Upphandling av lokalvårdstjänster till PTS lokaler i Stockholm

Transkript

1 Dnr: /N Datum FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandling av lokalvårdstjänster till PTS lokaler i Stockholm

2 Upphandling av lokalvårdstjänster till PTS lokaler i Stockholm Diarienummer /N Författare Anna-Karin Hellsten och Lena Norström Post- och telestyrelsen Box Stockholm pts@pts.se Post- och telestyrelsen 2

3 Innehållsförteckning Om PTS Upphandlingens omfattning Visning av lokalerna 6 2 Krav på anbudsgivare Teknisk förmåga och kapacitet Beskrivning av anbudsgivares verksamhet m.m Erfarenhet Kvalitetssäkringssystem Miljöledningssystem Underleverantörer Personalomsättning Lönekostnader Arbetskraft Juridisk ställning Registreringsbevis Skattekontroll Sanningsförsäkran Ekonomisk ställning Kreditupplysning Försäkring 12 3 Krav på uppdraget Förutsättningar Uppdragets utförande Arbetsschema Rutiner Miljö och allergi Utrustning och förbrukningsmaterial Kvalitetsuppföljning Personal och kompetenskrav Utbildning och kompetens Språklig förståelse Ansvarig arbetsledare/kontaktperson 16 4 Kommersiella villkor Angivande av Priser Avtalsperiod Kommersiella villkor i övrigt 19 5 Utvärdering Utvärderingsmodell Fler anbud med samma pris 20 6 Allmänna förutsättningar för anbudet Upphandlingsform Språk Acceptans av villkor Anbuds form och antal Bekräftelse/checklista Sista anbudsdag och anbudets bindningstid 23 Post- och telestyrelsen 3

4 6.7 Undertecknande, behörig firmatecknare Frågor och svar Sekretess Kontaktperson Inlämnande av anbud 24 Bilagor till förfrågningsunderlaget: 1 a-d. Kravspecifikationer 2. Avtal 3. Allmänna avtalsvillkor 4. Inbetalda arbetsgivaravgifter fylls i av anbudsgivare 5. Sanningsförsäkran - fylls i av anbudsgivare 6. Svarsmall - fylls i av anbudsgivare 7. Prisbilaga fylls i av anbudsgivare 8 a-b. Ritningar över lokaler Valhallavägen och Sköndal 9. Referenstagningsblankett 10. Kvalitetsuppföljningsblankett Post- och telestyrelsen 4

5 Om PTS Post- och telestyrelsen (PTS) är den statliga myndighet som bevakar områdena elektronisk kommunikation och post. PTS verkar för att alla i Sverige ska få tillgång till effektiva, prisvärda och säkra kommunikationer. PTS fyra övergripande mål är: långsiktig konsumentnytta långsiktigt hållbar konkurrens effektivt resursutnyttjande säker kommunikation För att nå målen arbetar PTS bland annat med att följa och bevaka utvecklingen inom aktuella områden, meddela föreskrifter, fördela tillstånd, kontrollera att aktuella lagar efterlevs och informera användare och allmänheten. PTS består av ett huvudkontor i Stockholm och fyra lokala tjänsteställen (Kiruna, Luleå, Limhamn, och Sköndal). Myndigheten har ca 250 anställda, varav de flesta arbetar vid huvudkontoret. Se vidare Post- och telestyrelsen 5

6 1 Upphandlingens omfattning Upphandlingen avser lokalvård av PTS lokaler i Stockholm på Valhallavägen 117 och Bogårdsvägen 45 A (nedan Sköndal). Lokalerna ska hållas rena genom regelbunden lokalvård. Anbudsgivare ska lämna anbud på båda lokalerna, vilket innebär att anbud som endast omfattar en av lokalerna kommer att förkastas. PTS avser att teckna avtal med endast en leverantör. Initial avtalsperiod är två år, därefter har PTS möjlighet att förlänga avtalet vid två tillfällen med ett år per tillfälle. Maximal avtalstid är således fyra år. 1.1 Visning av lokalerna För att anbudsgivare ska kunna skapa sig en bild av lokalernas utseende, material och andra faktorer som kan påverka uppdragets utförande finns möjlighet till visning av lokalerna. Observera att visning endast sker efter överenskommelse. För att PTS ska kunna organisera visning av lokalerna på för alla parter bästa sätt är det inte möjligt och tillåtet att göra oanmälda besök. Ritningar över lokalerna finns som bilaga 8a och 8b. Ritningar kommer även att finnas tillgängliga under visning av lokalerna. Tider för lokalvisningar Valhallavägen och Sköndal (Bogårdsvägen 45A) kan bokas in vecka 34-35, d.v.s. mellan den 22 augusti och 2 september Vänligen kontakta Ola Jacobsson, telefon , ola.jacobsson@pts.se Post- och telestyrelsen 6

