Presentation av program och postrar vid avslutning av programmet LEDA inom Famnas Värdeforum den 25 april 2012

Transkript

1 Presentation av program och postrar vid avslutning av programmet LEDA inom Famnas Värdeforum den 25 april 2012

2 Välkommen till ledarskapsseminarium Värdeforum - LEDA 25 april 2012, kl Ersta Konferens, Erstagatan 1K, Stockholm Värdeforum är ett utvecklingsprogram för kvalitet och ledarskap inom vård och social omsorg som har tagits fram av Famna och Qulturum. Inom delprogrammet Värdeforum LEDA har flera av Famnas medlemmar aktivt jobbat med sina ledningsgrupper om hur dessa kan bidra till att skapa värde för brukare/klienter/patienter. Som avslutning av programmet bjuder vi nu in till ett seminarium om ledarskap och värdeskapande. Program 13:00 13:10 Välkommen Thomas Schneider & Truls Neubeck, Famna Anette Nilsson, Qulturum 13:10 13:40 Deltagande team presenterar sina arbeten BOSSE Råd, stöd & kunskapscenter» Saltå by» 13:40 14:00 Frågor, samtal och mingel 14:00 14:30 Deltagande team presenterar sina arbeten Josephinahemmet» Västgötakollektivet» 14:30 15:00 Frågor, samtal och mingel 15:00 15:45 Ledarskapets olika roller och utmaningar Pater Rainer Carls, Josephinahemmet Eva Frunk Lind, chef äldreförvaltningen Stockholms stad Lars Pettersson, generalsekreterare Famna Samtalet leds av Anette Nilsson, Qulturum 15:45 16:00 Avslutning Anmälan och mer information Seminariet är kostnadsfritt och vi är tacksam om du anmäler dig senast 23 april till thomas.schneider@famna.org

3 Färre återbud ger fler nöjda vd kunskapcenter.se Projektgrupp: Marita Säther, Pia Jakobsson, Arne Prembäck kunskapscenter.se BOSSE är ett personalkooperativ som arbetar med psykosocialt råd och stöd till personer med fysiska funktionsnedsättning bosatta i Stockholms län. Vi har avtal med landstinget i Stockholm samt 8 av länets kommuner knoppade vi av från landstinget. Verksamheten startade redan1991 som ett projekt. I dag är vi 16 personer anställda. Vi bedriver även sommarkoloni för barn och ungdomar med rörelsehinder samt skräddarsydd utbildning till brukare och assistenter AVTALEN GRUPP ORGANISATION UTB.ENHETEN Varför når vi inte våra avtal? Förd. K/L Pris Ute/Inne Två/En Storlek Åtg Istf Timmar Festligheter Veckoplan Prioritering Utbildning Egen Plan Handled Lång Kval.Arbete Mötestid Lokalbrist Växa/Tillväxt Storlek Datorer/It Planering Föreningstid 2/1 Kons. Engagemang Tidpunkt Orsak Verkan analys Arb Fel Tid Ledighet Tempo Arb Fel Tid Arbetsmetod 2 I Möten För Få Ind. Löner Journalskr Lokalbrist Konsulenttid Pris Sms För Snälla Sena Återbud Ringa TID KONSULENT ÅTERBUD Gången vid återbud Boka tid Påminnelse Återbud (Samma dag/ Dagen innan) Bokar ny tid Nytt besök Mätning Fylla i återbudslista i februari och mars Diskussion kring återbud varje veckoplanering Ledningsgruppen skrev en analys vad som har framkommit under veckoplaneringarna Gick igenom analysen med arbetsgruppen Nya Arbetsätt Påminnelse med SMS Reflektion och uppmärksamma VD på anledning till återbud Resultat 12% 10% 8% 6% 4% 2% 0% 54 av 495 besök Februari Andel återbud 52 av 575 besök Mars Det är svårt att dra några definitiva slutsatser på detta resultat men förhoppningsvis är det en påbörjad trend. Vad har vi lärt oss? Vad var svårt? Hur går vi vidare? Lärt oss olika utvärderingsinstrument. Viktigt med korta mätperioder och tydliga feedback på förändringsarbetet. Viktigt att hela personalgruppen är med på tåget Vi har identifierat många olika orsaker till varför vi inte när våra avtal. Svårt att avsätta tid till förbättringsarbetet. BOSSE 2012 Fortsätta att avsätta tid till vilka andra orsaker som kan finnas varför vi inte når våra avtal. I april ser vi om förändringen har blivit en förbättring, dvs. om det har blivit färre återbud. Vilka åtgärder skall permanentas?

