Användarmanual. Mobile View. Publicera. Professional Communication

Transkript

1 Användarmanual Mobile View Publicera Professional Communication

2 Inledning Den här guiden behandlar publicering av olika typer av material till er Mobile View-kanal samt hur ni väljer mottagare för det ni publicerar. Innan ni påbörjar detta bör ni ha skapat er gruppstruktur, era Viktighetsnivåer samt lagt till användare till er Mobile View-kanal. Detta tas upp i Användarmanual Mobile View: Struktur & Användarhantering. Inloggning Gå in på Klicka på den gröna Login-knappen till höger i toppmenyn Fyll i E-postadress samt lösenord. Klicka sedan på Logga in. Översikt Då ni har loggat in möts ni av kontrollpanelen: Notera: De ikoner som visas kan skilja sig åt mellan olika användare. Endast de verktyg som ni har behörighet till visas. Behörigheten till verktygen sätts av er centrala administratör. I den här guiden kommer vi att jobba med menyvalet: - Publicera Det är detta menyalternativ som används för att publicera material till er Mobile View-kanal samt bestämma vilka som ska motta det material som ni publicerar. Publicera Klicka på Publicera för att öppna publicerarvyn. Till vänster syns nu er Struktur. Den innehåller: Grupper: Eventuella skärmgrupperingar ifall ni även använder PLAYipp för digital signage. Platser: Er platsstruktur ifall ni även använder PLAYipp för Digital Signage. Mobile View: En listning över de Mobile View-grupper som ni redan har skapat. Mobile View-konton: En listning över alla Mobile View-konton som ni har lagt till. Notera: Om ni redan skulle ha skapat en Tillfällig Mobile View-grupp skulle den ha visats mellan Mobile View och Mobile View-konton.

3 Exempel: En publicering till Mobile View-gruppen Ordinarie personal har inletts. Börja med att klicka på den Mobile View-grupp eller markera de Mobile View-konton som ni vill publicera till. I exemplet ovan har Mobile View-gruppen Alla Kontor > Gävle > Ordinarie personal valts som grupp vi ska publicera till. Detta innebär att endast den ordinarie personalen i Gävle kommer att få informationen. Vikarierna i Gävle kommer inte att se informationen på deras Mobile View-konton. Spellistan är för närvarande tom. Det beror på att ingen nyhet eller något material har publicerats till den. För att publicera klicka på Lägg till. Under Lägg till fälls nu en ny meny ut. Den innehåller de olika format som ni kan publicera Mediabibliotek: Alla de filer som ni har laddat upp till ert gemensamma bibliotek. Ny fil: Ladda upp en ny fil till Mediabiblioteket. Ny webblänk: Material som är uppladdat online (ex: en hemsida, ett videoklipp, fil som ligger i en delad Dropboxmapp etc.). QUICKnote: Snabba meddelanden skapade direkt i PLAYipp Platform antingen från befintliga mallar eller från grunden. Publicera: Mediabibliotek 1. Välj den Mobile View-grupp eller de Mobile View-konton som ni vill publicera till. 2. Klicka på Lägg till och sedan på Mediabibliotek. 3. Ert mediabibliotek samt dess undermappar kommer att synas. 4. Bläddra fram den fil ni vill använda samt klicka på plusset i övre höger hörn alternativt dra objektet till listan. 5. Den angivna filen har nu lagts till i spellistan för den angivna gruppen eller valda konton. Exempel: Filen PLAYippPlatform.png, som ligger i mappen Media i Mediabiblioteket, håller på att läggas till för publicering.

