KALLELSE Plats och tid för sammanträde Mediacenter, Svenstavik torsdag 22 februari kl 17:00

Transkript

1 KALLELSE Kommunfullmäktige Plats och tid för sammanträde Mediacenter, Svenstavik torsdag 22 februari kl 17:00 Sammanträdespunkter 1 Val av justeringsmän, tid och plats för justering 2 Meddelande om efterträdare i kommunfullmäktige för moderaterna 2017/ Meddelande om efterträdare i kommunfullmäktige för socialdemokraterna 2017/ Upprop 5 Godkännande av kallelse 6 Fastställande av dagordning Beslutsärenden 7 Extra bolagsstämma i Inlandsbanan AB 2018/ Befrielse från förtroendemannauppdrag - Erik Engström 2017/ Anledningen till detta extra kommunfullmäktige beror på en extra stämma med Inlandsbanan. Kommunstyrelsens ordförande Therese Kärngard är kommunens ombud på stämman men hon måste ha ett beslut från kommunfullmäktige vad kommunen vill. Vad är det då som fullmäktige ska besluta om? Östersunds kommun har uttalat att man vill byta ut ordföranden i Inlandsbanans styrelse och därmed kallat till en extra bolagsstämma. Enligt stadgarna så är det fullmäktige i kommunerna som ska ta beslut hur man vill ha det. Kan ni som ordinarie ledamöter inte delta på kommunfullmäktige, meddela kommunen på tel: eller bergs.kommun@berg.se 1

2 TJÄNSTEUTLÅTANDE Dnr 2017/356 Stabsavdelningen Anton Johansson Kommunstyrelsen Meddelande om efterträdare i kommunfullmäktige för moderaterna Förslag till beslut Kommunfullmäktige lägger länsstyrelsens protokoll den 14 december 2017 till handlingarna efter delgivning. Av beslutet framgår att Peter Freij utsetts till ersättare i kommunfullmäktige. Ansvarig Anton Johansson Finansiering Ingen finansiering nödvändig. Bakgrund Tidigare ersättare i kommunfullmäktige Emmalina Flodén (M) har den 30 november 2017 befriats från sitt uppdrag som ersättare i kommunfullmäktige och länsstyrelsen för efter sammanräkning utsett ny ersättare. Barnperspektivet (x) Bedöms inte vara relevant ( ) Har beaktats (se bilaga) Jesper Tjulin Stabschef Anton Johansson Kommunsekreterare Kopia till Peter Freij 2

3 3

4 TJÄNSTEUTLÅTANDE Dnr 2017/337 Stabsavdelningen Anton Johansson Kommunstyrelsen Meddelande om efterträdare i kommunfullmäktige för socialdemokraterna Förslag till beslut Kommunfullmäktige lägger länsstyrelsens protokoll den 14 december 2017 till handlingarna efter delgivning. Av beslutet framgår att Ulla-Britt Lindblad utsetts till ordinarie ledamot i kommunfullmäktige och Gunnar Andersson till ersättare i kommunfullmäktige. Ansvarig Anton Johansson Finansiering Finansiering av läsplatta för Ulla-Britt Lindblad för uppdrag som ledamot i kommunfullmäktige sker ur projekt 2003 Inköp av läsplattor. Bakgrund Tidigare ledamot i kommunfullmäktige Jimmy Segersten (S) har den 30 november 2017 befriats från sitt uppdrag som ledamot i kommunfullmäktige och länsstyrelsen för efter sammanräkning utsett ny ledamot och ersättare. Barnperspektivet (x) Bedöms inte vara relevant ( ) Har beaktats (se bilaga) Jesper Tjulin Stabschef Anton Johansson Kommunsekreterare Kopia till Ulla-Britt Lindblad, socialdemokraterna Gunnar Andersson, socialdemokraterna 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 Styrelsen för Inlandsbanan AB Begäran om extra bolagsstämma Härmed begär undertecknande aktieägare i Inlandsbanan AB, enligt Aktiebolagslagen (2005:551) kap. 7 paragraf 13, att styrelsen kallar till extra bolagsstämma för att avhandla följande fråga: skall enskild aktieägare, med kringgående av styrelse och bolagets ledning, ha kontakter med tredje man avseende pågående projekt och verksamheter «44. Robert Bernhardsson Kommunstyrelsens ordförande Jokkmokks kommun Lotta Åman Kommunstyrelsens ordförande Arvidsjaurs kommun JOKKMOKKS KOMMUN 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 ÄGARDIREKTIV för Inlandsbanan AB med koncern. Företag: Inlandsbanan AB Destination Inlandsbanan AB Inlandståget AB Bolagen benämns nedan gemensamt Koncernen Adress: Box 561, ÖSTERSUND Giltighet Fr o m årsstämman 2017 och fram till årsstämman Allmänt Verksamheten i koncernen ska bedrivas på ett sådant sätt att den ger stöd för tillväxtarbetet efter hela inlandsbanans sträckning. Koncernen ska följa de regler och förpliktelser som framgår av bolagsordningen, av det med Svenska staten träffade avtalet om Inlandsbanan samt av dessa Ägardirektiv Koncernen ska aktivt verka för att: Öka transportvolymerna av gods på Inlandsbanan. Återuppta den reguljära kollektivtrafiken på Inlandsbanan. Minimera de miljömässiga konsekvenserna av bolagets aktiviteter. Höja banstandarden. Öka turisttrafiken på Inlandsbanan. Tvärbanorna öppnas för trafik. Hela sträcken fram till Kristinehamn öppnas för spårbunden trafik. Koncernen ska aktivt arbeta för att nå den övergripande målbilden Inlandsbanan skapar utveckling för ägarna i Inlandet, året runt. 2 Principer för bolagsstyrning För koncernen ska gälla de bolagsstyrningsprinciper som framgår av Principer för styrning av kommun- och landstingsägda bolag (2006), sidorna Ägaren påminner om att koncernen är att jämställa med myndighet enligt Sekretesslagen. 19

20 3 Ekonomiska mål Koncernen ska genom sin verksamhet säkerställa att koncernens mål och vision uppnås. Verksamheten ska generera resultat som innebär att aktiekapitalet hålls intakt. Ägarna ställer inga avkastningskrav men koncernens verksamhet ska präglas av god ekonomisk hushållning och utnyttjande av bolagets resurser på bästa sätt. 4 Placering av bolagets medel Bolagets medel ska placeras på ett sätt som ger bästa möjliga avkastning med låg risk. Koncernen ska inte i något avseende använda andra finansiella instrument än vad Östersunds kommuns placeringspolicy tillåter. 5 Verksamhetsrapportering Årsredovisning Utöver de lagstadgade krav som gäller koncernens årsredovisningshandlingar, ska koncernen, på förfrågan från ägarna, överlämna preliminärt bokslut till ägarna senast vid utgången av februari månad. Definitivt bokslut med revisionsberättelse och lekmannarevisorernas rapport ska lämnas till ägarna senast vid maj månads utgång. Styrelsen ska, på förfrågan från ägarna, rapportera om verksamheten. 6 Ersättning till vd Den totala ersättningen till koncernens vd/vd-ar ska vara rimlig och väl avvägd. Den ska vara konkurrenskraftig, takbestämd och ändamålsenlig. Ersättningen ska inte vara löneledande i förhållande till branschen och lokaliseringen. Rörlig lön ska inte ges. Ersättningen ska betalas ut till fysisk person. ÄGARKOMMUNERNA Mora Orsa Ljusdal Härjedalen Berg Östersund Strömsund Dorotea Vilhelmina Storuman Sorsele Arvidsjaur Arjeplog Jokkmokk Gällivare Kristinehamn Storfors Filipstad Vansbro 20

21 (Organisationsnummer ) Antagen på bolagsstämma BOLAGSORDNING FÖR INLANDSBANAN AKTIEBOLAG 1 Bolagets firma Bolagets firma är Inlandsbanan (IBAB) Aktiebolag. 2 Styrelsen säte Styrelsen ska ha sitt säte i Östersund, Jämtlands län. 3 Ändamålet med bolagets verksamhet Bolaget ska på uppdrag av ägarna utveckla, driva och förvalta Inlandsbanan på sträcka Mora Gällivare samt anslutande järnvägar. Bolaget ska verka för att utveckla inlandets infrastruktur (Inlandsbanan med anslutande banor) för kommunernas och näringslivets behov. Bolaget ska skapa förutsättningar för en miljövänlig, samhällsekonomisk och företagsekonomisk lönsam trafik. Bolaget ska aktivt delta i utvecklingen av inlandsbaneturismen. Bolaget ska sträva efter att bevara gamla stationskulturmiljöer i funktionell standard för 2000-talet. Bolaget ska aktivt verka för att tillskapa möjligheter för kollektiv persontågtrafik på sådana sträckor där möjligheter kan ges som alternativ till annan kollektivtrafiklösning. Bolaget ska på sikt verka för att tillskapa möjligheter för person- och godstrafik på hela Inlandsbanan, delen Gällivare Kristinehamn. Bolagets uppgift är att förvalta spåranläggningar inklusive mark och byggnader, fördela tågrättigheter samt tillhandahålla den basservice på och längs banan som trafikoperatörerna behöver, d v s banunderhåll, tågledning, tågplanering, säkerhet och terminaltjänst m m. Vidare ska bolaget aktivt verka så att företaget kan stärka sin position till att vara ett ledande järnvägsföretag. 4 Fullmäktiges yttrande m m Bolaget ska bereda sina ägarekommuner (f n 15 st) möjlighet att yttra sig innan beslut i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt såsom ändring av bolagsordning och aktiekapital, fusion av företag och bildande av dotterbolag. Bolaget ska följa de ägardirektiv som ägarna fastställer. 21

22 2 (4) 5 Aktiekapital Bolagets aktiekapital ska utgöra kronor och högst kronor. 6 Aktier Antalet aktier ska vara lägst och högst Styrelse Styrelsens sammansättning; ska bestå av lägst två och högst nio ordinarie ledamöter exklusive arbetstagarrepresentanter. Styrelsen utses av ägarekommunerna från tiden från den ordinarie bolagsstämman som följer närmast efter det att val till kommunfullmäktige förrättas, intill slutet av den ordinarie bolagsstämman som följer efter nästa val till kommunfullmäktige i respektive ägarekommun. 8 Röstning Vid bolagsstämma må envar röstberättigad rösta för fulla röstetalet av de aktier som han företräder. För fattande av beslut på bolagsstämma i fråga rörande ändring av bolagsordningen, ändring av aktiekapitalet eller rörande ansvarsfrihet fordras, utöver vad i lag stadgas, att mer än halva aktiekapitalet är representerat vid stämman. 9 Revisor För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses av bolagsstämman en revisor. Revisorns uppdrag gäller till slutet av den ordinarie bolagsstämma enligt 9 kap 7 1 st aktiebolagslagen som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet. 10 Lekmannarevisor För samma mandatperiod som gäller för bolagets styrelse ska ägarekommunerna utse två lekmannarevisorer. 11 Bolagsstämma Kallelse till bolagsstämma skall ske genom brev med posten till aktieägarna tidigast fyra veckor och senast två veckor för stämman. 22

