Vodok 2.0. Manual till minimumnivån enligt kompetensmodellen. April Skapat av: Maria Bende Rydell, Katarina Holmqvist och Eva Lindstedt

Transkript

1 Vodok 2.0 Manual till minimumnivån enligt kompetensmodellen April 2018 Skapat av: Maria Bende Rydell, Katarina Holmqvist och Eva Lindstedt Senast uppdaterad:

2 Innehåll Behörighet... 3 Inloggning till Sociala system och Vodok... 3 Inloggning:... 3 Inloggningsfönstret... 4 Support och felanmälan... 4 Inloggning Vodok... 4 Mitt konto:... 4 Dokumentation:... 4 Paraplyapplikationer... 4 Vodok... 5 Grundinställningar... 5 Ta bort bevakningsrutan... 5 Inställning av Språkfil: välj HSL Språkfil... 5 Centralens olika delar... 6 Mina Sidor... 6 Internetlänkar... 7 Journal... 8 Sök patientjournal... 8 Öppna stängd journal... 9 Starta ny journal... 9 Verktyg och ikoner Orientering på skärmen Orientering i rubrikträdet Läsa i journalen Läsa via Centralen Läsa via rubrikträd Läsa via Helskärm Skriva och spara i journal Skriva ny text Textens uppbyggnad i ICF delen Ändra osignerad text Regel för låsning av text Felmarkera text Ordinationer/åtgärder Olika typer av åtgärder

3 Strukturen Planerad och Utförd ord/åtg Läsa och hitta pågående åtgärder och åtgärder som utförs Hantera ordinationer/åtgärder via rubrikträdet Kolumnläget Hantera ordinationer/åtgärder via fliken Plan Läsa planerade och utförda ordinationer/åtgärder Felmarkera åtgärder Avsluta texter Palliativ vård i livets slutskede Avsluta journal Utskrifter Utskrift via helskärm Direktutskrift enstaka text Utskrift via Skriv ut (Mallar) Avvikelser Fliken Dokumentation Bilaga

4 Behörighet Behörighet behövs för att logga in i datorn. Inloggningsuppgifterna kan vara personliga som du då får av din chef alternativt loggar du in i datorn med någon form av opersonlig behörighet. Du måste dessutom ha inloggningsuppgifter till Paraplyet/Vodok. Personliga inloggningsuppgifter beställs av enhetschefen. För extra sjuksköterskor som inte hunnit få egen behörighet i Vodok kan alla anställda sjuksköterskor skapa en tillfällig behörighet via ikonen Beställning av vikariekonto. Inloggning till Sociala system och Vodok Inloggning: Länken till inloggningssidan: För privata entreprenörer gäller att man går en annan väg, hör efter på din enhet. Här loggar du in med personliga inloggningsuppgifter eller enhetens vikariebehörighet. Exempel stadens inloggning. Klicka sedan på paraplyet 3

5 Inloggningsfönstret Support och felanmälan Du kan få support via dokumentationshandledare eller processledare i din stadsdel. Information om applikationssupport och felanmälan via Servicedesk (Tieto) finns i inloggningsfönstret. Inloggning Vodok När du loggar in för första gången så får du en instruktion om att byta lösenord. Lösenordsregler hittar du till höger. Mitt konto: Mitt konto-lösenordsbyte Dokumentation: Dokumentation - länkar till VODOK lathundar och manualer. Paraplyapplikationer Klicka på ordet Vodok 4

6 Vodok Grundinställningar Första gången du loggar in behöver du göra vissa inställningar. Ta bort bevakningsrutan Denna ruta öppnas automatiskt vid inloggning i Vodok Klicka på inställningar, symbolen handen som pekar. Klicka ur rutan Automatisk uppstart Klicka OK Inställning av Språkfil: välj HSL Språkfil Alla måste göra denna inställning. Den utförs när du är inne i Vodok. 5

