Granskning av kommunens uppföljning av externa avtal Revisorerna har genomfört en granskning av kommunens uppföljning av externa

Transkript

1 Kommunrevisionen Finspångs kommun 1 (1) Handläggare Datum Beteckning Kommunrevisionen MISSIVSKRIVELSE Till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Granskning av kommunens uppföljning av externa avtal Revisorerna har genomfört en granskning av kommunens uppföljning av externa avtal. Granskningen visar att det till stor del finns en tillräckligt tydlig och relevant ansvarsfördelning mellan Medley, Vallonbygden samt kommunen. En brist som granskningen pekar på är att den ersättning som utgår till Vallonbygden från kommunen inte bedöms vara tillräcklig i förhållande till det långsiktiga underhållsbehov som finns för anläggningen Grosvad. Avsatta medel för underhåll är markant lägre än rekommenderade värden. Detta medför på sikt en risk för att fastighetsvärden urholkas. Revisorerna ser det som betydelsefullt att kommunen inför nyupphandling av entreprenaden för Arena Grosvad tar hänsyn till förändrade förutsättningar som exempelvis besöksutveckling sedan driftstart av badanläggningen. Eventuella obalanser i nuvarande avtal behöver hanteras inför tecknande av nytt avtal. Resultaten av granskningen framgår i övrigt av bifogade revisions-pm. Kommunstyrelsens svar och planerade åtgärder till följd av våra iakttagelser önskar revisionen erhålla senast den 31 december Kommunrevisionen Hakon Fältström Ordförande Lars Gustafsson Bilaga: Revisionsrapport - Granskning av uppföljning av externa avtal Finspångs kommun, Kommunrevisionen

2 Karin Jäderbrink Certifierad kommunal revisor Revisionsrapport Granskning av uppföljning externa avtal - Finspångs kommun

3 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Inledning Bakgrund Revisionsfråga och kontrollmål Revisionsmetod Granskningsresultat Ansvarsförhållanden och ersättningar Uppföljning och utvärdering av verksamheten...9

4 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Granskning har genomförts på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Finspångs kommun gällande nedanstående revisionsfrågor. i Finns en tydlig och relevant ansvarsfördelning mellan Medley, Vallonbygden samt kommunen? Vi bedömer att det finns en tillräckligt tydlig och relevant ansvarsfördelning mellan Medley, Vallonbygden samt kommunen. Ansvarsfördelning finns tydliggjord i förfrågningsunderlag, avtal, tilläggsavtal, bolagsordning samt ägardirektiv. Vissa förändringar och förtydliganden har skett under avtalsperioden. De intervjuade beskriver att ansvarsförhållanden är relativt tydliga och fungerar i verksamheten. Vissa problem har dock uppstått gällande kostnader vid extra arrangemang, stilleståndstid mm i Är ansvarsfördelningen relevant med hänsyn till de ersättningar som utgår till både Vallonbygden och Medley? Mot bakgrund av det ansvar för drift och underhåll som Vallonbygden har för anläggningen relativt den ersättning som utgår till Vallonbygden bedöms ansvarsfördelningen ej vara relevant. Den årliga ersättning som erhålls täcker i stort sett driftkostnaderna för anläggningen. Därmed avsätts ej tillräckliga medel för underhåll som ingår i ansvaret. Ersättningen till Medley sker i enlighet med upphandling samt tecknat avtal och tilläggsavtal. Intäkter för entréavgifter, hyror mm tillhandahåller Medley. Vi har i granskningen ej getts möjlighet att ta del av ekonomisk redovisning från Medley. Kommunstyrelsen och sektor har ansvar för uppföljning och utvärdering av verksamheten och externt entreprenörsavtal med Medley. Vi bedömer att kommunen skapat förutsättningar för uppföljning och utvärdering av verksamheten i förfrågningsunderlag och avtal. Avstämningar och uppföljning har skett i samband med tecknande av tilläggsavtal. Till viss mån sker löpande uppföljning av verksamheten i olika forum. Detta sker dock ej systematiskt och någon samlad återrapportering för uppföljning av avtal/verksamhet och dess delar till kommunstyrelsen sker ej. I årets internkontrollplan framgår dock att uppföljning av gällande avtal för Arena Grosvad skall ske vilket är positivt. 1 av 1

