Stora möten med distansmedverkan

Transkript

1 Stora möten med distansmedverkan Rapport från pilotstudie Sid 1/10

2 Innehåll 1. Bakgrund Syfte och mål Genomförande Resultat Upplevelser från deltagare Upplevelser från arrangörer Statistik Diskussion Vision Slutsats Sid 2/10

3 1. Bakgrund Användningen av videokonferens ökar stadigt bland landsting och regioner inom såväl kliniska som administrativa tillämpningar. Från att merparten av videomötena tidigare skedde mellan två parter är trenden nu att man allt oftare har större möten med flera deltagande parter. Användandet av videokonferensteknik för utbildningar och information ökar också, vilket gör att målgruppen och därmed sammankomsterna blir större. Det alternativ som är vanligast förekommande bland landstingen för att genomföra dessa typer av sammankomster med möjlighet till distansmedverkan är videokonferens. Det finns dock hinder och nackdelar med att ha allt för stora videomöten och många gånger är informationen dessutom enkelriktad till exempel från föreläsare till åhörare. Genom att komplettera, eller ibland ersätta, videokonferenser med andra distansmöteslösningar, till exempel streamingteknik, kan mötena anpassas bättre utifrån behov och förutsättningar samt göras mera kostnadseffektiva. Under har förvaltningen för tjänsten Video- och distansmöte genomfört en pilotstudie för att undersöka behov, förutsättningar och möjligheter kring större möten och evenemang som arrangeras med möjlighet till distansmedverkan. 2. Syfte och mål Syftet med piloten är att sprida kunskap bland landsting och organisationer om vilka möjligheter distansteknik kan erbjuda samt att ge en indikation på om det finns behov av en nationell tjänst som tillhandahåller detta. Målet är att skapa en vägledning för vilken teknik som lämpar sig bäst vid olika typer av sammankomster som sker på distans samt att skapa ett underlag för beslut om dessa typer av tjänster ska ingå i den nationella tjänsten Video- och distansmöte. 3. Genomförande I piloten har tjugo sammankomster ingått, vardera på maximalt åtta timmar. Arrangören av respektive sammankomst har fått välja bland nedanstående alternativ över hur de velat tillgängliggöra sammankomsten: Videokonferens, vilket ger möjlighet till dubbelriktad kommunikation med både ljud och bild. Livesändning/streaming via Internet, med option på chatt eller telefonkonferens för frågor. Tittarna ges möjlighet att se och höra sändande part via dator och kan om optionen valts ställa frågor i realtid via chatt eller telefon. Reprisering, med option på e-postfrågor. Tittarna tar del av materialet i efterhand via dator och kan om optionen valts ställa frågor via e-post. Sid 3/10

4 Samtliga alternativ har utvärderats i piloten, vid vissa evenemang har alla tre använts medan i andra enbart ett sätt. Samtliga landsting och organisationer som deltagit i piloten erbjöds också att genomföra ett tekniktest för att säkerställa att såväl videokonferens som streaming skulle fungera vid sammankomsterna. Inför sammankomsterna har Compodium stämt av med arrangören hur upplägget av sammankomsten ska ske samt bistått med dokumentation, råd och tips. Sammankomsterna har publicerats löpande på en webbportal som skapats för piloten. Webbportalen är det gränssnitt som deltagarna går in via när de ska ta del av en streamad sammankomst. Portalen har Ineras grafiska profil men det är också möjligt att för respektive sammankomst skapa en egen grafisk profil, något som används vid flera tillfällen. Webbportalen nås på följande adress: Då arrangörerna inte alltid vill att sammankomsterna ska vara tillgängliga för allmänheten finns möjlighet att skydda åtkomsten till dem via ett lösenord. Det är upp till arrangören att besluta hur och till vilka lösenordet ska distribueras. För att utvärdera hur arrangörerna och deltagarna upplevt piloten har två enkätundersökningar genomförts. Arrangörerna har fått besvara frågor som rör till exempel planering, genomförande och ekonomi medan deltagarna fått besvara frågor som rör till exempel användarvänlighet och kvalité. De sammankomster som genomförts i piloten kan delas in i följande kategorier: Konferenser/seminarier - Nationell ehälsa Världsdiabetesdagen - Så stärker ehälsa vården - Västerbotten på Grand - God vård och god hälsa för äldre personer - Nationell ehälsa Miljöseminarium Compodium - Vå Föreläsningar - Läkemedelslunch Antibiotika - Läkemedelslunch Blir man smart av att jogga - Cancerforskning och den molekylära revolutionen - Bröstcancer State of the Art - Gertrudexempel från Barnkardiologen i Lund Nationella nätverk - Nätverksmöte tjänsten Video- och distansmöte - Nationell RA-dag i SITHS Utbildning - Transport Incubators 3-dagarskurs Sid 4/10