7 Centralens olika delar De olika delarna/ navigeringsknapparna i Centralen är o Journal o Arkiverade utskrifter o Mina sidor o Internetlänkar Vid val av de olika navigeringsknapparna visas olika fönster. Mina Sidor När du loggat in i Vodok kommer du automatiskt till Mina Sidor, fliken Aktuellt. Här finner du funktioner såsom Ny dokumentation på mina patienter och Ej signerad dokumentation. Till vänster återfinns även fliken Avvikelser. Ej signerad dokumentation Hantera ej signerad dokumentation genom att klicka på raden där det står Du har x ej signerade texter. Här kan du signera Låsta texter eller Ej signerade texter. Bocka för text och välj Sign/Vid. Alternativt, om du behöver ändra en ej signerad text, bocka för texten och välj Ändra. ( Låsta texter kan inte ändras, bara signeras.) Ny dokumentation på mina patienter Detta är en genväg till att söka ny dokumentation. För att söka: dubbelklicka på Ny dokumentation på mina patienter. 6

8 Här kan du söka texter för en viss period på vald enhet. OBS! Journal och Hälso- och sjukvårdsjournal måste vara angivna (kontrollera första gången). Fyll i händelsedatum. Tips! Du kan bocka i Sedan senaste utloggning så kommer automatiskt datum och tid från när du loggade ur VODOK senast. Välj Organisation eller Texter för mina personer. En förutsättning för att söka på Texter för mina personer är att du i journaldelen har lagt upp en lista under Mina personer. Välj Alla enheter för vald organisation. Klicka därefter på Sök (kikaren). Så här kan ett sökresultat se ut. Den näst översta raden är markerad och dess text kan läsas i den lilla rutan. När du bläddrar ner med pilarna byts texten i rutan allt eftersom. För att komma tillbaka från denna bild, som täcker hela skärmen, klicka på krysset uppe till höger. Internetlänkar Navigeringsknappen Internetlänkar innehåller bland annat länkar till FASS, Vårdhandboken och KVÅ. 7

9 Journal Sök patientjournal För att komma till journalen klickar du på navigeringsknappen Journal. Skriv in patientens personnummer i rutan och klicka på kikaren. Denna bild visas om det finns en journal. Dubbelklicka på Hälso- och sjukvårdsjournal. Det finns en annan typ av journal: HSL/LSS Daglig verksamhet. Ska endast användas för patienter på daglig verksamhet LSS och ingen annan. 8

10 Öppna stängd journal Stängd journal har både startdatum och avslutsdatum. Dubbelklicka på Hälso- och sjukvårdsjournal Välj Journalmapp Ta bort avslutsdatum, spara. Du måste gå ur (öppna en annan journal) och sedan in igen i den nyss öppnade journalen för att kunna skriva. Starta ny journal,,, Startdatum är automatiskt dagens datum. Välj rätt journaltyp när du ska starta en journal (Hälso- och sjukvårdsjournal eller HSL/LSS Daglig verksamhet). 9

11 Organisation: Välj rätt enhet., Klicka på Spara Patienter som vårdats innan 26 januari 2015 har två journaler, en stängd HSL-journal och en pågående Hälso-och sjukvårdsjournal. Information kan finnas att läsa även i den stängda. Verktyg och ikoner Ny textdel Skriv ut/utskriftsverktyg Direktutskrift Hjälpfrastext hammaren Sök Senast använda personer Registrera utförd åtgärd Spara Visa rubrikens texter/ dokumentation i läsfönstret Öppna trädet Låst text 10

12 Orientering på skärmen Hälso- och sjukvårdsjournalen består av fem delar/flikar: Dokumentation här finns journaltexterna (Rubrikträdet) Plan här finns en läs- och skriv-vy för Hälsoplaner och Ej kopplade ordinationer/åtgärder. Utförda HSL åtgärder- här finns vilka åtgärder som man agerar på, hur ofta de utförts, eller ej utförts, samt kommentarer. Journalmapp här finns information om när journalen skapats och vilken organisation journalen ligger i. Här avslutas eller flyttas journalen. Bedömningsinstrument här finns de olika bedömningsinstrumenten. Infoga dokument Använd ej. Dokumentationsbilden består av: Rubrikträdet Läsfönster Centralen Skrivfönster Du kan ändra rutornas storlek genom att dra i linjerna mellan rutorna, när du pekar på en linje och muspekaren ändras till två pilar. 11

