Protokoll Styrelsemöte 2014/15:09

Transkript

1 Protokoll Styrelsemöte 2014/15:09 Fört vid sammanträde med Styrelsen Tid:, kl 18:00 Plats: Biblioteket, Villa Medici Närvarande ledamöter Johanna Börjesson, ordförande Alexandra Sahlström, vice ordförande med ansvar för studiesociala frågor och PR Fredrika Ekborg, vice ordförande med ansvar för utbildningsfrågor Sara Lundblad, vice ordförande med ansvar för arbetsmarknadsfrågor Linus Arvidsson, ledamot med ansvar för arbetsmiljöfrågor Rebecca Heimann, ledamot med ansvar för likabehandling Timmy Kjellqvist, ledamot med ansvar för internationaliseringsfrågor Övriga närvarande Abtin Bakhtiari-Rad, kårstyrelsen 2015/16 (- 3.1) Linn Jansson, kårstyrelsen 2015/16 Naemi Regen, kårstyrelsen 2015/16 Sofia Eklund, sekreterare Frånvarande ledamöter Daniel Wågsjö, övrig ledamot Samuel Nilsson, övrig ledamot Sändlista SAKS styrelse SAKS revisorer SAKS inspektor SAKS råd och utskott Sida 1 av 6

2 Preliminärer ( 1) 1.1 Mötets öppnande Johanna Börjesson öppnar mötet kl 17:59 med en presentationsrunda 1.2 Godkännande av föredragningslista att godkänna föredragningslistan med tillägg av en övrig fråga: Stölder och säkerhet 1.3 Adjungeringar att ha ett öppet möte 1.4 Val av justeringsperson att välja Alexandra Sahlström till justeringsperson 1.5 Föregående mötes protokoll att lägga protokollet från styrelsemöte 8 till handlingarna med notering om att Linus Arvidsson står med två gånger i närvarolistan 1.6 Avstämning av ärendeplan Ärendeplanen har skickats ut med handlingarna och gås igenom. att lägga ärendeplanen till handlingarna 1.7 Avstämning av beslutsuppföljning Beslutsuppföljningen har skickats ut med handlingarna och gås igenom. att lägga beslutsuppföljningen till handlingarna Beslutsärenden ( 2) 2.1 Fastställande av presidiebeslut Johanna Börjesson går igenom de presidiebeslut som fattats sedan sist. att fastställa presidiebeslut 2014/15:29-33 Sida 2 av 6

3 2.2 Verksamhetsplan 2015/16 Johanna Börjesson föredrar det utskickade förslaget, både form och innehåll. Styrelsen har småfrågor men är överlag nöjda med det arbete som Johanna tillsammans med Rebecca Heimann har gjort samt det material som Fredrika Ekborg och Alexandra Sahlström har samlat ihop. Vissa redaktionella ändringar och kompletteringar ska dock göras. att uppdraga till presidiet att samla in samtliga verksamhetplaner i tid till att fullmäktigehandlingarna ska skickas ut att föreslå för Fullmäktige att fastställa SAKS verksamhetsplan för 2015/16 enligt förslag i bilaga 5b efter tillägg av de verksamhetsplaner som ännu saknas att tillåta redaktionella ändringar i samtliga verksamhetsplaner. 2.3 Budget 2015/16 Sofia Eklund föredrar det utskickade förslaget och Johanna Börjesson kompletterar. Utöver det förslag som skickats ut med handlingarna har Kårhusstyrelsens förslag skickats ut. Några kompletteringar återstår: Medlemsavgiften till GUS är fortfarande inte fastställd men besked väntas inom ett par dagar och den utredning som har gjorts av finansiering av de studentkårsgemensamma funktionerna har föreslagit en ökning av bidraget från GU, vilket ger en ökad intäkt. Ytterligare några mindre förändringar kan tillkomma i samband med att utfallssiffrorna per 30 april läggs in. att ålägga ordförande att i samråd med administratören färdigställa budgetförslaget för för utskick till Fullmäktige 2.4 Beredningsgruppen för Sahlgrenen Johanna Börjesson går igenom förslaget med de kompletteringar som har inkommit sen handlingarna skickades ut. att utse Fredrika Ekborg till Styrelsens representant i beredningsgruppen för att utse mottagare av Sahlgrenen. att fastställa sammansättningen av beredningsgruppen för att utse mottagare av Sahlgrenen till att bestå av följande personer: Fredrika Ekborg (Styrelsen), Anna Adolfsson (utskotten), Matilda Gottlander (råden), Lina Hallberg (Kårhusstyrelsen) och Cecilia Hedelin (Fullmäktige). Sida 3 av 6