23 3 (4) 12 Ärenden på ordinarie bolagsstämma På ordinarie bolagsstämma ska följande ärenden förekomma till behandling. 1. Stämmans öppnande; 2. Val av ordförande vid stämman; 3. Upprättande och godkännande av röstlängd; 4. Val av två justerare; 5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad; 6. Framläggande av årsredovisningen, revisionsberättelsen samt lekmannarevisorernas granskningsrapport; 7. Beslut om a) fastställelse av resultat- och balansräkningen b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören; 8. Fastställande av arvoden åt styrelsen, revisorn och lekmannarevisorerna. 9. Utseende av personalrepresentanter för fackliga organisationer. 10. Val av revisor i förekommande fall. 11. I förekommande fall val av styrelse och lekmannarevisorer. 12. Antagande av ägardirektiv i förekommande fall. 13. Annat ärende som ankommer på bolagsstämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen. 13 Räkenskapsår Kalenderåret ska vara bolagets räkenskapsår. 23

24 4 (4) 14 Firmateckning Styrelsen får ej bemyndiga annan än styrelseledamot eller VD att teckna bolagets firma. Sådant bemyndigande får endast avse två personer i förening. 15 Hembud Har aktie övergått till någon, som ej förut är aktieägare i bolaget, ska aktien ofördröjligen hembjudas aktieägarna till inlösen genom skriftlig anmälan hos bolagets styrelse. Åtkomsten av aktien ska därvid styrkas samt, där aktien övergått genom köp, uppgift lämnas om den betingade köpeskillingen. När aktie sålunda hembjudits, ska styrelsen genast underrätta bolagets aktieägare med anmodan till den som önskar begagna sig av lösningsrätten, att skriftligen anmäla sig hos styrelsen inom två månader räknat från anmälan hos styrelsen om aktiens övergång. Anmäler sig flera, ska företrädesrätten dem emellan bestämmas genom lottning, verkställd av Notarius Publicus, dock att, därest samtidigt flera aktier hembjudits, aktierna först, så långt ske kan, skall i förhållande till förutvarande aktieinnehav fördelas bland dem som vill lösa. Lösenbeloppet ska i brist på åsämjande bestämmas i den ordning vid tillfället gällande lag om skiljemän stadgar. Om inte inom stadgad tid någon lösningsberättigad framställer lösningsanspråk eller lösen inte erläggs inom föreskriven tid, äger den som gjort hembudet, att bli registrerad för aktien. 16 Ändring av bolagsordning Denna bolagsordning får inte ändras utan godkännande av ägare (f n 15 st) kommunerna. 24

25 Principer för styrning av kommunoch landstingsägda bolag Erfarenheter och idéer 25

26 Sveriges Kommuner och Landsting Stockholm, Besök Hornsgatan 20 Tfn , Fax Sveriges Kommuner och Landsting Grafisk form Svensk Information Tryck Åtta.45, Stockholm 2006 isbn-10: isbn-13:

27 Förord 3 Förord Dessa Principer för styrning av kommun- och landstingsägda bolag syftar till att lyfta fram goda erfarenheter från bolagsstyrning i den kommunala och landstingskommunala bolagssektorn. Principerna har emellertid ett vidare syfte än så de syftar också till att flytta fram positionerna i den kommunala och landstingskommunala bolagsstyrningen. Därför tar principerna också vara på den senaste utvecklingen på bolagsstyrningsområdet, till exempel Svensk kod för bolagsstyrning och aktuell svensk forskning. Det är vår förhoppning att principerna skall initiera och fungera som underlag för en diskussion i enskilda kommuner och landsting. Principerna har utvecklats av en expertgrupp och en referensgrupp sammankallade av Sveriges Kommuner och Landsting. Utifrån arbetsgruppernas diskussioner har ett förslag till principer då kallat förslag till god sed utarbetats. Detta förslag har presenterats på en konferens i Stockholm den 11 november 2004, utvecklats vidare och presenterats på nytt i samband med fem regionala bolagsstyrningskonferenser. Därefter har förslaget utsänts till alla kommuner och landsting för skriftliga synpunkter. De svar som inkommit från bland annat kommuner och landsting ligger till grund för dessa omarbetade principer. De som deltagit i arbetsgrupperna är Yvonne Augustin (Helsingborg), Carina Eggum (Göteborg), Magnus Fagerstedt (Ernest&Young), Stefan Hedin (Sandviken), Erik Helleryd (KFS), Eva Henriksson (Göteborg), Åke Hübinette (KPMG), Mats O. Karlsson (Uppsala), Anders Lindberg (Borlänge), Tore Löwstedt (Umeå), Lars O. Molin (Örebro), Anna Sandborgh (Karlstad), Hans Selling (Sundsvall) samt Jan Sturesson (PriceWaterhouse). Från Sveriges Kommuner och Landsting har Lars Meyer, Per Henningson och Lena Dalman deltagit. Daniel Stattin (Uppsala universitet) har fungerat som sekreterare. Lennart Hansson har varit projektledare. Håkan Sörman VD Sveriges Kommuner och Landsting 27

28 4 Innehåll Innehåll Kommunen och landstinget som ägare 5 Inledning 5 Bolagsverksamhet nytta för kommunen eller landstinget och medborgarna 5 Förhållandet mellan kommunen eller landstinget och bolagen 6 Värdegrund 6 Kommunen eller landstingets tillämpning av principerna 7 Den fortsatta framställningen 7 Bolagsstyrningsprinciper 8 Kommunen eller landstinget som ägare och syftet med ägandet 8 Bolagsstämma 9 Bolagsstyrelse 10 Verkställande direktör 13 Revisorer och lekmannarevisorer 14 Informationsregler 15 Överväganden och kommentarer 16 Förhållandet till Svensk kod för bolagsstyrning 16 Generella synpunkter på principernas omfattning 16 Begreppet god sed och följa-eller-förklara -modellen 17 Utgångspunkter och värdegrund 17 Kommunen eller landstinget som ägare och syftet med ägandet 18 Helägda och delägda bolag 19 Organisation av ägandet och bolagsorgan 20 Bolagsstämma 21 Bolagsstyrelse 22 Verkställande direktör 25 Revisorer och lekmannarevisorer 25 Information om bolagsstyrning 25 Bibliografi 27 28

29 Kommunen och landstinget som ägare 5 Kommunen och landstinget som ägare Inledning En stor del av den kommunala och landstingskommunala verksamheten drivs i aktiebolagsform. Mycket stora ekonomiska värden är samlade i bolagen och bolagens ekonomiska utveckling har kommit att få en allt större betydelse för framför allt primärkommunernas samlade ekonomi. Verksamhetsmässigt representerar också bolagen väsentliga och avsevärda värden för medborgarna. Det är därför av betydelse att den verksamhet som drivs i bolagsform innehållsmässigt samordnas med kommunens eller landstingets övriga ambitioner att ge medborgarna en god livssituation. Dessa bolagsstyrningsprinciper syftar till att bidra till kommunernas och landstingens arbete med ägarfrågor och bolagsstyrning. De riktar sig både till kommuner och landsting som ägare och till de kommun- och landstingsägda bolagen. Avgörande för god styrning är en aktiv och innehållsrik dialog mellan kommunen eller landstinget och bolagen. Regler kan aldrig ersätta en god dialog. Dessa principer kan däremot vara ett verktyg för arbetet med ägarstyrning och ett sätt att stimulera dialogen. Varje enskild kommun och enskilt landsting avgör slutligen hur ägarfrågorna skall behandlas då kan dessa principer vara ett stöd. Principerna är också ett svar på den kritik som ibland riktas mot kommun- och landstingsägda bolag och som riskerar att leda till ett ifrågasättande av bolagens legitimitet och det legitima i kommuners och landstings engagemang i verksamhet driven i bolagsform. Ett viktigt ändamål med principerna är därför också att understryka vikten av transparens för den kommunala eller landstingskommunala bolagssektorns legitimitet. Det är ett starkt demokratiskt intresse att såväl kommun- och landstingspolitiker som allmänhet kan få information och bilda sig en uppfattning om hur den kommunala eller landstingskommunala bolagsverksamheten bedrivs. Eftersom de kommunala och landstingskommunala bolagen tillsammans är av stor betydelse för samhällsekonomin finns slutligen ett starkt samhällsintresse av god styrning, effektiv verksamhet och öppenhet i bolagen. Bolagsverksamhet nytta för kommunen eller landstinget och medborgarna Centrala utgångspunkter för om kommunen eller landstinget skall bedriva verksamhet i egen regi, i förvaltnings- eller bolagsform, är om den är nyttig för medborgarna och faller inom den kommunala eller landstingskommunala kompetensen. Av avgörande betydelse är också vilken politisk bedömning som görs i kommunen eller landstinget av det önskvärda att vara engagerad i verksamheten. När kommunen eller landstinget väljer att ha verksamhet i aktiebolag är det viktigt att kommunen eller landstinget är en aktiv ägare. Att vara aktiv ägare innebär bland annat att löpande utvärdera verksamheten och verksamhetsformen, bolagets strategier och mål, hur dessa passar i kommunens eller landstingets övriga verksamhet samt hur bolagsverksamheten sköts av bolagsstyrelse och företagsledning. För att det skall finnas skäl för kommunen eller landstinget att bedriva bolagsverksamhet krävs att verksamheten, tillsammans med kommunens eller landstingets övriga verksamhet, direkt eller indirekt skapar nytta för medborgarna. Det är därför naturligt att bolagsverksamheten skall samordnas med kommunens eller landstingets övriga verksamhet så långt det är möjligt och lämpligt. 29

30 6 Kommunen och landstinget som ägare Förhållandet mellan kommunen eller landstinget och bolagen Det är kommun- eller landstingsfullmäktige som ytterst bestämmer de politiska spelreglerna i kommunen eller landstinget. Även om fullmäktige inte är ett bolagsorgan i det enskilda bolaget utgör dess företagspolicy eller ställningstaganden i olika politiska frågor en ram för den kommunala eller landstingskommunala bolagsverksamheten. När kommunen eller landstinget väljer att ha verksamhet i bolagsform måste två regelsystem beaktas kommunallagen som gäller för kommunen eller landstinget och aktiebolagslagen som gäller för aktiebolaget. Med ett medvetet utnyttjande av den frihet som aktiebolagslagen ger aktieägarna att bestämma förutsättningarna i bolaget behöver skillnaderna inte göra det omöjligt att samordna eller integrera verksamheten i kommun- eller landstingskoncernen. Vilka förutsättningar som finns för samordning skiljer sig åt i olika kommuner och landsting. När kommunen eller landstinget bedriver verksamhet i aktiebolagsform måste fullmäktige enligt 3 kap. 17 kommunallagen fastställa det kommunala ändamålet med bolagets verksamhet. Det viktigaste styrinstrumentet för kommun- och landstingsägda bolag är därför bolagsordningen där det kommunala eller landstingskommunala ändamålet med verksamheten återfinns. Bolagsordningens regler om syfte och verksamhetsföremål ger sällan uttömmande svar när det gäller att avgöra hur ändamålet skall förverkligas i bolagets verksamhet. Kommunen eller landstinget bör i ägardirektiv utveckla hur ändamålet med verksamheten skall uppnås. Sådana ägardirektiv kan omfatta både verksamhetsmål och ekonomiska mål. Syftet med verksamheten och verksamhetsföremålet så som det kommer till uttryck i bolagsordning och ägardirektiv skall vara en ledstjärna för bolagsstyrelsen och företagsledningen. När en styrelseledamot agerar för att tillvarata bolagets bästa skall det alltså ske i ljuset av ändamålet med bolagets verksamhet. Den formella styrningen i bolagsordning och ägardirektiv är inte tillräcklig för ett aktivt ägarskap. Det krävs också informell styrning i form av samråd och dialog mellan kommunen eller landstinget och bolagen. Dialog mellan ägare och bolag bör ske återkommande. Genom dialog kan ägarens förväntningar på bolaget tydliggöras och ägarens uppfattning om innebörden i bestämmelserna i bolagsordning och ägardirektiv kan utvecklas. I dialogen mellan kommunen eller landstinget och bolagen bör bland annat frågor om bolagets förhållande till kommunkoncernen i övrigt, förväntningar på verksamhet och resultat och strategiska frågor som berör ägaren och bolaget behandlas. Ägaren och bolaget bör i synnerhet samråda för att identifiera frågor som kan vara av principiell beskaffenhet eller annars större vikt på lång och kort sikt. Värdegrund Principerna för styrning av kommun- och landstingsägda bolag syftar till att lyfta fram betydelsen av bolagsstyrning för legitimitet, ändamålsenlighet och effektivitet i den kommunala och landstingskommunala bolagssektorn. Några övergripande utgångspunkter: Medborgarna och samhället skall känna förtroende för att styrningen av kommunernas och landstingens företagssektor sker ändamålsenligt och effektivt. Kommuner och landsting skall vara aktiva ägare som tar ansvar för sitt ägande. Kommunens eller landstingets roll för att skapa klara och tydliga ägaridéer, god bolagsstyrning och aktiv dialog mellan ägare och bolag skall sättas i fokus. Tydlig och väl avvägd rollfördelning skall råda mellan kommunen eller landstinget, bolagsstämman, bolagsstyrelsen, bolagsledningen, revisorerna och lekmannarevisorerna. 30

