Sektionsmöte , 17:15

Transkript

1 Sektionsmöte , 17:15 1. Formalia 1.1. Mötets öppnande Robin Palmberg förklarar mötet öppnat kl Val av mötesordförande Robin Palmberg valdes till mötesordförande 1.3. Val av mötessekreterare Emma Klint valdes till mötessekreterare 1.4. Val av två justerare tillika rösträknare Fredrik Spansk och Anton Sivertsson valdes till justerare tillika rösträknare 1.5. Fråga om mötets behöriga utlysande Kallelsen gick ut 27 januari, i enlighet med stadgan SM beslutar att anse mötet behörigt utlyst 1.6. Fastställande av föredragningslista Caroline Lindström yrkar på att lägga till en diskussionspunkt om sektionens budget innan punkt 6. LU yrkar på att lägga diskussionspunkten om sektionens budget efter punkt 6.1 SM beslutar att lägga till punkt 7.1 Sektionens ekonomi att lägga punkt 7.1 efter punkt 6.1 att fastställa föredragningslistan 1.7. Adjungeringar SM beslutar att adjungera Mikael Blomstrand Entlediganden Inga Anmälningsärenden Inga. 2. Rapporter 2.1. Sektionsstyrelsen Mötesordförande informerade om att styrelsen under period 3 har anordnat Sektionen för Medieteknik Sektionsmöte

2 Sektionens Dag #2 samt startat ett samarbete med CSC gällande Öppet Hus Näringslivsgruppen Näringslivsansvarig berättar att det har krävts mycket planering inför nämndens uppstart i förhållande till andra nämnder. Hittills har de inlett ett samarbete med motsvarigheter på andra sektioner samt haft evenemang med myacademy och Studybuddy. Sektionen kommer att ställa ut på Ljud, Ljus och Bild-mässan den mars Studienämnden Studienämndsordförande berättar att de har fått igång arbetet efter jul med kontinuerliga möten samt haft möte med Datasektionens studienämnd. Därtill så har de varit på länkmöte och programråd Klubbmästeriet Klubbmästare berättar att verksamheten rullar på och att de arbetar med rapporter tillsammans med Datasektionen. De är i princip klara med sin bokföring och kan berätta att de har sålt för kr men att de inte ännu vet om de har gått med vinst. De har även varit på möten med THS och KTH gällande en eventuell förändring av serveringstillståndet vilket skulle innebära att alla THS-medlemmar får vara i META vid pubar och dylikt. MKM har även tagit in flera nya medlemmar då ett stort gäng har slutat Kommunikationsnämnden Kommunikatör infomerar om att KN inte har gjort speciellt mycket utöver att skicka vidare medlemmar till andra projekt inom sektionen. De har fört diskussioner med NLG om Ljud, Ljus och Bild-mässan samt färdigställt arbetet med Kårbokhandelns nya grafiska profil Övriga nämnder och grupper inom sektionen Spexmästare infomerar om att Spexmästeriet har anordnat en roast som blev lyckad. Fotogruppsansvarig berättar om deras pågående samarbete med Christer Fuglesang Space Center där fotogruppen har varit med och gjort en film. De kommer även att dokumentera de event där filmen ska visas. Sektionslokalsansvarig informerar om att e-cigg numera räknas in under KTHs rökförbud. Det kommer även att anordnas en städdag där vi kommer att rensa förrådet. Jubelgeneral informerar om att de kämpar på med företagssamarbeten och att de har skickat ut information om Jubileet till alumner, vilket de fick bra respons på. Det går nu att beställa hoodies och snart kommer det att finnas möjlighet att köpa tygkassar. De håller också på att samla in material till historieboken. Ljud och Ljusansvarig berättar att det finns motioner för inköp av ny ljudutrustning Sektionen för Medieteknik Sektionsmöte

3 och projektor som kommer att diskuteras på dagens möte Övriga rapporter THS THS representater kunde inte närvara utan mötesordförande läser upp ett mail med information från THS. Det går att söka till Kårledningen fram till den 15/3 och om en är intresserad av en viss post så går det bra att ta kontakt med den personen som har posten i nuläget för en fika. Det går även att söka till centrala mottagningskommittén som arrangerar evenemang för alla nyantagna under mottagningen genom att maila mottagningsansvarig. Den 6 maj så kommer den årliga rektorsutfrågningen att äga rum, i år är temat jämlikhet och mångfald. 3. Information 3.1. SM#4 Mötesordförande informerar om att SM#4 kommer att äga rum lördagen den 23 maj, det kommer att bli en heldag och det kommer att bjudas på mat Medieteknikdagarna LNK infomerar om Medieteknik i Norrköpings arbetsmarknadsdagar och att det kommer att finnas ett formulär som en kan fylla i om en är intresserad av att följa med. Hur vi reser dit beror på hur stort intresset är Städdag Mötesordförande informerar om att det kommer att hållas en städdag för att rensa förrådet och organisera sektionens tillhörigheter den 19 april. De saker som inte tillhör någon nämnd kommer att slängas och det är därför viktigt att de funktionärer som förvarar saker i förrådet närvarar under dagen Verksamhetsplanen* Mötesordförande informerar om uppföljningen av verksamhetsplanen 14/ Sektionsprojekt Mötesordförande informerar om att det på SM# startades ett sektionsprojekt, METAspexet, gemensamt av Media och Data. Detta bedrevs under verksamhetsåren 11/12 och 12/13 men togs inte upp igen på Media inför 13/14, utan bara hos Data. Det har ännu inte kommit in någon motion för att starta upp sektionsprojektet igen men om en vill driva projektet tillsammans med Data så går det bra att lämna in en motion till nästa SM. 4. Beslutsärenden Sektionen för Medieteknik Sektionsmöte

4 4.1. Prövning av styrelsebeslut angående entledigande Mötesordförande informerar om att det inte finns beskrivet i reglementet hur den uppkomna situationen ska hanteras. Iryna Kulatska går för dagen LU informerar om att tidigare Studienämndsordförande inte kunde fullfölja sitt uppdrag och att en annan funktionär i Studienämnden tog över arbetet. Styrelsen tog då beslutet att entlediga Studienämndsordförande och tillförordna den funktionär som redan utförde arbetet. Linnea Holm ber styrelsen att förklara vad som hände rent praktiskt. Mötesordförande berättar att en annan funktionär tog över arbetet och att styrelsens beslut gjorde att den funktionären då kunde få erkännande och befogenheter. Beatrice Hallmark förklarar att tidigare Studienämndsordförande inte har närvarat på deras möten. Cecilia Engelbert frågar varför det inte istället har lämnats in en misstroendeförklaring. Mötesordförande svarar att tidigare Studienämndsordförande skriftligen till styrelsen har bett om att bli entledigad. SM beslutar att bifalla styrelsens beslut. 5. Bordlagda ärenden 5.1. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsens verksamhetsår 13/14* Mötesordförande informerar om att SM inte kommer att kunna ta beslut om ansvarsfrihet under mötet då det saknas underlag för detta. Terese Skoog och Anton Warnhag från styrelsen 13/14 informerar om verksamhetsberättelsen och den ekonomiska redovisningen. De vill framförallt lyfta fram att verksamhetsberättelsen ska jämföras med verksamhetsplanen. Styrelsen 13/14 arbetade mycket med verksamhetsplanen, vem den är till för och hur den ska följas upp. De arbetade också mycket med funktionärer, bland annat genom att sammanställa alla förtroendevalda genom tiderna. LU frågar vilket underlag som saknas för att kunna ta beslut. Anton Warnhag svarar att revisionsberättelsen saknas men att den ska presenteras på nästa SM. SM beslutar att bordlägga punkten 5.2. Fyllnadsval av Projektledare för Branschdagen Axel Hultman yrkar på fri nominering. SM beslutar att bifalla Axels yrkande LNK berättar om posten, att en arbetar tillsammans med Näringslivsgruppen och sätter ihop en grupp som gemensamt skapar Branschdagen. Det går att kliva på posten idag och välja ett senare datum för Branschdagen än vad det har varit tidigare Sektionen för Medieteknik Sektionsmöte

