Kommunikationsplan för Produktionsplanen Stadsbyggnadskontoret, fastighetskontoret och trafikkontoret

Transkript

1 splan för Produktionsplanen Stadsbyggnadskontoret, fastighetskontoret och trafikkontoret Sida 1 av 5

2 Innehåll Sida 2 av 5

3 Syfte Syftet med kommunikationsplanen är att öka tydligheten kring och tillgängligheten till produktionsplanen 2016 hos aktuella målgrupper. Nulägesanalys Nuläget vad gäller det kommunikativa perspektivet på produktionsplanen innebär flera förbättringsmöjligheter. Det handlar främst om att göra planen tydligare kopplad till måluppfyllelser, enklare att ta till sig och mer lättillgänglig. Flera delar som behöver förbättras, de är i korthet: Det saknas ett strategiskt och strukturerat kommunikationsarbete såväl internt inom berörda förvaltningar som ut mot marknaden och resten av staden. Det finns en otydlighet kring de ospecificerade planerna. Själva dokumentet som utgör produktionsplanen kan bli tydligare och mer lättillgängligt. Ärendepresentationerna behöver struktureras, bli mer enhetliga och tydliga. kring planen bör ske vid fler tillfällen än vid beslut en gång per år. Mot stadsdelsförvaltningarna har kommunikationen förbättrats genom de workshops som genomförts. Den rapport som togs fram under 2014 var en tydlig förbättring genom att man på ett mer övergripande sätt kunde se måluppfyllelsen och få en sammanfattning av produktionsplanen. Rapporten är också ett bra underlag för till exempel pressmaterial och annat externt material. Mål Nå ut till våra målgrupper på ett tydligt, strukturerat sätt med lättillgängligt material. Nå ut till fler olika typer av media med ett målgruppsanpassat material. Göra produktionsplanen lättillgänglig för alla på webben. Internt kommunicera produktionsplanen (SBK, FK och TK) Målgrupper Interna målgrupper inom Göteborgs Stad Kategori 1 = Skall ha information/påverkansmöjlighet under processens gång och information efter beslut i byggnadsnämnden. smaterialet har beslutskaraktär. Kategori 2 = Skall ha information och viss/mindre påverkansmöjlighet under processens gång och information efter beslut i byggnadsnämnden. smaterialet har beslutskaraktär. Sida 3 av 5

4 Kategori 3 = Skall ha övergripande information efter beslut i byggnadsnämnden 1 gång per år. smaterialet har informationskaraktär. 1. Trafikkontoret (och nämnd) 1. Fastighetskontoret (och nämnd) 2. Övriga planerande förvaltningar; Kretslopp- och Vatten (och nämnd), Park och naturförvaltningen (och nämnd), Miljöförvaltningen (och nämnd) Stadsdelsförvaltningar (och stadsdelsnämnder), Lokalförvaltningen (och nämnd) 2. Planerande bolag; Älvstranden utveckling AB, Framtiden utveckling AB, Gbg Energi, Gbg:s Hamn, Business Region Göteborg, och Göteborgs Stads Parkerings AB 3. Stadsledningskontoret (Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige) 3. Medarbetare på stadsbyggnadskontoret, trafikkontoret och fastighetskontoret. (planerande och strategiska avdelningarna eller motsvarande) 3. Övriga förvaltningar och bolag Externa målgrupper utanför Göteborgs Stad som skall ha information efter beslut i byggnadsnämnden Länsstyrelsen och Göteborgsregionens kommunalförbund Fastighetsägare (branschorgan samt större bolag) (FK har kanaler) Berörda fastighetsägare och andra planintressenter (har fått tidigare via plan-besked!) Förnyad information. Byggbranschen Media, lokal/regional samt fackmedia Allmänheten Grannkommuner med flera (enligt remisslistan) Då ska vi kommunicera med de olika målgrupperna Målgrupp, kategori 1 och 2 skall det kommuniceras med första gången i samband med att målbild och prioriteringskriterier har fastställts. Andra tillfället är när förslag till produktionsplan med tillhörande ärendepresentationer finns framtaget. Slutligen efter beslut i byggnadsnämnden. Målgrupp, kategori 2 och 3 skall det kommuniceras med efter beslut i byggnadsnämnden Observera att byggbranschen och fastighetsägarna ska dels ha information om beslutad produktionsplan och dels information om målbild och prioriteringskriterier inför start av nästkommande produktionsplan. Budskap Budskapen ska alltid vara målgruppsanpassade och anpassas till den aktuella situationen. De områden vi behöver kommunicera kring och skapa målgruppsanpassade budskap om är främst: Viktigt att visa hur väl vi uppfyller målen på ett så konkret sätt som möjligt vilket görs i analysrapporten detta är kärnan i budskapen. Lyfta fram de större strategiskt viktiga planerna. Sida 4 av 5

5 Lyfta hur vi tänker kring de ospecificerade planerna att vi tar strategisk höjd. Information om specifika planer till berörda fastighetsägare samt övriga planintressenter. Utvärdering splanens aktiviteter och innehåll bör utvärderas en gång per år. Planen uppdateras efter utvärderingen och ny aktivitetslista för året tas fram. Aktiviteter Datum Aktivitet Målgrupp Kanal Ansvarig Feb Målbild och prioriteringskriterier färdiga Mars Namntävling kring de ospecificerade planerna April Uppdatering av mall för ärendepresentation April Förslag till PP färdig, inkl ärendepresentationer Okt PP klubbas Pressmeddelande Presskonferens Nov Nov/dec Rapport/Sammanfattning samt PP-lista till alla målgrupper Branschträff - frukost Hur ser den nya ut och hur ser det ut längre fram (Målbild och prioriteringskriterier) Kategori 1 o 2 E-post PP-grupp Intranätet? + PP-grupp Kategori 1 o 2 E-post PP-grupp + Kategori 1, 2 o 3 E-post PP-grupp + Pressmeddelande Twitter Webb, intranät E-post PP-grupp Bransch, media, kategori 1, 2 o 3 och politiker E-post Pressmeddelande Övriga förslag på aktiviteter: Halvårs rapport kring måluppfyllelse är vi på rätt väg? Internt i första hand på till exempel Fika på kartan och intranätet men ev även externt - beroende på innehållet. Diagram eller barometer som uppdateras efter varje BN för att visa status. Workshops med stadsdelsförvaltningarna Uppdatering av processbeskrivningen med symboler för när det krävs en kommunikationsinsats. Klassificering av alla planer utifrån på vilket sätt respektive plan ska kommuniceras. Detta ska ske i samband med att ärendepresentationer tas fram Övrigt att arbeta vidare med: Hur förbättrar vi kommunikationen inom gruppen som arbetar med PP? På vilket sätt kommer uppföljningen av översiktsplanen in i arbetet? Sida 5 av 5