Byggledning. Del 2: Byggandets delprocesser

Transkript

1 Byggledning Del 2: Byggandets delprocesser 1

2 Förlag och distribution Byggproduktion Box Lund Författarna och Byggproduktion, Lunds Tekniska Högskola Denna pdf-fil är endast avsedd för kurser som avdelningen för Byggproduktion ger och distribueras enbart till studenter som deltar i sådana kurser. Den får inte spridas eller kopieras för annat bruk eller i annat sammanhang. 2

3 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 3 Förord Byggprocessens skeden en översikt Övergripande byggprocessbeskrivning Byggprojektets organisation... 9 Mer att läsa Initiala processer behovsutredning Tidiga skeden Från behovsanalys till programhandling Intressenterna och intressentanalys Riskhantering Programskedets mål Mer att läsa Upphandling av byggtjänster Utgångspunkt för entreprenadupphandling Beskrivning av tjänst och produkt Ansvarsformer Ersättningsformer Förfrågningsunderlaget Entreprenadbeskrivning vid utförandeentreprenad Entreprenadbeskrivning vid totalentreprenad Upphandling av konsulter Mer att läsa Kalkylering Behovet av att kunna beräkna byggkostnader Kalkylprinciper och begrepp Kalkylmetoder Årskostnader och intäkter i förvaltningen Livscykelekonomi Projektplanering teorier och begrepp Nätverksplanering Planeringsgång vid nätverksplanering Tidsanalys

4 Förord Det har under många år funnits behov av kurslitteratur inom ämnet byggledning (Construction management). Det är vår förhoppning att denna skrift som tillsammans med några andra böcker skall täcka efterfrågat behov. I en första version kommer skrifterna endast att finnas tillgängliga i pdf-format och endast till kursdeltagare i de kurser som ges av avdelningen Byggproduktion, Lunds Universitet. Skriften bygger på erfarenheter från många års undervisning och forskning vid avdelningen Byggproduktion vilket betyder att många lärare, studenter och representanter från näringslivet på ett eller annat sätt lämnat bidrag till denna skrift. Huvudansvarig författare för respektive avsnitt har angivits under avsnittets rubrik. Tack till författarna och till alla som bidragit till skriften! Ett särskilt tack till Stefan Olander som kritiskt granskat och kompletterat urspungstexterna. De fall som redovisas i boken har med avsikt anonymiserats. Skulle ni händelsevis känna igen ett fall eller en situation beror det naturligtvis på att det finns många likartade fall och inte på att vi beskrivet just det fall, den situation, som ni tycker Er känna igen. I anslutning till varje kapitel under rubriken Mer att läsa finns de referenser som utgjort underlag för kapitlet samt andra förslag på källor som aktuella för dem som vill fördjupa sig i några av de frågor som behandlas i respektive kapitel. Med förhoppning om trevlig läsning och mycket lärande! Professor Anne Landin Redaktör 4

5 1. Byggprocessens skeden en översikt Bengt Hansson 1.1 Övergripande byggprocessbeskrivning Med byggprocessen menas här hela den process som behöver genomföras för att skapa och förvalta byggnader och anläggningar. Det förekommer ofta att byggprocessen definieras exklusive förvaltningsprocessen. Men eftersom byggande förutsätter någon form av användning och erfarenhetsåterföringen från nyttjandeskedet är förvaltningen en central del av byggprocessen. Anskaffandet av en byggnad eller en anläggning syftar till att uppfylla beställarens mål definierat genom budget, tidplan, tekniska specifikationer krävd nytta och servicenivå. Byggprocessens huvudaktiviteter är projekteringsprocessen (utredning, programarbete, projektering ), produktionsprocessen och förvaltningsprocessen. Dessa kan utifrån ett icke branschperspektiv beskrivas med tre delprocesser nämligen produktbestämning, produktframtagning och produktanvändning, se figur1. Figur 1.1 Byggprocessens olika delskeden. Med produktbestämning menas den process under vilken kraven på den behövda byggnaden/anläggning när det gäller på funktion, utformning estetiska krav bestäms. Under denna period identifieras, formuleras och kommuniceras relevanta krav på den tilltänkta byggnaden och anläggningen. Produktbestämningsskedet innehåller följande delskeden. En del av produktbestämningen är idé och programskedet som innebär att ta fram ett byggnadsprogram utefter de grundläggande behov som definierats i byggprojektet. I detta skede hanteras även en övergripande gestaltning av byggnaden eller anläggningen. För anläggningsprojekt (väg och järnväg) är detta mer formaliserat genom krav på förstudie, utredning och arbetsplan, dock är innehållet i stora drag gemensam med husbyggande. Projekteringsskedet innebär att ta fram fullständiga bygghandlingar (ritningar och beskrivningar) med utgångspunkt från det arbete som utförts i idé och programskedet. Under produktbestämning genomförs även olika upphandlingsprocesser av konsulter och entreprenörer som kan variera något beroende på upphandlingsstrategi. Dock är gemensamt att upphandlingen utgår från ett förfrågningsunderlag baserat på byggnadsprogram eller projektering (mer om detta i kapitlet om upphandling). Produktbestämning avslutas med en ekonomisk ram för projektet, en teknisk beskrivning av den tänkta byggnaden/anläggningens utformning och en tidplan för leverans och byggnadens livslängd. 5

6 Med produktframtagning menas byggandet med utgångspunkt av resultatet av produktbestämningen. Projekteringen kan vara mer eller mindre utförd i det tidigare skedet. I grunden innebär detta allt det arbete som utförs på byggarbetsplatsen till överlämnandet av en färdig byggnad eller anläggning. Med produktanvändning menas nyttjande och förvaltningen av byggnaden eller anläggningen under dess livslängd. Här hanteras drift och underhåll av den färdiga byggnaden eller anläggning samt ombyggnad, tillbyggnad och renovering. Större ombyggnadsprojekt kan i princip likställas med nyproduktion. Klara gränser mellan olika steg i byggprocess och tydligt formulerade ansvar minskar risken för tvister mellan olika medverkande. Erfarenheter och information från produktanvändningen ökar möjligheterna att bestämma rätt produkt. Det är följaktligen viktigt att det finns en återkoppling för produktanvändning (förvaltningen) in i produktbestämningen. Det krävs även en återkopplingen mellan produktframtagning och produktbestämning. Byggprocessen för ett byggprojekt påverkas förutom av brukarens krav även av sin omvärld nämligen av samhällets politiska beslut, planinstitut, normer, miljövård med mera. Resursinsatserna till byggprocessen i form av mark, kapital, byggvaror och arbetskraft påverkar byggprocessen. Dessutom påverkas byggprocessen av plats- och klimatfaktorer. Beslutsprocessen utgör summan av alla val och beslut som tas genom hela byggprocessen. Det är viktigt med aspekter som effektiv resursförbrukning för byggande och förvaltning som i sin tur resulterar i lägsta möjliga brukandekostnad. Men vid besluten bör även faktorer som exempelvis inre och yttre miljö, estetik, brukarens egen underhållsinsats, byggnadsverkets ägares möjlighet till skälig lönsamhet på sin investering beaktas. 6

