Verksamhetsbesök i särskilda boenden LSS, Humana Omsorg AB, juni - augusti 2011 med kommentarer och handlingsplan från Humana Omsorg AB

Transkript

1 sida 1 (15) Verksamhetsbesök i särskilda boenden LSS, Humana Omsorg AB, juni - augusti 2011 med kommentarer och handlingsplan från Humana Omsorg AB 1

2 sida 2 (15) Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Bilaga... 2 Bakgrund... 3 Syfte... 3 Tillvägagångssätt... 3 Resultat... 4 Arbete med att främja sociala kontakter Möjligheter till fritidsaktiviteter Brukarens delaktighet vid genomförandeplan Dokumentation i social journal Personalkontinuitet Bemanning... 7 Humans Omsorgs handlingsplan... 8 Kompetensutveckling... 8 Humanas handlingsplan... 9 Arbetsmetoder för att öka brukarens självständighet... 9 Systematiskt kvalitetsarbete... 9 Synpunkter och klagomål från brukare och ställföreträdare Avvikelser SoL och HSL Lex Sarah Planerade förändringar Hälso- och sjukvård Slutsatser...13 Humana Omsorgs sammanfattande kommentarer och slutsatser...13 Humana Omsorgs avslutande slutsatser...14 Bilaga Handlingsplan från Humana Omsorg AB 2

3 sida 3 (15) Bakgrund Socialnämnden ska enligt Plan för kvalitetsuppföljning genomföra besök i socialnämndens verksamheter i syfte att följa upp om verksamheterna har rutiner för och bedriver ett systematiskt kvalitetsarbete och om verksamheterna har god kvalitet. Andra metoder för denna uppföljning ska enligt dokumentet också tillämpas. Humana Omsorg AB övertog ansvaret för att driva 8 gruppboenden från Avesina Äldreomsorg AB i juni Socialnämnden har sedan dess genomfört en brukar/ställföreträdarundersökning, en medarbetarundersökning och har nu genomfört föreliggande verksamhetsgranskning. Resultatet av brukar/ställföreträdarundersökningen visade marginella förändringar i jämförelse med den brukar/ställföreträdarundersökning som genomfördes i september 2009 då Attendo Care AB drev verksamheten. Båda undersökningarna gav ett gott betyg för verksamheten. En medarbetarenkät genomfördes under april 2011 inom Humana Omsorg AB:s boenden. Medarbetarenkäten visade på kraftiga försämringar i hur personalen upplever verksamhetens ledning och förutsättningar för sitt arbete med brukarna. Verksamhetsgranskningen som redovisas nedan har fokus på frågor om verksamhetens eget arbete med att säkerställa att verksamheten har god kvalitet. Syfte Att följa upp att rutiner för ett systematiskt kvalitetsarbete finns och att dessa följs. Tillvägagångssätt Uppgifterna i granskningen har inhämtats genom intervjuer med omvårdnadspersonal. Det är personalens uppfattning om hur verksamheten fungerar som återges i denna rapport. En intervjumanual har använts vid besöken. Besöken har genomförts av medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS och undertecknad tillsammans. Manualen skickades ut före besöket för att ge personalen möjlighet att titta på frågorna och förbereda svar ca 1 dag - 1 vecka före besöken. Frågorna har ställts till ordinarie omvårdnadspersonalen varvid 2 personer deltagit under hela eller del av intervjun. Samtliga Humana Omsorg AB:s 8 boendeenheter har besökts. Humana Omsorg AB har tagit del en sammanställning av personalens svar vid intervjuerna som undertecknade gjort. Humana Omsorg AB har därefter lämnat in skriftliga kommentarer till sammanställningen och en handlingsplan för att komma tillrätta med påtalade brister. Dessa redovisas i rapporten under varje intervjuområde och i slutet av rapporten samt i en schematisk sammanställning i bilaga. Texten under rubriken Humana Omsorg AB:s handlingsplan är hämtad från Humana Omsorg AB:s inlämnade dokument. 3

