Sammanträdesprotokoll

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 1 (2) 81/2012 KS2012/520 Planändring Marstrand 82:22 (Dnr KS2012/520) Sökandens önskemål: Sökanden önskar en planändring för att möjliggöra s.k. Hansahus, d.v.s. verksamhet i kombination med boende. ÖP/detaljplan: Översiktsplanen anger området där fastigheten ligger som befintligt verksamhetsområde. Gällande detaljplan anger användningen av fastigheten som verksamhetsområde med hamnverksamhet och kontor. Fastigheten: Fastigheten ligger i Fiskhamnsområdet och ägs av kommunen och upplåts genom tomträtt till sökanden. Inom fastigheter finns idag två verksamheter. Franckes marina som säljer, reparerar båtmotorer och förvara båtar samt Marstrands dyk & skepphandel som har ett marint utbud och som servar dykintresset. Natur/kultur: Fiskhamnen ligger inom ett större område som är riksintresse för natur och friluftsliv. Miljö: Markplan framför byggnaderna mot kajen ligger på ca +1,6 möh. VA: Kommunalt verksamhetsområde. Juridik: Gällande detaljplan vann laga kraft och har en genomförandetid på 10 år. Bedömning: Områdets karaktär är viktig att bevara och bör såsom översiktsplanen visar, vara ett verksamhetsområde med båt- och småindustrikaraktär. Det är viktigt att dessa verksamheter inte begränsas av att området omvandlas till ett bostadsområde. Området bör förbli verksamhetsområde. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse KS2012/520 Planändring Marstrand 82:22 daterad Bilaga ansökan Marstrand 82:22 daterad Bilaga karta Marstrand daterad Bilaga plankarta fiskhamnen daterad Yrkande Morgan Persson (UP): Påbörja planarbete för Marstrand 82:22. Ove Wiktorsson (C): Avslag på Morgans Perssons (UP) yrkande. Propositionsordning Ordförande ställer proposition på yrkandena och finner att samhällsbyggnadsutskottets ledamöter beslutar att anta Ove Wiktorssons (C) yrkande. Omröstning begärs inte. Beslut Ej påbörja planarbete för Marstrand 82:22. SAMHÄLLSBYGGNADSUTSKOTTET Justeras sign

2 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 2 (2) Avgift planbesked: kr Avgift enligt taxa fastställd av kommunfullmäktige. Faktura skickas separat. Expedieras till För kännedom till Sektor samhällsbyggnad/eva Johansson Efter beslut i kommunstyrelsen: Anders Lundin, Danske stens gränd 2, Marstrand Sektor samhällsbyggnad/linda Andreasson, Kenth Olsson, Magnus Sundberg, Amanda Staf SAMHÄLLSBYGGNADSUTSKOTTET Justeras sign

3 Tjänsteskrivelse 1(2) Handläggarens namn Linda Andreasson KS2012/520 Planändring Marstrand 82:22 (Dnr KS2012/520) Sammanfattning Sökandens önskemål: Sökanden önskar en planändring för att möjliggöra s.k. Hansahus, d.v.s. verksamhet i kombination med boende. ÖP/detaljplan: Översiktsplanen anger området där fastigheten ligger som befintligt verksamhetsområde. Gällande detaljplan anger användningen av fastigheten som verksamhetsområde med hamnverksamhet och kontor. Fastigheten: Fastigheten ligger i Fiskhamnsområdet och ägs av kommunen och upplåts genom tomträtt till sökanden. Inom fastigheter finns idag två verksamheter. Franckes marina som säljer, reparerar båtmotorer och förvara båtar samt Marstrands dyk & skepphandel som har ett marint utbud och som servar dykintresset. Natur/kultur: Fiskhamnen ligger inom ett större område som är riksintresse för natur och friluftsliv. Miljö: Markplan framför byggnaderna mot kajen ligger på ca +1,6 möh. VA: Kommunalt verksamhetsområde. Juridik: Gällande detaljplan vann laga kraft och har en genomförandetid på 10 år. Bedömning: Områdets karaktär är viktig att bevara och bör såsom översiktsplanen visar, vara ett verksamhetsområde med båt- och småindustrikaraktär. Det är viktigt att dessa verksamheter inte begränsas av att området omvandlas till ett bostadsområde. Området bör förbli verksamhetsområde. Bakgrund En planändring påbörjades för fastigheten för att möjliggöra den tidigare hyresgästen Västkustfamiljens verksamhet med studie-och behandlingsverksamhet med tillfälligt boende. Verksamheten gick dock i konkurs hösten 2010 och planarbetet avslutades. I samrådsskedet med planarbetet kom synpunkter från en hyresgäst i området som oroade sig för hur boende kunde inverka negativt på möjligheterna att bedriva en verksamhet. Det inkom även synpunkter från intilliggande fastigheter om möjlighet till boende i området. En bygglovsansökan har inkommit till förvaltningen avseende teknikhus för spolplatta, båthallar, verksamhet, personal, kontor och förråd. Handläggning av ansökan pågår beslutade Kommunstyrelsen att avslå en ansökan om plantillstånd avseende grannfastigheterna Marstrand 82:23, 84:6, 84:8, 86:2, 86:3 för planändring till verksamheter i kombination med bostäder med hänvisning till att det stred mot detaljplanens intentioner samt att det skulle ändra områdets båt- och småindustrikaraktär på sikt till ett bostadsområde. SAMHÄLLSBYGGNAD ADRESS Nämndhuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

4 2(2) Bedömning Områdets karaktär är viktig att bevara och bör såsom översiktsplanen visar, vara ett verksamhetsområde med båt- och småindustrikaraktär. Det är viktigt att dessa verksamheter inte begränsas av att området omvandlas till ett bostadsområde. Området bör förbli verksamhetsområde. Förslag till beslut Ej påbörja planarbete för Marstrand 82:22. Avgift planbesked: kr Avgift enligt taxa fastställd av kommunfullmäktige. Faktura skickas separat. Linda Andreasson planarkitekt Leif Johansson samhällsbyggnadschef Expedieras till Eva Johansson samhällsbyggnad Efter beslut i KS: Anders Lundin, Danske stens gränd 2, Marstrand För kännedom till: Linda Andreasson, Kenth Olsson, Magnus Sundberg, Amanda Staf samhällsbyggnad

5

6

7

8

9 Skickat via kontaktformulär på kungalv.se: Avsändare: Hans Torwald < > Ämne: Registrering av motion från Centerpartiet Meddelande: Kungälv Motion om MedborgarAssistans I Kungälvs Kommun skall ingen medborgare behöva komma i kläm, ur ekonomisk synpunkt, på grund av arbetslöshet och/eller sjukdom. Att hamna i en situation då man inte orkar eller kan påverka sin ekonomi, pga fördröjningar av utbetalningar från Försäkringskassa eller A-kassa, är ett problem. Det kan tex bero på handläggning, felaktigheter i intyg, bedömning eller utbetalningsdatum mm. I en del fall går det så långt att ekonomin påverkas negativt av ex. betalningsanmärkningar, ofta helt i onödan. Dessa anmärkningar är bestående och begränsar individen i minst 3 år framöver. För den som är tillräckligt frisk, har ork och kunskap om hur man ber om uppskov eller anstånd finns en möjlighet att undvika inkassobolag, kronofogde mfl, men för andra kan uteblivna betalningar medföra extremt stora konsekvenser. Vid tex psykisk ohälsa, eller längre tids sjukhusvistelse borde det givetvis redan idag ha funnits undantag från betalningsförelägganden. För denna tillfälligt utsatta grupp människor, finns ingen kommunal hjälp att få. Vi vill förebygga att våra Kommunmedborgare hamnar i denna typ av ofrivilliga trångmål. Vi i Centerpartiet vill att fullmäktige skall föreslå att vi inför MedborgarAssistans, som en del i vår befintliga socialtjänst, genom att: 1. Bistå medborgaren med hjälp, genom påstötningar av Försäkringskassa och A-kassa. 2. Företräda via dialog med berörda kreditgivare, ang ev. uppskov eller anstånd. 3. Akut bevilja ett tillfälligt Lån, (Reverslån). Ordna en utbetalning motsvarande innestående summa. Då ordinarie utbetalning skett och är i fas, återbetalas detta lån. Dessa villkor förpliktas genom en revers. Genom dessa åtgärder kan vi omgående få minskade Socialbidragsutgifter. Färre människor hamnar i denna form av oönskade och opåverkbara ekonomiska kriser. Ur Socioekonomisk synpunkt är denna modell att föredra. Centerpartiet i Kungälv Bo Åslund Kretsordförande UPPTAGEN I KF AV HANS TORWALD

10 MOTION, KOMMUNFULLMÄKTIGE Kungälv Motion om att kartlägga samt ta fram en handlingsplan där delade turer avskaffas i Kungälvs Kommun. Runt människor i Sverige arbetar delade turer, det vill säga delade arbetspass. I Kungälvs Kommun är detta ett stort problem där det nu har nått en gräns där vår personal går på knäna. Delade turer innebär att man kan få lämna sin arbetsplats till exempel 4 timmar mitt på dagen för att sedan återgå i tjänst på kvällen. Det är inte ovanligt att ett morgonpass följer direkt på ett kvällspass. Återhämtningen mellan dessa pass räcker inte till. Den delade turen kan ta upp till 16 timmar i anspråk för arbetstagaren. Att man får lämna sin arbetsplats i en förlängd obetald rast är under all kritik. I princip ökar man arbetstiden indirekt då man inte kan utnyttja eller ta tillvara den tid man friställs mitt på dagen. De anställda upplever också att man är alldeles för underbemannade så man blir utsliten och sjuk av sitt yrke. En Kommun som arbetsgivare har ansvar för sin personal. Jag finner inte dagens system som acceptabelt därför förslår jag kommunfullmäktige besluta att Kommunstyrelsen ges i uppdrag att kartlägga delade turer. Kommunstyrelsen inrättar handlingsplan med målsättningen att delade turer skall tas bort så fort som möjligt. Motionen läggs från Glenn Ljunggren genom Miguel Odhner (S)

11

12 MOTION, KOMMUNFULLMÄKTIGE Kungälv Motion om rätt till heltid/möjlighet till deltid i Kungälvs kommun. Inom äldreomsorgen i Kungälvs kommun är de flesta medarbetarna anställda på deltidsbasis, allt från 40 % - 91 %. På Ranrikegården t ex finns närmare 50 anställda varav knappa 10 är heltidsanställda. Inom Bemanningsenheten i Kungälvs kommun finns idag cirka 750 personer registrerade som visstids- eller behovsanställda på timbasis beställde hemtjänsten tjänster från Bemanningsenheten på dryga timmar, motsvarande cirka 35 heltidstjänster. Liknande siffor finns även inom de äldreboenden som finns i kommunen. Antalet kortturer har ökat bland deltidarna, turer på 5 timmar. Detta medför att en 75 % -tjänst arbetar i stort lika många arbetspass på en fyraveckorsperiod som en 100 % -tjänst. En deltidare får därmed svårigheter att göra fyllnadstjänstgöringar eftersom ATL (arbetstidslagen) kräver minst en sammanhängande 36 timmarsvila per sjudagarsperiod. Ett införande av rätt till heltid/möjlighet till deltid skulle innebära att kontinuiteten i arbetet skulle bli bättre. En grund på åttatimmarspass skulle innebära att antalet arbetsdagar skulle harmonisera med antalet fridagar. Detta scenario skulle dessutom troligen innebära att sjukfrånvaron med dess kostnader skulle minska dramatiskt eftersom de stressmoment som finns idag skulle avta. En kommun som arbetsgivare har ansvar för sin personal Jag finner inte dagens system som acceptabelt, därför föreslår jag kommunfullmäktige besluta att Kommunstyrelsen ger förvaltning/verksamhetsledningarna i uppdrag att genomföra de förändringar som Projekt Utveckling Bemanningsenheten samt Projekt Bemanning kommit fram till. Kommunstyrelsen inrättar en handlingsplan med syfte att ge medarbetare i Kungälvs kommun rätt till heltid/möjlighet till deltid. Motionen läggs från Glenn Ljunggren genom Miguel Odhner (S)