7 Produktbestämning Produktbestämningsprocessen startar från idén om behov av byggnadsverket avslutas med en beskrivning av produkten i detalj och innehåller följande delprocesser. Det initiala skedet även kallat det tidiga skedet har följande delprocesser: Behovsutredning Under detta skede formuleras behovet, preliminär budget och tidplan. Skedet avslutas med ett beslut om att formulera ett program. Programarbete Under detta skede formuleras ett program innehållande en precisering av behovet på ett sätt som kan hanteras av aktörerna i byggsektorn, tidskrav och preliminärt budget. Skedet avslutas med ett beslut om fortsatt projektering eller upphandling på totalentreprenad. En tidplan fastställs och en budget formuleras under detta besked. Efter dessa delprocesser är funktionskraven formulerade, och om detta är tillräckligt för beställaren är den önskade produkten bestämd. Vill beställaren i detalj bestämma utformningen kommer produktbestämningen även att omfatta projekteringsskedet. Beställaren förbereder i produktbestämningsskedet en genomgång av byggprojektets innehållande detaljer såsom genomförandeplan, funktionskrav, projektramar, budget, kontrolloch avstämningsprocedurer. Därefter kan beslut tas om projektet ska drivas vidare och vilken upphandlingsstrategi som är bäst lämpad för genomförandet. Baserat på vald upphandlingsstrategi genomförs nu val om ansvarsform för upphandlingen, samt görs en plan för hur upphandlingsförfarandet ska se ut. Den initiala processen behandlas utförligare i kapitel 2. Projekteringsskedet har vid husbyggnaden följande delprocesser: Systemhandlingar o Under detta skede studeras olika alternativa systemlösningar, investeringsbeslut, beslut om byggande och ansökan om byggnadslov Huvudhandlingar o Under detta skede utformas byggnaden i 1:100 Bygglovprocessen o Framtagande av bygglovshandlingar samt ansökan om bygglov. Bygghandlingar o Utformning av bygghandlingar Förfrågningsunderlag o Framtagande av förfrågningsunderlag för byggarens utförande av byggnadsverket. 7

8 Produktframtagning - produktionsprocessen Produktframtagningen innehåller det arbete som utförs på byggarbetsplatsen samt styrningen av detta arbete. Produktionsanpassning En rådgivning i beställarens och projektörens val- och beslutssituationer alltifrån lokaliserings- och tomtvalssituationen till val av konstruktion och material för enskild byggnadsdel. Entreprenörens rådgivning (som alternativt kan förmedlas av någon byggledningskonsult) sker i form av överslagsmässiga beredningar, planer, tids- och kostnadsdata och budgetar Anbudsräkning och anbudsgivning Innebär en tidig och ibland detaljerad kalkylering och produktionsplanering Byggstartsberedning En fördjupad planering och resursinsatsbudgetering till vilken integreras resurshantering (arbetskraft, material och underentreprenörer). Byggdrift Resursanskaffning och etablering av byggplats samt byggdriftsberedning, planering, arbetsledning, byggnadstillverkning, resursvård, uppföljning, ekonomiska åtgärder, byggplatsens avrustning. Överlämning Innebär besiktning av byggnaden och anläggning före beställarens övertagande samt driftinstruktionsfasen. Garantiarbeten Åtgärdande av fel och brister under garantitiden efter slutbesiktning under hela ansvarstiden. Produktanvändningsskedet - Förvaltningsprocessen Att förvalta fastigheter innebär att tillhandahålla en funktion, ett utrymme med service. Detta innebär i praktiken drift- och underhåll av den färdiga byggnaden/anläggningen efter att den överlämnats till den slutliga ägaren, ofta beställaren av projektet. Vid många typer av byggnadsverk kan beställaren och förvaltaren tillhöra samma verksamhet. I så fall agerar beställaren i beslutssituationerna under projekteringen både som beställare och förvaltare och bygger in bägge aspekterna i valsituationen. I andra fall sker förvaltningen av en annan aktör och då är det viktigt att förvaltar- och brukarerfarenhet återförs systematiskt till val- och beslutssituationerna under projekteringen. 8

9 1.2 Byggprojektets organisation Byggprocessens aktörer I byggprocessen och ett byggprojekt deltar en rad olika aktörer och förväntade roller. En vanlig orsak till tvist är att en aktör inte fullgör sin arbetsinsats i byggprocessen på dett sätt som övriga förväntar sig. Nedan följer en kort beskrivning av några av de många aktörer som medverkar i processen. Beställaren Beställaren är initiativtagare till byggprojektet och inte sällan även ägare och förvaltare av den färdiga byggnaden. Utöver detta har även beställaren ett huvudansvar för projektledningen, ofta genom en utsedd byggprojektledare (ibland även kallad byggledare). Beställare är ofta även byggherre, se i det följande. Byggherren Byggherre benämns i svensk tradition och lagstiftning den som för egen räkning uppför en byggnad eller en anläggning. Byggherren kallas även den som erhåller bygglov. Byggherren som kan vara en fysisk eller juridisk person har även andra ansvarsområden, exempelvis det övergripande arbetsmiljöansvaret. Konsulter och projektörer Projektörer (arkitekter, byggnadskonstruktörer, geotekniker, installationsprojektörer m fl), medverkar i första hand vid produktbestämning men har ofta även en roll vid produktframtagningen av den planerade byggnaden. Entreprenörer Entreprenörer (bygg, vvs, el, mark-, målning, golvläggning etc) som producerar byggnaden i enlighet med projekterade handlingar. Yrkesarbetare, hantverkare och fackliga organisationer För att utföra själva byggnadsarbetet finns olika yrkesarbeten (betongarbetare, träarbetare, murare, plåtslagare, målare, rörläggare, elektriker, personal från bemanningsföretag osv) med varierande avtal. Arbetarna är knuta till olika fackliga organisationer där Byggnads är den organisationen som har flest antal arbetare anslutna. Byggmaterialtillverkare och leverantörer Tillverkare och leverantörer av byggmaterial skall tillhandahålla många mycket olika typer av material allt från betong till badrumsinventarier. Nationella och lokala myndigheter, kommunala nämnder och förvaltningar. Samhällets styrning sker genom olika myndigheter, i syfte att se till att samhällets krav på byggandet fullföljs. Finansiärer och kreditgivare Byggande baseras alltid på att det finns finansiärer eftersom byggandet till karaktär är en investering, det vill säga en stor utbetalning som skall mötas av inbetalningar under många kommande år. Brukare och hyresgäster Brukare eller andra användare av den färdiga byggnaden har vanligen formellt lite möjlighet att påverka processen på annat sätt än att just nyttja byggnaden. 9