4 sida 4 (15) Resultat Arbete med att främja sociala kontakter De allra flesta brukare har kontakter med någon anhörig, föräldrar och syskon i de fall anhöriga finns. För flertalet brukare fungerar och upprätthålls dessa kontakter genom aktiva anhöriga. När så behövs får brukarna hjälp och stöd att ringa anhöriga. Flera av brukarna har goda relationer till övriga som bor i gruppboendet och har dem som vänner. De flesta har bott på sin grupp/servicebostad under många år och personalen känner brukaren ofta sedan många år tillbaka. För några brukare är personalen den enda relationen. Några brukare har kontaktperson beviljad sedan en längre tid tillbaka och har därigenom någon att träffa utanför boendet. Några brukare saknar helt anhöriga och vänner. Personal och god man har för att utöka kontaktytorna för dessa brukare stöttat dem i att söka bistånd till kontaktperson vilket inte har beviljats. Enligt uppgift från personalen med motiveringen att insatsen kontaktperson inte beviljas för personer som bor i särskilt boende varvid behovet anses vara tillgodosett. Genom att stödja och uppmuntra brukarna till olika aktiviteter under fritiden arbetar personalen med att stimulera till social kontakt och umgänge med andra. Alla brukare som inte är ålderspensionärer deltar i daglig verksamhet och träffar där andra som regel 3-5 dagar/vecka. Personalen arbetar aktivt för att motivera brukarna att gå till sin dagliga verksamhet. Även brukare som har ålderspension deltar i daglig verksamhet och får därigenom sociala kontakter. Personalen arbetar aktivt för att stödja brukarna till sociala kontakter. De flesta men inte alla brukare har sitt behov av sociala kontakter tillgodosett. Vårt mål är att alla brukare ska tillgodose sociala kontakter efter förmåga och önskemål. För att fånga dessa önskemål genomförs genomförandeplaner 2 ggr om året. Humana Omsorg genomförde en kundenkät som visade ett resultat på aktiviteter 3,7 av 5,0 under Under v.34 kommer en ny kundundersökning, vi hoppas att vi kan få fram kunderna (brukarnas) önskemål om förbättring. Andra åtgärder som ska vidtas för att förbättra den sociala kontakten är; Öka bemanningen på helgerna där det behövs för att kunna främja den sociala kontakten. Företaget arbetar med att ta fram en aktivitetskatalog Bättre samordning av aktiviteter mellan enheterna i syfte att skapa ett mera anpassat utbud till våra kunders önskemål. 4

5 sida 5 (15) Möjligheter till fritidsaktiviteter Vid två av de 8 boendena har alla brukare 3 timmar eller mer till fritidsaktiviteter med eller utan personal. Vid ett av dessa boenden är brukarna förhållandevis självständiga och kan med lite stöd ta sig till olika fritidsaktiviteter. Här är boendet enkelbemannat. Vid det andra boendet finns dubbelbemanning veckans 7 dagar och tid enligt personalen finns för fritidsaktiviteter till alla. Vid de övriga 6 boendena finns svårigheter enligt personalen att kunna ge alla brukare 3 timmar fritidsaktiviteter per vecka. Dessutom ska brukare när aktiviteten inte kan avbrytas efter 3 timmar kunna få mer tid med stöd av personal i samband med fritids- och kulturella aktiviteter. Det är enligt personalen svårt att stödja brukarna till fritidsaktiviteter under helger i de 4 boenden som är enkelbemannade då de flesta brukarna är hemma. Det finns inte tillräcklig personalresurs för att lämna lägenheten med någon brukare. Ibland har situationen kunnat lösas genom att personalen efter flera påstötningar fått förstärkning med extra personal. Även under vardagar går det inte alltid att tillgodose önskemålen om fritidsaktiviteter under de s.k. hemmadagarna. Det är enligt personalen några brukare som inte kan få 3 timmar per vecka för fritid och kulturella aktiviteter på grund av att man inte kan avsätta personal att följa med även i två av boendena som är dubbelbemannade under helger. De flesta men inte alla brukare får sin rätt till fritidsaktiviteter tillgodosett. Åtgärder behöver vidtas för att ge alla brukare möjlighet att delta i fritids- och kulturella aktiviteter i den omfattning de har rätt till. Internkontroll av utförda fritidsaktiviteter under juli/ augusti 2011 har genomförts genom att kontrollera; genomförandeplan, social dokumentation, arbetsbeskrivning, schema, tidredovisning och anslagstavlor/anteckningar med aktiviteter. Resultatet av detta visar att flertalet får sina aktivteter tillgodosedda. Sammanställning är framtagen för varje kund (brukare), vad som överenskommit/önskemål, vad som har gjorts i juli/augusti, vad som inte har blivit utfört/förbättringsåtgärd. Flertalet får sina fritidsaktiviteter tillgodosedda. Under v.34 kommer en ny kundundersökning, vi hoppas att vi kan få fram kunderna (brukarnas) önskemål om förbättring. Andra åtgärder som ska vidtas för att förbättra den sociala kontakten är; Schemalägga ordinarie personal på helg för att kunna främja den sociala kontakten. Företaget arbetar med att ta fram en aktivitetskatalog Bättre samordning av aktiviteter mellan enheterna Schemalägga efter stående aktiviteter 5