4 Ledningsgruppens ständiga utveckling Stiftelsen Josephinahemmet Barbara Zukowska, Jolanta W. Masete, sr. Ludwika Szymura, Sara Lee, Patricia Crone verksamhetschef Barbara, Jolanta, sr. Ludwika, Sara, coach VC Patricia Josephinahemmet är ett omvårdnadsboende för katolska trosbekännare som är i behov av service och omvårdnad. Hemmet ligger i Bromma i västra Stockholm och har en lång tradition av omtanke och omvårdnad. Det grundades av änkedrottning Josephina år I direkt anslutning ligger S:a Ragnhilds katolska kapell, där det dagligen firas mässa. Våra 34 boende kommer från sju olika länder, cirka 85% är kvinnor och 15% är män. Genomsnittsåldern ligger på 89.6 år. Vi har ca. 30 heltidsanställda. Ledningsgruppens mål: Att genom systematisk och fortlöpande utveckling säkra verksamhetens kvalitet. Mötesregler följs inte alltid Flexibilitet på gott och ont MÖTEN PRIORITERAS EJ Regler saknas Ej viktigt Frånvaro Passivitet Ineffektivitet Tidsbrist Inget mål Oregelbundna träffar Varför har vi oregelbundna ledningsgruppsträffar? Målet med utvecklingsarbetet är ett effektivare arbete i ledningsgruppen. Genom att följa mötesregler och en ändamålsenlig agenda samt analysera frånvaro och dess orsak har mötena blivit mer strukturerade både kvalitets och innehållsmässigt. En miljö med öppen atmosfär med en långsiktig och övergripande helhetssyn håller på att formas. Det är roligare att träffas helt enkelt! Lednings gruppens värdeord: Respekt, Engagemang, Ödmjukhet, Glädje OPLANERADE HÄNDELSER BOENDE alltid i centrum (de är gamla sjuka, palliativa) PERSONAL (personalbrist, VAB, sjukfrånvaro, ersättare saknas för ssk) Verktyg som har hjälpt oss: 5P, PGSA hjul, orsak verkandiagram, antal träffar och närvarolista, kvalitetsundersökning bland personalen, kvalitetsenkät i ledningsgruppen, kartläggning av flöde och processer i verksamheten Roller och ansvarsfördelning Efter Olsson & Svensson Vi har lärt oss att: Det var svårt att: Verksamhetschef Länk med styrelsen Hantering av klagomål och synpunkter Arbetsmiljö Övergripande SOL ansvar och utbildning Sjuksköterska Biträdande verksamhetschef Ersätter verksamhets chefen vid frånvaro Statistik och hantering av läkemedels avvikelser Sjuksköterska Intern MAS Senior Alert Palliativt Register Arbetsterapeut Kvalitets ansvarig Senior Alert Statistik av fallrapporter Safe Dok Vi går vidare.. Verksamhetsassistent Fastighetsansvarig IT Fastigheten SBA Larm Arbetsmiljö Safe Dok Prioritera våra möten och att följa mötesregler Samarbeta bättre Uppnå en bättre struktur genom tydliga roller Inse att mötena behövs Bena ut orsakerna till bl.a. oregelbundna möten Ledningsgruppens arbete är viktigt för verksamheten Sammanhållning ger mer styrka och framgång Hitta en gemensam tid för mötena Förutse oplanerade händelser Hålla oss till mötesregler Bli frikopplad från arbetsuppgifter under mötena Informera övriga medarbetare och styrelsen Inplanerat mötena fram till dec Uppföljningskvalitetsenkät till ledningsgruppen i sept Utveckla frågor om ledningsgrupp i den årliga arbetsmiljöenkäten i nov Fortsatt arbete med mötesregler och agenda

