Försöksverksamhet med. videokonferens DV-RAPPORT 2004:1. Redovisning av ett regeringsuppdrag

Transkript

1 Försöksverksamhet med videokonferens DV-RAPPORT 2004:1 Redovisning av ett regeringsuppdrag

2 Producerad av Informationssekretariatet, Domstolsverket, diarienummer Tryckt av Tabergs tryckeri AB, Jönköping, mars 2004

3 Försöksverksamhet med videokonferens i allmän förvaltningsdomstol Slutredovisning 1 Sammanfattning Uppdraget Försökslagstiftningen Genomförandet av uppdraget Projektorganisation m.m Installationer Utvärdering av försöksverksamheten Rapportering Länsrätten i Uppsala län Länsrätten i Gävleborgs län Länsrätten i Blekinge län Kammarrätten i Jönköping Länsrätten i Norrbottens län Länsrätten i Skåne län Rapporter från de allmänna domstolarna Övriga synpunkter från domstolarna Information om möjlighet till videokonferens Nyttjandegraden Tekniska problem Erfarenheter under försöksperioden Utrustning vid förvaltningsdomstol som inte är samlokaliserad Kostnader Permanentning av lagstiftningen Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 2 Slutrapport videokonferens allmän förvaltningsdomstol Enkät allmänna förvaltningsdomstolar som utrustats med videokonferensutrustning Enkät allmänna förvaltningsdomstolar som inte utrustats med videokonferensutrustning 1 (14)

4 1 Sammanfattning Den 1 april 2001 trädde försökslagstiftningen om videokonferens i allmän förvaltningsdomstol i kraft. Försökslagstiftningen gäller, efter förlängning, till och med den 31 december Genom försökslagstiftningen har det införts en möjlighet att under vissa förutsättningar använda videokonferens vid handläggning av mål och ärenden i allmän förvaltningsdomstol. Domstolsverket har av regeringen genom beslut den 1 februari 2001 fått i uppdrag att genomföra och utvärdera försöksverksamheten. Hittills har åtta allmänna förvaltningsdomstolar fått tillgång till videokonferensutrustningar i en förhandlingssal/ett vittnesrum. Användningen av videokonferens har varit mycket blygsam. Verket har endast fått in rapporter om åtta tillfällen då försöksdomstolarna använt videokonferens. Vid de tillfällen då videokonferens har använts har denna möjlighet uppfattats som positiv av rätten och av dem som närvarat genom videokonferens. Genom att alltfler myndigheter, privata företag och organisationer skaffar sig videokonferensutrustning för att effektivisera det interna arbetet och för att minska på resandet ökar möjligheterna att framöver använda videokonferens i domstol. I takt med spridningen av videokonferenstekniken i samhället i övrigt kan man också förvänta sig att parter och förhörspersoner alltmer kommer att ta egna initiativ till deltagande vid förhandlingar och sammanträden vid domstol genom videokonferens. För att ytterligare sprida information om möjligheten till videokonferens är det viktigt att domstolarna verkar aktivt för användningen av videokonferens. Fortfarande är dock spridningen av videokonferensanläggningar på olika platser i landet låg. Detta i föreningen med att de allmänna förvaltningsdomstolarna har betydligt färre sammanträden än de allmänna domstolarna har bidragit till att användningsområdet inte blivit så stort. Under perioden har det också funnits tekniska problem med bl.a. kommunikationsstörningar och ljudproblem. Under försöksperioden har de domstolar som fått videokonferensanläggning enligt det koncept som togs fram efter 2001 års upphandling således haft betydande tekniska problem med bl.a. kommunikationsstörningar, signalproblem mellan pekskärm och styrsystem och ljudproblem. En hel del av dessa problem har kunnat åtgärdats men det föreligger fortfarande tekniska brister. Arbetet med att lösa dessa brister fortgår. DV bedömer att det finns många fördelar med att använda videokonferens i allmän förvaltningsdomstol både när det gäller effektivitetsaspekter och när det gäller ökad tillgänglighet till domstolarna. Särskilt i de fall där det är stora avstånd till domstolen kan deltagande genom videokonferens innebära betydande fördelar för parter och vittnen m.fl. berörda personer. Enligt DV:s mening bör försökslagstiftningen permanentas. Med hänsyn till den låga användningen av videokonferens i de allmänna förvaltningsdomstolarna är det ännu för tidigt att göra en slutlig bedömning av hur ofta videokonferens kommer att användas vid dessa domstolar och hur stora besparingar som kan göras genom deltagande via videokonferens istället för genom personlig inställelse. Införandet av videokonferenstekniken är förenat med betydande investeringar. Inledningsvis bör videokonfe- 2 (14)

5 renstekniken enligt DV:s uppfattning införas vid de domstolar som har gemensamma lokaler med allmän domstol för att på så sätt möjliggöra ett mer frekvent utnyttjande av tekniken. På lång sikt bör naturligtvis alla allmänna förvaltningsdomstolar få tillgång till tekniken. Möjligheterna till nyttjande av andra myndigheters anläggningar bör tas tillvara, liksom möjligheten att vid behov hyra videokonferensanläggning. För att öka användningen av videokonferens i domstolarna, men även i samhället i övrigt, bör en lista över vilka myndigheter, företag och organisationer som har videoutrustning tas fram och göras allmänt tillgänglig. Ett sådant uppdrag skulle kunna ges till t.ex. Statskontoret. 3 (14)

