Ägardirektiv för Rederi AB Ventrafiken 1(4)

Transkript

1

2

3

4 Ägardirektiv för Rederi AB Ventrafiken 1(4) Ägardirektiv För verksamheten i Rederi AB Ventrafiken, nedan kallad bolaget, antaget av kommunfullmäktige i Landskrona stad den 2015-XX-XX och fastställda av bolagsstämma den 2015-XX-XX. Ny text = i rött Borttagen text = överstruken 1. Bolaget som organ av kommunal verksamhet Bolaget är ett aktiebolag helägt av Landskrona stad och kan därmed ses som underordnat kommunen. Bolaget står i sin verksamhet under kommunstyrelsens uppsiktsplikt och har att följa de av kommunen, genom bolagsstämma, utfärdade direktiv. Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunen genom: Gällande bolagsordning Gällande ägardirektiv Av fullmäktige och kommunstyrelse utfärdade särskilda direktiv som beslutas vid bolagsstämma. Förekommande avtal mellan kommunen och bolaget 2. Ägarens direktivrätt Det ankommer på bolagets styrelse och verkställande direktör att följa på bolagsstämman utfärdade direktiv om de inte står i strid mot tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen eller annan lag och författning. 3. Ägarens insyn och ledningsfunktion Bolagets verksamhet står under uppsikt av kommunstyrelsen som utövar kommunens ledningsfunktion över bolaget i de avseenden som anges i kommunstyrelsens reglemente. Kommunstyrelsen skall ges den information och tillställas de handlingar som den begär. Karaktären och omfattningen av den fortlöpande informationen skall fastställas efter samråd med bolagets styrelse. Kommunstyrelsens granskningsrätt och bolagets informationsskyldighet omfattar ej handling eller förhållande, för vilket gäller sekretess enligt lag. Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap 1 a kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. 4. Bolagets verksamhet Av bolagsordningen framgår närmare vilken verksamhet som bolaget skall driva och ändamålet med bolagets verksamhet samt de kommunalrättsliga principer som gäller för bolagets verksamhet. Bolaget får ej bedriva verksamhet som inte är förenligt med bolagsordningen. Inte heller verksamhet som inte är förenlig med den kommunala kompetensen får bedrivas av bolaget. Härutöver lämnar kommunen följande direktiv:

5 Ägardirektiv för Rederi AB Ventrafiken 2(4) Bolaget har till föremål för sin verksamhet att bedriva turlistbunden trafik till sjöss, såväl gods- som passagerartrafik, inom samt till och från Landskrona stad och därmed förenlig och kompletterande kompetensenlig verksamhet. Bolaget ska fokusera på trafiken mellan Landskrona och Bäckviken med oförändrad turtäthet i enlighet med Avtal om persontrafiken på färja mellan Landskrona och Ven. Bolagets skall med hänsyn till verksamhetens säkerhetskritiska art prioritera säkerheten i alla avseenden. Bolaget skall tillse att såväl de permanent boende på Ven som turister/övriga besökare bereds goda transportmöjligheter. Bolaget skall bedriva verksamheten i enlighet med av staden antagna styrdokument såsom värdegrund, policies och riktlinjer, i de delar som dessa är tillämpliga på bolagets verksamhet Bolaget skall effektivt och professionellt arbeta för att vinna kundernas förtroende och i så hög grad som möjligt beakta kundernas framförda åsikter. Bolaget skall i sin verksamhet sträva efter att minska påverkan på miljö, förebygga föroreningar och minimera riskerna för miljörelaterad olycka eller ohälsa. Miljöaspekterna ska beaktas såväl vid driften av verksamheten som vid underhållsoch förbättringsåtgärder, allt i syfte att bidra till en långsiktig hållbar samhällsutveckling 5. Bolagets mål/ändamål Bolaget skall tillse att bolagets kunder förses med säkra och miljövänliga sjötransporter till konkurrenskraftiga priser. Bolaget ska ha som mål att tillse att transportsystemet till och från Ven skall tillfredställa boende, näringsliv och turism. Godstransporter skall främst tillgodose behov för näringsliv och boende och persontransportsmöjligheterna skall kunna tillgodose de varierande turistströmmarna och de förväntningar turister har på denna sortens resa. Det skall upplevas vara lätt och säkert att ta sig till respektive från Ven. 6. Bolagets ekonomiska mål samt avkastnings/utdelningskrav Bolaget skall bedrivas utifrån affärsmässiga och långsiktigt hållbara principer, med beaktande av vad som anges i bolagsordningen med hänsyn till den kommunala kompetensen och de kommunalrättsliga principerna. Det innebär att arbeta långsiktigt på marknadsmässiga villkor för att minska kommunens ekonomiska risktagande som ägare, samtidigt som bolagets kreditvärdighet ökar. Genom ett löpande effektiviseringsarbete, en avvägd investeringspolitik samt marknadsmässiga taxor arbeta för en ökad egenintjäning. Bolaget skall upprätta och arbeta efter en affärsplan för verksamheten, gällande för de nästkommande 5 åren. Bolagets verksamhet utgörs av dels kollektivtrafik för vilket Region Skåne utger bidrag och dels övrig verksamhet för vilket kommunen utger årligt bidrag. Bolaget skall primärt inte lämna någon aktieutdelning utan redovisat resultat ska balanseras i ny räkning.