5 år för att få mer tid på sig eftersom det är bättre med en bra branschdag än en slarvigt genomförd. Christian Abdelmassih påpekar att även THS finns som stöd i arbetet. Christian Abdelmassih nominerar Olivia Bengtsson. Olivia frågar om någon som tidigare har varit Projektledare för Branschdagen kan förklara mer. Anton Warnhag berättar att de allra flesta företag är intresserade när de väl blir kontaktade. Han förklarar också att det är viktigt att dra ihop en bra grupp och att han påbörjade arbetet vid den här tiden. Han berättar att mycket redan är färdigt och att det finns kontakter att bygga vidare på. Olivia yrkar på att flytta punkten till sist av valen. SM beslutar att bifalla Olivas yrkande Olivia accepterar nomineringen Olivia presenterar sig och berättar att hon hade funderat på att söka posten men att hon var osäker på om detta var rätt år. Hon tycker att det är roligt att driva projekt och jobba mot företag. Rickard Bergeling frågar om hon har varit engagerad i Armada och Olivia svarar att hon har varit loungevärd och att hon hade tänkt att söka loungechef. Marcus Groth frågar om hon tror att det blir nödvändigt att senarelägga Branschdagen. Olivia svarar att hon först vill undersöka hur mycket tid som kommer att krävas men att den högst skulle senareläggas till senare på hösten. Olivia lämnar salen Mötesordförande öppnar upp för diskussion. SM diskuterar. SM beslutar att välja Olivia Bengtsson till Projektledare för Branschdagen Olivia kommer tillbaka 5.3. Fyllnadsval av Studienämndsordförande Disa Gillner yrkar på fri nominering. SM beslutar att bifalla Disas yrkande. Disa Gillner kandiderar. Disa presenterar sig och förklarar att hon sitter som Jämställdhets- och mångfaldsombud men att hon även är, av styrelsen, tillförordnad Sektionen för Medieteknik Sektionsmöte

6 Studienämndsordförande. Hon förklarar att arbetet har fungerat bra och att hon vill sitta kvar på posten för kontinuiteten. Disa lämnar salen. Poya Tavakolian går för dagen. Mötesordförande öppnar upp för diskussion SM diskuterar SM beslutar att välja Disa Gillner till Studienämndsordförande. Disa kommer tillbaka 5.4. Fyllnadsval av Qulturnämndsordförande Anton Sivertsson yrkar på fri nominering SM beslutar att bifalla Antons yrkande Marcus Groth kandiderar Viktor Ceder lämnar salen Marcus presenterar sig och berättar att han älskar QN och spel. Han har haft en spelförening och varit runt på olika konvent. Han har idéer om vad QN skulle kunna göra och har pratat med Datas motsvarighet. Marcus lämnar salen. Mötesordförande öppnar upp för diskussion SM diskuterar SM beslutar att välja Marcus Groth till Qulturnämndsordförande. Marcus kommer tillbaka Mötet ajourneras i 30 minuter för middag. 6. Motioner, propositioner, interpellationer och enkla frågor 6.1. Proposition om uppdatering av reglemente* LU presenterar propositionen och syftet med den. Han förklarar att syftet med reglementet är att det löpande ska uppdateras och därför har funktionärerna fått påpeka alltifrån stavfel till faktafel som fanns i dokumentet. Styrelsen har sedan sammanfattat deras kommentarer till en proposition. LU fortsätter med att berätta att Sektionen för Medieteknik Sektionsmöte

7 flera av punkterna är ändrade för att återspegla hur verksamheten faktiskt fungerar, bland annat att Klubbmästarparet sitter i THS pubråd och att Internationell Sekreterare har flyttats ut ur Studienämnden. Kursansvarig student ändras till Klassansvarig student för att öka kontinuiteten i deras arbete då de redan nu förväntas ha ansvaret i minst ett år. Näringslivsgruppens ordförande har i samarbete med Ledamot för Näringsliv och Kommunikation tagit fram de nya beskrivningarna för Näringslivsgruppen. Öfverphöseriet har även de själva lagt förslag för den nya beskrivningen av posten, de förändringarna syftar till att tydliggöra att det är tre ÖPH varav en EKO och inte två ÖPH och en EKO. Det bidrar även till en mer öppen tolkning för hur valet av EKO kan gå till men det är fortfarande tydligt att det måste finnas en ekonomiskt ansvarig. Mötesordförande öppnar upp för diskussion Ingen diskussion SM beslutar att bifalla motionen om uppdatering av reglemente 6.2. Motion om projektor i Meta* Andreas Bergsten berättar att av de projektorer vi har så är en trasig, en tillhör inte oss, en behöver vara rörlig och den sista uppfyller inte de kraven som gäller för att kunna hänga i riggen. Tanken är att montera en projektor i bakre delen av riggen sett från stora väggen och för det behövs en projektor som kan kasta en bild långt men ändå visa en liten bild samt att den är ljusstark. Han förklarar vidare att den tänkta projektorn kostar kr, en duk på 150 kostar 5000 kr samt hållare och kablar kr. Carolina Ring frågar varför vi behöver en duk. Andreas svarar att det behövs för att fånga så mycket ljus som möjligt. Carolina frågar vidare om det blir så stor skillnad att det är värt priset och Andreas svarar ja, speciellt i ljusa förhållanden. Rickard Bergeling frågar om duken alltid kommer att sitta uppe och om den är brandsäker. Andreas svarar att han har diskuterat med Sektionslokalansvarig angående upphängning men att det inte är helt klart ännu. Olof Lindman berättar att det fanns planer på att montera en projektor redan förra året men att det inte blev av, han uppmanar också SM att ha i åtanke att en projektor skulle användas mycket. Terese Skoog yrkar på att ta bort att-satsen som säger att Datasektionen ska avsätta hälften av kostnaden. LU påpekar att förutsättningen för diskussionen är att motionen kan gå igenom under förutsättningen att även Data godkänner den motionen som de har fått. LNK frågar vad livslängden för en ny projektor är och Andreas svarar åtminstone 5 år, lampan beräknas hålla i 1 år om den används 2 timmar per dag. Caroline Lindström frågar om vi kan sälja de projektorer vi har och Andreas svarar att det beror på vad de är värda. Mötesordförande öppnar upp för diskussion. Sektionen för Medieteknik Sektionsmöte

