, medan Svarsställe 2 är förvalt för ärenden som är i fasen ledningsanvisning. För instruktioner till hur man skapar svarsställe se,.. 19(33)

20 5.2.4 Publik information om organisationen på Ledningskollen På kan alla se vilka ledningsägare som är med i Ledningskollen. Den information som publiceras om en ledningsägare skriva av respektive ledningsägare admin. Följande information kan anges och redigeras; Postadress: Avser Telefonväxel Kontakt e-post Ange en officiell e-post för er organisation som används för kommunikation med allmänheten, exemeplvis. info@foretag.se Länk till hemsida Här kan man ange länk till en sida där man kan få information om ledningsägarens verksamhet Länk till information om ledningsanvisning länk till den webbsida som er organisation använder för att publicera information om ledningsanvisning. Finns ingen sådan så kan fältet lämnas blankt. Beskriv kort företagets verksamhet denna text visas under ert organisationsnamn och era kontaktuppgifter Kabeltyp Här kan ni ni ange vilka typer av ledningar eller infrastruktur ni har. Även denna information visas publikt på Ledningskollen.se när man tittar på: Välj de kommuner för vilka man vill ta emot plan- och samordningsärenden Här kan man kryssa i de kommuner som man vill ta emot plan- och samordningsärenden för. De kommuner som har gröna bockar kan inte avmarkeras. Det beror på att man har intresseområden inom dessa kommuner. Ibland kan det vara så att ens intresseområde på grund av att kilometerrutorna är så stora går in i en grannkommun och då kommer de alltså få en grön bock och kan inte tas bort om man inte har möjlighet att minska sitt intresseområde så att inte grannkommunerna berörs. Observera att samordningsärenden och planärenden som inte berör ens intresseområden behöver man inte svara på. 5.3 Ändring av lösenord För att ändra ditt personliga lösenord till Ledningskollen, klicka på fliken inställningar, sedan på knappen Ändra lösenord i verktygsraden. 20(33)

21 Notera att ditt lösenord måste innehålla minst en siffra, samt minst ett specialtecken som t.ex. # eller &, lösenordet får inte bara innehålla stora eller små bokstäver och lösenordet måste vara minst sex tecken långt. 5.4 Svarsställen Allmänt Alla organisationer som äger eller förvaltar ledningsnät behöver definiera minst ett svarsställe för att kunna använda Ledningskollen. Ett svarsställe är en enhet/organisation som ska ta emot och besvara ärenden i Ledningskollen. Till varje svarsställe knyts sedan en eller flera svarare för att hantera de ärenden som kommer in till svarsstället. För frågaren kommer svarsställets namn visas som Avdelning. Med hjälp av svarsställen kan en ledningsägarorganisation styra olika frågor till olika avdelningar inom organisationen. Man kan t.ex. skapa svarsställen som dirigera ärenden beroende på fas så att ärenden i ledningsanvisning går till en avdelning inom organisationen, medan ärenden i faserna projektering och planärende skickas till en annan avdelning. Man kan också tänka sig att skapa svarsställen per geografiskt område. Det går också att kombinera dessa två alternativ. För att skapa relevanta svarsställen så bör man börja med att analysera vilka avdelningar/personer som ska svara på olika ärenden Observera att om man har intresseområden som överlappar varandra och de har olika svarsställe så kommer man att få två ärenden. För att ärendet ska stängas ur ledningsägarperspektivet måste alla svarställen ha besvarat ärendet Hantering av svarsställen För att hantera svarsställena (lägga till, ta bort eller redigera) klickar man på fliken Inställningar och sedan på knappen Visa svarsställen i verktygsraden. 21(33)