31 Kommunen och landstinget som ägare 7 Det skall vara möjligt att anpassa principerna till lokala förutsättningar, företagssektorns och bolagens storlek samt olika verksamhetsområden. Kommunens eller landstingets tillämpning av principerna Principerna för styrning av kommun- och landstingsägda bolag är avsedda som ett stöd för kommunens eller landstingets arbete med bolagsstyrning. Syftet är inte att konstruera ett antal regler som måste följas utan att tillhandahålla principer som kan användas av kommunen eller landstinget. Det är kommunen eller landstinget som avgör om principerna skall följas helt eller delvis eller om bolagsstyrningen skall ske på något annat sätt. Det är viktigt att kommunen eller landstinget har tänkt igenom bolagsstyrningssystemet för de kommun- eller landstingsägda bolagen. Bolagsstyrningssystemet måste anpassas till skilda förhållanden i olika kommuner och landsting. När det finns alternativa regler i dessa principer måste kommunen eller landstinget bestämma vilket alternativ som skall tillämpas. Det är därför både lämpligt och nödvändigt att kommunen eller landstinget väljer att tillämpa vissa och inte tillämpa andra delar av principerna. Ansvaret för kommunens eller landstingets bolagsstyrning ligger ytterst i fullmäktige. Det är därför fullmäktige som bestämmer vilka bolagsstyrningsprinciper som skall tillämpas. Kommun- eller landstingsstyrelsen skall utöva uppsikt över bolagssektorn. Den fortsatta framställningen Den fortsatta framställningen innehåller två kapitel. I det först kapitlet, Bolagsstyrningsprinciper, presenteras bolagsstyrningsprinciper för kommun- och landstingsägda bolag. De principer som följer av aktiebolagslagen eller kommunallagen har satts inom ram. I det andra kapitlet, Överväganden och kommentarer, kommenteras principerna mot bakgrund av kommunallagen, aktiebolagslagen, Svensk kod för bolagsstyrning samt vad som framkommit i remisshanteringen. Kommentarerna är tänkta som en förklaring till olika principer. 31

32 8 Bolagsstyrningsprinciper Bolagsstyrningsprinciper 1. Kommunen eller landstinget som ägare och syftet med ägandet I 3 kap. 16 kommunallagen anges förutsättningarna för att överlämna kommunala eller landstingskommunala angelägenheter till ett aktiebolag. Bestämmelsen innebär att den verksamhet som överlämnas till bolaget skall falla inom den kommunala kompetensen och att risken för kompetensöverskridande skall vara liten. Av 3 kap. 17 kommunallagen följer särskilda krav när kommunen eller landstinget väljer att bedriva verksamhet i ett helägt aktiebolag. Bestämmelsen innebär att det kommunala eller landstingskommunala ändamålet med verksamheten skall anges i bolagsordningens syfte och verksamhetsföremål, att fullmäktige skall utse samtliga styrelseledamöter och minst en lekmannarevisor samt att fullmäktige skall ges rätt att ta ställning innan bolaget fattar beslut i ärenden som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. 3 kap. 18 kommunallagen innebär att när kommunen eller landstinget äger bolaget tillsammans med någon annan skall kraven i 17 tillämpas i en omfattning som är rimlig med hänsyn till ägarförhållandena, verksamhetens art och omfattningen i övrigt. Oavsett vem som skall utöva ägarrollen har kommun- eller landstingsstyrelsen uppsiktsplikt över bolagssektorn enligt 6 kap. 1 kommunallagen. 1.1 Allmänt Kommunen eller landstinget äger bolag och driver företagsverksamhet för att förverkliga kommunala eller landstingskommunala ändamål. Verksamheten syftar ytterst till att skapa nytta för kommunen eller landstinget och medborgarna. Det kommunala eller landstingskommunala ändamålet skall utvecklas i ägardirektiv till bolaget. Det organ i kommunen eller landstinget som utövar ägarrollen och bolagsstyrelsen skall föra en återkommande dialog om ändamålet med verksamheten och hur det skall komma till uttryck. 1.2 Fullmäktiges och övriga organs roller Kommun- eller landstingsfullmäktige skall besluta i vilka delar dessa principer för styrning av kommun- och landstingsägda bolag skall tillämpas i kommunen eller landstinget. Fullmäktige skall, med beaktande av sin exklusiva beslutsrätt i frågor av principiell beskaffenhet eller annars större vikt, också bestämma om kommun- eller landstingsstyrelsen eller, i förekommande fall, moderbolagets styrelse skall utöva ägarrollen eller om ägarrollen skall delas mellan dem. 1.3 Delägda bolag Principerna skall tillämpas i tillämpliga delar i delägda bolag. Vad som är tillämpliga delar skall avgöras utifrån ägarförhållandena, verksamhetens art och omständigheterna i övrigt. I bolag som ägs gemensamt av flera kommuner eller landsting skall principerna tillämpas på det sätt som ägarna kommer överens om. I delägda bolag skall kommunen eller landstinget avtala med övriga aktieägare i ett aktieägaravtal om hur ägandet skall utövas i bolaget. 32

33 Bolagsstyrningsprinciper 9 2. Bolagsstämma Enligt 7 kap. 1 aktiebolagslagen utövas aktieägares lagstadgade inflytande i bolaget vid bolagsstämman, som är bolagets högsta beslutande organ. Bolagsstämman öppnas av styrelseordföranden eller den som styrelsen har utsett till att öppna stämman om inte bolagsordningen innehåller annan bestämmelse. Stämman väljer sedan stämmoordförande. Vid bolagsstämman skall protokoll föras; det skall i förekommande fall registreras hos Bolagsverket. Av 8 kap st. aktiebolagslagen följer motsatsvis att bolagets aktieägare endast genom beslut på bolagsstämman kan ge bindande ägardirektiv till bolaget. Enligt kommunallagen skall ägardirektiv till bolaget i frågor av principiell beskaffenhet eller annars större vikt före beslut på bolagsstämman behandlas i kommun- eller landstingsfullmäktige eller, i andra frågor, i kommun- eller landstingsstyrelsen eller moderbolagets styrelse. Detsamma gäller beträffande instruktion till ägarens ombud på bolagsstämman. 2.1 Bolagsstämmans uppgifter Bolagsstämman är ett forum för bolagets ägare att utöva formell ägarstyrning. Stämman bör därför ses som ett led i dialogen mellan ägare och bolag. Om kommunen eller landstinget så bestämmer kan stämman också ses som ett forum för dialog med och information till andra intressenter, till exempel förtroendevalda, allmänhet och de som utnyttjar bolagets tjänster. 2.2 Bolagsstämmans genomförande Bolagsstämman kan genomföras som stämmosammanträde eller som stämma per capsulam. Om bolagsstämman skall genomföras som stämmosammanträde skall tillämpas. Om bolagsstämman skall genomföras som stämma per capsulam skall 2.4 och 2.6 tillämpas. Om stämma skall genomföras per capsulam skall kommunen eller landstinget bestämma hur information om bolaget till politiker och allmänhet som annars skulle lämnats på stämman skall lämnas. 2.3 Kallelse till ordinarie bolagsstämma Bolaget skall sträva efter att bolagets aktieägare och andra som har rätt att närvara vid stämman genom kallelsen till bolagsstämman får relevant, tydlig och begriplig information om de ärenden som skall behandlas. Kallelsen till bolagsstämma och annan information av allmänt intresse om de ärenden som skall behandlas på stämman skall finnas på bolagets hemsida. 2.4 Ägarens ombud på bolagsstämman Bolagets aktieägare representeras på bolagsstämman av ett ombud som röstar för respektive aktieägares aktier. Bolagets aktieägare skall utfärda ombudsinstruktion. Instruktionen skall omfatta hur ombudet skall rösta i på stämman förekommande ärenden. Om instruktionen omfattar hur ombudet skall rösta i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars större vikt är rätten att utfärda instruktion förbehållen kommun- eller landstingsfullmäktige. 2.5 Genomförande av stämmosammanträde Kommun- eller landstingsfullmäktige skall bestämma om bolagsstämman i de komun- eller landstingsägda bolagen skall vara öppen för kommun- eller landstingsstyrelsens eller kommun- eller landstingsfullmäktiges ledamöter, allmänheten eller massmedia. 33

34 10 Bolagsstyrningsprinciper Om stämman skall vara öppen, skall regler om närvaro- och frågerätt beslutas genom ägardirektiv. Bolagsstämmans ordförande skall se till att den som har närvaro- och frågerätt på ett tillfredsställande sätt ges möjlighet att ställa frågor på bolagsstämman. 2.6 Protokoll från bolagsstämman Protokollet från stämman skall tillställas aktieägare, styrelseledamöter, revisorer och lekmannarevisorer. Protokoll från senaste ordinarie bolagsstämma och därefter hållen extra bolagsstämma skall återfinnas på bolagets hemsida. Till justeringsman vid bolagsstämman skall utses någon som har rösträtt på stämman. 3. Bolagsstyrelse 3.1 Styrelsens uppgifter Styrelsen ansvarar enligt 8 kap. 4 aktiebolagslagen för organisationen och förvaltningen av bolagets angelägenheter i enlighet med gällande lagar och andra regler som gäller för bolaget. Styrelsens huvudsakliga uppgifter är att fastställa strategin för bolagets verksamhet, säkerställa att bolaget har en effektiv ledning, följa upp och kontrollera verkställande direktörens förvaltning, se till att kommun- eller landstingsfullmäktige får ta ställning innan beslut fattas i bolaget i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars större vikt samt se till att bolagets aktieägare och omvärld informeras om bolagets utveckling och ekonomiska situation. Styrelsen skall se till att det finns tillfredsställande kontroll av att bolaget följer de regler som gäller för bolagets verksamhet. Styrelsen skall fortlöpande följa upp och utvärdera bolagets verksamhet mot kommunens eller landstingets ändamål med verksamheten och de mål och riktlinjer som fastställts samt se till att bolaget har en adekvat strategi för att uppnå dessa mål. Vid behov skall styrelsen inom ramen för ägarens riktlinjer utvärdera och revidera bolagets strategier och mål. Styrelsen skall se till att kontrollen över bolagets ekonomiska situation är tillfredsställande, att bolagets riskexponering är väl avvägd, att redovisning och finansförvaltning håller hög kvalitet och kontrolleras på ett betryggande sätt samt att bolaget har god intern kontroll. Styrelsen skall se till att erforderliga riktlinjer fastställs för bolagets uppträdande i etiskt hänseende gentemot anställda, kunder, leverantörer och det omgivande samhället i övrigt. Styrelsen skall diskutera hur uttalanden till allmänhet och massmedia skall göras i bolagets namn. Styrelsen skall årligen utvärdera sitt eget arbete. Utvärderingen skall minst omfatta om styrelsen saknar någon kompetens för att kunna utföra sina uppgifter, om dess arbetsformer fungerar och om den är organiserad på lämpligt sätt när det gäller eventuell arbetsfördelning. Om styrelsens kommer fram till att det finns brister som behöver åtgärdas skall styrelsen åtgärda bristerna eller anmäla dem till bolagets aktieägare. Styrelsen skall årligen utvärdera verkställande direktörens insatser, varvid endast styrelseledamöterna skall närvara. 34