6 2 Uppdraget DV fick den 1 februari 2001 regeringens uppdrag att genomföra och utvärdera den av riksdagen beslutade försöksverksamheten med videoteknik i allmän förvaltningsdomstol. Regeringen anger i sitt beslut att DV:s uppdrag att utvärdera försöksverksamheten skall ske bl.a. genom att verket samlar in information som visar i vilken utsträckning videokonferens har kommit till användning i domstolarna samt de andra uppgifter verket anser vara av betydelse för bedömningen av försöksverksamheten. Utvärderingen skall även innehålla en redovisning av hur tekniken har fungerat. Enligt regeringens beslut skall DV senast den 15 september 2002 lämna en delrapport med en preliminär bedömning av försöksverksamheten och senast den 1 juni 2003 lämna en slutrapport avseende hela perioden. Slutrapporten skall innehålla en bedömning av hur försöksverksamheten har fungerat, hur stora kostnaderna beräknas bli och om några eventuella besparingar i fråga om utgifter för ersättningar för inställelse kan göras om videokonferenstekniken permanentas och införs i alla allmänna förvaltningsdomstolar. Regeringen har under försöksperioden utsträckt tiden för att lämna slutredovisning till den 1 februari Redovisningen skall ske vid ett tillfälle. 4 (14)

7 3 Försökslagstiftningen Genom försökslagstiftningen har det införts en möjlighet att använda videokonferens vidhandläggning av mål i allmän förvaltningsdomstol. Parter får delta i muntlig förhandling genom videokonferens om det är lämpligt med hänsyn till ändamålet med partens inställelse och övriga omständigheter eller om den muntliga förhandlingen annars skulle medföra kostnader eller olägenheter som inte står i rimligt förhållande till betydelsen av att parten inställer sig i rättssalen. Bevisning, t.ex. vittnesförhör, får tas upp genom videokonferens om det är lämpligt med hänsyn till bevisningens art och övriga omständigheter eller om bevisupptagningen enligt reglerna i förvaltningsprocesslagen (1971:291) skulle medföra kostnader eller olägenheter som inte står i rimligt förhållande till betydelsen av att bevisningen tas upp på ett sådant sätt. Syftet med lagstiftningen är att ge domstolarna ett redskap som möjliggör en mer flexibel handläggning av mål och ärenden och att erbjuda medborgarna ökad tillgänglighet till domstolarna. För att få fram ett så brett underlag som möjligt inför det slutliga ställningstagandet rörande videokonferens har tillämpningsområdet enligt förarbetena gjorts tämligen omfattande. Personlig närvaro skall dock fortfarande vara huvudregel och deltagande i förhandling genom videokonferens skall endast komma ifråga om den som skall delta inte motsätter sig det. Regeringen har i förordningen (2001:38) om försöksverksamhet med videokonferens i allmän förvaltningsdomstol, efter förslag från DV, beslutat vid vilka domstolar deltagande genom videokonferens får ske. Försökslagstiftningen omfattade från början Kammarrätten i Göteborg, Kammarrätten i Sundsvall, Kammarrätten i Jönköping, Länsrätten i Uppsala län, Länsrätten i Skåne län, Länsrätten i Värmlands län, Länsrätten i Gävleborgs län, Länsrätten i Norrbottens län, Länsrätten i Kalmar län och Länsrätten i Blekinge län. Försökslagstiftningen har under försöksperioden utökats till att även omfatta Länsrätten i Östergötlands län och Länsrätten i Jönköpings län. Av de 12 domstolar som nu omfattas av försökslagstiftningen har åtta domstolar tillgång till videokonferensutrustning i en förhandlingssal och i ett vittnesrum eller motsvarande. En domstol har endast tillgång till videokonferensutrustning i vittnesrum. Sex av försöksdomstolarna har gemensamma förhandlingslokaler med en tingsrätt och videokonferensutrustningarna kan vid dessa domstolar utnyttjas av såväl länsrätt som tingsrätt. Försökslagstiftningen gäller efter förlängning till den 31 december (14)