10 Sammantaget innehåller byggprocessen ett stort antal aktörer som är aktiva under olika delar av processen. Eftersom många aktörer medverkar blir kommunikationen viktig. Materialtillverkaren skall överföra information om sin produkt så att föreskrivs i rätt position i byggnaden, monteras korrekt och förvaltas så att den uppnår planerad livslängd. Hur de olika aktörerna organiseras i byggprojektet beror bland annat av vilken upphandlingsform som väljs (se vidare i kapitel 3). Projektorganisation Projekt kan jämföras med företag och följaktligen brukar de organiseras såsom företag. Både företag och projekt har målsättning och en ledning som styr verksamheten. De olika delarna i företag och projekt framgår av följande sammanställning: Företag: Företagsstyrelse Verkställande direktör Företagsadministration: Ekonomi Personal Organisation Projekt: Projektstyrelse Projektledare Projektadministration: Ekonomi Personal Organisation Projektledare Projektledaren och övriga projektmedlemmar måste tilldelas resurser och befogenheter så att de kan göra sin insats för att nå det uppställda målet för projektet. Projektledaren är ansvarig för hela projektets genomförande inför projektstyrelsen. Vanliga arbetsuppgifter för projektledaren är att: Föreslå tidplan, kostnadsram och teknisk utformning till projektstyrelsen. Verkställa projektstyrelsens beslut. Informera alla om projektets genomförande. Föreslå organisationsstruktur och innehåll. Fördela arbetsuppgifter till organisationsmedlemmar. Granska fakturor Leda och följa projektets genomförande och rapportera till projektstyrelsen. Övriga i projektorganisationen Projektledaren deltar vanligen i valet av övriga befattningshavare i projektet. Här blandas ofta människor från basorganisationen, företaget, med externa konsultföretag eller liknande. Det är viktigt att ansvar och befogenheter tydligt fastställs för dessa projektmedlemmar, så att inte olika beslut hamnar mellan stolarna. Samtidigt gäller det att inte skapa onödigt byråkratiska informations- och beslutsvägar. Hänsyn behöver tas till de i projektet arbetande medlemmarnas parallella uppgifter i basorganisationen. Resurser som saknas till projektet i basorganisationen får anskaffas externt. Beställaren är den för vars räkning projektarbetet utförs och därför utser beställaren projektstyrelsen. Därigenom blir inte sällan projektstyrelsens beslut såsom beställaren vill ha det. Till många projekt engageras även en referensgrupp, det vill säga en grupp som på projektstyrelsens eller projektledarens uppdrag bidrar med synpunkter på föreslagna lösningar. Vanligt vid byggande av kontors- eller industribyggnadsprojekt är att det finns en referensgrupp med anställda som deltar i diskussioner kring byggnadens utformning. 10

11 Informell organisation Beroende på de engagerade individerna uppstår ibland en informell organisation, som fungerar vid sidan av den formellt fastlagda organisationen. I normal omfattning kan detta vara till fördel eftersom det då undviks onödigt långa, byråkratiska beslutsvägar. Det får dock inte innebära att projektorganisationens ansvarsgränser blir oklara. Särskilt i byggprojekt där beställarens val av upphandlingsform bestämmer organisationen uppstår ibland situationer där de mänskliga relationerna blir ansträngda. Detta beror ofta på att den formella och informella organisationen kommer i konflikt med varandra. Prioriteringsproblem kan ibland uppstå i projektorganisationen genom att organisationsmedlemmar är hårt engagerade på linjen i företaget. Beroende på hur angeläget de finner projektet prioriterar de ibland arbetet i projektet och ibland arbetet på linjen. Ofta prioriteras de kortsiktiga problemen. Organisation av byggprojekt Byggprojekt är oftast mycket sammansatta projekt, som skall genomföras på kort tid till lägsta kostnad. Många olika intressenter är inkopplade och kan påverka slutresultatet. Här finns en rad administrativa uppgifter som måste lösas, exempelvis: Tillstånd från myndigheter. - bygglov - startbesked Avtal med olika intressenter. - konsulter - entreprenörer Tidplanering. Kostnadsstyrning. Administration av byggmöten. Teknisk kontroll under byggtiden. Besiktningar vid byggnadens färdigställande. Byggledaren är den person, som handlägger byggprojektet från och med att entreprenaden är upphandlad. Numera har det dock blivit allt vanligare att byggledningen även omfattar projektledning från och med programskedet till och med garantibesiktningen. För att undvika missförstånd kan den avsedda funktionen benämnas byggprojektledning. Byggprojektledarens huvuduppgifter är att: Vara byggherrens rådgivare i byggtekniska och -ekonomiska frågor. Övervaka att projektets ekonomiska och tidsmässiga ramar hålls. Biträda byggherren vid val av projektörer och entreprenörer. Svara för infordran av anbud och för kontraktsskrivning. Vara beställarens ombud, det vill säga ha fullmakt från byggherren att träffa ekonomiska avtal beträffande entreprenaden (om byggherren så önskar). Ansvara för kontakter med myndigheter. Ansvara för att erforderliga besiktningar kommer till stånd. 11