7 2 Krav på anbudsgivare 2.1 Teknisk förmåga och kapacitet Beskrivning av anbudsgivares verksamhet m.m. Med anbud ska bifogas en kortfattad beskrivning av företaget, dess verksamhet, ägarstruktur, resurser och kapacitet för uppdraget samt uppgift om hur länge företaget har bedrivit lokalvårdsverksamhet Erfarenhet Anbudsgivare eller dess företagsledning ska under de senaste tre (3) åren ha utfört minst två (2) uppdrag som inneburit regelbunden lokalvård av kontorslokaler med en yta av minst kvm. Varje uppdrag ska ha pågått i minst 12 månader vid tidpunkten för anbudets inlämnande, men behöver inte vara avslutat. Erfarenheten ska visas genom en lista på relevanta uppdrag, vilken minst ska innehålla de två uppdragen som nämns i föregående stycke. I listan ska för varje uppdrag minst anges; uppdragsgivare, referensperson hos uppdragsgivaren samt kontaktuppgifter till denne såsom namn, telefonnummer och e-postadress (observera att referenstagningsblankett kommer att skickas per e-post, varför det är viktigt att e-postadress finns angivet samt att denna är korrekt) period för utförande (starttidpunkt ska anges med år och månad och i förekommande fall sluttidpunkt), uppdragets omfattning och karaktär samt storlek på lokalens yta Referenserna kommer att användas vid kvalificering av anbudsgivare. PTS kommer att utföra referenstagning genom att e-posta referenstagningsblankett bilaga 9 till referenspersonerna. Bilaga 9 bifogas därför förfrågningsunderlaget enbart för kännedom och ska inte skickas in med anbudet. Post- och telestyrelsen 7

8 Den sammanlagt erhållna poängsumman från referenternas omdömen (två stycken) kommer att summeras (max 25 poäng per referens, d.v.s. totalt 50 poäng för båda referensomdömena). Anbudsgivare ska minst uppnå 30 poäng av totalt 50 möjliga. Dessutom ska omdöme för egenskap 2 Hur upplever ni kvalitén på levererade lokalvårdstjänster samt egenskap 3 Hur väl har leverantören skött frånvarohantering, eventuella reklamationer och avvikelser vara minst tre (3) poäng för att anbudsgivare ska klara detta ska-krav. Observera att det åligger anbudsgivare att kontrollera att angivna referenspersoner är aktuella och tillgängliga mellan den 19 september och 30 september Om PTS, trots påminnelse, inte får svar från en eller flera referenspersoner kommer anbudsgivaren att erhålla noll (0) poäng för dessa referenser/blanketter Kvalitetssäkringssystem Anbudsgivare ska ha ett kvalitetssäkringssystem enligt aktuell och relevant ISO-certifiering eller motsvarande eget kvalitetssäkringssystem. I anbudsgivares kvalitetssäkringssystem ska minst följande finnas dokumenterat: avvikelsehantering, klagomål/reklamationer hantering av städmaterial, teknisk utrustning, städmaskiner och städmetoder personalpolicy inklusive backup system vid frånvaro kvalitetskontroll och uppföljning Anbudsgivare ska visa att kravet är uppfyllt genom att lämna en kopia på ISOcertifiering eller genom att anbudsgivare inkommer med beskrivning av motsvarande kvalitetssäkringssystem där minst ovan nämnda punkter finns dokumenterade Miljöledningssystem Anbudsgivare ska verka för ett miljöanpassat synsätt och agerande vid tjänstens utförande. Anbudsgivare kan göra detta genom att arbeta efter ett miljöledningssystem, antingen i form av en ISO-certifiering eller annat likvärdigt Post- och telestyrelsen 8

