Möte Erfarenhetsrapport från Lång-DM

Transkript

1 Möte Erfarenhetsrapport från Lång-DM Närvarande Lars, Maria, Jennie, Joakim, Martin L, Johan W, P-O, Johan B, Mats L, Ej närvarande Leif, Ola, Anette, Ingrid, Mattias, Martin E, Jan-Erik, Sara, Anders Kopia Till tävlingskontrollant, Lerum TL Mötesdata SAIK-stugan Sammanfattning Tävlingen blev väldigt bra som lång-dm-tävling. Vi fick beröm för variationsrika banor, bra vägval och trevlig terräng. Pluspoäng för avståndet till parkeringen och minus till duschen. Servicen på arenan fick positiva omdömen särskilt uppskattades speakern. Inga missöden hände och alla oklarheter löstes löpande. 405 ordinarie anmälda, 51 efteranmälda och 249 anmälda till öppna klasser, totalt 705 anmälda. Av dessa startade 640 st och 601 fullföljde med godkänt. En 10-åring stämplade aldrig ut (eller i mål) men tog sista kontrollen, det långa upploppet fick honom förmodligen på andra tankar. Hela arrangemanget blev mycket lyckat, framförallt för att alla funktionärer var aktiva, närvarande och ansvarskännande i sina roller innan och under tävlingsdagen. En bidragande orsak var troligen det dubbla ledarskapet (ansvarig och coach) på samtliga större funktioner. En annan viktig faktor var förstås det vackra och soliga vädret både innan och under tävlingen. Speciellt funktionärerna i skogen verkade njuta av vädret. Ambitionen innan var att ha bra banor särskilt för ungdomar och seniora löpare. Vi tycker att vi lyckades väl med det. driva tävlingen på 50 funktionärer lyckades vi nästan med. Det var 54 personer under dagen och totalt 76 engagerade. ha en liten planeringsgrupp på 5-8 personer. Jobbet fungerade väl men gruppen borde varit kompletterad med sekreterare (alt vice tävlingschef) för att ge mötena bättre effektivitet. ha max 10 personer startade per minut för att inte choka organisationen. Med max 7 personer per startminut och fria starttider för öppna klasser (35%) lyckades vi väl med detta. prova egna sms-baserade radiokontroller. Testet föll väl ut och hjälpe oss. Bör införskaffas! ha fullgod service på arenan, dvs speaker, barnpassning, hamburgare, etc. Detta lyckades väl. ha full handskakning med Lerum. Arena, banor, material, markägare mm fungerade fullt ut och vi stöttade varandra där behov uppstod. Största bristerna var för få kartor i ÖM3, sen publicering på Map&Coach, ingen publicering i press, ingen musik på arenan, efteranmälan stängde alltför sent. Ekonomin blev något bättre än budget. In Anmälan Tilläggsavg Servering Övrigt Totalt kr Ut Avgifter Kartor mm Servering Övrigt Totalt kr (vinst enligt budget ) Vinst kr Förbättringsförslag listas på sista sidan. Erfarenhetsrapport_DM doc Sida 1 av 8

2 2. Tävlingsinformation (Lars) Inbjudan och PM publicerades enligt plan, vi beslutade att komplettera med preliminära banlängder efter en del förfrågningar. Efteranmälan var öppen till på torsdag, den borde ha stängt senast Då vi kunde samordnat ha publicerat startlistor och PM på torsdag kväll, dvs minst 24 timmar före tävlingsstart. Vid utvärderingen kommenterades även att vi inte publicerat banorna på Map&Coach direkt efter tävlingen (det tog 2 veckor). 5 personer hörde av sig till tävlingsledningen. Några efteranmälda personer hörde oxå av sig innan tävlingen och undrade vilken starttid de hade, eftersom Eventor (felaktigt) anger antalet i startlistorna till samma antal som antalet anmälda. Lite strul uppstod när uppdatering skulle ske av Eventor bl.a. vid införandet av H85 klass. Tävlingsledaren borde alltid ha Eventorbehörighet. Senare när utvärderingsresultat hämtades behövdes oxå behörigheten. Ett särskilt funktionärs-pm togs fram. Detta innehöll telefonnummer till huvudfunktionärer, närtidplan (tim), trafikkarta, arenaskiss och mötesplatser för ambulans. Detta mailades ut en vecka innan tävlingen. Uppdatering skedde en gång innan tävlingen av telefonnummer och arenaskiss. 