8 Anton Warnhag säger att apropå duken och ljusstyrkan, att det kommer märkas skillnad. Alexander Arozin frågar om Andreas har pratat med Akademiska Hus gällande om en duk får hängas upp och Andreas svarar nej, då det har varit stressigt med att få in motionen. Alexander uppmanar Andreas att, om motionen går igenom, kolla med Akademiska Hus innan de gör något annat. Olivia Bengtsson säger att det är en jättebra satsning, speciellt för mottagningen då det kommer göra filmerna rättvisa. Axel Hultman yrkar på att ta bort den andra att-satsen och istället lägga till att under förutsättning att Data avsätter samma summa. SM beslutar att bifalla Axels yrkande att bifalla motionen med ovanstående ändringar 6.3. Motion om ljud i Meta* Andreas Bergsten berättar att en subwoofer är trasig vilket innebär att den andra i nuläget överbelastas. Därför innebär motionen inköp av EQ och två nya subwoofers då två av olika modell och/eller märke skulle resultera i konstigt ljud. I nuläget är förstärkaren inbyggd i subwoofern vilket inte är fallet med den nya utrustningen, det skulle då innebära att om förstärkaren går sönder så behöver inte all utrustning bytas ut. Med den nya utrustningen så ingår även inköp av rackskåp så att allt kan låsas undan och förvaras bra. Priserna för den nya utrustningen ca kr för två subwoofers, 1500 kr för EQ, 3000 kr för slutsteg och 1500 kr för kablar, förvaring och övrigt. Alexander Arozin frågar om vi i nuläget har ett mixerbord som kan styra bas etc, inte bara volym och EQ. Andreas svarar att en EQ-mixer finns och att det går att ändra bas och diskant på det mixerbord vi har. Maxvolymen och andra inställningar ska begränsas för att inte slita på högtalarna. Olof Lindman tillägger att EQn är tänkt att vara låst och begränsad men att för många har tillgång till den i nuläget. Olivia Bengtsson frågar hur kvalitén är på utrustningen då den är relativt billig. Olof Lindman svarar att sektionen har köpt in relativt billig utrustning tidigare för att smällen ska bli mindre när de går sönder. Axel Hultman lämnar rummet Andreas säger att utrustningen kommer att låsas undan på ett bättre sätt för att begränsa vem som kan ändra i systemet. Vidare så är det även planerat att organisera bättre på catwalken för att det ska bli lättare att använda. Utrustningen är billigare än den nuvarande men ljudet är likvärdigt. Det krävs dubbelt så mycket pengar för att en skillnad i ljudkvalité ska kunna upplevas. Axel kommer tillbaka Anton Warnhag frågar om livslängden på utrustningen eller om det är normal Sektionen för Medieteknik Sektionsmöte

9 avskrivning på 5 år. Andreas svarar att det ska klara 5 år men att det beror på hur utrustningen behandlas. Det är ett modulsystem så det går att byta ut delar av det. Mötesordförande öppnar upp för diskussion Olivia säger att det låter smart att satsa på billigare utrustning med tanke på att många som använder utrustningen inte vet hur den ska hanteras. Olof säger att det är en bra investering men att kritiken är att vi får en subwoofer över. Andreas säger att det ska rensas bort högtalare så att den nya utrustningen får plats. Emma Klint yrkar på att ta bort den andra att-satsen och istället lägga till att under förutsättning att Data avsätter samma summa. Anton Warnhag går för dagen SM beslutar att bifalla Emmas yrkande att bifalla motionen med ovanstående ändringar Disa Gillner går för dagen Sara Norrby och Karolin Karlsson lämnar salen 6.4. Motion om jubileumssparande och val av Jubelgeneral* Olivia Bengtsson och Olof Lindman lämnar salen Christian Abdelmassih lämnar för dagen Karolin Karlsson och Sara Norrby kommer tillbaka Caroline Lindström kommenterar den första att-satsen i styrelsens motionssvar och säger att anledningen till att de önskar den formuleringen är för att påminna de som driver projektet att ta hjälp från de som har genomfört projektet tidigare. Gällande den andra att-satsen i styrelsens motionssvar så önskar Jubelkommitén att ha en ekonomisk ansvarig då det vore bra att ha när det handlar om så mycket pengar. LU svarar att styrelsen förstår anledningen bakom formuleringen men att styrelsen inte anser att den typen av tradition hör hemma i reglementet. LNK föreslår att Jubelkommitén istället skriver ett PM för hur det går att utforma ett Jubileum. Fredrik Spansk frågar hur detta pm skulle förvaras och LNK svarar att det finns arkiv för den typen av ändamål. Kassör säger att det blir svårare att hålla koll på vad pengarna har gått till ju fler som har tillgång till sektionenens konton och att exempelvis Branschdagen inte har en ekonomiskt ansvarig. Olivia och Olof kommer tillbaka. Mötesordförande frågar om Jubelkommittén vill jämka sig med motionssvaret och de Sektionen för Medieteknik Sektionsmöte

10 svarar nej. Linnea Holm säger att det är viktigt att det finns i reglementet för att nästa Jubelkommitté inte ska behöva uppfinna hjulet igen. LU säger att det är viktigt att respektera vad Kassören säger om ekonomiskt ansvarig. Caroline säger att eventuella problem går att lösa genom tät kontakt mellan Kassör och Jubileets ekonomiskt ansvarige. Terese Skoog säger att det går att ställa krav på den ekonomiskt ansvarige så att projektet inte är beroende av Kassören. LU förtydligar att styrelsen anser att det blir en smidigare ekonomisk hantering med färre ekonomiskt ansvariga. Kassör förklarar att då NLGs verksamhet inte existerar i nuläget så är det endast Kassör och ÖPH-EKO som har attesträtt, och att bara det har gett problem. Olof Lindman frågar om styrelsen anser att Jubileet inte ska ha en ekonomiskt ansvarig och mötesordförande förtydligar att styrelsen anser att en ekonomiskt ansvarig i Jubelkommittén inte ska ha attesträtt. Kassör förtydligar att att hon personligen tycker att det är lättare ju färre personer som har tillgång till sektionens konton och att det går att ändra i framtiden om behovet uppstår. Terese Skoog frågar om det går att begränsa tillgången till sektionens konton, att de skulle kunna få hantera en begränsad summa. Rebecka Rönnbäck säger att det generellt sett är viktigt att inte sprida inloggningsuppgifter. Olof säger att det blir stora problem för revisorerna om det inte är tydligt vart utgifter kommer ifrån. Terese frågar varför Jubelkommittén vill ha en ekonomiskt ansvarig och Caroline svarar att de på så sätt kan öka effektiviteten, bli snabbare på att skicka och betala fakturor samt inte belasta kassören. Linnea säger att det ser mer proffisigt ut mot företag och att det därför skulle bidra till företagskontakten. LU säger att det skapar dubbelarbete och att inte ha ekonomiskt ansvarig påverkar inte hurvida de kan ha en växelkassa eller inte. Terese frågar om beslutet påverkar hur Jubileet styrs i år och Caroline svarar nej, bara för framtida jubileum. Terese säger att det är bra med ett pm för Jubileet då det går att skriva mycket mer i ett sådant än i reglementet. Caroline säger att de kan tänka sig att skriva ett pm, men att det då blir väldigt viktigt att det förs vidare till nästa kommitté. LU frågar Caroline om de två meningarna spelar roll för nästa jubileum och Caroline svarar att nej, det är mest för att sträcka ut en hand. Terese föreslår att pm:et ska nämnas i reglemetet. Carolina Ring frågar om det skadar om de två meningarna står kvar och LU svarar att det skadar inte, utan att punkten om ekonomiskt ansvar är viktigare. SM beslutar att bifalla styrelsens motionssvar Anmärkning. Beslutet som här tas säger att punkten Jubileet ska läggas till i reglementet. På grund av att reglementet ej uppdaterades efter SM2 och för att reglementets index ej har uppdaterats bör punkten istället ligga under Efter att ha rådfrågat revisor valde styrelsen att istället lägga till punkten Jubileet då SM aldrig med avsikt beslutat om att skriva över en existerande punkt som behandlar Sektionen för Medieteknik Sektionsmöte