6 Ägardirektiv för Rederi AB Ventrafiken 3(4) 7. Grundläggande principer för bolagets verksamhet Ansvaret för bolagets organisation åvilar bolagets styrelse enligt aktiebolagslagen. Styrelsen har att utforma bolagets organisation så att de bästa förutsättningarna för bolagets ändamål och mål tillgodoses. Bolaget skall drivas enligt affärsmässiga marknadsorienterade grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av bolagsordningen. Det kommunala ändamålet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för de som utnyttjar bolagets tjänster utan att detta går ut över den totala kommunala organisationen. Bolaget kan därför inte tillåtas att optimera effektiviteten i sin verksamhet om detta medför nackdelar för den kommunala organisationen i dess helhet som överväger fördelarna för bolaget. Kommunen och bolaget skall därför i samråd söka lösningar som tillgodoser båda dessa intressen. 8. Fullmäktiges ställningstagande Kommunfullmäktiges godkännande skall inhämtas vid de tillfällen då bolaget avviker från ägardirektiv och/eller bolagsordning. Vid bildande eller förvärv av dotterbolag Vid planering av ny eller ändrad inriktning av verksamhet vilken skiljer sig från de verksamhets föremål som anges i bolagsordningen Vid ingående av avtal/överenskommelse, vilka är av strategisk eller principiell betydelse för kommunen Vid beslut om att avyttra del av bolagets verksamhet Vid beslut om att genomföra större investeringar Vid avyttring av större del av bolagets anläggningstillgångar Vid övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt Skulle olika meningar uppkomma i styrelsen om frågan är av sådant slag att den skall underställas fullmäktige, skall samråd ske med kommunstyrelsen. 9. Budget- och handlingsprogram Budget och handlingsprogram skall efter anmodan delges kommunstyrelsen och då följa kommunens tidplan. 10. Taxa och avgifter Kommunfullmäktige i Landskrona skall fastställa taxan. Bolaget skall överlämna förslag till taxa till kommunstyrelsen i god tid före fullmäktiges behandling. Bolaget skall i samråd med ägaren eftersträva en miljöprofilerad taxa för verksamheten. 11. Underlag till koncernredovisning Bolaget skall årligen, senast den 15 februari, eller av kommunen fastställd tidplan, tillhandahålla kommunstyrelsen det underlag som kommunen begär för upprättande av kommunens årsredovisning enligt kommunallagen.

7 Ägardirektiv för Rederi AB Ventrafiken 4(4) 12. Informationsskyldighet Bolaget skall hålla kommunen väl informerad om sin verksamhet. Det åligger bolaget att till kommunen Landskrona stads ekonomiavdelning, senast den 6:e arbetsdagen efter varje månadsskifte, om inte annan överenskommelse träffas, snarast översända: Månadsrapporter innehållande dels periodens budget och utfall, dels årsbudget och årsprognos, samt dels beslutade och genomförda åtgärder i syfte att nå ekonomisk balans. Samt i övrigt översända Protokoll från bolagsstämma Protokoll från styrelsesammanträde Delårsrapporter Bolagets årsredovisning Bolagets revisionsberättelse Bolagets granskningsrapport Protokoll från bolagsstämma Innehåller protokoll, som skall översändas till kommunen, uppgift för vilken gäller sekretess enlig lag, har bolaget rätt att utesluta uppgift. Av översänt material skall dock framgå att sådan åtgärd vidtagits. 13. Information Styrelsens ordförande, verkställande direktör eller annan som bolaget utser skall, om kommunen så begär, närvara vid kommunfullmäktigesammanträde vid vilket bolagets årsredovisning skall behandlas. 14. Upphandlingar I den mån detta låter sig göras, skall bolaget medverka i samordning med kommunens upphandlingar. 15. Styrelsens arbete Bolagets styrelse skall i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen i detta avseende stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivs och utvecklas mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa ägardirektiv angivna syftet och ramarna för densamma. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för kommunstyrelsens uppsiktsplikt och beslut enligt kommunallagen 6 kap 1 1 a. Styrelsen ska tillse att allmänheten har rätt att ta del av handlingar hos bolaget enligt de grunder, som gäller för allmänna handlingars offentlighet i Tryckfrihetsförordningen och Offentlighets och sekretesslag (2009:400). Det åligger styrelsen att i enlighet med dessa lagars regler bevaka skyddet för bolagets ekonomiska intressen samt skyddet för enskildas personliga och ekonomiska intressen. 16. Revision Revisorer och lekmannarevisorer skall samordna sin granskning så att onödigt dubbelarbete undviks. För detta ska FAR:s rekommendationer om gemensam revision tillämpas.