13 Orientering i rubrikträdet Rubrikträdets olika delar/sökord se bilaga 1 Läsa i journalen Läsa via Centralen Kontakt och närståendeuppgifter I mappen Kontakt- och närståendeuppgifter hittar du närståendes kontaktuppgifter under fliken Kontaktuppgifter. Uppmärksamhetssignaler När patientens journal kommit fram ser du direkt om det finns texter under Varning, Smitta eller Observandum i Centralen. Texterna är röda om de är aktuella. Läsa via rubrikträd För att läsa alla texter som är skrivna under ett sökord eller en rubrik i rubrikträdet, markera sökordet eller rubriken och klicka på pilen Tips! Du kan också söka via boxen Sökord ovanför rubrikträdet. Här hittar du alla sökord i alfabetisk ordning. 12

14 Läsa via Helskärm Här visas texterna i tidsföljd. En tidsperiod av en vecka är förvalt och kan ändras. För att komma tillbaka: klicka på Rubrikträd. Skriva och spara i journal För att skriva in ny text i journalen, välj det sökord i rubrikträdet du vill dokumentera under. Du kan endast dokumentera under ett sökord med symbolen, Skriva ny text Välj sökord och dubbelklicka för att få vitt i skrivfönstret, alternativt markera sökordet och välj Ny textdel längst till vänster i verktygsraden. Skrivfönstret nertill blir då aktivt och du kan börja skriva. Skrivfönster Här kommer din text när du skriver 13

15 Händelsedatum och händelsetid Se till att händelsedatum och händelsetid stämmer innan du börjar skriva, ändra annars i rutorna så att det stämmer. Gör alltid på detta sätt! Den tid du valt hänger nu med om du skriver flera anteckningar på samma patient vid samma tillfälle, om du inte själv ändrar tiden igen. Inmatningsstöd Frastext När du skriver ska du använda frastext som finns till varje sökord. Du väljer önskad fras i listan och denna klistras automatiskt in i texten när du klickar på den. Du väljer en fras i taget. Hjälpfrastext Hjälpfrastext med info till varje sökord. Öppna med symbolen Hammaren. 14

16 Textens uppbyggnad i ICF delen Obligatoriskt är o ICF klassifikation med kod o Bedömningsfaktor o Beskrivande text vid behov ICF klassifikation med kod (d360) Modellen för varje text är denna: Bedömningsfaktor Att använda kommunikationsutrustningar och kommunikationstekniker d360 ingen svårighet att använda larm/telefon. Hon sköter själv både fast telefon och mobiltelefon. Beskrivande text från frastext Beskrivande text, egen Om bedömningsfaktorn är ingen svårighet kan detta vara tillräcklig information, likaså vid total svårighet i vissa fall. Om bedömningsfaktorn är lätt, måttlig eller stor svårighet måste du alltid beskriva förmågan och svårigheterna. Klicka på Spara. Sparade texter kan läsas i fältet (läsfönstret) till höger. Avsluta alltid en inaktuell text genom att fylla i avslutsdatum. Ändra osignerad text Det är möjligt att ändra eller lägga till något till i en text innan den är signerad. Sparad text: Signerad text: Dubbelklicka på sparade textraden i rubrikträdet. Ändra texten i skrivfönstret. Regel för låsning av text Texter som rör hälsoplaner eller ordinationer/åtgärder måste signeras före midnatt. Därefter blir de låsta och kan inte ändras, kan endast signeras eller felmarkeras. 15