6 sida 6 (15) Brukarens delaktighet vid genomförandeplan Samtliga brukare har uppdaterade genomförandeplaner. De flesta brukare är med vid genomförandeplaneringen men med varierande förmåga att vara aktiva. Några föredrar att inte vara med eller vara med en stund. Personalen har innan träffen för planering av insatsen samtal med brukarna om vad de önskar göra eller förändra för att sedan stödja brukaren i att framföra sina önskemål vid själva planeringsträffen. Personalen arbetar för att brukaren skall deltaga själv efter förmåga. Genomförandeplanerna revideras var 6:e månad. Genomförandeplanerna skrivs i Magna Cura systemet. Vid några enheter skriver personalen i MC vid andra förs informationen in av verksamhetschefen i Magna Cura. All personal har ännu inte kunskap om dokumentation i Magna Cura. Planen skrivs ut och förvaras som regel i brukarens Hemdok. Ställföreträdaren får genomförandeplanen och har även tillgång till den i brukarens Hemdok som förvaras hos brukaren. I några boenden men inte alla förvaras den också i den omvårdnadspärm som finns på personalens expedition. Genomförandeplanerna kan bli omfattande. Personalen framför att man har brist på tidsmässigt utrymme att dokumentera varför det kan ta lång tid innan de blir inskrivna i Magna Cura. Arbetet med genomförandeplanering och dokumentation av planen fungerar. Samtliga personal bör ha kunskap i att dokumentera genomförandeplanen i Magna Cura. Brister i datorkunskap leder till att det tar mycket tid för personalen att dokumentera. Tidsmässigt utrymme för att snarast efter mötet dokumentera genomförandeplaneringen behöver tillskapas. Utbildning för samtliga personal i Magna Cura Handleda personalen när det ska skriva genomförandeplaner Dokumentation i social journal Alla brukare har en social journal. Social dokumentation förs för hand på papper i den omvårdnadspärm som finns på personalens expedition. Det är meningen att personalen så småningom ska dokumentera i Magna Cura. Alla har ännu inte nödvändig utbildning. Detta skall enligt personalen genomföras under hösten. Anteckningar görs när något avviker såväl positivt som negativt från genomförandeplanen. Anteckningar görs också om anhörig eller god man ringt, läkarbesök mm. Handskrivna anteckningar görs dagligen eller minst en gång per vecka. Personalen vet inte om deras handskrivna anteckningar skrivs in i Magna Cura av någon annan. Den sociala journalen/daganteckningarna hålls inte tillgängliga för brukare och eller ställföreträdare på samma sätt som genomförandeplanen. Det är inte självklart att ställföreträdare har fri tillgång till den sociala journalen. Personalen uppfattar denna dokumentation som något som sker för deras skull i arbetet. Enstaka ställföreträdare har frågat efter den. 6