8 Ägardirektiv för Rederi AB Ventrafiken 5(4) Lekmannarevisor skall i sin granskning, förutom vad lag anger, söka utvärdera bolagets måluppfyllelse samt redovisa vad därvid framkommit i granskningsrapporten. 17. Granskningsrapport Det åligger bolagets lekmannarevisorer att årligen i sin granskningsrapport särskilt yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i ägardirektivet, liksom de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Lekmannarevisorerna ska snarast uppmärksamma kommunstyrelsen på om bolaget brister i de avseenden som omnämnts ovan. 18. Samråd med ägaren Bolaget skall, när Landskrona stad kallar, minst två gånger per år samråda med Landskrona stad om bolagets verksamhet, informera om bolagets verksamhetsmässiga och affärsmässiga utveckling, redovisa frågor som kan bli aktuella inom den närmast tiden. 19. Taxa för utbekommande av allmänna handlingar Bolaget ska tillämpa den av Landskrona stad vid var tid gällande taxan för utbekommande av allmänna handlingar. 20. Arkivreglemente Landskrona stads arkivreglemente ska tillämpas i bolaget. Arkivmyndigheten är kommunstyrelsen i Landskrona stad. 21. Bolagsstämma Utöver vad som stadgas i aktiebolagslagen skall stämma vara öppen för allmänheten. Av bolagsordningen framgår hur kallelse till bolagsstämma ska ske. Information om bolagsstämman med angivande av tid och plats samt dagordning ska publiceras på bolagets hemsida, om bolaget har en sådan, senast två veckor i förväg. Samma information ska inom samma tid tillställas kommunen för möjliggörande av publicering på kommunens hemsida. 22. Ägardirektiv Kommunens representanter skall tillse att särskilda och allmänna ägardirektiv fastställs av bolagsstämman.

9 Avtal om persontrafiken på färja mellan Landskrona och Ven 1 Parter och syfte Region Skåne har ansvaret för den lokala och regionala kollektivtrafiken i Skåne enligt Lag (2010:1065) om kollektivtrafik, samt (EEG) nr 1107/70 (EU : s kollektivtrafikförordning). Region Skåne svarar för uppgiften att organisera, planera, marknadsföra och genomföra trafiken. Trafiken bedrivs under namnet Skånetrafiken. Landskrona Stad har sedan den 1 januari 1991 planerat, beslutat och svarat för genomförandet av persontrafiken med färja mellan Landskrona och Ven. Stadens roll har reglerats i avtal mellan å ena sidan trafikhuvudmannen i Region Skåne och å andra sidan Landskrona Stad. Trafiken bedrivs under namnet Ventrafiken. Mellan Region Skåne orgnr {nedan kallad Regionen} och Landskrona Stad orgnr {nedan kallad Staden} träffas följande avtal om persontrafiken till sjöss mellan Landskrona och Ven. Regionen överlåter åt staden att ansvara för persontrafiken till sjöss med färja mellan Landskrona och Ven. Syftet med detta avtal är, 1. Att säkra kollektivtrafiken för passagerare till och från Ven (Ventrafiken) 2. Att främja samarbetet mellan Regionen och Staden med målet att gemensamma kunder skall uppleva att Ventrafiken är en integrerad del i regionens utbud av kollektivtrafik. 2 Avtalsperiod Detta avtal löper för fem (5) verksamhetsår, från den 1 januari 2014 till den 31 december 2018 och upphör att gälla utan föregående uppsägning. 3 Uppdrag och samverkan Trafikutbud Trafiken skall utformas så att den tillgodoser ett relevant behov av resor rörande passagerarbefordran till och från Ven. Under hela trafikåret och avtalsperioden gäller ett utbud på minst 9 turer i vardera riktningen mån-fre samt minst 6 turer i vardera riktningen lördag och söndag. Trafikutbudet skall anpassas efter tågtider för att möjliggöra arbetspendling till Helsingborg och Malmö/Lund-området. Trafikutbudet skall också tillgodose möjligheter att pendla till skolor och fritidsaktiviteter på fastlandet.