35 Bolagsstyrningsprinciper Tillsättande av styrelse, styrelsens storlek och sammansättning Styrelseledamöterna i kommun- och landstingsägda bolag skall utses av kommun- eller landstingsfullmäktige och anmälas på bolagsstämman. I delägda bolag skall kommunen eller landstinget med beaktande av 3 kap. 18 kommunallagen komma överens med övriga aktieägare om hur styrelseledamöter skall utses. Styrelsen skall ha en med hänsyn till bolagets verksamhet, utvecklingsskede och förhållanden i övrigt ändamålsenlig sammansättning, präglad av mångsidighet och bredd avseende ledamöternas kompetens, erfarenhet och bakgrund i övrigt. En jämn könsfördelning i styrelsen skall eftersträvas. 3.3 Styrelsens ledamöter En styrelseledamot är syssloman i förhållande till bolaget. Det innebär att ledamoten är skyldig att ägna uppdraget den tid och omsorg som erfordras för att på bästa sätt tillvarata bolagets intresse. En styrelseledamot skall alltså verka för att kommunens eller landstingets ändamål med verksamheten så som det kommer till uttryck i bolagsordningen och ägardirektiv förverkligas. En styrelseledamot skall ha den kunskap om bolagets verksamhet, marknad och omvärldsförutsättningar i övrigt som erfordras för att tillsammans med övriga styrelseledamöter kunna göra i förhållande till företagsledningen självständiga bedömningar av bolagets angelägenheter och konstruktivt bidra till att fullgöra styrelsens uppgifter. Ny styrelseledamot skall genomgå en introduktionsutbildning om bolaget, dess verksamhet, organisation, marknad m.m. samt den utbildning i övrigt som styrelseordföranden och ledamoten gemensamt finner lämplig för att ledamoten skall kunna fullgöra sitt uppdrag. 3.4 Arbetstagarledamöter eller arbetstagarrepresentanter Arbetstagarna i ett aktiebolag med minst 25 anställda har rätt att utse styrelseledamöter och suppleanter för dem enligt lagen om styrelserepresentation. Nämnden för styrelserepresentation har beträffande kommunala och landstingskommunala aktiebolag regelmässigt beviljat undantag från lagens regler. Sådana undantag har dock förenats med villkor i syfte att tillgodose arbetstagarnas intresse av insyn och inflytande. Nämndens praxis har kommit att ligga till grund för överenskommelser mellan bolag och arbetstagarorganisationer om undantag från lagens regler. Kommunen eller landstinget skall besluta om arbetstagarna i de kommunala eller landstingskommunala bolagen skall utse styrelseledamöter och suppleanter för dem enligt lagen om styrelserepresentation eller om de kommun- eller landstingsägda bolagen skall avtala med arbetstagarorganisationerna om att dessa får utse representanter som inte har rösträtt i styrelsen. 3.5 Styrelsens ordförande Styrelsens ordförande skall se till att styrelsens arbete bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina åligganden. Ordföranden skall särskilt: 35

36 12 Bolagsstyrningsprinciper organisera och leda styrelsens arbete, uppmuntra en öppen och konstruktiv diskussion i styrelsen i vilken samtliga ledamöter deltar och skapa bästa möjliga förutsättningar för styrelsens arbete, se till att styrelsen fortlöpande uppdaterar och fördjupar sina kunskaper om bolaget och dess verksamhet samt i övrigt får den utbildning som krävs för att styrelsearbetet skall kunna bedrivas effektivt, upprätthålla kontakt och dialog med bolagets aktieägare i syfte att styrelsen skall känna till ägarnas synpunkter i fråga om bolagets övergripande mål och strategi och andra viktigare frågor, ha fortlöpande kontakt med och fungera som diskussionspartner och stöd för bolagets verkställande direktör samt se till att styrelsen utvärderar verkställande direktörens arbete, se till att styrelsen erhåller tillfredsställande information och beslutsunderlag, kontrollera att styrelsens beslut verkställs, samt se till att styrelsen årligen utvärderar sitt arbete. 3.6 Styrelsens arbetsformer Regler om styrelsens arbete finns i 8 kap. aktiebolagslagen. Styrelsen är ett kollegialt organ där alla ledamöter skall beredas möjlighet att delta i arbetet. Styrelsen får enligt lag inte besluta i ett ärende, om inte såvitt möjligt samtliga styrelseledamöter har fått ett tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet och tid att sätta sig in i underlaget. Styrelsen skall besluta om arbetsordning och instruktion för verkställande direktören. När ny styrelse tillsatts skall styrelsen göra en noggrann prövning av samtliga instruktioners relevans och aktualitet. Förnyad prövning skall göras varje år, även om ny styrelse inte tillsatts under året. Styrelsens lagstadgade instruktioner i form av arbetsordning, instruktion för verkställande direktören samt rapporteringsinstruktion skall vara anpassade till bolagets förhållanden och vara så tydliga, utförliga och konkreta att de kan tjäna som styrdokument för styrelsens arbete. Om det inte finns särskilda skäl bör styrelsen inte inrätta styrelseutskott, arbetsutskott eller presidium med särskilda beslutsuppgifter. Styrelsen skall sammanträda i den omfattning som erfordras för att hinna behandla de frågor som ankommer på styrelsen. Styrelsens arbete måste vara organiserat så att styrelsen kan ägna tillräcklig tid åt alla viktiga frågor. Den löpande rapporteringen bör vara strukturerad så att uppföljnings- och kontrollfrågorna inte tar större del av styrelsens tid i anspråk än att särskilt de strategiska frågorna kan ägnas den uppmärksamhet de kräver. Vid styrelsens sammanträden får endast styrelseledamöter, verkställande direktören, styrelsens sekreterare och andra personer som styrelsen beslutar skall ha närvarorätt delta. Om suppleanter för styrelseledamöter har utsetts skall dessa få delta vid styrelsens sammanträden. Vilka personer som har varit närvarande skall antecknas i protokollet från sammanträdet. Styrelsens ordförande skall efter samråd med verkställande direktören fastställa förslag till dagordning för styrelsens sammanträden samt se till att dessa är väl förberedda och genomförs effektivt. De beslutsärenden som skall behandlas på styrelsens sammanträden skall anges tydligt i dagordningen för sammanträdet. Beslutsunderlag och förslag till beslut i ett ärende skall ge en saklig, utförlig och relevant belysning av det ärende beslutet gäller. Skriftligt material inför styrelsesammanträde bör normalt tillställas ledamöterna senast en vecka före sammanträdet. 36

37 Bolagsstyrningsprinciper 13 Varje styrelseledamot skall sätta sig in i de ärenden styrelsen har att behandla och föra fram de uppfattningar och göra de ställningstaganden dessa föranleder. Styrelseledamot skall begära den kompletterande information som ledamoten anser nödvändig för att styrelsen skall kunna fatta väl underbyggda beslut. Styrelsens protokoll skall tydligt återge vilka ärenden som behandlats, vilket underlag som funnits för respektive ärende samt innebörden av de beslut som fattats. Ett färdigt protokoll skall sändas till eller hållas tillgängligt för styrelsens ledamöter senast två veckor efter styrelsesammanträdet. 3.7 Verksamhetsrapportering, finansiell rapportering och internkontroll Styrelsen ansvarar för såväl årlig som löpande verksamhetsrapportering till bolagets aktieägare. Bolagets aktieägare skall i ägardirektiv klargöra hur rapporteringen skall ske. Den årliga verksamhetsrapporteringen skall innehålla en redovisning av hur väl bolaget uppfyllt ägarens ändamål med verksamheten. Styrelsen ansvarar för att bolagets finansiella rapportering sker i överensstämmelse med god redovisningssed. Av den finansiella rapporteringen skall framgå på vilket regelverk den grundas. Styrelsen skall se till att bolaget har god intern kontroll och fortlöpande hålla sig informerad om och utvärdera hur bolagets system för intern kontroll fungerar. Styrelsen skall inför varje år upprätta en plan för internkontrollen i bolaget. Styrelsen skall dokumentera på vilket sätt den säkerställer ändamålsenlig och ekonomiskt tillfredsställande verksamhet i bolaget, kvaliteten i rapportering om verksamhet och ekonomi och intern kontroll, samt bedömning och uppföljning av bolagets risker. 4. Verkställande direktör 4.1 Verkställande direktörens uppgifter Verkställande direktören är syssloman i förhållande till bolaget. Det innebär att verkställande direktören är skyldig att ägna uppdraget den tid och omsorg som erfordras för att på bästa sätt tillvarata bolagets intresse. Verkställande direktören skall alltså verka för att kommunens eller landstingets ändamål med verksamheten så som de kommer till uttryck i bolagsordningen, ägardirektiv och styrelsebeslut förverkligas. Verkställande direktören skall enligt 8 kap. 29 aktiebolagslagen sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar samt se till att bolagets bokföring och medelsförvaltning sköts på ett betryggande sätt. Verkställande direktören ansvarar för att förse styrelsen med den information om bolaget och dess verksamhet samt det underlag i övrigt styrelsen behöver för sitt arbete. Verkställande direktören skall se till att styrelsen får ett så sakligt, utförligt och relevant informationsunderlag som erfordras för att styrelsen skall kunna fatta väl underbyggda beslut. Verkställande direktören skall se till att styrelsen hålls informerad om utvecklingen av bolagets verksamhet mellan styrelsens sammanträden. 4.2 Tillsättande av verkställande direktör Styrelsen skall utse och entlediga verkställande direktör efter samråd med kommunen eller landstinget. 37