3. Tidplan (Lars) Tre tidplaner presenterades. En huvudtidplan om 6 månader, en dagplan om 2 veckors och en detaljerad timplan om 2 dagar, detta fungerade bra. Den detaljerade tidplanen presenterades i funktionärs-pm. En särskild bygg- och utsättartidplan utarbetades av Anders och Leif för fredagens aktiviteter. 4. Samverkan (Lars) Fungerade mycket väl med Länsstyrelse, Lerum SOK, markägare, tävlings- och ban-kontrollanter samt alla övriga funktioner. Vi fick bra stöd och synpunkter från alla. Lerums markägar- och jägarkontakter gjorde att mycket flöt väldigt smidigt, samt att vi fick låga kostnader. Däremot fungerade inte direktivet till tävlingsledaren. Oklart om GOF eller SAIK var uppdragsgivare. Saknade kunskap om ersättningsavtal med banläggare eller andra ekonomiska ramar och förväntningar. Beslut om reducerade banlängder kom ryktesvägen och sent. Diskussion om plast eller papper för kartorna borde inte varit ett beslut för tävlingsorganisationen. Likaså borde det vara klart hur kartpåtryck av kontrollanvisningar hanteras. Checklistor och anvisningar från SOFT, GOF och SAIK s fungerade bra. Mindre motstridigheter har kommenterats fortlöpande. Utpekad coach från SAIK-tk särskilt på tävlingsdagen uppskattades. 5. Bana och karta (Maria, Jennie) Planeringen fungerade generellt sett bra. Det hade underlättat om vi hade vetat att det fanns resurser för att revidera kartan tidigare, då kunde banläggningen blivit mer fokuserad. Det bör vara något man tar upp i ett tidigt stadium så banläggarna har fullt klart för sig vilken omfattning av revidering som är möjlig och när (vilket också kan avgöra vilka områden som kan användas). Bankontroll har skett med mycket beröm! Provlöpningen gav oxå flera positiva omdömen. Tävlingsdagen fungerade bra. Om det är viktigt med viltrapport så bör vi kanske ha en skylt vid målgång "viltrapport" så folk blir påminda om att de ska anmäla. 3 älgobservationer gjordes av utsättare. Erfarenhetsrapport_DM doc Sida 2 av 8

3 En av våra huvudtankar med banläggningen var att DM är inte viktigast för eliten utan snarare för ungdomar och "mer seniora" löpare och vi försökte lägga tid och omtanke på dessa banor, något som verkade uppskattas. Upplägget med huvudbanläggare och banläggningscoach är en god tanke men det skapar också mycket merarbete då det hela tiden är en instans extra som banorna ska gå igenom. Dessutom fanns bankontrollanter och ungdomsbankontrollant. I framtiden bör SAIK satsa på att utbilda fler banläggare så fler har giltigt kort. En kort kurs i SAIK-stugan på ett par tillfällen med någon (extern) ledare skulle troligen sporra flera junior-elitlöpare i SAIK att delta. 6. Start (Sara) Jag tycker att allt fungerade jättebra inom startfunktionen. Även om jag kom med sent i planeringsfasen, så stötte vi inte på några problem. Tävlingsdagen var perfekt, framförallt så gjorde ju vädret allting väldigt enkelt. Något direkt samarbete med Lerum hade vi inte i starten. Eftersom kart- och klasslistan kom sent kunde vi inte färdigställa materialbeställning, särskilt av startbord förrän då. 7. Utsättning (Anders) Utsättning på fredag av pinnar och skärmar fungerade mycket bra. Lagom bemannat och alla tyckte att de hade haft en trevlig tur i skogen. Fungerade bra med svajpinnarna, endast 5 kontroller och sista kontrollen fick fixas på annat sätt. IP skogens bockar är allt för otympliga att frakta och bära ut i skogen. Bra med märkning av kontrollpunkten med stickorna, möjligen kompletterat med ljus tejp eller snitsel på toppen. Stickorna (1x3x40 cm) är ströläkt som man får gratis på brädgården. Viktigt att använda vitt trä (det gröna är tryckt och innehåller gifter) som inte ger miljöavtryck om man glömmer plocka in dessa. Den sköna vandringen i skogen och fikat efteråt uppskattades. 