8 4 Genomförandet av uppdraget 4.1 Projektorganisation m.m. Arbetet med att genomföra och utvärdera försöksverksamheten med videokonferens i allmän förvaltningsdomstol har skett inom ramen för det projekt som bedrivits för försöksverksamheten i allmän domstol (nedan kallat videoprojektet). I projektgruppen ingår numera Niclas Alenbratt, projektledare, IT-handläggarna Lena Fäldt och Jan Sehlstedt samt hovrättsassessorn Daniel Haraldsson. En intern referensgrupp med företrädare för de domstolar som deltar i försöksverksamheten för de allmänna förvaltningsdomstolarna bildades under våren Den externa referensgruppen som knutits till videoprojektet med deltagare från Rikspolisstyrelsen, Riksåklagaren, Kriminalvårdsstyrelsen, Rättsmedicinalverket samt Sveriges advokatsamfund har inför starten av försöksverksamheten för de allmänna förvaltningsdomstolarna utökats med företrädare för Riksskatteverket och Riksförsäkringsverket. Projektgruppen har under projekttiden haft flera möten med de olika referensgrupperna. I detta sammanhang kan nämnas att Kriminalvårdsstyrelsen under maj månad 2001 skickade ut en skrivelse till samtliga allmänna förvaltningsdomstolar som deltar i försöket med information om möjligheterna för företrädare för kriminalvården att delta vid förhandling genom videokonferens. Genom ett sådant deltagande skulle enligt Kriminalvårdsstyrelsen avsevärda tidsbesparingar kunna göras för företrädarna för kriminalvården. 4.2 Installationer Länsrätterna i Blekinge, i Uppsala och i Norrbottens län har alla gemensamma lokaler med en tingsrätt som ingår i försöksverksamheten med videokonferens i allmän domstol och de här länsrätterna har alltsedan försöksperioden för de allmänna förvaltningsdomstolarna inleddes haft tillgång till videokonferenstekniken i förhandlingssal. Länsrätten i Kalmar län har alltsedan försöksperioden inleddes haft tillgång till den videokonferensutrustning som finns i ett vittnesrum vid Kalmar tingsrätt. För att förse övriga försöksdomstolar med utrustningar påbörjades under början av 2001 en upphandling av ett ramavtal för avrop av funktioner för domstolstele, teknik för presentation och videokonferens. I september 2001 ingick DV ett ramavtal med en ny leverantör. Den första pilotinstallationen med den nya leverantören genomfördes vid Kammarrätten i Jönköping. Inför denna installation utvecklade projektgruppen tillsammans med den nya leverantören ett nytt koncept för rättssalsteknik med en kombinerad och i salen integrerad utrustning för presentation och videokonferens. Det nya konceptet bygger på att den befintliga utrustningen för domstolstele, som är föråldrad, byts ut och ersätts med ny teknik. I den nya utrustningen för domstolstele ingår liksom tidigare funktioner för ljudförstärkning med mikrofoner, högtalare och ljudmixers samt funktioner för pårop, medlyssning, telefonkonferens, ljudinspelning (på analog bandspelare), indikering av förhandling pågår, stängda dörrar och kalla vaktmästare. I domstolstelen kan även ingå integrerad tolkfunktion. 6 (14)

9 I domstolstelen har integrerats teknik för presentation och videokonferens. Denna teknik har så mycket som möjligt av estetiska och praktiska skäl integreras i salens inredning. De tekniska funktionerna har samordnats i ett styrsystem, som styrs från en pekskärm. En av de erfarenheter som gjorts i videoprojektet är att det är mycket viktigt att de tekniska funktionerna i salen kan styras på ett enkelt sätt som inte kräver alltför mycket uppmärksamhet eller tekniskt kunskap från användaren. Ett samordnat styrsystem har därför bedömts som angeläget. Projektgruppen har tillsammans med leverantören utvecklat pekskärmens gränssnitt mot användaren. I salen installeras vid parternas platser inkopplingspunkter för PC, dokumentkamera, videobandspelare och ljud. En dokumentkamera och en videobandspelare på en rullbar hurts hör till utrustningen. Den oftast använda lösningen för visning är att bilder (föremål, dokument, Power Point presentationer, videofilmer) visas med projektorer mot två fast upphängda, motordrivna dukar. När detta inte är möjligt på grund av salens utformning, sker visningen på infällda skärmar i borden eller på stora plasmaskärmar. Den lösning för videokonferens som DV har valt bygger på att man använder 4-5 rörliga videokameror i salen. Kamerorna kan styras manuellt från pekskärm eller med röststyrning och man kan under en förhandling växla mellan dessa sätt. Kamerorna kan riktas mot enstaka personer, vilket ger god ögonkontakt med den som man har videokonferens med. De anläggningar som installerats i enlighet med detta nya koncept kommunicerar inom domstolsväsendet över datanätet, men det går också bra att kommunicera med ISDN-anläggningar inom och utom domstolsväsendet. Avsikten med att gå över till att kommunicera över datanätet har varit att få en förbättrad överföringskvalitet. Efter att pilotinstallationen vid Kammarrätten i Jönköping avslutats under våren 2002 genomfördes vid Länsrätten i Skåne län i Malmö installation av presentations - och videokonferensteknikutrustning. Anläggningen blev klar under sommaren Förutom utrustningen i länsrättens lokaler i Malmö installerades under 2003 en vittnesrumsutrustning i länsrättens lokaler i Kristianstad. I samband med ombyggnationen av Högsta domstolen flyttades under hösten 2002 Högsta domstolens videokonferensanläggning till Länsrätten i Värmlands län. Länsrätten i Östergötlands län och Länsrätten i Jönköpings län har i samband med ombyggnationer/nybyggnationer utrustats med presentations och videokonferensteknik och installationerna vid de här domstolarna har varit klara sedan början av Installationerna har tagit betydligt längre tid än planerat och det har funnits tekniska problem med bl.a. kommunikationsstörningar, signalproblem mellan pekskärm och styrsystem och ljudproblem. Projektgruppen har haft täta kontakter med leverantören som genomfört felsökningar och därefter successivt vidtagit åtgärder. Sedan en tid tillbaka har DV ingått ett supportavtal genom vilket domstolarna har möjlighet att få snabb teknisk support. Trots de genomförda åtgärderna kvarstår en del allvarliga tekniska brister. Arbetet med felsökning och åtgärdande fortsätter. 7 (14)