9 miljöledningssystem, eller i form av ett eget dokumenterat miljöledningssystem eller miljöpolicy där minst följande delar ingår och finns dokumenterade: val av och beskrivning av tekniker, metoder och produkter utifrån miljöpåverkan och allergier hur organisationen håller sig uppdaterad vad gäller lagar, förordningar, tillstånd, anmälningsplikter och branschspecifika regler inom miljöområdet arbetsmiljö utifrån arbetsskydd och ergonomi utbildning av personal och uppföljning Anbudsgivare ska visa att kravet är uppfyllt genom att lämna en kopia på ISOcertifiering eller genom att anbudsgivare inkommer med beskrivning av motsvarande miljöledningssystem där minst ovan nämnda punkter finns dokumenterade Underleverantörer Om anbudsgivare avser att använda underleverantörer för leverans av arbetskraft ska dessa redovisas i anbudet med namn och organisationsnummer. Anbudsgivare ska redovisa vilken del av uppdraget respektive underleverantör kommer att utföra. Anbudsgivare ska även, genom att tillhandahålla ett åtagande från underleverantören/-erna eller på annat sätt, visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. Underleverantörer ska uppfylla samma krav som anbudsgivare avseende punkterna Skattekontroll och Kreditupplysning. Anbudsgivare ansvarar för underleverantörer såsom för egen personal Personalomsättning Det är av stor vikt för PTS att anbudsgivare kan säkerställa att personalkontinuiteten kan tillgodoses på bästa sätt. Anbudsgivare ska därför verka för en låg personalomsättning. Anbudsgivare ska inkomma med en beskrivning över hur kravet uppfylls. Post- och telestyrelsen 9

10 2.1.7 Lönekostnader Det är av största vikt att anbudsgivare har fullgjort sina åtaganden avseende arbetsgivaravgifter. Anbudsgivare ska därför i bilaga 4 Inbetalda arbetsgivaravgifter ange: Inbetalda arbetsgivaravgifter och avdragen skatt de senaste tre skattedeklarationerna (maj, juni, juli 2011) Antalet anställda under samma period, uppdelat på lokalvårdare och övrig personal Anbudsgivare ska vidare uppge arbetskraftskostnad per senaste fastställd årsredovisning dividerat med omsättningen per år. Med arbetskraftskostnad likställs posten personalkostnader i bolagets årsredovisning. Resultatet ska ligga på minst 65 % och bilaga 4 ska bifogas anbudet. Uppnår inte anbudsgivaren kravet på 65 % och detta enligt anbudsgivaren beror på att denne anlitat underleverantörer/personaluthyrningsföretag ska anbudsgivaren för att anses uppfylla kravet ange vilken underleverantör /er som anlitats. I förekommande fall ska även underleverantören uppfylla kravet på 65 %. I det fall anbudsgivande bolag är uppdelat i avdelningar där lokalvårdstjänster utgör en egen avdelning och bolaget inte uppfyller 65 % kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla kravet om lokalvårdstjänstavdelningen uppfyller kravet. Detta ska visas genom lokalvårdstjänstavdelningens resultatredovisning eller motsvarande. Lokalvårdstjänstavdelningens resultaträkning ska då vara signerad av bolagets revisor. Om det eventuellt föreligger andra anledningar till att anbudsgivaren inte uppfyller kravet 65 % enligt ovan har anbudsgivaren möjlighet att inkomma med en tydlig förklaring och motivering till varför. Sådan förklaring och motivering ska kunna verifieras och ska godkännas av PTS Arbetskraft Anbudsgivare ska förbinda sig att inte anlita så kallad obehörig arbetskraft. Med obehörig arbetskraft avses personer för vilka anbudsgivare inte innehåller och inbetalar källskatt och arbetsgivaravgifter i enlighet med gällande lag. Anbudsgivare ska i sitt anbud bekräfta att denne, eller de underleverantörer som eventuellt anlitas, inte anlitar obehörig arbetskraft. Post- och telestyrelsen 10