4 Publicera: Ny fil 1. Välj den Mobile View-grupp eller de Mobile View-konton som ni vill publicera till. 2. Klicka på Lägg till och sedan på Ny Fil. 3. Välj den mapp i Mediabiblioteket ni vill ladda upp filen till eller skapa en ny mapp. 4. Klicka på Välj fil och ange vilken fil som ska laddas upp. 5. Klicka på Ladda upp. 6. Klicka på Spara och publicera. Notera: Då filen publiceras kommer dess visningsnamn att synas som en rubrik. Därför är det rekommenderat att döpa om filen samt ta bort dess formatändelse (ex:.jpg,.pdf etc.) innan ni klickar på Spara och publicera. Exempel: Filen Graf.png laddas upp till mappen Rapporter i Mediabiblioteket. Publicera: Ny webblänk 1. Välj den Mobile View-grupp eller de Mobile View-konton som ni vill publicera till. 2. Klicka på Lägg till och sedan på Ny webblänk. 3. Välj den mapp i Mediabiblioteket ni vill ladda upp webblänken till eller skapa en ny mapp. 4. Skriv eller klistra in den webblänk ni vill lägga till och klicka på Ladda upp. Notera: På samma vis som uppladdade filer får ett visningsnamn som syns som rubrik blir även URL:en till er uppladdade webblänk en rubrik. Även denna kan ändras innan ni klickar Spara och publicera. Exempel: Filen Graf.png har nu fått det mer förklarande visningsnamnet Intäkter under Q2, som även kommer att bli dess rubrik då den har publicerats. Exempel: En länk till en nyhet på PLAYipp.com håller på att läggas till. Webblänkar kan omfatta såväl hemsidor som direktlänkar till filer som finns publikt publicerade. Om ni publicerar en webblänk till något som är lösenordsskyddat (exempelvis ett odelat dokument på en Google Drive) kommer mottagaren inte att kunna ta del av det publicerade materialet.

5 Publicera: QUICKnote QUICKnote är PLAYipp Platforms verktyg för snabb publicering. Publiceringen kan antingen göras via färdiga mallar eller genom att skapa en ny QUICKnote från en blank yta. 1. Välj den Mobile View-grupp eller de Mobile View-konton som ni vill publicera till. 2. Klicka på Lägg till och sedan på QUICKnote. 3. Välj bland befintliga mallar eller klicka på Skapa ny. Skapa en ny QUICKnote Då vi klickat på Skapa ny kommer vi till en sida med en blank yta. Exempel: För detta konto finns två färdiga mallar (Dagens agenda samt Lunchmeny), men vi väljer att skapa en ny QUICKnote. 1. Klicka på Lägg till och välj vilken typ av fält som ska läggas till. 2. Dra och släpp fältet där det ska placeras (fältets storlek kan ändras genom att dra i något av fältets hörn). 3. Lägg till de bilder, den text eller det övriga material ni vill publicera. 4. Då ni är färdiga med er QUICKnote klickar ni på Publicera. Tips: Om utseendet från den QUICKnote ni håller på att skapa ska användas fler gånger klicka Spara mall (till höger om Lägg till) och spara den som en ny QUICKnote-mall för framtida bruk. De fält som kan skapas: - Text - Rörlig text (rör sig horisontellt) - Datum - Klocka - Bild - Form (välj ur befintligt bibliotek) - Bakgrund Exempel: En QUICKnote innehållandes en bild, en rubrik samt brödtext har skapats och kommer att publiceras då Publicera klickas. QUICKnotens visningsnamn har inte ändrats. Därmed kommer dess synliga rubrik i Mobile View att bli Allmän info 5. För att sätta en mer beskrivande rubrik kan vi klicka på den lilla pennan före Allmän info 5 eller på texten och skriva in en egen rubrik. Notera 1: Då ni skapar en QUICKnote finns det en textrad ovanför den redigerbara ytan (om ni utgår från en färdig mall är det mallens namn och har ni klickat Skapa ny står det datum och klockslag då den nya QUICKnoten skapades). Denna rad kommer att synas som rubrik i mottagarnas Mobile View-listning. För att sätta en egen rubrik klicka på pennan bredvid textraden eller på själva textraden och ange den rubrik ni vill ha. Notera 2: Lägger ni till Datum och Klocka i er QUICKnote visar dessa aktuellt datum och aktuell tid då QUICKnoten visas hos mottagaren. Dessa bör därmed inte användas som stämpel över när materialet publicerades. Funktion för stämpelfält kommer att adderas i kommande version av PLAYipp Platform.