5 4. Resultat Nedan presenteras resultat och sammanfattning av de enkäter som arrangörer och deltagare fått besvara samt statistikinformation. 4.1 Upplevelser från deltagare För att undersöka hur evenemangen uppfattades av deltagarna upprättades en enkät som respektive arrangör av evenemangen fick i uppgift att skicka ut till deltagarna. Totalt 67 deltagare har besvarat enkäten. Fördelningen av svaren är spridda över 11 av de cirka 20 sammankomster som ingått i piloten. Vid vissa sammankomster har arrangören inte kunnat identifiera deltagarna och har därför inte kunnat uppmana och påminna dem att fylla i enkäten. Användarvänlighet och kvalité Majoriteten av användarna tyckte att det var enkelt att ansluta till mötet trots att användarna oftast inte gått igenom anvisningarna eller säkerställt de tekniska förutsättningarna i förväg. Generellt angav respondenterna att ljud och bild var till belåtenhet. Åsikterna kring möjlighet till interaktion är neutrala med en svag tendens mot det positiva hållet. Respondenterna fick också med sina egna ord beskriva vad som varit bäst respektive sämst med att delta på detta sätt. Man fick också komma med förslag på förbättringar som kan göras. Fördelar med distansdeltagande Den största fördelen med att delta på distans är att deltagarna slipper resa och det är främst vinsterna i form av tidsbesparing de framhåller. Deltagarna ser också fördelar i att kunna sprida budskapet till fler och på detta sätt öka graden av kommunikation. Majoriteten av dem som deltagit på distans (69 procent) hade inte deltagit alls om deltagandet inte kunnat ske på distans. Även miljöbesparingar och mer tid med familjen genom minskat resande utanför ordinarie arbetstid nämns. Nackdelar med distansdeltagande De allra flesta av respondenterna tyckte att det inte fanns några nackdelar. Några kommentarer som nämndes var svårighet att kommunicera med andra deltagare, svårt att höra vad som sades - speciellt vid publikfrågor - svårt att läsa text i presentationer samt problem med det egna bredbandet. Ett antal deltagare såg också nackdelar med att det inte ingick gratis lunch och fika under sammankomsten. Vill man uppnå högt nyttjande av denna form av sammankomster med distansmedverkan kan det vara bra att försöka efterlikna den fysiska sammankomsten så mycket som möjligt. Kostnad för deltagande Då denna typ av arrangemang med möjlighet till distansmedverkan oftast medför kostnader för arrangören ställdes frågan om man var villig att betala för att kunna delta på distans. En majoritet (54 procent) är beredda att betala för sitt deltagande på distans. En fråga ställdes också angående hur stor kostnaden för distansdeltagande får vara i förhållande till kostnaden för fysiskt deltagande. Här framkom att det enbart är med liten majoritet som deltagarna faktiskt kan tänka sig att betala och att man inte är villig att betala mer än 50 procent annat än i undantagsfall. En respondent var villig att betala mer än för det fysiska mötet. Drygt 30 procent anser att deltagandet på distans måste vara gratis. Sid 5/10