10 Marknadsföring och varumärke Staden är huvudansvarig för marknadsföringen. Regionen skall marknadsföra resmöjligheterna med Ventrafiken via Skånetrafikens kanaler. Kundinformation och reklamationer Ventrafiken skall ingå i Regionens kund information för kollektivtrafiken i Skåne; tidtabeller, telefonupplysning, hemsida etc. Staden skall tillhandahålla tidtabellsinformation om anslutande resmöjligheter till och från Ven samt resmöj ligheter med tåg och buss i övriga Skåne. Utställare av färdbevis tar emot kund- och resegarantiärenden. Felande part handlägger och tar eventuella kostnader för kund- och resegarantiärende. Trafikintormation. Kommunikationssystem för trafikledning i Ventrafiken skall medge utbyte av information med trafikledning och kundinformation på Regionen via Skånetrafikens TIC. Biljettförsäljning och giltighet Biljett skall kunna sä ljas i Skånetrafikens system för giltighet även på färjan till/från Ven. Följande överenskommelse görs för specifika biljetter. Skånetrafikens period kort (3-zons-, 6-zons-, 9-zons-, hela Skåne-, grundskole- och gymnasiekort) skall gälla för obegränsade antal resor i Ventrafiken inom sin giltighetstid. För zonkorten gäller att antalet zoner måste omfatta färjeresan, mellan zon 551 och 550. När biljetten skriver 550 eller 551 ska det stå Ventrafiken i text för att underlätta för såvä l resenär som biljettkontrollant. Ventrafikens kontrollanter skall kunna visera Skånetrafikens kort även utan handen het, dvs. endast visuell kontroll och därför måste biljetten vara tydlig. Skånetrafikens sommarkort gäller ej för resa med Ventrafiken. Resenärer till Ven som betalar med Skånetrafikens Jojo reskassa i Skånetrafikens biljettsystem erhåller 10 % rabatt på färjeresan Sådan resa är inte bokningsbar. Regionen ställer resurser i form av biljettkontrollanter till Ventrafikens förfogande enligt praxis i övrig kollektivtrafik i länet och överenskommelse med rederiet. Samverkan Regionen (Skånetrafiken) och Staden eller dess utföra re skall mötas för avstämningar i frågor som har betydelse för en väl fungerande samverkan. Regionen (Skånetrafiken) och Staden förbinder sig att informera varandra i frågor, som direkt eller indirekt påverkar förutsättningarna i avtalet. Parterna har en arbetsgrupp vilken ansvarar för att informera, planera, följa upp, rapportera och samordna frågor kring trafiken och produkter kopplade t ill denna. Arbetsgruppen ska ll träffas minst två gånger om året. Arbetsgruppens möten skall protokollföras.

11 4Ekonomi Ersättning, index och utbetalning Staden erhåller ersättning från Regionen motsvarande nettokostnaden för en tillfredsställande kollektivtrafikförsörjning för persontrafiken mellan Landskrona och Ven. Ersättningen för perioden uppgår enligt överenskommelse mellan parterna till ett fast belopp om kronor per kalenderår. From den 1 januari 2015 indexuppräknas ersättningen årsvis enligt följande indexkorg. Kostnadsbeskrivning Indextyp Vikt Personal AKI 50% Bränsle PPI för dieselolja 50% Basmånad för avtalet är januari Ersättningen betalas till Staden månadsvis. Utbetalning sker med 1/12 mot faktura. Fakturan skall vara Regionen tillhanda senast den 25:e innevarande månad. Taxor Staden beslutar om taxan. Eventuella taxeförändringar skall meddelas Skånetrafiken omgående. Fördelning biljettförsäljning Parterna skall till varandra tillhandahålla all relevant information om resor och biljettintäkter i trafiken från parternas biljettsystem för att avräkna biljettintäkter. Avräkning av biljettintäkter sker och regleras månadsvis, senast den 20.e månaden efter. Reglering sker via fakturering från Staden efter underlag från Skånetrafiken. Regionen ersätter Staden för avräkning av biljett intäkter kontant och reskassa med 75 % av vid var tid gällande taxa för överfart enligt prislista för Ventrafiken. Parterna äger rätt att av den andra begära de ekonomiska rapporter som krävs för att granska den ekonomiska hanteringen 5 Omförhandling Båda parter har rätt till omförhandling av detta avtal om det inträffar händelser utanför parternas kontroll som väsentligen påverkar verksamheten. REGION SKÅNE LANDSKRONA STAD Jonas Rastad Regiondirektör Region Skåne Malmö Stefan Johansson Kanslichef Landskrona stad Stadshuset Landskrona