10 5 Utvärdering av försöksverksamheten 5.1 Rapportering För att göra en utvärdering av försöksverksamheten möjlig har domstolarna ombetts att lämna uppgifter om användningen av videokonferens till DV. Särskilda rapporteringsrutiner har tagits fram av projektgruppen i samråd med den interna referensgruppen. Rapporteringsblanketter finns tillgängliga på projektets webbplats. Rapportering från domstol skall ske enligt följande rutiner. Rutin 1 - Domstolen skall så snart en fråga har uppkommit om att använda videokonferens rapportera domstolens beslut i frågan (bifall eller avslag/återkallat) till DV. Rutin 2 - När videokonferens har använts i ett mål/ärende skall domstolen rapportera även detta till DV samt besvara i blanketten ställda frågor, se bilaga 1. Försöksdomstolarna har skickat in tre rapporter om beslut i fråga om videokonferens (rutin 1) samt åtta rapporter om genomförda videokonferenser (rutin 2). Nedan redogörs för det samlade resultatet av rapporteringen per domstol Länsrätten i Uppsala län Länsrätten i Uppsala län har använt videokonferens vid fyra tillfällen. Totalt har fyra parter och ett vittne närvarat genom videokonferens. Sammanlagt har videokonferens använts i ca 10 timmar. Användningen av videokonferens har vid ett tillfälle initierats från rättens sida. I övriga fall har initiativet till videokonferens kommit från rättshjälpsbiträde/ombud eller offentligt biträde/ombud. Videokonferens har i två fall hållits därför att den som skulle närvara annars hade haft svårt att inställa sig och i två fall till följd av effektivitetsskäl. Samtliga fyra förhandlingar har avsett mål om verkställighet enligt 21 kapitlet föräldrabalken. Förhandlingarna har hållits mot videokonferensutrustning belägen vid domstol i Malmö. Länsrätten har på frågan om uppskattade besparingar angett att det är svårt att uppskatta de besparingar som skett till följd av att videokonferens använts. Besparingen för en part som närvarat per videokonferens från Malmö har vid ett tillfälle uppskattats till kr. Första gången länsrätten skulle genomföra en videokonferens fungerade inte uppkopplingen. Efter att länsrätten kontaktat supporten åtgärdades felet snabbt och förhandlingen kunde genomföras. Vid övriga tillfällen har inga tekniska problem förekommit. Processmaterialet har av länsrätten upplevts vara lika bra som vid personlig inställelse Länsrätten i Gävleborgs län Länsrätten i Gävleborgs län har använt videokonferens vid ett tillfälle. Länsrätten som ännu inte utrustats med egen videokonferensanläggning lånade vid detta tillfälle lokaler och utrustning av länsstyrelsen i Gävle. Vid förhandlingen, som avsåg ett kriminalvårdsmål, deltog företrädare för Kriminalvårdsstyrelsen från en videokonferensutrustning placerad vid Norrköpings tingsrätt. Länsrätten initierade användningen av videokonferens för att spara tid för part. Videokonferensen pågick en timme och tekniken fungerade enligt länsrätten bra. Kriminalvårdsstyrelsen har uppgett att medverkan via videokonferens fungerat utmärkt. 8 (14)