6 Förbättringsförslag Ä b fö bä fö ä I om ä om. V dock att man inte haft tillräcklig information kring förutsättningarna för distansdeltagandet. Det finns också en önskan om bättre kunskap om tekniken på sändnande ort. Svaren går sannolikt att koppla till synpunkterna om att det iblands varit svårt att läsa texten i presentationerna och att det ibland varit svårt att höra publikfrågor. Många är väldigt positiva till att kunna delta på distans vid sammankomster, även de som inte använt tekniken tidigare. Däremot finns det utmaningar för att få det att vara lika bra som ett fysiskt möte. Det gäller att den som sänder mötet är bekväm och bekant med tekniken, vilket idag inte alltid är fallet. Det behöver också finnas en lokal support, vilket har visat sig att så inte alltid är fallet. 4.2 Upplevelser från arrangörer De arrangörer som ansvarat för att anordna sammankomsterna inom piloten har fått besvara en enkät som berör frågor om planering, genomförande och ekonomi. Totalt har tolv arrangörer svarat på enkäten. Planering av sammankomsten På frågan angående hur sammankomsten arrangerats om inte distansteknik använts svarade fyra stycken att den anordnats på traditionellt sätt och att deltagarna därmed fått resa till sammankomsten. Sju stycken svarar att sammankomsten ordnats via videokonferens/streaming i egen regi och en att sammankomsten inte arrangerats alls. Antalet organisationer och deltagare som bjöds in till sammankomsterna varierar mycket beroende på vilken typ av arrangemang det är. Antalet inbjudna organisationer var mellan 4 och 300 medan antalet inbjudna deltagare på sammankomsterna var mellan 25 och 600. Anledning till att sammankomsten anordnades med distansdeltagande Som anledning till att sammankomsten arrangerades med möjlighet till distansmedverkan f mhö h fö j ; möj h fö m om möj o o om o b, mm om, ö m och möj h ä m o b. Som de främsta fördelarna med videomöten och distansmedverkan framhålls minskat resande för deltagarna, ekonomiska besparingar för arrangörer och deltagare, att det spar tid och effektiviserar arbetet samt att man lever upp till organisationens miljöpolicy. Val av lösning för distansdeltagande Vid nio av de sammankomster som svaren representerar har möjlighet till att delta på plats kombinerats med videokonferens och/eller streaming. Tre av sammankomsterna har dock enbart skett med möjlighet till distansmedverkan vilket visar på möjligheten att genomföra möten utan att arrangören behöver boka lokaler, lunch etc. Det ställer dock större krav på deltagarna att de har tillgång till nödvändig utrustning samt lokaler. Sid 6/10

7 Fördelar med möjlighet till distansdeltagande Samtliga arrangörer utom en anger att de fått fler deltagare på sammankomsten genom att arrangera den med distansmöjlighet. Den sammankomst som inte bedömde att de fått fler deltagare vände sig till en fast åhörarskara. Nackdelar med möjlighet till distansdeltagande De nackdelar som nämnts mest frekvent är att det är dyrt att anlita någon som filmar och sänder videomötet (6 svar), att det är opersonligt (4 svar), att deltagarna inte har rätt tekniska förutsättningar (4 svar) samt att tekniken strular (4 svar). En respondent har angett att den största nackdelen är att kvalitén inte är bra. Nationell samordning S m ö, om om o, möj h sammankomster med distansmedverkan ska finnas tillgänglig via en nationell tjänst. Kostnader Angående hur kostnaden för den typ av resfria mötesalternativ som erbjöds i piloten ska hanteras så finns en rad olika synpunkter. De mest frekvent förekommande är att kostnaden ska fördelas mellan landstingen/organisationerna. Här avses sannolikt kostnaden för en grundfunktionalitet som förenklar möjligheten att arrangera möten med distansmedverkan på ett standardiserat sätt. Även alternativet att deltagarna ska vara med och finansiera sammankomsten lyfts fram. De som använder möjligheten frekvent bör betala mera. Någon anser också att arrangören rimligen bör stå för kostnaden. Det måste också finnas enkla rutiner för hur man betalar för deltagande, till exempel via motsvarighet till Ticnet eller möjlighet att abonnera på deltagande i sammankomster. Förbättringsförslag P f V fö bä fö f m mm om ä ä och produktionsassistans mest förekommande. Här efterfrågas t ex färdiga paket för att kunna avropa olika funktioner kopplade till sammankomsten, till exempel hur man vill tillgängliggöra sammankomsten och behov av teknikstöd. En portal för hantering av enklare möten och sändningar föreslås liksom produktionsassistans i form av mediapedagog, programledare och funktion för kvalitetsgranskning. En portal skulle också kunna ha funktionalitet för att erbjuda utbud proaktivt där till exempel månadens/veckans nyheter kan presenteras kanske i samarbete med Dagens Medicin eller motsvarande. Enstaka respondenter har också lyft fram behov av bättre bandbredd och bättre ljudupptagning hos presentatören. Även vikten av att göra det enkelt att boka/arrangera/bjuda in till möten har lyfts fram. Detta för att underlätta både för arrangören och för deltagarna. 4.3 Statistik Sjutton sammankomster har skett med möjlighet till livestreaming och reprisering. Vid tolv av dessa har det också varit möjligt att delta via videokonferens. Övriga har skett uteslutande med videokonferens. Antal deltagare som nyttjat möjligheten till livestreaming, dvs. att ta del av sammankomsten dire o ä, m 12 och 365. To h unika deltagare tittat på sammankomsterna via livestreaming. Sid 7/10