5 Att LEDA i processer Föreningen Saltå By, Ann Andersson, Annelie Liljeström, Monica Berggren Kajsa Ekström, bitr. verksamhetsansvarig (kajsa@saltaby.se) Den ideella föreningen Saltå By bedriver boende, skola och daglig verksamhet i en terapeutisk miljö för ungdomar och vuxna med psykiska funktionsnedsättningar. Saltå By ligger i Järna söder om Södertälje. Arbetssätten grundar sig på den antroposofiska människosynen. Skolan har plats för 50 elever och i elevhemmen finns 30 platser. I den dagliga verksamheten finns plats för 30 arbetstagare och i vuxenboendet finns 14 platser. På Saltå by arbetar multi professionella team med läkepedagoger, socialterapeuter, boendestödjare, hantverkslärare och speciallärare. Det finns sjuksköterskor i verksamheten och läkare som konsult. Bättre struktur på ledningsarbetet Arbetet i Värdeforum LEDA började med att skapa en gemensam syn av vår verksamhet med hjälp av verktyget 5 P. En enkätsundersökning i ledningsgruppen visade behov för ett tydliggörande av ledningens mötesstruktur. Arbetet ledde till att karaktären på mötena har förändrats så att vi har ett informationsmöte en gång per vecka, där var och en gör minnesanteckningar. Ett protokollfört ledningsgruppsmöte genomförs en gång per månad samt ledningens genomgång 3 4 gånger per år. Bättre rutiner i mikrosystemet I ett elevhem fungerade inte rutinerna kring matinköp. Tillsammans med medarbetarna ringade vi in problemen, undersökte orsakerna med fiskbensdiagrammet och prioriterade vad vi skulle börja med. Här blev det tydligt att rutinerna behövde ses över. För att undersöka om förändringen blev en förbättring påbörjades en enkel mätning för att få en uppfattning om hur den omarbetade rutinen fungerar. Processer tydliggör arbetet Parallellt arbetade vi med Saltå Bys Ledningssystem för kvalitet där vi bl.a. identifierade våra processer. Nedan visas en processkarta för mottagning av nya ungdomar och vuxna. Att tänka i processer blev ett viktigt stöd i ledningsarbetet. Vad har vi lärt oss? Vad var svårt? Hur går vi vidare? Ledningsgruppens betydelse Tänka i processer Att använda verktyg Omvärldsbevakning är viktigt Vikten av att avsätta tid till förbättringsarbete Alla behöver vara med Implementeringen internt Låta processen ha sin gång Inte komma med svar och lösningar Att prioritera tid till förbättringsarbete Vi har påbörjat ett förbättringsarbete Vi ska avsätta tid till förbättringsarbete

6 Förtydligad och stärkt dagsstruktur västgötakollektivet -en möjlighet till ett värdigt liv Jayne Fransson, Maria Johansson, Anna Sofia Palmqvist, Lotti Klockare Tholin Karin Zöögling, verksamhetschef, Västgötakollektivet är en ideell stiftelse vars syfte är att bedriva utredning, behandling och utbildning för ungdomar med social problematik, i åldrarna år. Stiftelsen Västgötakollektivet grundades 1986 av dåvarande Skaraborgs läns landsting och RFMA (Riksförbundet mot narkotika och alkoholmissbruk). Våra ungdomar har ofta familje, skol, missbruks och/eller kriminalitetsproblem. Vi bedriver vår verksamhet på tre enheter belägna i Tidaholm, Mullsjö och Falköping och har 31 tjänster varav 21 är behandlingspedagoger. Vad vill vi åstadkomma? Vi vill förstärka dagsplaneringarna så att det inte sker saker som inte står med. Med hjälp av fiskbensdiagrammet hittar vi orsaker för strukturavvikelser i dagsplaneringarna. Mål Att skapa bästa möjliga förutsättningar för våra ungdomar och få bort onödiga stressmoment för arbetsgrupperna. Skattning mån 30/1 tis 31/1 ons 1/2 tors 2/2 fre 3/2 lör 4/2 sön 5/2 ja nej ja nej ja nej ja nej ja nej ja nej ja nej Dagsplanering Har vi avvikit från dagsplaneringen: X X X X har något skett som inte står med X X X X Är dagen tillgänglig? X X X X Passa tiden Förseningar (vuxna) X X X X Egna behov väljer bort vissa uppgifter X X X X byter arbetsuppgifter X X X X Resultat av mätning på Nyskogen visar att på 15 dagar utav 29 fungerar inte dagsplaneringen. Intressant är att det sker så många möten och avvikningar Under perioden vi mäter använder vi tavlor där vi markerar om vi har klarat dagen utan strukturbrott eller inte. Detta för att få en tydlighet av resultatet i personalgruppen. Yttre faktorer möten X X X X återgår vi till strukturen X X X X avvikning X X X X akutintag X X X X Resursbrist sjukdom X X X X X X För att veta hur det ser ut börjar vi med en baslinjemätning. Varje dag utvärderas hur strukturen har följts under dagen. Resultat visar att vi behöver tydliggöra mallen vi skriver i och ha en tydlig plats för var planeringen skall sitta i huset. Med dessa förändringar försätter vi nu att mäta under en månad för att se om det blir bättre. Åtgärdsplan för Nyskogen Att planera så att man inte bara går igenom inte VAD vi ska göra utan också förbereda oss för eventuella SITUATIONER Att fördela arbetsuppgifter innan. Att förbereda kvällen innan vad ungdomarna ska göra dagen därpå Att följa dagens struktur! Resultat av mätning Sikagården Åtgärdsplan för Sikagården Nya mall till dagen Hur ska vi få med allt på dagen Varje dag/kväll fråga vad ska ungdomen göra imorgon Dagen ska hänga på rätt plats. Ändra tiden för 4 möten Vad har vi lärt oss? Att vi alltid hittar lösningen innan problemet! Att alla förändringar är inte förbättringar! Vad var svårt? Att inte få hitta lösningar på alla problem! Hur går vi vidare? Vi fortsätter med våra LEDA möten. Ta reda på var problemen ligger.