22 För att lägga till ett nytt svarställe klicka på knappen Lägg till svarsställe i verktygsraden. För att redigera ett befintligt svarsställe, markera det svarsställe du vill redigera och klicka på knappen redigera svarsställe i verktygsraden. För att ta bort ett befintligt svarsställe, markera det svarsställe du vill ta bort och klicka på knappen Ta bort svarsställe i verktygsraden. För att ta bort ett svarsställe krävs det att det inte är tilldelat några användare, intresseområden eller öppna ärenden. Det får heller inte vara förinställt för någon fas i inställningar Styrning av svarställen för webbserviceanvändare Genom att skapa ett svarställe som enbart skall ta hand om t.ex. ledningsanvisning kan man styra vilka ärenden som kommer hanteras av en webbserviceanvändare. För att åstadkomma detta behöver man göra följande inställningar: 1. Skapa ett nytt svarställe, t.ex. Extern ledningsanvisning 2. Sätt svarstället som primärt (default) svarställe för fasen ledningsanvisning 3. Kontrollera att befintliga intresseområden är inställda så att ledningsanvisning skall hanteras av Extern ledningsanvisning 4. Skapa en användare med rättigheterna Svarare och Webserviceanvändare. 5. Tilldela användaren till svarstället Externa ledningsanvisning 22(33)

23 6. Ställ in det externa systemet som integrerar med Ledningskollen så att det använder den nya användaren. I det fall man redan har en användare med rollerna Ledningsägare admin och Webserviceanvändare behöver man ändra så att den är Svarare istället. Notera att Svarare inte kan uppdatera intresseområden. 5.5 Administration av användarkonton Den som har rollen Användaradministratör kan även skapa, redigera och avaktivera användarkonton. Detta görs på fliken Användare. När man har klickat på fliken Användare så visas en lista med de användarkonton som är knutna till ens organisation. Login Användarkontots användarnamn som används vid inloggning Namn Användarens namn Organisation Vilket företag eller organisation användaren tillhör Roll Vilken eller vilka roller användarkontot har Roller Användarkontona i er organisation skall vanligtvis ha någon av följande rolltyper Ledningsägare- eller användaradministratör Svarare Frågare Detaljerad information om vad rollerna innebär kan du läsa om under 6.2 Att skapa ett nytt användarkonto Att skapa ett nytt användarkonto För att skapa en ny användare klicka på Lägg till en användare i verktygsmenyn. Då laddas en ny sida med ett registreringsformulär. Login ett unikt inloggningsnamn för användarkontot 23(33)

24 Namn personens riktiga namn Byt lösenord för att skapa eller byta lösenord, skriv lösenordet 2 gånger här. Lösenordet måste innehålla stora och små bokstäver, en siffra och ett specialtecken samt vara minst 6 tecken långt. Organisation Vilken organisation användarkontot tillhör (inte valbart) Roller Styr vilken information och vilka funktioner som man kan komma åt o Ledningsägare Admin den som har denna roll kan skapa- och editera intresseområden, ändra inställningar för organisationen och se och hantera alla inkommande ärenden oavsett svarsställe. o (Ledningsägarmodul) detta är en roll som används för att koppla ihop Ledningskollen med den s.k. Ledningsägarmodulen som är en programvara som man kan installera i sin egen IT-miljö och kan kommunicera med Ledningskollen. OBS! om man råkar sätta denna roll på en användare kommer han inte kunna logga in. o Svarare den som har denna roll kan hantera inkommande ärenden på de svarställen han är kopplad till. Har man bara ett svarsställe behöver ingen koppling göras. o Frågare den som vill kunna skapa ärenden i Ledningskollen skall ha rollen frågare. OBS! Detta konto måste vara separat och ha ett eget användarnamn. En person som ex. både skall vara svarare och frågare måste alltså ha 2 konton med olika roller. o Användaradminstratör den som har denna roll kan skapa, redigera och avaktivera användare. o (Webserviceanvändare) denna roll används för att koppla ihop ledningskollen med andra IT-lösningar som man skulle kunna ha som IT-stöd vid ledningsanvisning. OBS! Sätt inte denna roll på ett personligt användarkonto Status För att användaren skall kunna logga in måste denna sättas till aktiv. För att avaktivera en användare ändrar man status till inaktiv, då kommer det inte längre att gå att logga in med detta konto. Svarställen Om man har mer än ett svarställe så kryssar man här i vilket/vilka svarställen som användaren skall kopplas till. Personliga uppgifter för användaren o E-post o Adress 24(33)