8 Antal deltagare som nyttjat möjligheten till reprisering, dvs. att ta del av sammankomsten via en dator i efterhand varierar mellan 20 och deltagare. Dessa siffror baserar sig på statistik som insamlats från dagen efter sammankomsten till och med den 30 nov De sammankomster som arrangerades under hösten 2012 har alltså varit tillgängliga avsevärt kortare tid, något som förstås påverkar statistiken. På grund av detta finns den senaste sammankomsten inte med i statistikberäkningen då värdet inte anses relevant. Totalt har unika deltagare tittat på sammankomster via reprisering. Antal parter/orter som deltagit via videokonferens har varierat mellan 3 och 20 för sammankomsterna. 5. Diskussion Kunskap om möjligheter Piloten har kunnat genomföras enligt plan med viss förlängning av pilottiden för att kunna genomföra alla 20 sammankomster som ingick i pilotupplägget. Bedömningen är att det finns viss okunskap och osäkerhet kring möjligheter och förutsättningar för denna typ av sammankomster med distansmedverkan vilket bidragit till att alla som visat intresse för deltagande i piloten inte valt att delta, trots konkreta behov. Vissa deltagare har dock haft mer än en sammankomst, vilket kan tolkas som att de gärna använder dessa möjligheter igen då de snabbt ser fördelarna. Uppfyllelse Ett av syftena med piloten var att sprida kunskap om möjligheterna att arrangera möten med distansmedverkan. I de 20-tal sammankomster som genomförts har cirka 8000 deltagare tagit del av sammankomsterna via streaming och videokonferens så målet bedöms vara väl uppfyllt. Ett mål med piloten var att skapa en vägledning för när sammankomster bör ske med fysisk närvaro och när de kan genomföras med möjlighet till distansmedverkan, samt vilka tekniklösningar som är lämpliga att använda. Av de fyra olika kategorier av sammankomster som utvärderats i piloten (konferenser/seminarier, föreläsningar, nationella nätverk, utbildningar) visar enkätutvärderingarna på mervärden i samtliga fall. Vilken distansteknik som är lämplig att använda vid en sammankomst styrs dock i stor utsträckning av vilken typ av sammankomst det rör sig om. Val av teknik för distansmedverkan I piloten har ett antal olika tekniker för distansmedverkan erbjudits vilka är beskrivna tidigare i rapporten. Som option har det också funnits möjlighet att avropa assistans vid sändning/inspelning samt möjlighet till utökad bearbetning av material som ska repriseras. Behoven från arrangörerna kommer att variera i omfattning och komplexitet. Allt ifrån möjligheten att till exempel via streaming livesända en sammankomst som redan är planerad med videokonferensmöjlighet till behov av stöd kring sändningsproduktionen av ett större evenemang där filmare, ljudutrustning etc. måste finnas fysiskt på plats. Önskar deltagarna att interagera direkt med varandra, är videokonferensteknik att föredra. I en föreläsningssituation med en eller flera föreläsare där deltagarna inte förväntas interagera i någon större utsträckning, kan livestreaming med möjlighet till frågor via chatt-funktion vara det bästa alternativet. Sid 8/10