8. Vätska (Hans) Jag hade hand om en vätskekontroller i skogen. Väldigt trevlig funktion, speciellt som jag hade möjlighet att rapportera mellantider till speakern. Dock var det ganska tungt att bära 25 l vatten, så får kanske tänka på att placera vätskekontroller hyfsat nära bilväg. Planeringen fungerade bra förutom kommunikationen mellan materialbeställare och mig som var noll. Jag fixade materialet själv och handskakade först i efterhand med Ola. Processen skulle kunna förbättras genom att man vid beställning till SAIK s materialansvarige får reda på var och när olika material ska fås eller hämtas. 9. Sekretariat (Joakim) Hela sekretariatet fungerade väl. 50 hyrpinnar användes, några personer sprang på andra personers pinnar vilket justerades. Direktanmälan hamnade i motljus vilket gjorde att det var svårt att läsa på skärmarna. Tältöppning åt norr är starkt krav. Dessutom missade vi att i förväg ta fram info-tavla med lista över öppna banor så anmälningsalternativen var synliga. Trådlöst nät gick inte att få igång, switchen i datavagnen måste ha en utvändig antenn. Manuell inmatning av kodsiffror fungerade inte. Sent under tävlingen strulade båda skrivarna. Ingen löpare blev påverkad. Erfarenhetsrapport_DM doc Sida 3 av 8

4 Prov med radiokontroller - ROC Radiokontroll, ROC Radio Online Control se beskrivning på olresultatet.se. Jag fixade en ROC med min egen utrustning till DM som jag även lånade ut till Lerum på söndagen. Vi använde den som förvarning vid sista-kontrollen och det fungerade väldigt smidigt. Jag lånade också en Raspberry Pi av Johan N som jag hade tänkt vi skulle ha som check vid starten men hans 3g-modem strulade så det blev tyvärr inte så. Till varje ROC går det att koppla valfritt antal kontrollenheter (mha en usb-hub) så för en tävling med online check vid starten, två radiokontroller och en förvarning skulle man behöva fyra ROCar. Då man har onlinecheck vid starten får man direkt veta vilka löpare som inte har startat (intressant ur speakersynpunkt) och kan dessutom se hur många löpare som är kvar i skogen efter sista start har gått. En stor fördel är också att man slipper dra långa kablar från förvarning till mål. Jag har testat systemet på min egen Raspberry Pi och det har fungerat mycket smidigt. Det jag noterade från DM var att installationen av 3g-modem kan vara krångligt att få till men när modemet väl fungerar är ROC-systemet stabilt och snabbt. En ROC kan kopplas till flera SIenheter. Några detaljer som skulle ge bättre tävling är: Fler SI-masterenheter behövs. Jag skrapade ihop allt jag kunde hitta (8 usb + 3 serie) på IP- Skogen men vi hade behövt fler. 3 direktanm., 2 utläsning, 2 mållinjen, 2 förvarning, 3-4 start samt 1-2/radio är önskvärt, dvs totalt 15 stycken. Lämpligen köper IP-skogen dessa. Vattentät låda inklusive ROC behövs. ROCen består av ett antal delar (Raspberry Pi, batteri, modem, usb-hub) som måste skyddas och hanteras praktiskt. Kablarna till SI-enheterna måste förstås kunna dras ut ur lådan. Vi behöver 1 förvarning, 1-2 start och 1-2 radio, dvs totalt 5 st. Lämpligen köper SAIK in detta. Sim-kort behövs. Till varje ROC behöver man ett 3g-modem med aktivt sim-kort. För att ROCen sedan ska kunna rapportera tider gäller det såklart att det finns 3g/2g-täckning där systemet ska användas. Runt Göteborg finns det täckning i princip överallt men just där vi hade DM hade Telia dålig täckning. Alla dom stora operatörerna har kontantkortslösningar så frågan är främst vilken eller vilka man ska välja. Lämpligen köper SAIK in detta. Eftersom det kan vara lite pill att administrera en ROC och eftersom den är förhållandevis billig tycker jag vi ska köpa in det till SAIK och inte föreslå ett inköp till IP-Skogen. Den totala summan per ROC är ca kr (inkl. 3g-modem, usb-hub, Pi och låda) vilket kan jämföras med att hyra radiokontrollboxar från SportIdent för 1.000kr/box + frakt. 