25 o Telefon o Mobiltelefon o Fax Inte obligatoriskt Ta bort ett användarkonto Man kan inte ta bort användarkonton, enbart sätta dem som inaktiva. Detta beror på att dokumentation om ärendena skall kunna sparas. 5.6 Modulinställningar Som ledningsägare kan man ha en Ledningsägaremodul. Det är en mjukvara som kan installeras hos ledningsägaren för att automatiskt kvittera ärenden som ledningsägare ej är berörd av. För denna modul finns det inställningar som ska sättas. Dessa görs under fliken modulinställningar. Här finns följande inställningar: Hur ofta intresseområden ska uppdateras i Ledningskollen från Ledningsägarmodulen o Anges uppdatering ska ske per månad, vecka eller dag och ett klockslag. Hur ofta ska ärenden hämtas, anges i minuter Hur länge loggen över ärendehantering ska sparas, anges i dagar. Hur många ärenden skall loggen över ärendehantering maximalt spara? Om modulen ska bekräfta nya intresseområden, ja eller nej Största tillåtna förändringen för ett intresseområde i procent. Ett tröskelvärde för att om en för stor förändring har skett så får man ett e-post om att man måste godkänna förändringen. Om informativa e-postmeddelanden ska skickas. Dessa är extra e-postmeddelanden som skickas utöver kritiska meddelanden med extra information. Ja eller nej. Extra e-postadresser som ska få notifieringar från Ledningsägarmodulen, vill man ha flera gör sätter man dem komma-separerade. Automatkvittens, Huruvida ledningsägarmodulen skall kvittera ärenden som inte berör infrastruktur eller enbart lägga in en kommentar om detta. Buffertzon, den buffertzon man vill utöka de inlästa ledningsnäten med i Ledningsägarmodulen. Detta anges i meter. Kommentar i svar om organisationen ej påverkas. Kommentaren skickas till frågare om inga intressen funnits, detta meddelande gäller när automatkvittens är av. Kommentar i svar om organisationen ej påverkas (automatkvittens) Kommentaren skickas till frågare om inga intressen funnits och det automatkvittens är aktiverad. 25(33)

26 När inställningarna är satta trycker man på sparaknappen i verktygsraden. Fler val som finns i verktygsraden är modulloggar och modulstatus. Dessa visar senaste informationen från Ledningsägarmodulen. 6 Ledningsägarens hantering av ärenden När en frågare skapar ett ärende i Ledningskollen anger denne ett geografiskt område för sitt arbete. De ledningsägare som har intresseområden som träffas av frågarens arbetsområde kommer att få ärendet med e-post eller fax och visas i ledningsägarens ärendelista. I ledningskollen finns det 4 projektfaser: Ledningsanvisning, Projektering, Samordning och Planärenden. Notera även att Ledningskollen har ett Webservices-gränssnitt för att automatisera hanteringen av ärenden. Mer information om detta finns i ett separat dokument som kan laddas hem från Ärendelistan När en användare logga in i Ledningskollen så visas ärendelistan som startvy. Listan är filtrerad så att alla obekräftade frågor visas. Som ledningsägare admin ser man alla organisationens ärenden. En svarare ser bara de ärenden som rör det eller de svarsställen som svararen har rätt att hantera. Listan kan sorteras genom att klicka på kolumnrubrikerna. Sorteringen kan alterneras mellan stigande och fallande genom ett andra klick på kolumnrubriken Kolumnerna Nedan beskrivs kolumnerna i listan: Ärendenummer ett unikt ärendenummer som genereras av Ledningskollen. Referera alltid till ärendenumret vid kontakt med frågaren och med Ledningskollens användarstöd. Skapad Datum och klockslag då ärendet skapades. Frågare Organisation och användare som skapat frågan. Startdatum det datum som frågaren angivet som planerat startdatum för markarbeten. 26(33)