5 2 av 2

6 2. Inledning 2.1. Bakgrund Det är viktigt att kommunstyrelsen har välfungerande rutiner för att följa upp avtal gentemot extern utförare. Detta för att följa upp att överenskomna tjänster och volymer levereras i enlighet med avtal och att avtalad kvalitet säkerställs. Kommunen betalar förvaltningsersättning till Vallonbygden för teknisk drift och skötsel av Grosvadsanläggningen. Medley får ersättning av kommunen för driften av verksamheten (simhallen och idrottsplatsen) på Arena Grosvad. Medley tillhandahåller även de intäkter som verksamheten genererar exempelvis entréavgifter för bad mm Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen skall besvara följande revisionsfrågor: 1. Finns en tydlig och relevant ansvarsfördelning mellan Medley, Vallonbygden samt kommunen? 2. Är ansvarsfördelningen relevant med hänsyn till de ersättningar som utgår till både Vallonbygden och Medley? 2.3. Revisionsmetod Intervjuer har genomförts med kommunchef, fritidschef, fastighetschef Vallonbygden, ekonomichef Vallonbygden samt platschef och operativ chef för Medley. Genomgång av avtal och dokument gällande Arena Grosvad. 3 av 3

7 4 av 4

8 3. Granskningsresultat 3.1. Ansvarsförhållanden och ersättningar I samband med nybyggnation av simhallen vid Arena Grosvad färdigställts genomfördes upphandling avseende drift, skötsel och service för Grosvads sportområde. I förfrågningsunderlaget framgår beskrivning av uppdraget, omfattning och innehåll, objektsbeskrivning, förutsättningar mm. Upphandling genomfördes under 2006 och avtal tecknades med Medley i augusti Avtalstiden är sex år t o m med möjlighet till två års förlängning. Därefter skall upphandling ske. i Kommunen via kommunstyrelsen och sektor utveckling och service. Kommunen äger fastigheten Arena Grosvad. Kommunstyrelsen är ansvarig för upphandling, avtal, verksamheten vid anläggningen och ska enligt avtalet kontrollera och följa upp och utvärdera verksamheten. Kommunen har tecknat hyreskontrakt för lokal med Medley gällande O'Learys lokaler. Kommunen har tecknat tilläggsavtal gällande från och med Ändringar i befintligt avtal gällande bowling och restaurangdel som numera ej ingår i entreprenadavtalet. Ytterligare ändringar i tilläggsavtalet var lokalbokning, entreprenadersättning, erhållande av taxor och avgifter mm. Beställaren och fullmäktige beslutar om badavgifter och taxor för förhyrning av lokaler och planer som gäller objektets ordinarie och beställda öppethållande. Kommunstyrelsen ersätter utföraren Medley för driftentreprenaden, Vallonbygden för drift och underhåll och ev. avsatta medel för reinvesteringar och investeringar. Ytterligare ersättningar som sker för verksamheten ä r exempelvis för driftstopp (avvikelse i avtalet), extra arrangemang mm. Enligt erhållen ekonomisk redovisning är kostnader och ersättningar för Arena Grosvad följande för 2011 och t o m för av 5