13

14

15 Tjänsteskrivelse 1(3) Handläggarens namn Martin Martinsson Revisionsrapport Granskning av drift och underhåll inom Trafik gata och park. Svar från Samhällsbyggnad (Dnr KS2011/2929) Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av kommunrevisionen i Kungälvs kommun genomfört en granskning av drift och underhåll inom Samhällsbyggnad, enheten Trafik, gata, park, mark och exploatering. Syftet med granskningen var att studera om det finns ändamålsenliga planer som säkerställer drift och underhåll av gator, gång- och cykelvägar. Förvaltningen har fått uppdraget att besvara rapporten och återkomma med svar till kommunstyrelsen senast den 29 mars Förvaltningen delar i huvudsak revisionsrapportens innehåll. Bakgrund De förtroendevalda revisorerna lämnade sin rapport till Kommunfullmäktige i december Kommunfullmäktige önskar Kommunstyreslens svar på rapporten. Kommunstyrelsen önskade förvaltningens bedömning inför sitt svar. Bedömning Vid granskningen har framkommit att det finns brister i styrningen av drift och underhåll av kommunens gatuanläggningar. Ambitionen i verksamheten är hög men kan inte verkställas fullt ut utifrån givna förutsättningar. Granskningen har funnit flera förbättringsområden för att säkerställa att nivån på drift och underhåll av kommunens gatuanläggningar hålls på en acceptabel nivå. Förvaltningen, sektor Samhällsbyggnad, delar revisionsrapportens bild av styrning och av konsekvenser av tilldelade resurser. Underhållet har inte varit prioriterat inom någon sektor sedan Det har varit en av flera ekonomiska åtgärder för att klara hela förvaltningens budgetåtstramning. Samhällsbyggnad har bidragit med sin del av åtstramningarna. Revisionsrapportens slutsatser är en förväntad konsekvens av tidigare beslut. Effekten idag i förvaltningen är att det saknas en tillräckligt långsiktig ekonomisk plattform för att det ska vara meningsfullt att skapa långsiktiga underhållsplaner. En grundsten i en underhållsplan är ju tilldelning av resurser inom en given tidsram. Revisionsrapporten menar att det saknas politiska styrdokument och policys för verksamheten. Det kan vara en orsak till att förvaltningen inte fått några särskilda direktiv för prioriteringen av underhållsverksamheten. Det ska dock framhållas att ett särskilt utpekat ekonomiskt mål är satt för både 2011 och Underhållet tilldelas 3mkr inom Samhällsbyggnad. Det saknas SAMHÄLLSBYGGNAD ADRESS Nämndhuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

16 2(3) dock helt beskrivningar av innehållet. Här tangeras dock gränslandet mellan förvaltning och politik genom att olika organisationer kan ha olika uppfattning om var gränsen för beslutande ska gå. Kommunstyrelsen har fattat beslut om flera resultatmål för 2011 och 2012 med utsikter för hela mandatperioden som är styrande för verksamheten. I Samhällsbyggnads verksamhetsplan för 2012 har sektorn föreslagit aktiviteter för att nå målen under mandatperioden. Kommunstyrelsen fastslog sektorernas verksamhetsplaner 29 december Utdrag ur Kommunstyreslens resultatmål Standarkostnader enligt Sveriges kommuner och Landstings (SKL) standardkostnader Enligt SKL ligger samhällsbyggnad, exklusive Räddningstjänsten, under standardkostnaden för hela sektorn. I budget 2012 fortsätter vi att ligga under i tilldelade resurser. Enligt revisionsrapporten finns det inom det reviderade verksamhetsområdet ett underskott om ca 250kr per kommuninvånare eller omkring 10mkr per år. Kritik framförs ofta i form av att det är svårt att jämföra kommuner eftersom bl.a. organisering, styrning och ansvarstagande i relationen till enskilda och föreningar varierar. Motargumentet brukar vara att eftersom alla kommuner ser olika ut är helheten ganska rätt. Förhindra kapitalförstöring/underhållet på en trygg nivå Revisionsrapporten berör en begränsad del av sektorns ansvarsområde. Inom gator och GCvägar har vi idag den underhållsskuld som beskrivs. När vi adderar belysning, konstbyggnader och parkmiljöer växer skulden ytterligare. Det är en naturlig konsekvens av fattade beslut i både politiken och förvaltningen. Samtidigt har Kommunstyrelsens resultatmål för mandatperioden en annan inriktning och pekar på att vi ska kunna förvalta de anläggningar som kommunen äger för att de långsiktigt ska kunna användas av kommuninvånare och besökare. Under senare och innevarande år ökar skillnaden mellan mål och verklighet. Sektorn ska enligt beslutad verksamhetsplan utreda underhållsskulden under För att inte ytterligare öka skulden är förvaltningens uppfattning att ca 10mkr per år ska avsättas för underhåll. Barn och äldre ska känna sig trygga. Det finns en naturlig koppling mellan för litet underhåll och kostnader inom andra kommunala verksamhetsområden. När belysningen saknas, standarden på gång- och cykelvägar och kvaliteten i parken inte håller tillräcklig nivå hjälper de tekniska anläggningarnas brister till att förstärka andra otrygghetsparametrar i samhället. Konsekvenser av det är ökade önskemål om färdtjänst, skolskjutsar, mer poliser, "Vuxna på stan" och särskilda projekt för att minska känslan av otrygghet. Vi väljer att i mindre utsträckning än annars använda de offentliga utemiljöerna och färdas i stället i bil eller avstår ifrån att vistas ute. Kommunen får använda extra resurser till symptomlindring istället för förebyggande framtidsinriktat arbete. Verksamhetsutveckling Revisionsrapporten föreslår åtgärder för ökad styrning. Samhällsbyggnad har tagit fram en PM för att beskriva utvecklingsbehoven inom de olika verksamheter som omfattas av både revisionsrapporten och samhällsbyggnads nuvarande uppdrag. I PM finns förslag om arbetsprocess och inriktningar. Se bilaga 1.

17 3(3) Ekonomisk bedömning I samhällsbyggnads verksamhetsplan för 2012 finns aktiviteten att utreda underhållsskulden. Vi kan konstatera att kostnaden för den utredningen är större än budgeterade medel inom Samhällsbyggnad. Kommunchefen hade medel för extra underhåll i budget 2012 men enligt februariprognosen har dessa prioriterats om. Förvaltningsledningen avgör huruvida finansieringen av utredningen kan stanna inom kommunens totala budgetram. Kostnaden uppgår enligt anbud till ca kr fördelat på 2012 och Hälften finns i Samhällsbyggnads budget. Anläggningsdriften inom Samhällsbyggnad saknar idag resurser att ta fram de styr- och policydokument som revisionsrapporten önskar inom rimlig tid. Eftersom verksamheten bedrivs av enpersonsfunktioner med funktionsansvar skulle en prioritering av den verksamhetsutveckling som rapporten innehåller medföra ytterligare konsekvenser för brukabemötandet, myndighetsutövningen och anläggningsdriften. Det behövs extra resurser för att genomföra det önskade utvecklingsarbetet om målsättningen är att öka styrningen under utifrån ett analyserat underlag. Omfattningen av resurser kan bedömas efterhand och inom ramen för utredningen kring anläggningsinventeringen och underhållsskulden. Förslag till beslut Svar på revisionsrapporten antecknas. Leif Johansson Samhällsbyggnadschef Henrik Haglund Mark och exploateringschef Expedieras till: För kännedom till: Sektor samhällsbyggnad/martin Martinson Kommunledningssektorn/ Ingela Flodin

18 1(3) Bilaga 1 PM Samhällsbyggnads fortsatta arbete med att ta fram åtgärdsplaner för verksamheten I revisionen ingående anläggningar. I granskningsrapporten påpekas bristen av styrdokument för drift och underhåll av kommunens anläggningar. De anläggningar som menas i rapporten är kommunens allmänna platsmark och då i första hand gator och gångytor, men också de anläggningar som finns i gaturummet, ex v. belysning, skyltar, räcken, rännstensbrunnar, trafiksignaler, broar mm. Förvaltningen bör med anledning av detta ta fram förslag till hur kommunstyrelsen skall kunna känna större delaktighet i verksamheten. Samhällsbyggnads enhet TGP-MEX lämnar därför detta förslag till underhållsplaner inom verksamhetens olika funktionsområden. Samhällsbyggnads förslag till målbeskrivning. De i förslaget till styrdokumentet ingående planerna skall fungera som verktyg för att ta fram budgetunderlag och samtidigt synliggöra behoven av medel till drift och underhåll av kommunala ytor på allmän platsmark. Målet är att utnyttja medelstilldelningen så bra som möjligt med avseende på ett långsiktigt tänkande och lägga underhållet av kommunens anläggningar på en nivå där underhållsbehovet inte växer. Ett första steg är att under 3 år arbeta bort det underhållsbehov som finns lagrat på grund av för låg nivå under ett flertal år. Efter detta bör medelstilldelningen ligga på en nivå där behovet inte växer. En inledande skadeinventering görs för att kartlägga och dokumentera underhållsbehovet, av detta underlag tas underhållsplaner fram. Uppföljning görs genom en 5-6-årscykel av kontrollbesiktningar. Varje år görs en lägesrapport över anläggningarnas status. Detta redovisas i samband med budgetberedningen. Till denna rapport skall förslag till budgetram presenteras så att beslut kan fattas om vilken nivå budgetramen skall ligga på för nästkommande år. En detaljerad plan per funktionsområde tas därefter fram där det framgår vilka åtgärder man kan utföra med budgetramen som grund. Återrapportering görs med beskrivning över hur statusen påverkats av fattade beslut, växer behovet eller håller vi nivån. Beläggningar Förvaltningen tar fram en underhållsplan för kommunens belagda gator och gångvägar. En skadeinventering av alla belagda ytor görs där anläggningarnas staturs dokumenteras. Med denna inventering som grund tas en plan fram för vilka ytor som har störst behov av åtgärd efter parametras som trafikklass, trafikmängd och slitage. Planen är 6-årig med listor på de objekt som faller ut varje år. Efter 5 år görs en ny inventering för att kontrollera status och eventuellt korrigera planen. Trafikanordningar Ett myndighetsbeslut finns för de flesta trafikanordningarna. Detta innebär att de måste följa lagkrav på bl. a reflexion, läge och utseende. Skyltar En inventering av kommunens alla trafik- och vägvisningsskyltar bör göras för att få fram en plan för utbyte. Det är inte helt enkelt att göra en plan på byte eftersom parametrarna är så olika för olika typer av reflexer. Skyltarnas tillverkningsår finns oftast angivna på skyltarnas baksida. Ett sätt att grunda planen på är att följa reflextillverkarens rekommenderade livslängd. Trafiklinjer SAMHÄLLSBYGGNAD ADRESS Nämndhuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

19 2(3) Plan för trafiklinjemålning tas fram efter att en digital dokumentation gjorts genom inmätning. En årlig besiktning av slitage på trafiklinjer skall utföras och behovet av kompletteringsmålning dokumenteras, denna plan skall ligga till grund för nästkommande års budget och upphandling av entreprenör. Gatubelysning Armaturer. År byttes ca 4/5 -delar av kommunens kvicksilverarmaturer ut mot armaturer med högtrycksnatrium, under byttes nästan samtliga resterande kvicksilverarmaturer samt de äldsta högtrycknatriumarmaturerna. Detta har medfört att vi har en ganska modern armaturpark. Dokumentation av de nya armaturerna har gjorts i en belysningsdatabas. En plan för byte av de resterande äldre armaturerna tas fram. Stolpar. Stor del av stolpbeståndet har rotskador och är i behov av byte. Skadorna beror framför allt på hundurin men också på saltning av våra vägar. En plan för stolpbyten är påbörjad. Inventering görs av vår entreprenör för belysningsskötsel och resultatet kommer att presenteras så snart inventeringen och påföljande plan är färdig. Kablar En tredje plan för gatubelysning är också påbörjad. Kabelbeståndet är på vissa områden väldigt dålig. Detta gäller främst i de gamla områdena på Marstrandsön och gamla Kungälv. Inventering har gjorts i Marstrand och en plan för kabelbyte är på gång där. För resten av beståndet återstår både inventering och planering. Styrutrustning I samband med att Kungälv Energi bildade bolag flyttades mätarplatserna ut ur transformatorerna. Styrning av tänd- och släckning sker via radiolänk men de börjar bli ålderstigna så byte av styrning måste göras. Planen är att under de kommande åren byta ut styrdonen efter hand som de går sönder, den typ vi bestämt oss för att använda sätts redan upp vid nyanläggning. Konstbyggnader Konstbyggnader är en samlande benämning på konstruktionsbyggnader som ex v. broar och gångtunnlar. Alla våra konstbyggnader är dokumenterade på en databas med namnet BatMan som drivs i Trafikverkets regi. I denna databas finns möjlighet att göra en planering av underhåll och drift. Vi utför två typer av besiktningar för att säkerställa att konstruktionerna inte bryts ner i förtid. Huvudbesiktning görs vart 6e år och däremellan sker en mellanbesiktning. Vi utför endast driftsåtgärder inom TGPs budget. Reparationer och större åtgärder utförs undre investeringar. En plan för drift- och en för investeringsåtgärder är framtagna. Dessa revideras vart tredje år efter besiktningstillfällena. Trafiksignaler Kungälvs kommun har få trafiksignalanläggningar. I Kungälv har vi en i Lasarettskrysset med infart Vita fläcken och en i Trollhättekrysset. I Ytterby finns en s.k. bussprioritering där Skolgatan går ut på Torsbyvägen och en för gående över Torsbyvägen i Södra Tega. Planerna för de i Kungälv är att byta amplarna mot moderna med LED-teknik men detta har skjutits på framtiden tills Kongahällatomten kommer att bebyggas. I Ytterby finns redan denna teknik och de kommer att hålla i åtskilliga år. Dagvattenanläggningar Ledningar TGP har fått beskedet att VA-enheten inte längre ansvarar för drift och underhåll av en stor mängd ledningar som endast betjänar avvattning av allmän platsmark. Eftersom man inte vet