7 sida 7 (15) En tydlig och för personalen känd rutin för hur den sociala journalen skall göras tillgänglig för ställföreträdare och brukare på ett enkelt sätt är inte kända av personalen. I några fall har ställföreträdare på begäran läst journalen under överinseende av verksamhetschef. I den rutinpärm som personalen nyligen fått av verksamhetschefen fattas rutinbeskrivning för social dokumentation. Där fanns endast en rubrik men inget annat skrivet. Dokumentation av genomförande av insatserna fungerar genom handskrivna daganteckningar. Den sociala journalen ska vara tillgänglig för ställföreträdare liksom genomförandeplanen. Personalen saknar kunskap om det. En rutin för socialdokumentation och hur den löpande sociala journalen ska hållas tillgänglig för brukaren och ställföreträdaren behöver utarbetas och göras känd för personalen. Det finns på Humana Omsorg väl fungerande rutiner gällande social dokumentation på vårt intranät. Intranätet trädde i kraft den 1 jan All personal har fått information på APT, via mail (avd mail), och via lönebesked att vi har alla rutiner på intranätet,som kan skrivas ut. Checklista med alla rutiner/riktlinjer som personal ska ta del av ska signeras 1 ggr/året för att kontrollera att alla har tagit del av dem. Personalkontinuitet Nästan alla anställda är tillsvidareanställda och har dessutom arbetat i många år med brukarna och känner dem väl. De vikarier som anlitas är i de flesta fall väl inarbetade. För att minimera behov av ny personal arbetar personalen flexibelt med byte av pass för att gemensamt kunna lösa eventuella förändringar i arbetstidens förläggning. Enstaka personal har avslutat sin tillsvidareanställning under det senaste året. På ett av boendena uppgavs att all ordinarie personal hade sommarsemester samtidigt och var ersatt av vikarier med liten erfarenhet. Personalkontinuiteten med ett undantag är god. Enligt Humana Omsorgs rutiner ska alltid minst hälften av ordinarie personal vara i tjänst. Inför nästa semesterplanering ska ledningen påtala detta igen. Bemanning Bemanningen med omvårdnadspersonal varierar från 3,89 åa - 6,18 åa på 4-8 brukare. Boendena är obemannade under dagtid då brukarna är på daglig verksamhet. Då brukarna är i bostaden är bemanningen 1-2 personer vardagar. En personal är man som regel på morgonen och två som regel kvällstid. Helgerna från fredag kväll är i hälften av boendena enkelbemannade och hälften är dubbelbemannade. Alla enheter har en sovande jour. Ett boende har dubbelbemanning 7 dagar i veckan. Bemanningen upplevs av personalen vid 7

8 sida 8 (15) vissa tidpunkter inte vara tillräcklig för att kunna tillgodose brukarnas behov av att följa med till fritidsaktiviteter utanför bostaden. Personalen hänvisar till en överenskommelse som fanns med Attendo Care AB om att brukare vid behov av personalstöd vid fritidsaktiviteter skulle få ledsagning beviljad för tid över 3 timmar dock max 6 timmar. Med den ordning som gällde då var det enligt personal lättare att genomföra fritidsverksamhet och kulturella aktiviteter med personalstöd. Enheterna är bemannade med en platsansvarig som under ledning av verksamhetsledningen ansvarar för den dagliga omvårdnaden inklusive eventuella kontakter med anhöriga/legala företrädare samt det vardagliga personalarbetet. Bemanningen behöver förstärkas på ett sådant sätt att alla brukares behov av och rätt till fritidsaktiviteter kan tillgodose. Vid en jämförelse mellan den bemanning som fanns enligt socialstyrelsens tillstånd för respektive boende vid verksamhetsövergången från Attendo Care AB till Avesina Äldreomsorg AB kan konstateras att vid 3 boenden har bemanningen minskat något medan den ökat något vid 2 boenden. En minskning har skett med ca 1 åa totalt sett i denna jämförelse. Humans Omsorgs handlingsplan Gruppledare ska tillsättas Gruppledaren får en tydlig arbetsbeskrivning som innebär att man sköter många av de dagliga operativa arbetsuppgifterna. Rekryteringen sker internt inom Humana Omsorg. Detta kommer att ersätta tidigare utvalda platsansvariga. Titeln blir platsansvarig/gruppledare. Se under handlingsplan för sociala kontakter och fritidsaktiviteter Kompetensutveckling Personalen har inte några skriftliga kompetensutvecklingsplaner. På medarbetarsamtal har frågan varit uppe i varierande omfattning. På några enheter har kompetensutveckling diskuterats på andra typer av träffar men inte i samband med medarbetarsamtal. Flera enheter uppger att personal deltagit på föreläsning om våld i nära relationer som tillhandahållits av socialförvaltningen. Om personal var i tjänst kunde de delta på betald arbetstid annars kunde de delta på sin fritid utan lön. Några få har deltagit i utbildning i lyftteknik och några i föreläsning om autism. Stor del av personalen har lång erfarenhet och god kompetens att bedriva omvårdnadsarbetet. De saknar lyhördhet från verksamhetsledningen för att denna kompetens finns och kan användas på ett bättre sätt i arbetet. Samtliga enheter uttrycker stora brister i förtroende för ledarskapets kompetens inom funktionshinderområdet. Kompetensutvecklingsplaner för personalen behöver utarbetas. Personalen har arbetat länge inom verksamheterna och har god kännedom om brukaren. De gav intryck av att ha god kompetens för sitt uppdrag. Flera uppgav behov av kompetensutveckling av olika slag samt handledning. Personalstöd av verksamhetschef eller i form av ex handledning behöver säkerställas att personalen får i samband med tillbud. Förtroendet mellan personal och verksamhetsledningen behöver förbättras. 8