38 14 Bolagsstyrningsprinciper 4.3 Ersättning till verkställande direktören Kommun- eller landstingsfullmäktige skall fastställa principer för ersättning till verkställande direktör i de kommun- och landstingsägda bolagen. Principerna skall fastställas genom ägardirektiv och kan omfatta fast respektive rörlig ersättning, pension, uppsägningstid, avgångsvederlag, samt övriga förmåner. Verkställande direktörens rätt att ha bisysslor skall regleras i anställningsavtal. 4.4 Vice verkställande direktör Reglerna om verkställande direktör skall i tillämpliga delar gälla också vice verkställande direktör. 5. Revisorer och lekmannarevisorer 5.1 Revisorer Bolagets revisorer utses på bolagsstämman. Bolagets revisor skall i den utsträckning som följer av god revisionssed granska räkenskaperna och styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Bolagsstämman får ge revisorn ett utökat granskningsuppdrag i den mån det inte strider mot lag, bolagsordningen eller god revisorssed inklusive god revisionssed. 5.2 Lekmannarevisorer Lekmannarevisorerna i bolag där kommunen eller landstinget direkt eller indirekt äger alla aktier skall utses av kommun- eller landstingsfullmäktige och anmälas på bolagsstämman. I delägda bolag skall kommunen eller landstinget med beaktande av 3 kap. 18 kommunallagen komma överens med övriga aktieägare om, och i så fall hur, lekmannarevisorer skall utses. Bolagets lekmannarevisorer skall i den utsträckning som följer av god sed för lekmannarevisorer granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Bolagsstämman får ge lekmannarevisorn ett utökat granskningsuppdrag i den mån det inte strider mot lag, bolagsordningen eller god sed för lekmannarevisorer inklusive god sed för hur allmän granskning skall genomföras. 5.3 Styrelsens relation till revisorerna och lekmannarevisorerna Styrelsen skall se till att ändamålsenliga relationer med bolagets revisorer och lekmannarevisorer upprätthålls. Styrelsen skall överväga att en gång varje år sammanträffa med revisorerna utan närvaro av någon från företagsledningen. Styrelsen skall dokumentera hur bolaget kommunicerar med bolagets revisorer och lekmannarevisorer. 38

39 Bolagsstyrningsprinciper Informationsregler 6.1 Information i årsredovisning eller bolagsstyrningsrapport De kommun- och landstingsägda bolagen skall i en särskild bolagsstyrningsrapport eller i årsredovisningen lämna följande information: (1) Om utvärdering av styrelsen och verkställande direktören genomförts. (2) Om styrelseledamöterna eller verkställande direktören har uppdrag, aktier, andelar eller andra intressen i företaget som bolaget har affärsförbindelser med eller som är verksamt i samma bransch som bolaget. (3) Hur styrelsearbetet bedrivits, inkluderande eventuell arbetsfördelning, antal sammanträden, genomsnittlig närvaro samt vem som varit sekreterare vid styrelsens sammanträden. (4) Hur den interna kontrollen, både vad gäller uppfyllande av bolagets syfte, av ägaren beslutade verksamhetsmål och finansiell rapportering, är organiserad och hur väl den fungerat under senaste räkenskapsåret. (5) Hur bolagets risker bedömts och följts upp. (6) Hur bolaget kommunicerar med revisorerna och lekmannarevisorerna. (7) Vilka ärenden som bolaget överlämnat till kommunen eller landstinget för att bereda kommun- eller landstingsfullmäktige tillfälle att ta ställning. Kommun- eller landstingsfullmäktige skall avgöra om rapporteringen och information skall ske i årsredovisningen eller i en särskild bolagsstyrningsrapport. Kommuneller landstingsfullmäktiges beslut skall utformas som ett ägardirektiv. 6.2 Information på internet Kommun- och landstingsägda bolag skall ha en hemsida som nås via kommunens eller landstingets hemsida. Om bolagets ägare bestämmer det kan information om bolaget i stället finnas på kommunens eller landstingets hemsida. När information lämnas på kommunens eller landstingets eller bolagets hemsida skall reglerna i personuppgiftslagen beaktas. 39

40 16 Överväganden och kommentarer Överväganden och kommentarer Förhållandet till Svensk kod för bolagsstyrning I Sverige har diskussionerna om bolagsstyrning lett till Förtroendekommissionens förslag till Svensk kod för bolagsstyrning (SOU 2004:130). Under åtminstone ett decennium har emellertid frågan om bolagsstyrning när det gäller kommun- och landstingsägda bolag varit aktuell. Mycket har hänt under denna tid. Dessa principer för styrning av kommun- och landstingsägda bolag är ett försök att ta tillvara goda erfarenheter och flytta fram positionerna ytterligare. Principerna bygger i viss utsträckning på Svensk kod för bolagsstyrning. Genom att tillämpa principerna eller andra principer för bolagsstyrning som tar fasta på samma typ av frågor och problem kan ett genomtänkt bolagsstyrningssystem skapas i kommun- och landstingsägda bolag. Sambandet mellan dessa principer, Svensk kod för bolagsstyrning och aktiebolagsrätten är av intresse för den kommunala och landstingskommunala bolagssektorn. Svensk kod för bolagsstyrning innehåller regler som kan uppfattas som konkretiserande eller utfyllande i förhållande till aktiebolagsrättens regler. Det finns anledning att anta att dessa regler på sikt kommer att uppfattas som ett uttryck för en god bolagsstyrningssed som alla aktiebolag i större eller mindre utsträckning får förhålla sig till. Genom att tillämpa dessa principer eller andra motsvarande principer som passar för den kommunala och landstingskommunala bolagssektorn kommer kommuner och landsting att vara i en bättre position att påverka grunden för det egna bolagsstyrningssystemet. Den viktigaste bolagsstyrningsfrågan för kommuner och landsting är med andra ord att aktivt välja bolagsstyrningsprinciper (se vidare Stattin, D., Soft Law och Hard Law om sambandet mellan Svensk kod för bolagsstyrning och aktiebolagsrätten, Nordisk tidskrift for selskabsret, 2006). I kommun- och landstingsägda bolag finns ett allmänintresse av öppenhet och ansvarstagande. Dessa principer innehåller därför omfattande krav på offentlighet och öppenhet. Redan idag uppfyller många kommun- och landstingsägda bolag dessa krav. En utgångspunkt för arbetet med principerna har varit de demokratiska och rättsliga spelreglerna som gäller för kommuner och landsting. Den speciella särarten hos kommun- och landstingsägda bolag har beaktats just genom att goda exempel från den kommunala och landstingskommunala företagssektorn har tagits tillvara. Generella synpunkter på principernas omfattning Flertalet kommuner och landsting tillstyrker de lämnade förslagen i huvuddrag. Bilden ges att de principer som kommer till uttryck i remissutgåvan fyller en funktion, inte minst som inspirationskälla och diskussionsunderlag när bolagsstyrning diskuteras i den egna kommunen eller det egna landstinget. I remissvaren återkommer två generella synpunkter på dokumentets innehåll och utformning, nämligen att en hel del av de förslag som lämnas redan följer av aktiebolagslagen och att förslaget innehåller ganska många detaljregleringar. Å andra sidan förekommer motsatt synpunkt Älmhults kommun anför att [f]örslaget bör inte begränsas utan vara så detaljrikt och fylligt som det är vidare att [d]et är bättre att varje kommun vid förändringar i inriktning och politisk styrning kan lägga till eller ta bort delar som inte längre är aktuella. Synpunkterna i dessa avseenden leder till önskemålet att de regler som redan 40

41 Överväganden och kommentarer 17 följer av aktiebolagslagen skall skiljas ut från förslagen i dokumentet och att detaljregleringarna skall ses över. På ett principiellt plan är det ganska lätt att skilja ut det som uttryckligen följer av aktiebolagslagen från övriga förslag. Det är däremot betydligt svårare att skilja det som får anses följa av gällande rätt i form av bland annat rättspraxis, allmänna associationsrättsliga principer, mer eller mindre vedertagna uppfattningar i den juridiska doktrinen och god sed avseende bolagsstyrning från de förslag som lämnas. Trots det kommer synpunkterna i denna del att beaktas såtillvida att det slutliga förslaget skiljer mellan sådana regler som följer av aktiebolagslagen eller annars får anses vedertagna och förslag i dokumentet. I den mån det är svårt att göra skillnad eller att fastslå gällande rätt, kommer kommentardelen att utnyttjas för vidare diskussion och förtydliganden. När det som följer av aktiebolagslagen skiljs från förslagen i dokumentet kommer det samtidigt att innebära en minskad detaljrikedom. Samtidigt har övriga förslag, till exempel vad gäller rapportering, setts över för att minska detaljeringsgraden i dokumentet. Begreppet god sed och följa-eller-förklara -modellen I utkastet användes begreppet god sed för de förslag om bolagsstyrningsprinciper som lämnas. Begreppet god sed har anknytning till frågan vad som är god bolagsstyrning. Både i Sverige och internationellt anses det möjligt att tala om god sed eller best practice när det gäller till exempel bolagsstyrning, styrelsearbete, beskattning, revision och redovisning. Begreppet god sed har ifrågasatts i flera remissvar. Bland annat har det anförts att det kan vara svårt att förklara varför fullmäktige beslutar att god-sed-dokumentet inte skall tillämpas trots att det kan finnas goda skäl att göra avvikelser kan det framstå som att dålig sed i stället tillämpas. Avsikten med utkastet, precis som avsikten är med Svensk kod för bolagsstyrning, är emellertid just att de olika principerna skall övervägas det är det viktigaste momentet i god bolagsstyrning. Under intryck av kritiken mot att kalla dokumentet god sed ges slutprodukten namnet Principer för styrning av kommun- och landstingsägda bolag erfarenheter och idéer. Liksom Svensk kod för bolagsstyrning innehåller utkastet att det bör tillämpas enligt den så kallade följa-eller-förklara-modellen (med en internationell term comply or explain). Remissinstanserna har överlag understrukit betydelsen av att principer och förslag i utkastet kan anpassas till lokala förhållanden och olika verksamheter det är också syftet med följa-eller-förklara-modellen. Det vore orealistiskt och olämpligt att försöka skapa ambitionshöjande principer om bolagsstyrning som alltid skulle gälla i alla sammanhang, i alla kommuner och landsting och för alla bolag. Eftersom fullmäktige fattar beslut om vilka principer som ska gälla finns det dock inte något behov av en följa-eller-förklara-modell i detta dokument. Det är dock fortfarande ett uttryck för god bolagsstyrning att kommunen eller landstinget som ägare till exempel i företags- eller ägarpolicy förklarar hur kommunen eller landstinget och eventuellt dess bolag skall arbeta med bolagsstyrningsfrågor. Utgångspunkter och värdegrund Principerna innehåller en redovisning av den värdegrund som varit styrande för arbetet. I stort sett instämmer remissinstanserna i utgångspunkterna för arbetet och det som sägs i inledningen för att utveckla värdegrunden. Det betonas att den kommunala och landstingskommunala bolagsverksamheten är av stor betydelse för samhället och medborgarna. I flera kommuner och landsting förvaltar ett eller flera 41

