Verksamhetsplan 2013/2014 Beslutades på styrelsemötet den 4 sep 2013

Transkript

1 Riksbyggens bostadsrättsförening Stockholmshus nummer 37 Plan och förutsättningar Verksamhetsplan 2013/2014 Beslutades på styrelsemötet den 4 sep 2013 Föreningens angelägenheter hanteras av styrelsen vars uppgifter är att företräda föreningen och ansvara för att föreningens organisation, ekonomi och andra angelägenheter sköts på ett tillfredsställande sätt. I Verksamhetsplan Aktiviteter utöver löpande ärendena: Utförande av besiktningar och kontroller Genomgång av underhållsplan Ärenden från årsstämman Genomgång av förvaltningsavtalet Informationsmöte vid behov Trivseldag anordnas under vår och höst Överenskommelse med Brf Brinckan-Lehusen och Stockholms stad angående gemensamhetsanläggningen Frivilligt Kapitaltillskott implementation Avstängningsventilerna markeras i tak/vägg Hantering av dokument lagring/åtkomst Verksamhetsplan 2013/ Sida 1 av 5

2 Planering för verksamhetsåret: Aktivitet Start Styrelse- Klart Ansvarig(a) möte rapport Trivseldag anordnas sep, mars Beredningsgruppen under vår och höst Överenskommelse med Stockholms 2010 Anita, Ingemar stad & Brf Brinckan-Lehusen angående gemensamhetsanläggningen Injustering av inomhustemperatur efter tilläggsisolering & 2013 Dec 2013 Feb 2014 Sten, Jan värmeväxlarbyte Frivilligt Kapitaltillskott implementation första kapitaltillskottstillfället Utreda belysning i allmänna utrymmen Markera i tak/vägg var avstängningsventilerna för vatten är placerade Hantering av dokument lagring åtkomst 2013 Anita, Victor, Sten, Lena 2011 Ingemar 2013 Maj 2014 Jan 2013 Maj 2014 Irene, Lotta II - Ekonomi Budget 2014 Långtidsbudget Likviditetsrapport Rb:s ekonomiska rapport inför styrelsemötena Resultatrapport Kontakter med Riksbyggen och bank (f.n. SBAB, Nordea) Elektronisk fakturahantering III - Förutsättningar Styrelsen utses på föreningens årsstämma (senast 31 juni) Till grund för föreningens verksamhet ligger tre viktiga dokument: Bostadsrättslagen (1991:614) Lag (1987:667) om ekonomiska föreningar Föreningens stadgar (antagna 2013) Föreningar vi är medlemmar i: Intresseförening för Riksbyggens Bostadsrättsföreningar i Stockholm Verksamhetsplan 2013/ Sida 2 av 5

3 Södra stationsgaragets samfällighetsförening, andelstal 5,92%. Föreningens representant är Jan Stellan mandatperiod till våren 2015 Södra stations Sopsugssamfällighetsförening, andelstal 3,835%. Föreningens representant är Jan Stellan mandatperiod till våren 2014 Gemensamhetsanläggningen Lehusen ga:2, andelstal 40%. Gemensamhetsanläggningen utgörs av gatan utanför nr 12, 14, 16 och 18 samt trappan ner till Södermalmsallén. Övriga medlemmar är Brf. Brinckan-Lehusen 40% och Stockholms stad 20% Föreningens organisation: Styrelsen sammanträder ggr/år. Beredningsgruppen ordförande och sekreterare förbereder dessa sammanträden Ordförande bevakar att styrelsens beslut verkställs Styrelsen fördelar ut de fasta arbetsuppgifterna på ledamöter och suppleanter Styrelsen utser vid behov arbetsgrupper, som ska ha tydliga uppdrag Ett planeringsmöte med styrelsen anordnas efter sommaren som diskuterar verksamhetsplan och arbetsfördelning Föreningens ekonomi: Riksbyggen svarar för ekonomisk förvaltning enligt avtal bl.a. framtagande av budgetförslag för kommande verksamhetsår, ger styrelsen månatliga ekonomi- och resultatrapporter, årlig likviditetsrapport och långtidsbudget samt svarar för årsredovisningen inför årsstämman Handläggning av föreningens första tillfälle för frivilligt kapitaltillskott Styrelsens kontaktpersoner i ekonomiska frågor är Ann Espling & Viktor Torkelsson Ann Espling tar fram en sammanställning kvartalsvis på basis av Riksbyggens resultatrapport över föreningens ekonomiska läge Ann Espling håller kontakt med SBAB/Nordea ang. föreningens lån och följer ränteutvecklingen samt håller styrelsen informerad Ann Espling & Viktor Torkelsson är föreningens föredragande i ekonomiska frågor vid årsstämman samt styrelsemöte Begäran om ersättning för utlägg handläggs av vice ordförande Den elektroniska fakturahanteringen sköts av Riksbyggen, Ann Espling godkänner fakturorna och Anita Eriksson/Ingemar Stenberg attesterar Fastighetsskötsel och övrig verksamhet: Föreningen har skrivit avtal med Riksbyggen om fastighetsförvaltning. Målsättningen är att förvaltningen ska planeras och genomföras så att fastigheten bevaras i gott skick samt att driftkostnaderna hålls på en så låg nivå som möjligt Fastigheten är fullvärdeförsäkrad i Länsförsäkringar Stockholm, avtal med Anticimex ingår. Bostadsrättsförsäkring i Länsförsäkringar, ett tillägg till hemförsäkringen, bekostas av föreningen En underhållsplan är upprättad som årligen följs upp av styrelsen för genomförande av underhållet av föreningens fastighet. Avsättning görs till föreningens underhållsplan årligen. Beloppet framgår av budget Den löpande tillsynen av fastigheten sköts av Riksbyggen samt arvoderade funktionärer Tekniska frågor Ingemar Stenberg Verksamhetsplan 2013/ Sida 3 av 5