11 2.2 Juridisk ställning Registreringsbevis Till anbud ska bifogas kopia av aktuellt registreringsbevis för att visa att anbudsgivare är ett registrerat företag. Utländska anbudsgivare ska bifoga liknande dokumentation från behörig myndighet i anbudsgivarens hemland. Anbudsgivare kan även, som alternativt sätt att uppfylla kravet, till anbud bifoga ett intyg som styrker att anbudsgivaren är ett registrerat företag eller avge en utsaga på heder och samvete avseende detta Skattekontroll Anbudsgivare ska ha fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt i Sverige. För att säkerställa detta kommer PTS att begära in Skatteverkets blankett 4820 Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling för samtliga svenska anbudsgivare, samt eventuella underleverantörer. Detta kommer att göras efter anbudsöppningen i samband med utvärderingen. Inhämtade uppgifter ska visa att anbudsgivare vid tillfället för kontrollen är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter. Sådana kontroller kommer att göras löpande under avtalsperioden avseende både leverantör som PTS har tecknat avtal med samt eventuella underleverantörer som används för uppdragets utförande. PTS kan under pågående avtalsperiod komma att begära in ytterligare uppgifter av leverantören för att kontrollera att denne fullgör sina skyldigheter avseende skatter och arbetsgivaravgifter. I det fall en leverantör eller underleverantör brister i detta utgör det grund för hävning av avtal Utländsk anbudsgivare ska intyga att denne är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter i sitt hemland genom att till anbudet bifoga intyg från berörd instans i enlighet med praxis i anbudsgivarens hemland. Observera att det är ett ska-krav att intyg/blankett enligt detta stycke inte får vara utfärdat tidigare än tre månader räknat från sista anbudsdag Sanningsförsäkran Anbudsgivare ska uppfylla kraven i bilaga 5 Sanningsförsäkran, underteckna sanningsförsäkran och bifoga den, alternativt lämna en förklaring till varför samtliga krav i sanningsförsäkran inte är uppfyllda, som ska godtas av PTS. Observera att det är ett ska-krav att sanningsförsäkran ska vara undertecknad av behörig företrädare hos anbudsgivare. Post- och telestyrelsen 11

12 2.3 Ekonomisk ställning Kreditupplysning Anbudsgivare ska bifoga ett utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande i anbudsgivarens hemland), som visar anbudsgivarens finansiella och ekonomiska stabilitet. Sådant intyg ska även bifogas för samtliga underleverantörer av arbetskraft. Kreditvärdigheten i lämnade intyg ska vara minst tre (3) enligt UC:s skala eller motsvarande, om inte anbudsgivaren vid förfrågan kan lämna en förklaring som kan godtas av PTS. D.v.s. ett värde lägre än tre (3) kan ändå godtas om en tillfredställande förklaring lämnas som visar att företagets kreditvärdighet är god. Observera att det är ett ska-krav att intyget om kreditupplysning inte är utfärdat tidigare än tre månader räknat från sista anbudsdag. Detta för att intyget ska vara relevant vid tidpunkten för anbuds inlämnande. 2.4 Försäkring Anbudsgivare ska under avtalsperioden teckna och vidmakthålla ansvarsförsäkring omfattande allmänt ansvar samt företagsförsäkring. Dokumentation om giltiga försäkringar, med uppgift om försäkringsbolag och försäkringsnummer, ska visas senast i samband med avtalstecknande. Post- och telestyrelsen 12