10. Speaker (Magnus) Speakern fungerade mycket bra, särskilt efter att vi fick löparna från sista kontrollen presenterade. Med så många löpare kan det stundtals vara behov av 2 personer för att följa med ordentligt. Vi saknade en kabel från dator till förstärkare varför ingen musik kunde köras. För material som hämtas med kort tidsmarginal behövs en mycket detaljerad materiallista. Trådlösa headsetet fungerade inte 100%, vi missade att felanmäla eftersom det var många aktiviteter igång. 11. Prisutdelning (Lars) Prisutdelning fungerade på ett utmärkt sätt. Speakern läste upp och utdelningen kunde ske med fullt fokus på löparna (från utdelare). En rutin som vi inte alls lyckats ta med var utlottning av priser till öppna klasser och kortklasser. Rätt genomfört borde man kunna hantera detta i förväg. En annan svårighet var införskaffandet av priser. Här gäller att tidigt skapa sponsorrelation så man ev kan få lämpliga priser innan tävlingen. DM-medaljerna hämtades dagen innan tävlingen men borde ha hämtats veckan innan. Eftersom flera medaljer var felgraverade behövde akututryckning ske, detta tog extra resurser på fredagen. Erfarenhetsrapport_DM doc Sida 4 av 8

5 12. Arena (Leif, Ola) Vi tog fram arenaskiss och elplan, däremot togs ingen byggskiss eller skyltplan fram. Placeringen av mål och olika funktioner upplevdes mycket positivt. Användningen av de något mindre lättviktstälten upplevdes positivt av alla. Både servering och direktanmälan borde haft öppningen åt norr, nu blev det för ljus i tälten. Sjukvård skulle haft eget tält. Fredagens uppbyggnaden skedde löpande närvarande funktionärer informerades successivt om nästa byggsteg. Arbetet kunde förmodligen ha gjorts effektivare och mer motiverande om närvarande funktionärer hade fått en byggskiss innan byggdagen och/eller om man använt stakkäppar för de olika funktionernas placering. Samordning skedde med utsättning då flera personer först stolpade kontroller och sedan byggde TC. Vid toaletterna borde det funnits en skylt Toaletter även vid start, detta missades helt. Skylten viltrapportering saknades oxå. En extra skylt Dusch med pil ordnades. Lättviktstälten ger bra möjlighet att sätta upp skyltar i/på tälten med rep eller snitsel. Inga eller enbart korta toaköer noterades. 13. Servering (Anette) Tältet mycket bra, även material från IP skogen bra. Vatten och El fungerade mycket bra Tillräckligt med personal ev någon för mycket Kunde haft lite mer hembakade kakor Ej så bra förtjänst på grillningen. Olämpligt att ha tältöppningen åt söder, för mycket solsken på smörgåsarna. 14. Dusch (PO) Trots en chock inledningsvis blev det trots allt ganska lyckat. Hade någon rekat vid stranden innan hade vi nog aldrig påbörjat någon byggnation. Något annat alternativ fanns väl inte inom räckhåll förutom vatten i tankvagn. Hade man planerat med båt från början kunde man kunnat sätta pumpen på ett större vattendjup. Att få dra en längre tryckslang hade inte varit något problem. Denna ide var vi på gång under lördagen men det föll på att vår Boris inte fick ut sin båt som hade stark bottenkänning p g av det låga vattenståndet. Med intaget på stolpar flytande i ytan och en fyrkantig låda med en höjd på c:a 50 cm nergrävd i gyttjan nedanför säkrades vattnet. Utan detta hade vi inte haft en chans att få duschvatten utan att silarna sätts igen. IP-skogen bör skaffa ett flytande vattenintag som kan förankras med rep eller liknande. 