17 Felmarkera text Leta fram texten som är felaktig, markera den och högerklicka. Välj Felmarkera. Endast egna texter kan felmarkeras. Ordinationer/åtgärder Olika typer av åtgärder Utredande för att ta reda på något Samordn/adm /planering möten, kontakter och intyg Behandlande behandlande åtgärder som vi själva ordinerar Beroendeordination läkemedel läkemedelsåtgärder Beroendeordination annat andra åtgärder ordinerade av annan (oftast läkare) Strukturen Planerad och Utförd ord/åtg. o Ordinationer/åtgärder skrivs i två steg: Planerad och Utförd ord/åtg. o Utförda åtgärder registreras alltid via en planerad åtgärd. o Kontrollera om det finns önskad åtgärd. Om en sådan inte finns måste du skriva en ny för att kunna registrera utförd åtgärd. o Planerade åtgärder kan endast dokumenteras via rubrikträdet. o Utförda åtgärder kan registreras på två sätt: via rubrikträdet och via fliken Plan. Läsa och hitta pågående åtgärder och åtgärder som utförs Via fliken Utförda åtgärder framgår vilka åtgärder som man agerar på, hur ofta de utförts, eller ej utförts, samt kommentarer. 16

18 Hantera ordinationer/åtgärder via rubrikträdet Läsa, hitta pågående ordinationer/åtgärder Markera vald planerad ordination/åtgärd till exempel Träning. Klicka på (. Planerade och utförda ordinationer/åtgärder visas i läsfönstret., Kolumnläget Ger en överblick över Ordinationer/åtgärder och deras respektive utförda åtgärder.,, Markera vald planerad ordination/åtgärd och klicka på Kolumnläge. För att komma tillbaka till rubrikträdet klicka på fliken Rubrikträd. 17

19 Registrera en utförd åtgärd Markera vald planerad ordination/åtgärd. Högerklicka och välj Registrera utförd åtgärd. Eller välj symbolen En dialogruta öppnas.,, Utförd (åtgärd) är förvalt och ändras till Ej utförd vid behov. Dagens datum och aktuellt klockslag är förvalda och ändras vid behov. Välj vem (titel) som har utfört åtgärden (detta val kommer vara förvalt för dig nästa gång du registrerar utförd åtgärd). Notera vad som utförts genom att skriva fritext eller välja färdiga frastexter via ikonen Frastexter. Klicka på OK och signera. Du måste signera en utförd åtgärd direkt för att kunna spara. 18

20 Skriva en planerad ordination/åtgärd En planerad ordination/åtgärd går endast att skriva via rubrikträdet., Välj om åtgärden ska vara pågående (vanligast) eller om den ska vara Engångsåtgärd ( avslutas kl 24.00) Frastexterna klickas ner och ordination/åtgärd kompletteras. Spara! 19

21 Denna ruta öppnas. Koppla till ev Hälsoplan Koppla till Att göra-lista (när den används) Välj KVÅ-åtgärd Obligatoriskt! När du är klar, klicka OK. Hantera ordinationer/åtgärder via fliken Plan Fördel: Här syns endast pågående Hälsoplaner och ordinationer/åtgärder i patientens Hälso- och sjukvårdsjournal. Läsa planerade och utförda ordinationer/åtgärder Klicka på fliken Plan Åtgärderna kan finnas i en Hälsoplan eller som Ej kopplade åtgärder. Öppna med hjälp av plus-tecknen för att se vad som finns. Markera aktuell ordination/åtgärd. Bocka för Utförda åtgärder och klicka på knappen Visa. Om du tidigare varit inne i patientens Plan, måste du klicka på Sök för att uppdatera informationen i fönstret för att få med de senaste anteckningarna. 20

22 Registrera en utförd åtgärd Åtgärderna kan finnas i en Hälsoplan eller som Ej kopplade åtgärder. Markera aktuell ordination/åtgärd. Högerklicka och välj Registrera utförd åtgärd En dialogruta öppnas. Utförd (åtgärd) är förvalt (och ändras till ej utförd vid behov). Dagens datum och aktuellt klockslag är förvalda och ändras vid behov. Välj vem (titel) som har utfört åtgärden. (detta val kommer vara förvalt för dig nästa gång du registrerar utförd åtgärd). Notera vad som utförts genom att skriva själv eller välja färdiga frastexter via ikonen Frastexter. Klicka på OK och signera. Du måste signera en utförd åtgärd direkt för att kunna spara. 21