13 3 Krav på uppdraget Uppdraget ska utföras enligt vad som specificeras nedan inklusive kravspecifikationer bilagor 1a-d. Anbud avseende del av uppdrag kommer inte att accepteras. 3.1 Förutsättningar Uppdragets utförande Anbudsgivare ska i anbudet redogöra för hur de planerar att utföra uppdraget. Redogörelsen ska minst innefatta beskrivning av arbetsledning, bemanning och arbetsmetoder Arbetsschema Anbudsgivare ska utifrån instruktioner i kravspecifikationerna bilagorna 1a-b, och i enlighet med givna definitioner i bilaga 1c, utforma hållbara arbetsscheman för uppdragets olika delar, samt bifoga dessa till anbudet. Bilaga 1d innehåller information om nuvarande lokalvårdsområde. Av arbetsschema ska framgå när de olika sysslorna avses utföras, samt arbetstidsåtgång för dessa. Som information kan nämnas att PTS erfarenhet är att det för ett fullgott resultat krävs ca 13 timmar per arbetsdag för regelbundet återkommande lokalvård, samt ca 320 mantimmar per stor lokalvård, för PTS lokaler på Valhallavägen 117. För fullgott resultat i lokalerna i Sköndal krävs ca 1½ timme per arbetstillfälle för regelbundet återkommande lokalvård samt ca 20 mantimmar per stor lokalvård. Anbudsgivare ska kunna redovisa närvarotid, se bilaga 1 a-b vid behov och på begäran. Anbud innehållande arbetsschema vilket väsentligt understiger (mer än 20 %) dessa tider, enligt PTS erfarenhet ovan, kommer inte att utvärderas, såvida inte anbudsgivaren kan visa att nya metoder eller annat ger möjlighet till mindre tidsåtgång med oförändrat eller förbättrat resultat. De nya metoderna ska i sådana fall tydligt redovisas i anbudet. Anbudsgivare ska också visa de nya metoderna för PTS senast före avtalstecknande. Post- och telestyrelsen 13

14 3.1.3 Rutiner Anbudsgivare ska ha rutiner för att säkerställa att uppdraget utförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls enligt kravspecifikation bilaga 1a och 1b samt definitioner bilaga 1c. Anbudsgivare ska bl.a. ha rutiner för att, med hänsyn till ytskikt och rengöringskrav välja och tillämpa städmetod, välja typ av kemiska produkter för hygien, rengöring och underhåll, dosera och hantera dessa samt hantera inköp, avfall och transporter så att negativ miljöpåverkan begränsas. Dessa rutiner ska kunna förevisas på begäran. Lokalerna på Valhallavägen 117 består av en variation av parkett-, marmor och textilbeklädda golv. Respektive golvyta ska rengöras och behandlas med för materialet fackmannamässigt vedertagna metoder. Anbudsgivare ska inkomma med en beskrivning på tillvägagångssätt Miljö och allergi Anbudsgivare ska använda tekniker och metoder som minskar negativ påverkan på kundmiljön och på arbetsförhållanden, specifikt för personer med allergiska besvär. För att minimera problem för personer med allergiska besvär ska anbudsgivare använda dammsugare försedda med HEPA-filter (High efficiency particulate air) eller partikelfilter/microfilter med motsvarande funktion. Om inte HEPAfilter används ska anbudsgivare inkomma med en beskrivning av hur detta krav tillgodoses. Anbudsgivare ska om möjligt använda parfymfria produkter. I det fall anbudsgivare avser att använda städprodukter och kemikalier som inte är miljömärkta eller parfymfria ska dessa produkter specificeras i anbudet med motivering till skälet för att dessa produkter kommer att användas. Post- och telestyrelsen 14

15 3.1.5 Utrustning och förbrukningsmaterial Anbudsgivare ska ansvara för och tillhandahålla all nödvändig städutrustning för att kunna utföra sitt arbete. Anbudsgivare ska ansvara för (dock ej bekosta se stycket nedan) inköp och påfyllnad av förbrukningsmaterial, såsom, men inte uteslutande, toalettpapper, hushållspapper, pappershanddukar, tvål, handsprit, toalettborstar, avfallspåsar, diskmedel/maskindiskmedel, diskborstar m.m. samt eventuellt ytterligare förbrukningsmaterial för lokalvårdens utförande. Anbudsgivare ska vid inköp av förbrukningsmaterial som bekostas av PTS använda sig av det statliga ramavtalet för Hygien- och städprodukter, avtalsnummer Detta görs via fullmakt från PTS. Inköp ska faktureras direkt från ramavtalsleverantören till PTS. För mer information om det statliga ramavtalet, se Vid uppdragsstart ska leverantören ta fram en lista på önskvärda förbrukningsartiklar från det statliga ramavtalet som finns för dessa produkter. Listan stäms av med PTS. Utrymmen att förvara förbrukningsmaterial och städutrustning tillhandahålls av PTS. Endast anvisad förrådsyta får användas. Det åligger antagen anbudsgivare att förvissa sig om vilka typer av behållare som finns i lokalerna, så att exempelvis pappershanddukar passar i dessa Kvalitetsuppföljning En gång per år ska kvalitetsuppföljning utföras. Deltagande ska vara leverantörens arbetsledning och PTS representant eller av PTS anlitad expertis. Vid problem eller oenighet om resultatet av en uppföljning ska en andra uppföljning ske. En sådan andra uppföljning kan ske oanmäld och utförs av PTS. PTS kommer därefter att delge Leverantören resultatet av uppföljningen. Kvalitetsuppföljningen ska utföras på bifogade blankett bilaga 10 som bifogas förfrågningsunderlaget för kännedom. PTS kan därutöver även komma att genomföra kvalitetsmätningar, såväl löpande inför en kvalitetsuppföljning som på förekommen anledning. PTS utför dessa kvalitetsmätningar och leverantören kontaktas endast vid behov. Post- och telestyrelsen 15