20 3(3) hur dessa ledningars tillstånd är måste en inventering göras. Med denna inventering som grund tas en plan fram för hur dessa ledningar skall underhållas. Det kommer under året att göras förberedelser för denna inventering som om medel tilldelas beräknas att kunna utföras under OBS. Inga medel för dessa ledningars underhåll har fått plats i 2012 års budget eftersom vi ännu inte vet mängd eller status. Endast akuta skador åtgärdas. Brunnar Planen för underhåll av brunnar följer beläggningsplanen, detta betyder att behovet av underhåll inte uppnåtts på många år. En separat underhållsplan måste göras för att lyfta fram behovet som i dag inte syns på grund av det eftersläpande beläggningsunderhållet. En skadeinventering måste göras innan planen kan tas fram. Trummor och diken I funktionsentreprenaden för vägskötsel finns en plan för dikesrensning där 1/15del av dikena skall rensas varje år. Trummor, längs- och tvärs gator, repareras vid behov. Eftersom en stor del av vägtrummorna inte är inmätta skall detta göras i samband med att en skadeinventering med dokumentering av status och läge görs. Detta arbete skall ligga till grund för en underhållsplan. Martin Martinson Gatuingenjör

21 Revisionsrapport 2011 Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2011 Kungälvs kommun Granskning av drift och underhåll inom Trafik, gata och park

22 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och avgränsning Revisionsfrågor Metod Revisionskriterier Styrning avseende drift och underhåll Beskrivning Vår bedömning Underhållsbehov samt grunder för underhållsplanering Beskrivning Vår bedömning Drifts- och underhållsplaner Beskrivning Vår bedömning Resursfördelning Beskrivning Vår bedömning Sammanfattande bedömning Sammanfattande bedömning Identifierade förbättringsområden/rekommendationer

23 Bilagor: Bilaga 1 Revisionskriterier Bilaga 2 Dokumentförteckning 2

24 1. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungälvs kommun granskat drift och underhåll inom Trafik, gata och park. Syftet med granskningen har varit att granska huruvida det finns ändamålsenliga planer som säkerställer drift och underhåll. Granskningen har avgränsats till att omfatta de drifts- och underhållsåtgärder av gator, gångoch cykelvägar som kommunen är ansvarig för. Granskningen visar att det saknas styrdokument som tydliggör inriktning och målsättning avseende drift och underhåll av kommunens gatuanläggningar. Den senaste underhållsplanen upprättades 2002 och har inte uppdaterats sedan dess. En ny underhållsplan planeras att tas fram under 2012, tillsammans med en konsult. Planering av drift sker enligt intervjuer i samband med att upphandlingar av funktionsentreprenader görs, i regel vart fjärde år. I samband med upphandlingarna anges en standard som motsvarar lägsta acceptabla nivån för driften, en nivå som sedan kan höjas om utrymme finns. Det saknas dock styrdokument som tydliggör ambitionsnivå och målsättningar. Det arbete som utförs grundar sig i medarbetares beräkningar och bedömningar avseende underhållet. Bedömningar av underhållsbehovet görs genom okulär besiktning av kommunens gatuanläggningar och bygger på medarbetares erfarenhet och kunskap. Hur underhållsbehovet ser ut på kort respektive lång sikt har sammanställts och det är sedan denna sammanställning som ligger till grund för kommande prioriteringar utifrån given budgetram. En beräkning har även gjorts av avdelningen för Trafik, gata och park inför budget Beräkningen visar att de senaste fem åren har beläggningsunderhållet i genomsnitt uppgått till en tredjedel av verksamhetens bedömning av det faktiska behovet. Enligt utförd beräkning har detta medfört att kommunen har ett uppdämt behov avseende beläggningsunderhåll som uppskattas motsvara drygt 19 mkr. Beräkningen av det uppdämda behovet avser endast vad som blivit eftersatt de senaste fem åren. För att säkerställa att kommunens gatuanläggningar bevaras bör en uppskattning av det totala uppdämda behovet göras, förslagsvis i samband med att den nya underhållsplanen tas fram. Riskanalyser och ekonomiska konsekvensbeskrivningar avseende vad effekterna kan bli om underhållet av gatuanläggningar åsidosätts bör även det upprättas. Det sker inte någon strukturerad uppföljning av verksamheten och den uppföljning som sker dokumenteras inte. Några jämförelser görs inte med andra jämförbara kommuner avseende underhållskostnader. I beräkningen har verksamheten utgått från den egna genomsnittskostnaden av de senaste fem årens kostnader (per kvadratmeter). Jämförelser med andra kommuner kan bidra till att rimlighetsbedöma kommunens underhållskostnader i förhållande till andra kommuners underhållskostnader samt bidra till verksamhetens uppföljning av den egna verksamheten. Budgeterade resurser är till viss del förelade på kort- respektive långsiktiga underhållsåtgärder. Driftsbudgeten sätter ramen för kortsiktiga åtgärder och de extramedel som tillförs (3 mkr år 2010 och 2011) avser planerat underhåll. Av intervjuer har framkommit att även det planerade underhållet till stora delar är av akut karaktär, då prioriteringar får göras utifrån vad som är mest akut. Då det inte finns någon underhållsplan eller politisk styrning i övrigt som 3

25 fastställer hur underhållsbehovet ska tillgodoses på kort- respektive lång sikt bedömer vi att det är svårt att avsätta ekonomiska medel för långsiktiga underhållsåtgärder. Att en underhållsplan tas fram är således en förutsättning för att den långsiktiga planeringen också ska återspeglas i budgeterade resurser. Vår sammanfattande bedömning utifrån ställda kontrollmål är att styrningen avseende drift och underhåll av kommunens gatuanläggningar är bristande. Ambitionerna i verksamheterna är höga men kan inte verkställas fullt ut utifrån givna förutsättningar. Vi har i vår granskning funnit flera förbättringsområden för att säkerställa att nivån på drift och underhåll av kommunens gatuanläggningar hålls på en acceptabel nivå. Vi har utifrån granskningen identifierat följande förbättringsområden/rekommendationer: Kommunstyrelsen bör ta fram policys och riktlinjer avseende drift och underhåll av de kommunala gatuanläggningarna. I styrdokumenten bör framgå vilket underhåll som ska utföras på kort respektive lång sikt. Det bör även framgå vilken ambitionsnivå som föreligger avseende standard på kommunens gatuanläggningar. Detta för att det ska vara tydligt för både brukare och förvaltning vilka förväntningar som finns samt vilka mål förvaltningen har att förhålla sig till. Kommunstyrelsen bör tillse att det sker en kontinuerlig uppföljning av verksamheten för att följa hur utfört underhåll förhåller sig till budget. Uppföljning bör även ske avseende hur kommunens kostnader för underhåll förhåller sig till andra jämförbara kommuners kostnader. Att uppföljning sker är av vikt för att säkerställa att det arbete som utförs görs utifrån korrekta antaganden. För att lyfta fram de effekter som kan uppstå på grund av eftersatt underhåll samt hur det påverkat kommunens gatuanläggningar på sikt bör kommunstyrelsen tillse att riskanalyser och ekonomiska konsekvensbeskrivningar tas fram. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att följa upp hur arbetet med att upprätta en ny underhållsplan fortskrider för att säkerställa att detta slutförs. Kommunstyrelsen bör även tillse att extern part gör en bedömning av huruvida verksamhetens beräkningar och bedömningar avseende underhåll är korrekta. Kommunstyrelsen bör därefter ta ställning till hur prioriteringar ska göras för att minska risken för ökade kostnader på grund av eftersatt underhåll. 4

26 2. Inledning 2.1. Bakgrund Enligt Plan- och bygglagen (PBL, 6 kap, 21 ) så ska kommunen svara för underhållet av gator och andra allmänna platser som kommunen är huvudman för. Kungälvs kommun har det övergripande ansvaret för drift och underhåll av de flesta gator, gång- och cykelvägar, torg och grönområden inom tätorterna Kungälv och Ytterby samt Marstrand, bortsett från de vägar som tillhör det statliga vägnätet, för vilka Trafikverket ansvarar för drift och underhåll. Verksamheten bedrivs av avdelningen Trafik, gata och park och avseende väghållning ansvar avdelningen för nybyggnation, drift och underhåll av gator, vägar, anläggningar och offentliga ytor inom centralorten och kommunens tätorter. Drift och avhjälpande underhåll omfattar bland annat snöröjning och reparation av plötsliga brister som uppstår. Det förebyggande underhållet omfattar planerade åtgärder som syftar till att vägar och gator är framkomliga även på lång sikt och handlar därmed om att åtgärda och förebygga brister. Att planera för de insatser och åtgärder som ska vidtas är av stor vikt, då akuta åtgärder i många fall är mer kostsamma och leder till större störningar för invånare och trafikanter. För att upprätthålla en hög kvalitet avseende drift och underhåll är det även av vikt att det finns mål och riktlinjer som säkerställer detta Syfte och avgränsning Granskningens övergripande syfte är att granska om det finns ändamålsenliga planer som säkerställer drift och underhåll av gator, gång- och cykelvägar. Granskningen avgränsas till att omfatta drifts- och underhållsåtgärder av de gator, gång- och cykelvägar som kommunen ansvarar för. Ansvarig nämnd är kommunstyrelsen Revisionsfrågor Följande kontrollmål har formulerats utifrån syftet och ska sammantaget besvaras i granskningen: Hur ofta uppdateras planerna för drift och underhåll? Hur konstateras omfattningen av underhållsbehovet? Hur är förhållandet mellan tid och underhållsplan, budget och genomfört underhåll? Är budgeterade resurser fördelade på långsiktiga respektive kortsiktiga drift- och underhållsbehov? Är nuvarande underhåll/förnyelse av gator tillräckligt i förhållande till verksamhetens bedömning av det verkliga behovet? 2.4. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna i denna granskning utgörs av tillämpliga delar av kommunallagen, plan- och bygglagen samt väglagen. Ytterliga- 5

27 re revisionskriterier är styrdokument såsom årsplan och verksamhetsplan. För närmare beskrivning av revisionskriterierna, se bilaga Metod Granskningen har genomförts via dokumentstudier och intervjuer. Intervjuer har genomförts med följande funktioner: Samhällsbyggnadsutskottets presidium Tf. sektorschef Samhällsbyggnad Tf. enhetschef Trafik, gata och park Medarbetare med ansvar för drift- och underhållsfrågor Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 6

28 3. Styrning avseende drift och underhåll 3.1. Beskrivning De mål och aktiviteter som återfinns i årsplan och verksamhetsplan anger inte några tydliga målsättningar från nämnden avseende omfattningen av drift och underhåll. Styrdokumenten anger heller inte vilka prioriteringar som ska göras på kort- respektive lång sikt. Det saknas tydliga riktlinjer avseende drift och underhåll på gator, gång- och cykelvägar. Uppdatering av riktlinjer och planering avseende underhåll har inte skett i någon större omfattning och det uppges inte finnas dokumentation avseende ledningens arbete och uppföljning av verksamheten. Den politiska ledningen efterfrågar inte policydokument och den uppföljning som görs är inte strukturerad eller dokumenterad. Uppföljning uppges endast ske genom att den politiska ledningen är delaktiga i verksamheten. Beläggningsunderhåll på kommunens gatuanläggningar uppges inte vara prioriterat då det ställs emot andra verksamheter såsom skola, barnomsorg och äldreomsorg. Av tjänsteskrivelse daterad framgår att både politiker och allmänheten hör av sig till förvaltningen med förväntningar som är annorlunda än det som levereras avseende drift och underhåll av kommunens tekniska anläggningar. För att komma till rätta med detta är sektor samhällsbyggnads bedömning att en dialog är nödvändig mellan förvaltningen och samhällsbyggnadsutskottet, med syfte att informera om hur verksamheten ser ut. Detta för att politiken därefter ska kunna värdera huruvida det behövs andra inriktningsmål Vår bedömning Kommunen saknar styrdokument avseende drift och underhåll av kommunens anläggningar. För att tydliggöra kommunens ambitioner avseende drift och underhåll av dess gatuanläggningar bör kommunstyrelsen ta fram policys och riktlinjer för verksamheten. Av styrdokumenten bör framgå vilket underhåll som ska utföras på kort respektive lång sikt. Det bör även tydligt framgå vilken ambitionsnivå som föreligger avseende standard på kommunens gatuanläggningar. Detta bör göras dels för att brukare ska veta vad de kan förvänta sig avseende drift och underhåll och dels för att tydliggöra för förvaltningen vad de förväntas uppnå samt vilka mål de har att förhålla sig till. Det är även av vikt att uppföljning av verksamheten sker kontinuerligt för att följa hur utfört underhåll förhåller sig till budget samt för att säkerställa att det arbete som utförs görs utifrån korrekta antaganden. 7