11 något annat än det som den givna motionen avsett Motion om budgetändring p.g.a. Jubileet* Cecilia Engelbert kommenterar styrelsens motionssvar och säger att det inte är någon lokalkostnad för evenemanget den 18 april och att det därför inte är angivet i motionen. LNK säger att 300 stycken böcker är väldigt många och frågar Jubileet om hur många böcker de beräknar att sälja. Cecilia svarar att Jubileet har beräknat att sälja 150 stycken men att 300 var lägsta beställningsantal. Caroline Lindström säger att det finns intresse för boken hos både alumner och CSC. Norbert von Niman säger att det är samma pris för 150 och 300 stycken böcker. LU säger att motionen ser rimlig ut och att det är bra att Jubileet har räknat lågt. Olof Lindman frågar om äskningen är med i budgeten. Caroline svarar nej, utan att det ingår en budgetändring i äskningen. SM beslutar att bifalla motionen med acklamation 6.6. Motion för äskning av pengar till Jubileet* Mötesordförande förklarar att Jubileet äskar pengar för att kunna erbjuda studenter billigare biljetter till Jubileumsbanketten. Olivia Bengtsson går för dagen Sharon Ghebremikael förtydligar att subventioneringen av biljetter endast gäller sektionsmedlemmar. Mötesordförande berättar vidare att arbete pågår för att CSC ska bidra med pengar då andra sektioner får det för liknande evenemang. Sara Norrby frågar om datasektionen får den här typen av bidrag och mötesordförande svarar nej, andra skolor delar ut liknande bidrag, inte CSC. Olof Lindman frågar om det går att ge tillbaka pengarna från äskningen om CSC skulle bidra och mötesordförande svarar ja. LU säger att det blir en bonus för Jubileet om sektionen får pengar från CSC. Cecilia Engelbert förklarar att kr är mycket pengar men att Jubileet måste ta beslut inom två veckor och om motionen bifalls så kan de garantera att eventet blir av. LU säger att denna summa från och med nästa år kommer vara budgeterad genom sparande och att det går att se äskningen som en startkostnad. LNK säger att han tycker att SM ska bifalla motionen och att kr är lite i förhållande till vad sektionen tjänar på det i form av stärkt NLG och alumnikontakt. SM beslutar att bifalla motionen med acklamation 7. Diskussionsärenden 7.1. Sektionens ekonomi Sektionen för Medieteknik Sektionsmöte

12 Marcus Groth går för dagen Mötesordförande går igenom alla motioner med tillhörande motionssvar för att SM ska kunna hålla en gemensam diskussion. Han informerar även om att ismaskinen i META har gått sönder och behöver ersättas men att den kostnaden understiger kr och därför ej behövs tas upp på SM. Marcus Hogler kommer in i salen Cecilia Engelbert säger att hon önskar mer information kring sektionens tillgångar. Mötesordförande förklarar att sektionen har ett huvudkonto med kr och att Näringslivsgruppen och Mottagningen har egna konton. Anton Warnhag säger att sektionen sammanlagt har kr. Mötesordförande förklarar att Mottagningens konto inte är helt klart utan att de väntar in fakturor och när de är betalda kommer kontot vara tomt. Anton Warnhag förklarar att det mesta från Branschdagen är betalt och Christian Abdelmassih säger att det handlar om maximalt 6000 kr som inte är betalt än. LU säger att detta ska jämföras med budgeten och Kassör förklarar att Branschdagen skulle enligt budget dra in kr men att det till slut blev kr, alltså mycket mindre än vad som står i budgeten. Olof Lindman frågar om det går att kontrollera läget på alla konton nu och Anton Warnhag förklarar att kr är den summa som finns sammanlagt nu. Cecilia Engelbert frågar om det är kr som kan spenderas på valfritt sätt och Anton Warnhag svarar ja, men inom budgetens gränser. Sara Norrby frågar om det finns något som pengarna måste räcka till. Mötesordförande förklarar att det har gjorts en budgetkontroll. Mötet ajourneras i 5 minuter för att ta fram mer exakta siffror om det ekonomiska läget i sektionen. Mötesordförande förklarar att om vi godkänner alla motioner så kommer det ge ett reslutat på kr efter verksamhetsåret. Cecilia Engelbert frågar om det innebär att sektionen har kr i dagsläget och mötesordförande svarar ja. Linnea Holm frågar om formuleringen i kallelsen, att SM inte kan, ekonomiskt sett, godkänna alla motioner och mötesordförande förklarar att det var situationen när mailet skrevs. Anton Warnhag förklarar att sektionen har kr i likvida medel som vid inköp skulle omvandlas till materiella tillgångar. LU säger att förutsättningarna skulle förändras om vår Näringslivsverksamhet fungerade. Olof Lindman frågar om ismaskinen skulle innebära reparationskostnader och Viktor Ceder svarar nej, det ska köpas en ny. Anton Warnhag förklarar att vi kan betala för oförutsedda utgifter i framtiden även om SM godkänner alla motioner eftersom de alla skapar mervärde för sektion. Mötesordförande förklarar att det är okej om sektionens ekonomi går med förlust så länge det går jämnt ut på fem år. Sektionen för Medieteknik Sektionsmöte

13 8. Valärenden 9. Övriga ärenden 9.1. Övriga frågor Caroline Lindström påpekar att dokumenten på hemsidan ej är uppdaterade. Mötesordförande svarar att det beror på att det har varit problem med tillåtelse att lägga upp dokument på hemsidan men att dokumenten kommer att uppdateras. 10. Mötets högtidliga avslutande Mötet avslutas kl Justeras: Robin Palmberg Fredrik Spansk Anton Sivertsson Sektionen för Medieteknik Sektionsmöte

14 BILAGOR I. Verksamhetsplanen II. Verksamhetsberättelse 13/14 III. Balansrapport 13/14 IV. Resultatrapport 13/14 V. Proposition om uppdatering av reglemente VI. Motion om projektor i Meta VII. Motionssvar om projektor i Meta VIII. Motion om ljud i Meta IX. Motionssvar om ljud i Meta X. Motion om jubileumssparande och val av Jubelgeneral XI. Motionssvar om jubileumssparande och val av Jubelgeneral XII. Motion om budgetändring p.g.a. Jubileet XIII. Motionssvar om budgetändring p.g.a. Jubileet XIV. Motion om äskning av pengar till Jubileet XV. Motionssvar om äskning av pengar till Jubileet Sektionen för Medieteknik Sektionsmöte