16 3.2 Personal och kompetenskrav Utbildning och kompetens Arbetet ska utföras av personal med relevant utbildning och kompetens, som med engagemang kan ta initiativ, arbeta självständigt och flexibelt samt har service- och ansvarskänsla för PTS lokaler och arbetsmiljö. Personalen ska arbeta med ergonomiskt riktiga metoder och ha god kännedom om kemikaliers och metoders inverkan på olika material. Dessa krav gäller såväl ordinarie som vikarierande personal Språklig förståelse För uppdraget aktuell lokalvårdspersonal ska tala och förstå svenska i sådan omfattning att personalen kan tillgodogöra sig den information, t.ex. anvisningar, säkerhetsbestämmelser, arbetsskyddsinformation, produktbeskrivning som ingår som en del i lokalvårdsarbetet. För arbetsledare/kontaktperson gäller att denne ska tala, förstå och skriva svenska i motsvarande omfattning som anges ovan Ansvarig arbetsledare/kontaktperson Anbudsgivare ska inneha personal med adekvat utbildning och erfarenhet att svara för arbetsledning. Utsedd personal ska inneha minst två (2) års erfarenhet som ansvarig ledare för lokalvård på kontor. Anbudsgivare ska i anbudet offerera och namnge en ansvarig arbetsledare för detta uppdrag. Anbudsgivare ska i händelse av att arbetsledaren byts ut tillhandahålla en ny arbetsledare med likvärdig erfarenhet och kompetens. Arbetsledaren ska ansvara för att uppdraget utförs på ett tillfredställande sätt och i enlighet med de krav som ställts i denna upphandling. Arbetsledaren ska ansvara för att personal finns tillgänglig samt att snabbt fylla vakanser med personal som uppfyller de ställda kraven. Arbetsledaren ska ansvara för att vikarie sätts in från första dagen vid frånvaro av ordinarie personal. Ansvarig arbetsledare ska vara tillgänglig antingen via e-post eller per telefon under kontorstid. Post- och telestyrelsen 16

17 Till anbudet ska bifogas föreslagen arbetsledares CV, av vilken ska framgå att denne har minst två (2) års erfarenhet av lokalvård i kontorsmiljö i arbetsledande ställning. Post- och telestyrelsen 17