9 sida 9 (15) Humanas handlingsplan Kompetensinventering. En pågående kompetensinventering pågår övergripande inom företaget. Beräknas vara klart i september Företagsledningen har tagit beslut om att fokusera på värdegrundsarbete för att uppfylla nationella riktlinjer gällande värdegrund. Samtliga personal kommer att få utbildning och några kommer att utbildas till samtalsledare och värdegrundscoacher. Arbetet kommer att ledas av Egon Rommedahl, föreläsare, legitimerad psykoterapeut, handledare, teolog. Utbildning i detta påbörjas den 12 december för de lokala handledarna. Kompetensutvecklingsplan vid nästa medarbetarsamtal Arbetsmetoder för att öka brukarens självständighet Personalen arbetar med mål för förändringar i genomförandeplanen. De arbetar också med att skapa individuella strukturer och rutiner för brukaren så att de så självständigt som möjligt kan hantera vardagen. Till stöd i strukturerna används skriven text och bilder. På ett par boenden används en specialskriven kokbok och städbok med text och bilder som brukaren kan följa. Andra hjälpmedel är dagbok och almanacka, ljusdioder, dator och mobiltelefon. Personalen stöttar brukarna till att göra nya saker genom att visa och uppmuntra. Personalen sinsemellan pratar om hur de skall arbeta och om att arbeta och bemöta brukaren lika. Personalen arbetar aktivt med att öka brukarnas självständighet. Tillgängligheten till personalstöd för fritidsverksamhet och kulturella aktiviteter behöver förbättras för att arbetet med att göra brukaren självständig inte ska begränsas. Schemalägga efter stående aktiviteter Schemalägga ordinarie personal på helg Systematiskt kvalitetsarbete Synpunkter och klagomål från brukare och ställföreträdare Det finns en helt ny broschyr för lämnande av synpunkter Tyck till om oss som några av boendena redan fått andra ännu inte. Personalen har ingen erfarenhet av hur inkomna synpunkter och klagomål hanteras av företaget då de inte har kännedom om att några sådana har inkommit skriftligen. Eventuell rutin för hantering är inte diskuterad med verksamhetschefen. Personalen tror att det kan finnas en rutinbeskrivning på intranätet. Det finns en pärm med mycket blanketter och rutiner sedan den period då Attendo Care AB respektive Avesina Äldreomsorg AB drev verksamheten. Detta material är ännu inte utbytt. När uppdraget startar får ställföreträdare muntligen reda på att det finns möjligheter att lämna synpunkter och klagomål. Blankett med Attendo loga finns i Hemdok. Personalen upplever sig ha goda relationer med såväl anhöriga som ställföreträdare. Det är sällsynt att det kommer synpunkter eller klagomål från ställföreträdare. Ställföreträdare 9