12 För att klara dessa uppgifter måste byggprojektledaren äga kunskaper om: Myndigheters sätt att arbeta. Projekteringsarbete. Byggnads- och installationsarbeten. Byggnadsekonomi. Projektadministrativa rutiner. Entreprenadjuridik. Därutöver kommer förmodligen den viktigaste egenskapen: Förmåga till samarbete. Enligt Plan- och Bygglagen har byggherren det totala ansvaret för att de tekniska egenskapskraven uppfylls. För att klara detta ansvar måste byggherren anlita en kontrollansvarig (tidigare kvalitetsansvarig). Dennes uppgift är främst att övervaka att den kontrollplan som upprättats för det aktuella projektet efterföljs. Kontrollansvarig ska också delta vid samråd och besiktningar samt hålla i kontakten med byggnadsnämnden. Det som krävs av en kontrollansvarig är att denne har kunskaper och erfarenheter av projekterings- och byggprocessen för att på ett till tillfredsställande sätt kunna följa upp kontrollen under projektets gång. Byggherrens val av kontrollansvarig måste godkännas av Byggnadsnämnden för varje nytt projekt. Alternativt kan en person som uppfyller kraven på kvalitetsansvarig bli certifierad och anses då som permanent godkänd. 12

13 Mer att läsa Fristedt S & Ryd Nina Att lyckas med program, ISBN , Arkus, Klippan,

14 2. Initiala processer behovsutredning Bengt Hansson och Stefan Olander 2.1 Tidiga skeden Under de tidiga skedena formuleras behovet som skall tillgodoses genom anskaffandet av byggnader och anläggningar. Formuleringen av behovet (den önskade tekniska funktionen) sker genom att samtidigt beakta tillgängliga resurser, förväntad intäkt (ekonomiska aspekter) och tillgänglig tid. Det finns normalt en begränsad mängd resurser (pengar) och tidsaspekten kan även vara begränsad på olika sätt. Huvudvariablerna i beslutsprocessen och formuleringen av projektets mål är: Teknisk utformning (kvantitet och kvalitet) Ekonomi (Intäkt/Kostnad) Tid Anskaffningens mål illustreras i figur 2.1 och effekten av anskaffningen skall naturligtvis bli en bättre måluppfyllelse än nuvarande lösning. Figur 2.1. Upphandlingen skall leda till bättre måluppfyllelse. Målet brukar anses vara tidsmässigt, ekonomiskt i relation till funktionen som ska handlas upp. Den som ansvarar för anskaffning och genomförande av byggprojektet kan vanligen inte påverka intäktssidan därför fokuseras i det följande på kostnadsstyrning och formulering av funktionskrav. Tidsaspekten behandlas i annat sammanhang. Vill beställaren ha funktionen på kort tid innebär det ett behov av forcering av projektering och byggande vilket leder högre kostnad än om en idealtid för resursförbrukning väljs. Genomförandet av ett byggprojekt innebär att ett stort antal steg och beslut måste tas under processen. Under processen ökar kunskapen om respektive variabel och hur de är relaterade till varandra. De beslut som tas i ett tidigt skede har stor betydelse för det slutliga resultatet. De tidiga besluten låser i praktiken en stor del av kostnaderna och har stor betydelse för det resultat som kan uppnås. Slutkostnadens successiva låsning under byggprocessen illustreras i figur 2.2. Andel av kostnaden som det är möjligt för beslutfattare att påverka i kommande skeden begränsas tidigt. Detta beroende på att samhällskraven och de tidiga funktionskraven för respektive byggnadstyp definierar vissa minimikrav som måste uppfyllas för att åstadkomma den önskade funktionen. Uppfyllande av dessa minimikrav ger minimikostnader som representerar ett så kallat ingångsvärde. Skall ett småhus byggas för 4 personer följer direkt behov av sovrum, vardagsrum, kök, bad m.m. vilket i praktiken ger ett ingångsvärde oberoende av hur byggnaden i övrigt utformas. Hur många procent som ingångsvärdet representerar, varierar från objekt till objekt men det ligger oftast över 60-70% av den totala slutkostnaden och i många fall uppgår det till 80% av den totala kostnaden. 14

15 Figur 2.2. Slutkostnadens låsning över olika skeden av byggprocessen visas principiellt liksom den andel som är möjlig att kostnadsmässigt påverka under respektive skede. Den röda linjen åskådliggör resursförbrukningens utveckling över de olika skedena. Kostnadsförbrukningen varierar över tiden och de olika skedena och beror på beslut som tas i de olika skedena. Om projektören lägger ned lite extra arbete och föreskriver en utformning som exempelvis sänker värmekostnaderna, så kommer denna effekt att kvarstå under byggnadens hela livslängd. En strategi att lägga ned lite extra arbete under de tidiga skedena är då ofta klok. Det tidiga skedet (utrednings- och programskedet) avslutas med direktiv till projektörer eller förfrågningsunderlag för ansvarsformen totalentreprenad. 15

16 2.2 Från behovsanalys till programhandling Utredningsskedet Den första beslutspunkten innebär att verksamheten beslutar om att starta en utredning och en inledande behovsanalys. Avsikten är att behovsanalysen skall klarlägga vilka behov som finns och som behöver tillgodoses, samt klarlägga förutsättningarna för anskaffningen och syftet med anskaffningen. En behovsanalys kan omfatta följande moment: Genomgång av resultatet från utförda analyser av nuvarande verksamhet. Analys av faktiska funktionskrav för anskaffningen. Analys av konsekvenserna om behoven tillgodoses. Analys av kostnads och intäktspåverkan av anskaffningen. Analys av behov av interna förändringar förknippade med anskaffningen såsom utbildning, kontroll och ändrad organisation Formulerade av mål med anskaffningen. Behovsanalysen bör följas av en konsekvensanalys vid vilket konsekvenserna av anskaffningen analyseras och klarläggs. Denna konsekvensanalys skall beaktas vid formulering av kommande förfrågningsunderlag. Under utredningsskedet genomförs de första behovsanalyserna och med hjälp av enkla nyckeltal bestäms även översiktligt behoven av lokaler och kostnadsnivåer. Under utredningsskedet måste inledningsvis målet för den del av verksamheten som skall utredas formuleras och preciseras. Redan då målet med en verksamhet för vilken en byggnad skall uppföras har definierats första gången har den största delen av kostnaderna bestämts. Om en förskola skall byggas för en avdelning med 25 barn så kräver detta en byggnad av en viss storlek vilket i praktiken definierar en stor del av kostnaderna för att bygga denna förskola. Det talas ibland om att projektet har ett ingångsvärde en form av minimivärde. Under processens gång ökar kunskapen om respektive variabel. De beslut som tas i ett tidigt skede har stor betydelse för det slutliga resultatet. De tidiga besluten låser i praktiken en stor del av kostnaderna och har stor betydelse för det resultat som kan uppnås. Utredningsskedets resultat kan sägas utgöra underlag för en eventuell fortsättning och ger ingångsvärdet i byggprocessen formulerat som någon form av minimikrav som byggprojektet skall uppfyllas. Exempel på kalkyl i detta skede är följande: Vid ett kontorsprojekt är kostnadsramen låst till kr per anställd baserat på lokalprogrammet och verksamhetsbeskrivningen. Med 100 anställda ger detta en kostnadsram på 36 miljoner kr. Möjligheten att göra kalkyler med tillräcklig precision beror av naturliga skäl i första hand på det underlag kalkylerna baseras på. Med detaljerade ritningar och beskrivningar går det enklare att precisera kostnaderna för ett byggprojekt än när det bara har finns några enkla skisser eller kanske bara en muntlig uppgift på att det exempelvis ska byggas ett daghem för 25 barn. Kalkylunderlagets kvalitet förbättras sålunda successivt genom projekteringsprocessen. Här följer en uppräkning av några förekommande av kalkylunderlag i olika skeden av processen. 16