42 18 Överväganden och kommentarer bolag tillgångar av omfattande värde och betydelse det är därför viktigt att frågor om styrningen i bolagssektorn, inte minst för att uppnå de kommunala ändamålen med bolagssektorn kan komma till uttryck i meningsfulla styrningsdialoger och kan ges en rättsligt godtagbar form. Exempelvis anför Norrbottens läns landsting att frågan om värdegrund för bolagsstyrningen är av stor betydelse eftersom bolagen är av stor betydelse. Landstinget i Kalmar län instämmer i vikten av att som understryks i utkastet i det egna arbetet med bolagssektorn ta upp frågor beträffande om verksamhet skall bedrivas i bolagsform eller när annan organisationsform är lämplig samt att diskutera nyttan för medborgarna och landstinget med bolagsverksamheten. Uppsala kommun både tillstyrker skrivningarna i utkastet och understryker deras betydelse. Halmstads kommun finner utgångspunkten lovvärd med motivet att bolagen förvaltar omfattande ekonomiska och verksamhetsmässiga värden. Dessutom finner Halmstads kommun att utkastet understryker vikten av ett demokratiskt perspektiv på bolagsverksamheten. Alingsås kommun anser att utkastet omfattar mycket viktiga synpunkter som kommunen bör ha i åtanke. Surahammars kommun att utkastet väl speglar vad som bör ingå i en god sed. De kommuner som i och för sig inte finner att utkastet skulle tillföra särskilt mycket i den egna verksamheten synes inte ha något att invända mot den beskrivna värdegrunden i princip. Malmö kommun, som i och för sig är av uppfattningen att utkastet kan fylla en funktion för att fästa uppfattning på styrsystemets vikt och funktion, menar att utkastet inte rätt lyckats avbalansera det som är det karaktäristiska för kommunala bolag jämfört med det som kännetecknar stora marknadsbolag och privata näringslivets företag och att [u]tredningen synes ha nedvärderat det demokratiska perspektivet. Den värdegrund som redovisas inledningsvis i dokumentet och hur denna värdegrund får genomslag i principerna har övervägts med anledning av remissvaren. Sammanfattningsvis föranleder de synpunkter som kommit på skrivningarna i utkastet om utgångspunkterna och värdegrunden för arbetet med den kommunala och landstingskommunala bolagsstyrningen små förändringar. Vissa förändringar har gjorts avseende kopplingen mellan bolagsstyrning och kommunaldemokratiska principer. I principerna drivs nu integrationen mellan den kommunala organisationen och aktiebolagen så långt som har ansetts möjligt i ett dokument som skall kunna fungera som underlag i olika kommuner och landsting. Kommunen eller landstinget som ägare och syftet med ägandet Flertalet kommun- och landstingsägda bolag har, till skillnad från flertalet aktiemarknadsbolag, aktieägare som kan utöva ett dominerande inflytande över bolaget. För kommuner och landsting bör det vara självklart att ta tillvara sina och medborgarnas intressen genom att vara aktiva ägare. Att vara aktiv ägare innebär både att ställa krav på bolaget och att ge detta, inom alla områden, bästa möjliga förutsättningar. Varför styrning av kommun- och landstingsägda bolag behövs och hur sådan kan utföras har behandlats i bland annat Hansson, L. och Lind, J.-I., Ägandets professionalisering i kommunala aktiebolag (1999) och Sturesson, J., och Meyer, L., Hur ska vi styra våra företag? (2000). Det kommunala eller landstingskommunala ändamålet kan beskrivas som bolagets syfte sett i ljuset av dess verksamhetsföremål. Dessutom skall de kommunalrättsliga principer som gäller för den verksamhet som skall bedrivas få genomslag i bolaget. Ett kommun- eller landstingsägt bolag får, med undantag för vissa branscher, inte drivas med renodlat vinstsyfte. Detta måste komma till uttryck i bolagsordningen. 42

43 Överväganden och kommentarer 19 Anledningen till att det kommunala ändamålet måste komma till uttryck i bolagsordningen och inte endast kan komma till uttryck i till exempel ägardirektiv är att det följer motsatsvis av 3 kap. 3 aktiebolagslagen att aktiebolag anses ha till syfte att verka för avkastning till sina ägare (vinstsyfte) om inte annat anges i bolagsordningen. För att ett annat syfte än vinstsyfte skall gälla måste alltså detta andra syfte anges i bolagsordningen. Särskilda frågor om kommunala och landstingskommunala ändamål och deras koppling till verksamhetsstyrning diskuteras i Sturesson, J och Gunnarsson, P-O, Ägarstyrning utifrån ett kommunalt ändamål (2003). Juridiken kring syfte och verksamhetsföremål behandlas i Stattin, D., Kommunal aktiebolagsrätt (2004). Helägda och delägda bolag Principer för styrning av kommun- och landstingsägda bolag avser i första hand sådana aktiebolag där kommunen eller landstinget, eventuellt tillsammans med andra kommuner och landsting, har aktiemajoriteten. Det mesta i principerna kan dock tilllämpas i alla typer av kommun- och landstingsägda bolag, oavsett storlek och ägande. Både små och stora eller helägda och delägda bolag behöver någon som tar aktivt ansvar för verksamheten. Det är till exempel ingen skillnad på behovet av en kompetent styrelse i ett stort energi- eller bostadsbolag eller ett litet bolag i turismsektorn. I vissa fall kan det dock finnas anledning att anpassa reglerna till bolagets storlek, verksamhet eller om bolaget är hel- eller delägt. Det kan gälla till exempel utformningen av den interna kontrollen eller rapporteringen om finansiella frågor. Det kan också finnas anledning att anpassa rapporteringen om bolagsstyrning. Principerna öppnar för anpassningar. Kommunen eller landstinget bör överväga om vissa principer inte skall tillämpas. Olika kommuner och landsting har lämnat synpunkter och frågor kring hur bolagsstyrningsprinciper skall implementeras och tillämpas i bolag som inte har en tydlig kommunal eller landstingskommunal ägare. Bland annat Huddinge, Surahammars och Svalövs kommuner anser att frågan om bolagsstyrning i delägda bolag skulle kunna utvecklas. Landstingen i Uppsala län och Jämtlands län anför att principerna bör omfatta också bolag som ägs genom samverkansorgan, kommunförbund, gemensam nämnd och mellan flera kommuner och landsting gemensamt. Sundbybergs stad saknar riktlinjer om de komplicerade förhållanden som kan uppkomma mellan aktiebolag som ägs av dels kommunen, dels en privat aktör när det gäller till exempel sekretesslagen och kommunfullmäktiges rätt att ta ställning. Till att börja med kan konstateras att det inte finns utrymme att frångå 3 kap. 16 kommunallagen om när en kommun eller ett landsting får lämna över vården av en angelägenhet till ett aktiebolag eller annat privaträttsligt subjekt. Det är däremot inte möjligt att för närvarande svara utförligt på vad det innebär att dessa principer eller 3 kap. 17 kommunallagen enligt 18 i samma lag skall tilllämpas i delägda bolag. På ett allmänt plan gäller naturligtvis att ju starkare det gemensamma kommunala inflytandet är, desto större är kravet på tillämpning. I bolag där det gemensamma kommunala inflytandet inte motsvarar aktiebolagslagens koncernregler (ägande av mer än hälften av aktierna eller motsvarande inflytande på annat sätt) kan det tyckas att kravet på kommunalt inflytande är relativt svagt. Å andra sidan har alltid kommunen eller landstinget i sådana fall möjlighet att föreslå att det skrivs in särskilda regler om kommunalt eller landstingskommunalt inflytande i bolagsordningen. Så bör nog i vart fall ske om verksamheten är samhällsviktig. I brist på vägledande rättspraxis eller rättsvetenskapliga uttalanden får rättsläget tills vidare betraktas som osäkert. Med anledning av bland annat dessa synpunkter har det tydligt angivits i princi- 43

44 20 Överväganden och kommentarer perna att de bör kunna tillämpas fullt ut med hänsyn tagen till att det är flera aktörer inblandade i bolag som helt ägs av flera kommuner och landsting. Frågan om tilllämpningen av principerna, eller för den delen 3 kap kommunallagen, i bolag som ägs tillsammans med en eller flera privata aktörer är avsevärt mycket svårare att svara på. I väntan på att frågan utreds rättsvetenskapligt är det knappast möjligt att svara på annat sätt än att först redovisa de omständigheter som har betydelse, nämligen storleken på det kommunala ägandet, verksamhetens art och omständigheterna i övrigt. Innebörden av detta är att kraven på att tillämpa 3 kap kommunallagen ökar med ett stort kommunalt ägande, särskilt med en kommunal majoritet, om verksamheten är samhällsviktig och om det finns annat som pekar på ett starkt kommunalt inflytande. Ett exempel på det sistnämnda kan vara avtal som ger kommunen, landstinget eller flera kommuner och landsting tillsammans avgörande inflytande. Om kommunen eller landstinget äger aktiebolag tillsammans med privata aktörer måste alltså dessa principer modifieras. Hur mycket principerna behöver modifieras beror på hur dominerande det offentliga inflytandet är i bolaget. I delägda aktiebolag är det nödvändigt med samråd mellan ägarna om hur ägarrollen skall utövas. Det är viktigt att kommuner och landsting i aktieägaravtal tillsammans med övriga aktieägare reglerar hur ägandet skall utövas i delägda bolag. Frågor om aktieägaravtal är komplicerade. Exempel på innehåll i sådana ges i Kommun & Aktiebolag organisationsjuridiskt underlag (Kommunlitteratur AB, 1999). Verkan av aktieägaravtal har diskuterats i Stattin, D., Om aktieägaravtal, Juridisk Tidskrift s. 95. Organisation av ägandet och bolagsorgan Flera remissinstanser berör förhållandet mellan de kommunala bolagen och ägaren (kommunen, landstinget eller i vissa fall moderbolaget). Jönköpings kommun betonar att det är viktigt att lyfta fram ägarens roll och ansvar för ägardialog. Surahammars kommun instämmer i att fullmäktiges och övriga organs roller bör beröras i seden. När det gäller förhållandet mellan olika organ i en kommunkoncern betonar kommunen att uppgiftsfördelningen mellan kommunen och moderbolagets styrelse bör vara sådan att moderbolaget handhar operativ ägarroll, medan kommunfullmäktige handhar principiella frågor. Kommunstyrelsen bör årligen, skriftligt, rapportera hur dess uppsiktsplikt enligt 6 kap. 1 kommunallagen har utövats. Svalövs kommun föreslår ett nytt avsnitt där bland annat företagspolicy, bolagsordning, ägardirektiv och aktieägaravtal kan utvecklas som styrinstrument. Fullmäktige har en viktig roll när det gäller bolagsstyrningen. Det är fullmäktige som fastställer de politiska spelreglerna och tar beslut om företagspolicy. Fullmäktige skall också ta beslutet om dessa principer skall tillämpas. Grunden för bolagsstyrningssystemet är hursomhelst de aktiebolagsrättsliga bolagsorganen och deras funktion i bolaget. I kommun- och landstingsägda bolag finns fem bolagsorgan bolagsstämman, bolagsstyrelsen, verkställande direktören, revisorerna och lekmannarevisorerna. I bolagsordningen eller ägardirektiv skall tas in en bestämmelse om att kommun- eller landstingsfullmäktige skall få ta ställning innan beslut i frågor av principiell betydelse eller annars större vikt fattas i något bolagsorgan. Vissa ägarfrågor kan i kommunalrättsligt avseende vara av sådan vikt att de måste beslutas i fullmäktige enligt 3 kap. 9 kommunallagen. Kommun- eller landstingsfullmäktige är dock inte lämpligt sammansatt för djupare diskussioner i mer komplicerade strategiska eller operativa ägarfrågor. Fullmäktige bör delegera sådana ägarfrågor som inte är av principiell beskaffenhet eller annars större vikt till kommun- eller landstingsstyrelsen. 44