29 4. Underhållsbehov samt grunder för underhållsplanering 4.1. Beskrivning Kungälvs kommun äger och förvaltar drygt en miljon kvadratmeter yta för kommunikation (gator, gång- och cykelvägar). Underhållsbehovet har ökat för varje år de senaste åren och likaså behovet av akuta underhållsåtgärder ökar. Enligt tertialrapport 2, 2011, prognostiserar avdelningen för trafik, gata och park ett underskott på cirka 2,8 mkr för 2011, vilket till stora delar beror på akut underhåll inom park, ökade kostnader för vinterväghållning och akut underhåll av belysning. Enligt en beräkning som avdelningen för Trafik, gata och park gjort inför budget 2011 krävs underhåll för cirka 6 mkr per år för att upprätthålla en rimlig nivå på kommunens gatuanläggningar. Detta belopp innefattar dock inte fräsning av asfalt eller andra åtgärder som görs inom ramen för underhåll. De senaste åren har beläggningsunderhållet i genomsnitt uppgått till kvadratmeter, vilket enligt utförd beräkning motsvarar en tredjedel av det faktiska underhållsbehovet ( kvadratmeter). Genomsnittskostnaden per kvadratmeter är enligt beräkningen 128,43 kr och underhållskostnaden har således uppgått till 2 mkr per år i genomsnitt, att jämföra med beräknat rimlig nivå om 6 mkr. Sett till de senaste fem årens minskning av underhållet finns det enligt utförd beräkning ett uppdämt behov på ungefär kvadratmeter. För att återställa anläggningarna till den nivå de borde vara på skulle det krävas drygt 19 mkr fördelat på en treårsperiod. Detta utöver de 6 miljoner som årligen krävs för att upprätthålla en rimlig nivå, enligt avdelningens beräkning. Kostnaderna för underhållsåtgärderna baseras på en beräkning av genomsnittskostnaden de senaste fem åren. För att kunna bedöma omfattningen av underhållsbehovet på kommunens gatuanläggningar genomförs en okulär besiktning, det vill säga medarbetarna åker ut för att se över gatuanläggningarna och göra en bedömning utifrån de brister de ser. Denna översyn har dokumenterats och sammanställts på en karta där kommunens vägar har markerats i olika färger beroende på underhållsbehov. Då budgeten är fastställd görs en bedömning utifrån tilldelade medel samt deras tidigare översyn av behovet och avdelningen tar därefter beslut om vilka åtgärder som ska prioriteras. Det görs inga jämförelser med andra kommuner avseende omfattningen på underhållet eller kostnaden för det. I tabellen nedan framgår dock hur nettokostnaden (per invånare) för gator och vägar inkl. parkering i Kungälvs kommun förhåller sig gentemot övriga kommuner. Siffrorna är hämtade från Sveriges kommuner och landsting (SKL). Denna tabell visar dock endast att Kungälvs kommun inte lägger lika mycket resurser på verksamheten i förhållande till övriga kommuner i landet. Den visar således inte hur kostnaden för utfört underhåll, beräknat per kvadratmeter yta, förhåller sig gentemot andra kommuner. Nettokostnad gator och vägar inkl. parkering (kr/inv.) Kungälv Alla kommuner, vägt medel

30 SKL genomförde 2009 en enkätundersökning avseende kommunernas väghållning (Kommunernas väghållning, nyckeltal 2009) där ett stort antal nyckeltal sammanställdes. Av undersökningen framgår bland annat att landets kommuner i genomsnitt genomförde beläggningsunderhåll på 2,43 % av deras totala bestånd (det vill säga antal kvadratmeter yta som belagts i förhållande till det totala beståndet av gator och vägar) under Under 2009 utförde Kungälvs kommun beläggningsunderhåll på endast 0,15 % av det totala beståndet. Av intervjuer har framkommit att 2009 var ett år då beläggningsunderhåll endast utfördes i begränsad omfattning. Skulle kommunen 2009 ha genomfört beläggningsunderhåll på samma nivå som under 2008 och 2010 (ca kvadratmeter) så skulle detta uppgå till knappt 1,5 % av det totala beståndet, vilket även det är under genomsnittet Vår bedömning Kungälvs kommun genomför beläggningsunderhåll i lägre omfattning än genomsnittet i övriga landet, enligt SKL s jämförelse av nyckeltal Detta har även framkommit i den beräkning som verksamheten gjort. Den underhållsplanering som görs baseras på en bedömning som medarbetare gjort avseende underhållsbehovet. Bedömningen av kostnaden för underhållsåtgärder som behöver vidtas grundar sig på en genomsnittskostnad av vad underhållsåtgärder kostat tidigare år. För att kunna göra en bedömning om de kostnader som läggs på underhåll är rimliga i förhållande till andra kommuners underhållskostnader bör dock en jämförelse med andra jämförbara kommuner göras. Enligt den beräkning som gjorts är beläggningsunderhållet eftersatt och har så varit under en längre tid. För att minimera risken för ökade kostnader i framtiden orsakade av eftersatt underhåll bör kommunstyrelsen se över hur omfattningen på beläggningsunderhållet bör utformas för att säkerställa att värdet på kommunens anläggningar upprätthålls på lång sikt. 9

31 5. Resursfördelning 5.1. Beskrivning Drift och underhåll av gatuanläggningarna innefattar beläggning, trafikanordningar, gatubelysningar, konstbyggnader, trafiksignaler samt dagvattenanläggningar. Utöver detta ansvarar avdelningen för trafik, gata och park för allmänna platser såsom parker, lekplatser etc. Den driftsbudget som avdelningen tilldelas ska således fördelas på samtliga områden. Budgeten är fördelad på ett antal verksamhetsområden, varav kommunala gator är det område som tar mest resurser i anspråk. Av en total budget på 35,4 mkr fördelas 22 mkr till kommunala gator. Av de resurser som tilldelas kommunala gator går en stor andel till poster som inte kan påverkas på kort sikt såsom kapitaltjänstkostnader (10 mkr), vinterväghållning (5 mkr), förbrukningsavgift VA (2 mkr). Under 2010 och 2011 har avdelningen för Trafik, gata och park fått 3 mkr utöver driftsbudgeten som endast avser underhållsåtgärder. Även detta belopp ska fördelas ut på de olika verksamhetsområdena. En del av underhållet som är kopplat till gatuanläggningarna är juridisk betingat och kan inte åsidosättas, såsom trafikskyltar och trafiksignaler. Det som sedan återstår kan därefter fördelas ut på beläggningsunderhåll och underhåll på andra delar av gatuanläggningarna. De medel som avdelningen för trafik, gata och park får avseende underhåll fördelas ut på det underhåll som är mest akut att åtgärda. Att endast utföra akuta åtgärder gör att kostnaderna blir högre, då en akut åtgärd inte har samma livslängd samt att den kan vara dyrare att genomföra. I tabellen nedan redogörs för kostnaderna för planerat respektive akut underhåll. I nedanstående belopp är även underhållskostnader avseende trafiksignaler, skyltar och vägmarkeringar etc. inkluderade. Kostnaderna för beläggningsunderhåll är ej specificerade. Nedanstående kostnader avser endast kommunala gator, huvudgator samt matar- och bostadsgator. Trafik, gata och park Utfall t.o.m november, 2011 Budget Budget totalt , , , , ,00 Planerat underhåll , , ,44 770, , ,20 Akut underhåll , , , , , ,70 Underhåll totalt , , , , , ,90 Andel akut underhåll 21,39% 33,29% 23,72% 99,98% 24,86% 20,89% Som går att utläsa av tabellen ovan har det inte skett några större förändringar i budgeten, bortsett från 2008 då den låg på en något högre nivå. Granskningen har visat att det heller inte skett några justeringar utifrån kostnadsökningar, exempelvis för kapitaltjänstkostnader som ökat som en följd av investeringar i nya gatuanläggningar. Totala underhållskostnader har fram till 2010 uppgått till cirka 4 mkr. I budgeten 2011 uppgår beloppet för underhållsåtgärder till endast 2,6 mkr. 10

32 Av vad som framkommit av intervjuer samt utifrån vad som går att utläsa ur budget och utförda beräkningar tilldelas inte verksamheten de medel som krävs för att upprätthålla en miniminivå på underhållet av gatuanläggningar. Detta har medfört att det finns ett uppdämt underhållsbehov (se avsnitt 4.1). Beräkningar och bedömningar som verksamheten gjort inför 2010 och 2011 års budget har inte tillgodosetts i full mån. Budgeterade resurser är till viss del fördelade på kort och lång sikt. De medel som ges i driftsbudgeten avser mer kortsiktiga åtgärder. Den extrapott på 3 mkr som tilldelas avser planerat underhåll, som ska vara av mer långsiktig karaktär. Långsiktigheten återfinns även i avdelningens egen planering och bedömning avseende underhållsbehovet. Det akuta underhållet utgör en stor del av de underhållsåtgärder som utförs. Av intervjuer har framkommit att detta medför att kostnaderna blir högre och åtgärderna inte lika hållbara än vad de blivit om åtgärderna var planerade. Om det planerade underhållet skärs ner ökar det akuta underhållet med upp till %, enligt en beskrivning av underhållsbehovet som togs fram inför budget Verksamheten har dock inte tagit fram några utförliga riskanalyser eller ekonomiska konsekvensbeskrivningar avseende vad effekterna kan bli om underhållet av gatuanläggningarna åsidosätts Vår bedömning Budgeterade resurser motsvarar inte verksamhetens bedömning av hur mycket resurser som krävs för att upprätthålla en rimlig nivå på underhållet av kommunens gatuanläggningar. Det har medfört att det finns ett uppdämt behov av beläggningsunderhåll som uppgår till ungefär kvadratmeter. Då avdelningen för Trafik, gata och park inte får de resurser som krävs årligen för att tillgodose underhållsbehovet bedöms det uppdämda behovet öka även på sikt om inga åtgärder vidtas. En stor del av underhållet utgörs av akuta åtgärder, vilket inte är ekonomiskt fördelaktigt då sådana åtgärder inte har samma hållbarhet som planerade och förebyggande åtgärder. Akuta åtgärder tenderar även att bli dyrare. I takt med att planerat underhåll minskar kommer det akuta underhållet att öka. För att få en tydlig bild av de risker och konsekvenser detta kan medföra bör verksamheten göra riskanalyser och ta fram ekonomiska konsekvensbeskrivningar. Detta för att lyfta fram de effekter som kan uppstå på grund av eftersatt underhåll samt hur det påverkar kommunens gatuanläggningar på sikt, samt hur det på sikt kan komma att påverka kommunens ekonomi. 11

33 6. Drifts- och underhållsplaner 6.1. Beskrivning I verksamheten åtskiljs underhåll från drift utifrån arbetets livslängd. Underhåll avser de arbeten som har ett långvarigt värde, till skillnad från drift som avser arbeten med kortvarigt värde (cirka 1-2 år). Av intervjuer har framkommit att planering avseende driften ligger i de upphandlingar som görs avseende funktionsentreprenader. Upphandlingarna görs vart fjärde år och kommunen sätter då en standard som motsvarar lägsta acceptabla nivå. Nivån kan därefter höjas om resurser finns. Upphandlingarna som genomförs avser grönyteskötsel och barmarksskötsel, vinterväghållning, gatubelysning samt trafiksignaler. En del av arbetet avseende grönyteskötsel och barmarksskötsel samt vinterväghållning utförs i egen regi. De interna utförarna ges då samma ersättning som de externa utförarna. Det saknas en aktuell underhållsplan avseende gator, gång- och cykelvägar som är styrande för underhållsplaneringen. Den senaste underhållsplanen togs fram år Avdelningen för trafik, gata och park planerar dock att tillsammans med en konsult ta fram en ny underhållsplan. Detta arbete beräknas genomföras under Det finns inget uppdrag från nämnden till sektorn om att ta fram en underhållsplan. Det sker på initiativ av avdelningen för trafik, gata och park. Sektorschefen för samhällsbyggnad ser kommunstyrelsens mål om att förhindra kapitalförstöring som grund för att ta fram en underhållsplan. Idag genomförs underhållet utifrån medarbetares bedömningar avseende kommunens gatuanläggningar, vilket beskrivs i avsnitt 4.1. Av den sammanställning som verksamheten gjort avseende underhållsbehovet framgår vilka anläggningar som borde bli belagda under 2011, vilka som är prioriterade under 2012, vilka som bör beläggas under samt vilka som bör beläggas från 2015 och framåt. Detta är dock inte ett politiskt antaget dokument och återspeglar sig inte i budgeten Vår bedömning Syftet med underhållsplanering är att identifiera underhållsbehov, genomföra underhåll, uppföljning av planer samt utvärdera effekter av underhållsåtgärder. Underhållet bör planeras i regelbundna intervaller i syfte att åtgärda förslitningar. En del av underhållet görs dock löpande för att åtgärda skador samt utföra småreparationer etc. Underhållsplanen bör utgöra en systematisk dokumentation av en anläggnings nuläge och framtida underhåll. I en underhållsplan bör den tekniska såväl som den ekonomiska planeringen framgå. Kungälvs kommun saknar en strukturerad underhållsplanering och det saknas även en aktuell underhållsplan. Avdelningen för trafik, gata och park planerar dock att tillsammans med en konsult upprätta en underhållsplan, vilket beräknas ske under Trots avsaknad av underhållsplan finns det dokument framtagna i verksamheten där underhållsbehovet för kommunens gatuanläggningar framgår. Detta dokument visar hur behovet ser ut på kort respektive lång sikt. Bedömningen av behovet har gjorts genom okulär besiktning och grundar sig på medarbetarnas erfarenhet och kunskap. För att säkerställa att underhållet av kommunens gatuanläggningar upprätthåller en rimlig nivå bedömer vi att det är av stor vikt att en underhållsplan tas fram som planerat. Vi bedömer att det är positivt att anlita en extern konsult i detta arbete. I detta arbete bör även extern part genomföra en bedöm- 12