12

13 Protokoll nr 5/2015 Bolag nr Protokoll fört vid styrelsesammanträde i Rederi AB Ventrafiken, torsdagen den 16 april Närvarande Styrelseledamöter: Övriga Frånvarande Styrelseledamöter: Björn Falk, ordförande Bertil Engdahl Jenny Tillander Göran Wramfelt Rolf Andersson, VD Urban Hector Joakim Nirup, AGL, punkt 7 Anders Karlsson, anmält förhinder Pernilla Anderberg, anmält förhinder Mikael Fahlcrantz, anmält förhinder 1 Sammanträdets öppnande Ordförande öppnade mötet. 2 Fastställande av dagordningen Styrelsen fastslog föreslagen dagordning. 3 Val av sekreterare Styrelsen utsåg Urban Hector till sekreterare. 4 Val av justeringsperson Göran Wramfelt utsågs att jämte ordförande justera dagens protokoll. 5 Genomgång av föregående styrelseprotokoll Styrelsen beslöt att lägga protokollen nummer 3/2015 och 4/2105 från sammanträdena den 6 mars och 27 mars till handlingarna. 6 Affärer med Landskrona stad VD redogjorde för affärerna med Landskrona stad. Styrelsen beslöt att köpa M/S Uraniborg av Landskrona stad för kr samt att ge VD Rolf Andersson fullmakt att ensam teckna bolagets firma i samband med undertecknande av köpekontrakt med Landskrona stad och att lägga rapporterna till handlingarna. 7 Upphandling av finansiering för köp av M/S Uraniborg Joakim Nirup gick igenom upphandlingen av finansieringen av M/S Uraniborg och redogjorde för de inkomna offerterna. Styrelsen beslöt att slutföra upphandlingen av finansiering för köp av M/S Uraniborg att tilldela och teckna avtal med det vinnande anbudet från Kommuninvest och att teckna tre lån med olika bindningstider kr på 1år, kr på 5 år och kr på 7år. att uppdra till VD Rolf Andersson med Ekonomichef Urban Hector som ersättare att under tiden 16 april- 31 maj för företagets räkning nyupplåna, dvs. öka företagets skulder under nämnda period, med totalt kr.

14 8 Ekonomisk rapport Urban Hector gick igenom resultatet för mars Högre omsättning, lägre omkostnader 121 tkr och justering av avskrivningar 90 tkr, ger ett resultat på 451 tkr vilket är 232 tkr bättre än budget. Urban Hector redogjorde också för lösen av reverslån till Landskrona Stad per 30 april Styrelsen beslöt att lägga rapporterna till handlingarna. 9 Försäljning av M/S Norreborg Göran Wramfelt informerade att den hetaste kandidaten ej kan fatta rätt beslut och redogjorde för de kvarvarande intressenterna. Styrelsen beslöt att sänka riktpriset till kr för M/S Norreborg och informera mäklaren om att han inte längre har ensamrätt av försäljningen och uppdra åt VD och Göran Wramfelt att kontakta ny mäklare. Rapporten lades till handlingarna. 10 Stjärneborg VD informerade om att docka Stjärneborg redan till hösten och samtidigt åtgärda de rostangripna tankarna. Upphandling av arbetet skall göras och slutlig offert skall godkännas av styrelsen. Styrelsen beslöt att lägga rapporten till handlingarna. 11 Projektrapport VD redogjorde för projektrapporten. Styrelsen beslöt att lägga rapporten till handlingarna 12 Bolagsstämma 7 maj 2015 VD redogjorde för vilka handlingar och beslut som skall fastställas på bolagsstämman. Styrelsen beslöt att föreslå kommunfullmäktige att tillstyrka de nya ägardirektiven att föreslå bolagsstämman att fastställa nya ägardirektiv, nya arvoden till styrelsen och upphandlingspolicyn. Styrelsen beslöt att lägga rapporten till handlingarna 13 Nya mötesdatum 7 maj (nuvarande styrelsen, nya styrelsen adjungerad) 7 maj Bolagsstämma 7 maj (nya styrelsen, gamla styrelsen adjungerad) 14 Utvärdering av Verkställande direktören Styrelsen 15 Övrigt Göran Wramfelt informerade om att byagillet fått en ny ordförande och att endast mantalskrivna på ön får vara medlemmar i byalaget. 15 Sammanträdets avslutande Ordförande avslutade sammanträdet. Landskrona den 16 april 2015 Sekreterare Ordförande Urban Hector Björn Falk