11 Besparingen till följd av att videokonferens användes har av länsrätten uppskattats till kr. Förhandlingen hölls inom stängda dörrar. Länsrätten anser att processmaterialet vid förhandlingen blev lika bra som den hade blivit vid personlig inställelse Länsrätten i Blekinge län Länsrätten i Blekinge län har använt videokonferens i rättegång vid ett tillfälle, vid en förhandling i ett LVU-mål. Länsrätten initierade användningen av videokonferens, eftersom parten som närvarade via videokonferens hade svårt att inställa sig personligen samt av effektivitetsskäl. Videokonferensen varade i ca en timme och den som hördes deltog via videokonferens från Länsrätten i Värmlands län. Länsrätten har rapporterat att inga tekniska problem förekom vid videokonferensen. Videokonferens användes samtidigt som förhandlingen hölls inom stängda dörrar. Detta medförde enligt domstolen inte några problem Kammarrätten i Jönköping Kammarrätten i Jönköping har använt videokonferens vid ett tillfälle. Anledningen till att videokonferens användes var att målet, ett psykiatrimål, kunde avgöras snabbare på detta sätt. En part och en chefsöverläkare var närvarade genom videokonferens från ett sjukhus i Västervik. Ljudet vid videokonferensen var mycket dåligt, varför kammarrätten vid förhandlingen övergick till telefonsammanträde. Förhandlingen hölls inom stängda dörrar och pågick i 15 minuter. Kammarrätten har uppskattat besparingen på grund av videokonferens/telefon till kr Länsrätten i Norrbottens län Länsrätten i Norrbottens län har vid ett tillfälle använt videokonferens. Det var fråga om ett LVU-mål i vilket en part, den unge, närvarade per videokonferens från en anläggning tillhörande Militärdistriktet Gotland i Visby. Den unge var folkbokförd i Luleå men befann sig vid tillfället på ett behandlingshem på Gotland. Det offentliga biträdet deltog i Luleå. Förhandlingen hölls inom stängda dörrar och tog 30 minuter. Några tekniska problem förekom inte. Rätten ansåg inte att processmaterialet påverkades genom att parten hördes per videokonferens. I fall videokonferens inte hade hållits hade den unge, jämte två medföljande vårdare, fått transporteras med ett chartrat flygplan från Gotland till Luleå Länsrätten i Skåne län Länsrätten i Skåne län har haft i vart fall ett sammanträde utsatt i vilket man planerat att använda videokonferens. Sammanträdet fick emellertid ställas in. Länsrätten har dock använt videokonferens vid möte inom den egna domstolen mot länsrättens lokaler i Kristianstad. Länsrätten har också använt videokonferens vid möte med DV:s utvecklingsgrupp i Stockholm. 5.2 Rapporter från de allmänna domstolarna Försöksverksamheten med videokonferens i allmän domstol har pågått sedan den 1 januari Numera har 12 allmänna domstolar tillgång till videokonferensutrustning i förhandlingslokal och i vittnesrum. Därutöver har tre allmänna domstolar tillgång till videokonferensutrustning i vittnesrum. I slutrapporten - Försöksverksamhet med videokonferens i allmän domstol, (DV-rapport 2002:5), angavs att 115 rapporter om genomförda videokonferens kommit in till verket till och med den 1 maj Ytterligare rapporter har efter det att slutrapporten getts in till regeringen kommit in avseende perioden fram till och med den 1 maj Till DV har nu kommit in 54 rapporter för år 2000, 69 rapporter för år 2001, 55 rapporter för år 2002, 65 rapporter för år 2003 och 2 rapporter för år Sammanlagt 9 (14)

12 har alltså 245 videokonferenser rapporterats till DV från de allmänna domstolarna. Någon större ökning av användningen av videokonferens har inte skett utan användningsfrekvensen vid de allmänna domstolarna har varit ungefär på samma nivå under de fyra år som försöket hittills har pågått. 5.3 Övriga synpunkter från domstolarna För att komplettera de uppgifter som DV har fått genom rapporterna från försöksdomstolarna har inför slutrapporten enkäter skickats ut till de försöksdomstolar som erhållit videokonferensutrustning, bilaga 2, samt till de som inte erhållit videokonferensutrustning, bilaga 3. Projektgruppen har också i november 2003 hållit ett möte med de domstolar som har utrustats med videokonferensanläggningar för att bl.a. diskutera de erfarenheter som domstolarna fått under försöksperioden. Slutrapporten har gått på remiss till samtliga allmänna förvaltningsdomstolar. Nedan redovisas vad som i huvudsak har framkommit genom enkätsvaren, remissyttrandena samt vid mötet i november Under rubrikerna informationsspridning, nyttjandegraden, tekniska problem och erfarenheter under försöksperioden har de synpunkter som kommit in från domstolarna samlats Information om möjlighet till videokonferens En domstol har uppgett att man under målens handläggning muntligen och skriftligen gett information till parter och förhörspersoner om möjligheterna till videokonferens. Fem domstolar har uppgett att de inte lämnat någon sådan särskild information. Vid en domstol har en visning av systemet för allmänheten förekommit. Detta resulterade även i en artikel i lokalpressen. En domstol har uppgett att möjligheten till videokonferens, i olika sammanhang, inofficiellt har diskuteras med advokater som brukar anlitas i länsrättens mål. Fem domstolar har uppgett att de inte har haft särskilda kontakter med ombud eller andra vanligt förekommande personer i domstolen om möjligheterna till videokonferens. Sådan information har dock i ett av dessa fall lämnats av den tingsrätt som aktuell länsrätt är samlokaliserad med Nyttjandegraden Fem domstolar har uppgett att de inte använt sig av möjligheten till videokonferens eftersom det finns för få anläggningar att kommunicera med. Tre domstolar har uppgett att målens art är en av anledningarna till att användningen inte har varit större. Vidare har det framförts att de som skall delta vid en förhandling oftast befinner sig i närheten av den ort där förhandlingen skall hållas. En domstol har framhållit att rätten ofta vill se personerna i salen samt att några propåer om videokonferens från parter eller ombud inte har kommit. Två domstolar har uppgett att de inte har använt sig av videokonferens därför att anläggningarnas tillförlitlighet har varit för dålig. En av försöksdomstolarna har uppgett att användningen av videokonferens skett i den omfattning som är möjligt. Flera av domstolarna har den uppfattningen att videokonferens kunde ha använts mer. Mål enligt 21 kap. föräldrabalken har lämnats som exempel på mål som är lämpliga för videokonferens. Domstolarna har framfört olika förslag på vad som kan göras för att öka nyttjandegraden och användningen av videokonferens. De olika åtgärder och aktiviteter som föreslagits är följande; 10 (14)