34 ning av huruvida de av verksamheten gjorda beräkningarna och bedömningarna avseende underhållsbehovet är korrekta. I detta skede bör även en kostnadsjämförelse göras med andra jämförbara kommuner. Kommunstyrelsen bör utifrån upprättad underhållsplan ta ställning till hur prioriteringar ska göras för att minska risken för ökade kostnader på grund av eftersatt underhåll. Avseende driften bedömer vi att det bör finnas riktlinjer som tydliggör målsättningar och ambitioner. Detta för att tydliggöra vad politiker och brukare kan förvänta sig av det arbete som utförs samt för att klargöra vilka förväntningar förvaltningen har att förhålla sig till och leva upp till. 13

35 7. Sammanfattande bedömning 7.1. Sammanfattande bedömning Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens revisionsfrågor och ställda revisionskriterier är att styrningen avseende drift och underhåll av kommunens gatuanläggningar är bristande. Ambitionerna i verksamheten är höga men kan inte verkställas fullt ut utifrån givna förutsättningar. Vi har i vår granskning funnit flera förbättringsområden för att säkerställa att nivån på drift och underhåll av kommunens gatuanläggningar hålls på en acceptabel nivå. Nedan följer sammanfattade svar för respektive revisionsfråga: Hur ofta uppdateras planerna för drift och underhåll? Det saknas en uppdaterad underhållsplan. Den senaste underhållsplanen togs fram år 2002 och är således inaktuell och är inte ett styrande dokument i verksamheten. En ny underhållsplan är planerad till 2012, då en sådan ska upprättas tillsammans med en konsult. Styrningen avseende underhåll på kommunens gator, gång- och cykelvägar bedöms vara bristfällig då det saknas styrdokument som tydliggör inriktning och målsättning med verksamheten. Planer för drift uppges bli uppdaterade i samband med att nya upphandlingar genomförs, vilket sker vart fjärde år. I samband med upphandlingarna anges en standard som motsvarar den lägsta acceptabla nivån för driften, vilket sedan kan utökas om utrymme finns i budget. Vi bedömer att det är av stor vikt att en underhållsplan tas fram som planerat. Arbetet med att ta fram en underhållsplan bör även innehålla en bedömning av extern part huruvida verksamhetens beräkningar och bedömningar av underhållsbehovet är korrekta. En kostnadsjämförelse med andra jämförbara kommuner bör också genomföras. Det är även av vikt att verksamheten ges tillräckliga resurser för att tillgodose det underhållsbehov som finns avseende kommunens gatuanläggningar. Detta för att inte riskera att ombyggnad av kommunens gatuanläggningar måste ske på grund av eftersatt underhåll. Hur konstateras omfattningen av underhållsbehovet? Bedömning av underhållsbehovet görs genom okulär besiktning som medarbetarna gör och grundar sig således på medarbetarnas erfarenhet och kunskap. En sammanställning har tagits fram där det framgår hur underhållsbehovet ser ut för kommunens gatuanläggningar, både på kort och lång sikt. Denna sammanställning utgör sedan en grund för kommande prioriteringar utifrån given budgetram. Kostnaderna för de underhållsåtgärder som verksamheten bedömer krävs för att upprätthålla en rimlig nivå baseras på verksamhetens beräkningar som utgår från livslängd för respektive gatutyp samt genomsnittlig kostnad per kvadratmeter. Beräkning av uppdämt underhållsbehov har endast gjorts för de senaste fem åren. Detta innebär att det inte finns några siffror på hur stort det totala uppdämda behovet är. Vi bedömer att verksamheten bör jämföra sina kostnader för underhåll med andra kommuner för att avgöra om deras kostnader är rimliga och ligger i nivå med övriga kommuners kostnader. Därefter bör verksamheten vidta erforderliga åtgärder beroende på hur kommunens kostnader förhåller sig gentemot andra kommuners kostnader. 14

36 I samband med att en ny underhållsplan upprättas bör även en uppskattning göras avseende totalt uppdämt behov. Detta för att kunna göra en korrekt bedömning av vilka underhållsåtgärder som behöver vidtas för att säkerställa att kommunens gatuanläggningar bevaras. Hur är förhållandet mellan tid och underhållsplan, budget och genomfört underhåll? Verksamheten har inte någon underhållsplan att förhålla sig till i sitt arbete och det saknas politisk styrning avseende underhåll av kommunens gatuanläggningar. Det underhållsarbete som utförs utgår ifrån givna budgetramar. Då budgeten är fastställd görs prioriteringar av de åtgärder som bedöms vara mest akuta utifrån den översyn som gjorts. De underhållsåtgärder som genomförs håller sig inom givna budgetramar, vilket innebär att det faktiska behovet av underhåll inte tillgodoses, förutsatt att de beräkningar som gjorts är korrekta. Är budgeterade resurser fördelade på långsiktiga respektive kortsiktiga drift- och underhållsbehov? Budgeterade resurser är till viss del fördelade på kort- respektive långsiktiga underhållsåtgärder. Driftsbudgeten sätter ramen för kortsiktiga åtgärder och de extra medel som tillförs (3 mkr under 2010 och 2011) avser planerat underhåll. Även det underhåll som utförs inom ramen för planerat underhåll är till stora delar av akut karaktär, då prioriteringar får göras utifrån vad som är mest akut. Underhållsåtgärder följer således inte en fastställd plan. Vår bedömning är att då det inte finns någon underhållsplan eller politisk styrning i övrigt som fastställer hur underhållsbehovet ska tillgodoses på kort respektive lång sikt är det också svårt att avsätta ekonomiska medel för långsiktiga underhållsåtgärder. Att en underhållsplan tas fram är således en förutsättning för att den långsiktiga planeringen också ska återspeglas i budgeterade resurser. Är nuvarande underhåll/förnyelse av gator tillräckligt i förhållande till verksamhetens bedömning av det verkliga behovet? Av den beräkning som verksamheten gjort avseende behov av beläggningsunderhåll framgår att de medel som tilldelas verksamheten inte motsvarar de medel som krävs för att upprätthålla en miniminivå på underhållet av kommunens gatuanläggningar. Av beräkningen framgår även att kommunen har ett uppdämt underhållsbehov som med stor sannolikhet kommer att öka om inte åtgärder vidtas Rekommendationer Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är enligt följande: Kommunstyrelsen bör ta fram policys och riktlinjer avseende drift och underhåll av de kommunala gatuanläggningarna. I styrdokumenten bör framgå vilket underhåll som ska utföras på kort respektive lång sikt. Det bör även framgå vilken ambitionsnivå som föreligger avseende standard på kommunens gatuanläggningar. Detta för att det ska vara tydligt för både brukare och förvaltning vilka förväntningar som finns samt vilka mål förvaltningen har att förhålla sig till. Kommunstyrelsen bör tillse att det sker en kontinuerlig uppföljning av verksamheten för att följa hur utfört underhåll förhåller sig till budget. Uppföljning bör även ske avseende 15

37 hur kommunens kostnader för underhåll förhåller sig till andra jämförbara kommuners kostnader. Att uppföljning sker är av vikt för att säkerställa att det arbete som utförs görs utifrån korrekta antaganden. För att lyfta fram de effekter som kan uppstå på grund av eftersatt underhåll samt hur det påverkat kommunens gatuanläggningar på sikt bör kommunstyrelsen tillse att riskanalyser och ekonomiska konsekvensbeskrivningar tas fram. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att följa upp hur arbetet med att upprätta en ny underhållsplan fortskrider för att säkerställa att detta slutförs. Kommunstyrelsen bör även tillse att extern part gör en bedömning av huruvida verksamhetens beräkningar och bedömningar avseende underhåll är korrekta. Kommunstyrelsen bör därefter ta ställning till hur prioriteringar ska göras för att minska risken för ökade kostnader på grund av eftersatt underhåll. Göteborg den 14 december 2011 Liz Aspebo Verksamhetsrevisor Peter Öfverström Certifierad kommunal revisor Liselott M. Daun Certifierad kommunal revisor 16

38 Bilaga 1: Revisionskriterier Kommunallagen Kommunallagen 6 kap. reglerar styrelsers uppdrag avseende den ekonomiska förvaltningen, verkställandet av fullmäktiges beslut samt fullgörandet av de uppdrag som kommunfullmäktige lämnat över till styrelsen. Kapitlet reglerar även nämndernas uppdrag vilket omfattar att tillse att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska även tillse att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Målen för den ekonomiska förvaltningen regleras i kommunallagens 8 kapitel, där det framgår att kommunen ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet. Vad god ekonomisk hushållning innebär är inte tydliggjort i lagen men i förarbetena framförs exempel, däribland att kommunen ska vårda och underhålla fastigheter och andra tillgångar väl samt att ha en god framförhållning i den fysiska planeringen. Plan- och bygglagen Plan- och bygglagen 6 kap. reglerar genomförandet av detaljplaner. Där regleras bland annat kommunens ansvar att, efter hand som bebyggelse enligt detaljplan färdigställs, ordna gator och allmänna platser som kommunen är huvudman för så att platserna kan användas för deras avsedda ändamål. Kommunens ansvar för underhåll av gator och allmänna platser som kommunen är huvudman för regleras även i detta kapitel. Väglagen Väglagen reglerar väghållningens omfattning, byggande av väg (anläggning av ny väg, omläggning av väg i ny sträckning samt ombyggnad av väg). Här regleras även drift av väg och vilka hänsyn som ska tas i samband med detta. Årsplan 2011 I årsplan 2011 framgår Kungälvs kommuns strategiska mål, utifrån det har kommunstyrelsen gett förvaltningen i uppdrag att lämna förslag på resultatmål som ska grundas dels i kommunfullmäktiges strategiska mål och förutsättningar och dels på den viljeyttring som beskrivs i Generations- och verksamhetsansvar för en hållbar utveckling. De mål som kan kopplas till sektor Samhällsbyggnad är bland annat: Sänka nettokostnad i nivå med förväntad nettokostnad Öka effektiviteten i vårt lokalbyggande Förhindra kapitalförstöring Bygg cykelvägar Minska olyckor och tillbud Förvaltningen har i årsplan 2011 lyft fram planerat underhåll som en prioritering som behöver göras. Varje sektor har redovisat underlag till framtagen årsplan, som även ska ligga till grund för verksamhetsplanerna som tas fram efter det att årsplanen fastställts. Verksamhetsplanen är sektorns styrdokument och en förutsättning för löpande uppföljning under verksamhetsåret. Det underlag som sektor samhällsbyggnad redovisar är följande: 17

39 Volymförändringar Planerat underhåll normal nivå 11 mkr (i årsplanen avsätts 3 mkr!) Ökade kapitaltjänstkostnader på grund av tillkommande anläggningar Kollektivtrafik ökar (utredning RC, tätortstrafik, pendelparkering) Extra busstrafik till Rollsbo Nämndshuset byggs om Verksamhetsförändringar Bygga om och stärka arbetsprocesser GIS-tjänst Bygglovshandläggare Receptfria läkemedel Brandmän 2 stycken (övergång från timanställd till fastanställd) Politiska mål Fler bostäder Större verksamhetsområden VA i kustzon Cykelvägsutbyggnad Centrumförnyelse Omstrukturering av kommunala lekplatser Utökad pendelparkering Rationaliseringar/besparingar Nya arbetsprocesser för drift respektive utveckling/investering Exploatering/investering hög nivå tidsdebitering befintlig handläggningspersonal Verksamhetsplan sektor samhällsbyggnad I verksamhetsplanen framgår de mål som kommunstyrelsen fastställt samt de husmål som berör samhällsbyggnads verksamheter. Därefter är samtliga aktiviteter sorterade per kategori med de mål som är kopplade till aktiviteten. Aktiviteter i verksamhetsplanen 2011 som kan kopplas till avdelningen för trafik, gata och park är bland annat: Handikappanpassning av busshållsplatser och tillgänglighetsåtgärder (ej färdigt 2010) Utvidga pendelparkering vid motorvägshållplatsen i Kungälvsmotet (klar 2011) Omstrukturering av kommunala lekplatser (arbete utförs under ) Trafik och väghållaransvar Drift och underhåll av all offentlig platsmark som gator, parkeringsplatser, torg, parker, grönområden och lekplatser samt kommunens konstbyggnader. Helt samordnad markskötsel inom kommunen tillsammans med FMS Planerat underhåll. I verksamhetsplanen framgår även förslag till planerat underhåll, som totalt uppgår till ca 4 mkr, och omfattar beläggningar, skyltar och trafikanordningar, belysningskablar samt parkanläggningar. Driftsbudgeten för sektor samhällsbyggnad är mkr för 2011, varav trafik, gata och park tilldelats mkr av dessa (exklusive planerat underhåll). Därutöver tillkommer 3 mkr för planerat underhåll. I verksamhetsplanen redogörs för verksamhetsvolymen där det framgår att enligt plan så ska belagd yta asfalt under 2011 uppgå till ca kvadratmeter. 18