18 4 Kommersiella villkor 4.1 Angivande av Priser Till anbud ska bifogas ifylld prisbilaga, bilaga 7 och följande gäller för angivna priser: Priserna ska vara baserade på de förutsättningar och krav som specificeras i detta förfrågningsunderlag samt kravspecifikation bilaga 1 a-d. Pris ska anges för samtliga offererade tjänster. Om pris inte fyllts i kommer detta att tolkas som att tjänsten inte är offererad. Anbud avseende del av uppdrag kommer inte att accepteras. Kostnader utöver de som anges i prisbilagan accepteras inte. Priserna ska vara fasta och inkludera samtliga med uppdraget förenade kostnader, såsom lokalvård, städutrustning med tillbehör exempelvis dammsugarpåsar. Dock ej förbrukningsmaterial. Eventuella alternativa utföranden, extra tjänster, förslag på förbättringar och dylikt ska vara inkluderade i offererade priser. Pris ska anges i svenska kronor. Mervärdesskatt tillkommer till angivet pris. Avtalet innehåller en möjlighet till prisjustering, se bilaga För förbrukningsmaterial som av leverantören avropas via statliga ramavtalet Hygien och städprodukter gäller att ramavtalsleverantören fakturerar PTS separat och någon kostnad för detta ska ej belasta leverantören. 4.2 Avtalsperiod Avtalsperioden ska gälla för en tid av två (2) år räknat från och med att avtal undertecknats av båda parter, dock tidigast 1 november Avtalsperioden kan därefter förlängas med ett (1) år i taget, om PTS senast två (2) månader före avtalsperiodens utgång skriftligen begär detta. Förlängning kan dock som mest ske för sammanlagt två (2) år. Maximal avtalstid kan således uppgå till fyra (4) år. Post- och telestyrelsen 18

19 4.3 Kommersiella villkor i övrigt Bifogat avtal inklusive allmänna avtalsvillkor för uppdrag vid PTS ska gälla (bilaga 2 & bilaga 3). Post- och telestyrelsen 19

20 5 Utvärdering Kvalificering och utvärdering av inlämnade anbud sker i flera steg. Först genomförs den så kallade leverantörskvalificeringen, som innebär att PTS kontrollerar om samtliga ställda ska-krav i avsnitt 2 uppfylls. Om anbudsgivare klarat leverantörskvalificeringen genomförs den så kallade anbudsprövningen, som innebär att PTS kontrollerar huruvida ställda ska-krav i avsnitt 3 (dvs. kraven på uppdraget), avsnitt 4 och 6 uppfylls. Först i tredje steg, om anbud klarat båda de tidigare stegen, kommer anbud att utvärderas i enlighet med vad som framgår nedan under avsnitt Utvärderingsmodell Grund för tilldelning av kontrakt är lägsta pris. Pris som kommer att utvärderas är ett totalpris av följande: Pris/månad för regelbundet återkommande lokalvård för Valhallavägen Pris/månad för regelbundet återkommande lokalvård för Bogårdsvägen Pris för regelbundet återkommande lokalvård för Valhallavägen och Bogårdsvägen kommer att multipliceras med 12 för att få fram årskostnaden. Pris för stor lokalvård för Valhallavägen Pris för stor lokalvård för Bogårdsvägen Pris lämnas även för optionstjänster enligt prisbilaga 7 men dessa kommer inte att utvärderas. 5.2 Fler anbud med samma pris För de fallet att två eller fler anbudsgivare har offererat samma pris kommer lottning att genomföras för att utse det vinnande anbudet. Lottningen kommer att genomföras med minst tre personer närvarande för att säkerställa förfarandets opartiskhet. Post- och telestyrelsen 20

21 På begäran av en anbudsgivare kommer en av en handelskammare utsedd person att närvara. Kostnaderna för detta ska betalas av den som framställt begäran. Post- och telestyrelsen 21

22 6 Allmänna förutsättningar för anbudet 6.1 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som en öppen upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 6.2 Språk Anbud ska avlämnas på svenska. 6.3 Acceptans av villkor Anbud ska uppfylla de krav och anvisningar som framgår av detta förfrågningsunderlag med bilagor. För att PTS ska ha möjlighet att utvärdera anbud är det av stor vikt att anbud innehåller samtliga begärda uppgifter. Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven ej kan uppfyllas. Likaså kan oklarheter i anbud komma att betraktas som att krav inte uppfylls. Det är därför mycket viktigt att anbud är tydligt och fullständigt, eftersom det annars kan komma att leda till att anbud förkastas. LOU medger endast marginella förändringar av det ursprungliga förfrågningsunderlaget. Det är därför viktigt att anbudsgivare accepterar bilagda avtal i ursprungligt skick. Anbud med reservationer vad gäller innehållet i bifogade avtal, eller reservationer mot villkoren i övrigt i förfrågningsunderlaget med bilagor, kan komma att förkastas. Det är därför mycket viktigt att anbudsgivare anger pris baserat på de förutsättningar som angivits i förfrågningsunderlag och bifogade avtal. 6.4 Anbuds form och antal Anbud bör upprättas i lika ordningsföljd som förfrågningsunderlaget samt hänvisa till de punkter som anges i detta. Anbud bör lämnas i pärm eller vara inbundet på så sätt att bladen inte kan komma i oordning. Anbud och informationsmaterial önskas i två exemplar, ett original och en kopia. Handlingar och intyg enligt punkterna 2.2.1, 2.2.2, och Bekräftelse/checklista Anbudsgivare ska i anbud bekräfta att villkoren i detta förfrågningsunderlag med bilagor accepteras, genom att fylla i bifogad svarsmall bilaga 6. Post- och telestyrelsen 22