45 Överväganden och kommentarer 21 Kommunen eller landstinget kan utöva sitt ägarskap direkt eller genom att äga aktierna i ett holdingbolag (ofta kallat ett Stadshus AB ). Om ägandet utövas genom ett holdingbolag uppkommer en aktiebolagsrättslig koncern. De främsta fördelarna med ägande genom ett holdingbolag är att det gör det möjligt att utjämna vinster och förluster inom den aktiebolagsrättsliga koncernen och att den operativa styrningen i koncernen kan kännas tydligare. Ägande genom ett holdingbolag kan vara ett uttryck för en utvecklad styrningsidé, för att skapa samordningsvinster eller för att maximera kommunens eller landstingets och medborgarnas nytta i företagssektorn. Om det finns en aktiebolagsrättslig koncern i kommunen eller landstinget kan moderbolagets styrelse ansvara för vissa ägarfrågor. Ägarfrågorna kan till exempel delas upp i politiska och strategiska frågor i kommun- eller landstingsstyrelsen och operativa frågor i moderbolagets styrelse. I praktiken räcker det inte med att ge ägarfrågor olika etiketter och dela upp dem enligt etiketterna det kan ge en förment klarhet. Det krävs att kommunen eller landstinget aktivt och genomtänkt tar ställning till hur ägarfrågorna skall fördelas mellan de olika organen. Det finns för- och nackdelar med de olika lösningarna. Vilken lösning som bör väljas måste avgöras utifrån förhållandena i kommunen eller landstinget. Det är viktigt att kommunen eller landstinget aktivt bestämmer hur ägandet skall utövas och diskuterar följderna av det träffade beslutet. Kommunens eller landstingets beslut skall fattas av kommun- eller landstingsfullmäktige och komma till uttryck i reglementet för kommun- eller landstingsstyrelsen och ägardirektiv till moderbolagets styrelse. Oavsett hur ägarfrågorna delas upp kommer kommun- eller landstingsstyrelsen att ha kvar sin uppsiktsplikt över verksamheten i de kommunala eller landstingskommunala bolagen (både direkt och indirekt ägda bolag) enligt 6 kap. 1 kommunallagen. Juridiska frågor om kommun- och landstingsägda aktiebolag behandlas i Meyer, L, Att hantera kommunala bolag (1999) och Stattin, D, Kommunal aktiebolagsrätt (2004). Sekretessfrågor i Dalman, L, Kommunallagen, sekretesslagen och de kommunala företagen (1995). Bolagsstämma Bolagsstämman är bolagets högsta organ. Bolagsstämman kan genomföras antingen i form av ett sammanträde eller i form av en stämma per capsulam (skrivbordsstämma). På bolagsstämman kan aktieägaren utöva sina rättigheter att besluta i bolagets angelägenheter. De beslut som bolagsstämman fattar skall verkställas av bolagsstyrelsen om de inte strider mot aktiebolagslagen, bolagsordningen, huvuddragen i reglerna om bolagsorganens funktioner eller bolagets intresse. Flera remissinstanser har diskuterat frågan om öppna stämmor det tycks som att den allmänna uppfattningen är att det är bra att anvisa principer för två alternativ för hur stämmor kan genomföras. Sandvikens kommun och KFS anför dock att det vore fel att tillåta stämmor per capsulam eftersom det skulle strida mot den genomgående öppenhetsambitionen i dokumentet. Surahammars kommun anser att i stället för öppna stämmor kan informationsmöten anordnas i anslutning till stämman. Det har visat sig svårt att nå samsyn kring hur stämmor bör genomföras. Det finns egentligen inte heller något sätt att genomföra stämmor som är rätt. Vad som däremot är viktigt ur ett kommunaldemokratiskt perspektiv är att det finns forum i kommunen eller landstinget där information om bolagsverksamheten lämnas. Erfarenheterna från remissbehandlingen och de regionala konferenserna visar att det finns olika vägar att uppnå god information och öppenhet oavsett om det sker vid en bolagsstämma eller i fullmäktige. 45

46 22 Överväganden och kommentarer Mot den bakgrunden redovisas två principer för hur stämmor kan genomföras. Hur den ordinarie stämman och eventuella andra stämmor slutligen genomförs är en fråga för kommunen eller landstinget. Bedömningen görs att de synpunkter på stämmans genomförande som framkommit ryms inom ramen för de principer som ställs upp i dokumentet och därför inte föranleder ändringar. Det kan här, liksom i övrigt, finnas anledning att se över detaljeringsgraden i förslagen. Om stämman öppnas för andra deltagare än ägarens ombud bör regler om kallelse anges i ägardirektiv. Om regler om kallelse i stället tas in i bolagsordningen kan ifrågasättas om det kan innebära att det blir omöjligt att lagligen genomföra stämmor per capsulam. Så är emellertid inte fallet. Den sanktion som kan bli aktuell om inte alla de som har närvarorätt enligt bolagsordningen kallas är klander av stämmans beslut enligt 7 kap aktiebolagslagen. Klandertalan skall emellertid inte bifallas om det klandrade felet inte kan antas ha haft någon betydelse för stämmans beslut. Om personer med närvarorätt, men inte rösträtt, inte kallas till stämma kan det inta antas få någon betydelse för stämmans beslut. Eftersom det därför inte finns någon verksam sanktion kan stämma per capsulam trots allt genomföras. Trots den angivna möjligheten att bortse från närvaroreglerna i enskilda fall kan det i ett kommunalt eller landstingskommunalt bolag vara mer smakfullt att utforma regleringen på så sätt att den inte behöver överträdas. Därför bör närvaro- och kallelseregler beträffande andra än aktieägare beslutas genom ägardirektiv. Den formella ägarstyrningen bör ske genom att bolagsstämman utfärdar ägardirektiv (stämmoanvisningar enligt 8 kap st. aktiebolagslagen) till bolagsstyrelsen. Ägardirektiv innebär att det blir tydligt och dokumenterat vilka beslut om ägarstyrning som fattats. Sådana ägardirektiv är bindande för styrelsen så länge de inte strider mot aktiebolagslagen, tillämplig lag om årsredovisning, bolagsordningen, bolagets intresse eller innebär att styrelsen i praktiken inte längre kan handha förvaltningen på det sätt aktiebolagslagen förutsätter (se vidare Stattin, D., Kommunal aktiebolagsrätt s. 33 ff.). Vid sidan av formell ägarstyrning genom direktiv, är det viktigt med återkommande dialog mellan ägare och bolag för att klargöra hur ägaren ser på bolaget och följa upp dess verksamhet. Kommunen eller landstinget som aktieägare måste företrädas av ett ombud på bolagsstämman. Ombudets roll är att representera aktieägaren. Ombudet skall ha en fullmakt från den som juridiskt äger aktierna det är dessutom lämpligt med en ombudsinstruktion som klargör hur ombudet skall rösta. Om bolagsstämman skall behandla frågor av principiell beskaffenhet eller annars större vikt skall alltid frågan om ombudsinstruktion behandlas i kommun- eller landstingsfullmäktige. Behovet av att utfärda ombudsinstruktion i fullmäktige kan leda till att stämman i bolaget måste förberedas i mycket god tid om det blir fråga om att behandla viktigare ärenden. Bolagsstyrelse Bolagsstyrelsen är ett avgörande organ för bolagets utveckling. Bolagsstyrelsen skall besluta i strategiska frågor och om inriktning på verksamheten. Den skall också behandla risker, finansiella och ekonomiska frågor, verkställande direktörens anställningsformer, övervaka och ge stöd till verkställande direktören samt utvärdera sin egen och verkställande direktörens funktion samt bolagets verksamhet. För att inte balansen mellan bolagsorganen skall rubbas måste bolagsstyrelsens ledamöter tillsammans representera kompetens och engagemang i bolagsstyrningsfrågor, ekonomi och rörande bolagets verksamhet. Det är viktigt för bolagsstyrelsen att i samband med sin självutvärdering (mer om utvärderingen strax nedan) överväga om den har tillräcklig kompetens och, i annat fall, antingen påtala för ägaren 46

47 Överväganden och kommentarer 23 att det behövs kompletteringar eller se till att kompetens uppkommer genom utbildning eller biträde av sakkunniga. En viktig skillnad mellan Svensk kod för bolagsstyrning och dessa principer är reglerna om hur styrelsen skall tillsättas. I både aktiemarknadsbolag och kommunoch landstingsägda bolag är det väsentligt med kompetenta, engagerade och mångsidigt sammansatta styrelser. I koden finns regler om att styrelsen i aktiemarknadsbolag skall utvärderas och föreslås av en särskild valberedning. För kommun- och landstingsägda bolag råder ett demokratiskt intresse av och ett kommunalrättsligt krav på att kommun- respektive landstingsfullmäktige kan avgöra styrelsernas sammansättning. Tillsättandet av styrelseledamöter hanteras därför genom de politiska partiernas nomineringsarbete och i kommun- eller landstingsfullmäktiges valberedning. Det är trots det viktigt att utse styrelseledamöter som tillsammans gör att styrelsen är tillräckligt kompetent, engagerad och mångsidigt sammansatt för att kunna lösa sina uppgifter. I principerna finns ett krav på att en jämn könsfördelning i bolagsstyrelserna skall eftersträvas. Något annat hade varit otänkbart i kommun- och landstingsägda bolag. I remissförfarandet har bland annat Vänersborgs kommun anfört att det är tveksamt att ge ett kommunalt organ i uppgift att bevaka kompetens, erfarenhet och mångsidighet hos bolagsstyrelser eftersom det är de politiska partierna som ansvarar för nomineringsprocessen eventuell samordning får i stället ske på frivillig grund mellan partierna. Halmstads och Surahammars kommuner har givit uttryck för likartade synpunkter. Malmö kommun har på ett principiellt plan uttryckt kritik som får uppfattas som riktad mot bland annat att nomineringsprocessen så som den beskrivs i utkastet kan uppfattas som en kritik mot hittillsvarande ordning. Västra Götalandsregionen menar att det är bra att den problematik som finns i spänningen mellan politisk nominering och krav på mångsidig och bred kompetens lyfts fram. Det finns alltså kritiska synpunkter på det tidigare förslagets skrivningar om nomineringsprocessen av styrelseledamöter i kommunala och landstingskommunala bolag. Visserligen har ofta behovet av kompetens och mångsidighet understrukits, men samtidigt har ifrågasatts om det är lämpligt eller möjligt med skrivningar som i praktiken kan uppfattas som ett krav på de politiska partierna att samordna sina nomineringsprocesser. I andra fall har det sagts att en viss samordning redan sker på kommunal- och oppositionsrådsnivå och att det är tillräckligt med sådant informellt samråd. Synpunkterna på skrivningarna om tillsättande av styrelseledamöter har föranlett en översyn av formuleringarna i förslaget. Meningen är inte att skrivningarna skall ses som annat än ett observandum om att kompetens och mångsidighet är både lämpligt och nödvändigt och att det därför kan finnas anledning för de politiska partierna att frivilligt samråda om hur styrelserna skall sammansättas. Ett krav med sådant innehåll kan emellertid inte ställas upp. Däremot föranleder synpunkterna ingen annan inställning till de krav som enligt aktiebolagslagen ställs på styrelsens ledamöter här finns inte utrymme att kommunalrättsligt påverka kraven. Vad gäller styrelseutvärdering har Karlskrona kommun anfört att prövning av bolagsstyrelsens sammansättning görs av de politiska partierna vid tillsättningen och att det kan vara svårt att utvärdera styrelsen utifrån de kriterier (närvaro, möten etc) som uttryckligen anges i utkastet. Halmstads kommun och Örebro kommuner menar att det kan bli svårt att objektivt utvärdera arbete och kompetensbrister, särskilt i en politisk miljö samtidigt anger Halmstads kommun att det är bra att frågan belyses och diskuteras. Surahammars kommun anmärker att utvärdering av styrelsen bör fokusera på styrelsen i dess helhet ej enskilda ledamöter och Lindesbergs kommun anser att externt bistånd vid utvärdering av bolagsstyrelse och verkställande direktör bör övervägas. 47