27 Slutdatum det datum som frågaren angivet som planerat slutdatum för markarbeten. Namn/beteckning Det egna namn/benämning som angivits för ärendet (optional). Län Vilket eller vilka län som frågarens angivna arbetsområden berör. Kommun Vilket eller vilka kommuner som frågarens angivna arbetsområden berör Svarställe Vilka svarsställen i den egna Ledningsägarorganisationen som ska hantera ärendet Fas I vilken projektfas frågaren ställt frågan. Kan vara en av följande: Ledningsanvisning, Projektering, Samordning eller Planärende. Lämnat svar Anger status för ärendet, om din organisation bekräftat ärendet och genomfört de åtgärder som krävs. En del ärenden kräver inte svar och då står det Krävs Ej. Utförandestatus Anger om utförandet är genomfört eller inte. Används bara till fasen Ledningsanvisning för att markera att markarbeten är klara. Visa Visa detaljerad information om ärendet. Då ärendet visas kan man som ledningsägare även bekräfta att man genomfört de åtgärder som krävs Filtreringsfunktionen Ärendelistan har en filtreringsfunktion där man kan filtrera ut ärenden utifrån olika kategorier. Förinställt är att alla ärenden som organisationen ännu inte bekräftats visas. Om man vill lägga till fler filter så väljer man kategori i rullgardinsmenyn till höger och sen väljer man värden som man vill selektera. Exempel: Man vill hitta ett ärende som berör Uppsala län och som skapats mellan två olika datum. Lägg till en ny filtreringsparameter för län genom att välja län i listan. Klicka sedan på knappen lägg till filter. En ny rad med rubriken län visas under raden för status. Lägg till filtreringsparametern skapad genom att välja skapad i listan. Klicka på knappen lägg till filter. En ny rad med rubriken frågan skapad visas under raden för län. Välj Uppsala Län i listan för län och fyll i datum på formen åååå-mm-dd i de båda fälten fr.o.m och t.o.m. Klicka på knappen uppdatera listan 27(33)

28 Nu bör det om det finns några matchande frågor se ut enligt bilden nedan. Bild 2. Ärendelistan efter att ha filtrerat så att ärenden skapade mellan och i Uppsala län visas. För att ta bort en filtreringsparameter klicka på knappen - som finns till höger om den aktuella filtreringsparametern. För att ta bort hela filterfältet: Klicka på knappen Filter 6.2 Visa ett ärende Menyval Då du klickar på den orange texten visa för ett ärende i listan öppnas ärendet så att du kan se alla detaljer som gäller ärendet. Överst på sidan som visar ärendet finns nu följande uppsättning menyknappar: Hantera För att komma till den sida där man kan bekräfta de åtgärder som gjorts i ärendet. Se mer under rubriken Bekräfta ärende nedan. Exportera GIS-filer För att komma till en sida där man kan ladda ner de ytor eller sträckningar som frågaren ritat in. Man kan välja på flera olika filformat och koordinatsystem. Användarens föredragna GIS-format används som förifyllt värde. Ändra namn/beteckning För att komma till en sida där man kan ange ett eget namn/beteckning på ärendet. Tillbaka tar dig tillbaks till listan med ärenden. Ladda ner som PDF Öppnar en PDF med ärendet som du kan spara på din dator. Hjälp Öppnar hjälpsidan för aktuell funktion Logga ut loggar ut dig ur systemet. I Övre delen av sidan finns även länken Skicka ärendet till andra mottagare. Vid klick på denna öppnas en ny vy där du kan skriva in en eller flera e-post adresser för att skicka hela ärendet vidare. 28(33)

29 6.2.2 Ärendeinformationen Under menyraden finns en sammanställning av ärendet med mycket mer detaljer än i listvyn. Längst ned på sidan finns en interaktiv karta som går att zooma och panorera. I denna karta visas det område/ de områden som frågaren angivit. Under kartan finns även alla delområdenas mittpunkter som koordinater. Koordinaterna presenteras i WGS84 - EPSG:4326, RT90 - EPSG:2400 och RT90 - EPSG: Bekräfta ett ärende i rollen Ledningsägare admin Då ledningsägaren hanterat ett inkommet ärende och gjort alla de åtgärder som anses nödvändiga (t.ex. skickat digitalt kartunderlag eller genomfört utsättning) skall ledningsägaren slutligen bekräfta ärendet. 29(33)

