Agil verksamhetsutveckling

Transkript

1 Agil verksamhetsutveckling Partsrådets Utvecklingsprogram, Såstaholm & 15

2 Vilka glasögon vill Du ha i framtiden? UV SKYDDA eller AV BEREDSKAP 2

3 Vad är en agil verksamhet (?) Definition av "agil" (engelska och latin) smidig och vig rörlig och lättrörlig anpassningsbar flexibel/förändringsbar Används inom managementforskningen (agile business) och framför allt inom IT-världen (agila system) Definition av "verksamhet" Se nästa sida

4 Verksamhetsmatris - helheten Dimensioner Faser Resurser IT Stöd, verktyg & system Pengar Kommunikation Kompetens Tid Personal Uppföljning Genom-förande Planering Analys & Omvärld Inriktning (vision, v-idé, mål och strategi) Ledning, styrning och kommunikation Organisation/struktur Kultur Processer och aktiviteter Kärnverksamhet Stödfunktioner Produkter och tjänster

5 Dimensioner Förändring och utveckling ett konstant tillstånd Faser Verksamhetsmatris Verksamhetskub

6 Partsrådets axiom (utgångspunkt) En sund och långsiktigt hållbar agil verksamhetsutveckling förutsätter en fungerande samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare Denna samverkan stöds av ett fungerande samarbete mellan parterna (arbetsgivarverket och facken) på alla nivåer Fungerande samverkan bygger på Gemensam inriktning Verksamhetsfokus Bygger på win-win lösningar Medarbetare Samverkan Arbetsgivare

7 Grekland Exempel på vad som kan hända när samverkan mellan parter inte fungerar - låst utveckling Nuläget Oenighet leder till konflikter Finns ingen tillit systemet Svårt att genomföra beslut som behövs för att få igenom förändring (modernisering) Grekiska staten skull t.ex. behöva Minska den svarta sektorn och höja vissa skatter för att få in mer skattemedel Dra in förmåner; 2 extra månadslöner, bonusar, pensionering vid 55 år m.m. Utveckla rättsäkerheten och servicen till medborgare för att på så sätt öka tilliten till systemet

8 Olika typer av interaktion Kompromiss & koncensus Lösning enligt principer & lagar Ny kreativ lösning Domineras Dominera Vi jobbar med detta! Undvika Intressekonflikt Intressegemenskap

9 Agilitet handlar om beredskap? VS Planering Beredskap Planering innebär att man behöver gör rätt första gången. Beredskap handlar istället om att ha ett givet mål, men att vägen dit kontinuerligt förändras beroende på omständigheterna.

10 Vad är agilt? Småskaliga förändringar därmed inte sagt detaljer och småsaker Handlar om kontinuerlig förändring inte engångsförändring Sådant myndigheten och verksamheten förfogar över själva skall inte ta över politikens och regeringens roll (demokrati) Kontinuerlig modernisering och mycket initieras av chefer, medarbetare och/eller lokala parter genom att föregå, kunder/brukares behov eller uppdragsgivarens styrning Skilj på att "göra läxan" och "utveckla uppgiften" Agilitet handlar många gånger om det senare

11 Skillnad verksamhet/verksamhetsutveckling Utvecklingsprogrammet håller på med "Agil Verksamhetsutveckling" (processen) och det som vi håller på att designa är en "Agil Verksamhet" (produkten) Utvecklingsprogrammet är ett "experiment" på så sätt att vi skissar (designar) vad en agil verksamhet skulle kunna vara och försöker att konkretisera detta så långt som möjligt

12 Skillnaden mellan olika förvaltningsformer Förvaltning (traditionell) Konstant Konstant Styrning Struktur System Chefer är viktiga Kollektiv (individen utbytbar) Top Down Detaljstyrning och ramstyrning Kunden är en "passiv mottagare" Förändring (modern) Förändras språngvis Har förändrats Motivation Kultur Fokus på aktiviteter Medarbetare är viktiga Indvid (kollektivet mindre intressant) Bottom Up Målstyrning Här pratas det om kundfokus Agilitet (framtida) Förändras kontinuerligt Förändras kontinuerligt Styrning, motivation och stöd Struktur och kultur Aktiviteter och system Samspelet mellan chefer och medarbetare viktigt Samspel kollektiv individ Både TD & BU (Top Down Up) - båda riktningar viktiga Effektstyrning (nytta) Hög nivå av kundsamarbete 12