40 Detta motsvarar belagd yta under 2008 och 2010, däremot för 2009 uppgick belagd yta asfalt till endast kvadratmeter. I not framgår att, beroende på belastning, livslängden på en gång- och cykelbana kan uppgå till år och på många vägar krävs underhåll efter cirka 7-10 år. Underhållet på vägarna bör enligt not uppgå till ca kvadratmeter per år för att kunna underhålla vägarna då underhållet på grund av besparingar gått ner under de senaste åren, vilket gör att ett underhållsbehov stadigt byggs upp. De resultatmål som kommunstyrelsen tagit fram, som framgår av årsplanen, och som gäller sektor samhällsbyggnad är bland annat: Bygg cykelvägar enligt styrdokument och prioriteringslista. Minska olyckor och tillbud I samverkan med FM stötta trygga GC-vägar. Färre ska skadas i offentlig utemiljö. Förhindra kapitalförstöring De anläggningar de äger och brukar ska skötas och vidmakthållas. 19

41 Bilaga 2: Dokumentförteckning Årsplan 2011 Verksamhetsplan 2010 Samhällsbyggnad Verksamhetsplan 2011 Samhällsbyggnad Beskrivning av underhållsbehov på kommunens gatuanläggningar Avdelningen för Trafik, gata och park s beräkning avseende underhållsbehovet Sammanställning avseende behov av beläggningsunderhåll Planerat beläggningsunderhåll Budget 2011 Trafik, gata och park Verksamhetsrapport tertial Samhällsbyggnad 20

42 Till Kommunstyrelsen Ernst & Young har på uppdrag av kommunrevisionen i Kungälvs kommun genomfört en granskning av kontanthantering i kommunens gruppboenden. Syftet med granskningen har varit att granska om det råder god intern kontroll avseende kontanthanteringen på kommunens gruppboenden. Den sammanfattande bedömningen utifrån genomförd granskning är att befintliga rutiner för hantering av kontanta medel bör kompletteras och förtydligas. Inom vissa områden finns rutiner som inte framgår av den skriftliga rutinen. Inom andra områden saknas helt rutiner och riktlinjer. Vi önskar svar från kommunstyrelsen senast den 31 oktober 2012 om vilka åtgärder som kommer att vidtas med anledning av granskningen och de rekommendationer som lämnas i granskningen. För kommunens revisorer Sven-Olof Lundwall Ingrid Thomasson KOMMUNREVISIONEN ADRESS Nämndhuset Kungälv TELEFON vx FAX E-POST upphandling@kungalv.se HEMSIDA

43 Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni 2012 Kungälvs kommun Granskning av kontanthantering i kommunens gruppboenden

44 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsning Granskningens revisionskriterier Metod Roll- och ansvarsfördelning gällande ekonomiska medel Utbildning av personal Vår bedömning Rutiner och riktlinjer för hantering av privata ekonomiska medel på kommunens gruppboenden Beskrivning av rutinen för kontanthanteringen Rutin vid stödpersons frånvaro Rutin vid avvikelser Vår bedömning Stickprovsgranskning av tillämpning av rutiner Hantering och redovisning av matkassa Hantering och redovisning av privata medel Vår bedömning Identifierade risker vid hantering av privata medel Risk för stöld av kontanta medel Risk för stöld av bankkort Risk för gränsdragningsproblematik mellan stödperson och god man Vår bedömning Sammanfattande bedömning och rekommendationer Sammanfattande bedömning Rekommendationer...13 Bilagor: Bilaga 1 Revisionskriterier Bilaga 2 Dokumentförteckning 1

45 1. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungälvs kommun granskat rutinerna för kontanthantering vid kommunens gruppboenden. Syftet har varit att granska om det råder god intern kontroll avseende kontanthanteringen på kommunens gruppboenden. Inom kommunens funktionshinderverksamhet finns flera gruppboenden för personer med funktionsnedsättning. Det övergripande ansvaret för den privata medelshanteringen har vårdtagaren, anhörig med fullmakt eller vårdtagarens legala företrädare (god man eller förvaltare). Det är dock vanligt att kommunens personal på boendena hjälper till med hanteringen av privata medel. Det är viktigt att denna hantering sker utifrån de riktlinjer och rutiner som finns inom kommunen samt i samråd med ansvarig god man eller annan ansvarig person. Vår bedömning är att befintliga rutiner bör kompletteras och förtydligas. Vid intervju har framkommit att rutiner finns inom vissa områden som inte framgår av den skriftliga rutinen. Inom andra områden saknas helt rutiner och riktlinjer. Nedan sammanfattas våra rekommendationer efter genomförd granskning: Upprätta rutiner och riktlinjer som är tillämpbara för samtliga gruppboenden. Upprättande av en dokumenterad roll och ansvarsfördelning mellan god man och personal. Dokumentet bör signeras av enhetschef, stödperson och god man och uppdateras årligen. Rutiner för personalens hantering av kontokort där det tydligt framgår hur kort och kod ska förvaras samt begränsning av tillgängligt belopp på kortet. Riktlinjer för hur kontanter ska förvaras och vem som har tillgång till de kontanta medlen. Rutiner för ställföreträdande vid sjukdom eller ledighet. Dokumenterad delegation av ansvar för privata medel vid planerad ledighet. Riktlinjer för vilka uppgifter som ska finnas i kassaboken och vilka krav som ställs på verifikationen för varje transaktion. Rutiner för attestering som säkerställer att redovisningen är spårbar. Införande av en andrahandskontroll genom exempelvis inventering av de kontanta medlen med jämna mellanrum av oberoende part. Riktlinjer för hur ofta redovisning ska ske till god man. Redovisning bör ske regelbundet under året. Rutin för att tillse att personalen har den utbildning som krävs för att fullgöra sitt uppdrag. Rutin för hur differenser mot redovisningen ska hanteras bör fastställas. 2

46 2. Inledning 2.1. Bakgrund Inom kommunens funktionshinderverksamhet finns flera gruppboenden för personer med funktionsnedsättning. Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), reglerar den enskildes rätt att få möjlighet att leva som andra. Det övergripande ansvaret för den privata medelshanteringen har vårdtagaren, anhörig med fullmakt eller vårdtagarens legala företrädare (god man eller förvaltare). Det är dock vanligt att kommunens personal på boendena hjälper till med hanteringen av privata medel. Det är viktigt att denna hantering sker utifrån de riktlinjer och rutiner som finns inom kommunen samt i samråd med ansvarig god man eller annan ansvarig person. Revisorerna har beslutat om en fördjupad granskning av kontanthanteringen vid kommunens gruppboenden Syfte och revisionsfrågor Syftet är att granska om det råder god intern kontroll avseende kontanthanteringen på kommunens gruppboenden. Revisorerna har utifrån syftet formulerat följande kontrollmål vilka granskningen ska inriktas på: Analys av risker i hanteringen av ekonomiska medel Godman/förvaltare visavi personalen? Vilken utbildning får personalen? Betalningsrutiner Bankuttag Attester För att uppfylla kontrollmålen har vi även inriktat granskningen på följande revisionsfrågor: Finns det tydliga riktlinjer och rutiner för hanteringen av ekonomiska medel på kommunens gruppboenden? Finns en tydlig roll- och ansvarsfördelning gällande ekonomiska medel och är den dokumenterad? Känner personalen till riktlinjer och rutiner, och tillämpas de? Sker någon uppföljning avseende bankuttag? Hur ser rutinen avseende attester ut? 3

47 2.3. Avgränsning Granskningen avgränsas till att fokusera på övergripande styrdokument inom kommunen avseende hantering av ekonomiska medel. Intervjuer har att genomförts med enhetschef och medarbetare på ett av kommunens gruppboenden Granskningens revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna i denna granskning utgörs av i huvudsak av Kommunallagens 6 kap. 7 vilken reglerar styrelser och nämnders uppdrag samt bestämmelserna i föräldrabalken avseende god man. Se bilaga 1 för ytterligare information Metod Granskningen har genomförts i huvudsak som en dokument- och intervjustudie. Intervjuer har genomförts med ansvarig chef och medarbetare på Jorsalagatans gruppboende. Stickprovsgranskning av att rutinen för kontanthantering följs har genomförts för ett urval av brukare samt för den gemensamma matkassan. Målet för granskningen är att kartlägga hur hanteringen av kontanta medel sker på boendena samt om de överensstämmer med de rutiner som finns idag. Vidare är målet för granskningen att identifiera eventuella brister i rutinerna och komma med förslag till förbättringar. 4

48 3. Roll- och ansvarsfördelning gällande ekonomiska medel På Jorsalagatans gruppboende har samtliga brukare en god man. God man är ansvarig för förvaltningen av brukarens egendom. Personalen bistår god man med hantering av brukarens privata medel. I dagsläget finns ingen fullständig dokumentation rörande gränsdragningen mellan vad god man och stödperson ska hantera gällande respektive brukare. För en av brukarna har ett dokument upprättats, Överenskommelse om hantering av privata medel mm. I överenskommelsen framgår vem som förvaltar exempelvis kontanta medel, bankmedel, övriga inkomster så som pension. För varje punkt beskrivs vem som ansvarar och hur rutinen kommer se ut. Exempelvis hur ofta godman för över pengar till det kort som stödpersonen förfogar över och storleken på beloppet. Dokumentet signeras av enhetschef, god man och stödperson. Tanken är att detta dokument ska uppdateras årligen. Sådan skriftlig dokumentation saknas för övriga brukare på gruppboendet. Varje anställd som är stödperson har i sin skriftliga uppdragsbeskrivning en beskrivning av vad det innebär att var stödperson. En del i denna roll är att ansvara för privata medel och redovisning till anhörig eller god man Utbildning av personal Vid nyanställningar ges enligt uppgift en kortare introduktion av rutinen för hantering av privata medel av kollegorna på boendet. Vi har inte kunnat ta del av ett utbildningsmaterial eller liknande Vår bedömning Vår bedömning är att en roll- och ansvarsfördelning mellan god man och stödperson bör upprättas för samtliga brukare. Det bör så långt som möjligt dokumenteras hur stödpersonen kommer att tilldelas kontanter eller bankkort av god man, hur ofta och hur stora belopp samt vad de ska användas till. Ansvarfördelningen bör uppdateras vid behov, men minst årligen. Vår bedömning är att personal bör erbjudas utbildning för att klargöra gränsdragning mellan god mans och stödpersons ansvar. De bör även informeras om vilka krav som ställs på hantering och redovisning av privata medel. 5

49 4. Rutiner och riktlinjer för hantering av privata ekonomiska medel på kommunens gruppboenden. Kungälvs kommun har inga rutiner eller riktlinjer för hanteringen av brukarnas privata ekonomiska medel som gäller för samtliga kommunens gruppboenden. Det är upp till varje gruppboende att upprätta egna rutiner. Vi har tagit del av de dokument som har upprättats för Jorsalagatans gruppboende, samt genom intervju tagit del av hur kontanthanteringen sker i praktiken Beskrivning av rutinen för kontanthanteringen På Jorsalagatans gruppboende hanterar personalen brukarnas gemensamma matkassa och för varje brukare hanterar personalen privata medel Gemensam matkassa Den gemensamma matkassan används för att göra matinköp till gruppboendet. Varje brukare betalar månadsvis till den gemensamma matkassan. Då personalen äter på boendet betalar de efter en prislista för varje måltid. Inköp av mat görs av personalen. Jorsalagatans gruppboendes rutin för hantering av matkassan Här följer en kort beskrivning över den skriftliga rutin som vi har tagit del av för Jorsalagatans gruppboende: Matkassan ska användas till inköp av mat och kollektiva förbrukningsartiklar. Vid inköp ska kvitto attesteras av personal. Kvittot ska läggas i platsficka. Inköpet noteras i kassabok. Kontrollräkning av kontanter ska göras före och efter ett inköp. När brukare betalar in till matkassan skrivs kvitto som attesteras av två personer. Det är inte tillåtet att låna pengar ur matkassan. Förvaring av kontanter Matkassan uppgår till cirka tolv tusen kronor och förvaras kontant i ett kassaskåp. Två anställda har tillgång till kassaskåpet. Inför ett matinköp tas kontanter från matkassan som förvaras i kassaskåpet och läggs i en plånbok. Då varje matinköp kostar cirka ett till två tusen kronor förvaras cirka två tusen kronor i plånboken. All personal har tillgång till matkassans plånbok som förvaras på personalens kontor. Redovisning Redovisning förs löpande i en kassabok över de transaktioner som görs med de kontanter som förvaras i plånboken. Ansvarig för matkassan sammanställer alla transaktioner med jämna mellanrum. Hur ofta sammanställnig bör ske framgår inte av rutinen. 6