10 sida 10 (15) vänder sig då muntligen till personalen direkt om de har några synpunkter eller klagomål. Personalen försöker om möjligt tillmötesgå dessa. Vid fyra boenden har personalen brukarråd 1 2 ggr per år med brukarna där de lämnar synpunkter och då man gemensamt beslutar om regler i boendet brukare emellan. Personalen uppger att de inte inte har tagit del av någon rutin för hantering av synpunkter ock klagomål. En skriftliga rutin för hur synpunkter och klagomål kan lämnas av den enskilde/ställföreträdare, sammanställs och hur erfarenheterna skall användas i verksamheten behöver göras känd för personalen. Vid nästa APT, ska det gås igenom av hur det går till att logga in och hitta rätt i intranätet. Samtliga rutiner kommer att gås igenom. Protokollet ska signeras av alla närvarande. Om datakunskapen hos personalen bedöms vara så låg att den omintetgör användande av intranätet kommer rutiner att skrivas ut i pappersform som en tillfällig lösning. När det kom till vår kännedom att det saknades broschyrer Tyck till om oss beställdes dessa omgående. Beräknas levereras v.36. Lokalanpassa Humana Omsorgs rutiner 1 jan 2012 kommer vi att införa ett nytt IT-baserat system för händelsehantering, detta kommer att innebära bättre hantering av klagomål och synpunkter där man kan följa processen från registrering till avslut. Vi arbetar aktivt att få en lärande organisation. Kontrollera att det finns fungerande kvalitetsråd Vi kommer att tillsätta en extra resurs under 1 månad för att säkerställa att det finns rutiner gällande kvalitetsarbetet, därefter övergår detta arbete till gruppledare när de är tillsatta. Avvikelser SoL och HSL Personalen känner inte till om de avvikelser de rapporterar leder till eller blir underlag i ett förbättringsarbete. Personalen upplever ett ointresse från verksamhetschefen att ta del av skriftliga avvikelser. Det har framkommit att avvikelser har blivit liggande. Det är enligt personal verksamhetschefens uppgift att skriva in avvikelserna i Magna Cura. Personalen är inte säkra på att så sker alltid. Det är inte helt tydligt om avsikten är att personalen själva ska skriva avvikelserna i Magna Cura eller om det är verksamhetschefen som ska göra det. I dagsläget kan i vart fall inte all personal hantera Magna Cura för att klara det. Personalen uppger att verksamhetsledningen sagt att det ska anordnas utbildning i Magna Cura till hösten. Personalen diskuterar sinsemellan de avvikelser som uppstår i syfte att undvika upprepning. Det systematiska arbetet med avvikelser behöver förbättras. Ledningen behöver säkerställa dokumentation av avvikelser och vara engagerad i och kommunicera mer kring uppkomna avvikelser. Handlingsplaner med anledning av avvikelser behöver utarbetas. 10

11 sida 11 (15) Lokalanpassa Humana Omsorgs rutiner Vid nästa APT, ska rutinerna upprepas samt se till att det hamnar i protokollet som ska signeras av alla Kontrollera att det finns fungerande kvalitetsråd 1 jan 2012 kommer vi att införa ett nytt IT-baserat system för händelsehantering, detta kommer att innebära bättre hantering av avvikelser där man kan följa processen från registrering till avslut. Vi arbetar aktivt att få en lärande organisation. Det finns i företaget ett analysteam som specialiserat sig på att göra händelseanalyser när så behövs, vid upprepade eller vid allvarliga händelser Vi kommer att tillsätta en extra resurs under 1 månad för att säkerställa att det finns rutiner gällande kvalitetsarbetet, därefter övergår detta arbete till gruppledare när de är tillsatta. Lex Sarah Om allvarliga missförhållanden inträffar vet personalen att de skall vända sig till verksamhetschefen. Det finns skriftlig information om det på intranätet enligt personalen. Det finns också blanketter i en pärm med material med Avesina Äldreomsorgs logotyp med den rutinen. Den pärmen med olika rutiner för olika situationer är bra enligt personalen men behöver få Humana Omsorgs logotyp alternativt behövs annan pärm som är Humana Omsorgs egen. Personalen har fått uppmaningar om att läsa sig till olika rutiner och handlingsplaner på intranätet. Det är dock osäkert om alla har varit inne och tittat i dessa handlingar. Datorkunskapen varierar. Att all personal har tillgång till och aktuell kunskap om bestämmelser och rutinen för hantering av missförhållanden och allvarliga missförhållanden behöver säkerställas. Vid nästa APT, ska rutinerna upprepas samt se till att det hamnar i protokollet som ska signeras av alla Kontrollera att det finns fungerande kvalitetsråd 1 jan 2012 kommer vi att införa ett nytt IT-baserat system för händelsehantering, detta kommer att innebära att man kan följa processen från registrering till avslut. Vi arbetar aktivt att få en lärande organisation. Det finns i företaget ett analysteam som specialiserat sig på att göra händelseanalyser när så behövs, vid upprepade eller vid allvarliga händelser Vi kommer att tillsätta en extra resurs under 1 månad för att säkerställa att det finns rutiner gällande kvalitetsarbetet, därefter övergår detta arbete till gruppledare när de är tillsatta. 11