6 Schemaläggning Om inga andra inställningar görs kommer material som publiceras till Mobile View inte att ha någon schemaläggning. Det innebär att materialet publiceras direkt och fortsätter att vara publicerat tills någon manuellt avpublicerar objektet. Det går även att schemalägga allt material som publiceras. Schemaläggning: QUICKnote Då ni skapat en QUICKnote och klickar på Publicera kommer ni till en schemaläggningsvy. Här kan ni: 1. Ange när materialet ska publiceras. 2. Ange om och när materialet ska upphöra att vara publicerat. Om ingen inställning görs har QUICKnoten inget slutdatum. 3. Ange om materialet endast ska vara publicerat under vissa dagar. 4. Ange om materialet endast ska vara publicerat under vissa tider. 5. Genom att klicka Antal minuter (bredvid Schema) kan ni ange i hur många minuter från publiceringen som materialet ska visas. 6. Ange Viktighetsnivå (se avsnitt Viktighetsnivå/Push-notiser). Ska flera schemaläggningar göras klickar ni på Lägg till då en schemaläggning har gjorts. Sedan kan ni göra ytterligare schemaläggningar. Då alla schemaläggningar är klara klickar ni på Lägg till och publicera. Notera: Genom att kombinera de olika parametrarna till höger kan ett detaljerat schema skapas. Exempelvis kan ni skapa material som enbart visas på onsdagar under lunchtid. Exempel: En QUICKnote med en lunchmeny har skapats. Denna ska endast vara publicerad under lunchtid på vardagar under vecka 16. Startdatum är måndag och slutdatum är söndag. Via Alla dagar och Hela dygnet har ytterligare inställningar gjorts och QUICKnoten kommer bara att visas klockan 11:30 13:00 under måndag till fredag. Övrig tid kommer den att vara opublicerad. Övrigt schemaläggning Vid uppladdning av en ny fil eller en ny webblänk finns schemaläggningsfunktionen tillgänglig i skedet innan ni klickar Spara och publicera. Vid publicering av objekt från mediabiblioteket sker publiceringen omedelbart. Notera: Schemaläggningen för alla objekt som ligger i en spellista kan när som helst uppdateras. Håll pekaren över aktuellt objekt och klicka på schemaläggningsikonen. Exempel: En ny fil håller på att laddas upp. Den har döpts om till Digital Signage och vi tänker schemalägga den innan vi klickar på Spara och publicera.

7 Viktighetsnivå/Push-notiser Vid publicering kan ni välja vilken Viktighetsnivå informationen har. Viktighetsnivån styr huruvida en push-notis ska skickas till mottagarna samt i vilken ordning objekten ska visas (högre viktighetsnivå visas överst i Mobile View-flödet). Notera: För att ange Viktighetsnivå vid publicering krävs att sådana har ställts in för er Mobile View-kanal. Har sådana inställningar inte redan gjorts kontakta administratören för er Mobile View-kanal. Hur Viktighetsnivåer ställs in behandlas i Användarmanual Mobile View: Struktur & Användarhantering. Ta reda på vilka Viktighetsnivåer som finns angivna för er kanal samt vad dessa reglerar gällande push-notiser. Om push-notis ska skickas ut vid publicering ska ni ange en Viktighetsnivå som medger att push-notis skickas. Exempel: Exempel: En Mobile View-kanal där tre olika Viktighetsnivåer har skapats. Låg: Inga push-notiser skickas ut Standard: Det skickas ut en push-notis vid publiceringsstart av budskapet. Hög: Det skickas ut 3 push-notiser med en timmes mellanrum tills budskapet är läst. Exempel på publiceringar med Viktighetsnivåer: Exempel: En bild som har döpts om till Exempelbild håller på att publiceras. Den har fått Viktighetsnivå 1 (Låg). Därmed kommer ingen push-notis att skickas vid publiceringen. Exempel: En QUICKnote håller på att publiceras. Den har fått Viktighetsnivå 3 (Hög). Därmed finns det möjlighet att manuellt lägga in en push-notis. Vi klickar på Push-notisschema och anger när vi vill att push-notisen ska skickas. Därefter klickar vi på Lägg till och publicera.

8 Uppföljning Allt som publiceras till Mobile View går att följa upp. Klicka på en Mobile View-grupp. Dess spellista visas nu. Genom att hålla pekaren över valfritt publicerat meddelande får ni fram dolda menyikoner. Procentsiffran bland de dolda menyikonerna anger hur många procent av gruppens användare som har läst det aktuella meddelandet. Genom att klicka på procentangivelsen får ni upp detaljerad information samt kan skicka påminnelse med push-notiser. Exempel: Det här meddelandet har lästs av 80% av Mobile View-gruppen. I diagrammet ser vi hur lång tid det tog att uppnå olika nivåer av penetration och under Har läst ser vi vilka som har läst och när de gjorde det. En person har inte läst meddelandet än. Därför klickar vi Skicka påminnelse och skickar en push-notis till denna person.

9 För hjälp kontakta: PLAYipp Support +46 (0)