4 2.5 Ansökan om projektmedel medaljinköp Johanna Börjesson presenterar förslaget som skickats ut med handlingarna och Timmy Kjellqvist presenterar kompletteringsförslaget som innebär en ökad kostnad. Totalt innebär det att projektmedelsbudgeten kommer att spräckas. Styrelsen diskuterar konsekvenserna av detta och anser det vara rimligt, även om det kan anses problematiskt att andra ansökningar fått avslag när styrelsens ansökan går igenom trots ett högt belopp. Detta baseras bland annat på att prognosen pekar på ett positivt ekonomisk resultat för året, att Fullmäktige under året har höjt projektmedelsposten med jubileet och traditioner i åtanke samt att den här kostnaden handlar om något som borde ha gjorts redan när SAKS bildades men som nu kommer att kunna vara länge. Det läggs också till att pinsen kommer att inbringa en intäkt framöver. Trots den knappa tiden har vi blivit lovade leverans i tid före balen. att bevilja inköp av medaljer till SAKS Inspektor, Senator och ordförande samt pins möjliga för Styrelsen att köpa ut, för upp till kr från den gemensamma projektmedelspotten. Diskussionsärenden ( 3) 3.1 Carl Gilius Hammars resestipendium Årets 12 inkomna stipendieansökningar har i anonymiserad form skickats ut till Styrelsen för beredning inför Seniorskollegiets beslut i slutet av våren. Styrelsen diskuterar några grundläggande principer för sin rangordning, där SAKS-medlemskap sätts som absolut krav och där kliniska utbyten och kontaktskapande resor prioriteras högre än examensarbeten. Medskicket till Seniorskollegiet blir att ansökningarna med nummer 1, 2, 7, 10 och 11 bör premieras med tanke på att de avser resor utöver studierna som visar på stort eget engagemang. Av de ansökningar gällande examensarbeten som har kommit in vill Styrelsen lyfta fram nummer 4 och nummer 8 då de visar på samarbeten som är i linje med SAKS och Sahlgrenskas önskemål om en ökad internationalisering. Styrelsen diskuterar också hur stipendiater och andra utresande studenter kan inspirera mera. Idéer som nämns är lunchföreläsning, booklet för utdelning, stående inslag i nyhetsbrev och gemensam hashtag. Sida 4 av 6

5 3.2 Uppföljning arbetsgrupper Arbetsgruppen om Andrahandsbokhandeln har ännu inte köpt någon ny hylla, detta ska göras innan året är slut. Det planerade namnbytet är under arbete, förslagen ska sammanställas före sommaren så att det nya namnet kan lanseras till höstterminsstarten. I övrigt är uppdraget utfört. Arbetsgruppen för policy om externa arrangemang väntar fortfarande på återkoppling från tillståndsenheten, det kommer bli svårt att avsluta det ärendet före sommaren. Arbetsgrupperna om val respektive styrelsens arbetssätt har avslutats Rapporter ( 4) 4.1 Ordförandens rapport Presidiets rapport har skickats ut med handlingarna. Johanna Börjesson svarar på Styrelsens frågor. att lägga rapporten till handlingarna 4.2 Övriga styrelsens rapporter Närvarande ledamöter rapporterar muntligt och uppmanas att skriva korta rapporter till Fullmäktige. Timmy Kjellqvist rapporterar om att det arbetas för ökat renommé för utresande studenter och det behövs stöd från utbildningsråden. Satsningen på International Office går vidare! Överlämning till Naemi Regen har påbörjats. Linus Arvidsson rapporterar från möten med Lokala arbetsmiljökommittén och Arbetsgruppen för lokalfrågor. Aktuella ärenden just nu är bland annat ståbord i föreläsningssalar, IT-krångel med kopplingar mellan datorer och projektorer och kalla salar på Hälsovetarbacken. Styrelsen skickar med önskemål om diskmedelspumpar i lunchrummen. Linus berättar också om ett kommande SAMO-möte med planering inför nästa år och påbörjad överlämning. Rebecca Heimann rapporterar om arbetet med verksamhetsplanen, möte med Lokala arbetsmiljökommittén och Nobel Week Dialogue. Daniel Wågsjö och Samuel Nilsson är frånvarande då de är på ett Odontologiskt utbyte i Norge, men Johanna Börjesson berättar att de bland annat har arbetat med GUS och GFS valberedningar inför nästa år. Sida 5 av 6

6 4.3 Ekonomisk rapport Ekonomisk rapport per 31 mars har skickats ut inför mötet. 4.2 Övriga rapporter Inga övriga rapporter Övrigt ( 5) 5.1 Övriga frågor Stölder och säkerhet Under förra veckan inträffade en större stöld på Medicinareberget, varför styrelsen informerar varandra och diskuterar olika typer av informationsinsatser och åtgärder för att minska riskerna framöver. 5.2 Nästa möte Årets sista styrelsemöte hålls på Villa Medici 25 maj 18:00. Efter det mötet går styrelsen ut och äter avslutningsmiddag. Mellanmöte planeras till den 12 maj 12:00 på kårexpeditionen. 5.3 Mötesutvärdering Genomförs muntligt. 5.4 Mötets avslutande Johanna Börjesson avslutar mötet klockan 20:17 Vid protokollet: Sofia Eklund Justeras: Johanna Börjesson Ordförande Alexandra Sahlström Justeringsperson Sida 6 av 6