13 information till domstolspersonalen om möjligheten till videokonferens information till advokaterna om möjligheten till videokonferens information om möjligheterna till videokonferens skickas till parter och förhörspersoner information om att domstolen har videokonferensanläggning läggs ut på domstolarnas lokala hemsidor. De som skall närvara vid förhandling har då möjlighet att ta egna initiativ till att delta genom videokonferens. genom en placering av videokonferensutrustningen i mindre salar vid domstolen och inte i den största som oftast är uppbokad ges möjligheter till ett mer frekvent användande nyttjandet ökar om domstolen har tillgång till videokonferensutrustning i de egna lokalerna den ordinarie domarutbildningen samt fiskalsutbildningen bör innehålla utbildning avseende videokonferens Tekniska problem Två av försöksdomstolarna har uppgett att videokonferensutrustningarna har fungerat utan några tekniska problem. En domstol har påpekat att det varit uppkopplingsproblem vid två tillfällen när andra anläggningar försökt koppla upp sig mot domstolen. Vid egna tester vid denna domstol har dock videokonferensutrustningen fungerat utan tekniska problem. En annan domstol har uppgett att tillförlitligheten på anläggningen är dålig. De problem som varit har åtgärdats men nya eller liknande problem har återkommit. Samma domstol har även påpekat att anläggningen är känslig och att man ofta behöver starta om anläggningen för att den skall fungera. Möjligheten att korrigera ljudvolymen måste förbättras. En annan domstol har uppgett att man inledningsvis hade tekniska problem. Till följd av detta har utrusningen därefter inte använts Erfarenheter under försöksperioden Fyra domstolar har uppgett att de utöver tekniska problem inte har stött på några problem i anledning av användningen av videokonferensutrustningen. En domstol ser det som ett problem att videokonferens inte finns på tillräckligt många orter samt att den som skall höras genom videokonferens därför ändå får resa. Två domstolar har uppgett att de personer som har närvarat via videokonferens har uppfattat detta positivt samt att det inte har förekommit att person i stället för att höras per videokonferens begärt att få inställa sig i rättssalen. En domstol har uppgett att en person ville ha telefonförhör i stället för videokonferens. Detta för att personen inte skulle behöva resa till en ort med videokonferensanläggning. Två domstolar har uppgett att sakkunnigförhör är speciellt lämpade för videokonferens. En domstol har därutöver ansett att vittnen är mer lämpade än parter för att höras per videokonferens. En domare vid en av försöksdomstolarna har ansett att videokonferens är olämpligt vid vittnesförhör. Det har även framförts att möjligheterna till att nå förlikning försvåras genom användningen av videokonferens. Länsrätten i Jönköpings län har ansett att användning av videokonferens är särskilt lämpat för mål där länsrätten har hela landet som domkrets (jordbruksmål). En försöksdomstol, som inte har utrustats med videokonferensanläggning i förhandlingssal, har som exempel på situation när möjlighet till videokonferens hade varit önskvärd an- 11 (14)

14 gett följande. Domstolen hade nyligen en LVU-förhandling med en tonåring som fruktade att hennes släktingar skulle utföra repressalier mot henne likt Fadime-fallet. Flickan var omhändertagen och placerad på hemlig ort i en annan del av landet. Länsrätten hade telefonkonferens med flickan och hennes offentliga biträde på advokatens kontor i Stockholm. En videokonferens hade enligt domstolen varit att föredra. Två domstolar menar att det kan finnas en viss risk att processmaterialet försämras när videokonferens används. Den som skall höras inser kanske inte lika lätt allvaret i situationen och respekten för domstolen riskerar att försvagas. De andra domstolar som har besvarat frågan har däremot ansett att det normalt inte finns risk för att processmaterialet blir sämre vid videokonferens än vid personlig närvaro. En domstol uppger att utrustningen fungerar väl för presentation. Två domstolar uppger att de inte har använt presentationsutrustningen. Tre domstolar har uppgett att utrustningen är lätt att använda och att instruktionerna för att använda utrustningen har varit tillräckliga. En domstol har beträffande tekniken anfört att det är bättre att utrustningen integreras i rättssalens möbler än att den står i ett ställ i mitten av golvet Utrustning vid förvaltningsdomstol som inte är samlokaliserad Länsrätten i Göteborg har anfört att om videokonferensteknik inledningsvis endast införs vid de allmänna förvaltningsdomstolar som har gemensamma lokaler med en allmän domstol kommer de största länsrätterna under lång tid inte att kunna utnyttja videokonferens. Dessa domstolar har i jämförelse med mindre förvaltningsdomstolar fler muntliga förhandlingar och borde därför också ha tillgång till tekniken. I fall de större länsrätterna inte utrustas med videokonferensteknik bör det säkerställas att de kan använda utrustning vid andra domstolar på orten. 5.4 Kostnader Vid installationerna av videokonferensteknik har DV som framgått ovan i det nya koncept som använts från och med hösten 2001 byt ut befintlig teknik för domstolstele och integrerat ny domstolstele med funktioner för presentation och videokonferens. Den kostnad som anges för sal med videokonferens (a) nedan avser den sammanlagda kostnaden för att ersätta central teknik för bl.a. pårop, medlyssning och domstolstele med ny modern teknik samt med funktioner för presentation och videokonferens. Kostnaden för att i ett senare skede komplettera en sal som har modern domstolstele och presentationsutrustning med teknik för videokonferens anges också nedan (b) liksom kostnaden för videokonferensutrustningen i vittnesrummet. De kostnadsuppskattningar som lämnas nedan baseras på de kostnader för installationer som följer av det ramavtal som gäller till och med september Investeringskostnaderna anges i intervall eftersom salarna varierar mycket beträffande storlek och utformning. 12 (14)