15 Status: Röd=ej påbörjad, Gul= Påbörjad, Ljusgrön=Pågående, Mörkgrön=Klart Punkt Ansvarig Status 1 Övergripande Alla sektionsmedlemmar känner till sektionens verksamhet 1,1 och vad det innebär att vara engagerad i den. Inför SM#2 och #4 ska ett evenemang anordnas där det informeras om posterna som ska väljas och sektionsmedlemmar får tillfälle att prata med sittande funktionärer. Evenemanget anordnas av styrelsen och 1,1,1 Valberedningen. Styrelsen Sektionens dag #2 anordnas av styrelsen tillsammans med 1,1,2 funktionärerna och nämnderna i början av period 3. Styrelsen Alla nämnder, organ och funktionärer ska ha en relevant och 1,1,3 uppdaterad beskrivning på hemsidan och i reglementet. Josefine Alla nämnder, organ och funktionärer har en egen kategori för 1,1,4 inlägg på hemsidan. Ledamöter Att styrelsen skall undersöka möjligheten att utforma verksamhetsplanen till en verksamhetsplan som är representativ för hela sektionens verksamhet och presentera resultatet av denna undersökning som senast under sista 1,1,5 sektionsmötet under verksamhetsåret 14/15. Josefine Sekreteraren sammanställer ett kort Styrelsen informerar - 1,1,6 inlägg att lägga upp på hemsidan en gång i månaden. Emma Alla styrelsemöten annonseras på hemsidan eftersom alla 1,1,7 sektionsmedlemmar har närvarorätt och får komma om de vill. Robin Alla nämnder, organ och funktionärer ska i första hand 1,1,8 använda hemsidan som informationskanal. Ledamöter Införa rapportmöten och ekonomiska avstämningar mellan 1,1,9 MKM och styrelsen minst en gång per termin. Åsa Införa rapportmöten och ekonomiska avstämningar mellan 1,1,10 Mottagningen och styrelsen minst en gång per termin. Åsa Införa rapportmöten och ekonomiska avstämningar mellan 1,1,11 Branschdagschefen och styrelsen minst en gång per termin. Åsa På varje SM finns fler deltagare än motsvarande SM 1,2 föregående år. Inga nämnder får planera in evenemang som krockar med 1,2,1 SM. Datum för SM utannonseras till sektionens medlemmar minst 1,2,2 en månad i förväg. MästerCocken, Matlaget eller Styrelsen ser till att mat eller 1,2,3 fika serveras varje SM. Hålla nøllans SM för att introducera nøllan till SM och 1,2,4 formalia under Mottagningen. Styrelsen ansvarar för att deltagare som närvara på 4 av 4 1,2,5 ordinarie SM tilldelas någon form av belöning. Josefine Robin & Emma Marcus Robin Axel & Alexander Funktionärer har en tydlig bild av sin och sin eventuella 1,3 nämnds verskamhet. Funktionärerna sätter upp en plan som innehåller ett eller flera tydliga mål för sin verksamhet tillsammans med ledamöterna, för att stämmas av kontinuerligt genom 1,3,1 rapporterna till styrelsen. Styrelsen genomför efter varje överlämning (SM2, SM4) en utvärdering av hur överlämning skett. Detta för att se till att verksamhetsplanen samt funktionärernas plan för sin 1,3,2 verksamhet följs upp. Ledamöter Josefine 1,3,3 Styrelsen ger tydlig återkoppling på inlämnade rapporter Ledamöter

16 Varje funktionär känner en tillhörighet till gruppen 1,4 funktionärer. Styrelsen anordnar minst en gång per termin en gemensam 1,4,1 aktivitet där alla funktionärer bjuds in. Kommunikationsnämnden ser till att funktionärstavlan 1,4,2 uppdateras vartefter nya funktionärer tillsätts. En funktionärsfest för funktionärer genom tiderna anordnas 1,4,3 en gång i slutet av vårterminen Styrelsen Linnea Styrelsen, Robin 1,5 Valprocessen är anpassad för vår sektion. Låta sektionen utvärdera hur valprocessen har fungerat under 1,5,1 verksamhetsåret 13/14. Alexander Utifrån denna utvärdering ta fram styrdokument för hur 1,5,2 valprocessen ska gå till. Alexander Nämnderna har möjlighet att bedriva enklare försäljning av 1,6 varor. Om behov, intresse och möjligheter finns, bör möjligheten för 1,6,1 att köpa en kassa utredas och beställas. Åsa 2 Näringsliv 2,1 Näringslivsgruppen har en kontinuerlig verksamhet Näringslivsansvarig utser NLG genom en öppen och väl 2,1,1 marknadsförd ansökningsprocess. Christian 2,1,2 NLG anordnar minst två företagsevenemang varje termin. Christian Ha en teambuildningaktivitet en gång varje termin med fokus 2,1,3 på att bygga gemenskap i gruppen. Christian Näringslivsansvarig lämnar över sitt arbete och alla relevanta 2,1,3 näringslivskontakter till sin efterträdare. Christian Kontakten mellan Branschdagen och Medieteknikdagarna i 2,2 Norrköping är vänskaplig Branschdagsgruppen, eller representanter ur gruppen, 2,2,1 besöker MTD. Branschdagsgruppen bjuder in representanter för MTD till vår 2,2,2 Branschdag. Branschdagens projektgrupp ska ha god insikt i sin 2,3 verksamhet. Branschdagschefen ska presentera en utvärdering vid 2,3,2 överlämning. Alexander Lisa 3 Utbildning Studienämndens verksamhet är regelbunden och har en väl 3,1 fungerande struktur Följa upp så att studenter är representerade i alla råd 3,1,1 kopplade till KTH och THS. Sammanställa dokument med relativa förkortningar och termer som används inom KTH och THS att överlämna till de 3,1,2 nyvalda inom Studienämden. Sätta ihop en organisationskarta över relevanta poster på 3,1,3 KTH och THS till de nyvalda inom Studienämnden. Ha en teambuildningaktivitet en gång varje termin med fokus 3,1,4 på att bygga gemenskap i gruppen. Ha regelbundna möten, planera in dem vid verksamhetsårets 3,1,5 början. Studienämnden Studienämnden Studienämnden Studienämnden Studienämnden

17 Studienämndens medlemmar och syfte är välkänt bland 3,2 medieteknikstudenter En gång per termin aktivt marknadsföra Studienämnden till 3,2,1 alla medieteknikstudenter Presentera och påminna om Studienämndens existens, dess poster och syfte inför åtminstone grundutbildningens 3,2,2 studenter i början av varje termin. Studienämnden Studienämnden 3,3 Programråden verkar regelbundet och effektivt Studienämden utvärderar programrådens betydelse och hur vi 3,3,1 kan påverka CSC genom dem. Axel Studienämndsordförande, Ledamot för utbildningsfrågor, Programansvarig student och sektionsordförande medverkar Studienämnden 3,3,2 aktivt på programråden. och Robin Kommunikationen och samarbetet med Datasektionens 3,4 studienämnd är väl fungerande SNO ser till att gemensamma möten sker mellan studienämnderna på de båda sektionerna minst två ggr per 3,4,1 termin. SNO

18 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Sektionen för Medieteknik Verksamhetsåret