4 Till hjälp med skötseln av rabatter och annan växtlighet har föreningen en trädgårdsgrupp En årlig fastighetsbesiktning genomförs med representanter från Riksbyggen och styrelsen Det är ett myndighetskrav att föreningen skall ha en brandskyddsansvarig, till detta har styrelsen utsett Ingemar Stenberg Trappombuden introducerar nya medlemmar och verkar enligt andan i Så vårdar vi vårt hus Studieverksamhet: Föreningens stadgar betonar vikten av att studieverksamhet bedrivs och fastslår att styrelsen inom sig ska utse en studieansvarig. Styrelsen har utsett Michael Keller till detta uppdrag. Informationskanaler: Lena Emanuelsson är redaktör för nyhetsbrevet Vi och vårt hus som delas ut i medlemmarnas brevinkast. Lena Emanuelsson & Irene Bladh ansvarar för föreningens hemsida - Lokalhyresgäster: Företag Aspkrans Fotoaffär AB Il Molino Pizza & Salladsbar Tantolundens Blommor Café Gränden South East Asia Travel HB Södra Stations Kem & Skrädderi TeamOlmed Nord AB Södermalms Stadsdelsförvaltning, Reimers specialförskola Verksamhet Fotobutik Pizzeria Blomsterbutik Kafé Resebyrå mm. Skrädderi Skoaffär, ortopedi Förskola IV - Förteckning över styrelsens ansvarsområden exkl. ekonomi Egenkontroller och besiktningar, skyldigheter enligt lag eller föreskrifter: Systematiskt brandskyddsarbete Rensning av imkanaler Obligatorisk ventilationsskontroll (OVK) Snö- och isröjning, tak och mark Hissar Radonmätning Statuskontroll av lägenheter Hantering av avfall Verksamhetsplan 2013/ Sida 4 av 5

5 Energideklaration Lekplats Ohyra och skadedjur Årlig fastighetsbesiktning Skyddsrum Avtal med Kommunen/Företag/Entreprenörer: Avtalspartner: Avser: AB STOKAB Fiberkabelinstallation AV-line AB Tvätt- och vitvaruservice Berendsens Textil AB Entrémattor under tiden 1/10-30/3 Bredbandsbolaget Bredband ComHem Kabel-TV Fortum Elnätet Fortum Fjärrvärme Gemensamhetsanläggningen Lehusen ga:2 Gatan utanför nr 12 och 14, trappan Södermalmsallén KONE AB Hissar + jour Riksbyggen Fastighetsförvaltning och ekonomisk förvaltning Ragn-Sells AB Grovsopor, returpapper, kartonger, glas, metall, plast och elavfall Stockholm Stad Tomträtten Stockholm Vatten Vatten S:a stations garagesamfällighet Garage S:a stations sopsugssamfällighet Hushållsavfall Tekno Städ AB Fastighetsstädning Telia Kontorstelefon Bredbandsbolaget DUC (Larm- och styrregleringscentral) Vattenfall El-leverantör Övriga anlitade företag/entreprenörer: Företag AB Klätterservice Bysmeden Lås AB EAT Elektrisk Anläggnings Teknik AB Envac AB Hagmans Tak AB Nybergs Glas & Metall AB Säkerhetsintegrering AB WEPAB WJJ Entreprenad AB Årsta Plåt AB Årsta Plåt AB Funktion Takvärmeanläggningen Lås och nycklar Elarbeten Sopsugsanläggningen Rökluckeservice Fönster och entréportar Elektroniska lås Balkonginglasning Klottersanering på tegel och puts Snö och isröjning, tak Plåt- och smidesarbeten Verksamhetsplan 2013/ Sida 5 av 5