15 Tekniknivåer m.m. Kostnad (tkr) per enhet Sal med videokonferens (a) inklusive central teknik, domstolstele och integrerad presentationsteknik Senare komplettering med videokonferens (b) Vittnesrum videokonferens (c) Support (f) 10 % för år 1-3 Avskrivningstiden för teknikinvesteringarna är fem år. Förutom investeringskostnader anges ovan även supportkostnader. Utöver dessa kostnader tillkommer även kostnader för förvaltning och de personella resurser som behövs för detta ändamål. I detta sammanhang kan även nämnas att det kan finnas möjligheter att sänka kostnaderna för videokonferenstekniken. Genom att avstå från röststyrning och använda fasta kamerapositioner med bredare utsnitt (hela partsidor, hela rättens bord etc.) kan kostnaderna sänkas. Eftersom denna lösning inte är utvecklad är det inte möjligt att uppskatta hur mycket kostnaderna kan sänkas. En annan kostnadsbesparande åtgärd kan vara att, i stället för pekskärm, använda vanlig PC-skärm med musstyrning. 5.5 Permanentning av lagstiftningen Användningen av videokonferens har som framgått ovan varit mycket blygsam. Vid de tillfällen då videokonferens har använts har denna möjlighet dock uppfattats som positiv av rätten och av dem som närvarat genom videokonferens. Det finns anledning att tro att användningen av videokonferens kommer att öka allt eftersom dels som en följd av krav utifrån de personer som skall delta vid förhandlingar och sammanträden vid domstol, dels genom aktiva åtgärder från domstolarnas sida. Verket arbetar kontinuerligt på att förbättra tekniken och genom en stabil och väl fungerande teknik kan användningen av videokonferenser självklart förväntas öka. DV:s uppfattning är att stora kvalitativa vinster på sikt kommer att kunna göras med hjälp av videokonferenstekniken. Vid förhinder för en part eller ett vittne att genomföra en längre resa till domstolen, kan domstolarna hålla förhör genom videokonferens. På det sättet minskas risken för inställda förhandlingar, med alla de problem som dessa medför. Vidare är kvaliteten på ett förhör genom videokonferens betydligt högre än om förhöret hade hållits per telefon. Detta innebär också att möjligheterna att ersätta den personliga inställelsen ökar. Inte minst kan detta vara lämpligt för personer som av olika anledningar kan ha svårt att genomföra längre resor till en domstol. Möjligheten att anlita vid flera domstolar ofta förekommande tolkar och sakkunniga bör också förbättras med videokonferenstekniken. När avståndet är långt till domstolen är videokonferenstekniken ett utmärkt komplement till personlig inställelse och innebär att domstolen kommer närmare medborgarna. Ett sätt att öka användningen är att i större grad än i dag utnyttja videokonferensanläggningar vid andra myndigheter, företag och organisationer. För att kunna göra detta krävs kunskap om vilka myndigheter som har tillgång till videokonferensanläggning. Det finns därför ett behov av att ta fram en lätt tillgänglig förteckning över vilka myndigheter som har videokonferensanläggningar med adresser och vissa tekniska uppgifter och vem på 13 (14)

16 myndigheten som skall kontaktas vid bokning. En möjlighet att ta fram en sådan förteckning är att ge t.ex. Statskontoret ett sådant uppdrag. Med hänsyn till den låga användningen av videokonferens hittills i de allmänna förvaltningsdomstolarna är det enligt DV:s mening ännu för tidigt att göra en slutlig bedömning av hur ofta videokonferens kommer att användas vid dessa domstolar och hur stora besparingar som kan göras genom deltagande via videokonferens istället för genom personlig inställelse. Försöksdomstolarma har tillfrågats om hur de ser på en permanentning av lagstiftningen och de fyra domstolar som besvarat frågan anser alla att möjligheten till videokonferens bör permanentas och byggas ut. Användningen kommer dock enligt domstolarnas uppfattning inte vara så stor som vid de allmänna domstolarna, bl.a. till följd av att färre antal förhandlingar genomförs vid de allmänna förvaltningsdomstolarna med färre möjligheter till videokonferens. Det har från domstolarna också framhållits att användningen av videokonferens kommer att öka i takt med att tekniken blir mer stabil. I de mål där en viss domstol är den enda behöriga och parterna i målen kan komma från hela landet finns enligt domstolarna en stor nytta med att i stället för personlig inställelse använda videokonferens. Enligt DV:s mening bör försökslagstiftningen permanentas. Införandet av videokonferenstekniken är förenat med betydande investeringar. Inledningsvis bör videokonferenstekniken därför enligt DV:s uppfattning införas vid de allmänna förvaltningsdomstolar som har gemensamma lokaler med en allmän domstol för att på så sätt möjliggöra ett mer frekvent utnyttjande av tekniken. För de domstolar som inte har gemensamma lokaler med en allmän domstol bör möjligheterna att samnyttja videokonferensutrustningar med andra myndigheter på orten utredas och tas till vara. Även möjligheten att vid behov hyra en videokonferensutrustning bör undersökas. På lång sikt bör naturligtvis alla allmänna förvaltningsdomstolar få tillgång till tekniken. 14 (14)