19 Introduktion Verksamhetsberättelsens syfte En verksamhetsberättelse är en sammanställning och en analys av den verksamhet som sektionen bedrivit under ett verksamhetsår. Den ska redogöra för antalet medlemsmöten och styrelsemöten som genomförts och det ska framgå vilka aktiviteter som sektionen genomfört. En verksamhetsberättelse jämförs också med verksamhetsplanen för året, blev allt som förväntat? Rubrikerna i dokumentet ser ut som följer: Introduktion s. 1 Förtroendevalda s. 2 Styrelsens berättelse s. 3 Genomförd verksamhet s. 5 Nämndernas verksamhet s. 6 Sektionens ekonomi s. 6 Sektionsmöten s. 7 Bilaga: Verksamhetsplan för styrelsen 13/14 slutgiltig uppföljning Denna verksamhetsberättelse Denna verksamhetsberättelse har tagits fram av Terese Skoog, sektionens ordförande för det verksamhetsår den redogör för. Dokumentets upplägg och innehåll utgår från diverse mallar som finns tillgängliga på Internet samt med inspiration i hur THS Centralt arbetar med denna typ av dokument. 1

20 Förtroendevalda Styrelsen Ordförande Terese Skoog Vice ordförande Carolina Ring (2013), Cecilia Engelbert (2014) Kassör Anton Warnhag Sekreterare Niclas Ericsson (2013), Maja Gidlund (2014) Ledamot för utbildningsfrågor Robin Palmberg Ledamot för näringsliv och kommunikation Mikael Kjellnäs Ledamot för studiesociala frågor Lukas Häggström Styrelsen hade 15 protokollförda styrelsemöten under året. Valberedningen Ulrika Andersson (sammankallande) Marcus Unander, Christian Virtala, Rickard Bergling, Jonathan Söderin Maria Bahrami, Gustav Mattsson, Rebecka Rönnmark (2014) Revisorer Olof Lindman, Samuel Norling Övriga förtroendevalda funktionärsposter Utbildningsposter Studienämndsordförande Matilda Schaffer Programansvarig student Philip Sköld (2013), Cecilia Friström (2014) Internationell sekreterare Caroline Arkenson (2013), Axel Hultman (2014 fyllnadsvald) Jämställdhets- och mångfaldsombud Sofie Nilsson Studerandeskyddsombud Sanna Marklund Näringslivs- och kommunikationsposter Näringslivsansvarig Vakant Branschdagschef Anton Warnhag (2013), Lisa Torekull (2014) Kommunikatör Sara Edin Webbmaster Johan Kasperi (2013, 2014) Studiesociala poster Klubbmästare Lennart Jönsson Vice klubbmästare Matilda Carlson Öfverphöseriet Cecilia Engelbert, Poya Tavakolian, Samuel Norling (2013) Sara Edin, Christopher Lindström, Robin Palmberg (2014) Idrottsnämndsordförande Alexis Tubulekas Sektionslokalsansvarig Adam Nyberg Qulturnämndsordförande Anton Warnhag (2013), Anton Sivertsson (2014) 2

21 Öfversångledare Elisabeth Ingvar (2013), Maria Hjort (2014) Fotogruppsansvarig Kyriaki Sarampasina Medielabbets ordförande Marcus Unander Spexmästare Mikael Kjellnäs Sektionswaldner Marcus Frisell Ljud- och ljustekniker Olof Lindman (2013, 2014) MästerCocken Poya Tavakolian (2013), Linnea Holm (2014) Övriga poster Fanbärare Niklas Berg (2013), Anton Warnhag (2014) Vice fanbärare Veronica Jeppsson (2013), Poya Tavakolian (2014) Styrelsens berättelse Styrelsens arbete Styrelsen har under året träffats regelbundet via inofficiella lunchmöten varje måndag samt genom officiella (protokollförda) möten varannan onsdag. Utöver detta träffades vi även för inofficiella planeringsmöten inför sektionsmötena. Struktur och dokument Samtliga protokoll från verksamhetsårets styrelsemöten och sektionsmöten finns alla medlemmar tillhanda via vår hemsida, Verksamhetsplan I början av verksamhetsåret saknade styrelsen en verksamhetsplan för sektionen. Vi såg ett behov av att ta fram en sådan, för att möjliggöra ett strategiskt arbete (något som just en styrelse är ämnad att vara). Vi funderade över vilket sätt som var bäst att arbeta på, för att vi gemensamt skulle kunna jobba mot den vision som föregående styrelse tagit fram. Dessa funderingar resulterade i ett arbete som sedan resulterade i den verksamhetsplan som presenterades för sektionen under verksamhetsårets första sektionsmöte. Den var inspirerad till stor del av hur THS Centralt arbetar med detta. Målet med verksamhetsplanen var att den skulle vara tydlig och konkret, bestående av så kallade smarta mål, som man enkelt kunde bocka av när en viss punkt var utförd. Målen involverade till största delen styrelsens eget arbete, men även till viss del sektionens nämnder och förtroendevalda. Vår förhoppning var att detta sätt att arbeta på skulle tydliggöra för sektionens medlemmar vad styrelsen faktiskt gör, att transparensen skulle öka samt skulle göra det enklare för sektionens medlemmar att följa upp och ställa krav på styrelsen. Vår förhoppning var även att vi skapat en verksamhetsplan och ett sätt att arbeta på vars utformning även skulle fungera över på sikt. Vi tror att verksamhetsplanen är en av nycklarna till att få styrelsen att vara just strategisk och inte lägga sig i detaljerna i den vardagliga verksamheten. Verksamhetsplanens innehåll (övergripande) Innehållet i verksamhetsplanen baserades på överlämningsdiskussioner mellan föregående och nuvarande styrelse, samt på styrelsens egen vilja att utveckla sektionen vidare. Innehållet grundar sig till stor del också på sektionens vision samt värdeord. Den övergripande 3

22 strukturen var indelad i fem rubriker: (1) Övergripande, (2) Näringsliv och kommunikation, (3) Utbildning, (4) Studiesocialt och (5) Erkännande och glädje. De mål som täcktes in under Övergripande var bland annat att styrelsen och valberedningen ska ha ett bra samarbete, eftersom valberedningen inför året fått helt nya riktlinjer. Deras uppgift, utöver att samla in kandidater inför sektionsmötena, är numera att de även ska bereda en stor del av de val vi gör, och sedan verka rådgivande inför sektionsmötet via ett eventuellt förordande av kandidaterna. Även målformuleringar kring högt deltagande på sektionsmötena samt vidare arbete med kontinuitet och överlämningar internt inom sektionen fanns här. Under arbetet med Näringsliv och kommunikation fanns bland annat att vi ville jobba med att öka sektionens intresse för näringslivsfrågor, samt att vi ville arbeta med att både styrelsen men även övriga sektionens nämnder kommunicerar sin verksamhet till övriga sektionen. Under rubriken Utbildning fanns framförallt kontakten och dialogen med CSC och vårt studentinflytande som de viktigaste målen. Bland annat skulle Studienämnden öppnas upp för att även kunna inkludera till exempel kursansvariga studenter. Under Studiesocialt ville styrelsen framförallt införa rapportmöten med Klubbmästeriet och utvärdera sektionens festverksamhet. Under Erkännande och glädje ville vi framförallt arbeta vidare med två av de fyra värdeord som vi har inom sektionen. Vi ville jobba med erkännande av de funktionärer som blivit förtroendevalda och hade därmed som mål att utfärda diplom till alla de funktionärer som kliver av sin post. Dessutom ville vi fortsätta föregående styrelses arbete med att erkänna även de funktionärer som klivit av sin post och anordna en fest för alla sektionens funktionärer genom tiderna. Uppföljning av verksamhetsplanen Under sektionsmöte fyra presenterades en slutgiltig uppföljning av verksamhetsplanen för sektionens medlemmar. Denna uppföljning är bifogad till denna verksamhetsberättelse. Inkluderad i den finns även anteckningar att läsa kring hur det gått med målen. Begreppet funktionär (funktionärsråd, funktionärer genom tiderna, funktionärsfest, funktionärskick-off, funktionärsmingel) Styrelsen arbetade under året på olika sätt med att arbeta fram en tydlig identitet i vad det innebär att vara eller ha varit förtroendevald (dvs. funktionär) i sektionen. Vi arbetade hårt med att skapa olika gemensamma utrymmen tillägnade just funktionärer. Funktionärsråden, under ledning av vice ordförande, hette under föregående året och en bit in på vår år Nämndordföranderåd. Eftersom det finns fler än just de som är nämndordföranden som borde bli inbjudna och eftersom vi ville arbeta med ordet funktionär bytte vi under årets hösttermin namn på rådet. Det har dock fortfarande samma syfte, vilket är delvis att fungera som informationskanal mellan styrelsen och alla förtroendevalda, delvis som inspirationskälla och utbyteskälla mellan funktionärerna och delvis som kanal för styrelsen att snappa upp vad som är viktigt och aktuellt i sektionen just nu. Funktionärsråden hölls ungefär tre gånger per termin. Funktionärsmingel anordnades av styrelsen och var till för att alla funktionärer skulle få träffas under mer avslappnade former. Till jul anordnade vi glöggmingel och framemot sommaren spelade vi biljard tillsammans. Vi bytte även namn på vår Facebook-grupp för gamla funktionärer till just Funktionärer genom tiderna för att även dessa personer skulle känna en tillhörighet till begreppet funktionär. 4