17 Under verksamhetsplaneringen framkommer normalt endast verbala beskrivningar av den verksamhet som skall rymmas i den blivande byggnaden. I bästa fall kan beskrivningen kvantifieras i form av exempelvis: Antal kontorsplatser. Antal vårdplatser. Antal skolbarn. Antal hotellgäster. Denna sorts kalkylunderlag är - speciellt vid ovanliga byggprojekt - svårt att omsätta i investerings- och kostnader. Med hjälp av uppföljningar kan referensvärde bidra till preciseringen av kostnaderna. Underlaget kan förbättras omräkning till hur stor area som fordras för respektive verksamhet, till exempel via ett nyckeltal, 20 kvm BTA per kontorsplats. Under utredningsskedet tas ett underlag fram som kan stödja beslut i följande frågor: Skall projektet fortsätta med programarbete? Är behovsanalysen tillräckligt preciserad för ett programarbete? Kan den funktion som övervägs tillgodoses utan att ett byggprojekt genomförs? Finns det tillräckligt med underlag för fortsatt arbete? Skall ansvarsformen totalentreprenad väljas? Detta påverkar utformning av program eller start av projektering för utförandeentreprenad. Programskedet Programskedet innebär att utredningsarbetet fördjupas så att skedet kompletteras med krav på tid för genomförande, budget och de funktionskrav som den kommande verksamheten kräver. Fastställande av funktionskrav och budget är särskilt viktigt. I detta skede har beställaren (byggherren) en central roll. Beställaren måste ha en god kunskap om vad som ska byggas och varför, vilket innebär att beställaren ska vara "informerad". Följande är exempel på vad innfattas i begreppet "informerad beställare": Förståelse för verksamheten, dess brukare, kultur och kunder. Kunna specificera funktionskrav för det som ska beställas. Styra upphandling och genomförande av en entreprenad. Minimera verksamhetens framtida risker. Följa upp och kontrollera leverantörernas prestation. Undersöka brukarnas nöjdhet med funktionen av färdig entreprenad. Utvärdera funktionskrav i relation till brukarnas krav. Utveckla strategier för organisationens upphandlingsarbete. Beställarens organisation bör då ha kompetens att: Samarbeta med berörda aktörer/intressenter. Leda ett förändringsarbete. Värdera tekniska krav och lösningar. Hantera kvalitets- och miljökrav. Följa gällande lagstiftning. Hantera verksamhetens och brukarnas krav på produkt och process. 17

18 Programmet är ett styrinstrument för den fortsatta byggprocessen. I första hand som beställningsunderlag för projekteringen, men även att pröva alternativ mot uppställda krav samt att verifiera ekonomiska, verksamhetsrelaterade och objektsrelaterade målsättningar. Programarbetet kan delas enligt följande: Strategiskt program o Verksamhetsbeskrivning o Översiktligt lokalprogram Taktiskt utrymmesprogram o Byggnads- och platsrelaterad kravformulering o Tidsmässig och ekonomisk planering Operativt byggnadsprogram o Lokal och byggnadsprogram Ett byggnadsprogram bör bestå av följande delar: Verksamhetsanalys Lokalprogram o Behov och funktionskrav Tekniskt program o Krav på exempelvis byggteknik och installationer Miljöprogram Lokaliseringsutredning Ekonomi o Alternativkalkyler Tidplan Målet med programskedet är att skapa ett beslutsunderlag för en eventuell fortsättning. Programskedet avslutas med ett beslut vid vilket bland annat följande frågor övervägs och besvaras: Är framtaget program tillräckligt för att kunna utgöra underlag för upphandling på totalentreprenad? Är framtaget program tillräckligt för att kunna utgöra underlag för projektering av handlingar totalentreprenad? Finns det tillräckligt med underlag för fortsatt arbete? Uppfyller programmet de behov som formulerats? Lokalplanering Under lokalplaneringen beräknas den area som verksamhetens kräver. Detta ger underlag för att skissa fram de lokaler och teknisk utrustning som behövs, och är därmed en central del av programarbetet. I vissa fall finns exempel på standardiserade funktionsbeskrivningar av en lokal för en befattningshavare på ett kontor visas i figur 2.3. Med hjälp av hela lokalprogrammet tas en total programarea för den aktuella byggnaden fram. Till detta skall läggas serviceareor (exempelvis korridorer och trapphus). I första skedet kan detta ske med hjälp av så kallade svällningstal. Relationen mellan programarea och byggnadens totalarea (BTA) för ett kontorsprojekt kan exempelvis av beställaren bestämmas ej få överstiga 0,7, vilket motsvarar en svällningsfaktor på 1,43. Utmaningen för en arkitekt ligger i att minska ned servicearean som inte behövs för verksamheten. 18

19 Figur2.3. Funktionsbeskrivning för kontorslokal. Med hjälp av lokalprogrammet kan en första skiss av den behövliga byggnaden dras upp, se exempelvis figur 2.4. Denna kan användas för att göra en mer preciserad kalkyl än den som baserades på antalet kontorsanställda. Figur 2.4. En första skiss av ett kontorsprojekt. Med hjälp av referensobjekt och enklare skisser kan en i sammanhanget relativt noggrann beräkning av investeringskostnaden göras. En beräkning som baseras på en utformning (inte den mest effektiva för detta krävs mer arbete av projektörerna) som uppfyller beställarens behov. Kalkyler baserade på area ger normalt ett bättre resultat än de som baserade på olika nyckeltal. 19