12 sida 12 (15) Planerade förändringar Personalen framhåller att det kommer att bildas ett s.k. Kvalitetsråd med en representant från varje enhet. I detta forum kommer det systematiska kvalitetsarbetet att diskuteras i syfte att utvecklas. Genom detta forum för möte mellan enheter kommer erfarenhetsutbyte att kunna ske. Personalen har hört att gruppchef istället för platsansvarig kommer att tillsättas med tydliga arbetsuppgifter. Vilka dessa arbetsuppgifter blir och vilka personer som kommer att utses är ännu oklart. Dessa planerade förändringar är mer eller mindre kända vid de olika enheterna. Personalen har kännedom om att det pågår ett arbete inom företaget som syftar till förbättringar i verksamhetens ledning. Genomförande av de omnämnda förändringarna bedöms förbättra förutsättningarna för verksamheten att bedriva god vård och omsorg. Ovanstående planerade förändringar kommer att ske under hösten och kompletteras enligt bifogad handlingsplan. Hälso- och sjukvård Brukarna vid ett av boendena har ingen medicinsk behandling eller vård. Vid övriga boenden har alla utom tre brukare sådan behandling genom egenvård eller som ges genom delegering till omvårdnadspersonalen eller kommunens distriktssköterskor. De medicinska avvikelserna ska lämnas till verksamhetschefen som skriver in dem i Magna Cura. De medicinska avvikelserna är få. Vid en enhet skriver personalen in avvikelserna direkt i Magna Cura. På ett av boendena uppmanades personal utan delegering för läkemedelshantering att trots detta överlämna läkemedel. Annan personal med delegering uppmanades att signera överlämnandet. Gällande bestämmelser för läkemedelshantering och delegering har inte följts. Humana Omsorg AB måste säkerställa att gällande bestämmelser följs. Inblandad personal är kontaktad. Det är oacceptabelt i Humana Omsorg att inte följa gällande föreskrifter. Avvikelse är lämnad till kommunens sjuksköterskor. 12

13 sida 13 (15) Slutsatser De system som ska finnas för att säkerställa att verksamheten bedrivs med god kvalitet för brukarna måste fungera i alla delar om de ska kunna vara verktyg i förbättringsarbetet. Avvikelser är till för lärande och ska användas i det systematiska kvalitetsarbetet. Humana Omsorg AB måste arbeta för att upprätta enhetliga rutiner och för att avvikelser rapporteras, dokumenteras, diskuteras och åtgärdas för att förebygga fel och brister i verksamheten. Det gäller såväl avvikelser enligt socialtjänstlagen som hälso- och sjukvårdslagen. Humana Omsorg AB måste säkerställa att rutinerna blir kända för personal och verksamhetsledning och att de tillämpas på det sätt som är avsikten. De flesta men inte alla brukare har sitt behov av sociala kontakter och rätt till fritidsaktiviteter tillgodosett. Brukarna har rätt till fritidsaktiviteter upp till 3 timmar per vecka och ibland mer. I den mån de har behov av och/eller vill måste Humana Omsorg arbeta för att tillgodose dessa behov för var och en. Arbetet med genomförandeplanering och dokumentation av planen fungerar. Kompetensutveckling i datahantering behöver genomföras. Så länge personalen inte har tillräckliga datakunskaper för att dokumentera måste tidsmässigt utrymme för dokumentation tillskapas så att dokumentationen inte fördröjs. Den löpande dokumentationen av genomförande av insatserna fungerar. Den sociala journalen ska vara tillgänglig för ställföreträdare. En rutin för social dokumentation och hur den löpande sociala journalen ska hållas tillgänglig för brukaren och ställföreträdaren behöver utarbetas. Personalkontinuiteten med ett undantag är god då de flesta arbetat under många år med brukarna och de vikarier som tillsätts som regel är väl kända för brukarna. Kompetensutvecklingsplaner för personalen behöver utarbetas. Personalstöd i form av ex handledning behöver säkerställas att personalen får i samband med tillbud. Förtroendet mellan personal och verksamhetsledningen behöver förbättras. Humana Omsorg AB måste säkerställa att gällande bestämmelser för läkemedelshantering och delegering följs. Genomförande av de nämnda förändringarna bedöms förbättra förutsättningarna för verksamheten att bedriva god vård och omsorg. Humana Omsorgs sammanfattande kommentarer och slutsatser Vi ser positivt på externa kontroller av oberoende part, resultatet är en del av vårt förbättringsarbete. Företaget arbetar aktivt med ett systematiskt kvalitetsarbete där internkontroller, egenkontroller och kundundersökningar är en del av våra instrument för att bedöma och mäta våra verksamheter. När man kontrollerar är det viktigt att metodiken man använder ger ett tillförlitligt resultat. Vi har därför i vår kundundersökning valt att anlita ett externt företag, CMA Research. 13