23 Genomförd verksamhet Sammanställning funktionärer genom tiderna Under hösten 2013 påbörjade styrelsen en ambitiös och ordentlig inventering över vilka som, från sektionens födelse, suttit på de olika förtroendevalda posterna vi haft i sektionen. Efter många månader av forskande och grävande har vi nu en så nära komplett vy vi kan få över sektionens tidigare förtroendevalda. Funktionärsfest Denna sammanställning resulterade i att vi ordnade sektionens allra första funktionärsfest. Fredag den 23 maj gick festen av stapeln i META, efter att styrelsen tillbringat hela dagen med inköp av mat, matlagning och dukning. Det blev en väldigt lyckad middag med sektionens ordförande och vice ordförande som toastmastrar, och efterföljande dansgolv. Många äldre funktionärer fanns på plats, och maten var god. Styrelsen tror och hoppas på att detta kan bli en tradition som kommer föras vidare även de nästkommande åren, om sektionen vill. SM en lördag?! Inför sektionsmöte tre genomförde styrelsen en enkätundersökning bland sektionens medlemmar, där vi frågade om de skulle kunna tänka sig att gå på ett sektionsmöte en lördag. Med nästan 80 svarande och en överväldigande majoritet JA-svar beslutade styrelsen att under sektionsmöte tre att informera om att sektionsmöte fyra kommer äga rum en lördag. Detta var ett försök för att se hur det skulle vara att tillägna en hel dag, då alla är pigga åt valärenden, istället för två väldigt sena kvällar efter heldagar i skolan. Trots att mötet blev väldigt långt är styrelsen glada och stolta över att så många medlemmar närvarade, och vi är glada över att vi testat att genomföra det även om man kanske behöver tänka över det två gånger till om man skulle vilja lägga ett sektionsmöte en lördag igen. Ny praxis för val av ordförande Efter att inom styrelsen haft många djupgående diskussioner om hur ordförandevalet genomförs där vi vände och vred på frågan, tog vi under sektionsmöte tre upp en diskussion med sektionen om just valet av ordförande och hur det genomförs. Eftersom det inte finns några detaljer skrivna i vårt reglemente kring hur ordförande ska väljas, lade vi fram ett förslag om att organisera utfrågning av ordförandekandidaterna innan sektionsmötet, för att sedan genomföra själva röstningen under pågående möte. På så sätt undviks de tio dagarna efter sektionsmötet, då urnval ska hållas. På så sätt blir processen mer strukturerad, risken för valfusk eller misstag minskas avsevärt och mötestiden under pågående möte förkortas förhoppningsvis, eftersom medlemmarna kan på förhand ställa sina frågor till kandidaterna. Dessutom blir behandlingen av kandidater mer likvärdig då ingen post särbehandlas. Sektionsmötet godkände vårt förslag och därför genomförde vi vårt förslag, och det slutade med att vi under sittande sektionsmöte fyra valde sektionsordförande för nästa år. Framtagning av nästkommande års verksamhetsplan På vårterminen började styrelsen arbetet med nästkommande års verksamhetsplan. Eftersom vi, sittande styrelse, är insatta i vad vi gjort och varför har vi också tankar kring vad som behöver jobbas vidare med under nästa år. Därför tyckte vi att det var en bra idé att vi i samarbete med funktionärer och övriga sektionen utvecklar ett förslag till ny verksamhetsplan för nästkommande styrelse. Planen var då att anta den på sektionsmöte fyra tillsammans med den budget som läggs för samma period. Därefter kan den styrelsen 5

24 som blir vald ägna tiden fram till sektionsmöte ett med att revidera den plan som lagts, granska om de kommer hinna med allt eller om det är någon punkt de vill ändra på. Detta upplägg och detta sätt att arbeta med en verksamhetsplan tror vi kommer att öka sektionens möjlighet till kontinuitet mellan åren avsevärt samt underlätta för en långsiktighet i vilka mål man sätter upp. Vi tyckte även att det var viktigt att de förtroendevalda fick vara med tidigt i processen för att ta fram målen för nästa verksamhetsmål, och därför tillägnande vi ett funktionärsråd åt just denna fråga. Armada Även detta år fick Armada låna vår sektionslokal för att använda som företagslounge. För detta fick sektionen tio biljetter till eftersläppet till Armadasittningen att lotta ut. Det samma gällde Datasektionen. Vi hade givande möten med Armada innan och vi uppskattade samarbetet mellan oss och tyckte det fungerade bra. Branschdagen Den 16 oktober 2013 hade sektionen sin Branschdag. Det blev en mycket lyckad tillställning med många företag på plats samt även styrelsen och studenter som arbetade med Medieteknikdagarna i Norrköping på plats. Medieteknikdagarna Delar av styrelsen och delar av Branschdagsgruppen åkte till Norrköping för att besöka de så kallade Medieteknikdagarna, vilket är Medieteknik i Norrköpings motsvarighet till vår Branschdag. Detta var en trevlig tillställning där vi utbytte lärdomar och fick kontakter och fortsatte ett gott samarbete med vår tvillingutbildning Medieteknik i Norrköping. Styrelsehäng med Data Styrelsen träffade under höstterminen en kväll i META Datas styrelse. Vi lagade mat gemensamt och lärde känna varandra bättre. Det var en väl investerad tid och intressant att diskutera likheter, skillnader och utmaningar mellan och i våra sektioner. Ny hemsida Vår webmaster gjorde under året ett stort arbete med att bygga om hela vår hemsida, Den är nu modernare, mobilanpassad och framförallt kanske den snyggaste sektionshemsidan som finns på KTH. Nämndernas verksamhet För att läsa om de specifika nämndernas genomförda verksamhet hänvisas till protokollen från årets styrelsemöten. Sektionens ekonomi För att se sektionens resultat och verksamhet i siffror hänvisas till bokslutet 13/14. 6