20 Här är ett exempel på kalkyl i tidigt skede för en förskola: Alternativ 1. Grov kalkylnivå - kalkylunderlagets detaljeringsnivå Mängd 40 barn. Kostnad kr/enhet Kostnad: kr Alternativ 2. Förfina kalkylunderlagets i detaljnivå med hjälp av ytterligare nyckeltal Åtgång 17 kvm BTA/barn. Mängd 40 x 17 =680 kvm BTA Kostnad per enhet kr/kvm Kostnad 680* kr/kvm= kr Bedömning av alternativ Vissa objekt såsom bostäder, barndaghem och skolor styrs i hög grad av offentliga föreskrifter och minimifunktionskrav. Slutkostnaden är ofta till ungefär 80 % bestämd, när programskedet är avslutat. Detta förhållande och det faktum att det sker störst kostnadsförändringar i ett tidigt skede understryker vikten av att beställaren i tidigt skede skaffar sig ett grepp om kostnaderna i projektet. För beställaren och hans konsulter finns ett starkt motiv att noggrant analysera vilka behov som måste tillgodoses eftersom det i detta skede finns störst möjlighet att påverka den slutliga totalkostnaden. De kostnader som läggs ned under detta skede är låga relativt övriga skeden i byggprocessen. Utrednings- och programskedena förbrukar bara någon eller några procent av de totala kostnaderna. En kalkyl i anslutning till programskedet är viktig, särskilt mot bakgrund av att de största kostnadsförändringarna sker i dessa tidiga skeden. Projekteringsuppdraget och därmed kostnaderna är relativt väldefinierat efter det att programskedet är avslutat. Under den fortsatta projekteringen efter programskedet omfattande systemhandlingar och bygghandlingar kan beställaren normalt påverka omkring 15 % av slutkostnaden. Under projekteringen efter programskedet tas mer detaljerade beslut beträffande den tekniska utformningen. Under produktionen kan oftast endast cirka 5 % av slutkostnaden påverkas. I projekteringsprocessen är det vanligt att kostnadsstyrningen sker enligt det koncept som illustreras i figur 2.5. Arbetskonceptet kan tillämpas för alla de tre huvudvariabler som ingår i mål- och beslutsprocessen. Konceptet går ut på att söka och formulera ram, låsa och hålla den för såväl teknisk utformning (funktion och kvalitet) som tid och kostnad. Beslutsprocessen skall särskilt i de tidiga skedena präglas av ett sökande efter bästa lösningen (Söka ram) som efter beslut låses (Låsa ram) och därefter skall projektledaren leda projektet mot detta mål och beslut, ramen skall hållas (Hålla ram) under projektets genomförande. Beslutsprocessen utformas i det allra tidigaste skedet genom ett iterativt förfarande, där olika lösningar prövas medan processen under senare skede mer handlar om att hålla ram. Avvikelser i ett senare skede där ramen inte kan hållas har ofta en förklaring i någon form av misstag i ett tidigare skede som måste korrigeras. Inom projektet kan det då förväntas att det finns en avvikelserapport. 20

21 Figur 2.5. Koncept för styrning av byggprojekt. Under en projekteringsprocess kan inte alla möjliga analyseras fullständigt. Det finns helt enkelt inte tid eller resurser för att analysera alla tänkbara alternativ. För varje alternativ måste en avvägning ske mellan tid, ekonomi och teknisk utformning. Arbetet måste koncentreras till viktigare beslutstillfällen och moment. Sena avstämningar och ändringar av ramar bör undvikas eftersom de är kostsamma. Uttrycket "söka ram" skall användas i en övergripande mening. Ju tidigare i processen, desto vidare ram kan övervägas. I tidiga skeden söks de grova ramarna som efterhand preciseras. Syfte med kostnadsstyrning är att beslutfattaren, oftast beställaren, under byggprojektets genomförande med tillräcklig säkerhet skall kunna bedöma den slutliga investerings- och årskostnaden. Kostnadsstyrning är inte en ensidig styrning mot billigaste lösningar. Med billigast menas ofta den lägsta investeringskostnad som uppfyller funktionen. Både lägsta investeringskostnad och årskostnad som uppfyller funktionskraven skall beaktas då projektörerna föreslår utformning det vill säga den utformning som föreslås skall beakta både investeringsramen och ramen för årskostnaden. Momenten vid ekonomi- och kostnadsstyrning måste anpassas till det enskilda projektet som en självklar och nödvändig del av projektarbetet. Det måste finnas ett system av hjälpmedel och delprocesser för ekonomi- och kostnadsstyrningen, mer om detta i kapitel 4. 21

22 Koppling till verksamheten Utredningsskedet och programskedet genomförs i nära samarbete med den verksamhet som skall bedrivas i byggnaderna, vilket illustreras i figur 2.6. Figur2.6. Ekonomistyrning måste kopplas till verksamhetsstyrning. Under programarbetet formuleras de funktionskrav och behov som skall tillgodoses. Under denna process är det viktigt att endast beskrivit det önskade behovet som skall tillgodoses vid anskaffningen, ej utförandet, som leder fram till detta. Härigenom ges projektörerna och framförallt anbudsräknarna vid en entreprenad möjlighet att själva utveckla och utforma de lösningar som mest ekonomiskt uppfyller kraven. 2.3 Intressenterna och intressentanalys Planering och genomförandet av ett byggprojekt påverkar en mängd olika intressen. Positiva effekter kan vara till exempel bättre kommunikationer, bättre boende och en högre levnadsstandard. Dock kommer byggandet av nya hus och anläggningar att medföra varierande grader förändringar på det lokala planet. Representanter för dessa intressen utgörs av byggprojektets intressenter. En intressent kan definieras som en grupp eller en individ som kan påverka eller är påverkad av ett projekts genomförande. Traditionellt är det den kommunala planeringsprocessens uppgift att via regler och förordningar hantera intressemotsättningar och avväga olika intressen mot varandra. Det har dock visat sig att den formella planprocessen inte fullt ut klarar denna uppgift. Konflikter uppstår ändå och tar sig ofta uttrycket att berörda intressenter överklagar kommunens beslut att godkänna ett byggprojekt. Ofta ses kommunen som ett särintresse bland andra och inte som en objektiv part. Detta skapar en osäkerhet hos byggherrar som avser att utveckla och exploatera en fastighet. Det finns många exempel på tekniskt och ekonomiskt välplanerade projekt som ändå stoppas beroende på en extern påverkan från berörda intressenter. Ett exempel är tunnelbygget genom Hallandsås där projektledare misslyckats i sin process med att hantera olika intressen, huvudsakligen beroende på en bristande analys av hur beslut tagna i projektet påverkade intressenterna. 22