50 Varje kvitto och varje transaktion som förs in i kassaboken ska attesteras av den i personalen som genomfört transaktionen. Varje transaktion redovisas med löpnummer, datum, en kort beskrivning och belopp. Till kassabladen bifogas kvitton som är numrerade Hantering av brukarnas privata medel De brukare som bor på boendet behöver hjälp av personalen att hantera privata medel. Varje brukare har två stödpersoner i personalen. En av stödpersonerna är ansvarig för att hantera brukarens privata medel. Mängden skiljer sig åt mellan olika brukare. I vissa fall hjälper personalen till med att göra inköp av exempelvis kläder i andra fall sköter god man inköp själv. Vad som ingår i personalens uppgifter bestäms genom samtal med god man. Stödpersonen erhåller kontanter direkt från god man eller förfogar över ett bankkort för att göra egna uttag. Bankkort används för att göra uttag av kontanter i bankomat och inte för inköp. Någon uppföljning av bankkontoutdrag görs inte av stödperson eller annan personal på gruppboendet. Bankkontoutdrag skickas direkt till god man. Jorsalagatans gruppboendes rutin för hantering av privata medel Här följer en kort sammanfattning över den skriftliga rutin som vi har tagit del av för Jorsalagatans gruppboende: I brukarens skåp förvaras cirka 300 kronor. Brukarens stödperson är ansvarig för att det finns kontanter tillgängliga i skåpet. Brukarna får inte låna av varandra eller av matkassan. Personalen ska kontrollräkna kontanterna inför och efter ett inköp. Stödperson redovisar till god man minst en gång om året, i vissa fall oftare. God man redovisar till överförmyndare en gång om året. Förvaring av kontanter och bankkort Kontanter och bankkort förvaras i stödpersonens låsta skåp. En mindre summa av brukarens kontanter förvaras i låst skåp i brukarens rum. All personal har tillgång till skåpet i brukarens rum. Stödpersonen är ansvarig för att det alltid finns kontanter tillgängliga för dagliga inköp. Dagliga inköp görs av all personal, inte enbart stödpersonen. Redovisning Redovisning förs löpande i en kassabok för de transaktioner som görs med de kontanter som förvaras på brukarens rum. Varje transaktion attesteras av den i personalen som genomfört transaktionen. Stödperson sammanställer redovisningen till god man månad för månad. Varje transaktion redovisas med löpnummer, datum, en kort beskrivning och belopp. Till redovisningen bifogas kvitton som är numrerade. Saldot räknas ut och stäms av genom kontrollräkning. Hur ofta stödperson ska sammanställa redovisningen och lämna till god man skiljer sig från var tredje månad till en gång om året. Vid redovisning till god man attesterar stödperson redovisningen. Vid överlämnande av redovisning fylls dokumentet Kvittens utlämnande av kassablad i och attesteras av god man och stödperson som bevis på att redovisningen har överlämnats. 7

51 4.2. Rutin vid stödpersons frånvaro Någon fastställd rutin för kontanthantering under stödpersons oplanerade frånvaro finns inte i dagsläget. När stödpersonen är planerat frånvarande på grund av exempelvis semester utses en vikarie att sköta hanteringen av de privata medlen. Delegation av ansvar för hantering av privata medel dokumenteras inte Rutin vid avvikelser Någon fastställd rutin vid avvikelser i redovisningen av de privata medlen finns inte. Avvikelser har förekommit få gånger historiskt och personalen har då tagit kontakt med närmaste chef och en polisanmälan har gjorts Vår bedömning Vår bedömning är att befintliga skriftliga rutiner bör kompletteras och förtydligas. Vid intervju har framkommit att rutiner finns inom vissa områden som inte framgår av den skriftliga rutinen. Inom andra områden saknas helt rutiner och riktlinjer. Det saknas dokumentation över vem som är ansvarig för varje brukares privata medel. Ansvaret bör delegeras formellt av god man och personal som åtagit sig ansvaret bör bekräfta att de är införstådda med vad uppdraget innebär och vilka krav som ställs på redovisning och förvaltning av kontanter och kontokort. Rutin för attest av transaktioner bör förtydligas. Varje transaktion bör attesteras för att göra redovisningen spårbar. Ansvarig för redovisningen bör kontrollera att samtliga transaktioner har attesterats. Krav på vilken information redovisningen ska innehålla bör förtydligas. Exempelvis att datum ska anges, vad beskrivningen ska innehålla och vilka krav som ställs på kvitto. För att stärka den interna kontrollen och tidigt upptäcka differenser bör de kontanta medlen kontrollräknas regelbundet. Förslagsvis av en oberoende part innan redovisning till god man. Riktlinjer för hur kontanter och bankkort ska förvaras samt riktlinjer för hur bankkort får hanteras bör fastställas. Rutin vid personalens oplanerade frånvaro bör fastställas. Rutin vid personalens planerade frånvaro bör kompletteras med att delegation av ansvar för de privata medlen bör dokumenteras. Detta för att klargöra vilket ansvar det innebär och vilka krav det finns på redovisningen av privata medel. 8

52 5. Stickprovsgranskning av tillämpning av rutiner Vi har intervjuat medarbetare som är ansvariga för matkassan och granskat redovisningen översiktligt samt genomfört stickprov av inköp. Vi har granskat redovisningen för tre brukare översiktligt och genomfört stickprov Hantering och redovisning av matkassa Redovisning av fyra inköp har granskats mot kvitto. Samtliga granskade kvitton har signerats av anställd, förts in i kassabok och redovisats på kassablad. Vid en översiktlig genomläsning av kassabladen för april och maj månad noterades att en brukare hade lånat en mindre summa pengar ur matkassan. Lånet har återbetalats. Enligt rutinerna är det inte tillåtet att låna ur matkassan. Enligt medarbetarna på boendet var detta en nödåtgärd Hantering och redovisning av privata medel Redovisningen för tre brukare har granskats stickprovsmässigt. För varje brukare har följande granskats: Pärm finns där kassablad och kvitton förvaras. Kassabok märkt med brukarens namn finns där transaktioner redovisas. Transaktioner i kassabok har attesterats. Tre slumpmässigt valda inköp har granskats mot kvitto. Förfrågning om hur ofta redovisning lämnas till god man. Pärm med kassablad och kvitton och kassabok finns för samtliga brukare. Vid översiktlig granskning av kassabok noterades att samtliga rader inte har attesterats av personal. Samtliga slumpmässigt valda inköp har granskats mot kvitto utan anmärkning. Redovisning till god man sker för en av de granskade brukarna var tredje månad. För resterande två brukare redovisar stödperson till god man en gång om året Vår bedömning Vid vår granskning har vi identifierat brister avseende attestrutinen, då det saknas attest på ett antal transaktioner. Vi har även noterat att ett lån har gjorts från matkassan, vilket strider mot rutinen. De kvitton som har granskats i samband med vår stickprovsgranskning är korrekt redovisade och redovisningen lätt att följa. Vår bedömning är att attestrutinen bör förtydligas för att stärka den interna kontrollen. Stödperson bör vid sin avstämning kontrollera att samtliga transaktioner har attesterats. Redovisning till god man bör ske oftare då detta utgör ytterligare en kontroll. 9

53 6. Identifierade risker vid hantering av privata medel I detta avsnitt redogörs för de risker som vi har identifierat avseende hantering av privata medel på kommunens gruppboenden Risk för stöld av kontanta medel Vid kontanthantering föreligger alltid en risk för stöld av kontanter. För att minimera denna risk är det viktigt att kontanterna förvaras säkert och att ett fåtal personer har tillgång till dem. Idag så förvaras kontanta medel på fyra sätt: kassaskåp, stödpersonens skåp, i plånbok för matinköp och skåp i brukarens rum. I kassaskåp och i stödpersonens skåp har få personer tillgång till medlen. De medel som förvaras i plånboken för matinköp och i skåp i brukarens rum har all personal tillgång till. Av praktiska skäl måste det finnas kontanter tillgängliga när inte stödpersonen är i tjänst. De belopp som finns tillgängliga bör dock av säkerhetsskäl vara så låga som möjligt. När differenser mellan redovisning och kontanta medel uppstår är det viktigt att kunna spåra bakåt i tiden när avvikelsen uppstod. För att uppnå spårbarhet är det viktigt att alla transaktioner attesteras och att avstämningar görs med jämna mellanrum Risk för stöld av bankkort Det förekommer även att stödpersonen har tillgång till bankkort för att göra uttag och inköp. Risk föreligger för stöld eller förlust av kort. För att minimera risken är det viktigt att bankkort och kod förvaras säkert. Idag förvaras bankkort i stödpersonens låsta skåp. För att minimera den ekonomiska konsekvensen av en stöld bör tillgängligt belopp på bankkortet begränsas Risk för gränsdragningsproblematik mellan stödperson och god man God man har ansvar för förvaltningen av brukarens privata medel. Stödpersonen bistår god man med dagliga inköp och hantering av privata medel. För att klargöra vilket ansvar som god man överlåter på stödperson bör en överenskommelse upprättas och dokumenteras Vår bedömning Utifrån identifierade risker bör rutinen för hantering av privata medel uppdateras och förtydligas avseende riktlinjer för förvaring av kontanter och bankkort. Antalet personal som har tillgång till privata medel bör begränsas i så stor utsträckning som möjligt. Det belopp som finns tillgängligt på bankkort som hanteras av stödperson bör begränsas så långt som möjligt för att minimera skada vid stöld. Bankkontoutdrag bör granskas av god man för att kontrollera att uttag inte har gjorts utan överenskommelse. 10

54 Kravet på attester bör förtydligas och följas upp. De kontanta medlen bör kontrollräknas med jämna mellanrum. Förslagsvis av en oberoende part vid redovisning till god man. En överenskommelse om ansvarfördelningen mellan god man och stödperson bör göras och dokumenteras. För att säkerställa en korrekt redovisning av de privata medlen bör det finnas en ansvarig person för varje brukare. 11

55 7. Sammanfattande bedömning och rekommendationer I detta avsnitt sammanfattar vi våra bedömningar och rekommendationer utifrån uppställda revisionskriterier och genomförd granskning Sammanfattande bedömning Nedan sammanfattas våra bedömningar utifrån uppsatta revisionsfrågor: Finns det tydliga riktlinjer och rutiner för hanteringen av ekonomiska medel på kommunens gruppboenden? Kungälvs Kommun har inga rutiner eller riktlinjer för hanteringen av brukarnas privata medel som gäller för samtliga kommunens gruppboenden. Det är upp till varje gruppboende att upprätta egna rutiner. De rutiner som vi har tagit del av från Jorsalagatans gruppboende är mycket kortfattade och täcker inte in alla aspekter av kontanthanteringen. Vår bedömning är att rutiner och riktlinjer bör upprättas som innefattar de områden som beskrivs nedan under rubriken rekommendationer. Finns en tydlig roll- och ansvarsfördelning gällande ekonomiska medel och är den dokumenterad? På Jorsalagatans gruppboende har samtliga brukare en god man. God man är ansvarig för förvaltningen av brukarens egendom. Personalen bistår god man i olika omfattning med hantering av brukarens privata medel. Omfattningen av personalens hantering av brukarens privata medel bestäms av brukaren och god man. Vid granskningen har framkommit att på Jorsalagatans gruppboende finns roll- och ansvarsfördelningen endast dokumenterad för en brukare. För övriga brukare finns endast en muntlig överenskommelse. Vår bedömning är att en dokumenterad roll- och ansvarsfördelning gällande ekonomiska medel alltid bör upprättas för varje brukare. Dokumentet bör undertecknas av god man, stödperson och enhetschef och uppdateras årligen. Känner personalen till riktlinjer och rutiner, och tillämpas de? Vid vår granskning har vi identifierat brister avseende attestrutinen, då det saknas attest på ett antal transaktioner. Vi har även noterat att ett lån har gjorts från matkassan, vilket strider mot rutinen. Vår bedömning är att attestrutinen bör förtydligas för att stärka den interna kontrollen. Stödperson bör vid sin avstämning kontrollera att samtliga transaktioner har attesterats. Redovisning till god man bör ske oftare då detta utgör ytterligare en kontroll. 12

56 Sker någon uppföljning avseende bankuttag? Stödperson har i vissa fall tillgång till bankkort. Bankkort används för att göra uttag av kontanter i bankomat och inte för inköp. Någon uppföljning av bankkontoutdrag görs inte av stödperson eller annan personal på gruppboendet. Bankkontoutdrag skickas direkt till god man. Vår bedömning är att det i överenskommelsen med god man ska specificeras hur stort belopp som ska finnas tillgängligt på det bankkort som hanteras av stödperson. Tillgängligt belopp på bankkortet bör begränsas av god man för att minimera stöldrisken. Bankkontoutdrag bör granskas av god man för att kontrollera att uttag inte har gjorts utan överenskommelse. Hur ser rutinen avseende attester ut? Den i personalen som har genomfört transaktionen ska attestera kvitto och kassabok. Vid vår stickprovsmässiga granskning noterade vi att det fanns transaktioner som inte var attesterade i de granskade kassaböckerna. Stödpersonen attesterar den sammanställda redovisning som lämnas till god man tillsammans med kvitton för genomförda köp. Vår bedömning är att attestrutinen kan förbättras. För att varje transaktion ska kunna spåras till den i personalen som genomfört den är det av vikt att det dokumenteras genom en attest. Vid kontrollräkning av kontanta medel bör stödperson kontrollera att alla transaktioner har attesterats Rekommendationer Nedan sammanfattas våra rekommendationer efter genomförd granskning: Upprätta rutiner och riktlinjer som är tillämpbara för samtliga gruppboenden. Upprättande av en dokumenterad roll och ansvarsfördelning mellan god man och personal. Dokumentet bör signeras av enhetschef, stödperson och god man och uppdateras årligen. Rutiner för personalens hantering av kontokort där det tydligt framgår hur kort och kod ska förvaras. God man bör begränsa tillgängligt belopp på kortet och kontrollera bankutdrag. Riktlinjer för hur kontanter ska förvaras och vem som har tillgång till de kontanta medlen. Rutiner för ställföreträdande vid sjukdom eller ledighet. Dokumenterad delegation av ansvar för privata medel vid planerad ledighet. Riktlinjer för vilka uppgifter som ska finnas i kassaboken och vilka krav som ställs på verifikationen för varje transaktion. 13