9 Varför nationell samordning Vissa landsting erbjuder idag själva möjlighet till distansmedverkan med hjälp av olika tekniska lösningar. Det kan vara videokonferens via flerpartsmöten som i vissa fall kan kompletteras med livestreaming och reprisering med i princip samma funktionalitet som piloten erbjöd. Dessa lösningar är dock ofta bara tillgängliga för deltagare i den egna organisationen, detta gäller främst funktioner för livestreaming och reprisering. Det beror vanligtvis på att den infrastruktur som hanterar dessa tjänster finns inom det egna nätverket och att det finns tekniska och säkerhetsmässiga hinder för att tillgängliggöra dem på Sjunet och/eller Internet. Lösningarna skiljer sig också i form av teknik, hantering, bokning och support vilket gör att det potentiellt kan finnas lika många lösningar och rutiner som det finns organisationer anslutna till Sjunet. Det skapar osäkerhet om hur förutsättningarna kring distansmedverkan kan ske och är definitivt hämmande för utvecklingen och nyttjandet av detta mötessätt. I stället för att alla landsting och organisationer etablerar egna infrastrukturer som ska bekostas och förvaltas bör en samordning kunna visa på tydliga ekonomiska besparingar. En utmaning inom ett eventuellt kommande arbete mot en nationell tjänst blir att identifiera vad som ska vara grundfunktionalitet samt hur den ska användas och finansieras samt vad som ska ses som tilläggstjänster. Resultaten av piloten ger en tydlig indikation från arrangörerna att de vill att de distansmötestjänster som erbjudits i piloten ska finns tillgängliga via en nationell tjänst. Med en nationell samordning kan tydliga rutiner och förutsättningar upprättas över hur sammankomster med distansmedverkan arrangeras och man behöver inte uppfinna hjulet på nytt varje gång. Arrangörerna bör erbjudas ett antal olika möjligheter för distansmedverkan och dessa ska finnas beskrivna, paketerade och prissatta på ett enkelt sätt, valet görs sedan utifrån specifika förutsättningar för den aktuella sammankomsten. Frågor kvar att besvara I piloten har ett antal andra frågeställningar belysts i form av rättigheter till material, hur det får publiceras, vilka som ska ges tillgång till materialet, i vilken mån det är kvalitetsgranskat etc. Många av dessa frågor har inte fått sina svar i piloten men måste utredas i samband med att en eventuell nationell tjänst kravställs. Sid 9/10

10 6. Vision En visionär tanke som funnits tidigare och som på nytt aktualiserats i piloten är de möjligheter som en portal för livesändning och reprisering av videomaterial inom hälso- och sjukvården skulle ge V Yo b. Det finns sannolik likartade behov inom ett stort antal organisationer inom svensk hälso- och sjukvård. Det kan till exempel vara specifika instruktionsfilmer för hantering av medicintekniks utrustning, utbildningsmaterial för hjärtlungräddning/stroke, instruktioner för lyftteknik eller såromläggning. Producenterna till materialet skulle kunna vara allt från utrustningsleverantörer, läkemedelsföretag till specifika verksamheter inom landsting och kommuner. Åtkomst till materialet skulle kunna behörighetsstyras till specifika organisationer, yrkesgrupper eller individer. I stället för att produktionen av material görs inom flera organisationer kan arbetet fördelas och på så sätt också produktionskostnader minskas. Finansieringen av denna typ av portal skulle kunna ske via de organisationer och företag som är anslutna, kanske i form av ett abonnemang. O o m o o /f m om m oc premieras så att de kan ges stöd vid produktion av ytterligare material. Information om nytt material på portalen skulle kunna åskådliggöras via till exempel e- postprenumeration, RSS-f ö mo. S m, m eller det som flest tittat på skulle kunna finnas med i informationen. Denna typ av portal skulle sannolikt öka tillgängligheten till utbildningsmaterial och information av olika slag mångfalt och leda till en mera delaktig, informerad och utbildad personal. 7. Slutsats Piloten visar på ett tydligt mervärde av att kunna tillgängliggöra sammankomster inom hälsooch sjukvården genom att skapa möjlighet till distansmedverkan. Positiva effekter som lyfts fram är bland annat ökad tillgänglighet till information, större delaktighet, minskat resande, generell effektivisering i verksamheten samt positiva miljöeffekter. Förvaltningsgruppen rekommenderar att tjänsten Video- och distansmöte ska utökas i samband med nästa upphandling till att även inkludera lösningar och tjänster för att arrangera större sammankomster med distansmedverkan. Här finns också nära relation till piloten Nationell flerpartstjänst som genomförts parallellt inom förvaltningen för tjänsten Video- och distansmöte. Båda dessa piloter bekräftar behovet av att tjänsten ska erbjuda stöd för större sammankomster samt att det finns tydliga vinster med nationell samordning. Sid 10/10