23 Om den potentiella påverkan som ett byggprojekt medför i relation till intressenterna inte kommuniceras till dessa på ett tillfredsställande sätt kan detta leda till kontroverser och konflikter rörande utformning och lokalisering av ett byggprojekt. En förklaring kan vara att fokus ofta är på tekniska och ekonomiska faktorer, medan det för berörda intressenter ofta handlar om sociala och kulturella faktorer som berör deras vardag. Ingenjörer har ofta en tendens att ta beslut på grunder som de tror är professionella och rationella medan de som berörs av beslutet ser det som ett uttryck för politisk makt. Det grundläggande problemet är att om ett byggprojekt skall bli förverkligat kommer vissa intressenter att beröras negativt av detta. Vid genomförandet av ett byggprojekt kommer således inte alla intressentbehov att kunna uppfyllas. Utmaningen för en byggherre är då att genomföra projektet på ett sådant sätt att så många behov som möjligt kan uppfyllas utan att projektets grundläggande målsättning blir lidande. För att uppnå detta krävs en noggrann analys av intressenterna och deras behov. En tillfredsställande process av att hantera olika intressenter bör grundas i en förståelse av den komplexitet som finns inbyggd i berörda intressenters påverkan på genomförandet av ett byggprojekt. Denna påverkan är även föränderlig över byggprojektets livscykel vilket innebär att analysen av intressenters påverkan måste göras ett flertal gånger under livscykeln av ett projekt. De kontroverser som kan observeras i många bygg- och anläggningsprojekt beror till stor del på missförstånd och en bristande hantering av intressentbehov. En process av att hantera intressentbehov bör ha det övergripande syftet av att korrekt kommunicera både negativa och positiva aspekter av byggprojektet. Utmaningen för byggherren är då att genomföra projektet och kommunicera projektbeslut på ett sådant sätt att intressenternas upplevda nytta och negativa påverkan stämmer överens med den verkliga nyttan och påverkan. Intressentperspektivet är även en relevant del av konceptet om en hållbar samhällsutveckling. En hållbar utveckling innebär att väga samman miljömässiga aspekter med ekonomiska och sociala. En analys av intressentbehov kan därför med fördel användas som utgångspunkt för att göra hållbara val vid genomförandet av byggprojekt. Byggherren, beställaren och intressenterna Beställarens roll har ofta stora likheter med en spindel som snabbt intar en central position, gör sin insats och därefter positionerar sig vid sidan i avvaktan på att en ny insats behöver göras. Beställaren leder anskaffningen av en tjänst till någon som i sin tur låter andra bruka den. Tjänsten utförs av en entreprenör som ofta är en extern organisation även om det i större organisationer förekommer olika former av interna upphandlingar. Beställaren måste agera under beaktande av samhällets regler och i en omvärld som särskilt för offentliga upphandlare är starkt reglerad. I praktiken måste olika typer av standarder som förekommer i bygg- och fastighetssektorn beaktas för att samarbetet med entreprenörerna skall fungera störningsfritt. För att verkställa anskaffningen i bygg- och fastighetssektorn måste beställare hantera olika aktörers intresse. Huvudaktörerna är vanligen fastighetsägaren, brukarna och/eller kunderna och entreprenörerna. Intressentanalys - Bristande förankring kan ge problem Det finns många projekt där den bristande förankringen hos projektets intressenter under projektets genomförande medfört stora komplikationer. Med intressent menas grupp eller individ som kan påverka eller är påverkad av genomförandet av ett projekt. I samband med genomförande av ett upphandlat byggprojekt eller förvaltningstjänst påverkas detta av intressenter liksom att intressenter blir påverkade. En beställare måste i samband med 23

24 genomförandet hantera dessa intressenter. En del av denna hantering sker genom formella beslut men i praktiken har det visat sig att om beställaren vill säkerställa ett framgångsrikt genomförande krävs en medveten intressenthantering. De formella beslut vid exempelvis genomförande av ett husbyggnadsprojekt såsom samråd under planarbetet och underrättelse om beviljat bygglov visar sig ofta inte vara tillräckliga som förankring. Många intressenter reagerar sent och kraftfullt. Om de inte kan stoppa ett projekt så de ofta försena det och skapa badwill för projektet. Nedan några exempel på hur viktigt det är med intressenthantering. I samband med byggande av tunneln genom Hallandsås fanns alla formella beslut för ett genomförande. Vissa grannar påpekade den olämpliga dragningen och att de specifika geologiska förhållandena skulle ge problem. Grannarna råkade dessutom ha sällsynt goda kunskaper om de geologiska förhållandena. Projektledningen bad grannarna dra åt ett varmare land och hänvisade till att det fanns formella beslut. Alla grannar blev mot bakgrund av denna hantering negativa till projektet och när det uppstod tekniska problem så valde grannarna att kalla in media i stället för att hjälpa projektledningen. Kostnadsökningarna som följd av den nonchalanta grannhanteringen beräknas bli 10 miljarder SEK. Vid genomförandet av Citytunneln i Malmö utarbetades rutiner för intressenthantering. I praktiken innebar det exempelvis att om en person vill komma i kontakt med någon som ansvarig vid Citytunneln exempelvis på grund av att borrmaskinen störde på något sätt så fanns ett telefonnummer och en kontaktperson som kunde ta hand om intressenten. Kontaktpersonen kunde om så erfordrades omedelbart åka ut och samtala med den person som blivit störd. Kontaktpersonen hade dessutom befogenhet att stoppa den verksamhet som var störande. Alla grannar informerade under framdriften och erbjöds tillfällig annan bostad om det skulle behövas. Attitydundersökningar genomfördes kontinuerlig under projektets genomförande som stöd för intressenthanteringen bland annat i syfte att ha kontroll på hur intressenterna betraktade projektet. Intressentanalys ger ett beslutsunderlag I de flesta fall kan de formella processerna såsom planprocess, bygglovprövning hantera externa intressenters behov tillfredställande. En analys av externa intressentbehov och intressenternas möjlighet att påverka kan ses som ett väsentligt moment i beslutsprocessen. I sammanhanget kan noteras att Konflikter beror ofta på hur intressenternas upplever situationen. Ett erkännande av intressenternas behov är väsentligt. Förhandlingsutrymmet måste tydligt definieras. Ett besluts konsekvenser med avseende på externa intressenter bör analyseras. Det finns ett behov av förståelse av den komplexitet som finns rörande externa intressentbehov. 24