15. Sjukvård (Lars) Första patienten anlände strax efter 9.00, skrubbsår på en cyklist som cyklat vält. Några mindre sår och blessyrer behandlades. Att dela tält med direktanmälan går inte, lättviktstälten är för små. Eget tält är önskvärt. Placeringen på arenan var bra. 16. Barnpassning (Jan-Erik) Utrustning och uppbyggnad enligt senaste åren har använts. Resultatet har blivit en komplett och varierad barnpassning som byggs upp med enkla medel. En checklista har tagits fram som vi rekommenderar ska integreras med SAIK s övriga checklistor för arrangemang och även bör in i SOFT s värt att veta listor. En del aspekter berör själva arenaplaceringen men de flesta är interna barnpassningsaspekter. Erfarenhetsrapport_DM doc Sida 5 av 8

6 17. Miniknat (Mattias) Planeringen fungerade perfekt och vi fick allt underlag i form av karta, skärmar, SI-enheter, bord, tält etc. Den enda som glömdes bort var hanteringen av SI-pinnar för utlåning, detta löste vi med en uppsättning från direktanmälan (detta var ursprungsplanen om ej kommunicerad). Det behövdes ca 30 lånepinnar. Tävlingsdagen fungerade bra och det räckte med två ansvariga. Nu var det ca 50 startande. Vid en större tävling är nog tre lagom. Tips till kommande tävling. Förutom SI-pinnarna tycker jag man kan fundera på priser tidigare. Denna gång körde vi med festis och russin. Har man ätbara priser kan det samordnas med serveringen. Det är svårt att dimensionera och nu blev det mycket över. Hade underlättat om det kunnat säljas i serveringen. Eller så kanske man ska ha något annat än ätbart? Kan vara bra tillfälle för något företag som har reklamprylar? 18. Trafik (Martin) Fungerade utmärkt. Efter att alla hjulspår bildats i marken var vi 3 som drog runt hela parkeringen (4 funktionärer skulle själva springa, droppade av innan 10.00). 19. Material (Leif, Ola) Vid måndagens packning var inte ansvarig funktionär tillgänglig. efter förfrågan gick Hans C in, handskakningen blev dock inte fullständig. Översänd lista innehöll omotiverat mycket material. Flera bord och stolar togs bort, vilket på tävlingsdagen visade sig fungera utan problem. Detta skapade dock en onödig osäkerhet vid lastningen. Samtliga huvudfunktioners ansvariga deltog vid packningen, detta var mycket bra eftersom justeringar kunde beslutas direkt. Däremot ansåg IPskogens personal att flera funktionärer borde kommit tidigare. I framtiden bör listan innehålla en fördelning per funktion och/eller kärra. Genom att fördela och tala om vilken funktion som ska ha vilket material kan man få en säkrare uthämtning. Vid fredagens hämtning kom personal sent, delvis eftersom överenskomna tider inte var meddelad ansvarig materialkoordinator. Transporterna blev sena från Skatås varför vårt arbete startade senare än planerat. Ofta överskattar vi hur fort det går att packa och hämta material på IP-skogen. 20. Organisation (Lars) Planeringsteamet på 6 personer fungerade utmärkt. Mötena kunde dock ha blivit mer effektiva om en biträdande tävlingsledare eller sekreterare tillsatts. Flera huvudfunktionärer tillsattes mindre än 6 veckor innan tävlingen. Det fungerade mycket bra och överlämningen från planeringsteamet till genomförandeorganisation klarade vi utan bekymmer. Ev skulle vi ha tagit fram ytterliggare några dokument som skyltplan för att få ännu bättre övergång. Ambitionen att köra med 50 personer gick nästan, 54 funktionärer på tävlingsdagen och totalt 76 st. 21. Dokument och arkiv Publiceringen i Eventor hickade lite, tävlingsledaren (med vårt planeringsteam) skulle ha haft access. Arkivering i SAIK s intranät har inte heller skett i tid och omfattning som önskvärt och planerat. Fortsättningsvis bör Inbjudan, PM mm endast publiceras på en plats, vi använde både Eventor och SAIK s hemsida. De dokument vi tog fram/publicerade var: Översiktsplan, Budget, Samrådsansökan Lst, Plakettbeställning, Inbjudan, PM, Banlängder, Startlistor, Resultatlistor, Banor o Karta, Kartbeställning, Erfarenhetsrapport_DM doc Sida 6 av 8