14 sida 14 (15) Efter att vi tagit del av verksamhetsgranskningen har vi gjort en egen internkontroll som bygger på det underlag som finns tillgängligt; genomförandeplan, social dokumentation, arbetsbeskrivning, schema, personalens redogörelse, tidredovisning och anlagstavlor/anteckningar med aktiviteter. Vi har förbättringsområde men kan på en del av punkterna konstatera att det ser bättre ut, jämfört med den upplevelse som de som intervjuats i samband med verksamhetsbesöken har haft. Anledningen till olika resultat kan bero på vald metodik. Vi har tittat på dokumentation och verksamhetsgranskningens metodik är intervjuer, 2 personal från varje boende. Vi har ett känt missnöje mot verksamhetschefen som ledningen har arbetat med under en tid genom omorganisation och coachning. Trots åtgärder har vi inte kunna se några förbättringar i arbetsmiljön. Innan vi tog del av verksamhetsgranskningens resultat hade företagsledningen tagit ett beslut att avsluta verksamhetschefens tjänst i Falkenberg med omedelbar verkan. Det är för oss viktigt att våra kunder (brukare) är nöjda med företaget och de tjänster som vi levererar och att alla får det som de är berättigade till. Vi genomför nu under veckorna en kundundersökning. Vi hoppas kunna göra jämförelser mellan dessa olika mätningar. Under vecka 37 genomförs en medarbetarundersökning som vi förväntar oss ett bättre resultat på arbetsmiljön än tidigare. Vi är dock medvetna om att det kan vara för tidigt att mäta, därför planeras en uppföljning på våren Företaget har även inplanerat en internkontroll under november Vår slutsats är att en del av svaren möjligen återger personals önskan att göra mer än vad de boende önskar. Personalen inom våra verksamheter är kunniga, erfarna, ambitiösa men har under en tid haft en påfrestande arbetsmiljö som kan ha förstärkt de negativa svaren i verksamhetsgranskningen, vilket vi nu hoppas kunna förbättra med en ny rekrytering av verksamhetschef. Detta i nära samverkan med de fackliga arbetsplatsombuden. Tills detta är löst är Humana Omsorgs driftchef Amelie Gustafsson Tf verksamhetschef med Emanuel Södervall som biträdande verksamhetschef. Efter våra kontroller i Falkenberg har vi fått en uppfattning att personalen har ett stort förtroende för Emanuel Södervall och av den anledningen känner vi oss trygga med den tillfälliga organisation som vi valt tills vi blir färdiga med nyrekryteringen. Utifrån verksamhetsgranskningens resultat och vår egen interkontroll har vi gjort en handlingsplan för att så fort som möjligt avhjälpa de brister som finns. Dessa kommer att följas upp och är en högprioriterad fråga inom företaget. Dessa kommer också att kontrolleras och mätas upp kontinuerligt. Den största bristen är att personalen inte känner till företagets rutiner och riktlinjer och för detta tillsätts extra resurser för att få en snabb förbättring. Humana Omsorgs avslutande slutsatser Humana Omsorg har granskat resultatet och kan konstatera att vi har tydliga rutiner och riktlinjer gällande det systematiska kvalitetsarbetet men att vi inte lyckats med att sprida detta till alla våra medarbetare inom LSS i Falkenberg. Vi kommer att avsätta extra resurser för att omgående få detta att fungera. Personalen kommer att få handledning och utbildning för att kunna tillgodogöra sig de rutiner, policys och blanketter som finns på intranätet på samma sätt som fungerar i våra övriga verksamheter. 14

15 sida 15 (15) Utifrån våra egna internkontroller har vi gjort bedömningen att flertalet har fått sina behov/önskemål tillgodosedda och flertalet har fått mer än så. Om kommunen har annat underlag som kan styrka motsatsen är det önskvärt för oss att ta del av detta då vi alltid arbetar med att förbättra vår verksamhet. Vi kommer att se över bemanningen på helgerna på de fyra gruppbostäder som inte har dubbelbemanning. Det finns redan nu en kundenkät ute, där sista dagen för inlämning är den 16 sept därefter kommer ett resultat att presenteras. Under vecka 37 kommer en medarbetarenkät att lämnas ut till all personal. Effekten av åtgärderna mot missnöje i arbetsmiljön kommer troligen inte visa sig i denna undersökning. Därför beräknar vi göra en uppföljning av medarbetarenkäten våren Eva Jonsson Kvalitetsstrateg Jan Enocksson Vik. Medicinskt ansvarig sjuksköterska 15