17 DOMSTOLSVERKET Myndighet RAPPORT I MÅL I FÖRVALTNINGSDOMSTOL där videokonferens förekommit - rutin 2 Datum Rapporten skickas till Domstolsverket efter det att videokonferens använts vid muntlig förhandling. 1. Vem/vilka har begärt att videokonferens skall hållas? (kryssa) Videokonferens har aktualiserats av rätten Enskild part Part som företräder det allmänna Vittne Sakkunnig Ombud Rättshjälpsbiträde Annan person, ange vilken/vilka Offentligt biträde 2. Varför har frågan om videokonferens initierats? (kryssa) Part hade annars haft svårighet Förhörsperson hade annars haft att inställa sig svårighet att inställa sig Part har känt oro/rädsla Förhörsperson har känt oro/rädsla Annan orsak/orsaker, ange vilken/vilka Rätten har beslutat använda videoteknik av effektivitetsskäl 3. I vilken typ av mål har videkonferens hållits? (kryssa) Skattemål Körkortsmål Socialförsäkringsmål Psykiatrimål LVU-mål LVM-mål Mål enligt socialtjänstlagen Övriga mål, ange måltyp Fastighetstaxeringsmål 4. Vilken/vilka aktörer har närvarit genom videokonferens? (kryssa) Om fler än en har medverkat inom samma kategori - ange antal Enskild part Part som företräder det allmänna Vittne Sakkunnig Rättshjälpsbiträde Annan person, ange vilken/vilka Ombud Offentligt biträde 5. I vilken lokal har aktören/aktörerna befunnit sig? (kryssa) Egen domstol (t.ex. vittnes- el. partsrum) Annan domstol Annan myndighet, ange vilken Annan lokal, ange vilken/vilka Video - rutin Vilken ort har aktören/aktörerna befunnit sig på? Ange ort/orter

18 7. Vilken är aktören/aktörernas bostads- eller verksamhetsort? Ange bostadsort/orter Ange versamhetsort/orter 8. Ange ersättning av allmänna medel som beslutats till aktör som deltagit genom videokonferens - ange belopp Enskild part Vittne Sakkunnig Rättshälpsbiträde Offentligt biträde Annan person, ange vilken/vilka Tidsspillan, kr Resor, kr Uppehälle, kr Summa, kr 9. Uppskatta hur stor kostnaden för resor, tidsspillan och uppehälle skulle ha blivit om videkonferens inte hade använts Ange belopp 10. Hur länge har videokonferens använts i målet? Ange antal timmar/minuter 11. Har tekniska problem förekommit? (kryssa) Ja Nej Om svaret är ja, ange vilket/vilka 12. Har förhandlingen under tid då videkonferens använts hållits inom stängda dörrar? (kryssa) Ja Nej Om svaret är ja, ange om problem har uppstått

19 OBS! Nedanstående frågor besvaras endast i samband med målets avgörande 13. Har målets avgörande påskyndats genom att videoteknik använts? (kryssa) Ja Nej Om svaret är ja, mindre än en vecka en vecka-en månad mer än en månad uppskatta tidsvinsten 14. Hur har processmaterialet påverkats genom användning av videoteknik jämfört med a) Personlig inställelse i rättssalen till det bättre till det sämre inte alls b) Användning av telefon till det bättre till det sämre inte alls Övriga synpunkter Underskrift Namnförtydligande

20 1 Bilaga 2 Domstol Till DV inkomna rapporter om videokonferens rutin 2 från - st Frågeställningar 1. Hur har domstolen lämnat information till parter/ombud/vittnen m.m. om möjligheterna till videokonferens? Har någon form av informationsmaterial skickats ut till berörda personer och i så fall när under handläggningen har detta skett? 2. Har domstolen i anledning av försöksverksamheten med videokonferens haft några särskilda kontakter/möten med ombud eller andra vanligt förekommande personer i domstolen? 3. Anser Ni att användningen av videokonferens utnyttjas i den omfattning som är möjlig? Om inte, har Ni någon uppfattning om vilka åtgärder domstolen kan vidta för att utöka utnyttjandet? 4. Vissa domstolar har inte alls eller i mycket liten utsträckning använt sig av möjligheten till videokonferens. Vad är anledningen till detta?