23 Felmarkera åtgärder Planerade ordinationer/åtgärder felmarkeras som övriga texter. Utförda ordinationer/åtgärder felmarkeras enligt nedan: Högerklicka på den planerade åtgärden som den utförda är kopplad till. I den lilla menyn som visas väljer du Visa utförd åtgärd I rutan som visas kan du bocka för den utförda åtgärd som ska felmarkeras. Klicka på felmarkera., 22

24 Avsluta texter. Inaktuella texter ska avslutas. Avslutade texter finns kvar i journalen och kan läsas. Exempel på texter som ska avslutas är: Åtgärder som inte längre utförs. Anteckningar om funktionstillstånd som inte längre är aktuella. För att avsluta, gör så här: Ta fram texten genom att dubbelklicka på textraden i rubrikträdet. Här skriver du in avslutsdatum! Spara sedan! Om det skulle behövas kan avslutsdatum tas bort och texten blir åter aktuell. Palliativ vård i livets slutskede Efter att läkaren beslutat om brytpunkt sker samtlig dokumentation under vårdplanen Palliativ vård i livets slutskede. Denna övergång anges under Observandum i Centralen. 23

25 Det finns färdiga frastexter i alla delar i planen. Dokumentation sker under utförd åtgärd utifrån de planerade åtgärderna. För dokumentation om patientens tillstånd används följande planerade åtgärd: Vad: Bedömning och övervakning av kroppsfunktioner Hur: Bedömning, analys och övervakning av smärta (Abbey Pain Scale), andningsfunktion, medvetandegrad, oro, urineringsfunktioner, illamående, hud Om önskad ordination/åtgärd saknas kan den skapas med hjälp av frastexten: Vad:, Hur:, När:, Vem:. 24

26 Avsluta journal Öppna journalen. Under fliken Journalmapp fylls avslutsdatum i och avslutsorsak väljs. Klicka på Spara. Utskrifter Det finns tre sätt att skriva ut journalen/delar av journalen. Utskrift via helskärm, Välj Helskärm och justera datum vid behov. Klicka på 25

27 Denna dialogruta visas, välj skriv ut. Direktutskrift enstaka text Markera aktuell text i trädet Klicka på Direktutskrift Utskrift via Skriv ut (Mallar) 26

28 Klicka på Skriv ut Klicka på Mallar. Välj vilken mall du vill skriva ut. Välj Sök aktuella texter på dagens datum Välj Sök Markera om du vill ha med kontaktuppgifter och/eller bedömning vid utskrift. Klicka på OK. Välj sedan om du vill titta på utskriften (Klicka på Granska) eller om du vill skriva ut direkt (klicka Skriv ut). Vid utskrift, beskriv vad utskriften ska användas till och sätt en bock framför Arkivera dokumentet. Klicka på OK. Avvikelser Avvikelser hittar du på Mina sidor.,,,, Dubbelklicka på Avvikelse och sök fram patienten Klicka på Ny. Välj typ av avvikelse i listan. (Bilden ser olika ut för de olika avvikelserna. I exemplet nedan visas avvikelse Läkemedel). 27

29 ,, Alla markerade fält måste fyllas i. För fältet Mottagare gäller att enbart första fältet ska fyllas i. Det är ansvarig MAS/MAR som väljs som mottagare. Observera att en person kan ha MAS/MAR-uppdrag i flera stadsdelar, viktigt att välja namnet med rätt stadsdelsnummer efter (Förnamn Efternamn ex sd06). Under Organisation: försäkra dig om att det är den enhet som patienten bor på. Om inte: öppna organisationsträdet och välj patientens enhet. Spara för att kunna gå vidare till Dokumentation. Fliken Dokumentation, Här dokumenteras uppgifter och utredning rörande händelsen. OBS! Avvikelsen ersätter inte journaldokumentationen. Avvikelsemodulen kommer att kompletteras med stöd i form av hjälpfrastexter och frastexter. 28

30 Bilaga 1 29