30 Detta görs genom att gå till ärendelistan, söka fram det aktuella ärendet med hjälp av filtreringsfunktionerna och klicka på visa för att öppna ärendet i en ny vy. Alternativt som klickar man på länken i mailet från Ledningskollen och kommer då efter inlogning direkt till visa-vyn. Högst upp, längst till vänster finns nu knappen Hantera. Klicka på den och en ny vy laddas. Om man gör detta i rollen Ledningsägare admin måste man först markera vilket eller vilka svarställen man svarar för. För många ledningsägare kommer det bara att finnas ett svarsställe och det är redan ikryssat. Kryssa sedan i de rutor som stämmer överens med er hantering av just detta ärende. Det finns även ett kommentarsfält där ledningsägaren kan skriva in valfri kommentar kring ärendet. När en eller flera rutor kryssats i och eventuell kommentar skrivits, klicka på knappen Hantera och bekräfta. Efter att ärendet bekräftats av en ledningsägare försvinner det från listan som presenteras då man klickar på fliken ärenden. För att åter visa det i listan av ärenden, använd filterfunktionen och klicka i rutan ja för filtreringsparametern lämnat svar och sedan på knappen Uppdatera listan Alla ärenden kräver inte att man går in och hanterar ärendet. Det gäller samordningsärenden samt de planärenden som ligger i en kommun där ni har intresse men som ligger utanför ert intresseområde. Då står det Krävs Ej i kolumnen Lämnat svar i ärendelistan. När ärenden bekräftas så uppdateras automatiskt frågarens ärende och han kan följa hur de ledningsägare som var berörda av hans arbete hanterat ärendet. När alla berörda ledningsägare har bekräftat ärendet så får frågaren en notifikation och först då kan ärendet stängas. 30(33)

31 6.3.1 Hanteringsvy för ledningsanvisnings- och projekteringsärenden När du bekräftar ärenden avseende ledningsanvisning och projektering så finns det 5 kryssrutor att fylla i för att tala om vad du har gjort för åtgärd. 1. Bekräftar att ni inte har några intressen i närheten av arbetsområdet. (Detta är det enda du behöver göra, du behöver alltså inte ringa eller mejla till frågaren) 2. Bekräftar att ni skickat ett underlag till frågaren 3. Bekräftar att ni kommer göra en utsättning 4. Bekräftar att ni själva initierat ärendet och att frågaren har det material som behövs 5. Om man vill att ett annat svarställe inom organisationen ska ta över och besvara ärendet. Ni kan även skicka med en kommentar som visas för frågaren Slutför hanteringen genom att trycka på knappen Kvittera och bekräfta eller Byt svarställe beroende på vilket val som gjorts. Vill ni bekräfta att ni har gjort en åtgärd utan att avsluta ärendet så kan ni istället trycka på knappen Lägg till åtgärd utan att bekräfta. Detta kan exempelvis vara användbart om man vill vänta in respons från frågaren. Senare får man återkomma till ärendet och avsluta det. 31(33)

32 6.3.2 Hanteravyn för ärenden i faserna planering och samordning När du bekräftar ärenden avseende planering och samordning så finns det 4 kryssrutor att fylla i för att tala om vad du har gjort för åtgärd. 1. Bekräftar att ni själva initierat ärendet och att frågaren har det material som behövs 2. Bekräftar att ni lämnat något typ av svar till frågaren 3. Bekräftar att ni inte har några intressen i närheten av arbetsområdet. (Detta är det enda du behöver göra, du behöver alltså inte ringa eller mejla till frågaren) 4. Om man vill att ett annat svarställe inom organisationen ska ta över och besvara ärendet. Ni kan även skicka med en kommentar som visas för frågaren Slutför hanteringen genom att trycka på knappen Kvittera och bekräfta eller Byt svarställe beroende på vilket val som gjorts. Vill ni bekräfta att ni har gjort en åtgärd utan att avsluta ärendet så kan ni istället trycka på knappen Lägg till åtgärd utan att bekräfta. Detta kan exempelvis vara användbart om man vill vänta in respons från frågaren. Senare får man återkomma till ärendet och avsluta det. 6.4 Om du har glömt ditt lösenord Har du glömt ditt lösenord till Ledningskollen så kan du använda dig av funktionen Glömt lösenord som finns i nedre vänstra hörnet av inloggningsrutan. 32(33)

33 7 Statistik Sidan för globalstatistik på Ledningskollen är åtkomlig för alla användare i Ledningskollen. Man når statistiken på url: 33(33)