9 Ersättningar Arena Grosvad Källa: Redovisning kommun enl budget T om sista maj Driftentreprenad Medley Vallonbygden, drift, underhåll, adm Övriga kostnader, hyra maskiner, leasing Kapitalkostnader Internhyra Summa kostnader Budget Differens i Vallonbygden I bolagsordning samt via ägardirektiv och dess bilagor framgår att Vallonbygden bl.a. har ansvar för följande förvalta kommunens fastigheter svara för förvaltningen av fastigheter med lokaler och bostäder för kommunens verksamhet biträda kommunen och bolag vid tillhandahållande av lokaler för kommunens och bolagens behov mm ansvar för löpande underhåll och fastighetsjour upprätta årliga planer för underhåll mm I avtalet gällande Arena Grosvad framgår i gränsdragningslista att beställaren via Vallonbygden ansvarar för felavhjälpande underhåll och planerat underhåll. Entreprenören (Medley) svarar för tillsyn (rapportskyldighet omfattande fel och brister) samt skötsel (rapportskyldighet omfattande fel och brister). Vallonbygden ansvarar också till stora delar för byggnad, grund, fasad, driftutrymmen, VA, VVS, kyl, vattensystem, brand, värme- el- och kylsystem. Vallonbygden erhåller ersättning från kommunen för motsvarande 8,9 mnkr för 2012 (8,6 mnkr för 2011). Enligt erhållen resultaträkning för affärsområde 4 (Arena Grosvad - sim och idrottsanläggningar) framgår vilka kostnader och intäkter Vallonbygden haft 2011, prognos 2012 samt beräkning på kr/kvm. 6 av 6

10 Driftkostnader tkr Arena Grosvad 2011 Kr/kvm BRA Prognos 2012 Kr/kvm BRA Yta m2 Korrigerad Yta m2 Fastighetsskötsel Reparationer löpande uh Fastighetsel Uppvärmning VA Renhållning Övriga driftkostnader Summa driftkostnader Planerat underhåll Administration Brutto Förvaltningsersättning Övriga intäkter 11 0 Rörelseresultat 0 0 Vi kan konstatera att förvaltningsersättningen enligt korrigerad prognos skall täcka förväntade kostnader för driften 2012 (tidigare lämnad prognos var tkr) Enligt de intervjuade räknar man med minskade underhållskostnader mm för att kunna nå nollresultat. Driftkostnaderna inklusive planerat underhåll prognostiseras motsvara 617 kr/kvm. Enligt uppgift finns det inte någon dokumenterad underhållsplan för Arena Grosvad. Omprioriteringar av underhållsnivåer har skett för andra mer prioriterade områden inom kommunen. Enligt uppgift strävar Vallonbygden för att på den totala fastighetsytan nå 40 kr/kvm. För 2011 var nivån på den totala fastighetsytan 23 kr/kvm. Kostnader och budgetering av planerat underhåll sker ej utifrån marknaden använda nyckeltal såsom exempelvis REPAB. Istället används exempelvis följande parametrar för planeringen av underhållsnivåer; 1: Ansvar för att fastigheterna inte drabbas av brister som innebär kapitalförstöring både kort- och långsiktigt. Gäller främst byggnadsskalet. 2: Stor skillnad mellan fastigheterna vad gäller slitage. 3: Det utvändiga markunderhållet som är mindre bra måste så fort som möjlighet ges försöka hinna ikapp. 4: Förändringar som är påverkade av annat t.ex nybyggnad av Siemens stora kontor som ger effekt på en fastighet som troligen skall säljas. Kommer t.ex att påverka årets underhållsbudget. 5: Tomställda fastigheter. Avsaknad av beslut om framtida nyttjande. 7 av 7