13 Agil Verksamhetsutveckling vs Change M Change Management* (CM) 1. Fokus på individer 2. Främst ledare 3. Frikopplat från verksamhet (kontextlöst) 4. Socialpsykologi och interaktion (kultur) - det informella 5. Utifrån en specifik förändring - förändring och utveckling är en enskild händelse Agil Verksamhetsutveckling (AV) 1. Fokus på organisationen (verksamheten) 2. Både ledare och medarbetare 3. Som en del av en konkret verksamhet 4. Även struktur och formalia 5. Utifrån kontinuerlig förändring - förändring och utveckling är ett konstant tillstånd * "Change Management" kallas i Sverige oftast för förändringsledning 13

14 Agilitet finns på olika nivåer Systemnivå Organisationsnivå Grupp & enhetsnivå Individnivå

15 Varför håller vi på med Agil Verksamhet? Något som behövs Världen förändras, och vi behöver hänga med Vi hänger inte alltid med, och behöver bli bättre I utvecklingsprogrammet kommer vi att ställa våra teman mot detta Hur är ledarskapet, medarbetarskapet, kompetensförsörjningen m.m. i en agil verksamhet? Hur skiljer detta sig från mer traditionell verksamhet? Vad behövs för att utveckla en mer agil verksamhet? Vi är faktiskt något mycket intressant och nytt på spåret!

16 NÅGRA REFLEKTIONER OCH LÄRDOMAR

17 Exempel agilitet - telefoni Televerket - Telefon Funktion: Fast telefoni Pris: 500 kr/mån Apple - Iphone Funktion: Mobil telefoni + oändligt mycket möjligheter Pris: 500 kr/mån

18 Exempel på Iphone-funktioner Mobil telefoni Internet SMS Kalender Kalkylator Kompass Röstmemo Bilder Förstoringsglas Ficklampa Klocka/Alarm Barcode-skanner Anteckningar Tv/filmspelare Kartor/GPS Marknadsplats (Appl) Musikspelare & Radio Väder Kursomvandlare Handla aktier Spel osv.

19 Några reflektioner och lärdomar 1. Agilitet kan innebära att organisationen lämnar över en del av utvecklingen till sina kunder

20 Exempel agilitet - läkemdelsbranschen Läkemedelsföretag har en stor utmaning Skall de hänga med i tiden och lyckas skapa innovation, behöver de ta fram en "blockbuster" då och då Att ta fram ett nytt läkemedel, från forskning till marknadsgodkännande, kostar i genomsnitt över 1,3 miljarder USD; det tar år att utveckla ett läkemedel och kostar kr i timmen Samtidigt skall dessa företag göra annat; producera, sälja, distribuera läkemedel m.m. Hur gör de?

21 Exempel agilitet - läkemdelsbranschen Läkemedelsföretag Management Innovation Produktion Organisation Försäljning Distribution

22 Exempel agilitet - läkemdelsbranschen Innovatörer Innovatörer Läkemedelsföretag Innovatörer Innovatörer Innovatörer Management Innovatörer Innovation Produktion Organisation Försäljning Distribution Innovatörer

23 Exempel agilitet - läkemdelsbranschen Innovatörer Läkemedelsföretag Management Innovatörer Innovatörer Förvärv Innovation Förvärv Förvärv Produktion Organisation Försäljning Distribution Innovatörer

24 Exempel agilitet - läkemdelsbranschen Innovatörer Läkemedelsföretag Management Innovatörer Innovatörer Förvärv Innovation Förvärv Förvärv Produktion Outsourcing Organisation Försäljning Distribution Outsourcing Innovatörer

25 Några reflektioner och lärdomar 1. Agilitet kan innebära att organisationen lämnar över en del av utvecklingen till sina kunder 2. Agilitet kan innebära att organisationen förvärvar någon annan aktör som är bättre på detta

26 Exempel agilitet - H&M För att hänga med i tiden och deras kunder skall vara intresserade av att fortsätta köpa deras kläder Behöver H&M komma ut med en ny kollektion vad 8-12 månad Hur gör de? H&M har en stor mängd inköpare som åker runt i världen för att leta spännande mode, material och plagg Dessa används sedan som inspiration för att designa egna kollektioner

27 Exempel agilitet - H&M

28 Några reflektioner och lärdomar 1. Agilitet kan innebära att organisationen lämnar över en del av utvecklingen till sina kunder 2. Agilitet kan innebära att organisationen förvärvar någon annan aktör som är bättre på detta 3. Agilitet kan innebära att strukturen är konstant, medan produkten och flöden som går igenom systemet är agila