7 Arenaskiss, Elplan, Materiallista, Miniknatbana, Funktionärs-PM, Personallista, Tävlingsledarrapport, Bankontrollrapport, SISU-rapporter Vi tog inte fram följande dokument: Startskiss, Byggskiss, Skyltplan, Trafikplan, 22. Risker De aktiviteter som vi fokuserade på innan var parkering, elström och startplats. Det som vi fick lägga extra energi på var dusch, priser och plaketter, det senare nämndes aldrig innan tävlingen. Duschvattenintaget var pga Mjörns låga vattennivå ett problem med extra dyig botten. Plaketterna som egentligen kunde varit färdiga en vecka innan konstaterades vid hämtning på fredag att 8 av 12 guldplaketter var felgraverade. Anskaffning av priser var helt missade i planeringen. 23. Statistik Tävlingsplats Karta Floda norr Arena Hunsered, ängsmark Väder Soligt, +20 grader Parkering Gräsbevuxen åkeryta Ordinarie anmälda 405 Efteranmälda 51 Anmälan öppna Ordinarie start Sista start Starter/min (lottad) 249 Totalt anmälda 705 Startande Starter/min (alla) 10 Fullföljt godkända 601 Antal klasser 57 Antal banor 31 Kontroller 105 Radiokontroll 1 Vätskeplatser 6 Öppna banor 9 Hyrbrickor 50 Nummerlappar Nej Kvar i skogen 1 Vätsk skog (L) 200 Till start 1 (m) Till start 2 (m) N/A Till buss (m) Till dusch (m) 600 Vätska mål (L) 50 Servering Ja Grill Ja Till bil-p (m) 300 Dusch Ute Miniknat Ja Sjukvård Ja Speaker Ja Parkerade bilar 310 Duschvatten Sjö Minikn.starter 50 Sportförsäljning Ja Prisutdelning Ja Barnpassning Ja Damtoa arena 4 Damtoa start 4 Damtoa dusch 1 Toa barnpass. 1 Högtalare 2 Herrtoa arena 3 Herrtoa start 3 Herrtoa dusch 0 Tält 7 Bord 19 Stolar 10 Elcentraler 4 Släpkärror 6 Kaffe (liter) Dricka Smörgåsar Bullar & kakor Hamburgare Funktionärer 76 Funk. tävl.dag 54 Planer.team 6 Planer.möten 7 SISU timmar Lista över förbättringsförslag a. Tävlingsledardirektiv bör införas. En A4-sida där SAIK tekniska anger mål, omfattning, ansvar, regelverk, övergripande organisation, ekonomi, rapportering mm som önskas för tävlingen. b. Full behörighet i Eventor för tävlingsledare och/eller vice tävlingsledare. c. Eventor bör publicera antal personer i startlistan (idag publiceras antal anmälda personer). [Redan felrapporterat till Eventor.] d. Revideringsresurs måste tidigt knytas till banläggningen så man vet när och vad som kan hanteras vid ev förändringar i marken. e. Materialansvarig måste tidigt handskaka var och när olika material ska fås eller hämtas, och vem som ansvarar för anskaffandet. Erfarenhetsrapport_DM doc Sida 7 av 8

8 f. Checklista för arena bör ange att tältöppning för servering och direktanmälan ska vara åt norr om möjligt. g. Radiokontroll bör införas som permanent stöd. IP-skogen bör köpa in 8 SI-masterenheter (får då 16 enheter). SAIK bör köpa in 5 lådor med ROC enhet, samt sim-kort till dessa. h. Datavagnen bör utrustas med yttre antenn till datanätet, alternativt med lämplig taklucka där switchen står så den kan lyftas ut. i. Detaljerad materiallista för hyra av högtalarsystem bör tas fram. Så inget missas eller att det blir för mycket (dyrt). j. Införa rutin för lottning av priser till öppna klasser mm i checklista, så detta sker i förväg när så är påkallat. k. Priser, särskilt via sponsring, och plaketter ska hämtas minst en vecka innan. Relation till sponsor bör etableras så tidigt som möjligt. Ange detta i checklista. l. IP-skogen bör skaffa ett flytande vattenintag med 90-graders vinkel, som kan förankras med rep eller liknande. m. Barnpassningens checklistor och instruktioner ska införlivas med SAIK s ordinarie regler. n. Manuell inmatning av brick-id borde fungera. o. Mall till infotavla över öppna klasser bör införas som en SAIK instruktion. Erfarenhetsrapport_DM doc Sida 8 av 8