25 Sektionsmöten Eftersom en stor del av sektionens verksamhet går via ett sektionsmöte, presenteras därför nedan ett urval av de viktigaste diskussionsärenden, beslutsärenden samt motioner och propositioner som skedde under årets sektionsmöten. Notera att inga valärenden redogörs för här. Sektionsmöte 1 9 oktober 2013, kl 17:15 20:29, B1 En av de viktigaste punkterna under detta SM var att Valberedningen informerade om hur en valberedningsprocess kommer gå till, nu i och med att valberedningen för första gången har i uppgift att bereda valen istället för att enbart ta in kandidaturer. De redogjorde för hur man gör för att ansöka till en post som bereds och vad som händer då. Andra viktiga händelser under mötet var att verksamhetsplanen som styrelsen kämpat med blev officiellt antagen av mötet. Vi behandlade även en motion om MKMs budget, som handlade om sektionens inköp av Melodia, och att kostnaden blev så pass hög att beslutet behövde gå via sektionsmötet. Nämnden Mediespexet bytte officiellt namn till Spexmästeriet. Dessutom diskuterades Hederspriset på initiativ av sittande styrelse. Hederspriset infördes av föregående styrelse, och gavs ut ett par gånger till personer som gjort något extra för sektionen. Eftersom sittande styrelse känt en vilja i sektionen att diskutera detta lyfte vi det till diskussion. Diskussionen landade i att mötet hellre ser att alla funktionärer erkänns, än bara några. Sektionsmöte 2 3 december 2013, kl 17:20 23:29, B1 5 december 2013, kl 17:15 18:53, B1 Under detta sektionsmöte är valen i fokus. Utöver dem avslås, efter diskussion, Idrottsnämndens motion om att få kr från sektionen för att det ska kunna vara möjligt för dem att hyra en hall och bedriva sin verksamhet. Två stadgeändringar i sektionens grafiska profil görs, eftersom två motioner från sektionens kommunikatör går igenom enhälligt. Vår sektionsfärg blir en aning mindre grön, och mer senapsgul. Dessutom har det stått fel i stadgarna, att det typsnittsnamn som vi använder är 33 och inte 22. Så nu stämmer stadgarna på den punkten också med verkligheten. Styrelsen visade en enkel uppföljning av verksamhetsplanen. Slutligen delade styrelsen ut diplom och medaljer till samtliga avgående funktionärer. 7

26 Sektionsmöte 3 25 februari 2014, kl 17:17 19:57, B1 Under detta sektionsmöte infördes vår sångbok Melodia i vårt reglemente, som ett officiellt dokument. För att i framtiden undvika problem vid hantering av inköp av nya Melodia lade styrelsen en proposition om att det är Sånglederiets ansvar att uppmärksamma styrelsen och/eller sektionsmötet när det är dags att införskaffa nya exemplar av Melodia. Det är helt enkelt ett förtydligande om var ansvaret för vår sångbok ligger. I samma proposition stod också att Melodia måste godkännas av sektionsmötet innan den köps in. Idrottsnämnden informerade om att de ansökt om ett stipendium från THS och fått det. Så nu har de kr som de kan använda till hallhyra. Hurra! Vi behandlade även en proposition om hur valberedningens valhandlingar (med information om kandidater och dess kandidatur, med kandidatur och omdömen samt förordande) ska kunna spridas digitalt i samband med övriga möteshandlingar, utan att känslig information om personuppgifter sprids till utomstående. Propositionen landade i att Valberedningen fick i uppgift att ta fram ett sätt att göra valhandlingarna anonyma, så att inte ett visst namn enkelt kan kopplas till ett visst omdöme. Sektionsmöte 4 17 maj 2014, kl 10:18 22:38 Sammanfattning Detta SM hölls för första gången i sektionens historia (oss veterligen) på en lördag. Matlaget hade ordnat både lunch och fika till alla medlemmar som dök upp. Och det var många som gjorde det! Vi behandlade två beslut om ansvarsfriheter, ett för styrelsen 10/11 och ett för styrelsen 12/13. Beslutet om ansvarsfrihet för styrelsen 10/11 kunde inte tas eftersom dokumentation och underlag från det året saknas. Därför valde sektionsmötet att bordlägga beslutet till dess att dokumenten presenteras, vilket i praktiken innebär att vi inte behöver behandla punkten några fler gånger. Gällande styrelsen för 12/13 presenterade revisorerna sin revisionsberättelse och därefter ges den styrelsen ansvarsfrihet. Detta sektionsmöte inför en ny nämnd i sektionen, nämligen Spelnörderiet, SNÖ. Samtidigt införs också den förtroendevalda posten Game Master som nämndordförande över SNÖ. Under detta sektionsmöte presenterade också styrelsen den verksamhetsplan för nästkommande verksamhetsår som de länge arbetat med att ta fram. Denna diskuteras detta SM och fastställdes. Även budgeten för nästkommande verksamhetsår fastställs, där den största skillnaden är att alla nämnder får mer pengar att röra sig med gällande fika. Slutligen avtackas alla avgående funktionärer med diplom och medalj. 8

27 För styrelsen,. Terese Skoog Cecilia Engelbert Carolina Ring Ordförande 13/14 Vice Ordförande 14 Vice Ordförande 13. Anton Warnhag Maja Gidlund Niclas Ericsson Kassör 13/14 Sekreterare 14 Sekreterare 13. Mikael Kjellnäs Mikael Kjellnäs Lukas Häggström Robin Palmberg Styrelseledamot 13/14 Styrelseledamot 13/14 Styrelseledamot 13/14 9

28 BILAGA Verksamhetsplan för styrelsen 13/14 slutgiltig uppföljning 10

29 Verksamhetsplan för styrelsen 13/14 Helt klar Så klar som det går Påbörjad Öppenhet Samhörighet Utveckling Erkännande Ej påbörjad Verksamhetspunkter 1. Övergripande Ansvarig Cicci Ledamötena Maja Status Kommentar Sektionen för Medietekniks verksamhet vilar på en stabil grund, där kontinuiteten är hög och överlämningen från ett år till nästa är väl fungerande. 1.1 Nämndordföranderåd (NO-råd) för alla nämndordföranden ska hållas av representant från styrelsen minst två gånger per termin. 1.2 Tydliggöra att varje funktionär har som uppgift att, innan de klivit av sin post, skriva ett testamente över sitt arbete som sedan överlämnas till efterträdaren. 1.3 Tillhandahålla mall för testamente och postbeskrivning på vår hemsida. 1.4 Ett nyhetsbrev skickas ut till alla funktionärer efter varje styrelsemöte som en kort sammanfattning vad som behandlades, och för att återkoppla funktionärsrapporterna. 3 st under HT, 2 st hittills under VT. (NO-rådet gjordes dock om till ett funktionärsråd under VT.) Nu börjar jobbet på riktigt med överlämningen och att se till att det verkligen görs ordentligt! Detta har gjorts två ggr under HT ("Styrelsen informerar") och tyvärr prioriterats bort under VT. Bör undersökas om detta är något styrelsen ändå bör fortsätta med under nästa år.