57 Rutiner för attestering som säkerställer att redovisningen är spårbar. Införande av en andrahandskontroll genom exempelvis inventering av de kontanta medlen med jämna mellanrum av oberoende part. Riktlinjer för hur ofta redovisning ska ske till god man. Redovisning bör ske regelbundet under året. Rutin för att tillse att personalen har den utbildning som krävs för att fullgöra sitt uppdrag. Rutin för hur differenser mot redovisningen ska hanteras bör fastställas. Göteborg den 19 juni 2012 Carina Dalenius Revisor Liselott M Daun Certifierad kommunal revisor 14

58 Bilaga 1: Revisionskriterier Kommunallagen 6 kap. 7 Av kommunallagens 6 kap. 7 framgår att nämnderna var och en inom sitt område skall se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Vidare ska de tillse att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Bestämmelser i föräldrabalken avseende god man En god man kan enligt föräldrabalkens 11 kap. 4 utses till den som på grund av sjukdom, psykisk ohälsa, försvagad hälsa eller liknande förhållanden behöver hjälp att bevaka sin rätt, förvalta egendom eller sörja för sin person. Ett sådant beslut får inte meddelas utan samtycke av den för vilken godmanskap skall anordnas, om inte den enskildes tillstånd hindrar att hans eller hennes mening inhämtas. Gode män skall, enligt 12 kap. 5, fortlöpande föra räkenskaper över sin förvaltning och göra anteckningar om sina åtgärder i övrigt. God man ska enligt 14 kap. 15 lämna en årsräkning till överförmyndaren och där redogöra för förvaltningen under föregående år av egendomen. I årsräkningen skall anges den enskildes tillgångar och skulder vid början och slutet av den tid som räkningen avser. Vidare skall en sammanställning göras av inkomster och utgifter under nämnda tid. Av årsräkningen skall särskilt framgå hur mycket som har använts för den enskildes uppehälle eller nytta i övrigt. Om en god mans uppdrag har upphört skall, enligt 14 kap. 18, den som frånträder uppdraget inom en månad därefter lämna en sluträkning till överförmyndaren beträffande egendom som har stått under hans eller hennes förvaltning. Sluträkningen skall innehålla en redogörelse för förvaltningen under det löpande året fram till dess att ställföreträdarskapet upphörde. 15

59 Bilaga 2: Dokumentförteckning Blankett Överenskommelse om hantering av privata medel. Rutinbeskrivning Jorsalagatans gruppboende - Brukarnas pengar Rutinbeskrivning Jorsalagatans gruppboende Matkassan/hushållskassan Rutinbeskrivning Funktionshindersverksamheten Arbetsliv och stöd Matkostnad för medarbetare i funktionshindersverksamheten Kungälvs Kommun Individuell ansvar- uppdragsbeskrivning Funktionshindersverksamhet

60 Till Kommunstyrelsen Ernst & Young har på uppdrag av kommunrevisionen i Kungälvs kommun genomfört en granskning av kommunens kulturpolitik. Syftet har varit att granska hur kulturverksamheten har påverkats av de organisatoriska förändringar som skett sedan kulturnämnden lades ner. Granskningen har inriktats på styrning av och samverkan kring kulturverksamheten samt inköp och hantering av konst inom sektor kultur och samhällsservice. Av granskningen framkommer att det funnits en otydlig styrning av kulturverksamheten inom sektorn. Mot bakgrund av detta är det enligt vår bedömning positivt att en omorganisation av kulturverksamheten pågår samt att en översyn sker av vilka verksamhetsområden som sektorn ska omfatta. Det är enligt vår mening inte tillfredsställande att det i vissa avseenden upplevs vara otydligt till vilket utskott och vad sektorn ska återrapportera. Enligt vår bedömning finns utvecklingsbehov avseende hur sektorn bryter ner och arbetar med kommunfullmäktiges mål. Kommunstyrelsen bedöms inte ha säkerställt en tillräcklig intern kontroll avseende sektor kultur och samhällsservice konsthantering. Detta mot bakgrund av att det saknas aktuella riktlinjer och dokumenterade rutiner för inköp, inventering och hantering av konst. Vi önskar svar från kommunstyrelsen senast den 20 november 2012 om vilka åtgärder som kommer att vidtas med anledning av granskningen och de rekommendationer som lämnas i granskningen. För kommunens revisorer Göran Ragndahl Eva Strandberg KOMMUNREVISIONEN ADRESS Nämndhuset Kungälv TELEFON vx FAX E-POST upphandling@kungalv.se HEMSIDA

61 Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni 2012 Kungälvs kommun Granskning av kommunens kulturpolitik

62 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor/kontrollmål Granskningens revisionskriterier Metod Organisation, styrning och samverkan Organisation Styrning och samverkan kring kultur och turism Medarbetares syn på arbetssituationen inom sektorn Vår bedömning Konsthantering Ansvarsområden Inköp av konst Registrering, hantering och inventering av konst Vår bedömning Sammanfattande bedömning och rekommendationer Rekommendationer...16 Bilagor: Bilaga 1 Revisionskriterier Bilaga 2 Dokumentförteckning 1

63 1. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungälvs kommun granskat kommunens kulturpolitik. Syftet har varit att granska hur kulturverksamheten har påverkats av de organisatoriska förändringar som skett sedan kulturnämnden lades ner. Granskningen har avgränsats enligt ställda kontrollmål och revisionsfrågor. Granskningen visar att det inte har genomförts någon utvärdering eller analys avseende effekterna av omorganisationen i kommunen från driftsnämnder till kommunstyrelse med utskott. Av granskningen framgår dock att det funnits en otydlig styrning av kulturverksamheten inom sektorn. Detta har föranlett att en omorganisation av kulturverksamheten inom sektorn påbörjats. Kulturverksamheten kommer att samlas i en ny kulturenhet med en enhetschef. Det pågår också en översyn av vilka verksamhetsområden som sektorn ska omfatta. Den politiska styrningen av kulturverksamheten upplevs ha kommit långt ifrån verksamheten och kulturfrågorna hamnar ofta i bakgrunden av skolfrågorna inom bildningsutskottet. Det är enligt vår mening inte tillfredsställande att det i vissa avseenden upplevs vara otydligt till vilket utskott och vad sektorn ska återrapportera. Der bedömas också finnas ett utvecklingsbehov avseende hur sektorn bryter ner och arbetar med kommunfullmäktiges mål. Resultatet av genomförd fokusgrupp i granskningen och kommunens medarbetarundersökning visar enligt vår bedömning behovet av en tydligare styrning inom sektorn och strategier för samverkan med övriga sektorer avseende kulturverksamheten. Av granskningen framgår att detta är ett förändringsarbete som pågår. Ansvaret för inköp av konst är inte tydliggjort. Det är enligt vår bedömning mycket bristfälligt att den senaste policyn för inköp av konst är från 2002 och gällde den dåvarande kulturnämnden. Det saknas aktuella riktlinjer och dokumenterade rutiner för inköp, inventering, hantering och flytt av konst. Det är dock positivt att rutiner för registrering, hantering och inventering av konst är under utarbetande. Kommunstyrelsen bedöms mot bakgrund av detta inte ha säkerställt en tillräcklig intern kontroll avseende sektor kultur och samhällsservice konsthantering. Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är enligt följande: Kommunstyrelsen bör följa upp arbetet med den omorganisation som sker inom sektor kultur och samhällsservice för att säkerställa att styrning och ledning blir mer tydlig. Kommunstyrelsen rekommenderas tillse att målstyrningen inom sektor kultur och samhällsservice utvecklas så att denna är i enlighet med fastställd styrmodell för kommunen. 2

64 Kommunstyrelsen bör se över sektor kultur och samhällsservice återrapportering till utskott och kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen bör överväga att utveckla strategier och former för samverkan mellan sektorerna avseende kultur och turism. Kommunstyrelsen bör tillse att dokumenterade riktlinjer och rutiner avseende inköp av konst utarbetas samt att ansvaret för konstinköp tydliggörs. Kommunstyrelsen bör tillse att rutinerna för registrering, hantering och inventering av konst dokumenteras samt att det finns en tydlig plan för hur dessa ska kommuniceras till övriga berörda i kommunen. Arbetet med detta bör tidsättas. 3

65 2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunallagen reglerar inbördes förhållanden mellan de organ som utgör kommunens politiska kärna kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna. Kommunallagen lämnar däremot stort utrymme för kommunerna att själva utforma sin organisation. Flera kommuner har valt att avskaffa nämnderna till förmån för beredningar och/eller styrelseutskott. Den 1 januari 2007 trädde en ny politisk organisation i kraft i Kungälvs kommun. Denna innebar bland annat att den dåvarande kulturnämnden försvann och kommunstyrelsen fick ansvar för att fullgöra uppgifterna avseende kulturverksamheten. Under kommunstyrelsen finns ett bildningsutskott som bereder ärenden inom utbildning, kultur och fritid. I tjänstemannaorganisationen är kulturverksamheten placerad inom sektor kultur och samhällsservice. Ansvaret för kulturverksamhet inom exempelvis gymnasieskola och äldreomsorg ligger inom de sektorer där dessa verksamheter återfinns. Inom sektor kultur och samhällsservice ansvarar kultursektretare för inköp och hantering av konst i kommunen. Kommunrevisorerna har beslutat om en fördjupad granskning av huruvida de organisatoriska förändringarna påverkat kulturverksamheten i kommunen Syfte och revisionsfrågor/kontrollmål Syftet är att granska hur kulturverksamheten har påverkats av de organisatoriska förändringar som skett sedan kulturnämnden lades ner. Revisorerna har utifrån syftet formulerat följande kontrollmål vilka granskningen ska inriktas på: 1. Har utvärdering/analys skett av effekterna av respektive omorganisation? 2. Hur sker samordnig/samarbete gällande kulturfrågorna i en splittrad organisation? 3. Hur ser personalen på sin arbetssituation? 4. Var ligger ansvaret för inköp av kultur? 5. Hur säkras att inte kommunens konstinnehav skingras? För att uppfylla kontrollmålen vill vi även inrikta granskningen på följande revisionsfrågor: Vilken uppföljning får kommunstyrelsen avseende kulturverksamheten? Finns en ändamålsenlig samverkan mellan sektorerna avseende kommunens kulturverksamhet? Finns direktiv och riktlinjer för kommunens inköp av kultur vilka är kända i organisationen? 4

66 Har kommunstyrelsen säkerställt en god intern kontroll i konsthanteringen med inriktning på rutiner för inköp och hantering av konstinnehav? 2.3. Granskningens revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna i denna granskning utgörs av kommunallagen och Kungälvs kommuns modell för styrning. Dessa beskrivs närmare i bilaga Metod Granskningen har i huvudsak genomförts som en dokument- och intervjustudie. Dokumentförteckning framgår av bilaga 2. Intervjuer har genomförts med: Sektorschef kultur och samhällsservice Presidiet för bildningsutskottet Kultursekreterare och medarbetare med ansvar för inventering av konst En fokusgrupp har genomförts med: Bibliotekschef, kultursekreterare och konstnärlig ledare Samtliga intervjuade har givits möjlighet att sakfelsgranska rapporten. 5

67 3. Organisation, styrning och samverkan 3.1. Organisation Kungälvs kommuns organisation Den 1 januari 2007 trädde en ny politisk organisation i kraft i Kungälvs kommun. Denna innebar bland annat att den dåvarande kulturnämnden togs bort. Kommunstyrelsen fick ansvar för att fullgöra uppgifterna avseende kulturverksamheten. Kommunstyrelsens uppdrag framgår av kommunstyrelsens reglemente. Under kommunfullmäktige finns beredningar med ansvar för övergripande mål och riktlinjer inom vissa ansvarsområden. Lärandeberedningen arbetar med övergripande frågor som rör det livslånga lärandet, exempelvis skolplan och kulturplan. Bildningsutskottet under kommunstyrelsen bereder ärenden inom utbildning, kultur och fritid. Näringslivsutskottet har i uppdrag att bereda ärenden avseende turism och besöksnäring. Utskotten fattar beslut i vissa ärenden enligt fastställd delegationsordning. Inom förvaltningen finns sju sektorer. Sektor kultur och samhällsservice omfattar verksamheterna medborgarservice, biblioteksverksamhet, allmänkultur (kulturarrangemang, 6