25 En intressanthantering förutsätter att det finns medel som: En fungerande kommunikation mellan berörda intressenter. Mätverktyg och metoder för att göra en intressentanalys. En intressentanalys kompletterat med konsekvensanalyser ger beställaren det nödvändiga underlaget för att beställningens skall genomföras utan att intressenter störs. Intressentanalysen inleds med en osäkerhetsbedömning vid vilket genomförandets styrkor och svagheter ställs mot möjligheter och hot i omvärlden. En kartläggning bör alltid göras med syfte att bestämma hur stort intresset hos olika intressenter är för att påverka projektets beslutsprocess. Vidare måste fastställas om intressenterna har makt och medel att påverka. Analysen kan göra med hjälp av med matris som redovisas i figur 2.7. Figur 2.7. Modell för att klassificera intressenterna och hur de skall hanteras. Analys av intressentpåverkan behöver innehålla en bedömning av intressenternas: Nivå på intressentpåverkan. Sannolikhet för påverkan. Intressentattribut. Syn på projektet o Behov och krav o Motståndare eller förespråkare Eftersom intressenternas inställning varierar över tid måste intressentanalyserna upprepas. Det största hotet mot en tjänst som skall genomföras är oförmåga att kommunicera. Detta måste motverkas genom att kommunicera med rätt intressent vid rätt tidpunkt.genomförandet av intressentanalys med tillhörande åtgärder minskar riskerna för ett projekt avsevärt. 25

26 2.4 Riskhantering Riskhantering går ut på att behandla osäkerheter genom hela projektet. Syftet med riskrelaterade processer är att minimera konsekvenserna av potentiella negativa händelser samt att maximera möjligheterna till förbättringar. Det vill säga att risk ur ett projektledningsperspektiv skall behandla både negativa och positiva aspekter av projektet. Det övergripande målet med riskhantering kan sägas vara att överföra potentiella risker i projektet till möjligheter för projektets genomförande. De riskrelaterade processerna är: Riskidentifiering, bestämma riskhändelser i projektet. Riskbedömning, utvärdera sannolikheten för riskhändelser samt riskhändelsernas konsekvenser för projektet. Riskbemötande, utarbeta planer för att bemöta risker. Riskstyrning, förverkliga och revidera planerna. Riskidentifiering innebär att identifiera risker (se figur 2.9) och metoder i projektprocessen för att bestämma när acceptabla gränser har passerats. Erfarenhetsåterföring och datainsamling från tidigare projekt bör användas i riskidentifieringen. Riskidentifieringen bör utföras vid projektinitieringen, samt vid lägesavstämningar. Problem och möjligheter i förankringsprocessen bör vara en naturlig del av riskidentifieringen. Problemet vid identifiering av risker är att många möjliga risker kan identifieras och noteras. En begränsning i urvalet måste göras vilket kan få till följd att en risk som borde beaktas tappas bort. Metoder för riskidentifieringen kan vara checklistor, flödesscheman samt intervjuer. Intervjuer med olika intressenter till exempel en lokalbefolkning är nödvändiga som hjälp att identifiera risker som annars inte upptäckts. Riskidentifiering Externa och oförutsägbara Naturkatastrofer Bieffekter Externa och förutsägbara Marknadsrisker Operationella Miljörisker Sociala risker Valutaförändringar Inflation Skatter och avgifter Figur 2.8. Flödesschema för riskidentifiering Interna och Icke tekniska Ledning och styrning Kostnader Likviditet Förlorade möjligheter Tekniska Teknologiska förändringar Prestation Teknologispecificerade risker Design Projektets storlek och och komplexitet Juridiska Licenser Patenträtt Avtal Extern tvist Intern tvist 26

27 Exempel: Checklista för upphandling av entreprenör: En checklista för den enskilda upphandlingen kan uppdateras under genomförandet. Med hjälp av checklistan underlättas möjligheten att finna potentiella risker. Exempel på frågor i checklista: 1. Är den totala uppdragstiden lång? 2. Har entreprenören andra uppdrag som kan störa det beställde uppdraget? 3. Är färdigställandetidpunkten för tjänsten orubblig? 4. Är entreprenörens förmåga att leverera beroende av andra företags leveranser? 5. Finns kompetent personal hos entreprenören som kan utföra tjänsten? 6. Kommer den köpta tjänsten att påverka många människor? 7. Kommer den köpta tjänsten att medföra förändringar i den egna organisationen? 8. Finns det risk att någon nyckelperson lämnar projektet? Checklistan revideras i samband med varje upphandling och den kan ses som en del av företagets kunskapsuppbyggnad. Vid utvärderingen av upphandlingen kan samma checklista användas. Utseendet på listan varierar med karaktären på upphandlingen. En identifiering av risker görs vanligen genom en brainstorm och en grupp av personer eftersom det inledningsvis gäller att hitta så många risker som möjligt. Riskbedömningen innebär att riskhändelsens sannolikhet och konsekvens skall bedömas med hänsyn till historiska data och erfarenheter från tidigare projekt. Kriterier och tekniker som används skall dokumenteras, samt bör kvantitativa analyser kombineras med kvalitativa. Riskbedömningen bör ge resultat som gör att projektledningen kan bedöma vilka möjligheter skall försöka uppnås och vilka risker som skall beaktas, samt vilka möjligheter som skall ignoreras och vilka risker som skall accepteras. En metod för riskbedömning går ut på att bedöma sannolikheten S och konsekvensen K för en risk, och utifrån detta kan ett riskvärde R beräknas, oftast används en skala för att bedöma sannolikhet och konsekvens. Genom att placera in sitt riskvärde i en matris (se figur 2.9) kan risken bedömas och beslut kan tas om hur risken skall hanteras. 27