29 Exempel agilitet - Disney För att ständigt kunna komma fram med nya filmer och berättelser som känns nya och fräscha (även de ofta bygger på gammal struktur/dramaturgi), behöver Disney varje år komma ut med någon storsäljare Hur gör de? Oftast är det huvudkontoret som jobbar med att få fram nya berättelser För att kunna gestalta dessa i en modern och fräsch tappning jobbar man med de bästa i branschen

30 Exempel agilitet - Disney

31 Några reflektioner och lärdomar 1. Agilitet kan innebära att organisationen lämnar över en del av utvecklingen till sina kunder 2. Agilitet kan innebära att organisationen förvärvar någon annan aktör som är bättre på detta 3. Agilitet kan innebära att strukturen är konstant, medan produkten och flöden som går igenom systemet är agila 4. Agilitet kan innebära att huvudkontoret hänger med i tiden, medan lokala kontoren jobbar på som vanligt

32 Exempel agilitet - Restaurangbranschen Om vi skulle studera hur utbudet av mat förändrats på våra restauranger bara de senaste åren, skulle vi märka stor skillnader Det finns en mycket större variation, dvs. många olika typer av restauranger Mycket snabbmat (Mc Donalds Mycket mer internationell och exotisk mat (Thailändskt, Mexikanskt, Indiskt m.m.) Detta betyder inte att enskilda restauranger är agila, utan att branschen är det Så fort en restaurang inte går bra, byts de ut

33 Några reflektioner och lärdomar 1. Agilitet kan innebära att organisationen lämnar över en del av utvecklingen till sina kunder 2. Agilitet kan innebära att organisationen förvärvar någon annan aktör som är bättre på detta 3. Agilitet kan innebära att strukturen är konstant, medan produkten och flöden som går igenom systemet är agila 4. Agilitet kan innebära att huvudkontoret hänger med i tiden, medan lokala kontoren jobbar på som vanligt 5. Agilitet kan tvingas fram av systemet och behöver inte innebära att organisationerna är agila

34 Repetition - reflektioner och lärdomar 1. Agilitet kan innebära att organisationen lämnar över en del av utvecklingen till sina kunder 2. Agilitet kan innebära att organisationen förvärvar någon annan aktör som är bättre på detta 3. Agilitet kan innebära att strukturen är konstant, medan produkten och flöden som går igenom systemet är agila 4. Agilitet kan innebära att huvudkontoret hänger med i tiden, medan lokala kontoren jobbar på som vanligt 5. Agilitet kan tvingas fram av systemet och behöver inte innebära att organisationerna är agila

35 Kan Ni komma på någon organisation som Ni tycker är agil? Kan vara antingen en myndighet eller ett privat företag

36 Exempel på agila verksamheter Bensinstationer: Gått från att sälja olja/bensin till mat, tidningar, godis med mera. Skatteverket: Jobbar med sociala medier, möjliggjort deklaration per sms Mammografi: Gjort förändringar för att anpassa sig till kundernas behov, har öppet på obekväma tider med mera. Tandvården: Har gjort det enklare för kund och mer kundanpassat (förut var det kunden som fick anpassa sig). Har lördagsöppet, man kan byta tider på nätet med mera. Alla friskolor Bilpooler: Man kan ha bil utan att äga den. (En mix mellan folkrörelse och kommersialism.) Försäkringskassan. Anpassat sig till brukare, gjort mycket tillgängligt via nätet med mera. Svenskt lantbruk: Bra på att anpassa sig till nya kostvanor och regelverk, samt på att hitta nya bi-näringar.

37 Kan Ni komma på några hinder för agilitet? Exempel på sådant som gör det svårt att kunna vara agil

38 Hinder för agilitet För mycket detaljstyrning. Otydliga mål och visioner. Avsaknad av kompetens och resurser. Lågt förtroendekapitel (gör det svårt att fatta obekväma nödvändiga beslut). Avsaknad av samverkan. Att medarbetare saknar mandat. Att medarbetare känner att de inte får göra fel. (I en kultur där allt måste vara rätt/bli rätt direkt vågar folk ofta inte göra annorlunda.) Att man upplever att det inte finns behov att förändras. Att den man är till för inte uppskattar/betalar för det man gör. Att man glömmer bort kunden. (Myndigheter löper större risk för detta än företag, eftersom de inte går i konkurs eller förlorar intäkter då deras kunder är missnöjda) Att det saknas drivkraft och vilja att se framåt.