48 24 Överväganden och kommentarer I principerna anges nu att utvärderingen skall avse styrelsen i dess helhet. Vad bör då styrelseutvärderingen omfatta? Några utvärderingsfrågor rörande styrelsen och företagsledningen som det kan finnas anledning att diskutera i bolagsstyrelsen är: Hur är arbetsklimatet i styrelsen? Präglas det av förtroende och respekt och får olika ledamöter komma till tals? Känner styrelseledamöterna varandra? Hur är styrelsens och de enskilda styrelseledamöternas förhållande till verkställande direktör och den övriga företagsledningen? Präglas förhållandet av förtroende? Är det naturligt att ta kontakt med verkställande direktör eller någon annan i företagsledningen för att få information även mellan styrelsemötena? Har styrelsen utvärderat verkställande direktörens och företagsledningens insatser? Har styrelseledamöterna tillsammans tillräcklig kompetens i bolagets frågor? Hur skall i annat fall kompetens kunna tillföras styrelsen? Genom utbildning eller experter? Har styrelseutbildning skett för nyvalda styrelseledamöter? Hur förbereds styrelsens sammanträden hur ofta, varför, vilket underlag har ledamöterna i förväg? Hur genomförs styrelsens sammanträden vem styr vilka frågor som är viktiga? Prioriteras väsentliga och principiella beslutsärenden vid sammanträdena? Hur är förhållandet mellan beslutsärenden och informationsärenden? Hur hanterar styrelsen strategiska frågor i bolaget? Är styrelsen inblandad när bolagets verksamhetsidé på sikt läggs fast? Tar sig styrelsen tillräcklig tid för att diskutera framtidsfrågor? Hur behandlar och genomför styrelsen ägarens mål med verksamheten lever bolaget upp till det kommunala eller landstingskommunala ändamålet? Hur är ägarrelationerna i övrigt? Är styrelsens och bolagets lagstadgade instruktioner uppdaterade och relevanta? I principerna framgår att styrelsen inte bör inrätta särskilda utskott eller presidier med beslutsfunktioner för att inte skapa styrelser i styrelsen. En annan sak är att ordföranden kan kalla till sig en eller flera andra ledamöter för att bereda styrelsesammanträdena. I vissa typer av bolag, till exempel kommunala eller landstingskommunala holdingbolag, kan det å andra sidan vara nödvändigt med utskott för att följa vissa verksamhetsgrenar. Naturligtvis kan styrelsen också tillsätta särskilda, mer eller mindre tillfälliga, arbetsgrupper för att utreda eller diskutera olika frågor. Härutöver anför Kungälvs kommun att styrelsen bör biträdas av en oberoende styrelsesekreterare. Jämtlands läns landsting anger att begreppet internkontroll är ett samlingsbegrepp för styrelsens interna uppsikt och förvaltning av bolaget och att om en särskild internkontrollinstruktion skall utformas bör det anges vad som skall ingå i en sådan. Ingenting hindrar i och för sig kommunen eller landstinget eller bolagsstyrelsen i det enskilda bolaget att bestämma att styrelsen skall biträdas av en oberoende styrelsesekreterare. I näringslivet är det vanligt med en advokat som sekreterare. 48

49 Överväganden och kommentarer 25 Verkställande direktör Verkställande direktören leder bolagets löpande förvaltning. Om bolagsstyrelsen kan ses som ett strategiskt och övervakande organ, kan verkställande direktören i stället ses som det verkställande organet i bolaget. Vad som är löpande förvaltning och därmed vilken kompetens verkställande direktören har skiljer sig i olika bolag ett exempel kan vara att det i de flesta bolag ligger inom styrelsens kompetens att besluta om processer och andra rättsliga åtgärder, medan det i ett hyresbolag kan ligga inom verkställande direktörens kompetens att besluta om åtgärder med anledning av rutinartade tvister med olika hyresgäster (se Wickenberg, J., Verkställande direktörs kompetens att utfärda rättegångsfullmakt med vidare hänvisningar). Verkställande direktören har ofta stor betydelse i kommun- och landstingsägda aktiebolag, eftersom styrelseledamöterna oftare representerar allmän och politisk kompetens än branschkunskap. Det ställer stora krav på relationen mellan bolagsstyrelsen och verkställande direktören för att behålla balansen i bolagsstyrningssystemet. Aktiebolagslagen utgår från att styrelsen utser verkställande direktör. I utkastet redovisades praxis från Högsta domstolen (NJA 1960 s. 698) som talar för att bolagsstämman kan ge direktiv till bolagsstyrelsen om vem som skall utses till verkställande direktör och vilka förmåner denne skall erhålla. Flera remissinstanser är kritiska till en sådan ordning. Sandvikens kommun, med instämmande i sak från Örnsköldsviks kommun, Helsingborgs stad, Surahammars kommun och Västra Götalandsregionen, betonar att styrelsen skall vara den aktiva parten i tillsättning av verkställande direktör men att det är naturligt om styrelsen samråder med ägaren innan avtal tecknas. Liknande synpunkter har framkommit i den dialog som skett i samband med Sveriges Kommuners och Landstings bolagsstyrningskonferenser och i andra sammanhang. I principerna anges nu att verkställande direktör skall utses och entledigas av styrelsen efter samråd med kommunen eller landstinget om kommunen eller landstinget vill ha ett mer direkt inflytande får den frågan regleras genom beslut på stämman i enlighet med Högsta domstolens praxis. Fullmäktiges medverkan i lönesättningsprocessen för verkställande direktör har ifrågasatts av bland annat Landstinget i Gävleborgs län. Lindesbergs och Surahammars kommuner delar uppfattningen att kommunen bör besluta om policy för lönesättning men att lönen sedan skall sättas av styrelsen. Det anges nu tydligare att vad fullmäktige skall göra är just att besluta om principer lönen skall inte sättas av fullmäktige. Revisorer och lekmannarevisorer Revisorerna och lekmannarevisorerna har viktiga funktioner i bolagsstyrningssystemet när det gäller utvärdering, kontroll och uppföljning. Ansvarsfördelningen mellan revisorer och lekmannarevisorer styrs av lag, bolagsordning och god revisorsoch revisionssed respektive god sed för lekmannarevisorer. För lekmannarevisorer i kommun- eller landstingsägda bolag sammanfaller god sed för lekmannarevisorer sannolikt i allt väsentligt med god revisionssed i kommunal verksamhet. I praktiken bör revisorer och lekmannarevisorer, där så är möjligt, samordna sitt arbete. Bolagsstämman kan ge revisorerna och lekmannarevisorerna särskilda uppgifter. Sådana uppgifter skall genomföras om det inte strider mot lag, bolagsordning eller god revisors- eller revisionssed respektive god sed för lekmannarevisorer. Information om bolagsstyrning Informationskraven i dessa principer har samlats till ett avsnitt. Informationskraven är inte särskilt mycket mer omfattande än den information som flertalet kommunoch landstingsägda bolag redan lämnar i årsredovisningen. 49

50 26 Överväganden och kommentarer Flera synpunkter med innebörd att det inte får skapas extra administration, onödig dubbelrapportering eller informationskrav för sakens egen skull har framförts i remissvaren och i andra sammanhang. Karlskrona kommun menar att det kan bli svårt med objektiv information om den lämnas av bolaget. Örebro kommun att utkastet har väl omfattande informationskrav och att det är onödigt med en särskild bolagsstyrningsrapport i stället bör befintlig årsredovisning m.m. utvecklas. Information på internet bör inte heller tillmätas den betydelse som görs i seden. Bland annat Vänersborgs och Surahammars kommuner och Helsingsborgs stad tycker att information om styrelseledamöterna och verkställande direktören inte behövs. Å andra sidan förekommer positiva synpunkter på förslagen om informationslämnande: Stockholms läns landsting anför att det är naturligt att stödja en utveckling mot mer öppenhet, till exempel att lägga ut information på internet. Landstinget i Uppsala län anför att med tanke på berättigad uppmärksamhet kring förmåner och ersättningar till verkställande direktör bör särskild information lämnas om detta. Likaså att när det gäller information bör generellt ytterligare en målgrupp, nämligen avnämarna (hyresgästerna, bussresenärerna) beaktas. Örnsköldsviks kommun anför att regler om informationsgivning, till exempel hur kallelse skall utfärdas, inte behöver utformas i ett dokument om bolagsstyrning. Det bör i stället ske i bolagsordning och ägardirektiv. Synpunkterna på informationslämnande och rapportering har föranlett en allmän översyn i syfte att minska detaljeringsgraden i dokumentet. Rapporteringskraven avseende enskilda organledamöter har förenklats. I övrigt erinras om att det är kommunen eller landstinget som avgör hur informationslämnande och rapportering skall gå till. 50

51 Bibliografi 27 Bibliografi Dalman, Lena, Kommunallagen, sekretesslagen och de kommunala företagen, Stockholm, Hansson, Lennart och Lind, J-I, Ägandets professionalisering i kommunala aktiebolag, Stockholm, Kommun & Aktiebolag organisationsjuridiskt underlag, Kommunlitteratur AB, Meyer, Lars, Att hantera kommunala bolag, Malmö, OECD Guidelines on the Corporate Governance of State-owned Enterprises, 28 april 2005 Stattin, Daniel, Kommunal aktiebolagsrätt, Stockholm, Stattin, Daniel, Om aktieägaravtal, Juridisk Tidskrift, s. 95. Stattin, Daniel, Soft Law och Hard Law om sambandet mellan Svensk kod för bolagsstyrning och aktiebolagsrätten, Nordisk tidskrift for selskabsret, Sturesson, Jan och Gunnarsson, P-O, Ägarstyrning utifrån ett kommunalt ändamål, Stockholm, Sturesson, Jan och Meyer, Lars, Hur ska vi styra våra företag? Stockholm, Svensk kod för bolagsstyrning, SOU 2004:130. Wickenberg, Johanna, Verkställande direktörs kompetens att utfärda rättegångsfullmakt, Juridisk Tidskrift s

52 Stockholm, Besök Hornsgatan 20 Tfn , Fax Svenska Kommunförbundet och Landstingsförbundet i samverkan 52

53 53

54 FULLMAKT Härmed befullmäktigas nedanstående ombud Namn: Personnr: att representera kommun vid Inlandsbanan AB:s, org. nr , extra stämma den 1 mars kl i Östersund. Ort och datum: Underskrift Namnförtydligande och titel (Behörig företrädare) Vik här Inlandsbanan AB:s aktieägare skall enligt Principer för styrning av kommun- och landstingsägda bolag utfärda ombudsinstruktion (p.2.4, sida 9) gällande hur ombudet ska rösta på stämman i förekommande ärenden. Eftersom de frågor som ska behandlas på denna extra stämma är av principiell beskaffenhet är kommunfullmäktige förbehållen rätten att utfärda ombudsinstruktionen i enlighet med Principer för styrning av kommun- och landstingsägda bolag. Fullmakten omfattar röstning i de nedan angivna frågorna på det sätt som ovanstående kommun har angett i det följande. Röstning från ovanstående kommun Ja: Nej: 1. Skall enskilda aktieägare, med kringgående av styrelse och företagsledning, ha kontakter med tredjeman avseende pågående projekt och verksamheter? 2. Att styrelseordföranden entledigas från sitt uppdrag. 3. Att ytterligare minst en ny styrelseledamot med näringslivsförankring utses. 4. Att ingånget samarbetsavtal, det så kallade MOUT, med partnern Macquarie fullföljs enligt de intentioner parterna varit överens om. Ort och datum: Underskrift Namnförtydligande och titel (Behörig företrädare) 54