23 Svarsmallen används för att underlätta både anbudsgivares och den upphandlande myndighetens kontroll av anbud. 6.6 Sista anbudsdag och anbudets bindningstid Skriftligt anbud ska vara PTS tillhanda senast den 12 september 2011 och ska vara bindande t.o.m. den 12 februari 2012 vilket ska bekräftas av anbudsgivare. För det fall att upphandlingen begärs överprövad ska anbud vara bindande ytterligare sex (6) månader. 6.7 Undertecknande, behörig firmatecknare Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare. Om behörig företrädare inte framgår av bifogat registreringsbevis, ska behörighet styrkas med annan erforderlig handling, t.ex. fullmakt, som ska bifogas anbudet. 6.8 Frågor och svar PTS vill uppmana anbudsgivare att ställa frågor kring alla eventuella oklarheter i förfrågningsunderlaget med bilagor. Under anbudstiden är det möjligt att med ledning av ställda frågor rätta och tydliggöra det annonserade underlaget. Efter anbudstidens utgång är möjligheterna till sådana tydliggöranden mycket små. Frågor angående förfrågningsunderlaget och övriga däri ingående handlingar ställs skriftligen via e-post till adress lokalvardstjanster@pts.se eller till adressen PTS, Anna-Karin Hellsten, Box 5398, Stockholm. OBS Pga. semestertider kommer inga frågor att besvaras innan den 15 augusti. Eventuella förtydliganden kan dock komma att publiceras tidigare. Publiceringen sker då på den nedan angivna webbsidan. PTS vill ha alla frågor senast den 5 september 2011för att kunna publicera svaren så att de kommer samtliga anbudsgivare till del. Inkomna frågor kommer att besvaras löpande på PTS hemsida på adressen Det är upp till varje anbudsgivare att själv hålla sig informerad om den information som PTS publicerar på hemsidan. 6.9 Sekretess Anbud som lämnas in till PTS omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggjorts, beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts, dvs. i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats (se 19 kap. 3 offentlighets- och Post- och telestyrelsen 23

24 sekretesslagen [2009:400]). Efter att tilldelningsbeslut har fattats gäller enligt 31 kap. 16 samma lag sekretess bl.a. hos myndighet för uppgift om affärs- eller driftsförhållande för enskild, som [ ] har trätt i affärsförbindelse med myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Ni ombeds att i inlämnat anbud ange vilka uppgifter som ni anser känsliga från sekretessynpunkt samt av vilken särskild anledning ni kan antas lida skada om dessa röjs. Observera dock att PTS inte är bunden av er bedömning utan kommer att företa en självständig prövning vid begäran om utlämnande av handlingar Kontaktperson Anbud bör innehålla uppgift om vem hos anbudsgivare som är kontaktperson för anbudet och kontaktuppgifter till denne. Om anbudsgivare önskar kontakt via e-post ska adress för detta anges Inlämnande av anbud Anbud bör lämnas i anonymt slutet kuvert märkt Anbud - Upphandling av lokalvårdstjänster, Dnr /N insändes till: Registrator Post- och telestyrelsen Box STOCKHOLM Anbud kan även lämnas till PTS reception som har öppet kl varje helgfri vardag, med undantag för vissa vardagar före helgdag. Se avsnitt 6.6 för sista anbudsdag. Stockholm den 8 juli 2011 Anna-Karin Hellsten Upphandlingsjurist Charlotte Murray Upphandlingschef Post- och telestyrelsen 24