11 6: Hur används lokalerna idag och imorgon? 7: Nya beslut i kommunen t.ex. ny golvbeläggning Aluceum (idrottshall) Bra jämförelsetal inom fastighetsförvaltning är svårt att ta del av gällande sim- och idrottsanläggningar. Detta bl.a. beroende på att; kommuner inte budgeterar erforderliga medel till underhåll utan lägger investeringsmedel för att åtgärda eftersatt underhåll driftkostnaderna inte alltid redovisas fullt ut hos fastighetsförvaltare utan kan också vara fördelade på fritidskontoret driftkostnaderna kan också vara höga beroende på att man inte lagt energibesparande åtgärder driftsentreprenörer kan också ha ansvar för driftkostnader för fastigheten i sina avtal En grov uppskattning är dock att jämföra med REPAB s uppgifter för 2012 om skollokaler typfastighet hög och lägga på % på snittkostnaden. Nyckeltalsmässigt kan då konstateras att driftkostnaderna för Arena Grosvad ligger ca 60 % högre. När det gäller nyckeltal för underhåll är nivån markant lägre än jämförande nyckeltal (prognos 11 kr/kvm jämfört med 345 kr/kvm) I förslag till reinvesteringsplan för kommunala fastigheter framgår att i idrottsanläggningen Aluceum planeras ventilation-, värme-, belysning, läktarabeten. Investeringar har också nyligen skett gällande kylmaskin, skärmtak, vikplog, ljud- och projektorutrustning, ny golvbeläggning i idrottshall samt innebandysarg. i Medley Har efter upphandling 2007 ansvar för driften av verksamheten vid sport och fritidsanläggningen Arena Grosvad. Medley driver också, badplatser, kanotleder, elljusspår, motionsspår mm. Bowling och restaurang ingår ej i entreprenadavtalet. Dock finns ett hyresavtal tecknat med kommunen avseende lokalerna. Campingplats och stugby i närheten av Arenan ingår ej i avtalet. Entreprenören (Medley) svarar för tillsyn (rapportskyldighet omfattande fel och brister) samt skötsel (rapportskyldighet omfattande fel och brister). Andra exempel som ingår och styr uppdraget är; Samverkan med föreningsliv och kommunens egna verksamheter Svara för bokning av föreningar m fl I de sporthallar, utomhusplaner, simbassänger mm. Fördelning av tider skall ske I enlighet med beställarens riktlinjer. Fakturerar föreningar i enlighet med kommunens antagna taxor och avgifter. Dessa tillfaller entreprenören. Skolan disponerar hallar mm mellan Föreningar mellan etc. Ishall skall ha is fr o m v 37. Allmänhetens åkning skall säkerställas i snitt 1,5 tim/dag. 8 av 8

12 Avgifter för öppethållande och arrangemang under övrig tid fastställs av entreprenören. Ansvarar för städning Personal- och arbetsgivaransvar Ersättning för uppdraget är för 2012 enligt budgeterad nivå tkr. Utöver detta tillkommer kostnader för leasing av ismaskin som var drygt 280 tkr föregående år. Entreprenadersättningen sänktes med tkr i samband med tecknande av tilläggsavtal. Medley erhåller också samtliga intäkter såsom badavgifter, träningsavgifter gym, uthyrning av lokaler till föreningar, privatpersoner och annan uthyrning vid övrig tid. Nivån på dessa intäkter har ej erhållits i samband med granskningen. De intervjuade beskriver att ansvarsförhållanden är tydliga. Vissa förtydliganden har krävts i specifika frågor men har lösts vartefter. Enligt de intervjuade finns också en bra och utvecklande dialog mellan ansvariga parter. Träffar sker löpande I olika forum. De områden som anges behöva utvecklas är Nivåer och underhållsplanering - underbudgetering sedan tidigare Skadegörelse - ansvar och incitament, tillräcklig tillsyn? Budgetprocess - kommun/bolag Extra arrangemang - ökade kostnader för förvaltare - ansvar? 3.2. Uppföljning och utvärdering av verksamheten I avtal framgår vissa kvalitetskrav samt att entreprenören ska varje år göra kundenkäter och redovisa för beställaren hur kunder uppfattar service mm. Insyn i utförarens verksamhet ska kunna ske. Tillgång till lokaler och uppgifter som beställaren anser vara erforderliga skall delges. Verksamhetsberättelse skall erhållas mm. Entreprenören och beställaren har enligt avtalet gemensamt ansvar för att verksamheten följs upp och utvärderas. Beställaren äger också rätt att genomföra undersökningar för att utvärdera verksamheten och utföraren skall bistå beställaren i detta arbete. Enligt de intervjuade sker löpande uppföljning i olika forum. Entreprenör träffar företrädare för kommunledning, Vallonbygden, föreningar mm. Medley överlämnar underlag till kommunen i form av enkätresultat mm. Innehållet i rapporteringen har ej varit styrt av vad beställaren vill erhålla. Vi bedömer såsom de intervjuade beskriver att uppföljningen och utvärderingen bör systematiseras och förbättras. Bl.a. bör avtalets olika delar följas upp. Vidare bör 9 av 9

13 uppföljning ske av styrande dokument, antagna policys, beläggningsstatistik, nyttjandegrad i anläggningar, taxor mm. 10 av 10